(Luận văn học viện tài chính aof) phân tích và đề xuất một số biện pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại công ty cp đầu tư thương mại dầu khí sông đà

Với tư cách là một trong những chức năng cơ bản của quản trị tổ chức thìquản trị nhân sự bao gồm việc hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạtđộng nhằm thu hút, sử dụng và phát

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây nền kinh tế Việt Nam có tốc độ tăng trưởng cao,

từ 7-8% năm Đời sống người dân được nâng lên Nhu cầu tiêu thụ nhiên liệu phục

vụ cho sinh hoạt, sản xuất ngày càng tăng Sự biến động giá của thị trường nhiênliệu thế giới, sự gia nhập vào nền kinh tế thế giới của Việt Nam là những nhân tố tácđộng mạnh đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trong nước

Khi nền kinh tế phát triển, vai trò vị trí của lao động càng quan trọng, vì chỉ

có lực lượng lao động có chất lượng cao mới có khả năng tiếp thu và áp dụng tiến

bộ khoa học kỹ thuật công nghệ mới, công nghệ cao, sử dụng hiệu quả các nguồnlực vật chất khác trong sản xuất hàng hoá Đối với các doanh nghiệp, để nâng caonăng lực cạnh tranh thì một trong những yếu tố quan trọng là cần phải nâng cao chấtlượng lao động

Chính vì vậy, hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp để tạo

ra lợi thế cạnh tranh đang là những nỗ lực mang tính chiến lược của các doanhnghiệp và các quốc gia nói chung Lực lượng lao động có chất lượng sẽ là nguồnnội lực, là yếu tố nội sinh, động lực to lớn để phát triển cả ở các cấp cơ sở (doanhnghiệp), địa phương và quốc gia; đảm bảo đi tắt, đón đầu, rút ngắn được khoảngcách về trình độ phát triển

Công ty Đầu tư & Thương mại dầu khí Sông Đà (PVSD) là đơn vị thành viêncủa Tập đoàn Sông Đà, là đơn vị có uy tiến trong lĩnh vực xây lắp công trình dândụng, công nghiệp, kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị, xăng dầu có uy tín trongnước Tuy nhiên, trước xu thế phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế nước ta; đặc biệt

là khi nước ta đã gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), tham gia diễn đànChâu Á Thái Bình Dương (APEC) và Diễn đàn kinh tế Á - Âu (AEAM),… Nhiều

cơ hội và thách thức mới đang và sẽ xuất hiện tác động mạnh và trực tiếp đối với sựtồn tại của các doanh nghiệp trong toàn bộ nền kinh tế, trong đó có tác động đếnCông ty PVSD

H

Trong điều kiện mới, bên cạnh sự cạnh tranh vốn có và ngày càng gay gắtcác công ty trong nước cũng như xuất hiện các công ty quốc tế có quy mô và nănglực cạnh tranh mạnh tham gia kinh doanh ở thị trường nội địa nước ta, vì thế điềukiện kinh doanh ngày càng khó khăn và khắc nghiệt Chính bản thân Công ty PVSDphải có chiến lược hoàn thiện công tác quản trị nhân sự phù hợp xu thế quản trị hiệnđại nhằm khai thác và huy động nguồn nhân sự, nâng cao sức cạnh tranh mới tồn tại

và phát triển bền vững trong điều kiện mới Mặc dù vậy, cho đến nay lĩnh vực quảntrị nhân sự của Công ty PVSD vẫn còn bộc lộ một số bất cập sau:

- Công tác quản trị nhân sự chưa được quan tâm đúng mức; công tác hoạchđịnh nhân sự đã thực hiện nhưng chưa chuyên nghiệp; hoạt động tuyển dụng laođộng còn nhiều bất cập

- Hoạt động phân tích công việc, xây dựng hệ thống định mức và đánh giáthực hiện công việc đối với người lao động chưa được quan tâm

- Chưa sử dụng và phát huy tốt khả năng chuyên môn của lực lượng laođộng, bố trí, phân công lao động chưa thật sự hợp lý

- Hệ thống tiền lương, kích thích vật chất, tinh thần đối với lao động chưathực sự hiệu quả

- Công tác đào tạo, phát triển nhân sự chưa được quan tâm đầu tư thích đáng,hiệu quả đào tạo thấp

Xuất phát từ những lý do trên, tôi chọn đề tài nghiên cứu “Phân tích và đề xuất một số biện pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại công ty CP Đầu

tư & Thương mại dầu khí Sông Đà ” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản trị nhân sự tại Công ty PVSDtrong những năm qua.

- Đề xuất định hướng và một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tácquản trị nhân sự tại Công ty PVSD trong thời gian tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là những vấn đề về hoạch định, tuyểndụng, bố trí và sử dụng, tạo động lực, khuyến khích, đào tạo và phát triển nhân sựtại Công ty PVSD

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp duy vật biện chứng.

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp điều tra

- Phương pháp tổng hợp và phân tích tài liệu kết hợp phương pháp so sánh đểlàm sáng tỏ các quan điểm và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sựcủa Công ty

5 Kết cấu của luận văn

Với đối tượng và phạm vi nghiên cứu như vậy, ngoài các phần mở đầu, kếtluận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được chia thành 4 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị nhân sự

Chương 2: Đặc điểm của Công ty PVSD và phương pháp nghiên cứu

Chương 3: Phân tích Thực trạng công tác quản trị nhân sự tại Công ty PVSD

H

Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác QTNS Công tyPVSD.

H

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

1.1 Nhân sự và quản trị nhân sự

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1.1 Nhân sự

Bất cứ tổ chức nào cũng được tạo thành bởi các thành viên là con người hay

nhân sự của nó Do đó, có thể nói “Nhân sự của một tổ chức bao gồm tất cả những người lao động làm việc cho tổ chức đó”[29] Nhân sự của một tổ chức hình thành

trên cơ sở các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo nhữngmục tiêu nhất định Mỗi con người cụ thể sẽ đảm nhiệm một chức vụ hay vị trí côngtác nào đó trong tổ chức Ở doanh nghiệp, nhân sự là một nguồn tài nguyên đắt giá

và quý báu nhất và thông thường là một lợi thế cạnh tranh mang tính quyết định[29]

Tài nguyên nhân sự: Là toàn bộ khả năng về thể lực, sức lực của mỗi cá nhântrong tổ chức bất kể vai trò của họ là gì Thể lực chỉ là sức khoẻ của tập thể nó phụthuộc vào sức vóc, tình hình sức khoẻ của từng con người, chế độ ăn uống, nghỉngơi Trí lực là sức suy nghĩ, sự hiểu biết, sự tiếp thu kiến thức, tài năng, năng khiếucũng như quan điểm, lòng tin, nhân cách của từng người lao động trong tổ chức[29]

Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các yếu tố đầuvào: Nguyên vật liệu, lao động, thiết bị, kỹ năng quản lý; qua một quá trình sản xuấtkinh doanh biến đổi đầu ra là hàng hoá, dịch vụ Yếu tố con người có ảnh hưởngquyết định đến trình độ quản lý và trình độ sử dụng các yếu tố kinh doanh; conngười là yếu tố năng động nhất, tích cực của mọi quá trình sản xuất kinh doanh.Con người trở thành nguồn lực quan trọng nhất của doanh nghiệp, bên cạnh cácnguồn lực khác là tài chính, công nghệ, marketing…

1.1.1.2 Quản trị nhân sự

Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về vấn đề quản trị nhân sự

H

Với tư cách là một trong những chức năng cơ bản của quản trị tổ chức thìquản trị nhân sự bao gồm việc hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạtđộng nhằm thu hút, sử dụng và phát triển con người để có thể đạt được các mục tiêucủa tổ chức.

Đi sâu vào việc làm của quản trị nhân sự người ta có thể hiểu quản trị nhân

sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấptiện nghi cho nhân sự thông qua tổ chức của nó [29]

Song dù tiếp cận ở góc độ nào thì quản trị nhân sự vẫn là tất cả các hoạtđộng của một tổ chức để thu hút, xây dựng phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn

và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của một tổ chức

về mặt số lượng và chất lượng, khai thác hợp lý và hiệu quả nhất năng lực, sởtrường của người lao động nhằm bảo đảm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp

và từng người lao động trong doanh nghiệp Đây là khái niệm về quản trị nhân sự

mà tác giả sử dụng xuyên suốt trong luận văn này

Đối tượng của quản trị nhân sự là người lao động với tư cách là những cánhân cán bộ, công nhân viên trong tổ chức và các vấn đề liên quan đến họ như côngviệc và các quyền lợi nghĩa vụ của họ trong tổ chức

Thực chất của quản trị nhân sự là công tác quản lý con người trong phạm vinội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức đối với người lao động Nói cách khác,Quản trị nhân sự chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào tổ chức giúp cho họthực hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ và giải quyết các vấn đề phátsinh

Quản trị nhân sự đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức vàgiúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường Tầm quan trọng của quảntrị nhân sự trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của con người Con người

là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành và quyết định sự thành bại của tổ chức.Nguồn nhân sự là một trong những nguồn lực không thể thiếu được của tổ chức.Nhân viên có các năng lực, đặc điểm cá nhân khác nhau, có tiềm năng phát triển, có

