Giáo trình tin học nâng cao

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc thành thạo các kỹ năng tin học đang đƣợc nƣớc ta ngày càng chú trọng nhằm nâng cao cơ hội học hỏi và hội nhập với thế giới. Mức độ cần thiết của việc ứng dụng tin học trong các lĩnh vực đời sống xã hội ngày càng cao. Giáo trình “TIN HỌC VĂN PHÕNG” biên soạn dùng cho sinh viên Ngành, Nghề QUẢN TRỊ MẠNG MAY TÍNH đồng thời cũng là tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên các khối ngành kỹ thuật của trƣờng. Giáo trình “TIN HỌC ỨNG DỤNG” đã bám sát nội dung chi tiết Chƣơng trình môn học do nhà trƣờng ban hành gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Xử lý văn bản nâng cao Chƣơng 2: Sử dụng bảng tính nâng cao Chƣơng 3: Sử dụng trình chiếu nâng cao Nhằm cung cấp cho sinh viên đầy đủ những kiến thức và kỹ năng sử dụng tin học văn phòng nâng cao. Với phƣơng pháp trình bày ngắn gọn, trực quan, hy vọng cuốn giáo trình này sẽ mang đến cho sinh viên những kiến thức bổ ích cho ngành học và áp dụng tốt cho công việc sau này. Tuy đã tham khảo nhiều tài liệu và qua kinh nghiệm thực tế nhƣng chắc chắn cuốn giáo trình vẫn có những hạn chế nhất định rất mong nhận đƣợc sự góp ý của quý thầy cô, quý đồng nghiệp gần xa và các em sinh viên để cuốn giáo trình thực sự trở thành một công cụ hữu ích cho sinh viên Ngành, Nghề QUẢN TRỊ MẠNG MÁY TÍNH nói riêng và độc giả nói chung

XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO

Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu

1.1.1 Lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp

MS Office cung cấp nhiều tính năng cơ bản cho người dùng, đồng thời cho phép tùy chỉnh (Option) để điều chỉnh một số tính năng theo nhu cầu cá nhân.

1.1.1.1 Định dạng nhanh dữ liệu Để định dạng dữ liệu một cách nhanh chóng nhƣ thay đổi font chữ, cỡ chữ, màu chữ… khi chúng ta bôi đen một đoạn văn bản nào đó, Word cung cấp một công cụ thu nhỏ để hỗ trợ chúng ta làm điều này.(Hình 1.1)

Hình 1.1 – Minh họa định dạng nhanh dữ liệu

Khi cài đặt Microsoft Office, công cụ thu nhỏ thường được hỗ trợ mặc định Tuy nhiên, nếu công cụ này không hiển thị, bạn có thể mở màn hình Word Options để thực hiện thiết lập cần thiết.

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab General

 Check vào chọn lựa “Show Mini Toolbar on selection” Hình 1.2

Hình 1.2 - Tùy chỉnh cho phép định dạng nhanh dữ liệu

1.1.1.2 Chức năng kiểm tra chính tả

Mặc định, MS Word có chức năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp tiếng Anh, giúp tăng tốc độ soạn thảo cho người dùng Tuy nhiên, khi gõ văn bản tiếng Việt, chương trình sẽ nhận diện sai chính tả, với từ sai được gạch chân màu đỏ và sai ngữ pháp gạch chân màu xanh Để tắt chức năng kiểm tra chính tả, bạn có thể thực hiện các bước sau:

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Proofing

 Bỏ dấu check tại các mục của đề mục When correcting spelling and grammar in Word Hình 1.3

Để tắt tính năng kiểm tra chính tả trong Office 2013, người dùng có thể tải công cụ kiểm tra lỗi tiếng Việt từ trang web chính thức của Microsoft Công cụ này giúp nâng cao khả năng soát lỗi văn bản tiếng Việt, đảm bảo nội dung được chính xác và mạch lạc.

1.1.1.3 Tự động lưu dữ liệu

Chức năng tự động lưu trữ tài liệu trong Word rất quan trọng và hữu ích, giúp người dùng tránh mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố như tắt nguồn đột ngột Để kích hoạt tính năng này, người dùng cần thực hiện một số bước đơn giản để Word tự động lưu tài liệu đang soạn thảo.

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Save

 Đánh dấu check vào mục Save AutoRecover Information every, nhập số phút tự động lưu (ví dụ 10 phút) Hình 1.4

Hình 1.4 - Tùy chỉnh tự động lưu

1.1.1.4 Thay đổi đơn vị đo Để có những trang văn bản đẹp, định dạng chuẩn ta thường căn chỉnh lề trước khi in Nhưng nếu hiện tại Word chúng ta đang sử dụng để đơn vị đo là inch rất khó hình dung nên chúng ta cần thay đổi đơn vị đo cho tài liệu Cách thực hiện nhƣ sau :

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Advanced

 Tại mục Display, chọn lại đơn vị ở mục Show measurements in unit of: Hình 1.5

Hình 1.5 - Tùy chỉnh thay đổi đơn vị đo

1.1.1.5 Hiển thị khung căn lề

Khung căn lề trong Word giúp căn chỉnh lề chuẩn theo quy định hiện hành, hiển thị các đường chấm tạo khung viền văn bản Điều này cho phép người dùng chỉnh giới hạn chữ trong từng viền khi soạn thảo tài liệu Tuy nhiên, theo mặc định, khung căn lề này bị vô hiệu hóa, gây khó khăn trong việc điều chỉnh lề Word Để khắc phục, người dùng cần kích hoạt hiển thị khung căn lề trong Word.

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Advanced

 Tại mục Show Document Content ta đánh dấu Check ở mục Show text boundaries

Hình 1.6 – Tùy chỉnh hiển thị khung lề văn bản

1.1.1.6 Cách gõ chữ tự động (AutoText) Để giúp chúng ta tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản khi phải nhập các cụm văn bản dài và lặp lại nhiều lần, MS Word 2013 ra đời tính năng AutoText Việc sử dụng AutoText giúp chúng ta soạn thảo văn bản nhanh chóng, tiện lợi Trong quá trình soạn thảo văn bản, có những cụm từ ta thường viết lặp lại rất quen thuộc Ví dụ những cụm từ dài như “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”, hay “đất nước” , hay “Công ty trách nhiệm hữu hạn”… là những cụm từ mà ta lặp lại nhiều lần, nếu phải viết lại nhƣ vậy thì rất mất thời gian

 Để tạo autotext trước tiên chúng ta cần bôi đen phần văn bản cần định nghĩa, ví dụ cụm từ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

 vào tab Insert, tại nhóm Quick Parts ,chọn kí hiệu mũi tên nhỏ chỉ xuống, chọn Autotext → chọn Save Selection to Autotext Gallery

 Điền tên ngắn gọn cho AutoText là Vietnam trong mục Name, chọn

Gallery là AutoText, nhấn OK để hoàn thành Hình 1.8

Để chèn AutoText vào văn bản, bạn chỉ cần gõ đúng tên đã tạo (vietnam) và nhấn F3, hoặc nhấp vào biểu tượng AutoText để chọn phần văn bản cần chèn.

To delete a saved AutoText entry, navigate to the Insert tab, select the small downward arrow in the Quick Parts group, choose Building Blocks Organizer, find the AutoText name you wish to remove, and click Delete.

Hình 1.9 - Danh sách các AutoText

Microsoft Word cung cấp nhiều tính năng hữu ích, giúp việc soạn thảo văn bản và tài liệu trở nên nhanh chóng và đơn giản Để tiết kiệm thời gian cho những định dạng và thao tác thường xuyên lặp lại, người dùng có thể sử dụng tính năng tạo mẫu (Template) thay vì phải nhập lại từng định dạng và mẫu.

Template là một tập tin mẫu, cho phép người dùng tạo ra các tập tin mới dựa trên mẫu đã được thiết lập sẵn Tập tin mẫu này có thể bao gồm các yếu tố như tiêu đề, logo và các định dạng khác Định dạng của tập tin mẫu thường có phần đuôi là dotx.

Trong Word, bạn có thể dễ dàng truy cập các tập tin mẫu (Template) bằng cách chọn File → New Cửa sổ sẽ hiển thị nhiều mẫu khác nhau, cho phép bạn chọn một mẫu phù hợp với nội dung tài liệu của mình.

Hình 1.10 - Các mẫu Template có sẵn

 Cách tạo một Template mới Để tạo một mẫu Template sử dụng ta thực hiện nhƣ sau :

 Thiết kế một mẫu văn bản riêng cần sử dụng

 Vào tab File\ Save As

 Trong hộp thoại Save As tại khung Save as type ta chọn Word Template

(*.dotx) Tự động đường dẫn lưu trữ các Template sẽ được trỏ đến

 Đặt tên cho mẫu vừa tạo

 Tìm và áp dụng mẫu có sẵn

Vào Tab File / New chọn PERSONAL, chọn mẫu vừa thiết kế Hình 1.12

Hình 1.12 - Áp dụng mẫu có sẵn

Định dạng nâng cao

Có 3 chức năng định dạng mà trong quá trình soạn thảo văn bản chúng ta sử dụng nhiều nhất đó là in đậm (Ctrl +B), in nghiêng (Ctrl+I) và gạch chân (Ctrl+U) Và hầu hết các định dạng văn bản thường gặp cũng đã được liệt kê trong nhóm lệnh Font của Tab Home

MS Word 2013 cung cấp các kiểu font chữ đặc biệt ít được sử dụng trước đây, có thể tìm thấy trong biểu tượng Text Effects thuộc nhóm lệnh Font trên tab Home Để áp dụng font chữ đặc biệt cho văn bản, người dùng chỉ cần chọn đoạn văn bản muốn định dạng, sau đó nhấn vào biểu tượng Text Effects và chọn hiệu ứng mong muốn.

Hình 1.13 - Các hiệu ứng nâng cao cho Font chữ

Để định dạng font chữ nâng cao trong tài liệu, bạn có thể mở cửa sổ Font Dialog bằng cách nhấn vào biểu tượng mở rộng trong nhóm lệnh Font của Tab Home hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+D hoặc Ctrl+Shift+F.

Hình 1.14 - Cửa sổ Font Dialog

Khi in ấn, có thể xảy ra tình huống một số từ bị rơi xuống trang, làm ảnh hưởng đến thẩm mỹ của trang in Để giải quyết vấn đề này và điều chỉnh dòng cuối cùng cho đều đẹp, bạn có thể sử dụng chức năng co giãn chữ trong tab Advanced của cửa sổ Font Dialog.

Normal : Chữ để bình thường

Dùng để định dạng Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, gạch chân, chữ hoa, chữ thường, Superscript

Dùng để hiệu chỉnh co giãn chữ, ghép chữ…

Dùng để thiết lập hiệu ứng nâng cao

Dùng để thiết lập thông số mặc định theo ý muốn của người sử dụng

Hình 1.15 – Thiết lập chữ co giãn

 Chèn Drop Cap vào văn bản

Drop Cap là trong một đoạn văn có 1 ký hoặc 1 một nhóm các ký tự ở đầu đoạn văn “rơi” xuống các dòng bên dưới

 Chọn 1 hoặc nhiều ký tự cần tạo Drop Cap

 Vào Tab Insert Cap Option Hình 1.16

 Chọn font chữ, số dòng tạo Drop Cap và khoảng cách tới văn bản Hình 1.17

Hình 1.17 – Hộp thoại Drop Cap

Trong quá trình soạn thảo văn bản trên Word, việc định dạng các đoạn văn là rất quan trọng để tạo tính thẩm mỹ cho tài liệu Mặc dù việc này không quá khó, nhưng những người mới sử dụng Word hoặc chưa quen với soạn thảo văn bản cần có hướng dẫn để đảm bảo định dạng văn bản được chuẩn xác.

 Định dạng khoảng cách dòng trong đoạn:

 Chọn đoạn cần định dạng

 Trên tab Home, nhấp vào lệnh Line and Paragraph Spacing Một trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện Hình 1.18

Di chuyển chuột qua các tùy chọn khoảng cách dòng để xem trước hiệu ứng trong văn bản Sau đó, chọn khoảng cách dòng mà bạn muốn áp dụng cho tài liệu của mình.

Hình 1.18 – Định dạng khoảng cách dòng trong đoạn

 Định dạng khoảng giữa các đoạn

Mặc định, khi nhấn phím Enter trong Word 2013, điểm chèn sẽ di chuyển xuống xa hơn một dòng, tạo khoảng trống tự động giữa các đoạn Người dùng có thể điều chỉnh khoảng cách trước và sau các đoạn văn, điều này rất hữu ích cho việc phân đoạn, tiêu đề và tiêu đề phụ.

 Thêm khoảng cách trước đoạn

 Chọn đoạn cần thêm khoảng cách

On the Home tab, select the Line and Paragraph Spacing command, then click on Add Space Before Paragraph from the dropdown menu A preview of the paragraph spacing will appear in your document.

 Hoặc chọn Line Spaceing Options để chọn lại giá trị tạo khoảng cách đoạn

 Thêm khoảng cách sau đoạn

 Chọn đoạn cần thêm khoảng cách

 Trên tab Home, chọn lệnh Line and Paragraph Spacing Tiếp theo, nhấp vào Add Space After Paragraph từ menu thả xuống

Một bản xem trước khoảng cách đoạn văn sẽ xuất hiện trong văn bản tài liệu

 Hoặc chọn Line Spaceing Options để chọn lại giá trị tạo khoảng cách đoạn

Hình 1.19 – Hộp thoại Paragraph chỉnh khoảng cách đoạn

1.2.3 Cột Để giúp văn bản của chúng ta đƣợc đẹp mắt, gọn gàng hơn thì chia cột cũng là một phần trang trí được nhiều người lựa chọn sử dụng Word

 Chọn đoạn văn muốn chia cột

 Chọn số cột cần chia đều nhau nhƣ Hình 1.20

Hình 1.20 - Chia cột đoạn văn bản

 Hoặc chọn More Columns để tùy chỉnh lại độ rộng giữa các cột

Hình 1.21 – Hộp thoại định dạng cột

 Presets: chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc nhập số cột cần chia vào ô Number of columns

 Line between: Kẻ/Không kẻ đường phân cách giữa các cột

 Width and spacing: Độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột

 Apply to: Phạm vi chia cột

- Selected sections: Áp dụng đoạn văn bản đƣợc chọn

- Whole ducument: Áp dụng toàn bộ văn bản

Khi chia cột, người dùng thường gặp phải lỗi như chia hai cột dữ liệu nằm trọn trong một cột hoặc không chia qua cột thứ hai Những lỗi này thường xảy ra do việc quét chọn văn bản không chính xác, đặc biệt là không nhấn Enter để kết thúc đoạn Để đảm bảo việc chia cột thành công, người dùng cần quét chọn văn bản đúng với nội dung của đoạn, tránh chọn dư đoạn văn bản.

- Nếu cột sau khi chia không đúng theo yêu cầu định dạng thì ta sử dụng lệnh

Page Layout  Breaks  Column để ngắt cột Hình 1.22

Bảng (table) là kiểu trình bày văn bản có cấu trúc gồm các cột (column) và các dòng (row), giao giữa các dòng và các cột là các ô (cell)

Khi nào nên sử dụng bảng? Bảng rất hữu ích khi bạn cần tổ chức dữ liệu theo dòng và cột, chẳng hạn như tạo bảng điểm chi tiết cho sinh viên, bảng lương cho nhân viên, hoặc định dạng một biểu mẫu phức tạp.

Ví dụ bảng biểu đơn giản:

Mã Sinh Viên Tên Sinh Viên Điểm Trung Bình

Ví dụ bảng biểu phức tạp:

 Thực hiện rê chuột để tạo nhanh bảng trong nhóm Table Hình 1.23

 Hoặc chọn Insert Table để tạo bảng với số dòng và cột tự nhập vào, sau đó Click OK để tạo bảng Hình 1.24

 Nhúng bảng tính Excel vào Word

Việc tạo bảng trong Word dễ dàng, nhưng khả năng làm việc với bảng tính không bằng Excel Khi nhúng bảng Excel vào Word, người dùng có thể truy cập đầy đủ các tính năng của Excel như khi sử dụng trong cửa sổ riêng Điều này cho phép thêm văn bản chuẩn, giá trị số và áp dụng các công thức đặc biệt trong cửa sổ nhỏ của Excel.

 Click vào mục Excel Spreadsheet trong trình đơn thả xuống Hình

Lúc này bảng tính Excel sẽ đƣợc nhúng vào tài liệu Word mà ta đang thao tác

Khi double-click vào bảng tính, các thanh công cụ của Excel sẽ hiển thị, giúp việc thao tác trở nên dễ dàng và quen thuộc như khi sử dụng Microsoft Excel Để ngừng thao tác, chỉ cần click chuột ra ngoài bảng tính.

