Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA HTTT KINH TẾ VÀ TM ĐIỆN TỬKHÓA LUẬN TỐT NGHIỆPTên đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại Tập đoàn TríNamGiáo viên hướng
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTT KINH TẾ VÀ TM ĐIỆN TỬ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Tên đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại Tập đoàn Trí
Nam
Giáo viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Hưng Long
Sinh viên thực hiện : Trương Quốc Việt
Mã sinh viên : 19D190129 Lớp : K55S2
Hà Nội, 4/2023
1
Trang 2Cuối cùng em muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới tập đoàn Trí Nam đã tạo điều kiện
để em có thể thực tập tại công ty, cũng như cám ơn các anh/chị nhân viên đã nhiệt tìnhgiúp đỡ, chỉ dạy em trong quá trình thực tập tại công ty
Trong quá trình làm khóa luận, em đã cố hết sức để có thể hoàn thiện Do vẫn sẽ cónhững hạn chế về kinh nghiệm, kiến thức, khóa luận của em sẽ không thể tránh khỏinhững sai sót Em rất mong sẽ nhận được góp ý từ thầy cô để khóa luận tốt nghiệp của
em được hoàn thành tốt nhất
Em xin chân thành cám ơn!
2
Trang 3MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC HÌNH VẼ
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu:
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã khẳng định vai trò to lớn của công nghệ thông tintrong xã hội hiện đại ngày nay Với sự phát triển mạnh mẽ, công nghệ thông tin góp mặttại hầu như tất cả các ngành nghề, tác động đến mọi mặt trong đời sống xã hội Trong đóvai trò của ngành công nghệ thông tin đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp, nhờ
có công nghệ thông tin mà mọi hoạt động quản lý, kết nối giữa các bên trở nên nhanhchóng và dễ dàng hơn rất nhiều
Các mô hình kinh doanh hiện nay nếu muốn tối đa lợi nhuận, họ sẽ cần hướng đến việctối ưu hóa các hoạt động quản lý bán hàng, tuy tiết kiệm nhưng vẫn có thể đảm bảođược hiệu quả lẫn thời gian Đó chính là lý do ra đời của hệ thống thông tin quản lý bánhàng Những phần mềm này sẽ trở thành công cụ đắc lực trong các công việc quản lýsản phẩm, thông tin khách hàng, báo cáo thu chi…, Các hệ thống thông tin này sẽ luôn
có thể đảm bảo được mức bán hàng của doanh nghiệp ở mức cao nhất thay vì các hoạtđộng thủ công rườm rà, đặc biệt cần thiết với các doanh nghiệp có quy mô lớn.Qua thời gian thực tập tại Tập đoàn Trí Nam, dựa trên quan sát và những điều tra, emnhận thấy công ty tuy có quy mô lớn những vẫn chưa áp dụng hệ thống thông tin quản
lý bán hàng trong quy trình này, thế nên em xin đề xuất đề tài ”Phân tích và thiết kế hệthống thông tin quản lý bán hàng tại Tập đoàn Trí Nam”
2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục tiêu nghiên cứu:
3
Trang 4+ Nghiên cứu khái quát và đánh giá thực trạng ứng dụng HTTT quản lí bán hàng tại Tậpđoàn Trí Nam
+ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại Tập đoàn Trí Nam
- Nhiệm vụ nghiên cứu
+ Nghiên cứu các tài liệu về HTTT, HTTT quản lí khách hàng, tài liệu về phân tích thiết
+ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Tập đoàn Trí Nam
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý bán hàng của Tập đoàn Trí Nam.Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Tập đoàn Trí Nam
- Thời gian: Trong 2 tháng 10/2022 tới tháng 12/2022
4 Phương pháp nghiên cứu:
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu thứ cấp: Các bài viết, tạp chí, nghiên cứu về hệ thống thông tin quản
lý và quản lý bán hàng Các dữ liệu báo cáo được thu thập từ phòng ban nội bộ của Tậpđoàn Trí Nam
Thu thập dữ liệu sơ cấp:
- Phương pháp quan sát: Tham gia vào quy trình bán hàng của công ty và quan sát trựctiếp
- Điều tra qua phiếu khảo sát: Thu thập thông tin từ các phiếu khảo sát tại công ty
- Phỏng vấn: Trong quá trình thực tập tại công ty, tiến hành phỏng vấn trực tiếp cácnhân viên tại các phòng ban
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
- Tổng hợp, phân loại, xử lý các dữ liệu đã thu được từ đó đánh giá về thực trạng quản
lý bán hàng và tình hình phát triển hệ thống thông tin quản lý tại Tập đoàn Trí Nam
4
Trang 5Cuối cùng là sử dụng các thông tin cần thiết cho việc xây dựng hệ thống quản lý bánhàng.
