Mục tiêu nghiên cứu
Khái quát các vấn đề liên quan đến công tác kế toán hàng tồn kho, tình hình áp dụng các chính sách, chế độ kế toán hiện hành
Một là, làm rõ được cơ sở lý luận liên quan đến kế toán hàng tồn kho
Hai là, nêu ra được thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH LAVIN S
Bài viết này đánh giá và đưa ra giải pháp nhằm cải thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH LAVIN S, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình kế toán.
Kết cấu khóa luận
Kết cấu của khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1 Cơ sở lý luận chung về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Chương 2 Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH LAVIN S
Chương 3 Giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH LAVIN S
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG
Tổng quan về hàng tồn kho và kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho
Theo chuẩn mực số 02 của kế toán Việt Nam (VAS), được ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính, quy định rõ các nguyên tắc và yêu cầu về việc lập và trình bày báo cáo tài chính.
Hàng tồn kho bao gồm các tài sản như: a) sản phẩm được giữ để bán trong quá trình sản xuất và kinh doanh thông thường; b) sản phẩm đang trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh dở dang; c) nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ cần thiết cho quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
- Chi phí dịch vụ dở dang
Trong TT133/2016/TT-BTC về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đã chỉ rõ:
Các sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản được nhận giữ hộ, ký gửi, ủy thác xuất nhập khẩu hoặc gia công mà không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp sẽ không được ghi nhận là hàng tồn kho.
1.1.2 Đặc điểm của hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một khái niệm đa dạng, phản ánh đặc điểm riêng của từng ngành nghề kinh doanh Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp, hàng tồn kho thường có những đặc điểm cơ bản chung.
Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, thường chiếm tỷ lệ lớn trong tổng tài sản ngắn hạn.
- Hàng tồn kho được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau với chi phí cấu thành khác nhau dẫn đến giá gốc hàng tồn kho cũng khác nhau
Hàng tồn kho thường được lưu trữ và bảo quản tại nhiều địa điểm khác nhau, do nhiều người quản lý, dẫn đến nguy cơ mất mát và khó khăn trong việc kiểm soát số lượng.
Hàng tồn kho có sự đa dạng lớn và điều kiện bảo quản khác nhau, dẫn đến hao mòn hữu hình như hư hỏng Ngoài ra, hàng tồn kho cũng chịu ảnh hưởng của hao mòn vô hình, chẳng hạn như lỗi mốt và lỗi thời.
Hàng tồn kho trong kinh doanh thường xuyên diễn ra các nghiệp vụ nhập xuất, liên tục thay đổi hình thái để chuyển hóa thành tài sản ngắn hạn khác Ví dụ, nguyên vật liệu sẽ tham gia vào quá trình sản xuất và được chuyển hóa thành thành phẩm.
Việc xác định giá trị và chất lượng của hàng tồn kho là một nhiệm vụ phức tạp, đặc biệt đối với các loại hàng hóa khó phân loại như tác phẩm nghệ thuật, kim loại quý và đồ cổ.
1.1.3 Phân loại hàng tồn kho
Có thể phân loại hàng tồn kho theo một số tiêu thức sau:
Hàng tồn kho được phân loại như sau:
Hàng tồn kho trong quá trình sản xuất và kinh doanh bao gồm các loại như hàng tồn kho, hàng mua đang vận chuyển, hàng gửi bán, hàng gửi đi gia công chế biến, và thành phẩm tồn kho.
Hàng tồn kho trong quá trình sản xuất và kinh doanh bao gồm các sản phẩm chưa hoàn thành, sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa được nhập kho, cùng với chi phí dịch vụ dở dang.
Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ là những yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất, kinh doanh và cung cấp dịch vụ Chúng bao gồm nguyên liệu và vật liệu tồn kho, công cụ dụng cụ, hàng hóa gửi đi gia công chế biến, cùng với hàng mua đang trong quá trình vận chuyển chưa về nhập kho.
Theo mục đích sử dụng
Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất bao gồm các loại hàng hóa như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và bán thành phẩm, được sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp trong quy trình sản xuất.
- Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: là hàng tồn kho được sử dụng cho mục đích bán ra như hàng hóa, thành phẩm
- Hàng tồn kho sử dụng cho các hoạt động khác: biếu tặng, góp vốn, tài trợ,…
Theo nguồn gốc hình thành
Hàng mua từ bên ngoài là sản phẩm được doanh nghiệp thu mua từ các nhà cung cấp trên thị trường, bao gồm cả trong nước và quốc tế, nhưng không nằm trong hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hàng mua từ nội bộ: là hàng được mua từ các hệ thống, chi nhánh của doanh nghiệp
- Hàng mua tự gia công: là hàng mà doanh nghiệp tự sản xuất hoặc mua dạng bán thành phẩm, dở dang về tự gia công thành thành phẩm
- Hàng nhập từ các nguồn khác: là hàng có thể được biếu tặng,…
Theo phẩm chất của hàng tồn kho
Hàng tồn kho chất lượng cao là những sản phẩm đã trải qua quy trình kiểm duyệt nghiêm ngặt, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đề ra, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho quá trình sản xuất và kinh doanh.
Kế toán chi tiết hàng tồn kho
1.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song
Nguyên tắc quản lý kho yêu cầu thủ kho phải ghi chép sự biến động về nhập, xuất và tồn kho hàng hóa, trong khi kế toán cần theo dõi sự biến động của hàng hóa cả về số lượng và giá trị trong sổ chi tiết.
Thủ kho có trách nhiệm ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa dựa trên các chứng từ liên quan Trước khi thực hiện việc ghi chép số lượng hàng hóa, thủ kho cần kiểm tra tính chính xác và hợp pháp của các chứng từ này.
Bộ phận kế toán sử dụng sổ chi tiết để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn hàng hóa dựa trên các chứng từ do thủ kho cung cấp Sau khi kiểm tra các chứng từ này, kế toán sẽ xác định giá trị nhập-xuất-tồn vào cuối tháng và ghi sổ chi tiết theo chỉ tiêu giá trị.
Sơ đồ 1.1 Quy trình kế toán chi tiết HTK theo phương pháp thẻ song song
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu
Việc ghi chép giữa bộ phận kho và kế toán gặp phải vấn đề trùng lặp về số lượng hàng hóa, dẫn đến khó khăn trong quản lý Thêm vào đó, quá trình kiểm tra và đối chiếu thường chỉ diễn ra vào cuối tháng, khiến cho việc nắm bắt tình hình hàng tồn kho trở nên hạn chế.
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp nhập-xuất - tồn
1.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Nguyên tắc quản lý kho là thủ kho phải ghi chép sự biến động về nhập, xuất và tồn kho hàng hóa, trong khi kế toán cần ghi chép sự biến động của hàng hóa cả về số lượng và giá trị trên sổ đối chiếu luân chuyển.
Tương tự như phương pháp thẻ song, trong kho, thủ kho sẽ ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho của hàng hóa dựa trên các chứng từ liên quan đến việc nhập và xuất hàng hóa.