H

khả năng hình thành các nhóm hội, các tổ chức công đoàn để bảo vệ quyền lợi của

họ, hành vi của họ có thể thay đổi phụ thuộc vào chính bản thân họ hoặc sự tác độngcủa môi trường xung quanh Do đó quản trị nhân sự là một hoạt động phức tạp, khókhăn hơn nhiều so với quản trị các nguồn lực khác trong hoạt động sản xuất kinhdoanh Nguồn nhân sự là một nguồn lực không thể thiếu của tổ chức nên quản trịnhân sự chính là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong tổ chức Mặt khác, quản

lý các nguồn lực khác cũng sẽ không hiệu quả nếu tổ chức không quản lý tốt nguồnnhân sự, vì suy đến cùng mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người

1.1.2 Mục tiêu của quản trị nhân sự

- Mục tiêu kinh tế: Quản trị nhân sự nhằm mục đích sử dụng có hiệu quả nhấtsức lao động, tăng năng suất lao động Thông qua đó để tăng hiệu quả kinh tế, tạotích luỹ cho doanh nghiệp, thoả mãn nhu cầu trang trải các chi phí, tái sản xuất giảnđơn và mở rộng sức lao động, ổn định kinh tế gia đình Ở tầm vĩ mô, quản trị nhân

sự tạo điều kiện tăng thu nhập quốc dân, tạo tích luỹ cho nhà nước, phát triển kinh

tế xã hội

- Mục tiêu xã hội: Quản trị nhân sự tạo công ăn việc làm, giáo dục, động viênngười lao động phát triển phù hợp với tiến bộ xã hội, làm trong sạch môi trường xãhội

- Mục tiêu củng cố và phát triển tổ chức: Quản trị nhân sự là một lĩnh vựcquản trị doanh nghiệp và cũng là một phương tiện để khai thác và sử dụng có hiệuquả nguồn nội lực, là nhân tố khẳng định giá trị vô hình của tổ chức, thực hiện mụctiêu kinh doanh của doanh nghiệp

- Mục tiêu thực hiện các chức năng, nhiệm vụ tổ chức: Mỗi doanh nghiệpđều có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị riêng mà trong đó sự thống nhất về tổchức và hiệu lực của bộ máy phụ thuộc vào năng lực, trình độ tổ chức của các cấpquản trị và của nhân viên thực hiện trong doanh nghiệp Hoạt động của quản trịnhân sự đáp ứng yêu cầu về sự thống nhất và tính hiệu lực của bộ máy

1.1.3 Tầm quan trọng của quản trị nhân sự

H

Không có một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quảntrị nhân sự, quản trị nhân sự gắn liền với tổ chức, với việc sắp xếp con người vàonhững vị trí nhất định trong bộ máy tổ chức, để đảm bảo cho quá trình hoạt động cóhiệu quả của doanh nghiệp, cả trong hiện tại và tương lai Quản trị nhân sự thường

là nguyên nhân của thành công hay thất bại của tổ chức

Trong thời đại ngày nay, quản trị nhân sự có tầm quan trọng ngày càng tăng

vì những lý do sau đây:

- Trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, để tồn tại và pháttriển, do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường nên các doanh nghiệp buộcphải không ngừng cải thiện tổ chức của mình theo hướng tinh giảm gọn nhẹ, năngđộng trong đó yếu tố con người là quyết định Bởi vậy, việc tìm đúng người phùhợp để giao đúng việc là vấn đề quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp

- Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật cùng với sự phát triển của nền kinh tế

“mở” buộc các nhà quản trị phải biết thích ứng Do vậy, việc tuyển chọn, sắp xếp,đào tạo, điều động nhân sự đang là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị

- Nghiên cứu quản trị nhân sự giúp cho các nhà quản trị học được cách giaodịch với người khác, biết cách đặt câu hỏi, biết cách lắng nghe tìm ra ngôn ngữchung với nhân viên, biết cách nhạy cảm với nhu cầu của nhân viên biết cách đánhgiá nhân viên chính xác Đồng thời biết cách lôi kéo nhân viên say mê với côngviệc, tránh được sai lầm trong tuyển chọn và sử dụng lao động, nâng cao chất lượngcông việc và hiệu quả cho doanh nghiệp

1.1.4 Chức năng của quản trị nhân sự

Hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng đặt ra cho quản trị nhân sự rấtnhiều vấn đề cần giải quyết Chức năng của quản trị nhân sự chính là những phươngdiện hoạt động cơ bản của nó Bao gồm từ việc đối phó với những thay đổi của môitrường kinh doanh, những biến đổi không ngừng của thị trường lao động, nhữngthay đổi pháp luật lao động…

H

Tuy nhiên, xét về tổng thể cũng có thể phân chia các hoạt động chủ yếu củaquản trị nhân sự theo các nhóm:

- Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân sự: Nhóm này chủ trọng đến vấn đềđảm bảo có đủ nhân viên với phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp

Để thực hiện được chức năng này, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạchsản xuất kinh doanh, dịch vụ và thực trạng sử dụng nhân viên của mình để xác địnhcông việc nào cần tuyển thêm người Việc thực hiện quá trình phân tích sẽ cho biếtdoanh nghiệp cần tuyển bao nhiêu, ở bộ phận nào với những phẩm chất gì Vì vậy,nhóm chức năng thu hút nguồn nhân sự thường có các hoạt động: Dự báo và hoạchđịnh nguồn nhân sự, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ

và xử lý các thông tin về nguồn nhân sự của doanh nghiệp

- Nhóm chức năng đào tạo, phát triển: Nhóm chức năng này chú trọng đếnviệc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong doanh nghiệp

có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giaođồng thời tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân.Nhóm chức năng đào tạo, phát triển thường thực hiện các hoạt động: bồi dưỡng,nâng cao trình độ lành nghề, cập nhật các kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ chocán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ chuyên môn

- Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân sự: Nhóm chức năng này chú trọngđến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân sự trong doanh nghiệp Nhómchức năng này gồm 2 chức năng: Kích thích, động viên nhân viên và duy trì pháttriển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp

+ Chức năng kích thích, động viên: Liên quan đến chính sách và các hoạtđộng nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăngsay, nhiệt tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao(thể hiện ở việc: giao cho nhân viên những công việc mang tính thách thức cao, chonhân viên biết mức độ đánh giá của lãnh đạo về mức độ hoàn thành và ý nghĩa của

H

việc hoàn thành đó đối với hoạt động của doanh nghiệp, trả lương cao và khenthưởng kịp thời).

+ Chức năng quan hệ lao động: Liên quan đến các hoạt động nhằm thoànthiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc (thể hiện ở nhữngcông việc như: Ký kết hợp đồng lao động, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảohiểm ) Việc giải quyết tốt chức năng quan hệ lao động sẽ giúp cho các doanhnghiệp tạo được không khí tâm lý tập thể và các giá trị truyền thống tốt đẹp, đồngthời làm cho nhân viên thoả mãn với công việc và doanh nghiệp

H

1.1.5 Tổ chức của bộ phận quản trị nhân sự

Thông thường trong các doanh nghiệp tồn tại một bộ phận độc lập chuyêntrách về quản trị nhân sự được gọi là phòng nhân sự hay phòng tổ chức nhân sự,gồm các bộ phận chủ yếu sau:

- Bộ phận chính sách: Bộ phận này giữ vai trò đề ra các chính sách chung vềnguồn nhân sự trong toàn doanh nghiệp và đảm nhiệm các chính sách đó được thựcthi nhằm thực hiện những mục tiêu trước mắt cũng như lâu dài của đơn vị

- Bộ phận cố vấn: Bộ phận này giữ vai trò là cố vấn và tư vấn cho các cấpquản trị khác bằng các lời khuyến cáo thích hợp đối với các vấn đề liên quan đếncông tác quản trị nhân sự (chẳng hạn như ở bộ phận nào đó của đơn vị có hiệntượng người lao động bỏ việc, hoặc tỷ lệ người vắng mặt cao hoặc than phiền về giờphụ trội quá nhiều,…)

- Bộ phận dịch vụ: Cung cấp dịch vụ về tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhânviên trong đơn vị Quản lý về trả lương, hưu trí, bảo hiểm, an toàn lao động và y tế.Đồng thời sử dụng, lưu giữ và bảo quản hồ sơ có hiệu quả tức là đồng thời thực hiệnchức năng quản lý hành chính của đơn vị (hồ sơ nhân thân, hồ sơ vắng mặt, y tế, kỷluật, đánh giá hoàn thành công tác…)

- Bộ phận kiểm tra: có vai trò đảm nhiệm chức năng quan trọng của quản lý

là kiểm tra, bằng cách giám sát các bộ phận khác trong việc thực hiện công việcxem có đảm bảo thực hiện đúng chương trình đã đề ra hay không

Với quan niệm mới về quản trị nhân sự, vai trò của bộ phận quản trị nhân sự

đã tăng lên rõ rệt và trở thành một trong những bộ phận có tầm quan trọng nhấttrong doanh nghiệp

1.2 Đặc điểm của lao động trong ngành xây lắp

1.2.1 Đặc điểm và vai trò của lao động ngành xây lắp

Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, trong quá trình tổ chức laođộng ngành xây lắp có một số đặc điểm sau:

- Thu hút lực lượng lao động khá lớn Lao động chủ yếu là lao động trẻ

H

- Lao động có kỹ thuật.

- Do khối lượng công việc không đồng đều giữa các giờ trong ngày, giữa cácngày trong tháng, giữa các tháng trong năm nên tổ chức lao động đòi hỏi phải tổchức chặt chẽ theo nguyên tắc ca kíp

- Thời gian làm việc của ngành kinh doanh xây lắp liên tục 24/24 giờ trongngày và 365 ngày trong năm phụ thuộc vào tính chất của công việc xây lắp

Ngành xây lắp là ngành quan trọng trong hệ thống cơ cấu ngành kinh tế củaNước ta, nguồn nhân sự lớn với nhiều loại trình độ do tính chất đặc điểm của côngviệc và đối tượng phục vụ là các khách hàng với nhu cầu rất đa dạng

Con người là yếu tố chính quyết định thành công chung của bất kỳ một đơn

vị, doanh nghiệp nào Riêng trong ngành xây lắp thì vai trò của nguồn nhân sự lại làquan trọng hơn

Trong ngành xây lắp phần lớn lao động có kỹ thuật thực hiện họ tham giatrực tiếp các công việc nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Chất lượngcông tác xây lắp được cung cấp cho khách hàng không chỉ phụ thuộc vào trình độ,

kỹ năng tay nghề của người lao động mà còn phụ thuộc vào thái độ làm việc của họ

Cả hai yếu tố đó của người lao động đều quyết định mức độ đáp ứng nhu cầu củakhách hàng

Sự đánh giá chất lượng dịch vụ của khách hàng: Chất lượng công trình xâylắp thường chịu ảnh hưởng lớn của trình đổ tổ chức xây lắp của công ty Đặc trưngnày càng đòi hỏi phải nhấn mạnh tầm quan trọng của nguồn nhân sự, đặc biệt lànhững người trực tiếp làm công tác xây lắp công trình cho khách hàng

Vì lẽ đó, để đạt được chất lượng phục vụ tốt, để làm khách hàng hài lòng, cáccông trình có chất lượng tốt cần phải quan tâm đào tạo đội ngũ lao động trực tiếp.Doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến việc quản trị nguồn nhân sự để đáp ứng nhucầu đa dạng của khách hàng

1.2.2 Yêu cầu của lao động trong ngành xây lắp

H

- Tổ chức lao động phải khoa học, hợp lý và phải có sự phối hợp chặt chẽgiữa các đơn vị, bộ phận Chấp hành nghiêm chỉnh các quy trình, quy định kỹ thuậttrong thi công lắp đặt

- Trong quản lý phải thực hiện nghiêm chỉnh nguyên tắc Đảng lãnh đạo, cánhân thủ trưởng phụ trách, phát huy tốt chức năng các bộ phận tham mưu và tinhthần làm việc tập thể của cán bộ công nhân viên trong đơn vị

- Thường xuyên phát động các phong trào thi đua, học tập và noi gươngngười tốt, việc tốt trong Ngành và các đơn vị

1.3 Những nội dung chủ yếu của QTNS trong doanh nghiệp

1.3.1 Hoạch định tài nguyên nhân sự

Hoạch định tài nguyên nhân sự là một tiến trình quản trị bao gồm phân tíchnhu cầu nhân sự của một tổ chức trong điều kiện thay đổi và dự kiến số lượng cũngnhư chất lượng về nhu cầu nhân sự cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp của ởmỗi thời kỳ nhất định

Muốn có một đội ngũ lao động có thể hoàn thành được mục tiêu của tổ chứcđiều quan trọng là phải có kế hoạch nhân sự ngắn hạn cũng như dài hạn, từ đó nhàquản trị biết được nên tuyển chọn nhân viên ở đâu, bao nhiêu lúc nào, đồng thời lập

kế hoạch tuyển chọn sắp xếp về đào tạo, huấn luyện lao động nhằm đáp ứng nhữngnhiệm vụ cụ thể của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như tương lai theođúng mục tiêu đề ra [19]

Việc hoạch định tài nguyên nhân sự bao gồm: Phân tích nhu cầu nhân sự củacác tổ chức trong bộ máy Công ty, gắn với việc dự kiến những thay đổi sẽ xảy ratrong kỳ kế hoạch để triển khai các biện pháp nhằm thỏa mãn những nhu cầu đó.Nghĩa là quá trình biến những mục tiêu của Công ty thành những dữ kiện về nhâncông, nhằm đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp để hoàn thành mục tiêu đó

Việc hoạch định tài nguyên nhân sự cần được áp dụng theo phương pháp tiếpcận hệ thống mở, nghĩa là nó luôn có mối quan hệ giữa môi trường bên trong doanhnghiệp như: Các mục tiêu nhiệm vụ của kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung cầu

H

nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống tổ chức quản lý doanh nghiệp, cácchính sách về nhân sự, khen thưởng, đánh giá công việc….Đồng thời, cũng phảitính đến những tác động của môi trường bên ngoài doanh nghiệp như: Trình độ họcvấn chung của xã hội, quan hệ cung cầu trên thị trường lao động, điều kiện kinh tế,các đối thủ cạnh tranh, trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật,….[5].

Tiến trình hoạch định nhân sự thường được tiến hành theo 04 bước sau:

- Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu

+ Khi dự báo về tài nguyên nhân sự, cần phải suy xét kỹ nhu cầu về sảnphẩm và dịch vụ của doanh nghiệp là việc quan trọng nhất và trên hết Trong mộtđơn vị sản xuất kinh doanh thì doanh thu cần phải dự phòng trước tiên Sau đó đếnkhối lượng sản phẩm doanh nghiệp Sau cùng mới ước tính lực lượng lao động cầnthiết đáp ứng với nhu cầu sản xuất

+ Thực hiện bước này cần tính đến các yếu tố sau: Kế hoạch kinh doanh củaCông ty; số lượng người nghỉ làm việc tại cơ quan với những lý do khác nhau(thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu,…) và số người thay thế dự kiến, nguồn tài chính

có sẵn chất lượng và nhân cách của nhân viên, quyết định nâng cấp chất lượng dịch

vụ hoặc mở rộng thị trường mới

+ Trong quá trình dự báo nhu cầu về nhân sự, cần phải dự báo khả năng cósẵn về nguồn tài nguyên nhân sự có sẵn trong doanh nghiệp trước khi tìm từ nguồnbên ngoài

- Bước 2: Đề ra các chính sách

Sau khi phân tích và đối chiếu giữa nhu cầu và khả năng của Công ty nhờvào hệ thống thông tin thì sẽ dẫn đến tình huống: Thừa hoặc thiếu nhân sự, vì vậy sẽxây dựng một số chính sách thủ tục kế hoạch cụ thể Nếu doanh nghiệp đủ khả năngcung ứng nhân sự theo nhu cầu, doanh nghiệp có nên giữ nguyên chính sách cũ haycần xắp xếp lại Trong trường hợp dư thừa nhân viên doanh nghiệp có chính sáchnhư thế nào và hành động ra sao Trong cả hai trường hợp trên cần phải cân nhắc

H

cho phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp, nhằm mục đích nâng cao hiệu quảcho doanh nghiệp.

- Bước 3: Thực hiện các kế hoạch:

Có 2 kế hoạch sau đây:

+ Trong trường hợp thiếu nhân viên, nhà quản trị cần thực hiện chương trìnhsắp xếp lại tài nguyên nhân sự theo quy trình: Thuyên chuyển, thăng chức và tuyểnchọn nhân viên từ bên ngoài vào

+ Trong trường hợp thừa nhân viên cần phải sử dụng biện pháp sau: Hạn chếviệc tuyển dụng, giảm bớt giờ lao động, cho về hưu sớm, cho nghỉ tạm thời

- Bước 4: Kiểm tra và đánh giá

Việc kiểm tra đánh giá không những là một giai đoạn trong quản trị nhân sự

mà trong mổi gia đoạn cần phải thường xuyên kiểm xoát xem các kế hoạch vàchương trình có phù hợp với mục tiêu đề ra không để có những điều chỉnh kịp thời

Cần phải tiến hành đánh giá các kế hoạch để rút kinh nghiệm [29]

1.3.2 Công tác tuyển dụng lao động

1.3.2.1 Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có

hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổchức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc [10]

Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ ở từng công việc cụ thể ngườilao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, họ thực hiện những hoạt động này nhưthế nào; những máy móc, thiết bị, công cụ nào được sử dụng; những mối quan hệnào khi thực hiện và điều kiện làm việc cụ thể; những yêu cầu kiến thức kỹ năng màngười lao động cần có để thực hiện công việc Nghĩa là, phân tích công việc là mộtquá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từngcông việc cụ thể Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đếncông việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc Đây cũng làquá trình xác định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác

H

Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, yêu cầu vềtrình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽ dựa trên các dữliệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc.