5 Kết cấu khóa luận
Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng
Chương này trình bày về các khái niệm liên quan, quy trình PTTK, tổng quan nghiêncứu trong nước và ngoài nước
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng quản lý bán hàng tại tập đoàn Trí NamChương này giới thiệu chung về công ty, đánh giá thực trạng công nghệ thông tin, đánhgiá HTTT quản lý bán hàng của công ty
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại tập đoàn Trí NamChương này phân tích thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bán hàng, đưa ra một số
đề xuất cho công ty
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
- Thông tin: là một bộ dữ liệu được tổ chức, doanh nghiệp sử dụng một phương thứcnhất định sao cho chúng mang lại một giá trị gia tăng so với giá trị vốn có của bản thân
dữ liệu Thông ttn chính là dữ liệu đã qua xử lý (phân tích, tổng hợp, thống kê) có ýnghĩa thiết thực, phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng Thông tin có thể gồmnhiều giá trị dữ liệu có liên quan nhằm mang lại ý nghĩa trọn vẹn cho một sự vật, hiệntượng cụ thể trong một ngữ cảnh
- Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người, là một loạinguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức, doanh nghiệp Các nhà quản lý cần thôngtin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiền trình trong tổ chức, doanh nghiệp củamình, thông tin giúp cho tổ chức, doanh nghiệp tồn tại, phát triển trong môi trường hoạtđộng của nó, thông tin trợ giúp nhà quản lý trong tổ chức, doanh nghiệp hiểu rõ thị
5
Trang 6trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinhdoanh.
- Hệ thống: là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác, ràngbuộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung Các phần tửtrong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất
- Hệ thống thông tin: là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễnthông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyềnphát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyếtđịnh, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một
tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụthủ công thủ công như giấy, bút, thước, tủ hồ sơ… còn hệ thống thông tin hiện đại là hệthống tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác
- Xét trên quan điểm hệ thống, mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin là nhằm tạo rathông tin có ý nghĩa phục vụ người sử dụng, từ mục tiêu đó có thể dễ dàng xác định đầuvào của hệ thống thông tin là dữ liệu
Các thành phần của HTTT: Hệ thống thông tin bao gồm 5 thành phần chính (hay còngọi là 5 nguồn lực hay 5 tài nguyên) là: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng vàcon người (PGS TS Đàm Gia Mạnh (2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXBThống Kê, Hà Nội)
- Nguồn lực phần cứng: Trang thiết bị phần cứng của một hệ thống thông tin gồm cácthiết bị vật lý được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin như nhập dữ liệu vào, xử lý
và truyền phát thông tin ra Phần cứng là các thiết bị hữu hình có thể nhìn thầy, cầm nắmđược
- Nguồn lực phần mềm: Phần mềm là các chương trình được cài đặt trong hệ thống,thực hiện công việc quản lý hoặc các quy trình xử lý trong hệ thống thông tin Phầnmềm được sử dụng để kiểm soát và điều phối phần cứng, thực hiện xử lý và cung cấpthông tin theo yêu cầu của người sử dụng
- + Nguồn lực dữ liệu: Cơ sờ dữ liệu là tập hợp dữ liệu có tổ chức và có liên quan đếnnhau được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp (như USB, lưu trữ đám mây… ) đểphục vụ yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiềuchương trình ứng dụng với nhiều mục đích tại nhiều thời điểm khác nhau Chẳng hạn,