Và trước khi ghi chép về số lượng hàng hóa thì thủ kho phải kiểm tra tính chính xác, hợp pháp của các chứng từ đó
Bộ phận kế toán thực hiện việc mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, và tồn kho của từng loại hàng hóa về số lượng và giá trị Mỗi tháng, kế toán chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu cho sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập bảng kê nhập-xuất hàng ngày và vào cuối tháng sẽ tiến hành ghi vào sổ đối chiếu Đồng thời, kế toán cũng kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 1.2 Quy trình kế toán chi tiết HTK theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển
- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng
Nhược điểm của hệ thống hiện tại là việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp về số lượng hàng hóa, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát tình hình hàng tồn kho Kiểm tra và đối chiếu của kế toán chỉ được thực hiện vào cuối tháng, khiến các sai sót và vi phạm có thể chỉ được phát hiện muộn màng.
1.2.3 Phương pháp sổ số dư
Thủ kho cần ghi chép sự biến động nhập-xuất-tồn theo số lượng hàng hóa Vào cuối tháng, thủ kho sẽ dựa trên các ghi chép trên thẻ kho để ghi số lượng vào sổ số dư do kế toán lập Kế toán cũng sẽ ghi chép biến động nhập-xuất-tồn trên bảng lũy kế để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.
Thủ kho thực hiện ghi chép hàng hóa tại kho bằng hai phương pháp chính và sử dụng sổ số dư do kế toán lập để theo dõi số lượng hàng hóa Vào cuối tháng, kế toán chuyển sổ số dư cho thủ kho, người này sẽ xác định tổng số lượng hàng nhập, xuất và tồn kho cuối tháng, sau đó ghi chép vào sổ số dư theo từng loại hàng hóa.
Bộ phận kế toán định kỳ kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và nhận chứng từ nhập-xuất để phân loại theo nhóm hàng hóa Kế toán tổng hợp giá trị hàng hóa và ghi vào bảng kê nhập hoặc xuất Cuối tháng, dựa vào các bảng này, kế toán ghi lên bảng kê lũy kế nhập-xuất-tồn Sau khi nhận sổ số dư từ thủ kho, kế toán tính toán chỉ tiêu giá trị và ghi vào sổ số dư Cuối tháng, tiến hành kiểm tra và đối chiếu giữa sổ tổng hợp và bảng kê lũy kế để đảm bảo số liệu khớp nhau.
Sơ đồ 1.3 Quy trình kế toán chi tiết HTK theo phương pháp sổ số dư
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Việc kế toán kiểm tra thường xuyên các ghi chép thẻ kho của thủ kho giúp nhanh chóng nắm bắt tình hình hàng tồn kho và phát hiện sai sót sớm hơn.
Nhược điểm của công việc thủ kho là khối lượng công việc lớn, yêu cầu sự chính xác cao Thủ kho không chỉ cần ghi chép vào thẻ kho mà còn phải cập nhật sổ số dư vào cuối tháng, tạo áp lực lớn trong việc quản lý hàng hóa.
Kế toán tổng hợp hàng tồn kho
Theo TT133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp kế toán phù hợp dựa trên đặc điểm ngành nghề và yêu cầu quản lý, đồng thời phải thực hiện nhất quán trong suốt niên độ kế toán.
1.3.1 Phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên giúp theo dõi liên tục và hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư và hàng hóa Tài khoản kế toán hàng tồn kho (HTK) được sử dụng để phản ánh chính xác tình hình này.
Sổ tổng hợp Ghi chú:
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
Bảng lũy kế nhập Bảng lũy kế xuất
Bảng kê lũy kế nhập-xuất- tồn
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Giá trị hàng tồn kho (HTK) trên sổ kế toán có thể được xác định tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán, nhằm phản ánh số lượng hiện có cũng như tình hình tăng, giảm của vật tư và hàng hóa.
Cuối kỳ kế toán, cần kiểm tra và đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán với số lượng hàng tồn kho thực tế Nếu phát hiện có sự chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp xử lý kịp thời.
- Chứng từ kế toán sử dụng: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê hàng hóa, hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng,…
- Tài khoản kế toán sử dụng:
Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ
Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán
Kết cấu chung của các tài khoản này là:
- Bên Nợ thể hiện trị giá mua của vật tư, hàng hóa, giá trị phát hiện thừa khi kiểm kê
- Bên Có thể hiện giá trị vật tư, hàng hóa xuất kho, giá trị phát hiện thiếu khi kiểm kê
- Nhóm tài khoản này được trình bày bên phần Tài sản trên BCĐKT và có số dư Nợ
Dưới đây là sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Sơ đồ 1.4 Quy trình hạch toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Theo dõi tình hình nhập-xuất của hàng tồn kho (HTK) một cách liên tục giúp hạn chế sai sót và sửa chữa kịp thời Điều này không chỉ cung cấp thông tin nhanh chóng mà còn nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Nhược điểm của việc ghi chép hàng ngày là yêu cầu cao về trách nhiệm và trình độ của kế toán viên, cũng như sự phân công công việc hợp lý trong bộ phận kế toán Ngoài ra, lượng dữ liệu cần được ghi chép và cập nhật hàng ngày đòi hỏi các biện pháp sắp xếp và lưu trữ hiệu quả.
Nhập kho HTK mua ngoài
Nhập kho hàng gửi gia công sản phẩm đã sản xuất, lắp đặt
Nhập kho hàng gửi gia công sản phẩm đã sản xuất, lắp đặt
HTK gửi đi bán, nhập kho hàng bán bị trả lại
Giá trị HTK nhận góp vốn kinh doanh
CKTM, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại
Thuế GTGT không được khấu trừ, thuế NK, TTĐB, BVMT
HTK phát hiện thừa chờ xử lý xuất HTK đầu tư, góp vốn
TK 157 xuất HTK gửi đi bán
TK 632 giá vốn HTK xuất bán
TK 621,642 xuất NVL dùng cho sản xuất,
TK 138HTK phát hiện thiếu chờ xử lý xuất HTK dùng cho quản lý
Đối tượng áp dụng chủ yếu là các doanh nghiệp sản xuất (DNSX) trong lĩnh vực công nghiệp và xây lắp, cùng với các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị và hàng hóa chất lượng cao.
1.3.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp này dựa trên kết quả kiểm kê thực tế để xác định giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư và hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính toán giá trị hàng xuất trong kỳ.
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá HTK đầu kỳ + Trị giá HTK nhập trong kỳ - Trị giá HTK cuối kỳ
- Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…
- Tài khoản kế toán sử dụng:
Phương pháp kiểm kê thường xuyên sử dụng tài khoản 611 “Mua hàng” để theo dõi tình hình nhập-xuất vật tư, hàng hóa trong kỳ mà không có số dư cuối kỳ Các tài khoản kế toán hàng tồn kho (HTK) chỉ được sử dụng ở đầu kỳ kế toán để kết chuyển số dư đầu kỳ và ở cuối kỳ kế toán để phản ánh giá trị HTK thực tế.
Dưới đây là sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Sơ đồ 1.5 Quy trình hạch toán HTK theo phương pháp kiểm kê định kỳ
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
- Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán
Nhược điểm của hệ thống thông tin là độ chính xác thấp và không kịp thời, dẫn đến việc thông tin không được cập nhật đúng lúc Cuối mỗi kỳ, số lượng công việc dồn đọng lại nhiều, gây ra sai sót và làm giảm tỷ lệ chính xác của thông tin.
Đối tượng áp dụng của phương pháp này thường là các doanh nghiệp có đa dạng loại vật tư và hàng hóa, với nhiều mẫu mã và chủng loại khác nhau Những sản phẩm này thường có giá trị thấp và được xuất dùng hoặc bán ra thường xuyên.