H

Ý nghĩa của việc phân tích công việc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Mô tả phân tích công việc

- Ý nghĩa của phân tích công việc

Thứ nhất, phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc

điểm của công việc, như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiệnnhư thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng cụ nào cần thiết khithực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thựchiện công việc Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sựphối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giáchính xác yêu cầu của các công việc, do đó không thể tuyển dụng đúng nhân viêncho công việc, không thể đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên

và do đó, không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác Ðặc biệt phân tíchcông việc là công cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lậphoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằmnâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Phân tích công việc

Bản tiêu chuẩn công việcBản mô tả công việc

Đánh giánăng lựcthực hiệncủa nhânviênĐào tạo,

huấnluyệnnhân viên

Trả công,khenthưởngnhân viênĐánh

giá công việcTuyển

dụng, chọn

lựa nhân

viên

H

Hai là, từ phân tích công việc cho phép xác định nội dung, chương trình đào

tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ những người lao động nhằm giúp cho họ có đủkhả năng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ

Thứ ba, phân tích công việc cho phép đánh giá những yếu tố có hại cho sức

khoẻ, tạo ra cơ sở để xác định các điều kiện cần thiết để khắc phục, loại trừ nhữngảnh hưởng có hại, cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động cần thiết cho người laođộng

Thứ tư, phân tích công việc tạo ra các thông tin cơ sở không thể thiếu để tính

toán thù lao lao động, hiệu quả công việc, thành tích của người lao động khi tiếnhành công việc

- Mục đích của việc phân tích công việc được thể hiện qua trả lời các câu hỏi sau:

+ Nhân viên thực hiện những công việc gì?

+ Khi nào công việc được hoàn tất?

+ Công việc được thực hiện ở đâu?

+ Nhân viên thực hiện công việc đó như thế nào?

+ Tại sao phải thực hiện công việc đó?

+ Để thực hiện công việc đó phải hội đủ các tiêu chuẩn về phẩm chất và trình

độ nào?

- Nội dung của phân tích công việc:

+ Quá trình thực hiện phân tích công việc thường gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình

thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất

Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ

chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp vàcác bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếucó)

H

Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện

phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiệnphân tích các công việc tương tự nhau

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích

công việc Tuỳ theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thuthập, tuỳ theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể

sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việcsau đây: Phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát…

Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin Những thông tin

thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy

đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có tráchnhiệm giám sát thực hiện công việc đó

Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.

+ Các thông tin cần thu thập cho phân tích công việc

Để phân tích công việc được chính xác, cần phải thu thập được các loạithông tin sau đây:

* Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạtđộng của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, các yếu tố của điều kiện

vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao nănglượng trong quá trình làm việc

* Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việcnhư các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cáchthức làm việc với khách hàng…

* Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần cónhư trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời,ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần cókhi thực hiện công việc

H

* Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như sốlượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng của các trang bị kỹthuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc

* Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với nhânviên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả côngviệc

+ Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

Có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc, nó tuỳthuộc vào từng loại thông tin thu thập và tuỳ theo từng doanh nghiệp Sau đây làmột số phương pháp phổ biến:

* Bảng câu hỏi: Phương pháp này được đánh giá là phương pháp hữu hiệunhất để thu thập thông tin phân tích công việc Theo phương pháp này, cấp quản trịgửi cho các nhân viên những bảng câu hỏi đã chuẩn bị sẵn, trừ cấp điều hành Trongbảng câu hỏi này, ngoài tên, tuổi, phòng ban, chức vụ, công nhân phải mô tả toàn bộcác nhiệm vụ hoặc mục đích của công việc, khối lượng hoặc số lượng sản phẩm Tuy nhiên, phương pháp này có trở ngại và hạn chế là công nhân có thể không thíchđiền vào những bảng câu hỏi một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời câu hỏi đầy

đủ Ngoài ra, công nhân cũng như nhà điều hành không có nhiều thời gian để xử lýbảng câu hỏi

* Quan sát tại nơi làm việc: Phương pháp này được sử dụng chủ yếu đối với

các công việc đòi hỏi kỹ năng bằng tay chân, như các công nhân trực tiếp sản xuất.Đối với các công việc bằng trí óc thì phương pháp này là không đủ Quan sát tại nơilàm việc cho phép nhà phân tích chỉ ra đầy đủ các chi tiết về thời gian, mức độthường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, thông tin về điều kiện làm việc củacác máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc Tuy nhiên,phương pháp quan sát có thể cung cấp những thông tin thiếu chính xác do gặp phảivấn đề về tâm lý của nhân viên khi biết mình bị quan sát

H

* Phỏng vấn: Phỏng vấn có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, vớinhóm nhân viên hoặc với nhà quản trị Phương pháp này rất hữu hiệu khi mục đíchcủa phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiệntừng công việc của nhân viên, xác định nhu cầu cần đào tạo và xác định giá trị củacông việc Phỏng vấn cho phép phát hiện nhiều thông tin về hoạt động và các mốiquan hệ trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra.Nhược điểm của phương pháp này là người được phỏng vấn có thể cung cấp cácthông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi, do suy nghĩ rằng cóthể sẽ có sự thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế, nâng cao định mức Thêmvào đó, phỏng vấn đòi hỏi cán bộ thu thập thông tin tốn nhiều thời gian làm việc đốivới từng nhân viên.

* Phương pháp ghi chép nhật ký: Trong một số trường hợp, người thu thập

thông tin yêu cầu nhân viên ghi lại, mô tả lại các hoạt động hàng ngày trong mộtcuốn sổ Nhờ đó mà vấn đề nhân viên phóng đại tầm quan trọng của công việc mìnhlàm Ở các phương pháp trước sẽ giải quyết được do thu thập thông tin theo thực tế.Nhược điểm của phương pháp này là việc ghi chép khó đảm bảo được liên tục vànhất quán

* Bảng danh sách kiểm tra: Đây là danh sách các mục có liên quan đến công

việc Thường cá nhân đảm nhận công việc hoặc cấp quản trị trực tiếp của họ đượcyêu cầu kiểm tra xem mỗi mục có áp dụng cho công việc đang cần kiểm tra haykhông Danh sách kiểm tra rất hữu dụng vì các cá nhân rất dễ trả lời

* Phối hợp các phương pháp: Thông thường, các nhà phân tích không dùng

một phương pháp đơn thuần, họ thường phối hợp các phương pháp với nhau Chẳnghạn, muốn phân tích công việc của nhân viên hành chính, họ có thể sử dụng bảngcâu hỏi phối hợp với phỏng vấn và quan sát thêm Khi nghiên cứu các công việc sảnxuất, họ dùng phương pháp phỏng vấn phối hợp với phương pháp quan sát

Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai loại tài liệu cơ bản là bản mô

tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

H

+ Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là văn bản viết giải thích các chức năng, nhiệm vụ, tráchnhiệm, các điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụthể [6]

Bản mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của côngviệc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

Trên thực tế, do khác nhau về quy mô, về khả năng trang bị cơ sở vật chất, vềtrình độ và cách thức tổ chức và mục đích phân công công việc của từng Công ty,nên thường không có một biểu mẫu chung cho Bản mô tả công việc trong Công ty.Tuy nhiên, nội dung chính của các bản mô tả công việc thường gồm:

* Nhận diện công việc: Tên, mã số, cấp bậc, nhân viên thực hiện, cấp quảntrị giám sát tình hình thực hiện công việc, mức tiền lương chi trả

* Tóm tắt về nhiệm vụ và trách nhiệm: Mô tả tóm tắt thực chất công việc đó

là gì? Các mối quan hệ trong quá trình công việc; Chức năng và nhiệm vụ của côngviệc; Quyền hạn của người thực hiện công việc; Các tiêu chuẩn đánh giá người thựchiện công việc: số lượng sản phẩm mà người đó phải hoàn thành, mức tiêu haonguyên vật liệu, vật tư khi thực hiện sản phẩm, chất lượng sản phẩm…

* Điều kiện làm việc: thống kê những điều kiện đặc biệt khi thực hiện côngviệc (thời gian làm việc, số ca, mức độ ô nhiễm…)

+ Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cánhân như trình độ, học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các

kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc [10] Bản tiêuchuẩn công việc giúp ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào đểthực hiện công việc tốt nhất

Bao gồm các tiêu chuẩn nghiệp vụ, tiêu chuẩn thực hiện công việc và nhữngphẩm chất cần phải có đối với người lao động Tiêu chuẩn nghiệp vụ gồm nhữngyêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng

H

giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các phẩm chất cá nhân phù hợp với yêu cầucủa công việc Bản tiêu chuẩn nghiệp vụ, giúp cho giám đốc Công ty hiểu công cầnloại nhân viên như thế nào, để có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất Tiêuchuẩn thực hiện công việc, gồm các yêu cầu về mức độ hoàn thành, định mức đốivới từng công việc sẽ được thực hiện Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một trongnhững căn cứ cơ bản để đánh giá chất lượng công việc của nhân viên.