cơ sở dữ liệu của một tổ chức, doanh nghiệp có thể chứa thông tin về khách hàng, nhânviên, hàng tồn kho, thông tin về bán hàng của các đối thủ cạnh tranh
6
Trang 7Bài tập Mạng máy tính
tính 100% (1)
30
KLTN-Trương Quốc Việt - good
Mạng máy
40
Quốc-Việt-ko-nhamMạng máy
76
Trang 8- Nguồn lực mạng: Mạng máy tính gồm tập hợp các máy tính và các thiết bị vật lý đượckết nối với nhau nhờ đường truyền vật lý theo một kiến trúc nhất định dựa trên các giaothức nhằm chia sẻ các tài nguyên trong mạng của tổ chức, doanh nghiệp Mạng máy tính
có thể kết nổi máy tính với các thiết bị khác trong phạm vi một tòa nhà, một khuôn viên,một thành phố hoặc một quốc gia hoặc nhiều quốc gia trên toàn thế giới Mạng máy tínhgiúp con người giao tiếp với nhau thông qua các giao thức truyền nhận như thư điện tử,đàm thoại điện tử,…Dựa trên mạng máy tính các nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp
có thể dễ đàng trao đổi thông tin cho nhau, chỉa sẻ tài nguyên trong hệ thống cho nhau,làm việc cùng nhau không phụ thuộc vào vị trí địa lý,
Nguồn lực con người: Con người được coi là thành phần quan trọng nhất, đóng vai tròchủ động để tích hợp các thành phần trong hệ thống để đạt được hiệu quả cao nhất tronghoạt động Những người sử dụng hệ thống bao gồm từ nhà quản lý đến tất cả nhân viên
có thao tác trên các thành phần cầu thành hệ thống của tổ chức, doanh nghiệp Người sửdụng có thể là các nhà quản lý tài chính, các nhóm đại điện bán hàng, người điều hànhsản xuất và nhiều người khác nữa, yếu tố con người bao gồm tắt cả những đối tượngtham gia quản lý, xây dựng, mô tả, lập trình, sử dụng, nâng cấp và bảo trì hệ thống
1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Theo (Ths Võ Thị Thúy Hoa (2009), Giáo trình nghiệp vụ bán hàng, NXB ĐHQGTPHCM):
- Theo quan niệm cổ điển, bán hàng được định nghĩa như sau: "Bản hàng là hoạt độngthực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua đểđược nhận lại từ người mua tiền hay vật phẩm hoặc giá trị trao đổi đã thỏa thuận”
- Quản lý bán hàng là hoạt động quản trị của cá nhân hoặc tổ chức thuộc lĩnh vực bánhàng nhằm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên
cơ sở chiến lược kinh doanh, nguồn lực doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liênquan
- Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một hệ thống các công cụ cung cấp đầy đủ cácchức năng cho doanh nghiệp lớn, nhỏ hay cá nhân bán hàng quản lý một cách hiệu quảcông việc của mình trong tất cả các phân đoạn bản hàng như: nhập hàng, quản lý hànghóa, quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý đơn hàng, nhân viên có ảnh hưởng trựctiếp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và mối quan hệ với khách hàng Hệthống giúp cho hoạt động lưu trữ một cách tập trung và dễ dàng nhất khi truy xuất thôngtin của khách hàng, hàng hóa
7
BÀI KT MẠNG MT VÀ
TT - NGUYỄN NHẬT…Mạng máy
5
Trang 91.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.2.1 Khái niệm về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
- Phân tích hệ thống là quá trình tìm hiểu và định nghĩa những dịch vụ nào được yêu cầu
và các ràng buộc trong quá trình vận hành và xây dựng hệ thống Thiết kế hệ thống làquá trình nghiên cứu sự thực thi hệ thống và đưa ra những quyết định về cài đặt, phùhợp với điều kiện công nghệ có được và đáp ứngcác yêu cầu phi chức năng về phíangười dùng (Nguyễn Văn Ba (2003), Giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tinquản lý, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.)
1.2.2 Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
Theo (Nguyễn Văn Vy (2002), Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, NXBThống Kê, HN.)
Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin gồm 6 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Khảo sát dự án
Khảo sát dự án là giai đoạn đầu tiên trong quá trình Nhiệm vụ của giai đoạn này là tìmhiểu, thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt racủa bài toán
- Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Mục tiêu của giai đoạn này là xác định các thông tín và chức năng xử lý của hệ thông Ởgiai đoạn này, các chuyên gia sẽ đặc tả sơ bộ các bảng dữ liệu trên giấy để có cái nhìnkhách quan Qua đó, xác định được giải pháp tốt nhất cho hệ thông đảm bảo đúng cácyêu cầu đã khảo sát trước khi thực hiện trên các phần mềm chuyên dụng
- Giai đoạn 3: Thiết kế
Thông qua thông tin thu thập được từ quá trình khảo sát và phân tích, các chuyên gia sẽchuyển hóa vào phần mềm, công cụ chuyên dụng để đặc tả thiết kế hệ thống chi tiết
- Giai đoạn 4: Thực hiện
Đây là giai đoạn nhằm xây dụng hệ thông theo các thiết kế đã xác định Bao gồm: lựachọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và cải đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống, lựa chọn công cụlập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thông, lựa chọn công cụ để xâydựng giao diện hệ thẳng
- Giai đoạn 5: Kiểm thử
8
Trang 10Trước hết là chọn công cụ kiểm thử Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thốngthông tin, chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm) Thử nghiệm hệ thốngthông tin Khắc phục các lỗi (nếu có) và viết test case theo yêu cầu
Kết quả cuối cùng là một bệ thông thông tin đạt yêu cầu đặt ra
- Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì
Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống Cài đặt phần mềm Chuyển đổi hoạt độngcủa hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: Chuyển đổi dữ liệu: bố trí, sắp xếp ngườilàm việc trong hệ thống, tổ chức hệ thống quản lý và bảo trì
Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của hệ thống thông tin Thực hiện đào tạo, hướng dẫn
sử dụng Cuối cùng là cải tiến hệ thống thông tin và nâng câp chương trình
1.2.3 Các phương pháp trong phân tích thiết kế
Theo Nguyễn Văn Vy (2002), Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, NXBThống Kê, HN Có 3 phương pháp phân tích thiết kế
Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)
+ Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp
+ Vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự các pha nên sau khi đã kết thúc một pha, người ta
có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa à Nếu ở pha trước còn lỗi thì các pha sau sẽphải tiếp tục chịu ảnh hưởng của lỗi đó Mặt khác hầu hết các dự án thường phải tuânthủ theo một kế hoạch chung đã ấn định từ trước => kết quả sẽ khó mà được như ý vớimột thời gian quy định
Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc
- Đặc điểm:
+ Một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử được thay thế bằng giaiđoạn hoàn thiện “top-down” Nghĩa là các modun mức cao được viết lệnh và kiểm thửtrước rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp hơn
+ Pha thiết kế cổ điển được thay bằng thiết kế có cấu trúc
9
Trang 11- Nhược điểm:
+ Người thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và cả hai chẳng cóliên hệ nào với người sử dụng => Quá trình phân tích và thiết kế gần nhưlà tách ra thànhhai pha độc lập
Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc
- Đặc điểm
+ Phương pháp này bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung, tạosinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ liệu, càiđặt
+ Các hoạt động có thể thực hiện song song Chính khía cạnh không tuần tự này màthuật ngữ “pha” được thay thế bởi thuật ngữ “hoạt động” (“pha” chỉ một khoảng thờigian trong một dự án trong đó chỉ có một hoạt động được tiến hành) Mỗi hoạt động cóthể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó
- So sánh 2 phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc Nguyễn Văn Ba (2003), Giáotrình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia
Ưu điểm + Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng
+ Chương trình sáng sủa dễ hiểu
+ Phân tích được các chức năng của
hệ thống