Number of columns: Nhập số cột

Number of rows: Nhập số dòng

Hình 1.25 – Chèn bảng tính Excel vào Word

Click chuột lên bảng để xuất hiện Tab Table Tools chọn Layout

 Thao tác trên hàng và cột

Click chuột lên bảng, chọn Layout Group Row & Column gồm các chức năng sau:

 Insert Above: Thêm một hàng ở phía trên

 Insert Below: Thêm một hàng ở phía dưới

 Insert Left: Thêm cột bên trái

 Insert Right: Thêm cột bên phải

Chọn các ô cần trộn, chọn Tab LayoutGroup Merge có các chức năng sau:

 Merge Cell: Trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất

 Split Cells: Tách thành nhiều ô

 Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau

 Thay đổi độ lớn của các ô

Click chuột lên bảng, Chọn Tab LayoutGroup Cell Size gồm các chức năng sau:

 AutoFit Contents: Kích thước bảng co giãn theo lƣợng dữ liệu trong bảng

 AutoFit Window: Kích thước bảng mở rộng bằng chiều rộng vùng soạn thảo

 Fixed Column Width: Cố định chiều rộng cột

 Height: Hiệu chỉnh chiều cao của hàng

 Width: Hiệu chỉnh chiều rộng của cột

 Distribute Rows: Hiệu chỉnh cho các hàng có kích thước bằng nhau

 Distribute Columns: Hiệu chỉnh cho các cột có kích thước bằng nhau

 Canh lề cho dữ liệu trong ô

Chọn các ô cần canh lề dữ liệu, Tab LayoutGroup Alignment có các chức năng sau:

 9 kiểu căn lề nhƣ hình

 Text Direction: Thay đổi hướng của dữ liệu trong ô

 Cell Margins: Thiết lập khoảng cách giữa dữ liệu và lề ô

 Lưu ý: Tạo tab trong bảng phải nhấn ctrl+tab

 Thao tác với dữ liệu trong bảng

Khi làm việc với bảng biểu, việc sắp xếp dữ liệu là rất quan trọng để đảm bảo tính khoa học trong việc liệt kê Ngoài ra, bảng biểu trong Word còn hỗ trợ các chức năng tính toán cho các dòng và cột, giúp nâng cao hiệu quả làm việc.

Click chuột lên bảng, Tab Layout  Group Data gồm các chức năng:

 Sort: Sắp xếp dữ liệu trong bảng

 Repeat Header Rows: Hàng đang đƣợc chọn sẽ đƣợc lặp lại khi độ lớn của bảng vƣợt quá một trang

 Convert to Text: Loại bỏ bảng và chuyển dữ liệu bên trong về dạng chuỗi

 Formula: Thực hiện tính toán với các trường dữ liệu trong bảng

Ví dụ : Cần tính tổng tiền các linh kiện đƣợc liệt kê trong bảng sau:

 Click chuột lên ô cần tính toán

 Chọn Tab Layout  Formula (biểu tƣợng có hình fx formula)

Hình 1.27 – công thức tính tổng

Cho phép tạo ra các bảng dữ liệu đẹp mắt theo mẫu đƣợc tạo sẵn

Thực hiện: Click chuột lên bảng và chọn Style Có thể mở rộng Style để có nhiều Style hơn

Hình 1.29 – Các kiểu mẫu bảng biểu

 Kẻ đường viền cho bảng biểu

Lựa chọn toàn bộ bảng muốn tạo đường viền  Design  Borders  Borders  Borders and Shading…

Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện bao gồm các lựa chọn sau:

+ None: Hủy đường viền bảng

+ Box: Chỉ có đường ngoài không có đường trong

Để thay đổi kiểu đường viền, bạn có ba tùy chọn: "All" cho phép thay đổi cả hai đường viền trong và ngoài; "Grid" sẽ chỉ thay đổi đường viền bên ngoài trong khi đường viền bên trong giữ nguyên mặc định; và "Custom" cho phép bạn thay đổi đường viền bên trong trong khi đường viền bên ngoài vẫn giữ nguyên.

- Mục Style: lựa chọn kiểu đường viền

- Mục Color: lựa chọn màu sắc cho đường viền

- Mục Width: lựa chọn độ rộng cho đường viền

Hình 1.30 – Hộp thoại Borders and shading

Tham chiếu và liên kết

1.3.1 Tiêu đề, chân trang, chân bài

1.3.1.1 Tạo chú thích, Tiêu Đề Cho Hình Ảnh Để thêm chú thích cho hình ảnh, ta chọn một hình ảnh trong tài liệu, vào tab References  Insert Caption

Hình 1.31 – Cách tạo chú thích cho hình ảnh

Chọn một nhãn có sẵn, hoặc nhấp vào New Label để thêm nhãn mới Mặc định Word có 3 label là Figure, Table, Equation

 Nhập tên cho nhãn vừa thêm  Ok

To select a numbering style in the Format menu, choose Numbering, which allows options like 1, 2, 3; a, b, c; or Roman numerals For numbering images in a hierarchical format, such as 1.2 or 2.1, select Include chapter number, specify the Heading style that contains the images in Chapter starts with style, and set the separator to a period (.).

Hình 1.33 – Chọn kiểu số cho chú thích

Chú thích có thể được thêm vào hình ảnh theo kiểu Caption mặc định Để định dạng lại chú thích theo yêu cầu, chúng ta sử dụng các công cụ định dạng đoạn (paragraph) và chữ (character).

Để áp dụng thay đổi kiểu chú thích cho tất cả các chú thích khác, hãy nhấn vào nút ở góc dưới bên phải của phần Styles trên tab Home Sau đó, chọn "Update Caption to Match Selection" từ menu thả xuống.

 Bây giờ, tất cả chú thích thêm vào các hình ảnh trong tài liệu này sẽ đƣợc định dạng theo cùng một cách

Khi soạn thảo nội dung văn bản Word như luận án, báo cáo hay sách, chúng ta thường gặp các thuật ngữ chuyên ngành và từ viết tắt Để giúp người đọc hiểu rõ hơn về những từ ngữ này, tính năng Footnote và Endnote trong Word cho phép chèn chú thích ở chân trang hoặc cuối bài, từ đó cung cấp thông tin chi tiết và chính xác.

 Bước 1: Di chuyển con trỏ văn bản vào vị trí cụm từ bất kỳ cần tạo ghi chú

 Bước 2: Vào tab References / chọn Insert Footnote (để hiệu chỉnh nâng cao ta có thể bấm chuột vào hình mũi tên ở góc phải dưới cùng của nhóm lệnh Footnotes)

 Bước 3: Word sẽ di chuyển con trỏ văn bản xuống cuối trang và cho phép ta nhập ghi chú

 Nếu muốn chèn chú thích tại vị trí dưới cùng của file văn bản thì ta chọn Insert Endnote

1.3.2 Mục lục và chỉ mục

Chức năng tạo mục lục rất quan trọng trong việc tổ chức bài báo cáo, tiểu luận và luận văn Ví dụ, để tạo mục lục cho đề cương chi tiết, bạn cần xác định rõ các tiêu đề và phân mục để giúp người đọc dễ dàng theo dõi nội dung.

Bước 1 : Tạo mức 1 cho tên chương :

 Đặt trỏ chuột tại tên chương cần tạo mục lục

 Chọn Heading 1 trong nhóm Styles

Hình 1.37 – Heading 1 trong nhóm Style

 Chỉnh sửa định dạng phù hợp cho chương bằng cách : Right click tại

Hình 1.38 – Cách chọn chỉnh sửa định dạng Heading 1

 Định dạng lại Font, Size, Color, paragraph cho mục trong hộp thoại

 Vào tab Home  Mutilevel List  chọn mẫu Heading nhƣ hình 1.39

 Thiết lập chỉ mục bằng cách gán Multilevel List vào các Style :

Vào mục Define New Multilevel List… trong nhóm lệnh Paragraph của tab Home

Hình 1.41 – Tạo chỉ mục cho chương

 Màn hình Define new Multilevel list hiển thị ra ta bấm nút

“More>>” để hiển thị chi tiết

Hình 1.42 – Hộp thoại chọn mức chỉ mục

Hình 1.43 – Chọn các định dạng cho chỉ mục

When assigning styles to links, it is crucial to match the appropriate style to the correct level; for instance, use Heading 1 for level 1 and Heading 2 for level 2.

 Number style for this level: Chọn đúng kiểu định dạng đánh số mục lục (ví dụ cấp 1 thì chọn A,B,C ; cấp 2 thì chọn I,II,III,…; cấp

3 thì chọn 1,2,3…) Có thể nhập Caption cho number

 Tương tự ta tạo chỉ số mức 2 là Heading 2 cho mục 1.1

Hình 1.44 – Tạo chỉ mục mức 2

 Tương tự ta tạo chỉ số mức 3 là Heading 3 cho mục 1.1.1

Hình 1.45 – Tạo chỉ mục mức 3

 Cuối cùng gán các Style vào các chương trong văn bản

 Cách chèn mục lục tự động vào văn bản : vào tab References  chọn

Table of Contens  chọn Custom Table of Contents

Hình 1.46 – Chèn mục lục vào văn bản

Khi chỉnh sửa văn bản, mục lục có thể bị thay đổi Do đó, cần cập nhật lại mục lục để đảm bảo tính chính xác và thống nhất của tài liệu.

 Vào Tab References  Chọn Update Table để cập nhật mục lục

 Hoặc Right click tại mục lục chọn Update Field

Hình 1.47 – Cách cập nhập mục lục

Hình 1.48 – Hộp thoại Update Table of Contents

- Update page numbers only: Cập nhật số trang cho bảng mục lục

(khi nhập dữ liệu cho phần nội dung thì số trang sẽ tăng lên, ta dùng chức năng này để đồng bộ số trang cho mục lục)

Cập nhật toàn bộ bảng: Cần cập nhật tiêu đề cho mục lục, nhưng thường chỉ nên thực hiện điều này khi chưa nhập nội dung Điều này là vì bảng đề cương chi tiết phải được chấp nhận là chính xác trước khi tiến hành nhập dữ liệu.

– Sử dụng Bookmark và Hyperlink

Khi tài liệu có nhiều trang, việc sử dụng Bookmark và Hyperlink là rất cần thiết để người dùng nhanh chóng di chuyển đến các đoạn văn bản cần thiết Bookmark là vị trí được đánh dấu để người dùng có thể dễ dàng truy cập, trong khi Hyperlink là liên kết cho phép người dùng bấm chuột để đến Bookmark đã tạo Do đó, trước tiên cần tạo Bookmark và sau đó mới tạo Hyperlink.

Hình 1.49 – ví dụ tạo Bookmark và hyperlink

Tài liệu gồm 62 trang với trang đầu tiên chỉ chứa các tiêu đề nội dung, ví dụ như "Đoạn văn 2" là tiêu đề cho nội dung ở trang 36.

Mục tiêu của chúng ta là thiết lập để khi người dùng nhấn vào “Đoạn văn 2” ở trang 1, con trỏ văn bản sẽ tự động chuyển đến trang 36, nơi chứa nội dung cần tìm Điều này giúp người dùng dễ dàng và nhanh chóng truy cập thông tin trong tài liệu.

 Bước 1: Tiến hành tạo Bookmark Di chuyển con trỏ văn bản tới trang số

Để tìm nội dung cần thiết, bạn hãy truy cập vào vị trí 36 Tại đây, chỉ cần nhấp chuột vào dòng đầu tiên hoặc bất kỳ vị trí nào trong nội dung Sau đó, vào tab Insert và chọn Bookmark để thực hiện các bước tiếp theo.

Nhập tên Bookmark (viết liền, tiếng việt không dấu) rồi nhấn nút “Add”, muốn xóa Bookmark nào thì chọn Bookmark đó rồi nhấn nút “Delete”

 Bước 2: Gán Hyperlink Sau khi tạo xong Bookmark ở bước số 1, ta trở về trang số 1 Tại đây ta bôi đen dòng ghi “Đoạn văn 2” rồi vào tab Insert

Hình 1.52 – Ví dụ tạo Hyperlink

Để sử dụng tính năng đánh dấu trong tài liệu, bạn hãy vào mục "Place in This Document", chọn Bookmark "Doan2" đã tạo ở bước 1 và nhấn nút OK Mỗi khi bạn tạo thêm Bookmark mới, chúng sẽ tự động được hiển thị trong danh sách này.

Để di chuyển đến nội dung của đoạn văn, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Ctrl và nhấp chuột vào “đoạn văn 2” (đoạn văn có định dạng liên kết màu xanh).

Khi tài liệu có nhiều trang, việc sử dụng chức năng Bookmark – Hyperlink là rất hữu ích để dễ dàng điều hướng Ngược lại, nếu tài liệu chỉ có ít trang, chức năng này có thể không cần thiết.

1.3.4 Kết nối, nhúng dữ liệu

Trường và biểu mẫu

Một trường là một cung cấp thông tin quy định hoặc thực hiện các hành động cụ thể theo cách quy định

Word cho phép người dùng chèn các trường để điều khiển quy trình nhất định, ví dụ như tạo bảng nội dung hoặc kết hợp mẫu với nguồn dữ liệu.

Có thể sử dụng các trường trong Word để chèn thông tin có thể cập nhật bằng một nút bấm khi có thay đổi Thay vì gõ trực tiếp vào tài liệu, người dùng cần thông báo cho Word để chèn các trường mong muốn thông qua tab Insert, chọn Quick Parts và sau đó là Field để hiển thị hộp thoại các trường.

Hình 1.58 – Cách tạo trường văn bản

Chèn trường trong tài liệu có thể yêu cầu kiến thức nâng cao, nhưng một số trường lại dễ sử dụng Để chèn ngày hôm nay hoặc thời gian hiện tại, chỉ cần vào Insert  Date & Time, sau đó chọn định dạng mong muốn từ hộp thoại Đối với việc chèn thông tin dưới dạng văn bản thông thường, người dùng chỉ cần bấm vào phím Return.

Để cập nhật các ngày hoặc thời gian, bạn cần chọn hộp kiểm "Cập nhật tự động" Tiếp theo, hãy chèn một trường ngày hoặc thời gian theo định dạng đã chọn và lấy thông tin từ lịch hoặc đồng hồ trên máy tính.

Theo mặc định, các trường ngày và thời gian trong tài liệu sẽ tự động được cập nhật mỗi khi mở Tuy nhiên, người dùng có thể tắt tính năng cập nhật này bằng cách chọn trường và nhấn Ctrl +.

Để khóa trường trong tài liệu, bạn hãy nhấn F11; để mở khóa lại, sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + F11 Nếu trường không bị khóa, bạn có thể cập nhật thông tin bằng cách nhấp chuột phải và chọn "Cập nhật" hoặc nhấn phím F9 để lấy thông tin mới nhất.

Trong một số trường hợp ta cần làm những biểu mẫu để người sử dụng nhập thông tin, chẳng hạn như biểu mẫu dưới đây:

Hình 1.59 – Bảng thông tin cá nhân mẫu

Word allows us to design various controls such as Plain Text Control, Rich Text Control, Button, Drop List, DateTime Picker, Radio Button, and Checkbox Depending on the intended use, we can select the appropriate controls It is advisable to use tables to position these controls effectively on the form.

 Hiển thị Tab Developer trên thanh Ribbon bằng cách Vào File  Option

 Customize the Ribbon  tích vào mục Developer  Ok

Hình 1.60 – Tùy chọn hiển thị tab Developer

 Chèn các thông tin theo mẫu sau:

 Chọn các control phù hợp đƣa vào biểu mẫu

 Mục Họ tên, ta di chuyển con trỏ vào đúng vị trí rồi bấm vào biểu

Hình 1.61 – cách chèn Họ tên

 Click vào Properties để thêm tiêu đề, chú thích

Hình 1.62 – Cửa sổ Properties của Họ tên Đối với Năm Sinh, ta cũng di chuyển con trỏ vào đúng vị trí rồi chọn Date Picker Control:

Cho hiển thị kiểu năm sinh trong cửa sổ Properties là dd/mm/yyyy

Hình 1.64 – Cửa sổ Properties của năm sinh

 Mục giới tính: Tại một thời điểm chỉ cho phép chọn một lựa chọn (Nam hoặc Nữ), ta dùng OptionButton Control Chú ý rằng hai OptionButton phải cùng một nhóm

Để thiết lập Radio Button cho giới tính, cần nhóm các control lại với nhau Trong trường hợp này, hai lựa chọn là Nam và Nữ phải thuộc cùng một nhóm, đảm bảo rằng chỉ một lựa chọn có thể được chọn tại một thời điểm.

Ta quan tâm tới một số thuộc tính thường sử dụng sau:

Name: Đặt tên cho control

Caption: Nhập dữ liệu hiển thị

Khi đặt tên nhóm cho một Radio, cần lưu ý rằng chỉ có một lựa chọn duy nhất có thể được chọn trong cùng một nhóm tại một thời điểm.

Value: True để checked, False để bỏ checked, thường dùng để thiết lập giá trị mặc định

 Kế đến ô tình trạng hôn nhân, ở đây ta có các tình trạng : Độc thân, có gia đình, ly thân, ly hôn Vậy ta sử dụng Drop list control:

Hình 1.67 – Chèn tình trạng hôn nhân

Tùy chỉnh Properties: Thêm các giá trị để chọn trong Drop – DownList Properties

Hình 1.68 – Cửa sổ Properties của DownList Properties

 Add: Để nhập thêm dòng dữ liệu cho Drop list

 Modify: Để chỉnh sửa dòng đang chọn

 Remove: Xóa dòng đang chọn

 Move up: Di chuyển dòng đang chọn lên trên

 Move Down: Di chuyển dòng đang chọn xuống dưới

 Mục email và điện thoại tương tự như các mục nhập tên

 Mục sở thích có nhiều lựa chọn như: Xem phim, bóng đá, đọc sách Người sử dụng có quyền chọn nhiều lựa chọn, vậy ta dùng Checkbox

Để chèn Checkbox, người dùng có thể chọn nhiều lựa chọn cùng lúc Việc thay đổi cách hiển thị của Checkbox có thể thực hiện thông qua cửa sổ Properties.