Do các yêu cầu công việc rất đa dạng nên các yêu cầu chủ yếu đối với nhânviên thực hiện công việc cũng rất đa dạng Những yếu tố chính của bảng tiêu chuẩncông việc thường là: Trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ vàcác kỹ năng khác liên quan; kinh nghiệm công tác, tuổi đời, sức khoẻ, giới tính;hoàn cảnh gia đình; các đặc điểm cá nhân liên quan đến thực hiện công việc nhưtính trung thực, khả năng hoà đồng, tốc độ nhanh nhẹn, khả năng phán đoán, khảnăng lãnh đạo, tính cẩn thận,

+ Thiết kế công việc

Thiết kế công việc là tổng hợp các hoạt động xác định nội dung, cách thứcthực hiện công việc, các tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực cũng như cácyếu tố cần thiết khác để thực hiện công việc một cách có hiệu quả tại một nơi làmviệc xác định

Mục đích của thiết kế công việc

* Thiết kế công việc phải nhằm trả lời các câu hỏi: Mục tiêu phải đạt là gì?Các thao tác cụ thể là gì? Cần có điều kiện cụ thể gì để thực hiện công việc mộtcách có hiệu quả?

* Những nhân tố ảnh hưởng đến thiết kế công việc

Để thiết kế công việc cụ thể, phải chú ý đến những nhân tố ảnh hưởng đến nónhư: Cơ cấu sản xuất và các nguyên tắc xây dựng cơ cấu sản xuất; mức độ chuyênmôn hoá cần đạt; máy móc thiết bị và phương tiện được trang bị tại nơi làm việc;trình độ, năng lực của người lao động được đào tạo ở thị trường lao động

+ Thiết kế lại công việc

H

Thiết kế lại công việc là quá trình nghiên cứu, thay đổi công việc theo tiêuchuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố cần thiết khác để thực hiện tốthơn công việc hoặc tăng động cơ làm việc của người lao động.

Qua phân tích công việc sẽ đánh giá được những bất hợp lý của công việccũng như sức ỳ của người lao động khi thực hiện công việc; chỉ ra những yếu tố ảnhhưởng xấu đến sức khoẻ và sự an toàn của người lao động; xác định những bất cậpcủa công việc với trình độ lao động và trang thiết bị đã thay đổi để thiết kế lạicông việc một cách hợp lý, khoa học Đây chính là điều kiện để không ngừng hoànthiện công tác tổ chức lao động khoa học trong doanh nghiệp

1.3.2.2 Công tác tuyển dụng lao động

- Nguồn tuyển chọn và phương pháp tuyển chọn

+ Nguồn tuyển chọn

* Nguồn nội bộ:

Việc tuyển chọn từ nội bộ có tác dụng khuyến khích nhân viên bồi dưỡng, tựbồi dưỡng; có đội ngũ nhân viên có kiến thức về doanh nghiệp, có lòng trung thànhvới doanh nghiệp; có đầy đủ thông tin về nhân viên; tiết kiệm được chi phí tuyểnchọn Tuy nhiên, cũng có những hạn chế như không thu hút được những người cótrình độ cao từ ngoài doanh nghiệp; có thể gây hiện tượng chai lì, xơ cứng do nhânviên rập khuôn theo cách làm cũ, thiếu sáng tạo

* Nguồn bên ngoài:

Nguồn lao động ở thị trường bên ngoài có tác dụng sau: Những người tự đếndoanh nghiệp để xin việc; những người do các trung tâm đào tạo như các trường dạynghề, cao đẳng, đại học giới thiệu; những người là bạn bè của nhân viên, các nhânviên cũ của doanh nghiệp, nhân viên của các hãng khác

+ Phương pháp tuyển chọn

Có rất nhiều phương pháp tuyển chọn lao động từ nguồn bên ngoài doanhnghiệp Các phương pháp chủ yếu là: quảng cáo trên các phương tiện thông tin đạichúng; cử chuyên viên đến các trường đào tạo chuyên ngành phù hợp; thông qua

H

các cơ quan tuyển dụng lao động; sinh viên thực tập tại doanh nghiệp; nhờ nhânviên trong giới thiệu

- Quy trình tuyển chọn: Quy trình tuyển dụng của các doanh nghiệp thường

được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng

Trong bước này cần phải tiến hành các việc sau:

+ Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần vàquyền hạn của hội đồng tuyển dụng

+ Nghiên cứu kỹ các văn bản, quy định của nhà nước và tổ chức, doanhnghiệp liên quan đến tuyển dụng

+ Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn, biểu hiện ở ba khía cạnh: tiêu chuẩnchung đối với doanh nghiệp; tiêu chuẩn của phòng, ban, bộ phận cơ sở; tiêu chuẩnđối với cá nhân thực hiện công việc Tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc

là tiêu chuẩn được liệt kê trong bản tiêu chuẩn việc

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báotuyển dụng như: quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng; thông qua cáctrung tâm dịch vụ lao động; niêm yết bảng tại cơ quan; thông qua các trường, cáctrung tâm đào tạo

Thông báo nên ngắn gọn, chi tiết và đầy đủ các thông tin cơ bản cho ứngviên yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, đặc điểm cá nhân, các chứcnăng trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong công việc; quyền lợi của các ứng viên nếutrúng tuyển như lương bổng, đãi ngộ, cơ hội được đào tạo, thăng tiến; các hướngdẫn về thủ tục, hồ sơ và cách thức liên hệ

Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ

Tất cả mọi hồ sơ xin việc đều phải ghi sổ, có phân loại chi tiết để sử dụng saunày Để có thể chuyên nghiệp hoá hoạt động tuyển dụng, mỗi doanh nghiệp nên có

H

bộ hồ sơ mẫu riêng cho từng ứng viên vào các chức vụ khác nhau như công nhântrực tiếp sản xuất, nhân viên hành chính, cán bộ chuyên môn, quản lý.

Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi nhận các thông tin chủ yếu về ứng viên, bao gồmhọc vấn, kinh nghiệm, các quá trình công tác, khả năng tri thức, sức khoẻ, mức độhành nghề, sự khéo léo về tay chân, tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng

Nghiên cứu hồ sơ để loại bớt những hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu côngviệc, không cần làm tiếp các thủ tục tiếp theo, giảm bớt chi phí tuyển dụng chodoanh nghiệp

Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ

Phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài từ 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏngay những ứng viên không đủ tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viênkhác mà nghiên cứu hồ sơ không nhận ra

Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm

Áp dụng hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên nhằm chọnđược các ứng viên xuất sắc nhất Các bài kiểm tra thường được sử dụng để đánh giáứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành

Bước 6: Phỏng vấn lần hai

Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về mọi phương diệnnhư kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân thích hợp cho tổ chức, doanhnghiệp

Bước 7: Xác minh, điều tra

Xác minh, điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối vớiứng viên có triển vọng tốt Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp, bạn bè, thầy côgiáo hoặc với lãnh đạo cũ của ứng viên Công tác xác minh, điều tra sẽ cho biếtthêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên Đối với một số công việc đòihỏi tính an ninh cao, có thể xác minh thêm về nguồn gốc, lý lịch gia đình của ứngviên

Bước 8: Khám sức khoẻ

H

Dù có đáp ứng về các yếu tố trình độ, học vấn, hiểu biết, kỹ năng, tư cách,nhưng nếu sức khoẻ không đảm bảo thì không nên tuyển dụng

Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng

Ra quyết định tuyển dụng hay loại bỏ ứng viên là bước quan trọng nhất Đểnâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển chọn, cần xem xét một cách hệthống các thông tin về các ứng viên Cách thức ra quyết định tuyển chọn cũng ảnhhưởng tới mức độ chính xác của tuyển chọn Do đó hội đồng tuyển chọn cần thốngnhất trước cách thức ra quyết định tuyển chọn

Bước 10: Ký hợp đồng lao động

Sau khi doanh nghiệp và các ứng viên được tuyển chọn đã thống nhất cácđiều kiện cụ thể về công việc, yêu cầu, thời gian làm việc, lương bổng, đãi ngộ, đàotạo, huấn luyện sẽ đi đến bước tiếp theo là ký hợp đồng lao động Doanh nghiệpcần có biện pháp để người lao động mới mau chóng hoà nhập môi trường làm việc

Trong thực tế, các bước và nội dung trình tự tuyển dụng có thể thay đổi linhhoạt, thậm chí có thể thêm hoặc bớt một vài bước Điều này phụ thuộc vào yêu cầu,đặc điểm của doanh nghiệp, trình độ của hội đồng tuyển chọn

- Đánh giá hiệu quả của công tác tuyển chọn

Trong quá trình tuyển dụng, có 4 khả năng có thể xảy ra cho mỗi ứng viêntheo sơ đồ sau:

( Đánh giá quá cao )