+ Dễ theo dõi luồng dữ liệu
+ Gần gũi với thế giới thực.+ Tái sử dụng dễ dàng
+ Đóng gói che giấu thông tin làm cho hệ thống tin cậy hơn
+ Thừa kế làm giảm chi phí, hệ thống có tính mở cao hơn+ Xây dựng hệ thống phức tạp
Nhược
điểm
+ Không hỗ trợ việc sử dụng lại các
chương trình hướng cấu trúc phụ
thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu
và bài toán cụ thể, do đó không thể
dùng lại modul nào đó trong phần
mềm này cho phần mềm khác với
các yêu cầu về dữ liệu khác
Phương pháp này khá phức tạp, khótheo dõi được luồng dữ liệu do cónhiều luồng dữ liệu ở đầu vào Hơnnữa giải thuật lại không phải là vấn
đề trọng tâm của phương pháp này
10
Trang 12+ Không phù hợp cho phát triển các
phần mềm lớn
+ Khó quản lý mối quan hệ giữa
các modul và dễ gây ra lỗi trong
phân tích cũng như khó kiểm thử và
bảo trì
Lĩnh vực
áp dụng
Phương pháp hướng cấu trúc
thường phù hợp với nhiều bài toán
nhỏ, có luồng dữ liệu rõ ràng, cần
phải tư duy giải thuật rõ ràng và
người lập trình có khả năng tự quản
lý được mọi truy cập đến các dữ
liệu của chương trình
Phương pháp hướng đối tượngthường được áp dụng cho các bàitoán lớn, phức tạp, hoặc có nhiều luồng dữ liệu khác nhau mà phương pháp cấu trúc không thể quản lý được Khi đó người ta dùng phương pháp hướng đối tượng để để tận dụng khả năng bảo vệ giữ liệu ngoài ra còn tiết kiệm công sức và tài nguyên
(
Qua phân tích và quan sát thực tế tại công ty, em thấy Tập đoàn Trí Nam có quy mô lớn,
sẽ thích hợp với phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng, chính vì vậy em chọnphương pháp này để phân tích và thiết kế cho hệ thống quản lý bán hàng của mình
1.3 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
- “Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý”, PGS.TS Đàm Gia Mạnh, NXB Thống kê, HàNội, Trường Đại học Thương mại Giáo trình có đầy đủ các khái niệm cơ bản của hệthống thông tin, hệ thống thông tin quản lý, bên cạnh đó cũng có những kiến thức vềviệc xây dựng và quản lý hệ thống thông tin Giáo trình giúp tác giả có kiến thức nềntảng để có thể áp dụng vào khóa luận của mình
1.3.2.Tình hình nghiên cứu trên thế giới
11
Trang 13CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI TRÍ NAM
2.1 TỔNG QUAN VỀ TẬP ĐOÀN TRÍ NAM
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
- Tên công ty: Tập đoàn Trí Nam
- Tên công ty viết bằng tiếng anh: TRI NAM GROUP JOINT STOCK COMPANY
- Tên viết tăt: TRI NAM GROUP CO., JSC
- Logo công ty:
Hình 1.1: Logo của Tập đoàn Trí Nam
- Slogan: “Không ngừng sáng tạo, đột phá công nghệ”
- Loại hình hoạt động: Công ty Cổ phần ngoài nhà nước
- Địa chỉ: Số 94 Nguyễn Khánh Toàn, Cầu Giấy, Hà Nội
Trang 14- Xây dựng ứng dụng
- Dịch vụ tư vấn
- Cung cấp phần mềm
2.1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các phòng ban của công ty
* Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Hình 1.2 Mô hình tổ chức Tập đoàn Trí Nam
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
- Kiểm soát chất lượng liên quan đến các đơn vị thử nghiệm và xác định xem chúng cónằm trong các thông số kỹ thuật của sản phẩm cuối cùng hay không Kiểm soát chấtlượng tốt giúp các công ty đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người tiêu dùng về sản phẩm
- Phòng Hành chính – Nhân sự: Mục tiêu hoạt động của Khối HC – NS là hỗ trợ cácphòng ban trong việc thu hút, phát triển, động viên và giữ chân nhân viên Khơi dậynăng lực của nhân viên giúp họ đạt được kết quả vượt trội trong công việc Khối hànhchính – nhân sự bao gồm phòng Hành chính và phòng Nhân sự
- Hành chính có nhiệm vụ thực hiện các công tác văn phòng, quản lý tài sản, giải quyếtcác loại công văn, chứng từ và đặt mua các loại văn phòng phẩm theo nhu cầu của nhânviên
13
Trang 15- Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm hoạch định nguồn nhân lực, theo dõi, thống kê nhucầu và đánh giá tình hình nguồn nhân lực định kỳ trong công ty Thực hiện chức năngtuyển dụng nhân viên mới, định mức lao động để thực hiện công tác lương thưởng, cácchế độ phúc lợi cho nhân viên Tổ chức đào tạo, huấn luyện định kỳ các kỹ năng cầnthiết cho nhân viên cũ và đào tạo kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên mới.