Hình 1.70 – Cửa sổ Properties của Checkbox

 Title: Nhập tiêu đề cho checkbox

 Checked symbol và Unchecked symbol: Ta có thể đổi biểu tƣợng bằng cách bấm vào nút Change:

Hình 1.71 – Hộp thoại chèn Symbol

Trong nhiều trường hợp, việc in ấn văn bản để gửi đến nhiều người là cần thiết, chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận hoặc bằng tốt nghiệp.

Thay vì nhập thông tin cá nhân vào từng giấy chứng nhận một cách thủ công và dễ gây nhầm lẫn, bạn có thể sử dụng công cụ Mail Merge để tự động hóa quy trình này, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác.

Một file dữ liệu nguồn thường bao gồm danh sách sử dụng để trộn thư, được trình bày dưới dạng bảng đơn giản như bảng trong Excel hoặc Access, đảm bảo có đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.

 Field: Chính là cột trong bảng biểu chỉ chứa thông tin theo một yêu cầu

 Field Name: Tên của cột

 Record: Mỗi dòng trong bảng biểu, thể hiện đầy đủ thông tin của một đối tƣợng

Ví dụ : ta cần tạo ra nhiều giấy chứng nhận cho các học viên trong danh sách có sẵn theo mẫu giấy chứng nhận nhƣ sau :

Cách thực hiện trộn thƣ nhƣ sau :

Để tạo tập tin data source cho danh sách học viên cần trộn, yêu cầu tiêu đề danh sách phải được đặt ở dòng đầu tiên trong văn bản Các trường tiêu đề không cần phải định dạng quá cầu kỳ.

 Tạo tập tin main document : Mẫu giấy chứng nhận

 Đặt trỏ chuột tại vị trí field cần chèn vào đầu tiên chọn tab Mailings 

Hình 1.72 – Cách tạo giấy chứng nhận

 Chọn dữ liệu nguồn : danh sách giấy chứng nhận trong Select Reciptients  Use Existing List

Hình 1.73 – Chọn dữ liệu nguồn cho giấy chứng nhận

 Lần lƣợt chèn các field vào văn bản tại mục Insert Merge Field Chọn đúng tên cột cần hiển thị

Hình 1.74 – Chèn các Field vào giấy chứng nhận

Để xem trước kết quả trộn thư, bạn có thể di chuyển giữa các nhân bản của biểu mẫu bằng cách nhấp vào các biểu tượng bên cạnh nút "Xem trước kết quả".

Biên tập văn bản trong chế độ cộng tác

1.5.1 Lần vết và rà soát

1.5.1.1 Thêm Các Ghi Chú Vào Tài Liệu

Để ghi chú cho sự thay đổi trong tài liệu, bạn chỉ cần bôi đen cụm từ cần ghi chú và chọn "New Comment" trong tab Review Nếu muốn xóa ghi chú, chỉ cần nhấp chuột vào ghi chú đó và chọn "Delete" trong tab Review.

 Delete: Để xóa ghi chú đang chọn

 Delete All Comments in Document: Xóa toàn bộ ghi chú

 Previous: Di chuyển tới ghi chú trước đó

 Next: Di chuyển tới ghi chú kế tiếp

Hình 1.78 – minh họa thêm ghi chú vào tài liệu

1.5.1.2 Theo Dõi Sự Thay Đổi Của Tài Liệu

Track Changes là tính năng trong Word cho phép người dùng chỉnh sửa văn bản mà vẫn bảo toàn nội dung gốc Khi sử dụng Track Changes, tất cả các thay đổi sẽ được ghi lại và hiển thị rõ ràng trong tài liệu Tính năng này rất hữu ích cho các nhóm làm việc và trong quá trình biên tập tài liệu.

Nếu bạn không quan tâm đến tính năng Track Changes, nó có thể trở thành một rắc rối với các ký hiệu như chữ đỏ gạch ngang, chữ xanh gạch chân và những bình luận lộn xộn Do đó, cần biết cách tắt chức năng này để trở lại giao diện làm việc quen thuộc.

 Mở và tắt Track Changes Để mở Track Changes, trên menu chính, ta vào thẻ Review  chọn icon

Track Changes  chọn Track Changes

Hình 1.79 – Cách mở Track Changes Để tắt Track Changes và trở lại giao diện bình thường, ta có 2 tùy chọn:

 Đồng ý lưu lại các thay đổi: chọn Accept  Accept All Changes and Stop Tracking

 Loại bỏ hết các thay đổi: chọn Reject  Reject All Changes and Stop Tracking

Hình 1.80 - Cách tắt Track Changes

 Giao diện mặc định khi sử dụng Track Changes

Chế độ mặc định của Track Changes, giao diện sẽ gồm 3 phần:

 Phần gạch dọc bên trái: cho biết là đoạn văn bản nào đƣợc chỉnh sửa

 Phần văn bản trung tâm: lưu lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa, kể cả các thành phần bị xóa cũng đƣợc hiển thị

 Phần chú thích bên phải: cho biết những chỉnh sửa về định dạng, đồng thời hiển thị phần comment của người chỉnh sửa

Hình 1.81 – Giao diện hiển thị Track Changes

 Tùy chỉnh cài đặt Track Changes

Hình 1.82 – Tùy chỉnh Track Changes

 Markup – Chế độ hiển thị sự thay đổi có 4 loại:

 Simple Markup: Chỉ hiển thị dòng có thay đổi

 All Markup: Hiển thị toàn bộ thay đổi

 No Markup: Chỉ hiển thị văn bản sau khi thay đổi, không hiển thị những thay đổi cụ thể

 Original: Hiển thị văn bản ban đầu khi chƣa chỉnh sửa

 Show Markup – Tùy chỉnh loại thay đổi đƣợc hiển thị Ta muốn hiển thị thành phần nào thì click vào thành phần đó Bao gồm:

 Comments: các ghi chú của những người chỉnh sửa

 Insertions and Deletions: các phần thêm và các phần xóa

 Formatting: các chỉnh sửa về định dạng

 Balloons: các thành phần hiển thị ở bên phải

 Specific people: người chỉnh sửa được hiển thị

 Reviewing Pane – Mở cửa sổ thay đổi theo dạng list theo chiều dọc hoặc chiều ngang

 Change Tracking Options – Tùy chỉnh nâng cao : Chọn Advanced Options: ta có thể thay đổi màu sắc, quy ƣớc của các loại thay đổi tùy ý

Hình 1.83 – Hộp thoại tùy chỉnh Track Changes

1.5.2 Tài liệu chủ Đã bao giờ chúng ta phải soạn thảo 1 văn bản Word bao gồm rất nhiều trang hay chưa? Nếu có thì chắc hẳn mọi người đều dễ dàng nhận ra rằng Word quản lý những kiểu văn bản như vậy chưa thực sự hiệu quả, do vậy cách thường làm để khắc phục tình trạng này là chia nhỏ fie văn bản lớn thành nhiều file nhỏ khác nhau Nhƣng nếu nhƣ vậy thì làm sao chúng ta có thể đảm bảo rằng chúng đã đƣợc đánh số thứ tự chính xác, các phần nội dung trong bảng và mục index không bị “vỡ”? Có 1 tính năng rất hay của Word để áp dụng trong những trường hợp nhƣ vậy, đó là Master Document – có khả năng kết hợp nhiều file văn bản Word nhỏ thành 1 file duy nhất

Master Document là một file Word chứa liên kết đến các thành phần khác, được gọi là subdocument Nội dung của subdocument không được chèn vào Master Document, giúp người dùng dễ dàng chỉnh sửa, xóa, hoặc thêm thông tin trên từng subdocument một cách độc lập.

Mọi thay đổi sẽ được tự động cập nhật vào file Master Document Khi nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu, Master Document cho phép phân chia các phần khác nhau cho từng người dùng riêng biệt.

– Tạo Master Document từ Scratch:

To create a new Master Document from scratch, start by opening a new Word file and saving it with a preferred name Next, navigate to the View tab and select Outline under Document Views.

Hình 1.84 – Cách tạo Master Document

To begin, input content for the heading in the outline form, utilizing the drop-down list of levels Apply a green color to the bullet point categories in the Outline Tools section of the Outlining tab.

Hình 1.85 - Cách tạo Master Document bước tiếp theo

Sau khi hoàn tất việc tạo heading này, nhấn Show Document trong phần Master Document của Outlining:

Lúc này, chương trình sẽ hiển thị thêm nhiều tùy chọn trong phần Master

Document của thẻ Outlining, chọn toàn bộ phần outline trong văn bản và nhấn Create:

Hình 1.86 - Cách tạo Master Document bước tiếp theo

Nhấn tiếp Create xung quanh từng phần văn bản riêng biệt, sau đó lưu lại file Master Document thêm 1 lần nữa tại thời điểm này:

Hình 1.87 - Cách tạo Master Document bước tiếp theo

Sau khi hoàn thành, từng phần văn bản sẽ được lưu thành các file tương ứng, với tên trong dòng heading của mỗi phần được sử dụng để đặt tên cho các file subdocument.

Để quay lại chế độ xem trước đó, chẳng hạn như Print Layout, bạn chỉ cần nhấn nút Close Outline View trong phần Close của tab Outlining.

To create a table of contents in a Master Document, place the cursor at the beginning of the text, navigate to the References tab, and select Table of Contents Then, choose one of the Automatic Table options to insert a formatted table at the cursor's position.

Để xem phần Ngắt Đoạn (Section Break) được chèn bởi Word khi tạo tài liệu con (subdocument), bạn hãy mở tab Home và nhấn vào nút có biểu tượng tương ứng.

Hình 1.90 – Xem hiển thị ngắt mục

Word sẽ hiển thị chính xác các đoạn Setion Break và định dạng

Khi tạo Master Document, Word tự động chèn Section Break trước và sau mỗi phần subdocument Điều này dẫn đến việc không có sự phân trang trong toàn bộ văn bản, nhưng người dùng vẫn có thể dễ dàng thay đổi và chỉnh sửa các Section Break.

Hình 1.91 – kết quả tạo Master Document

– Tạo Master Document từ các file Word có sẵn:

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ hướng dẫn cách tạo file Master Document cơ bản bằng cách tạo một file mới và lưu lại Tiếp theo, mở tab View và chọn Outline trong phần Document Views Tại bước này, thẻ Outlining sẽ được sử dụng, và bạn cần nhấn Show Document trong Master để chèn các file văn bản đã có sẵn thành subdocument.

Document để kích hoạt thêm các tùy chọn khác Để chèn thêm subdocument, ta nhấn Insert:

Bảng điều khiển chính của Insert Subdocument cho phép người dùng chỉ định đường dẫn tới thư mục chứa các file văn bản cần chèn Để thực hiện, người dùng chọn file đầu tiên và nhấn Open Để thuận tiện cho quá trình sử dụng, nên lưu trữ các file subdocument trong cùng một thư mục và sắp xếp tên theo thứ tự.

Chuẩn bị in

Trước khi in ấn tài liệu ta thực hiện các bước sau :

 Vào tab File, chọn tới Print Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P

 Khi chọn “Stop Protection”, Word sẽ yêu cầu ta nhập mật khẩu

Hình 1.105 – Giao diện in ấn văn bản

 Nhập số bản in trong mục Copies

 Chọn máy in trong khung Printer

 Định dạng in ấn trong phần Settings :

To print your document, select "Print All Pages" to print the entire text, or choose "Print Current Page" to print only the selected pages You can also opt for "Only Print Odd Pages" to print odd-numbered pages, or "Only Print Even Pages" for even-numbered pages Additionally, the "Pages" field allows you to specify custom pages for printing.

When printing, you can choose to print on one side of the paper by selecting "Print One Sided," or opt for double-sided printing by choosing "Print on Both Sides" if your printer supports duplex printing.

 Collated (in theo tập): Chức năng này dùng để đóng sổ luôn 1 tập văn bản khi muốn in với số lƣợng lớn hoặc in theo từng trang

 Chọn hướng giấy in :Portrait Orientation để in giấy đứng hoặc

Landscape Orientation để in giấy ngang

 Chọn loại giấy in : Chọn loại giấy in A4 hoặc A3, để in tài liệu

 Chọn căn lề cho tài liệu in(Magins): Normal với căn lề 4 bên 1 ; hoặc Narrow căn lề 4 bên 0,5",

 Chọn in gộp nhiều trang trong 1 trang giấy (Page per sheet): 2 pages per sheet, 4 pages per sheet,…

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 1 Bài tập thực hành số 1

1 Thực hiện chỉnh sửa các cài đặt hệ thống sau:

- Cho hiển thị đường viền văn bản

- Thay đổi đơn vị đo là cm

- Cho hiển thị hai thanh thước ngang và dọc

- Cài đặt chế độ tự lưu

- Tắt chế độ kiểm tra chính tả

- Chọn font chữ mặc định là Times New Roman, size: 13

2 Tạo mẫu Template cho mẫu Biên bản sau:

Bài tập thực hành số 2

Sử dụng: Column, DropCap, WortArt, Picture, Textbox

Bài tập thực hành số 3

Sử dụng Column, WordArt, AutoText, Picture, Comment, DropCap

1 Tạo AutoText để thay thế từ “thời gian “ bằng “tg”

2 Nhập văn bản và thực hiện định dạng theo yêu cầu

3 Tạo Comment để ghi chú lại những vị trí đã đƣợc định dạng (Tại vị trí đó đã sử dụng chức năng gì

Bài tập thực hành số 4

Sử dụng Column, WordArt, DropCap, Picture

Bài tập thực hành số 5

Bài tập thực hành số 6

Bài tập thực hành số 7

Yêu cầu: Soạn thảo Nghị định của chính phủ theo mẫu sau và tạo các chân trang (footnote) tương ứng

Mức lương tối thiểu vùng tại Việt Nam áp dụng cho người lao động làm việc tại các công ty, doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ hợp tác trang trại, hộ gia đình, cá nhân và các tổ chức khác có thuê mướn lao động.

1 Mức lương tối thiểu vùng quy định tại Điều 2 Nghị định này được điều chỉnh tùy thuộc vào mức tăng trưởng kinh tế, chỉ số giá sinh hoạt và cung cầu lao động theo thừng thời kỳ

2 Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội sau khi lấy ý kiến Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, đại diện người sử dụng lao động và bộ, ngành liên quan trình Chính phủ điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng quy định tại Điều 2 nghị định này

Tháng 05/2008 STT Họ và tên Ngạch 2 Bậc Hệ số Phụ cấp Thực lãnh 3

Trong mỗi ngạch lương, có nhiều bậc khác nhau, và mỗi ngạch, bậc sẽ tương ứng với một hệ số lương cụ thể Hệ số lương này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức lương của cán bộ, viên chức (CBVC), được tính theo công thức: Tiền lương = Hệ số lương * Lương tối thiểu.

3 540000 là mức lương tối thiểu theo qui định, nó được điều chỉnh theo từng thời điểm phụ thuộc vào tình hình

CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2008

Bài tập thực hành số 8

Cho trước nội dung đồ án yêu cầu sinh viên thực hiện :

- Định dạng trang giấy, canh lề cho văn bản : giấy A4, Lề trái : 3, lề phải 2, lề trên 2, lề dưới 2.5

- Định dạng font chữ : Sử dụng font Times New Roman, kích cở 13

- Định dạng đoạn : khoảng cách các dòng 1.15 lines, canh đều cho văn bản

- Tạo bìa đồ án : Kế toán tiền lương ở trang đầu

- Tạo header : Kế toán tiền lương

- Tạo Footer : Họ tên học viên

- Đánh số trang : Trang/ Tổng số trang

- Tạo mục lục tự động cho văn bản theo chỉ mục mẫu bên dưới

Lưu ý: Không tạo header và footer cho trang bìa và trang mục lục

Bài tập thực hành số 9

Dựa vào chức năng trộn tài liệu dạng thƣ từ tạo ra 5 giấy chứng nhận cho 5 học viên sau:

DANH SÁCH CÁC HỌC VIÊN

NOI SINH LOP DIEM XEPLOAI

1974 Huế Excel 6 Trung bình Đinh Khải Trân 1984 Phan Thiết Word 9 Giỏi

Nguyễn Ngọc Vân 1981 Sài Gòn Access 8 Khá

TRUNG TÂM TIN HỌC THỰC HÀNH

Học lớp: Đã qua kỳ thi kiểm tra cuối khóa đạt điểm:

Tp Hồ Chí Minh, ngày / /20

Giám đốc Trung tâm Tin học

Trần Thanh Thái 1979 Đồng Nai Word 8 Khá

Bài tập thực hành số 10

1 Tạo DataSource: nguồn dữ liệu chứa trong 1 table lưu tập tin tên

2 Tạo Main Document: mẫu bảng điểm chứa trong một tập tin mới lấy tên là PhieuDiem.docx

1 Thực hiện chức năng mail merge để import dữ liệu vào phiếu thông báo

2 Tại vị trí ( 6) Nếu Điểm TB>=5.0 thì “nhận chứng chỉ” ngƣợc lại

“phúc khảo điểm nếu cần”

Bài tập thực hành số 11

- Họ tên khách hàng: Text Control

- Năm sinh: Date Picker Control

- Nơi sinh: Drop List Control

- Giới tính: RadioButton ( thuộc nhóm Phai)

- Sản phẩm thường mua: Check Box Control

Bài tập thực hành số 12 trong Microsoft Word 2013 giúp cải thiện khả năng cộng tác biên soạn tài liệu và liên kết nội dung trong một tài liệu dài Khi nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu, họ có thể chỉnh sửa trực tiếp trên cùng một phiên bản mà không cần phải sử dụng các bản sao khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác hiệu quả.