Sơ đồ 2: Đánh giá hiệu quả của công tác tuyển chọn

H

Trong ô số (1) và (3), quyết định tuyển dụng chính xác: Loại bỏ ứng viênkhông đủ tiêu chuẩn, tiếp nhận ứng viên đủ năng lực Ô số (2), ứng viên bị đánh giáthấp hơn khả năng thực tế, dẫn đến doanh nghiệp không tuyển chọn được ứng viêngiỏi Sai lầm này khó đánh giá, trừ ứng viên đó trở thành nổi tiếng sau này Ô số (4),ứng viên được đánh giá quá cao so với khả năng thực tế, thu nhận vào doanhnghiệp, thực hiện công việc ở mức yếu kém Thiệt hại do sai lầm trong tuyển chọn

có thể thấy rõ qua chất lượng thực hiện công việc của nhân viên mới, phí tổn dophải tuyển chọn nhân viên mới, ảnh hưởng không tốt về đạo đức, tác phong, kỷ luậtlao động của nhân viên mới đối với nhân viên cũ trong doanh nghiệp

Khi phân tích hiệu quả của công tác tuyển dụng, cần phải thu thập nhữngthông tin sau đây:

+ Chi phí cho các hoạt động tuyển dụng và chi phí cho một lần tuyển Chiphí này bao gồm tất cả các khoản liên quan đến tuyển dụng như dịch vụ tuyển,quảng cáo

+ Số lượng và chất lượng các hồ sơ xin tuyển

+ Hệ số giữa số nhân viên mới tuyển và số được đề nghị tuyển

+ Số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng từ chối công việc ở một mứclương nhất định

+ Kết quả thực hiện công việc ở các công nhân mới tuyển

+ Số lượng nhân viên mới bỏ việc

Nên lưu ý phân tích hiệu quả của mỗi nguồn tuyển dụng khác nhau Mỗinguồn tuyển dụng thường có kết quả khác nhau về mức độ thành công của các ứngviên và các chi phí tuyển đối với một nhân viên Những phân tích như vậy sẽ giúpdoanh nghiệp đề ra được các chính sách và biện pháp tương ứng nâng cao hiệu quảcủa hoạt động tuyển dụng sau này

1.3.3 Công tác bố trí và sử dụng lao động

1.3.3.1 Công tác bố trí, phân công lao động

H

Phân công lao động là sự phân công thành những phần việc khác nhau theo

số lượng và tỷ lệ nhất định phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.Trên cơ sở đó bố trí công nhân cho từng công việc phù hợp với khả năng và sởtrường của họ

Phân công lao động chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố: Cơ cấu sản xuất, loạihình sản xuất, trình độ tổ chức quản lý, trình độ kỹ thuật Do đó, khi phân cônglao động phải chú ý các nhân tố trên để phân công lao động hợp lý

Việc phân công lao động hợp lý, sẽ giúp cho doanh nghiệp kinh doanh xăngdầu tránh được tình trạng lãng phí nhân lực, tiết kiệm chi phí sức lao động và ngượclại Để công tác phân công lao động hợp lý và có hiệu quả, trên cơ sở “bản mô tảcông việc”, những người làm công tác quản lý phải xem xét, cân nhắc để bố trí đúngngười vào đúng việc và vào đúng thời điểm cần thiết

Việc bố trí, sắp xếp công việc là một nghệ thuật của người quản trị, thể hiện

sự tinh tế trong cách dùng người Sắp xếp, bố trí phù hợp với năng lực, sở trườngcủa người lao động sẽ là cơ sở cho việc hoàn thành công việc với chất lượng cao saunày, nâng cao hiệu quả sử dụng lao động của doanh nghiệp Yêu cầu của việc bố trísắp xếp lao động là phải tránh được tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nhân sự, đồngthời phải giải quyết tốt bài toán nhân sự, đó là dư thừa về số lượng nhưng thiếu vềchất lượng Để giải quyết được yêu cầu trên ngoài việc bố trí đúng người, đúngviệc, người quản trị còn phải kết hợp bố trí các ca làm việc cho từng bộ phận, từng

cá nhân trong bộ phận sao cho hiệu quả công việc đạt được cao nhất

- Các hình thức bố trí, phân công lao động

Phân công lao động theo công nghệ: Là phân công loại công việc theo tính

chất quy trình công nghệ Hình thức này cho phép xác định nhu cầu công nhân theonghề tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn của công nhân

Phân công lao động theo trình độ: Là phân công lao động theo mức độ phức

tạp của công việc, hình thức này phân công thành công việc giản đơn và phức tạp

H

(chia theo bậc) Hình thức này tạo điều kiện kèm cặp giữa các loại công nhân trongquá trình sản xuất nâng cao chất lượng sản phẩm, trình độ lành nghề của công nhân.

Phân công lao động theo chức năng: Là phân chia công việc cho mỗi công

nhân viên của doanh nghiệp trong mối quan hệ với chức năng mà họ đảm nhận.Hình thức này xác định mối quan hệ giữa lao động gián tiếp và lao động trực tiếp vàtạo điều kiện cho công nhân chính được chuyên môn hóa cao hơn nhờ không làmcông việc phụ

1.3.3.2 Công tác sử dụng nguồn lao động

1.3.3.2.1 Định mức lao động và biên chế nội bộ

- Định mức lao động

“Định mức lao động là xác định lượng lao động hao phí lớn nhất được quy định để chế tạo một sản phẩm hay hoàn thành một công việc nào đó đúng tiêu chuẩn chất lượng trong các điều kiện tổ chức, kỹ thuật, tâm sinh lý, kinh tế xã hội nhất định” [20].

+ Có các loại định mức lao động sau

* Định mức sản lượng: Định mức sản lượng quy định số lượng sản phẩm tốithiểu phải hoàn thành trong một đơn vị thời gian với các điều kiện tổ chức, kỹ thuật,kinh tế và tâm sinh lý nhất định

* Định mức thời gian: Qui định thời gian tối đa cần thiết để hoàn thành việcchế tạo một sản phẩm trong các điều kiện tổ chức, kỹ thuật, kinh tế và tâm sinh lý

* Định mức phục vụ: Định mức phục vụ là quy mô tối thiểu của hoạt độngchính, cụ thể được quy định cho một hoặc một số lao động đảm nhận nhiệm vụphục vụ để hoạt động chính diễn ra bình thường

+ Ý nghĩa của việc xây dựng định mức

Định mức lao động khoa học, sát thực tế hoạt động của từng bộ phận trongdoanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong công tác tổ chức lao động nói riêng vàquản trị doanh nghiệp nói chung Vai trò quan trọng của định mức lao động thể hiện

ở các mặt sau:

H

* Định mức lao động là căn cứ để xác định số lượng lao động cần thiết ở mỗi

bộ phận và toàn doanh nghiệp Đây chính là một trong các cơ sở để xác định nhucầu về lao động

* Định mức lao động là cơ sở để thực hiện hiệp tác lao động ở từng bộ phận

và trong phạm vi toàn doanh nghiệp

* Định mức lao động là cơ sở để xây dựng kế hoạch lao động cũng như các

bộ phận kế hoạch của doanh nghiệp

* Định mức lao động là cơ sở để đánh giá kết quả lao động, thực hiện khuyếnkhích lợi ích vật chất và chịu trách nhiệm vật chất đối với từng cá nhân, bộ phận vàtoàn doanh nghiệp

* Định mức lao động là cơ sở để kiểm tra hoạt động ở phạm vi từng bộ phận

và toàn doanh nghiệp

Các doanh nghiệp kinh xây lắp chủ yếu áp dụng hai loại định mức: sản lượng

và chất lượng công trình

+ Các yêu cầu khi xây dựng định mức

Xây dựng định mức lao động phải thoả mãn các yêu cầu sau:

Thứ nhất, về kỹ thuật công nghệ Định mức lao động khoa học phải đảm bảo

sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị sản xuất trên cơ sở trình độ tổ chức sản xuất

và tổ chức lao động tiên tiến, khai thác được tiềm năng vốn có của người lao động

Thứ hai, về mặt kinh tế Định mức lao động khoa học phải đảm bảo sử dụng

hợp lý lực lượng lao động cũng như các nguồn lực khác với kinh phí xây lắp và giáthành hạ nhất

Thứ ba, về mặt tâm sinh lý Định mức lao động khoa học phải đảm bảo các

thao tác của người lao động hợp lý nhất, phù hợp nhất với khả năng tâm sinh lý củangười lao động, có tính đến chế độ dinh dưỡng và nghỉ ngơi hợp lý

Thứ tư, về mặt xã hội định mức lao động khoa học phải đảm bảo tính hấp

dẫn của công việc, góp phần phát triển người lao động một cách toàn diện

+ Các phương pháp xây dựng định mức

H

* Phương pháp thống kê - kinh nghiệm: Là phương pháp xây dựng định mứclao động trên cơ sở phân tích chuỗi số liệu thống kê kết hợp với kinh nghiệm củacán bộ xây dựng định mức Phương pháp này tuy đơn giản, đỡ tốn kém nhưng lạithiếu chính xác, dễ mang tính chủ quan và có thể chứa đựng cả nhân tố lạc hậutrong định mức.