- Phòng Tài chính: tham mưu cho ban giám đốc về lĩnh vực kinh tế, tài chính nhằm đảmbảo hoạt động kinh doanh của công ty hiệu quả cao nhất và đúng quy định pháp luật.Thực hiện bảo vệ tài sản công ty thông qua sổ sách ghi chép, phản ánh với giám đốc tìnhhình thực hiện kế hoạch kinh tế tài chính như lập chứng từ kế toán, kiểm kê, tính giáthành các đối tượng kế toán, tính giá thành, mở tài khoản, ghi sổ kép và lập báo cáo kếtoán
- Phòng cơ sở vật chất có nhiệm vụ kiểm tra, phân bố, sắp xếp cơ sở vật chất mộtcách đồng đều Đảm bảo công năng của toàn bộ tòa nhà của doanh nghiệp đạt được hiệuquả tối ưu Lên kế hoạch hoàn thiện cơ sở vật chất nhằm đem lại hiệu quả công việc tốtnhất
- Phòng dự án: Chức năng của phòng dự án là tham mưu, tư vấn cho Ban giám đốc công
ty về các vấn đề liên quan đến việc quản lý quá trình thực hiện dự án Đồng thời nghiêncứu, tìm ra phương án hiệu quả để phát triển các dự án nhằm đáp ứng tốt nhất các yêucầu của thị trường Từ đó doanh nghiệp có thể hoàn thành các chiến lược kinh doanh vàđạt được sự tăng trưởng kinh tế mong muốn
- Trung tâm chuyển đổi số là nơi nghiên cứu và phát triển các công nghệ kỹ thuật sốnhằm đem tới quy trình làm việc hiệu quả hơn
- Trung tâm giải pháp đào tạo trực tuyến là nơi nghiên cứu và phát triển các giải phápdạy học dựa vào nền tảng công nghệ nhằm đem tới hệ thống giáo dục hiệu quả và thôngminh, cung cấp các khóa học có sẵn và số hóa theo nhu cầu
- Trung tâm giải pháp giao thông thông minh là nơi nghiên cứu và phát triển các hỗ trợcông tác quản lý, kiểm soát, vận hành khai thác và bảo trì trên các đoạn tuyến đường caotốc, cầu, hầm, nội đô nhằm tăng hiệu quả vận hành đường bộ
- Trung tâm phát triển công nghệ lõi là nơi nghiên cứu và phát triển các công nghệ nhưtrí tuệ nhân tạo, internet vạn vật (IoT), quản lý dữ liệu, học máy, điện toán đám mâytrong lĩnh vực Khoa học máy tính
- Trung tâm tích hợp hệ thống là nơi nghiên cứu và phát triển các kỹ thuật tích hợpthống giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, giúp doanh nghiệp hoạch định và đầu tư theo
14
Trang 16từng giai đoạn cụ thể
- Trung tâm phát triển cơ sở dữ liệu là nơi nghiên cứu và phát triển các phần mềm quản
lý con người và chương trình
- Các công ty trực thuộc như Công ty cổ phần Vận tải Số, công ty cổ phần công chứngtrực tuyến, công ty cổ phần By Day Learning nhằm phát triển ở lĩnh vực riêng biệt
Cơ cấu nhân lực của Tập đoàn Trí Nam
Tổng nhân lực của Tập đoàn Trí Nam là khoảng 200 người Dưới đây là cơ cấu nhân lựccủa tập đoàn Trí Nam
7 Trung tâm chuyển đổi số 15
8 Trung tâm giải pháp đào tạo trực tuyến 20
9 Trung tâm giải pháp giao thông thông
Trang 1714 Công ty cổ phần công chứng trực tuyến 30
15 Công tycổ phần By Day Learning 20
Bảng 2: Cơ cấu nhân lực của công ty
Lịch sử hình thành và phát triển của tập đoàn Trí Nam