Phiên bản mới của Word không chỉ bổ sung các tính năng mới mà còn cải thiện tính năng làm cho tài liệu đã hoàn thiện trở nên chuyên nghiệp và ấn tượng hơn so với phiên bản cũ.

Năm 2013, Word đã mang đến cho người dùng nhiều tính năng mới phong phú và quen thuộc, cho phép truy cập dễ dàng trên trình duyệt và điện thoại di động Giờ đây, bạn có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi, từ desktop, laptop đến các máy tính không cài đặt ứng dụng Word, cũng như trên điện thoại di động.

Bộ (Sở):……… Mẫu số S02A-H Đơn vị:………

Số CTGS : Ghi chú: Ngày CTGS:

Trích yếu Nợ Có Số tiền

Kèm theo: chứng từ gốc

Phụ trách kế toán (Chữ ký, họ tên)

SỬ DỤNG BẢNG TÍNH NÂNG CAO

Thiết lập môi trường làm việc tối ưu

2.1.1 Thiết lập bảng tính, các thuộc tính của bảng tính

 Tùy biến thanh công cụ

Vào File  Option để thiết lập các tùy chỉnh trong Excel

Tab này cho phép bạn tùy chỉnh môi trường làm việc thông qua thanh công cụ mini (bật hoặc tắt), chọn màu cho Ribbon, thiết lập các tùy chọn mặc định cho workbook, sắp xếp và điền tên người dùng, đồng thời cho phép truy cập vào tính năng Live Preview.

Tính năng Live Preview cho phép xem trước kết quả của việc thiết kế và định dạng những thay đổi

Mục When creating new workbooks trên tab này cho phép chọn giá trị mặc định cho font, font size, kiểu view và số lƣợng sheet của một workbook mới

Tab này cho phép xác định các tùy chọn tính toán, làm việc với các công thức, kiểm tra lỗi và kiểm tra các quy tắc

Chọn "Sử dụng tên bảng trong công thức" trong mục "Làm việc với công thức" cho phép tùy chỉnh việc cho phép hoặc không cho phép sử dụng tên của bảng trong công thức Excel.

Tab này cho phép người dùng chỉnh sửa và định dạng văn bản một cách linh hoạt Bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập tự động và loại bỏ những từ hoặc lỗi không mong muốn trong tài liệu thông qua việc sử dụng Từ điển tùy chỉnh.

Tùy chọn Autocorrect trong phần Cài đặt cho phép người dùng thiết lập chế độ sửa lỗi tự động khi nhập văn bản Tính năng này hữu ích để tạo các từ viết tắt Ví dụ, sau khi thiết lập, gõ "ttgdtx" sẽ tự động chuyển đổi thành "Trung Tâm Giáo".

Tab này cho phép xác định cách một workbook được lưu Ta có thể xác định cách tự động lưu khi chạy và nơi workbook được lưu

In the Default local file location settings, users can modify the default folder for saving Excel files This means that if users do not select a different folder or drive when using the Save or Save As functions, Excel will automatically save the files in this specified location.

Tab này cho phép xác định các tùy chọn để chỉnh sửa, sao chép, dán, in, hiển thị, công thức, tính toán và các thiết lập khác

Ta có thể thay đổi (hoán đổi) dấu phân cách giữa phần lẻ thập phân và phần nguyên và giữa các nhóm số hàng trăm, hàng nghìn,…

Tab này cho phép thêm các nút công cụ (nút lệnh) vào Quick Access Toolbar

Nếu có nhiều công cụ sử dụng thường xuyên, ta có thể thêm chúng vào Quick Access Toolbar

Để thêm một nút công cụ mới vào thanh Quick Access Toolbar, bạn chỉ cần chọn nút đó từ danh sách bên trái (ví dụ: khu vực tô đỏ) và nhấn vào nút "Add".

Nếu muốn cho thanh Quick Access Toolbar hiển thi bên dưới thanh Ribbon thì check nút: Show Quick Access Toolbar below the Ribbon

 Hiệu chỉnh thuộc tính của bảng tính:

Hình 2.6 – hiệu chỉnh thuộc tính bảng

Khi tạo và chỉnh sửa bảng tính trong Excel, phần mềm sẽ lưu lại các thuộc tính như kích thước tập tin, thời gian tạo và sửa đổi cuối cùng, cùng với tên tác giả Các thuộc tính này thường ở chế độ chỉ đọc (Read Only), nhưng người dùng có thể thiết lập và chỉnh sửa các thuộc tính nâng cao và tùy chọn khác theo nhu cầu.

We can familiarize ourselves with the basic properties offered by Excel In the File tab, under Info, we can set advanced properties for the spreadsheet by selecting Properties and then Advanced.

Hình 2.7 – Hiệu chỉnh thuộc tính nâng cao

Sau đó ta thiết lập các thuộc tính trong hộp thoại Advanced Properties:

Các Tab General, Statistics, và Contents hiển thị thông tin của bảng tính, một số thông tin đã hiển thị trong Info

Tab Summary, chúng ta có thể thiết lập Tiêu đề (Title) và Môn học ( Subject )

The Tab Custom feature displays a list of advanced attributes, including Check By, Client, Project, and Typist Users have the option to retain the default settings or customize their preferences based on the available list.

Sau khi đã chọn ta bấm Add Để đổi tên, loại, hay giá trị của thuộc tính ta chọn Modify

Một bảng tính mẫu là một tài liệu mới bao gồm các tiêu đề cho cột và hàng, cùng với các công thức, định dạng và các thành phần khác đã được thiết lập sẵn.

 Chọn kiểu tập tin lưu dạng Excel Template *.xltx

Mặc định khi lưu các bảng tính mẫu (template ) thì Excel lưu trong thư mục:

Users / UserName / AppData / Roaming / Microsoft /Template Khi ta lưu mẫu ở vị trí này thì Excel sẽ hiển thị nó trong các mẫu hộp thoại khi người dùng chọn mẫu

Hình 2.8 – Lưu bảng tính mẫu

Khi tạo bảng tính trong Excel, người dùng thường có thể chỉnh sửa trực tiếp như thay đổi định dạng, thêm hoặc xóa dữ liệu Tuy nhiên, để bảo vệ các bảng tính quan trọng, tính năng bảo mật dữ liệu của Excel trở nên cần thiết.

Có các cách để bảo vệ bảng tính nhƣ sau:

 Bảo vệ mở file bảng tính

 File  Info  Protect Workbook  Encrypt with Password

 Nhập password bảo vệ (2 lần)

Hình 2.9 – Bảo vệ mở file bảng tính

Bảo vệ trang tính là một tính năng hữu ích khi bạn muốn người dùng chỉ xem nội dung mà không được chỉnh sửa dữ liệu Điều này giúp bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin trên trang tính.

 Vào Tab Home  Format  Protect Sheet

 Nhập password bảo vệ (2 lần)

Hình 2.10 – Bảo vệ chỉnh sửa trang tính

 Để hủy bỏ bảo vệ trang tính ta thực hiện:

 Vào Tab Home  Format  Unprotect Sheet

 Bảo vệ vùng, ô trên trang tính

Trên một trang bảng tính, chúng ta chỉ muốn bảo vệ một vùng hoặc một ô nào đó của trang ta thực hiện các bước sau:

 Bước 1: Mở khóa bảng tính

 Chọn toàn bộ các ô trên trang tính (Ctrl + A)

 Vào Tab Home  Format  Format Cells

Hình 2.11 - Mở khóa bảng tính

Hình 2.12 – Hộp thoại Format Celll mở khóa bảng tính

 Bước 2: Chọn công thức cần khóa

 Chọn các ô, vùng cần khóa

 Vào tab Home/ Find & Select/ Go to Special

Hình 2.13 – Cách chọn công thức cần khóa

Hình 2.14 – Hộp thoại Go to Special chọn công thức

 Bước 3: Khóa các ô tính chứa công thức

 Chọn các ô, vùng cần khóa

 Vào tab Home  Format  Format Cells

 Bước 4: Bảo vệ trang tính

 Vào tab Review  Protect Sheet trong nhóm Changes

Hình 2.15 – Hộp thoại nhập mật khẩu bảo vệ

Để bảo vệ thông tin trong trang tính Excel, bạn có thể ẩn các công thức cài đặt, ngăn không cho người dùng xem chúng Chức năng ẩn công thức giúp bảo mật dữ liệu và giữ cho trang tính của bạn gọn gàng hơn.

Nhấp Chọn các ô, vùng cần ẩn công thức

 Chọn công thức cần khóa Thực hiện tương tự ở bước 2 : vào Tab Home  Find & Select  Go to Special  chọn Formulas  OK

 Ẩn và khóa các ô, vùng: Nhấp chọn các ô, vùng cần ẩn  vào tab Home  Format  Format cell  check vào mục Lock và Hide

Hình 2.16 – Hộp thoại Format Cell khóa dữ liệu bảng tính

 Bảo vệ trang tính: Thực hiện tương tự như ở bước 4.

Thao tác bảng tính

Khi làm việc với Excel, đôi khi ta cần sử dụng các định dạng có sẵn của excel để định dạng nhanh bảng tính ta thực hiện nhƣ sau:

 Chọn vùng cần định dạng

 vào tab Home  Cell Styles trong nhóm Styles

 Chọn mẫu cần định dạng

 Nếu không có kiểu nhƣ ta muốn, ta có thể tạo ra kiểu riêng nhƣ sau:

 Định dạng sẵn dữ liệu trong ô bảng định

 Vào tab Home  Cell style  New cell style

 Nhập tên style mới trong trường Style Name

Hình 2.18 – Hộp thoại định dạng Style

 Hoặc click vào Format để định dạng lại ô mẫu

2.2.1.2 Định Dạng Có Điều Kiện ( Conditionnal Formatting )

Khi sử dụng bảng dữ liệu Excel, nhiều người dùng thường áp dụng chức năng lọc (Filter) để trích xuất thông tin cần thiết theo quy tắc cụ thể Tuy nhiên, để làm nổi bật phần dữ liệu đó với định dạng riêng biệt, chức năng lọc không đủ khả năng đáp ứng Do đó, để đạt được điều này, người dùng cần sử dụng chức năng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting).

Chức năng Định dạng Có điều kiện là một kỹ thuật hữu ích cho phép người dùng tùy chỉnh định dạng của các ô được chọn, dựa trên việc dữ liệu trong các ô này đáp ứng các tiêu chí đã được xác định trước.

Định dạng khác biệt cho các ô dữ liệu theo điều kiện giúp người xem dễ dàng nhận diện thông tin quan trọng, đồng thời vẫn có thể quan sát tổng thể các dữ liệu khác.

 Định dạng nhanh các ô thỏa mãn điều kiện

 Chọn các ô cần định dạng có điều kiện

 Vào tab Home  Conditional  Highlight Cells Rules  Greater than…

 nhập giá trị cần định dạng trong khung Format cells that are GREATER THAN , chọn định dạng trong khung with

Hình 2.19 – Chọn màu định dạng

 Định dạng dữ liệu bằng hộp thoại New Formatting Rule

 Chọn các ô cần định dạng có điều kiện

Vào tab Home  Conditional  New Rule…

Hình 2.20 - Hộp thoại New Formatting Rule

 Chọn Format only cells that contain

 Nhập giá trị cho điều kiện trong mục Format only cells with

 Nhấp vào Format để định dạng cho ô thỏa điều kiện

2.2.1.3 Đặt Tên Vùng Dữ Liệu

Khi làm việc với bảng tính, việc đặt tên cho vùng dữ liệu giúp thuận tiện trong việc lưu trữ và tính toán Để thực hiện điều này, bạn có thể làm theo các bước đơn giản sau đây.

 Chọn vùng cần đặt tên

 Chọn tab Formulas  Define Name

 Đặt tên vùng dữ liệu trong khung Name  OK

Hình 2.21 – Hộp thoại đặt tên vùng dữ liệu

 Chỉnh sửa hoặc xóa tên vùng: Để chỉnh sửa hoặc xóa tên vùng đƣợc đặt trong sổ tính, ta chọn tab

Formulas, và sau đó, trong nhóm Defined Names, bấm Name Manager để hiển thị hộp thoại Name Manager

Hình 2.22 – Hộp thoại Name Manager

 Chọn tên vùng cần chỉnh sửa hoặc xóa

 Nhấp vào nút Edit để chỉnh sửa tên, vùng đƣợc đặt tên hoặc nhấp vào nút Delete để xóa tên vùng

2.2.2.1 Cố định dòng (cột ) bảng tính Ở các bảng tính lớn , khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dưới thì không còn thấy tiêu đề cột của chúng ở dòng trên cùng , do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột nọ với cột kia Tương tư như vậy , khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy các cột trái nhất ( ví dụ nhƣ họ tên , mặt hàng , …) rất dễ bị nhầm lẫn giữa dòng này với dòng khác , do đó ta cần phải cố định cột hoặc dòng tiêu đề nhƣ sau :

 Di chuyển con trỏ hiện hành đặt bên dưới dòng cần khoá ( cố định )

 Vào tab View  Freeze Panes  Freeze Panes

 Di chuyển con trỏ hiện hành đặt bên phải dòng cần khoá

 Vào tab View  Freeze Panes  Freeze Panes

 Cố định dòng và cột :

 Di chuyển con trỏ hiện hành đặt tại giao điểm giữa dòng và cột cần khoá

 Vào Vào tab View  Freeze Panes  Freeze Panes

Hình 2.23 – Cách cố định dòng và cột

 Nếu ta muốn cố định dòng đầu tiên của trang tính thì chọn Freeze Top Row hoặc nếu muốn cố định cột đầu tiên thì chọn Freeze First Column

View  Freeze Panes  Unfreeze Panes

Hình 2.24 – Cách hủy bỏ cố định

2.2.2.2 Chia nhiều vùng xem khác nhau

Chia vùng xem giúp dễ dàng quan sát từng phần riêng lẻ, đặc biệt hữu ích cho các bảng tính lớn khi cần thao tác trên nhiều khu vực cùng lúc.

 Đặt trỏ chuột dưới dòng cần chia

Hình 2.25 – Cách chia vùng bảng tính Để trở lại trạng thái ban đầu, ta click tiếp vào biểu tƣợng Split một lần nữa

2.2.2.3 Hiển Thị Nhiều Cửa Sổ trang tính Để thuận tiện trong việc quản lý dữ liệu, MS Excel có chức năng hiển thị hai hay nhiều bảng tính trên màn hình

Hình 2.26 – Hiển thị nhiều cửa sổ trang tính

 Vào tab View  Arrange All

Hình 2.27 – Hộp thoại hiển thị cửa sổ theo chiều đứng

Hộp thoại Arrange Windows xuất hiện Trong đó có các lựa chọn:

 Vertical: 2 cửa sổ sẽ đƣợc đặt cạnh nhau theo chiều đứng

 Horizontal: 2 cửa sổ bảng tính đƣợc đặt theo chiều ngang (một cửa sổ nằm trên, một cửa sổ nằm dưới)

 Tiled: Trong trường hợp ta mở 2 bảng tính, Tiled sẽ hoạt động giống

Vertical, đặt 2 bảng tính về 2 bên trái, phải của màn hình

 Cascade: Các cửa sổ bảng tính đƣợc xếp theo dạng bậc

 Ta có thể chọn View Side by Side trên tab View của nhóm Window để hiển thị nhanh 2 cửa sổ bảng tính theo chiều ngang

Để xem các bảng tính đồng thời khi sử dụng chức năng cuộn chuột, bạn có thể chọn "Synchronous Scrolling" trong mục "Window" của tab "View" Tính năng này cho phép bạn cuộn cả hai bảng tính khi di chuyển thanh cuộn trên một cửa sổ, rất hữu ích cho việc so sánh và tìm ra sự khác biệt giữa chúng.

Trong quá trình làm việc với Excel, chúng ta thường xuyên thực hiện các thao tác như sao chép, cắt dán, xóa và chèn cột, dòng Khi cần sao chép danh sách, không phải lúc nào cũng cần sao chép cả định dạng và giá trị của ô Đôi khi, chỉ cần sao chép định dạng hoặc công thức riêng Chức năng Paste Special trong Excel cho phép chúng ta sao chép ô và vùng dữ liệu với nhiều tùy chọn linh hoạt khác nhau.

 Chọn vùng cần sao chép

 Vào Tab Home  Chọn Copy

 Di chuyển đến nơi cần dán

 Vào Tab Home  Paste  Chọn Paste Special

 Chọn chức năng cần sao chép trong hộp thoại Paste Special

Hình 2.28 – Hộp thoại Paste Special

All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn

Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng

Values Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức

Chỉ dán chú thích vào các ô, không bao gồm giá trị và công thức Đối với xác thực dữ liệu, chỉ dán vào các quy định xác thực cho vùng đích.

Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn

All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viền

Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột

Dán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các con số, các định dạng khác bị loại bỏ

Dán vào giá trị, kết quả của công thức và các định dạng gốc của các con số

None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào

Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích

Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của vùng nguồn

Multiply Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của vùng nguồn

Divide Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của vùng nguồn

Skip blanks Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngƣợc lại

Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn

Hàm Excel là các công thức được tích hợp sẵn trong Excel, cho phép thực hiện các phép tính toán trên bảng dữ liệu một cách chính xác Những công thức này có khả năng thực hiện các phép toán như cộng, nhân và so sánh giá trị trong worksheet.