* Phương pháp phân tích Là phương pháp phân tích xây dựng định mức laođộng trên cơ sở phân tích một cách khoa học các điều kiện sản xuất, kỹ thuật, tổchức kinh tế, tâm sinh lý và xã hội có tính đến kinh nghiệm và phương pháp laođộng, khoa học và hợp lý Có thể tiến hành theo phương pháp điều tra phân tíchhoặc tính toán phân tích Để tiến hành theo phương pháp này phải trên cơ sở phântích thực trạng các bước công việc để thiết kế lại nó với các phương pháp, thao táctiên tiến rồi từ đó xác định định mức lao động Tuy phức tạp, tốn kém nhưngphương pháp này cho phép xây dựng được hệ thống định mức đảm bảo tính tiên tiến

và thực hiện

* Phương pháp xây dựng định mức trên cơ sở các tiêu chuẩn có sẵn:

Theo phương pháp này các doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng định mứccác loại dựa vào các tiêu chuẩn mức tương ứng đã có Phương pháp này đơn giản,đảm bảo định mức tiên tiến và hiện thực nhưng phải có điều kiện là đã có sẵn các bộđịnh mức chuẩn phù hợp với từng ngành nghề

- Quá trình biên chế nội bộ

Quá trình biên chế nội bộ là quá trình bố trí lại người lao động trong nội bộdoanh nghiệp để nhằm đưa đúng người vào đúng việc Mục tiêu là để đáp ứng nhucầu của sản xuất kinh doanh và làm cho các nhu cầu trưởng thành, phát triển của cánhân phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp Biên chế nội bộ gồm: Thuyên chuyển,

đề bạt, thăng chức và sa thải lao động

+ Thuyên chuyển: Là việc chuyển người lao động từ công việc này sang

công việc khác hoặc từ địa dư này sang địa dư khác [6].

H

Thuyên chuyển có thể xuất phát từ phía doanh nghiệp (thuyên chuyển không

tự nguyện), cũng có thể đề xuất từ phía người lao động (thuyên chuyển tự nguyện)

Từ phía doanh nghiệp, thuyên chuyển được thực hiện bởi những lý do sau:

* Để điều hòa nhân lực giữa các bộ phận hoặc để cắt giảm chi phí ở những

bộ phận mà công việc kinh doanh đang bị suy giảm

* Để lấp các vị trí công việc còn trống do các lý do như mở rộng sản xuất,chuyển đi, chết, về hưu, chấm dứt hợp đồng

Xét về mặt thời gian: thuyên chuyển có hai dạng

* Thuyên chuyển tạm thời: Thuyên chuyển trong một thời gian ngắn để điềuhòa lao động, tận dụng lao động tạm thời

* Thuyên chuyển lâu dài: Thuyên chuyển trong một thời gian dài để đáp ứngnhu cầu sản xuất, kinh doanh, để sửa chữa những sai sót trong bố trí cán bộ, để tậndụng năng lực của họ

+ Sa thải lao động

Có thể sa thải không bao giờ là mong muốn của nhà quản trị Tuy nhiên, các

tổ chức, doanh nghiệp luôn luôn phải đối đầu với sự thay đổi của môi trường kinhdoanh, buộc phải thích nghi nên sa thải là một phần việc quan trọng của công tácquản trị nguồn nhân lực Có các hình thức sa thải: nghỉ việc tạm thời; cho thuê nhânviên; giảm bớt giờ làm; nghỉ hưu sớm

Đối với các doanh nghiệp có tổ chức công đoàn, thủ tục cho nghỉ việc đượcxác định trong thoả ước lao động tập thể

H

1.3.3.2.2 Các vấn đề về an toàn và sức khoẻ lao động

Mục đích và ý nghĩa

Người lao động cần: Một việc làm an toàn, việc làm không buồn chán,người công nhân có thể phát huy được năng lực của mình; một khung cảnh làm việcthích hợp với cơ sở vật chất và trang bị thích hợp; giờ giấc làm việc hợp lý Vì vậy,cần phải tổ chức nơi làm việc một cách hợp lý, quan tâm đến lợi ích của người laođộng như an toàn bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp, y tế

Các nội dung chủ yếu

- An toàn lao động

Mục đích của an toàn lao động là phòng ngừa, hạn chế tới mức tối đa tai nạn,bệnh nghề nghiệp có thể xảy ra, bảo đảm tính mạng, sức khoẻ người lao động Nộidung của công tác này là: tạo môi trường làm việc hợp lý về không gian, không khí,khí hậu, ánh sáng về trang bị và bố trí nơi làm việc hợp lý; tăng cường hoạt độngtuyên truyền bằng các phương tiện thông tin; tổ chức huấn luyện lý thuyết và thựchành về an toàn lao động cho người lao động; xây dựng các văn bản, nội quy, quytrình, quy phạm kỹ thuật và kỷ luật lao động; động viên tinh thần, vật chất và phạtvật chất

- Bảo hộ lao động

Là trang bị trước cho người lao động những công cụ cá nhân cần thiết phùhợp với việc chống lại những tác động của môi trường làm việc có ảnh hưởng tớitính mạng và sức khoẻ con người

- Vệ sinh công nghiệp

Các vấn đề đảm bảo vệ sinh nơi làm việc: Thoát nước, thoát khói, bụi, xử lýchất thải, chống ồn…

- Bảo hiểm y tế

Lợi ích này được thiết lập để cho người thuộc diện bảo hiểm được hưởng cácchế độ khi ốm đau, thương tật

H

1.3.4 Đào tạo huấn luyện và phát triển lao động

Trước tiên cần hiểu rằng việc đào tạo và phát triển nhân sự không chỉ là tráchnhiệm của riêng phòng nhân sự, hầu như mọi phòng ban bộ phận đều phải tham giavào công việc này

Đào tạo là một quá trình học tập lý luận và kinh nghiệm để tìm kiếm một sựbiến đổi về chất tương đối lâu dài của một cá nhân, giúp cho cá nhân có thêm nănglực thực hiện công việc Nhờ đào tạo người lao động tăng thêm hiểu biết, đổi mớiphương pháp, cách thức, kỹ năng thái độ làm việc và thái độ đối với cộng sự

Trong phát triển nguồn nhân sự cũng cần đào tạo, giữa đào tạo và đào tạophát triển nguồn nhân sự giống nhau ở chỗ cùng có mục đích nâng cao trình độ laođộng và đều gắn với học tập Song khác nhau ở chỗ: Đào tạo định hướng cho hiệntại, chủ yếu tập trung vào công việc hiện tại của mỗi cá nhân, tăng cường các kỹnăng và khả năng đặc biệt để thực hiện công việc, đào tạo cho phát triển nhân sự là

sự đào tạo định hướng cho tương lai, tập trung vào sự phát triển cho cá nhân và đápứng mục tiêu chiến lược con người

Việc đào tạo và phát triển nhân sự đóng vai trò sống còn trong việc thực hiện

kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp chủ yếu sử dụng tối đa nguồn lực và nhằmphục vụ khách hàng

Đào tạo và phát triển nhân sự là những hoạt động nhằm trang bị và bổ sungcho đội ngũ lao động của doanh nghiệp những kiến thức và kỹ năng để hoàn thànhtốt công việc được giao Đồng thời tạo ra cơ hội phát triển cho doanh nghiệp và chobản thân người lao động

- Mục đích của đào tạo và phát triển nhân sự gồm:

+ Giúp cho cán bộ công nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đặc biệt đốivới những cán bộ công nhân viên mới

+ Cập nhật kỹ năng, kiến thức mới cho cán bộ công nhân viên Giúp họ tiếpcận nhanh với những thay đổi trong công nghệ, kỹ thuật mới Tránh tình trạng: trìtrệ, lỗi thời

H

+ Giải quyết các vấn đề về tổ chức, thuyên chuyển công tác.

+ Hướng dẫn công việc cho cán bộ công nhân viên mới

+ Chuẩn bị đội ngũ kế cận cho các cấp quản trị

+ Thoả mãn nhu cầu phát triển cho cán bộ công nhân viên

- Những nội dung chủ yếu của đào tạo và phát triển nhân sự

+ Phân tích nhu cầu đào tạo:

Nhu cầu đào tạo chỉ được đặt ra khi nhân viên không có đủ các kỹ năng cầnthiết để thực hiện công việc Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo, cần thực hiệncác phân tích sau:

* Phân tích doanh nghiệp: Doanh nghiệp thực hiện mục tiêu ở mức độ nào?