- Năm 2007 nhóm đạt giải nhất cuộc thi Nhân Tài Đất Việt 2007 với giải pháp "Học vàthi trực tuyến ứng dụng nâng cao chất lượng đào tạo" do Bộ Giáo dục và Đào tạo, BộKhoa học và Công nghệ, Bộ Thông tin và Truyền
- Năm 2009, công ty Trí Nam bắt đầu đi vào hoạt động với nhiệm vụ chiến lược là pháttriển phần mềm, tích hợp hệ thống và giải pháp phần mềm nhúng, cung cấp các dịch vụgiá trị gia tăng, dịch vụ nghiệp vụ CNTT cho các cơ quan đơn vị, doanh nghiệp tại ViệtNam Ban lãnh đạo là những thành viên nòng cốt trong nhóm đạt giải nhất cuộc thiNhân Tài Đất Việt 2007
- Năm 2009, hợp tác đào tạo với Viện CNTT, thuộc Đại học Bách Khoa Hà Nội
- Năm 2011, triển khai cổng thông tin và dịch vụ công cho rất nhiều cơ quan nhà nước
- Năm 2015, đầu tư xây dựng trung tâm tích hợp dữ liệu với hơn 30 máy chủ
- Năm 2015, thỏa thuận tài trợ giữa Ban Quản lý Dự án FIRST và Công ty Cổ phần TríNam
2.1.4 Tình hình hoạt động của công ty trong 3 năm 2019, 2020, 2021
6 Lợi nhuận trước thuế 4.747.792.017 2.255.817.952 3.487.478.000
7 Lợi nhuận sau thuế 4.107.494.766 1.950.608.195 3.148.619.230
16
Trang 188 Các nội dung khác
Bảng Tình hình kinh doanh của Tập đoàn Trí Nam từ năm 2019 đến 2021 (đơn vị: đồng)
- Qua bảng báo cáo doanh thu, ta có thể thấy năm 2020 giảm 115 tỉ đồng so với năm
2019, doanh thu năm 2021 tăng 92 tỉ đồng so với năm 2020 Số liệu doanh thu cho thấycông ty đã có 1 năm thành công khi gia tăng doanh thu tới 92 tỉ đồng tuy nhiên so vớinăm 2019 thì con số này là thấp hơn Điều này có thể lí giải là do trong 2 năm xảy ra đạidịch Covid-19 đã ảnh hưởng tiêu cực đến nền kinh tế toàn cầu, và Trí Nam không nằmngoại lệ Đây được đánh giá là một con số khiêm tốn khi Trí Nam có một quy mô lớn
- Lợi nhuận của năm 2021 đã có chuyển biến tích cực khi tăng 1262 tỉ đồng, tuy nhiêncon số này so với năm 2019 vẫn là thấp hơn đánh giá 2 năm công ty gặp khó khăn Tuynhiên dựa vào thống kê, con số này đang chuyển biến khả quan hơn vào năm 2023 donhân viên đã được quay lại đi làm đầy đủ, tạm thời chấm dứt thời kì khó khăn do dịchCovid Công ty cũng đã dần mở thêm các dịch vụ công cộng kì vọng một năm phát triển
về doanh thu lẫn lợi nhuận
2.2 Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT tại Tập đoàn Trí Nam
Trang 19Máy chấm công 10
Phần mềm
- Tập đoàn Trí Nam đã sử dụng phần mềm quản lý công việc
- Máy tính của công ty đã tích hợp đầy đủ các phần mềm tin học cơ bản nhưTeamViewer, MicrosoftOffice, Visual Studio, SQL Server…
2.2.2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI TẬP ĐOÀN TRÍ NAM
Quy trình quản lý bán hàng hiện tại của công ty
- Hiện tại quy trình quản lý bán hàng của Tập đoàn Trí Nam vẫn diễn ra thủ công vớicác bước đáp ứng đủ nhu cầu của một quy trình bán hàng phổ thông Đa phần được thựchiện bằng ứng dụng Excel
Giai đoạn 1: Các nhân viên ở phòng kinh doanh sẽ đi tìm kiếm các khách hàng có nhucầu khớp với sản phẩm mà công ty đem lại Lưu trữ các thông tin liên hệ của kháchhàng và yêu cầu của khách hàng để gửi lên phòng dự án