Trong Excel có các hàm chính nhƣ sau:

 Hàm ngoại: Call, Registed.ID,…

 Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…

 Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…

 Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,…

 Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…

 Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…

 Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…

 Hàm luận lý: If, And, Or,…

 Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,…

 Hàm toán và lƣợng giác: Log, Mmult, Round,…

 Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,…

 Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…

+ Trong đó number là giá trị số nó có thể là tham số, tham chiếu hoặc biểu thức có giá trị

- Ý nghĩa hàm: là hàm trả về giá trị tuyệt đối của một số

- Cú pháp: power(number, power)

+ Power là hàm mũ (hay đƣợc hiểu là thừa số đƣợc nhân lên)

- Ý nghĩa của hàm: Là hàm thực hiện tính lũy thừa

- Cú pháp: Product(number1, number2, …)

+ Number 1 là thừa số thứ 1

+ Number 2 là thừa số thứ 2…

+ Chứa tối đa 255 đối số number

- Ý nghĩa: Là hàm tính tích của một dãy số

- Cú pháp: Mod(number, divisor)

+ Divisor: là số bị chia

+ Nếu số chia =0 giá trị trả về là False

- Ý nghĩa hàm trả về số dƣ của phép chia(số dƣ mang dấu của số bị chia)

- Ý nghĩa: là hàm làm tròn cho số thập phân

- Cú pháp: roundup (number, Num_digits)

+ Number là số muốn làm tròn

+ Num_digist: là phạm vi cần làm tròn lên mấy chữ số Dựa vào num_digist sẽ xác định quy tắc làm tròn

+ Trong đó number: là số cần làm tròn

- Ý nghĩa: Là hàm làm tròn nhƣng làm tròn lên thành số nguyên chẵn gần nhất

- Ví dụ: even(4.45)= 6 (6 là số chẵn gần nhất của số 4)

Trong đó number là số cần làm tròn

- Ý nghĩa: Là hàm làm tròn nhƣng làm tròn lên thành số nguyên lẻ gần nhất

- Ví dụ: odd(4.45)= 5(5 là số lẻ gần nhất của 4)

- Cú pháp: rounddown(number, digits)

Là hàm làm tròn nhƣng làm tròn giảm xuống 1 đơn vị

- Cú pháp: Min(number1, number2,….number n)

- Ý nghĩa: Hàm lấy giá trị nhỏ nhất trong dãy

- Cú pháp: Max(number1, number2,…)

Trong đó: number1, number2,…number n là dãy số cần xác định giá trị lớn nhất

- Ý nghĩa: Hàm tìm giá trị lớn nhất của 1 dãy số

- Cú pháp: average(number1, number2,…)

Trong đó: number1, number2 là các số cần tính trung bình

- Cú pháp: AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], )

- Hàm tính giá trị trung bình của những số trong một dãy ô đáp ứng đƣợc cùng lúc nhiều điều kiện

 average_range: Vùng dữ liệu cần tính giá trị trung bình cộng

 criteria_range1, criteria_range2: Các điều kiện cần tính trung bình cộng

Ví dụ: Tính trung bình cộng tiền lương của nhân viên lớn hơn 3,000,000 và nhỏ hơn 7,000,000

Hình 2.29 – Ví dụ minh họa hàm AVERAGEIFS

- Cú pháp: Count (Value1, value2,… )

+ Value1, Value2 là các giá trị trong dãy

+ Value1, Value 2 thuộc kiểu số

- Ý nghĩa: Hàm đếm dữ liệu thuộc kiểu số

- Cú pháp: Counta(Value1, value2,….)

- Đếm tất cả các ô có chứa dữ liệu

- Cú pháp: COUNTBLANK (range) Đếm các ô rỗng trong một vùng

- Cú pháp: Countif (range, criteria)

+ Range: Dãy dữ liệu thao tác

+ Criteria: Điều kiện để đếm

- Ý nghĩa: Dùng đếm các ô chứa dữ liệu theo 1 điều kiện

- Cú pháp: COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2,…) – Hàm đếm từ 2 điều kiện trở lên

 Criteria_range1: vùng chứa điều kiện 1

 Criteria1: chuỗi mô tả điều kiện 1

 Criteria_range2: Vùng chứa điều kiện 2

 Criteria2: chuỗi mô tả điều kiện

Hình 2.30 – Ví dụ minh họa hàm COUNTIFS

- Cú pháp: Sum(number1, number2, ….)

- Tính tổng các giá trị number trong dãy

- Hàm tính tổng có điều kiện

- Cú pháp: Sumif(range, criteria, num_range)

+ Range: dãy xác định điều kiện

+ Num_range: giá trị cần tính tổng

- Cú pháp: SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2,…)

– Hàm tính tổng có từ 2 điều kiện trở lên

 Sum_range: vùng cần tính tổng

 Criteria_range1: vùng chứa điều kiện 1

 Criteria1: chuỗi mô tả điều kiện 1

 Criteria_range2: vùng chứa điều kiện 2

 Criteria2: vùng chứa điều kiện 2

Hình 2.31 – Ví dụ minh họa hàm SUMIFS

Khi trả về các số thể hiện một ngày cụ thể, nếu định dạng của ô là General trước khi nhập hàm, kết quả sẽ được hiển thị dưới dạng ngày tháng năm.

Trả về số tuần tự của ngày được thể hiện bởi date_text, tức là chuyển đổi một chuỗi văn bản có dạng ngày tháng năm thành một giá trị ngày tháng năm có thể tính toán được Ví dụ, khi sử dụng hàm EVALUE với đầu vào "02/09/13", kết quả trả về sẽ là 41519.

Trả về phần ngày của một giá trị ngày tháng, đƣợc đại diện bởi số tuần tự Kết quả trả về là một số nguyên từ 1 đến 31

(start_date, end_date, method)

Trả về số ngày giữa hai ngày dựa trên cơ sở một năm có

360 ngày (12 tháng, mỗi tháng có 30 ngày) để dùng cho các tính toán tài chính

Trả về số tuần tự của một ngày cụ thể tính từ một mốc thời gian đã cho, sau đó cộng thêm một số tháng được chỉ định.

Trả về số tuần tự thể hiện ngày cuối cùng của một tháng nào đó, tính từ một mốc thời gian xác định và cách mốc thời gian này một số tháng được chỉ định.

Trả về phần giờ của một giá trị thời gian Kết quả trả về là một số nguyên từ 0 đến 23

Trả về phần phút của một giá trị thời gian Kết quả trả về là một số nguyên từ 0 đến 59

Trả về phần tháng của một giá trị ngày tháng, đƣợc đại diện bởi số tuần tự Kết quả trả về là một số nguyên từ 1 đến 12

Trả về tất cả số ngày làm việc trong một khoảng thời gian giữa start_date và end_date, không kể các ngày

Cú pháp Ý nghĩa end_date, holidays) cuối tuần và các ngày nghỉ (holidays)

Biên tập và lần vết

2.3.1 Ghi chú, nhận xét, thay đổi nội dung trang tính

2.3.1.1 Thêm ghi chú Vào Công Thức Excel:

 Chọn ô cần nhập ghi chú

 Thêm công thức N( ) vào sau công thức đó

 Lưu ý: phải sử dụng thêm dấu “+” để thêm chú thích

Hình 2.82 - Thêm ghi chú Vào Công Thức Excel

Ghi chú không làm ảnh hưởng đến công thức trong bảng tính, và công thức vẫn hoạt động bình thường Khi ô chứa ghi chú, nội dung chú thích sẽ hiển thị trên thanh Function.

2.3.1.2 Thêm ghi chú cho ô bảng tính

Mỗi ô trong bảng có khả năng tạo ghi chú, hiển thị khi đưa trỏ chuột đến góc phải Những ô có ghi chú sẽ được đánh dấu bằng màu đỏ ở góc phải trên Để tạo ghi chú trong ô, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.

 Chọn ô muốn tạo ghi chú

Hình 2.83 – Thêm ghi chú cho ô

 Nhập nội dung vào khung ghi chú , nhập xong click chuột ra ngoài khung để kết thúc ghi chú

 Muốn chỉnh sửa lại ghi chú trong ô ta chọn Insert / Edit Comment

 Nếu không muốn tạo ghi chú cho ô bảng tính đó nữa thì ta chỉ việc bấm phải chuột vào ô đó sau đó chọn Delete Comment

2.3.2 Lần vết các thay đổi đối với bảng tính

Chọn Tab Review  Share Wokbook

Hình 2.84 – Chia sẻ tài liệu

Trong cửa sổ Share Workbook, chọn tab Editing, chọn Allow changes by more than one user at the same time This also allows workbook merging

Hình 2.85 – Hộp thoại Share Workbook

 Tab Advanced cho phép thiết lập một số tính năng cho tập tin đƣợc chia sẻ

 Click Ok để hoàn thành

2.3.2.2 Theo Dõi Sự Thay Đổi Của Tập Tin

Sau khi chia sẻ tập tin với người khác hoặc nhóm làm việc, để theo dõi sự thay đổi của tập tin và xem các chỉnh sửa, thêm hoặc thay đổi dữ liệu, bạn cần thực hiện các bước sau đây.

 Chọn tab Review  Track Changes  Highlight Changes…

 Trong hộp thoại Highlight Changes, lựa chọn những điều kiện When , Who, Where thích hợp theo yêu cầu

Hình 2.86 – Hộp thoại Highlight Changes

Click Ok để hoàn thành

Với thiết lập này thì những vị trí mà dữ liệu thay đổi sẽ đƣợc làm dấu với Highlight

Hình 2.87 – kết quả hiển thị thay đổi

2.3.2.3 Xem Chi Tiết Những Thay Đổi Của Tập Tin

 Vào tab Review  Track Changes  Accept/Reject Changes

Trong hộp thoại Select Changes to Accept or Reject ta sẽ lựa chọn xem chi tiết thay đổi của dữ liệu khi nào, của ai, hay vùng nào,

Hình 2.88 – hộp thoại lựa chọn dữ liệu thay đổi

Trong hộp thoại "Chấp nhận hoặc từ chối thay đổi," bạn sẽ thấy chi tiết về các dữ liệu đã được thay đổi, và bạn có quyền quyết định chấp nhận hoặc không chấp nhận những thay đổi này.

Hình 2.89 – chi tiết dữ liệu thay đổi

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 2

1 Bài tập thực hành số 1

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size

− Tạo style tieude dùng để nhập tiêu đề cho excel : in đậm, canh giữa, màu nền

Sử dụng style tieude vừa tạo để áp dụng vào bảng tính và bảng phụ sau:

KẾT QUẢ TUYỂN SINH NĂM 2014

1 Điền dữ liệu cho cột “NGÀNH THI” dựa vào ký tự thứ 1 của “MÃ SỐ” đƣợc dò trong bảng “BẢNG TRA ĐIỂM CHUẨN”

2 Điền dữ liệu cho cột “KHU VỰC” là ký tự thứ 2 của “MÃ SỐ” và đƣợc chuyển về kiểu dữ liệu số

3 Điền dữ liệu cho cột “TỔNG ĐIỂM” là tổng của “ĐIỂM TOÁN”, “ĐIỂM

4 Sắp xếp bảng tính theo “MÃ SỐ” tăng dần

5 Điền dữ liệu cho “ĐIỂM CHUẨN” dựa vào ký tự đầu của “MÃ SỐ” đƣợc dò trong bảng “BẢNG TRA ĐIỂM CHUẨN” nhƣng nếu “KHU VỰC” là 1 thì lấy “ĐIỂM 1” còn nếu “KHU VỰC” là 2 thì lấy “ĐIỂM CHUẨN 2”

6 Điền dữ liệu cho “KẾT QUẢ” nếu tổng điểm lớn hơn hoặc bằng “ĐIỂM CHUẨN” thì điền “đậu”, ngƣợc lại điền “rớt”

7 Thống kê tổng số thí sinh ngành “Kế Toán” có kết quả đậu

8 Dùng Advance Filter rút trích ra tất cả các thí sinh có kết quả “đậu”

9 Thêm cột “LỚP TÀI NĂNG” bên phải cột “KẾT QUẢ” và điền dữ liệu nhƣ sau: Nếu tổng điểm thi lớn hơn hoặc bằng 18 và không có môn nào nhỏ hơn

5 thì điền là “lớp tài năng”, còn ngƣợc lại thì điền là “lớp đại trà”

10 Thực hiện chức năng Conditional(định dạng có điều kiện) tô nền màu đỏ cho những thí sinh có kết quả rớt

11 Thực hiện bảo vệ bảng tính không cho phép xem các công thức trong bảng tính

Bài tập thực hành số 2

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào bảng tính và các bảng phụ sau:

1 Đặt tên vùng cho bảng 1 là BANG1, bảng 2 là BANG2

2 Lập công thức để điền dữ liệu vào cột TÊN HÀNG dựa vào hai ký tự đầu của MÃ HÀNG và BẢNG 1

3 Lập công thức điền vào cột TÊN TỈNH dựa vào ký tự thứ ba của mã hàng và BẢNG 2

4 Lập công thức điền vào cột SỐ LƢỢNG là ba ký tự cuối của MÃ HÀNG và đƣợc chuyển thành dữ liệu kiểu số

5 Lập công thức điền vào cột ĐƠN GIÁ, nếu sản phẩn được mua trước tháng

5 thì lấy giá 1, còn lại lấy giá 2

6 Lập công thức điền vào cột THÀNH TIỀN (VND): =SỐ LƢỢNG * ĐƠN GIÁ Định dạng đơn vị VND

7 Lập công thức điền vào cột THÀNH TIỀN (USD):

= THÀNH TIỀN (VND) /19000 Nếu sản phẩm được mua trước tháng 7

=THÀNH TIỀN (VND)/20000 Nếu sản phẩm đƣợc mua sau tháng 7 Định dạng đơn vị USD

8 Sắp xếp bảng tính theo thứ tự tăng dần dựa vào cột THÀNH TIỀN (VND)

9 Dùng Advance Filter lọc ra các dòng có TÊN HÀNG là FUTURE

10 Thực hiện bảng thống kê sau:

11 Câu 10: Tạo Header là Họ và Tên SV ở vị trí trung tâm (center)

12 Thực hiện chèn thêm 10 dòng mới vào cuối bảng tính sau đó cố định tiêu đề bảng tính

Bài tập thực hành số 3

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào các bảng sau:

1 Thiết lập điều kiện cho ba cột Toán, Lý, Hóa: điểm nhập >=0 và <

2 Chèn thêm hai cột Ngành thi và Khu vực vào bên trái cột Toán; Hai cột

Tổng điểm và Điểm Chuẩn vào bên trái cột Kết Quả; Cột Học bổng vào bên phải cột Kết Quả

3 Lập công thức cho biết Khu vực và Ngành thi cho từng thí sinh Biết rằng kí tự thứ 2 của SBD cho biết khu vực; kí tự thứ nhất của SBD cho biết ngành thi

4 Tính Tổng điểm là tổng cộng của 3 môn thi

5 Lập công thức cho biết điểm chuẩn dựa vào ngành thi và bảng 2, nếu thí sinh ở khu vực 1 thì điểm chuẩn là Điểm chuẩn 1, ngƣợc lại là Điểm chuẩn 2

6 Lập công thức cho cột kết quả, nếu tổng điểm lớn hơn hay bằng điểm chuẩn của ngành dự thi thì kết quả là “Đậu”, ngƣợc lại là “Rớt”

7 Lập công thức cho cột học bổng, nếu tổng điểm lớn hơn hay bằng điểm học bổng của ngành dự thi thì học bổng là “Có”, ngƣợc lại để trống

9 Trích những thí sinh thi Đậu của khối thi A

10 Vẽ biểu đồ (PIE) so sánh thí sinh Đậu và Rớt

Bài tập thực hành số 4

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào các bảng sau:

1 Mã khu vực là ký tự thứ 4 và thứ 5 của cột mã dự án

2 Loại dự án dựa vào 2 ký tự đầu của Mã Dự Án và bảng loại Dự Án

3 Chủ đầu tƣ dựa vào 3 ký tự sau của Mã Dự Án và bảng Chủ đầu tƣ & Vốn đầu tƣ

4 Vốn đầu tƣ dựa vào mã dự án và mã khu vực, tra trong bảng chủ đầu tƣ & vốn đầu tƣ

5 Mức ƣu tiên dựa vào ký tự thứ 3 của mã dự án

6 Nếu số năm hoạt động 0

 Vẽ biểu đồ biểu diễn tổng tiền chênh lệnh theo từng mặt hàng

Bài tập thực hành số 6

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào các bảng sau:

BẢNG DANH MỤC SẢN PHẨM

1 Cột tên hàng dựa vào 2 ký tự đầu của mã hàng và bảng tra dữ liệu 1

2 Cột số lƣợng dựa vào tên hàng và bảng tra dữ liệu 1

3 Cột đơn vị tính dựa vào tên hàng và bảng tra dữ liệu 1

4 Cột đơn giá dựa vào mã hàng và bảng tra dữ liệu 2 Nếu ký tự ngoài cùng của mã hàng là X thì lấy đơn giá 1, là Y thì lấy đơn giá 2