Phân tích doanh nghiệp cần đánh giá được chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạchchuẩn bị đội ngũ kế cận, nhân viên và môi trường tổ chức Phân tích tổ chức baogồm việc phân tích các tiêu thức như năng suất, chất lượng thực hiện công việc, chiphí lao động, tỷ lệ vắng mặt, thuyên chuyển, kỷ luật lao động… sẽ giúp cho các nhàquản trị xác định những vấn đề cơ bản của doanh nghiệp và sự cần thiết phải đàotạo Trong kế hoạch chuẩn bị đội ngũ kế cận, cần xác định được những chức vụ sẽtrống và cách thức chuẩn bị các ứng viên Nếu áp dụng đề bạt trong nội bộ, cần có

dự kiến chương trình đào tạo Nếu áp dụng hình thức tuyển ngoài, cần nghiên cứu

kỹ thị trường lao động và các biện pháp để có thể tuyển được nhân viên mong đợi.Trong phân tích, cần đánh giá tác động của vấn đề đào tạo không đầy đủ đến môitrường tổ chức

* Phân tích tác nghiệp: Nhân viên cần có những kỹ năng gì để thực hiện tốt

công việc? Phân tích tác nghiệp xác định loại kỹ năng và các hành vi cần thiết chonhân viên thực hiện tốt công việc Loại phân tích này thường được sử dụng để xácđịnh nhu cầu đào tạo nhân viên mới hoặc các công việc mới được thực hiện lần đầuđối với nhân viên

* Phân tích nhân viên: Xác định điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên Loại

phân tích này chú trọng đến năng lực và các đặc tính cá nhân của nhân viên để xác

H

định xem ai là người được đào tạo và những kỹ năng, kiến thức nào cần được lĩnhhội trong quá trình đào tạo.

+ Lựa chọn hình thức và tổ chức đào tạo

Các hình thức đào tạo:

* Đào tạo ngoài công việc: Đào tạo ngoài công việc là hình thức đào tạo

trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế Đào tạo ngoàicông việc bao gồm các phương pháp: Tổ chức các lớp tại doanh nghiệp, cử đi học ởcác trường, các bài giảng, các hội nghị hoặc các thảo luận, đào tạo theo kiểu chươngtrình hoá với sự trợ giúp của phương tiện nghe nhìn, đào tạo theo kiểu phòng thínghiệm, mô hình hoá hành vi, đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ

* Đào tạo trong công việc: Đào tạo trong công việc là hình thức đào tạo trực

tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học sẽ được học các kiến thức, kỹ năng cầnthiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc dưới sự giám sát củangười lao động lành nghề hơn Hình thức này bao gồm các phương pháp như: Đàotạo theo kiểu chỉ dẫn công việc, đào tạo theo kiểu học nghề, kèm cặp và chỉ bảo,luân chuyển và thuyên chuyển công việc

+ Tổ chức đào tạo

Đào tạo trong công việc

* Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: Đây là phương pháp phổ biến dùng để

dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho hầu hết các công nhân sản xuất và kể cảmột số công việc quản lý Quá trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thíchcủa người dạy về mục tiêu của công việc và các chỉ dẫn tỷ mỷ, theo từng bước vềcách thực hiện các tác nghiệp Người học sẽ nắm được kỹ năng công việc qua quansát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dưới sự hướng dẫn chặt chẽcủa người dạy

* Đào tạo theo kiểu học nghề: Trong phương pháp này, chương trình đào tạo

bắt đầu bằng việc học lý thuyết ở trên lớp, sau đó học viên được đưa đến làm việcdưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề trong một vài năm; được thực hiện các

H

công việc thuộc nghề cần học cho tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề.Phương pháp này dung để dạy một nghề hoàn chỉnh cho công nhân.

* Kèm cặp và chỉ bảo: Phương pháp này thường dùng để giúp cán bộ quản lý

và các nhân viên giám sát có thể học được các kỹ năng, kiến thức cần thiết cho côngviệc trước mắt và công việc tương lai thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của nhữngngười quản lý giỏi hơn Có ba cách kèm cặp là: Kèm cặp bởi người lãnh đạo trựctiếp; kèm cặp bởi một cố vấn; kèm cặp bởi người quản lý có kinh nghiệm hơn

* Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: Luân chuyển và thuyên chuyển

công việc là phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việckhác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khácnhau trong tổ chức Những kinh nghiệm và kiến thức thu được qua quá trình đó sẽgiúp cho họ có khả năng thực hiện những công việc cao hơn trong tương lai

Đào tạo ngoài công việc

* Tổ chức các lớp tại doanh nghiệp: Đối với những nghề tương đối phức tạp

hoặc các công việc có tính đặc thù, thì việc đào tạo bằng kèm cặp không đáp ứngđược yêu cầu cả về số lượng và chất lượng Các doanh nghiệp có thể tổ chức cáclớp đào tạo với các phương tiện và thiết bị dành riêng cho học tập Trong phươngpháp này, chương trình đào tạo gồm hai phần: Lý thuyết và thực hành Phần lýthuyết được giảng tập trung do các chuyên viên phụ trách Còn phần thực hành thìđược tiến hành ở xưởng thực tập do người giỏi tay nghề hướng dẫn Phương phápnày giúp cho học viên học tập có hệ thống hơn

* Cử đi học các trường: Doanh nghiệp cũng có thể cử người lao động đến

học tập ở các trường dạy nghề hoặc quản lý Trong phương pháp này, người học sẽđược trang bị tương đối đầy đủ cả kiến thức lý thuyết và kỹ năng thực hành Tuynhiên, phương pháp này tốn nhiều thời gian và kinh phí đào tạo

* Các bài giảng, các hội nghị hoặc các thảo luận: Các buổi bài giảng hay

hội nghị có thể tổ chức tại doanh nghiệp hoặc ở một cơ sở bên ngoài, có thể tổ chứcriêng hoặc kết hợp với các chương trình đào tạo khác Trong các buổi thảo luận, học

H

viên sẽ thảo luận theo từng chủ đề dưới sự hướng dẫn của người lãnh đạo nhóm vàqua đó, họ học được kiến thức và kinh nghiệm cần thiết.

* Đào tạo theo kiểu chương trình hoá với sự trợ giúp của máy tính: Đây là

phương pháp đào tạo kỹ năng hiện đại ngày nay mà nhiều doanh nghiệp đang sửdụng rộng rãi Trong phương pháp này, các chương trình được đào tạo được viết sẵntrên đĩa mềm của máy tính, người học chỉ việc thực hiện theo các hướng dẫn củamáy tính Phương pháp này có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà khôngcần người dạy

* Đào tạo với sự trợ giúp của phương tiện nghe nhìn: Đây là hình thức đào

tạo kỹ năng thông qua việc sử dụng các phương tiện nghe nhìn như đĩa video,cassette, phim Hình thức này không cần có giáo viên Tuy nhiên có nhược điểm làthiếu sự trao đổi trực tiếp giữa người học và người dạy

* Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm: Phương pháp này bao gồm các cuộc

hội thảo học tập, trong đó sử dụng các kỹ thuật như bài tập tình huống, diễn kịch,

mô phỏng trên máy tính, trò chơi quản lý hoặc các bài tập giải quyết vấn đề Đây làcách dạy học hiện đại ngày nay, giúp người học thực tập giải quyết các tình huốnggiống như thực tế

* Mô hình hoá hành vi: Đó cũng là phương pháp diễn kịch nhưng các vỡ

kịch được thiết kế sẵn để mô hình hoá các hành vi hợp lý trong các tình huống đặcbiệt

* Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ: Đây là một kiểu bài tập, trong đó

người quản lý nhận được một loạt các tài liệu, các bản ghi nhớ, các tường trình, báocáo, lời dặn dò của cấp trên và các thông tin khác mà một người quản lý có thể nhậnđược khi tới nơi làm việc và họ có trách nhiệm phải xử lý nhanh chóng, đúng đắn.Phương pháp này giúp cho người quản lý học tập cách ra quyết định nhanh chóngtrong công việc hàng ngày [6]

1.3.5 Đánh giá quá trình thực hiện công việc và tiền lương

1.3.5.1 Đánh giá quá trình thực hiện công việc

H

Đánh giá quá trình thực hiện công việc của người lao động là một hoạt độngquan trọng trong quản trị nhân sự Nó giúp cho doanh nghiệp kinh doanh có cơ sở

để hoạch định, tuyển chọn, sử dụng, đào tạo và phát triển nhân sự Đánh giá đúngnăng lực của cán bộ công nhân viên quyết định một phần không nhỏ sự thành côngcủa doanh nghiệp

Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống vàchính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánhvới các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người laođộng [6]

- Vai trò đánh giá quá trình thực hiện công việc:

+ Đánh giá tình hình thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên cungcấp các thông tin cơ bản, dựa vào đó doanh nghiệp mới có thể ra quyết định về vấn

đề tiền lương của cán bộ công nhân viên

+ Giúp cho nhà quản trị và các cán bộ công nhân viên có cơ hội để xem xétlại các phẩm chất liên quan đến công việc cần thiết phải có của một cán bộ côngnhân viên Hầu hết mọi cán bộ công nhân viên đều mong muốn biết được các nhậnxét, đánh giá của người lãnh đạo về việc thực hiện công việc của mình

+ Giúp cho các nhà quản trị và cán bộ công nhân viên xây dựng kế hoạchđiều chỉnh lại những sai sót trong việc thực hiện công việc của cán bộ công nhânviên

-Trình tự thực hiện đánh giá quá trình thực hiện công việc:

Các doanh nghiệp thường đánh giá thực hiện công việc theo trình tự sau:+ Xác định các yêu cầu cơ bản cần đánh giá: Các nhà quản trị cần xác địnhlĩnh vực, kỹ năng, kết quả cần đánh giá và những yếu tố này liên hệ đến việc thựchiện các mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào Thông thường, những yêu cầu này

có thể suy ra từ bản mô tả công việc

H