Giai đoạn 2: Các thông tin sẽ được gửi lên phòng dự án để có thể tính toán khả năngthực thi dự án này Nếu phòng dự án chấp nhận dự án thì sẽ gửi các thông tin về thời hạnhoàn thành cũng như chi phí Các thông tin này sẽ được lưu trong hợp đồng với kháchhàng
Giai đoạn 3: Khi cả hai bên đã thỏa thuận được chi phí, các thông tin của hai bên sẽđược lưu trong hợp đồng với khách hàng Tiếp theo, bên dự án sẽ tiến hành sản xuất sảnphẩm
Giai đoạn 4: Khi khách hàng ưng ý sản phẩm sẽ tiến hành thanh toán, bên kế toán sẽđảm nhận công việc viết hóa đơn và lưu trữ thông tin về khách hàng, sản phẩm, thôngtin về các nhân viên nhận trách nhiệm Trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm, nhânviên phòng dự án và đảm bảo chất lượng sẽ đảm nhận công việc hỗ trợ cũng như bảohành sản phẩm cho khách hàng
18
Trang 20- Để có thể có thêm cái nhìn khách quan về thực trạng quản lý bán hàng hiện tại củacông ty, em đã phát phiếu khảo sát cho các anh chị nhân viên đang làm việc tại Tập đoànTrí Nam Với tổng cộng 30 phiếu điều tra, em đã thu về đủ 30 phiếu
Sau đây là kết quả khảo sát:
Câu hỏi 1: Công ty hiện tại đã ứng dụng hệ thống thông tin vào việc quản lý bán hànghay chưa?
Công ty hi n t i đã ng d ng h thôống thông tn vào vi c qu n lý bán hàng hay ch a? ệ ạ ứ ụ ệ ệ ả ư
Trang 21Câu hỏi 2: Anh chị có hài lòng với hoạt động quản lý bán hàng hiện tại của công ty không?
Anh ch có hài lòng v i ho t đ ng qu n lý bán hàng hi n t i c a công ty không? ị ớ ạ ộ ả ệ ạ ủ
Ch a hài lòng ư Bình th ườ ng Hài lòng
Dựa vào kết quả khảo sát, ta có thể thấy phần lớn trong số nhân viên được khảo sát chưahài lòng với hoạt động quản lý bán hàng hiện tại của công ty Do hiện tại công ty cònthực hiện quản lý bán hàng bằng cách thủ công dẫn đến sai sót trong công việc, tốn thờigian, tốn chi phí
Câu hỏi 3: Anh chị có thấy cần thiết xây dựng HTTT trong quản lý bán hàng tại công ty không?
20
Trang 22Anh ch có thấốy cấần thiếốt xấy d ng HTTT trong qu n lý bán hàng t i công ty không? ị ự ả ạ
2.3.1 Ưu điểm của hoạt động quản lý bán hàng
- Ban quản lý công ty có chú trọng vào việc đầu tư trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, có nhậnthức về việc cần ứng dụng thêm phần mềm vào hoạt động quản lý giúp gia tăng doanhthu cho công ty
- Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ trung đã có trình độ trong việc ứng dụng công nghệthông tin, việc chuyển đổi sẽ dễ dàng và không mất nhiều thời gian
- Các trang thiết bị đảm bảo đầy đủ, hiện đại
- Đáp ứng tạm thời các nhu cầu của quy trình bán hàng phổ thông, không yêu cầu kỹnăng tin học quá cao
2.3.2 Nhược điểm của hoạt động quản lý bán hàng
- Do công ty có quy mô lớn với tính chất của các dịch vụ đa dạng dẫn đến việc quản lýgặp sai sót và tốn thời gian
21