5 Cột thành tiền USD = đơn giá * số lƣợng

6 Cột thành tiền VNĐ = cột thành tiền USD * tỉ giá, biết rằng nếu hàng nhập từ tháng 1 tới tháng 7 thì lấy tỉ giá 1, còn lại lấy tỉ giá 2

7 Cột ghi chú: Nếu ký tự ngoài cùng của mã hàng là X thì ghi Hàng Ngoại, là

8 Thực hiện bảng thống kê bên dưới

9 Vẽ biểu đồ cho bảng thống kê ở câu 8

10 Tạo Header có tiêu đề Bài Thi Excel, Footer có tiều đề Họ Tên của học viên

Bài tập thực hành số 7

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào các bảng sau:

1 Tạo Header là “họ và tên sinh viên” ở vị trí trung tâm (center)

2 Nơi đến: Dựa vào hai ký tự thứ 3 và thứ 4 của Mã bưu kiện và dò tìm trong bảng GIÁ VẬN CHUYỂN

3 Phương tiện: Dựa vào 2 ký tự đầu trong Mã bưu kiện và dò tìm trong bảng LOẠI PHƯƠNG TIỆN

4 Sắp xếp bảng tính theo Trọng lƣợng tăng dần

5 Hình thức: Nếu ký tự cuối của Mã bưu kiện là N thì ghi là “Bình thường”, ngƣợc lại ghi “Nhanh”

6 Giá cước: Dựa vào hai ký tự 3 và 4 của Mã bưu kiện và dò tìm trong bảng GIÁ VẬN

 Nếu hai ký tự đầu của Mã bưu kiện là “MB” thì lấy giá 1

 Nếu hai ký tự đầu của Mã bưu kiện là “TT” thì lấy giá 2

 Nếu hai ký tự đầu của Mã bưu kiện là “TL” thì lấy giá 3

7 Thành tiền: = Trọng lượng * Giá cước, nếu hình thức gởi là “Nhanh” thì tăng 10% thành tiền Định dạng đơn vị tiền tệ là “VNĐ”

8 Thực hiện bảng thống kê theo mẫu:

DOANH THU CÁC HÌNH THỨC GỬI

9 Trích lọc danh sách các bưu kiện đi USA và có trọng lượng > 300 (gram)

10 Đếm tổng số bưu kiện được giao hàng bằng “Máy bay” và có trọng lượng

Bài tập thực hành số 8

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào các bảng sau:

1 Dựa vào ký tự thứ 5 của mã hàng điền vào cột Phân loại

2 Dựa ký tự cuối của mã hàng điền cột xuất xứ: nếu là "m" ghi là "Malaysia", còn lại ghi "Indonesia"

3 Điền giá nhập dựa vào bảng tra

4 Điền cột giá bán theo quy định sau:

- Đối với mặt hàng của "Malaysia" : nếu hàng loại 1 thì giá bán > giá nhập 12%, hàng loại 2 thì giá bán hơn giá nhập 8%

- Đối với mặt hàng của Indonesia: giá bán hơn giá nhập 15%

5 Cột doanh thu đƣợc tính nhƣ sau: (giá bán - giá nhập) * số lƣợng

6 Cột thuế đƣợc xác định: nếu hàng loại 1: 5% doanh thu, hàng loại 2: 3% doanh thu

7 Cột lợi nhuận = doanh thu - thuế

8 Thống kê theo bảng "Tổng lợi nhuận các mặt hàng"

9 Trích các mặt hàng malaysia loại 1 có lợi nhuận >324

10 Vẽ đồ thị bảng thống kê

Bài tập thực hành số 9

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào các bảng sau:

1 Nhập dữ liệu, điền số thứ tự theo 001,002,003…

2 Tính tên vật tƣ dựa vào bảng 2, tính tên đối tƣợng dựa vào bảng 1

3 Tính đơn giá dựa vào bảng đơn giá

4 Tính số lƣợng dựa vào các cột trong CT , và đổi thành số

6 Tính thuế = Thành tiền* TL Trợ Giá( Số liệu TL Trợ Giá của từng Công Ty lấy từ Bảng 1)

7 Sắp xếp bảng theo thứ tự giảm dần của số lƣợng

8 Trích ra danh sách các đối tƣợng là Công Ty Tƣ Nhân

9 Tính Bảng Thống Kê, vẽ biểu đồ cho bảng thống kê

Bài tập thực hành số 10

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size

1 Điền Khối thi dựa vào ký tự cuối cùng của Số báo danh

2 Điền vào tên Trường thi dựa vào 4 ký tự đầu của Số báo danh và tra vào bảng Bảng mã Tên trường

3 Điền vào Điểm Toán dựa vào 4 ký tự đầu của Mã điểm chuyển sang số

4 Điền vào Điểm Hóa dựa vào 4 ký tự giữa của Mã điểm chuyển sang số

5 Điền vào Điểm Lý dựa vào 4 ký tự sau cùng của Mã điểm chuyển sang số Nếu khối thi là A, khối khác bỏ trống

6 Điền vào Điểm Sinh dựa vào 4 ký tự sau cùng của Mã điểm chuyển sang số Nếu khối thi là B, khối khác bỏ trống

7 Tổng điểm là tổng số điểm 3 môn thi của thí sinh

8 Kết quả ghi là Đậu nếu tổng điểm lớn hơn hay bằng điểm chuẩn theo

9 Rút trích danh sách các thí sinh thi đậu

11 Vẽ đồ thị theo bảng thống kê

Bài tập thực hành số 11

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size

1 Dựa ký tự đầu của mã thí sinh dò theo bảng điền tên trường

2 Dựa ký tự sau của mã thí sinh điền môn thí sinh thi

3 Dựa vào điểm thi xếp loại kết quả của thí sinh

4 Dựa vào tên trường và môn thi đếm danh sách thí sinh thi từng môn ( Dùng công thức mảng )

5 Dựa vào tên trường và kết quả môn thi đếm danh sách loại thí sinh theo kết quả từng trường ( Dùng công thức mảng )

6 Rút trích danh sách thí sinh đạt loại giỏi hay trung bình

7 Vẽ đồ thị thống kê thí sinh dự thi

8 Vẽ đồ thị thống kê kết quả thí sinh dự thi

9 Sắp xếp bảng tính theo trường và dùng Subtotal đếm số thí sinh dự thi mỗi trường

Bài tập thực hành số 12

Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size 14

1 Sử dụng chức năng Data validation để nhập cột số có giá trị từ 20 đến 30 Hiển thị thông báo lỗi nếu nhập sai dữ liệu

2 Sử dụng chức năng Data validation để nhập cột Chức vụ từ danh sách: GD, PGD, TP, NV Hiển thị thông báo lỗi nếu nhập sai dữ liệu

3 Tính cột Lương Tháng = Lương ngày*số ngày công

4 Lập công thức cho cột thưởng, với mức thưởng được ấn định như sau:

Nếu số ngày công >%: Thưởng 20%* Lương Tháng

Nếu số ngày công >": Thưởng 10%* Lương Tháng

Nếu số ngày công = 1,000,000 thì in ra với màu đỏ nếu 500,000 < lương < 1,000,000 thì in ra với màu xanh Blue

Nếu lương < 500,000 thì in ra với màu tím(Magenta)

SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO

Lập kế hoạch cho việc trình chiếu

3.1.1 Tìm hiểu về bối cảnh trình chiếu

 Xác Định Rõ Mục Tiêu:

Trước khi bắt đầu buổi trình chiếu, việc xác định mục tiêu rõ ràng là rất quan trọng Mục tiêu này sẽ giúp hình thành nội dung và cách thức truyền đạt hiệu quả đến người nghe Điều này liên quan đến các yếu tố như thông tin cần truyền tải, đối tượng người nghe và bầu không khí tại địa điểm trình chiếu.

Để đạt được thành công trong một bài trình chiếu, cần tuân thủ ba yêu cầu chính: truyền tải thông tin mới mẻ, tạo ra trải nghiệm thú vị cho người nghe, và trình bày các vấn đề một cách rõ ràng và logic Nếu mục tiêu là khuyến khích người nghe tham gia vào các hoạt động cụ thể, bài trình chiếu cần mang đến nội dung tích cực và được thể hiện với giọng điệu hào hứng, phấn khích để kích thích tinh thần và sự hưởng ứng của người tham dự.

Khả năng tập trung của người nghe chỉ kéo dài khoảng 45 phút, và trong thời gian này, họ chỉ tiếp thu được khoảng 1/3 nội dung trình bày Do đó, nội dung bài trình chiếu cần được cụ thể hóa thành 3-4 vấn đề quan trọng, với việc nhấn mạnh những điểm này ở phần mở đầu, phần giữa và nhắc lại ở phần kết Các ý chính thường tập trung vào các vấn đề cốt lõi để đảm bảo hiệu quả truyền đạt thông tin.

– Tại sao “chủ đề trình chiếu” này lại cần thiết?

– Nội dung của “chủ đề trình chiếu” gồm những gì?

– Kết quả mong muốn sau buổi trình chiếu là gì?

Ngoài ra cần tránh trình bày các khái niệm liên quan đến chủ đề trình chiếu dưới dạng lý thuyết vì chúng thường khó hiểu

Để truyền đạt thông điệp hiệu quả, cần hiểu rõ người nghe, bao gồm trình độ văn hóa và quan điểm của họ Việc xem xét phản ứng của người nghe trước khi đề cập đến các vấn đề nhạy cảm là rất quan trọng, vì điều này có thể ảnh hưởng đến không khí buổi trình chiếu Nếu biết rằng một số người nghe có quan điểm cứng rắn, hãy thận trọng và chỉ nêu ra những vấn đề gây tranh cãi khi đã chuẩn bị đầy đủ chứng cứ và lập luận thuyết phục.

Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước không đúng lúc đôi khi gây phản cảm

Để đạt hiệu quả cao trong bài trình bày, việc sử dụng câu chuyện vui và lời nói đùa đúng lúc là rất quan trọng Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến cấu trúc bài trình bày; nếu có ít người, có thể trả lời câu hỏi cụ thể hoặc khuyến khích ý kiến từ họ Ngược lại, với đông người nghe, bài trình bày thường mang tính một chiều, do đó sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là yếu tố then chốt để duy trì sự chú ý của khán giả.

Địa điểm và thiết bị nghe nhìn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra không khí cho buổi trình chiếu Một buổi trình chiếu tại trường đại học sẽ mang lại bầu không khí khác biệt so với tại khách sạn Mặc dù việc thay đổi địa điểm là khó khăn, nhưng cần chú ý để thiết lập không gian phù hợp với chủ đề của buổi trình chiếu.

Khi chuẩn bị cho một buổi thuyết trình, việc lựa chọn địa điểm và vị trí đứng là rất quan trọng Cần xem xét các yếu tố như cách di chuyển, các vật cản có thể ảnh hưởng đến tầm nhìn của người nghe, khả năng điều chỉnh ánh sáng khi sử dụng thiết bị trực quan, và sự sắp xếp ghế ngồi Nếu có thể, hãy điều chỉnh các chi tiết này để phù hợp với ý định của buổi thuyết trình.

Trước khi sử dụng các thiết bị nghe nhìn, hãy kiểm tra xem bạn đã có đủ thiết bị cần thiết hay chưa Nếu đã có, hãy làm quen với cách sử dụng chúng để tránh sự cố trong quá trình trình chiếu Nếu chưa có, cần tính toán và có thể thuê thiết bị để đảm bảo bài trình chiếu diễn ra hiệu quả.

3.1.2 Thiết kế nội dung và hình thức bài trình bày hiệu quả

Bài trình chiếu thường bắt đầu bằng slide tựa đề, mặc dù không có quy định cụ thể nào cho việc đặt tên Tuy nhiên, có ba thông tin quan trọng cần được đưa vào: tên bài trình chiếu, tên người thuyết trình và ngày tháng thực hiện.

 Tựa đề bài trình chiếu

 Tác giả và nơi làm việc

 Người hỗ trợ hoặc hướng dẫn

Lời mở đầu là phần quan trọng trong bài trình chiếu, giúp giới thiệu chủ đề một cách hấp dẫn Bạn có thể bắt đầu bằng cách nhấn mạnh tầm quan trọng, đặc điểm hoặc thuộc tính nổi bật của đối tượng hoặc vấn đề sẽ được thảo luận Một lời giới thiệu ấn tượng hoặc một câu hỏi kích thích sự tò mò có thể là cách hiệu quả để thu hút sự chú ý của khán giả.

Khi trình bày một nội dung, việc có phần dẫn nhập và chuyển tiếp là rất quan trọng Câu chuyển tiếp không chỉ giúp kết thúc đoạn trước mà còn mở đầu cho đoạn tiếp theo, có thể là một nhận định hoặc câu hỏi để làm rõ vấn đề Để minh họa cho nội dung, việc sử dụng hình ảnh, biểu đồ và bảng biểu là cần thiết, và chúng cần được giải thích một cách rõ ràng Các từ nối như “tiếp theo” hay “vậy thì” cũng có thể được sử dụng để tạo sự liên kết mạch lạc giữa các phần của bài trình bày.

Phần này rất quan trọng để tóm tắt những vấn đề cốt lõi mà có thể đã bị bỏ quên trong quá trình trình bày Nó cũng nên bao gồm câu kết thúc cho bài trình chiếu và hướng phát triển tiếp theo Việc làm này sẽ giúp nâng cao chất lượng đánh giá cho bài trình chiếu.

Nên trình bày báo cáo với tốc độ trung bình 1 slide/1 phút Bài trình chiếu thực hiện trong thời gian 15 – 20 phút

Sau khi phân chia nội dung thành các phần cơ bản, việc lựa chọn thời gian cho từng phần là rất quan trọng Phần mở đầu nên được trình bày ngắn gọn để thu hút sự chú ý của thính giả, giúp tăng cường sự tập trung trong suốt buổi trình bày.

– Sử Dụng Đồ Họa Kết Hợp Với Văn Bản:

Sau khi hoàn tất nội dung, hãy thêm hình ảnh minh họa trực quan vào các slide để tạo ấn tượng mạnh với khán giả Ngoài hình ảnh, sử dụng màu sắc tương phản giữa chữ và nền sẽ giúp làm nổi bật các nội dung quan trọng WordArt cũng là một công cụ hữu ích để hình ảnh hóa các đoạn văn bản ngắn, nhằm nhấn mạnh thông điệp chính.

Việc thêm hiệu ứng đa phương tiện vào slide thông thường không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn tạo sự hấp dẫn cho khán giả trong bản trình chiếu Bạn có thể sử dụng các đoạn phim, âm thanh, nhạc, và các hiệu ứng cho đồ thị, văn bản, cũng như hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide Tuy nhiên, không nên áp dụng một kiểu hiệu ứng cho tất cả các slide, vì điều này dễ gây nhàm chán Thay vào đó, hãy linh hoạt sử dụng nhiều loại hiệu ứng khác nhau để làm cho bài trình diễn trở nên sinh động và thu hút hơn.

– Tạo Hiệu Ứng Thị Giác:

Trang thuyết trình chủ và các mẫu

The Slide Master in PowerPoint is a powerful tool for uniformly formatting all slides in a presentation, including font style, size, color, and motion effects Utilizing the Slide Master allows for easy implementation of changes across the entire presentation, streamlining the design process.

 Tạo slide Master Để tạo Slide Master ta thực hiện nhƣ sau:

 Vào tab View  Slide Master

Chọn mẫu slide cần định dạng ở khung trái của cửa sổ, sau đó thực hiện định dạng slide trong khung bên phải, bao gồm các yếu tố như font chữ, kích thước và màu sắc Lưu ý không nhập dữ liệu trực tiếp vào trong slide.

 Chọn Close master View để đóng cửa sổ Master Slide trở về chế độ soạn thảo trên slide

 Lưu định dạng Slide Master

Nếu chúng ta muốn lưu lại Slide Master đã tạo để tiện dùng cho những lần sau thì thực hiện các thao tác sau:

- Vào tab Design  chọn mũi tên mở rộng  Save Current Theme

Hình 3.3 – Lưu định dạng Slide Master

- Hộp thoại Save Current Thêm xuất hiện nhập tên cho định dạng cần lưu

Hình 3.4 – Hộp thoại lưu định dạng slide master

 Sử dụng slide master đã lưu: Để tạo một file mới có định dạng nhƣ mẫu vừa tạo ta thực hiện nhƣ sau

 Vào tab File  New  Blank Presentation

 Chọn Tab Design  chọn mẫu đã lưu hiển thị trong khung design

Hình 3.5 – Áp dụng mẫu slide master

To use a pre-existing template in PowerPoint, navigate to the File tab and select New PowerPoint will display a preview window of available templates If you find a template you like, simply click on it and then select Create to start your presentation.