Kế toán kiểm kê và dự phòng giảm giá hàng tồn kho
1.4.1 Kế toán kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, nhằm kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa Quá trình này bao gồm việc so sánh số liệu thực tế với sổ sách, và nếu phát hiện chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và thực hiện biện pháp khắc phục kịp thời Sau mỗi đợt kiểm kê, doanh nghiệp phải lập báo cáo có xác nhận từ các bên liên quan, giúp cải thiện quản lý hàng tồn kho và đảm bảo tính chính xác trong việc kết chuyển hàng tồn kho đầu kỳ.
HTK phát hiện thiếu chờ xử lý thuế GTGT (nếu có)
TK 621,632,627,642 giá vốn HTK xuất bán
HTK phát hiện thừa chờ xử lý
TK 111,112,331,141 nhập kho HTK mua ngoài
TK 338 xuất HTK sản xuất, dùng cho quản lý
CTKM, giảm giá hàng mua,hàng mua trả lại kết chuyển HTK cuối kỳ
21 quản trị nắm bắt được rõ tình hình HTK cũng như cơ chế quản lý HTK của DN có hiệu quả hay không
Sau khi kiểm kê kết thúc, nếu xảy ra chênh lệch, ta có thể xử lý theo cách sau: a) Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa
Khi phát hiện số lượng vật tư, hàng hóa thừa, nếu chưa xác định được nguyên nhân và cần thời gian để xử lý, sẽ hạch toán vào tài khoản 3381 “Tài sản thừa chờ xử lý” Đối với vật tư, hàng hóa có thể xác định nguyên nhân ngay sau kiểm kê, có thể hạch toán lại bút toán chính xác mà không cần qua tài khoản 3381 Quá trình hạch toán sẽ được thực hiện theo sơ đồ đã quy định.
Sơ đồ 1.6 Quy trình hạch toán HTK khi kiểm kê phát hiện thừa
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp) b) Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu
Khi phát hiện thiếu vật tư, hàng hóa mà chưa xác định được nguyên nhân ngay sau kiểm kê, cần ghi nhận vào tài khoản 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý” Quy trình hạch toán này giúp tăng thu nhập và đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài sản.
HKT thừa do nhận giữ hộ, nhận gia công,…
HTK thừa chưa rõ nguyên nhân
HTK thừa do tiết kiệm vật tư trong định mức
TK 711HTK thừa được ghi nhận
Sơ đồ 1.7 Quy trình hạch toán HTK khi kiểm kê phát hiện thiếu
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
1.4.2 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Quá trình kiểm kê hàng tồn kho (HTK) không chỉ tập trung vào số lượng mà còn chú trọng đến chất lượng Sau khi kiểm kê, nếu phát hiện vật tư hoặc hàng hóa bị giảm giá trị, lỗi thời hoặc hư hỏng, cần tiến hành đánh giá lại và trích lập dự phòng giảm giá HTK.
- Nguyên tắc lập dự phòng giảm giá HTK:
Khi doanh nghiệp (DN) có bằng chứng rõ ràng về sự suy giảm giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (HTK) so với giá gốc, cần phải trích lập dự phòng HTK Số dự phòng giảm giá HTK được xác định bằng chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK.
Dự phòng hàng tồn kho (HTK) cần được trích lập đúng thời điểm lập báo cáo tài chính (BCTC) theo quy định hiện hành Nếu số dự phòng cần lập vào cuối kỳ kế toán lớn hơn số dự phòng hiện có trên sổ kế toán, chênh lệch sẽ được ghi tăng dự phòng và tăng giá vốn hàng bán Ngược lại, nếu số cần lập nhỏ hơn số đang ghi trên sổ, sẽ thực hiện hoàn nhập, ghi giảm dự phòng và giảm giá vốn.
Trừ vào lương, bồi thường
HTK thiếu chưa rõ Hao hụt tính vào
Tài khoản 2294 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” được sử dụng để thể hiện số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã được trích lập Quy trình hạch toán cho tài khoản này được thực hiện theo một sơ đồ cụ thể.
Sơ đồ 1.8 Quy trình hạch toán lập dự phòng HTK
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Đặc điểm của kế toán hàng tồn kho theo các hình thức kế toán
Theo thông tư 133/2016/TT-BTC, có bốn hình thức kế toán chính bao gồm: hình thức Nhật ký chung, hình thức Nhật ký - Sổ Cái, hình thức Chứng từ ghi sổ và kế toán trên máy vi tính.
1.5.1 Hình thức Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính cần được ghi chép vào sổ Nhật ký, với trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Dữ liệu từ các sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.
Ưu điểm của việc trích lập chi phí là giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro hiệu quả hơn Khi số tổn thất trong kỳ này cao hơn số đã trích lập trước đó, phần chênh lệch sẽ được hoàn nhập Ngược lại, nếu số phải lập trong kỳ này thấp hơn số đã lập kỳ trước, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại chi phí một cách hợp lý Điều này không chỉ tối ưu hóa quy trình tài chính mà còn đảm bảo sự minh bạch trong báo cáo tài chính.
TK 632 xử lý khoản dự phòng đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ
TK 2294 TK 632 phần chênh lệch số phải lập
Mẫu sổ kế toán đơn giản và dễ sử dụng giúp ứng dụng công nghệ thông tin và máy tính hiệu quả trong công tác kế toán Người dùng có thể thực hiện kiểm tra và đối chiếu bất cứ lúc nào trên sổ Nhật ký chung, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác.
- Nhược điểm: Lượng ghi chép nhiều, bị trùng lặp các nghiệp vụ
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng hầu hết cho các loại hình doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ
Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
(Nguồn: Phụ lục TT133/2016/TT-BTC)
1.5.2 Hình thức Nhật ký - Sổ Cái
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên sổ Nhật ký – Sổ Cái Sổ này sử dụng các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại làm căn cứ để ghi chép.
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng, định kỳ
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ Nhật ký đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Số lượng sổ ít, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ tổng hợp Nhật ký – Sổ cái
Hình thức này gặp khó khăn trong việc áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và lớn do phát sinh nhiều nghiệp vụ và tài khoản kế toán liên quan Bên cạnh đó, việc phân công nhân sự kế toán cũng trở nên phức tạp vì chỉ có một sổ tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái.
Sử dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán
Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-Sổ cái
(Nguồn: Phụ lục TT133/2016/TT-BTC)
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết
1.5.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Căn cứ chính để thực hiện ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Quá trình ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm việc ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại và nội dung kinh tế tương tự Những chứng từ này được đánh số liên tục theo tháng hoặc năm và có chứng từ kế toán kèm theo Trước khi ghi sổ kế toán, chứng từ ghi sổ phải được kế toán trưởng duyệt.
Sổ sách đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán
Số lượng ghi chép lớn và sự trùng lặp trong các nghiệp vụ khiến việc kiểm tra và đối chiếu số liệu thường diễn ra vào cuối tháng, dẫn đến việc cung cấp thông tin bị chậm trễ.
Sơ đồ 1.11 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
(Nguồn: Phụ lục TT133/2016/TT-BTC)
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng, định kỳ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
1.5.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Công việc kế toán hiện nay chủ yếu được thực hiện thông qua phần mềm kế toán trên máy tính, được thiết kế dựa trên một trong bốn hình thức kế toán hoặc sự kết hợp của chúng Mặc dù phần mềm này không thể hiện đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng nó vẫn có khả năng in ra các sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định Mỗi loại phần mềm kế toán sẽ bao gồm các loại sổ tương ứng với hình thức kế toán mà nó áp dụng, tuy nhiên, các mẫu sổ này không hoàn toàn giống với sổ kế toán ghi tay truyền thống.
Giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán bằng cách chỉ cần nhập dữ liệu vào phần mềm Phần mềm sẽ tự động xuất ra các sổ sách và thông tin cần thiết mọi lúc.
Dữ liệu có thể dễ dàng bị mất hoặc đánh cắp qua internet, và nếu kế toán không nắm rõ bản chất của vấn đề, việc phát hiện lỗi sai khi xảy ra sẽ trở nên vô cùng khó khăn.
Trong thời đại công nghệ phát triển, hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hình thức kế toán hiện đại, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực, đồng thời cung cấp thông tin ngay lập tức.
Sơ đồ 1.12 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
(Nguồn: Phụ lục TT133/2016/TT-BTC)
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng, định kỳ
Sổ kế toán chi tiết, tổng hợp
Bảng tồng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Phần mềm kế toán trên máy tínhChứng từ kế toán
Chương 1 đã làm rõ phần cơ sở lý luận về các vấn đề liên quan đến HTK như khái niệm, đặc điểm của HTK; các quy định, chuẩn mực phải áp dụng khi kế toán hàng tồn kho, các phương pháp kế toán hàng tồn kho, … Từ đó làm cơ sở để đi vào phân tích thực trạng áp dụng về kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH LAVIN S và đưa ra những giải pháp hợp lý
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH
Tổng quan về công ty TNHH LAVIN S
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty
2.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Tên công ty: Công ty TNHH LAVIN S
Tên giao dịch: LAVIN S COMPANY LIMITED
Địa chỉ: Số 81 Phố Bạch Mai, Phường Cầu Dền, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Đại diện pháp luật: La Tiến Dũng
Ngày bắt đầu hoạt động: 06/01/2022
- Cung cấp các sản phẩm chăn, ga gối, đệm, chiếu, thảm
- Cung cấp các sản phẩm trang trí nhà cửa, văn phòng: đèn ngủ, đèn trang trí, tranh treo tường, nến decor,…
- Đại lý phân phối sản phẩm đệm cho các hãng đệm
- Gia công ga gối theo yêu cầu khách hàng
- Cung cấp các sản phẩm khác như: máy mát xa, máy âm thanh trắng, máy xông tinh dầu,…
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH LAVIN S, được thành lập vào tháng 1 năm 2022 với vốn điều lệ 1 tỷ đồng, đã phát triển thương hiệu Mịn Decor trong lĩnh vực chăn ga gối.
- Năm 2016, khởi đầu và thương hiệu Mịn Decor được xây dựng
- Năm 2017, bắt đầu với 5-10 nhân sự, thành lập và phát triển thương hiệu Mịn Decor
- Năm 2018, của hàng ofline đầu tiên được mở tại 81 Bạch Mai
Giữa giai đoạn 2019-2022, sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử và xu hướng livestream đã dẫn đến sự ra đời của công ty TNHH LAVIN S Với đội ngũ hơn 30 nhân sự, thương hiệu Mịn Decor đã gặt hái nhiều thành công, bao gồm việc đứng đầu doanh số trên Shopee trong ngành hàng chăn ga gối và lọt vào Top 10 Shopee Affiliate năm 2021.
Sau một năm hoạt động, công ty tiếp tục phát triển và cung cấp sản phẩm chất lượng đến tay người tiêu dùng Chúng tôi tự hào ra mắt thương hiệu mới “NGỦ NGON” với sứ mệnh “Chăm sóc sức khỏe giấc ngủ cho người Việt.” Hệ thống cửa hàng của chúng tôi sẽ cung cấp sản phẩm đa dạng và giải pháp nâng cao trải nghiệm ngủ đầu tiên tại Việt Nam.
2.1.2 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty a) Thuận lợi
Dựa vào thương hiệu đã được xây dựng từ trước, công ty không gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh dù mới thành lập Nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong ngành chăn ga gối đệm đã thúc đẩy sự quan tâm đến giấc ngủ Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và các sàn thương mại điện tử, cùng với nền tảng livestream bán hàng, đã giúp việc giới thiệu sản phẩm đến tay khách hàng trở nên thuận tiện và tiết kiệm chi phí quảng cáo.
Khi áp dụng hệ thống kinh doanh logic với quy trình rõ ràng và phòng ban cụ thể, việc tuyển dụng và xây dựng đội ngũ nhân viên trở nên khó khăn, đồng thời cũng phát sinh nhiều vấn đề trong sự phối hợp giữa các phòng ban Yêu cầu quản lý trở nên cao hơn, đòi hỏi nhà quản trị phải có năng lực để duy trì sự ổn định của doanh nghiệp trên thị trường Với sự phát triển của internet và sự cạnh tranh gia tăng từ các đối thủ trong ngành, doanh nghiệp cần không ngừng đổi mới và thay đổi ý tưởng quảng cáo để thu hút khách hàng.
Chi phí lớn có thể gây trở ngại cho các công ty mới thành lập, đặc biệt khi tình hình tài chính không cho phép Do đó, nhà quản trị cần xây dựng chiến lược phù hợp nhằm tăng doanh thu đồng thời hạn chế chi phí phát sinh.
2.1.3 Quản lý bộ máy tổ chức của công ty
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH LAVIN S
(Nguồn: Công ty TNHH LAVIN S)
Ban giám đốc là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, với Giám đốc là người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm pháp lý về các vấn đề phát sinh Ban giám đốc có vai trò quyết định các kế hoạch và hoạt động kinh doanh của công ty.
- Xây dựng các chiến lược, tầm nhìn của công ty
- Xây dựng đội ngũ nhân sự trong công ty, có quyền điều chuyển nhân sự trong công ty
- Theo dõi, giám sát hoạt động kinh doanh của phòng ban
- Phê duyệt các kế hoạch được các phòng ban đề ra
Phòng kinh doanh bao gồm sale offline tại cửa hàng, sale online, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên ngành hàng
Phòng kinh doanh phụ trách hoạt động kinh doanh chính của công ty, một số nhiệm vụ của phòng kinh doanh như:
- Bán hàng, tư vấn cho khách tại cửa hàng hay trên các sàn thương mại điện tử, nền tảng online khác
- Chăm sóc khách hàng, tiếp cận với khách hàng mới và tiếp tục giữ mối quan hệ tốt với khách hàng cũ
- Lập kế hoạch bán hàng, báo cáo doanh thu hàng tháng
- Lập kế hoạch mua hàng, tìm kiếm thêm các nhà cung cấp, đảm bảo nguồn hàng luôn đủ để phục vụ quá trình bán hàng
- Phối hợp thực hiện các kế hoạch kinh doanh với các phòng ban theo sự chỉ đạo của Ban giám đốc
Phòng marketing đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá và giới thiệu hình ảnh công ty cùng các sản phẩm đến với công chúng Một số nhiệm vụ chính của phòng marketing bao gồm xây dựng chiến lược truyền thông, phát triển thương hiệu và tổ chức các chiến dịch quảng cáo hiệu quả.