Hình 3.6 – Các mẫu có sẵn trong Power Point

Hoặc chúng ta có thể tìm kiếm tên mẫu trong khung Search for online templates and themes hoặc tìm mẫu theo chủ đề trong khung suggested searches

– Tạo Mẫu Mới: Để tạo mẫu Template mới ta thực hiện nhƣ sau:

 Vào tab File  New  Blank Presentation

 Vào tab View  Slide Master để định dạng slide mẫu

 Chèn hình nền trong phần Background Styles, nếu không các ta cũng có thể chọn hình nền do mình tạo bằng cách vào tab Slide  Master 

 Xuất hiện cửa sổ Format Background ở phía bên phải  ta chọn Picture or texture fill, sau đó chọn File và tìm đường dẫn đến hình nền cần chèn

 Để áp dụng hình nền cho tất cả các slide đang có hay thêm mới thì chọn Apply to All

Hình 3.8 – tùy chỉnh hình nền Background

 Hoặc nếu muốn chọn các mẫu hình có sẵn trong power point ta click vào mũi tên mở rộng khung Themes  Chọn mẫu cần áp dụng

Hình 3.9 – Các mẫu Themes cho Slide Master

 Chọn các mẫu slide bên trái cửa sổ để định dạng lại Font chữ, size, color, logo, hình ảnh…, bao gồm:

 Slide tiêu đề: là slide thứ 2 trong khung trái cửa sổ Slide này chỉ áp dụng cho 1 slide đầu tiên

 Slide thứ ba hoặc slide đầu tiên dùng để định dạng slide nội dung bài trình diễn

 Tiếp theo ta định dạng các mẫu slide cần soạn theo mẫu bên dưới

 Sau đó Close Master View để đóng cửa sổ thiết kế Slide Master

 Cuối cùng ta cần phải lưu mẫu Template vừa tạo lại để sử dụng:

Vào Tab File \ Save \ Computer \ Browse

Xuất hiện hộp thoại Save As ta tìm đến đường dẫn lưu file và nhập tên cho Template trong ô File name, trong ô Save as type ta chọn PowerPoint

Template(*.potx) rồi chọn Save để lưu

 Sử Dụng Mẫu Template đã lưu: Để sử dụng mẫu template vừa tạo, ta vào tab File  New  chọn tab Custom

 double click vào Custom Office Template  sau đó chọn mẫu đã tạo hoặc double click vào Document Themes để chọn các mẫu đã lưu trong Themes

Hình 3.11 – Các mẫu Template do người dùng tạo

Các đối tƣợng đồ họa

3.3.1 Định dạng các đối tƣợng đồ họa, tranh ảnh

3.3.1.1 Áp dụng các hiệu ứng cao cấp:

PowerPoint không chỉ hỗ trợ các hiệu ứng cơ bản cho đồ họa mà còn cung cấp nhiều hiệu ứng cao cấp như đổ bóng (Shadow), tương phản (Reflection), cạnh mềm (Soft Edges), và hiệu ứng 3-D Để áp dụng những hiệu ứng này, bạn cần thực hiện các bước cụ thể.

 Bấm chuột phải vào đối tƣợng cần hiệu chỉnh

 Chọn Format Shape hoặc Format Picture

 Hiển thị cửa sổ Format bên khung phải màn hình

 Các hiệu ứng cho hình đƣợc phân loại thành nhiều nhóm:

 Fill & Line: tô màu và kẻ đường viền cho đối tượng

 Effect: chọn hiệu ứng đổ bóng (shadow), độ tương phản (reflection), độ sáng (glow), tinh chỉnh cạnh biên (soft eges), 3-D … cho đối tƣợng

 Size & Properties: tùy chỉnh kích cỡ, vị trí, chú thích,… của đối tƣợng

Hình 3.12 – Các tab trong hộp thoại Format Shape

3.3.1.2 Sao chép định dạng Shape Để sao chép các định dạng từ đối tƣợng Shape đã có sẵn, ta thực hiện nhƣ sau:

 Chọn đối tƣợng cần sao chép

 Click chọn ảnh cần sao chép

Hình 3.13 – Lệnh sao chép định dạng

Để tạo định dạng mặc định cho các đối tượng đồ họa mới dựa trên định dạng của đối tượng hiện tại, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào đối tượng và chọn "Set as Default Shape".

 Sao chép định dạng màu cho đối tƣợng đồ họa:

 Chọn đối tƣợng cần sao chép

Hình 3.14 – Minh họa sao chép màu cho Shape

 Chọn hình cần hiệu chỉnh

 Thay đổi độ sáng, độ tương phản và độ sắc nét:

Hình 3.15 – Chỉnh độ tương phản, sắc nét cho hình ảnh

At Shape and Soften and Brightness and Contrast, you can find a collection of preset adjustment styles By hovering your mouse over these styles, you can preview the results displayed on the slide before selecting a specific style.

Bạn có thể sử dụng lệnh "Picture Corrections Options…" để điều chỉnh linh hoạt độ sáng, độ tương phản và độ sắc nét của hình ảnh.

 Thay đổi cường độ màu, tông màu, hiệu ứng chuyển màu:

 Click chọn Color để hiệu chỉnh

Hình 3.16 - Chỉnh độ màu sắc cho hình ảnh

 Color Saturation: chọn kiểu phù hợp trong danh sách các kiểu thiết lập sẵn

 Color Tone: chọn tông màu

 Recolor: chọn áp dụng hiệu ứng chuyển màu

 More Variantions: để tùy chọn thêm các màu ƣa thích khác

 Set Transparent Color: để đặt màu trong suốt

 Picture Color Options… để linh động tùy biến cường độ màu, tông màu và chuyển đổi màu

 Lưu ý: Với nút lệnh Reset Picture chúng ta có thể phục hồi hình ảnh về tình trạng ban đầu một cách dễ dàng

3.3.2 Xử lý các đối tƣợng đồ họa

3.3.2.1 Hiện/ẩn thanh thước ngang dọc

Các thanh thước ngang và dọc hỗ trợ việc bố trí các thành phần trên slide một cách chính xác hơn Để hiển thị thước, bạn vào tab View và chọn Rulers trong nhóm Show.

Hình 3.17 – Lệnh mở thanh thước ngang và dọc

Ta có thể tắt bớt thanh thước dọc bằng cách vào tab File  Options 

Advance, tìm đến mục Display và bỏ chọn Show vertical ruler

Hình 3.18 – Tùy chỉnh mở thanh thước ngang và dọc

Các đường lưới (gridlines) giúp canh chỉnh các đối tượng trên slide bằng cách chia nó thành các ô vuông đều nhau và sẽ không hiển thị khi in Để tùy chỉnh hiển thị các đường lưới, người dùng có thể vào tab View và chọn Gridlines.

Hoặc click vào mũi tên mở rộng để chỉnh sửa các thuộc tính đường lưới

Hình 3.19 – Hộp thoại Grid and Guides

3.3.2.3 Đường Trợ Giúp Khi V Đường trợ giúp khi vẽ (guides) cũng giống như các đường lưới trên slide nhưng ta có thể kéo và thả chúng đến các vị trí mong muốn Các đường trợ giúp này giúp chúng ta dễ dàng trong việc canh chỉnh vị trí của các đối tƣợng trên slide và chúng sẽ không đƣợc hiển thị khi in ra giấy Để bật đường trợ giúp khi vẽ ta vào tab View  Guides

Để tạo thêm các đường trợ giúp, bạn chỉ cần giữ phím Ctrl và kéo chuột để di chuyển đường trợ giúp theo chiều ngang hoặc dọc đến vị trí mong muốn, sau đó thả chuột.

Hình 3.20 – Minh họa đường Guides

 Lưu ý: Để xóa bớt các đường trợ giúp, bạn dùng chuột kéo chúng ra khỏi diện tích của slide

3.3.2.4 Sắp Xếp Các Đối Tƣợng Đồ Họa

Trong một slide, việc sắp xếp nội dung như văn bản, hình ảnh và các hình dạng là rất quan trọng để tránh sự lộn xộn và giúp việc quan sát trở nên dễ dàng hơn Để căn chỉnh nhiều đối tượng, bạn cần chọn các đối tượng đó, sau đó vào tab Format và chọn Align.

Hình 3.21 – Căn dòng cho Shape Để sắp lớp các đối tƣợng trong một slide, ta thực hiện:

 Chọn một trong các đối tƣợng

 Nhấn Selection Pane để mở Sidebar của Selection and Visibility

Hình 3.22 – Lệnh sắp xếp các Shape

 Chọn đối tƣợng cần sắp xếp

 Sử dụng các mũi tên sắp xếp lại trong Sidebar để di chuyển nội dung lên lớp trên hay xuống lớp dưới

 Nhấn vào con mắt bên cạnh mỗi nội dung trong sidebar để ẩn/hiện các nội dung đó

Thay vì sử dụng tùy chọn Selection Pane, bạn có thể nhấn chuột phải vào nội dung cần di chuyển Khi nhấn chuột phải, bên cạnh việc di chuyển từng bước bằng Bring Forward hoặc Send Backward, bạn cũng có thể đưa nội dung lên đầu hoặc xuống cuối bằng cách sử dụng Bring to Front hoặc Send to Back.

3.3.2.5 Xóa Nền hình ảnh: Để xóa bỏ ảnh nền trong hình ảnh, ngoài việc sử dụng chương trình chuyên nghiệp, PowerPoint cũng cung cấp công cụ hỗ trợ việc xóa nền

 Chọn hình ảnh cần xóa nền

 vào tab Format  Remove Background

Hình 3.23 – Lệnh xóa nền hình ảnh

 Thanh công cụ Background Removal xuất hiện:

Hình 3.24 – Tùy chọn xóa nền

- Mark Areas to Keep: đánh dấu vùng giữ lại

- Mark Areas to Remove: đánh dấu vùng bỏ đi

- Delete Mark: xóa đường đánh dấu

- Discard All Changes: xóa mọi sự thay đổi

- Keep Changes: Giữ lại sự thay đổi

 Cuối cùng nhấn Keep Changes để hoàn thành

Hình 3.25 – Minh họa tách nền hình ảnh

Bằng cách sử dụng công cụ Merge Shapes, chúng ta có thể kết hợp các hình vẽ đơn lẻ để tạo ra những hình mới phức tạp thông qua việc lấy phần giao và phần bù.

Thực hiện: Chọn các hình cần kết hợp (giữ ctrl và nhấp chuột) rồi vào công cụ Merge Shapes trên tab Format

Hình 3.26 – Minh họa kết hợp nhiều đối tượng Shape

Để chuyển hình vẽ được tạo từ nhiều hình Shape thành một hình ảnh và lưu lại trên máy để tái sử dụng, bạn cần thực hiện các bước sau: đầu tiên, chọn hình vẽ cần chuyển đổi, sau đó sử dụng tính năng xuất hình ảnh trong phần mềm thiết kế, cuối cùng lưu hình ảnh vào thư mục mong muốn trên máy tính.

 Nhóm các hình lại với nhau bằng chức năng Group

 Bấm chuột phải vào hình vẽ, chọn Save as Picture…

 Trong hộp thoại Save As Picture, bạn chọn đường dẫn lưu hình ảnh, tên hình ảnh trong File Name và loại hình ảnh trong Save as Type

Hình 3.27 – Hộp thoại lưu thay đổi định dạng hình ảnh

 Nhấn Save để hoàn thành

3.3.3 Sử dụng đồ thị, sơ đồ

 Cập nhật thông tin cho đồ thị

Trong quá trình là việc với đồ thị, đôi khi chúng ta cần phải cập nhật hoặc xóa bớt các số liệu cho đồ thị đã có

 Chọn đồ thị cần hiệu chỉnh

 Vào Chart Tools, tab Design  Edit Data

Hình 3.28 – Lệnh hiệu chỉnh dữ liệu đồ thị

Trong cửa sổ Excel, bạn có thể thay đổi, thêm hoặc xóa dữ liệu của đồ thị Sau khi hoàn tất các chỉnh sửa, hãy đóng cửa sổ Excel.

Hình 3.29 – Minh họa bảng dữ liệu hiệu chỉnh

 Tùy biến định dạng đồ thị

PowerPoint cung cấp nhiều mẫu đồ thị đẹp mắt, cho phép người dùng dễ dàng thay đổi màu sắc, thêm hoặc bớt các thành phần như lưới, nhãn và chú thích Ngoài ra, bạn có thể thay đổi kiểu định dạng của đồ thị chỉ bằng một cú nhấp chuột.

 Chọn đồ thị cần hiệu chỉnh số liệu

 Vào Chart Tools, tab Design

 Tại Chart Layout: chọn kiểu layout muốn thay đổi

 Tại Chart Style: chọn kiểu định dạng đồ thị muốn áp dụng

Hình 3.30 – Tab Design hiệu chỉnh đồ thị

 Để thay đổi loại đồ thị thì ta vào nhóm Type trên ngăn Design  chọn lệnh

Change Chart Type, hộp thoại Change Chart Type xuất hiện

Liên kết, nhúng, nhập/xuất các trang chiếu, bảng trình chiếu

3.4.1.1 Liên kết Để tạo liên kết cho các đối tƣợng trên slide ta thực hiện nhƣ sau:

 Chọn đối tƣợng cần tạo liên kết

 Vào tab Insert  Hyperlink (hoặc bấm chuột phải chọn Hyperlink)

Hình 3.48 – Lệnh chèn liên kết

 Xuất hiện hộp thoại Insert Hyperlink có các mục lựa chọn sau:

Hình 3.49 – Hộp thoại Insert Hyperlink

 Existing File or Web Page: Liên kết đến file, Website, webpage bên ngoài file trình chiếu đang soạn thảo

 Place in this Document: Liên kết tới slide nào đó bên trong tài liệu trình diễn đang soạn thảo

 Create New Document: Tạo một tài liệu mới và liên kết tới chính tài liệu này

 E-mail address: nhập vào địa chỉ email mà ta muốn gửi thƣ đến

 Sau khi đã chọn đúng dạng liên kết, ta bấm OK để áp dụng Lúc này đối tượng sẽ có đường gạch chân nếu đối tượng chọn là text

Thông thường chúng ta hay chọn dạng liên kết các là các slide trong bài thuyết trình nên ta chọn mục Place in this Document

Hình 3.50 – minh họa tạo liên kết trong cùng tài liệu

At this stage, we will select the desired slide to link in the "Select a place in this document" section and view the linked slide's content in the "Slide preview" area Additionally, we will create a navigation button (Action) to enhance user interaction.

Chức năng Hyperlink cho phép liên kết tập tin, địa chỉ website và slide, trong khi nút lệnh cung cấp khả năng tạo liên kết linh hoạt hơn thông qua thao tác bấm chuột và di chuyển chuột qua Để tạo nút lệnh Action, người dùng có thể thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.

 Đƣa trỏ chuột vào vị trí cần chèn Action

 Hoặc chọn tab Insert  Shapes  Chọn nút điều hướng trong mục

Hình 3.51 – Hiển thị Action Buttons

 Chọn hành động cần thực hiện trong hộp thoại Action Setting

Hình 3.52 – Hộp thoại Action Setting

Tạo liên kết đến một slide cụ thể, một file trình chiếu khác, hoặc một địa chỉ URL là một tính năng hữu ích trong việc trình bày Để liên kết đến một slide trong bài thuyết trình, bạn chỉ cần chọn tùy chọn "Slide".

 Run program: mở một chương trình có sẵn

 Run macro/Object action: thực thi một macro hay một hành động cho một đối tƣợng nào đó

 Play Sound: thêm âm thanh cho hành động tương ứng

Việc đính kèm file vào Word và Excel giúp người đọc hiểu rõ hơn về nội dung khi không thể trình bày chi tiết Tất cả các công cụ Office cho phép người dùng dễ dàng đính kèm file, tiết kiệm thời gian tìm kiếm Để đính kèm file vào slide PowerPoint, bạn có thể thực hiện theo các bước đơn giản sau đây.

 Chọn vị trí cần nhúng dữ liệu vào slide

Hình 3.53 – Lệnh nhúng đối tượng bên ngoài vào Slide

 Chọn Create from File  sau đó click chọn Browse  chọn đường dẫn đến file đính kèm

Hình 3.54 – Hộp thoại Insert Object

Kết quả file đính kèm sẽ hiển thị dưới dạng biểu tượng Khi click chuột vào biểu tƣợng, nội dung của file sẽ hiển thị ngay sau đó

3.4.2.1 Nhập Slide Từ Tập Tin Khác

Bạn có thể dễ dàng thêm một hoặc nhiều slide vào bản trình chiếu từ các nguồn khác mà không cần mở tập tin Mặc định, slide được sao chép sẽ kế thừa định dạng của bản trình chiếu hiện tại, nhưng bạn cũng có tùy chọn giữ lại định dạng của bản trình chiếu gốc mà bạn đã sao chép.

Khi bạn nhập một slide từ một bản trình chiếu khác, nó sẽ chỉ là bản sao của phiên bản gốc, và mọi thay đổi trên bản sao sẽ không ảnh hưởng đến tập tin gốc của bạn Để thêm các slide từ tập tin khác vào bài thuyết trình của mình, bạn có thể thực hiện các bước sau đây.

 Mở bản trình chiếu cần thêm slide vào

 Trong ngăn hình thu nhỏ slide ở bên trái, bấm vào nơi muốn thêm

 Vào tab Home  click mũi tên trên New Slide  Reuse Slide …

Hình 3.55 – Lệnh chèn slide từ bên ngoài

 Xuất hiện khung Reuse Sildes bên phải màn hình  chọn Open a PowerPoint File

 Chọn file trình chiếu mà ta sẽ lấy slide để nhập vào bản trình chiếu hiện tại  bấm Open

To add a

 Nếu ta muốn thêm các slide vào mà vẫn giữ nguyên định dạng, ta chọn Keep Source Formatting trước khi thêm slide

3.4.2.2 Lưu bản trình chiếu thành các dạng khác

Việc lưu bản trình chiếu đã hoàn thành sang các định dạng khác như Acrobat (PDF), Video, hoặc lưu bản trình chiếu sang định dạng PowerPoint ở các phiên bản trước sẽ giúp chia sẻ dễ dàng hơn Để thực hiện điều này, bạn có thể lưu bài trình thuyết trình sang định dạng khác bằng cách thực hiện một số bước đơn giản, giúp tăng cường khả năng chia sẻ và tương thích với các phiên bản trước.