- Thiết kế, đăng bài về các sản phẩm của công ty
- Nghiên cứu, phát triển thương hiệu của công ty, sản phẩm của công ty
- Đề xuất các kế hoạch tiếp cận, mở rộng thị trường cho DN
- Phối hợp với các bộ phận thực hiện các kế hoạch đề ra của Ban giám đốc
Phòng kế toán là nơi theo dõi, quản lý, giám sát tình hình tài chính của công ty như:
- Theo dõi, quản lý tình hình công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
- Lập báo cáo kinh doanh, phân tích tình hình kinh doanh cho Ban giám đốc
- Ghi chép sổ sách, xuất hóa đơn và làm việc trực tiếp với cơ quan thuế về các vấn đề phát sinh
Nhiệm vụ chính của phòng nhân sự là:
- Đăng bài tuyển dụng và tiến hành phỏng vấn ứng viên khi DN có nhu cầu thêm về nhân sự
- Xây dựng các chế độ đãi ngộ của doanh nghiệp dưới sự phê duyệt của Giám đốc
- Phổ biến các quy định của công ty, theo dõi tình hình nghỉ việc và làm việc của nhân viên trong công ty
- Hàng tháng nhận báo cáo công việc của các bộ phận và lập bảng lương
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ của nhân viên công ty
Bộ phận kho Đây là nơi nhập hàng, đóng gói và xuất hàng cho khách của DN với nhiệm vụ:
- Theo dõi, bảo quản, quản lý hàng hóa
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho khi hàng mua về giao đến kho
- Xuất hàng, đóng gói và giao hàng theo kế hoạch, đảm bảo đơn hàng được giao đến đúng khách hàng, đủ sản phẩm và sớm nhất có thể
2.1.4 Đặc điểm bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty TNHH LAVIN S
(Nguồn: trích từ công ty TNHH LAVIN S)
KẾ TOÁN TỔNG HỢP (KẾ TOÁN TRƯỞNG)
Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 3 thành viên với các nhiệm vụ như sau:
Kế toán tổng hợp (Kế toán trưởng)
- Tổ chức, giám sát toàn bộ kế hoạch hoạt động của bộ phận kế toán tại công ty
- Kiểm tra báo cáo tài chính, phân tích và đánh giá, từ đó đề xuất các định hướng nhằm tăng doanh thu, giảm chi phí
- Đào tạo, hướng dẫn nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên kế toán trong công ty
Theo dõi và kiểm tra việc ghi sổ kế toán là rất quan trọng để đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh hợp lệ Cần đối chiếu các sổ sách kế toán để xác nhận rằng chúng đã khớp với nhau, từ đó đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
- Lập các báo cáo như báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo thuế…
- Cung cấp số liệu, nộp các báo cáo thuế hàng quý, chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh với cơ quan Thuế
- Theo dõi các khoản thu-chi của DN bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng
- Lập các báo cáo dòng tiền vào cuối ngày, cuối tháng,…
- Đối chiếu thu-chi tiền mặt với nhân viên cửa hàng vào cuối ngày
- Lập các phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi với khách hàng, nhà cung cấp
- Lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp, theo dõi công nợ với nhà cung cấp
- Theo dõi công nợ với khách hàng
- Thực hiện việc lập các phiếu nhập kho và xuất kho, lưu trữ chứng từ
- Ghi chép, theo dõi số liệu nhập, xuất, tồn của hàng hóa, lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập-xuất-tồn
- Tiến hành kiểm kê hàng định kỳ, phối hợp với thủ kho để kiểm tra, đối chiếu sổ sách
- Kê khai thuế đối với các hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng
2.1.5 Chính sách kế toán đang áp dụng
Chế độ kế toán: Công ty TNHH LAVIN S là doanh nghiệp nhỏ nên theo quy định sẽ áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 năm dương lịch
Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng (VNĐ)
Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
Phương pháp tính giá xuất kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền
Phương pháp hạch toán tổng hợp HTK: Theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp hạch toán chi tiết HTK: Theo phương pháp thẻ song song
Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo phương pháp đường thẳng
Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy theo hình thức Nhật ký chung
Phần mềm kế toán MISA AMIS là giải pháp hỗ trợ trực tuyến, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà không cần máy chủ Với tính năng linh hoạt, người dùng có thể thực hiện công việc từ bất kỳ đâu, mang lại sự thuận tiện tối đa cho doanh nghiệp.
Kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH LAVIN S
2.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho của công ty và quy trình quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH LAVIN S a) Đặc điểm hàng tồn kho
Công ty TNHH LAVIN S chuyên cung cấp chăn ga gối đệm và nhận gia công sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, mang đến giải pháp tối ưu cho nhu cầu nội thất và giấc ngủ của người tiêu dùng.
Do đó, HTK của công ty bao gồm:
Các công cụ và dụng cụ cần thiết cho quá trình kinh doanh bao gồm các loại túi với kích cỡ đa dạng để đựng hàng hóa, giấy in đơn hàng, cùng một số vật dụng khác hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.
- Nguyên vật liệu: Các loại vải, chỉ may, kim khâu, …
Các loại vải, chỉ và nguyên liệu khác dùng trong gia công hàng hóa rất phong phú về chất liệu và màu sắc Để thuận tiện cho việc theo dõi và kiểm soát, các sản phẩm này thường được phân loại và gán mã dựa trên màu sắc và chất liệu.
STT Mã hàng Tên Đơn vị tính
1 CMT Chỉ may trắng Cuộn
2 CMĐ Chỉ may đen Cuộn
3 CMV Chỉ may vàng Cuộn
Bảng 2.1 Bảng kê vật tư theo mẫu mã
(Nguồn: Công ty TNHH LAVIN S)
- Hàng hóa, thành phẩm: Ruột gối, chăn hè, chăn em bé, đệm, chiếu cao su, ga gối,…
Mỗi hàng hóa được gán một mã riêng biệt dựa trên tên gọi và đặc điểm để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý Công ty sử dụng hệ thống mã cha và mã con, trong đó mã cha đại diện cho loại sản phẩm chính và mã con cho các biến thể Chẳng hạn, dòng chiếu cao su non i-cool hình hoa với kích thước 1m6x2m, 1m8x2m và 2mx2m2 sẽ có mã cha là PCI005 và các mã con lần lượt là PCI005-01, PCI005-02, PCI005-03.
16, PCI005-18, PCI005-22 và phần mềm kế toán sẽ chỉ theo dõi mã PCI-005 Một số hàng hóa của công ty được đặt mã như bảng dưới đây:
STT Mã hàng Tên hàng hóa Đơn vị tính
1 OSPRE1 Đệm Oyasumi Premium 1M (150x1600x2000mm) Chiếc
2 OSPRE2 Đệm Oyasumi Premium 1M (150x1800x2000mm) Chiếc
3 OSZON1 Đệm Oyasumi 7 Zone 1M (200x1600x2000mm) Chiếc
4 OSZON2 Đệm Oyasumi 7 Zone 1M (200x1800x2000mm) Chiếc
5 NLOXO Nệm Lò Xo Chiếc
6 NCAOSU Nệm Cao Su Chiếc
7 PCI001 Chiếu cao su non i-cool 001 Chiếc
8 PCI002 Chiếu cao su non i-cool 002 Chiếc
9 PCEB001 Chiếu cao su non em bé 001 Chiếc
10 PCEB002 Chiếu cao su non em bé 002 Chiếc
11 CCKG001 Chăn kèm gối em bé 001 Chiếc
12 CCKG002 Chăn kèm gối em bé 002 Chiếc
13 CGCP001 Ga gối cotton 3D 001 Chiếc
14 CGCP002 Ga gối cotton 3D 002 Chiếc
15 CGCT001 Ga gối cotton tici 001 Chiếc
16 CGCT002 Ga gối cotton tici 002 Chiếc
17 CGC100001 Ga gối cotton 100% 001 Chiếc
18 CGC100002 Ga gối cotton 100% 002 Chiếc
19 CCTL001 Chăn thun lạnh 001 Chiếc
20 CCTL002 Chăn thun lạnh 002 Chiếc
21 CLTH001 Chăn lụa thái 001 Chiếc
22 CLTH002 Chăn lụa thái 002 Chiếc
23 RCH Ruột chăn hè Chiếc
24 RCM Ruột chăn muji Chiếc
25 RCC Ruột chăn canada Chiếc
26 RGM Ruột gối muji Chiếc
Bảng 2.2 Bảng kê hàng hóa theo mẫu mã
(Nguồn: Công ty TNHH LAVIN S) b) Quy trình quản lý hàng tồn kho
Mỗi hàng hóa sẽ được cấp một mã riêng biệt, bắt đầu từ khi thủ kho kiểm kê số lượng và chất lượng hàng hóa nhập kho Đối với các mặt hàng mới, mã sẽ được tạo ra và dán lên sản phẩm trước khi chuyển lên kệ để bán Thủ kho sử dụng Excel để tạo mã hàng, sau đó đẩy dữ liệu lên phần mềm bán hàng để kế toán có thể theo dõi thông tin sản phẩm Quá trình nhập-xuất hàng hóa sẽ được thủ kho giám sát thông qua các chứng từ liên quan.
Kế toán gửi 38 tài liệu xuống để được xét duyệt và ghi chép vào một sổ riêng Định kỳ, thủ kho sẽ lập báo cáo tồn kho nhằm đối chiếu với sổ kế toán.
Giá nhập và giá xuất kho hàng hóa được kế toán theo dõi dựa trên hóa đơn từ nhà cung cấp cùng các chi phí phát sinh trong quá trình nhập hàng Kế toán sẽ ghi chép thông tin này vào sổ kế toán Cuối kỳ kế toán, việc đối chiếu với thủ kho được thực hiện để đảm bảo không có thất thoát hàng hóa và xác định chính xác số lượng, giá trị hàng tồn kho hiện tại của công ty.
Việc xác định giá bán hàng hóa và các chính sách giảm giá, chương trình ưu đãi cần sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh, phòng marketing và phòng kế toán Điều này nhằm đảm bảo lượng hàng bán ra đạt mức tối đa và chi phí luôn nằm trong kế hoạch tài chính của công ty.
2.2.2 Chứng từ và phương pháp kế toán HTK
2.2.2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng a Chứng từ sử dụng
- Sổ chi tiết các loại vật tư, hàng hóa
- Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn b Tài khoản sử dụng
- Tài khoản phản ánh vật tư, hàng hóa: TK 152, TK 153, TK 156,…
- Tài khoản phản ánh doanh thu, giá vốn: TK 511, TK 632,…
- Tài khoản phản ánh tình hình thanh toán: TK 1111, TK 1121, TK 131, TK 331,…
2.2.2.2 Phương pháp kế toán chi tiết HTK
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để thực hiện kế toán chi tiết HTK Cụ thể như sau:
Tại kho, thủ kho có trách nhiệm theo dõi chi tiết quá trình nhập-xuất từng loại vật tư và hàng hóa thông qua thẻ kho, với mỗi loại hàng tồn kho được quản lý riêng biệt Khi có nghiệp vụ nhập-xuất kho phát sinh, thủ kho sẽ kiểm tra và ký xác nhận vào phiếu nhập kho, sau đó ghi chép thông tin vào thẻ kho Cuối cùng, một bản phiếu nhập kho đã ký sẽ được gửi cho bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán thực hiện kiểm tra định kỳ tại kho để xác minh việc ghi chép của thủ kho Trong quá trình này, kế toán sẽ nhận lại các chứng từ đã được thủ kho xác nhận và ký xác nhận vào thẻ kho.
Kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, từ đó phần mềm tự động tạo sổ chi tiết, sổ nhật ký và bảng kê nhập-xuất-tồn Định kỳ, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu số lượng thực tế với số liệu trên sổ sách; nếu phát hiện sự chênh lệch, cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
2.2.2.3 Phương pháp kế toán tổng hợp HTK
Công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên, sử dụng hình thức ghi sổ theo Kế toán máy với Nhật ký chung Để nâng cao hiệu quả quản lý, công ty sử dụng phần mềm MISA AMIS kết hợp với phần mềm bán hàng nhằm hỗ trợ cho quy trình kế toán.
Kế toán sử dụng các tài khoản liên quan đến hàng tồn kho (HTK) như TK 152, 153, 155, 1561, cùng với các tài khoản doanh thu và chi phí như TK 5111, 5112, 632 Ngoài ra, các tài khoản thanh toán như TK 1111, 1121, 131, 331 và các tài khoản phản ánh thuế như TK 133, 331 cũng được áp dụng Quy trình nhập liệu và xuất dữ liệu được thực hiện một cách hệ thống và chính xác.
Sơ đồ 2.3 Quy trình hạch toán HTK trên phần mềm MISA AMIS
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
2.2.3 Kế toán nguyên vật liệu
2.2.3.1 Phương pháp tính giá nhập kho, xuất kho NVL a Giá trị nhập kho
Giá trị nhập kho của NVL được tính như sau:
Giá trị nhập kho được tính bằng tổng giá mua hàng chưa bao gồm thuế GTGT, chi phí mua hàng, các khoản thuế không được hoàn lại, trừ đi các khoản giảm trừ Giá trị xuất kho phản ánh sự thay đổi trong tồn kho hàng hóa.
Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ
Sổ chi tiết, sổ cái TK 156
Thẻ kho, bảng tổng hợp,…
Dữ liệu đầu vào Quá trình xử lý Dữ liệu đầu ra
-Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Nhập dữ liệuCập nhật dữ liệuNhật ký chung
VD: Ngày 1/10/2022, nhập kho 30 cuộn chỉ trắng, 15 cuộn chỉ đen, 10 cuộn chỉ hồng,
Trong tháng, công ty đã đặt 5 cuộn chỉ nâu từ nhà cung cấp Hải Anh với đơn giá 5.000 đồng/cuộn, phí vận chuyển do người chuyển trả Ngoài ra, công ty cũng nhập thêm 5 cuộn chỉ nâu với giá 5.500 đồng, và các loại chỉ khác không có số dư đầu kỳ.
Giá trị nhập kho của lô hàng được xác định bằng:
Giá trị xuất kho vào cuối tháng sẽ được xác định như sau:
Ưu điểm và nhược điểm
Qua quá trình tìm hiểu và làm việc tại công ty TNHH LAVIN S, tôi nhận thấy rằng công tác kế toán hàng tồn kho của công ty có nhiều ưu điểm, nhưng cũng tồn tại một số vấn đề cần được cải thiện.
Về tổ chức bộ máy kế toán
Mô hình kế toán tập trung giúp doanh nghiệp nhỏ tối ưu chi phí và dễ dàng vận hành Tại phòng kế toán, mọi vấn đề phát sinh được xử lý nhanh chóng, đảm bảo thông tin và quyết định được truyền tải kịp thời Điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện công việc.
Nhân viên phòng kế toán đều là những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực bán lẻ, thể hiện tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Họ không ngừng học hỏi và nâng cao kỹ năng công nghệ thông tin, đồng thời thường xuyên cập nhật các quy định mới từ Bộ Tài chính.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác, từ đó xây dựng được sự tin tưởng với ban giám đốc và nhân viên trong công ty Sự hợp tác này giúp nâng cao hiệu quả làm việc, đồng thời đảm bảo thông tin và các vấn đề phát sinh được nắm bắt và giải quyết kịp thời.
Về sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống chứng từ kế toán
Công ty tuân thủ các quy định và hướng dẫn của Bộ Tài chính, bao gồm việc sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 133/2016/TT-BTC Hình thức ghi sổ kế toán được thực hiện theo phương pháp kế toán máy dựa trên Nhật ký chung, với sự hỗ trợ từ phần mềm kế toán MISA AMIS.
Hình thức Nhật ký chung rất phù hợp với mọi doanh nghiệp nhờ vào mẫu sổ đơn giản, dễ hiểu và thuận tiện cho việc áp dụng kế toán trên máy vi tính Khi kết hợp với phần mềm MISA AMIS, một giải pháp online phổ biến, người dùng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi mà không cần tải về Điều này giúp việc kiểm tra, giám sát và cung cấp thông tin doanh nghiệp trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
Hệ thống chứng từ của công ty được quản lý chặt chẽ, với quy trình theo dõi, kiểm tra, phê duyệt và bảo quản hợp lý Kế toán giám sát liên tục quá trình luân chuyển, đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh kịp thời và chính xác Nhờ có phần mềm hỗ trợ, việc kiểm tra và đối chiếu diễn ra thường xuyên, giảm thiểu tình trạng thiếu sót và sai sót, đồng thời xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
Về công tác kế toán hàng tồn kho
Nguyên liệu và hàng hóa được mua vào sẽ được xác định theo phương pháp giá gốc và theo dõi chi tiết từng loại Giá trị hàng hóa xuất kho được tính toán bằng phương pháp bình quân gia quyền Nhờ có phần mềm kế toán, quá trình tính toán giá nhập và giá xuất kho diễn ra nhanh chóng và chính xác.
Công ty kế toán sử dụng phương pháp thẻ song song để ghi chép hàng tồn kho, mang lại sự đơn giản và dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu Phương pháp này thuận tiện cho việc theo dõi quá trình luân chuyển hàng tồn kho, cho phép ngay cả nhân viên có trình độ thấp cũng có thể thực hiện việc ghi chép và theo dõi hiệu quả.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán tổng hợp hàng tồn kho, giúp theo dõi và phản ánh liên tục quá trình nhập-xuất hàng hóa Điều này cho phép công ty nắm bắt số lượng hàng hóa hàng ngày, từ đó có chính sách kịp thời nhằm đảm bảo không bị thiếu hàng và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.
Về quản lý hàng tồn kho
Quá trình quản lý hàng tồn kho đang được công ty thực hiện khá hợp lý trong việc mua hàng, lưu trữ và xuất hàng bán
Khi có nhu cầu về hàng hóa, nhân viên ngành hàng lên kế hoạch và liên hệ với nhà cung cấp quen thuộc để nhập hàng, đảm bảo chất lượng và giải quyết nhanh chóng các sai sót trong quá trình kiểm hàng Khi đơn hàng đến kho, thủ kho kiểm kê, xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa, sau đó ký xác nhận vào phiếu nhập kho do kế toán cung cấp Phiếu nhập kho được lưu trữ để làm cơ sở đối chiếu sau này, giúp quy trình nhập hàng diễn ra hiệu quả và chính xác.
Đảm bảo tính kịp thời trong việc kiểm tra số hàng thực tế nhập vào là rất quan trọng Số liệu hàng hóa luôn được đối chiếu với sổ sách, giúp phát hiện nhanh chóng bất kỳ sự thiếu hụt hoặc thừa thãi Khi phát hiện sai lệch, các biện pháp xử lý sẽ được triển khai ngay lập tức.
Hàng hóa nhập kho được bảo quản trong khu vực riêng biệt, trang bị hệ thống camera giám sát và kệ để hàng hóa, được phân loại theo từng nhóm như Chăn, Chiếu, Ga trải giường, Gối, v.v Sự sắp xếp gọn gàng theo đặc điểm, cùng với mã hàng và mã vạch riêng, giúp việc lấy hàng xuất bán cho khách trở nên thuận tiện Điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê hàng hóa và vệ sinh kho hàng một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Trước khi xuất kho, hàng hóa sẽ được kế toán xác nhận do các đơn đặt hàng từ khách lẻ có số lượng ít Sau khi xác nhận, thủ kho sẽ lấy hàng và quét mã vạch để theo dõi lượng hàng xuất ra theo từng mã hàng Cuối ngày, thông tin sẽ được ghi vào thẻ kho theo từng mặt hàng Trước khi giao hàng cho khách, hàng hóa còn được kiểm tra lại để đảm bảo không có hỏng hóc do quá trình bảo quản.
Về bộ máy kế toán
Công ty hiện đang tập trung vào kế toán tài chính mà chưa chú trọng đến kế toán quản trị, mặc dù hoạt động chính là mua hàng và bán lại Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin không chỉ về quá khứ mà còn định hướng cho tương lai, giúp xác định lượng hàng cần đặt và cách dự trữ phù hợp với nhu cầu tiêu thụ Việc thiếu sót trong xây dựng hệ thống kế toán quản trị là một vấn đề cần được giải quyết kịp thời để hỗ trợ quyết định của Ban giám đốc.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH LAVIN S
Định hướng phát triển công ty trong tương lai
Kết thúc năm 2022, mặc dù gặp nhiều khó khăn, công ty đã đạt được kết quả khả quan Ban giám đốc, với phương châm “tận tâm với khách hàng”, đã đặt sự hài lòng của khách hàng làm ưu tiên hàng đầu Tầm nhìn cho năm 2023 là “Lavin S trở thành tập đoàn kinh tế đa lĩnh vực, tập trung phát triển con người và mang lại giá trị cho xã hội”, cùng với các mục tiêu cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đóng góp tích cực cho cộng đồng.
- Tiếp tục đẩy mạnh phát triển thương hiệu và mở rộng độ nhận diện trên thị trường
- Nghiên cứu, đưa những sản phẩm mới, trải nghiệm mới đến với khách hàng
Tham gia vào các hoạt động cộng đồng không chỉ giúp phát triển xã hội mà còn tạo cơ hội để giới thiệu và khẳng định giá trị sản phẩm, thương hiệu của công ty.
Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, công ty cần xây dựng và củng cố đội ngũ nhân sự vững mạnh Việc tổ chức các buổi giao lưu và học hỏi sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc học tập và sáng tạo, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển bền vững cho tổ chức.
- Hoàn thiện hệ thống quản trị của công ty, đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả, giảm chi phí, mở rộng quy mô
Sự cần thiết việc hoàn thiện kế toán HTK tại công ty TNHH LAVIN S
Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, việc nắm bắt tình hình tài chính và khả năng tiếp cận khách hàng là rất quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp Bộ phận kế toán đóng vai trò cung cấp thông tin tài chính thiết yếu, phục vụ cho cả quản lý nội bộ và các bên ngoài doanh nghiệp Khi bộ phận kế toán được xây dựng hợp lý và phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, nó sẽ tạo ra hiệu quả trong hoạt động Thông tin mà kế toán cung cấp giúp các nhà quản trị đưa ra những chiến lược chính xác, từ đó đạt được lợi nhuận mong muốn cho công ty.
Trong bộ máy kế toán, công tác kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng, vì hàng tồn kho chiếm tỷ lệ lớn trong tài sản lưu động của doanh nghiệp Việc kiểm soát và quản lý hàng tồn kho hiệu quả là cần thiết cho mọi doanh nghiệp, đặc biệt là đối với công ty TNHH LAVINS, một doanh nghiệp mới hoạt động Xây dựng quy trình kế toán hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp công ty ổn định sớm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận và tạo dựng vị thế trên thị trường.
Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán HTK
Việc hoàn thiện công tác kế toán cần tuân thủ theo những nguyên tắc sau:
Cần tuân thủ các quy định và chế độ kế toán do Bộ Tài chính và Nhà nước ban hành, đồng thời áp dụng và cải tiến một cách hợp lý mà không cần phải theo khuôn mẫu cứng nhắc.
- Dựa trên đặc điểm, ngành nghề kinh doanh của công ty, tình hình tài chính, tình hình nhân sự của DN
- Phù hợp với đặc điểm của thị trường, đáp ứng được những thông tin nhanh chóng, kịp thời cho các nhà quản trị DN
Khi hoàn thiện công tác kế toán, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa lợi ích thu được và chi phí bỏ ra, nhằm đảm bảo đạt được lợi ích tối ưu cho toàn bộ tổ chức.
Yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán HTK
Quá trình hoàn thiện công tác kế toán HTK không được thực hiện tùy ý mà phải theo các yêu cầu sau:
Thông tin kế toán hàng tồn kho cần phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý và khách quan Các số liệu phải được ghi chép dựa trên thực tế phát sinh, phản ánh chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ liên quan.
Để đảm bảo tuân thủ quy định về kế toán hàng tồn kho (HTK), cần thực hiện kế toán chi tiết và tổng hợp một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ Việc áp dụng đúng phương pháp kế toán HTK theo quy định là rất quan trọng.
80 hệ thống sổ sách, tài khoản kế toán phù hợp với đơn vị mình, thuận tiện cũng cấp thông tinh nhanh chóng, kịp thời, chính xác
3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán HTK tại công ty TNHH LAVINS
Sau khi phân tích ưu điểm và nhược điểm trong công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH LAVIN S, tôi nhận thấy sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình này Do đó, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện công tác kế toán hàng tồn kho của công ty.
3.3.1 Hoàn thiện bộ máy kế toán
Hiện nay, bộ máy kế toán chủ yếu tập trung vào kế toán tài chính mà chưa phát triển bộ phận kế toán quản trị Thông tin mà bộ phận kế toán cung cấp chỉ phản ánh và tổng kết các sự kiện đã xảy ra trong quá khứ, thiếu đi những dữ liệu quan trọng có tính định hướng cho các quyết định tương lai của nhà quản trị.
Do quy mô doanh nghiệp hiện tại vẫn còn nhỏ và ngân sách hạn chế, công ty không thể xây dựng bộ phận kế toán quản trị riêng Để đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin về kế toán tài chính và kế toán quản trị, công ty có thể tổ chức các lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên bộ phận kế toán Điều này sẽ góp phần hoàn thiện các báo cáo của công ty, giúp ban giám đốc đưa ra định hướng tương lai chắc chắn và hiệu quả hơn.
3.3.2 Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban
Hiện nay, việc bàn giao chứng từ giữa các phòng ban thiếu biên bản giao nhận, dẫn đến nguy cơ mất mát và khó xác định người chịu trách nhiệm Chứng từ là căn cứ quan trọng để ghi nhận nghiệp vụ kế toán và lập tờ khai thuế Do đó, quá trình luân chuyển chứng từ, như khi thủ kho chuyển cho kế toán kho, cần có biên bản giao nhận để đảm bảo đúng trình tự và lưu trữ hợp lệ Việc bàn giao chứng từ cho phòng kế toán nên được thực hiện hàng ngày hoặc hàng tuần để tránh tình trạng cuối tháng nhận quá nhiều chứng từ, gây ra nguy cơ mất mát, bỏ sót và hạch toán thiếu nghiệp vụ.
Đa số khách hàng là khách lẻ và không yêu cầu hóa đơn, vì vậy việc lập hóa đơn chỉ nhằm mục đích quyết toán thuế Tuy nhiên, xác nhận xuất kho hàng bán rất quan trọng để xác định số lượng hàng xuất kho Do đó, công ty cần phân quyền hợp lý trên phần mềm bán hàng, chỉ kế toán mới được xác nhận xuất kho đơn hàng, đồng thời thường xuyên cập nhật phần mềm để phục vụ khách hàng nhanh chóng Việc phân quyền cho các phòng ban cũng giúp dễ dàng trong hoạt động kinh doanh và xác định trách nhiệm khi có lỗi xảy ra.
3.3.3 Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho
3.3.3.1 Hoàn thiện Kế toán quản trị hàng tồn kho
Hiện nay, bộ phận kinh doanh theo dõi và lập kế hoạch mua hàng từ nhà cung cấp, nhưng kế hoạch này chủ yếu chỉ cung cấp thông tin cơ bản về số lượng hàng hóa mà chưa phản ánh chi phí mua và chi phí lưu trữ Để tối ưu hóa quy trình mua hàng, cần xác định số lượng hàng cần đặt, mức dự trữ tối ưu và cân bằng giữa các khâu mua, lưu trữ và tiêu thụ nhằm tránh thiếu hụt hàng hóa và giảm thiểu chi phí liên quan đến hàng tồn kho Các vấn đề này sẽ được giải quyết thông qua báo cáo quản trị của kế toán quản trị, cho thấy tầm quan trọng của công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp.
Có rất nhiều mô hình quản trị hàng tồn kho khác nhau nhưng công ty có thể tham khảo mô hình sau đây:
- Mô hình EOQ (mô hình lượng đặt hàng kinh tế)
Mô hình EOQ (Economic Order Quantity) là một công cụ định lượng quan trọng, giúp doanh nghiệp xác định mức tồn kho tối ưu bằng cách cân nhắc giữa chi phí mua hàng và chi phí lưu kho Mô hình này nhằm tối đa hóa lợi nhuận thông qua việc tối ưu hóa lượng hàng hóa cần đặt mua.
Mô hình này dựa trên các giả thiết như: nhu cầu đặt hàng được xác định trước và ổn định trong suốt năm, thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng là không đổi và có thể xác định được, cùng với chi phí đặt hàng luôn cố định, không thay đổi theo số lượng hàng đặt.
Công thức tính lượng đặt hàng tối ưu theo EOQ là:
-Q*: Lượng đặt hàng tối ưu
-D: Nhu cầu đặt hàng hàng năm
-S: Chi phí đặt hàng cho một lần đặt hàng
-H: Chi phí lưu kho cho một đơn vị hàng tồn kho
Và tính được tổng chi phí tồn kho lưu trữ theo công thức:
Tổng chi phí tồn kho lưu trữ = Tổng chi phí đặt hàng + Tổng chi phí bảo quản lưu trữ Hay TC = (D/Q*) x S + (Q*/2) x H
Mô hình EOQ giúp doanh nghiệp xác định thời điểm tái đặt hàng một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa lợi ích Thời điểm tái đặt hàng được tính bằng cách nhân số ngày chờ đặt hàng với nhu cầu hàng năm và chia cho 360 ngày.