 Mở bản trình chiếu cần chuyển về định dạng

 Vào File \ Save As  Đặt tên tập tin tại hộp File name

 Chọn kiểu định dạng tập tin tại Save as type và nhấn nút Save

Hình 3.57 – Hộp thoại lưu file sang định dạng pdf

3.4.2.3 Chuyển bản trình chiếu sang video

Chuyển đổi bản trình chiếu sang video giúp người xem không cần cài đặt PowerPoint, chỉ cần sử dụng một phần mềm phát video như Windows Media Player để xem.

 Mở bản trình chiếu cần chuyển về định dạng Video

 Vào File  Export  Create a Video

Hình 3.58 – Lệnh chuyển bản trình chiếu sang video

 Chọn chất lƣợng phim cần xuất ra và nhấn nút Create Video

 Xác định vị trí lưu bản trình chiếu và đặt tên

Việc chuyển đổi các tài liệu Handout hoặc Notes Pages sang Microsoft Word cho phép người dùng thêm các định dạng tùy chỉnh mà PowerPoint không hỗ trợ, từ đó nâng cao chất lượng in ấn.

 Mở bản trình chiếu cần chuyển về định dạng Handout

 Vào File  Export  Create Handouts  Create Handouts

Hình 3.59 – Lệnh xuất ghi chú sang Word

Tại nhóm Page layout in Microsoft Word, ta xem hình mẫu các kiểu định dạng khi chuyển sang Word và chọn một kiểu

Tại nhóm Add slides to Microsoft Word document:

+ Nếu chọn Paste thì các handout hoặc notes pages sẽ độc lập với tài liệu

Nếu bạn chọn tùy chọn "Paste link", mọi thay đổi được thực hiện trên slide trong bản trình chiếu sẽ tự động cập nhật vào tài liệu Word.

Bấm OK và chờ trong giây lát chương trình Microsoft Word sẽ mở lên và

Quản lý các bản trình chiếu

3.5.1 Trình chiếu theo yêu cầu Để sắp xếp thứ tự trình diễn slide, Power Point tích hợp tính năng Custom Slide

Show giúp chúng ta dễ dàng sắp xếp thứ tự trình diễn các slide cho hợp lý

 Vào tab Slide Show  Custom Slide Show  Custom Shows…

Hình 3.60 – Lệnh tùy chọn trình diễn

Hình 3.61 – Hộp thoại Custom Shows

Bấm New… để tạo Custom Show mới, hộp thoại Define Custom Show xuất hiện

Hình 3.62 – Hộp thoại Define Custom Show

 Tại hộp Slide show name: đặt tên cho Custom Show (ví dụ: Giới thiệu PP)

In the "Slides in presentation" section, you can select multiple slides by checking the box next to each slide and then clicking the "Add" button to include them in your Custom Show To remove slides from the Custom Show, simply select the desired slides from the list in the "Slides in custom show" box and click the "Remove" button.

 Dùng 2 nút m i tên hướng lên và hướng xuống để sắp xếp trình tự của các slide trong Custom Show

 Nhấn OK để trở về hộp thoại Custom Shows

Để hoàn tất, nhấn Close Để trình chiếu slide đã tùy chỉnh, vào tab Slide Show, chọn Custom Slide Show và chọn tên custom slide show đã tạo (Giới thiệu PP) Nếu cần hiệu chỉnh lại custom slide show, chọn Custom Shows… và sau đó chọn Edit.

Hình 3.63 – Lệnh trình chiếu custom slide show

3.5.2 Thiết lập cách thức trình bày

3.5.2.1 Trình chiếu chuyển slide theo thời gian

 Chọn Slide cần điều chỉnh thời gian

 Vào tab Transitions, trong nhóm Timing để thiết lập thời gian:

Hình 3.64 – Lệnh điều chỉnh thời gian

 Sound: chọn âm thanh khi chuyển slide

 Duration: thiết lập thời gian thực thi hiệu ứng chuyển từ slide này sang slide khác

 On Mouse Click: chuyển sang slide khác nếu nhấp chuột trong khi trình chiếu

Để thiết lập thời gian chuyển slide tự động trong bản trình chiếu, bạn cần định nghĩa số phút và giây (mm:ss) Việc này rất quan trọng để tạo ra một bản trình chiếu tự động mà không cần phải kích chuột.

 Apply To All: áp dụng thiết lập trên cho tất cả các slide trong bản trình chiếu Khi đó, tất cả các slide sẽ có hiệu ứng giống nhau

3.5.2.2 Thiết lập tùy chọn slide show

PowerPoint cung cấp nhiều tùy chọn linh hoạt cho việc thiết lập và trình chiếu, cho phép người dùng tạo bản trình diễn tự động mà không cần giám sát, đồng thời có thể thiết lập chế độ lặp lại liên tục cho slide show.

 Chọn tab Slide Show  Set Up Slide Show

Hình 3.65 – Lệnh tạo tùy chỉnh trình chiếu

 Xuất hiện hộp thoại Set Up Show, ta tiến hành thiết lập các tùy chỉnh trong hộp thoại

Hình 3.66 – Hộp thoại Set Up Show

 Presented by a speaker (full screen): hiển thị trang chiếu đầy màn hình

 Browsed by an individual (window): hiển thị trang chiếu trong một cửa sổ

 Browsed at a kiosk (full screen): hiển thị trang chiếu đầy màn hình tự động lặp lại khi đến slide cuối cùng

 Loop continuously until ‘Esc’: đánh dấu vào tuỳ chọn này thì khi tới

Slide cuối cùng sẽ tự động lặp lại Slide đầu tiên Nếu không đánh dấu thì khi chạy hết mọi Slide sẽ xuất hiện một màn hình đen

 Show without narration: chạy trình chiếu tắt lời tường thuật

 Show without animation: chạy trình chiếu không có bất kỳ hiệu ứng nào

 Disable hardware graphics acceleration: tắt chức năng tăng tốc phần cứng đồ họa GPU

 Pen color và Laser pointer color: màu nét vẽ của trỏ chuột trên slide lúc trình chiếu và màu bút chiếu Laser

 All: tất cả các slide đều đƣợc trình chiếu

 Form to : chỉ trình chiếu từ slide m đến n (m,n là chỉ số slide)

 Custom show: tùy chọn slide

 Manually: Khi trình chiếu các Slide không tự động chạy mà phải có tác động bằng chuột hoặc bàn phím

 Using timings, if present: khi trình chiếu các slide sẽ tự động chạy (nếu có thiết lập)

Chọn màn hình để trình chiếu báo cáo tại Show Presenter sẽ giúp bạn hiển thị slide show một cách hiệu quả Nếu bạn chọn chế độ "View", hệ thống sẽ kích hoạt chế độ báo cáo với màn hình riêng dành cho người thuyết trình, giúp nâng cao trải nghiệm trình bày.

3.5.2.3 Ấn định thời gian trình diễn cho mỗi slide

In addition to utilizing the PowerPoint Office Timeline feature to set the duration for each slide, PowerPoint 2013 also includes the Rehearse Timings function, allowing users to establish the timing for their entire presentation.

 Tạo xong các slide và các hiệu ứng cần thiết

 Vào tab Slide Show  Rehearse Timings

Hình 3.68 – Lệnh tạo thời gian phát bài trình diễn

Quá trình thực tập trình diễn bắt đầu ngay lập tức, với Rehearse Timings ghi nhớ thời gian cho từng slide và hiệu ứng theo sự điều khiển của chúng ta.

Hình 3.69 - Hộp thoại ghi thời gian

 Sau khi trình diễn slide đến slide cuối cùng, xuất hiện hộp thông báo, ta chọn

Yes để lưu lại tiến trình Bây giờ ta chỉ cần nhấn F5 để trình chiếu tự động theo đúng “kịch bản” thực hiện

Hình 3.70 – Minh họa hiển thị thời gian kết thúc trình diễn

Nếu cần điều chỉnh thời gian, bạn có thể tạm dừng hoặc bắt đầu lại hộp thoại Recording trên một slide Để tạm dừng tính năng bấm giờ, chỉ cần nhấp vào nút Pause Khi tính năng này được tạm dừng, không có hành động nào được tính vào khoảng thời gian đã lưu Để ghi lại thời gian trên slide hiện tại một lần nữa, hãy nhấp vào nút tương ứng.

3.5.2.4 Ghi lại bài trình diễn

Tính năng Ghi lại Bài Thuyết Trình (Record Slide Show) không chỉ đơn thuần là Rehearse Timings mà còn cung cấp nhiều tính năng hơn Với việc sử dụng micro, người dùng có thể ghi lại lời thuyết minh cho toàn bộ bài thuyết trình, điều này rất hữu ích cho việc chuyển đổi slideshow thành bài thuyết trình hoặc video tự chạy.

 Vào tab Slide Show  chọn mũi tên mở rộng Record Slide Show, sau đó chọn Start Recording from Beginning hoặc Start Recording from Current Slide

Hình 3.72 – Lệnh ghi lại bài trình diễn

Khi hộp thoại Recording xuất hiện, người dùng có thể chọn các tùy chọn mong muốn và nhấn Start Recording để bắt đầu ghi lại bài trình diễn Lưu ý rằng để ghi lại lời thuyết minh, cần có micro kết nối với máy tính.

Hình 3.73 – hộp thoại Record Slide Show

 Để thực hiện chuyển sang slide tiếp theo, ta nhấp vào nút Next trên thanh Recording hoặc sử dụng phím m i tên phải

 Khi đến cuối slideshow, PowerPoint sẽ đóng chế độ xem toàn màn hình

Thời gian dành cho slide và lời thuyết minh hiện đã trở thành một phần quan trọng trong bài trình diễn Các slide có kèm theo lời thuyết minh sẽ được nhận diện bằng biểu tượng loa ở góc dưới bên phải.

Trong slideshow, con trỏ chuột không hiển thị trong sản phẩm hoàn chỉnh, vì vậy để chỉ ra điều gì đó, bạn cần sử dụng tính năng con trỏ laser Để kích hoạt, hãy giữ phím Ctrl trên bàn phím trong khi nhấp và giữ chuột; con trỏ sẽ xuất hiện dưới dạng một chấm đỏ nhỏ.

3.5.3 Kiểm soát việc trình chiếu các trang

3.5.3.1 Ghi chú trong chế độ Normal View

Ghi chú trong PowerPoint là công cụ hữu ích giúp người thuyết trình ghi nhớ các điểm quan trọng trong bài thuyết trình tại trường học hoặc nơi làm việc Việc liệt kê các thông tin cần thiết sẽ đảm bảo rằng không có chi tiết quan trọng nào bị bỏ sót Nếu không thể nhìn thấy màn hình trong quá trình thuyết trình, bạn có thể in các ghi chú để dễ dàng theo dõi Để tạo ghi chú cho bài thuyết trình, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

 Chọn slide cần thêm ghi chú

Trong chế độ soạn thảo slide, bạn có thể nhập nội dung ghi chú bằng cách nhấp chuột vào khung Notes dưới slide Ngoài ra, bạn cũng có khả năng định dạng thông tin ghi chú cho slide một cách linh hoạt.

Hình 3.74 – Minh họa tạo ghi chú trong chế độ Normal View

3.5.3.2 Ghi chú trong chế độ Notes Page

Ghi chú trong Normal View không thể thêm vào hình ảnh, đồ thị, … nên chúng ta cần phải vào Notes Page để thêm các thông tin này

 Vào tab View  Notes Page

Hình 3.75 – Lệnh tạo ghi chú trong chế độ Notes Page

 Dùng thanh cuộn dọc để di chuyển đến slide cần thêm ghi chú

 Ta có thể nhập thêm các thông tin, định dạng văn bản hoặc vào ngăn

Insert để chèn các hình ảnh, đồ thị, shape, bảng biểu vào trong trang

Hình 3.76 – Minh họa tạo ghi chú trong chế độ Notes Page

3.5.3.3 Cách in slide PowerPoint kèm ghi chú

Nếu xem ghi chú trong Presenter View trong suốt bài thuyết trình không đủ đáp ứng nhu cầu của chúng ta, thì ta có thể in chúng ra

 Cách in ghi chú PowerPoint với hình thu nhỏ slide

 Trong Settings, thay đổi Full Page Slides mặc định thành Notes Pages

Hình 3.77 – Lệnh in ghi chú với hình thu nhỏ của slide

 Cách in ghi chú PowerPoint mà không có hình thu nhỏ của slide

 Trong bài thuyết trình ta chuyển sang chế độ xem Notes Page (trong menu View nhấp vào Notes Page)

 Xóa từng hình thu nhỏ cho mỗi trang ghi chú

 Chuyển đến tab File  vào Print

 Trong Settings, chọn Notes Page

 Lưu ý rằng chỉ có thể in một trang ghi chú trên mỗi trang in, ngay cả khi chọn in chúng mà không có hình thu nhỏ

3.5.3.4 Thao Tác Khi Trình Chiếu

Chế độ Presenter View giúp người báo cáo dễ dàng thao tác trong bài thuyết trình bằng cách hiển thị giao diện trình chiếu Khi chuyển sang chế độ trình chiếu, người báo cáo sẽ thấy giao diện trực quan, hỗ trợ tối ưu cho việc trình bày.

Hình 3.78 – Giao diện trình chiếu

 Sử dụng công cụ Pen để làm nổi bật một vùng bất kỳ khi trình diễn :

 Từ giao diện đang trình chiếu slide bất kỳ  bấm phải chuột

 Chọn Pointer Options > Pen (chọn Pen Color, chọn màu bất kỳ để định màu cho vùng cần làm nổi bật)

Hình 3.79 – Lệnh chọn công cụ Pen

 Một số phím tắt khi trình chiếu

F5 Bắt đầu trình chiếu từ Slide đầu tiên

Shift + F5 Bắt đầu trình chiếu từ Slide đang chọn

ESC (hoặc phím -) Thoát trình chiếu về giao diện soạn thảo

N (mũi tên sang phải hoặc xuống dưới)

Di chuyển tới Slide tiếp theo khi đang trình chiếu

P (mũi tên sang trái hoặc lên trên) Di chuyển về Slide trước đó khi đang trình chiếu

Số slide + Enter Di chuyển đến slide cần nhảy tới

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 3 Bài tập thực hành số 1

Slide 1: Tạo Slide như hình bên dưới, với nội dung như sau:

 “Chúc các bạn sức khỏe và may mắn” sử dụng WordArt, font chữ VNPresent, cỡ chữ 32, màu tùy ý Hiệu ứng: Tùy ý

 “Xin chào và hẹn gặp lại” có font chữ Time New Roman, cỡ chữ 30, màu tùy ý Hiệu ứng: Tùy ý

Slide 2 Tạo một Slide như hình bên dưới sau đó thiết lập hiệu ứng cho các đối tƣợng trong Slide theo thứ tự sau:

 Autoshape “Nhấn OK để kết thúc”

Chú ý: Kiểu hiệu ứng có thể chọn tùy ý

Slide 3: Tạo một Slide với nội dung như hình dưới, sau đó thiết lập hiệu ứng cho slide này

Slide 4: Tạo Slide nhƣ sau:

 “Chào mừng”: Dùng WordArt để tạo đƣợc style nhƣ trên hình vẽ, màu chữ xanh trời

 Các bullet: vào bullet và numbering, chọn kiểu bullet là character, chọn Windings để chọn kiểu ký tự nhƣ hình trên

 Chọn một hình bất kỳ để làm hình nền cho Slide

 Tạo hiệu ứng cho từng dòng chữ

Bài tập thực hành số 2

 Mỗi silde có các hiệu ứng (nếu có) đƣợc thực hiện theo số thứ tự nhƣ bên dưới

 Sử dụng chức năng Slide Master để chèn ảnh vào góc trên bên trái cho các slide

 Có ngày tháng, tiêu đề cuối trang và số trang cho tất cả các slide

Slide 1: Chọn Slide Layout là Title Slide để tạo slide sau

Slide 2: Tạo slide nhƣ hình bên

 Chữ “lợi ích” đƣợc liên kết đến slide thứ 3, chữ “hạn chế” liên kết đến slide thứ 4

 Tạo các siêu liên kết (Hyperlink) cho các mục trong đó

Slide 3: Tạo slide nhƣ hình bên

Tạo Liên kết: “trường Đại học” được liên kết đến slide thứ 5

Slide 4: Tạo slide nhƣ hình bên

Slide 5: Tạo slide 5 nhƣ hình bên

Danh sách các trường Đại học có hiệu ứng tự động

Bài tập thực hành số 3

Slide 1: Chọn Slide Layout là Title Slide để tạo slide sau:

Slide 2: Tạo slide nhƣ hình bên

 Sử dụng các Text Box để tạo các hộp văn bản

 Tạo các siêu liên kết (Hyperlink) cho các mục trong đó

Slide 3: Tạo slide nhƣ hình bên

 Tạo các hiệu ứng cho các đối tượng (hình ảnh, đường kẻ, …) theo thứ tự hợp lý

 Tạo các siêu liên kết cho các mục có gạch chân

Slide 4: Tạo slide 4 nhƣ hình bên

 Tạo các hộp Text Box chứa các liên kết đến slide tiếp theo, slide trước đó, slide đầu tiên, slide cuối cùng, …

Sau đó thực hiện các yêu cầu sau: