Microsoft project 2013 tieng viet by kienking

Microsoft project 2013 tieng viet by kienking Microsoft project 2013 tieng viet by kienking Microsoft project 2013 tieng viet by kienking Microsoft project 2013 tieng viet by kienking Microsoft project 2013 tieng viet by kienking Microsoft project 2013 tieng viet by kienking Microsoft project 2013 tieng viet by kienking Microsoft project 2013 tieng viet by kienking Microsoft project 2013 tieng viet by kienking Microsoft project 2013 tieng viet by kienking Microsoft project 2013 tieng viet by kienking

Kienking@Gmail.com Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Thuật ngữ Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Sau thuật ngữ mà bạn gặp sử dụng phần mềm MS Project 2013: 24 Hours Calender-Lịch làm việc 24 ngày Actual cost- Chi phí thực tế Actual-Thực tế diễn Assigned Resource- Tài nguyên phân công Auto Scheduled-Chế độ tiến độ tự động Available-có sẵn, sẵn sàng để làm việc Bar chart-Biểu đồ bar Base Calenlar-Lịch sở Baseline cost- Chi phí sở Baseline work-Thời gian làm việc lưu đường sở để so sánh Baseline-Đường sở để so sánh Budget-Ngân sách Constraint date-Ngày bị ràng buộc nhiệm bụ Constraint- Ràng buộc Constraint type-Loại ràng buộc nhiệm vụ Cost Resource-Tài nguyên chi phí Cost Table-Bảng chi phí Cost/Use Cost per use-Chi phí lần sử dụng Cost-Chi phí Critical Path- Lộ trình then chốt Critical Task-Nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt Cumulative cost-Chi phí tích lũy Current cost- Chi phí Current date-Ngày Current date-Ngày Data map-Ánh xạ liệu Date Range-Phạm vi ngày từ ngày này… đến ngày này… Deadline date-Ngày hạn chót Delay times- Thời gian trì hỗn Drill down-khoan xuống Driven Successor Task- Nhiệm vụ kế nhiệm bị dẫn động Driving constrain- Ràng buộc phát động Driving Predecessor Task- Nhiệm vụ tiền nhiệm phát động Duration-Thời hạn thực Effort driven-Nỗ lực định hướng tiến độ Thuật ngữ Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Entry Table-Bảng nhập liệu đầu vào Exception-Ngoại lệ Expand/collapse-Bung ra/thu lại Extenal task- Nhiệm vụ bên ngồi (khơng thuộc kế hoạch) Filter-Lọc liệu Finish-Ngày kết thúc Fixed Cost Accrual –Cách tính chi phí tích lũy chi phí cố định Fixed Duration-Thời hạn thực cố định Fixed Units-Lượng phân công cố định Fixed Work-Thời gian làm việc cố định Format-Định dạng Free slack- Thời gian chùng tự Fulltime-Làm đủ (ví dụ ngày tiếng) Gantt Chart view-Khung nhìn Gantt Chart Gantt chart views-Các khung nhìn biểu đồ Gantt Global Template: -Mẫu tồn cục Group-Phân nhóm Gird timephased- Lưới pha thời gian Highlight-Làm bật ID-Identity- Số thứ tự định dạng cá nhân Inactivate-Dừng hoạt động nhiệm vụ Incompleted Task-Nhiệm vụ chưa hoàn thành Incomplete-Đang dở dang, chưa hoàn thành Indicator-Chỉ thị Interim plan-Kế hoạch tạm thời Interval-Khoảng giá trị tất giá trị nằm hai giá trị cụ thể Lag days –Số ngày trễ Lag time: -Thời gian trễ Late Task- Nhiệm vụ bị chậm Lead time: -Thời gian sớm Level Resource- Cân đối tài nguyên Link-Liên kết nhiệm vụ Manually Scheduled-Chế độ tiến độ thủ công Material Resource-Tài nguyên nguyên vật liệu Max Units-Công suất làm việc tối đa Milestonre Task-Nhiệm vụ cột mốc Thuật ngữ Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com N/A: -Not applicable, không áp dụng Night Shift Calender-Lịch làm việc theo ca NonWorking-Không làm việc Outline-Trình bày theo dạng đề cương Overallocated- Phân bổ vượt mức Overtime Pay rate-Mức lương làm thêm Overtime-Thêm Ovt.Rate-Overtime Rate, mức lương làm thêm Pane-Bảng điều khiển Panel-bảng điều khiển Pay rate-Mức lương Peak Units-Lượng phân công theo hình chóp Pie chart-Biểu đồ trịn Plan- Kế hoạch để thực dự án viết tắt kế hoạch dự án, kế hoạch Plan-Kế hoạch, dự kiến Predecessor Task-Nhiệm vụ tiền nhiệm Progress bar-Thanh bar tiến triển Progress –Tiến triển nhiệm vụ, thể thực thực tế nhiệm vụ đến đâu Project Calendar-Lịch dự án Project Summary task-Nhiệm vụ tổng quát dự án Prorated-Tính chi phí tích lũy chi phí cố định theo tỉ lệ phần trăm hồn thành nhiệm vụ Quick Access Toolbar-Thanh công cụ truy cập nhanh Recurring Task-Nhiệm vụ định kỳ Relationship Type- Loại quan hệ phụ thuộc Remaining duration-Thời gian thực lại Remaining work-Thời gian làm việc lại Remaining-Còn lại, chưa hoàn thành Report-Báo cáo Resource Calendar-Lịch tài nguyên Resource Leveling: -Cân đối tài nguyên Resource pool-Quỹ tài nguyên Resource Range-Phạm vi thứ tự từ tài nguyên có số ID này… đến số này… Resource Unit Cost-Chi phí cho đơn vị tài nguyên Resource-Tài nguyên Roll-down: -Cuộn xuống Thuật ngữ Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Roll-up: -Sát nhập, cuộn lên Schedule Table-Bảng tiến độ Schedule Calendar-Lịch dự án Schedule - Tiến độ lịch trình thực dự án Share Plan/Project/File-Kế hoạch/dự án/tập tin chia sẻ Share Resource-Tài nguyên chia sẻ Sharer plan-Kế hoạch chi sẻ Slack-Thời gian chùng Slippage- Sự trượt tiến độ Slipping Task- Nhiệm vụ bị trượt tiến độ Soft-Phân loại liệu Split-Chia tách nhiệm vụ Standard Calendar-Lịch tiêu chuẩn (8 tiếng ngày, từ thứ hai đến thứ 6) Standard Pay rate-Mức lương trung bình Start-Ngày bắt đầu Status date-Ngày trạng thái Std.Rate-Standard Rate, mức lương trung bình Subproject-Dự án SubTask-Nhiệm vụ Successor Task-Nhiệm vụ kế nhiệm Summary Table-Bảng giá trị tổng Summary task-Nhiệm vụ khái quát Table-Bảng Task Calendar-Lịch nhiệm vụ Task Mode-Chế độ tiến độ nhiệm vụ Task Path-Lộ trình hay đường nhiệm vụ Task Range-Phạm vi thứ tự từ nhiệm vụ có số ID này… đến số này… Task Relationship-Mối quan hệ nhiệm vụ Task type-Loại nhiệm vụ Task-Nhiệm vụ Timescale- Thời gian biểu Total Slack-Thời gian chùng toàn Type khung nhìn tài nguyên-Loại tài nguyên: Tài nguyên làm việc (Work); tài nguyên chi phí (Cost) tài nguyên nguyên vật liệu (Material) Tracking Table-Bảng theo dõi thực Tracking-Theo dõi Thuật ngữ Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Unit-Lượng phân công Units-Lượng phân công Usage Table-Bảng thông dụng Variance Table-Bảng không ăn khớp Variance-Sự khơng ăn khớp (sai lệch) View-Khung nhìn Work Contour-Đường biên thời gian làm việc Work- Công việc Work Resource-Tài nguyên làm việc Work Table-Bảng thời gian làm việc Work- Thời gian làm việc Working time-Lịch trình thời gian làm việc ngày Working-Làm việc Thuật ngữ Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com MỤC LỤC STT I Nội dung Trang Chương I: Giới thiệu Microsoft Project 2013 1.1 Giao diện làm việc 1.2 Khung nhìn Backstage 1.3 Tab Ribbon 1.4 Khung nhìn 12 1.5 Báo cáo 16 II Chương II: Bắt đầu kế hoạch dự án 20 2.1 Bắt đầu kế hoạch dự án thiết lập ngày bắt đầu 21 2.2 Thiết lập ngày khơng làm việc lịch dự án 23 2.3 Nhập tiêu đề thuộc tính khác kế hoạch 26 III Chương III: Xây dựng danh sách nhiệm vụ 28 3.1 Nhập tên nhiệm vụ 29 3.2 Nhập thời hạn thực nhiệm vụ 31 3.3 Nhập nhiệm vụ cột mốc quan trọng 35 3.4 Tạo nhiệm vụ khái quát để tạo đề cương cho kế hoạch 36 3.5 Tạo phụ thuộc nhiệm vụ liên kết 39 3.6 Chuyển chế độ tiến độ nhiệm vụ từ thủ công sang tự động 44 3.7 Kiểm tra thời hạn thực ngày kết thúc kế hoạch 46 3.8 Chú thích cho nhiệm vụ với ghi siêu liên kết 48 IV Chương IV: Thiết lập tài nguyên 51 4.1 Nhập tên tài nguyên làm việc 52 4.2 Nhập khả làm việc tối đa tài nguyên 54 4.3 Nhập mức lương tài nguyên 55 4.4 Điều chỉnh thời gian làm việc lịch tài nguyên 58 4.5 Thiết lập tài nguyên chi phí 61 4.6 Chú thích cho tài nguyên ghi 62 Mục lục Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com V Chương V: Phân công tài nguyên tới nhiệm vụ 65 5.1 Phân công tài nguyên làm việc tới nhiệm vụ 66 5.2 Kiểm soát thời gian làm việc thêm bớt phân công tài nguyên 72 5.3 Phân cơng tài ngun chi phí tới nhiệm vụ 76 5.4 Kiểm tra thời hạn thực hiện, chi phí thời gian làm việc kế hoạch 77 VI Chương VI: Định dạng chia sẻ kế hoạch 81 6.1 Tùy biến khung nhìn biểu đồ Gantt 82 6.2 Tùy biến khung nhìn Timeline 88 6.3 Tùy biến báo cáo 90 6.4 Sao chép khung nhìn báo cáo 92 6.5 In khung nhìn báo cáo 96 VII Chương VII: Theo dõi thực kế hoạch 101 7.1 Lưu đường sở cho kế hoạch bạn 102 7.2 Theo dõi thực kế hoạch tiến độ đến ngày cụ thể 105 7.3 Nhập giá trị phần trăm hoàn thành nhiệm vụ 106 7.4 Nhập giá trị thực tế cho nhiệm vụ 109 Chương VIII: Nâng cao việc lập tiến độ cho nhiệm vụ 113 8.1 Xem mối quan hệ nhiệm vụ Task Path 114 8.2 Điều chỉnh mối quan hệ liên kết nhiệm vụ 117 8.3 Thiết lập ràng buộc nhiệm vụ 121 8.4 Gián đoạn làm việc nhiệm vụ 126 8.5 Điều chỉnh thời gian làm việc nhiệm vụ riêng lẻ 128 8.6 Kiểm soát việc lên tiến độ nhiệm vụ loại nhiệm vụ 130 IX Chương IX: Tinh chỉnh chi tiết nhiệm vụ 136 9.1 Nhập ngày hạn chót 137 9.2 Nhập chi phí cố định 139 9.3 Thiết lập nhiệm vụ định kỳ 140 9.4 Quan sát lộ trình then chốt dự án 143 VIII Mục lục Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com 9.5 Lên tiến độ cho nhiệm vụ khái quát thủ công 145 X Chương X: Tinh chỉnh tài nguyên chi tiết phân công 148 10.1 Thiết lập sẵn sàng làm việc tài nguyên để áp dụng cho thời điểm khác 149 10.2 Nhập nhiều mức lương cho tài nguyên 151 10.3 Thiết lập mức lương khác tài nguyên để áp dụng thời điểm khác 152 10.4 Thiết lập tài nguyên nguyên vật liệu 154 10.5 Trì hỗn bắt đầu phân cơng 155 10.6 Áp dụng đường biên cho phân công 156 10.7 Áp dụng mức lương khác tới phân công 160 10.8 Phân công tài nguyên nguyên vật liệu tới nhiệm vụ 161 10.9 Xem khả làm việc tài nguyên 163 10.10 Điều chỉnh phân cơng khung nhìn Team Planner 165 XI Chương XI: Tinh chỉnh kế hoạch dự án 170 11.1 Kiểm tra phân bổ tài nguyên theo thời gian 171 11.2 Giải phân bổ vượt mức tài nguyên thủ công 175 11.3 Cấn đối tài nguyên bị phân bổ vượt mức 178 11.4 Kiểm tra chi phí ngày kết thúc kế hoạch 184 11.5 Dừng hoạt động nhiệm vụ 186 XII Chương XII: Tổ chức xếp chi tiết kế hoạch 189 12.1 Sắp xếp chi tiết kế hoạch 190 12.2 Phân nhóm chi tiết kế hoạch 193 12.3 Lọc chi tiết kế hoạch 196 12.4 Tạo bảng 200 12.5 Tạo khung nhìn 203 XIII Chương XIII: Theo dõi tiến triển nhiệm vụ phân công 207 13.1 Cập nhật đường sở 208 Mục lục Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com 13.2 Theo dõi giá trị thực tế giá trị lại nhiệm vụ phân công 212 13.3 Theo dõi thời gian làm việc thực tế theo pha thời gian nhiệm vụ phân công 216 13.4 Lên lại tiến độ cho công việc dở dang 220 XIV Chương XIV: Xem báo cáo tình trạng dự án 223 14.1 Xác định nhiệm vụ bị trượt tiến độ 224 14.2 Kiểm tra chi phí nhiệm vụ 229 14.3 Kiểm tra chi phí tài nguyên 231 14.4 Báo cáo không ăn khớp chi phí dự án khung nhìn Stoplight 233 XV Chương XV: Đưa dự án theo dõi trở lại 237 15.1 Khắc phục vấn đề thời gian tiến độ 238 15.2 Khắc phục vấn đề chi phí tài nguyên 244 15.3 Khắc phục vấn đề phạm vi công việc 247 XVI Chương XVI: Áp dụng định dạng in ấn cao cấp 250 16.1 Định dạng khung nhìn biểu đồ Gantt 251 16.2 Định dạng khung nhìn Timeline 256 16.3 Định dạng khung nhìn Network Diagram 258 16.4 Định dạng khung nhìn Calendar 262 16.5 Khung nhìn in ấn xuất 264 Chương XVII: Định dạng báo cáo cao cấp 269 17.1 Định dạng bảng báo cáo 270 17.2 Định dạng biểu đồ báo cáo 277 17.3 Tạo báo cáo tùy chỉnh 282 XVIII Chương XVIII: Tùy chỉnh MS Project 289 XVII 18.1 Chia sẻ thành phần tùy chỉnh kế hoạch 290 18.2 Ghi lại Macro 294 18.3 Chỉnh sửa Macro 298 18.4 Tùy chỉnh giao diện ribbon công cụ Quick Access Toolbar 301 Mục lục Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com XIX Chương XIX: Chia sẻ thông tin với phần mềm, ứng dụng khác 307 19.1 Sao chép liệu Project tới chương trình khác 308 19.2 Mở định dạng tập tin khác Project 312 19.3 Lưu sang định dạng tập tin khác Project 316 19.4 Tạo báo cáo trực quan với Excel Viso 319 XX Chương XX: Hợp dự án tài nguyên 323 20.1 Tạo quỹ tài nguyên 324 20.2 Xem thông tin chi tiết phân công quỹ tài nguyên 328 20.3 Cập nhật phân công kế hoạch chia sẻ 330 20.4 Cập nhật thông tin tài nguyên quỹ tài nguyên 332 20.5 Cập nhật thời gian làm việc tất kế hoạch quỹ tài nguyên 334 20.6 Liên kết kế hoạch tới quỹ tài nguyên 336 20.7 Thay đổi phân công kế hoạch chia sẻ cập nhập tới quỹ tài nguyên 339 20.8 Hợp kế hoạch 343 20.9 Tạo phụ thuộc kế hoạch 346 XXI Phụ lục A: Một khóa học ngắn quản lý dự án 351 A.1 Hiểu định nghĩa dự án 352 A.2 Tam giác dự án: Xem xét dự án mặt thời gian, chi phí phạm vi 353 A.3 Quản lý ràng buộc dự án: Thời gian, chi phí phạm vi 354 A.4 Quản lý dự án bạn MS Project 356 Phụ lục B: Phát triển kỹ quản lý dự án bạn 358 B.1 Tham dự cộng đồng tìm hiểu Project 359 B.2 Tham dự cộng đồng tìm hiểu quản lý dự án 360 XXII XXIII Phụ lục C: Cộng tác Project, SharePoint PWA 361 C.1 Giới thiệu việc chia sẻ dự án bạn với SharePoint 362 C.2 Giới thiệu cộng tác nhóm với Project Web App 365 C.3 Giới thiệu giải pháp quản lý dự án doanh nghiệp EPM 368 Mục lục Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Giới thiệu Microsoft Project 2013 Chương I Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com 1.1 Giao diện làm việc Bạn bắt đầu khởi động phần mềm Project từ menu Start ( Windows ) hình Start ( Windows 8), cách mở trực tiếp tập tin có mở rộng *.mpp Trong chương này, bắt đầu khởi động phần mềm Project từ menu Start sau tìm hiểu qua phần bên giao diện Microsoft Project 2013 Bước 1: Kích vào nút Start  All Programs  Microsoft Office 2013  Project 2013 Màn hình khởi động Project xuất Ở bạn nhanh chóng mở tập tin project mà gần mở ra, tạo dự án -project tạo project dựa mẫu sẵn có Lưu ý: Nếu hình khởi đơng khơng xuất bạn bắt đầu Project làm sau Trên tab File  kích Options Trong hộp thoại Project Options  nhấn vào General bên mục Start up options tích chọn hộp kiểm có nhãn Show the Start screen when this application starts Bước 2: Trên hình khởi động Project bấm vào Blank Project Khi cửa sổ làm việc phần mềm Project xuất hình Cửa sổ Project mà bạn nhìn thấy hình máy tính bạn có chút khác biệt so với hình ảnh minh họa sách Điều phụ thuộc vào độ phân giải hình máy tính bạn có tùy chỉnh giao diện phần mềm Project thực trước máy tính bạn Hãy xem qua thành phần có giao diện cửa sổ làm việc Project: * Quick Access Toolbar-Thanh công cụ truy cập nhanh: khu vực tùy chọn giao diện Project mà bạn thêm lệnh mà bạn yêu thích thường xuyên sử dụng Sẽ nói chi tiết phần sau * Tab Ribbon: Dùng để thay cho trình đơn thả xuống (drop menu) cơng cụ truyền thống mà bạn làm quen với chúng phiên trước ( Từ MS Project 2003 Chương I Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com trở trước) Mỗi Tabs liên quan đến loại hình hoạt động Project Ribbon (dải) khu vực đựng chứa đựng lệnh mà bạn sử dụng để thực thi hành động Project Quick access toolbar Nhóm lệnh Lệnh Trợ giúp Tab Ribbon View tên Thanh trạng thái Phím tắt View Thanh trượt Zoom * Nhóm lệnh: Là tập hợp lệnh có liên quan tới Mỗi Tab chia thành nhiều nhóm lệnh * Lệnh: Là tính ( cơng cụ) cụ thể mà bạn sử dụng để thực thi hành động Project Mỗi tab chứa đựng số lệnh Một số lệnh, chẳng hạn Cut tab Task thực thi hành động Một số lệnh khác, chẳng hạn lệnh Change Working Time tab Project hiển thị hộp thoại gợi ý bạn để thêm hành động theo cách khác Hầu hết lệnh có mơ tả bạn xem mơ tả lệnh cách di chuyển trỏ chuột tới lệnh cần tìm hiểu * View: Là khung nhìn xuất cửa sổ làm việc Project Project hiển thị khung nhìn đơn nhiều khung hình khác cửa sổ làm việc * Tên khung nhìn View: Xuất dọc theo cạnh ngồi phía bên trái khung nhìn View Project bao gồm nhiều loại khung nhìn khác nhau, lời nhắc nhở hữu ích cho bạn loại khung nhìn mà bạn mở * Phím tắt View: Cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi số khung nhìn thường xun sử dụng Project * Thanh trượt Zoom: Dùng để thay đổi phạm vi quan sát khung nhìn Chương I Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com * Thanh trạng thái: Sẽ hiển thị số chi tiết quan trọng chẳng hạn chế độ tiến độ nhiệm vụ ( thủ công hay tự động) xem lọc áp dụng cho khung nhìn * Shortcut menu Mini toolbar: truy cập thơng qua việc kích chuột phải mục liệu mà bạn nhìn thấy khung nhìn Shortcut menu Mini toolbars Lưu ý: Một bạn bạn băn khoăn hành động mà bạn thực thi cho mục liệu mà bạn nhìn thấy khung nhìn Project, nhấp chuột phải vào mục lệnh có sẵn Shortcut menu nhữn hành động mà bạn u cầu thực thi 1.2 Khung nhìn Backstage-Quản lý tập tin tùy chọn thiết lập Khung nhìn Backstage phần thuộc giao diện làm việc Project, bạn thấy khung nhìn Backstage tương tự hầu hết ứng dụng khác MS Office 2013 Khung nhìn Backstage chứa đựng lựa chọn tùy chỉnh chia sẻ, lệnh cần thiết để quản lý tập tin Open, New Save Bước 1: Kích vào tab File Project hiển thị khung nhìn Backstage Bước 2: Nếu máy tính bạn khơng hiển thị hình đây, kích vào mục tab Open nằm phía bên trái khung nhìn Backstage Khi khung nhìn Backstage hiển thị tùy chọn mở tập tin (Open) danh sách tập tin vừa mở Chương I Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Dưới liệt kê vắn tắt các tab có khung nhìn Backstage Bạn nhấp vào tab để xem thêm tùy chọn riêng chúng: * Info: Cung cấp cho bạn truy cập tới Organizer, tính sử dụng để chia sẻ yếu tố tùy biến giống khung nhìn kế hoạch; Organizer mơ tả Chương 18 Info cho bạn thấy thông tin kế hoạch mở Project, chẳng hạn ngày bắt đầu kết thúc, số liệu thống kê thuộc tính cấp caoAdvanced Properties Bạn tìm hiểu Advanced Properties Chương Nếu bạn sử dụng phiển Project Professional với Project Web App bạn truy cập tới chi tiết tài khoản bạn * New: Hiển thị tùy chọn để tạo kế hoạch dự án từ đầu dựa mẫu có sẵn Bạn tìm hiểu sử dụng việc sử dụng lệnh chương * Open, Save , Save As Close: lệnh quản lý tập tin tiêu chuẩn * Print: Bao gồm tùy chọn để in kế hoạch dự án, bạn xem trước in Sẽ tìm hiểu chọn tab Print chương chương 16 * Share: Bao gồm tùy chọn để đồng hóa với SharePoint đính kèm kế hoạch tới thư điện tử-email * Export: Bao gồm tùy chọn để tạo tập tin định dạng Portable Document Format (PDF) XML Paper Specification (XPS) tùy chọn cho việc xuất nội dung chứa đựng bên Bạn tìm hiểu chúng chương 19 * Account: Hiển thị dịch vụ kết nối thông tin phần mềm MS Project chẳng hạn thông tin phiên Project mà bạn sử dụng Với tài khoản Microsoft, bạn sử dụng dịch vụ ứng dụng khác Office, chẳng hạn lưu trữ tập tin trực tuyến đám mây SkyDrive, thiết lập chuyển vùng cá nhân Khi bạn đăng nhập, thông tin người dùng bạn xuất góc bên phải cửa sổ làm việc Project * Options: Hiển thị hộp thoại Project Options Chính thân hộp thoại chứa đựng nhiều tab thông qua tab bạn điều chỉnh loạt hành vi Project, chẳng hạn bạn có muốn hiển thị hình khởi động bắt đầu Project nói phần đầu hay khơng Lưu ý: Để khỏi khung nhìn Backstage, nhấn nút Back góc phía bên trái khung nhìn Backstage Hoặc bạn bấm phím Escape Tiếp theo, bạn mở tập tin thực hành thư mục đính kèm với sách Chương I Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 3: Nếu giao diện hình Open khơng thực nhìn thấy khung nhìn Backstage, kích Open Bước 4: Kích vào Computer, kích vào Browse, sau dẫn đến thư mục Practises/Chapter Bước 5: Chọn tập tin Guided Tour_Start.mpp thư mục sau bấm nút Open Tập tin thực hành mở Để kết thúc ví dụ này, bạn lưu tập tin ví dụ tên khác Bước 6: Trên tab File, kích Save As Bước 7: Kích vào Computer, kích vào Browse sau dẫn dẫn đến thư mục Practises/Chapter Bước 8: Trong hộp nhập có nhãn Filename, gõ Guided Tour sau bấm nút Save * Các biểu mẫu-Templates: Thay tạo kế hoạch dự án đầu, bạn có thể sử dụng biểu mẫu dự án mà chứa đựng hầu thông tin ban đầu mà bạn cần, chẳng hạn tên mối quan hệ ràng buộc nhiệm vụ Nguồn cung cấp biểu mẫu bao gồm: - Các biểu mẫu cài đặt với Project Chúng thay đổi tùy thuộc vào tùy chọn cài đặt mà bạn lựa chọn cài đặt Proejct lên máy tính bạn - Các biểu mẫu từ Office Online trang web www.office.com Microsoft tạo số lượng lớn mẫu dự án có sẵn để tải miễn phí thơng qua web - Các biểu mẫu quan tổ chức bạn Bạn có tổ chức mà có thư viện biểu mẫu dự án Thơng thường, mẫu chứa định nghĩa chi tiết nhiệm vụ, phân công tài nguyên chi tiết chi tiết đặc biệt khác cho quan tổ chức bạn Để xem biểu mẫu có sẵn, kích vào tab File chọn New Các biểu mẫu xuất hình khởi động Project Ngồi ra, Project tạo tập tin dựa tập tin có Project từ ứng dụng khác (Trên tab File, chọn New, sau kích New from existing project New from Excel workbook New from SharePoint tasks list) Chương I Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bạn tạo biểu mẫu từ kế hoạch dự án bạn để sử dụng sau để chia sẻ Một mối lo ngại chung kế hoạch chia sẻ chúng chứa thông tin nhạy cảm mức lương tài nguyên Nhưng bạn lưu kế hoạch dự án biểu mẫu xoá thông tin vậy, thông tin tiến độ Bước 1: Trên tab File, kích Save As Bước 2: Dẫn đến thư mục mà bạn muốn tạo biểu mẫu dựa kế hoạch dự án bạn Bước 3: Trong hộp chọn có nhãn Save as type, chọn Project Template Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn File name, nhập tên cho tập tin biểu mẫu mà bạn muốn sau bấm nút Save Bước 5: Khi hộp thoại Save As Template xuất hiện, chọn loại thông tin, chẳng hạn mức lương tài nguyên, mà bạn muốn gỡ bỏ khỏi biểu mẫu Kế hoạch dự án gốc không bị ảnh hưởng 1.3 Tab Ribbon Tương tự ứng dụng khác Office 2013, Project 2013 sử dụng giao diện linh hoạt mà thường gọi ribbon Các phận bật giao diện tab ribbon kéo dài phía cửa sổ Project Trong phần này, bạn làm việc với tab để xem làm chúng tổ chức Các tab nhóm hợp lý lệnh có liên quan đến nhau: * Tab Task Resoure liên quan đến liệu mà bạn thường xuyên làm việc với chúng Project * Tab Report chứa đựng lệnh mà bạn sử dụng để xem báo cáo so sánh hai kế hoạch dự án * Tab Project chứa đựng lệnh mà chúng thường áp dụng cho toàn kế hoạch, chẳng hạn thiết lập thời gian làm việc kế hoạch * Tab View giúp bạn kiểm sốt bạn nhìn thấy cửa sổ Project cách thức thông tin xuất * Các Tab ngữ cảnh, chẳng hạn tab Format (các tab theo ngữ cảnh khác mà bạn bắt gặp bao gồm tab Design Layout) khác nhau, tùy thuộc vào loại thông tin hiển thị khung nhìn mở tùy thuộc vào kiểu loại mục liệu chọn thời điểm Ví dụ, khung nhìn nhiệm vụ khung nhìn Gantt Chart hiển thị, lệnh tab ngữ cảnh Format dùng để áp dụng cho nhiệm vụ yếu tố biểu đồ Gantt Chart chẳng hạn bar Gantt Ngữ cảnh tab Format xuát bên nhãn tab này, ví dụ Gantt Chart Tools Ví dụ: Tab Format khung nhìn Gantt Chart: Tab Format khung nhìn Task Usage: Chương I Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Lưu ý: Bạn kích đúp vào tên tab để thu gọn (ẩn đi) mở ribbon tab Bạn xem ribbon bị thu gọn tab cách kích chuột vào tên tab, ribbon tab xuất tạm thời bạn chọn lệnh mà bạn muốn Tìm hiểu kỹ tab: Cũng giống tất tab khác, tab Task chứa đựng lượng lớn lệnh lệnh tổ chức thành nhóm lệnh Tab Task bao gồm nhóm lệnh View, Clipboard, Font nhóm lệnh khác Nếu hình máy tính bạn hỗ trợ cảm ứng kích hoạt cảm ứng chạm-Touch ( Trên Quick Access Toolbar góc bên trái cửa sổ Project, kích vào Touch/Mouse mode) lệnh ribbon xuất lớn Một số lệnh thực thi hành động lập tức, có số lệnh khác dẫn bạn đến nhiều lựa chọn khác Tiếp theo, bạn tìm hiểu tab khác kiểu lệnh Bước 1: kích vào tab Resource Ribbon Tab Resource xuất thay cho ribbon tab Task Bước 2: Trong nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resources Lệnh có hiệu lực hiển thị hộp thoại Assign Resource Chương I Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bạn thực hành động khác cửa sổ làm việc Project mà không cần tắt hộp thoại Assign Resources hiển thị hình Cịn chúng tắt Bước 3: Trong hộp thoại Assign Resources, nhấn nút Close Bước 4: Kích vào tab View Ribbon Tab mớ hỗn hợp loại lệnh Như bạn thấy, số lệnh, chẳng hạn lệnh New Window, nhãn biểu tượng Trong hầu hết trường hợp loại lệnh kiểu thực thi hành động sau kích chuột vào Một số lệnh khác, Sort bao gồm biểu tượng, nhãn hình tam giác đen nhỏ Khi kích vào lệnh kiểu hiển thị nhiều lựa chọn khác Bước 5: Trên tab View, nhóm lệnh Data kích vào lệnh Soft Lệnh hiển thị danh sách lựa chọn việc xếp Một loại lệnh khác gọi nút bấm phân tách-Split button, qua bạn thực hành động đưa cho bạn nhiều lựa chọn Bây xem xét ví dụ nút bấm Gantt Chart Biểu tượng Nhãn - Kích vào phần biểu tượng lệnh khung nhìn mở chuyển sang khung nhìn Gantt Chart - Kích vào phần nhãn lệnh ( vào hình tam giác nhỏ màu đen nhãn khơng hiển thị) cho bạn thấy thêm thiết lập có sẵn cho lệnh Bước 6: Trên tab Task, nhóm lệnh View, kích vào nhãn lệnh Gantt Chart Chương I Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 7: Trong danh sách khung nhìn xuất hiện, kích vào Calendar Project chuyển sang khung nhìn Calendar Khung nhìn Calendar giống lịch để bàn truyền thống hiển thị nhiệm vụ dải mầu kéo qua ngày thực nhiệm vụ Tiếp theo quay lại khung nhìn Gantt Chart Chương I 10 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 8: Trên tab Task, nhóm lệnh View, kích vào biểu tượng nút lệnh Gantt Chart Lưu ý: Xuyên suốt sách này, bạn nhìn thấy đề nghị kích vào lệnh nút bấm phân tách-Split button ( có biểu tượng nhãn + hình tam giác nhỏ màu đen để hiển thị thêm nhiều lựa chọn) có nghĩa là chúng tơi muốn bạn kích vào biểu tượng (trừ có ghi khác) Tiếp theo, chúng tìm hiểu loại nút bấm khác Bước 9: Trên tab Format, nhóm lệnh Grantt Chart Style, kích vào nút More để hiển thị thêm phong cách-style thiết lập sẵn Nút More Một sưu tập lựa chọn phong cách thể bar biểu đồ Gantt định dạng sẵn xuất Chúng ta tìm hiểu lựa chọn phong cách chương Bước 10: Nhấn phím Esc kích vào cửa sổ làm việc Project để đóng sưu tập Để xem chi tiết tùy chọn định dạng bar biểu đồ Gantt, sử dụng loại nút bấm khác Bước 11: Trên tab Format, nhóm lệnh Gantt Chart Style, kích vào nút bấm Format Bar Styles nút góc bên phải nhóm lệnh Nút Format Bar Styles Hộp thoại Bar Styles xuất hiện: Chương I 11 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Nút bấm Format Bar Styles ví dụ hộp thoại Dialog Box Launcher Không giống hộp thoại Assign Resources bạn thấy trên, bạn phải đóng hộp thoại Format Bar Styles trước bạn thực hành động khác bên ngồi hộp thoại Bước 12: Kích vào nút Cancel để đóng hộp thoại Bar Styles Có nhiều cách khác để truy cập vào lệnh Project, bạn tìm hiểu gần bao gồm hết lệnh có giao diện làm cửa sổ làm việc Project Lưu ý: Các phím tắt cung cấp khắp nơi Project Để xem phím tắt có sẵn cho lệnh nhấn phím Alt Một số phím tắt dùng số ngữ cảnh cụ thể số phím tắt khác dùng suốt q trình làm việc Project chẳng hạn Undo (Ctrl+Z) 1.4 Khung nhìn Khung nhìn-View khơng gian làm việc Project Project bao gồm nhiều loại khung nhìn Các khung nhìn bao gồm: bảng biểu với đồ họa, bảng biểu với thời gian biểu, có bảng biểu, biểu đồ, sơ đồ hình thái-form Với số khung nhìn bạn lọc, xếp, phân nhóm liệu, tùy chỉnh loại liệu hiển thị Bạn sử dụng tùy chỉnh khung nhìn cung cấp Project bạn tự tạo Project chứa đựng nhiều khung nhìn, bạn thường làm việc với ( hai ) khung nhìn thời điểm Bạn sử dụng khung nhìn để nhập, chỉnh sửa, phân tích hiển thị thông tin kế hoạch bạn Khung nhìn mặc định mà bạn nhìn thấy bạn tạo kế hoạc dự án khung nhìn Gantt Chart với khung nhìn Timeline Nhìn chung, khung nhìn tập trung vào nhiệm vụ, tài nguyên chi tiết phân cơng Ví dụ khung nhìn Gantt Chart, liệt kê chi tiết nhiệm vụ bảng đặt phía bên trái khung nhìn hình ảnh đồ họa đại diện cho nhiệm vụ bar Gantt phần biểu đồ đặt phía bên phải khung nhìn Khung nhìn Gantt Chart cách thức phổ biến dùng để thể tiến độ dự án Loại khung nhìn hữu ích cho việc nhập tinh chỉnh chi tiết nhiệm vụ cho việc phân tích dự án bạn Trong phần này, bắt đầu với khung nhìn Gantt Chart sau chuyển sang khung nhìn khác để tập trung vào khía cạnh khác kế hoạch Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, kích vào hình tam giác nhỏ màu đen hộp chọn có nhãn Timescale chọn Days Chương I 12 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project điều chỉnh để thời gian biểu-Timescale hiển thị ngày riêng rẽ Những ngày không làm việc-Nonworking, chẳng hạn ngày cuối tuần mặc định sẵn màu xám nhạt Timescale Khu vực bảng biểu Khu vực đồ họa Bạn điều chỉnh thời gian biểu-Timescale khung nhìn Gantt Chart theo nhiều cách Ở đây, bạn sử dụng hộp chọn có nhãn Timescale tab View Hoặc bạn sử dụng trượt Zoom góc phía bên phải trạng thái Bước 2: Trên tab View, nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm Timeline Project hiển thị khung nhìn Timeline khung vực phía khung nhìn Gantt Chart Khung nhìn Timeline gắn thêm chi tiết từ kế hoạch Bạn tìm hiểu cách tạo khung nhìn Timeline tùy chỉnh Chương Chương I 13 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 3: Kích vào nơi khung nhìn Timeline Lưu ý: nhãn phía tab Format thay đổi thành Timeline Tools Các lệnh hiển thị ribbon tab Format lệnh cụ thể dùng để áp dụng cho khung nhìn Timeline Lưu ý bạn khung nhìn nhãn phía tab Format lệnh tab Format thay đổi cho phù hợp với khung nhìn Bước 4: Trên tab View, nhóm lệnh Split View, bỏ tích chọn khỏi hộp kểm Timeline Project ẩn khung nhìn Timeline (Thơng tin khung nhìn khơng bị mà lúc bị ẩn đi) Bước 5: Trên tab View, nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet Khung nhìn Resource Sheet thay khung nhìn Gantt Chart Chương I 14 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Khung nhìn Resource Sheet hiển thị chi tiết tài nguyên cấu trúc liệu gồm có hàng cột ( gọi bảng), tài nguyên đặt hàng Khung nhìn gọi sheet view ( khung nhìn bảng) Một loại khung nhìn bảng khác gọi Task Sheet view (khung nhìn bảng nhiệm vụ) liệt kê chi tiết nhiệm vụ Ngoài ra, lưu ý nhãn tab ngữ cảnh thay đổi thành Resource Sheet Tools dựa khung nhìn mở Lưu ý khung nhìn Resource Sheet khơng nói cho bạn điều nhiệm vụ mà tài nguyên phân công tới Để thấy loại thông tin này, bạn cần chuyển sang khung nhìn khác Bước 6: Trên tab View, nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Usage Khung nhìn Resource Usage thay Resource Views Khung nhìn Usage nhóm nhiệm vụ thành nhóm theo tài nguyên phân công đến cho bạn thấy các phân công thời gian làm việc tài nguyên biểu thời gian, chẳng hạn hàng ngày hàng tuần Trong lưới pha thời gian nằm phía bên phải khung nhìn Resource Usage, bạn thấy số phân công thời gian làm việc Carole Poland kế hoạch Hiện tại, thời gian biểu khung nhìn Resource Usage hiển thị thời gian làm việc phân công theo ngày Cũng thời gian biểu -timescale khung nhìn Gantt Chart, bạn điều chỉnh biểu thời gian cách sử dụng lệnh Timescale có tab View điều khiển trượt Zoom phía bên phải trạng thái góc bên phải cửa sổ Project Một loại khung nhìn Usage khác, khung nhìn Task Usage, hiển thị tất tài nguyên phân công nhiệm vụ Bạn làm việc nhiều với khung nhìn Uasage Chương Bước 7: Trên tab View, lệnh Task Views, kích Gantt Chart Khung nhìn Gantt Chart xuất Bước 8: Nếu thấy cần thiết di chuyển cuộn đứng-Scroll khung nhìn Gantt Chart để nhiệm vụ thứ 12-Set pages lên giáp với ribbon Bước 9: Trong cột có nhãn Task name kích chuột vào nhiệm vụ thứ 12-Set pages Bước 10: Trên tab View, nhóm lệnh Split View, kích vào hộp kiểm có nhãn Details Khung nhìn Task Form xuất bên khung nhìn Gantt Chart Chương I 15 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong kiểu chia khung nhìn Gantt Chart khung nhìn cấp cao Task Form khung nhìn thứ cấp Các chi tiết nhiệm vụ chọn khung nhìn Gantt Chart xuất khung nhìn Task Form Bạn chỉnh sửa trực tiếp giá trị khung nhìn Form Task Bạn làm việc với khung nhìn Task Form chương làm việc với khung nhìn tương tự Resource Form chương Bước 11: Trên tab View, nhóm lệnh Split View, bỏ kích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Details Khung nhìn Task Form bị ẩn Có nhiều loại khung nhìn khác Project Bạn nhìn thấy chúng cách kích vào lệnh Other Views sau chọn More Views, nhóm lệnh Task Views Resource Views tab View Hãy nhớ rằng, tất khung nhìn tất khung nhìn khác Project, bạn xem xét khía cạnh khác tập hợp chi tiết giống kế hoạch Ngay kế hoạch dự án đơn giản chứa đựng nhiều liệu để hiển thị lúc Sử dụng khung nhìn để giúp bạn tập trung vào chi tiết cụ thể mà bạn muốn 1.5 Báo cáo Các phiên trước Project cung cấp báo cáo dạng bảng biểu thiết kế chủ yếu cho việc in ấn Trong Project 2013, báo cáo tăng cường nhiều, cho phép bạn truyền tải liệu kế hoạch bạn định dạng hấp dẫn Các báo cáo gồm có yếu tố biểu đồ-chart, bảng biểu hình ảnh để truyền đạt tình trạng kế hoạch bạn, chúng tùy biến cao Bạn in xem báo cáo trực tiếp cửa sổ Project giống khung nhìn Bạn chép dán báo cáo vào ứng dụng khác, chẳng hạn Microsoft PowerPoint Trong ví dụ này, bạn khám phá báo cáo Bước 1: Trên tab Report, nhóm lệnh Views Report, kích vào Resource kích vào Resource Overview Báo cáo dạng Resource Overview xuất Chương I 16 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 2: Di chuyển cuộn dọc để xem tất nội dung báo cáo Như bạn thấy, báo cáo bao gồm hai biểu đồ bảng biểu Bước 3: Kíc vào biểu đồ có nhãn Resource Starts Bạn nhìn thấy hai điều xảy bạn làm việc - Đầu tiên, bảng điều khiển Field List xuất phía bên phải cửa sổ Bạn sử dụng bảng điều khiển để định loại liệu có biểu đồ Bạn tùy biến bảng báo cáo Chương Chương 17 - Điều thứ hai mà xảy nhãn Report Tools, Chart Tools tab ngữ cảnh liên quan tới chúng xuất giao diện làm việc Project Bước 4: Kích vào bảng có nhãn Resource Status Chương I 17 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Một lần nữa, bạn thấy bảng điều khiển Field List xuất tab theo ngữ cảnh cập nhật để phản ánh bạn lựa chọn bảng biểu báo cáo thay biểu đồ Tiếp theo bạn khám phá tab ngữ cảnh Bước 5: Kích vào tab Design nằm nhãn Report Tools Ở đây, bạn nhìn thấy lệnh có liên quan đến toàn việc thiết kế báo cáo Bước 6: Kích vào tab Design nằm nhãn Table Tools Bây bạn thấy lệnh dùng để áp dụng cho bảng chọn báo cáo Bước 7: Kích vào tab Layout nằm nhãn Table Tools Bạn sử dụng lệnh để kiểm sốt tồn việc bố trí bảng chọn Tiếp theo, phân chia cửa sổ để hiển thị khung nhìn báo cáo lúc Bước 8: Trên tab View, nhóm lệnh Split View, kích chọn vào hộp kiểm có nhãn Timeline Chương I 18 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Khung nhìn chia bao gồm tóm tắt cấp cao khung nhìn Timeline nhìn khái quát tài nguyên bạn báo cáo Resource Overview Lưu ý: Để thấy thông tin thêm việc sử dụng báo cáo, tab Report, nhóm lệnh View Reports , kích Getting Started sau kích vào mục danh sách thả xuống Chương I 19 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bắt đầu kế hoạch dự án Chương II 20 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tiến độ dự án kế hoạch chất mơ hình mà bạn xây dựng số khía cạnh mà bạn lường trước dự án - Đó mà bạn nghĩ xảy ra, mà bạn muốn xảy Mơ hình tập trung vào số khía cạnh, khơng phải tất dự án-đó nhiệm vụ, tài nguyên khung thời gian chi phí liên quan tới chúng 2.1 Bắt đầu kế hoạch dự án thiết lập ngày bắt đầu Đúng mong đợi bạn Project tập trung chủ yếu vào thời gian Trong thực tế, đơi bạn biết ngày bắt đầu ngày kết thúc dự kiến dự án hai Tuy nhiên, làm việc Project, bạn bắt buộc phải rõ ngày mà không chọn hai: Đó ngày bắt đầu ngày kết thúc dự án Tại vậy? Bởi sau bạn nhập ngày bắt đầu ngày kết thúc chi tiết khác dự án Project tính tốn ngày cịn lại cho bạn Hãy nhớ Project không đơn chỗ chứa cố định thông tin tiến độ bạn công cụ dùng để vẽ biểu đồ Gantt -mà cịn cơng cụ lên kế hoạch hành động Hầu hết kế hoạch nên lập tiến độ sở từ ngày bắt đầu, bạn biết dự án kết thúc thời hạn định Lập tiến độ từ ngày bắt đầu dẫn đến tất nhiệm vụ bắt đầu sớm tốt mang lại cho bạn linh hoạt tốt lập tiến độ Trong chương chương sau, bạn thấy linh hoạt hành động bạn làm việc với dự án lên tiến độ sở từ ngày bắt đầu Nhiệm vụ: Trong suốt sách này, bạn đóng vai trò người quản lý dự án nhà xuất Lucerne, nhà xuất sách chuyên sách thiếu nhi Lucerne xuất sách quan trọng, bạn yêu cầu phát triển kế hoạch cho mắt sách Trong chương này, bạn tạo kế hoạch mới, thiết lập ngày bắt đầu lưu Bước 1: Làm hai việc sau đây: - Trong Project, bạn thấy tab File, kích vào sau kích New - Nếu bạn thực nhìn thấy danh sách mẫu có sẵn hình khởi động Start bắt đầu Project, chuyển tới bước Project hiển thị tùy chọn cho việc tạo kế hoạch dự án Các tùy chọn bao việc sử dụng các mẫu cài đặt với Project có sẵn web Bạn thấy có danh sách mẫu có sẵn hình Start hình New tab File Chương II 21 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 2: Trong danh sách mẫu có sẵn, kích vào Blank Project Project tạo kế hoạch dự án Bạn thấy thơng báo trạng thái phía cửa sổ làm việc Project nhắc nhở bạn có nhiệm vụ tạo với chế độ tiến độ thủ công-Manually Scheduled Chú ý tới đường mỏng thẳng đứng màu xanh phần biểu đồ nằm phía bên phải khung nhìn Gantt Chart, cho thấy ngày Current date máy tính bạn Khi bạn tạo kế hoạch dự án Project thiết lập ngày bắt đầu-start date kế hoạch ngày Tiếp theo bạn thay đổi ngày bắt đầu kế hoạch Bước 3: Trên tab Project, nhóm lệnh Properties, kích Project Information Hộp thoại Project Information xuất Liên quan đến Project Server Quan trọng: Nếu bạn sử dụng phần mềm MS Project Pro MS Project Standard hộp thoại Project Information số hộp thoại khác có chứa thêm tùy chọn bổ sung liên quan đến Project Server Trong suốt sách này, không sử dụng đến Project Server, bạn bỏ qua tùy chọn Để biết thêm thông tin Project Server, xem phụ lục C Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Start date gõ 05/1/2015 kích vào hình đầu mũi tên màu đen để hiển thị bảng lịch chọn ngày 05 tháng 01 năm 2015 Hiển thị bảng lịch Lưu ý: Trong bảng lịch ra, bạn sử dụng mũi tên bên trái bên phải để di chuyển đến tháng sau nhấp vào ngày bạn muốn kích vào Today để nhanh chóng chọn ngày máy tính bạn Việc nhập ngày tháng phụ thuộc vào thiết lập hộp thoại Region and language Control Panel hệ điều hành Window bạn Lưu ý hộp chọn có danh sách thả xuống có nhãn Schedule from chọn Project Start Date Như lưu ý trước đó, kế hoạch lên tiến độ sở từ ngày bắt đầu, nên bạn nhập ngày bắt đầu-start date, Project tính tốn ngày kết thúc dựa chi tiết tiến độ chứa đựng kế hoạch Bước 5: Kích OK để chấp nhận ngày bắt đầu dự án đóng hộp thoại Project Information Chương II 22 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project cuộn phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart thấy ngày bắt đầu dự án Ngày bắt đầu dự án thể đường mỏng thẳng đứng nét đứt Lưu ý: Bạn thiết lập để Project tự động hiển thị hộp thoại Project Information bạn tạo kế hoạch dự án Để thực thay đổi này, tab File kích Options Trong hộp thoại Project Options kích vào tab Advanced khu vực bên nhãn General tích chọn hộp kiểm có nhãn Prompt for project info new projects Bước 6: Trên tab File kích Save Bời kế hoạch chưa lưu trước nên hình Save As xuất Bước 7: Bên khu vực có nhãn Save and Sync kích Computer sau đí kích vào nút Browse khu vực phía bên phải Bước 8: Di chuyển tới thư mục Practices/Chapter thư mục chứa tập tin sách máy tính bạn Bước 9: Trong hộp nhập có nhãn File name gõ Simple plan Bước 10: Bấm vào nút Save để lưu kế hoạch đóng hộp thoại Save As Lưu ý: Bạn thị cho Project tự động lưu kế hoạch dự án mở khoảng thời gian định trước, chẳng hạn sau 10 phút lưu lần Trên tab File, kích Options Trong hộp thoại Project Options, kích vào Save, tích chọn hộp kiểm có nhãn Auto save every sau xác định khoảng thời gian ( theo phút) mà bạn muốn lưu tự động hộp nhập có nhãn minute 2.2 Thiết lập ngày không làm việc lịch dự án- Project calendar Lịch phương tiện chủ yếu mà bạn kiểm soát nhiệm vụ tài nguyên lên tiến độ để làm việc trong Project Trong chương sau, bạn làm việc với loại lịch khác, chương bạn làm việc với lịch dự án “Lịch dự án”-Project calendar xác định ngày làm việc, ngày không làm việc thời gian làm việc ngày chung cho nhiệm vụ Project bao gồm nhiều kiểu lịch, gọi lịch sở-base calendar, kiểu lịch số dùng để làm lịch dự án cho kế hoạch Bạn lựa chọn kiểu lịch sở để sử dụng làm lịch dự án hộp thoại Project Information Hãy coi lịch dự án lịch làm việc bình thường tổ chức hay quan bạn Ví dụ, làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, ngày làm việc từ 8:00 tới 17:00 dành tiếng cho nghỉ trưa Cơ quan bạn tài nguyên cụ thể có ngoại lệ lịch làm việc bình thường này, chẳng hạn ngày lễ ngày nghỉ Bạn giải ngày nghỉ tài nguyên Chương Bạn quản lý lịch thông qua hộp thoại Change Woring Time (truy cập tab Project) Sử dụng hộp thoại để thiết lập thời gian làm việc bình thường ngoại lệ thời gian làm việc cho tài nguyên riêng biệt cho toàn kế hoạch mà bạn thực sau Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn cần kê khai ngày tới mà ngày tồn nhân viên nhà xuất không sẵn sàng để làm việc dự án mắt sách Trong ví dụ này, bạn xem xét lịch sở có sẵn sau tạo ngoại lệ thời gian làm việc lịch dự án: Bước 1: Trên tab Project, nhóm lệnh Properties, kích Project Information Hộp thoại Project Information xuất Bước 2: Trong hộp chọn có nhãn Calendar kích vào đầu mũi tên màu đen Chương II 23 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Danh sách có ba kiểu lịch sở kèm với Project: * 24 Hours: 24 giờ, làm việc liên tục, khơng có khoảng thời gian khơng làm việc * Night Shift: Ca đêm, đêm thứ hai kết thúc vào sáng thứ bảy, ca làm việc từ 11 đêm tới sáng hôm sau bao gồm tiếng nghỉ * Standard: Tiêu chuẩn, ngày làm việc truyền thống từ thứ Hai đến thứ Sáu, ngày làm việc từ sáng tới chiều bao gồm tiếng nghỉ trưa Chỉ chọn số lịch sở để dùng làm lịch dự án Đối với kế hoạch dự án ví dụ này, sử dụng lịch sở Standard làm lịch dự án, theo mặc định chọn Bước 3: Kích vào nút Cancel để đóng hộp thoại Project Information mà không thực thay đổi Bạn biết tồn nhân viên nhà xuất Lucerne có mặt kiện đặc biệt vào ngày 22 tháng 1, khơng có làm việc lên tiến độ vào ngày Bạn ghi lại ngày ngoại lệ lịch dự án Bước 4: Trên tab Project, nhóm lệnh Properties, kích Change Working Time Hộp thoại Change Working Time xuất Lưu ý: Kiểu lịch sở chọn làm lịch dự án hộp thoại Project Information xuất hộp chọn có nhãn For Calendar đính kèm thêm dòng chữ “Project calendar” dấu ngoặc đơn để hiển thị chọn làm lịch dự án Chương II 24 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 5: Trong nhập liệu thuộc cột có nhãn Name tab Exceptions-“ngoại lệ” phần bên hộp thoại, gõ Staff at morale event- sau kích vào tương ứng bên cột có nhãn Start Lưu ý: Bạn không cần thiết phải đặt tên cho ngoại lệ lịch làm việc, thói quen tốt bạn hay người khác biết lý ngoại lệ Bước 6: Trong tương ứng thuộc cột có nhãn Start, gõ 22/1/15, sau kích vào tương ứng cột có nhãn Finish nhấn phím sang phải bàn phím Lưu ý: Bạn chọn ngày mà bạn muốn bảng lịch nằm phía tab Exceptions từ bảng lịch thả xuống trường liệu Start Và ngày lên tiến độ ngày không làm việc dự án Trong hộp thoại, dấu hiệu để nhận biết ngoại lệ ngày có dấu gạch chân phủ mầu Bước 7: Kích OK để đóng hộp thoại Change Working Time Để kiểm tra thay đổi tới lịch dự án, quan sát phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart, bạn thấy thứ ngày 22 tháng định dạng màu xám để thể ngày không làm việc ( giống ngày nghỉ cuối tuần thứ bảy chủ nhật) Trong phần này, bạn tạo ngày cụ thể ngày khơng làm việc tồn kế hoạch Các ví dụ thơng thường khác việc điều chỉnh thời gian làm việc bao gồm: * Các ngày nghỉ lễ định kỳ thời gian nghỉ khác theo chu kỳ, chẳng hạn hàng tuần, hàng tháng hàng năm Để thiết lập thời gian khơng làm việc định kỳ theo chu kỳ, kích nút Details tab Exceptions hộp thoại Change Working Time * Thay đổi thời gian làm việc theo tuần Đây vấn đề xảy muốn đưa thay đổi mùa vào thời gian làm việc, ví dụ mùa đơng bắt đầu làm việc muộn mùa hè Để thiết lập tuần làm việc tùy chỉnh theo ý bạn, tab Work Weeks hộp thoại Change Working Time, nhập phạm vi ngày mà bạn muốn trường Start Finish, kích vào nút Details, sau thiết lập điều chỉnh thời gian làm việc mà bạn muốn * Thời gian làm việc đặc biệt cho tài nguyên Bạn thực thiết lập Chương Chương II 25 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com 2.3 Nhập tiêu đề thuộc tính khác kế hoạch Cũng giống ứng dụng khác Microsoft Office, Project theo dõi số thuộc tính tập tin Một số thuộc tính số liệu thống kê, chẳng hạn tập tin sửa đổi lần Các thuộc tính khác bao gồm thơng tin mà bạn muốn ghi lại kế hoạch dự án, chẳng hạn tên dự án, tên người quản lý dự án từ khóa để hỗ trợ việc tìm tập tin Một số thuộc tính sử dụng khung nhìn, báo cáo tiêu đề trang chân trang giấy in (header footer) Bạn xem ghi lại thuộc tính hộp thoại Advanced Properties Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn muốn ghi lại thông tin cấp cao kế hoạch cho mắt sách Những chi tiết không ảnh hưởng tới tiến độ liên quan đến thông tin quan trọng bổ sung mà bạn muốn giữ lại kế hoạch Trong ví dụ này, bạn nhập số thuộc tính kế hoạch mà sau bạn sử dụng in ấn cho mục đích khác: Bước 1: Kích vào tab File Khung nhìn Backstage xuất Tab Info mặc định chọn Ở bên phải hình, khu vực có nhãn Project Information, lưu ý tới số liệu thống kê chính, chẳng hạn ngày bắt đầu-start date, nằm phía bên phải khung nhìn Backstage Chú ý rằng, nhiều trường liệu mà bạn nhìn thấy giống với trường liệu mà bạn nhìn thấy hộp thoại Project Information Bạn chỉnh sửa trường liệu hộp thoại Project Information Bước 2: Kích vào nhãn Project Information Trong menu xuất hiện, kích Advanced Properties Hộp thoại Properties xuất với tab có nhãn Summary mở Bước 3: Trong hộp nhập có nhãn Subject gõ: New book launch Schedule Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Manager gõ: Carole Poland Bước 5: Trong hộp nhập có nhãn Company gõ: Lucerne Publishing Bước 6: Trong hộp nhập có nhãn Comments gõ: New chilrent’s book for spring release Chương II 26 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 7: kich OK để đóng hộp thoại Để kết thúc phần này, bạn lưu thay đổi cho tập tin Simple plan Bước 8: Trên tab File kích Save * Nghiệp vụ quản lý dự án: Project phần tranh lớn Tùy thuộc vào nhu cầu bạn thơng tin mà bạn có quyền truy cập, kế hoạch mà bạn phát triển Project khơng giải khía cạnh quan trọng khác dự án bạn Ví dụ, nhiều dự án lớn đảm trách quan tổ chức mà có quy trình quản lý thay đổi Trước thay đổi lớn tới phạm vi dự án thông qua, phải đánh giá chấp thuận người quản lý thi hành dự án Mặc dù hoạt động quản lý dự án quan trọng khơng phải thực trực tiếp Project Chương II 27 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Xây dựng danh sách nhiệm vụ Chương III 28 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Các nhiệm vụ-Task thành phần kế hoạch dự án Các nhiệm vụ đại diện công việc phải thực để đạt mục tiêu kế hoạch Các nhiệm vụ miêu tả công việc mặt phụ thuộc, thời hạn thực yêu cầu tài nguyên Trong Microsoft Project 2013 có số loại nhiệm vụ Chúng bao gồm nhiệm vụ khái quátSummary task, nhiệm vụ con-Subtask nhiệm vụ cột mốc-Milestone ( tất thảo luận chương này) Nói rộng hơn, gọi nhiệm vụ-Task Project gọi cách chung chung hoạt động gói cơng việc ( activities or work packages) 3.1 Nhập tên nhiệm vụ Như đề cập trước đó, nhiệm vụ đại diện cho công việc phải thực để đạt mục tiêu dự án Tên nhiệm vụ nên dễ nhận biết có ý nghĩa với người thực thi bên liên quan khác họ người nhìn thấy tên nhiệm vụ Dưới số hướng dẫn để tạo nên tên nhiệm vụ thích hợp: * Sử dụng cụm động từ ngắn để mô tả công việc thực hiện, chẳng hạn "Đổ bê tông" * Nếu nhiệm vụ tổ chức vào cấu trúc dạng đề cương-Outline, đừng lặp lại chi tiết tên nhiệm vụ khái quát vào tên nhiệm vụ trừ cần rõ ràng * Nếu nhiệm vụ có tài nguyên phân công tới, đừng đưa tên tài nguyên vào tên nhiệm vụ Hãy nhớ rằng, bạn ln ln chỉnh sửa tên nhiệm vụ vào lúc nên không cần lo lắng việc phải có tên nhiệm vụ xác bạn bước đầu nhập chúng vào kế hoạch Đặt mục tiêu sử dụng cụm từ ngắn gọn, đầy tính miêu tả để truyền tải công việc yêu cầu cụm từ có ý nghĩa với bạn người khác, người thực thi công việc xem xét lại dự án Khi cần thiết, bạn thêm chi tiết ghi nhiệm vụ, miêu tả sau chương Lưu ý: Khi bạn nhập tên nhiệm vụ lúc bạn tạo nhiệm vụ Mỗi nhiệm vụ Project nằm hai chế độ tiến độ mà kiểm soát cách thức lên tiến độ nhiệm vụ đó: chế độ tiến độ thủ công (mặc định ) chế độ tiến độ tự động Bạn làm việc với chế độ tiến độ tự động phần 3.6 "Chuyển đổi chế độ tiến độ nhiệm vụ từ thủ công sang tự động " chương Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn thu thập tên nhiệm vụ ban đầu cho việc mắt sách Trong ví dụ này, bạn nhập tên nhiệm vụ Bạn cần đến tập tin Simple Tasks_Start thư mục Practices/Chapter03 kèm với sách Mở tập tin Simple Tasks_Start lưu thành file (save as) Simple Task Bước 1: Kích trực tiếp vào liệu bên tiêu đề cột Task Name Bước 2: Gõ Assign launch team members sau nhấn phím Enter Nhiệm vụ mà bạn vừa nhập cấp cho số ID (Identification-số thứ tự định dạng cá nhân) Mỗi nhiệm vụ có số ID nhất, khơng thiết phải thể thứ tự mà nhiệm vụ xảy Màn hình bạn trơng giống hình Bởi nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công-Manual Scheduled ( mặc định biểu thị cột có nhãn Task Mode) nên khơng có thời hạn thực nhiệm vụ ( liệu tương ứng thuộc cột có nhãn Duration khơng có gì) hay thời điểm thực nhiệm vụ ( liệu tương ứng thuộc cột có nhãn Start Finish khơng có gì), nhiệm vụ chưa có bar Gantt cho phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart Trong phần bạn Chương III 29 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com làm việc với chế độ tiến độ tự ln ln có thời hạn thực (Duration) thời điểm thực (Start Finish) Hiển thị cột thể chế độ tiến độ nhiệm vụ thủ công hay tự động Hãy nghĩ nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng giữ chỗ lúc ban đầu mà bạn tạo lúc mà không ảnh hưởng đến phần lại việc lên tiến độ Vào lúc bạn khơng biết nhiều ngồi tên nhiệm vụ điều khơng có vấn đề Khi bạn nhận định cần tiết nhiệm vụ, chẳng hạn xảy ra, bạn thêm chi tiết cho kế hoạch Bước 3: Nhập tên cho nhiệm vụ sau, nhấn phím Enter sau lần nhập: Design and order marketing material Distribute advance copies Coordinate magazine feature articles Launch public web portal for book Màn hình máy tính bạn có lẽ nhìn tương tự Trong xem lại nhiệm vụ mà bạn nhập vào, bạn nhận bạn bỏ quên nhiệm vụ Bạn muốn nhập nhiệm vụ vào hai nhiệm vụ có ID Bạn chèn nhiệm vụ bước Bước 4: Kích vào tên nhiệm vụ có ID 3, Distribute advance copies Bước5: Trên tab Task, nhóm lệnh Insert, kích vào Task Project chèn hàng cho nhiệm vụ thay đổi lại số ID nhiệm vụ phía Project đặt tên cho nhiệm vụ Chương III 30 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 6: Với tên nhiệm vụ lựa chọn, gõ Public Launch Phase sau nhấn Enter Nhiệm vụ thêm vào kế hoạch Lưu ý: Để xóa nhiệm vụ nhập, kích chuột phải vào tên nhiệm vụ kích Delete Task Shortcut menu xuất * Nghiệp vụ quản lý dự án: Xác định nhiệm vụ cho việc chuyển giao dự án Mỗi dự án có mục tiêu ý định cuối cùng: lý mà dự án bắt đầu Điều gọi chuyển giao dự án Sự chuyển giao sản phẩm hữu hình, chẳng hạn sách mới, dịch vụ kiện, chẳng hạn bữa tiệc mắt sản phẩm Xác định nhiệm vụ để tạo chuyển giao kỹ cần thiết cho người quản lý dự án Danh sách nhiệm vụ mà bạn tạo Project cần mô tả tất công việc cần thiết, cơng việc cần thiết mà thơi để hồn thành dự án thành công Khi phát triển danh sách nhiệm vụ, bạn thấy hữu ích để phân biệt phạm vi sản phẩm từ phạm vi dự án Phạm vi sản phẩm mơ tả chất lượng, tính chức chuyển giao dự án Ví dụ, chuyển giao dự án mà thực nhiệm vụ sách dành cho trẻ em phạm vi sản phẩm bao gồm số lượng trang hình ảnh minh họa Mặt khác, phạm vi dự án miêu tả công việc cần thiết để chuyển giao sản phẩm dịch vụ Trong nhiệm vụ chương này, phạm vi dự án gồm có nhiệm vụ chi tiết liên quan đến việc tạo quảng cáo ý kiến ban đầu sách Phạm vi thành phần (cùng với thời gian chi phí) cơng việc quản lý dự án, mô tả Phụ lục A 3.2 Nhập thời hạn thực nhiệm vụ Thời hạn thực hiện-Duration nhiệm vụ đại diện số lượng thời gian bạn mong đợi dùng để hồn thành nhiệm vụ Project làm việc với thời hạn thực nhiệm vụ mà phạm vi từ vài phút vài tháng Tuỳ thuộc vào phạm vi kế hoạch dự án bạn, bạn muốn làm việc với thời hạn thực nhiệm vụ quy mô theo giờ, ngày tuần Hãy khám phá thời hạn thực nhiệm vụ với ví dụ Giả sử kế hoạch dự án có lịch dự án với thời gian làm việc định rõ từ 08:00 sáng đến 5:00 chiều, bao gồm tiếng dành cho việc nghỉ trưa, từ thứ hai thứ 6, thời gian không làm việc buổi tối ( sau 05:00 chiều ) ngày cuối tuần ( thứ chủ nhật) (Nếu bạn cần xem lại lịch dự án, xem chương 2) Nếu bạn ước tính nhiệm vụ 16 tiếng làm việc để hồn thành bạn nhập thời hạn thực "2d" để lên tiến độ nhiệm vụ hai ngày, ngày làm việc tiếng Nếu bạn bắt đầu nhiệm vụ vào lúc lúc sáng ngày thứ sáu hồn thành vào lúc chiều ngày thứ hai Chương III 31 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com tuần kế tiếp, ngày cuối tuần không làm việc ngày thứ bảy chủ nhật định thời gian không làm việc- Nonworking time Bạn sử dụng chữ viết tắt sau nhập thời hạn thực nhiệm vụ Nếu bạn nhập Nó thị sau Và có nghĩa 30m 6h 4d 3w 2mo 30 mins hrs days wks mons 30 phút ngày tuần tháng Như lưu ý trước đó, Project xử lý việc lên tiến độ nhiệm vụ hai cách Các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động-Automatic Schedule ln ln có thời hạn thực ( mặc định ngày) Tuy nhiên, nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng-Manual Schedule, ban đầu khơng có giá trị thời hạn thực Thời hạn thực nhiệm vụ thứ cần thiết để Project lên tiến độ nhiệm vụ, tạo cảm giác nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng, không yêu cầu giá trị thời hạn thực hiện, không Project lên tiến độ Tuy nhiên bạn nhập giá trị thời hạn thực cho nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng bạn làm điều phần Với nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng, bạn nhập giá trị thời hạn thực thơng thường có sử dụng chữ viết tắt bảng trên, ví dụ "3d" cho thời hạn ba ngày Bạn cịn nhập giá trị văn cho nó, chẳng hạn " Check with Bob " Những giá trị văn thay giá trị thời hạn thực 1-day (1ngày) mặc định bạn chuyển đổi nhiệm vụ từ chế độ tiến độ thủ công sang tự động Lưu ý: Project không cho phép bạn nhập giá trị văn cho giá trị thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu, ngày kết thúc nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động Project sử dụng thời lượng thời gian tiêu chuẩn tính theo phút cho thời hạn thực hiện: phút 60 giây 60 phút Đối thời hạn thực tính theo thời lượng ngày, tuần tháng bạn sử dụng mặc định Project (ví dụ, tháng có 20 ngày), thiết lập giá trị riêng bạn Để làm điều này, vào tab File, chọn Options, hộp thoại Project Options, kích Schedule, minh họa Chương III 32 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Trong hộp nhập có nhãn Hours per day: Với việc thiết lập làm việc cho ngày, việc nhập thời gian thực nhiệm vụ hai ngày (2d) giống việc nhập 16 (16h) - Trong hộp nhập có nhãn Hours per week: Với việc thiết lập 40 làm việc cho tuần, việc nhập thời gian thực nhiệm vụ ba tuần (3w) giống việc nhập 120 (120h) - Trong hộp nhập có nhãn Hours per month: Với việc thiết lập 20 ngày làm việc cho tháng, việc nhập thời gian thực nhiệm vụ tháng (1mo) giống việc nhập 160 ( ngày x 20 ngày tháng) Các ví dụ chương sử dụng giá trị mặc định Project: Mỗi ngày làm việc giờ, tuần làm việc 40 tháng làm 20 ngày Lưu ý: Nếu cần, bạn lên tiến độ để nhiệm vụ xảy khoảng thời gian không làm việc (Nonworking time) thời gian làm việc (Working time) Để làm điều này, nhập khoảng thời gian trôi qua (elapsed time) cho thời hạn thực nhiệm vụ Bạn nhập khoảng thời gian trôi qua cách đặt trước chữ viết tắt đơn vị thời hạn thực chữ " e" Ví dụ, gõ "1ed " để thời hạn thực nhiệm vụ ngày với 24 làm việc, " 1ew " tương đương với tuần có bảy ngày làm việc ngày làm 24 giờ, "1emo" tương đương với tháng có ba mươi ngày làm việc ngày làm 24 Bạn sử dụng khoảng thời gian trôi qua cho nhiệm vụ mà diễn theo thời gian thực tế ( ngày có 24 tiếng) khơng diễn theo thời gian làm việc bình thường ( số lượng thời gian làm việc tùy thuộc vào việc thiết lập bạn) Ví dụ, dự án xây dựng có nhiệm vụ "Đổ bê tơng móng" nhiệm vụ "Dỡ bỏ ván khn móng" Nếu bạn muốn có nhiệm vụ gọi "Chờ cho bê tơng đơng kết" bạn tháo dỡ ván khn bê tơng đơng kết đạt đến giá trị cường độ Nhiệm vụ "Chờ cho bê tông đông kết" cần phải có khoảng thời gian trơi qua bê tơng đông kết phạm vi bao gồm ngày liên tục liên tiếp cho dù ngày làm việc hay ngày không làm việc Nếu bê tông 48 đạt cường độ cho phép tháo ván khn bạn nhập thời hạn thực cho nhiệm vụ "Chờ cho bê tông đông kết" "2ed" Nếu bạn bắt đầu nhiệm vụ lúc sáng thứ sáu Project lên tiến độ hồn thành nhiệm vụ vào lúc sáng ngày chủ nhật Tuy nhiên, hầu hết trường hợp, bạn làm việc với thời hạn thực khơng có khoảng thời gian trơi qua Project Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn đưa danh sách liệt kê nhiệm vụ ban đầu tới người thực nhiệm vụ bên liên quan khác dự án Và họ đưa cho bạn thông tin phản hồi sơ ( chưa đầy đủ ) số thời hạn thực nhiệm vụ mà bạn muốn ghi lại kế hoạch mắt sách Trong ví dụ này, bạn nhập giá trị khác thời hạn thực nhiệm vụ, ngày bắt đầu kết thúc cho nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng mà bạn tạo bước Bước 1: Kích vào liệu thuộc cột có nhãn Duration tương ứng với nhiệm vụ có ID 1, Assign lauch team members Trường liệu Duration nhiệm vụ có ID chọn Bước 2: Gõ 1d sau nhấn phím Enter Lưu ý: Bạn kích vào biểu tượng mũi tên lên xuống để nhập thay đổi giá trị trường liệu Duration Giá trị day xuất trường liệu Duration Project vẽ bar Gantt cho nhiệm vụ này, bắt đầu ngày bắt đầu dự án mà bạn thiết lập trước Chương 2, ngày tháng năm 2015 Chương III 33 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trước nhiệm vụ liên kết với (Link) ngày bắt đầu kết thúc cụ thể thiết lập, Project thiết lập tất nhiệm vụ mà có giá trị thời hạn thực bắt đầu vào ngày bắt đầu dự án ( Start date hộp thoại Project Information) Điều với nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công lẫn tự động Bước 3: Nhập thời hạn thực cụm từ sau cho nhiệm vụ sau đây: ID Task Name Design and order marketing material Public Launch Phase Distribute advance copies Duration Check with Marketing team Nhấn phím Enter để bỏ qua nhiệm vụ 2d Đối với nhiệm vụ có ID 5, Coordinate magazine feature articles, bạn nhập ngày bắt đầu ngày kết thúc Project tính tốn thời hạn thực Bước 4: Trong trường liệu thuộc cột có nhãn Start tương ứng với nhiệm vụ có ID 5, gõ 19/1/15 sau nhấn phím Tab Lưu ý: Bạn chọn ngày mà bạn muốn trường liệu thuộc cột có nhãn Start Kích vào đầu mũi tên mầu đen trường liệu chọn bảng lịch xuất hiện, bảng lịch di chuyển đến tháng mà bạn muốn Rồi sau kích vào ngày bạn muốn Bước 5: Trong trường liệu thuộc cột có nhãn Finish tương ứng với nhiệm vụ có ID 5, gõ 27/1/15 sau nhấn phím Enter Project tính tốn thời hạn thực nhiệm vụ sáu ngày Lưu ý sáu ngày làm việc: Từ thứ Hai đến thứ Tư, ngày thứ Sáu tuần đầu tiên, sau ngày thứ hai thứ ba tuần Project vẽ bar Gantt cho nhiệm vụ, kéo dài ngày làm việc cộng với ngày không làm việc (sự kiện tinh thần Thứ ngày 22 tháng mà bạn thiết lập chương hai cộng với ngày nghỉ cuối tuần) nằm chúng, hiển thị sau Bước 6: Đối với nhiệm vụ ID 6, Launch public web portal for the book, bạn thời hạn thực lẫn ngày bắt đầu ngày kết thúc, bạn nắm bắt Chương III 34 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com mà bạn biết Bước 7: Trong trường liệu thuộc cột có nhãn Start nhiệm vụ 6, gõ About two weeks before launch complete sau nhấn Enter Cũng giá trị thời hạn thực nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng, bạn nhập chuỗi văn cho ngày bắt đầu kết thúc cho hai Khi nhiệm vụ chuyển đổi sang chế độ tiến độ tự động, chuỗi văn thay ngày cụ thể * Nghiệp vụ quản lý dự án: Làm mà bạn đến gần thời hạn thực xác? Bạn nên xem xét hai quy tắc chung sau ước lượng thời hạn thực nhiệm vụ: - Thời hạn thực toàn dự án thường tương đương với thời hạn nhiệm vụ; dự án kéo dài thường có xu hướng có nhiệm vụ có thời hạn thực dài so với nhiệm vụ dự án ngắn - Nếu bạn theo dõi trình thực dự án so với kế hoạch bạn (sẽ mô tả chương số chương tiếp theo) bạn cần phải xem xét mức độ chi tiết mà bạn muốn áp dụng cho nhiệm vụ kế hoạch bạn Ví dụ, bạn có dự án kéo dài nhiều năm, khơng thiết thực chí khơng thể theo dõi nhiệm vụ đo theo phút Nói chung, bạn nên đo thời hạn thực nhiệm vụ mức độ chi tiết thấp Đối với dự án bạn làm việc sách thời hạn thực cung cấp cho bạn Còn dự án bạn bạn thường phải ước lượng thời hạn thực nhiệm vụ Nguồn tư liệu tốt cho việc ước lượng thời hạn thực gồm có: - Thơng tin lịch sử từ dự án tương tự trước - Ước lượng từ người mà hoàn thành nhiệm vụ bạn - Sự phán đoán lão luyện người quản lý dự án tương tự - Các mức trung bình quan tổ chức chuyên nghiệp công nghiệp mà thực dự án tương tự dự án bạn Một quy tắc qua kinh nghiệm gọi quy tắc 8/80 Quy tắc đề xuất thời hạn thực nhiệm vụ từ (hoặc ngày) đến 80 (10 ngày làm việc, hai tuần) thời hạn chuẩn Các nhiệm vụ mà thời hạn thực ngắn ngày bị chia nhỏ nhiệm vụ có thời hạn thực lâu hai tuần dài để quản lý Có nhiều lý đáng để phá vỡ quy tắc này, hầu hết công việc dự án bạn có đáng để xem xét Đối với phức tạp, dự án có thời hạn thực dài dự án bao gồm lượng lớn ẩn số, bạn tạo ước lượng thời hạn thực chi tiết nhiệm vụ bắt đầu sớm hoàn thành sớm (ví dụ, vịng 2-4 tuần) Sau bạn ước lượng thời hạn thực chung chung cho nhiệm vụ mà chúng bắt đầu sau (ví dụ, sau 2-4 tuần) Bạn trì buổi họp định kỳ việc ước lượng thời hạn thực nhiệm vụ với nhóm đặn theo thời gian Đối với dự án phức tạp, có lẽ bạn kết hợp điều chiến lược khác để ước lượng thời hạn thực nhiệm vụ Bởi việc ước lượng thời hạn thực nhiệm vụ khơng xác nguồn rủi ro dự án nào, nên việc tạo ước lượng tốt kết nỗ lực đáng giá bỏ 3.3 Nhập nhiệm vụ cột mốc quan trọng Ngoài việc nhập nhiệm vụ cần hồn thành, bạn muốn kê khai kiện quan trọng cho kế hoạch dự án bạn, chẳng hạn ngày kết thúc giai đoạn quan trọng dự án Để làm điều này, bạn tạo nhiệm vụ cột mốc-Milestone Task Chương III 35 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Các nhiệm vụ cột mốc kiện quan trọng mà đạt kế hoạch ( chẳng hạn hoàn thành giai đoạn công việc) áp đặt lên kế hoạch ( chẳng hạn thời hạn chót để thức xin tài trợ vốn) Bởi thân nhiệm vụ cột mốc thường không bao gồm ất kỳ làm việc nên nhiệm vụ cột mốc đại diện nhiệm vụ có thời hạn thực không Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn biết ngày mà hoạt động lên kế hoạch việc mắt sách cần phải hoàn tất để việc mắt sách diễn thời gian Và bạn muốn ngày hiển thị kế hoạch Trong ví dụ này, bạn tạo nhiệm vụ cột mốc Bước 1: Kích vào tên nhiệm vụ có ID 3, Public Launch Phase Bước 2: Trên tab Task, nhóm lệnh Insert, kích Milestone Project chèn hàng cho nhiệm vụ thay đổi lại số thứ tự (ID) nhiệm vụ phía sau Project đặt tên cho nhiệm vụ đưa cho thời hạn thực ngày Cũng nhiệm vụ khác, nhiệm vụ cột mốc ban đầu lên tiến độ vào ngày bắt đầu dự án ngày 05 tháng Bước 3: Với việc tên nhiệm vụ cột mốc chọn, gõ Planning complete! sau nhấn phím Enter Nhiệm vụ cột mốc thêm vào kế hoạch bạn Trong phần biểu đồ phía bên phải khung nhìn Gantt Chart nhiệm vụ cột mốc xuất với biểu tượng viên kim cương ( hình thoi) Lưu ý: Bạn đánh dấu nhiệm vụ có thời hạn thực nhiệm vụ cột mốc Kích đúp vào tên nhiệm vụ để hiển thị hộp thoại Task Information, sau kíc vào tab Advanced tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Mark task as milestone 3.4 Tạo nhiệm vụ khái quát để tạo đề cương cho kế hoạch Bạn thấy hữu ích sử dụng nhiệm vụ khái quát-Summary Task để tổ chức xắp xếp nhóm nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ với dạng đề cương (Outline) Khi nhiệm vụ khái quát xếp theo trình tự thời gian nhiệm vụ khái quát cấp cao gọi giai đoạn Khi xem xét kế hoạch dự án, việc nhìn thấy nhiệm vụ tổ chức cấu trúc dạng đề cương giúp bạn bên liên quan suy nghĩ đầu mục cơng việc Ví dụ, người ta thường phân chia dự án xuất sách thành thành giai đoạn là: biên tập, thiết kế sản xuất Với cấu trúc đề cương áp dụng, sau bạn bung thu Chương III 36 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com gọn đề cương để hiển thị mức độ chi tiết mà bạn muốn Bạn tạo cấu trúc đề cương cách thụt lề vào nhiệm vụ Trong Project, nhiệm vụ thụt vào bên nhiệm vụ khái quát gọi nhiệm vụ Các nhiệm vụ khái quát mặc định chế độ tiến độ tự động thủ công Thời hạn thực nhiệm vụ khái quát có chế độ tiến độ tự động tính tốn Project, khoảng thời gian tính từ ngày bắt đầu sớm ngày kết thúc muộn nhiệm vụ Nếu bạn trực tiếp chỉnh sửa thời hạn thực ngày bắt đầu ngày kết thúc nhiệm khái quát có chế độ tiến độ tự động chuyển thành nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng Khi nhiệm vụ khái quát chế độ tiến độ thủ cơng, thời hạn thực tính tốn dựa nhiệm vụ nó, y thời hạn thực nhiệm vụ khái quát có độ tiến độ tự động Tuy nhiên, bạn chỉnh sửa thời hạn thực nhiệm vụ khái quát có chế độ tiến độ thủ công Project theo dõi thời hạn thực thủ công mà bạn nhập vào lẫn thời gian hạn thực tính tốn Lưu ý: Bạn làm việc với nhiệm vụ khái quát với hai thời hạn thực thủ công thời hạn thực tính tốn tự động chương Cấp cao cấu trúc đề cương kế hoạch gọi nhiệm vụ tổng quát dự án-Project Summary Task Theo mặc định Project tự động tạo nhiệm vụ tổng quát dự án khơng hiển thị Bởi nhiệm vụ tổng quát dự án có cấp cao cấu trúc đề cương kế hoạch nên bao gồm chi tiết cuộn lên roll-up từ tất nhiệm vụ Nó đại diện cho tồn thời hạn thực kế hoạch, cách tiện dụng để nhìn thấy số chi tiết thiết yếu, chẳng hạn thời hạn thực tổng thể kế hoạch * Nghiệp vụ quản lý dự án: Lập kế hoạch kiểu Top-down Bottom-up Hai phương pháp phổ biến để phát triển nhiệm vụ giai đoạn dự án lập kế hoạch từ xuống (Top-down) lập kế hoạch từ lên (Bottom-up): - Lập kế hoạch kiểu Top-down: xác định giai đoạn thành phần dự án trước điền vào tất chi tiết yêu cầu để hoàn thành giai đoạn đó, đại diện nhiệm vụ khái quát Các dự án phức tạp có vài lớp nhiệm vụ khái quát lồng Phương pháp thực từ tổng quát đến chi tiết cụ thể - Lập kế hoạch kiểu Bottom-up: xác định nhiều nhiệm vụ mức chi tiết tốt trước lên đề cương chúng thành nhóm theo logic gọi giai đoạn nhiệm vụ khái quát Phương pháp thực từ chi tiết cụ thể đến tổng quát Tạo nhiệm vụ giai đoạn xác cho hầu hết dự án phức tạp đòi hỏi kết hợp hai phương pháp lập kế hoạch Top-down Bottom-up Thông thường, người quản lý dự án bắt đầu lập giai đoạn (lập kế hoạch kiểu Top-down) tài nguyên người thực thi dự án cung cấp nhiệm vụ chi tiết để điền vào giai đoạn (lập kế hoạch kiểu Bottom-up) Nhiệm vụ phần này: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, kế hoạch mắt sách ráp lại với đủ để tổ chức xắp xếp kế hoạch thành hai giai đoạn Trong ví dụ này, bạn lên đề cương danh sách nhiệm vụ bạn cách tạo nhiệm vụ khái quát: Bước 1: Chọn tên nhiệm vụ có ID từ đến Đây nhiệm vụ mà bạn muốn chúng nhiệm vụ giai đoạn - Public launch phase Bước 2: Trên tab Task, nhóm lệnh Schedule, kích Indent Task Chương III 37 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project nâng cấp nhiệm vụ ID thành nhiệm vụ khái quát chuyển sang chế độ tiến độ tự động Hoặc bạn nghĩ Project hạ cấp nhiệm vụ có ID từ đến thành nhiệm vụ Dù suy nghĩ theo cách kế hoạch bao gồm nhiệm vụ khái quát nhiệm vụ Thanh bar nhiệm vụ khái quát Nhiệm vụ khái quát Các nhiệm vụ Lưu ý: Nếu bạn muốn hạ cấp nhiệm vụ khái quát quay trở lại thành nhiệm vụ con, bạn phải thay đổi cấu trúc đề cương nhiệm vụ bên nhiệm vụ vụ khái Chọn tất nhiệm vụ sau kích vào lệnh Outdent Task nhóm lệnh Schedule thuộc tab Chú ý tới ảnh hưởng việc lên tiến độ việc tạo nhiệm vụ khái Bởi nhiệm vụ có ngày bắt đầu kết thúc cụ thể nên Project thiết lập ngày bắt đầu nhiệm vụ khái quát ( nhiệm khác mà có thời hạn thực hiện) với ngày bắt đầu nhiệm vụ 6, ngày 19 tháng Tiếp theo bạn tạo nhiệm vụ khái quát khác theo cách thức khác Bước 3: Lựa chọn tên nhiệm vụ có ID từ tới Bước 4: Trên tab Task, nhóm lệnh Insert, kích Summary Project chèn hàng cho nhiệm vụ mới, thụt lề nhiệm vụ chọn bước đổi lại số ID tất nhiệm vụ phía sau Project đặt tên cho nhiệm vụ Bước 5: Với tên nhiệm vụ lựa chọn, gõ Planning Phase nhấn Enter Bây kế hoạch tổ chức thành hai giai đoạn công việc Chương III 38 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com 3.5 Tạo phụ thuộc nhiệm vụ liên kết Khi bạn liên kết nhiệm vụ, bạn tạo mối quan hệ việc lên tiến độ nhiệm vụ Những mối quan hệ nhiệm vụ gọi phụ thuộc- Dependence, kiểu "sự bắt đầu nhiệm vụ bị phụ thuộc vào việc hoàn thành nhiệm vụ trước nó" Một bạn tạo phụ thuộc nhiệm vụ (cịn gọi liên kết-Link), Project tự động điều chỉnh việc lên tiến độ nhiệm vụ liên kết thay đổi xảy kế hoạch bạn Tạo phụ thuộc việc liên kết nhiệm vụ quan trọng để nhận tồn lợi ích từ công cụ lên tiến độ Project Hãy xem xét kiểu quan hệ phụ thuộc mà bạn tạo hai nhiệm vụ Hầu hết kế hoạch yêu cầu nhiệm vụ phải thực theo thứ tự cụ thể Ví dụ, nhiệm vụ “viết chương” sách cần phải hoàn thành trước nhiệm vụ “chỉnh sửa chương” xảy Hai nhiệm vụ có mối quan hệ phụ thuộc kiểu finish-to-start ( kết thúc-tới-bắt đầu), có hai khía cạnh: - Nhiệm vụ thứ hai phải xảy sau nhiệm vụ đầu tiên, trình tự xảy - Nhiệm vụ thứ hai xảy nhiệm vụ hoàn thành, phụ thuộc Trong Project, nhiệm vụ (" Viết chương” sách ) gọi nhiệm vụ tiền nhiệm-Predecessor trước nhiệm vụ phụ thuộc vào Nhiệm vụ thứ hai ( " Chỉnh sửa chương” sách ) gọi nhiệm vụ kế nhiệm-Successor nối sau nhiệm vụ mà phụ thuộc vào Bất kỳ nhiệm vụ nhiệm vụ tiền nhiệm nhiều nhiệm vụ kế nhiệm Tương tự vậy, nhiệm vụ nhiệm vụ kế nhiệm nhiều nhiệm vụ tiền nhiệm Mặc dù điều nghe phức tạp, hai nhiệm vụ có bốn kiểu quan hệ nhiệm vụ Mối quan hệ phụ thuộc Nghĩa Ngày kết thúc nhiệm vụ tiền nhiệm định ngày bắt đầu nhiệm vụ kế nhiệm Đây mối quan hệ nhiệm vụ mặc định Start-to-start (SS) Ngày bắt đầu nhiệm vụ tiền nhiệm định ngày bắt đầu nhiệm vụ kế nhiệm Finish-to-start (FS) Chương III Thể khung nhìn Gantt Chart Ví dụ Một chương sách phải viết trước chỉnh sửa Đặt in đặt giấy có liên quan chặt chẽ, chúng nên bắt đầu lúc 39 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Finish-to-finish (FF) Ngày kết thúc nhiệm vụ tiền nhiệm định ngày kết thúc nhiệm vụ kế nhiệm Các nhiệm vụ yêu cầu thiết bị cụ thể phải kết thúc trước thời gian thuê chúng kết thúc Start-to-finish (SF) Ngày bắt đầu nhiệm vụ tiền nhiệm định ngày kết thúc nhiệm vụ kế nhiệm Thời điểm máy in bắt đầu chạy định nhiệm vụ lựa chọn máy đóng sách phải kết thúc Lưu ý: Bạn điều chỉnh mối quan hệ tiến độ nhiệm vụ tiền nhiệm nhiệm vụ kế nhiệm với thời gian sớm-lead time thời gian trễ ( chậm)- lag time Ví dụ, bạn thiết lập thời gian trễ ngày thời điểm kết thúc nhiệm kế nhiệm thời điểm bắt đầu nhiệm vụ kế nhiệm Để biết thêm thơng tin, xem chương Sự thể quan hệ nhiệm vụ việc giải thay đổi tới ngày bắt đầu kết thúc lên tiến độ hai lĩnh vực mà việc sử dụng công cụ lên tiến độ giống Project thực đáng giá Ví dụ, bạn thay đổi thời hạn thực nhiệm vụ thêm gỡ bỏ nhiệm vụ khỏi chuỗi nhiệm vụ liên kết, Project tự động lên lại tiến độ nhiệm vụ cho phù hợp Các mối quan hệ nhiệm vụ xuất số cách Project, bao gồm sau: - Trong phần biểu đồ khung nhìn Gantt khung nhìn Network Diagram, mối quan hệ nhiệm vụ xuất đường thẳng kết nối nhiệm vụ - Trong bảng biểu, chẳng hạn bảng Entry, số ID nhiệm vụ tiền nhiệm xuất trường liệu Predecessor nhiệm vụ kế nhiệm (Bạn cần phải kéo đứng chia đơi khung nhìn thành hai phần sang bên phải để thấy cột có nhãn Predecessor) Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing Kế hoạch mắt sách liên kết phần riêng lẻ tốt Các nhiệm vụ lên đề cương bên nhiệm vụ khái quát, bạn sẵn sàng để tạo mối quan hệ nhiệm vụ Trong ví dụ này, bạn liên kết nhiệm vụ để tạo phụ thuộc nhiệm vụ chúng: Bước 1: Chọn tên nhiệm vụ có ID Bước 2: Trên tab Task, nhóm lệnh Schedule, kích Link the Selected Tasks Nhiệm vụ có ID liên kết phụ thuộc mặc định finish-to-start Đường liên kết biểu thị mối quan hệ nhiệm vụ chúng Chương III 40 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Chú ý nhiệm vụ trước khơng có ngày bắt đầu-Start ngày kết thúc-Finish, cách làm cho nhiệm vụ kế nhiệm nhiệm vụ 2, bạn đưa cho Project đủ thông tin để cấp cho nhiệm vụ ngày bắt đầu: ngày 06 tháng 1, ngày làm việc tiếp sau kết thúc nhiệm vụ Bạn có ý việc làm bật màu xanh da trời số trường liệu Duration, Start Finish bạn liên kết nhiệm vụ? Project làm bật giá trị bị ảnh hưởng sau lần bạn thay đổi việc lên tiến độ kế hoạch Lưu ý: Để hủy bỏ liên kết nhiệm vụ, chọn nhiệm vụ mà bạn muốn hủy bỏ liên kết sau kích vào Unlink Tasks trong nhóm lệnh Schedule tab Task Tiếp theo, bạn liên kết nhiệm vụ cách khác Bước 3: Chọn tên nhiệm vụ 4, Planning complete! Bước 4: Trên tab Task, nhóm lệnh Properties, kích vào Information Hộp thoại Task Information xuất Bước 5: Kích vào tab Predecessors Bước 6: Kích vào liệu trống không bên tiêu đề cột Task Name sau nhấp vào hình mũi tên nhỏ màu đen xuất bên phải ô liệu Bước 7: Trong danh sách liệt kê tên nhiệm vụ ra, kích vào Design and order marketing material Bước 8: Nhấn nút OK để đóng hộp thoại Task Information Nhiệm vụ liên kết mối quan hệ Finish-to-Start Lưu ý: Hãy nhớ lại nhiệm vụ có nhiều nhiệm vụ tiền nhiệm Một cách mà bạn rõ nhiệm vụ tiền nhiệm thêm vào thêm chúng tab Prodecessor thuộc hộp thoại Task Information Đối với mối quan hệ Finish-to-Start ( kiểu liên kế mặc định ), nhiệm vụ tiền nhiệm có ngày kết thúc muộn định ngày bắt đầu nhiệm vụ kế nhiệm Nhiệm vụ tiền nhiệm gọi "nhiệm vụ tiền nhiệm phát động"-Driving predecessor định phát động ngày bắt đầu nhiệm vụ kế nhiệm Project bao gồm tính mà giúp bạn thấy nhiệm vụ tiền nhiệm phát động mối quan hệ nhiệm vụ kế nhiệm cách dễ dàng Tính gọi “lộ trình hay đường nhiệm vụ”- Task Path mô tả Chương Tiếp theo bạn liên kết tất nhiệm vụ bên nhiệm vụ khái quát Public Launch Phase thao tác Bước 9: Chọn tên nhiệm vụ có ID từ đến Bước 10: Trên tab Task, nhóm lệnh Schedule, kích Link the Selected Tasks Chương III 41 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Các nhiệm vụ từ tới liên kết Lưu ý: Nhiệm vụ có ID từ đến liền kề với Để chọn nhiệm vụ mà chúng không nằm liền kề nhau, chọn nhiệm vụ giữ phím Ctrl sau chọn nhiệm vụ khác Có số cách liên kết nhiệm vụ, sau bạn sử dụng thêm cách để liên kết hai giai đoạn kế hoạch mắt sách Bước 11: Trong phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart, di chuyển trỏ chuột tới bar Gantt nhiệm vụ khái quát có ID 1- Planning Phase, sau kích ( có giữ phím trái chuột) kéo xuống vị trí bar Gantt nhiệm vụ khái quát 5- Public Launch Phase Lưu ý trình bạn kéo trỏ chuột, biểu tượng trỏ chuột thay đổi sang biểu tượng liên kết cửa sổ nhỏ xuất (pop -up window) cập nhật thông tin bạn di chuột qua bar Gantt khác Pop-up window Khi trỏ chuột nằm bar Gantt nhiệm vụ khái quát 5, nhả phím trái chuột giữ Hai nhiệm vụ khái quát liên kết mối quan hệ kiểu Finish-to-Start Cho đến thời điểm này, bạn sử dụng ba cách khác để liên kết nhiệm vụ Một cách đơn giản khác để tạo mối quan hệ nhiệm vụ nhập số ID nhiệm vụ tiền nhiệm Chương III 42 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com trường liệu Predecessors nhiệm vụ kế nhiệm Khi bạn sử dụng Project nhiều nữa, bạn tìm thấy số cách cách mà bạn thấy thích hợp cho tìm cách khác để liên kết nhiệm vụ Lưu ý: Khi làm việc với nhiệm vụ khái quát, bạn liên kết trực tiếp nhiệm vụ khái quát (như bạn làm ) liên kết nhiệm vụ muộn giai đoạn với nhiệm vụ sớm giai đoạn thứ hai Kết việc lên tiến độ hai trường hợp Tuy nhiên, dù trường hợp bạn liên kết nhiệm vụ khái quát tới số nhiệm vụ Làm tạo vấn đề việc lên tiến độ vịng trịn khơng lơgic, Project khơng cho phép điều xảy Để kết thúc ví dụ này, bạn nhập giá trị thời hạn thực cụ thể cho nhiệm vụ Đội ngũ marketing nhà xuất Lucerne Publishing báo cáo ước tính họ nhiệm vụ nên có thời hạn thực là hai tuần Bước 13: Trong trường liệu Duration nhiệm vụ 3, gõ 2w sau nhấn Enter Chú ý thời hạn thực nhiệm vụ khiến thời hạn thự nhiệm vụ khái quát Planning Phase tăng lên, lại khơng ảnh hưởng tới việc lên tiến độ nhiệm cột mốc Tại lại không? Hãy nhớ nhiệm vụ cột mốc chế độ tiến độ thủ công Bạn bắt buộc Project điều chỉnh bắt đầu kết thúc nhiệm vụ giữ chế độ tiến độ thủ công Bước 14: Chọn tên nhiệm vụ Bước 15: Trên tab Task, nhóm lệnh Schedule, kích Respect Links Project lên lại tiến độ cho nhiệm vụ để bắt đầu sau hoàn thành nhiệm vụ tiền nhiệm nó, nhiệm vụ Bạn thấy bắt đầu nhiệm vụ khái quát 5- Public Launch Phase không tôn trọng mối liên kết với nhiệm vụ tiền nhiệm nó, nhiệm vụ khái quát 1- Phase summary task Việc kích vào lệnh Respect Link với nhiệm vụ khái quát 5- Public Launch Phase chọn không khiến lên lại tiến độ làm với nhiệm vụ Đó ngày bắt đầu kết thúc nhiệm vụ khái quát dẫn dắt ngày bắt đầu sớm ngày kết thúc muộn nhiệm vụ nó, mà trường hợp Chương III 43 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com chế độ tiến độ thủ công Bạn giải vấn đề cách chuyển sang chế độ tiến độ tự động phần 3.6 Chuyển chế độ tiến độ nhiệm vụ từ thủ công sang tự động Theo mặc định Project thiết lập nhiệm vụ chế độ tiến độ thủ công-Manually Scheduled Thực tế, phần sách bạn làm việc với nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng Trong Project bạn kiểm sốt việc lên tiến độ nhiệm vụ theo hai cách thức khác nhau: - Làm việc với nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng-Manually Scheduled nhanh chóng nắm giữ số chi tiết khơng có lên tiến độ nhiệm vụ Hãy nghĩ nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công giữ chỗ ban đầu mà bạn tạo lúc mà khơng ảnh hưởng đến phần cịn lại kế hoạch Bạn ban đầu khơng biết nhiều ngồi tên nhiệm vụ điều OK Khi bạn phát định thêm chi tiết nhiệm vụ này, chẳng hạn xảy ra, bạn thêm chi tiết tới kế hoạch - Làm việc với nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động-Auto Scheduled để sử dụng đầy đủ lợi ích cơng cụ lên tiến độ mạnh mẽ Project Với chế độ tiến độ tự động, Project tự động cập nhật giá trị tiến độ tính tốn thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu kết thúc để đáp ứng tới thay đổi kế hoạch Các thay đổi tới yếu tố ràng buộc, mối quan hệ nhiệm vụ lịch khiến Project tính tốn lại nhiệm vụ bị ảnh hưởng Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, kế hoạch mắt sách xem xét tài nguyên người thực công việc bên liên quan khác dự án Mặc dù bạn mong đợi kế hoạch thay đổi chút bạn biết nhiều mắt sách, bạn đủ tự tin để chuyển đổi chế độ tiến độ nhiệm vụ toàn kế hoạch từ thủ cơng sang tự động Trong ví dụ này, bạn chuyển đổi nhiệm vụ sang chế độ tiến độ tự động sau thay thay đổi mặc định chế độ tiến độ để nhiệm vụ tạo có chế độ tiến độ tự động Bước 1: Chọn tên nhiệm vụ từ tới Những nhiệm vụ thiết lập chế độ tiến độ thủ công, biểu thị biểu tượng đinh ghim cột Task Mode Bước 2: Trên tab Task, nhóm lệnh Tasks, kích Auto Schedule Project chuyển nhiệm vụ sang chế độ tiến độ tự động Project thay đổi biểu tượng cột Task Mode từ hình đinh ghim sang biểu tượng thay đổi định dạng bar Gantt nhiệm vụ biết chúng chế độ tiến độ tự động Tiếp theo, bạn sử dụng phương pháp khác để thay đổi chế độ tiến độ cho nhiệm vụ Bước 3: Kích vào trường liệu thuộc cột có nhãn Task Mode nhiệm vụ sau Chương III 44 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com nhấp vào mũi tên mầu đen xuất bên phải ô Bước 4: Trong danh sách ra, kích chọn Auto Scheduled Lần này, nhiệm vụ lên tiến độ lại để bắt đầu muộn Tại điều xảy ra? Hãy nhớ tới phụ thuộc hai nhiệm vụ khái quát Sự phụ thuộc nói rằng, nhiệm vụ Public Launch Phase nên bắt đầu nhiệm vụ Planning Phase hoàn thành Tuy nhiên, nhiệm vụ nhiệm vụ khác Public Launch Phase thiết lập chế độ tiến độ thủ công nên Project không lên lại tiến độ nhiệm vụ để lý giải cho phụ thuộc Tuy nhiên, sau bạn thiết lập nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động, Project làm điều điều chỉnh ngày bắt đầu nhiệm vụ khái quát Các nhiệm vụ lại chế độ tiến độ thủ cơng, Projsect không lên lại tiến độ cho chúng Bạn chuyển chế độ tiến độ cho nhiệm vụ bước Bước 5: Chọn tên nhiệm vụ Bước 6: Trên tab Task, nhóm lệnh Tasks, kích Auto Schedule Project lên lại tiến độ nhiệm vụ lại Việc rút ngắn thời hạn thực nhiệm vụ Public Launch Phase toàn dự án Vào lúc này, kế hoạch thiết lập để nhiệm vụ mà bạn nhập có chế độ tiến độ thủ cơng Bạn giữ thiết lập sau chuyển nhiệm vụ cụ thể sang chế độ tiến độ tự động Tuy nhiên, kế hoạch phát triển đủ để chuyển sang chế độ tiến độ tự động sau thiết lập số nhiệm vụ cụ thể sang chế độ tiến độ thủ công cần Bước 7: Trên tab Task, nhóm lệnh Tasks, kích Schedule Mode tượng đầu mũi tên nhỏ màu đen) sau chọn Auto Schedule ( kích vào biểu Lưu ý: Bạn chuyển đổi qua lại chế độ tiến độ kế hoạch mở Project cách kích đoạn văn New Tasks trạng thái sau chọn Chương III 45 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com chế độ tiến độ muốn chuyển đổi Bạn thay đổi loại chế độ tiến độ mặc định mà Project áp dụng cho tất kế hoạch tạo sau Để làm điều này, vào tab File kích Options sau nhấp vào tab Schedule Trong khu vực có nhãn Schedule, kích vào hộp chọn có nhãn Scheduling options for this project, kích chọn All New Projects sau hộp chọn có nhãn New tasks created, kích chọn Auto Scheduled Tiếp theo bạn thấy việc lên tiến độ tự động hành động bạn nhiệm vụ tới kế hoạch Bước :Trong trường liệu thuộc cột có nhãn Task Name bên nhiệm vụ có ID 8, gõ Launch social media programs for book sau nhấn Enter Project thêm nhiệm vụ tới kế hoạch Theo mặc định, khơng liên kết với nhiệm vụ khác, cung cấp thời hạn thực ngày lên tiến độ để bắt đầu vào ngày bắt đầu nhiệm vụ khái quát Khơng giống nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng, nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động có thời hạn thực ngày bắt đầu, ngày kết thúc thêm tới kế hoạch Để kết thúc ví dụ này, bạn liên kết hai nhiệm vụ Bước 9: Chọn tên nhiệm vụ có ID Bước 10: Trên tab Task, nhóm lệnh Schedule, kích Link the selected tasks Project liên kết hai nhiệm vụ Chú ý thời hạn thực nhiệm vụ khái quát Public Launch Phase cập nhật tự động từ lên 10 ngày 3.7 Kiểm tra thời hạn thực ngày kết thúc kế hoạch Tại thời điểm trình lên kế hoạch thực dự án, bạn bên liên quan khác dự án muốn biết dự án dự kiến hồn thành lâu Bạn khơng nhập trực tiếp tổng thời hạn thực ngày kết thúc kế hoạch, bạn không cần phải làm Project tính tốn giá trị dựa thời hạn thực nhiệm vụ, phụ thuộc, điều chỉnh lịch dự án nhiều yếu tố khác mà bạn ghi lại kế hoạch Một cách dễ dàng để xem thời hạn thực kế hoạch ngày bắt đầu, ngày kết thúc dự kiến thơng qua khung nhìn Timeline, nhiệm vụ tổng qt dự án, hộp thoại Chương III 46 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project Information Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, kế hoạch bạn cho việc mắt sách giúp giúp đỡ nhóm thực có tổ chức xắp xếp cho cơng việc tới Bạn thường xuyên bị yêu cầu cung cấp thời hạn thực hiện, ngày kết thúc dự kiến kế hoạch mắt sách Trong ví dụ này, bạn kiểm tra tổng thời hạn thực kế hoạch ngày kết thúc dự kiến dựa thời hạn thực nhiệm vụ mối quan hệ mà bạn nhập Bước 1: Trong khung nhìn Timeline phía khung nhìn Gantt Chart, ý tới ngày bắt đầu kết thúc kế hoạch Lưu ý: Nếu khung nhìn Timeline khơng hiển thị, tab View, nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Timeline Khung nhìn Timeline cách thức tiện dụng để nhìn thấy tranh tổng thể kế hoạch Ở đây, bạn nhìn thấy ngày bắt đầu kết thúc, chương sau, bạn làm việc với khung nhìn Timeline theo cách khác Tiếp theo bạn có nhìn sâu thời hạn thực kế hoạch Bước 2: Trên tab Project, nhóm lệnh Properties, kích Project Information Hộp thoại Project Information xuất Ở đây, lại lần bạn nhìn thấy ngày kết thúc: 3/2/15 Bạn khơng thể trực tiếp chỉnh sửa ngày kết thúc bời kế hoạch thiết lập lên tiến độ kể từ ngày bắt đầu Project tính tốn ngày kết thúc kế hoạch dựa khoảng thời gian kéo dài ngày làm việc yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ, ngày bắt đầu kế hoạch Bất kỳ thay đổi tới ngày bắt đầu khiến Project tính toán lại ngày kết thúc Tiếp theo, xem thông tin thời hạn thực cách chi tiết Bước 3: Trong hộp thoại Project Information kích Stalistics… Hộp thoại Project Stalistics xuất Bạn không cần phải hiểu hết tất số này, thời hạn thực ( Dữ liệu thuộc cột có nhãn Duration, thuộc hàng có nhãn Current) đáng ý Thời gian thực số ngày làm việc ( không kể ngày có khoảng thời gian trơi qua ) ngày bắt đầu ngày kết thúc kế hoạch Lưu ý: Project xác định tổng thời hạn thực kế hoạch cách tính tốn khác biệt ngày bắt đầu sớm ngày kết thúc muộn nhiệm vụ kế hoạch Chương III 47 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Thời hạn thực kế hoạch bị ảnh hưởng yếu tố khác, chẳng hạn mối quan hệ nhiệm vụ (đã thảo luận phần chương này) Bởi Project phân biệt thời gian làm việc thời gian không làm việc nên thời hạn thực nhiệm vụ không thiết phải tương đương với khoảng thời gian trơi qua Bước 4: Kích Close để đóng hộp thoại Project Stalistics Tiếp theo bạn hiển thị nhiệm vụ tổng quát dự án khung nhìn Gantt Chart Bước 5: Nhấn vào nơi khung nhìn Gantt Chart Do hướng tập trung khung nhìn Gantt Chart , nhãn ngữ cảnh phía tab Format thay đổi thành Gantt Chart Tools Bước 6: Trên tab Format, nhóm lệnh Show/Hide, tích chọn vào hộp kiểm Project Summary Task Project hiển thị nhiệm vụ tổng quát dự án vị trí khung nhình Gantt Chart với số ID “0” Ở bạn thấy giá trị thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu kết thúc giống hiển thị hộp thoại Project Stalistcs bar Gantt vẽ ngày bắt đầu tới ngày kế thúc toàn kế hoạch Project Summary Task Thanh bar Gantt Project Summary Task 3.8 Chú thích cho nhiệm vụ với ghi siêu liên kết Bạn ghi thông tin bổ sung nhiệm vụ ghi Ví dụ, bạn có mô tả chi tiết nhiệm vụ lại muốn giữ cho tên nhiệm vụ ngắn gọn, bạn thêm chi tiết thơng tin vào ghi nhiệm vụ thay vào tên nhiệm vụ Bằng cách đó, thông tin cư trú kế hoạch đễ dàng xem in chúng Có ba loại ghi : ghi cho nhiệm vụ, ghi cho tài nguyên ghi cho phân cơng Bạn nhập xem lại ghi cho nhiệm vụ tab Notes hộp thoại Task Information Các ghi Project hỗ trợ loạt tùy chọn định dạng văn bản, chí bạn có liên kết lưu trữ hình ảnh đồ họa kiểu loại tập tin khác ghi Lưu ý: Bạn làm việc với ghi cho tài nguyên chương Đôi bạn muốn liên kết nhiệm vụ kế hoạch với thông tin lưu trữ tài liệu khác trang web Các siêu liên kết-Hyperlink cho phép bạn kết nối nhiệm vụ cụ thể tới thông tin bổ sung tồn bên kế hoạch Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn có số chi tiết số nhiệm vụ kế hoạch mắt sách mà bạn muốn ghi chúng vào kế hoạch Việc giữ chi tiết kế hoạch giúp bạn sau có ích cho khác liên quan Chương III 48 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com đến dự án, người làm việc với kế hoạch tương lai Trong ví dụ này, bạn nhập ghi cho nhiệm vụ siêu liên kết tới tài liệu chứa đựng thông tin quan trọng số nhiệm vụ: Bước 1: Chọn tên nhiệm vụ 6, Distribute advance copies Bước 2: Trên tab Task, nhóm lệnh Properties, kích Notes Lưu ý: Bạn kích chuột phải vào tên nhiệm vụ chọn Notes Shortcut menu xuất Project hiển thị hộp thoại Task Information tab Notes chọn Bước 3: Trong phần nhập liệu có nhãn Notes, gõ Get recipient list from publicist Bước 4: Kích OK Một biểu tượng ghi xuất cột có nhãn Indicators Bước 5: Di chuyển trỏ chuột tới biểu tượng ghi nhiệm vụ Một đoạn ghi mà xuất ScreenTip Đối với ghi mà dài để hiển thị ScreenTip, bạn kích đúp chuột vào biểu tượng ghi để hiển thị đầy đủ nội dung ghi Bạn để ý thấy có biểu tượng ghi dành cho nhiệm vụ 0, nhiệm vụ tổng quát dự án Chúng ta xem xét sau Bước 6: Di chuyển trỏ chuột tới biểu tượng ghi nhiệm vụ Bạn nhận đoạn ghi mà xuất ScreenTip đến từ phần 3-“Nhập tiêu đề thuộc tính khác kế hoạch” chương Văn nhập trường liệu Comments hộp thoại Propeties Như bạn thấy, văn nhập trường liệu Comments xuất ghi nhiệm vụ tổng quát dự án Nếu bạn thêm thay đổi ghi nhiệm vụ tổng quát bạn làm trước với nhiệm vụ thay đổi xuất trường liệu Comments hộp thoại Properties Để kết thúc ví dụ này, bạn tạo siêu liên kết Bước 7: Kích chuột phải vào tên nhiệm vụ 8, Launch public Web portal for book, sau chọn mục Hyperlink Shortcut menu xuất Hộp thoại Insert Hyperlink xuất Bước 8: Trong hộp nhập có nhãn Text to display, gõ Add to spring catalog here Bước 9: Trong nhập có nhãn Address, gõ http://www.lucernepublishing.com/ Bước 10: Nhấn OK Chương III 49 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Một biểu tượng siêu liên kết xuất cột có nhãn Indicators Di chuyển trỏ chuột tới biểu tượng siêu liên kết để hiển thị đoạn văn mô tả mà bạn gõ Để mở trang web trình duyệt bạn, kích vào biểu tượng siêu liên kết kích chuột phải biểu tượng siêu liên kết shortcut menu xuất hiện, chọn mục Hyperlink sau Open Hypelink Lưu ý: Bạn nhanh chóng gỡ bỏ ghi chú, siêu liên kết định dạng khỏi nhiệm vụ chọn, Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Clear (trơng giống tẩy), sau chọn lệnh mà bạn muốn Chương III 50 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Thiết lập tài nguyên Chương IV 51 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Microsoft Project 2013 hỗ trợ ba loại tài nguyên Đó tài nguyên làm việc, hai loại tài ngun có mục đích đặc biệt: chi phí ngun vật liệu Tóm lại, sau cách hiểu ba loại tài nguyên này: - Work resource: Tài nguyên làm việc, bao gồm người thiết bị cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch dự án - Cost resource: Tài nguyên chi phí, đại diện cho chi phí tài gắn liền với nhiệm vụ mà bạn cần phải tính đến kế hoạch Ví dụ, bao gồm loại chi phí chi phí du lịch, chi phí vui chơi giải trí thứ khác - Material resource: Tài nguyên nguyên vật liệu mặt hàng tiêu dùng ( ví dụ sắt, thép, xi măng…) mà bạn dùng dự án thực Ví dụ, dự án xây dựng cần phải theo dõi lượng sắt thép bê tơng sử dụng suốt dự án Trong chương này, bạn thiết lập tài nguyên làm việc tài nguyên chi phí Bạn làm việc với tài nguyên nguyên vật liệu Chương 10 Quản lý tài nguyên hiệu lợi quan trọng việc sử dụng Project công cụ lập kế hoạch tập trung vào nhiệm vụ Bạn không cần phải thiết lập tài nguyên phân công chúng tới nhiệm vụ Project, nhiên việc không làm thông tin có sẵn Project khiến bạn đạt hiệu việc quản lý dự án bạn Thiết lập thông tin tài nguyên Project có chút nỗ lực, thời gian bỏ đáng giá dự án bạn chủ yếu bị dẫn dắt ràng buộc thời gian chi phí (và gần tất dự án bị dẫn dắt hai hai yếu tố này) 4.1 Nhập tên tài nguyên làm việc Tài nguyên làm việc người thiết bị làm công việc dự án Project tập trung vào hai khía cạnh tài nguyên làm việc: sẵn sàng để dùng chi phí chúng Sự sẵn sàng để dùng định tài nguyên cụ thể làm việc nhiệm vụ tài ngun hồn thành cơng việc Chi phí ám đến chi phí tài phải gánh chịu tài nguyên thực cơng việc dự án Một số ví dụ cách thức mà bạn nhập tên tài nguyên làm việc liệt kê bảng sau: Tài nguyên làm việc Ví dụ nhập Các cá nhân xác định tên Các cá nhân xác định tên công việc chức danh Jun Cao ; Zac Woodall Người chịu trách nhiệm xuất bản; Chuyên gia hợp đồng Các nhóm người có chung kỹ ( Khi phân cơng tài ngun thay cho tới nhiệm vụ, bạn không quan tâm tới việc cá nhân ai, miễn họ có kỹ phù hợp) Thiết bị Các thư ký tịa soạn; nhóm thợ xếp chữ Máy in * Cân nhắc tài nguyên thiết bị Trong Project, bạn thiết lập tài nguyên người thiết bị cách thức giống nhau, chúng ví dụ tài nguyên làm việc Tuy nhiên, bạn cần phải nhận thức khác biệt quan trọng cách thức mà bạn lên tiến độ cho hai tài nguyên làm việc Hầu hết tài nguyên người có ngày làm việc điển hình thường không 12 giờ, tài nguyên thiết bị có khả làm việc đa dạng nhiều, từ làm việc khoảng thời gian ngắn ( tuân theo tu bảo dưỡng ) suốt ngày đêm mà không gián đoạn Hơn nữa, tài nguyên người linh hoạt nhiệm vụ mà họ thực thi, tài nguyên thiết bị lại có xu hướng chuyên dụng Ví dụ, Chương IV 52 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com người biên tập nội dung cho dự án sách làm việc thư ký tòa soạn lúc gay go thiếu người, máy photo thay cho máy in Bạn không cần phải theo dõi thiết bị sử dụng kế hoạch bạn, bạn muốn thiết lập tài nguyên thiết bị khi: - Nhiều đội nhóm người cần thiết bị để hoàn thành nhiệm vụ khác lúc, thiết bị bị đăng ký sử dụng nhiều - Bạn muốn lập kế hoạch theo dõi chi phí liên quan với trang thiết bị Hãy xem xét vấn đề kế hoạch bạn có tài nguyên thiết bị Project giúp bạn đưa định thông minh việc quản lý tài nguyên làm việc lẫn việc giám sát chi phí tài Lưu ý: Nếu bạn thành viên nhóm bạn có Lync 2010 sau cài đặt, bạn bắt đầu nhắn tin, gọi điện gọi điện hình ảnh trực tiếp từ danh sách tài nguyên Project Di chuyển trỏ chuột tới biểu tượng diện bên cạnh tên tài nguyên Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn có khởi đầu tốt với danh sách nhiệm vụ việc mắt sách Bạn sẵn sàng để thiết lập tài ngun cần thiết để hồn thành cơng việc mắt sách nhà xuất Lucerne Publishing Cũng danh sách nhiệm vụ, bạn mong đợi số thay đổi tương lai tới chi tiết tài nguyên bạn biết hiểu thêm dự án, bạn có đủ thơng tin để bắt đầu Trong ví dụ, bạn nhập tên số tài nguyên làm việc Bạn cần tập tin Simple Resources_Start nằm thư mục Practises/Chapter kèm theo sách Mở tập tin Simple Resources_Start lưu thành tập tin khác có tên Simple Resources Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Resource Sheet, kích Resource Sheet Bạn sử dụng khung nhìn Resource Sheet để nhập danh sách ban đầu tài nguyên dự án mắt sách Bước 2: Nhấp vào trường liệu thuộc cột có nhãn Resource Name Bước 3: Gõ Jun Cao nhấn phím Enter Project tạo tài nguyên Bước 4: Trong trường liệu trống cột có nhãn Resource Name nhập tên tài nguyên sau: Sharon Salavaria Toby Nixon Toni Poe Zac Woodall Chương IV 53 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Khi bạn tạo tài nguyên làm việc mới, Project mặc định gán cho 100% Max.Unit Những tài nguyên cá nhân riêng rẽ Bạn có tài nguyên đại diện cho nhiều người Bạn nhập tài nguyên bước Bước 5: Trong trường liệu thuộc cột có nhãn Resource Name bên tài nguyên cuối cùng, gõ Copyeditors (nhóm thư ký tịa soạn ) sau nhấn Enter Lưu ý: Nếu bạn thấy cần phải thêm tài nguyên vào danh sách bạn bạn muốn thêm tài ngun vào vị trí mà khơng phải nằm cuối danh sách Đây cách thực hiện, chọn tên tài nguyên mà bạn muốn xuất trực tiếp bên tài nguyên Trên tab Resource, nhóm lệnh Insert, kích Add Resource sau chọn loại tài nguyên bạn muốn * Cách tốt để nhập tên tài nguyên ? Trong Project, tên tài nguyên làm việc đề cập đến người cụ thể ( chẳng hạn Sharon Salavaria ) chức danh công việc cụ thể (chẳng hạn người chịu trách nhiệm xuất bản-Publisher chuyên gia hợp đồng-Contract Specialist) Sử dụng quy ước đặt tên miễn hợp lý với bạn cho người thấy kế hoạch bạn Câu hỏi quan trọng là: Ai nhìn thấy tên tên tài nguyên họ nhận biết tài nguyên nào? Các tên tài nguyên mà bạn chọn xuất Project thơng tin tài ngun chia sẻ từ Project Ở có hai ví dụ: - Trong khung nhìn mặc định Gantt Chart, tên tài nguyên xuất bên cạnh bar Gantt nhiệm mà tài ngun phân cơng tới - Trong báo cáo Resource Overview, tên tài nguyên xuất trục biểu đồ Resource Start Work Status, bảng Resource Status Một tài nguyên đề cập tới người nhân viên người mà chức vụ điền vào sau Trong trường hợp bạn khơng có tên người cụ thể cần nhập, sử dụng mô tả tên chức danh công việc để giữ chỗ thiết lập tài nguyên Project 4.2 Nhập khả làm việc tối đa tài nguyên Trường liệu Max.Units đại diện cho khả làm việc tối đa tài nguyên để làm việc nhiệm vụ phân cơng tài ngun Định rõ tài nguyên có 100% đơn vị tối đa-maximun Units hiểu 100 phần trăm thời gian làm việc tài nguyên sẵn sàng để làm việc nhiệm vụ kế hoạch Project cảnh báo bạn với thị định dạng màu đỏ bạn phân công tài nguyên tới nhiều số lượng nhiệm vụ mà tài nguyên thực đơn vị tối đa 100% (hay nói cách khác tài nguyên bị phân bổ vượt mức-overallocated) 100 % giá trị Max.Unit mặc định cho tài nguyên Đối với tài nguyên đại diện cho người cụ thể mà nhóm người có chung kỹ thay được, bạn nhập giá trị đơn vị tối đa lớn để biểu thị số lượng người có sẵn Nhập giá trị đơn vị tối đa chẳng hạn 800 % cho tài nguyên có nghĩa bạn mong đợi tám cá nhân thuộc tài ngun có sẵn để làm việc tồn thời gian full-time ngày làm việc bình thường Đối với tài nguyên mà có tiến độ làm việc tồn thời gian-Full time, bạn nhập giá trị đơn vị tối đa nhỏ Việc nhập giá trị đơn vị tối đa chẳng hạn 75 % Chương IV 54 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com cho tài nguyên có nghĩa bạn mong đợi khả làm việc tài nguyên ba phần tư khả làm việc tài nguyên làm việc toàn thời gian full-time Đối với tuần làm việc 40 khả làm việc tài ngun 30 (40h x 75%) Lưu ý khả làm việc bán thời gian-part time áp dụng cho nhân viên làm việc bán thời gian nhân viên làm việc toàn thời gian phân bổ tới một dự án cụ thể làm việc bán thời gian Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn cần phải thay đổi giá trị đơn vị tối đa 100% mặc định cho số tài nguyên Bạn biết bốn thư ký tịa soạn (copyeditor) có kỹ phân bổ cho việc mắt sách Bạn có tài nguyên kế hoạch, Sharon Salavaria, người làm việc bán thời gian nhà xuất Trong ví dụ này, bạn điều chỉnh giá trị Max.Units cho tài nguyên mà đại diện cho nhóm người tài nguyên khác mà khả làm việc kế hoạch bán thời gian Bước 1: Kích vào trường liệu Max.Units tài nguyên Copyeditors Bước 2: Nhập chọn 400 % , sau nhấn Enter Lưu ý: Khi bạn kích giá trị số học trường liệu giống Max.Units, hai mũi tên lên xuống xuất Bạn kích vào chúng để hiển thị trị số mà bạn muốn, đơn giản gõ trị số vào trường liệu Tiếp theo, bạn cập nhật giá trị Max.Units cho Sharon Salavaria để thể cô làm việc bán thời gian Bước 3: Kích vào trường liệu Max.Units Sharon Salavaria, gõ chọn 50 % , sau nhấn phím Enter Lưu ý: Nếu bạn thích, bạn nhập vào đơn vị tối đa số thập phân số nguyên (chẳng hạn 0,5 ; ; ) tỷ lệ phần trăm ( chẳng hạn 50 % , 100 % , 400 % ) Để sử dụng định dạng này, vào tab File, chọn Options Trong hợp thoại Project Options, kích vào tab Schedule Bên khu vực có nhãn Schedule, hộp chọn có nhãn Show assignment units as kích chọn Decimal Với thay đổi tới Max.Units, Project xem tài nguyên bị phân bổ vượt mức công việc phân công vượt khả làm việc họ Bạn làm việc với tài nguyên bị phân bổ vượt mức Chương 10 4.3 Nhập mức lương tài nguyên Hầu tất dự án có số khía cạnh tài chi phí lại giới hạn phạm vi nhiều dự án Theo dõi quản lý thơng tin chi phí Project cho phép người quản lý dự án trả lời câu hỏi quan trọng như: - Tổng chi phí dự kiến dự án dựa thời hạn thực nhiệm vụ phân công tài ngun gì? - Có phải tổ chức bạn sử dụng tài nguyên đắt tiền để làm nhiệm vụ mà tài nguyên tốn làm khơng? Chương IV 55 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Mỗi chi phí tài nguyên chi phí nhiệm vụ cụ thể có giá vòng đời dự án ? - Có phải tổ chức bạn tiêu tiền mức mà trì thời hạn thực lên kế hoạch dự án khơng ? Trong Project, bạn nhập mức lương trung bình-Standard Rate chi phí lần sử dụng cho tài nguyên làm việc tài nguyên nguyên vật liệu Nhớ lại Project có ba loại tài nguyên: làm việc, nguyên vật liệu chi phí Các tài ngun chi phí khơng sử dụng mức lương miêu tả phần sau chương Khi tài nguyên làm việc nhập mức lương trung bình phân cơng tới nhiệm vụ, Project tính tốn chi phí phân cơng Project thực điều cách nhân giá trị thời gian làm việc phân công với mức lương trung bình tài ngun đó-cả hai dùng chung đơn vị thời gian ( chẳng hạn đơn vị giờ) Sau bạn thấy chi phí cho tài ngun, chi phí cho phân cơng chi phí cho nhiệm vụ (cũng chi phí cuộn lên nhiệm vụ khái quát toàn kế hoạch) Bạn phân công tài nguyên tới nhiệm vụ chương Project xử lý chi phí làm thêm theo cách khác Project áp dụng mức lương làm thêm giờ-Overtime Rate bạn ghi cụ thể làm thêm cho phân cơng Bạn tìm hiểu thêm thơng tin việc làm thêm Chương 15 Project không tự động tính làm thêm chi phí liên quan có tình cờ áp dụng làm thêm bạn khơng có ý định Trong nhiệm vụ việc mắt sách mới, tiến độ làm việc Jun Cao ví dụ Trong phần tiếp theo, bạn thiết lập tiến độ làm việc 10 ngày, bốn ngày tuần cho Jun Cao ( tiến độ làm việc "Four-by-ten" ) Tiến độ làm việc tuần làm việc-40 bình thường, hai cộng thêm ngày bị nhầm lẫn cho thêm với giả định ngày bình thường làm tám Ngồi thay mức chi phí, tài ngun bao gồm khoản phí mà Project cộng dồn tới nhiệm vụ mà tài nguyên phân công đến Việc gọi chi phí lần sử dụng cost per use Khơng giống mức chi phí, chi phí lần sử dụng không biến đổi theo thời hạn thực nhiệm vụ thời gian làm việc mà tài nguyên thực thi nhiệm vụ Bạn ghi rõ chi phí lần sử dụng trường liệu Cost/Use khung nhìn Resource Sheet Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn nhận mức lương cho tài nguyên làm việc có liên quan đến việc mắt sách từ phận tài Các mức lương bao gồm mức lương theo theo tuần Bạn cần phải nhập mức lương kế hoạch mắt sách Trong ví dụ này, bạn nhập vào mức lương trung bình làm thêm cho tài nguyên làm việc Bước 1: Trong trường liệu thuộc cột có nhãn Std.Rate Jun Cao Bước 2: Gõ 42 nhấn Enter Mức lương trung bình theo Jun Cao $42 xuất cột có nhãn Std.Rate Lưu ý mức lương trung bình mặc định theo giờ, bạn khơng cần phải rõ chi phí cho Bước 3: Trong trường liệu Std.Rate Sharon Salavaria, gõ 1100/w nhấn Enter Mức lương trung bình theo tuần Sharon Salavaria xuất cột có nhãn Std.Rate ( Bạn cần phải mở rộng bề rộng cột để xem đầy đủ mức lương, hiển thị đây) Mức lương 1100 đô la cho tuần làm việc Chương IV 56 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 4: Nhập mức lương trung bình sau cho tài nguyên tiếp theo: Tên tài nguyên Toby Nixon Toni Poe Mức lương trung bình 2700/w Để (Toni tác giả sách nên bạn khơng phải theo dõi chi phí dựa mức lương cô kế hoạch này) Zac Woodall Copyeditors 55 45 Lưu ý: Bạn cần phải mở rộng bề rộng số cột để thấy đầy đủ tiêu đề cột giá trị thể hình minh họa Như bạn thấy, bạn nhập mức lương trung bình theo (mặc định Project ), theo ngày theo tuần… Trong thực tế, bạn nhập mức lương tất đơn vị thời gian bạn nhập cho thời hạn thực hiện-từ phút, giờ, ngày … năm Tiếp theo, bạn nhập mức lương làm thêm cho số tài nguyên Bước 5: Trong trường liệu dành cho mức lương làm thêm ( có nhãn Ovt.Rate ) Jun Cao, gõ 63 sau nhấn Enter Lưu ý: Nếu bạn làm việc với số lượng lớn tài nguyên người mức lương trung bình mức lương làm thêm giờ, bạn thiết lập để Project áp dụng mức lương cách tự động bạn thêm tài nguyên Để làm điều này, vào tab File, chọn Options Trong hộp thoại Project Options, chọn tab Advanced Dưới khu vực có nhãn General options for this project, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Automatically add new resources and task sau nhập vào mức lương mặc định mà bạn muốn * Vấn đề quản lý dự án: Nhận thông tin chi phí tài nguyên Các tài nguyên làm việc chiếm phần lớn chi phí nhiều dự án Để tận dụng đầy đủ lợi ích tính quản lý chi phí phạm vi rộng Project, người quản lý dự án nên biết chi phí liên quan tới tài nguyên làm việc Đối với tài nguyên người, khó để có thơng tin Trong nhiều quan tổ chức, chuyên gia quản lý cấp cao chuyên gia nhân lực biết mức lương tất tài nguyên làm việc dự án, họ xem xét thơng tin mật Tùy thuộc vào sách quan tổ chức bạn ưu tiên dự án, bạn khơng có khả theo dõi mức lương tài nguyên Nếu bạn theo dõi thơng tin chi phí tài ngun dự án bạn bị hạn chế chi phí, hiệu làm việc bạn người quản lý dự án bị giảm sút, nhà tài trợ dự án nên hiểu giới hạn Chương IV 57 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Nếu bạn có chi tiết chi phí kế hoạch bạn chi tiết coi thông tin nhạy cảm, địi hỏi phải xem xét có mật để mở kế hoạch Để thiết lập mật khẩu, kích vào tab File sau nhấn Save As Chọn thư mục mà bạn muốn lưu Trong hộp thoại Save As, kích vào Tools sau chọn General Options Một chiến lược khác để xem xét sử dụng suất chịu phí bình qn đối cho tài nguyên người Một suất chịu phí-Burdened rate mức lương cộng với chi phí bình qn đầu người Một suất chịu phí bình qn mơ tả tất người nói chung, khơng có đặc biệt 4.4 Điều chỉnh thời gian làm việc lịch tài nguyên Project sử dụng loại lịch khác cho mục đích khác Trong chương 2, bạn sửa đổi lịch dự án để rõ ngày không làm việc toàn dự án Trong phần này, tập trung bạn lịch tài nguyên-Resource Calendar Một lịch tài ngun kiểm sốt thời gian làm việc khơng làm việc tài nguyên cụ thể Project sử dụng lịch tài nguyên để định làm việc tài nguyên lên tiến độ Lịch tài nguyên áp dụng cho tài nguyên làm việc ( người thiết bị ), không áp dụng cho tài nguyên nguyên vật liệu tài nguyên chi phí Ban đầu, bạn tạo tài nguyên làm việc kế hoạch, Project tạo cho tài nguyên làm việc lịch tài nguyên Các thiết lập ban đầu thời gian làm việc lịch tài nguyên phù hợp với thiết lập lịch dự án, thiết lập mặc định lịch sở Standard Lịch sở Standard xây dựng bên Project cung cấp tiến độ làm việc mặc định từ sáng tới chiều, bao gồm cho nghỉ trưa, từ thứ Hai đến thứ Sáu Nếu tất thời gian làm việc tài nguyên bạn phù hợp với thời gian làm việc lịch dự án bạn không cần phải chỉnh sửa lịch tài nguyên Tuy nhiên, số tài nguyên bạn cần số ngoại lệ tới thời gian làm việc lịch dự án như: - Một tiến độ làm việc linh hoạt thời gian - Thời gian nghỉ lễ, kỳ nghỉ - Các khoảng thời gian khác tài nguyên không sẵn sàng để làm việc dự án, chẳng hạn khoảng thời gian dùng đào tạo tham dự thảo luận Lưu ý: Nếu bạn có tài nguyên người sẵn sàng làm việc bán thời gian dự án bạn, bạn bị lôi tới việc thiết lập thời gian làm việc tài nguyên dự án để phản ánh tiến độ làm việc bán thời gian, chẳng hạn từ sáng đến 12 trưa ngày Tuy nhiên, có phương pháp tốt hơn, điều chỉnh sẵn sàng tài nguyên ghi lại trường liệu Max.Units thành 50% làm ví dụ trước tài nguyên tên Sharon Salavaria Sự thay đổi giá trị tối đa khả làm việc tài nguyên giữ tập trung vào khả làm việc tài nguyên để làm việc dự án thay tập trung vào thời gian cụ thể ngày, cơng việc xảy Bạn thiết lập giá trị tối đa cho tài nguyên khung nhìn Resource Sheet Những thay đổi mà bạn thực lịch dự án tự động phản ánh lịch tài nguyên bắt nguồn từ lịch dự án Ví dụ, Chương 2, bạn rõ ngày không làm việc cho kiện tinh thần nhân viên, Project lên lại tiến độ tất công việc để bỏ qua ngày Tuy nhiên, lưu ý bạn tạo ngoại lệ lịch tài ngun ngoại lệ khơng bị ảnh hưởng thay đổi sau tới lịch dự án Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn có hai cập nhật thời gian làm việc cần làm kế hoạch mắt sách Toby Nixon nói với bạn anh tham dự hội nghị, Jun Cao làm việc tồn thời gian với tiến độ khơng bình thường 10 ngày bốn ngày tuần Bạn cần cập nhật lịch tài nguyên họ cho phù hợp Trong ví dụ này, bạn rõ thời gian làm việc không làm việc cho tài nguyên làm việc Chương IV 58 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 1: Trên tab Project, nhóm lệnh Properties, kích Change Working Time Hộp thoại Change Working Time xuất Bước 2: Trong hộp chọn có nhãn For calendar, kích chọn Toby Nixon Lịch tài nguyên Toby Nixon xuất hộp thoại Change Working Time Toby nói với bạn anh không sẵn sàng để làm việc vào thứ sáu, ngày 23 tháng 1, anh có kế hoạch tham dự hội nghị ngành công nghiệp sách Bước 3: Trên tab Exceptions hộp thoại Change Working Time, kích trực tiếp vào trường liệu cột có nhãn Name gõ Toby attending a conference Đoạn mô tả cho ngoại lệ lịch lời nhắc nhở hữu ích cho bạn người khác người xem kế hoạch sau Bước 4: Kích vào Start gõ chọn 23/1/15 Bước 5: Để xem trước cập nhật lịch hộp thoại, bấm vào trường liệu thuộc cột có nhãn Finish Lưu ý: Ngồi ra, bảng lịch hộp thoại Change Working Time, bạn chọn ngày phạm vi ngày mà bạn muốn tạo ngoại lệ, sau nhập tên ngoại lệ Project chèn ngày bắt đầu ngày kết thúc cách tự động lựa chọn bạn; sau làm thế, nhấn phím Enter Mọi lịch tài nguyên dựa lịch dự án, lịch dự án mặc định lịch sở Standard Project không lên tiến độ làm việc cho Toby ngày 23/01 Cũng lưu ý ngày 22/01 ngày không làm việc Ngày hơm ngoại lệ lịch kiện tinh thần nhân viên lịch dự án mà bạn tạo Chương Lưu ý: Để thiết lập ngoại lệ phần thời gian làm việc cho tài nguyên, chẳng hạn phần ngày mà tài nguyên làm việc, kích vào nút Details Trong hộp thoại Details bạn tạo ngoại lệ định kỳ tới sẵn sàng tài nguyên Để kết thúc ví dụ này, bạn thiết lập tiến độ làm việc " four by ten " (có nghĩa làm ngày tuần 10 ngày) cho tài nguyên Bước 6: Trong hộp chọn có nhãn For calendar kích vào Jun Cao Chương IV 59 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 7: Khi hộp thoại xuất để nhắc nhở bạn lưu thay đổi lịch tài nguyên mà bạn thực cho Toby Nixon kích Yes Bước 8: Nhấp vào tab Work weeks hộp thoại Change Working Time Bước 9: Kích vào trường liệu có ghi [Default] bên tiêu đề cột Name, sau kích vào nút Details Tiếp theo, bạn sửa đổi mặc định thời gian làm việc ngày số ngày làm việc tuần cho Jun Cao Bước 10: Bên khu vực chọn lựa có nhãn Selected day(s), chọn ngày từ Monday tới Thursday (nghĩa chọn từ thứ Hai đến thứ Năm) Đây ngày tuần mà Jun Cao làm việc bình thường Bước 11: Kích chọn lựa chọn có nhãn Set day (s) to these specific working times Tiếp theo bạn thay đổi thời gian làm việc hàng ngày thông thường Jun Cao cho ngày làm việc bình thường Bước 12: Trong trường liệu thuộc hàng có số ID 2, cột có nhãn To kích vào 5:00 PM gõ thay 07:00 PM sau nhấn phím Enter Lưu ý: Trong hình minh họa đây, thiết lập hộp thoại Region and Language Control Panel hệ điều hành Việt Nam nên PM thay CH ( chiều) Cuối cùng, bạn đánh dấu ngày thứ Sáu (Friday) ngày không làm việc Jun Cao Bước 13: Trong khu vực chọn lựa có nhãn Selected day(s), chọn Friday Bước 14: Kích chọn lựa chọn có nhãn Set days to nonworking time Bây Project lên tiến độ làm việc cho Jun Cao từ sáng đến tối tất ngày làm việc từ thứ hai đến thứ năm, khơng lên tiến độ làm việc cho vào ngày thứ sáu Bước 15: Kích OK để đóng hộp thoại Details Chương IV 60 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bạn nhìn thấy bảng lịch hộp thoại Change Working Time, ngày thứ Sáu ( giống ngày thứ Bảy Chủ Nhật ) đánh dấu ngày không làm việc dành cho Jun Cao Bước 16: Nhấn phím OK để đóng hộp thoại Change Time Working Bởi bạn chưa phân cơng tài ngun tới nhiệm vụ, nên bạn chưa nhìn thấy kết việc lên tiến độ thay đổi thiết lập thời gian không làm việc họ Bạn phân công tài nguyên cho nhiệm vụ Chương Lưu ý: Nếu bạn nhận thấy cần phải chỉnh sửa số lịch tài nguyên cách tương tự ( ví dụ, để xử lí lịch ca đêm), có cách dễ dàng gán lịch sở khác tới tài nguyên nhóm tài nguyên Việc hiệu việc chỉnh sửa lịch tài nguyên cá nhân, bạn sử dụng lịch sở để thực điều chỉnh tồn dự án tới cần Ví dụ, dự án bạn bao gồm ca đêm ca ngày, bạn áp dụng lịch sở Night Shift tới tài nguyên làm việc ca đêm Bạn thay đổi lịch sở hộp thoại Change Working Time Đối với nhóm tài nguyên, bạn lựa chọn trực tiếp lịch sở cụ thể cột Base Calendar bảng Entry khung nhìn Resource Sheet 4.5 Thiết lập tài nguyên chi phí Một loại khác tài nguyên mà bạn sử dụng Project tài ngun chi phí Bạn sử dụng tài nguyên chi phí để đại diện cho chi phí tài có liên quan tới nhiệm vụ kế hoạch Trong tài nguyên làm việc (con người thiết bị) có chi phí liên quan (các mức lương theo chi phí cố định cho lần phân cơng), mục đích tài nguyên chi phí để liên kết loại hình cụ thể chi phí với nhiều nhiệm vụ Loại hình phổ biến tài nguyên chi phí bao gồm loại chi phí mà bạn muốn theo dõi kế hoạch mục đích kế tốn báo cáo tài chính, chẳng hạn chi phí du lịch, vui chơi giải trí, đào tạo Các tài ngun chi phí khơng làm việc khơng có ảnh hưởng tới việc lên tiến độ nhiệm vụ Các trường liệu Max.Units, Std.Rate, Ovt.Rate Cost/Use không áp dụng cho tài ngun chi phí Sau bạn phân cơng tài nguyên chi phí tới nhiệm vụ rõ số tiền cho nhiệm vụ, bạn xem chi phí tích lũy cumulative cost loại tài nguyên chi phí đó, chẳng hạn tổng chi phí lại-travel cost dự án Cách thức mà tài nguyên chi phí tạo giá trị chi phí khác với tài nguyên làm việc Khi bạn phân công tài nguyên làm việc tới nhiệm vụ, tài nguyên làm việc tạo chi phí dựa mức lương ( chẳng hạn 40 $ ) chi phí cố định cho lần sử dụng ( chẳng hạn $ 100 cho lần phân công) hai chi phí Bạn Chương IV 61 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com thiết lập lần mức lương khoản chi phí lần sử dụng cho tài nguyên làm việc bạn làm phần “Nhập mức lương tài nguyên” Tuy nhiên, bạn nhập giá trị chi phí tài nguyên bạn phân cơng tới nhiệm vụ Bạn làm điều trường liệu Cost thuộc hộp thoại Assign Resources trường liệu Cost khung nhìn Task Form với chi tiết Cost hiển thị Bạn làm trong chương Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, Theo báo cáo kết kinh doanh sách xuất lại chi phí chủ yếu phải gánh chịu việc mặt sách Bộ phận tài yêu cầu bạn theo dõi chi phí lại kế hoạch Bạn làm thơng qua tài ngun chi phí Trong phần này, bạn thiết lập tài nguyên chi phí Bước 1: Trong khung nhìn Resource Sheet, click vào trường liệu trống bên cột có nhãn Name Resource Bước 2: Gõ Travel nhấn phím Tab Bước 3: Trong trường liệu có nhãn Type , kích chọn Cost danh sách Trong chương bạn phân công tài nguyên chi phí tới nhiệm vụ 4.6 Chú thích cho tài ngun ghi Bạn nhớ lại chương bạn ghi lại thông tin bổ sung nhiệm vụ, tài nguyên phân công ghi Ví dụ, tài ngun có kỹ linh hoạt mà trợ giúp nhiều dự án, việc ghi lại điều ghi ý tưởng tốt Bằng cách đó, ghi cư trú bên kế hoạch dễ dàng để xem in Trong Chương 3, bạn nhập ghi cho nhiệm vụ cách kích vào nút lệnh Notes nhóm lệnh Properties thuộc tab Task Bạn nhập ghi cho tài nguyên cách thức tương tự (bằng cách kích vào nút lệnh Notes nhóm lệnh Properties thuộc tab Resource), ví dụ này, bạn sử dụng phương thức khác để tạo ghi Bạn sử dụng khung nhìn Resource Form, cho phép bạn xem chỉnh sửa ghi cho nhiều tài nguyên cách nhanh chóng Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn thu thập số thông tin chi tiết tài nguyên mà chúng đáng giá để ghi lại kế hoạch Bạn muốn ghi số số thông tin lịch sử làm việc có liên quan đến nhà xuất cho tài nguyên tài ngun khác bạn có lưu ý rõ ràng mức lương Trong ví dụ này, bạn nhập ghi khung nhìn Resource Form Bước 1: Trong cột có nhãn Resource Name, kích chọn Toby Nixon Bước 2: Trên tab Resource, nhóm lệnh Properties, kích nút Details Lưu ý: Bạn tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Details ( chọn Form Resource hộp chọn nằm bên cạnh) thuộc nhóm lệnh Split View tab View Khung nhìn Resource Form xuất bên khung nhìn Resource Sheet Chương IV 62 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong kiểu phân chia khung nhìn dạng này, chi tiết mục liệu chọn khung nhìn phía (trong trường hợp tài nguyên) xuất khung nhìn bên đưới Bạn nhanh chóng thay đổi tên tài nguyên chọn khung nhìn bên cách kích trực tiếp vào tên sử dụng phím mũi tên lên xuống bàn phím nhấn nút có nhãn Previous Next khung nhìn Resource Form Khung nhìn Resource Form hiển thị số loại chi tiết Ban đầu, hiển thị chi tiết tiến độ Bước bạn thay đổi để để hiển thị chi tiết việc ghi Bước 3: Kích chuột vào chỗ khung nhìn Resource Form Bây giờ, với tập trung hướng khung nhìn Resource Form, nhãn ngữ cảnh phía tab Format thay đổi thành Resource Form Tools Bước 4: Trên tab Format, nhóm lệnh Details, kích Notes Lưu ý: Bạn kích chuột phải khung nhìn Resource Form chọn Notes Shortcut menu xuất Các chi tiết việc ghi xuất khung nhìn Resource Form Bước 5: Trong hộp nhập ghi chú, gõ Toby worked on launch campaigns for Toni Poe’s previous two books Chương IV 63 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Lưu ý sau bạn bắt đầu gõ nội dung ghi nút Previous Next khung nhìn Resource Form thay đổi thành OK Cancel Bước 6: Bấm nút OK Trong khung nhìn Resource Sheet, biểu tượng ghi xuất cột thị Indicator Bước 7: Di chuyển trỏ chuột tới biểu tượng ghi xuất bên cạnh tên Toby Nixon khung nhìn Resource Sheet Ghi xuất cửa sổ ScreenTip Đối với ghi mà dài để hiển thị ScreenTip, bạn kích đúp vào biểu tượng ghi để hiển thị đầy đủ nội dung ghi Bạn xem nội dung ghi mà dài khung nhìn Resource Form hộp thoại Resource Information Để kết thúc ví dụ này, bạn thêm ghi cho tài nguyên khác Bước 8: Trong khung nhìn Resource Form, nhấn nút Previous để chuyển tập trung sang Sharon Salavaria hiển thị thông tin chi tiết Lưu ý: Bạn kích vào tên Sharon Salavaria khung nhìn Resource Sheet bên khung nhìn Resource Form Bước 9: Trong hộp nhập ghi chú, gõ Sharon’s standard pay rate is adjusted for her halftime work schedule Sau bấm nút OK Bước cuối cùng, bạn ẩn khung nhìn Form Resource Bước 10: Trên tab Resource, nhóm lệnh Properties, kích vào nút Details Khung nhìn Resource Form bị ẩn đi, để lại khung nhìn Resource Sheet Chương IV 64 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Phân công tài nguyên tới nhiệm vụ Chương V 65 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong chương chương 4, bạn tạo nhiệm vụ tài nguyên Bây bạn sẵn sàng để phân công tài nguyên tới nhiệm vụ Mỗi phân công gán ghép tài nguyên vào nhiệm vụ để làm việc Từ góc nhìn nhiệm vụ, bạn gọi q trình phân công tài nguyên phân công nhiệm vụ; góc nhìn tài ngun, bạn gọi phân cơng tài ngun Trong hai trường hợp có điều tương tự là: nhiệm vụ cộng với tài nguyên phân công Quan trọng: Trong tồn chương này, nói tài nguyên tức nói đến tài nguyên làm việc ( gồm người thiết bị ) trừ chúng tơi rõ tài nguyên nguyên vật liệu tài nguyên chi phí Bạn làm việc với nhiệm vụ mà không cần phải phân công tài nguyên tới nhiệm vụ Microsoft Project 2013 Tuy nhiên, có số lý đáng cho việc phân cơng tài nguyên kế hoạch bạn Khi bạn phân công tài nguyên tới nhiệm vụ, bạn trả lời câu hỏi như: - Ai nên làm việc nhiệm vụ nào? - Bạn có đủ số lượng tài nguyên để thực phạm vi công việc mà dự án bạn u cầu khơng? - Bạn có mong đợi tài nguyên làm việc nhiệm vụ thời điểm mà tài ngun khơng sẵn sàng để làm việc ( ví dụ, thời điểm người kỳ nghỉ họ) khơng ? - Đã bạn phân công tài nguyên tới nhiều nhiệm vụ nên dẫn đến việc vượt q cơng suất làm việc tài ngun đó? hay nói cách khác bạn phân bổ vượt mức tài nguyên chưa? Trong chương này, bạn phân công tài nguyên làm việc tới nhiệm vụ, bạn định phân công tài nguyên nên ảnh hưởng đến thời hạn thực nhiệm vụ khơng nên Sau bạn phân cơng tài ngun chi phí xem có ảnh hưởng tới nhiệm vụ 5.1 Phân công tài nguyên làm việc tới nhiệm vụ Bằng cách phân công tài nguyên tới nhiệm vụ, bạn theo dõi tiến trình làm việc tài nguyên nhiệm vụ Nếu bạn nhập vào mức lương tài nguyền, Project tính tốn chi phí tài ngun chi phí nhiệm vụ cho bạn Phân cơng tài nguyên làm việc tới nhiệm vụ cho phép cơng cụ lên tiến độ Project tính tốn với ba biến số gọi công thức tiến độ-Scheduling formular: thời gian làm việc, thời hạn thực phân công Trong thực tế, bạn phân công tài nguyên làm việc tới nhiệm vụ có giá trị thời hạn thực lớn khơng, Project tính tốn giá trị thời gian làm việc kết theo công thức tiến độ Công thức tiến độ mô tả chi tiết phần sau chương Bạn nhớ lại chương 4, khả làm việc tài nguyên đo lường đơn vị ( đo lường mức độ nỗ lực ) ghi lại trường liệu Max.Units Sự phân công cụ thể tài nguyên làm việc tới nhiệm vụ liên quan đến giá trị lượng phân công gọi Units thường thể tỷ lệ phần trăm Trừ bạn có định khác, cịn khơng Project phân cơng 100 phần trăm lượng phân công tài nguyên tới nhiệm vụ Điều nghĩa là, Project giả định tất thời gian làm việc tài nguyên phân phối hết tới nhiệm vụ Nếu tài ngun có 100 phần trăm đơn vị tối đa, Project phân công lượng phân công giá trị Max.Units tài nguyên Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn sẵn sàng để thực phân công tài nguyên ban đầu kế hoạch mắt sách Bởi trước bạn kê khai mức lương tài nguyên làm việc nên bạn muốn xem tính tốn ban đầu chi phí thời hạn thực kế hoạch để so sánh đối chiếu sau Chương V 66 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong ví dụ này, bạn phân công tài nguyên làm việc tới nhiệm vụ Bạn cần tập tin Simple Assignments_Start nằm thư mục Practises/Chapter kèm theo sách Mở tập tin Simple Assignments_Start lưu thành tập tin khác có tên Simple Assignments Trước thực phân công tài nguyên đó, bạn kiểm tra giá trị thời hạn thực chi phí kế hoạch để so sánh đối chiếu sau Bước 1: Trên tab Project, nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information, sau kích vào nút Stalistics Lưu ý thời hạn thực 41 ngày chi phí khơng Sau phân cơng tài nguyên làm việc tài nguyên chi phí, bạn kiểm tra giá trị lần Bước 2: Nhấn Close Tiếp theo, bạn thực phân công tài nguyên đầu tiêu bạn Bước 3: Trên tab Resource, nhóm lệnh Assignments, kích Resources Assign Hộp thoại Assign Resources xuất hiện, hộp thoại bạn nhìn thấy tên tài nguyên mà bạn nhập Chương bổ sung thêm số tài nguyên khác Ngoại trừ tài nguyên phân công luôn xuất danh sách, tài nguyên lại xếp theo thứ tự abc hộp thoại Assign Resources Bước 4: Trong cột Task Name khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên nhiệm vụ 2, Assign launch team members Bước 5: Trong cột Resource Name hộp thoại Assign Resources, kích chọn Carole Poland sau bấm vào nút Assign Chương V 67 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tài nguyên phân công tới nhiệm vụ chọn có dấu kiểm (check) bên cạnh tên hộp thoại Assign Resources Tên tài nguyên phân công tới xuất bên cạnh bar Gantt Một giá trị chi phí dấu kiểm xuất bên cạnh tên Carole Poland hộp thoại Assign Resources, biểu thị bạn phân công cô tới nhiệm vụ Tên Carole xuất bên cạnh bar Gantt nhiệm vụ Bởi Carole có mức lương trung bình ghi lại nên Project tính tốn chi phí phân cơng (mức lương trung bình theo Carole nhân với số làm việc lên tiến độ cô nhiệm vụ này) hiển thị giá trị $ 420 trường liệu Cost hộp thoại Assign Resources Bước 6: Trong cột Task Name khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên nhiệm vụ 3, Complete author questionnaire Bước 7: Trong cột Resource Name hộp thoại Assign Resources, kích chọn Toni Poe sau bấm vào nút Assign Lưu ý: Để gỡ bỏ hủy phân công tài nguyên khỏi nhiệm vụ chọn, hộp thoại Assign Resources kích vào tên tài nguyên muốn gỡ bỏ sau bấm vào nút Remove Tiếp theo bạn có nhìn kỹ chi tiết nhiệm vụ Bạn sử dụng khung nhìn tiện dụng gọi Task Form Bước 8: Trên tab View, nhóm lệnh Split View, tích chọn hộp kiểm có nhãn Details Chương V 68 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project chia tách cửa sổ thành hai khung nhìn Khung nhìn bên Gantt Chart bên khung nhìn Task Form Nếu bạn đọc xong chương 4, bạn nhận khung nhìn Task Form tương tự khung nhìn Resource Form hiển thị chi tiết khác Trong kiểu phân chia khung nhìn dạng này, chi tiết mục liệu chọn khung nhìn phía (trong trường hợp nhiệm vụ) xuất khung nhìn bên đưới Khung nhìn Task Form hiển thị số loại chi tiết Tiếp theo, bạn thay đổi chi tiết hiển thị Bước 9: Kích vào nơi đâu khung nhìn Task Form sau tab Format, nhóm lệnh Details kích lệnh Work Các chi tiết Work-Thời gian làm việc xuất khung nhìn Task Form Bây khung nhìn Task Form, bạn thấy giá trị thiết yếu việc lên tiến độ nhiệm vụ này: Thời hạn thực tuần, làm việc 40 tiếng 100 % lượng phân công Bởi khung nhìn Task Form cách thức tiện dụng để xem thời hạn thực nhiệm vụ, lượng phân công thời gian làm việc nên để hiển thị Bước 10: Sử dụng hộp thoại Assign Resources, phân công tài nguyên sau tới nhiệm vụ Khi bạn thực điều đó, lưu ý tới giá trị cột Duration, Units Work khung nhìn Task Form ID Chương V Tên nhiệm vụ Phân phối cho tài nguyên Schedule author interviews Design and order marketing material Jun Cao Toby Nixon 69 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Khi bạn hồn thành, hình bạn trơng tương tự hình minh họa sau đây: Lưu ý: Nếu bạn vơ tình phân cơng sai tài ngun, bạn nhanh chóng hồn tác cách kích Undo cơng cụ Quick Access Toolbar nhấn Ctrl+Z Tiếp theo, bạn phân công hai tài nguyên tới nhiệm vụ Bước 11: Trong cột Task Name, kích chọn tên nhiệm vụ 8, Kickoff book launch meeting Bước 12: Trong hộp thoại Assign Resources, chọn tên Sharon Salavaria Toby Nixon, sau bấm vào nút Assign Lưu ý: Để chọn nhiều tên tài nguyên không nằm liền kề nhau, chọn tên đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl, sau chọn thêm tên khác Kỹ thuật dùng để chọn nhiệm vụ mục liệu khác danh sách liệt kê Sharon Toby phân công tới nhiệm vụ Bạn nhìn thấy tên họ bên cạnh bar Gantt nhiệm vụ Bước 13: Trong hộp thoại Assign Resources, nhấn nút Close Nhớ lại chương 4, tài nguyên Sharon Salavaria có giá trị Max.Units 50% để kê khai sẵn sàng làm việc bán thời gian cô Kết Project phân công lượng phân công cho cô 50% Để kết thúc ví dụ , bạn sử dụng phương pháp phân công tài nguyên khác Bước 14: Nếu cột Resource Names không nhìn thấy khung nhìn Gantt Chart, kéo chia đứng ( chia khung nhìn thành hai phần) sang bên phải Chương V 70 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 15: Kích vào vào cột Resource Names nhiệm vụ 9, Plan author’s travel itinerary, sau kích vào đầu mũi tên xuất Một danh sách liệt kê tên tài nguyên xuất Bước 16: Trong danh sách liệt kê tên tài nguyên, tích vào hộp kiểm trước tên Jane Dow Zac Woodall, sau bấm phím Enter Jane Dow Zac Woodall phân công tới nhiệm vụ Bước 17: Kích vào cột Resource Names nhiệm vụ 10, Channel Sales prep, sau nhấp vào đầu mũi tên xuất Trong danh sách liệt kê tên tài nguyên xuất hiện, chọn Zac Woodall sau nhấn phím Enter Zac Woodall phân cơng tới công việc 10 Bước 18: Kéo chia đứng sát bên cạnh bên phải cột Finish Trong ví dụ này, bạn phân cơng tài ngun cách sử dụng hộp thoại Assign Resources cột Resource Names khung nhìn Gantt Chart Ngồi ra, bạn phân cơng tài ngun khung nhìn Form Task tab Resource thuộc hộp thoại Task Inforrmation số nơi khác * Công thức tiến độ Sau bạn tạo nhiệm vụ trước bạn phân công tài nguyên tới nó, nhiệm vụ có thời hạn thực khơng có thời gian làm việc gắn kết với Tại lại không Chương V 71 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com có thời gian làm việc? Thời gian làm việc ( giá trị thuộc cột Work) đại diện cho nỗ lực mà tài nguyên nhiều tài nguyên bỏ để hoàn thành nhiệm vụ Ví dụ, bạn có người làm việc tồn thời gian (full time) số lượng thời gian đo thời gian làm việc (Work) tương tự số lượng thời gian đo thời hạn thực (Duration) nhiệm vụ Nhìn chung, số lượng thời gian làm việc tương xứng với thời hạn thực nhiệm vụ, trừ bạn phân công nhiều tài nguyên tới nhiệm vụ tài ngun mà bạn phân cơng khơng làm việc tồn thời gian Project tính tốn thời gian làm việc ( hay cịn gọi cơng) cách sử dụng đơi gọi cơng thức tiến độ: Thời hạn thực (Duration) × lượng phân công (Units) = Thời gian làm việc Hãy xem xét ví dụ cụ thể nhìn thấy giá trị khung nhìn Task Form Thời hạn thực nhiệm vụ tuần năm ngày làm việc Đối với dự án mắt sách mới, năm ngày làm việc tương đương với 40 Khi bạn phân công Toni Poe tới nhiệm vụ 3, Project áp dụng 100 phần trăm thời gian làm việc Toni tới nhiệm vụ Công thức tiến độ cho nhiệm vụ trông : Thời hạn thực 40 ( tương đương với tuần làm việc ) × Lượng phân cơng 100% = 40 làm việc Nói cách khác, với việc Toni phân công tới nhiệm vụ với lượng phân cơng 100% nhiệm vụ yêu cầu cần 40 làm việc Dưới ví dụ phức tạp Bạn phân công hai tài nguyên Jane Dow Zac Woodall tới nhiệm vụ 9, tài nguyên có lượng phân công 100% Công thức tiến cho nhiệm vụ trông : Thời hạn thực 24 ( tương đương với ba ngày làm việc ) × Lượng phân công 200% = 48 làm việc 48 làm việc tổng thời gian làm việc Jane (24 giờ) Zac (24 giờ) Nói cách khác, tiến độ dự kiến hai tài nguyên phải làm việc toàn thời gian thời gian ba ngày để hoàn thành nhiệm vụ 5.2 Kiểm soát thời gian làm việc thêm bớt phân công tài nguyên Như bạn thấy phần trước, bạn định rõ thời gian làm việc mà nhiệm vụ cần vào lúc ban đầu bạn phân công tài nguyên nhiều tài nguyên tới Khi nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động, Project cung cấp cho bạn tính để kiểm sốt cách thức nên tính tốn thời gian làm việc nhiệm vụ bạn phân công thêm tài nguyên tới nhiệm vụ gỡ bỏ tài ngun phân cơng khỏi nhiệm vụ Tính gọi nỗ lực định hướng tiến độ-Effort driven hoạt động này: Thời gian làm việc nhiệm vụ giữ nguyên không đổi bạn phân công thêm gỡ bỏ tài nguyên khỏi Khi có thêm tài ngun phân cơng tới nhiệm vụ thời hạn thực nhiệm vụ giảm, tổng số thời gian làm việc giữ nguyên phân chia cho tài ngun phân cơng tới Bạn linh hoạt cách thức bạn áp dụng nỗ lực định hướng tiến độ Theo mặc định, tính nỗ lực định hướng tiến độ-Effort driven bị vô hiệu hóa tất nhiệm vụ mà bạn tạo Project Bạn bật tính nỗ lực định hướng tiến độ cho toàn kế hoạch với nhiệm cụ thể Bạn sử dụng tùy chọn danh sách hành động để kiểm soát cách thức mà Project nên tính tốn lại thời gian làm việc nhiệm vụ sau bạn thực phân công tài nguyên ( Bạn làm điều phần đây) Tính nỗ lực định hướng áp dụng bạn phân công thêm tài nguyên gỡ bỏ tài nguyển khỏi nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, khoảng thời gian trôi qua kể từ bạn thực phân công ban đầu tài nguyên kế hoạch mắt sách Bạn Chương V 72 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com nhận số phản hồi từ tài nguyên phân cơng cần có số điều chỉnh tới phân cơng Khi bạn thực điều chỉnh này, bạn kiểm soát cách thức mà phân công sửa đổi nên ảnh hưởng đến nhiệm vụ Trong ví dụ này, bạn thêm gỡ bỏ phân công tài nguyên nhiệm vụ cho Project nên điều chỉnh nhiệm vụ Bước 1: Trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên nhiệm vụ 5, Design and order marketing material Hiện tại, Toby Nixon phân công tới nhiệm vụ Một kiểm tra nhanh công thức tiến độ sau : Thời hạn thực 80 ( tương đương 10 ngày hai tuần làm việc ) × Lượng phân phối Toby 100% = 80 làm việc Toby cần trợ giúp nhiệm vụ này, bạn thêm tài nguyên Bước 2: Trên tab Resource, nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resource Bước3: Trong cột Resource Name hộp thoại Assign Resources, kích chọn Zac Woodall sau bấm vào nút Assign Zac thêm vào nhiệm vụ Project cập nhật giá trị công thức tiến độ: Thời hạn thực 80 ( tương đương 10 ngày hai tuần làm việc ) × Lượng phân phối 200% (là tổng cộng lượng phân phối Toby Zac) = 160 làm việc Tiếp theo, bạn sử dụng tính gọi danh sách hoạt động (Action) để kiểm soát cách thức mà Project lên tiến độ thời gian làm việc nhiệm vụ thêm bớt tài nguyên Lưu ý tới biểu tượng tam giác nhỏ màu xanh nằm góc phải phía trường liệu có chứa tên nhiệm vụ Đây thị hình ảnh lựa chọn có sẵn Trước bạn thực hoạt động khác, bạn sử dụng danh sách hành động để chọn cách thức mà bạn muốn Project xử lý phân công thêm tài nguyên Bước 5: Kích chọn tên nhiệm vụ 5, sau kích vào biểu tượng trái tên nhiệm vụ xuất bên Nhìn qua tùy chọn danh sách liệt kê Chương V 73 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bạn sử dụng tùy chọn để lựa chọn kết lên tiến độ mà bạn muốn Bạn điều chỉnh thời hạn thực nhiệm vụ, thời gian làm việc tài nguyên lượng phân công Lưu ý: Bạn thấy thị hoạt động (Action) khác trình sử dụng Project Chúng thường xuất bạn tự hỏi thân “ Tại Project làm thế” ( Chẳng hạn thời hạn thực nhiệm vụ thay đổi sau bạn phân công thêm tài nguyên) Danh sách hành động đưa cho bạn hội để thay đổi cách thức mà Project phản ứng lại hành đồng bạn Đối với nhiệm vụ này, bạn muốn thêm phân công, nghĩa thêm thời gian làm việc thời hạn thực ban đầu Đây thiết lập mặc định nên bạn đóng danh sách liệt kê hành động mà không thực thay đổi Bước 5: Kích vào biểu tượng lần để đóng danh sách liệt kê Tiếp theo, bạn gỡ bỏ tài nguyên khỏi nhiệm vụ sau hướng dẫn Project cách thức lên tiến độ phân công tài nguyên giữ lại nhiệm vụ Bước 6: Kích vào tên nhiệm vụ 9, Plan author’s travel itinerary Hiện nay, Jane Zac phân công tới nhiệm vụ Jane nói với bạn cần hồn thành cơng việc mình, với thời gian làm việc dài Điều chấp nhận với bạn, bạn gỡ bỏ phân công Zac Bước 7: Trong cột Resource Name hộp thoại Assign Resources, kích chọn Zac Woodall sau bấm nút Remove Project gỡ bỏ phân công Zac khỏi nhiệm vụ Tiếp theo, bạn điều chỉnh cách thức mà Project nên giải thay đổi phân công Bước 8: Kích vào biểu tượng xuất bên trái tên nhiệm vụ Bước 9: Kích chọn Increase duration, but keep the same amount of work Project tăng thời hạn thực nhiệm vụ từ ba lên sáu ngày, tăng thời gian làm việc Jane từ 24 lên 48 48 tổng thời gian làm việc nhiệm vụ Jane Zac phân công, tất thời gian làm việc thuộc Jane Cho đến giờ, bạn điều chỉnh giá trị thời hạn thực thời gian làm việc bạn thêm vào gỡ bỏ tài nguyên nhiệm vụ Bạn thay đổi thiết lập Chương V 74 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com mặc định cho nhiệm vụ bạn thêm tài nguyên tới nhiệm vụ thời hạn thực giảm Bạn làm bước Bước 10: Trong khung nhìn Gantt Chart, kích vào tên nhiệm vụ 10, Channel Sales prep Hiện tại, có Zac phân cơng tới nhiệm vụ này, có thời hạn thực hai tuần Bước 11: Trong khung nhìn Task Form kích chọn vào hộp kiểm có nhãn Effort driven sau nhấp vào nút OK góc bên phải khung nhìn Task Form Khơng có thay đổi đối tới giá trị thời hạn thực hiện, lượng phân công thời gian làm việc nhiệm vụ này, xem điều xảy bạn phân công thêm tài nguyên Bước 12: Trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên nhiệm vụ 10, sau đó, hộp thoại Assign Resource kích chọn Hany Morcos, sau nhấn nút Assign Thời hạn thực nhiệm vụ 10 giảm từ hai tuần xuống tuần Tổng thời gian làm việc nhiệm vụ giữ nguyên 80 giờ, chia cho Zac Hany Đây kết lên tiến độ mà bạn muốn Nếu khơng muốn vậy, bạn sử dụng danh sách hành động để thay đổi cách thức mà Project phản ứng lại phân cơng thêm tài ngun Nhớ lại tính nỗ lực định hướng tiến độ mặc định bị vơ hiệu hóa Để thay đổi thiết lập mặc định cho tất nhiệm vụ kế hoạch làm sau: Trên tab File, chọn Options Trong hộp thoại Options, kích tab Schedule sau bên khu vực có nhãn Scheduling options for this project, tích chọn vịa hộp kiểm có nhãn New tasks are effort Để kiểm sốt tính nỗ lực định hướng tiến độ cho nhiệm vụ hoặc nhiều nhiệm vụ cụ thể, chọn nhiệm vụ đó, sau đó, tab Task, nhóm lệnh Properties, kích Information, tab Advanced hộp thoại Task Information tích chọn bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm Effort Driven Chương V 75 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Thứ tự hành động bạn quan trọng tính nỗ lực định hướng tiến độ Effort Driven kích hoạt Nếu ban đầu bạn phân công hai tài nguyên tới nhiệm vụ có thời hạn thực ba ngày ( tương đương với 24 ), Project lên tiến độ tài nguyên làm việc 24 tổng thời gian làm việc nhiệm vụ 48 Tuy nhiên, lúc đầu bạn phân cơng tài nguyên cho nhiệm vụ có thời hạn thực 24 sau thêm tài nguyên thứ hai Trong trường hợp thứ hai tính Effort Driven kích hoạt, tính buộc Project lên tiến độ cho tài nguyên làm việc 12 giờ, giữ nguyên tổng số thời gian làm việc nhiệm vụ 24 Hãy nhớ kích hoạt, tính nỗ lực định hướng tiến độ điều chỉnh thời hạn thực nhiệm vụ bạn thêm vào gỡ bỏ tài nguyên khỏi nhiệm vụ * Nghiệp vụ quản lý dự án: Khi tính định hướng tiến độ nên áp dụng Bạn nên xem xét mức độ mà nỗ lực định hướng tiến độ nên áp dụng cho nhiệm vụ dự án bạn Ví dụ, tài nguyên cần 10 để hoàn thành nhiệm vụ, 10 tài ngun hồn thành nhiệm vụ giờ? Hoặc 20 tài nguyên hồn thành 30 phút? Có lẽ khơng, tài ngun có khả biết cần thêm yêu cầu phối hợp thêm để hoàn thành nhiệm vụ Nếu nhiệm vụ phức tạp, yêu cầu thời gian tăng lên đáng kể trước tài nguyên đóng góp đầy đủ làm việc Năng suất tổng thể chí giảm bạn phân cơng thêm tài ngun tới nhiệm vụ Khơng có quy tắc hữu việc bạn nên áp dụng nỗ lực định hướng tiến độ bạn không nên Là người quản lý dự án, bạn nên phân tích chất cơng việc cần thiết nhiệm vụ dự án bạn sử dụng phán đoán tốt bạn 5.3 Phân cơng tài ngun chi phí tới nhiệm vụ Hãy nhớ lại từ Chương tài nguyên chi phí sử dụng để đại diện cho chi phí tài liên quan đến nhiệm vụ dự án Các tài nguyên chi phí khơng gánh chịu lượng phân cơng, chúng khơng làm việc khơng có ảnh hưởng tới việc lên tiến độ nhiệm vụ Các tài nguyên chi phí bao gồm khoản chi phí bạn muốn dự thảo ngân sách theo dõi cho mục đích kế tốn báo cáo tài Nói chung, chi phí mà nhiệm vụ phải gánh chịu bao gồm: - Các chi phí tài nguyên làm việc, chẳng hạn mức lương trung bình người nhân với số lượng thời gian làm việc mà người thực nhiệm vụ - Các chi phí tài nguyên chi phí, số tiền định mà bạn nhập phân cơng tài ngun chi phí tới nhiệm vụ Số tiền không bị ảnh hưởng thay đổi thời hạn thực thay đổi việc lên tiến độ khác tới nhiệm vụ, bạn chỉnh sửa số tiền lúc Bạn thấy chi phí tích lũy kết việc phân công tài nguyên chi phí tới nhiều nhiệm vụ Các chi phí có nguồn gốc từ phân cơng tài ngun chi phí coi chi phí dự kiến (Thật vậy, bạn nên coi tất chi phí mà Project tính tốn đến thời điểm chi phí dự kiến, chẳng hạn chi phí kết phân công tài nguyên làm việc tới nhiệm vụ) Sau bạn nhập chi phí thực tế bạn muốn so sánh chúng với ngân sách Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn muốn nhập chi phí lại dự kiến cho nhiệm vụ chắn xảy việc kế hoạch mắt sách Trong ví dụ này, bạn phân cơng tài nguyên làm việc tài nguyên chi phí tới nhiệm vụ Bước 1: Kích chọn tên nhiệm vụ 17, Author reading and signing at book fair Nhiệm vụ yêu cầu lại đường hàng không dành cho tác giả sách, bạn phân bổ 800 $ dự tốn chi phí Chương V 76 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Hiện nay, nhiệm vụ 17 khơng có tài ngun phân cơng tới khơng có chi phí Đầu tiên, bạn phân công tác giả tới với nhiệm vụ Bước 2: Trong trường liệu thuộc cột có nhãn Resource Name thuộc hộp thoại Assign Resource, kích Toni Poe sau bấm vào nút Assign Project phân công Toni Poe, tài nguyên làm việc, tới nhiệm vụ Như bạn thấy trường liệu Cost hộp thoại Assign Resources, phân cơng khơng có chi phí Đó bở tài ngun làm việc này, Toni Poe, khơng có mức lương trung bình chi phí cho lần sử dụng Vì thế, phân cơng có tạo thời gian làm việc lại khơng có chi phí liên quan đến Tiếp theo bạn phân cơng tài ngun chi phí Bước 3: Trong hộp thoại Assign Resources, chọn trường liệu Cost tài nguyên chi phí Travel, gõ 800 sau nhấn vào nút Assign Project phân cơng tài ngun chi phí tới nhiệm vụ Bước 4: Để nhìn thấy hai tài nguyên phân công này, di chuyển cuộn lên danh sách tài nguyên hộp thoại Assign Resource Bạn thấy chi phí phải gánh chịu phân cơng cột Cost hộp thoại Assign Resource Giá trị chi phí lại giữ nguyên cũ mà không quan tâm tới thay đổi thực tới việc lên tiến độ nhiệm vụ, chẳng hạn tài ngun làm việc phân cơng thêm bị gỡ bỏ thay đổi thời hạn thực nhiệm vụ Bước 5: Trong hộp thoại Assign Resources, nhấn nút Close Lưu ý nhiệm vụ có thời hạn thực y cũ ngày Toni Poe có giá trị lượng phân công (units) thời gian làm việc (work) y trước Sự phân cơng tài ngun chi phí ảnh hưởng đến chi phí phải gánh chịu nhiệm vụ 5.4 Kiểm tra thời hạn thực hiện, chi phí thời gian làm việc kế hoạch Sau bạn tạo danh sách nhiệm vụ phân công tài nguyên tới nhiệm vụ, kế hoạch bạn chứa đựng lượng lớn chi tiết Một số chi tiết quan trọng thành công kế hoạch bạn, chúng khơng hiển thị Chương V 77 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com khung nhìn mà bạn theo dõi Phần minh họa vài cách thức xem số quan trọng kế hoạch Có nhiều cách để bạn thấy số quan trọng kế hoạch Project, bạn khám phá số phần Các số giúp bạn trả lời câu hỏi như: - Ai phân công để làm công việc kế hoạch đó? - Sẽ lâu để hoàn thành dự án? - Dự án có chi phí ? Đối với nhiều dự án, câu trả lời cho câu hỏi có khả thay đổi theo thời gian Vì lý mà việc nhanh chóng hiển thị tình trạng dự án thói quen tốt Việc cho bạn, người quản lý dự án, nhà tài trợ dự án bên liên quan khác, biết tài nguyên thực công việc Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn lập báo cáo thực trạng hàng tuần người trực tiếp làm việc dự án mắt sách Ngoài ra, bạn yêu cầu cập nhật hàng tháng vài số quan trọng tình trạng toàn dự án tới ban giám đốc Bạn sẵn sàng để khám phá số tính báo cáo tình trạng dự án Project đánh giá chúng báo cáo tình trạng hàng ngày bạn Trong ví dụ này, bạn khám phá tính báo cáo khác thực trạng dự án, bao gồm khung nhìn báo cáo Bước 1: Để bắt đầu, bạn hiển thị khung nhìn Timeline Trên tab View, nhóm lệnh Split View, kích chọn hộp kiểm Timeline Nếu bạn nhớ lại từ chương bạn nhìn thấy ngày bắt đầu kết thúc kế hoạch hai đầu thời gian biểu-Timeline Chú ý tới ngày kết thúc 24/2/15 Khung nhìn Timeline khơng cho bạn biết thời hạn thực cụ thể kế hoạch, nhiên lại nhìn thấy nhiệm vụ tổng quát dự án khung nhìn Gantt Chart Hãy nhớ lại chương nhiệm vụ tổng quát dự án bị ẩn theo mặc định, trước bạn hiển thị Nó định nhiệm vụ có ID nằm bảng Entry khung nhìn Gantt Chart Bước 2: Nếu cần thiết, di chuyển cuộn đứng khung nhìn Gantt Chart lên phía nhiệm vụ 0- Simple Plan nhìn thấy Chú ý tới giá trị thời hạn thực nhiệm tổng quát dự án 36 ngày Bạn xem ngày bắt đầu kết thúc kế hoạch Chương V 78 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tại thời điểm bắt đầu chương này, thời hạn thực kế hoạch 41 ngày Thời hạn thực ngắn mà bạn nhìn thấy kết thay đổi phân cơng mà bạn làm trước Cả khung nhìn Timeline lẫn nhiệm vụ tổng quát dự án khung nhìn Gantt Chart lựa chọn tốt việc nhanh chóng nhìn thấy thời hạn thực toàn dự án ngày kết thúc; bạn kết hợp khung nhìn yêu cầu báo cáo tình trạng dự án bạn Tiếp theo, bạn xem xét chi phí dự án Bước 3: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau kích vào Cost Bảng chi phí ( Cost) xuất hiện, thay bảng nhập liệu đầu vào (Entry) Bảng Cost bao gồm giá trị chi phí khác nhiệm vụ Những giá trị chi phí nhiệm vụ cuộn lên nhiệm vụ khái quát nó, cuối tất giá trị chi phí cuộn lên nhiệm vụ tổng quát dự án Chú ý tới tổng giá trị chi phí nhiệm vụ tổng quát dự án là: $ 19,740 Giá trị chi phí tổng cộng phân công tài nguyên làm việc với phân cơng tài ngun chi phí mà bạn làm trước Tiếp theo, bạn xem xét số giá trị việc phân công thông qua báo cáo Bước 4: Trên tab Report, nhóm lệnh View Reports, kích Resources sau kích vào Resource Overview Báo cáo Resource Overview xuất Chương V 79 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong báo cáo này, bạn thấy hai biểu đồ bảng biểu chứa đựng chi tiết phân công tài nguyên Bạn cần phải kéo cuộn đứng nằm bên phải khung nhìn xuống để xem tất nội dung báo cáo Trong biểu đồ Resource Starts nằm phía bên trái, ý tới giá trị thời gian làm việc phân công cho tài nguyên Hiện tại, biểu đồ chứa đựng giá trị thời gian làm việc lại theo kế hoạch ( Remaining Work) bạn chưa lưu đường sở thời gian làm việc để so sánh ( Baseline Work) chưa ghi lại thời gian làm việc thực tế (Actual Work) Bạn làm điều chương Bảng Resource Status nằm báo cáo tóm tắt tuyệt vời ngày bắt đầu sớm ngày kết thúc muộn phân công tài nguyên, thời gian làm việc lại theo kế hoạch Sau bạn bắt đầu theo dõi tiến triển kế hoạch, báo cáo phương tiện tuyệt vời cho việc chia sẻ tài nguyên tình trạng làm việc Để kết thúc ví dụ này, bạn xem xét lại toàn thời hạn thực giá trị chí phí dự án thoại Project Statistics Bước 5: Trên tab Project, nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information, sau kích vào nút Statistics Ở đây, lần bạn lại nhìn thấy thời hạn thực ngắn giá trị thời gian làm việc ( Work) chi phí (Cost) thay đổi so với đầu chương Bước 6: Kích Close Chương V 80 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Định dạng chia sẻ kế hoạch Chương VI 81 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Dự án cung cấp số cách để thay đổi cách thức mà liệu bạn xuất bạn cần chép in kế hoạch Trong số khía cạnh, dự án tạo Microsoft Project 2013 thực sở liệu thông tin, không giống tập tin sở liệu Microsoft Access Bạn thường khơng thể nhìn thấy tất liệu kế hoạch vào lúc Thay vào đó, bạn tập trung vào khía cạnh kế hoạch mà bạn quan tâm khung nhìn Các khung nhìn báo cáo cách thức phổ biến để quan sát in liệu kế hoạch Trong hai trường hợp, bạn định dạng liệu để đáp ứng yêu cầu bạn Trong chương trước, bạn sử dụng khung nhìn để nắm bắt hình dung chi tiết việc lên tiến độ Một phương tiện khác hình dung việc lên tiến độ tính báo cáo -Report Project 2013 tăng cường nhiều báo cáo Bạn tạo báo cáo đồ họa Project phải xuất liệu Project sang chương trình khác Bạn có biểu đồ đầy màu sắc hình ảnh bảng biểu báo cáo bạn Project bao gồm nhiều báo cáo mà bạn sử dụng tùy chỉnh chúng, bạn tạo báo cáo độc đáo riêng bạn Bạn in báo cáo chép chúng tới ứng dụng khác Lưu ý: Chương giới thiệu đến bạn số khung nhìn đơn giản tính định dạng báo cáo Project Bạn tìm thấy nhiều tư liệu định dạng, in ấn chia sẻ kế hoạch bạn Chương 12, Chương 16, Chương 17 Phụ lục C 6.1 Tùy biến khung nhìn biểu đồ Gantt Biểu đồ Gantt trở thành cách thức tiêu chuẩn việc hình dung hóa lập tiến độ, năm đầu kỷ 20, kỹ sư người Mỹ Henry Gantt phát triển biểu đồ dạng (bar) hiển thị việc sử dụng tài nguyên theo thời gian Đối với nhiều người, biểu đồ Gantt đồng nghĩa với tiến độ dự án kế hoạch trình bày phổ biến dễ hiểu thông tin tiến độ khắp giới quản lý dự án Trong Project, khung nhìn mặc định chi phối biểu đồ Gantt Bạn có khả sử dụng phần lớn thời gian bạn khung nhìn làm việc Project Lưu ý: Theo mặc định, bạn tạo kế hoạch Project hiển thị khung nhìn phân chia khung nhìn Gantt Chart Timeline Tuy nhiên, bạn thay đổi thiết lập để hiển thị khung nhìn mà bạn muốn khung nhìn mặc định cho kế hoạch tạo Trên tab File, chọn Options Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab General Trong khu vực nhãn Project view, bấm vào hộp chọn có nhãn Default view chọn khung nhìn bạn muốn Những lần bạn tạo kế hoạch mới, khung nhìn mà bạn chọn xuất Một khung nhìn biểu đồ Gantt bao gồm hai phần: bảng biểu nằm bên trái biểu đồ bar bên phải Biểu đồ bar bao gồm dải thời gian biểu-Timescale đầu dùng để biểu thị thời gian Các bar biểu đồ đại diện nhiệm vụ phần bảng biểu ( bên trái) theo ngày bắt đầu ngày kết thúc, thời hạn thực trạng thái ( ví dụ, làm việc nhiệm vụ bắt đầu chưa) Trong biểu đồ Gantt, nhiệm vụ, nhiệm vụ khái quát nhiệm vụ cột mốc xuất bar Gantt biểu tượng, loại bar có định dạng riêng chúng Bất bạn làm việc với bar Gantt ln nhớ đầu chúng đại diện cho nhiệm vụ kế hoạch Các yếu tố khác biểu đồ, chẳng hạn đường liên kết, đại diện cho mối quan hệ nhiệm vụ Bạn thay đổi định dạng hầu hết yếu tố có biểu đồ Gantt Các định dạng mặc định áp dụng cho khung nhìn biểu đồ Gantt thích hợp cho việc quan sát hình, chia sẻ với chương trình khác in ấn Tuy nhiên, bạn thay đổi định dạng hầu hết yếu tố có biểu đồ Gantt Có ba cách khác để định dạng bar Gantt Chương VI 82 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Nhanh chóng áp dụng tổ hợp màu sắc xác định trước nhóm lệnh Gantt Chart Style mà bạn nhìn thấy tab Format biểu đồ Gantt hiển thị - Áp dụng định dạng tùy biến cấp cao tới bar Gantt hộp thoại Bar Styles, bạn mở hộp hoại cách nhấn vào tab Format biểu đồ Gantt hiển thị, sau nhóm lệnh Bar Styles, kích Format chọn Bar Styles Trong trường hợp này, thay đổi định dạng mà bạn thực tới loại cụ thể bar Gantt ( ví dụ, bar nhiệm vụ khái quát) áp dụng cho tất bar Gantt thuộc loại biểu đồ Gantt - Định dạng trực tiếp bar Gantt Những thay đổi trực tiếp định dạng mà bạn thực không gây ảnh hướng đến bar khác kiểu loại biểu đồ Gantt Bạn nhấp đúp vào Gantt để xem tùy chọn định dạng nó, kích chọn tab Format nhóm lệnh Styles Bar, kích Format chọn Bar Để biết thêm thông tin, xem chương 16 Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn hoàn thành hầu hết việc lên kế hoạch dự án mắt sách nhóm thực dự án gần bắt đầu triển khai công việc Kế hoạch mà bạn phát triển phổ biến rộng rãi bên nhà xuất bản, bạn muốn định dạng kế hoạch để làm bật nhiệm vụ cột mốc quan trọng Bạn muốn làm bật vài chi tiết khác kế hoạch Trong ví dụ này, bạn thay đổi định dạng yếu tố khác khung nhìn biểu đồ Gantt Bạn cần đến tập tin Simple Formatting_Start nằm thư mục tập tin Practises/Chapter kèm theo sách Mở tập tin Simple Formatting_Start lưu thành tập tin khác có tên Simple Formatting Để bắt đầu, bạn quan sát bar Gantt nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng Sau đó, bạn điều chỉnh màu sắc bar Gantt nhiệm vụ cột mốc phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart, xem bar Gantt nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công định dạng Bước 1: Trong cột Task Name, kích vào tên nhiệm vụ 9, Prepare book P&L statement Bước 2: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to task Lưu ý: Bạn thực điều tương tự cách kích chuột phải vào tên nhiệm vụ và, Shortcut menu xuất hiện, chọn Scroll to task Project cuộn phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart để hiển thị bar Gantt nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng mà trước thêm tới kế hoạch mắt sách (do thêm vào) Như bạn thấy, bar Gantt nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công trông không giống bar Gantt nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động Hãy để mắt tới bar Gantt bạn áp dụng phong cách thể biểu đồ Gantt khác cho kế hoạch Bước 3: Trên tab Format, nhóm lệnh Gantt Chart Style, kích vào nút More để hiển thị phong cách mầu sắc có sẵn cho biểu đồ Gantt Chương VI 83 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Nút More Các phong cách mầu sắc thể biểu đồ Gantt chia thành hai nhóm: - Scheduling Styles có phân biệt nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công tự động - Presentation Styles không phân biệt Bước 4: Trong khu vực nhãn Presentation Styles, kích vào biểu tượng có màu da cam Project áp dụng phong cách thể tới bar Gantt kế hoạch Thanh bar Gantt nhiệm vụ 9, nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng, nhìn bề ngồi khơng cịn khác biệt với bar Gantt nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động Áp dụng phong cách thuộc nhóm Presentation Styles tới khung nhìn Gantt Chart lựa chọn bạn sử dụng bạn khơng muốn phân biệt nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng tự động Ví dụ đưa biểu đồ Gantt cho đối tượng mà bạn không muốn thể khác biệt xem Các bước ví dụ định dạng lại tên nhiệm vụ để bề ngồi bật Bước 5: Trong cột Task Name, kích chuột phải vào tên nhiệm vụ 6, Planning Complete! Đây nhiệm vụ cột mốc quan trọng mô tả kết thúc giai đoạn việc măt sách nhà xuất Lucerne Publishing Bạn muốn làm bật tên nhiệm vụ Chương VI 84 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Ngồi shortcut menu thơng thường ra, ý tới công cụ Mini Toolbar Bước 6: Trên cơng cụ Mini Toolbar, kích vào biểu tượng đầu mũi tên nhỏ nằm bên cạnh nút Background Color, bên khu vực có nhãn Standard Colors bảng mầu xuất kích vào màu vàng-Yellow Lưu ý: Bạn kích vào kích vào Background Color tab Task, nhóm lệnh Font Nút Background color Nút Italic Project áp dụng màu màu vàng cho liệu có chứa tên nhiệm vụ Bước 7: Trên công cụ Mini Toolbar, kích nút Italic Bây tên nhiệm vụ cột mốc bật Chương VI 85 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Lưu ý: Bạn nhanh chóng gỡ bỏ tất định dạng văn mà áp dụng tới giá trị ô liệu Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, nhấn vào nút Clear ( trơng giống hình cục tẩy ) sau chọn Clear Formatting Bạn định dạng biểu tượng đại diện cho nhiệm vụ cột mốc phần biểu đồ Bạn làm điều bước Bước 8: Với tên nhiệm vụ chọn, tab Format, nhóm lệnh Styles Bar, kích Format sau chọn Bar Bước 9: Trong tab Bar Shape hộp thoại Format Bar, kích vào hộp chọn có nhãn Shape thuộc khu vực có nhãn Start Project hiển thị biểu tượng mà bạn sử dụng điểm bắt đầu bar Gantt biểu tượng đại diện nhiệm vụ cột mốc trường hợp Bước 10: Nhấp vào biểu tượng hình ngơi sao, sau nhấn OK Project sử dụng biểu tượng hình ngơi biểu tượng đại diện cho nhiệm vụ cột mốc Lưu ý: Trong ví dụ này, bạn sử dụng lệnh Bar để định dạng cho bar Gantt khung nhìn Gantt Chart Bạn tùy chỉnh tồn nhóm bar Gantt, chẳng hạn tùy chỉnh cho tất bar Gantt nhiệm vụ cột mốc, thông qua lệnh Styles Bar Để biết thêm thơng tin, xem chương 16 Như bạn thấy, Project tự động vẽ đường nằm ngang phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart cho nhiệm vụ chọn Những đường nằm ngang giúp bạn theo dõi cách trực quan tên nhiệm vụ thông tin khác nằm phía bên trái khung nhìn bar Gantt biểu tượng nằm bên phải khung nhìn ngược lại Để kết thúc ví dụ này, bạn thêm đường lưới ngang cho tất nhiệm vụ khung nhìn Gantt Chart Chương VI 86 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 11: Trên tab Format, nhóm lệnh Format, kích vào Gridlines sau chọn Gridlines Hộp thoại Gridlines xuất Bước 12: Trong hộp thoại Gridlines, chọn mục Gantt Rows hộp chọn có nhãn Line to change, hộp chọn có nhãn Type thuộc khu vực có nhãn Normal chọn đường nét đứt ( lựa chọn thứ ba từ xuống) sau nhấn nút OK Project vẽ đường đứt nét đứt nằm ngang phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart Với đường nét đứt hiển thị, hai đường thẳng nét liền nằm ngang mà Project vẽ cho nhiệm vụ chọn nhìn thấy rõ ràng * Vẽ biểu đồ Gantt Project bao gồm công cụ vẽ-Drawing để bạn vẽ trực tiếp đối tượng lên phần biểu đồ khung nhìn biểu đồ Gantt Ví dụ, bạn muốn thích kiện đặc biệt gọi mục cụ thể đồ họa, bạn vẽ trực tiếp đối tượng chẳng hạn hộp nhập văn bản, hình mũi tên thứ khác lên biểu đồ Gantt Bạn liên kết đối tượng vẽ tới đầu đầu bar Gantt tới ngày cụ thể thời gian biểu-Timescale Dưới cách thức liên kết mà bạn chọn cần: - Liên kết đối tượng tới bar Gantt đối tượng định rõ tới nhiệm vụ mà bar Gantt đại diện Đối tượng di chuyển theo bar Gantt nhiệm vụ lên lại tiến độ - Liên kết đối tượng tới ngày cụ thể thông tin mà đối tượng đề cập đến ngày xác Đối tượng giữ ngun vị trí tương đối thời gian biểu mà không quan tâm phần thời gian biểu hiển thị Nếu bạn muốn vẽ biểu đồ Gantt, làm theo hướng dẫn sau: Trên tab Format, nhóm lệnh Drawings, kích vào Drawing Lựa chọn hình dạng vẽ mà bạn muốn vẽ, sau vẽ lên nơi mà bạn thích phần biểu đồ khung nhìn biểu đồ Gantt Để thiết lập kiểu liên kết mà bạn muốn áp dụng cho đối tượng vẽ ra, làm sau: Chọn đối tượng, sau tab Format, nhóm lệnh Drawings, kích Drawing chọn Chương VI 87 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Properties Hoặc kích chuột phải lên đối tượng chọn Properties Trong hộp thoại Format drawing, kích vào tab Size & Position, sau chọn kiểu liên kết mà bạn muốn 6.2 Tùy biến khung nhìn Timeline Khung nhìn Timeline thích hợp để hiển thị nhiệm vụ quan trọng kế hoạch bạn định dạng đơn giản nhỏ gọn Khung nhìn đặc biệt phù hợp cho việc truyền đạt cách nhanh chóng tóm tắt sơ lược kế hoạch Khung nhìn Timeline cách thức tiện dụng để chia sẻ thông tin dự án Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn biết từ kinh nghiệm khứ số bên liên quan dự án mắt sách nhận thấy khung nhìn biểu đồ Gantt bạn có thêm nhiều chi tiết không Để giúp bên liên quan thấy chi tiết quan trọng mà bạn muốn truyền đạt, bạn định xây dựng khung nhìn Timeline Ở phần sau chương này, bạn chép khung nhìn Timeline tới ứng dụng khác hình ảnh nhanh “một nhìn thống qua dự án” Trong ví dụ này, bạn đưa nhiệm vụ cụ thể tới khung nhìn Timeline điều chỉnh số chi tiết việc hiển thị Bước 1: Kích vào nơi khung nhìn Timeline Project di chuyển tập trung tới khung nhìn Timeline hiển thị nhãn ngữ cảnh Timeline Tools bên tab ngữ cảnh Format Bước 2: Trên tab Format, nhóm lệnh Insert, kích vào Existing Tasks Hộp thoại Add Task To Timeline xuất Hộp thoại chứa đựng cấu trúc dạng đề cương nhiệm vụ khái quát nhiệm vụ kế hoạch Bước 3: Kích chọn vào hộp kiểm trước nhiệm vụ sau đây: - Planning Phase - Planning complete! - Internal Launch Phase - Public Launch Phase - Author travel and appearances Những nhiệm vụ nhiệm vụ khái quát nhiệm vụ cột mốc mà bạn thêm tới khung nhìn Timeline Bước 4: Nhấn OK Chương VI 88 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project thêm nhiệm vụ khái quát nhiệm vụ cột mốc chọn tới khung nhìn Timeline Nếu cần thiết, điều chỉnh ngang phân chia khung nhìn Timeline Gantt Chart để bạn xem hết thứ có khung nhìn Timeline Tiếp theo bạn điều chỉnh định dạng nhiệm vụ khái quát Author travel and appearances khung nhìn Timeline Bước 5: Trong khung nhìn Timeline, kích vào bar nhiệm vụ tóm tắt Author travel and appearances Chỉ phần tên nhiệm vụ khái quát nhìn thấy Di chuyển trỏ chuột lên bar nhiệm vụ Project hiển thị ScreenTip thể tên đầy đủ nhiệm vụ chi tiết khác Bước 6: Trên tab Format, nhóm lệnh Current Selection, kích vào Display as Callout Project hiển thị nhiệm vụ khái quát thích, nhiệm vụ có lợi ích làm cho tồn tên nhiệm vụ nhìn thấy Tiếp theo bạn thêm nhiệm vụ cột mốc nằm vị trí cuối danh sách nhiệm vụ tới khung nhìn Timeline, bạn sử dụng kỹ thuật khác Bước 7: Trong cột Name Task khung nhìn Gantt Chart, kích vào tên nhiệm vụ 24, Launch complete! Bước 8: Trên tab Task, nhóm lệnh Properties, kích Add to Timeline Lưu ý: Bạn kích chuột phải vào tên nhiệm vụ chọn Add To Timeline Shortcut Menu xuất Project thêm nhiệm vụ cột mốc tới khung nhìn Timeline Chương VI 89 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Như bạn nhìn thấy khung nhìn Timeline, Project hiển thị nhiệm vụ cột mốc thích-Callout sử dụng biểu tượng có hình dạng kim cương là quy ước hình ảnh cho nhiệm vụ cột mốc * Pan zoom khung nhìn Gantt Chart từ khung nhìn Timeline Bạn có ý tới hai đường thẳng đứng đường ngang nét dầy mầu xanh khung nhìn Timeline khơng? Đây điều khiển Pan Zoom, bạn sử dụng chúng để cuộn phần biểu đồ khung nhìn khung nhìn Gantt Chart sang trái sang phải thay đổi dải thời gian biểu-Timescale Thanh để di chuyển (Pan) phần biểu đồ sang trái phải Kích kéo để thay đổi Timescale Kích kéo để thay đổi Timescale Điều khiển pan zoom xuất khung nhìn Timeline tầm nhìn mà bạn nhìn thấy phần biểu đồ khung nhìn, khơng thể hết toàn thời hạn thực kế hoạch Để cuộn phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart sang trái hoăc sang phải, kích giữ phím chuột lên ngang (thanh có mầu xanh đậm) điều khiển pan zoom, sau di chuyển trỏ chuột sang trái sang phải Đây cách hữu ích để hiển thị phạm vi ngày cụ thể phần biểu đồ Để thay đổi thời gian biểu-Timescale phần biểu đồ Gantt, di chuyển chuột đến đường thẳng đứng bên trái bên phải điều khiển pan zoom, sau kích chuột kéo sang trái phải Khi bạn làm vậy, Project điều chỉnh thời gian biểu phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart để khoảng thời gian nằm hai đường thẳng đứng khung nhìn Timeline nhìn thấy phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart 6.3 Tùy biến báo cáo Nếu bạn sử dụng Project phiên 2010 trước nữa, bạn quen thuộc với tính báo cáo dạng bảng tối ưu hóa cho việc in ấn Tuy nhiên, báo cáo Project 2013 đưa vào loạt tính khả hồn tồn Bạn sử dụng báo cáo Project để xem chi tiết kế hoạch bạn nhiều cách khác Một báo cáo độc lập kết hợp động bảng biểu, biểu đồ văn Không giống hầu hết khung nhìn Project, báo cáo trông giống khung trống rỗng mà bạn đặt yếu tố ( chẳng hạn bảng biểu biểu đồ) miễn chúng tập trung tới thông Chương VI 90 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com tin mà bạn quan tâm Project bao gồm số báo cáo có sẵn (được xây dựng trước), bạn tùy chỉnh chúng tạo riêng bạn cho yêu cầu thông tin đặc biệt bên liên quan dự án Các báo cáo thiết kế để xem chi tiết Project Bạn trực tiếp chỉnh sửa kế hoạch bạn báo cáo bạn làm khung nhìn Tuy nhiên, bạn tùy biến để liệu xuất báo cáo chúng định dạng Các báo cáo đặc biệt phù hợp với việc chia sẻ thông tin cho người khác thông qua việc in ấn chép Lưu ý: Phần giới thiệu việc định dạng báo cáo Để biết thêm chi tiết báo cáo, xem chương 14 Chương 17 Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn muốn chia sẻ báo cáo Work Overview với thành viên nhóm Tuy nhiên, bạn muốn thay đổi định dạng yếu tố báo cáo Trong ví dụ này, bạn thay đổi định dạng báo cáo có sẵn Project Bước 1: Trên tab Report, nhóm lệnh View Reports, kích vào Dashboards sau chọn Work Overview Bản báo cáo Work Overview xuất hiện: Bản báo cáo bao gồm số biểu đồ mô tả thời gian làm việc theo thời gian cho tài nguyên Tùy thuộc vào độ phân giải hình bạn, bạn cần phải di chuyển cuộn dọc báo cáo để xem tất biểu đồ có Ở cạnh bên trái báo cáo biểu đồ cột Work Stats Bạn thay đổi định dạng biểu đồ Bước 2: Kích vào nơi biểu đồ Work Stats Ngay sau bạn kích vào biểu đồ này, bảng điều khiển Field List xuất cạnh bên phải hình Trong Chương 17, bạn sử dụng Field List để tùy chỉnh liệu có báo cáo Còn bây giờ, bạn tập trung vào việc thay đổi định dạng báo cáo Bước 3: Kích vào tab Design bên nhãn ngữ cảnh Chart Tools Trong nhóm lệnh Chart Styles, kích vào phong cách biểu đồ có màu đen (Nếu bạn di chuyển trỏ chuột lên phong cách biểu đồ nhãn biểu đồ Style xuất ToolTip) Project áp dụng phong cách biểu đồ tới biểu đồ Work Stats Chương VI 91 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Lưu ý: Bạn có lưu ý tới nhãn Report Tools Chart Tools nằm nhãn tab? Đây nhãn ngữ cảnh thay đổi tùy thuộc vào loại đối tượng mà bạn chọn Hãy khám phá tùy chọn thiết kế định dạng có sẵn cho loại biểu đồ sau chọn biểu đồ khác có báo cáo để khám phá tiếp Bản báo cáo bao gồm ba loại biểu đồ là: cột-Column, thanh-Bar, đường-Line Mỗi loại biểu đồ có phong cách biểu đồ khác Bước 4: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views kích Gantt Chart Khung nhìn Gantt Chart thay báo cáo Work Overview 6.4 Sao chép khung nhìn báo cáo Bạn thường xuyên cần phải chia sẻ chi tiết kế hoạch bạn với đồng nghiệp, người khơng có phần mềm Project người thích chụp (snapshot-chụp ảnh hình) đơn giản tiến độ Bạn nhanh chóng chép hầu hết khung nhìn báo cáo từ Project Sau đó, khung nhìn báo cáo chép dán vào thư điện tử E-Mail, thuyết trình loại tài liệu khác Các khung nhìn mà khơng thể chép trực tiếp từ Project bao gồm khung nhìn Team Planner, khung nhìn dạng Form ( chẳng hạn Task Form) Relationship Diagram Lưu ý: Nếu bạn thấy bạn cần chụp ( snapshop) hình ảnh khung nhìn báo cáo mà chép trực tiếp từ Project sử dụng tiện ích chụp ảnh Windows Snipping Tool Cả hai khung nhìn biểu đồ Gantt Timeline thích hợp cho việc chia sẻ chi tiết tiến độ Timeline khung nhìn-cái nhìn thống qua dự án khung nhìn biểu đồ Gantt định dạng sử dụng rộng rãi việc thể tiến độ Các báo cáo thích hợp để chia sẻ với bên liên quan khác dự án Các báo cáo chia sẻ đặc biệt hiệu việc truyền tải thông tin Project, mặt khác bạn cần chép chúng vào ứng dụng bảng tính Microsoft Excel để định dạng nhiều liệu dạng bảng biểu đồ Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn có chiến lược truyền thơng theo hai hướng để chia sẻ kế hoạch mắt sách tới bên liên quan Chiến lược liên quan đến việc tạo ảnh chụp nhanh khung nhìn báo cáo quan trọng kế hoạch chia sẻ chúng thông qua e -mail tập tin tài liệu Microsoft Word Đây trọng Chương VI 92 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com tâm ví dụ sau Trong phần tiếp theo, bạn tập trung vào chiến lược truyền thông thứ hai là: in kế hoạch Trong ví dụ này, bạn chép khung nhìn biểu đồ Gantt, Timeline báo cáo sang ứng dụng khác Bước 1: Trong cột có nhãn Task Name, kích vào tên nhiệm vụ 7, Internal Launch Phase Bước 2: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Các bar Gantt đại diện cho nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase nhiệm vụ hiển thị Sự hiển thị lúc gần giống với hình ảnh mà bạn muốn chép Trong khung nhìn Gantt Chart, chọn tên nhiệm vụ từ đến 14 Đây nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase nhiệm vụ Bước 4: Trên tab Task, nhóm lệnh Clipboard, nhấp vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh lệnh Copy sau chọn Copy Picture Hộp thoại Copy Picture xuất Trong hộp thoại này, bạn kiểm sốt cách thức mà Project chép chi tiết từ kế hoạch vào Clipboard lưu vào tập tin Hai tùy chọn nhãn Render Image kiểm sốt kích thước độ phân giải hình ảnh biểu đồ Gantt mà bạn chép; Tùy chọn thứ ba cho phép bạn lưu hình ảnh chép thành tập tin hình ảnh Graphics Interchange Format (*.GIF) Các tùy chọn bên nhãn Copy Timeline cho phép bạn tinh chỉnh bạn muốn chép Chương VI 93 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Đối với ví dụ này, bạn muốn chép dòng chọn ( chọn tùy chọn Selected rows) với chất lượng độ phân giải hình hiển thị ( chọn tùy chọn For screen) để nguyên khoảng tùy chọn nhãn Timescale As shown on screen Bước 5: Kích OK Project chép hình ảnh đồ họa biểu đồ Gantt hàng chọn vào Clipboard HĐH Window Bước 6: Mở phần mềm Microsoft Word máy bạn tính bạn Bước 7: Trong Microsoft Word, kích vào lệnh Paste sử dụng tổ hợp phím Ctrl+V Hình ảnh đồ họa khung nhìn Gantt Chart dán vào Khung nhìn Gantt Chart định dạng tiêu chuẩn cho việc trình bày tiến độ hiển thị chi tiết tiến độ Bước 8: Quay trở lại phần mềm Project Bạn chép hầu hết khung nhin khác Project theo cách tương tự bạn làm với khung nhìn Gantt Chart Tuy nhiên, khung nhìn Timeline, có tùy chọn khác biệt việc chép, bạn khám phá chúng bước Bước 9: Kích vào nơi đâu khung nhìn Timeline Hiện nay, với việc tập trung vào khung nhìn Timeline, nhãn ngữ cảnh bên tab Format thay đổi thành Timeline Tools Bước 10: Trên tab Format, nhóm lệnh Copy, kích Copy Timeline Các tùy chọn Copy Timeline xuất Chương VI 94 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Lưu ý: Hãy thử nghiệm với tùy chọn Copy Timeline dán kết vào ứng dụng mà bạn muốn Đối với ví dụ này, bạn dán kết vào Microsof Word, trình soạn thảo văn Microsoft Bước 11: Kích Full Size Project chép hình ảnh đồ họa khung nhìn Timeline vào Clipboard Bước 12: Quay trở lại phần mềm Microsoft Word sau dán vào bên hình ảnh khung nhìn Gantt Chart Bước 13: Quay trở lại phần mềm Project Cho đến lúc bạn làm việc với khung nhìn Timeline định dạng nhiều chi tiết Để mang lại cho bạn nhiều không gian làm việc hình hơn, bạn thay đổi lại hiển thị khung nhìn Timeline để hiển thị định dạng chi tiết Bước 14: Kích vào nơi đâu khung nhìn Timeline, sau vào tab Format, nhóm lệnh Show/Hide, kích Detailed Timeline Project co lại khung nhìn Timeline hiển thị định dạng chi tiết Tiếp theo bạn chép dán báo cáo Chương VI 95 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 15: Trong tab Report, nhóm lệnh View Reports, kích vào Dashboards sau chọn Work Overview Báo cáo Work Overview mà bạn tùy chỉnh trước xuất Bước 16: Kích vào nơi đâu báo cáo Work Overview , sau kích vào tab Design nhãn Report Tools Trong nhóm lệnh Report, chọn Copy Report Project chép hình ảnh đồ họa báo cáo vào Clipboard Lưu ý: Để chép biểu đồ báo cáo, kích chuột phải vào cạnh ngồi biểu đồ mà bạn muốn chép Shortcut Menu xuất hiện, chọn Copy Bước 17: Quay trở lại phần mềm Microsoft Word sau dán vào bên hình ảnh khung nhìn Timeline Và bạn có tập tin tài liệu bạn phần mềm Microsoft Word có chứa hình ảnh đồ họa khung nhìn Gantt Chart , khung nhìn Timeline báo cáo Work Overview Bước 18: Đóng phần mềm Microsoft Word quay trở lại Project Bước 19: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views , kích Gantt Chart Khung nhìn Gantt Chart xuất thay báo cáo Work Overview 6.5 In khung nhìn báo cáo Bằng cách in khung nhìn báo cáo, bạn đưa lên mặt giấy có mà bạn nhìn thấy hình bạn Đối với kế hoạch có nhiều nhiệm vụ, mà bạn nhìn thấy hình bạn thời điểm phần tương đối nhỏ toàn kế hoạch Khi sử dụng khổ giấy có kích thước tiêu chuẩn ( ví dụ A4, Letter) bạn cần nhiều tờ để in tồn kế hoạch Ví dụ, khung nhìn Gantt Chart dự án có tiến độ sáu tháng với khoảng 100 nhiệm vụ yêu cầu 12 tờ giấy khổ Letter nhiều Chương VI 96 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com để in tồn Việc in kế hoạch Project sử dụng nhiều giấy, việc xem trước khung nhìn báo cáo mà bạn định in ý tưởng hay Bạn có nhiều lựa chọn in Project, chẳng hạn in theo phạm vi ngày cụ thể khung nhìn Gantt Chart ( bạn làm điều sau đây) Ngồi ra, bạn kiểm sốt in khung nhìn xem trước in cách lọc thu gọn nhiệm vụ lại, hiển thị nhiệm vụ khái quát ( Bạn khám phá tùy chọn Chương 12) So với khung nhìn, báo cáo dạng trình bày ngắn gọn để in thông tin kế hoạch bạn Các báo cáo sử dụng định dạng thông thường dễ hiểu, chẳng hạn bảng biểu biểu đồ, để tổ chức trình bày thơng tin Lưu ý: Một số khung nhìn, chẳng hạn khung nhìn dạng Forrm ( ví dụ Task Form) Relationship Diagram, in từ Project Tuy nhiên , bạn sử dụng tiện ích chụp ảnh Windows Snipping Tool để có chụp khung nhìn thuộc loại sau in Để hướng dẫn chi tiết việc in ấn cao cấp, xem Chương 16 Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn chia sẻ trực tuyến chụp khung nhìn báo cáo kế hoạch mắt sách tới đối tượng liên quan Tiếp theo bạn in khung nhìn báo cáo từ kế hoạch để treo lên tường, chỗ mà nhóm để dành cho tài liệu lên kế hoạch quan trọng dự án Một chi tiết tiến độ in treo tường, bạn khuyến khích thành viên nhóm đánh dấu tay thơng phản hồi thích kế hoạch Trong ví dụ này, bạn nhìn thấy khung nhìn xem trước in-Print preview khung nhìn Gantt Char, báo cáo Bước 1: Trên tab File, kích chọn Print Khung nhìn xem trước in-Print preview khung nhìn Gantt Chart xuất giao diện Backstage Khung nhìn Print Preview có số tùy chọn để khám phá Bạn bắt đầu với nút điều hướng trang góc bên phải hình Để quan sát rộng thứ in ra, bạn chuyển sang khung nhìn gồm nhiều trang Chương VI 97 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 2: Kích vào nút Multiple Pages Nút Multiple Pages Toàn biểu đồ Gantt xuất Preview Print Giả sử kích thước khổ giấy bạn Letter, bạn nhìn thấy biểu đồ Gantt trải tờ giấy Những bạn nhìn thấy Preview Print khác phụ thuộc vào việc thiết lập khổ giấy cụ thể cho máy in bạn Và bạn nhìn thấy có nhiều lượng thông tin mức bạn cần truyền tải vào lúc này, bạn điều chỉnh Print preview để bao gồm phần tháng biểu đồ Gantt Lưu ý: Nếu bạn có máy in mà bạn thiết lập khổ giấy khác với khổ Letter bạn nhìn thấy khung nhìn Preview Print máy tính bạn khác với với thể ví dụ Các bước giả định bạn nhìn thấy khung nhìn Gantt Chart phân chia tờ giấy Bước 3: Bên khu vực có nhãn Settings nằm phía bên trái, kích Print Entire Project để hiển thị thêm tùy chọn in Các tùy chọn phép bạn tùy chỉnh chi tiết in Bước 4: Kích Print Specific Dates Chú ý tới hai trường liệu ngày nằm trực tiếp bên thiết lập Print Specific Dates Trong trường liệu ( có nhãn Dates), 05/01/2015 hiển thị Đây ngày bắt đầu dự án Bước 5: Trong trường liệu thứ hai ( có nhãn To) gõ chọn ngày 31/1/2015 Project điều chỉnh thời gian biểu-Timescale phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart để phù hợp với khung thời gian Chương VI 98 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 6: Kích vào nút Back để đóng giao diện Bacckstage Để kết thúc ví dụ này, bạn làm việc với báo cáo Bước 7: Trên tab Report, nhóm lệnh View Reports, kích vào Dashboards sau chọn Work Overview Báo cáo Work Overview xuất Tiếp theo bạn xem xét số tùy chọn thiết lập trang-Page Setup cho báo cáo Bước 8: Kích tab Design bên nhãn ngữ cảnh Report Tools Trong nhóm lệnh Page Setup, chọn Page Breaks Các đường đứt nét mà bạn nhìn thấy báo cáo cho bạn biết rìa mép in trang giấy theo thiết lập trang thời Các tùy chọn mà bạn nhìn thấy nhóm lệnh Page Setup, chẳng hạn canh lề-Margins kích thước khổ giấy- Size, hữu ích bạn thiết kế báo cáo bạn Rìa mép in Bước 9: Trên tab File kích chọn Print Chương VI 99 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Khung nhìn xem trước in- Print Preview báo cáo xuất giao diện Backstage Bước 10: Kích vào nút Multiple Pages Tồn báo cáo Work Overview xuất khung nhin Print Preview Bước 11: Kích vào nút Back để đóng giao diện Backstage Chương VI 100 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Theo dõi thực kế hoạch Chương VII 101 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Cho đến lúc này, bạn tập trung vào phát triển việc lập kế hoạch dự án truyền tải chi tiết kế hoạch trước công việc ngồi thực tế bắt đầu thực Do đó, công việc bắt đầu thực hiện, bước vào giai đoạn công việc quản lý dự án: Theo dõi thực Theo dõi hiểu ghi chép chi tiết làm việc gì, cơng việc thực nào, với chi phí Những chi tiết thường gọi việc thực tế diễn ra-actual Theo dõi việc thực tế diễn điều cần thiết để thực quản lý dự án, để so sánh với kế hoạch lập Người quản lý dự án phải biết nhóm thực có hành động chấn chỉnh Bằng cách theo dõi cách thực dự ánh so sánh với kế hoạch ban đầu (được lưu đường sở baseline ), bạn trả lời câu hỏi sau : - Các nhiệm vụ có bắt đầu kết thúc theo kế hoạch hay khơng? Nếu khơng, ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án ? - Các tài nguyên sử dụng thời gian nhiều hay hơn so với kế hoạch để hoàn thành nhiệm vụ? - Các chi phí nhiệm vụ cao dự kiến có làm tăng chi phí tổng thể dự án? Lưu ý: Khi bạn nhập việc thực tế diễn ra, chẳng hạn giá trị thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu, kết thúc thực tế, bạn quan sát giá trị thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu kết thúc lên tiến độ kế hoạch bạn thay đổi Những thay đổi kết việc Project chủ động tính tốn lại kế hoạch, nói đến điều xảy ví dụ sau Project cung cấp nhiều nhiều cách để theo dõi thực Việc bạn lựa chọn cách thức theo dõi nên tùy thuộc vào mức độ chi tiết việc kiểm soát theo yêu cầu bạn, nhà tài trợ dự án bên liên quan khác Theo dõi xác chi tiết dự án địi hỏi phải thêm làm việc từ bạn từ tài nguyên làm việc dự án Vì vậy, trước bạn bắt đầu theo dõi thực hiện, bạn nên xác định mức độ chi tiết bạn cần Các mức độ khác việc theo dõi chi tiết: - Ghi chép làm việc dự án tiến độ lập Mức độ hoạt động tốt tất thứ dự án xảy kế hoạch - Ghi chép tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ, giá trị xác mức 25%, 50%, 75% 100% - Ghi chép ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian làm việc thực tế thời hạn thực thực tế lại nhiệm vụ phân công - Theo dõi làm việc mức độ phân công theo khoảng thời gian Đây mức độ chi tiết việc theo dõi Ở đây, bạn ghi lại thời gian làm việc thực tế ngày, tuần theo khoảng thời gian khác Bởi phần khác dự án có nhu cầu theo dõi khác nên bạn cần phải áp dụng cách thức kết hợp phương thức theo dõi theo nhu cầu dự án Ví dụ, bạn muốn theo dõi nhiệm vụ có tính rủi ro cao mức tỉ mỉ nhiệm vụ có tính rủi ro thấp Trong chương này, bạn thực việc theo dõi theo ba mức độ chi tiết liệt kê trên, mức độ chi tiết thứ ( theo dõi làm việc mức độ phân công theo khoảng thời gian) đề cập Chương 13 7.1 Lưu đường sở cho kế hoạch bạn Sau phát triển kế hoạch, hoạt động quan trọng bạn làm người quản lý dự án ghi chép lại việc thực tế diễn đánh giá thực dự án Khi bạn ghi chép việc thức tế diễn cập nhật kế hoạch bạn, kế hoạch Chương VII 102 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com gốc ban đầu có khả thay đổi Điều gây khó khăn cho việc theo dõi kế hoạch trạng thái gốc ban đầu Để đánh giá thực dự án cách đắn, bạn so sánh thực thực tế dự án với kế hoạch gốc ban đầu bạn Kế hoạch gốc ban đầu gọi kế hoạch đường sở-Baseline plan đơn giản gọi đường sở-Baseline Một đường sở tập hợp giá trị quan trọng tiến độ, chi phí thời gian làm việc, bao gồm số giá trị phân bổ theo thời gian (gọi giá trị theo pha thời gian-timephased) Lưu ý: Trong chương 13 bạn làm việc với timephased Khi bạn lưu đường sở, Project tạo chụp nhanh giá trị lưu vào kế hoạch bạn để so sánh tương lai Bạn nên lưu đường sở khi: - Bạn phát triển kế hoạch mức độ đầy đủ (Tuy nhiên, điều khơng có nghĩa bạn khơng thể bổ sung nhiệm vụ, tài nguyên phân công tới kế hoạch sau công việc bắt đầu- điều thường tránh khỏi) - Bạn chưa bắt đầu nhập giá trị thực tế, chẳng hạn tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ Các giá trị cụ thể lưu đường sở bao gồm số trường liệu nhiệm vụ, tài nguyên phân công trường liệu theo pha thời gian Các trường liệu nhiệm vụ Các trường liệu tài nguyên Ngày bắt đầu-Start Thời gian làm việc-Work thời Ngày bắt đầu-Start gian làm việc theo pha thời gian timephased work Chi phí-Cost chi phí theo pha Ngày kết thúc-Finish thời gian -Timephased cost Thời gian làm việc-Work thời gian làm việc theo pha thời giantimephased work Ngày kết thúc-Finish Thời hạn thực hiện-Duration Thời gian làm việc-Work thời gian làm việc theo pha thời gian -Timephased work Các trường liệu phân cơng Chi phí-Cost chi phí theo pha thời gian -Timephased cost Project cung cấp khơng mà cịn lên đến 11 đường sở kế hoạch Đường sở gọi Baseline đường lại từ Baseline đến Baseline 10 Lưu nhiều đường sở hữu ích cho dự án có giai đoạn lên kế hoạch đặc biệt dài, mà bạn muốn so sánh thiết lập giá trị đường sở Ví dụ, bạn muốn lưu so sánh đường sở kế hoạch theo tháng chi tiết kế hoạch thay đổi Hoặc bạn muốn lưu đường sở thời điểm khác trình thực dự án Ví dụ, Bạn lưu Baseline đường sở trước công việc bắt đầu, Baseline đường sở tháng sau công việc bắt đầu, Baseline tháng thứ hai tiếp tục với đường sở Sau đó, bạn xem đường sở khác so sánh chúng với thực tế diễn ra-actual suốt trình thực dự án Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, kế hoạch mắt sách phát triển đầy đủ Sự làm việc thực tế dự án sớm bắt đầu Để có so sánh sau làm việc thực tế tiến độ với kế hoạch gốc ban đầu, bạn lưu đường sở Trong ví dụ này, bạn lưu trạng thái kế hoạch tiến độ làm đường sở sau xem giá trị nhiệm vụ đường sở Chương VII 103 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bạn cần đến tập tin Simple Tracking_Start nằm thư mục tập tin Practises/Chapter kèm theo sách Mở tập tin Simple Tracking _Start lưu thành tập tin khác có tên Simple Tracking Bước 1: Trên tab Project, nhóm lệnh Schedule, kích Set Baseline chọn Set Baseline Hộp thoại Set Baseline xuất Bạn thiết lập đường sở cho toàn dự án cách sử dụng thiết lập mặc định hộp thoại Bước 2: Nhấn OK Project lưu đường sở khơng có dấu hiệu khung nhìn Gantt Chart cho thấy có điều thay đổi Bây bạn thấy số thay đổi việc lưu đường sở Lưu ý: Khi làm việc với kế hoạch mà bao gồm đường sở lưu, bạn nhìn thấy thời điểm mà lưu hộp thoại Set Baseline Ngày mà đường sở lưu xuất sau tên đường sở hộp chọn có nhãn Set Baseline Bước 3: Trên tab Task, nhóm lệnh View kích vào biểu tường đầu mũi tên bên Gantt Chart sau kích vào Task Sheet Khung nhìn Task Sheet xuất Bởi khung nhìn dạng bảng nên khơng bao gồm biểu đồ Gantt, bạn nhìn thấy nhiều trường liệu có sẵn bảng Entry Bây bạn chuyển sang bảng Variance khung nhìn Task Sheet Bảng Variance số bảng có sẵn chứa đựng giá trị đường sở Bước 4: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables Trong danh sác bảng liệt kê, lưu ý tới dấu kiểm bên cạnh mục Entry Điều có nghĩa bảng Entry (nhập liệu) hiển thị khung nhìn Task Sheet Bước tiếp theo, bạn chuyển sang loại bảng khác Bước 5: Kích Variance Lưu ý: Bạn kích chuột phải vào nút Select All nằm góc bên trái ( cột ID) để chuyển sang bảng khác Bảng Variance xuất Bảng bao gồm cột ngày bắt đầu, ngày kết thúc kế hoạch tiến độ lẫn đường sở lưu, chúng đặt bên cạnh để dễ dàng so sánh Chương VII 104 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Nút Select All Bởi chưa có làm việc thực tế diễn khơng có thay đổi tới làm việc lên tiến độ nên giá trị trường liệu thuộc cột Start Baseline Start giống hệt nhau, cột Finish Baseline Finish Sau làm việc thực tế ghi chép lại điều chỉnh tiến độ thực hiện, giá trị ngày bắt đầu (Start) kết thúc (Finish) theo tiến độ khác với giá trị đường sở sau đó, bạn nhìn thấy khác biệt hiển thị cột Variance ( Start Var Và Finish Var.) Bước 6: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích Gantt Chart Khung nhìn Gantt Chart xuất Lưu ý: Project có nhiều khung nhìn dùng để so sánh tiến độ với đường sở, cách nhanh để xem giá trị đường sở khung nhìn Gantt Chart: tab Format, nhóm lệnh Styles Bar, kích Baseline sau kích vào đường sở ( Baseline Baseline1, … Baseline10 ) mà bạn muốn hiển thị Project vẽ bar Gantt sở cho đường sở mà bạn chọn Bây giờ, bạn nhìn thấy số trường liệu đường sở lúc để nhập số việc thực tế diễn 7.2 Theo dõi thực kế hoạch tiến độ đến ngày cụ thể Phương pháp đơn giản để theo dõi thực dự án báo cáo cơng việc ngồi thực tế diễn kế hoạch lập Ví dụ, tuần dự án có thời hạn thực năm tuần trôi qua tất nhiệm vụ bắt đầu kết thúc tiến độ, bạn nhanh chóng ghi lại điều hộp thoại Update Project Khi bạn ghi lại thực dự án đến ngày cụ thể, Project tính tốn thời hạn thực thực tế, thời hạn thực lại, chi phí thực tế giá trị khác tới ngày cụ thể mà bạn nhập vào Phương pháp tốt giá trị thời gian làm việc chi phí thực tế tạo Project khơng xác với xảy thực tế, gần đủ cho mục đích theo dõi tiến độ bạn Lưu ý: Một cách khác dùng để nhiệm vụ định (khơng phải tồn kế hoạch) hoàn thành tiến độ kế hoạch sử dụng lệnh Mark On Track (trên tab Task, nhóm lệnh Schedule) Lệnh áp dụng cho nhiệm vụ lựa chọn, thiết lập kể từ ngày dự án bắt đầu thực ngày trạng thái-Status date (nếu bạn thiết lập ngày trạng thái lệnh Status Date tab Project, nhóm lệnh Status) nhiệm vụ hồn thành kế hoạch Hoặc bạn chưa thiết lập ngày trạng thái, lệnh áp dụng ngày (ngày máy tính)-Current date Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, khoảng thời gian trôi qua kể từ lưu đường sở kế hoạch mắt sách Các nhiệm vụ tuần Chương VII 105 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com tuần hoàn thành kế hoạch lập Bạn cần kê khai nhiệm vụ hồn thành kế hoạch Trong ví dụ này, bạn theo dõi thực dự án mà kể từ ngày bắt đầu ngày cụ thể nhiệm vụ thực tiến độ kế hoạch lập, dẫn đến Project ghi lại việc thực tế diễn dự án Bước 1: Trên tab Project, nhóm lệnh Status, kích Update Project Hộp thoại Update Project xuất Bước 2: Đảm bảo tùy chọn Update work as complete through chọn Trong hộp nhập ngày kế bên, nhập chọn 14/1/15 Bước 3: Nhấn OK Project ghi tỷ lệ phần trăm hoàn thành cho nhiệm vụ mà lên tiến độ bắt đầu trước ngày 14 tháng Nó hiển thị thực thi cách vẽ bar tiến triển-Progress bar phần biểu đồ Gantt cho nhiệm vụ Dấu tích xuất cột số nhiệm vụ hoàn thành Progress bar phần hoàn thành nhiệm vụ Trong phần biểu đồ Gantt khung nhìn Gantt Chart, bar Progress cho thấy mức độ hồn thành nhiệm vụ Bởi nhiệm vụ 2, hoàn thành nên dấu tích chọn xuất cột số nhiệm vụ này, bar Progress kéo dài toàn chiều dài bar Gantt nhiệm vụ Cịn nhiệm vụ hồn thành phần 7.3 Nhập giá trị phần trăm hoàn thành nhiệm vụ Sau làm việc bắt đầu nhiệm vụ, bạn nhanh chóng ghi lại tiến triển theo tỷ lệ phần trăm Khi bạn nhập tỷ lệ phần trăm hoàn thành lớn 0, Project thiết lập ngày bắt đầu thực tế (actual start date) nhiệm vụ để phù hợp với ngày bắt đầu theo tiến độ kế hoạch Sau Project tính tốn thời hạn thực thực tế, thời hạn thực cịn lại, chi phí thực tế giá trị khác dựa tỷ lệ phần trăm bạn nhập vào Ví dụ, bạn rõ nhiệm vụ có thời hạn thực bốn ngày hồn thành 25 phần trăm Chương VII 106 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project tính tốn nhiệm vụ có thời hạn thực thực tế ngày thời hạn thực lại ba ngày Dưới số cách thức nhập tỷ lệ phần trăm hoàn thành: - Sử dụng nút 0%, 25%, 50%, 75% 100% Complete nhóm lệnh Schedule tab Task - Thêm cột phần trăm hồn thành (Có nhãn % Complete ) bảng khung nhìn nhiệm vụ, sau nhập giá trị bạn muốn - Nhập giá trị phần trăm mà bạn muốn hộp thoại Update Tasks (Để truy cập vào hộp thoại này, tab Task, nhóm lệnh Schedule, click vào biểu tượng đầu mũi tên bên phải lệnh Mark On Track, sau chọn Update Tasks) - Sử dụng chuột để thiết lập hoàn thành bar Gantt Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, làm việc tiếp tục dự án mắt sách Bạn có thêm tiến triển công việc để ghi lại kế hoạch theo giá trị phần trăm hồn thành Trong ví dụ này, bạn ghi lại tỷ lệ phần trăm hoàn thành số nhiệm vụ Bước 1: Trong cột Task Name, chọn tên nhiệm vụ 5, Design and order marketing material Tiến triển nhiệm vụ ghi chép lại ví dụ trước, chưa thiết lập hồn thành Bước 2: Trên tab Task, nhóm lệnh Schedule, kích 100% Complete Project ghi lại làm việc thực tế nhiệm vụ tiến độ kế hoạch kéo dài bar Progress hết chiều dài bar Gantt Tiếp theo bạn ghi lại nhiệm vụ cột mốc nhiệm vụ khái quát Planning Phase nhiệm vụ nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase hoàn thành Bước 3: Trong cột Task Name, chọn tên nhiệm vụ 6, Planning complete!, giữ phím Ctrl, chọn tên nhiệm vụ 8, Kickoff book launch meeting Bước 4: Trên tab Task, nhóm lệnh Schedule, kích 100% Complete Chương VII 107 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bởi nhiệm vụ nhiệm vụ cột mốc khơng có thời hạn thực nên khơng có thay đổi xuất biểu tượng phần biểu đồ Gantt khung nhìn Gantt Chart xảy nhiệm vụ Tuy nhiên, bạn nhìn dấu tích thể hồn thành hai nhiệm vụ cột số ID Tiếp theo, bạn có nhìn rõ ràng cách mà tiến triển hiển thị bar Gantt nhiệm vụ Bạn nhập vào giá trị phần trăm hồn thành cho nhiệm vụ khác Bước 5: Kích vào tên nhiệm vụ 9, Prepare book P&L statement Bước 6: tab Task, nhóm lệnh Schedule, kích 50% Complete Project ghi lại làm việc thực tế nhiệm vụ tiến độ kế hoạch sau vẽ bar Progress đến vị trí bar Gantt Lưu ý 50% cơng việc nhiệm vụ hoàn thành, bar Progress khơng kéo dài tới vị trí 50% chiều dài bar Gantt Điều Project đo lường thời hạn thực theo khoảng thời gian làm việc Working time, lại vẽ bar Gantt kéo dài khoảng thời gian không làm việc-Nonworking Time, trường hợp bao gồm thứ ba ngày 22 tháng ngày không làm việc ( ngày ngoại lệ mà bạn thiết lập ví dụ trước đó) Bước 7: Trong phần biểu đồ ( phía bên phải) khung nhìn Gantt Chart, di chuyển trỏ chuột bên bar Progress bên bar Gantt nhiệm vụ di chuyển dọc theo biểu tượng trỏ chuột thay đổi thành ký hiệu phần trăm+ mũi tên hướng sang phải, ScreenTip bar Progress xuất ScreenTip Progress thông báo cho bạn tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ giá trị theo dõi khác Dưới số lời khuyên gợi ý thêm cho cách nhập tỷ lệ phần trăm hồn thành nhiệm vụ: - Bạn thiết lập phần trăm hoàn thành cách di chuyển trỏ chuột đến điểm đầu bar Gantt ( nhiệm vụ chưa ghi lại tiến triển) Chương VII 108 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com bar Progress ( Đối với nhiệm ghi lại tiến triển) Khi trỏ chuột thay đổi thành ký hiệu phần trăm mũi tên hướng sang bên phải, nhấn phím trái chuột kéo trỏ chuột từ trái sang phải Khi bạn làm vậy, ý tới ngày bên cạnh nhãn “Complete through" xuất ScreenTip hình minh họa - Nếu bạn thu thập ngày bắt đầu thực tế nhiệm vụ ghi lại ngày thực tế bắt đầu (được mô tả phần kế tiếp) sau ghi lại tỷ lệ phần trăm hoàn thành - Theo mặc định, Project thể bar Gantt kéo dài ngày không làm việc-Nonworking time (chẳng hạn ngày cuối tuần) bạn thấy phần Tuy nhiên, Project kéo dài lên ngày khơng làm việc, nhìn bề ngồi thể nói lên khơng có làm việc nhiệm vụ diễn thời gian không làm việc Nếu bạn thích kiểu trình bày này, kích chuột phải vào vị trí phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart ( trừ bar, liên kết, nhãn biểu tượng) chọn Nonworking Time Shortcut Menu xuất Trong hộp thoại Timescale, kích vào tab Non-Working Time Bên cạnh nhãn Draw chọn tùy chọn In front of task bars - Và kỹ thuật đơn giản để theo dõi dự án có nhiều nhiệm vụ có thời hạn thực ngắn mà không yêu cầu theo dõi chi tiết Chỉ sử dụng giá trị hoàn thành 0%, 50%, 100% 0% có nghĩa làm việc nhiệm vụ chưa bắt đầu, 50% nghĩa làm việc bắt đầu, 100% có nghĩa nhiệm vụ hồn thành Nếu bạn cần biết nhiệm vụ tiến triển nhiệm vụ hồn thành dạng theo dõi đơn giản mà bạn áp dụng 7.4 Nhập giá trị thực tế cho nhiệm vụ Một cách chi tiết để giữ cho tiến độ bạn cập nhật ghi lại thực tế diễn nhiệm vụ dự án bạn Bạn ghi lại ngày bắt đầu, kết thúc, thời gian làm việc thời hạn thực thực tế cho nhiệm vụ Ví dụ, bạn nhập thời hạn thực thực tế ngày cho nhiệm vụ có thời hạn thực dự kiến ngày ( tức có 40 làm việc), Project tính tồn thời gian làm việc thực tế 24 giờ, phần trăm hoàn thành 60% thời hạn thực lại ngày Khi bạn nhập giá trị thực tế khác với kế hoạch tiến độ, Project sử dụng quy tắc sau để cập nhật kế hoạch tiến độ: - Khi bạn nhập ngày bắt đầu thực tế nhiệm vụ, Project di chuyển ngày bắt đầu kế hoạch tiến độ để phù hợp với ngày bắt đầu thực tế - Khi bạn nhập ngày kết thúc thực tế nhiệm vụ, Project di chuyển ngày kết thúc kế hoạch tiến độ để phù hợp với ngày kết thúc thực tế thiết lập nhiệm vụ hoàn thành 100% - Khi bạn nhập thời gian làm việc thực tế nhiệm vụ, Project tính tốn lại thời gian làm việc cịn lại, có - Khi bạn nhập vào thời hạn thực thực tế nhiệm vụ, thời hạn thực dự kiến theo kế hoạch tiến độ Project lấy thời hạn thực theo kế hoạch trừ thời hạn thực thực tế để tính thời hạn thực cịn lại - Khi bạn nhập vào thời hạn thực thực tế nhiệm vụ, thời hạn thực dự kiến theo kế hoạch tiến độ Project thiết lập nhiệm vụ hoàn thành 100% - Khi bạn nhập vào thời hạn thực thực tế nhiệm vụ, dài thời hạn thực dự kiến theo kế hoạch tiến độ Project điều chỉnh thời hạn thực theo kế hoạch cho phù hợp với thời hạn thực thực tế thiết lập nhiệm vụ hoàn thành 100% Chương VII 109 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bởi kế hoạch tiến độ bạn cập nhật với giá trị thực tế nên có khả thay đổi Tuy nhiên kế hoạch tiến độ gốc ban đầu lưu đường sở không bị thay đổi Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, vài ngày trôi qua làm viện dự án mắt sách tiến triển Các tài nguyên thực công việc có phản hồi cho bạn tiến triển ngồi thực tế khác đơi chút so với kế hoạch tiến độ, bạn muốn ghi lại thực tế quan sát ảnh hưởng tới tồn kế hoạch Trong ví dụ này, bạn ghi lại thời gian làm việc thực tế cho số nhiệm vụ, ngày bắt đầu, kết thúc thực tế nhiệm vụ khác Bước 1: tab View, nhóm lệnh Data, kích vào Tables sau chọn Work Bảng Work xuất Lưu ý: Bạn hiển thị bảng mà có liên quan tới chi tiết mà bạn hướng đến theo dõi tiến triển kế hoạch Các bảng hữu ích bao gồm bảng Work, tập trung vào thời gian làm việc bảng Cost, tập trung vào giá trị chi phí Bảng Tracking bảng toàn diện ghi lại xem tiến triển Bước 2: Nếu cần thiết, kéo chia đứng khung nhìn sang bên phải để lộ cột cuối bảng Work có nhãn W% Comp (% Work Complete) Bảng bao gồm cột tổng thời gian làm việc theo kế hoạch tiến độ ( cột nhãn Work), cột tổng thời gian làm việc thực tế (Actual) cột tổng thời gian làm việc lại (Remaining) Bạn đề cập tới giá trị cột bạn cập nhật cho nhiệm vụ Trong phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart, bạn thấy nhiệm vụ hoàn thành phần Trong bảng Work , ý tới giá trị thời gian làm việc thực tế ( cột Actual) giờ kết việc thiết lập nhiệm vụ hồn thành 50% ví dụ trước Nhiệm vụ có tổng số làm việc 16 giờ, hoàn thành 50% nên dẫn đến thời gian làm việc thực tế thời gian làm việc lại Bây bạn muốn ghi lại nhiệm vụ hoàn thành với thời gian làm việc thực tế nhiều so với dự kiến kế hoạch tiến độ Bước 3: Trong trường liệu thuộc cột Actual nhiệm vụ 9, Prepare book P&L statement, gõ chọn 24 sau nhấn phím Enter Project ghi lại tổng thời gian làm việc nhiệm vụ số 24 nhiệm vụ hoàn thành Bởi 24 lớn so với 16 dự kiến ban đầu 16 (có thể nhìn thấy trường liệu thuộc cột có nhãn Baseline), Project đánh dấu nhiệm vụ hoàn thành kéo dài bar Gantt nhiệm vụ để giằng thời hạn thực dài Để kết thúc ví dụ này, bạn nhập ngày bắt đầu thực tế thời hạn thực thực tế nhiệm vụ khác nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase Bước 4: Trong cột Task Name, kích chọn nhiệm vụ 10, Plan author’s travel Thực tế nhiệm vụ bắt đầu ngày làm việc trước ngày dự kiến kế hoạch tiến độ ngày ( ngày dự kiến thứ tư ngày 21/1) tổng cộng bảy ngày để hoàn thành Bạn ghi lại thông tin hộp thoại Update Tasks Chương VII 110 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 5: Trên tab Task, nhóm lệnh Schedule, click vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh nút Mark on Track sau kích vào Update Tasks Hộp thoại Update Tasks xuất Hộp thoại cho thấy giá trị ngày bắt đầu, kết thúc thời hạn thực nhiệm vụ thực tế lẫn kế hoạch tiến độ, ngồi có thời gian thực cịn lại Trong hộp thoại này, bạn cập nhật giá trị thực tế lại Bước 6: Trong trường liệu nhập có nhãn Start thuộc khu vực Actual phía bên trái hộp thoại, gõ chọn 20/01/15 Bước 7: Trong trường liệu nhập có nhãn Actual dur, gõ chọn 7d Bước 8: Nhấn OK Project ghi lại ngày bắt đầu thời hạn thực thực tế, thời gian làm việc thực tế thời gian làm việc theo kế hoạch nhiệm vụ Những giá trị cuộn lên nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase (nhiệm vụ 7) nhiệm nhiệm tổng quát (nhiệm vụ 0), bạn lưu ý tới trường liệu làm bật bị thay đổi Để kết thúc ví dụ này, bạn ghi lại nhiệm vụ 11 bắt đầu kế hoạch nhiều thời gian so dự kiến để hoàn thành Bước 9: Trong cột Task Name, kích chọn nhiệm vụ, Channel Sales prep Bước 10: Trên tab Task, nhóm lệnh Schedule, click vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh nút Mark on Track sau kích vào Update Tasks Hộp thoại Update Tasks xuất Bước 11: Trong trường liệu Actual dur, gõ hoạch chọn 7d, sau nhấn OK Project ghi lại thời hạn thực thực tế nhiệm vụ Hãy nhớ giá trị thời hạn thực thực tế "7d" nghĩa bảy ngày làm việc không bảy ngày theo lịch Chương VII 111 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bởi bạn khơng rõ ngày bắt đầu thực tế, Project giả định nhiệm vụ bắt đầu dự kiến kế hoạch tiến độ Tuy nhiên, thời hạn thực thực tế mà bạn nhập vào khiến Project tính tốn ngày kết thúc thực tế muộn so với ngày kết thúc dự kiến gốc ban đầu Tương tự vậy, thời gian làm việc thực tế (112 giờ) lớn so với thời gian làm việc dự kiến ban đầu (80 giờ) Lưu ý: Bạn áp dụng tất phương pháp theo dõi nói đến chương cho nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng Bạn ghi lại ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn thực thực tế thời hạn thực cịn lại cho nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công * Nghiệp vụ quản lý dự án: Dự án theo dõi ? Đánh giá trạng dự án khó khăn Hãy xem xét vấn đề sau: - Đối với nhiều nhiệm vụ, khó để đánh giá tỷ lệ phần trăm hoàn thành chúng Khi thiết kế kỹ sư động lắp ráp hoàn thành 50 phần trăm công việc? Hoặc thị mã lập trình viên viết cho module phần mềm hồn thành 50 công việc? Việc báo cáo tiến triển công việc, nhiều trường hợp, nỗ lực đốn có tính rủi ro - Phần thời gian trôi thời hạn thực nhiệm vụ lúc tương ứng với số lượng cơng việc hồn thành Ví dụ, ban đầu nhiệm vụ yêu cầu tương đối nỗ lực, sau yêu cầu làm việc nhiều thời gian trơi ( Nhiệm vụ cịn gọi nhẹ trước nặng sau Back-loaded task) Khi thời hạn thực trôi qua 50 phần trăm có khơng đến 50% thời gian làm việc hoàn thành Trong thực tế, Project theo dõi hai giá trị: % Complete theo dõi tỉ lệ phần trăm thời hạn thực nhiệm vụ hồn thành, % Work Complete theo dõi tỷ lệ phần trăm thời gian làm việc nhiệm vụ hoàn thành - Các tài nguyên phân cơng tới nhiệm vụ có tiêu chí tạo thành nhiệm vụ hồn thành khác với tiêu chí định người quản lý dự án tài nguyên phân công tới nhiệm vụ kế nhiệm Nói cách khác, nhóm thiếu định nghĩa chung việc làm Lập kế hoạch truyền đạt dự án tốt giúp bạn tránh giảm thiểu điều vấn đề khác nảy sinh thực dự án Ví dụ, phát triển thời hạn thực nhiệm vụ giai đoạn báo cáo tình trạng thích hợp giúp bạn xác định nhiệm vụ mà thay đổi đáng kể so với lúc ban đầu trước thực điều chỉnh Có tiêu chí hoàn thành nhiệm vụ soạn thảo truyền đạt tốt giúp ngăn chặn bất ngờ sản phẩm tạo thành Tuy vậy, dự án lớn phức tạp luôn thay đổi so với lúc ban đầu Chương VII 112 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Nâng cao việc lập tiến độ cho nhiệm vụ Chương VIII 113 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com 8.1 Xem mối quan hệ nhiệm vụ Task Path Khi tinh chỉnh mối quan hệ nhiệm vụ, bạn cần phải theo dõi nhiệm vụ tiền nhiệm mà có ảnh hưởng đến việc lên tiến độ nhiệm vụ kế nhiệm chúng Trong kế hoạch phức tạp, việc xác định mắt mối quan hệ nhiệm vụ tiền nhiệm kế nhiệm lúc dễ dàng Điều đặc biệt nhiệm vụ có nhiều nhiệm vụ tiền nhiệm kế nhiệm MS Project 2013 giới thiệu tính gọi lộ trình hay đường nhiệm vụ Task Path mà áp dụng định dạng màu sắc tới bar Gantt nhiệm vụ tiền nhiệm nhiệm vụ kế nhiệm nhiệm vụ chọn Task Path phân biệt nhiệm vụ tiền nhiệm phát động- Driving Predecessor nhiệm vụ ( nhiệm vụ tiền nhiệm trực tiếp định phát động ngày bắt đầu nhiệm vụ đó) nhiệm vụ tiền nhiệm ( Các nhiệm vụ tiền nhiệm mà bỏ qua khơng lên lại tiến độ nhiệm vụ kế nhiệm chúng cho có chùng-slack, miêu tả chi tiết chương 9) Tính Task Path làm điều tương tự cho nhiệm vụ kế nhiệm bị dẫn động-Driven Successor Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, họp nhóm tới bạn muốn biểu thị số mối quan hệ nhiệm vụ phức tạp kế hoạch sách dành cho trẻ em cho họp nhóm tới Trong ví dụ này, bạn sử dụng tính Task Path để xem nhiệm tiền nhiệm kế nhiệm Bạn cần đến tập tin Advanced Tasks_Start thư mục Practices/Chapter08 kèm với sách Mở tập tin Advanced Tasks_Start lưu thành file (save as) Advanced Task Bước 1: Di chuyển cuộn đứng để nhiệm vụ 16, Proofread and index, lên đầu khung nhìn Bây bạn dễ dàng xem kết hành động bạn Bước 2: Kích vào tên nhiệm vụ 29, Send to color house Bạn muốn nhận biết nhiệm vụ tiền nhiệm kế nhiệm vụ nhiệm vụ Bước 3: Trên tab Format, nhóm lệnh Bar Styles, kích Task Path sau kích vào Prodecessor Chương VIII 114 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project áp dụng định dạng mầu vàng nhạt cho bar Gantt nhiệm vụ tiền nhiệm nhiệm vụ 29 Như bạn thấy khung nhìn, nhiệm vụ 29 có chuỗi nhiệm vụ tiền nhiệm Tiếp theo bạn có nhìn sâu nhiệm vụ tiền nhiệm mà ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ nhiệm vụ 29 Bước 4: Trên tab Format, nhóm lệnh Styles Bar, kích vào Task Path sau kích chọn vào Driving Predecessor Project áp dụng định dạng mầu cam sẫm cho bar Gantt nhiệm vụ tiền nhiệm phát động nhiệm vụ 29 Một số nhiệm vụ tiền nhiệm trực tiếp dẫn dắt việc lên tiến độ nhiệm vụ 29, gọi nhiệm vụ tiền nhiệm phát động Driving Predecessor ( ví dụ nhiệm vụ 24) Những nhiệm vụ tiền nhiệm khác có nới lỏng tiến độ ( chùng-slack) chúng với nhiệm vụ 29 (nhiệm vụ 27 ví dụ) Chương VIII 115 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Ngoài việc làm bật nhiệm vụ tiền nhiệm, bạn sử dụng Task Path để làm bật nhiệm vụ kế nhiệm nhiệm vụ chọn Bước 5: Với việc nhiệm vụ 29 chọn, vào tab Format, nhóm lệnh Bar Styles, kích vào Task Path sau chọn Successor Project áp dụng định dạng màu tím nhạt cho bar Gantt nhiệm vụ kế nhiệm nhiệm vụ Chúng nhiệm vụ 30 31 Bây việc làm bật nhiệm vụ tiền nhiệm, nhiệm vụ tiền nhiệm phát động nhiệm vụ kế nhiệm nhiệm vụ chọn bật Tiếp theo, bạn thấy bật cho nhiệm vụ khác Bước 6: Chọn tên nhiệm vụ 22, Proof and review Project áp dụng định dạng bật đến bar Gantt nhiệm vụ tiền nhiệm, nhiệm vụ tiền nhiệm phát động nhiệm vụ kế nhiệm nhiệm vụ Chương VIII 116 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Để kết thúc ví dụ này, bạn phải tắt định dạng bật thay đổi mức độ zoom Bước 7: Trên tab Format, nhóm lệnh Styles Bar, kích vào Task Path sau chọn Remove Highlighting Bước 8: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, hộp chọn Timescale, chọn Days Khi bạn làm việc dự án phức tạp, bạn bật định dạng bật Task Path để giúp bạn nhanh chóng nhận biết mắt nhiệm vụ tiền nhiệm kế nhiệm Các định dạng màu sắc bật khác cho nhiệm vụ tiền nhiệm phát động nhiệm vụ kế nhiệm đặc biệt hữu ích bạn tập trung vào việc quản lý toàn thời hạn thực chuỗi nhiệm vụ liên kết với 8.2 Điều chỉnh mối quan hệ liên kết nhiệm vụ Bạn nhớ lại chương có bốn loại mối quan hệ nhiệm vụ có liên kết với nhau: - Finish-to-start (FS): Ngày kết thúc nhiệm vụ tiền nhiệm định ngày bắt đầu nhiệm vụ kế nhiệm Đây mối quan hệ mặc định - Start-to-start (SS): Ngày bắt đầu nhiệm vụ tiền nhiệm định ngày bắt đầu nhiệm vụ kế nhiệm - Finish-to-finish (FF): Ngày kết thúc nhiệm vụ tiền nhiệm định ngày kết thúc nhiệm vụ kế nhiệm - Start-to-finish (SF): Ngày bắt đầu nhiệm vụ tiền nhiệm định ngày kết thúc nhiệm vụ kế nhiệm Khi bạn liên kết nhiệm vụ Project, theo mặc định chúng cung cấp mối quan hệ kiểu Finish-to-start Điều thích hợp cho nhiều nhiệm vụ, đơi bạn thay đổi số mối quan hệ nhiệm vụ bạn tinh chỉnh kế hoạch Sau số ví dụ số nhiệm vụ mà địi hỏi có mối quan hệ khác với kiểu Finish-to-start: - Bạn bắt đầu thiết lập trang sách ( Set pages) sau bắt đầu công việc minh họa (Illustration ) dự án sách (một mối quan hệ kiểu Start-to-start) Điều giảm toàn số thời gian cần thiết để hồn thành hai nhiệm vụ, chúng hoàn thành song song - Lên kế hoạch để công việc biên tập (Edit manuscript) cho sách bắt đầu trước cơng việc viết thảo (Write manuscript) hồn thành, phải hoàn thành trước việc viết thảo hoàn tất Bạn muốn hai nhiệm vụ hoàn thành lúc (một mối quan hệ kiểu Finish-to-finish) Các mối quan hệ nhiệm vụ nên phản ánh trình tự mà công việc nên thực Sau bạn thiết lập mối quan hệ nhiệm vụ xác, bạn tinh chỉnh tiến độ bạn cách nhập khoảng thời gian chồng lên (gọi thời gian sớm-lead time) khoảng thời gian bị trì hỗn (gọi thời gian trễ-lag time) ngày kết thúc ngày bắt đầu nhiệm vụ tiền nhiệm kế nhiệm Khi hai nhiệm vụ có mối quan hệ kiểu Finish-to-start - Thời gian sớm-Lead time khiến cho nhiệm vụ kế nhiệm bắt đầu trước nhiệm vụ tiền nhiệm kết thúc Chương VIII 117 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Thời gian trễ-Lag time khiến cho nhiệm vụ kế nhiệm bắt đầu thời điểm sau nhiệm vụ tiền nhiệm kết thúc Sau minh họa cách mà thời gian sớm trễ ảnh hưởng đến mối quan hệ nhiệm vụ Giả sử ban đầu bạn lên kế hoạch cho ba nhiệm vụ sau có mối quan hệ kiểu Finish-to-start Nhiệm vụ Copyedit-biên tập, nhiệm vụ Author review of copyedit-Tác giả xem lại việc chỉnh sửa thảo Trước nhiệm vụ bắt đầu, bạn cần phải cho phép thêm ngày để thảo biên tập chuyển đến cho tác giả Bạn không muốn thêm ngày cho thời hạn thực hiện-Duration nhiệm vụ thực khơng có cơng việc xảy vào ngày hơm Thay vào đó, bạn nhập thời gian trễ ngày nhiệm vụ Tuy nhiên, nhiệm vụ bắt đầu nhiệm vụ hoàn thành Để thực điều này, nhập thời gian sớm 50% nhiệm vụ Bạn nhập thời gian sớm trễ theo đơn vị thời gian, chẳng hạn hai ngày2d, theo tỷ lệ phần trăm thời hạn thực nhiệm vụ tiền nhiệm, chẳng hạn 50% Thời gian trễ nhập vào với giá trị dương thời gian sớm nhập vào với giá trị âm (ví dụ, -2d -50%) Bạn áp dụng thời gian sớm trễ cho loại mối quan hệ nhiệm vụ: Finish-to-start, Start-to-start loại khác Nơi mà bạn nhập thời gian sớm trễ bao gồm hộp thoại Task Information (tab Task), cột có nhãn Predecessor bảng nhập liệu-Entry, khung nhìn Task Forrm ( tab View, nhóm lệnh Split View, lệnh Details) hộp thoại Task Dependency (có thể nhìn thấy cách kích đúp vào đường liên kết bar Gantt) Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, công việc chỉnh sửa thiết kế cho sách thiếu nhi bắt đầu Ở giai đoạn này, bạn có kế hoạch ban đầu với tên, thời hạn thực nhiệm vụ, mối quan hệ nhiệm vụ phân công tài nguyên Bây giờ, bạn muốn tỉnh chỉnh mối quan hệ nhiệm vụ Trong ví dụ này, bạn nhập thời gian sớm trễ thay đổi mối quan hệ nhiệm vụ nhiệm vụ tiền nhiệm kế nhiệm Bước 1: Trên tab Task, nhóm lệnh Tasks, chọn Inspect Bảng điều khiển Task Inspector xuất Bảng điều khiển ngắn gọn cho thấy yếu tố tiến độ ảnh hưởng đến nhiệm vụ chọn, chẳng hạn mối quan hệ nhiệm vụ với nhiệm vụ tiền nhiệm, lịch tài nguyên, lịch nhiệm vụ kết hợp yếu tố Bạn kích vào mục hiển thị với mầu xanh da trời Task Inspector để biết thêm chi tiết Ví dụ, bạn kích vào tên tài ngun phân cơng tới thuộc khu vực có nhãn Calendar để xem lịch tài nguyên chúng Bạn không cần hiển thị bảng điều khiển Task Inspector để thay đổi chi tiết nhiệm vụ, cơng cụ hữu ích số trường hợp Chương VIII 118 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 2: Chọn tên nhiệm vụ 31, Print and ship Trong bảng điều khiển Task Inspector, bạn xem yếu tố tiến độ có ảnh hưởng đến nhiệm vụ Đối với nhiệm vụ 31, bạn thấy nhiệm vụ tiền nhiệm nhiệm vụ 30, Generate proofs Bạn nhìn thấy bảng điều khiển hai nhiệm vụ có mối quan hệ kiểu Finish-to-start với thời gian trễ không Tiếp theo, bạn điều chỉnh giá trị thời gian trễ mối quan hệ nhiệm vụ để giải thích cho khoảng thời gian vận chuyển in thử tới nhà in Bởi bạn khơng thể chỉnh sửa trực tiếp giá trị Task Inspector, nên bạn hiển thị hộp thoại Task Information Tuy nhiên, bạn hiển thị bar Gantt nhiệm vụ để bạn dễ dàng quan sát ảnh hưởng việc điều chỉnh thời gian trễ Bước 3: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Tiếp theo, bạn điều chỉnh giá trị thời gian trễ nhiệm vụ với nhiệm vụ tiền nhiệm Bước 4: Trên tab Task, nhóm lệnh Properties, kích vào Information Hộp thoại Task Information xuất Nó chứa đựng chi tiết nhiệm vụ chọn, nhiệm vụ 31 Bước 5: Nhấp vào tab Predecessor Bước 6: Trong trường liệu Lag nhiệm vụ tiền nhiệm nhiệm vụ 30, gõ chọn 3d, sau nhấn OK để đóng hộp thoại Task Information Nhiệm vụ 31 lên tiến độ để sau nhiệm vụ 30 kết thúc ngày ( tính theo ngày làm việc) bắt đầu Chương VIII 119 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tiếp theo, bạn điều chỉnh giá trị thời gian trễ hai nhiệm vụ khác Bước 7: Nhấp vào tên nhiệm vụ 10, Copyedit incorp Bạn muốn đẩy thời gian bắt đầu nhiệm vụ lên so với nhiệm vụ tiền nhiệm nó, tức nhiệm vụ Copyedit incorp bắt đầu trước nhiệm vụ author review of the copyediting hoàn thành Bước 8: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Bước 9: Trên tab Task, nhóm lệnh Properties, kích vào Information sau nhấp vào Tab Predecessor hộp thoại Task Information Lưu ý: Bạn sử dụng Shortcut Menu nhiệm vụ chọn cho hai lệnh: Scroll to Task Information Kích chuột phải lên tên nhiệm vụ, Shortcut Menu xuất hiên, lựa chọn lệnh mà bạn muốn Bước 10: Trong lĩnh liệu Lag nhiệm vụ tiền nhiệm nhiệm vụ 9, gõ -25%, sau nhấp OK Nhập thời gian trễ giá trị âm dẫn đến có khoảng thời gian sớm-lead time Nhiệm vụ 10 lên tiến độ để bắt đầu thời điểm mà thời hạn thực lại nhiệm vụ 25% ( tức thực 75%) Nếu thời hạn thực nhiệm vụ thay đổi, Project lên lại tiến độ ngày bắt đầu nhiệm vụ 10 để trì khoảng thời gian sớm 25% so thời hạn thực nhiệm vụ Để kết thúc ví dụ này, bạn thay đổi kiểu mối quan hệ nhiệm vụ hai nhiệm vụ Bước 11: Kích đúp vào tên nhiệm vụ 14, Interior illustration design Lưu ý: Kích đúp chuột vào tên nhiệm vụ cách gọi tắt để hiển thị hộp thoại Task Information Tab Predecessor mở Cũng nên lưu ý tới bảng điều khiển Task Inspector cập nhật để hiển thị chi tiết tiến độ nhiệm vụ 14, nhiệm vụ chọn Chương VIII 120 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 12: Trên tab Predecessor, kích vào trường liệu thuộc cột Type nhiệm vụ tiền nhiệm nhiệm vụ 13 ( thể Finish-to-Start) Lựa chọn Start-to-Start (SS), nhấn nút OK Project thay đổi mối quan hệ nhiệm vụ nhiệm vụ 13 14 thành Start-to-start Điều chỉnh kiểu loại mối quan hệ nhiệm vụ nhập thời gian sớm trễ cách thích hợp kỹ thuật tuyệt vời để tinh chỉnh mối quan hệ nhiệm vụ để bạn có kết mong muốn Tuy nhiên, Project tự động thực điều chỉnh tiến độ cho bạn Là người quản lý dự án, bạn phải phân tích trình tự mối quan hệ nhiệm vụ bạn sử dụng sức phán đoán tốt bạn thực điều chỉnh 8.3 Thiết lập ràng buộc nhiệm vụ Mỗi nhiệm vụ mà bạn nhập vào Project có số kiểu ràng buộc áp dụng tới Một ràng buộc định mức độ mà nhiệm vụ lên tiến độ lại Có ba nhóm ràng buộc: - Ràng buộc linh hoạt: Project thay đổi ngày bắt đầu kết thúc nhiệm vụ Loại ràng buộc mặc định Project nhiệm vụ bắt đầu sớm tốt Loại ràng buộc gọi As Soon As Possible ASAP cho ngắn Trong ràng buộc linh hoạt khơng có ngày bị ràng buộc Project không hiển thị thị đặc biệt cột số ID cho nhiệm vụ có ràng buộc linh hoạt - Ràng buộc không linh hoạt: Một nhiệm vụ phải bắt đầu kết thúc vào ngày định Ví dụ, bạn định nhiệm vụ phải kết thúc vào ngày 13/11/2015 Ràng buộc không linh hoạt gọi ràng buộc cứng Khi ràng buộc không linh hoạt áp dụng cho nhiệm vụ, Project hiển thị thị đặc biệt cột số ID Bạn di chuyển trỏ chuột đến thị chi tiết ràng buộc không linh hoạt xuất ScreenTip - Ràng buộc bán linh hoạt: Một nhiệm vụ có giới hạn ngày bắt đầu hay kết thúc Tuy nhiên, phạm vi giới hạn đó, Project có linh hoạt tiến độ để thay đổi ngày bắt đầu kết thúc nhiệm vụ Ví dụ, có nhiệm vụ phải hoàn thành chậm ngày 19/6/2015 Tuy nhiên nhiệm vụ hồn thành trước ngày Ràng buộc bán linh hoạt gọi ràng buộc mềm ràng buộc vừa phải Khi ràng buộc bán linh hoạt áp dụng cho nhiệm vụ, Project hiển thị thị đặc biệt cột thị ID Tổng cộng có loại ràng buộc cho nhiệm vụ: Nhóm ràng buộc Loại ràng buộc Ý nghĩa Linh hoạt As Soon As Project lên tiến độ nhiệm vụ để xảy sớm Possible (ASAP) tốt Đây loại ràng buộc mặc định áp dụng cho tất nhiệm vụ dự án bạn thiết lập từ ngày bắt đầu ( xem chương II) Khơng có ngày bị ràng buộc cho loại ràng buộc ASAP Chương VIII 121 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project lên tiến độ cho nhiệm vụ để xảy muộn As Late As Possible (ALAP) tốt Đây loại ràng buộc mặc định áp dụng cho tất nhiệm vụ dự án bạn thiết lập từ ngày kết thúc Khơng có ngày bị ràng buộc cho loại ràng buộc ALAP Bán linh hoạt Start No Earlier Than (SNET) Project lên tiến độ nhiệm vụ để bắt đầu vào sau vào ngày bị ràng buộc mà bạn định Sử dụng loại ràng buộc để đảm bảo nhiệm vụ không lên tiến độ để bắt đầu trước ngày cụ thể Start No Later Than (SNLT) Project lên tiến độ nhiệm vụ để bắt đầu vào trước vào ngày bị ràng buộc mà bạn định Sử dụng loại ràng buộc để đảm bảo nhiệm vụ không lên tiến độ để bắt đầu sau ngày cụ thể Finish No Earlier Project lên tiến độ nhiệm vụ để kết thúc vào sau Than (FNET) vào ngày bị ràng buộc mà bạn định Sử dụng loại ràng buộc để đảm bảo nhiệm vụ không lên tiến độ để kết thúc trước ngày cụ thể Không linh hoạt Finish No Later Than (FNLT) Project lên tiến độ nhiệm vụ để kết thúc vào trước vào ngày bị ràng buộc mà bạn định Sử dụng loại ràng buộc để đảm bảo nhiệm vụ không lên tiến độ để kết thúc sau ngày cụ thể Must Start On (MSO) Project lên tiến độ nhiệm vụ để bắt đầu vào ngày bị ràng buộc mà bạn định Sử dụng loại ràng buộc để đảm bảo nhiệm vụ bắt đầu vào ngày xác Must Finish On (MFO) Project lên tiến độ nhiệm vụ để kết thúc vào ngày bị ràng buộc mà bạn định Sử dụng loại ràng buộc để đảm bảo nhiệm vụ kết thúc vào ngày xác Ba nhóm ràng buộc có ảnh hưởng khác tới việc lên tiến độ nhiệm vụ: - Ràng buộc linh hoạt: Chẳng hạn As Soon As Possible (ASAP), cho phép nhiệm vụ lên tiến độ mà không chịu ràng buộc khác mối quan hệ nhiệm vụ tiền nhiệm kế nhiệm chúng, ngày bắt đầu dự án (đối với ràng buộc nhiệm vụ loại ASAP) ngày kết thúc dự án (đối với ràng buộc nhiệm vụ loại As Late As Possible hay ALAP ) Khơng có ngày bắt đầu kết thúc cố định áp đặt cho nhóm ràng buộc Sử dụng loại ràng buộc thuộc nhóm ASAP Trong ví dụ này, nhiệm vụ A B liên kết với nhiệm vụ B áp dụng loại ràng buộc ASAP Khi thời hạn thực nhiệm vụ A co lại dãn ngày bắt đầu nhiệm vụ B điều chỉnh tự động cho phù hợp - Ràng buộc bán linh hoạt: Chẳng hạn Start No Earlier Than (hoặc SNET) Start No Later Than ( SNLT) giới hạn việc lên lại tiến độ nhiệm vụ phạm vi giới hạn ngày mà bạn định Chương VIII 122 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Ngày giới hạn SNET Ở đây, nhiệm vụ A B liên kết với nhiệm vụ B áp dụng ràng buộc SNET với ngày giới hạn thiết lập Day4 Nếu thời hạn thực nhiệm vụ A giảm, ngày bắt đầu nhiệm vụ B không bị ảnh hưởng Tuy nhiên, thời thực nhiệm vụ A kéo dài thêm Project tự động điều chỉnh ngày bắt đầu nhiệm vụ B - Ràng buộc không linh hoạt: Chẳng hạn Must Start On (MSO), ngăn chặn việc lên lại tiến độ nhiệm vụ Chỉ sử dụng loại ràng buộc thuộc nhóm thật cần thiết MSO Trong ví dụ này, nhiệm vụ A B liên kết với nhiệm vụ B áp dụng ràng buộc MSO với ngày thiết lập Day4 Nếu thời hạn thực nhiệm vụ A giảm tăng lên ngày bắt đầu nhiệm vụ B không bị ảnh hưởng Lưu ý: Khi làm việc với nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công, bạn thay đổi loại ràng buộc thiết lập ngày bị ràng buộc cho Ngun nhân Project khơng lên tiến độ cho nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng, ràng buộc khơng có hiệu lực Để biết thêm thơng tin nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động, xem chương Loại ràng buộc mà bạn áp dụng cho nhiệm vụ dự án bạn phụ thuộc vào điều bạn cần Project Bạn nên sử dụng ràng buộc không linh hoạt ngày bắt đầu kết thúc nhiệm vụ bị cố định yếu tố ngồi tầm kiểm sốt đội ngũ quản lý dự án Ví dụ nhiệm vụ bao gồm: Bàn giao tới khách hàng kết thúc giai đoạn tài trợ Đối với nhiệm vụ mà khơng có giới hạn bạn nên sử dụng ràng buộc linh hoạt Ràng buộc linh hoạt cung cấp tự định việc điều chỉnh ngày bắt đầu kết thúc, chúng cho phép Project điều chỉnh ngày kế hoạch bạn thay đổi Ví dụ, bạn sử dụng ràng buộc ASAP, thời hạn thực nhiệm vụ tiền nhiệm thay đổi từ bốn ngày xuống hai ngày, Project điều chỉnh ngày bắt đầu kết thúc tất nhiệm vụ kế nhiệm lên trước ngày Tuy nhiên, nhiệm vụ kế nhiệm áp dụng ràng buộc không linh hoạt Project khơng điều chỉnh ngày bắt bắt đầu kết thúc nhiệm vụ Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, nhiệm vụ kế hoạch mắt sách thiếu nhi bắt đầu sớm bạn dự kiến Tad Orman, tác giả sách cho trẻ em, cần đọc chỉnh sửa sách cơng đoạn q trình thiết kế Cơng việc giải thích nhiệm vụ 16, Proofread and index Tuy nhiên, Tad thông báo với bạn lịch trình lại anh nên bắt đầu công việc trước ngày 17/7- ngày muộn so với ngày lên tiến độ Chương VIII 123 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong ví dụ này, bạn áp dụng loại ràng buộc ngày bị ràng buộc tới nhiệm vụ Bước 1: Chọn tên nhiệm vụ 16, Proofread and index Bước 2: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to task Lưu ý: Để chọn nhiệm vụ cách nhanh chóng, chí bạn khơng thể thấy nhiệm vụ khung nhìn tại, nhấn Ctrl + G, trường liệu ID hộp thoại Go To, nhập số ID nhiệm vụ cần tìm sau nhấn OK Lưu ý tới ngày bắt đầu lên tiến độ nhiệm vụ 15/07/15 Ngày cần điều chỉnh Bước 3: Trên tab Task, nhóm lệnh Properties, kích vào Information Bước 4: Trong hộp thoại Task Information, bấm vào tab Advanced Bước 5: Trong hộp chọn có nhãn Constraint Type, chọn Start No Earlier Than Bước 6: Trong hộp nhập có nhãn Constraint Date, gõ chọn 17/07/15 Bước 7: Nhấn OK Project áp dụng loại ràng buộc Start No Earlier Than tới nhiệm vụ này, biểu tượng ràng buộc xuất cột thị ID Bạn di chuyển trỏ chuột đến biểu tượng để xem chi tiết ràng buộc ScreenTip Chương VIII 124 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Do ràng buộc ảnh hưởng đến việc lên tiến độ nhiệm vụ nên bảng điều khiển Task Inspector bao gồm chi tiết ràng buộc Nhiệm vụ 16 lên lại tiến độ để bắt đầu vào ngày 17/07/15 thay 15/07/15 Tất nhiệm phụ mà phụ thuộc vào nhiệm vụ 16 lên lại tiến độ Một cách để thấy lên lại tiến độ có làm bật thay đổi màu xanh da trời nhạt Project áp dụng cho trường liệu thuộc cột Start Finish nhiệm vụ kế nhiệm nhiệm vụ 16 Bởi thời hạn thực nhiệm vụ khái quát 1st Pages review Design and Production thay đổi việc áp dụng ràng buộc SNET tới nhiệm vụ 16 nên trường liệu Start Finish nhiệm vụ khái quát làm bật Việc làm bật trường liệu bị thay đổi màu xanh da trời nhìn thấy bạn thực hành động chỉnh sửa khác lưu tập tin dự án, cách thức hiệu thị giác để nhìn thấy ảnh hưởng sâu rộng hành động cụ thể bạn kế hoạch bạn Bước 8: Nhấp vào nút Close (nút "X" góc bên phải) bảng điều khiển Task Inspector để đóng Dưới vài điều khác cần lưu ý áp dụng ràng buộc tới nhiệm vụ: - Nhập ngày kết thúc ( ví dụ, cột có nhãn Finish) cho nhiệm vụ để áp dụng ràng buộc Finish No Earlier Than cho nhiệm vụ - Nhập ngày bắt đầu (ví dụ, cột có nhãn Start ) cho nhiệm vụ trực tiếp kéo bar Gantt biểu đồ Gantt để áp dụng ràng buộc Start No Earlier Than cho nhiệm vụ - Trong nhiều trường hợp, nhập ngày hạn chót- deadline lựa chọn thích hợp việc nhập ràng buộc bán linh hoạt ràng buộc không linh hoạt Bạn làm việc với deadline Chương - Trừ bạn định thời gian làm việc khác, cịn khơng Project sử dụng giá trị Default Start Time Default Finish Time tab Schedule hộp thoại Project Options để lên tiến độ thời gian bắt đầu kết thúc làm việc ràng buộc (Để mở hộp thoại này, vào tab File chọn Options) Trong dự án ( file ví dụ mà bạn mở) thời gian bắt đầu làm việc mặc định A.M Nếu bạn muốn có nhiệm vụ bị ràng buộc lên tiến độ để bắt đầu vào thời điểm khác nhập thời gian vào với ngày bắt đầu Ví dụ, bạn muốn lên tiến độ nhiệm vụ để bắt đầu vào lúc 10 A.M ngày 16/07/2015 nhập 16/7/15 10AM vào trường liệu Start - Để gỡ bỏ ràng buộc, chọn nhiệm vụ nhiều nhiệm vụ, tab Task, nhóm lệnh Properties, kích Information Trong hộp thoại Task Information, bấm vào tab Advanced Trong hộp chọn có nhãn Constraint Type, chọn As Soon As Possible As Late As Possible (nếu dự án lên tiến độ từ ngày kết thúc) - Nếu bạn phải áp dụng ràng buộc bán linh hoạt không linh hoạt bên cạnh mối quan hệ nhiệm vụ bạn tạo gọi nới lỏng ( hay chùng) tiêu cựcChương VIII 125 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Negative slack Ví dụ, giả sử bạn có nhiệm vụ kế nhiệm có mối quan hệ kiểu Finish-toStart với nhiệm vụ tiền nhiệm Nếu bạn nhập ràng buộc loại Must Start On cho nhiệm vụ kế nhiệm với ngày bị ràng buộc sớm ngày kết thúc nhiệm vụ tiền nhiệm, việc cho kết nới lỏng tiêu cực xung đột việc lên tiến độ Theo mặc định, ngày bị ràng buộc áp dụng cho nhiệm vụ kế nhiệm không đếm xỉa đến mối quan hệ nhiệm vụ Tuy nhiên, thích bạn thiết lập để Project đề cao mối quan hệ phụ thuộc ràng buộc Trên tab File, chọn Options Trong hộp thoại Project Options, nhấp vào tab Schedule Bỏ tích chọn hộp kiểm có nhãn Tasks Will Always Honor Their Constraint Dates - Nếu bạn phải lên tiến độ dự án ngày kết thúc thay từ ngày bắt đầu số hành vi ràng buộc thay đổi Ví dụ, loại ràng buộc As Late As Possible loại As Soon As Possible trở thành ràng buộc mặc định cho nhiệm vụ tạo Bạn nên theo dõi ràng buộc lên tiến độ dự án từ ngày kết thúc để đảm bảo chúng tạo kết mà bạn dự định 8.4 Gián đoạn làm việc nhiệm vụ Ban đầu, lên kế hoạch nhiệm vụ cho dự án, bạn biết làm việc số nhiệm vụ định bị gián đoạn Thay liệt kê nhiệm vụ thành hai lần để giải thích cho gián đoạn biết đến thực hiện, bạn chia tách-split nhiệm vụ thành hai nhiều phân đoạn Sau số lý mà bạn muốn chia tách nhiệm vụ: - Bạn lường trước có gián đoạn nhiệm vụ Ví dụ, nhà máy nơi mà nhiệm vụ phải thực không dừng chừng nhiệm vụ hoàn thành - Một nhiệm vụ bất ngờ bị gián đoạn Sau nhiệm vụ thực hiện, tài nguyên phải ngừng làm việc nhiệm vụ có nhiệm vụ khác ưu tiên Sau nhiệm vụ thứ hai hoàn thành, tài nguyên tiếp tục làm việc lại nhiệm vụ Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn biết làm việc nhiệm vụ kế hoạch dự án sách thiếu nhi bị gián đoạn Bạn muốn giải thích điều kế hoạch cách ghi lại gián đoạn, nơi mà không làm việc nên lên tiến độ giữ thời gian làm việc phân công đến nhiệm vụ khơng bị thay đổi Trong ví dụ này, bạn chia tách nhiệm vụ để giải thích cho gián đoạn làm việc nhiệm vụ Bước 1: Chọn tên nhiệm vụ 3, Content edit Bước 2: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Bạn biết làm việc nhiệm vụ bị gián đoạn ba ngày, Thứ ngày 13 tháng Bước 3: Trên tab Task, nhóm lệnh Schedule, kích Split Task (nó trơng giống bar Gantt bị đứt gẫy) Một ScreenTip xuất hiện, biểu tượng trỏ chuột thay đổi Bước 4: Di chuyển trỏ chuột lên bar Gantt nhiệm vụ ScreenTip cần thiết để chia tách cách xác nhiệm vụ chứa đựng ngày mà bạn bắt đầu phân đoạn thứ hai nhiệm vụ bạn kích kéo trỏ chuột từ vị trí bar Gantt Khi bạn di chuyển trỏ chuột dọc theo bar Gantt, bạn thấy ngày bắt đầu thay đổi ScreenTip Bước 5: Di chuyển (nhưng khơng kích ) trỏ chuột dọc bar Gantt nhiệm vụ ngày bắt đầu dự kiến ( có nhãn Scheduled Start ) Thứ ngày 13 tháng xuất ScreenTip Chương VIII 126 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 6: Kích kéo trỏ chuột sang phải nhãn Task Start xuất ScreenTip Thứ ngày 16 tháng 4, sau nhả chuột Project chèn đoạn chia tách nhiệm vụ (Task Split), thể phần biểu đồ Gantt đường nét chấm nằm hai phân đoạn nhiệm vụ Lưu ý: Chia tách nhiệm vụ chuột chút luyện tập để thành thục Trong bước 6, sau chia tách xong nhiệm vụ với phân đoạn thực thứ hai ngày 16 tháng trên, bạn không muốn ngày bắt đầu phân đoạn bạn cần di chuyển trỏ chuột tới phân đoạn thứ hai lần Khi trỏ chuột thay đổi thành hình có bốn đầu mũi tên kích kéo phân đoạn để có ngày bắt đầu khác Dưới vài điều khác cần lưu ý chia tách nhiệm vụ: - Bạn chia tách nhiệm vụ thành nhiều phân đoạn - Bạn kéo phân đoạn nhiệm vụ chia tách sang trái phải để lên lại tiến độ chia tách - Để nối lại hai phân đoạn nhiệm vụ chia tách, kéo hai phân đoạn nhiệm vụ chạm vào phân đoạn cịn lại - Thời hạn thực đoạn chia tách nhiệm vụ (Task Split), đại diện đường nét chấm, khơng tính vào thời hạn thực nhiệm vụ Khơng có làm việc xảy đoạn chia tách - Nếu thời hạn thực nhiệm vụ chia tách thay đổi phân đoạn cuối nhiệm vụ tăng giảm chiều dài - Nếu nhiệm vụ chia tách lên lại tiến độ (ví dụ, ngày bắt đầu thay đơi), tồn nhiệm vụ bị lên lại tiến độ Nhiệm vụ giữ nguyên giá trị thời hạn thực phân đoạn đoạn chia tách - Cân đối tài nguyên áp dụng tay đường biên thời gian làm việc cho phân cơng tài ngun khiến nhiệm vụ bị chia tách Bạn tìm hiểu áp dụng đường biên thời gian làm việc chương 10, cân đối tài nguyên chương 11 - Nếu bạn không muốn hiển thị đoạn chia tách nhiệm vụ đường nét chấm, bạn ẩn đường nét chấm Trên tab Format, nhóm lệnh Format, kích Layout Trong hộp thoại Layout, gỡ bỏ dấu chọn hộp kiểm Show bar splits Chương VIII 127 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com 8.5 Điều chỉnh thời gian làm việc nhiệm vụ riêng lẻ Có thể vào lúc bạn muốn nhiệm vụ cụ thể xảy vào khoảng thời gian mà khác với thời gian làm việc lịch dự án-Project Calendar Hoặc có lẽ bạn muốn nhiệm vụ xảy thời điểm bên thời gian làm việc tài nguyên, định lịch tài nguyên-Resource Calendar Để thực điều này, bạn áp dụng lịch nhiệm vụ-Task Calendar tới nhiệm vụ Cũng lịch dự án, bạn định lịch sở để sử dụng làm lịch nhiệm vụ Sau số ví dụ bạn cần lịch nhiệm vụ: - Bạn sử dụng lịch sở Standard với thời gian làm việc bình thường ngày từ 08:00 sáng tới 5:00 chiều làm lịch dự án bạn, bạn có nhiệm vụ mà phải thực qua đêm - Bạn có nhiệm vụ mà phải xảy vào ngày cụ thể tuần - Bạn có nhiệm vụ mà phải xảy ngày nghỉ cuối tuần Không giống tài nguyên, Project không tạo lịch nhiệm vụ bạn tạo nhiệm vụ (Nếu bạn cần xem lại lịch tài nguyên chương 4) Khi bạn cần lịch nhiệm vụ, bạn phân công lịch sở tới nhiệm vụ Lịch sở số lịch sở Project cung cấp lịch sở lịch mà bạn tạo cho nhiệm vụ Ví dụ, bạn gán lịch sở 24 Hours tới nhiệm vụ, Project lên tiến độ để nhiệm vụ làm việc 24 giờ/ngày thay thời gian làm việc rõ lịch dự án Đối với nhiệm vụ mà có lịch nhiệm vụ lẫn phân công tài nguyên, Project lên tiến làm việc suốt khoảng thời gian làm việc chung ( trùng lặp) lịch nhiệm vụ lịch tài ngun Nếu khơng có khoảng thời gian làm việc chung, Project thông báo bạn áp dụng lịch nhiệm vụ phân công tài nguyên đến nhiệm vụ Khi bạn áp dụng lịch nhiệm vụ cho nhiệm vụ, bạn chọn cách bỏ qua lịch tài nguyên cho tất tài nguyên phân công tới nhiệm vụ Làm khiến Project lên tiến độ cho tài nguyên làm việc nhiệm vụ theo lịch nhiệm vụ mà không theo lịch tài nguyên riêng chúng (ví dụ, để làm việc 24 ngày) Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn cần phải ghi lại nhiệm vụ dự án sách thiếu nhi có khoảng thời gian làm việc hạn chế so với nhiệm vụ lại Kế hoạch dự án bao gồm nhiệm vụ bàn giao in cuối tới công ty dịch vụ thiết lập mầu, nơi chuẩn bị việc in thương mại sách Tuy nhiên, công ty bắt đầu việc hợp đồng từ ngày thứ Hai đến thứ Tư Trong ví dụ này, bạn tạo lịch sở áp dụng tới nhiệm vụ với tư cách lịch nhiệm vụ Bước 1: Trên tab Project, nhóm lệnh Properties, kích Change Working Time Hộp thoại Change Working Time xuất Bước 2: Trong hộp thoại Change Time Working, nhấn vào nút Create New Calendar Hộp thoại Create New Base Calendar xuất Bước 3: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Monday-Wednesday Bước 4: Hãy chắn tùy chọn Make a copy of chọn Standard chọn danh sách thả xuống hộp chọn bên cạnh Chương VIII 128 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 5: Nhấn OK Lưu ý: Kế hoạch ( file ví dụ) sử dụng lịch sở Standard làm lịch dự án Một lợi ích việc tạo lịch cách chép lại lịch sở Standard tất trường hợp ngoại lệ ngày làm việc lịch Standard, chẳng hạn ngày lễ quốc gia mà bạn nhập trước đó, xuất lịch Tuy nhiên thay đổi sau thực cho số chúng không ảnh hưởng đến lịch lại Lưu ý Monday-Wednesday xuất hộp chọn có nhãn For calendar Bước 6: Trong hộp thoại Change Working Time, nhấp vào tab Work Weeks Bước tiếp theo, bạn nhập chi tiết thời gian làm việc cho lịch Bước 7: Hãy chắn giá trị [Default] trường liệu thuộc cột có nhãn Name hàng thứ chọn, sau nhấp vào nút Details Bước 8: Trong hộp chọn có nhãn Select day(s) lựa chọn thứ Năm (Thurday) thứ Sáu (Friday), nhớ nhấn phím Ctrl lựa chọn để chọn nhiều ngày Đây ngày mà bạn muốn thay đổi thành ngày không làm việc lịch Bước 9: Chọn tùy chọn Set day to nonworking time Bước 10: Nhấn OK để đóng hộp thoại Details, sau nhấn nút OK lần để đóng hộp thoại Change Working Time Bây bạn tạo lịch Monday-Wednesday, bạn sẵn sàng để áp dụng cho nhiệm vụ Bước 11: Chọn tên nhiệm vụ 29, Send to color house Hiện nay, nhiệm vụ dự kiến tiến độ bắt đầu vào ngày Thứ ngày tháng Bước 12: Trên tab Task, nhóm lệnh Properties, kích vào Information Hộp thoại Task Information xuất Bước 13: Nhấp vào tab Advanced Bạn nhìn thấy hộp chọn có nhãn Calendar, Project mặc định cho tất nhiệm vụ None Bước 14: Trong hộp chọn Calendar, chọn Monday-Wednesday danh sách lịch sở có sẵn Chương VIII 129 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 15: Nhấn OK để đóng hộp thoại Project áp dụng lịch Monday-Wednesday tới nhiệm vụ 29 Lịch nhiệm vụ khiến cho Project lên lại tiến độ nhiệm vụ sang ngày sẵn sàng làm việc, cụ thể ngày thứ hai tuần Một biểu tượng lịch xuất cột thị ID để nhắc nhở bạn nhiệm vụ có lịch nhiệm vụ áp dụng tới Bước 16: Di chuyển trỏ chuột đến biểu tượng lịch Một ScreenTip xuất hiện, hiển thị chi tiết lịch Bởi lịch mà bạn áp dụng cho nhiệm vụ tùy chỉnh nên khơng lên tiến độ làm việc nhiệm vụ vào ngày thứ năm thứ sáu vào ngày cuối tuần 8.6 Kiểm soát việc lên tiến độ nhiệm vụ loại nhiệm vụ Bạn nhớ lại chương Project sử dụng công thức sau đây, gọi công thức tiến độ-Scheduling formular để tính tốn thời gian làm việc nhiệm vụ: Thời hạn thực hiện-Duration × Lượng phân cơng-Assignment Units = Thời gian làm việcWork Ở đây, lượng phân công Unit thường thể tỷ lệ phần trăm Cũng nên nhớ nhiệm vụ có thời gian làm việc-Work có có tài nguyên làm việc (người thiết bị) phân cơng tới Mỗi trị số cơng thức tiến độ tương ứng với loại nhiệm vụ Một loại nhiệm vụ xác định trị số ba trị số công thức tiến độ cố định hai trị số thay đổi Loại mặc định nhiệm vụ lượng phân công cố định-fixed units: Nếu bạn thay đổi thời hạn thực nhiệm vụ, Project tính tốn lại thời gian làm việc Tương tự vậy, bạn thay đổi thời gian làm việc nhiệm vụ, Project tính tốn lại thời hạn thực Trong hai trường hợp, giá trị lượng phân công không bị ảnh hưởng Hai loại khác nhiệm vụ thời hạn thực cố định –fixed duration thời gian làm việc cố định- fixed work Đối với loại nhiệm vụ này, Project sử dụng trường Chương VIII 130 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com liệu theo pha thời gian gọi lượng phân công theo hình chóp-peak units đáp ứng lại thay đổi tiến độ Đối với nhiệm vụ thuộc loại fixed work: - Bạn thay đổi giá trị lượng phân cơng, Project tính tốn lại thời hạn thực - Bạn thay đổi giá trị thời hạn thực Project tính tốn lại lượng phân cơng theo hình chóp cho giai đoạn thời gian Giá trị lượng phân công không bị ảnh hưởng Lưu ý: Bạn tắt nỗ lực định hướng tiến độ-Effort driven nhiệm vụ thuộc loại fixed work Nếu bạn cần xem lại nỗ lực định hướng tiến độ chương Đối với nhiệm vụ thuộc loại fixed duration: - Bạn thay đổi giá trị lượng phân công Project tính tốn lại thời gian làm việc - Bạn thay đổi giá trị thời gian làm việc Project tính tốn lại lượng phân cơng theo hình chóp cho giai đoạn thời gian Giá trị lượng phân công không bị ảnh hưởng Project theo dõi giá trị cao lượng phân cơng theo hình chóp phân công Giá trị lưu trữ trường liệu Peak, giải thích sau chương Lưu ý: Bạn thay đổi loại nhiệm vụ nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng, ảnh hưởng loại nhiệm vụ việc lên tiến độ nhiệm vụ mô tả áp dụng cho nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động Nếu bạn cần xem lại nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng xem chương Để xem loại nhiệm vụ nhiệm vụ chọn, tab Task, nhóm lệnh Properties, kích Information Sau đó, hộp thoại Task Information, bấm vào tab Advanced Bạn xem loại nhiệm vụ nhiệm vụ khung nhìn Task Form ( Khi khung nhìn Gantt Chart, bạn hiển thị khung nhìn Task Form cách nhấn vào Details tab View, nhóm lệnh Split View) Bạn thay đổi loại nhiệm vụ lúc Lưu ý biểu thị cho loại nhiệm vụ fixed-cố định khơng có nghĩa giá trị thời hạn thực lượng phân cơng thời gian làm việc khơng thể bị thay đổi Bạn thay đổi giá trị cho loại nhiệm vụ Đâu loại nhiệm vụ để áp dụng cho nhiệm vụ bạn? Điều phụ thuộc vào cách thức mà bạn muốn Project lên tiến độ cho nhiệm vụ Bảng sau tóm tắt ảnh hưởng việc thay đổi giá trị loại nhiệm vụ Bạn đọc bảng liên hợp Bạn thay đổi Duration Nếu loại nhiệm vụ Work Fixed duration Work Work Peak Fixed units Work Duration Fixed work Peak Duration Duratio n Duratio n … sau Project tính tốn lại * Lượng phân cơng-Assignment Units, lượng phân cơng theo hình chóp-Peak Units, lượng phân công cao nhất-Peak, công thức tiến độ Trong phiên trước MS Project, giá trị ban đầu lượng phân công tài nguyên thay đổi điều có thể, điều dẫn đến kết không mong đợi công thức tiến độ Hành vi bắt đầu thay đổi từ MS Project 2010 Project theo Chương VIII 131 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com dõi giá trị lượng phân công giá trị tính tốn gọi lượng phân cơng cao Peak (hoặc, xem lưới pha thời gian lượng phân cơng theo hình chóp peak units) Project sử dụng giá trị lượng phân công lúc ban đầu lên tiến độ sau lên lại tiến độ nhiệm vụ, sử dụng lượng phân cơng theo hình chóp -Peak Units báo cáo giá trị lượng phân cơng theo hình chóp cao tài nguyên Đây ví dụ Nếu ban đầu bạn phân công tài nguyên với lượng phân cơng 100% cho nhiệm vụ có thời hạn thực ngày loại nhiệm vụ fixed units, Project sử dụng giá trị để tính tốn lúc ban đầu thời gian làm việc Tuy nhiên, sau bạn ghi lại thời gian làm việc thực tế 10 cho nhiệm vụ đó, phiên trước phiên MS Project 2010 tính tốn lại lượng phân công 125% để giữ cho công thức tiến độ xác Nếu sau bạn thêm vào thời gian làm việc nhiều thay đổi thời hạn thực nhiệm vụ Project lên tiến độ nhiệm vụ cách sử dụng giá trị lượng phân cơng 125% có lẽ kết mà bạn muốn Tuy nhiên, MS Project 2010 phiên sau này, ghi lại giá trị peak 125%, sau bạn thêm thời gian làm việc thay đổi thời hạn thực nhiệm vụ, Project sử dụng giá trị lượng phân công gốc ban đầu 100% giá trị Peak 125% để lên lại tiến độ cho nhiệm vụ Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn cố gắng điều chỉnh thời gian làm việc chi tiết phân công số nhiệm vụ kế hoạch sách thiếu nhi không nhận kết mong muốn Sau biết cách thức điều chỉnh loại nhiệm vụ, bạn định thử lại lần Trong ví dụ này, bạn thay đổi loại nhiệm vụ số giá trị công thức tiến độ, bạn nhìn thấy kết ảnh hưởng lên nhiệm vụ Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task View, kích vào Task Usage Bước 2: Trong cột Task Name, chọn tên nhiệm vụ 8, Copyedit Bước 3: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Project hiển thị chi tiết tiến độ phân công nhiệm vụ 8, Copyedit Khung nhìn Task Usage nhóm tài ngun phân công tới bên nhiệm vụ cho bạn nhìn thấy, thứ khác, thời hạn thực thời gian làm việc nhiệm vụ-đây hai ba trị số công thức tiến độ Bước 4: Nếu cần thiết, kéo chia đứng khung nhìn sang bên phải để nhìn thấy cột Finish Tiếp theo, bạn thêm hai cột vào bảng Usage để bạn nhìn lượng phân cơng ( trị số cịn lại cơng thức tiến độ) giá trị peak Bạn không cần phải sửa đổi khung nhìn bạn muốn sử dụng nó, mục đích cách tốt để minh họa ảnh hưởng việc thay đổi loại nhiệm vụ giá trị công thức tiến độ Bước 5: Kích vào tiêu đề cột Start, sau đó, tab Format, nhóm lệnh Column, kích Insert Column Một danh sách trường liệu xuất Bước 6: Kích Assignment Units Chương VIII 132 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 7: Kích vào tiêu đề cột Start, sau đó, tab Format, nhóm lệnh Column, kích Insert Column Bước 8: Kích Peak Project chèn cột Assignment Units Peak vào phía bên trái cột Start Peak giá trị lượng phân công theo hình chóp cao tài ngun thời điểm suốt thời hạn thực phân cơng Bạn thấy nhiệm vụ có tổng số thời gian làm việc 240 giờ, giá trị lượng phân công tài nguyên 200%, thời hạn thực 15 ngày Tiếp theo, bạn thay đổi thời hạn thực nhiệm vụ để quan sát ảnh hưởng lên giá trị khác Sau thảo luận hai biên tập việc thực công việc chỉnh sửa thảo, bạn đồng ý thời hạn thực nhiệm vụ nên tăng lên thời gian làm việc hàng ngày tài nguyên nhiệm vụ giảm cách tương ứng Bước 9: Trong trường liệu Duration nhiệm vụ 8, gõ chọn 20d, nhấn phím Enter Project thay đổi thời hạn thực nhiệm vụ thành 20 ngày làm tăng thời gian làm việc lên đến 320 Lưu ý tới việc làm bật thay đổi màu xanh da trời nhạt áp dụng cho giá trị thuộc cột Work Duration Bạn tăng thời gian hạn thực muốn tổng số thời gian làm việc giữ nguyên cũ, bạn sử dụng nút hành động-Action để điều chỉnh kết thời hạn thực nhiệm vụ Bước 10: Kích vào nút Action trường liệu Duration nhiệm vụ Xem xét tùy chọn danh sách Bởi loại nhiệm vụ fixed units (loại mặc định nhiệm vụ) nên lựa chọn mặc định Action tăng thời gian làm việc thời hạn thực tăng Tuy nhiên, bạn muốn giữ tổng số thời gian làm việc lúc ban đầu giảm thời gian làm việc hàng ngày tài nguyên phân công tới nhiệm vụ Bước 11: Trên danh sách Actions, kích Decrease the hours resources work per day (units) but keep the same amount of work Giá trị thuộc cột Assignment units Peak giảm 150%, tổng số thời gian làm việc giữ nguyên không bị thay đổi 240 Ở bên phải khung nhìn Task Usage, bạn thấy thời gian làm việc lên tiến độ cho ngày giảm từ 16 xuống 12 Chương VIII 133 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tiếp theo, bạn thay đổi loại nhiệm vụ sau điều chỉnh thời gian làm việc nhiệm vụ khác Bước 12: Chọn tên nhiệm vụ 24, Final review Bước 13: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Project hiển thị giá trị thời gian làm việc cho nhiệm vụ 24 Bước 14: Trên tab Task, nhóm lệnh Properties, kích Information Hộp thoại Task Information xuất Bước 15: Kích vào tab Advanced Nhiệm vụ chọn miêu tả việc xem xét cuối chỉnh sửa thảo trước in sách Như bạn nhìn thấy hộp chọn có nhãn Task Type, nhiệm vụ có loại mặc định fixed units Nhiệm vụ lên tiến độ bốn ngày Bởi sách Lucerne Publishing cho phép có bốn ngày làm việc nhiệm vụ xem xét nên bạn thay đổi để nhiệm vụ nhiệm vụ thuộc loại fixed durarion Bước 16: Trong hộp chọn có nhãn Task Type, chọn Fixed Duration Bước 17: Kích OK để đóng hộp thoại Task Information Việc thay đổi loại nhiệm vụ không tạo thay đổi tới tiến độ nhiệm vụ Tiếp theo, bạn thêm thời gian làm việc cho nhiệm vụ quan sát ảnh hưởng Bước 18: Trong trường liệu thuộc cột Work nhiệm vụ 24, final review, gõ hoạch chọn 120h, sau nhấn phím Enter Bởi nhiệm vụ thuộc loại fixed duration bạn thêm thời gian làm việc nên Project điều chỉnh giá trị Peak lên tới 125%; điều thể phân bổ vượt mức cố ý Ở bên phải khung nhìn Task Usage, bạn thấy tài nguyên phân công tới nhiệm vụ 24 lên tiến độ làm việc 10 ngày cho phần lớn ngày phân công nhiệm vụ Tuy nhiên, giá trị lượng phân công gốc ban đầu 100% người giữ nguyên không bị ảnh hưởng Khi bạn tinh chỉnh kế hoạch bạn Project, số lúc bạn thấy việc điều chỉnh nhanh phản ứng Project với việc thay đổi tiến độ thông qua nút Action đủ Vào lúc khác, bạn thay đổi cách cố ý loại nhiệm vụ để kiểm soát cách thức mà Project xử lý việc lên tiến độ cách phù hợp Chương VIII 134 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com * Loại nhiệm vụ nỗ lực định hướng tiến độ 200 Nhiều người hiểu sai loại nhiệm vụ nỗ lực định hướng tiến độ (effort-driven) kết luận hai vấn đề có mối liên quan mật thiết chúng thể Cả hai thiết lập ảnh hưởng đến việc lên tiến độ bạn Trong ảnh hưởng loại nhiệm vụ áp dụng bạn chỉnh sửa thời gian làm việc, thời hạn thực lượng phân công, nỗ lực định hướng tiến độ ảnh hưởng đến việc lên tiến độ bạn bạn phân công gỡ bỏ tài nguyên khỏi nhiệm vụ Để biết thêm thông tin nỗ lực định hướng tiến độ, xem lại Chương Chương VIII 135 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tinh chỉnh chi tiết nhiệm vụ Chương IX 136 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong chương này, bạn tiếp tục sâu vào tính quản lý nhiệm vụ mà bạn chương trước Chương tập trung vào tính cụ thể mà bạn áp dụng cho nhiệm vụ riêng lẻ, bao gồm ngày hạn chót chi phí cố định Ngoài ra, bạn thiết lập nhiệm vụ định kỳ quan sát lộ trình then chốt dự án 9.1 Nhập ngày hạn chót Nhập vào ngày hạn chót- deadline cho nhiệm vụ khiến cho Project hiển thị thị hạn chót phần biểu đồ khung nhìn biểu đồ Gantt Nếu ngày kết thúc nhiệm vụ di chuyển vượt ngày hạn chót nó, Project hiển thị thị ngày hạn chót bị vượt qua trường liệu thị ID nhiệm vụ Tính ngày hạn chót giúp bạn tránh sai lầm thường gặp người sử dụng Project: đặt kiểu ràng buộc bán linh hoạt không linh hoạt tới nhiều nhiệm vụ kế hoạch dự án bạn Những kiểu ràng buộc giới hạn nhiều đến khả linh hoạt việc lên tiến độ bạn Tuy nhiên, bạn biết nhiệm vụ cụ thể phải hồn thành ngày định đó, không nhập loại ràng buộc Must Finish On cho nó? Và lý do: Giả sử bạn có nhiệm vụ với thời hạn thực dự kiến năm ngày bạn muốn hoàn thành vào ngày 17 Tháng Tư, hôm ngày 06 Tháng Tư Nếu bạn thiết lập ràng buộc Must Finish On cho nhiệm vụ nhập ngày bị ràng buộc ngày 17 tháng 4, Proejct di chuyển nhiệm vụ để thực kết thúc vào ngày 17 tháng Di chuyển chuột tới thị ràng buộc để hiển thị chi tiết ràng buộc Nhiệm vụ có ràng buộc Must Finish On, Project lên tiến độ hồn thành vào một ngày cụ thể không sớm Thậm chí nhiệm vụ hồn thành sớm thời điểm đó, Project khơng lên lại tiến độ để bắt đầu sớm Trong thực tế, với cách áp dụng ràng buộc bạn tăng rủi ro cho nhiệm vụ Nếu nhiệm vụ bị trì hỗn cho dù ngày lý (chẳng hạn tài nguyên yêu cầu bị ốm) nhiệm vụ bị bỏ lỡ ngày hoàn thành dự kiến Một phương pháp tốt để lên tiến độ cho nhiệm vụ sử dụng ràng buộc mặc định As Soon As Possible sau nhập vào ngày hạn chót ngày 17 tháng Một thời hạn chót giá trị ngày tháng mà bạn nhập vào cho nhiệm vụ để thị ngày cuối mà bạn muốn nhiệm vụ hoàn thành, ngày hạn chót lại khơng trói buộc việc lên tiến độ nhiệm vụ Chỉ thị ngày hạn chót xuất phần biểu đồ Gantt Với ràng buộc As Soon As Possible áp dụng, nhiệm vụ bắt đầu sớm Và có khoảng thời gian trống nằm ngày hồn thành ngày hạn chót Bây nhiệm vụ có linh hoạt việc lên tiến độ Nó hồn thành trước thời hạn chót nó, điều tùy thuộc vào sẵn sàng làm việc tài nguyên, nhiệm vụ tiền nhiệm, vấn đề khác việc lên tiến độ áp dụng Chương IX 137 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, nhà xuất bày tỏ lo ngại nhiệm vụ thuộc giai đoạn Acquisition kế hoạch mắt sách thiếu nhi không nên trượt qua ngày định Bạn muốn đánh dấu-flag ngày mà khơng hạn chế tính linh hoạt việc lên tiến độ bạn kế hoạch Trong ví dụ này, bạn nhập vào ngày hạn chót cho nhiệm vụ Bạn cần đến tập tin Fine Tuning Tasks_Start thư mục Practices/Chapter09 kèm với sách Mở tập tin Fine Tuning Taks_Start lưu thành file (save as) Fine Tuning Tasks Bước 1: Trong cột Task Name, chọn tên nhiệm vụ 5, Handoff to Editorial Nhiệm vụ nhiệm vụ cột mốc quan trọng đánh dấu kết thúc giai đoạn Acquisition dự án sách Bạn muốn chắn giai đoạn Acquisition kết thúc vào cuối tháng 5, bạn nhập vào ngày hạn chót cho nhiệm vụ cột mốc Bước 2: Trên tab Task, nhóm lệnh Properties, kích vào Information Hộp thoại Task Information xuất Bước 3: Nhấp vào tab Advanced Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn Deadline, gõ chọn 29/5/15, sau nhấn OK Project hiển thị thị ngày hạn chót phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart Chỉ thị ngày hạn chót Bây bạn có nhìn lướt qua cách kết thúc cuối giai đoạn Acquisition, ngày kết thúc theo tiến độ chạm tới vượt qua ngày hạn chọn Nếu ngày hồn thành theo tiến độ giai đoạn Acquisition vượt qua ngày 29 tháng Project hiển thị thị vượt qua ngày hạn chót cột thị ID Nhập ngày hạn chót khơng gây ảnh hưởng đến việc lên tiến độ nhiệm vụ khái quát nhiệm vụ Tuy nhiên, ngày hạn chót khiến Project cảnh báo cho bạn ngày hoàn thành theo tiến độ nhiệm vụ vượt ngày hạn chót nó-Khi Project hiển thị biểu tượng dấu chấm than màu đỏ cột thị ID Dưới số điều khác có liên quan đến ngày hạn chót: - Bạn chèn trực tiếp trường liệu Deadline vào bảng nhập liệu khung nhìn biểu đồ Gantt Kích vào tiêu đề cột đó, sau tab Format, nhóm lệnh Column, kích Insert Column Và sau chọn Deadline - Bạn thay đổi ngày hạn chót có cách kích kéo thị thời hạn chót phần biểu đồ khung nhìn biểu đồ Gantt - Để gỡ bỏ ngày hạn chót khỏi nhiệm vụ, xóa nội dung trường liệu thuộc hộp chọn có nhãn Deadline tab Advanced hộp thoại Task Information Chương IX 138 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com 9.2 Nhập chi phí cố định Đối với dự án mà bạn phải theo dõi ngân sách chi phí tài chính, bạn cần phải làm việc với nhiều nguồn chi phí khác Chúng bao gồm chi phí có liên quan đến tài ngun, chi phí có liên quan trực tiếp đến nhiệm vụ cụ thể Đối với nhiều dự án, chi phí tài có nguồn gốc chủ yếu từ chi phí có liên quan tới tài nguyên công việc, chẳng hạn người thiết bị, tới tài nguyên nguyên vật liệu Để quản lý chi phí loại chi phí tương tự mà bạn muốn theo dõi kính phí tổng hợp (ví dụ chi phí du lịch nhiều dự án) Project cung cấp tài nguyên chi phí Nếu bạn cần xem lại tài nguyên chi phí, xem lại Chương Tuy nhiên, bạn đơi muốn gắn kết chi phí tới nhiệm vụ mà chi phí khơng liên quan đến tài nguyên làm việc thứ mà bạn muốn tổng hợp lại tồn dự án Projecr gọi chi phí chi phí cố định-fixed cost, áp dụng cho nhiệm vụ Một chi phí cố định lượng tiền cụ thể dự thảo cho nhiệm vụ Nó giữ nguyên cũ cho dù tài ngun phân cơng tới nhiệm vụ Sau ví dụ chi phí cố định dự án: - Thêm chi phí lắp đặt, chi phí trơng nom vào chi phí thuê ngày thiết bị máy móc - xin giấy phép xây dựng Nếu bạn phân công tài nguyên làm việc với mức lương trung bình, phân cơng tài ngun chi phí, thêm chi phí cố định cho nhiệm vụ, Project gộp tất chúng vào với để xác định tổng chi phí nhiệm vụ Nếu bạn khơng nhập thơng tin chi phí tài ngun vào kế hoạch (có lẽ bạn khơng biết tài nguyên công việc trả lương bao nhiêu?) bạn có số kiểm sốt tổng chi phí dự án cách nhập chi phí cố định cho nhiệm vụ Bạn định rõ chi phí cố định nên tính vào chi phí tích luỹ dự án sau: - Start-Bắt đầu: Toàn chi phí cố định lên tiến độ từ lúc bắt đầu nhiệm vụ Khi bạn theo dõi tiến triển, tồn chi phí cố định nhiệm vụ dự án gánh chịu nhiệm vụ bắt đầu - Finish-Kết thúc: Toàn chi phí cố định lên tiến độ vào lúc cuối nhiệm vụ Khi bạn theo dõi tiến triển, tồn chi phí cố định nhiệm vụ dự án gánh chịu sau nhiệm vụ hồn thành - Prorated-tính theo tỷ lệ: (Phương pháp tính chi phí tích lũy mặc định) Chi phí cố định phân bổ theo thời hạn thực nhiệm vụ Khi bạn theo dõi tiến triển, dự án phải gánh chịu chi phí nhiệm vụ theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ Ví dụ, nhiệm vụ có chi phí cố định 100 la, nhiệm vụ hồn thành 75% dự án phải gánh chịu chi phí cố định 75 la (100$ x 75%=75 $) nhiệm vụ Khi bạn lên kế hoạch dự án, phương pháp tính chi phí tích lủy mà bạn chọn cho chi phí cố định định chi phí lên tiến độ theo thời gian Điều quan trọng yêu cầu ngân sách dự tốn dịng tiền Theo mặc định, Project sử dụng phương pháp tính chi phí tích lủy theo tỉ lệ Prorated cho chi phí cố định, bạn thay đổi điều để phù hợp với thơng lệ nghiệp vụ kế tốn quan bạn Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn biết việc tạo khuôn cho in cơng ty dịch vụ in màu có giá 500$ Và nhà xuất Lucerne có khoản nợ tín dụng cơng ty này, để báo cáo tài (Lỗ lãi) dự án mắt sách xác, bạn muốn tính tích luỹ chi phí cơng ty dịch vụ in màu hoàn thành nhiệm vụ Chương IX 139 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong ví dụ này, bạn phân cơng chi phí cố định tới nhiệm vụ rõ phương pháp tính chi phí tích lủy cho Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích Other Views sau kích vào Task Sheet Khung nhìn Task Sheet xuất Bước 2: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables, sau nhấp vào Cost Bảng nhập chi phí Cost xuất hiện, thay cho bảng nhập liệu Entry Bước 3: Trong trường liệu Fixed Cost cho nhiệm vụ 30, Generate proofts, gõ 500, sau bấm phím Tab Bước 4: Trong trường liệu Fixed Cost Accrual, lựa chọn End, nhấn phím Tab Bây Project tính tích luỹ chi phí $ 500 cho nhiệm vụ Generate proofts vào ngày kết thúc nhiệm vụ Chi phí cố định độc lập với thời hạn thực nhiệm vụ với chi phí tài ngun mà bạn phân cơng tới nhiệm vụ 9.3 Thiết lập nhiệm vụ định kỳ Rất nhiều dự án yêu cầu số nhiệm vụ mà lặp lặp lại nhiều lần, chẳng hạn việc tham dự họp tình hình dự án, tạo in ấn báo cáo tình hình dự án, vận hành kiểm soát chất lượng Mặc dù việc lên tiến độ kiện hay bị lờ đi, bạn nên xem xét việc kê khai chúng kế hoạch bạn Ngồi ra, họp tình hình dự án kiện tương tự gián tiếp khiến dự án đòi hỏi thêm thời gian từ tài nguyên, chí kiện làm thời gian làm việc phân công khác tài nguyên Để trợ giúp việc kê khai kiện lập lặp lại vào kế hoạch bạn, bạn tạo nhiệm vụ định kỳ- Recurring Task Ngay tên cho thấy nhiệm vụ định kỳ nhiệm vụ lặp lặp lại tần suất định hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm Khi bạn tạo nhiệm vụ định kỳ, Project tạo chuỗi nhiệm vụ có loại ràng buộc Start No Earlier, tính nỗ lực định hướng tiến độ-effort-driven bị tắt nhiệm vụ khơng có quan hệ chúng Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, dự án sách thiếu nhi địi hỏi họp hàng tuần tình hình dự án, thành phần chi bao gồm số tài nguyên làm việc Bạn muốn họp tình hình định kỳ hiển thị kế hoạch bạn Trong ví dụ này, bạn tạo nhiệm vụ định kỳ xảy hàng tuần Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích Gantt Chart Khung nhìn Gantt Chart xuất Bước 2: Chọn tên nhiệm vụ 1, Acquisition Chương IX 140 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bạn chèn nhiệm vụ định kỳ lên phía đầu giai đoạn kế hoạch này, xảy tất giai đoạn kế hoạch Bước 3: Trên tab Task, nhóm lệnh Insert, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên nút Task sau kích vào Recurring Task Hộp thoại Recurring Task Information xuất Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Task Name, gõ Editorial staff meeting Bước 5: Trong hộp nhập có nhãn Duration, gõ 1h Bước 6: Bên khu vực có nhãn Recurrence pattern, đảm bảo tùy chọn Weekly chọn, sau tích chọn vào hộp kiểm trước nhãn Monday Tiếp theo, bạn định ngày xảy Theo mặc định, ngày bắt đầu dự án Tuy nhiên, bạn muốn họp hàng tuần tình hình dự án bắt đầu vào tuần sau Bước 7: Trong hộp nhập có nhãn Start thuộc khu vực Range of reccurrence, gõ chọn 13/4/15 Tiếp theo, bạn định ngày kết thúc Bạn lên kế hoạch họp nhân viên tiếp diễn dự án đạt đến giai đoạn Design And Production Trong khung nhìn Gantt Chart, bạn thấy theo tiến độ ngày bắt đầu giai đoạn ngày 06 tháng Bảy, bạn sử dụng ngày Bạn ln ln cập nhật thiết lập cho nhiệm vụ định kỳ thấy cần thiết Bước 8: Trong hộp nhập có nhãn End by thuộc khu vực Range of reccurrence, gõ chọn 06/7/15 Bước 9: Nhấn OK để tạo nhiệm vụ định kỳ Project chèn nhiệm vụ định kỳ Ban đầu, nhiệm vụ định kỳ bung Một biểu tượng nhiệm vụ định kỳ xuất cột thị ID Mỗi lần xảy nhiệm vụ định kỳ đánh theo số liên tục (Nếu bạn muốn xác minh điều này, mở rộng cột Task Name, di chuyển chuột tới tên nhiệm vụ lưu ý tới nội dung ScreenTip) Bước 10: Để xem lần xảy bar Gantt họp định kỳ, tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll To Task Chương IX 141 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Đây thị nhiệm vụ định kỳ Mỗi bar Gantt đại diện cho lần xảy cụ thể nhiệm vụ định kỳ Tiếp theo, bạn phân công tài nguyên tới nhiệm vụ định kỳ Bước 11: Chắc chắn nhiệm vụ 1, Editorial staff meeting chọn, sau đó, tab Resource, nhóm lệnh Assignments, kích Resources Assign Bước 12: Trong hộp thoại Assign Resources, kích Carole Poland Sau giữ phím Ctrl kích vào Hany Morcos Jun Cao Bước 13: Nhấn nút Assign, sau nhấn nút Close Hộp thoại Assign Resources đóng lại Project phân công tài nguyên chọn cho lần xảy nhiệm vụ định kỳ Tiếp theo bạn thu (collapse) nhiệm vụ định kỳ lại để ẩn lần xảy Bước 14: Kích vào đầu mũi tên expand/collapse (bung ra/thu lại) bên cạnh tên nhiệm vụ định kỳ Editorial staff meeting Dưới vài điều cần lưu ý tạo nhiệm vụ định kỳ: - Theo mặc định, Project lên tiến độ để nhiệm vụ định kỳ bắt đầu theo thời gian bắt đầu làm việc ngày mặc định dự án (Click vào File, chọn Options, sau kích vào Schedule) Trong tập tin dự án thời gian bắt đầu làm việc ngày vào lúc A.M Nếu bạn muốn lên tiến độ để nhiệm vụ định kỳ bắt đầu làm việc vào thời gian khác nhập thời gian với ngày bắt đầu xảy nhiệm vụ định kỳ hộp nhập có nhãn Start thuộc khu vực Range of reccurrence hộp thoại Recurring Task Information Ví dụ, bạn muốn Chương IX 142 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com họp định kỳ nhân viên bắt đầu vào lúc 10 A.M, bạn nhập 13/4/15 10 AM hộp nhập có nhãn Start - Như nhiệm vụ khái quát, thời hạn thực nhiệm vụ định kỳ kéo dài từ ngày bắt đầu xảy sớm ngày kết thúc muộn lần xẩy nhiệm vụ định kỳ - Bạn thiết lập để nhiệm vụ định kỳ kết thúc sau số lần xẩy cụ thể vào ngày mà bạn định Nếu bạn lên tiến độ để nhiệm vụ định kỳ để kết thúc vào ngày cụ thể Project đề nghị đến ngày kết thúc dự án Nếu bạn sử dụng ngày này, để chắn thay đổi tay sau dự án thay đổi ngày kết thúc - Nếu bạn muốn phân công tài nguyên giống tới tất lần xảy nhiệm vụ định kỳ phân cơng tài ngun tới nhiệm vụ định kỳ hộp thoại Assign Resources Nếu nhập tên tài nguyên trường liệu Resource Name thuộc bảng nhập liệu Entry khung nhìn Gantt Chart cho nhiệm định kỳ khái quát tài nguyên phân công tới nhiệm vụ định kỳ khái quát mà không phân công tới lần xảy nhiệm vụ định kỳ 9.4 Quan sát lộ trình then chốt dự án Một lộ trình then chốt-Critical path chuỗi nhiệm vụ mà nhiệm vụ thuộc chúng bị chậm trễ dẫn đến ngày kết thúc dự án bị kéo dài Từ then chốt-Critical ngữ cảnh khơng nói lên mức độ quan trọng công việc nhiệm vụ tồn dự án Nó đề cập đến việc lên tiến độ nhiệm vụ ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án nhiên ngày kết thúc dự án quan trọng hầu hết dự án Nếu bạn muốn rút ngắn thời hạn thực dự án để có ngày kết thúc sớm bạn phải bắt đầu việc cách rút ngắn lộ trình then chốt Trong vịng đời dự án, lộ trình then chốt dự án có khả thay đổi lúc nhiệm vụ hoàn thành trước sau so với tiến độ dự kiến Tiến độ thay đổi, chẳng hạn thay đổi mối quan hệ nhiệm vụ thời hạn thực hiện, biến đổi lộ trình then chốt Sau nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt hồn thành, khơng cịn quan trọng khơng thể ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án Trong Chương 15 bạn làm việc với loạt kỹ thuật dùng để rút ngắn thời hạn thực tổng thể dự án Chìa khóa để hiểu lộ trình then chốt phải hiểu thời gian chùng -slack, hay gọi thời gian trơi nổi-float Có hai loại thời gian chùng: tự toàn Thời gian chùng tự số lượng thời gian nhiệm vụ bị trì hỗn trước làm chậm nhiệm vụ khác Thời gian chùng toàn số lượng thời gian nhiệm vụ bị trì hỗn trước làm chậm việc hồn thành dự án Một nhiệm vụ thuộc lộ tình then chốt thời gian chùng tồn lượng thời gian mặc định có thời hạn thực ngày Ngược lại, nhiệm vụ khơng thuộc lộ trình then chốt có thời gian chùng tự do, có nghĩa chúng bắt đầu kết thúc sớm muộn thời gian khoảng thời gian chùng chúng mà không ảnh hưởng đến ngày hồn thành dự án Lưu ý: Tính Task Path nói đến chương dùng để phân biệt mối quan hệ nhiệm vụ tiền nhiệm kế nhiệm nhiệm vụ chọn Ngược lại, lộ trình then chốt áp dụng cho chuỗi nhiệm vụ liên kết với kế hoạch mà dẫn dắt ngày kết thúc dự án Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn thường xuyên nhận câu hỏi “khi dự án sách thiếu nhi hồn thành ?” Bạn nhanh chóng nhìn thấy tổng thời gian thực ngày kết thúc dự án Projcet, bạn cần thể cho bên liên quan thấy lộ trình then chốt dự án chuỗi nhiệm vụ dẫn dắt Chương IX 143 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com thời hạn thực dự án Một cách để nhìn thấy lộ trình then chốt chuyển sang sang khung nhìn Detail Gantt Trong ví dụ này, bạn quan sát lộ trình then chốt dự án Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên nút lệnh Gantt Chart sau kích vào More Views Bước 2: Trong hộp thoại More Views, chọn Detail Gantt, sau nhấn nút Apply Kế hoạch dự án thể khung nhìn Detail Gantt Bước 3: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, kích Entire Project Do tính chất cao mối quan hệ nhiệm vụ kế hoạch này, nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt, khung nhìn Detail Gantt, bar Gantt chúng định dạng màu đỏ Chú ý bar Gantt nhiệm vụ 41, Review with author Thanh bar Gantt màu xanh da trời đại diện cho thời hạn thực nhiệm vụ Đường gạch chân mỏng số ngày bên cạnh đại diện cho thời gian chùng tự nhiệm vụ Như bạn thấy, nhiệm vụ cụ thể có thời gian chùng tự nhiệm vụ khơng thuộc lộ trình then chốt Bước 4: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên nút lệnh Gantt Chart sau kích vào Gantt Chart Làm việc với lộ trình then chốt cách quan trọng để quản lý thời hạn thực tổng thể dự án Trong chương sau, bạn thực điều chỉnh mà kéo dài thời hạn thực dự án Kiểm tra lộ trình then chốt dự án, cần thiết rút ngắn thời gian thực tổng thể dự án kỹ quản lý dự án quan trọng Dưới vài điều khác cần lưu ý làm việc với lộ trình then chốt: - Theo mặc định, Project xác định nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt khơng có thời gian chùng tồn Tuy nhiên, bạn thay đổi lượng thời gian chùng tồn cần thiết cho nhiệm vụ để coi thuộc lộ trình then chốt Ví dụ, bạn muốn thêm nhiệm vụ có ảnh hưởng đến ngày hoàn thành dự án hai ngày vào lộ trình then chốt Trên tab File, chọn Options, hộp thoại Project Options chọn Advanced Trong hộp nhập có nhãn Tasks Are Critical If Slack Is Less Than Or Equal To bên khu vực Calculation options of this Chương IX 144 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com project nhập số ngày bạn muốn Cũng phần này, bạn chọn để hiển thị nhiều lộ trình then chốt mạng lưới liên kết độc lập nhiệm vụ - Project tự động tính tốn lại lộ trình then chốt kế hoạch để đáp ứng lại thay đổi tiến độ bạn khơng hiển thị - Bạn nhìn thấy thời gian chùng tự thể phần biểu đồ khung nhìn Detail Gantt bạn thấy giá trị thời gian chùng tự (cột Free Slack ) thời gian chùng toàn ( cột Total Slack) bảng Schedule Bạn áp dụng bảng Schedule cho khung nhìn kiểu biểu đồ Gantt Task Sheet ( Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau kích vào Schedule) - Bạn áp dụng trực tiếp định dạng nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt thời gian chùng khung nhìn kiểu biểu đồ Gantt Trên tab Format, nhóm lệnh Bar Styles, tích chọn vào hộp kiểm trước nhãn Critical Tasks and Slack - Và cách khác để bạn xác định nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt Trên tab View, nhóm lệnh Data, chọn Critical hộp chọn Highlight hộp Filter Lưu ý: Để tìm hiểu thêm lộ trình then chốt, nhấp vào nút Help ( có biểu tượng hình dấu hỏi) góc bên phải cửa sổ Project, hộp nhập Search, gõ Critical path 9.5 Lên tiến độ cho nhiệm vụ khái quát thủ công Trong chương bạn làm việc với nhiệm vụ khái quát nhiệm vụ Nhớ lại hành vi mặc định Project tự động tính tốn thời hạn thực nhiệm vụ khái quát khoảng thời gian ngày bắt đầu sớm ngày kết thúc muộn nhiệm vụ Vì lý này, Project thiết lập nhiệm vụ khái quát có chế độ tiến độ tự động, thời hạn thực tự động định đoạt nhiệm vụ nó, khơng đếm xỉa tới việc nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công hay tự động (hoặc kết hợp hai) Tuy nhiên, có số lần bạn lại muốn nhập trực tiếp giá trị thời hạn thực cho nhiệm vụ khái quát mà giá trị không phụ thuộc vào thời hạn thực tính tốn định đoạt nhiệm vụ có Ví dụ, bạn định 60 ngày làm việc tới nhiệm vụ khái quát đại diện cho giai đoạn công việc so sánh thời hạn thực với thời hạn thực tính tốn định đoạt nhiệm vụ (thời hạn thực chúng, mối quan hệ nhiệm vụ yếu tố khác) Điều đặc biệt thời điểm lập kế hoạch ban đầu dự án, bạn cần phải tính đến khoảng thời gian chênh lệch thời hạn thực giai đoạn làm việc có thời hạn thực định đoạt nhiệm vụ May mắn thay, bạn nhập thời hạn thực mà bạn muốn cho nhiệm vụ khái quát Khi bạn làm vậy, Project chuyển nhiệm vụ khái quát từ chế độ tiến độ tự động sang chế độ thủ công, phản ánh thời hạn thực tự động tính tốn thời hạn thực nhập vào tay phần riêng biệt bar Gantt nhiệm vụ khái quát Nếu nhiệm vụ khái quát nhiệm vụ tiền nhiệm nhiệm vụ khác, Project lên lại tiến độ nhiệm vụ kế nhiệm dựa thời hạn thực nhập vào tay, thời hạn thực tự động tính tốn Thiết lập thời hạn thực thủ công cho nhiệm vụ khái quát cách tốt để áp dụng tập trung kiểu từ xuống tới (top-down) cho kế hoạch Ví dụ, Bạn đưa thời gian trùng-slack thời gian đệm-buffer vào giai đoạn làm việc cách nhập tay thời hạn thực cho nhiệm vụ khái quát (đại diện cho giai đoạn làm việc đó) thời hạn thực phải dài so với thời hạn thực tính tốn Ngược lại, bạn nhập tay thời hạn thực mong muốn thời hạn ngắn so với thời hạn thực dự kiến nhiệm vụ khái quát Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, nhà xuất thách thức đội ngũ thực dự án đạt mục tiêu cần 30 ngày làm việc cho giai đoạn Editorial dự án sách thiếu nhi Ở giai đoạn này, nhà xuất khơng đề cập tới ngày hồn thành cụ thể việc Chương IX 145 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com áp dụng ngày hạn chót khơng phải lựa chọn tốt bạn Thay vào đó, bạn nhập tay thời hạn thực cho nhiệm vụ khái quát Editorial sau so sánh với thời hạn thực với thời hạn tự động tính tốn Project Trong ví dụ này, bạn nhập tay thời hạn thực cho số nhiệm vụ khái quát Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Outline, sau kích vào Level Project ẩn tất nhiệm vụ nhiệm vụ khái quát cấp thấp lồng bên trong, cho phép bạn dễ dàng tập trung vào nhiệm vụ cấp cao ( cấp 1) kế hoạch Bước 2: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, kích Entire Project Lưu ý biểu tượng hình tam giác “Bung ra/thu lại” bên cạnh tên nhiệm vụ khái quát thay đổi hướng màu sắc để nhiệm vụ ẩn Trong khung nhìn này, bạn dễ dàng xem so sánh thời hạn thực nhiệm vụ khái quát riêng rẽ Tiếp theo, bạn nhập tay số thời hạn thực Bạn bắt đầu với giai đoạn Editorial, giai đoạn mà bạn muốn hoàn tất vịng 30 ngày làm việc Bước 3: Kích vào biểu tượng hình tam giac “bung ra/thu lại” bên cạnh tên nhiệm vụ 20, nhiệm vụ khái quát Editorial Bây giờ, với nhiệm vụ nhiệm vụ khái quát hiển thị, bạn dễ dàng quan sát ảnh hưởng việc nhập tay thời hạn thực cho nhiệm vụ khái quát Bước 4: Trong trường liệu Duration nhiệm vụ khái quát 20, Editorial, gõ 30d nhấn phím Enter Nhiệm vụ khái qt có chế độ tiến độ thủ công hiển thị hai bar để kê khai hai thời hạn thực tự động tính tốn nhập thủ cơng Project ghi lại thời hạn thực mà bạn nhập tay bạn thực số điều chỉnh tới tiến độ sau: - Nhiệm vụ khái quát chuyển từ chế độ tiến độ tự động (chế độ mặc định cho nhiệm vụ khái quát) sang chế độ tiến độ thủ công Lưu ý tới biểu tượng đinh ghim (Pin) cột Task Mode, phản ánh trạng thái chế độ tiến độ nhiệm vụ Chương IX 146 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Project vẽ hai bar cho nhiệm vụ khái quát Thanh bar đại diện cho thời hạn thực nhập tay, bar đại diện cho thời hạng thực tự động tính tốn - Project vẽ đường lượn sóng màu đỏ bên ngày kết thúc (cột Finish) để dấu hiệu xung đột mạnh việc lên tiến độ - Project lên lại tiến độ cho tất nhiệm vụ kế nhiệm nhiệm vụ 20 dựa thời hạn thực nhập vào tay Lưu ý số nhiệm vụ vượt ngày kết thúc theo tiến độ nhiệm vụ khái quát chúng Thời gian thêm đại diện cho số lượng thời gian mà kế hoạch vượt thời hạn thực mong muốn 30 ngày cho giai đoạn Editorial Nhìn vào bảng tiến độ cập nhật, bạn định bạn cho phép thêm chút thời gian cho giai đoạn Color prep and printing Để làm vậy, bạn nhập vào tay thời hạn thực cho nhiệm vụ khái quát thời hạn thực lớn so với thời hạn thực tự động tính tốn Bước 5: Kích vào biểu tượng hình tam giac “bung ra/thu lại” bên cạnh tên nhiệm vụ 42, nhiệm vụ khái quát Color prep and printing Bước 6: Trong trường liệu Duration nhiệm vụ 42, gõ 50d nhấn Enter Project ghi lại thời hạn thực nhập tay bạn, chuyển chế độ nhiệm vụ khái quát sang chế độ thủ công vẽ lại bar Gantt Ở đây, bạn thấy ngày kết thúc nhiệm vụ khái quát 42 vượt ngày kết thúc nhiệm vụ số ngày Những ngày thêm đại diện cho khác biệt thời hạn thực lên tiến độ nhiệm vụ khái quát 42 so với thời hạn thực mà bạn nhập vào tay Khoảng thời gian thực thời gian đệm-buffer ( hay thời gian trùng –slack) mà bạn thêm cho nhiệm vụ khái quát Lưu ý: Khi bạn nhập vào tay thời hạn thực cho nhiệm vụ khái quát, bạn thấy hữu ích so sánh thời hạn thực nhập tay ngày kết thúc với thời hạn thực ngày kết thúc tự động tính tốn định đoạt nhiệm vụ nhiệm vụ khái quát Để xem giá trị tiến độ tự động tính tốn, bạn thêm trường liệu Scheduled Duration, Schedule Start Schedule Finish bảng Entry Bạn di chuyển trỏ chuột tới bar Gantt nhiệm vụ khái quát phần biểu đồ khung nhìn kiểu biểu đồ Gantt Một ScreenTip xuất bao gồm giá trị khác Để kết thúc ví dụ này, bạn điều chỉnh thiết lập hiển thị để xem tất nhiệm vụ Bước 7: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích vào Outline, sau kích All Subtasks Project bung danh sách nhiệm vụ để hiển thị tất nhiệm vụ Chương IX 147 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tinh chỉnh tài nguyên chi tiết phân công Chương X 148 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bởi tài nguyên làm việc (con người thiết bị) thường phần đắt tiền dự án nên hiểu biết cách thức làm để tận dụng tốt thời gian tài nguyên "là kỹ quan trọng việc lên kế hoạch cho dự án” Trong chương này, bạn sử dụng loạt tính tiến tiến Microsoft Project 2013 liên quan đến tài nguyên, sẵn sàng để dùng, phân công tới nhiệm vụ chi phí kết Người sử dụng Project Professional sử dụng khung nhìn Team Planner để quản lý phân công tài nguyên 10.1 Thiết lập sẵn sàng làm việc tài nguyên để áp dụng cho thời điểm khác Một giá trị mà Project lưu trữ cho tài nguyên làm việc giá trị lượng phân cơng tối đa Đó khả tối đa tài nguyên để hoàn thành nhiệm vụ Các thiết lập thời gian làm việc tài nguyên ( ghi lại trong lịch tài ngun cá nhân ) định cơng việc phân cơng tới tài ngun lên tiến độ Tuy nhiên, khả làm việc tài nguyên ( giá trị lượng phân công tối đa tài nguyên đó) định phạm vi mà tài nguyên làm việc thời gian mà khơng trở nên bị phân cơng vượt mức Giá trị lượng phân công tối đa tài nguyên không ngăn chặn tài nguyên khỏi bị phân công vượt mức, Project cho biết phân cơng tài ngun vượt khả làm việc tối đa tài nguyên Bạn định rõ giá trị lượng phân công tối đa khác để áp dụng giai đoạn khác cho tài nguyên Lưu ý: Nếu bạn cần tìm hiểu lại khả làm việc tài nguyên lịch tài nguyên, quay trở lại chương Thiết lập sẵn sàng để dùng tài nguyên theo thời gian cho phép bạn kiểm sốt xác giá trị lượng phân công tối đa tài nguyên thời điểm Ví dụ, bạn có hai thư ký tòa soạn (copyeditor) sẵn sàng làm việc cho tám tuần dự án, có ba thư ký tòa soạn cho sáu tuần sau cịn hai cho tuần cịn lại dự án Hoặc bạn có người thợ chữ (compositor), người thường sẵn sàng mức 100 phần trăm công suất làm việc giảm xuống cịn 50 phần trăm cơng suất sáu tuần, sau trở lại cơng suất làm việc đầy đủ Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn đảm bảo thêm khả làm việc chỉnh sửa thảo cho phần thời hạn thực kế hoạch sách Bạn cần ghi lại điều kế hoạch Trong ví dụ này, bạn tùy chỉnh sẵn sàng làm việc tài nguyên theo thời gian Bạn cần tập tin Advanced Resources_Start nằm thư mục Practises/Chapter 10 kèm theo sách Mở tập tin Advanced Resources_Start lưu thành tập tin khác có tên Advanced Resources Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet Khung nhìn Resource Sheet xuất Chương X 149 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Như bạn nhớ lại từ chương 4, khung nhìn mà bạn xem chỉnh sửa giá trị lượng phân công tối đa tài nguyên Các giá trị lượng phân công tối đa hiển thị thường áp dụng cho toàn thời hạn thực dự án Tiếp theo, bạn tùy chỉnh giá trị lượng phân cơng suất tối đa tài ngun để thay đổi thời điểm khác dự án Bước 2: Trong cột Resource Name, kích vào tên tài nguyên 3, Copyeditors Tài nguyên Copyeditors –nhóm thư ký tịa soạn khơng phải người cụ thể; mơ tả ngành nghề mà nhiều người đảm nhiệm thời điểm khác toàn thời hạn thực dự án Không giống tài nguyên đặt tên riêng Hany Morcos Color Setting Services, thư ký tịa soạn-Copyeditor hốn đổi cho Là người quản lý dự án, bạn quan tâm nhiều đến kỹ cụ thể họ vai trị cơng việc việc người cụ thể Bước 3: Trên tab Resource, nhóm lệnh Properties, kích vào Information Lưu ý: Một cách khác để hiển thị hộp thoại Resource Information kích chuột phải vào tên tài nguyên Shortcut Menu xuất hiện, kích vào Information Hộp thoại Resource Information xuất Nếu tab General khơng hiển thị, kích vào Bạn mong muốn có hai thư ký tịa soạn-copyeditor sẵn sàng để làm việc dự án từ thời điểm bắt đầu dự án hết tháng Tư, có ba thư ký tịa soạn cho tháng năm, sau quay trở lại cịn hai cho phần thời gian lại dự án Bước 4: Bên khu vực Resouce Availability, trường liệu thuộc hàng cột Available From, giữ nguyên giá trị NA ( NA nghĩa Not Applicicable-không áp dụng) Bước 5: Trong trường liệu thuộc hàng cột Available To, gõ chọn 30/4/15 Bước 6: Trong trường liệu thuộc hàng cột Units, giữ nguyên giá trị 200% Bước 7: Trong trường liệu thuộc hàng thứ hai cột Available From, gõ chọn 01/5/15 Bước 8: Trong trường liệu thuộc hàng thứ hai cột Available To, gõ chọn 31/5/15 Bước 9: Trong trường liệu thuộc hàng thứ hai cột Units, gõ chọn 300% Bước 10: Trong trường liệu thuộc hàng thứ ba cột Available From, gõ chọn 01/6/15 Chương X 150 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 11: Bỏ trống trường liệu thuộc hàng thứ ba cột Available To (Project chèn NA cho bạn sau bạn hoàn thành bước tiếp theo) Bước 12: Trong trường liệu thuộc hàng thứ ba cột Units, gõ chọn 200%, sau nhấn phím Enter Đối với tháng 5, bạn lên tiến độ đến ba thư ký tịa soạn mà khơng phân cơng q tải họ Trước sau khoảng thời gian này, bạn có hai thư ký tịa soạn lên tiến độ Bước 13: Nhấn OK để đóng hộp thoại Resource Information Trong khung nhìn Resource Sheet, trường liệu Max.Units tài nguyên Copyeditors hiển thị 300% ngày (current date) thuộc khoảng thời gian từ 01 tháng đến 31 tháng năm 2015 Ngày dựa đồng hồ hệ thống máy tính bạn thiết lập hộp thoại Project Information (Để xem hộp thoại này, tab Project, nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information) Vào thời điểm khác, hiển thị 200% 10.2 Nhập nhiều mức lương cho tài nguyên Một số tài nguyên làm việc thực nhiệm vụ khác với mức lương khác Ví dụ, dự án sách thiếu nhi mới, người biên tập dự án (Project Editor) làm việc biên tập nội dung (Content Editor) Bởi mức lương cho biên tập dự án biên tập nội dung khác nên bạn thiết lập hai mức lương cho tài nguyên Sau đó, sau bạn phân cơng tài ngun tới nhiệm vụ, bạn rõ mức lương nên áp dụng Mỗi tài nguyên có tối đa năm mức lương khác nhau, mức lương ghi bảng mức chi phí-Cost rate table Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn dự định phân cơng cơng việc mà có mức khác tới số tài nguyên Bạn cần ghi lại mức lương thứ hai cho tài nguyên Trong ví dụ, bạn tạo bảng mức chi phí thêm cho tài nguyên Bước 1: Trong khung nhìn Resource Sheet, kích vào tên tài nguyên 5, Hany Morcos Bước 2: Trên tab Resource, nhóm lệnh Properties, kích Information Hộp thoại Resource Information xuất Bước 3: Kích vào tab Cost Bạn nhìn thấy mức lương mặc định Hany 1.550 $ cho tuần bảng mức chi phí A Mỗi tab (đánh nhãn A, B,C,D E) bảng mức chi phí (Cost rate table) tương ứng với năm mức lương mà tài nguyên có Chương X 151 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 4: Bên khu vực Cost rate tables, kích vào tab B Bước 5: Kích vào trường nhập liệu mặc định $0,00/h bên nhãn Standard Rate, sau gõ 45/h Bước 6: Trong trường liệu hàng thuộc cột Overtime Rate, gõ 60/h, sau nhấn phím Enter Bước 7: Nhấn OK để đóng hộp thoại Resource Information Chú ý khung nhìn Resource Sheet, mức lương trung bình Hany 1.550 $ tuần (nó ghi cột có nhãn Std Rate) Điều phù hợp với giá trị bảng thuộc tab A bảng mức chi phí mặc định Mức lương sử dụng cho tất phân công nhiệm vụ Hany trừ bạn định mức khác Bạn làm phần chương 10.3 Thiết lập mức lương khác tài nguyên để áp dụng thời điểm khác Các tài nguyên có hai mức lương mức lương trung bình mức lương làm thêm Theo mặc định, Project sử dụng mức lương suốt thời gian thực dự án Tuy nhiên, bạn thay đổi mức lương tài nguyên để phù hợp với thời điểm mà bạn chọn Ví dụ, ban đầu bạn thiết lập tài nguyên làm việc từ ngày tháng với mức lương trung bình 40$ cho làm việc, lên kế hoạch để tăng mức lương trung bình cho tài nguyên lên đến 55$ cho kể từ ngày tháng Chương X 152 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project sử dụng mức lương tính tốn chi phí tài ngun dựa thời điểm làm việc tài nguyên tiến độ Bạn phân cơng tới 25 mức lương khác để áp dụng thời điểm khác nhác cho bảng mức chi phí (Cost rate table) tài nguyên Project linh hoạt với định dạng mức lương bổ sung thêm mà bạn nhập vào Bạn nhập mức lương giá trị đồng tiền cụ thể tỷ lệ phần trăm tăng giảm so với mức lương trước Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn dự đoán tài làm việc kế hoạch sách trẻ em nhận tăng lương Sự tăng lương có hiệu lực thời gian thực kế hoạch sách Để giữ cho tính tốn chi phí kế hoạch xác có thể, bạn cần phải ghi lại tăng lương có hiệu lực tăng lên phần trăm Trong ví dụ này, bạn nhập mức lương khác cho tài nguyên để áp dụng vào ngày sau Bước 1: Trong cột Resource Name, chọn tên tài nguyên 6, Jane Dow Bước 2: Trên tab Resource, nhóm lệnh Properties, kích Information Hộp thoại Resource Information xuất Bước 3: Nhấp vào tab Cost chưa chọn Bạn nhập tỷ lệ tăng lương bảng mức chi phí A Bước 4: Trong trường liệu thuộc hàng thứ hai cột Effective Date, gõ chọn 01/6/15 Bước 5: Trong trường liệu thuộc hàng thứ hai cột Standard Rate, gõ 15% nhấn phím Enter Chú ý Project tính tốn tăng lên 15% để tạo mức lương 63,25$ cho Mức lương trước 55$ (cho giờ) cộng thêm 15% tăng lên 63,25$ (cho giờ) Bạn nhập giá trị cụ thể tỉ lệ phần trăm tăng giảm so với mức lương trước Lưu ý: Ngồi mức lương ra, tài nguyên bao gồm khoản phí mà Project cộng dồn vào nhiệm vụ mà tài nguyên phân công tới Chi phí gọi chi phí lần sử dụng-cost per use Không giống mức lương, chi phí lần sử dụng khơng thay đổi theo thời hạn thực nhiệm vụ hay theo thời gian làm việc mà tài nguyên thực nhiệm vụ Bạn rõ chi phí lần sử dụng trường liệu Cost/Use khung nhìn Resource Sheet trường liệu thuộc cột Per Use Cost hộp thoại Resource Information Bước 6: Nhấn OK để đóng hộp thoại Resource Information Chương X 153 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong khung nhìn Resource Sheet, lưu ý mức lương ban đầu Jane Dow, 55$ cho giờ, xuất trường liệu thuộc cột Std.Rate Trường liệu hiển thị 55$ cho ngày (current date) thay đổi tới 1/6/15 ngày sau Nó hiển thị mức lương trung bình 63,25$ cho 10.4 Thiết lập tài nguyên nguyên vật liệu Các tài nguyên nguyên vật liệu mặt hàng tiêu dùng mà bạn sử dụng dự án tiến triển Trong dự án xây dựng, tài nguyên nguyên vật liệu bao gồm đinh, gỗ bê tông Bạn làm việc với tài nguyên nguyên vật liệu Project để theo dõi số lượng mức độ tiêu thụ tài nguyên ngun vật liệu chi phí liên quan Khơng giống tài nguyên làm việc, bạn nhập giá trị lượng phân công tối đa cho tài nguyên chi phí tài nguyên nguyên vật liệu Bởi chúng khơng phải loại tài ngun thực thi công việc nên giá trị lượng phân công tối đa không áp dụng Mặc dù Project hệ thống hoàn chỉnh cho việc kiểm kê theo dõi hàng hóa, giúp bạn nhanh chóng có thơng tin lượng tài ngun nguyên vật liệu tiêu thụ với chi phí Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, in thử sách thiếu nhi tài nguyên tiêu thụ mà bạn quan tâm Đây ma két có độ trung thực cao sách tạo trước sách in thương mại Bởi in thử tương đối đắt tiền để tạo bạn muốn kê khai chi phí kế hoạch dự án Để làm vậy, bạn cần phải tạo tài nguyên nguyên vật liệu Trong ví dụ này, bạn nhập thơng tin tài nguyên nguyên vật liệu Bước 1: Trong khung nhìn Resource Sheet, kích vào trường liệu trống hàng thuộc cột Resource Name Bước 2: Gõ Bound galley proofs Bước 3: Trong trường liệu thuộc cột Type hàng, kích vào biểu tượng đầu mũi tên chọn Material, sau bấm phím Tab Bước 4: Trong trường liệu thuộc cột Material Label, gõ coppies Copies-số đơn vị đo lường ( hay gọi đơn vị tính) mà bạn sử dụng cho tài nguyên nguyên vật liệu Bạn nhìn thấy nhãn lần phần “Phân công tài nguyên nguyên vật liệu tới nhiệm vụ” phần sau chương Bước 5: Trong trường liệu thuộc cột Std.Rate, gõ 15 sau nhấn phím Enter Đây chi phí cho đơn vị tài nguyên nguyên nguyên vật liệu này, hay nói cách khác tài nguyên Bound galley proofs có chi phí 15$ Ở phần sau chương này, bạn rõ số lượng tài nguyên nguyên vật liệu bạn phân công tới nhiệm vụ Sau Project tính tốn chi phí phân cơng tài ngun ngun vật liệu theo chi phí cho đơn vị tài nguyên mà bạn nhập nhân với số lượng tài nguyên phân công Cho đến chương này, bạn tập trung vào chi tiết tài nguyên Đối với phần lại chương, tập trung bạn chuyển sang phần tinh chỉnh chi tiết phân công Chương X 154 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com 10.5 Trì hỗn bắt đầu phân cơng Nếu có nhiều tài nguyên phân công tới nhiệm vụ, bạn khơng muốn tất tài ngun bắt đầu làm việc nhiệm vụ thời điểm Bạn trì hỗn bắt đầu làm việc nhiều tài nguyên phân công tới nhiệm vụ Ví dụ, giả sử có bốn tài nguyên phân công tới nhiệm vụ Lúc ban đầu ba số bốn tài nguyên làm việc nhiệm vụ, sau tài nguyên thứ tư kiểm tra chất lượng làm việc Tài nguyên thực việc kiển tra nên bắt đầu công việc muộn so với tài nguyên khác Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, kế hoạch sách thiếu nhi bao gồm nhiệm vụ mà tác giả sách, Tad Orman, thư ký tòa soạn phân cơng tới Mục đích nhiệm vụ tác giả xem xét lại chỉnh sửa thực tới thảo sách anh ấy, khơng lâu sau đó, thư ký tịa soạn bắt đầu hợp nhập thông tin phản hồi tác giả Ngay hai tài nguyên phân công để làm việc suốt thời hạn thực nhiệm vụ, bạn lại muốn trì hỗn bắt đầu cơng việc thư ký tòa soạn, thư ký tòa soạn bắt đầu sau hai ngày làm việc kể từ lúc nhiệm vụ bắt đầu thực Trong ví dụ này, bạn trì hỗn bắt đầu phân cơng tài nguyên tới nhiệm vụ Bạn cần tập tin Advanced Assignments_Start nằm thư mục Practises/Chapter 10 kèm theo sách Mở tập tin Advanced Assignments _Start lưu thành tập tin khác có tên Advanced Assignments Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích vào Task Usage Bạn nhớ lại từ chương 8, khung nhìn Task Usage nhóm tài nguyên phân công bên nhiệm vụ Bước 2: Trong cột Task Name, nhiệm vụ 18, Author review of content edit, kích vào tài nguyên phân công Copyeditors Bước 3: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Như bạn thấy, nhiệm vụ có hai tài ngun phân cơng tới nó: thư ký tòa soạn-Copyeditors tác giả sách mới, Tad Orman Tiếp theo bạn trì hỗn phân cơng tài nguyên Copyeditors khung nhìn Task Usage Bước 4: Trên tab Format, nhóm lệnh Assignment, kích vào Information Hộp thoại Assignment Information xuất Bước 5: Kích vào tab General chưa chọn, sau hộp nhập có nhãn Start, gõ chọn 04/5/15 Chương X 155 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 6: Nhấn OK để đóng hộp thoại Assignment Information Project điều chỉnh phân công tài nguyên Copyeditors nhiệm vụ để anh làm việc không (0h) ngày thứ năm thứ sáu Bây giờ, phần bảng pha thời gian –timephased khung nhìn, bạn thấy thời gian làm việc 0h lên tiến độ cho tài nguyên Copyeditors vào ngày thứ năm 30/4 thứ sáu 01/5 Các tài nguyên khác phân công tới nhiệm vụ không bị ảnh hưởng Lưu ý tổng số thời gian làm việc nhiệm vụ không thay đổi, thời hạn thực thay đổi, ngày kết thúc lùi lại hai ngày làm việc Lưu ý: Nếu bạn muốn phân công bắt đầu thời gian cụ thể vào ngày cụ thể bạn rõ thời gian hộp nhập có nhãn Start Ví dụ, bạn muốn phân công tài nguyên Copyeditors bắt đầu lúc P.M 30 tháng tư gõ 30/4/15 1:00 PM Cịn khơng, Project sử dụng thời gian bắt đầu mặc định Để thay đổi thời gian bắt đầu mặc định, vào tab File, chọn Options Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab Schedule, trường liệu Default Start Time, nhập giá trị mà bạn muốn 10.6 Áp dụng đường biên cho phân cơng Trong khung nhìn Resource Usage Task Usage, bạn thấy cách đầy đủ việc thời gian làm việc phân công tài nguyên phân phối theo thời gian Ngoài việc xem chi tiết phân cơng, bạn thay đổi số lượng thời gian mà tài nguyên làm việc nhiệm vụ khoảng thời gian cụ thể Có nhiều cách để làm điều này: - Áp dụng đường biên thời gian làm việc định trước tới phân công Các đường biên định trước thường mô tả thời gian làm việc phân phối theo thời gian dạng biểu đồ đồ thị Ví dụ, đường biên định trước Bell phân phối thời gian Chương X 156 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com làm việc vào lúc bắt đầu kết thúc phân công phân phối nhiều thời gian làm việc đoạn Nếu bạn minh họa biểu đồ đồ thị thời gian làm việc theo thời gian hình dạng biểu đồ trơng giống chuông - Chỉnh sửa trực tiếp chi tiết phân cơng Ví dụ, khung nhìn Resource Usage Task Usage, bạn trực tiếp thay đổi giá trị phân công lưới pha thời gian Bạn áp dụng đường biên hay chỉnh sửa phân công nào, phụ thuộc thứ bạn cần hoàn thành Các đường biên định trước làm việc tốt phân cơng mà bạn dự đốn hình dáng kết đạt được, ví dụ, nhiệm vụ địi hỏi thời gian tăng lợi dụng đường biên định trước Back Loaded để phản ánh khả mà tài nguyên làm việc nhiều vào thời điểm cuối phân công Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn xem xét lại phân công kế hoạch sách thiếu nhi với tài nguyên phân cơng Một tài ngun nói với bạn với kinh nghiệm trước biểu đồ thời gian làm việc theo tiến độ số nhiệm vụ mà cô đảm nhận không phù hợp với biểu đồ thời gian làm việc hàng ngày mà cô mong muốn Bạn muốn cập nhật kế hoạch để mơ hình hóa đường biên thời gian làm việc mong đợi xác phân cơng Bạn có phân cơng khác địi hỏi phải có điều chỉnh Trong ví dụ này, bạn áp dụng đường biên thời gian làm việc định trước tới phân công chỉnh sửa tay phân công khác Bước 1: Trong cột Task Name, nhiệm vụ 38, Final review, kích chọn tài nguyên Carole Poland Bước 2: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll To Task Như bạn thấy lưới pha thời gian bên phải, hai tài nguyên lên tiến độ để làm việc nhiệm vụ bốn ngày (có nghĩa là, 50 phần trăm thời gian làm việc sẵn có họ) tài nguyên thứ ba lên tiến độ để làm việc toàn thời gian nhiệm vụ Tất phân công áp dụng đường biên định trước Flat-đó là, thời gian làm việc phân bố theo thời gian Đây đường biên thời gian làm việc định trước mặc định mà Project sử dụng lên tiến độ thời gian làm việc Bạn muốn thay đổi phân công Carole Poland nhiệm vụ để cô bắt đầu phân công với thời gian làm việc sau tăng thời gian làm việc cô nhiệm vụ tiến triển Để đạt điều này, bạn áp dụng đường biên định trước Back Loaded cho phân cơng Lưu ý nhiệm vụ 38, Final review loại nhiệm vụ có thời hạn thực cố định, khơng phải loại nhiệm vụ có lượng phân cơng cố định mặc định Nhiệm vụ thuộc loại giữ thời hạn thực không đổi bạn điều chỉnh phân cơng Bước 3: Trên tab Format, nhóm lệnh Assignment, kích vào Information Hộp thoại Assignment Information xuất Kích vào tab General chưa chọn Chương X 157 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 4: Nhấp vào biểu tượng đầu mũi tên để hiển thị tùy chọn hộp chọn có nhãn Work Contour Đây tất đường biên thời gian làm việc định trước, số tên chúng nói lên hình dạng biểu đồ thời gian làm việc tài nguyên theo thời gian đường biên áp dụng Bước 5: Chọn Back Loaded, sau nhấn OK để đóng hộp thoại Assignment Information Project áp dụng đường biên tới phân công tài nguyên lên lại tiến độ thời gian làm việc cô nhiệm vụ Chỉ thị đường biên tương ứng với loại đường biên áp dụng-Back Loaded trường hợp Bạn thấy ngày thời hạn thực nhiệm vụ, Carole Poland phân công thêm chút thời gian làm việc Bạn xem thị đường biên cột thị ID hiển thị loại đường viền áp dụng cho phân công Bước 6: Trong cột thị ID, di chuyển chuột đến số đường biên Project hiển thị ScreenTip mô tả loại đường biên áp dụng cho phân công Lưu ý: Áp dụng đường biên cho nhiệm vụ thuộc loại có thời hạn thực cố định khiến Project tính tốn lại thời gian làm việc tài nguyên để tài nguyên làm việc thời hạn thực Ví dụ, tổng số thời gian làm việc Carole nhiệm vụ 38 bị Chương X 158 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com giảm từ 20 xuống 12 bạn áp dụng đường biên Tùy thuộc vào loại nhiệm vụ, việc áp dụng đường biên cho phân cơng khiến cho tồn thời hạn thực nhiệm vụ bị kéo dài Nhiệm vụ 38 nhiệm vụ có thời hạn thực cố định, việc áp dụng đường biên không thay đổi thời hạn thực nhiệm vụ Tuy nhiên, nhiệm vụ thuộc loại có thời gian làm việc cố định có lượng phân cơng cố định điều xảy Nếu bạn khơng muốn việc áp dụng đường biên dẫn đến kéo dài thời hạn thực nhiệm vụ, thay đổi loại nhiệm vụ (chọn hộp chọn có nhãn Task Type tab Advanced hộp thoại Task Information) thành Fixed Duration trước áp dụng đường biên Tiếp theo, bạn trực tiếp chỉnh sửa thời gian làm việc phân công nhiêm vụ khác Bước 6: Trong cột Task Name, nhiệm vụ 38, Final review, kích chọn tài nguyên phân công Hany Morcos Lưu ý Hany phân công làm việc bốn ngày suốt thời hạn thực phân công Tại lại bốn ? Bình thường Hany làm việc tám ngày ngày làm việc cô (được định đoạt lịch tài nguyên cô) Tuy nhiên, cô phân công tới nhiệm vụ với lượng phân cơng 50 phần trăm, mà thời gian làm việc lên tiến độ bốn ngày Bạn muốn tăng thời gian làm việc Hany hai ngày cuối nhiệm vụ để làm việc tồn thời gian (full time) hai ngày Để thực điều này, bạn chỉnh sửa tay thời gian làm việc phân công cô Trong lưới pha thời gian phần bên phải khung nhìn Task Usage, chọn thời gian làm việc phân công 4h Hany Morcos thứ ngày tháng Lưu ý: Di chuyển trỏ chuột tới nhãn ngày tiêu đề biểu thời gian (M, T, W, vv) giá trị ngày tháng ngày hơm xuất ScreenTip Bước 9: Gõ 8h, sau nhấn phím Tab Bước 10: Trong phân công Hany thứ ngày tháng 9, gõ 8h, sau nhấn phím Enter Hany phân công làm việc tám ngày ngày thứ Tư (2/9) thứ Năm (3/9) Project hiển thị thị đường biên cột thị ID cho thấy đường biên chỉnh sửa thủ công áp dụng tới phân công Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm thông tin chi tiết việc áp dụng đường biên cho phân công điều liên quan đến phân cơng, bạn ghi lại chi tiết lưu ý phân cơng Trong khung nhìn Task Usage Resource Usage, chọn phân công sau kích vào nút Notes nhóm lệnh Assignment tab Format Ghi phân công tương tự ghi cho nhiệm vụ tài nguyên Dưới vài khả khác mà bạn áp dụng khung nhìn dạng Usage: Chương X 159 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Ngoài việc chỉnh sửa giá trị thời gian làm việc tay cấp độ tài nguyên bạn làm trên, bạn chỉnh sửa thời gian làm việc cấp độ nhiệm vụ Khi bạn thay đổi giá trị thời gian làm việc cấp độ nhiệm vụ, Project điều chỉnh giá trị thời gian làm việc tài nguyên cho phù hợp với lượng phân cơng tài ngun phân cơng Ví dụ, giả sử ngày cụ thể, hai tài nguyên phân công tài nguyên làm việc bốn tới nhiệm vụ có tổng số thời gian làm việc tám Nếu sau bạn thay đổi tổng số thời gian làm việc nhiệm vụ cho ngày hơm thành 12 giờ, Project tăng thời gian làm việc tài nguyên từ bốn lên đến sáu - Bạn chia tách nhiệm vụ khung nhìn Gantt chart để kê khai gián đoạn nhiệm vụ bạn làm chương Bạn chia tách nhiệm vụ khung nhìn Task Usage cách nhập giá trị thời gian làm việc "0" ô nằm hàng với nhiệm vụ lưới pha thời gian cho ngày bạn mà muốn gián đoạn Để bảo tồn tổng số thời gian làm việc nhiệm vụ, bạn nên thêm số lượng thời gian làm việc tương ứng với lượng thời gian bị gián đoạn vào thời điểm cuối nhiệm vụ Ví dụ, giả sử nhiệm vụ bắt đầu vào thứ hai thời hạn thực ngày, ngày làm việc Biểu đồ thời gian làm việc (theo ngày) 8, 8, Bạn gián đoạn làm việc nhiệm vụ vào ngày thứ ba sau thêm tám vào ngày kết thúc nhiệm vụ (trong trường hợp thứ sáu) Biểu đồ thời gian làm việc 8, 0, 8, - Khi chỉnh sửa giá trị lưới pha thời gian, bạn làm việc với liệu có phần giống với lúc làm việc với ô liệu phần mềm Microsoft Excel, bạn kéo thả giá trị sử dụng tiện ích AutoFill để chép giá trị sang ô bên phải bên 10.7 Áp dụng mức lương khác tới phân công Nhớ lại phần “Nhập nhiều mức lương cho tài nguyên” đầu chương, bạn thiết lập tới năm mức lương cho tài nguyên, điều cho phép bạn áp dụng mức lương khác tới phân công khác tài nguyên; ví dụ, mức lương khác phụ thuộc vào kỹ yêu cầu phân công khác Đối với phân công, ban đầu Project mặc định sử dụng bảng mức chi phí A, bạn định bảng mức chi phí khác nên sử dụng Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, Hany phân công tới nhiệm vụ 36, Proof and review, công việc giống với việc biên tập nội dung vai trò mặc định cô biên tập dự án, phân công cô sử dụng mức lương mặc định cô biên tập dự án Bạn áp dụng mức lương khác để kê khai cho vai trò biên tập nội dung cô nhiệm vụ Nhớ lại bạn thiết lập mức lương thứ hai cho Hany phần Trong ví dụ này, bạn thay đổi bảng mức chi phí áp dụng tới phân công Bước 1: Trong cột Task Name, nhiệm vụ 36, Proof and review, kích vào tài ngun phân cơng Hany Morcos Tiếp theo, bạn xem chi phí phân cơng Hany Bước 2: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau nhấp vào Cost Project hiển thị bảng chi phí Cost Lưu ý chi phí phân cơng Hany tới nhiệm vụ là: 1.550,00 $ Chương X 160 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 3: Trên tab Format, nhóm lệnh Assignment, kích vào Information Hộp thoại Assignment Information xuất Bước 4: Kích vào tab General chưa chọn Bước 5: Trong hộp chọn có nhãn Cost Rate Table, gõ chọn B, sau nhấn OK để đóng hộp thoại Assignment Information Proejct áp dụng bảng mức chi phí B Hany tới phân cơng Mức chi phí phân cơng này, 1.800,00 $, xuất cột có nhãn Total Cost Giá trị chi phí dùng để tính tốn chi phí nhiệm vụ khái quát nhiệm vụ tổng quát dự án Lưu ý: Nếu bạn thường xuyên thay đổi bảng mức chi phí cho phân cơng, bạn thấy cách nhanh chóng hiển thị trực tiếp trường liệu Cost Rate Table khung nhìn Resource Usage Task Usage Hiển thị cạnh phải phần bảng khung nhìn dạng Usage, kích Add New Column, sau chọn Cost Rate Table 10.8 Phân công tài nguyên nguyên vật liệu tới nhiệm vụ Trong phần “ Thiết lập tài nguyên nguyên vật liệu” chương này, bạn tạo tài nguyên nguyên vật liệu có tên Bound galley proofs Nhớ lại tài nguyên nguyên vật liệu sử dụng tiêu thụ dự án tiến triển Ví dụ phổ biến dự án xây dựng tài nguyên gỗ bê tông Khi phân công tài nguyên nguyên liệu, bạn xử lý tiêu hao chi phí theo hai cách: - Phân công tài nguyên nguyên vật liệu với số lượng định tới nhiệm vụ Project nhân chi phí cho đơn vị tài nguyên với số lượng tài nguyên phân công để xác định tổng chi phí (Bạn sử dụng phương pháp ví dụ sau đây) - Phân tài nguyên nguyên vật liệu với tỉ lệ biến đổi số lượng tới tới nhiệm vụ Project điều chỉnh số lượng chi phí tài nguyên thời hạn thực nhiệm vụ thay đổi Phương pháp mô tả chi tiết cuối phần Chương X 161 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn quan tâm theo dõi việc sử dụng chi phí tài nguyên Bound galley proofs dự án sách thiếu nhi Trong ví dụ này, bạn phân công tài nguyên nguyên vật liệu tới nhiệm vụ nhập số lượng tiêu thụ tài nguyên Bước 1: Trên tab Task, nhóm lệnh View, kích Gantt Chart Bước 2: Trong cột Task Name, kích vào tên nhiệm vụ 38, Final review Bạn dự đoán bạn cần đến 20 Bound galley proofs cho nhiệm vụ Bước 3: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Bước 4: Trên tab Resource, nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resources Hộp thoại Assign Resources xuất Bước 5: Trong hộp thoại Assign Resources, chọn trường liệu thuộc cột Units tài nguyên Bound galley proofs Bước 6: Gõ chọn 20, sau nhấn vào nút Assign Project phân công tài nguyên nguyên vật liệu tới nhiệm vụ tính tốn chi phí phân công 300 $ (15 $ cho x với 20 bản) Khi bạn phân công tài nguyên nguyên vật liệu tới nhiệm vụ, đơn vị tính xuất cột Units Bởi Bound galley proofs tài nguyên nguyên vật liệu nên khơng thể làm việc Vì vậy, việc phân công tài nguyên nguyên vật liệu không ảnh hưởng đến thời hạn thực nhiệm vụ Bước 7: Bấm nút Close để đóng hộp thoại Assign Resources * Mức tiêu thụ biến đổi tài nguyên Bạn phân công tài nguyên nguyên vật liệu với số lượng định hoặc mức tiêu thụ cố định tới nhiệm vụ Một cách khác để sử dụng tài nguyên nguyên vật liệu phân công chúng với mức tiêu thụ biến đổi Sự khác biệt hai mức tiêu thụ sau: - Một mức tiêu thụ cố định có nghĩa là, không quan tâm tới thời hạn thực nhiệm vụ mà tài nguyên nguyên vật liệu phân công tới, số lượng tuyệt đối tài nguyên nguyên vật liệu sử dụng Ví dụ, đổ bê tơng cho móng ngơi nhà địi hỏi số lượng bê tơng định mà không quan tâm đến vấn đề phải để đổ Chương X 162 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Một mức tiêu thụ biến đổi có nghĩa là, số lượng tài nguyên nguyên vật liệu tiêu thụ phụ thuộc vào thời hạn thực nhiệm vụ Ví dụ, vận hành máy phát điện, lượng nhiên liệu tiêu thụ nhiều so với giờ, bạn định mức tiêu thụ nhiên liệu theo Bạn nhập mức tiêu thụ biến đổi số lượng tài nguyên tiêu thụ theo thời gian; Ví dụ, bạn nhập "2/h" để ghi lại mức tiêu thụ hai lít nhiên liệu cho Sau bạn nhập mức tiêu thụ biến đổi cho phân công tài nguyên nguyên vật liệu, Project tính tốn tổng số lượng tài ngun ngun vật liệu tiêu thụ dựa thời hạn thực nhiệm vụ Lợi ích việc sử dụng mức tiêu thụ biến đổi gắn chặt với thời hạn thực nhiệm vụ Nếu thời hạn thực thay đổi, số lượng chi phí tính tốn tài nguyên nguyên vật liệu thay đổi theo Khi bạn cần theo dõi tài nguyên nguyên vật liệu cấp độ chi phí sử dụng mức tiêu thụ biến đổi 10.9 Xem khả làm việc tài nguyên Nhớ lại số lượng thời gian mà tài nguyên làm việc nhiệm vụ dự án gọi khả làm việc tài nguyên đó, Project, khả làm việc đo đơn vị tính Theo mặc định, đơn vị tính thể giá trị phần trăm, với 0% nghĩa khả làm việc không 100% có nghĩa tồn khả làm việc tối đa khả làm việc tài nguyên đơn lẻ theo tiến độ làm việc bình thường 40 tuần Trong Project, khả làm việc tối đa tài nguyên theo dõi giá trị trường liệu có nhãn Max.Units Ngay nhà quản lý dự án có kinh nghiệm ước tính cao khả làm việc tài nguyên người phân bổ để làm việc dự án cụ thể Điều dẫn đến vấn đề trình thực thi dự án tài ngun khơng hài lịng, đặc biệt người quản lý dự án ước tính mức số lượng thời gian làm việc cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ dự án Có nhiều lý đáng để mong đợi số thay đổi với ước tính thời gian làm việc nhiệm vụ- đặc biệt giai đoạn lập kế hoạch ban đầu dự án Tuy nhiên, khả làm việc tài nguyên nên trở lên dễ dàng để ước tính thêm xác Phần giới thiệu số cơng cụ hữu ích Project giúp bạn xem hiểu rõ khả làm việc tài nguyên Việc nhìn thấy khả làm việc tài nguyên mang đến cho bạn nắm bắt tốt toàn khả làm việc dự án bạn Việc trợ giúp thông tin cho bạn bên liên quan dự án điều chỉnh tới phạm vi dự án để phù hợp với khả làm việc nguyên (hoặc ngược lại) Thơng thường, bạn mong đợi tình sau xảy khả làm việc tài nguyên: - Thời gian làm việc dự kiến so với khả làm việc tài nguyên Bạn có thể sử dụng phần thời gian tài nguyên bạn cho dự án khác làm nhiều công việc dự án - Thời gian làm việc dự kiến vượt khả làm việc tài nguyên Bạn cần phải giảm bớt phạm vi công việc tăng thêm tài nguyên - Thời gian làm việc dự kiến xấp xỉ với khả làm việc tài nguyên Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, vào thời điểm việc lập kế hoạch sách thiếu nhi mới, bạn thiết lập danh sách nhiệm vụ ban đầu chi tiết ban đầu tài nguyên Bây bạn kiểm tra khả làm việc tài nguyên cách chi tiết Trong ví dụ này, bạn xem xét khả làm việc tài nguyên riêng rẽ theo ngày tháng khoảng thời gian mà dự án lên tiến độ Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Resource Views, kích vào Resource Usage Project hiển thị khung nhìn Resource Usage Chương X 163 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Nhớ lại khung nhìn này, phần khu vực bên trái tổ chức xắp xếp nhiệm vụ nằm bên tài nguyên phân công tới chúng Phần khu vực bên phải cho thấy phân công giá trị khác tổ chức theo trình tự thời gian Ở phần này, cần tập trung vào việc nhìn thấy sẵn sàng để làm việc tài nguyên Để bắt đầu, bạn chuyển đổi phần lưới pha thời gian để nhìn thấy sẵn sàng để làm việc tài nguyên Bước 2: Trên tab Format, nhóm lệnh Details, tích chọn hộp kiểm có nhãn Remaining Availability Bước 3: Trên tab Format, nhóm lệnh Details, bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Work Project ẩn chi tiết thời gian làm việc để lại chi tiết Remaining Availability Bước 4: Kích vào tiêu đề cột Resouce Name Bước 5: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích vào Outline sau kích vào Hide Subtasks Bây bạn nhìn thấy phía bên phải khung nhìn giá trị sẵn sàng để làm việc lại theo ngày tất tài nguyên làm việc Các tài nguyên làm việc toàn thời gian, Carole Poland, sẵn sàng mong chờ làm việc 8h ngày cho ngày mà họ khơng có phân cơng Dan Jump, tài nguyên làm nửa thời gian với 50% max.Units, sẵn sàng làm việc ngày Jun Cao, người có tiến độ làm việc kiểu "four-by-ten" sẵn sàng làm việc 10 ngày bốn ngày tuần Tiếp theo, bạn điều chỉnh mức độ zoom phần lưới pha thời gian để xem sẵn sàng để làm việc theo tháng Bước 6: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, kích Months hộp chọn Timescale Chương X 164 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project cho thấy gian sẵn sàng để làm việc cho tài nguyên theo tháng Lưu ý có số giá trị phân cơng tên tài nguyên định dạng màu đỏ có thị cảnh báo bên cạnh tên họ Những tài nguyên bị phân bổ vượt mức, họ bị phân công nhiều thời gian làm việc so với khả làm việc cho phép họ Bạn giải tài nguyên bị phân bổ vượt mức chương 11 Lưu ý: Trong phần này, bạn kiểm tra khả làm việc tài nguyên khung nhìn Resource Usage Các khung nhìn khác Project giúp bạn xem quản lý khả làm việc tài nguyên bao gồm khung nhìn Resource Graph (vào tab View, nhóm lệnh Resource Views, kích Other Views sau kích vào Resource Graph) hai báo cáo tập trung vào tài ngun (trên tab Report, nhóm lệnh View Reports, kích Resources sau nhấp vào báo cáo thuộc danh sách liệt kê) 10.10 Điều chỉnh phân cơng khung nhìn Team Planner Quan trọng: Khung nhìn Team Planner có sẵn Project Professional, khơng có Project Standard Nếu bạn có Project Standard bỏ qua phần Khung nhìn Task Usage Resource Usage khung nhìn có tính mạnh mẽ mà bạn hoàn thành mục tiêu phức tạp, kiểu việc điều chỉnh tay đường biên áp dụng cho phân cơng Nếu khung nhìn đưa nhiều chi tiết so với mong muốn bạn Project Professional cung cấp khung nhìn khác đơn giản có tính mạnh gọi Team Planner Trong khung nhìn Team Planner, bạn thấy nhiệm vụ tổ chức xắp xếp theo tài nguyên phân công đến (giống khung nhìn Resource Usage) nhiệm vụ chưa có phân cơng Cả nhiệm vụ có khơng phân cơng tài ngun đến hai loại sau khung nhìn Team Planner, : - Nhiệm vụ lên tiến độ: Được lên tiến độ khoảng thời gian cụ thể hiển thị khung nhìn Team Planner thời điểm cụ thể - Nhiệm vụ khơng lên tiến độ-Unscheduled: Các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng, có khơng có tài ngun phân cơng tới Cái mà khung nhìn Team Planner cho phép, cịn khung nhìn dạng Usage khơng cho phép phương pháp đơn giản kéo thả để lên lại tiến độ phân công lại tài nguyên cho nhiệm vụ Nhiệm vụ: Tại xuất Lucerne Publishing, bạn thấy khung nhìn Team Planner đặc biệt hữu ích xem xét lại phân công tài nguyên làm việc kế hoạch sách thiếu nhi Bạn nhận số vấn đề phân công tài nguyên mà bạn cần phải giải bạn làm điều khung nhìn Team Planner Chương X 165 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong ví dụ này, bạn kiểm tra phân công tài nguyên giải số vấn đề việc phân bổ vượt mức, số vấn đề nhiệm vụ chưa phân công chưa lên tiến độ Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Resource Views, kích Team Planner Khung nhìn Team Planner xuất Lưu ý: Bạn kích vào shortcut khung nhìn Team Planner trạng thái, góc bên phải cửa sổ Project Bước 2: Trong cột Resource Name, chọn Carole Poland Bước 3: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Các phân công ban đầu tài nguyên Carole Poland hiển thị khung nhìn Khu vực mà nhiệm vụ phân công tài nguyên không lên tiến độ Khu vực mà nhiệm vụ không phân công tài nguyên không lên tiến độ Khu vực mà nhiệm vụ phân công tài nguyên lên tiến độ Khu vực mà nhiệm vụ không phân công tài nguyên lên tiến độ Đầu tiên, bạn lên tiến độ cho nhiệm vụ phân công chưa lên tiến độ (tức có chế độ tiến độ thủ cơng) Carole Poland có nhiệm vụ chưa lên tiến độ số nhiệm vụ lên tiến độ Trong thực tế, nhiệm vụ lên tiến độ cô khiến cô bị phân bổ vượt mức, hình chữ nhật màu đỏ mà Project vẽ bao quanh số phân cơng Corole tháng tư nói cho bạn biết lúc cô bị phân bổ vượt mức Bạn muốn nhiệm vụ không lên tiến độ Carole, Launch planning, bắt đầu vào đầu Tháng Tám, bạn di chuyển tới Bước 4: Di chuyển cuộn ngang khung nhìn tuần chứa nhãn ngày tháng (09 Aug’ 15) nhìn thấy thời gian biểu-Timescale Lưu ý: Bạn bấm tổ hợp phím CTRL + G trường liệu Date hộp thoại Go To, gõ chọn 9/8/15 sau nhấn OK Bước 5: Kích, giữ kéo nhiệm vụ không lên tiến độ, Launch planning, dọc theo hàng Carole để ngày nhiệm vụ bắt đầu Thứ hai ngày 10 tháng Như phần biểu đồ Gantt khung nhìn Gantt Chart, chiều dài bar nhiệm vụ lên tiến độ tương ứng với thời hạn thực Tùy thuộc vào mức độ zoom Chương X 166 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com khung nhìn mà bạn khơng nhìn thấy đầy đủ tên nhiệm vụ số bar đại diện cho nhiệm vụ Bước 6: Di chuyển trỏ chuột tới nhiệm vụ mà bạn vừa lên tiến độ Một ScreenTip xuất chứa đựng các chi tiết cốt yếu nhiệm vụ Lưu ý nhiệm vụ lên tiến độ với thời gian ngày tháng cụ thể nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng chuyển sang chế độ tiến độ tự động Tiếp theo, bạn lên tiến độ cho nhiệm vụ chưa lên tiến độ Hanny Morcos bạn phân cơng lại cho Carole Bạn muốn nhiệm vụ hoàn thành vào đầu tháng tám Bước 7: Kích, giữ kéo nhiệm vụ chưa lên tiến độ Hanny Morcos, Assign launch team members, tới hàng Carole để ngày bắt đầu nhiệm vụ thứ ba ngày 11 tháng Project lên tiến độ phân công lại nhiệm vụ Tiếp theo, bạn phân công hai nhiệm vụ chưa phân công chưa lên tiến độ Cả hai nhiệm vụ cần phân cơng cho Hany Morcos Bước 8: Kích, giữ kéo nhiệm vụ chưa phân công đầu tiên, Complete author questionnaire, tới hàng Morcos để ngày bắt đầu nhiệm vụ Thứ ngày 17 tháng Bước 9: Kích, giữ kéo nhiệm vụ chưa phân cơng cịn lại, Schedule author interviews, tới hàng Morcos để ngày bắt đầu nhiệm vụ Thứ ngày 18 tháng Chương X 167 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bây hai nhiệm vụ phân công lên tiến độ chúng nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng Để kết thúc ví dụ này, bạn giải số vấn đề phân bổ vượt mức tài nguyên mà bạn nhìn thấy khung nhìn Team Planner Bước 10: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh hộp chọn Timescale kích vào tuần Weeks Thời gian biểu điều chỉnh để hiển thị kế hoạch nhiều Bước 11: Di chuyển cuộn ngang tuần chứa ngày 28 tháng (June 28/06) nhìn thấy thời gian biểu Hầu hết tài nguyên bị phân bổ vượt mức kế hoạch họp hàng tuần tình trạng biên tập (đại diện khung nhìn đoạn thẳng đứng) chồng chéo với nhiệm vụ khác Bởi lần xảy họp tình trạng biên tập kéo dài tiếng đồng hồ nên bạn không bận tâm đến việc giải phân bổ vượt mức mức độ Tuy nhiên bạn thấy phân bổ vượt mức nghiêm trọng Hany Morcos tuần có chứa ngày 28 tháng Bởi bạn cần tồn quan tâm Hany dành cho nhiệm vụ Interior illustration design nên bạn phân công lại nhiệm vụ Copyedit incorp cho người khác Bước 12: Kích chuột phải vào nhiệm vụ Copyedit incorp Hany, Shortcut menu xuất hiện, kích vào Reassign To, sau chọn Carole Poland Chương X 168 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project phân công lại nhiệm vụ không thay đổi ngày bắt đầu, ngày kết thúc hay thời hạn thực nhiệm vụ Lưu ý: Bạn phân cơng lại nhiệm vụ cách kéo chúng từ tài nguyên tới tài nguyên khác Để kiểm soát tốt việc lên tiến độ nhiệm vụ bạn phân công lại chúng theo cách này, thiết lập thời gian biểu theo ngày (để làm điều này, vào tab View, nhóm lệnh Zoom, kích Days hộp chọn có nhãn Timescale) Vẫn cịn có vấn đề phân bổ vượt mức kế hoạch này, chúng vấn đề nhỏ mà bạn không cần quan tâm thêm tới chúng Chương X 169 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tinh chỉnh kế hoạch dự án Chương XI 170 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong ba chương trước, bạn tập trung vào chi tiết nhiệm vụ, tài nguyên phân công Bây giờ, bạn kiểm tra kết việc làm trước bạn tiến độ đào sâu phân công tài nguyên Trong số trường hợp, bạn xem lại tính Project giới thiệu chương trước, chương tập trung bạn việc quản lý xuyên xuốt toàn kế hoạch, bao gồm thời hạn thực tổng thể chi phí tổng thể 11.1 Kiểm tra phân bổ tài nguyên theo thời gian Trong phần này, bạn tập trung việc phân bổ tài nguyên-Đó phân công nhiệm vụ mà bạn làm ảnh hưởng đến khối lượng công việc tài nguyên làm việc (người thiết bị) kế hoạch Khả làm việc tài nguyên giai đoạn thời gian định định đoạt khả làm việc tối đa lịch tài nguyên Mối quan hệ khả làm việc tài nguyên phân cơng nhiệm vụ gọi phân bổ-allocation Mỗi tài nguyên làm việc ba trạng thái sau phân bổ: - Phân bổ mức-Underallocated: Các phân công tài nguyên không đáp ứng đủ khả làm việc tối đa tài ngun Ví dụ, tài nguyên làm việc toàn thời gian-40 tuần phân công làm việc 25 tuần gọi bị phân bổ mức - Phân bổ mức Fully allocated: Các phân công tài nguyên đáp ứng khả làm việc tối đa tài nguyên Ví dụ, tài nguyên làm việc toàn thời gian-40 tuần phân công làm việc 40 tuần gọi phân bổ mức - Phân bổ vượt mức Overallocated: Các phân công tài nguyên vượt khả làm việc tối đa tài nguyên thời điểm Ví dụ, tài nguyên làm việc toàn thời gian40 tuần phân công làm việc 65 tuần gọi bị phân bổ vượt mức * Đánh giá việc phân bổ tài nguyên Người ta thường nói phân bổ mức tất tài nguyên tất thời điểm mục tiêu nhà quản lý dự án, có lẽ trường hợp đơn giản Tùy thuộc vào chất dự án tài nguyên làm việc đó, số phân bổ mức tốt Phân cơng vượt mức thường có vấn đề khơng có vấn đề, điều tùy thuộc vào lượng phân cơng bị vượt mức Nếu tài nguyên bị phân bổ vượt mức nửa tiếng làm việc, Project đánh dấu phân bổ vượt mức đó, phân bổ vượt mức nhỏ khơng phải vấn đề mà bạn cần phải giải quyết, điều tùy thuộc vào tài nguyên liên quan chất phân công Tuy nhiên, việc phân bổ vượt mức nghiêm trọng-ví dụ, tài ngun phân cơng gấp đơi thời gian làm việc mà có thể thực tuần (ví dụ bắt làm 80 tiếng tuần) ln ln vấn đề, bạn nên biết làm để nhận biết xác nhận kế hoạch để giải Chương giúp bạn nhận biết khắc phục phân bổ vượt mức tài nguyên Các trạng thái phân bổ áp dụng tới tài nguyên làm việc Tài nguyên chi phí nguyên vật liệu tài ngun khơng làm việc, phân cơng chúng đối tượng vấn đề phân bổ tài nguyên Trong Project, khả làm việc tài nguyên đo đơn vị tính; khả làm việc tối đa tài nguyên cụ thể gọi maximum units (có nhãn Max.Units Project) Đơn vị tính đo số (chẳng hạn đơn vị) tỷ lệ phần trăm (như 300% ) Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, kế hoạch sách thiếu nhi phát triển đến mức mà bạn sẵn sàng để kiểm tra kỹ lưỡng phân công tài nguyên vấn đề phân bổ vượt mức Bạn bắt đầu với Carole Poland Trong ví dụ này, bạn xem phân bổ tài nguyên tập trung vào tài nguyên bị phân bổ vượt mức Chương XI 171 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bạn cần tập tin Advanced Plan_Start nằm thư mục Practises/Chapter 11 kèm theo sách Mở tập tin Advanced Plan_Start lưu thành tập tin khác có tên Advanced Plan Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Usage Khung nhìn Resource Views xuất Ở phía bên trái khung nhìn bảng ( theo mặc định bảng Usage) thể phân công nhóm lại theo tài nguyên, tổng số thời gian làm việc phân công tài nguyên, thời gian làm việc phân công Thông tin tổ chức thành dạng đề cương-outline mà bạn bung thu lại Phía bên phải khung nhìn chứa đựng chi tiết phân công (theo mặc định thời gian làm việc) bố trí thời gian biểu Bạn di chuyển cuộn ngang thời gian biểu để xem giai đoạn thời gian khác Bạn thay đổi hiển thị thời gian biểu để hiển thị liệu theo đơn vị: tuần, ngày, vv Chú ý tới tên hàng đầu tiên, Unassigned Mục liệt kê nhiệm vụ mà khơng có tài nguyên phân công đến Tiếp theo, bạn thu đề cương bảng lại để xem tổng số thời gian làm việc tài nguyên theo thời gian Bước 2: Nhấp vào tiêu đề cột Resource Name Bước 3: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích vào Outline sau kích vào Hide Subtasks Lưu ý: Bạn thu đề cương lại cách nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + - (dấu trừ) Project thu gọn đề cương (ẩn phân cơng tài ngun) khung nhìn Resource Usage Bước 4: Trong cột Resource Name, kích vào tên Carole Poland Chương XI 172 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Các phân công tài nguyên bị ẩn đi, giá trị tổng thời gian làm việc ngày tài nguyên theo thời gian xuất lưới pha thời gian bên phải Bước 5: Di chuyển trỏ chuột tới tiêu đề cột có nhãn M (Monday-thứ hai) tuần có chứa ngày 05 Apr’15 lưới pha thời gian Một ScreenTip xuất hiển thị ngày tương ứng với vị trí trỏ chuột: 6/4/15 Các ScreenTips tiện dụng khung nhìn có thời gian biểu, chẳng hạn khung nhìn Resource Usage Gantt Chart Hiện tại, thời gian biểu thiết lập để hiển thị theo tuần ngày Bây bạn thay đổi thời gian biểu để xem liệu thời gian làm việc tổng cộng cách khái quát Bước 6: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, hộp chọn có nhãn Timescale, kích Months Project thay đổi lưới pha thời gian để hiển thị giá trị thời gian làm việc lên tiến độ theo tháng Chú ý tên số giá trị phân công Carole Poland số tài nguyên khác xuất định dạng màu đỏ Định dạng màu đỏ có nghĩa tài nguyên bị phân bổ vượt mức: nhiều thời điểm kế hoạch này, nhiệm vụ phân công tới vượt khả làm việc họ Quan trọng: Nếu bạn khơng nhìn thấy tài nguyên bị phân bổ vượt mức, xem lại hộp thoại Resource Leveling để chắn lựa chọn Day By Day Manual chọn (trên tab Resource, nhóm lệnh Level, kích vào Leveling Options) Nếu bạn khơng nhìn thấy tài ngun bị phân bổ vượt mức, kích vào nút Clear Leveling nhóm lệnh Level Nếu thất bại, mở lại tập tin Advanced Plan_Start Như bạn nhìn thấy lưới pha thời gian, Carole Poland bị phân bổ vượt mức vào tháng tư Và cô bị phân bổ mức tháng khác mà cô phân công Lưu ý thời gian làm việc tháng Carole 45 định dạng màu đỏ Mặc dù thời gian làm việc 45 tháng phân bổ vượt mức tài nguyên làm việc toàn thời gian (8 tiếng ngày), số thời điểm tháng sáu Carole lên tiến độ để làm việc với lượng thời gian lớn lượng thời gian mà xắp xếp Tiếp theo, bạn thay đổi thiết lập thời gian biểu để có nhìn kỹ phân bổ Carole Bước 7: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, hộp chọn có nhãn Timescale, chọn Days Chương XI 173 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project điều chỉnh thời gian biểu trở lại thiết lập trước ( theo ngày) Bước 8: Kích vào biểu tượng expand/collapse hình mũi tên bên cạnh tên Carole cột Name Resource Project bung khung nhìn Resource Usage để hiển thị phân công Carole Bước 9: Nếu cần thiết, di chuyển cuộn ngang khung nhìn bên phải sang phía bên phải để nhìn thấy phân cơng Carole tuần có chứa ngày 19 Apr’15 Tổng thời gian làm việc Carole ngày thứ hai ngày 20 tháng tiếng Và định dạng màu đỏ cho thấy phân bổ vượt mức Carole có hai phân công vào ngày 20 tháng tư: tiếng cho nhiệm vụ Content edit tiếng cho nhiệm vụ Editorial staff meeting (một lần xảy nhiệm vụ định kỳ) Hai nhiệm vụ lên tiến độ chồng chéo lên thời điểm từ đến sáng (Nếu bạn muốn quan sát điều này, điều chỉnh để thời gian biểu hiển thị theo Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, hộp chọn có nhãn Timescale, chọn Hours) Đây phân bổ vượt mức thực sự: Carole có lẽ khơng thể hồn thành hai nhiệm vụ lúc Tuy nhiên, phân bổ vượt mức tương đối nhỏ tới phạm vi kế hoạch, bạn không cần phải bận tâm việc giải phân bổ vượt mức mức độ Tuy nhiên, có phân bổ vượt mức khác nghiêm trọng kế hoạch mà bạn phải giải phần sau chương Bước 10: Kích vào biểu tượng expand/collapse hình mũi tên bên cạnh tên Carole cột Name Resource để ẩn phân công cô Dưới vài điều khác cần lưu ý xem xét phân bổ tài ngun: - Một cách nhanh chóng để tìm phân bổ vượt mức tài nguyên khung nhìn Resource Usage sử dụng nút lệnh Next Overallocation nhóm lệnh Level thuộc tab Resource - Theo mặc định, khung nhìn Resource Usage hiển thị bảng Usage phần bên trái Tuy nhiên, bạn hiển thị bảng khác Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích vào Table sau chọn loại bảng mà bạn muốn hiển thị - Theo mặc định, khung nhìn Resource Usage hiển thị giá trị thời gian làm việc lưới pha thời gian bên trái Tuy nhiên, bạn hiển thị thêm giá trị khác phân công, chẳng hạn chi phí-Cost thời gian sẵn sàng để làm việc lại-Remaining Availability Để làm điều này, tab Format, nhóm lệnh Details, tích chọn giá trị mà bạn muốn hiển thị thêm - Thay sử dụng hộp chọn có nhãn Timescale nhóm lệnh Zoom thuộc tab View để thay đổi thời gian biểu, bạn bấm vào nút Zoom In hoăc Zoom Out trạng thái góc bên cửa sổ làm việc Tuy nhiên, phương pháp khơng tạo cấp độ xác chi tiết mà bạn muốn - Để thấy phân bổ cho loại tài nguyên dạng biểu đồ đồ thị thời gian biểu, bạn hiển thị khung nhìn Resource Graph: vào tab View, nhóm lệnh Resource Chương XI 174 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com View, kích Other Views sau kích Resource Graph Sử dụng phím mũi tên cuộn ngang để chuyển đổi hiển thị tài nguyên khung nhìn - Người sử dụng phiên MS Project Professional sử dụng khung nhìn Team Planner để xem phân công tài nguyên định dạng đơn giản Để thêm thơng tin khung nhìn Team Planner, xem lại chương 10 11.2 Giải phân bổ vượt mức tài nguyên thủ công Trong phần phần tiếp theo, bạn tiếp tục tập trung vào phân bổ tài nguyênđó phân công nhiệm vụ mà bạn thực trước ảnh hưởng đến khối lượng cơng việc phải hoàn thành tài nguyên làm việc kế hoạch Trong phần này, bạn chỉnh sửa tay phân công để giải phân bổ vượt mức tài nguyên Trong phần tiếp theo, bạn tự động giải phân bổ vượt mức tài nguyên Chỉnh sửa phân công tay cách để giải phân bổ tải tài nguyên Bao gồm giải pháp sau đây: - Thay tài nguyên bị phân bổ vượt mức tài nguyên khác cách sử dụng nút Replace hộp thoại Assign Resources - Giảm giá trị trường liệu Units hộp thoại Assignment Information Assign Resources - Phân công thêm tài nguyên khác tới nhiệm vụ để chia sẻ bớt công việc - Thêm thủ cơng trì hỗn cân đối tài nguyên tới phân công Nếu phân bổ vượt mức không nghiêm trọng (như phân công tiếng làm việc ngày làm việc bình thường tiếng), bạn giữ phân bổ vượt mức kế hoạch Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn nhìn thấy thêm phân bổ vượt mức tài nguyên khác kế hoạch mắt sách trẻ em Không giống vượt mức nhỏ Carole Polans mà bạn thấy phần trước, bạn thấy thêm phân bổ vượt mức nghiêm trọng Hany Morcos mà yêu cầu cần phải có hành động khắc phục Trong ví dụ này, bạn sử dụng khung nhìn Resoure Usage để kiểm tra phân công tài nguyên bị phân bổ vượt mức chỉnh sửa phân công để chấm dứt phân bổ vượt mức Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, hộp chọn có nhãn Timescale, chọn Weeks Ở thiết lập hàng tuần, bạn dễ dàng phát phân bổ vượt mức mà chúng cần phải giải Phân công thời gian làm việc 40 tuần cho tài nguyên làm việc toàn thời gian vấn đề nghiêm trọng Chú ý tới số tên xuất định dạng màu đỏ Đây tài nguyên bị phân bổ vượt mức Chương XI 175 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 2: Di chuyển cuộn ngang phần lưới pha thời gian sang bên phải để kiểm tra thêm phân bổ vượt mức nghiêm trọng tuần khác Bạn thấy vài trường hợp phân bổ vượt mức nhỏ, chẳng hạn 41 làm việc tuần, số trường hợp phân bổ vượt mức mà tổng số thời gian làm việc tuần 40 Lưu ý tới phân bổ vượt mức nghiêm trọng có ảnh hưởng đến Hany Morcos tháng Tám Những phân bổ vượt mức đủ nghiêm trọng đến mức chúng đáng nghiên cứu kỹ Bạn bắt đầu với phân công vượt mức Hany tháng Tám Bước 3: Kích vào biểu tượng expand/collapse hình mũi tên bên cạnh tên Hany cột Name Resource Tiếp theo, bạn có nhìn kỹ nhiệm vụ gây phân bổ vượt mức Hany tuần Bước 4: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, hộp chọn có nhãn Timescale, kích vào Days Bước 5: Di chuyển cuộn ngang phần ô lưới biểu thời gian sang bên phải để hiển thị Thứ ngày 21 Tháng Lưu ý: Bạn bấm tổ hợp phím CTRL + G trường liệu Date hộp thoại Go To, gõ chọn 21/8/15 sau nhấn OK Ở dạng thiết lập theo ngày, bạn thấy Hany bị phân bổ vượt mức vào ngày: thứ ngày 21, thứ hai ngày 24 thứ ba ngày 25 tháng Bạn định để giảm bớt thời gian làm việc Hany hai nhiệm vụ Proof and review Create mockup Chương XI 176 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 6: Trong phần lưới pha thời gian khung nhìn Resource Usage, chọn vào ô chứa 8h phân công cho Hany thứ Sáu ngày 21 tháng nhiệm vụ Proof and review Bước 7: Gõ 4h sau nhấn phím Tab nhiều lần để chuyển tập trung tới thứ hai ngày 24 tháng Bước 8: Với 8h phân công cho Hany thứ hai ngày 24 tháng nhiệm vụ Proof and review chọn, gõ 4h sau nhấn phím Tab Bước 9: Với 8h phân công cho Hany thứ ba ngày 25 tháng nhiệm vụ Proof and review chọn, gõ 4h sau nhấn phím Tab Bước 10: Lựa chọn 8h phân công cho Hany thứ Sáu ngày 21 tháng nhiệm vụ Create mockup Bước 11: Gõ 4h sau gõ 4h cho phân công theo ngày Hany nhiệm vụ Create mockup thứ hai ngày 24 thứ ba ngày 25 tháng Bước 12: Nếu cần thiết, di chuyển cuộn đứng khung nhìn tên Hany tổng thời gian làm việc ngày nhìn thấy Chương XI 177 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bạn giải phân bổ mức cô tuần cách giảm thời gian làm việc cô hai nhiệm vụ Lưu ý hành động này, bạn giảm không thời gian làm việc Hany nhiệm vụ mà giảm tổng số thời gian làm việc toàn dự án Là người quản lý dự án, bạn phải sử dụng phán đoán bạn để định chọn cách giải tốt trường hợp xảy sau: giảm thời gian làm việc, thay đổi phân công tài nguyên, kéo dài làm việc lên thêm ngày khác Tiếp theo, bạn nhìn thấy phân bổ vượt mức tài nguyên khác kế hoạch sách thiếu nhi mà bạn giải cách tự động việc cân đối tài nguyên 10.3 Cân đối tài nguyên bị phân bổ vượt mức Trong phần trước, bạn tìm hiểu phân bổ tài nguyên, khám phá điều gây phân bổ vượt mức giải phân bổ vượt mức thủ công Cân đối tài nguyên – Resource leveling q trình làm trì hỗn chia tách làm việc tài nguyên nhiệm vụ để giải phân bổ vượt mức Bạn sử dụng tùy chọn hộp thoại Level Resource để thiết lập thông số liên quan đến cách thức mà bạn muốn Project giải phân bổ vượt mức tài nguyên Project cố gắng giải phân bổ vượt mức cân đối tài nguyên Tùy thuộc vào tùy chọn bạn chọn, trì hỗn ngày bắt đầu phân cơng nhiệm vụ chia tách làm việc nhiệm vụ Lưu ý: Mặc dù ảnh hưởng việc cân đối tài nguyên kế hoạch tiến độ đáng kể, việc cân đối tài nguyên không thay đổi người phân công đến nhiệm vụ không thay đổi tổng số thời gian làm việc giá trị lượng phân cơng phân cơng Ví dụ, xem xét nhiệm vụ sau Một tài ngun làm việc tồn thời gian phân cơng đến tất nhiệm vụ Trong kiểu phân chia khung nhìn này, khung nhìn Resource Graph xuất bên khung nhìn Gantt Chart Vào ngày thứ (Day 1) tài nguyên bị phân bổ vượt mức 200% Vào ngày thứ 2, tài nguyên phân bổ mức 100% Vào ngày thứ 3, lần tài nguyên bị phân bổ vượt mức 200% Và từ ngày thứ trở tài nguyên phân bổ mức 100% Khi bạn thực thi việc cân đối tài ngun, Project trì hỗn ngày bắt đầu nhiệm vụ thứ hai thứ ba để tài nguyên không bị phân bổ vượt mức Chương XI 178 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Lưu ý ngày kết thúc muộn nhiệm vụ chuyển từ ngày thứ (Day 6) sang ngày thứ (Day 8) Đây trường hợp cân đối tài nguyên phổ biến thường đẩy lùi ngày kết thúc kế hoạch Có tổng số tám ngày làm việc trước cân đối, hai số ngày bị chồng chéo dẫn đến tài nguyên bị phân bổ vượt mức hai ngày Sau cân đối, tổng số tám ngày làm việc giữ nguyên tài nguyên khơng cịn bị phân bổ vượt mức Cân đối tài ngun cơng cụ mạnh mẽ, đạt vài điều bản, là: Nó trì hỗn nhiệm vụ, chia tách nhiệm vụ trì hỗn phân cơng tài ngun Nó làm điều theo thiết lập phức tạp quy tắc tùy chọn mà bạn rõ hộp thoại Resource Leveling (Các tùy chọn giải thích ví dụ sau đây) Cân đối tài nguyên công cụ tinh chỉnh tuyệt vời, khơng thể thay phán đoán tuyệt vời bạn sẵn dàng để làm việc tài nguyên, thời hạn thực hiện, mối quan hệ ràng buộc nhiệm vụ Cân đối tài nguyên làm việc với tất thơng tin nhập vào kế hoạch bạn, khơng hoàn toàn giải tất phân bổ vượt mức tài nguyên khung thời gian mong muốn, trừ bạn thay đổi số giá trị nhiệm vụ tài nguyên thiết yếu kế hoạch Các biện pháp thêm khác giảm tồn phạm vi cơng việc bổ sung thêm tài nguyên Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn kiểm tra giải thủ công số trường hợp phân bổ vượt mức tài nguyên kế hoạch mắt sách thiếu nhi Bây bạn hiểu cân đối tài nguyên bạn sẵn sàng để sử dụng tính cân đối tài nguyên Project Trong ví dụ này, bạn cân đối tài nguyên xem ảnh hưởng tới phân cơng Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet Khung nhìn Resource Sheet xuất Chương XI 179 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Lưu ý vài tên tài nguyên xuất định dạng màu đỏ hiển thị thị phân bổ vượt mức cột số ID Bước 2: Trên tab Resource, nhóm lệnh Level, kích vào Leveling Options Hộp thoại Resource Leveling xuất Trong số bước tiếp theo, bạn tìm hiểu tùy chọn hộp thoại Bước 3: Bên nhãn Leveling calculations, đảm bảo Manual chọn Các thiết lập khu vực định Project tự động cân đối tài nguyên (Tùy chọn Automatic) cân đối bạn yêu cầu (Manual) Khi cân đối tự động tự động xảy có tài nguyên trở nên bị phân bố vượt mức Lưu ý: Tất thiết lập hộp thoại Resource Leveling áp dụng cho tất tập tin Project chúng mở phần mềm Projcet không riêng tập tin mở lúc Sử dụng cân đối tự động nghe hấp dẫn, thường xuyên gây điều chỉnh tới kế hoạch cho dù bạn muốn hay khơng Vì lý này, khuyên bạn nên giữ thiết lập Manual (thủ cơng) Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn Look for overallocations on a… basic, chắn Day by Day chọn Thiết lập xác định khung thời gian mà Project tìm kiếm phân bổ vượt mức Nếu tài nguyên bị phân bổ vượt mức, tên định dạng màu đỏ Nếu bị phân bổ vượt mức mức độ mà bạn chọn đây, Project hiển thị thị bị phân bổ vượt mức bên cạnh tên Ví dụ, bạn có tài ngun, Steve, phân cơng làm việc hai nhiệm vụ ngày, tổng số thời gian làm việc cho ngày hơm hai nhiệm vụ bảy Vẫn có phân bổ vượt mức vào ngày này, điều xảy hai nhiệm vụ chồng chéo lên dù phút, phân công Steve làm nhiều so với giá trị Max Units anh Bạn khơng muốn Project dành nhiều thời gian để xử lý phân bổ vượt mức bé nhỏ Có lẽ dự án này, miễn Steve không bị phân công làm việc nhiều tám ngày việc phân bổ chồng chéo vài phút khơng quan trọng với bạn Trong trường hợp đó, bạn cân đối theo sở Day By Day để nói cho Projcet bỏ qua phân bổ vượt mức mà mức độ chồng chéo phút Tuy nhiên, Steve phân công làm việc chín ngày, sau cân thiết lập Day By Day cố gắng để giải phân bổ vượt mức Làm Project giải phân bổ vượt mức mà Steve làm việc nhiều tám ngày, để lại số phân bổ vượt mức nhỏ Có thể bạn có dự án lên kế hoạch tiến độ chặt chẽ theo kiểu từng phút Trong thể loại dự án này, bạn muốn cân thiết lập Minute By Minute Hour By Hour Tóm lại, với thiết lập Day by Day Project cân trường hợp phân bổ vượt mức thời gian làm việc ngày ( ví dụ phân bổ làm việc tiếng/ngày lớn thời gian làm việc mặc định tiếng ngày); thiết lập Week by week cân trường hợp phân bổ vượt mức thời gian làm việc tuần ( 48 tiếng tuần)…, Và cân thiết lập Minute By Minute không bỏ qua phân bổ vượt mức nào, không quan tâm đến phân bổ vượt mức lớn hay bé Lưu ý: Trong hầu hết dự án, cân mức độ chi tiết mức Day by Day dẫn đến có điều chỉnh khơng thực tế tới phân công Nếu bạn không muốn thấy thị việc phân bổ vượt mức cho mức độ Day by Day, chọn Week by Week hộp chọn có nhãn Look for overallocations on a… basic sau nhấn nút OK Làm khơng cân đối tài nguyên, định Project hiển thị thị bị phân bổ vượt mức bên cạnh tên tài nguyên Chương XI 180 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 5: Hãy chắn tùy chọn Clear leveling values before leveling chọn Đôi bạn cần phải cân đối đi, cân đối lại tài nguyên để có kết mà bạn muốn Ví dụ, lúc đầu bạn cố gắng cân đối mức độ Week by Week, sau chuyển sang Day by Day Nếu tùy chọn Clear leveling values before leveling chọn, Project gỡ bỏ trì hỗn có việc cân đối tài ngun khỏi nhiệm vụ phân công trước cân đối tiếp Ví dụ, trước bạn cân đối kế hoạch sau thêm phân cơng khác tới kế hoạch bạn gỡ bỏ tích chọn Clear leveling values before leveling trước cân đối tài nguyên lần để bạn không kết việc cân đối trước Bước 6: Bên khu vực Leveling range for Advanced Plan, chắn tùy chọn Level entire project chọn Đây nơi bạn chọn để Project cân đối toàn kế hoạch phân công nằm phạm vi ngày tháng bạn định Cân đối theo phạm vi ngày tháng đặc biệt hữu ích sau bạn bắt đầu theo dõi công việc thực tế diễn bạn muốn cân đối phân cơng cịn lại kế hoạch Bước 7: Bên hộp chọn có nhãn Leveling order bên khu vực có nhãn Resolving averollocations, chắn Standard chọn Đây nơi bạn điều khiển quyền ưu tiên mà Project sử dụng để định nhiệm vụ nên trì hỗn để giải xung đột tài ngun Tùy chọn ID Only trì hỗn nhiệm vụ theo số ID chúng: Nhiệm vụ có số ID cao (ví dụ, 10) bị trì hỗn trước nhiệm vụ có số ID thấp (ví dụ, 5) Bạn muốn sử dụng tùy chọn kế hoạch bạn mối quan hệ nhiệm vụ ràng buộc nhiệm vụ Tùy chọn Standard trì hỗn nhiệm vụ theo mối quan hệ với nhiệm vụ tiền nhiệm, ngày bắt đầu, ràng buộc nhiệm vụ, thời gian chùng, ưu tiên ID Tùy chọn Priority Standard quan tâm đến giá trị ưu tiên nhiệm vụ trước tiêu chí khác tùy chọn Standard (Giá trị ưu tiên nhiệm vụ số hạng nằm 1000 thể thích đáng nhiệm vụ việc cân đối tài nguyên Các nhiệm vụ có số ưu tiên thấp bị trì hỗn chia tách đầu tiên) Bước 8: Đảm bảo tùy chọn Level only within available slack khơng tích chọn Việc khơng tích chọn hộp kiểm cho phép Project kéo dài ngày kết thúc kế hoạch cần thiết để giải phân bổ vượt mức tài nguyên Việc tích chọn hộp kiểm ngăn chặn Project kéo dài ngày kết thúc kế hoạch để giải việc phân bổ vượt mức tài nguyên Thay vào đó, Project sử dụng thời gian chùng tự (free slack) có kế hoạch Tùy thuộc vào kế hoạch, việc khơng đủ để giải hồn tồn phân bổ vượt mức tài nguyên Bước 9: Đảm bảo tùy chọn Leveling can adjust individual assignments on a task tích chọn Điều cho phép Project thêm trì hỗn việc cân đối ( chia tách làm việc phân công nến tùy chọn Leveling Can Create Splits In Remaining Work chọn) cách độc lập với tài nguyên khác phân cơng tới nhiệm vụ Điều khiến tài nguyên bắt đầu kết thúc làm việc nhiệm vụ thời điểm khác Tùy chọn mang lại cho Project khả di chuyển bắt đầu phân công tài nguyên bị phân bổ tải nhiệm vụ mà khơng trì hỗn phân cơng tài nguyên khác làm việc nhiệm vụ Tùy chọn cho phép Project di chuyển tài nguyên bị phân bổ vượt mức thay phải trì hỗn tồn nhiệm vụ Hình sau thể hai nhiệm vụ Nhiệm vụ Task Two phân công cho Steve Frank, Steve làm việc bốn ngày ( từ thứ hai đến thứ sáu) Steve giao cho nhiệm vụ Task One có chồng lấn tám làm việc mà ông phân công Task Two Chương XI 181 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Nếu tùy chọn Leveling can adjust individual assignments on a task khơng tích chọn, Nhiệm vụ Task Two di chuyển để bắt đầu vào ngày thứ Ba, Frank làm việc vào thứ hai Nhưng bạn tích chọn tùy chọn này, Project trì hỗn phân công Steve nhiệm vụ Task Two sau ngày để ơng làm nhiệm vụ Task One ngày thứ hai, sau bắt đầu thực nhiệm vụ Task Two vào thứ Ba Trong Frank bắt đầu làm việc từ ngày thứ hai Bước 10: Hãy chắn Leveling can create splits in remaining work tích chọn Điều cho phép Project chia tách làm việc nhiệm vụ ( phân công tùy chọn Leveling Can Adjust Individual Assignments On A Task chọn) để giải phân bổ vượt mức Ví dụ tài ngun Steve phân cơng làm việc tiếng nhiệm vụ A ngày thứ hai Tài nguyên Steve Frank phân công làm việc tiếng nhiệm vụ B ( nhiệm vụ B có số ID lớn nhiệm vụ A) ngày thứ hai Như Steve bị chồng chéo tiếng hai nhiệm vụ, tùy chọn chọn thời gian làm việc tiếng tài nguyên Steve nhiệm vụ B bị chia tách thành hai phần, phần tiếng tiếng làm việc nhiệm vụ B cho ngày thứ hai tiếng làm việc vào ngày thứ Bước 11: Hãy chắn Level resource with the proposed booking type khơng tích chọn (Tùy chọn có với MS Project Professional ) Điều khiến Project không đưa tài nguyên đề xuất (Proposed resource) vào xem xét cân đối tài nguyên Trong khung nhìn Resource Sheet cịn có trường liệu gọi Booking type gồm hai loại Proposed (đề xuất) Committed ( ủy thác) Bước 12: Hãy chắn Level manually scheduled tasks tích chọn Điều cho phép Project cân đối nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ cơng thay nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động Các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công dễ bị phân bổ vượt mức nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động Bây giờ, bạn xem qua tất tùy chọn cân đối tài nguyên bạn sẵn sàng để cân đối kế hoạch Chương XI 182 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 13: Nhấn nút Level All Lưu ý: Sau bạn thiết lập tùy chọn cân đối tài nguyên theo ý muốn bạn hộp thoại Resource Leveling, bạn cân đối tài nguyên bị phân bổ vượt mức kế hoạch dự án cách nhấn vào nút Level All nhóm lệnh Level thuộc tab Resource Bạn khơng cần phải quay trở lại hộp thoại Resource Leveling, trừ bạn muốn thay đổi tùy chọn việc cân đối Project cân đối tài nguyên bị phân bổ vượt mức Lưu ý thị việc bị phân bổ vượt mức khơng cịn Tiếp theo, bạn xem xét kế hoạch dự án trước sau cân đối cách sử dụng khung nhìn Leveling Gantt Bước 14: Trên tab View, nhóm lệnh Task View, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên nút lệnh Gantt Chart sau kích vào More Views Bước 15: Trong hộp thoại More Views, kích vào Leveling Gantt, sau nhấn Apply Project chuyển sang khung nhìn Leveling Gantt Bước 16: Trên Tab View, nhóm lệnh Zoom, kích Entire Project Khung nhìn mang lại cho bạn quan sát tốt số nhiệm vụ bị ảnh hưởng việc cân đối Bước 17: Di chuyển cuộn đứng khung nhìn Leveling Gantt xuống phía để nhìn thấy nhiệm vụ 46, nhiệm vụ khái quát Book launch prep Đây số nhiệm vụ bị ảnh hưởng đáng kể việc cân đối tài nguyên Chú ý nhiệm vụ có hai bar Thanh bar đại diện cho nhiệm vụ trước cân đối (Preleved Task) Bạn thấy ngày bắt đầu, kết thúc thời hạn thực nhiệm vụ trước bị cân đối cách di chuyển trỏ chuột tới bar màu xám đại diện cho Thanh bar đại diện cho nhiệm vụ sau cân đối Project giải hết phân bổ vượt mức tài nguyên Đối với kế hoạch cụ thể việc cân đối tài nguyên không kéo dài ngày kết thúc dự án Nhiệm vụ lên tiến độ Chương XI 183 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com kết thúc muộn dự án (nhiệm vụ 45, Print and ship) cịn có số thời gian trùng thời hạn thực nhiệm vụ khái quát nhập thủ cơng 11.4 Kiểm tra chi phí ngày kết thúc kế hoạch Khơng phải tất kế hoạch dự án bao gồm thơng tin chi phí, người thực dự án theo dõi chi phí dự án quan trọng như, quan trọng việc theo dõi ngày kết thúc dự án Trong phần này, bạn kiểm tra chi phí ngày kết thúc kế hoạch Hai yếu tố cần xem xét kiểm tra chi phí dự án loại chi phí cụ thể mà bạn muốn xem cách thức tốt mà bạn thấy chúng Các loại chi phí mà bạn gặp phải vịng đời dự án bao gồm sau đây: - Chi phí sở (Baseline Cost): Là chi phí nhiệm vụ, tài nguyên phân công ban đầu lưu đường sở (xem Baseline-Chương VII) - Chi phí (Current Cost): Là chi phí tính tốn nhiệm vụ, tài nguyên phân công thời điểm kế hoạch Khi bạn thực điều chỉnh kế hoạch, chẳng hạn phân công thêm gỡ bỏ bớt tài nguyên, Project tính tốn lại chi phí tính tốn lại ngày bắt đầu kết thúc nhiệm vụ Sau bạn bắt đầu buộc phải gánh chịu chi phí thực tế (thường cách theo dõi việc diễn thực tế), chi phí cách cộng chi phí thực tế với chi phí cịn lại nhiệm vụ, tài ngun phân cơng Các chi phí tài giá trị mà bạn nhìn thấy trường liệu có nhãn Cost Total Cost - Chi phí thực tế (Actual Cost): chi phí mà nhiệm vụ, tài nguyên phân cơng phải gách chịu thực tế - Chi phí cịn lại (Remaining Cost): Là chênh lệch chi phí chi phí thực tế nhiệm vụ, tài ngun phân cơng Bạn cần phải so sánh loại chi phí (ví dụ, sở với thực tế) kiểm tra loại chi phí nhiệm vụ, tài nguyên phân cơng Hoặc bạn cần phải kiểm tra giá trị chi phí nhiệm vụ khái quát toàn kế hoạch Một số cách thức thông thường dùng để xem loại chi phí là: - Bạn thấy giá trị chi phí kế hoạch hộp thoại Project Statistics (Bạn thực điều sau đây) - Bạn xem in báo cáo dịng tiền-Cash flow, ngân sách, chi phí phát sinh-Cost Overrun cho nhiệm vụ lẫn tài nguyên, giá trị lãi-Earned Value (Để làm điều này, tab Report, nhóm lệnh View Reports, kích Costs) - Bạn nhìn thấy thơng tin chi phí cân đối nhiệm vụ, tài nguyên phân cơng khung nhìn kiểu Usage cách hiển thị bảng Cost (Để làm điều này, vào tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau chọn Cost) - Để xem chi tiết chi phí phân bổ theo thời gian khung nhìn kiểu Usage: Trên tab Format, nhóm lệnh Details, kích Add Details sau chọn giá trị chi phí mà bạn muốn Ngồi chi phí ngày kết thúc thước đo quan trọng (thường quan trọng nhất) kế hoạch Ngày kết thúc kế hoạch hàm số phụ thuộc thời hạn thực ngày bắt đầu Hầu hết dự án có ngày kết thúc mong muốn mềm dẻo ( dễ thay đổi) nhiều dự án có ngày kết thúc phải ngày ( ngày kết thúc cứng nhắc) Khi quản lý dự án vậy, điều quan trọng bạn phải biết ngày kết thúc dự án Chương XI 184 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Lưu ý: Trong ngôn ngữ quản lý dự án, ngày kết thúc dự án định lộ trình then chốt (Criterial path) Lộ trình then chốt chuỗi nhiệm vụ mà ngày kết thúc nhiệm vụ thuộc chúng bị trì hỗn đẩy lùi ngày kết thúc dự án Vì lí này, đánh giá thời hạn thực dự án, bạn nên tập trung chủ yếu vào nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt, gọi nhiệm vụ then chốt Nhớ lại từ then chốt-Critical ngữ cảnh khơng nói lên mức độ quan trọng công việc nhiệm vụ tồn dự án Nó đề cập đến việc lên tiến độ nhiệm vụ ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án Nếu cần thiết bạn xem lại lộ trình then chốt chương IX Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn tinh chỉnh phần quan trọng kế hoạch sách thiếu nhi gồm: phân công tài nguyên, chi phí thời hạn thực nhiệm vụ Để xem giá trị chi phí ngày kết thúc kế hoạch, bạn chuyển sang khung nhìn khác sau xem giá trị tổng cộng hộp thoại Project Information Trong ví dụ này, bạn xem ngày kết thúc dự án, chi phí tổng hợp chi phí nhiệm vụ riêng rẽ Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích vào Other Views, sau kích vào Task Sheet Project chuyển sang khung nhìn Task Sheet Tiếp theo, bạn chuyển sang bảng Cost Lưu ý: Băn khoăn nơi mà Project có tên nhiệm vụ tổng quát dự án để hiển thị cho nhiệm vụ có ID 0? Project sử dụng nội dung nhập hộp nhập có nhãn Title hộp thoại Advanced Properties (trên tab File, kích Info, kích Project Information) làm tên nhiệm vụ tổng quát dự án Hoặc, bạn để trống hộp nhập có nhãn Title Project sử dụng tên tập tin làm tên nhiệm vụ khái quát Nếu bạn thay đổi tên nhiệm vụ khái quát sau bạn hiển thị nội dung hộp nhập có nhãn Title cập nhật để thay đổi theo ngược lại Bước 2: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau kích Cost Bảng Cost xuất Ở đây, bạn thấy loại giá trị chi phí tồn dự án ( chi phí tổng hợp nhiệm vụ tổng qt có ID 0), giai đoạn dự án (các chi phí tổng hợp nhiệm vụ khái quát ) nhiệm vụ riêng rẽ Tại thời điểm vòng đời dự án, kế hoạch chưa lưu đường sở (Baseline) Vì vậy, cột có nhãn Baseline chứa giá trị Tương tự vậy, kế hoạch chưa chứa đựng tiến triển nên cột có nhãn Actual chứa giá trị Chương XI 185 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tiếp theo, bạn kiểm tra lại ngày kết thúc kế hoạch Bước 3: Trên tab Project, nhóm lệnh Properties, kích Project Information Hộp thoại Project Information xuất Trong hộp thoại Project Information, bạn thấy ngày kết thúc theo tiến độ kế hoạch Lưu ý bạn chỉnh sửa ngày bắt đầu dự án đây, không thay đổi ngày kết thúc Project tính ngày kết thúc dựa vào ngày bắt đầu thời hạn thực tổng thể kế hoạch Tiếp theo, bạn nhìn thấy giá trị thời hạn thực kế hoạch Bước 4: Trong hộp thoại Project Information bấm Statistics Hộp thoại thoại Project Statistics xuất Ở lần bạn nhìn thấy ngày bắt đầu kết thúc kế hoạch Kế hoạch chưa có đường sở (Baseline) công việc thực tế (Actual) chưa ghi chép lại nên bạn thấy gí trị NA trường liệu thuộc cột Start Finish hàng Baseline Actual, giá trị cột có nhãn Duration Work hàng Baseline Actual Cũng lưu ý giá trị chi phí thuộc hàng có nhãn Current giống với bạn thấy khung nhìn Task Sheet Bước 5: Kích Close để đóng hộp thoại Project Statistics 11.5 Dừng hoạt động nhiệm vụ Quan trọng: Khả dừng hoạt động nhiệm vụ có sẵn MS Project Professional Nếu bạn sử dụng MS Project Standard, bỏ qua phần Chương XI 186 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bạn có nhiệm vụ kế hoạch mà sau bạn định khơng muốn hồn thành nó, bạn khơng muốn thơng tin chi tiết nhiệm vụ cách xóa chúng Trong phiên MS Project Professional, bạn dừng hoạt động nhiệm vụ nhiều nhiệm vụ Việc dừng hoạt động nhiệm vụ thích hợp việc xóa bỏ chúng đi, giữ thơng tin nhiệm vụ kế hoạch dự án, lại gỡ bỏ ảnh hưởng tới việc lên tiến độ nhiệm vụ Ví dụ, nhiệm vụ mà dẫn dắt ngày bắt đầu nhiệm vụ kế nhiệm, bị dừng hoạt động nhìn thấy lại bị áp định dạng gạch ngang lên tên khung nhìn Gantt Chart khung nhìn khác, mối quan hệ liên kết bị phá vỡ dẫn đến nhiệm vụ kế nhiệm lên tiến độ lại Nếu sau bạn muốn kích hoạt lại hoạt động nhiệm vụ bị dừng hoạt động bạn dễ dàng để làm điều đó, Proejct khơi phục lại hoạt động chúng ảnh hưởng tới việc lên tiến độ mà trước chúng có Lưu ý: Bạn dừng hoạt động nhiệm vụ mà chưa ghi chép lại tiến triển chúng Bạn dừng hoạt động nhiệm vụ hoàn thành nhiệm vụ mà có tiến triển ghi chép lại Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn chia sẻ chi phí thông tin chi tiết tiến độ kế hoạch sách thiếu nhi với quản lý nhà xuất Cô yêu cầu bạn rõ số hoạt động bị cắt để giảm chi phí mà khơng gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến kế hoạch Bạn xác định hoạt động mà cắt giảm, để xem kết việc cắt chúng giữ lại hội để dễ dàng khôi phục lại chúng, bạn dừng hoạt động nhiệm vụ Trong ví dụ này, bạn dừng hoạt động nhiệm vụ khái quát nhiệm vụ Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích vào đầu mũi tên bên nút lệnh Gantt Chart kích Gantt Chart Lưu ý: Bạn băn khoăn bạn lại không kích trực tiếp vào nút lệnh Gantt Chart? Nhớ lại Project chứa đựng nhiều khung nhìn dạng Gantt Nút lệnh Gantt Chart hiển thị khung nhìn dạng Gantt mà lần cuối bạn hiển thị, trường hợp khung nhìn Leveling Gantt Để hiển thị khung nhìn Gantt Chart thời điểm này, bạn cần phải chọn từ danh sách khung nhìn Bước 2: Chọn tên nhiệm vụ 39, Design book’s companion website Bước 3: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Nhiệm vụ khái quát nhiệm vụ phản ánh dự kiến ban đầu công việc thiết kế trang wed để đẩy mạnh việc bán sách xuất Bạn nghĩ bạn muốn cơng việc kế hoạch mắt sách mới, bây giờ, bạn muốn dừng hoạt động nhiệm vụ Bước 4: Trên tab Task, nhóm lệnh Schedule, kích Inactivate Project dừng hoạt động nhiệm vụ khái quát nhiệm vụ Chương XI 187 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Các thông tin ban đầu nhiệm vụ nhìn thấy, khơng cịn ảnh hưởng đến tổng thể kế hoạch Sau này, bạn định muốn chúng hoạt động trở lại bạn kích hoạt lại cách kích vào nút Inactivate lần Chương XI 188 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tổ chức xếp chi tiết kế hoạch Chương XII 189 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Sau bạn xây dựng kế hoạch Project, bạn cần phải kiểm tra khía cạnh cụ thể kế hoạch cho mục đích phân tích riêng bạn chia sẻ với bên liên quan khác Mặc dù khung nhìn, bảng báo cáo có sẵn Microsoft Project 2013 cung cấp nhiều cách thức để kiểm tra kế hoạch, bạn cần phải tổ chức xắp xếp thông tin cho phù hợp với nhu cầu cụ thể riêng bạn Trong chương này, bạn sử dụng số cơng cụ Project để kiểm sốt liệu xuất tổ chức xếp 12.1 Sắp xếp chi tiết kế hoạch Sắp xếp -Softing cách đơn giản để tổ chức lại liệu nhiệm vụ tài nguyên Project Bạn xếp nhiệm vụ tài nguyên theo tiêu chí xác định từ trước, bạn tạo trình tự xếp riêng bạn với tối đa ba cấp độ lồng Ví dụ, bạn xếp tài nguyên theo nhóm tài nguyên (đó giá trị trường liệu có nhãn Group-cụ thể Design, Editorial… ví dụ sau đây) sau xếp theo chi phí nhóm tài ngun Khi bạn xếp liệu, thứ tự xếp áp dụng cho khung nhìn mở mà không quan tâm đến loại bảng cụ thể hiển thị khung nhìn Ví dụ, bạn xếp khung nhìn Gantt Chart theo ngày bắt đầu-Start hiển thị bảng nhập liệu Entry sau chuyển sang bảng chi phí-Cost, bạn thấy nhiệm vụ xếp theo ngày bắt đầu bảng chi phí Bạn xếp hầu hết khung nhìn mà không chứa đựng bảng nào, chẳng hạn khung nhìn Graph Resource Cũng giống việc phân nhóm lọc, mà bạn làm việc với chúng phần sau chương này, xếp không thay đổi liệu kế hoạch tiến độ mà đơn giản xếp đặt lại liệu bạn có khung nhìn mở theo trật tự Chỉ có ngoại lệ tùy chọn mà Project đưa để đánh lại số ID nhiệm vụ tài nguyên sau xếp Thật tốt thường xuyên đánh lại số ID nhiệm vụ tài ngun bạn định làm Ví dụ, xây dựng danh sách tài nguyên, bạn nhập tên tài ngun theo trình tự mà tài nguyên tham gia vào dự án bạn Sau đó, danh sách hồn tất, bạn muốn xếp tên chúng theo thứ tự abc đánh lại số ID chúng Trong kế hoạch mắt sách thiếu nhi nhà xuất Lucerne Publishing tập tin ví dụ, tài nguyên phân công tới kế hoạch thuộc nhóm tài nguyên Những nhóm có tên Design-thiết kế, Editorial-biên tập, khác có liên quan đến nhà xuất sách Đối với kế hoạch bạn, bạn sử dụng nhóm tài nguyên để đại diện cho nhóm chức năng, phịng ban, thứ mà mơ tả hợp lý nhóm tài nguyên làm việc tương tự Sắp xếp tất tài nguyên theo nhóm tài ngun cho phép bạn xem chi phí liên quan đến nhóm tài nguyên cách dễ dàng Điều giúp bạn lên kế hoạch ngân sách cho dự án bạn Bạn xếp tài nguyên nhóm theo chi phí từ tốn đến tốn Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn muốn kiểm tra chi phí tài nguyên kế hoạch mắt sách cho trẻ em cách chi tiết Ngồi việc nhìn thấy giá trị chi phí tài nguyên dựa mức lương thời gian làm việc phân công họ, bạn muốn xem giá trị chi phí xếp theo nhóm tài nguyên đại diện cho phòng ban nhà xuất Lucerne Chúng bao gồm nhóm Editorial Production Bạn cần tập tin Advanced Organizing_Start nằm thư mục Practises/Chapter 12 kèm theo sách Mở tập tin Advanced Organizing _Start lưu thành tập tin khác có tên Advanced Organizing Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet Chương XII 190 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Khung nhìn Resource Sheet xuất Theo mặc định, bảng nhập liệu Entry xuất khung nhìn Resource Sheet; Tuy nhiên, bảng Entry có mức lương khơng hiển thị trường liệu tổng chi phí cho tài nguyên Thay vào đó, bạn chuyển sang bảng Summary Bước 2: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau kích Summary Lưu ý: Bạn xác định tên bảng mở cách di chuyển trỏ chuột tới nút Select All góc bên trái bảng, Tooltip xuất với tên bảng Bạn kích chuột phải vào nút Select All để chuyển sang bảng khác Bảng Summary xuất Bây bạn sẵn sàng để xắp xếp khung nhìn Resource Sheet Bước 3: Nhấp vào biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter tiêu đề cột Cost, menu xuất hiện, nhấp vào Sort Largest to Smallest Lưu ý: Nếu bạn khơng nhìn thấy biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter tiêu đề cột thử làm điều này: tab View, nhóm lệnh Data, hộp chọn có Filter cạnh nút lệnh Outline, kích Display AutoFilter Khung nhìn Resource Sheet xếp theo cột Cost với thứ tự giảm dần Sự xếp phù hợp việc xem chi phí tài ngun tồn kế hoạch, có lẽ bạn lại muốn thấy liệu tổ chức theo nhóm tài nguyên Để thấy điều này, bạn áp dụng thứ tự xếp hai cấp độ Bước 4: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích vào Sort sau kích vào Sort By Hộp thoại Sort xuất Trong hộp thoại này, bạn áp dụng lên đến ba cấp độ tiêu chí xếp lồng vào Chương XII 191 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 5: Bên khu vực có nhãn Soft By, kích chọn Group hộp chọn có danh sách thả xuống kích chọn tùy chọn Ascending bên cạnh Lưu ý: Khi lựa chọn các mục từ danh sách giống đây, bạn thường bắt đầy việc gõ tên mục mà bạn muốn, tên đầy đủ mục xuất hiện, chọn Group liên quan đến trường liệu thuộc cột có nhãn Resource Group, cột tập tin kế hoạch mắt sách thiếu nhi mới, chứa đựng giá trị Design, Editorial … nhóm mà phần lớn tài nguyên kế hoạch có liên quan tới Bước 6: Bên khu vực có nhãn Then By ( nằm hộp thoại), kích chọn Cost hộp chọn có danh sách thả xuống kích chọn tùy chọn Descending bên cạnh Lưu ý: Bạn xếp theo trường liệu nào, không với trường liệu nhìn thấy khung nhìn mở Tuy nhiên, bạn dễ dàng quan sát xắp xếp theo trường liệu nhìn thấy trường hợp trường liệu Cost Bước 7: Chắc chắn hộp kiểm có nhãn Permanently renumber resources khơng tích chọn Lưu ý: Hộp kiểm có nhãn Permanently renumber resources ( khung nhìn dạng Task –ví dụ khung nhìn Task Usage Permanently renumber tasks ) hộp thoại Sort thiết lập cấp độ chung Project; lựa chọn, Project thường xuyên đánh lại số ID tài nguyên nhiệm vụ kế hoạch mở phần mềm Project bạn xếp Bởi bạn khơng muốn đánh lại số ID tài nguyên nhiệm vụ cách thường xuyên cho lần bạn xếp nên hộp kiểm khơng tích chọn Bước 8: Bấm nút Soft Project xếp khung nhìn Resource Sheet để hiển thị tài nguyên theo nhóm (Design, Editorial…) nhóm chúng xếp theo chi phí Kiểu xếp khiến bạn dễ dàng xác định tài nguyên đắt tốn nhóm tài nguyên làm việc dự án mắt sách Chương XII 192 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Để kết thúc ví dụ này, bạn xếp lại để tài nguyên trở lại thứ tự ban đầu ( theo số ID) trước xếp Bước 9: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Soft sau kích by ID Project xếp lại danh sách tài nguyên theo số ID chúng Vị trí số ID khơng thứ tự mang lại cho bạn dấu hiệu thị giác khung nhìn dạng Task Resource xếp Nếu bạn thấy xếp áp dụng bạn kiểu xếp bạn tìm thấy hộp thoại Sort Bạn khơng thể lưu lại thiết lập xếp tùy chỉnh mà bạn thực Tuy nhiên, thứ tự xếp mà bạn thiết lập gần có hiệu lực bạn xếp lại khung nhìn 12.2 Phân nhóm chi tiết kế hoạch Khi bạn phát triển kế hoạch, bạn sử dụng khung nhìn có sẵn Project để xem phân tích liệu bạn theo nhiều cách Một cách khác để xem liệu khung nhìn dạng Task Resource phân nhóm Phân nhóm cho phép bạn tổ chức liệu nhiệm vụ hay tài nguyên (hoặc khung nhìn dạng Uasage liệu phân cơng) theo tiêu chí mà bạn chọn Ví dụ, thay xem danh sách tài nguyên theo số ID khung nhìn Resource Sheet, bạn xem tài nguyên xếp theo chi phí Tuy nhiên phân nhóm tiên tiến xếp Phân nhóm thêm giá trị tổng, giá trị cuộn lên, phạm vi mà bạn tùy chỉnh Ví dụ, bạn phân nhóm tài ngun theo chi phí chúng, với khoảng cách chi phí nhóm 1000 $ Phân nhóm thay đổi cách thức mà bạn xem liệu nhiệm vụ tài nguyên bạn, cho phép phân tích trình bày liệu mức độ tinh tế Phân nhóm khơng thay đổi cấu trúc kế hoạch bạn; đơn giản tổ chức lại khái quát liệu Giống xếp, bạn phân nhóm liệu khung nhìn việc phân nhóm áp dụng cho tất bảng mà bạn hiển thị khung nhìn Bạn phân nhóm khung nhìn Network Diagram-một loại khung nhìn khơng có bảng Project có số thiết lập phân nhóm có sẵn cho nhiệm vụ tài nguyên, chẳng hạn phân nhóm nhiệm vụ theo thời hạn thực phân nhóm nhiệm vụ theo mức lương trung bình Bạn tùy chỉnh phân nhóm có sẵn tạo riêng bạn Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn tiếp tục kiểm tra chi phí tài nguyên Bạn thấy việc xếp tài nguyên theo nhóm tài ngun hữu ích giá trị chi phí nhóm tài ngun vạch cho phòng ban nhà xuất Lucerne Bây bạn muốn tuỳ chỉnh thêm khung nhìn chứa đựng thơng tin chi phí tài ngun cách tập hợp chúng thành nhóm Sự phân nhóm thứ bạn lường trước sử dụng tương lai, bạn muốn lưu để sử dụng sau Trong ví dụ này, bạn phân nhóm tài nguyên tạo thiết lập phân nhóm tùy chỉnh Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Group, kích vào hộp chọn có nhãn Group by ( ban đầu có chứa đựng [No Group]) sau chọn Resource Group Chương XII 193 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Lưu ý: Bởi cột Group nhìn thấy khung nhìn Resource Sheet nên bạn kích vào nút AutoFilter tiêu đề cột Group menu ngữ cảnh xuất hiện, kích chọn Group on this field Project tổ chức lại liệu tài nguyên vào nhóm tài nguyên, thêm giá trị tổng cộng cho nhóm, trình bày liệu dạng đề cương bị bung Sự phân nhóm tương tự việc xếp theo nhóm mà bạn làm phần trước, lần bạn thấy giá trị chi phí tổng cộng nhóm tài nguyên Project áp dụng định dạng màu sáng tới hàng chứa liệu tổng cộng Bởi liệu tổng cộng nhận từ liệu cấp chúng nên bạn trực tiếp chỉnh sửa chúng Việc hiển thị giá trị tổng cộng không ảnh hưởng tới tính tốn chi phí tiến độ kế hoạch Để mang lại cho bạn nhiều quyền kiểm soát cách thức mà Project tổ chức trình bày liệu, bạn tạo thiết lập phân nhóm Tuy nhiên, trước bạn tạo thiết lập phân nhóm tùy chỉnh bổ sung suốt chương này, bạn thực thay đổi tới thiết lập chung Project Bạn thực điều chỉnh để ngăn chặn thiết lập phân nhóm khơng trở nên sẵn có kế hoạch khác mà bạn làm việc với chúng mà khơng liên quan đến thiết lập phân nhóm (Bạn thay đổi lại điều chỉnh để quay trở lại thiết lập gốc ban đầu Project vào cuối chương này) Bước 2: Kích vào tab File chọn Options Bước 3: Kích vào tab Advanced bên khu vực có nhãn Display, gỡ bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Automatically add new views, tables, filters, and groups to the global Bước 4: Kích OK để đóng hộp thoại Project Options Bước 5: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Group by chọn More Groups Hộp thoại More Group xuất Chương XII 194 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong hộp thoại này, bạn nhìn thấy tất thiết lập phân nhóm có sẵn Project dành cho nhiệm vụ ( khung nhìn dạng Task) tài nguyên (đối với khung nhìn dạng Resource) Thiết lập phân nhóm bạn gần tương tự với thiết lập phân nhóm có tên Resource Group, bạn bắt đầu cách chép Bước 6: Chắc chắn Resource Group chọn, sau kích nút Copy Hộp thoại Group Definition xuất Bước 7: Trong hộp nhập có nhãn Name gõ Resource Groups by Cost Bước 8: Trong cột có nhãn Field Name, kích vào liệu trống bên ô liệu Group Bước 9: Gõ chọn Cost Bước 10: Trong ô liệu thuộc cột Order hàng với ô liệu Cost, lựa chọn Descending Các tài nguyên phân nhóm dựa giá trị trường liệu Group sau theo trường liệu Cost từ cao xuống thấp Tiếp theo, bạn tinh chỉnh khoảng chi phí ( giá trị nằm hai giá trị chi phí cụ thể) mà Project sử dụng để phân nhóm tài nguyên Bước 11: Với việc hàng chứa ô liệu Cost chọn, kích Define Group Intervals Hộp thoại Define Group Interval xuất Bước 12: Trong hộp chọn có nhãn Group on, chọn Interval Bước 13: Trong hộp nhập có nhãn Group interval, gõ 1000 Nghĩa tài nguyên phân theo nhóm có giá trị chi phí từ (0 tới < 1.000), (từ 1.000 tới < 2.000), (từ 2.000 tới < 3.000)… Bước 14: Bấm vào nút OK Chương XII 195 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 15: Bấm vào nút Save để lưu đóng hộp thoại Group Definition Bây giờ, tên thiết lập phân nhóm mới, Resource Groups by Cost, xuất hộp thoại More Groups Bước 16: Bấm vào nút Apply Project áp dụng thiết lập phân nhóm cho khung nhìn Resource Sheet Các tài nguyên phân nhóm theo giá trị chi phí Các tài nguyên phân nhóm theo nhóm tài nguyên chúng (các dải màu hồng nối Design, Editorial… lại với nhau) và, nhóm chúng lại phân nhóm theo giá trị chi phí với khoảng cách nhóm 1000 $ (các dải màu xanh nhạt) Để kết thúc ví dụ này, bạn gỡ bỏ phân nhóm Bước 17: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Group By kích chọn Clear Group Project gỡ bỏ giá trị tổng cộng cấu trúc dạng đề cương, giữ lại liệu ban đầu Một lần bạn thấy việc hiển thị gỡ bỏ phân nhóm khơng gây ảnh hưởng đến liệu kế hoạch Lưu ý: Tất thiết lập phân nhóm có sẵn thiết lập phân nhóm bạn tạo liệt kê danh sách thả xuống hộp chọn có nhãn Group By nhóm lệnh Data thuộc tab View Tên thiết lập phân nhóm áp dụng xuất hộp chọn Kích vào hộp chọn để xem tên thiết lập phân nhóm khác Nếu khơng có thiết lập phân nhóm áp dụng tới bảng khung nhìn mở cụm từ No Group xuất hộp chọn Group By 12.3 Lọc chi tiết kế hoạch Một cách khác hữu ích để thay đổi cách thức bạn xem thông tin nhiệm vụ tài nguyên Project lọc-Filter Giống tên nó, lọc ẩn liệu nhiệm vụ tài nguyên không đáp ứng tiêu chí mà bạn định, hiển thị liệu mà bạn quan tâm Giống phân nhóm, lọc không thay đổi liệu kế hoạch bạn, đơn thay đổi liệu xuất Có hai cách để sử dụng lọc Bạn có thể áp dụng lọc AutoFilter lọc có sẵn tới khung nhìn: Chương XII 196 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Sử dụng lọc AutoFilter cho việc lọc tạm thời bảng Project Các biểu tượng mũi tên AutoFilter nhỏ xuất bên cạnh tên tiêu đề cột Kích vào biểu tượng đầu mũi tên để hiển thị danh sách chứa tiêu chí mà bạn sử dụng để lọc liệu (nằm phía cùng, bên mục Filters) Những tiêu chí mà bạn thấy phụ thuộc vào loại liệu chứa đựng cột, ví dụ tiêu chí AutoFilter cột ngày tháng lựa chọn Today-hôm This Month-tháng này, lọc tùy chỉnh, bạn rõ tiêu chí riêng bạn Bạn sử dụng AutoFilter Project giống cách mà bạn sử dụng Microsoft Excel - Áp dụng lọc có sẵn tùy chỉnh để xem thông tin nhiệm vụ tài nguyên mà đáp ứng tiêu chí lọc Ví dụ, lọc Critical hiển thị nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt Một số lọc có sẵn, chẳng hạn lọc Task Range, nhắc bạn nhập tiêu chí cụ thể- ví dụ, phạm vi chứa số ID nhiệm vụ Nếu khung nhìn áp dụng lọc, dịng chữ "Filter Applied" xuất trạng thái cửa sổ Project-Status Cả hai kiểu lọc (Autofilter có sẵn) ẩn hàng khung nhìn Task Sheet Resource Sheet khơng đáp ứng tiêu chí mà bạn định Bạn thấy ngắt quãng số ID nhiệm vụ tài nguyên Các liệu biến ẩn mà khơng bị xóa bỏ Giống xếp phân nhóm, bạn lọc liệu khung nhìn, lọc áp dụng cho tất bảng mà bạn hiển thị chúng khung nhìn Các khung nhìn mà khơng có bảng, chẳng hạn khung nhìn Calendar Network Diagram, hỗ trợ lọc (thông qua hộp chọn Filter nhóm lệnh Data tab View), khơng có lọc AutoFilter Một tính giống, làm bật-Highlight Trong việc áp dụng lọc ẩn thông tin không đáp ứng tiêu chí bạn, việc áp dụng làm bật áp dụng định dạng màu vàng tới thơng tin đáp ứng tiêu chí bạn Mặt khác, hai tính gần giống hệt chỗ-bạn áp dụng thiết lập làm nổt bật có sẵn tạo thiết lập làm bật tùy chỉnh với lọc Khi thiết lập làm bật áp dụng, dòng chữ "Highlight Filter Applied" xuất trạng thái cửa sổ ProjectStatus Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn thường xuyên cần phải tìm kiếm nhiệm vụ liên quan đến việc chỉnh sửa cơng việc biên tập lĩnh vực tập trung chủ yếu nhà xuất Bạn nhanh chóng hiển thị nhiệm vụ chỉnh sửa với AutoFilter, bạn muốn tạo lọc tùy chỉnh để sử dụng sau Trong ví dụ này, bạn áp dụng lọc có sẵn sau tạo lọc tùy chỉnh mà đáp ứng tiêu chí bạn định Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích Gantt Chart Khung nhìn Gantt Chart xuất Trước bạn tạo lọc tùy chỉnh, bạn nhanh chóng nhìn thấy nhiệm vụ mà bạn quan tâm cách áp dụng lọc AutoFilter Bước 2: Kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh tiêu đề cột Task Name, kích mục Filters danh sách thả xuống sau chọn Custom Hộp thoại Custom AutoFilter xuất Bạn muốn nhìn thấy nhiệm vụ mà tên có chứa từ “edit” – chỉnh sửa Bước 3: Trong hộp chọn bên nhãn Name, chọn Contains Bước 4: Trong hộp nhập thứ hai kế bên, gõ edit Chương XII 197 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 5: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Custom AutoFilter Project lọc danh sách nhiệm vụ để hiển thị nhiệm vụ mà tên chúng có chứa từ edit nhiệm vụ khái quát chúng Chú ý tới biểu tượng hình phễu xuất bên cạnh tiêu đề cột Task Name dòng chữ "AutoFilter Applied" xuất trạng thái Đây dấu hiệu thị giác AutoFilter tùy chỉnh áp dụng tới cột Lưu ý: Khi lọc AutoFilter áp dụng, bạn di chuyển trỏ chuột tới biểu tượng hình phễu, mơ tả tóm tắt lọc áp dụng xuất ToolTip Di chuyển tới dòng chữ “AutoFilter Applied” trạng thái để xuất ToolTip cho bạn biết trường liệu lọc Tiếp theo, bạn tắt lọc AutoFilter tạo lọc tùy chỉnh Bước 6: Kích chuột vào biểu tượng hình phễu bên cạnh tiêu đề cột Task Name, sau kích vào Clear All Filters danh sách xuất Project tắt lọc AutoFilter, hiển thị lại tấy nhiệm vụ kế hoạch Bây bạn sẵn sàng để tạo lọc tùy chỉnh Bước 7: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn bên cạnh lệnh Outline chọn More Filters danh sách thả xuống Hộp thoại More Filters xuất Trong hộp thoại này, bạn nhìn thấy tất lọc có sẵn Project dành cho nhiệm vụ (trong khung nhìn dạng Task) tài nguyên ( khung nhìn dạng Resource) Bước 8: Bấm nút New Hộp thoại Filter Definnition xuất Bước 9: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Incomplete Editing Tasks Chương XII 198 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 10: Trong hàng cột Field Name, gõ chọn Name Bước 11: Trong hàng cột Test, chọn contains Bước 12: Trong hàng cột Values, gõ edit Đây tiêu chí thứ nhất, tức lọc nhiệm vụ có từ edit tên chúng Sau tạo tiêu chí thứ hai cho lọc Bước 13: Trong hàng thứ hai cột And/Or, chọn And Bước 14: Trong hàng thứ hai cột Field Name, gõ chọn Actual Finish Bước 15: Trong hàng cột Test, chọn equals Bước 16: Trong hàng cột Values, gõ NA NA có nghĩa Not Application-"không áp dụng" cách mà Project đánh dấu số trường liệu chưa có giá trị Nói cách khác, cơng việc biên tập mà chưa có ngày kết thúc thực tế coi dở dang Bước 17: Bấm vào nút Save để đóng hộp thoại Filter Definition Bộ lọc tạo xuất hộp thoại More Filters Bước 18: Trong danh sách lọc, chọn Incomplete Editing Tasks, sau bấm vào nút Apply Project áp dụng lọc tới khung nhìn Gantt Chart Chương XII 199 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Hiện tại, danh sách nhiệm vụ lọc để hiển thị nhiệm vụ biên tập dở dang Bởi bạn khơng bắt đầu theo dõi nhiệm vụ thực tế nên tất nhiệm vụ biên tập dở dang thời điểm Lưu ý: Khi lọc áp dụng, bạn di chuyển trỏ chuột tới dòng chữ “Filter Applied” trạng thái để thấy tên lọc áp dụng Để kết thúc ví dụ này, bạn tắt lọc Bước 19: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn cạnh lệnh Outline sau chọn Clear Filter danh sách thả xuống Project gỡ bỏ việc lọc Như lần việc áp dụng gỡ bỏ lọc không ảnh hưởng đến liệu gốc ban đầu kế hoạch 12.4 Tạo bảng Bảng bảng tính, nơi mà trình bày liệu kế hoạch tổ chức cột dọc hàng ngang Mỗi cột thể trường liệu có Project, hàng thể nhiệm vụ tài nguyên (hoặc khung nhìn Usage phân cơng) Giao cột hàng gọi ô -Cell (nếu bạn nghĩ tới bảng tính) trường liệu-Field (nếu bạn nghĩ tới thuật ngữ sở liệu) Project bao gồm nhiều bảng mà áp dụng khung nhìn Thực ra, bạn sử dụng số loại bảng chương này, chẳng hạn bảng Entry Summary Rất hầu hết lần sử dụng, bảng có sẵn Project chứa đựng trường liệu mà bạn muốn Tuy nhiên, bạn sửa đổi bảng có sẵn bạn tạo bảng chứa liệu mà bạn muốn Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn tiếp tục tập trung vào nhiệm vụ biên tập kế hoạch sách thiếu nhi Cuối cùng, bạn định để tạo bảng tùy chỉnh, bảng trình bày số mơ tả công việc biên tập mà thêm tới trường liệu Text-văn kế hoạch Trong ví dụ này, bạn tạo bảng tùy chỉnh Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích Other Views sau chọn Task Sheet Project hiển thị khung nhìn Task Sheet Bước 2: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau chọn More Tables Chương XII 200 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Hộp thoại More Tables xuất Bảng Entry có lẽ chọn Trong hộp thoại này, bạn nhìn thấy tất bảng có sẵn Project cho nhiệm vụ ( khung nhìn dạng Task) cho tài nguyên ( khung nhìn dạng Resource) Bước 3: Chắc chắn bảng Entry lựa chọn, bấm vào nút Copy Hộp thoại Table Definition xuất Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Editorial Table Tiếp theo, bạn gỡ bỏ số trường liệu sau thêm số trường liệu khác Bước 5: Trong cột có nhãn Field Name, kích vào tên trường liệu sau kích vào nút Delete Row sau lần kích vào tên chúng Indicators Task Mode Predecessors Tiếp theo, bạn thêm trường liệu vào bảng tùy chỉnh Bước 6: Trong cột có nhãn Field Name, kích chọn Duration sau bấm vào nút Insert Row Project thêm hàng trống lên hàng Duration Bước 7: Trong cột có nhãn Field Name, kích chọn hàng vừa chèn vào Bấm vào biểu tượng đầu mũi tên chọn Editorial Focus (Text 9) từ danh sách thả xuống Trường liệu văn tùy chỉnh Editorial Focus (Text 9) chứa đựng số lưu ý mức độ yêu cầu biên tập cho nhiệm vụ thêm vào từ trước Chương XII 201 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 8: Trong cột có nhãn Width, gõ chọn 20 Bước 9: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Table Difinition Bảng tạo xuất hộp thoại More Tables Bước 10: Chắc chắn bảng Editorial Table chọn sau bấm nút Apply Project áp dụng bảng tới khung nhìn Task Sheet Lưu ý: Bạn thêm gỡ bỏ cột cách nhanh chóng bảng Để thêm cột, chọn cột nằm bên phải nơi mà bạn muốn thêm cột Sau đó, tab Format, nhóm lệnh Comlumn, kích Insert Column Project hiển thị tất trường liệu có sẵn cho loại bảng bạn hiển thị ( nhiệm vụ hay tài nguyên), sau chọn trường liệu mà bạn muốn thêm vào Để gỡ bỏ cột, kích chuột phải vào tiêu đề cột chọn Hide Column danh sách xuất Trong phần tiếp theo, bạn kết hợp lọc tùy chỉnh với bảng tùy chỉnh để tạo khung nhìn “Tiến độ biên tập”- Editorial Schedule cho dự án sách thiếu nhi Chương XII 202 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com * Tạo trường tùy chỉnh cách nhanh chóng Trong phần này, bạn thấy trường liệu tùy chỉnh, Text9, tùy chỉnh để có tiêu đề Editorial Focus chứa đựng thông tin chi tiết hoạt động chỉnh sửa kế hoạch sách thiếu nhi Project cung cấp loạt trường liệu tùy chỉnh, bạn dễ dàng thêm chúng tới bảng Cột ngồi bên phải bảng khung nhìn dán nhãn Add New Column nơi mà bạn kích vào tiêu đề cột chọn trường liệu mà bạn muốn thêm vào danh sách thả xuống bạn bắt đầu việc gõ ô thuộc cột Add New Column Khi bạn gõ cột mới, Project dị tìm loại liệu mà bạn gõ để thêm trường liệu tùy chỉnh phù hợp với Ví dụ, bạn gõ giá trị ngày tháng, Project sử dụng trường liệu tùy chỉnh ngày tháng, chẳng hạn Date1 Nếu bạn muốn, sau chỉnh sửa lại tiêu đề cột theo ý muốn bạn cách kích đúp vào tiêu đề cột mà bạn muốn chỉnh sửa Các trường liệu tùy chỉnh cung cấp Project bao gồm: - Cost-chi phí: Lên đến 10 trường liệu chi phí - Date-Ngày tháng: Lên đến 10 trường liệu ngày tháng - Duration-Thời hạn thực hiện: Lên đến 10 trường liệu thời hạn thực - Finish-Ngày kết thúc: Lên đến 10 trường liệu ngày kết thúc - Flag-Cắm cờ: Lên đến 10 trường liệu Yes No - Number-Số: Lên đến 20 trường liệu số học - OutlineCode-: Lên đến 10 trường liệu - Start-Ngày bắt đầu: Lên đến 10 trường liệu ngày bắt đầu - Text-Văn bản: Lên đến 30 trường liệu văn Lưu ý: Trường liệu tùy chỉnh ngày bắt đầu (Start) kết thúc (Finish) sẵn sàng để bạn sử dụng, bạn lưu kế hoạch tạm thời-Interim plan (sẽ giới thiệu chương 13), kế hoạch tạm thời sử dụng trường liệu ghi đè lên giá trị ngày bắt đầu kết thúc tùy chỉnh bạn Thực tế, Project cung cấp trường tùy chỉnh cho trước cho nhiệm vụ tài nguyên nhóm trường liệu khác Ví dụ, bạn tùy chỉnh trường liệu tùy chỉnh Text1 khung nhìn nhiệm vụ-Task tùy chỉnh trường liệu Text1 ( trường liệu tùy chỉnh khác) khung nhìn tài nguyên-Resource Những trường liệu tùy chỉnh cách tuyệt vời để lưu trữ thông tin thêm nhiệm vụ tài nguyên kế hoạch bạn Thông thường, không số trường liệu tùy chỉnh gây ảnh hưởng tới việc tiến độ nhiệm vụ tài nguyên 12.5 Tạo khung nhìn Gần tất công việc mà bạn thực Project diễn khung nhìn-View Một khung nhìn chứa đựng nhiều thành phần bảng-Table, thiết lập phân nhóm lọc Bạn kết hợp chúng với yếu tố khác (chẳng hạn lưới pha thời gian khung nhìn dạng Usage) với yếu tố đồ họa (như bar đại diện cho nhiệm vụ phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart) Project bao gồm hàng chục khung nhìn dùng để tổ chức xếp thơng tin cho mục đích cụ thể Có thể bạn thấy bạn cần xem thơng tin kế hoạch theo số cách mà khơng có sẵn khung nhìn sẵn có Project Nếu khung nhìn sẵn có Project khơng đáp ứng nhu cầu bạn, bạn chỉnh sửa khung nhìn có tạo khung nhìn riêng Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn sử dụng tốt lọc bảng tùy chỉnh mà bạn tạo trước để giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ biên tập kế hoạch Chương XII 203 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com sách thiếu nhi Bây bạn muốn kết hợp tùy chỉnh vào khung nhìn tùy chỉnh để bạn dễ dàng chuyển đổi sang lúc bạn muốn Trong ví dụ này, bạn tạo khung nhìn kết hợp lọc tùy chỉnh bảng tùy chỉnh mà bạn tạo phần trước Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích vào Other Views sau chọn More Views Hộp thoại More Views xuất Trong hộp thoại này, bạn nhìn thấy tất khung nhìn có sẵn Project Bước 2: Bấm nút New Hộp thoại Define New View xuất Hầu hết khung nhìn chứa đựng khung nhìn nhất-Single View, khung nhìn bao gồm hai khung nhìn riêng biệtCombination View Trong thực tế, khung nhìn mặc định Project khung nhìn đơi:Khung nhìn Gantt Chart khung nhìn Timeline Bước 3: Chắc chắn tùy chọn Single View chọn sau bấm nút OK Hộp thoại View Defination xuất Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Editorial Schedule View Bước 5: Trong hộp chọn có nhãn Screen, chọn Task Sheet danh sách thả xuống Trong danh sách thả xuống hộp chọn có nhãn Screen, bạn nhìn thấy tất loại khung nhìn cung cấp Project Rất nhiều số khung nhìn bao gồm bảng ( chẳng hạn khung nhìn Resource Sheet) bảng cộng với biểu đồ ( khung nhìn Gantt Chart) Form ( khung nhìn Task Form) Các khung nhìn khác sơ đồ, chẳng hạn khung nhìn Network Diagram Timeline Bước 6: Trong hộp chọn có nhãn Table, lựa chọn Editorial Table từ danh sách thả xuống Editorial Table bảng tùy chỉnh mà bạn tạo phần trước Bước 7: Trong hộp chọn có nhãn Group, chọn No-Group từ danh sách thả xuống Chương XII 204 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 8: Trong hộp chọn có nhãn Filter, lựa chọn Imcomplete Editing Tasks từ danh sách thả xuống Imcomplete Editing Tasks lọc tùy chỉnh mà bạn tạo từ phần trước Lưu ý: Tất khung nhìn khung nhìn với trọng tâm nhiệm vụ tài nguyên Các bảng, thiết lập phân nhóm lọc cụ thể liệt kê danh sách thả xuống hộp thoại View Definition phụ thuộc vào loại khung nhìn mà bạn chọn hộp chọn có nhãn Screen Bước Ví dụ, với Task Sheet chọn hộp chọn Screen, lọc áp dụng cho nhiệm vụ, chẳng hạn lọc Critical Filter, có sẵn danh sách thả xuống hộp chọn Filter Ngoài ra, hộp chọn thành phần khung nhìn biến đổi theo loại khung nhìn Ví dụ, hộp chọn Table Group không hoạt động bạn chọn loại khung nhìn Calendar hộp chọn Screen Bước 9: Đảm bảo hộp kiểm Show in menu tích chọn Bước 10: Bấm nút OK để đóng hộp thoại View Definition Tên khung nhìn xuất trạng thái chọn hộp thoại More Views Bước 11: Đảm bảo khung nhìn Editorial Schedule View chọn, bấm nút Apply Project áp dụng khung nhìn Bây giờ, có nhiệm vụ biên tập dở dang hiển thị, trường liệu thể theo cách mà bạn muốn Ngồi ra, Project thêm khung nhìn Editorial Schedule View vào danh sách thả xuống nút lệnh Other Views nhóm lệnh Task Views tab View Tên khung nhìn xuất bên nhãn Custom, dễ dàng để truy cập tới tập tin kế hoạch Chương XII 205 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Do có điều chỉnh tới thiết lập chung Project mà bạn thực trước phần 12.2 chương nên khung nhìn tùy chỉnh khơng có sẵn kế hoạch khác Tuy nhiên, bạn tạo khung nhìn tùy chỉnh riêng bạn, bạn muốn chúng có sẵn kế hoạch mà bạn làm việc tới Để làm điều thay đổi để quay trở lại thiết lập mặc định ban đầu Khi đó, khung nhìn mà bạn tạo sau trở nên có sẵn tập tin kế hoạch mà bạn làm việc với Bước 12: Kích vào tab File, sau chọn Option Hộp thoại Project Option xuất Bước 13: Kích vào tab Advanced bên khu vực có nhãn Display, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Automatically add new views, tables, filters, and groups to the global Bước 14: Kích OK để đóng hộp thoại Project Options Chương XII 206 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Theo dõi tiến triển nhiệm vụ phân công Chương XIII 207 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Xây dựng, thẩm tra truyền tải kế hoạch hồn chỉnh nhiều chí hầu hết thời gian bạn người quản lý dự án Tuy nhiên, lên kế hoạch giai đoạn công việc quản lý dự án bạn Sau giai đoạn lên kế hoạch hoàn thành, thực đầy đủ dự án bắt đầu, thực thi kế hoạch phát triển từ trước Lý tưởng dự án thực y kế hoạch, trường hợp gặp Nói chung, với kế hoạch phức tạp hơn, thời hạn thực dài có thêm nhiều hội để xuất không ăn khớp Sự không ăn khớp-Variance khác biệt bạn dự định xảy ( ghi lại kế hoạch) thực xảy (được ghi chép lại nỗ lực theo dõi tiến triển bạn) Theo dõi xác cơng việc thực tế xảy so sánh với kế hoạch gốc ban đầu cho phép bạn xác định sớm không ăn khớp điều chỉnh phần chưa hoàn thành kế hoạch cần thiết Trong chương 7, bạn giới thiệu phương pháp đơn giản việc theo dõi việc thực tế diễn kế hoạch Chúng bao gồm việc ghi chép lại tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ ghi chép lại ngày bắt đầu kết thúc thực tế Những phương pháp theo dõi tiến triển phù hợp với nhiều dự án, Microsoft Project 2013 cung cấp cách thức theo dõi chi tiết Trong chương này, bạn theo dõi tổng số thời gian làm việc cấp độ nhiệm vụ cấp độ phân công, thời gian làm việc theo chu kỳ thời gian, chẳng hạn thời gian làm việc hồn thành tuần ngày Thơng tin phân phối theo thời gian thường gọi timephased-pha thời gian, việc theo dõi thời gian làm việc theo chu kỳ thời gian đề cập theo dõi việc thực tế diễn theo pha thời gian Đây mức độ chi tiết có sẵn việc theo dõi tiến triển Project Cũng phương pháp theo dõi đơn giản, theo dõi việc thực tế diễn theo pha thời gian cách để giải câu hỏi việc quản lý dự án: - Các nhiệm vụ bắt đầu kết thúc theo kế hoạch? Nếu khơng, ảnh hưởng đến ngày hoàn thành dự án? - Các tài nguyên tiêu tốn nhiều thời gian hay so với kế hoạch để hoàn thành nhiệm vụ? - Nó tiêu tốn nhiều tiền hay tiền so với kế hoạch để hồn thành nhiệm vụ? Là người quản lý dự án, bạn phải xác định cấp độ việc theo dõi để đáp ứng tốt yêu cầu kế hoạch bên liên quan khác bạn Cấp độ theo dõi chi tiết yêu cầu nỗ lực từ bạn tài nguyên phân công tới nhiệm vụ Chương cho bạn thấy phương pháp theo dõi chi tiết có sẵn Project Trong chương này, bạn làm việc với công cụ khác việc theo dõi công việc việc giải cơng việc chưa hồn thành Tuy nhiên, bạn bắt đầu việc cập nhật đường sở-baseline dự án 13.1 Cập nhật đường sở Trong chương 7, bạn lưu lại đường sở cho kế hoạch Nhớ lại rằng, đường sở tập hợp giá trị quan trọng kế hoạch, chẳng hạn ngày bắt đầu, ngày kết thúc chi phí nhiệm vụ, tài nguyên phân công lên kế hoạch Khi bạn lưu (hoặc thiết lập) đường sở, Project tạo "bản chụp" giá trị có lưu kế hoạch để so sánh tương lai Hãy nhớ mục đích đường sở để ghi chép lại mà mong đợi kế hoạch trơng giống thời điểm Tuy nhiên, thời gian trơi đi, bạn cần phải thay đổi mong đợi Sau lưu kế hoạch đường sở gốc ban đầu, bạn cần phải tinh chỉnh kế hoạch cách thêm gỡ bỏ bớt nhiệm vụ phân công thực điều chỉnh khác Để trì đường sở xác cho việc đối chiếu sau này, bạn có số lựa chọn sau đây: Chương XIII 208 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Cập nhật đường sở cho toàn kế hoạch Việc đơn giản thay tất giá trị đường sở gốc ban đầu giá trị - Cập nhật đường sở cho nhiệm vụ lựa chọn Việc không ảnh hưởng đến giá trị đường sở nhiệm vụ khác giá trị đường sở tài nguyên kế hoạch - Lưu đường sở thứ hai đường sở Bạn lưu đến 11 đường sở kế hoạch Đường sở gọi Baseline, đường lại Baseline tới Baseline 10 Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, việc lập kế hoạch cho dự án sách thiếu nhi trải qua số lần tinh chỉnh bổ sung Bao gồm số điều chỉnh thời hạn thực nhiệm vụ thêm nhiệm vụ giai đoạn Acquisition Do thay đổi nên bạn cần phải chụp lại đường sở trước làm việc bắt đầu Trong ví dụ này, bạn so sánh kế hoạch theo tiến độ với kế hoạch lưu đường sở cập nhật đường sơ sở cho kế hoạch Bạn cần đến tập tin Advanced Tracking A_Start nằm thư mục tập tin Practises/Chapter 12 kèm theo sách Mở tập tin Advanced Tracking A_Start lưu thành tập tin khác có tên Advanced Tracking A Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên nút Gantt Chart chọn Tracking Gantt từ danh sách thả xuống Khung nhìn Tracking Gantt xuất Trong phần biểu đồ khung nhìn này, bar theo tiến độ xuất bar màu xanh da trời (nếu chúng nhiệm vụ then chốt) màu hồng (nếu chúng nhiệm vụ then chốt) Bên chúng, bar theo giá trị đường sở nhiệm vụ xuất bar màu xám Lưu ý: Trong khung nhìn biểu đồ Gantt, mầu sắc, hoa văn hình dáng bar đại diện cho thứ cụ thể Để biết mục biểu đồ Gantt đại diện cho gì, việc di chuyển trỏ chuột bạn tới đoạn mô tả xuất ScreenTip Để xem đầy đủ thích mục biểu đồ Gantt định dạng chúng, tab Format, nhóm lệnh Bar Style, kích Format chọn Bar Styles Bước 2: Trong cột có nhãn Task Name, kích chọn tên nhiệm vụ 18, Original art review Bước 3: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Lưu ý: Hãy nhớ để chọn nhiệm vụ cách nhanh chóng, chí nhiệm vụ mà bạn khơng thể nhìn thấy tầm nhìn khung nhìn, nhấn tổ hợp phím Ctrl + G Sau đó, hộp nhập có nhãn ID hộp thoại Go To, nhập số ID nhiệm vụ sau nhấn nút OK Khung nhìn Tracking Gantt cuộn để hiển thị bar Gantt nhiệm vụ 18, Original art review Nhiệm vụ thêm vào kế hoạch sau đường sở ban đầu lưu Như bạn thấy khung nhìn Tracking Gantt, nhiệm vụ khơng có bar đại diện cho Chương XIII 209 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com đường sở, điều khơng có giá trị đường sở Ngoài ra, thời hạn thực nhiệm vụ thêm vào làm dịch chuyển bar nhiệm vụ kế nhiệm khỏi bar theo đường sở Để có nhìn rộng lớn đường sở kế hoạch này, bạn điều chỉnh mức độ zoom Bước 4: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, hộp chọn có nhãn Timescale chọn Week Bạn thấy rằng, khơng có nhiệm vụ sau nhiệm vụ 18 có bar theo tiến độ phù hợp với bar theo đường sở chúng Để kết thúc ví dụ này, bạn lưu lại đường sở cho kế hoạch Làm bạn cập nhật tất thông tin nhiệm vụ, tài nguyên phân công cho đường sở trước theo dõi tiến triển Lưu ý: Kế hoạch có đường sở lưu trước bạn ghi đè lên Điều thích hợp giai đoạn dự án sách thiếu nhi mới, giai đoạn mà việc lập kế hoạch hoàn tất bạn muốn có cập nhật cho đường sở trước ghi chép việc thực tế diễn Tuy nhiên, sau làm việc thực tế ghi lại, bạn nên cẩn thận việc ghi đè lên giá trị đường sở lưu trước Một bạn ghi đè lên đường sở, giá trị gốc ban đầu thay lấy lại Lưu thêm đường sở khác thường chiến lược tốt sau công việc dự án triển khai Bước 5: Trên tab Project, nhóm lệnh Schedule, kích Set Baseline sau chọn Set Baseline danh sách thả xuống Hộp thoại Set Baseline xuất Bước 6: Chắc chắn lựa chọn Set Baseline chọn Trong khu vực có nhãn For, chắn tùy chọn Entire project chọn Lưu ý ngày lưu lại cuối cùng-“last saved on” hộp chọn tùy chọn Set Baseline khác với hình minh họa Chương XIII 210 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Để cập nhật cho giá trị đường cở sơ nhiệm vụ lựa chọn, bạn chọn tùy chọn Selected tasks thuộc khu vực có nhãn For Khi bạn làm điều này, tùy chọn bên nhãn Roll up baselines trở nên sử dụng Đây nơi mà bạn kiểm sốt việc cập nhật giá trị đường sở nhiệm vụ chọn nên ảnh hưởng đến giá trị đường sở nhiệm vụ khái qt Ví dụ, bạn lưu lại giá trị cho đường sở nhiệm vụ cập nhật giá trị đường sở nhiệm vụ khái quát liên quan đến muốn Để gỡ bỏ đường sở, tab Project, nhóm lệnh Schedule, bấm vào nút lệnh Set Baseline sau chọn Clear Baseline từ danh sách thả xuống Bước 7: Bấm nút OK để cập nhật cho đường sở Project cảnh báo bạn ghi đè lên giá trị đường sở lưu trước Bước Bấm Yes Project cập nhập giá trị đường sở cho kế hoạch Bây nhiệm vụ 18 có bar theo đường sở, tất bar theo đường sở nhiệm vụ khác phù hợp với bar theo tiến độ chúng Tại thời điểm này, bạn kê khai cho tất nhiệm vụ mà có kế hoạch Và bạn sẵn sàng để chuyển sang giai đoạn việc quản lý dự án theo dõi việc thực tế diễn * Lưu kế hoạch tạm thời: Sau bạn bắt đầu theo dõi các việc thực tế diễn bạn điều chỉnh kế hoạch bạn, bạn muốn tạo chụp nhanh khác ngày bắt đầu kết thúc thời Bạn làm điều với kế hoạch tạm thời-Interim plan Giống đường sở, kế hoạch tạm thời tập hợp giá trị thời kế hoạch mà Project lưu vào tập tin Tuy nhiên, không giống đường sở, kế hoạch tạm thời lưu ngày bắt đầu kết thúc nhiệm vụ, không bao gồm giá trị tài nguyên phân công Bạn lưu tới 10 thiết lập khác ngày bắt đầu kết thúc tạm thời kế hoạch ( Nếu bạn thấy bạn cần nhiều chụp giá trị tiến độ giá trị ngày bắt đầu kết thúc, bạn lưu thêm đường sở thay kế hoạch tạm thời) Tùy thuộc vào phạm vi thời hạn thực dự án bạn, bạn muốn lưu kế hoạch tạm thời thời điểm sau đây: - Vào lúc kết thúc giai đoạn làm việc quan trọng - Vào khoảng thời gian định trước, chẳng hạn hàng tuần hàng tháng - Chỉ trước sau nhập số lượng lớn giá trị thực tế diễn Để lưu kế hoạch tạm thời, tab Project, nhóm lệnh Schedule, bấm nút lệnh Set Baseline sau chọn Set Baseline từ danh sách thả xuống Trong hộp thoại Set Baseline chọn tùy chọn Set Interim Plan Chương XIII 211 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com 13.2 Theo dõi giá trị thực tế giá trị lại nhiệm vụ phân công Trong chương 8, bạn nhập giá trị thực tế ngày bắt đầu, kết thúc thời hạn thực cho nhiệm vụ riêng biệt Đối với nhiệm vụ mà có tài ngun phân cơng tới chúng, bạn nhập giá trị thời gian làm việc thực tế lại cho cho toàn nhiệm vụ cho phân cơng cụ thể tới nhiệm vụ Để giúp bạn hiểu cách thức mà Project xử lý giá trị thực tế bạn nhập, xem xét điều sau đây: - Nếu nhiệm vụ có tài ngun phân cơng tới nó, giá trị thời gian làm việc thực tế mà bạn nhập cho nhiệm vụ phân công dùng cho nhiệm vụ tài nguyên Ví dụ, bạn ghi lại phân cơng có năm làm việc thực tế giá trị dùng cho nhiệm vụ lẫn tài nguyên phân cơng - Nếu nhiệm vụ có nhiều tài ngun phân cơng tới nó, thời gian làm việc thực tế mà bạn nhập cho nhiệm vụ phân bổ cuộn xuống (Roll-down) tới phân công tùy theo lượng phân công-Unit chúng Cấp độ chi tiết thích hợp bạn khơng quan tâm đến chi tiết cấp độ phân công cá nhân - Nếu nhiệm vụ có nhiều tài nguyên phân cơng tới nó, thời gian làm việc thực tế mà bạn nhập cho phân công cuộn lên cho nhiệm vụ Tuy nhiên, giá trị thời gian làm việc thực tế không ảnh hưởng đến giá trị thời gian làm việc phân công khác nhiệmvụ Cấp độ chi tiết thích hợp bạn quan tâm đến chi tiết mức độ phân công cá nhân Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, số nhiệm vụ kế hoạch sách thiếu nhi có số lượng tài ngun phân cơng tới nhiều Để có nhìn tốt việc ghi lại thời gian làm việc thực tế bạn cho nhiệm vụ ảnh hưởng đến thời gian làm việc phân cơng, bạn chuyển sang khung nhìn Task Usage sau ghi lại việc thực tế diễn Trong ví dụ này, bạn ghi lại giá trị thực tế cấp độ nhiệm vụ cấp độ tài nguyên xem thông tin cuộn lên cuộn xuống nhiệm vụ phân công Bạn cần đến tập tin Advanced Tracking B_Start nằm thư mục tập tin Practises/Chapter 12 kèm theo sách Mở tập tin Advanced Tracking B_Start lưu thành tập tin khác có tên Advanced Tracking B Phiên kế hoạch chứa đựng giá trị cập nhật đường sở mà bạn lưu trước đó, giá trị thực tế ghi lại cho nhiệm vụ giai đoạn Acquisition Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích Task Usage Khung nhìn Task Usage xuất Bạn nhớ lại chương 8, hai phần khung nhìn Usage phân chia chia đứng Khung nhìn Task Usage liệt kê tài nguyên bên nhiệm vụ mà chúng phân công tới bảng nằm phần bên trái khung nhìn Ở phần bên phải, bạn thấy hàng tổ chức bên thời gian biểuTimescale Các hàng cho bạn thấy giá trị thời gian lên tiến độ nhiệm vụ tài nguyên phân cơng Khung nhìn Task Usage đánh mầu hàng phần bên phải: Các hàng nhiệm vụ có màu bóng mờ, các hàng phân cơng có màu trắng Bước 2: Trong cột có nhãn Task Name, chọn tên nhiệm vụ 18, Original art review Bước 3: Trên Tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Chương XIII 212 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Lưới pha thời gian nằm phần bên phải khung nhìn cuộn để hiển thị thời gian làm việc lên tiến độ nhiệm vụ Tiếp theo, bạn thay đổi bảng chi tiết hiển thị khung nhìn Bước 4: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables chọn Work từ danh sách thả xuống Bảng Work xuất Bảng chứa đựng cột Actual Work Remaining Work ( Thời gian làm việc thực tế thời gian làm việc lại), tiêu đề chúng không hiển thị hết mà hiển thị ngắn gon Actual Remaining Các giá trị cột Work tổng số thời gian làm việc lên tiến độ nhiệm vụ phân công Lưu ý giá trị thời gian làm việc nhiệm vụ tổng cộng giá trị thời gian làm việc phân cơng Ví dụ, tổng thời gian làm việc nhiệm vụ 18 164 giờ, tổng cộng thời gian làm việc 82 Hany Morcos 82 Jane Dow nhiệm vụ Tiếp theo, bạn thay đổi chi tiết hiển thị lưới pha thời gian phần bên phải khung nhìn Bước 5: Trên tab Format, nhóm lệnh Details, tích chọn hộp kiểm Actual Work Bây Project hiển thị hàng Work ( thời gian làm việc theo tiến độ) Actual Work ( thời gian làm việc thực tế) cho nhiệm vụ phân công lưới pha thời gian nằm phần bên phải khung nhìn Lưu ý: Bạn thay đổi chi tiết (đó hàng) hiển thị lưới pha thời gian khung nhìn Usage Bạn thêm gỡ bỏ hàng thay đổi định dạng hiển thị hàng Ví dụ, bạn thêm hàng Baseline Cost để hiển thị khung nhìn Usage định dạng mầu khác cho Để thấy hàng sẵn có tùy chọn định dạng Project, tab Format, nhóm lệnh Details, kích Add Details Chương XIII 213 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong lưới pha thời gian, bạn thấy giá trị thời gian làm việc lên tiến độ cho ngày Nếu bạn cộng giá trị thời gian làm việc hàng ngày nhiệm vụ hay phân công cụ thể bạn cho kết giá trị thời gian làm việc tương ứng cột Work nằm phần bên trái nhiệm vụ hay phân cơng Trong khung nhìn Usage, bạn nhìn thấy giá trị thời gian làm việc hai cấp độ chi tiết khác nhau, là: giá trị tổng cộng nhiệm vụ phân cơng (trong cột Work thuộc phần bên trái khung nhìn) cấp độ chi tiết theo pha thời gian ( thuộc phần bên phải khung nhìn) Hai thiết lập giá trị có liên quan trực tiếp tới Tiếp theo, bạn nhập giá trị thời gian làm việc thực tế cấp độ nhiệm vụ cấp độ phân công xem chúng ảnh hưởng tới chi tiết lưới pha thời gian Bước 6: Sử dụng chuột để kéo chia đứng khung nhìn sang bên phải nhìn thấy hết cột có bảng Work Lưu ý: Sau di chuyển chia đứng khung nhìn tới vị trí bạn muốn, di chuyển trỏ chuột lên chia đứng, biểu tượng trỏ chuột chuyển thành biểu tượng mũi tên hai đầu sang trái phải Kích đúp chuột vào chia đứng chia đứng có vị trí trùng với cạnh đứng cột gần Bước 7: Trong cột Actual nhiệm vụ 18, Original art review, gõ kích 92h sau nhấn phím Enter Một số việc quan trọng xảy bạn nhấn phím Enter: - Project áp dụng làm bật tới giá trị cập nhật phần bảng bên trái - Thời gian làm việc cịn lại ( cột có nhãn Remaining) bị giảm trừ số lượng thời gian làm việc thực tế mà bạn nhập vào Chương XIII 214 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Thời gian làm việc thực tế phân bổ cho hai phân công nhiệm vụ này, kết tài nguyên ghi lại có 46 làm việc thực tế Tương tự vậy, giá trị cập nhật thời gian làm việc cịn lại phân cơng tính tốn lại - Các giá trị cập nhật thời gian làm việc thực tế thời gian làm việc thực tế lại cuộn lên nhiệm vụ khái quát Acquisition nhiệm vụ tổng quát dự án - Các giá trị thời gian làm việc thực tế phân bổ cho giá trị lưới pha thời gian nhiệm vụ phân công Trong lưới pha thời gian nằm bên phải khung nhìn, bạn thấy giá trị thời gian làm việc hàng ngày thực tế hai tài nguyên kéo dài tới thứ năm ngày 30 tháng tư Bởi bạn nhập giá trị thời gian làm việc thực tế cho toàn nhiệm vụ nên Proejct giả định làm việc thực tiến độ ( làm việc thực tế ngày 23/4/2015 tiến độ lên đến ngày 30/4/2015 đủ 46 làm việc) ghi lại giá trị pha thời gian cho phân công tài nguyên Để kết thúc ví dụ này, bạn nhập giá trị thời gian làm việc thực tế cấp độ phân công xem ảnh hưởng chúng tới nhiệm vụ Bước 8: Trong cột Actual phân công tài nguyên Hany Morcos tới nhiệm vụ 18 ( có giá trị 46h), gõ chọn 62h sau nhấn phím Enter Các giá trị thời gian làm việc thời gian làm việc lại thực tế Hany cập nhật, giá trị cập nhật cuộn lên nhiệm vụ 18 nhiệm vụ khái quát (Project làm nổi bật giá trị thay đổi) Tuy nhiên, thời gian làm việc thời gian làm việc lại thực tế Jane Dow, tài nguyên khác phân công tới nhiệm vụ, không bị ảnh hưởng Bước 9: Di chuyển cuộn ngang phần lưới pha thời gian khung nhìn sang bên trái để nhìn thấy giá trị cập nhật cho nhiệm vụ 18 Chương XIII 215 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Một lần nữa, Proejct giả định giá trị thời gian làm việc thực tế mà bạn nhập vào cho Hany hoàn toàn theo tiến độ, làm việc giá trị thời gian làm việc thực tế cô pha thời gian kéo dài tới ngày 04/5/2015 Lưu ý: Bạn nhập giá trị thời gian làm việc thực tế ví dụ này, bạn nhập giá trị thời gian làm việc thực tế lại tỷ lệ phần trăm hồn thành cơng việc Tất giá trị có liên quan đến nhau, thay đổi tới số chúng ảnh hưởng đến giá trị lại Bạn cập nhật giá trị bảng Work tab Tracking hộp thoại Assignment Information (khi phân công chọn) Theo dõi giá trị thời gian làm việc thực tế nhiệm vụ chi tiết việc đơn giản nhập vào giá trị phần trăm hoàn thành cho nhiệm vụ Tuy nhiên, phương pháp chi tiết nhập giá trị thời gian làm việc thực tế lưới pha thời gian cho nhiệm vụ phân công (như bạn thấy phần tiếp theo) Khơng có sai theo dõi thời gian làm việc thực tế cấp độ nhiệm vụ cấp độ phân công (hoặc đơn giản nhập tỉ lệ phần trăm hoàn thành) cấp độ chi tiết đáp ứng yêu cầu bạn Trong thực tế, cho dù bạn thấy hay không thấy chi tiết lưới pha thời gian, Project luôn phân bổ tỷ lệ phần trăm hoàn thành, giá trị thời gian làm việc thực tế cấp độ nhiệm vụ phân công mà bạn nhập vào giá trị tương ứng lưới pha thời gian bạn thấy trước Đây lý mà người dùng Project ngạc nhiên gặp phải giá trị xác, chẳng hạn thời gian làm việc 7,67 giờ, lên tiến độ cho ngày cụ thể Tuy nhiên, bạn hồn tồn hiểu thuật tốn mà Project tn theo, bạn luận số đến từ đâu * Nhập thủ cơng chi phí thực tế: Bất mà bạn nhập giá trị thời gian làm việc thực tế chương này, Project tính tốn giá trị chi phí thực tế cho nhiệm vụ bị ảnh hưởng, nhiệm vụ khái qt nó, tài ngun phân cơng tới nhiệm vụ tồn dự án Theo mặc định, Project tính tốn chi phí thực tế không cho phép bạn nhập chúng trực tiếp Trong hầu hết trường hợp điều chúng tơi đề nghị thực với tập tin thực hành sử dụng sách Tuy nhiên, bạn muốn nhập trực tiếp giá trị chi phí thực tế kế hoạch riêng bạn làm theo bước sau: Bước 1: Trên tab File, chọn Options Hộp thoại Project Options xuất Bước 2: Kích tab Schedule Bước 3: Bên khu vực có nhãn Calculation options for this Project, gỡ bỏ tích chọn hộp kiểm có nhãn Actual cost are always calculated by Project Bước 4: Bấm nút OK Sau tắt tính tự động tính tốn chi phí, bạn nhập giá trị chi phí thực tế cấp độ nhiệm vụ phân công trường liệu Actual Trường liệu có sẵn số chỗ, chẳng hạn bảng Cost Bạn nhập giá trị chi phí thực tế theo ngày khoảng thời gian ( hàng tuần tháng…) khung nhìn có thời gian biểu, chẳng hạn khung nhìn Task Usage Resource Usage Với khung nhìn dạng Usage hiển thị, tab Format, nhóm Details, chọn Actual cost ( khơng thấy bấm vào nút Add Details) 13.3 Theo dõi thời gian làm việc thực tế theo pha thời gian nhiệm vụ phân công Công việc nhập giá trị thực tế diễn lưới pha thời gian đòi hỏi thêm làm việc người quản lý dự án địi hỏi thêm làm việc từ tài nguyên để thông tin tới người quản lý dự án họ giá trị thực tế diễn hàng ngày, hàng tuần Tuy nhiên, việc sử dụng giá trị thực tế diễn theo pha thời gian cung cấp cho bạn thêm nhiều chi tiết tình trạng Chương XIII 216 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com nhiệm vụ tài nguyên dự án so với việc nhập giá trị thực tế, chẳng hạn nhập cột Actual, Remaining %W phần trước Việc nhập giá trị lưới pha thời gian phương pháp tốt để thực việc theo dõi bạn có nhóm nhiệm vụ dự án gồm toàn nhiệm vụ sau đây: - Các nhiệm vụ có tính rủi ro cao - Các nhiệm vụ có thời hạn thực hiên tương đối ngắn chúng không khớp kế hoạch dù ngày đặt tồn dự án vào tình trạng nguy hiểm - Các nhiệm vụ mà bạn muốn phát triển phê chuẩn số liệu thống kế lượng vật liệu đưa vào, tỷ lệ lượng giao định hoàn thành khoảng thời gian định, chẳng hạn chỉnh sửa thảo 3000 từ ngày - Các nhiệm vụ mà nhà tài trợ bên liên quan khác có quan tâm đặc biệt tới chúng - Các nhiệm vụ có yêu cầu toán theo cho người lao động Khi bạn cần phải theo dõi thời gian làm việc thực tế diễn mức độ chi tiết có thể, sử dụng lưới pha thời gian khung nhìn Task Usage Resource Usage Trong hai khung nhìn, bạn nhập giá trị thời gian làm việc thực tế diễn cho phân công riêng biệt theo hàng ngày, hàng tuần khoảng thời gian mà bạn muốn (bằng cách điều chỉnh thời gian biểu-Timescale) Ví dụ, nhiệm vụ có ba tài ngun phân cơng tới bạn biết hai tài nguyên làm việc tiếng ngày tài nguyên lại làm việc tiếng ngày nhiệm đó, bạn nhập giá trị ba giá trị riêng rẽ lưới pha thời gian Lưu ý: Nếu quan, tổ chức bạn sử dụng hệ thống báo cáo theo biểu đồ thời gian ( ví dụ bảng chấm cơng) cho việc theo dõi thời gian làm việc thực tế, bạn sử dụng liệu biểu đồ thời gian làm giá trị thực tế theo pha thời gian Project Bạn khơng cần phải theo dõi cấp độ này, tài nguyên hoàn thành biểu đồ thời gian cho mục đích khác ( ví dụ, tốn với phịng khác quan, tổ chức), bạn sử dụng liệu họ lưu cho số chi tiết Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, giai đoạn làm việc Acquisition kế hoạch sách thiếu nhi hoàn thành, giai đoạn Editorial bắt đầu Bởi có số lượng lớn tài nguyên tham gia vào tính chất hay thay đổi cơng việc biên tập nên nhiệm vụ nhiệm vụ rủi ro dự án Để quản lý việc thực tế diễn nhiệm vụ cách chi tiết có thể, bạn ghi lại giá trị thực tế lưới pha thời gian Trong ví dụ này, bạn nhập số giá trị thực tế cho nhiệm vụ, phân công lưới pha thời gian Bạn cần đến tập tin Advanced Tracking C_Start nằm thư mục tập tin Practises/Chapter 12 kèm theo sách Mở tập tin Advanced Tracking C_Start lưu thành tập tin khác có tên Advanced Tracking C Bước 1: Kích vào biểu tượng mũi tên expand/collapse bên cạnh tên nhiệm vụ 15, Acquisition, để thu lại giai đoạn làm việc kế hoạch Giai đoạn làm việc hồn thành Bước 2: Trong cột Task Name, kích chọn tên nhiệm vụ 22, Organize manuscript for copyedit, sau đó, tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Project cuộn lưới pha thời gian để hiển thị giá trị thời gian làm việc lên tiến độ ban đầu giai đoạn Editorial Chương XIII 217 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Các giá trị thời gian làm việc thực tế theo pha thời gian mà bạn nhập cấp độ nhiệm vụ Bước 3: Trong lưới pha thời gian, kích vào giao cắt cột thứ ngày 27 tháng năm với hàng Act.Work nhiệm vụ 22 Hàng Act.Work nằm trực tiếp bên hàng Work, hàng chứa giá trị 12h Lưu ý: Nếu bạn di chuyển trỏ chuột đến tên ngày thời gian biểu, Project hiển thị ngày tháng đầy đủ ngày ScreenTip Bạn thay đổi định dạng thời gian biểu để kiểm soát khoảng thời gian mà bạn nhập giá trị thực tế lưới pha thời gian Ví dụ, bạn định dạng thời gian biểu để hiển thị theo tuần khơng phải ngày, bạn nhập giá trị thực tế mức độ tuần, giá trị phân bố cho ngày làm việc tuần Bước 4: Gõ 9h sau nhấn phím Tab Có thể có hộp thoại cảnh báo xuất có xung đột tiến độ hành động bạn Nếu có chọn tùy chọn có từ Continue Ngay sau bạn nhập vào giá trị thực tế cho nhiệm vụ này, giá trị thời gian làm việc lên tiến độ thay đổi để phù hợp với Cả hai giá trị thời gian làm việc thực tế theo tiến độ cuộn lên nhiệm vụ khái quát phân bố cho phân công cụ thể nhiệm vụ Bạn thấy điều xảy lưới pha thời gian bên phải bảng bên trái khung nhìn Bước 5: Trong ô giao cột thứ ngày 28 tháng với hàng Act.Work, gõ 15h sau nhấn phím Tab Khi nhập thời gian làm việc thực tế, bạn không cần phải bao gồm chữ "h" ( viết tắt Hour để biểu thị giờ) Bạn cần nhập số Project ghi lại Hour giá trị thời gian làm việc mặc định cho việc nhập liệu Nếu bạn muốn, bạn thay đổi điều Kích vào tab File sau nhấp vào Option Trên tab Schedule hộp thoại Project Options, hộp chọn có nhãn Work is entered in, chọn loại thời gian mặc định mà bạn muốn Chương XIII 218 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 6: Tiếp tục nhập giá trị thời gian làm việc thực tế cho nhiệm vụ 22 theo liệt kê đây: Ngày Thứ sáu, ngày 29 tháng Thứ hai, ngày 01 tháng Thứ ba, ngày 02 tháng Thời gian thực tế 12 12 15 Bước kết thúc việc ghi lại thời gian làm việc thực tế cấp độ nhiệm vụ Tiếp theo, bạn nhập giá trị thời gian làm việc thực tế nhiệm vụ cấp độ phân cơng Đối với nhiệm vụ 23, Copyedit, bạn có giá trị thời gian làm việc thực tế hàng tuần tài nguyên phân công tới Copyeditors hoàn thành nhiệm vụ Đối với nhiệm vụ này, bạn điều chỉnh thời gian biểu để ghi lại giá trị thực tế theo tuần Bước 7: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, hộp chọn có nhãn Timescale, chọn Week Bước 8: Nhập giá trị thời gian làm việc thực tế sau vào lưới pha thời gian cho phân công tài nguyên Copyeditors nhiệm vụ 23, Copyedit: Tuần có chứa ngày Ngày 31 tháng Ngày tháng Ngày 14 tháng Chương XIII Thời gian thực tế 60 80 48 219 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Các giá trị thời gian làm việc thực tế tài nguyên cuộn lên giá trị thời gian làm việc thực tế nhiệm vụ Các giá trị thời gian làm việc gốc ban đầu lưu đường sở để dùng trường hợp bạn cần tham khảo sau Trong ví dụ này, bạn thấy giá trị nhiệm vụ phân công quan hệ trực tiếp với nào; cập nhật tới giá trị ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị lại Tuy nhiên, bạn phá vỡ mối quan hệ bạn muốn Làm cho phép bạn vừa ghi lại tiến triển cho phân công tài nguyên nhập thủ công giá trị thực tế cho nhiệm vụ mà tài nguyên phân cơng tới Bình thường bạn khơng nên phá vỡ mối quan hệ này, trừ bạn có nhu cầu báo cáo đặc biệt công ty bạn Ví dụ, bạn phải tuân theo phương thức báo cáo tình trạng dự án dựa vào khác so với giá trị thực tế ghi lại cho phân công kế hoạch Để phá vỡ mối quan hệ này, làm sau Trên tab File, chọn Options Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab Schedule bên nhãn Calculation options for this project, gỡ bỏ tích chọn hộp kiểm có nhãn Update Task status Update resource status Thiết lập áp dụng cho toàn nhiệm vụ kế hoạch mà bạn mở vào thời điểm đó, bạn khơng thể áp dụng cho số nhiệm vụ kế hoạch * Nghiệp vụ quản lý dự án: Thu thập giá trị thực tế diễn từ tài nguyên Khung nhìn mà bạn sử dụng ví dụ trước tương tự sổ ghi làm việc-time card ( bảng chấm công) Thực tế, để nhập giá trị thời gian làm việc thực tế cấp độ phân cơng, bạn cần đến biểu mẫu sổ ghi làm việc Giả sử bạn cần phải theo dõi thời gian làm việc thực tế thời gian làm việc thực tế lại cấp độ chi tiết , số phương pháp sử dụng để thu thập liệu từ tài nguyên sau: - Thu thập giá trị thực tế bạn: Phương pháp khả thi bạn giao tiếp với nhóm nhỏ tài nguyên cách thường xuyên, chẳng hạn họp tình trạng hàng tuần Đó hội tốt để nói chuyện trực tiếp với tài nguyên vấn đề bị ách tắc bất ngờ mà họ gặp phải (có thể tích cực tiêu cực) thực công việc - Thu thập giá trị thực tế thơng qua hệ thống báo cáo thức tình trạng dự án: Phương pháp làm việc thông qua hệ thông phân cấp tồn quan, tổ chức bạn phục vụ mục đích thêm bên cạnh việc báo cáo tình trạng dự án 13.4 Lên lại tiến độ cho công việc dở dang Trong suốt trình diễn biến dự án, làm việc bị gián đoạn nhiệm vụ cụ thể toàn dự án Nếu điều xảy ra, bạn bắt Project lên lại tiến độ cho cơng việc cịn lại để bắt đầu lại sau ngày bạn định Khi bạn lên lại tiến độ cho công việc dở dang, bạn rõ ngày mà sau cơng việc lại tiếp tục-hay cịn gọi ngày lên lại tiến độ Dưới cách thức mà Project xử lý nhiệm vụ liên quan đến ngày lên lại tiến độ: - Nếu nhiệm vụ chưa có thời gian làm việc thực tế ghi lại cho trước ngày lên lại tiến độ khơng có ràng buộc áp dụng tới tồn nhiệm vụ lên lại tiến độ để bắt đầu sau ngày lên lại tiến độ - Nếu nhiệm vụ có số thời gian làm việc thực tế ghi lại cho trước ngày lên lại tiến độ sau ngày khơng, nhiệm vụ phân chia để tất thời gian làm việc lại bắt đầu sau ngày lên lại tiến độ Thời gian làm việc thực tế không bị ảnh hưởng - Nếu nhiệm vụ có số thời gian làm việc thực tế ghi lại cho trước sau ngày lên lại tiến độ, nhiệm vụ không bị ảnh hưởng Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, công việc giai đoạn Editorial kế hoạch sách thiếu nhi hoàn thành Đội ngũ thực dự án bắt đầu công Chương XIII 220 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com việc giai đoạn tiếp theo, Design and Production Tuy nhiên, bạn cần phải khắc phục chậm trễ công việc gây vấn đề không lường trước Trong ví dụ này, bạn lên lại tiến độ cơng việc dở dang Bạn cần đến tập tin Advanced Tracking D_Start nằm thư mục tập tin Practises/Chapter 12 kèm theo sách Mở tập tin Advanced Tracking D_Start lưu thành tập tin khác có tên Advanced Tracking D Tập tin kế hoạch mở khung nhìn Task Usage Tiếp theo bạn chuyển sang khung nhìn Gantt Chart Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên nút lệnh Gantt Chart sau chọn Gantt Chart từ danh sách thả xuống Bước 2: Cuộn cuộn đứng để khung nhìn Gantt Chart hiển thị nhiệm vụ 30, 1st Pages review xuất gần với cạnh khung nhìn Bước 3: Trong cột Task Name, kích chọn tên nhiệm vụ 31, Proofread and index Nhiệm vụ 31, Proofread and index có hai ngày làm việc thực tế hồn thành số ngày làm việc cịn lại theo kế hoạch tiến độ Bạn biết vào ngày nghỉ cuối tuần, ngày tháng tám, đường ống nước phòng đọc thảo-Proofread bị vỡ Khơng có thiết bị hay vật tư dành cho dự án bị hư hại, việc dọn dẹp trì hỗn làm việc phịng đến tận thứ Tư ngày tháng Viêc thực dừng làm việc nhiêm vụ đọc thảo- Proofread and index vài ngày Tiếp theo, bạn lên lại tiến độ công việc dở dang để bắt đầu lại vào thứ tư Bước 4: Trên tab Project, nhóm lệnh Status, kích Update Project Hộp thoại Update Project xuất Bước 5: Tích chọn tùy chọn Reschedule uncompleted work to start after hộp nhập bên cạnh, gõ chọn 4/8/15 Bước 6: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Update Project Chương XIII 221 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project chia tách nhiệm vụ 31 để phần dở dang nhiệm vụ trì hỗn thứ Như bạn thấy, thời hạn thực nhiệm vụ 31 giữ nguyên 10 ngày làm việc ngày kết thúc ngày bắt đầu theo sau nhiệm vụ kế nhiệm bị đẩy sau Mặc dù bạn giải vấn đề cụ thể, làm vậy, bạn lại tạo vấn đề khác cho phần lại dự án Bạn giải việc vấn đề khác kế hoạch chương sau Đây vài điều khác cần ghi nhớ theo dõi tiến triển: - Bạn tắt khả lên lại tiến độ công việc dở dang Project nhiệm vụ mà có thời gian làm việc thực tế ghi lại.Trên tab File, kích Options Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab Schedule, sau đó, bên khu vực có nhãn Scheduling options for this project, bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Split in-progress tasks - Nếu bạn sử dụng ngày trạng thái-Status date để báo cáo việc thực tế diễn ra, Project cung cấp số tùy chọn để kiểm sốt cách hồn thành khơng hồn thành giai đoạn nhiệm vụ lên tiến độ xung quanh ngày trạng thái Bạn thấy tùy chọn cách làm sau: Trên tab File, kích Options Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab Advanced, sau đó, bên khu vực có nhãn Calculation options for this project, tích chọn Move end of completed parts after status date back to status date điều chỉnh thiết lập bên Chương XIII 222 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Xem báo cáo tình trạng dự án Chương XIV 223 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Sau đường sở dự án thiết lập (lưu) làm việc bắt đầu, tập trung chủ yếu người quản lý dự án chuyển từ bước lập kế hoạch sang thu thập, cập nhật, phân tích chi tiết thực dự án thực tế Đối với hầu hết dự án, chi tiết thực tóm gọn ba câu hỏi sau đây: - Bao nhiêu thời gian làm việc yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ ? - Nhiệm vụ bắt đầu kết thúc thời gian? - Đâu chi phí để hồn thành nhiệm vụ ? So sánh câu trả lời cho câu hỏi với đường sở cung cấp cho người quản lý dự án bên liên quan khác với cách tốt để đo lường tiến triển dự án xác định cần thiết phải có hành động khắc phục Khi mà kế hoạch tiến độ thực thực tế dự án khác với kế hoạch sở (được lưu đường sở), bạn có không ăn khớp Không ăn khớp-Variance thường đo thời gian, chẳng hạn ngày kéo dài, chi phí, chẳng hạn số tiền vượt ngân sách Sau việc lập kế hoạch ban đầu dự án hoàn tất, nhiều nhà quản lý dự án dành phần lớn thời gian họ xác định, điều tra và, nhiều trường hợp trả lời không ăn khớp Tuy nhiên, trước bạn trả lời khơng ăn khớp, trước tiên bạn phải xác định Và chủ đề chương Việc truyền tải thơng tin tình trạng dự án tới bên liên quan chính, chẳng hạn khách hàng nhà tài trợ, cho chức quan trọng người quản lý dự án việc chiếm nhiều thời gian bạn Mặc dù việc truyền tải thông tin tốt không chắn đảm bảo thành công dự án dự án với truyền tải thơng tin ngheo nàn gần bảo đảm thất bại Chìa khóa để truyền tải tình trạng dự án phải biết điều sau đây: - Ai cần biết tình trạng dự án cho mục đích gì? - Những người cần chi tiết cấp độ định dạng nào? Thời điểm để trả lời câu hỏi nằm giai đoạn lập kế hoạch ban đầu dự án Sau làm việc dự án tiến hành, nhiệm vụ truyền tải thơng tin bạn báo cáo tình trạng dự án Nó dạng sau: - Các báo cáo tình trạng: mơ tả dự án mặt chi phí, phạm vi tiến độ ( ba cạnh tam giác dự án, mô tả Phụ lục A) - Các báo cáo tiến triển: giải công việc cụ thể hoàn thành đội ngũ thực dự án - Các dự báo: dự đoán thực dự án tương lai Trong chương này, bạn xem xét tình trạng dự án mặt khơng ăn khớp tiến độ chi phí 14.1 Xác định nhiệm vụ bị trượt tiến độ Khi nhiệm vụ bắt đầu kết thúc sớm muộn so với kế hoạch dẫn đến không ăn khớp tiến độ Một nguyên nhân khơng khớp tiến độ trì hoãn bắt đầu kết thúc nhiệm vụ Bạn chắn muốn biết nhiệm vụ mà chúng bắt đầu muộn nhiệm vụ tương lai khơng bắt đầu tiến độ dự kiến Cũng hữu ích xác định nhiệm vụ hồn thành mà khơng bắt đầu vào thời điểm yêu cầu để cố gắng xác định điều xảy Có nhiều cách khác để thấy không ăn khớp nhiệm vụ, tùy thuộc vào loại thông tin bạn muốn: Chương XIV 224 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Áp dụng khung nhìn Tracking Gantt để so sánh biểu đồ số ngày theo đường sở nhiệm vụ với số ngày thực tế theo tiến độ chúng (Để làm điều này, vào tab View, nhóm lệnh Task View, kích vào đầu mũi tên bên nút Gantt Chart sau chọn Tracking Gantt danh sách thả xuống) - Áp dụng khung nhìn Detail Gantt để thể biểu đồ số ngày bị trượt khỏi đường sở nhiệm vụ (Để làm điều này, vào tab View, nhóm Task View, nhấn Other Views, kích chọn More Views sau chọn Detail Gantt) - Áp dụng bảng Variance vào khung nhìn dạng Task để xem số ngày sai lệch ngày bắt đầu kế thúc nhiệm vụ (Để làm điều này, vào tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau chọn Variance) - Lọc nhiệm vụ nhiệm vụ bị trì hỗn trượt lọc Slipped/Late Progress, Slipping Tasks, Late Tasks (Để làm điều này, vào tab View, nhóm lệnh Data, hộp chọn có nhãn Filter, chọn lọc mà bạn muốn áp dụng) * Nghiệp vụ quản lý dự án: Sự khơng ăn khớp có phải điều tốt? Trong việc quản lý dự án, thường tìm kiếm khơng ăn khớp mà có ảnh hưởng xấu dự án, chẳng hạn không ăn khớp mà đẩy lùi ngày kết thúc tăng chi phí dự án Tuy nhiên, thuật ngữ “không ăn khớp”-Variance đề cập đến sai khác kiện lên tiến độ thực tế xảy ra, chí sai khác có tác dụng hữu ích, chẳng hạn ngày kết thúc sớm chi phí thấp dự kiến Nếu bạn may mắn quản lý dự án mà có khơng ăn khớp hữu ích vậy, kỹ thuật mơ tả giúp bạn xác định không ăn khớp có lợi khơng khớp bất lợi Sự tập trung bạn người quản lý dự án không ăn khớp giống mà không quan tâm đến chất nó, canh chừng nó, xảy ra, truyền tải ảnh hưởng tới nhà tài trợ bên liên quan khác dự án giảm thiểu theo tính chất dự án (nếu không ăn khớp bất lợi) Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, công việc kế hoạch sách trẻ em tiến hành tốt Bạn gặp phải số không ăn khớp so với kế hoạch, nói cách khác, làm việc thực tế luôn không phù hợp với kế hoạch lưu đường sở Bạn muốn có nhìn tốt khơng ăn khớp kế hoạch Trong ví dụ này, bạn sử dụng khung nhìn lọc để xác định không ăn khớp nhiệm vụ tồn kế hoạch Để bắt đầu phân tích bạn nhiệm vụ bị trượt, bạn bắt đầu cấp độ cao nhất, thơng tin chung dự án Bạn cần đến tập tin Reporting Status_Start nằm thư mục tập tin Practises/Chapter 13 kèm theo sách Mở tập tin Reporting Status_Start lưu thành tập tin khác có tên Reporting Status_Start Bước 1: Trên tab Project, nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information Hộp thoại Project Information xuất Bước 2: Bấm vào nút Statistics Hộp thoại Statistics xuất Chương XIV 225 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong hộp thoại này, bạn nhìn thấy kế hoạch sách nhà xuất Lucerne Publishing có khơng ăn khớp đáng kể tiến độ ngày kết thúc Ngày kế thúc dự án bị trượt 20 ngày Bước 3: Bấm nút Close để đóng hộp thoại Project Statistics Đối với phần cịn lại ví dụ này, bạn sử dụng kỹ thuật khác để kiểm tra không ăn khớp nhiệm vụ cụ thể Bước 4: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên nút lệnh Gantt Chart sau chọn Tracking Gantt Project hiển thị khung nhìn Tracking Gantt Bước 5: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, kích vào hộp chọn có nhãn Timescale sau chọn Weeks Thời gian biểu điều chỉnh để hiển thị nhiều kế hoạch Bước 6: Trong cột Task Name, kích chọn tên nhiệm vụ 33, Send proofed pages to Production cuộn khung nhìn Tracking Gantt để nhiệm vụ 33 nằm vị trí gần cạnh khung nhìn Bước 7: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Trong phần biểu đồ khung nhìn này, bar đại diện nhiệm vụ theo tiến độ có màu xanh da trời (nếu chúng khơng thuộc lộ trình then chốt màu đỏ (nếu chúng thuộc lộ trình then chốt) Bên bar đại diện cho nhiệm vụ theo đường sở xuất với màu xám Bằng cách so sánh bar Gantt theo tiến độ với bar Gantt theo đường cở sở, bạn thấy nhiệm vụ bắt đầu muộn dự định nhiều thời gian để hoàn thành Chương XIV 226 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Lưu ý: Để xem thông tin chi tiết bar thứ khác khung nhìn Gantt Chart, di chuyển trỏ chuột lên Sau lúc, ScreenTip xuất với thông tin chi tiết Để tập trung vào nhiệm vụ bị trượt tiến độ, bạn áp dụng lọc Bước 8: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Filter (lúc ban đầu chứa [No Filter]) sau chọn More Filters Hộp thoại More Filters xuất Trong hộp thoại này, bạn nhìn thấy tất lọc có sẵn để áp dụng cho nhiệm vụ ( khung nhìn dạng Task) tài nguyên ( khung nhìn dạng Resource) Project Bước 9: Chọn Slipping Tasks sau bấm nút Apply Project lọc danh sách bao gồm nhiệm vụ chưa hoàn thành mà tiến độ chúng bị trượt khỏi đường sở Lưu ý tới ngắt quãng số ID nhiệm vụ Ví dụ, Nhiệm vụ từ số đến 26 không xuất danh sách sau áp dụng lọc chúng hoàn thành Tại thời điểm kế hoạch tiến độ, ngày bắt đầu dự kiến nhiệm vụ chưa hoàn thành bị trượt sau Hầu hết bar đại diện cho nhiệm vụ theo tiến độ định dạng màu đỏ để chúng quan trọng, có nghĩa chậm trễ việc hồn thành nhiệm vụ trì hỗn ngày kết thúc dự án Bước 10: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Filter ( chứa [Slipping Tasks]) sau chọn Clear Filter Project gỡ bỏ lọc Như khi, việc áp dụng hay gỡ bỏ lọc không ảnh hưởng tới liệu ban đầu kế hoạch Khung nhìn Tracking Gantt minh họa biểu đồ khác kế hoạch tiến độ tại, thực thực tế đường sở Để xem thông tin định dạng bảng, bạn hiển thị bảng Variance khung nhìn Task Sheet Bước 11: Trên tab View, nhóm lệnh Task View, kích Other Views sau chọn Task Sheet Project hiển thị khung nhìn Task Sheet Tiếp theo, bạn chuyển đổi sang bảng Variance Bước 12: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau chọn Variance Lưu ý: Bạn kích chuột phải vào nút Select All nằm góc bên trái bảng mở để chuyển sang bảng khác Bảng Variance hiển thị khung nhìn Task Sheet Trong này, bạn thấy giá trị theo tiến độ tại, đường sở không ăn khớp nhiệm vụ Chương XIV 227 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com * Nghiệp vụ quản lý dự án: Đưa thông tin dự án Nếu bạn làm việc quan tổ chức mà tập trung vào dự án quản lý dự án, có phương pháp định dạng tiêu chuẩn tồn quan tổ chức bạn để báo cáo tình trạng dự án Nếu khơng, bạn đưa định dạng tình trạng dự án mà dựa truyền tải rõ ràng nguyên tác quản lý dự án hiệu Các kỹ thuật mà bạn sử dụng Project để giúp bạn báo cáo tình trạng dự án bao gồm sau: - In báo cáo Project Overview ( để làm điều này, tab Report, nhóm lệnh View Reports, kích Dashboards sau chọn Project Overview) Để biết thêm thông tin, xem chương chương 17 - Nếu bạn có Microsoft Excel Microshop Visio, in báo cáo trực quan tập trung vào tình trạng ( Để làm điều đó, tab Report, nhóm lệnh Export, kích Visual Reports) Để biết thêm thơng tin, xem chương 19 - Sao chép liệu Project sang ứng dụng khác, ví dụ, để chép khung nhìn Gantt Chart, sử dụng lệnh Copy Picture ( Để làm điều đó, tab Task, nhóm lệnh Clipboard, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh nút lệnh Copy) Để biết thêm thông tin, xem chương 19 - Xuất-export liệu Project sang định dạng khác ( Để làm điều đó, tab File, kích Export sau kích Create PDF/XPS Document, kích Save Project as File sau chọn định dạng mà bạn muốn) Để biết thêm thông tin, xem chương 19 - Chia sẻ thông tin Project với người khác thông qua SharePoint Project Web Access (PWA) Để biết thêm thông tin, xem phụ lục C Dưới số lời khuyên đề nghị thêm cho việc xem nhiệm vụ bị trượt tiến độ: - Bạn thấy tiêu chí mà hầu hết lọc sử dụng để xác định nhiệm vụ tài nguyên hiển thị bị ẩn Trên tab View, nhóm lệnh Data, hộp chọn có nhãn Filter chọn More Filters Trong hộp thoại More Filters, chọn lọc sau bấm vào nút Edit Trong hộp thoại Filter Definition, bạn thấy equals áp dụng cho trường liệu khác cho lọc - Bạn nhanh chóng hiển thị nhiệm vụ bị chậm-là nhiệm vụ bị trễ mối quan hệ với ngày trạng thái bạn thiết lập Để thiết lập ngày trạng thái, tab Project, nhóm lệnh Status, kích Status Date Sau đó, tab Format, nhóm lệnh Styles Bar, tích chọn hộp kiểm có nhãn Tasks Late Các bar Gantt nhiệm vụ mà lên tiến độ để hoàn thành trước ngày trạng thái chưa hoàn thành định dạng màu xám đen - Báo cáo Slipping Task mô tả nhiệm vụ bị trượt ngày kết thúc Để xem báo cáo Slipping Task, tab Report, nhóm lệnh View Report, kích In Progress sau chọn Slipping Tasks - Nếu bạn lưu đường sở kế hoạch bạn, bạn hiển thị bar đại diện cho đường sở phần bị trượt so với đường sở phần biểu đồ khung nhìn Gantt Chart Trên tab Format, nhóm lệnh Styles Bar, kích Baseline Slippage, sau chọn đường sở mà bạn muốn hiển thị - Trong ví dụ này, bạn xem không ăn khớp nhiệm vụ Để xem không ăn khớp phân công tới nhiệm vụ, chuyển sang khung nhìn Task Usage sau áp dụng bảng Variance (để xem khơng ăn khớp tiến độ ) bảng Work (để xem không ăn khớp thời gian làm việc) Chương XIV 228 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com 14.2 Kiểm tra chi phí nhiệm vụ Mặc dù quan trọng tất dự án tình trạng tiến độ số để đánh giá khỏe mạnh dự án Đối với dự án mà bao gồm thông tin chi phí, có số quan khác để đánh giá không ăn khớp chi phí (sai lệch chi phí) Các nhiệm vụ sử dụng vượt mức ngân sách? Các chi phí nhiệm vụ Proejct gồm có: chi phí cố định áp dụng trực tiếp đến nhiệm vụ; chi phí tài ngun có nguồn gốc từ phân cơng; hai Khi nhiệm vụ đòi hỏi nhiều tiền so với kế hoạch để hồn thành chúng dẫn đến khơng ăn khớp chi phí Việc đánh giá khơng ăn khớp chi phí cho phép bạn thực điều chỉnh ngân sách cho nhiệm vụ riêng biệt để tránh việc bị vượt ngân sách tổng thể dự án Mặc dù nhiệm vụ tài nguyên ( chi phí chúng) có quan hệ trực tiếp với nhau, nên việc đánh giá riêng rẽ để cung cấp thêm nhiều kiến thức Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn thấy phạm vi tổng thể khơng ăn khớp chi phí kế hoạch sách thiếu nhi Tiếp theo bạn tập trung vào nhiệm vụ cụ thể mà có khơng ăn khớp cao chi phí Trong ví dụ này, bạn xem không ăn khớp chi phí nhiệm vụ Bạn bắt đầu việc hiển thị bảng Cost Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau chọn Cost Trong bảng này, bạn thấy chi phí theo đường sở, chi phí theo tiến độ (trong cột Total Cost), chi phí thực tế, khơng ăn khớp chi phí nhiệm vụ Khơng ăn khớp chi phí khác chi phí theo đường sở chi phí theo tiến độ Tất nhiên, chi phí khơng lên tiến độ theo nghĩa công việc lên tiến độ; chi phí có nguồn gốc từ tài nguyên làm việc (ngoại trừ chi phí cố định chi phí liên quan tới tài nguyên vật liệu tài nguyên chi phí) trực tiếp tính tốn từ thời gian làm việc lên tiến độ Nhiệm vụ nhiệm vụ tổng quát dự án; giá trị chi phí giá trị chi phí dự án chúng phù hợp với giá trị mà bạn nhìn thấy hộp thoại Project Statistics Những giá trị bao gồm thứ sau - Tổng giá trị chi phí (Curent) tổng cộng giá trị chi phí thực tế-Actual (đã hồn thành) giá trị chi phí cịn lại-Remaining (chưa hồn thành) - Giá trị chi phí theo đường sở (Baseline) chi phí lên kế hoạch dự án đường sở thiết lập ( đường sở lưu) - Chi phí thực tế (Actual) chi phí gánh chịu - Chi phí cịn lại (Remainder) khác chi phí chi phí thực tế Tiếp theo, bạn tập trung vào chi phí cấp bậc cao Bước 2: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Outline sau chọn Level Chương XIV 229 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project ẩn tất nhiệm vụ nhiệm vụ khái quát lồng bên trong, giữ lại hiển thị nhiệm vụ cấp cao Nhìn vào cột Variance, bạn thấy giai đoạn Design and Production (Nhiệm vụ 27) chiếm gần tất giá trị không ăn khớp chi phí dự án Để kết thúc ví dụ này, bạn sử dụng lọc để giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ có khơng ăn khớp chi phí Bước 3: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Outline sau chọn All Subtasks Project mở rộng danh sách nhiệm vụ để hiển thị tất nhiệm vụ Bước 4: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích hộp chọn Filter sau chọn More Filters Bước 5: Trong hộp thoại More Filters, chọn Cost Overbudget sau bấm nút Apply Project lọc danh sách nhiệm vụ để hiển thị nhiệm vụ mà chi phí thực tế chi phí theo tiến độ lớn chi phí theo đường sở chúng Quét qua danh sách nhiệm vụ này, bạn thấy nhiệm vụ 31 32 gánh chịu không ăn khớp đáng kể Bước 6: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích hộp chọn Filter sau chọn Clear Filter Project gỡ bỏ việc lọc Điều gây khơng ăn khớp chi phí nhiệm vụ dự án sách mới? Bởi chi phí dự án gần tồn có nguồn gốc từ thời gian làm việc thực tài nguyên, bạn kết luận thời gian làm việc nhiều thời gian làm việc dự kiến ban đầu yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ gây không ăn khớp Như lưu ý trước đó, chi phí nhiệm vụ tài nguyên có liên quan chặt chẽ với nhau; hầu hết trường hợp, chi phí nhiệm vụ chủ yếu hoàn toàn xuất phát từ chi phí tài ngun phân cơng tới nhiệm vụ Kiểm tra chi phí tài nguyên chủ đề phần Dưới số lời khuyên gợi ý thêm làm việc với liệu chi phí: - Để thấy nhiệm vụ vượt ngân sách, bạn sử dụng báo cáo Task Cost Overview Để thấy báo cáo này, tab Report, nhóm lệnh View Report, kích Costs sau chọn Task Cost Overview - Nếu bạn có phần mềm Excel, bạn sử dụng báo cáo Budge Cost Để tạo báo cáo Budge Cost, tab Report, nhóm lệnh Export, kích Visual Reports Trong tab Assignment Usage hộp thoại Visual Reports, chọn Budge Cost Report sau bấm nút View Chương XIV 230 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Áp dụng lọc Late/Overbudget Tasks Assigned To filter cho tài nguyên cụ thể Để làm điều đó, tab View, nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn Filter sau chọn More Filters - Hiển thị không ăn khớp thời gian làm việc bảng Work khung nhìn dạng Task Để làm điều đó, tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau chọn Work Nhớ kế hoạch mà phần lớn chi phí có nguồn gốc từ tài nguyên làm việc việc kiểm tra không ăn khớp thời gian làm việc cách để kiểm tra không ăn khớp chi phí - Bạn so sánh thời gian làm việc lưới pha thời gian theo đường sở theo tiến độ khung nhìn dạng Usage Ví dụ, khung nhìn Task Usage, tab Format, nhóm lệnh Details, tích chọn hộp kiểm có nhãn Baseline Work - Trong ví dụ này, bạn xem khơng ăn khớp chi phí nhiệm vụ Để xem khơng ăn khớp chi phí theo thời gian phân cơng tới nhiệm vụ, chuyển sang khung nhìn Task Usage sau áp dụng bảng Cost Trong khung nhìn dạng Usage, bạn thấy chi tiết chi phí (Cost), chi phí theo đường sở (Baseline Cost) chi phí thực tế (Actual Cost) thơng qua hộp thoại Add Details Trên tab Format, nhóm lệnh Details, chọn tùy chọn mà bạn muốn 14.3 Kiểm tra chi phí tài nguyên Các nhà quản lý dự án đơi tập trung vào chi phí tài nguyên phương tiện để đo lường tiến triển không ăn khớp dự án Tuy nhiên, thơng tin chi phí tài nguyên phục vụ người khác nhu cầu khác Đối với nhiều tổ chức quan, chi phí tài nguyên chi phí chủ yếu hay chí chi phí phải gánh chịu hoàn thành dự án, việc theo dõi chặt chẽ chi phí tài nguyên liên quan trực tiếp đến sức khỏe tài tổ chức Khơng phải người quản lý dự án, mà thay vào người thực hiện, tức nhân viên kế toán người quản lý tài nguyên người quan tâm chi phí tài nguyên dự án chúng có liên quan đến chi phí tổ chức Một lý phổ biến khác để theo dõi chi phí tài nguyên việc toán nội bên quan tổ chức ( ví dụ, tốn dịch vụ phận khác cung cấp cho phận bạn) hay với bên Trong hai trường hợp, thơng tin chi phí tài ngun lưu trữ kế hoạch phục vụ sở cho việc toán cho đối cung cấp dịch vụ cho phận bạn quan bạn Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, phí tổn (chi tiêu) kế hoạch sách thiếu nhi có nguồn gốc, phần lớn giai đoạn, từ chi phí phân cơng tài ngun Bạn thấy chi phí nhiệm vụ, bạn tập trung vào không ăn khớp chi phí tài nguyên Trong ví dụ này, bạn sử dụng bảng tùy chọn xếp khác để nhìn thấy khơng ăn khớp chi phí tài nguyên Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet Khung nhìn Resource Sheet xuất Bước 2: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau chọn Cost Bảng Cost xuất Chương XIV 231 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong bảng Cost, bạn thấy giá trị chi phí theo tiến độ tại, theo đường sở chi phí liên quan khác tài nguyên Trong hầu hết trường hợp đây, giá trị chi phí tài nguyên làm việc có nguồn gốc từ mức lương tài nguyên nhân với thời gian làm việc phân công họ tới nhiệm vụ kế hoạch Hiện nay, khung nhìn Resource Sheet xếp tài nguyên theo số ID chúng Tiếp theo, bạn xếp chúng theo chi phí tài nguyên Bước 3: Kích biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter tiêu đề cột Cost, danh sách thả xuống chọn Sort Largest to Smallest Project xếp tài nguyên theo chi phí chúng từ cao xuống thấp Lưu ý tài nguyên xếp theo giá trị cột Cost, tổng cộng chi phí thực tế (Actual) với chi phí cịn lại (Remaining) họ Kiểu xếp nhanh chóng cho bạn tài nguyên tốn tốn (như hiển thị cột Cost), không giúp cho bạn thấy điều tương tự không ăn khớp (cột Variance) Bạn điều bước Bước 4: Kích biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter tiêu đề cột Variance, danh sách thả xuống chọn Sort Largest to Smallest Project xếp tài nguyên theo khơng ăn khớp chi phí từ cao xuống thấp Chương XIV 232 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Với danh sách tài nguyên xếp theo khơng ăn khớp chi phí, bạn nhanh chóng tập tập trung vào tài nguyên mà có không ăn khớp lớn nhất, trường hợp Copyediters Bước 5: Trên tab View, nhóm lênh Data, kích Soft sau chọn by ID Project xếp lại tìa nguyên theo số ID chúng Lưu ý lượng tiền cột không ăn khớp (Variance) quan trọng lại khơng cho bạn biết tồn câu chuyện Làm để biết nhiệm vụ có tỷ lệ phần trăm không ăn khớp cao Một nhiệm vụ có chi phí theo đường sở 1.000 $ 1.200 $ chi phí thực tế nó, có tỷ lệ phần trăm khơng ăn khớp thấp so với nhiệm vụ có chi phí theo đường sở 100 $ 200 $ chi phí thực tế Trong dự án phức tạp, việc nắm bắt nhiệm vụ có xu hướng có tỉ lệ phần trăm khơng ăn khớp lớn giúp bạn tránh vấn đề tương tự tương lai Trong phần tiếp theo, bạn thấy cách để bắt đầu phân tích khơng ăn khớp theo hướng Dưới số lời khuyên gợi ý thêm làm việc với chi phí tài ngun: - Bạn sử dụng báo cáo Cost Overview để xem tài nguyên vượt ngân sách Để làm điều này, tab Report, nhóm lệnh View Reports, nhấn Dashboards sau chọn Cost Overview - Bạn xem giá trị chi phí lưới pha thời gian khung nhìn dạng Usage Ví dụ, khung nhìn Resource Usage, tab Format, nhóm lệnh Details, kích vào Add Details Trong hộp thoại Details Styles chọn để hiển thị hàng (Show) Baseline Cost Cost Cũng làm điều tương tự khung nhìn Task Usage - Nếu bạn có phần mềm MS Excel, bạn sử dụng báo cáo Resource Cost Summary Để làm điều đó, tab Report, nhóm lệnh Export, kích Visual Reports Trong tab Resource Usage hộp thoại Visual Reports, chọn Resource Cost Summary Report sau bấm nút View 14.4 Báo cáo khơng ăn khớp chi phí dự án khung nhìn Stoplight Có nhiều cách khác để báo cáo tình trạng dự án mặt không ăn khớp nhiệm vụ không ăn khớp ngân sách đo lường khác Không thiếu tính có Project mà hỗ trợ việc báo cáo tình trạng dự án, điểm cần lưu ý phương pháp mà bạn sử dụng để báo cáo tình trạng dự án vấn đề kỹ thuật vấn đề truyền tải Ví dụ, Đâu định dạng cấp độ chi tiết mà bên liên quan bạn cần xem ? Các nhà tài trợ dự án có nên thấy khía cạnh thực dự án mà khác so với mà tài ngun thấy hay khơng? Những câu hỏi trọng tâm công việc người quản lý dự án May mắn thay, nói trước đó, Proejct cơng cụ truyền thơng phong phú mà bạn sử dụng để xây dựng loại thơng tin tình trạng dự án nhằm đáp ứng tốt yêu cầu bên liên quan Chương XIV 233 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tiếp theo, bạn tập trung vào việc tạo mà thường gọi báo cáo đèn dừng lại (Stoplight) Báo cáo tình trạng thể số quan trọng nhiệm vụ, chẳng hạn tình trạng tiến độ ngân sách, đèn có màu giản đơn: đỏ, vàng xanh Những báo cáo tình trạng dễ hiểu cho chúng nhanh chóng cung cấp cảm giác chung tình trạng sức khỏe dự án Nói ra, bạn tạo khơng phải báo cáo Project, gọi khung nhìn đèn dừng lại (Spotlight) thay gọi báo cáo Lưu ý: Ví dụ sau sử dụng trường liệu công thức tùy chỉnh Đây tính mạnh mẽ Project bạn thấy chúng áp dụng cho nhiều nhu cầu khác ngồi khung nhìn Spotlight Nhiệm vụ: Tại nhà xuát Lucerne Publishing, bạn kết luận cách tốt để giúp đội ngũ làm việc kế hoạch sách thiếu nhi hiểu rõ khơng ăn khớp chi phí sử dụng khung nhìn Spotlight Trong ví dụ này, bạn điều chỉnh khung nhìn cách sử dụng cơng thức trường liệu tùy chỉnh để tập trung hiển thị khơng ăn khớp chi phí nhiệm vụ Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích Other Views sau chọn Task Sheet Project hiển thị khung nhìn Task Sheet Nó chứa đựng Cost Để tiết kiệm thời gian, tùy chỉnh trường liệu tập tin Project để chứa đựng công thức dùng để đánh giá không ăn khớp chi phí nhiệm vụ Tiếp theo, bạn xem cơng thức để hiểu làm sau xem thị đồ họa gán tới trường liệu Bước 2: Trên tab Format, nhóm lệnh Columns, kích Custom Fields Hộp thoại Custom Fields xuất Bước 3: Trong hộp chọn có nhãn Type góc phía bên phải khu vực có nhãn Field, chọn Number từ danh sách thả xuống Bước 4: Trong danh sách hộp chọn có nhãn Field, chọn Overbudget (Number3) Đây trường liệu tùy chỉnh mà thiết lập trước cho bạn Bước 5: Bên khu vực có nhãn Custom attributes, bấm vào nút Formula Chương XIV 234 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Hộp thoại Formula xuất Công thức đánh giá không ăn khớp chi phí nhiệm vụ Nếu chi phí nhiệm vụ từ đến 10 phần trăm chi phí theo đường sở, cơng thức gán số 10 với nhiệm vụ Nếu chi phí nằm khoảng từ 10 đến 20 phần trăm chi phí theo đường sở, gán giá trị 20 Nếu chi phí lớn 20 phần trăm so với chi phí theo đường sở, gán giá trị 30 Và giá trị 10, 20 30 xuất trường liệu tùy chỉnh Overbudget (Number3) Bước 6: Bấm nút Cancel để đóng hộp thoại Formula Bước 7: Trong hộp thoại Custom Fields, bên khu vực có nhãn Values to display, bấm nút Graphical Indicators Hộp thoại Graphical Indicators xuất Ở đây, bạn xác định thị đồ họa đặc biệt để hiển thị, hiển thị phụ thuộc vào giá trị trường liệu Overbudget nhiệm vụ Một lần nữa, để tiết kiệm thời gian, chọn thị đồ họa trước cho bạn Bước 8: Kích vào liệu đầu tin thuộc cột Image ( chứa gương mặt cười màu xanh cây) sau kích vào biểu tượng đầu mũi tên xuất bên cạnh Sau bạn thấy vơ số thị đồ họa mà bạn gắn với giá trị trường liệu Bước 9: Bấm nút Cancel để đóng hộp thoại Graphical Indicators, sau bấm nút Cancel lần để đóng hộp thoại Custom Fields Bước 10: Trong cột có nhãn Task Name, kích vào biểu tượng tam giác expand/collapse bên cạnh tên nhiệm vụ 1, nhiệm vụ khái quát định kỳ Editorial staff meeting Danh sách nhiệm vụ định kỳ thu lại để hiển thị nhiệm vụ khái quát định kỳ Để kết thúc ví dụ này, bạn hiển thị cột Overbudget (Number3) bảng Cost Bước 11: Kích vào tiêu đề cột có nhãn Add New Column phía ngồi bên phải bảng Một danh sách trường liệu có sẵn xuất Chương XIV 235 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 12: Trong danh sách trường thả xuống, chọn Overbudget (Number3) Bạn nhìn thấy trường liệu tùy chỉnh tương tự tên Number3 (Overbudget) danh sách trường liệu Lưu ý: Khi bạn lựa chọn mục danh sách vậy, bạn bắt đầu việc gõ tên mục mà bạn muốn và, tên đầy đủ xuất hiện, chọn Project hiển thị cột Overbudget bảng Cost Lưu ý: Để nhìn thấy giá trị số học thị đồ họa ScreenTip, việc di chuyển trỏ chuột tới thị đồ họa mà bạn muốn Mỗi không ăn khớp chi phí nhiệm vụ thay đổi, dẫn đến thị đồ họa thay đổi theo phạm vi định công thức Đây định dạng thuận tiện cho việc xác định nhiệm vụ có khơng ăn khớp chi phí cao bạn muốn, thị thị màu vàng đỏ Bạn thấy nhiệm vụ 31 32 có lượng tiền không ăn khớp lớn lẫn tỉ lệ phần trăm không ăn khớp cao so với đường sở nên thị khuôn mặt buồn màu đỏ Cho đến nay, bạn xác định không ăn khớp tiến độ ngân sách lần khung nhìn dạng Task khơng ăn khớp ngân sách khung nhìn dạng Resource, chúng thước đo quan trọng tình trạng dự án Đây lúc thích hợp để nhắc nhở thân báo cáo cuối chọn tình trạng dự án khơng với định dạng liệu Project với yêu cầu bên liên quan tới dự án bạn Việc xác định yêu cầu địi hỏi kỹ phán đoán truyền tải tốt bạn Chương XIV 236 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Đưa dự án theo dõi trở lại Chương XV 237 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Sau làm việc bắt đầu dự án, giải không ăn khớp việc xảy lần, mà thay vào nỗ lực khơng ngừng người quản lý dự án Nói cách cụ thể, bạn phải ln đối phó với khơng ăn khớp điều phụ thuộc vào loại khơng ăn khớp và chất dự án Trong chương này, tập trung vào số vấn đề khơng ăn khớp nảy sinh dự án công việc tiến triển Chúng ta trình bày vấn đề quanh tam giác dự án, mô tả chi tiết Phụ lục A Chi phí Thời gian Phạm vi Nói ngắn gọn mơ hình tam giác dự án trình bày dự án mặt thời gian (hoặc thời hạn thực hiện), chi phí (hoặc ngân sách), phạm vi (công việc yêu cầu dự án để tạo sư chuyển giao thỏa đáng) Trong mô hình thời gian, chi phí phạm vi nối liền với nhau; đó, việc thay đổi yếu tố ảnh hưởng đến hai yếu tố lại Đối với mục đích việc xác định, phân tích giải vấn đề quản lý dự án, bạn thấy thật hữu ích đặt vấn đề vào trong ba yếu tố Trong dự án nào, số yếu tố quan trọng so với hai yếu tố cịn lại Yếu tố quan trọng đơi gọi ràng buộc phát động-Driving constrain dẫn dắt hành động bạn người quản lý dự án Ví dụ, dự án phải kết thúc vào ngày cụ thể, bạn cần tạo thỏa hiệp chi phí phạm vi để đáp ứng ngày hạn chót Làm việc với tam giác dự án cung cấp cho bạn phương pháp thích hợp để phân tích thỏa hiệp mà gần phải luôn tạo Điều quan trọng đưa cho bạn cách giải thích rõ ràng ưu khuyết điểm thỏa hiệp tới tài nguyên, nhà tài trợ bên liên quan khác dự án Những vấn đề cụ thể mà tập trung chương không thiết phải vấn đề phổ biến mà bạn phải đối mặt các dự án riêng bạn Bởi dự án có một, khơng có cách để dự đốn xác xảy Tuy nhiên, chúng tơi cố gắng để làm bật vấn đề cấp bách thời điểm chừng dự án sách thiếu nhi nhà xuất Lucerne Publishing mà thảo luận suốt sách áp dụng giải pháp tới vấn đề phổ biến Trước đó, bạn làm việc với hầu hết tính sử dụng chương này, ý định bạn khác với lần trước - đưa dự án theo dõi trở lại Trong chương này, bạn áp dụng loạt chiến thuật để giải vấn đề thời gian, chi phí phạm vi xảy dự án 15.1 Khắc phục vấn đề thời gian tiến độ Sự không ăn khớp tiến độ gần chắn xuất dự án kéo dài Duy trì kiểm sốt theo tiến độ đòi hỏi người quản lý dự án phải biết khơng ăn khớp xảy đến mức độ nào, sau có hành động khắc phục kịp thời để tiếp tục theo dõi Để giúp bạn xác định khơng ăn khớp xảy ra, kế hoạch sách thiếu nhi có thứ sau đây: - Một ngày hạn chót áp dụng cho nhiệm vụ dễ bị ảnh hưởng thời gian - Một đường sở dự án để dựa vào bạn so sánh thực thực tế Ngày hạn chót đường sở dự án giúp bạn khắc phục vấn đề thời gian tiến độ Project Chương XV 238 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, kế hoạch sách thiếu nhi bắt gặp đủ loại không ăn khớp tiến độ mà yêu cầu phải có hành động khắc phục Trong ví dụ này, bạn giải ngày hạn chót bị bỏ qua rút ngắn thời hạn thực số nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt Bạn cần đến tập tin Back on track_Start nằm thư mục tập tin Practises/Chapter 15 kèm theo sách Mở tập tin Back on track_Start lưu thành tập tin khác có tên Back on track Trước bắt đầu khắc phục vấn đề thời gian tiến độ, bạn có nhìn tổng quát mức độ không ăn khớp tiến độ kế hoạch Bước 1: Trên tab Project, nhóm lệnh Properties, kích Project Information Hộp thoại Project Information xuất Bước 2: Bấm nút Statistics Như bạn thấy, dự án sách thiếu nhi có khơng ăn khớp tiến độ lẫn chi phí Sự khơng ăn khớp tiến độ liệt kê ô giao cột Finish hàng Variance Cũng nên lưu ý rằng, mặt thời hạn thực tổng thể, kế hoạch hoàn thành khoảng 49% Bước 3: Nhấn nút Close để đóng hộp thoại Project Statistics Hộp thoại Statistics bao gồm ngày kết thúc dự án Tuy nhiên, để giám sát ngày kết thúc bạn làm việc tiến độ, bạn ý đến ngày kết thúc-Finish nhiệm vụ 0, nhiệm vụ tổng quát dự án Chú ý tới ngày kết thúc dự án trường liệu Finish nhiệm vụ Bạn biết ngày phải rút ngắn để phù hợp với ngày bạn in sách Trước bạn giải thời hạn thực tổng thể dự án, bạn kiểm tra ngày hạn chót bị bỏ qua nhiệm vụ 45, Generate proofs Bước 4: Trong cột Task Name, chọn tên nhiệm vụ 45, Generate proofs Bước 5: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Bước 6: Di chuyển trỏ chuột tới thị thời hạn chót bị bỏ qua cột Indicators nhiệm vụ 45, Generate proofs Chương XV 239 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Các thay đổi tiến độ xảy đủ khiến ngày hoàn thành dự kiến nhiệm vụ vượt qua ngày hạn chót ngày 12 tháng 10 Tiếp theo, bạn định dạng khung nhìn để nhìn rõ nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt-đó nhiệm vụ dẫn dắt ngày kết thúc kế hoạch Bước 7: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, hộp chọn có nhãn Timescale, chọn Weeks Bước 8: Trên tab Format, nhóm lệnh Bar Styles, kích Critical Tasks Đối với nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt, Project định dạng bar nhiệm vụ chúng có màu đỏ Với việc khung nhìn hiển thị theo kiểu này, bạn nhìn thấy nhiệm vụ 45 nhiều nhiệm vụ tiền nhiệm thuộc lộ trình then chốt Để tiếp tục giải thời hạn chót bị bị bỏ lỡ nhiệm vụ 45, bạn tập trung vào nhiệm vụ kế nhiệm bị dẫn động nhiệm vụ tiền nhiệm phát động cách sử dụng tính Task Path Bước 9: Với nhiệm vụ 45 chọn, tab Format, nhóm lệnh Bar Styles, kích Task Path sau chọn Driving Predecessors Project áp dụng định dạng màu cam sẫm tới bar nhiệm vụ dẫn dắt tiến độ nhiệm vụ 45 Bạn tập trung lên nhiệm vụ để rút ngắn ngày kết thúc dự kiến nhiệm vụ 45 Bước 10: Trên tab Format, nhóm lệnh Bar Styles, kích Task Path sau chọn Driven Successors Project áp dụng định dạng màu tím tới bar nhiệm vụ có tiến độ bị dẫn dắt nhiệm vụ 45 Bước 11: Trong cột Task Name, chọn tên nhiệm vụ 31, Proofread and index Bước 12: Trên tab Task, nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task Thanh bar Grantt nhiệm vụ 32 hiển thị khung nhìn Chương XV 240 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Đây nhiệm vụ chuỗi nhiệm vụ tiền nhiệm phát động nhiệm vụ 45 Các nhiệm vụ trước hồn thành khơng cịn ảnh hưởng đến việc lên tiến độ nhiệm vụ chưa hồn thành cịn lại Tác giả sách thiếu nhi mới, Tab Orman biên tập thảo- Copyeditor phân công tới nhiệm vụ Sau tham khảo ý kiến tài nguyên phân công tới, bạn đồng ý nhiệm vụ 31 hồn thành thời hạn thực ngắn chút: 12 ngày Bước 13: Trong trường liệu Duration nhiệm vụ 31, gõ 12 sau nhấn phím Enter Project giảm thời hạn thực nhiệm vụ lên lại tiến độ nhiệm vụ kế nhiệm bị ảnh hưởng, bao gồm nhiệm vụ 45 ngày kết thúc dự án Tuy nhiên, điều chỉnh không đủ để sửa ngày hạn chót bị nhỡ nhiệm vụ 45 Nhiệm vụ 32 chọn Đối với nhiệm vụ này, bạn tài nguyên phân công đến đồng ý nên bổ sung thêm tài nguyên để giảm thời hạn thực nhiệm vụ Bước 14: Chắc chắn nhiệm vụ 32 chọn, tab Resource, nhóm lệnh Assignements, kích Assign Resource Hộp thoại Assign Resource xuất hiện, với tên tài nguyên phân công tới nhiệm vụ 32 cột Resource Name Chương XV 241 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 15: Trong hộp thoại Assign Resource, cột Resource Name, chọn Jane Dow sau bấm nút Assign Sau phân cơng thêm tài nguyên, bạn cần nói với Project cách thức nên điều chỉnh việc lên tiến độ nhiệm vụ Bước 16: Kích vào thị Action trường Task Name nhiệm vụ 32 ( biểu tượng hình tam giác nhỏ góc bên trái trường liệu) sau kích vào nút Action xuất bên cạnh Danh sách hành động-Action xuất Bước 17: Kích vào tùy chọn Reduce duration but keep the same amount of work Project giảm thời hạn thực nhiệm vụ 32 từ 10 xuống cịn ngày Bởi tùy chọn Action mà bạn chọn, Project giữ số lượng thời gian làm việc nhiệm vụ cũ, thời gian làm việc phân phối cho tài nguyên phân công tới hai tài nguyên lúc đầu Bước 18: Bấm vào nút Close để đóng hộp thoại Assign Resource Kiểm tra thị ngày hạn chót bar Gantt nhiệm vụ 45, bạn thấy hành động di chuyển ngày hoàn thành nhiệm vụ 45 gần tới ngày hạn chót hơn, chưa chùng với ngày Chương XV 242 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Nhìn qua nhiệm vụ tiền nhiệm lại nhiệm vụ 45, bạn thấy nhiệm vụ 34 35 có mối quan hệ loại finish-to-start có tài nguyên khác phân công tới Sau hỏi ý kiến tài nguyên phân công tới, bạn định nhiệm vụ hồn thành song song Tiếp theo, bạn thay đổi loại quan hệ chúng Bước 19: Di chuyển chia đứng khung nhìn sang bên phải để nhìn thấy cột Predecessors thuộc phần bảng khung nhìn Gantt Chart Bước 20: Trong trường liệu Predecessors nhiệm vụ 35, gõ 34SS sau nhấn phím Enter Project thay đổi loại quan hệ nhiệm vụ sang Start-to-Start Bây giờ, hai nhiệm vụ có mối quan hệ loại Start-to-Start, ngày bắt đầu nhiệm vụ kế nhiệm di chuyển lên trước ngày Kiểm tra thị ngày hạn chót nhiệm vụ 45, bạn thấy thị ngày hạn chót bị bỏ qua biến số ngày mà bạn rút đủ để nhiệm vụ 45 kế thúc vào ngày hạn chót (đây số ngày nhất) Ngày kết thúc dự án điều chỉnh cách tương ứng thay đổi tiến độ tới nhiệm vụ lộ trình then chốt Đây thời hạn chót quan trọng nhiệm vụ 45, bạn lên kế hoạch để giám sát chặt chẽ tiến triển nhiệm vụ tiền nhiệm công việc tiến triển dự án Bước 21: Trên tab Format, nhóm lệnh Bar Styles, kích Task Path sau chọn Remove Highlighting * Giảm thời hạn thực nhiệm vụ cách phân công tài nguyên làm việc thêm Một cách để giảm thời hạn thực nhiệm vụ thêm thời gian làm thêm cho tài nguyên phân cơng tới Đặc biệt tài ngun có mức lương làm thêm thỏa hiệp thêm chi phí Để thêm thời gian làm thêm giờ, thực bước sau: Bước 1: Trên tab Task, nhóm lệnh Properties, bấm Details Khung nhìn Task Details xuất bên khung nhìn Gantt Chart Bước 2: Kích chuột vào nơi thuộc khung nhìn Task Details sau tab Format, nhóm lênh Details, kích Work Bước 3: Đối với nhiệm vụ mà bạn muốn thêm làm thêm, khung nhìn Task Details nhập số làm thêm bạn muốn cột có nhãn Ovt.Work sau nhấn nút OK Khi bạn thêm thời gian làm thêm giờ, tổng số thời gian làm việc tài nguyên nhiệm vụ giữ nguyên Tuy nhiên, sau nhập giá trị thời gian làm thêm giá trị Chương XV 243 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com lên tiến độ làm thêm Cũng với số lượng thời gian làm việc thực thời hạn thực ( số ngày) ngắn Project áp dụng mức lương làm thêm giờ, chúng thiết lập, cho phần thời gian làm thêm phân công Nếu bạn dự kiến phân công làm thêm mà mức lương làm thêm nên áp dụng, chắn bạn có mức lương làm thêm hợp lệ thiết lập cho tài nguyên phân công 15.2 Khắc phục vấn đề chi phí tài nguyên Trong dự án mà bạn nhập thơng tin chi phí cho tài ngun, bạn thấy bạn phải tinh chỉnh chi tiết tài nguyên phân công để giải vấn đề chhi phí ngân sách Mặc dù ý định bạn thay đổi chi tiết phân công tài ngun khơng ảnh hưởng đến chi phí mà cịn ảnh hưởng đến thời hạn thực nhiệm vụ Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, ngồi khơng ăn khớp tiến độ, kế hoạch sách thiếu nhi cịn có số khơng ăn khớp chi phí Với tiến độ tại, kế hoạch kết thúc với chi phí vượt khoảng 11.000 $ so với dự kiến (trong đường sở), tăng khoảng 11% so với ngân sách Nhớ lại từ Chương 14 không ăn khớp chi phí kế hoạch sách thiếu nhi kết việc số thời hạn thực nhiệm vụ kéo dài dự kiến, thời gian làm việc thêm làm tăng chi phí tài ngun phân cơng tới Để giải không ăn khớp chi phí dự án này, bạn tập trung vào chi phí tài nguyên Trong kiểm tra vấn đề chi phí tài nguyên, bạn tìm kiếm hội để giải vấn đề phẩn bổ vượt mức tài nguyên xuất kế hoạch Trong ví dụ này, bạn kiểm tra giá trị chi phí tài nguyên thay tài nguyên phân công tới nhiệm vụ tài nguyên khác Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet Bạn sử dụng khung nhìn Resource Sheet để xác định tài nguyên tốn nhiệm vụ cịn lại-tốn khơng phải mức lương mà tổng chi phí tiêu tốn kế hoạch lại dựa phân cơng chúng Bước 2: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau chọn Cost Bảng Cost xuất khung nhìn Resource Sheet Tại thời điểm này, khoảng thời hạn thực dự án trơi qua, tài ngun tốn tồn kế hoạch tài nguyên nhiệm vụ mà đến chưa hoàn thành Để xác định tài nguyên tốn nhiệm vụ lại, bạn xếp lại bảng Chương XV 244 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 3: Kích biểu tượng mũi tên AutoFilter tiêu đề cột Remaining, danh sách thả xuống, chọn Soft Largest to Smallest Bạn thấy Hany Morcos Jane Dow có giá trị chi phí cịn lại cao thời điểm thời hạn thực kế hoạch Việc quản lý chi phí hai tài nguyên cách giúp bạn hạn chế không ăn khớp thêm chi phí Cũng lưu ý tên Hany định dạng màu đỏ, điều bị phân bổ vượt mức Bước 4: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích Gantt Chart Project hiển thị khung nhìn Gantt Chart Tiếp theo, bạn nhìn thấy nhiệm vụ mà Hany Jane phân công tới Bước 5: Nếu cần thiết, kéo chia đứng khung nhìn sang bên phải để hiển thị cột Resource Names, sau kích vào nút AutoFilter bên cạnh tiêu đề cột Resource Names Bước 6: Trong danh sách thả xuống, kích (Select All) bên mục Filters để xóa bỏ tích chọn trước tên tài ngun, sau tích chọn Hany Morcos Jane Dow Bước 7: Bấm nút OK Project lọc danh sách nhiệm vụ để hiển thị nhiệm vụ mà Hany Jane phân công tới Bước 8: Cuộn cuộn đứng khung nhìn để nhìn thấy nhiệm vụ phía bên Chương XV 245 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Nhìn vào nhiệm vụ chưa hồn thành, bạn phát phân bổ vượt mức Hany Morcos: cô phân công tới nhiệm vụ 37 41, chúng chồng chéo lên Đó lý mà thị phân bổ vượt mức tài nguyên màu đỏ xuất cột thị nhiệm vụ Bạn sửa chữa phân bổ vượt mức Hany cách cân đối tài nguyên, điều kéo dài ngày kết thúc dự án không giúp cho việc giảm chi phí tổng thể dự án Thay vào đó, bạn thay Hany tài nguyên tốn vào phân công cô Bước 9: Kích vào nút AutoFilter ( hình dáng giống phễu lọc áp dụng) bên cạnh tiêu đề cột Resource Name, danh sách thả xuống, chọn Clear Filter from Resource Names Project bỏ lọc khỏi danh sách nhiệm vụ để hiển thị tất nhiệm vụ Bước 10: Trong cột Task Name, kích chọn tên nhiệm vụ 37, Proof and review Đây nhiệm vụ mà nhân viên biên tập kinh nghiệm (hoặc rẻ hơn) xử lý, bạn thay Hany Bước 11: Trong tab Resource, nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resources Hộp thoại Assign Resources xuất Lưu ý tới chi phí phân cơng Hany tới nhiệm vụ 37: 1.550 $ Bước 12: Trong hộp thoại Assign Resourcse, cột có nhãn Resource Name, kích chọn Hany Morcos sau bấm nút Replace Hộp thoại Replace Resource xuất Trong hộp thoại này, bạn nhìn thấy tổng chi phí tài nguyên dựa mức lương phân công họ tới nhiệm vụ kế hoạch Bước 13: Trong cột có nhãn Resource Name hộp thoại Replace Resource, kích chọn Jun Cao sau bấm nút OK Chương XV 246 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project thay Hany Jun phân công tới nhiệm vụ Chi phí thấp Jun phân công này, 880 $, xuất hộp thoại Assign Resources Cũng lưu ý thị phân bổ vượt mức tài ngun màu đỏ khơng cịn xuất cột số, bạn giải phân bổ vượt mức Hany Cuối cùng, lưu ý ngày kết thúc nhiệm vụ 37 di chuyển lên trước ngày Điều lịch làm việc “four by ten” (một tuần làm việc ngày, ngày làm 10 tiếng) mà bạn thiết lập chương Bước 14: Trong hộp thoại Assign Resources, bấm nút Close 15.3 Khắc phục vấn đề phạm vi công việc Phạm vi dự án nên bao gồm tất công việc cần thiết- công việc cần thiết- để giao sản phẩm dự án thành cơng tới khách hàng dự định Sau làm việc dự án bắt đầu, việc quản lý phạm vi thường địi hỏi tạo thỏa hiệp: thỏa hiệp thời gian tiền bạc, thỏa hiệp chất lượng thời gian… Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn bàn bạc với ban quản trị (là nhà tài trợ dự án) Bạn yêu cầu phải cắt giảm khoảng 5.000 $ chi phí nhiệm vụ cịn lại kế hoạch sách thiếu nhi Ngày kết thúc kế hoạch dự định phù hợp, chi phí thực tế có vượt ngân sách chút Bạn cần phải giảm bớt công việc để giảm phần chi phí cịn lại ( phần cơng việc chưa hồn thành) Trong ví dụ này, bạn xem chi phí cịn lại nhiệm vụ gỡ bỏ số nhiệm vụ khỏi kế hoạch Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích Tables sau chọn Cost Sự tập trung bạn nhiệm vụ chưa hồn thành, bạn lọc danh sách nhiệm vụ Bước 2: Trên tab View, nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Filter (ban đầu chứa đựng [No Filter]) sau chọn Incompleted Tasks Project lọc danh sách nhiệm vụ để hiển thị nhiệm vụ chưa hoàn thành nhiệm vụ khái quát chúng Chương XV 247 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Một nhóm nhiệm vụ kế hoạch cắt giảm mà khơng ảnh hưởng đến kết kế hoạch sách nhiệm vụ 40 nhiệm vụ nó, Design book’s companion website Chi phí cịn lại công việc 5.000 $ phù hợp với yêu cầu phải cắt khỏi kế hoạch Sau bàn bạc với nhà tài trợ dự án, bạn đồng ý việc gỡ bỏ nhóm nhiệm vụ hợp lý Bước 3: Lựa chọn tên nhiệm vụ 40, nhiệm vụ khái quát Design book’s companion website Bước 4: Làm bước sau: - Nếu bạn sử dụng phần mềm MS Project Professional, tiếp tục với bước - Nếu bạn sử dụng phần mềm MS Project Standard, bỏ qua bước để tiến tới bước Bước 5: Trên tab Task, nhóm lệnh Schedule, kích Inactivate Project dừng hoạt động nhiệm khái quát nhiệm vụ Những nhiệm vụ bị dừng hoạt động giữ kế hoạch này, chúng không lên tiến độ tác động tới chi phí Chú ý rằng, giá trị chi phí lại Chương XV 248 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com (Remaining) nhiệm vụ 0, nhiệm vụ tổng quát dự án, nhiệm vụ 27, nhiệm vụ khái quát Design and Production giảm tương ứng Lưu ý: Người sử dụng phiên MS Project Professional dừng bước Bước 6: Với tên nhiệm vụ 40 chọn, kích chuột phải shortcut menu xuất hiện, chọn Selecte Task Hộp thoại Planing Wizard xuất hiện, hỏi bạn để kiểm tra bạn thật có muốn xóa nhiệm vụ khái quát nhiệm vụ hay khơng Nếu xuất hiện, chắn lựa chọn Continue chọn sau bấm nút OK Project xóa nhiệm vụ khái quát với nhiệm vụ đánh lại số ID nhiệm vụ lại Lưu ý giá trị chi phí cịn lại (Remaining) nhiệm vụ 0, nhiệm vụ tổng quát dự án, nhiệm vụ 27, nhiệm vụ khái quát Design and Production giảm tương ứng Bạn tham khảo ý kiến nhà tài trợ dự án, họ hài lòng bạn hoàn tất dự án sách với mức chi phí thấp Mặc dù việc hồn thành cơng việc lại thời gian định ràng buộc chi phí thách thức bạn lạc quan thực tương lai dự án, việc mang lại cho bạn kỹ quản lý dự án kiến thức Project Chương XV 249 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Áp dụng định dạng in ấn cao cấp Chương XVI 250 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Chương giới thiệu đến bạn số tính định dạng cao cấp Microsoft Project 2013 Một kế hoạch định dạng tốt có giá trị truyền tải thông tin chi tiết tới tài nguyên, khách hàng bên liên quan khác Một số khả định dạng Project tương tự định dạng trình soạn thảo văn dựa phong cách-Style, chẳng hạn Microsoft Word, trình soạn thảo bạn định phong cách ảnh hưởng đến tất nội dung có văn mà phong cách áp dụng Trong Project, bạn sử dụng phong cách để thay đổi xuất loại bar Gantt cụ thể, chẳng hạn bar nhiệm vụ khái quát, toàn kế hoạch Những tùy chọn định dạng khác giới thiệu chương tập trung trực tiếp vào định dạng nhiệm vụ định dạng số khung nhìn sử dụng thường xuyên Trong chương này, bạn áp dụng số tính định dạng cao cấp Project tới khung nhìn 16.1 Định dạng khung nhìn biểu đồ Gantt Bạn định dạng mục-thành phần cụ thể (ví dụ, biểu tượng cột mốc-Milestone) khung nhìn biểu đồ Gantt để thay đổi xuất mục Trong chương 6, bạn làm việc với phong cách biểu đồ Gantt -Gantt Chart Style làm việc trực tiếp với định dạng bar Gantt Trong phần này, bạn làm việc với phong cách bar- Bar Styles để thay đổi diện mạo hiển thị loại cụ thể bar Gantt (chẳng hạn nhiệm vụ khái quát) thành phần khác (chẳng hạn thị đường hạn chót) theo cách mà phong cách biểu đồ Gantt khơng thể có Các thay đổi định dạng mà bạn thực áp dụng khung nhìn mở Lưu ý: Hãy nhớ có nhiều khung nhìn khung nhìn biểu đồ Gantt, có khung nhìn đặc biệt gọi khung nhìn Gantt Chart Các khung nhìn biểu đồ Gantt khác bao gồm: Detail Gantt, Leveling Gantt, Multiple Baselines Gantt Tracking Gantt Thuật ngữ khung nhìn biểu đồ Gantt thường dùng để đề cấp đến kiểu thể mà có hiển thị bar Gantt tổ chức theo thời gian biểu Ngoài việc thay đổi định dạng thành phần xuất khung nhìn biểu đồ Gantt ( chẳng hạn bar Gantt nhiệm vụ), bạn thêm gỡ bỏ thành phần Ví dụ, bạn thêm bớt thành phần để cỏ thể so sánh kế hoạch theo đường sở, kế hoạch tạm thời kế hoạch khung nhìn Khi làm giúp bạn đánh giá điều chỉnh tiến độ mà bạn làm Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn quản lý dự án sách mà thực Đối với dự án này, bạn theo dõi tiến triển cách chặt chẽ thấy giá trị việc hiển thị cho đội ngũ thực khung nhìn mà so sánh tiến triển với kế hoạch đường sở Bây bạn muốn thêm kế hoạch tạm thời tới khung nhìn kế hoạch tạm thời xảy so với đường sở gốc ban đầu Trong ví dụ này, bạn tùy chỉnh khung nhìn biểu đồ Gantt với phong cách bar tùy chỉnh Bạn cần đến tập tin Advanced Formatting_Start nằm thư mục tập tin Practises/Chapter 16 kèm theo sách Mở tập tin Advanced Formatting_Start lưu thành tập tin khác có tên Advanced Formatting Để bắt đầu, bạn hiển thị khung nhìn Tracking Gantt Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên nút lệnh Gantt Chart sau chọn Tracking Gantt từ danh sách thả xuống Project hiển thị khung nhìn Tracking Gantt Chương XVI 251 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tiếp theo, bạn tùy chỉnh khung nhìn Bạn thêm bar kế hoạch tạm thời tới khung nhìn Bước 2: Trên tab Format, nhóm lệnh Bar Styles, kích Format sau chọn Bar Styles từ danh sách thả xuống Hộp thoại Bar Styles xuất Trong hộp thoại này, thay đổi định dạng mà bạn thực cho loại bar thành phần cụ thể áp dụng tới tất bar thành phần biểu đồ Gantt Tất loại bar thành phần liệt kê cột Name hộp thoại Bar Styles Lưu ý: Bạn hiển thị hộp thoại cách kích đúp vào (background) phần biểu đồ khung nhìn biểu đồ Gantt kích chuột phải phần biểu đồ chọn Bar Styles từ menu ngữ cảnh xuất Bước 3: Trong cột Name, chọn Summary Progress Bước 4: Bấm nút Insert Row Project chèn dòng trống cho loại bar vào bảng Project vẽ bar Gantt theo thứ tự mà chúng liệt kê hộp thoại Bar Styles Bước 5: Trong ô liệu thuộc hàng cột Name, gõ Interim (tạm thời) Interim tên loại bar mà xuất phần biểu đồ khung nhìn Chương XVI 252 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Lưu ý: Tên bar đại diện cho nhiệm vụ xuất phần giải (Legend) khung nhìn biểu đồ Gantt in Nếu bạn không muốn tên bar đại diện cho nhiệm vụ xuất phần giải này, gõ dấu (*) phía trước tên bar Ví dụ, bạn muốn ngăn không cho tên bar Interim xuất phần giải, bạn nhập cho tên *Interim Trong hộp thoại Bar Styles, bạn thấy tên bar đại diện cho nhiệm vụ Manual Milestone (và số tên khác nữa) bắt đầu với dấu sao, khơng xuất phần giải khung nhìn biểu đồ Gantt in Bước 7: Vẫn hàng này, kích vào liệu thuộc cột Show For…Tasks sau chọn Normal đầu danh sách thả xuống Giá trị cột Show For… Tasks thị loại nhiệm vụ mà bar đại diện ( chẳng hạn Normal Task-Nhiệm vụ bình thường, Summary Task- Nhiệm vụ khái quát MilestoneCột mốc) tình trạng nhiệm vụ ( chẳng hạn Critical-then chốt Progress-đang tiến triển) Bước 7: Vẫn hàng này, kích vào liệu thuộc cột Row sau chọn danh sách thả xuống Mỗi nhiệm vụ có tới hàng bar Lựa chọn cho phép Project hiển thị bar nằm hàng thứ Lưu ý: Project vẽ bar thành phần khác hàng bar theo thức tự mà chúng liệt kê hộp thoại Bar Styles Điều cho bạn biết số bar bị che khuất bar khác (hoặc thành phần khác) Nếu bạn không nhận kết mong muốn, kiểm tra thứ tự chúng hộp thoại Bar Styles Bước 8: Trong ô thuộc cột From hàng, chọn Start1 từ danh sách thả xuống Bước 9: Trong ô thuộc cột To hàng, chọn Finish1 từ danh sách thả xuống Giá trị cột From To thể điểm bắt đầu kết thúc bar Các mục Start1 Finish1 trường liệu mà giá trị kế hoạch tạm thời thiết lập sẵn cho bạn kế hoạch Ngày bắt đầu kết thúc thời nhiệm vụ kế hoạch lưu trường liệu kế hoạch tạm thời thiết lập Xem lại chương 13, bạn giới thiệu kế hoạch tạm thời Hiện bạn dẫn để Project sử dụng ngày bắt đầu kết thúc kế hoạch tạm thời cho bar Interim Tiếp theo, tập trung ý bạn vào nửa bên hộp thoại Bar Styles Ở bạn thay đổi phong cách hiển thị diện mạo bar Chương XVI 253 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 10: Chắc chắn Bar Interim mà bạn vừa tạo chọn Bên nhãn Middle, chắn lựa chọn thứ hai hộp chọn có nhãn Shape chọn (là lựa chọn thứ hai từ xuống danh sách lựa chọn xuất bấm vào hộp chọn này) Bước 11: Kích vào hộp chọn có nhãn Pattern, sau chọn lựa chọn thứ hai từ xuống danh sách lựa chọn xuất Bước 12: Kích vào hộp chọn có nhãn Color, sau kích chọn màu xanh Green bên nhãn Standard Colors Lưu ý: Di chuyển trỏ chuột tới mầu sắc để nhìn thấy tên ScreenTip Bởi khung nhìn tùy chỉnh tập trung vào kế hoạch tạm thời, nên bạn định dạng bar Interim để hiển thị ngày bắt đầu kết thúc chúng Bước 13: Trong khu vực bên hộp thoại Bar Styles, kích tab Text Bước 14: Trong hộp chọn có nhãn Left, kích sau chọn Start1 danh sách thả xuống Lưu ý: Khi lựa chọn mục từ danh sách giống vậy, bạn thường bắt đầu việc gõ tên mục mà bạn muốn, tên đầy đủ xuất hiện, chọn Ví dụ, bạn gõ s, Project hiển thị giá trị mà bắt đầu với chữ s Nếu sau bạn gõ t, Project hiển thị giá trị mà bắt đầu với chữ st Bước 15: Trong hộp chọn có nhãn Right, kích sau chọn Finish1 danh sách thả xuống Việc lựa chọn giá trị hiển thị ngày trường liệu Start1 Finish1 hai cạnh bar Interim Chương XVI 254 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 16: Bấm nút OK để đóng lại hộp thoại Bar Styles Project hiển thị bar Interim màu xanh khung nhìn Tracking Gantt Hiện giờ, với nhiều hàng bar hiển thị nhiệm vụ, điều gây khó khăn kết nối thị giác tên nhiệm vụ với bar chúng Để khắc phục điều này, bạn thêm đường lưới nằm ngang tới phần biểu đồ khung nhìn để bạn dễ dàng liên kết thị giác bar Gantt với nhiệm vụ chúng Bước 17: Trên tab Format, nhóm lệnh Format, kích Gridlines sau chọn Gridlines Bước 18: Tron danh sách liệt kê bên nhãn Lines to change, chắn mục Gantt Rows chọn hộp chọn có nhãn Type bên nhãn Normal, lựa chọn đường nét đứt mảnh ( lựa chọn thứ tư từ xuống) danh sách thả xuống sau bấm nút OK Project vẽ đường nét đứt mảnh cắt ngang phần biểu đồ khung nhìn Gantt Tracking Để kết thúc ví dụ này, bạn thu nhỏ để có nhìn tốt tổng thể kế hoạch Bước 19: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, kích vào hộp chọn Timescale sau chọn Week Bước 20: Trong cột Task Name, kích chọn tên nhiệm vụ 3, Content edit Ở bạn thấy nhiệm vụ hoàn thành (hiển thị bar màu da trời nằm hàng nhiệm vụ) chi sẻ ngày bắt đầu giống bar kế hoạch tạm thời (thanh bar màu xanh hàng nhiệm vụ) hai lên tiến độ bắt đầu muộn so với đường sở ( bar màu xám hàng nhiệm vụ) Điều xảy vì, sau đường sở thiết lập, thay đổi tới tiến độ thực đẩy ngày bắt đầu lên tiến độ nhiệm vụ lùi sau Sau đó, kế hoạch tạm thời lưu lại Lưu ý: Để thấy thông tin chi tiết bar biểu đồ Gantt, việc di chuyển trỏ chuột tới bar Các thơng tin chi tiết xuất ScreenTip * Còn tùy chọn định dạng khác: Project cung cấp thêm nhiều tính định dạng biểu đồ Gantt khác với thứ mà bạn làm việc phần Nếu bạn muốn khám phá tùy chọn định dạng khác, ý tới lệnh sau tab Format: - Text Styles nhóm lệnh Format: Dùng để định dạng văn bản-Text liên quan đến loại nhiệm vụ cụ thể tồn - Layout nhóm lệnh Format: Dùng để định dạng đường liên kết nhiệm vụ hiển thị bar Gantt Chương XVI 255 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Baseline Slippage nhóm lệnh Bar Styles: Để nhanh chóng bật hiển thị bar 11 đường sở 11 đường trượt tiến độ (Ví dụ, Baseline, Baseline1 tới Baseline10) phần biểu đồ khung nhìn biểu đồ Gantt Tất tùy chọn mà bạn chọn nhóm lệnh Bar Styles tab Format ( thứ khác lệnh Format) thể hộp thoại Bar Styles Bạn thay đổi diện mạo hiển thị nhiệm vụ then chốt, chùng thành phần khác thơng qua hộp thoại Bar Styles Ngồi ra, bạn lưu nhiều đường sở, bạn nhanh chóng chuyển đổi sang đường sơ mà bạn muốn hiển thị (ví dụ khung nhìn Tracking Gantt Chart) lệnh Baseline nhóm lệnh Bar Styles Khi bạn làm thế, Project tự động chuyển đổi giá trị From To bar theo đường sở yếu tố khác để sử dụng giá trị đường sở mà bạn hiển thị 16.2 Định dạng khung nhìn Timeline Như nói chương chương 6, khung nhìn Timeline cách tiện dụng để nhìn thấy "bức tranh tổng thể" kế hoạch Trong chương 6, bạn tùy chỉnh khung nhìn Timeline điều chỉnh hiển thị trực quan số nhiệm vụ, chẳng hạn chuyển đổi hiển thị nhiệm vụ từ dạng bar sang dạng mẩu thích-Callout Bạn thấy định dạng mặc định văn khung nhìn Timeline đáp ứng nhu cầu bạn, bạn tùy chỉnh hình dáng chúng Cũng với khung nhìn biểu đồ Gantt, bạn định dạng cho tất nhóm mục (ví dụ, tất ngày cột mốc) với phong cách văn áp dụng trực tiếp định dạng tới mục cụ thể mà bạn chọn Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn thấy đội ngũ làm việc dự án sách nấu ăn đặc sẳn trẻ em thích khung nhìn Timeline Và số người nói giá trị ngày cột q nhỏ ( khơng bật), bạn làm cho chúng bật Ngoài bạn áp dụng thay đổi định dạng khác khung nhìn Timeline Trong ví dụ này, bạn định dạng văn yếu tố bar nhiệm vụ khung nhìn Timeline Bước 1: Trong tab View, nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Timeline Project hiển thị khung nhìn Timeline Khung nhìn Timleline đưa vào số nhiệm vụ kế hoạch cách sử dụng hộp thoại Add Tasks to Timline Bước 2: Kích vào nơi thuộc khung nhìn Timeline sau kích vào tab Format Chương XVI 256 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Việc đặt tập trung vào khung nhìn Timeline khiến lệnh tab Format thay đổi Nhớ tab Format tab ngữ cảnh, điều chỉnh (lệnh) dựa lựa chọn Đầu tiên, bạn điều chỉnh định dạng tồn nhóm giá trị văn bản-Text xuất khung nhìn Timeline Bước 3: Trên tab Format, nhóm lệnh Text, kích Text Styles Hộp thoại Text Styles xuất Với hộp thoại này, bạn thay đổi định dạng tất loại thơng tin cụ thể có khung nhìn Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn Item to Change, chọn Milestone Date Bước 5: Trong hộp chọn có nhãn Font style, chọn Bold Bước 6: Bấm nút OK Project áp dụng thay đổi phong cách văn tới tất ngày cột mốc có khung nhìn Timeline Tiếp theo, bạn muốn phân biệt cách trực quan nhiệm vụ Design and Production khung nhìn Timeline Bạn làm điều thơng qua việc định dạng trực tiếp thay thay đổi định dạng dựa phong cách bạn làm bước trước Bước 7: Trong khung nhìn Timeline, kích chọn nhiệm vụ Design and Production Một đường bao lựa chọn xuất quanh bar nhiệm vụ này, thị chọn Bước 8: Trên tab Format, nhóm lệnh Font, chọn Italic Project nghiêng nhãn nhiệm vụ (tên nhiệm vụ) ngày thuộc Chương XVI 257 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 9: Trên tab Format, nhóm lệnh Font, kích vào biểu tượng mũi tên cạnh nút lệnh Background Color ( giống thùng sơn đổ) sau bên nhãn Standard Colors, kích màu vàng-Yellow Project thay đổi màu sắc bar nhiệm vụ sang màu vàng Bây bạn áp dụng định dạng mà bạn mong muốn, bạn tạm thời ẩn khung nhìn Timeline Bước 10: Trên tab View, nhóm lệnh Split View, gỡ bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Timeline Project ẩn khung nhìn Timeline ( Các thơng tin khung nhìn khơng mà lúc chúng ẩn đi) Bởi khung nhìn Timeline khung nhìn đơn giản so với hầu hết khung nhìn khác Project nên tùy chọn định dạng 16.3 Định dạng khung nhìn Network Diagram Trong quản lý dự án truyền thống, Network Diagram-biểu đồ mạng lưới cách thức tiêu chuẩn trình bày hoạt động dự án mối quan hệ chúng Các nhiệm vụ thể hộp, nút, mối quan hệ nhiệm vụ vẽ đường thẳng kết nối nút Không giống biểu đồ Gantt, khung nhìn thời gian biểu, Network Diagram cho phép bạn xem hoạt động dự án cách chặt chẽ hơn, tương đồng với định dạng sơ đồ khối-flowchart Điều hữu ích bạn muốn đặt tập trung vào mối quan hệ hoạt động thay quan tâm đến thời hạn thực trình tự chúng Giống khung nhìn biểu đồ Gantt, Project cung cấp tùy chọn định dạng phong phú cho khung nhìn Network Diagram Ví dụ, bạn thay đổi bố trí tổng thể khung nhìn Network Diagram để nhóm nút theo giai đoạn thời gian Trong phần này, bạn tùy biến thông tin xuất nút hình dạng nút Nếu bạn người sử dụng biểu đồ mạng lưới nhiều, bạn muốn khám phá tùy chọn định dạng cách chi tiết Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn thấy khung nhìn Network Diagram giúp đội ngũ thực dự án tập trung vào mối quan hệ nhiệm vụ trình tự nhiệm vụ Bạn định điều chỉnh định dạng khung nhìn Network Diagram Trong ví dụ này, bạn thay đổi loại thông tin xuất hộp đại diện cho nhiệm vụ hình dạng chúng khung nhìn Network Diagram Bước 1: Trong cột Task Name, kích chọn tên nhiệm vụ 7, Copyedit Khi bạn chuyển sang khung nhìn Network Diagram, bạn thấy nhiệm vụ hiển thị bên phải hình bạn Bước 2: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích Network Diagram Khung nhìn Network Diagram xuất Trong khung nhìn này, nhiệm vụ đại diện hộp nút, nút chứa đựng số thông tin ( trường liệu) nhiệm vụ Chương XVI 258 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Các nút có chứa dấu gạch chéo ( X) thể nhiệm vụ hồn thành Các nút có hình dáng hình bình hành đại diện cho nhiệm vụ khái quát Trong ví dụ này, bạn muốn thay giá trị ID nhiệm vụ ID mã Work Breakdown Structure (Cấu trúc phân chia công việc-WBS) Không giống số ID nhiệm vụ, mã WBS vị trí nhiệm vụ hệ thống phân cấp kế hoạch Bước 3: Trên tab Format, nhóm lệnh Format, kích Box Styles Nhớ lệnh tab Format thay đổi dựa loại khung nhìn mở ( kích hoạt); tab Format tab ngữ cảnh Hộp thoại Box Styles xuất Trong danh sách chọn hộp chọn bên nhãn Style Setting, bạn nhìn thấy tất phong cách thể hộp (hoặc nút) đại diện cho loại nhiệm vụ sẵn có có Project Hiện tại, khung nhìn Network Diagram áp dụng mẫu tiêu chuẩn-Standard tới số phong cách thể hộp (hoặc nút), chẳng hạn Crtitical (nhiệm vụ then chốt) Trong bối cảnh này, mẫu Standard định trường liệu xuất hộp (nút) Chương XVI 259 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com cách bố trí chúng (khơng nên nhầm lẫn với tập tin mẫu) Tiếp theo, bạn tạo mẫu để tùy chỉnh để không gây ảnh hưởng tới mẫu Standard Project Bước 4: Bấm nút More Templates Hộp thoại Date Templates xuất Bước 5: Trong danh sách bên nhãn Templates in “Network Diagram”, chắn Standard chọn, sau bấm nút Copy Hộp thoại Data Teplate Definition xuất Trong mẫu Standard này, bạn thay giá trị ID góc bên phải nút giá trị theo mã Work Breakdown Structure (Cấu trúc phân chia cơng việc-WBS) Bước 6: Trong hộp nhập có nhãn Template name, gõ Standard with WBS Bước 7: Bên nhãn Choose cell(s), kích chọn ID Đây trường liệu mà bạn thay Bước 8: Kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh ID danh sách xuất hiện, chọn WBS Bước 9: Bấm vào nút OK để đóng hộp thoại Data Template Definition, sau bấm nút Close để đóng hộp thoại Data Templates Tiếp theo, bạn cập nhật phong cách thể hộp ( nút) cho vài loại nhiệm vụ lúc Bước 10: Trong hộp thoại Box Styles, dách sách bên nhãn Style Settings for, chọn Critical, nhấn giữ phím Shift, kích Noncritial Milestore Bốn loại nhiệm vụ danh sách chọn Bước 11: Trong hộp chọn có nhãn Data template, chọn Standard with WBS từ danh sách thả xuống Bước 12: Trong hộp chọn có nhãn Shape, chọn hình danh sách thả xuống Chương XVI 260 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 13: Bấm vào nút OK để đóng hộp thoại Bar Styles Project áp dụng phong cách thể hộp (hoặc nút) sửa đổi tới hộp ( nút) đại diện cho nhiệm vụ khung nhìn Network Diagram Bây giờ, đối hộp (hoặc nút) áp dụng phong cách sửa đổi này, giá trị WBS xuất góc bên phải thay giá trị ID nhiệm vụ thay đổi hình dáng hộp ( nút) đại diện cho nhiệm vụ mà bạn chọn bước trước Dưới số lệnh thêm định dạng nhóm lệnh tab Format mà bạn áp dụng cho khung nhìn Network Diagram: - Trong khung nhìn Network Diagram, bạn định dạng tất hộp (hoặc nút) lệnh Box Styles, bạn định dạng với hộp (hoặc nút) chọn lệnh Box nhóm lệnh Format Điều tương tự lệnh Bar Styles Bar có sẵn tab Format bạn mở khung nhìn biểu đồ Gantt Chương XVI 261 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com - Sử dụng lệnh Layout nhóm lệnh Format để kiểm sốt mục, chẳng hạn tồn bố trí xếp hộp (hoặc nút) theo giai đoạn thời gian, chẳng hạn theo tuần theo tháng - Hiển thị ẩn tên loại quan hệ nhiệm vụ cách tích chọn bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Link Labels nhóm lệnh Show/hide - Sử dụng lệnh Collapse Boxes nhóm lệnh Display để nhanh chóng thu nhỏ khung nhìn Network Diagram để nhìn thấy mạng lưới nhiều 16.4 Định dạng khung nhìn Calendar Giống khung nhìn Timeline, khung nhìn Calendar khung nhìn giản đơn có sẵn Project cung cấp nhiều tùy chọn định dạng Khung nhìn đặc biệt hữu ích cho việc chia sẻ thơng tin tiến độ tới tài nguyên bên liên quan, người thích khung nhìn dạng lịch để bàn truyền thống khung nhìn kiểu chi tiết ( chẳng hạn khung nhìn Gantt Chart) Như khung nhìn khác, Project cung cấp định dạng dựa phong cách lẫn trực tiếp cho khung nhìn Calendar Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, số thành viên đội ngũ thực dự án nói với bạn họ thích giản đơn khung nhìn Calendar Tuy nhiên, khung nhìn Calendar mặc định không chứa đựng tất thứ mà bạn muốn, bạn muốn phân biệt trực quan (làm bật) nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt với nhiệm vụ khơng thuộc Trong ví dụ này, bạn hiển thị nhiệm vụ khái quát định dạng lại nhiệm vụ then chốt khung nhìn Calendar Bước 1: Trong tab View, nhóm lệnh Task Views, kích Calendar Khung nhìn Calendar xuất Khung nhìn hiển thị vài tuần lúc, vẽ bar đại diện cho nhiệm vụ lên ngày mà nhiệm vụ lên tiến độ Những tuần hiển thị thị hình chữ nhật màu da cam đặt trước chúng tháng nằm bên trái khung nhìn Khung nhìn Calendar bao gồm bar nhiệm vụ tổng quát dự án nhiệm vụ con, khơng có bar đại diện cho nhiệm vụ khái quát Tiếp theo, bạn hiển thị chúng Chương XVI 262 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 2: Trên tab Format, nhóm lệnh Format, kích Bar Styles Hộp thoại Bar Styles xuất Bước 3: Trong danh sách thuộc hộp chọn có nhãn Task type, chọn Summary Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn Bar type, chọn Line từ danh sách thả xuống Bạn thấy nhiệm vụ khái quát hiển thị đường thẳng khung nhìn Calendar, bạn hộp thoại Bar Styles nên bạn thay đổi định dạng bar đại diện cho nhiệm vụ then chốt Hiện nay, khung nhìn Calendar định dạng bar nhiệm vụ then chốt không then chốt giống nên bạn thay đổi điều Bước 5: Trong danh sách thuộc hộp chọn có nhãn Task type, chọn Critical Bước 6: Trong hộp chọn có nhãn Color, bên nhãn Standard Colors, chọn Red Bước 7: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Bar Styles Project áp dụng tùy chọn định dạng mà bạn vừa chỉnh sửa tới khung nhìn Calendar Các đoạn thẳng đại diện cho nhiệm vụ khái quát xuất bên bar nhiệm vụ Tiếp theo, bạn điều chỉnh bố trí đoạn thẳng đại diện cho nhiệm vụ khái quát để xuất bên bar nhiệm vụ Bước 8: Trên tab Format, nhóm lệnh Layout, kích Layout Now Project cập nhật khung nhìn Calendar để bar nhiệm vụ xuất bên đoạn thẳng đại diện cho nhiệm vụ khái quát chúng Lưu ý tới biểu tượng đầu mũi tên chúi xuống xuất bên cạnh nhiều ngày Chúng số bar nhiệm vụ vừa với với chiều cao hàng đại diện cho tuần Tiếp theo bạn điều chỉnh việc Bước 9: Trên tab Format, nhóm lệnh Layout, kích Adjust Week Height Project điều chỉnh chiều cao hàng đại diện cho tuần để hiển thị tất bar có hàng Chương XVI 263 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Cũng khung nhìn khác mà bạn tùy chỉnh chương này, khung nhìn Calendar có thêm tùy chọn định dạng có sẵn tab Format 16.5 Khung nhìn in ấn xuất-exporting Project cung cấp tuỳ chọn tuỳ chỉnh cho khung nhìn in ấn ngồi mà bạn biết chương Bởi khung nhìn, chẳng hạn khung nhìn Gantt Chart, thường chia sẻ tới tài nguyên bên liên quan khác dự án, nên bạn thấy bạn cần phải bổ sung thêm thông tin chi tiết tới khung nhìn bạn in Khi in khung nhìn, bạn chọn loạt tùy chọn Ví dụ, bạn tùy chỉnh tiêu đề chân trang in, rõ in phần giải, bao gồm tùy chọn cụ thể ghi nhiệm vụ tài nguyên Các tùy chọn việc in bố trí trang mà bạn điều chỉnh khác nhau, tùy thuộc vào loại khung nhìn hiển thị Các khung nhìn đơn giản, giống khung nhìn Resource Sheet, có tùy chọn in ấn bố trí trang khung nhìn phức tạp hơn, giống khung nhìn Gantt Chart Đơi khi, bạn cần phải tạo ta chụp chất lượng cao khung nhìn để xem trực tuyến Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn thường phải in khung nhìn Gantt Chart để gửi cho thành viên đội ngũ thực dự án Ngoài ra, số thành viên đội yêu cầu chụp khung nhìn Timeline tập tin mà họ xem máy tính họ Trong ví dụ này, bạn điều chỉnh thiết lập trang giải khung nhìn Gantt Chart, bạn rõ cột thuộc bảng đưa khung nhìn in Sau đó, bạn tạo tập tin PDF XPS cho khung nhìn Timeline Bước 1: Trên tab View, nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên nút bấm Gantt Chart sau chọn Gantt Chart Khung nhìn Gantt Chart xuất Bước 2: Trên tab View, nhóm lệnh Zoom, kích chọn Weeks hộp chọn có nhãn Timescale Project điều chỉnh thiết lập zoom Chương XVI 264 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong chương 6, bạn nhìn thấy khung nhìn Gantt Chart khung nhìn trước in Print Preview sổ Backstage Ở đó, bạn điều chỉnh số tùy chọn in, in phạm vi ngày cụ thể Còn đây, bạn khám phá thêm số tùy chọn in ấn khác Bước 3: Trên tab File, kích Print Giao diện Print xuất cửa sổ Backstage với khung nhìn Gantt Chart khung nhìn xem trước Với thiết lập tại, khung nhìn Gantt Chart cần đến hai trang giấy để in ra, ý tới nhãn of phía nằm bên trái khung nhìn xem trước in Lưu ý: Tùy thuộc vào loại máy in mặc định hệ điều hành bạn bạn chọn khổ giấy in khác ( A4 A3 Letter…) bạn bạn thấy khung nhìn xem trước in khác với hình ảnh minh họa trình bày phần Bước 4: Bên khu vực có nhãn Settings, kích Page Setup Hộp thoại Page Setup xuất Tiếp theo bạn điều chỉnh thiết lập để tồn khung nhìn Gantt Chart in trang giấy Bước 5: Chắc chắn tab Page hiển thị ( chọn), bên nhãn Scaling, kích Fit to gõ chọn hộp chọn đằng trước nhãn Page wide by hộp chọn trước nhãn tall Giá trị hộp chọn có nhãn Page wide by xác định khung nhìn hiển thị in trải rộng theo phương ngang trang, giá trị hộp chọn có nhãn tall xác định khung nhìn in tải dài theo phương dọc trang Tiếp theo, bạn tùy chỉnh để xuất thích khung nhìn biểu đồ Gantt Bước 6: Trong hộp thoại Page Setup, kích tab Legend Chương XVI 265 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 7: Trong tab Legend, kích vào tab Left nằm bên khu vực có nhãn Preview Ở đây, bạn nhìn thấy mã văn trường liệu xuất phần thích Project in tiêu đề dự án ngày tháng ( ngày tháng máy tính bạn thời điểm bạn thực thao tác này) phía bên trái phần thích Ngồi thứ này ra, bạn muốn in thêm giá trị chi phí ước tính dự án phần thích Bước 8: Trong tab Left, kích chuột vào vị trí cuối dịng văn thứ hai sau nhấn phím Enter Bước 9: Gõ Type Cost: nhấn phím Space Bước 10: Trong hộp chọn có nhãn Project fields, chọn mục Cost từ danh sách thả xuống sau bấm phím Add kế bên hộp chọn Project thêm mã trường liệu chi phí Cost tới phần bên trái thích giá giá trị chi phí xuất khung nhìn xem trước có nhãn Preview bên Để kết thúc việc tùy chỉnh Page Setup, bạn rõ cột thuộc bảng khung nhìn Gantt Chart in Bước 11: Kích tab View Tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Print all sheet columns sau bấm nút OK để đóng hộp thoại Page Setup Chương XVI 266 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project áp dụng thay đổi mà bạn định hơp thoại Page Setup Để có nhìn rõ hơn, bạn phóng to phần thích lên Bước 13: Trong khung nhìn xem trước in, kích vào góc bên trái khung nhìn Project phóng to vị trí lên Tiếp theo, bạn chuyển tập trung từ tùy chọn định dạng đầu sang loại tập tin đầu Hai định dạng tập tin phổ biến đầu việc in Portable Document Format (*.pdf) XML Paper Specification (*.XPS) PDF sáng tạo Adobe Acrobat XPS định dạng hỗ trợ Microsoft Cả hai định dạng cung cấp trình bày xuất trang in máy tính độ phân giải cao Để kết thúc ví dụ này, bạn tạo tập tin xuất PDF XPS khung nhìn Timeline Bước 14: Kích vào nút Back để khỏi cửa sổ Backstage Bước 15: Trên tab View, nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Timeline Project hiển thị lại khung nhìn Timeline mà bạn tùy chỉnh trước chương Bước 16: Kích vào nơi thuộc khung nhìn Timeline để chuyển tập trung vào Chương XVI 267 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 17: Trên tab File, kích Export Giao diện Export sổ Backstage chứa đựng tùy chọn để chia sẻ kế hoạch dự án Lưu ý tới lời giải thích tài liệu dạng tập tin PDF XPS xuất bên phải giao diện Bước 18: Trong phần bên phải giao diện, bấm vào nút Create PDF/XPS Hộp thoại Browse xuất Sử dụng hộp thoại để đặt tên cho tập tin xác định thư mục chứa đựng tập tin tạo Bước 19: Trong hộp chọn có nhãn Save as type, chọn PDF files XPS files ( tùy thuộc vào định dạng mà bạn cần xem) sau nhấn nút OK Hộp thoại Document Export Options xuất Bước 20: Bấm vào nút OK để sử dụng thiết lập mặc định Proejct tạo tập tin PDF XPS Chương XVI 268 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Định dạng báo cáo cao cấp Chương XVII 269 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Chương tiếp tục tập trung vào tính định dạng tùy biến cao cấp giới thiệu chương trước Và chương tập trung vào báo cáo Trong chương bạn biết Microsoft Project 2013 thay tính báo cáo dạng bảng cũ cách thức hoàn toàn việc hình dung liệu Proejct bạn Tính báo cáo kết hợp động bảng biểu, biểu đồ nội dung văn bản, chúng có tính tùy biến cao Lưu ý: Nếu bạn tìm kiếm thơng tin các báo cáo trực quan-visual report, xem chương 19 Để bắt đầu, so sánh báo cáo khung nhìn Bất báo cáo khung nhìn tập trung tới phần liệu kế hoạch Tất báo cáo khung nhìn chứa đựng Project thiết kế để giúp bạn hình dung số khía cạnh kế hoạch cách tốt Trong trình thực dự án, bạn thường cần phải làm việc với nhiều báo cáo khung nhìn để quản lý khía cạnh kế hoạch mà có ý nghĩa quan trọng với bạn Ví dụ, dự án bạn chủ yếu bị dẫn dắt thời hạn chót, bạn có hiểu rõ kế hoạch bạn cách làm việc với khung nhìn có thời gian biểu khung nhìn biểu đồ Gantt, Timeline khung nhìn dạng Usage báo cáo Upcoming Tasks (các nhiệm vụ tới), Critical Tasks (các nhiệm vụ quan trọng), Late Task (các nhiệm vụ trễ) Tuy nhiên, có khác biệt quan trọng báo cáo khung nhìn Trong suốt sách này, bạn làm việc khung nhìn để nhập chỉnh sửa liệu tiến độ (chẳng hạn tên nhiệm vụ phân công tài nguyên) để xem chi tiết tiến độ (chẳng hạn như, tài nguyên phân công tới nhiệm vụ nào) Tuy nhiên, với báo cáo bạn khơng thể trực tiếp thay đổi liệu kế hoạch bạn Ví dụ, bạn khơng thể thêm xố nhiệm vụ thay đổi phân công tài nguyên Các báo cáo trội chỗ đem lại cho bạn nhiều tùy chọn cho việc khám phá chia sẻ khía cạnh quan trọng kế hoạch bạn định dạng hấp dẫn thị giác Hơn nữa, bạn tùy chỉnh báo cáo để chúng bao gồm thông tin mà bạn muốn, trình bày theo cách bạn muốn Lưu ý: Project bao gồm nhóm cơng cụ dẫn thiết kế báo cáo Trên tab Report, nhóm lệnh View Reports, kích vào Getting Stated sau chọn báo cáo mà bạn muốn Bạn tìm thấy thêm thơng tin báo cáo trợ giúp trực tuyến Prorject Kích vào nút Help ( Nút trơng giống dấu hỏi) góc bên phải cửa sổ Project, hộp nhập Help Search, gõ Create a Prjoect report Các báo cáo chứa đựng hai thành phần là: bảng biểu biểu đồ Ngồi ra, báo cáo bao gồm thành phần khác hộp văn bản, hình ảnh hình dạng Trong chương này, bạn định dạng tùy chỉnh hai thành phần bảng biểu đồ, tạo báo cáo tùy chỉnh pha trộn nhiều thành phần 17.1 Định dạng bảng báo cáo Giống với khung nhìn, bảng báo cáo sử dụng nhãn trường liệu Project tiêu đề cột hiển thị giá trị trường liệu hàng Các nhãn trường liệu (chẳng hạn Duration) giá trị (như 20 days) nhãn giá trị mà bạn nhìn thấy khung nhìn hộp thoại có Project Trong thực tế, nhiều bảng chứa đựng báo cáo tương tự bảng nhìn thấy khung nhìn, chẳng hạn bảng Entry Khi bạn chọn bảng báo cáo, bảng điều khiển (panel) List Field xuất Trong bảng điều khiển này, bạn kiểm sốt trường liệu có trong bảng chọn Trong bảng điều khiển Field List, bạn áp dụng lọc, phân nhóm xếp cho hàng cho trường liệu nhiệm vụ, thay đổi cấp độ đề cương nhiệm vụ hiển thị Các trường liệu Project tổ chức thành Chương XVII 270 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com trường liệu nhiệm vụ trường liệu tài nguyên Bạn làm việc với bảng điều khiển Field List ví dụ sau Khi bạn chọn bảng báo cáo, ngồi bảng điều khiển Field List xuất hiện, cịn có hai tab ngữ cảnh thuộc nhãn Table Tools là: Design Layout xuất dải ribbon - Tab Design: Chứa đựng lệnh để thêm gỡ bỏ hàng tiêu đề, thay đổi định dạng bảng, áp dụng phong cách bảng (sự phối mầu), áp dụng phong cách WordArt tới văn chọn bảng - Tab Layout: Chứa lệnh mà bạn sử dụng để điều chỉnh chiều cao hàng bề rộng cột thuộc bảng, điều chỉnh lề nội dung có bảng, thực điều chỉnh khác kích thước bảng Ngoài ra, mà bạn xem báo cáo tab ngữ cảnh Design thuộc nhãn Report Tools xuất Bạn làm việc với tab phần sau chương sau bạn tạo báo cáo tùy chỉnh Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, đỗi ngũ làm việc dự án “sách dạy nấu đặc sản trẻ em” nhà tài trợ dự án thích kiểu báo cáo Project Overview (Tổng quan dự án) họ nhanh chóng xem tình trạng ngắn gọn dự án Bởi kế hoạch sách dạy nấu ăn bao gồm đương sở nên bạn muốn đưa giá trị theo đường sở ngày hoàn thành nhiệm cột mốc tới vào báo cáo Bạn thích cách hiển thị phần trăm hoàn thành thời hạn thực (Duration) thời gian làm việc (Work) bên cạnh hộp thoại Project Statistics, nên bạn muốn thêm điều vào báo cáo Trong ví dụ này, bạn thay đổi nội dung định dạng bảng báo cáo Bạn cần đến tập tin Advanced Reporting_Start nằm thư mục tập tin Practises/Chapter 17 kèm theo sách Mở tập tin Advanced Reporting _Start lưu thành tập tin khác có tên Advanced Reporting Bước 1: Trên tab Report, nhóm lệnh View Reports, kích Dashboards sau chọn Project Overview Project hiển thị báo cáo Project Overview Chương XVII 271 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Đây báo cáo tiện dụng để truyền tải thống kê quan trọng kế hoạch Để bắt đầu tùy chỉnh bạn tới báo cáo này, bạn thêm trường liệu Baseline Finish tới bảng Milestones Due Bước 2: Kích vào nơi thuộc bảng Milestones Due nằm góc trái bên báo cáo Project hiển thị bảng điều khiển Field List Lưu ý: Nếu bảng điều khiển Field List không xuất bạn kích vào bảng Milestores Due, thử sau Trên tab Design thuộc nhãn Table Tools, nhóm lệnh Show/Hide, kích Table Data Lệnh bật tắt hiển thị bảng điều khiển Field List Trong bảng điều khiển Field List, dành chút thời gian để di chuyển qua ( dùng cuộn đứng) danh sách mục có hộp có nhãn Select Fields Như bạn thấy, trường liệu chọn (có dấu tích vng trước nó) Name Finish tương ứng với trường liệu có bảng Milestones Due (Tên trường liệu tích chọn liệt kê bên hộp chọn Select Fields) Ngoài ra, bảng áp dụng lọc Upcoming Milestones (tên lọc rút gọn lại Upcoming…) hộp chọn có nhãn Filter nằm khu vực bên bảng điều khiển Field List Nếu lọc không áp dụng, bảng chứa tên ngày kết thúc tất nhiệm vụ có kế hoạch Tuy nhiên, với lọc áp dụng có nhiệm vụ cột mốc chưa hoàn thành hiển thị Lưu ý tùy chọn lọc, phân nhóm, cấp độ hiển thị dạng đề cương xếp có sẵn cho bảng báo cáo tương tự mà bạn có áp dụng cho khung nhìn Bởi bạn dự kiến thêm trường liệu (hoặc cột) vào bảng nên sau bạn cần phải thay đổi kích thước bảng để vừa vặn với báo cáo Tiếp theo, bạn ý tới chiều rộng bảng Bước 3: Trên tab Layout nhãn Table Tools, nhóm lệnh Table Size, ý tới bề rộng bảng hộp chọn có nhãn Width Bây bạn sẵn sàng để thêm trường liệu Baseline Finish tới bảng Bảng điều khiển Field List tổ chức trường liệu Project theo hệ thống phân cấp, bạn làm việc thông qua cấu trúc phân cấp để có trường liệu mà bạn muốn Bởi trường liệu Baseline Finish trường liệu thuộc đường sở có chứa giá trị ngày tháng nên bạn tìm kiếm mục Baseline Bước 4: Trong hộp chọn Select Fields, bên mục Date, kích bào biểu tượng mũi tên expand/collapse bên cạnh nhãn Baseline để bung danh sách trường liệu có Baseline Bước 5: Trong danh sách trường liệu Baseline, tích chọn Baseline Finish Chương XVII 272 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project thêm trường liệu Baseline Finish tới bảng Bởi lọc Upcoming Milestone áp dụng tới bảng nên có giá trị Baseline Finish nhiệm vụ cột mốc tới hiển thị bảng Với việc cột Baseline Finish thêm tới bảng khiến rộng, lan tràn sang khu vực khác Bạn giải điều bước Bước 6: Trên tab Layout nhãn Table Tools, nhóm lệnh Table Size, bên hộp chọn có nhãn Width gõ chọn 11,13 sau nhấn phím Enter (Lưu ý số phải tương đương với giá trị mà bạn nhìn thấy bước 3) Lưu ý: Nếu bạn khơng nhìn thấy thay đổi định dạng bạn áp dụng báo cáo, thử điều này: Kích chuột vào (background) báo cáo để hủy chọn bảng biểu đồ chọn Project điều chỉnh kích thước của bảng cho gần giống với chiều rộng gốc ban đầu Chương XVII 273 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Lưu ý: Có cách khác để bạn thay đổi bề rộng bảng, kích đúp vào đứng ngăn chia cột để chúng điều chỉnh bề rộng cột cho phù hợp với nội dung cột, kích kéo đứng nằm bên phải cột sang bên trái Bây giờ, bảng chứa đựng trường liệu mà bạn muốn, bạn áp dụng phong cách bảng để mang tới cho vẻ ngồi khác Bước 7: Trên tab Design nhãn Table Tools, nhóm lệnh Table Styles, kích vào nút More để hiển thị sưu tập phong cách bảng More Bước 8: Trong khu vực bên nhãn Medium, chọn phong cách màu cam ( phong cách thứ từ trái sang, thuộc hàng bạn di chuyển trỏ chuột tới Tooltip xuất Medium Style 1-Accent 2) Project áp dụng phong cách cho bảng Tiếp theo, bạn chuyển ý bạn vào hình chữ nhật lớn màu da cam có nhãn %Complete góc phía bên trái báo cáo Thành phần bảng, chứa đựng cột, trường liệu phần trăm hoàn thành thời hạn thực dự án%Complete Nhớ lại trường liệu Project chứa đựng bảng, nên việc sử dụng bảng có cột (đó liệu mà chứa đựng giá trị trường liệu cộng với tên trường liệu làm nhãn) cách thức thông minh để mang lại tập trung thị giác đến giá trị đơn lẻ kiểu % Complete Chương XVII 274 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Đối với báo cáo này, bạn muốn hiển thị % Complete ( phần trăm hoàn thành thời hạn thực dự án) % Work Complete ( phần trăm hoàn thành thời gian làm việc dự án) bên cạnh Sự khác biệt hai giá trị không dễ phát quan trọng: - % Complete: Toàn phần thời hạn thực lên tiến độ kế hoạch trôi qua - % Work Complete: Tổng số thời gian làm việc lên tiến độ kế hoạch hoàn thành Bước 9: Kích vào nơi đâu thuộc bảng % Complete Lưu ý trường liệu, lọc cấp độ hiển thị dạng đề cương chọn bảng điều khiển Field List khác so với bảng Milestones Due trước Bởi bảng có cột, trường liệu % Complete nhiệm vụ tổng quát dự án hiển thị Lưu ý tới giá trị hộp chọn có nhãn Outline Level bảng điều khiển Field List: Project Summary (nó rút gọn lại Project Sum ) Bước 10: Trong hộp chọn có nhãn Select Fields, bên mục Number, tích chọn % Work Complete Proejct thêm trường liệu % Work Complete tới bảng này, bạn nhìn thấy văn bản-text bảng định dạng màu trắng (giống màu nền-background báo cáo) Tiếp theo, bạn thay đổi định dạng màu sắc bảng Chương XVII 275 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 11: Trên tab Design nhãn Table Tools, nhóm lệnh Table Styles, kích Shading sau hàng bên nhãn Theme Colors chọn màu cam ( bạn di chuyển trỏ chuột tới Tooltip hiển thị Orange-Accent 2) Project áp dụng phủ đầy màu cam tới bảng Để kết thúc ví dụ này, bạn điều chỉnh lại kích thước bảng Bước 12: Kích kéo chia cột bên phải bảng sang bên trái chiều rộng bảng tương chiều rộng bảng Milestores Due bên Project điều chỉnh lại kích thước bảng Chương XVII 276 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Phần giới thiệu tới bạn việc định dạng bảng báo cáo Trong phần tiếp theo, bạn tập trung tới việc định dạng biểu đồ 17.2 Định dạng biểu đồ báo cáo Các báo cáo Project cung cấp cho bạn khả so sánh biểu đồ giống phần mềm MS Excel Bây giờ, Project bạn tạo loạt loại biểu đồ: biểu đồ cột (Column chart), biểu đồ đường thẳng (Line chart), biểu đồ tròn (Pie chart) biểu đồ bar (Bar chart) Project có khung nhìn Resource Graph (một dạng biểu đồ bar hiển thị phân công thời gian làm việc tài nguyên) cho số phiên Tuy nhiên, với việc bổ sung thêm biểu đồ báo cáo bạn có q nhiều thứ để làm việc Khi bạn chọn biểu đồ báo cáo, bảng điều khiển Field List xuất hiện, hai tab ngữ cảnh nhãn Chart Tools Design Format xuất dải ribbon Lưu ý chúng khác với tab ngữ cảnh xuất bảng chọn báo cáo - Tab Design: Chứa đựng lệnh dùng để thay đổi bố cục phong cách biểu đồ, yếu tố nhãn liệu - Tab Format: Chứa đựng lệnh dùng để định dạng yếu tố biểu đồ chẳng hạn nhóm liệu, thêm thiết kế hình dạng đồ họa chẳng hạn hộp văn tới biểu đồ, áp dụng hiệu ứng WordArt tới văn chọn Ngoài ra, bạn chọn biểu đồ, ba lệnh ngữ cảnh xuất Chart Elements Chart Styles Chart Fileters - Chart Elements: Giúp bạn nhanh chóng thêm bớt yếu tố chẳng hạn nhãn liệu - Chart Styles: Giúp bạn chuyển đổi biểu đồ chọn sang phong cách biểu đồ khác ( kết hợp mầu sắc phủ màu bản) thay đổi xắp xếp màu sắc biểu đồ - Chart Filters: Bạn thêm bớt nhóm (Series) liệu cụ thể (tương ứng với trường liệu Project) mục (Categories) liệu (tương ứng với nhiệm vụ tài nguyên cụ thể) Ba lệnh mang lại cho bạn truy cập nhanh tới số tính tab Design Bạn sử dụng tùy chọn Filters Chart để thêm loại bỏ mục liệu (là nhiệm vụ tài nguyên cụ thể) khỏi biểu đồ Tính đặc biệt tiện dụng, thứ mà bạn sử dụng ví dụ sau Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, đội ngũ thực dự án ban giám đốc thích kiểu báo cáo Resource Overview (Tổng thể tài nguyên) báo cáo ngắn gọn thời gian làm việc thực tế lại tài nguyên Bạn muốn thay đổi số nội dung chứa đựng báo cáo thay đổi cách thức thể chúng Trong ví dụ này, bạn thay đổi nội dung định dạng biểu đồ báo cáo Bước 1: Trên tab Report, nhóm lệnh View Reports, kích Resources sau chọn Resource Overview Project hiển thị báo cáo Resource Overview Chương XVII 277 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bản báo cáo bao gồm hai biểu đồ bảng Chú ý hai biểu đồ chứa đựng tài nguyên không làm việc ( khơng có giá trị thời gian làm việc 0) Bạn gỡ bỏ tài nguyển khỏi biểu đồ Bước 2: Kích vào nơi biểu đồ Resource Stats Project hiển thị ba lệnh ngữ cảnh cho biểu đồ với bảng điều khiển Fields List Ngoài ra, tab theo ngữ cảnh dải ribbon cập nhật Bạn sử dụng lệnh ngữ cảnh Chart Filters để loại bỏ hai tài nguyên khỏi biểu đồ Bước 3: Kích vào lệnh ngữ cảnh Chart Filters bên phải biểu đồ Resource Starts Project hiển thị danh sách có nhãn Values biểu đồ này, bao gồm giá trị Series ( giá trị thước đo) Categories ( trường hợp tài nguyên mà có giá trị Series sử dụng để vẽ biểu đồ) Bước 4: Bên nhãn Categories, gỡ bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Color Setting Services Printing Service sau kích nút Apply Chương XVII 278 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Project gỡ bỏ tài nguyên khỏi biểu đồ Bước 5: Kích vào lệnh ngữ cảnh Chart Fiters lần để đóng danh sách Values Thêm động tác tới biểu đồ để thêm bảng liệu mà phơi bày giá trị thời gian làm việc tài nguyên cách rõ ràng Bước 6: Trên tab Design nhãn Chart Tools, nhóm lệnh Chart Layout, kích Add Chart Element, kích Data Table sau chọn With Legend Keys Project thêm bảng liệu biểu đồ Tiếp theo, bạn ẩn giải ( không cần thiết) nằm bên bảng liệu Bước 7: Trên tab Design nhãn Chart Tools, nhóm lệnh Chart Layout, kích Add Chart Element, kích Legend sau chọn None Tiếp theo, bạn sử dụng tính bảng điều khiển Field List để thay đổi thứ tự mà tên tài nguyên xuất biểu đồ Work Status Khi bạn làm vậy, bạn khám phá số thiết lập khác cửa sổ Field List Bước 8: Kích vào nơi biểu đồ Work Status Bước 9: Trong bảng điều khiển Field List, kích vào hộp chọn có nhãn Select Category Chương XVII 279 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Trong ngữ cảnh Category biểu đồ hiểu loại giá trị hiển thị biểu đồ Đối với biểu đồ này, loại giá trị chọn tên (Name) tài nguyên, xuất trục X biểu đồ Lưu ý: Mặc dù loại giá trị thời gian (Time) không áp dụng cho biểu đồ này, đặc biệt nên cần có số lời giải thích Bạn sử dụng loại giá trị Time để hiển thị giá trị ( chẳng hạn thời gian làm việc) theo thời gian Khi bạn sử dụng loại giá trị Time cho biểu đồ, lệnh Edit xuất bên cạnh hộp chọn Select Category Sử dụng lệnh Edit để điều chỉnh thời gian biểu biểu đồ bạn Nếu bạn muốn thực hành với thiết lập loại giá trị Time báo cáo Milestone Report ví dụ thích hợp Bước 10: Kích vào chọn Select Category lần để đóng Bạn thấy danh sách hộp chọn có nhãn Select Fields % Work Complete trường liệu tài nguyên mà Project hiển thị giá trị cho Category (trong trường hợp này, tên tài nguyên) Những giá trị vạch trục Y biểu đồ, giá trị cụ thể tài nguyên xuất cột Bước 11: Kích vào hộp chọn có nhãn Filter Chương XVII 280 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bộ lọc khơng bao gồm giá trị khác ngồi tài nguyên làm việc Tiếp theo, bạn điều chỉnh thứ tự xếp tài nguyên làm việc Bước 12: Trong hộp chọn có nhãn Soft By, chọn % Work Complete Project xếp tên tài nguyên làm việc theo thứ tự giá trị % Work Complete tăng dần từ thấp đến cao Tiếp theo bạn thay đổi sang thứ tự ngược lại Bước 13: Ngay bên phải hộp chọn Sort By, bấm nút xếp thứ tự Ascending/Descending Project xếp lại tên tài nguyên làm việc theo thứ tự giảm dần giá trị % Work Complete Để kết thúc ví dụ này, bạn hiển thị nhãn liệu bên bar biểu đồ Bước 14: Trên tab Design nhãn Chart Tools, nhóm lệnh Chart Layout, kích Add Chart Element, kích Data Labels sau chọn Outside End Project thêm giá trị % Work Complete cho bar (đó tài nguyên làm việc) biểu đồ Chương XVII 281 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com 17.3 Tạo báo cáo tùy chỉnh Với việc hoàn thành ví dụ phần trước, bạn làm việc với hai thành phần bảng biểu đồ sử dụng trường liệu nhiệm vụ tài nguyên báo cáo Ngoài việc tùy biến báo cáo xây dựng sẵn Project bạn làm hai ví dụ chương này, bạn tạo báo cáo tùy chỉnh Các báo cáo tùy chỉnh pha trộn thành phần báo cáo (biểu đồ bảng), hộp văn đồ họa mà bạn thích Trong thực tế, bạn kết hợp thông tin nhiệm vụ tài nguyên với báo cáo để truyền đạt hiểu biết mà khơng nơi khác có Project Trong phần này, bạn tạo báo cáo tùy chỉnh cho dự án sách nấu ăn đặc sản trẻ em Khi tạo báo cáo tùy chỉnh riêng bạn, bạn tìn hiểu sâu lệnh có tab Design nhãn Chart Tools Bạn sử dụng lệnh để chọn thành phần bảng báo cáo mà bạn muốn, áp dụng chủ đề kiểm soát tùy chọn thiết lập trang Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, bạn yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết chi phí nhiệm vụ khái quát (hay giai đoạn) lẫn tài nguyên Bạn tạo báo cáo tùy chỉnh chứa đựng pha trộn thơng tin chi phí mà bạn muốn Trong ví dụ này, bạn tạo báo cáo tùy chỉnh mà chứa đựng biểu đồ bảng Bước 1: Trên tab Report, nhóm lệnh View Reports, kích New Report Các tùy chọn cho phép bạn bắt đầu với báo cáo trống trơn (Blank) ban đầu có bảng (Table) biểu đồ (Chart) Tùy chọn Comparision ( so sánh) tạo báo cáo chứa đựng hai biểu đồ giống hệt nhau, với mong đợi bạn tùy biến hai hai Bước 2: Chọn Blank Hộp thoại Report Name xuất Tên mà bạn nhập tiêu đề nằm báo cáo xuất danh sách thả xuống lệnh Custom (trong nhóm lệnh View Reports, tab Report) để sau bạn nhanh chóng chuyển sang báo cáo Bước 3: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Gourmet Cookbook Cost Summary nhấn nút OK Project tạo báo cáo trống trơn Chương XVII 282 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Thành phần mà bạn thêm tới báo cáo biểu đồ Một cách thú vị việc thể chi phí kế hoạch biểu đồ tròn (Pie Chart), giai đoạn kế hoạch (Acquisition, Editorial …) đại diện lát cắt ( miếng) biểu đồ tròn Để thêm rõ ràng giá trị chi phí giai đoạn, bạn dán nhãn với tên, chi phí tỉ lệ phần trăm mà giai đoạn chiếm tổng chi phí lên lát cắt đại diện biểu đồ tròn Việc mang lại cho bạn nhìn tất độc đáo chi phí dự án Bước 4: Trên tab Design nhãn Report Tools, nhóm lệnh Insert, kích Chart Hộp thoại Insert Chart xuất Hãy dành chút thời gian để lướt qua loại biểu đồ hổ trợ Bước 5: Kích Pie sau nhấn nút OK Project thêm biểu đồ tròn tới báo cáo hiển thị bảng điều khiển Field List Chương XVII 283 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Biểu đồ tròn mặc định không chứa đựng giá trị mà bạn muốn, bạn thay đổi chúng Bước 6: Trong bảng điều khiển Field List, hộp chọn Select Fields, kích vào biểu tượng mũi tên Expand/Collapse bên cạnh mục Cost để bung danh sách trường liệu thuộc mục Cost ra, sau tích chọn vào hộp kiểm trước trường liệu Cost Tiếp theo, bạn gỡ bỏ trường liệu mà bạn không muốn có biểu đồ Bước 7: Trong hộp chọn Select Fields, bên danh sách trường liệu mục Work, gỡ bỏ dấu tích chọn hộp kiểm trước trường liệu Work Bây biểu đồ tròn áp dụng trường liệu với u cầu ( chi phí-Cost), cho nhiệm vụ khái quát cấp cao đại diện cho giai đoạn kế hoạch Bạn thay đổi điều bước Bước 8: Trong hộp chọn có nhãn Filter, chọn All Tasks Chương XVII 284 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bước 9: Trong hộp chọn có nhãn Group By, chọn No Group Bước 10: Trong hộp chọn có nhãn Outline Level, chọn Level Bây biểu đồ tròn, lát cắt đại diện cho giai đoạn (cấp độ hiển thị dạng đề cương Level 1), lát cắt có kích thước tương ứng với tỷ lệ phần trăm mà chi phí giai đoạn chiếm tổng chi phí kế hoạch Tiếp theo, bạn thêm nhãn liệu tới lát cắt Bước 11: Trên tab Design nhãn Chart Tools, nhóm lệnh Chart Layout, kích Add Chart Element, kích Data Labels sau chọn More Data Labels Options Lưu ý: Bạn kích vào lệnh ngữ cảnh Chart Elements, kích vào Data Labels sau chọn More Options Hộp thoại Format Data Labels xuất Bước 12: Trong hộp chọn Label Options, bên nhãn Label Contains tích chọn vào hộp kiểm trước Category Name Percentage Bước 13: Bên nhãn Label Position, chọn Outside End Chương XVII 285 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tiếp theo, bạn ẩn thích nằm bên biểu đồ lát cắt có nhãn tên chúng ( giá trị Category Name) Bước 14: Đóng bảng điều khiển Format Data Labels Bước 15: Trên tab Design nhãn Chart Tools, nhóm lệnh Chart Layout, kích Add Chart Element, kích Legend sau chọn None Màn hình hiển thị bạn trơng tương tự hình ảnh minh họa Tiếp theo, bạn thêm bảng để truyền tải giá trị chi phí tài nguyên Bước 16: Kích vào nơi đâu bên biểu đồ để gỡ bỏ việc tích chọn Bước 17: Trên tab Design nhãn Report Tools, nhóm lệnh Insert, kích Table Project thêm bảng tới báo cáo Bước 18: Sử dụng chuột để kéo bảng xuống nằm bên phía biểu đồ tròn Chương XVII 286 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Bây giờ, bạn thay đổi trường liệu bên bảng Bước 19: Trong bảng điều khiển Field List kích chọn tab Resources Bảng chứa đựng trường liệu tài nguyên Bảng mặc định tài nguyên chứa đựng tên tài nguyên cột bên trái bảng, khơng có giá trị chi phí mà bạn muốn Bạn thêm giá trị bước Bước 20: Bên phía hộp chọn Select Fields, kích chuột phải vào Finish menu ngữ cảnh ra, chọn Remove Field Bước 21: Kích chuột phải vào Start menu ngữ cảnh ra, chọn Remove Field Lưu ý bạn thêm bớt trường liệu bảng điều khiển Field List, bảng cập nhật để phản ánh trường liệu chọn Bước 22: Trong hộp chọn có nhãn Select Fields, kích vào nút Expand/Collapse trước mục Cost để bung danh sách trường liệu thuộc Cost ra, sau tích chọn vào hộp kiểm trước trường liệu sau theo thứ tự: - Actual Cost - Remaining Cost - Cost Lý mà bạn cần phải tích chọn trường liệu theo thứ tự để chúng thêm vào cột từ trái sang phải theo thứ tự Bởi chi phí tổng cộng chi phí thực tế (Actual Cost) chi phí cịn lại ( Remaining Cost) nên thứ tự xếp hợp logic để xuất cột ngồi bên phải Lưu ý: Bạn xếp lại trường liệu bảng cách kích kéo tên trường liệu xuất bên hộp chọn Select Fields theo thứ tự mà bạn muốn Để kết thúc ví dụ này, bạn áp dụng phong cách bảng Bước 23: Trên tab Design nhãn Table Tools, nhóm lệnh Table Styles, hộp chọn phong cách bảng, chọn phong cách màu da cam ( nằm vị trí thứ ba từ bên trái sang, bạn di chuyển trỏ chuột tới ToolTip xuất Medium Style 2-Accent 2) Project áp dụng phong cách chọn tới bảng Chương XVII 287 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Như với tất báo cáo có sẵn Project, giá trị trường liệu bên bảng báo cáo tùy chỉnh tự động cập nhật liệu sở chi phí tiến độ kế hoạch thay đổi Lưu ý: Bao cáo tùy chỉnh cư trú kế hoạch mà chúng tạo khơng có sẵn kế hoạch khác Để tạo báo cáo tùy chỉnh sẵn có kế hoạch mà bạn việc với chúng Project, sử dụng lệnh Organizer để chép vào Global Template Để biết thêm thông tin lệnh Organizer, xem chương 18 Chương XVII 288 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Tùy chỉnh MS Project Chương XVIII 289 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Chương mô tả số cách thức mà bạn tùy chỉnh Microsoft Project 2013 để phù hợp với sở thích riêng bạn Giống hầu hết ứng dụng khác Microsoft Office, Project sử dụng giao diện ribbon, chứa nhiều tùy chọn tùy chỉnh Proejct có tính tùy chỉnh khác biệt riêng nó, chẳng hạn Organizer mẫu tồn cục Ngồi ra, Project có tính tùy biến tương tự với ứng dụng Microsoft Office khác, chẳng hạn ghi lại macro VBA-(Visual Basic for Applications) 18.1 Chia sẻ thành phần tùy chỉnh kế hoạch Proejct sử dụng mẫu toàn cục (Global Template), tên Global.mpt, để cung cấp khung nhìn, bảng biểu, báo cáo thành phần mặc định khác mà bạn nhìn thấy Project Ngay thời điểm bạn hiển thị khung nhìn, bảng yêu tố tương tự khác kế hoạch, lúc chúng tự động chép từ mẫu tồn cục tới kế hoạch Rồi sau đó, chúng cư trú kế hoạch Bất kỳ tuỳ chỉnh sau lên khung nhìn, báo cáo kế hoạch (ví dụ, thay đổi trường liệu hiển thị bảng) áp dụng cho kế hoạch mà không ảnh hưởng đến đến mẫu tồn cục Các mẫu tồn cục cài đặt phần Project, thường bạn khơng làm việc trực tiếp với Ban đầu, định nghĩa cụ thể tất khung nhìn, bảng biểu, yếu tố khác liệt kê chứa đựng mẫu toàn cục Ví dụ, thực tế bảng mặc định khung nhìn dạng Usage chứa đựng nhóm trường liệu định mẫu toàn cục mà bảng khác khơng có Sau danh sách thành phần cung cấp mẫu toàn cục: - Các khung nhìn-View - Các báo cáo-Report - Các bảng biểu-Table - Các lọc-Filter - Các lịch-Calendar - Các phân nhóm-Group Ngồi ta, bạn chép mo đun ( macro VBA), nhập xuất ánh xạ map trường liệu tùy chỉnh tới mẫu toàn cục kế hoạch Khi bạn tùy chỉnh thành phần giống khung nhìn, thành phần bị tùy chỉnh nằm nguyên kế hoạch mà tùy chỉnh Với khung nhìn bảng biểu, bạn có tùy chọn để cập nhật phiên thành phần mẫu tồn cục khung nhìn bảng biểu tùy chỉnh bạn Tuy nhiên, bạn tạo thành phần mới, chẳng hạn khung nhìn mới, thành phần chép vào mẫu tồn cục sau trở nên có sẵn tất kế hoạch khác mà bạn làm việc với chúng Project Tuy nhiên, có ngoại lệ lịch Khi bạn tạo lịch tùy chỉnh, nằm nguyên kế hoạch mà tạo Một lịch tiêu chuẩn tùy chỉnh mà đáp ứng nhu cầu bạn kế hoạch định nghĩa lại thời gian làm việc kế hoạch khác theo cách mà bạn khơng có ý định Vì lý này, Project có tính mà bạn sử dụng để chia sẻ lịch tùy chỉnh (và thành phần khác) kế hoạch cách có kiểm sốt Tính Organizer Danh sách đầy đủ thành phần mà bạn chép kế hoạch tính Organizer liệt kê phía thị tên tab hộp thoại Organizer mà bạn nhanh chóng thấy chúng sau Bạn sử dụng Project cách thoải mái không cần phải chạm vào mẫu toàn cục Tuy nhiên, bạn thực cơng việc với mẫu tồn cục, bạn thường phải thực Chương XVIII 290 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com thông qua Organizer Sau số hành động liên quan đến mẫu toàn cục mà mà bạn thực hiện: - Tạo thành phần tùy chỉnh, chẳng hạn lịch tùy chỉnh, làm cho có sẵn tất kế hoạch mà bạn làm việc với cách chép lịch tùy chỉnh vào mẫu toàn cục - Thay thành phần bị tùy chỉnh, chẳng hạn khung nhìn bảng biểu, kế hoạch cách chép thành phần nguyên gốc ban đầu chưa bị sửa đổi mẫu toàn cục tới kế hoạch mà bạn tùy chỉnh yếu tố - Sao chép yếu tố tùy chỉnh, chẳng hạn báo cáo, từ kế hoạch đến kế hoạch khác Các thiết lập mẫu toàn cục áp dụng cho tất kế hoạch mà bạn làm việc với chúng Project Bởi chúng tơi khơng muốn biến đổi mẫu toàn cục mà bạn sử dụng, nên ví dụ này, tập trung vào việc chép thành phần bị tùy chỉnh hai kế hoạch Hãy nhớ rằng, qui trình chung việc sử dụng Organizer thể cho dù bạn làm việc với mẫu toàn cục kế hoạch hai kế hoạch Quan trọng: Trong hộp thoại Organizer, bạn cố gắng chép khung nhìn bảng biểu thành phần khác tùy chỉnh từ kế hoạch vào mẫu toàn cục, Project thông báo cho bạn việc bạn ghi đè lên thành phần trùng tên với mẫu tồn cục Nếu bạn chọn để ghi đè lên nó, thành phần tùy chỉnh (chẳng hạn khung nhìn bị tùy chỉnh) sẵn có tất kế hoạch tạo kế hoạch khác mà không chứa đựng thành phần Nếu bạn chọn để đổi tên thành phần bị tùy chỉnh đó, trở nên sẵn có tất kế hoạch khơng ảnh hưởng đến thành phần có lưu trữ mẫu toàn cục Đây thường lựa chọn tốt để mang lại cho thành phần bị tùy chỉnh bạn tên đặc biệt, chẳng hạn Custom Gantt Chart, mà bạn giữ nguyên vẹn thành phần gốc Nhiệm vụ: Tại nhà xuất Lucerne Publishing, trước bạn tạo lịch để áp dụng cho nhiệm vụ kế hoạch để nhiệm vụ làm việc số ngày định tuần Một kế hoạch khác có nhiệm vụ tương tự với yêu cầu lịch tương tự Bạn muốn sử dụng lịch nhiệm vụ kế hoạch cho kế hoạch khác Trong ví dụ này, bạn sử dụng Organizer để chép lịch tùy chỉnh từ kế hoạch sang kế hoạch khác Bạn cần đến tập tin có thư mục tập tin Practises/Chapter 18 kèm theo sách Bước 1: Mở tập tin Customizing B_Satrt lưu lại thành tập tin khác có tên Customizing B Bước 2: Tiếp theo, mở tập tin Customizing A_Satrt lưu lại thành tập tin khác có tên Customizing A Kế hoạch Customizing A chứa đựng lịch bị tùy chỉnh có tên Monday-Wednesday mà bạn tạo chương Bước 3: Cuộn cuộn đứng khung nhìn Gantt Chart nhiệm vụ 44, Send to color house, hiển thị gần mép khung nhìn sau di chuyển trỏ chuột tới biểu tượng lịch nhiệm vụ cột Indicators Chương XVIII 291 Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com Nhiệm vụ sử dụng lịch tùy chỉnh, xảy vào ngày thứ hai, thứ ba thứ tư Bạn muốn sử dụng lịch kế hoạch Customizing B Bước 4: Trên tab File ( khung nhìn Backstage tab Info khơng hiển thị), kích Info Sau kích Organizer Hộp thoại Organizer xuất Bước 5: Kích vào số tab có hộp thoại để có nhìn lướt qua loại thành phần mà bạn quản lý với hộp thoại Organizer sau kích vào tab Calendars Như bạn nhìn thấy, hầu hết tab hộp thoại Organizer có cấu trúc tương tự nhau: thành phần có mẫu tồn cục xuất hộp chọn bên trái hộp thoại, thành phần sử dụng thời điểm kế hoạch mở ( ví dụ, khung nhìn hiển thị kế hoạch) xuất hộp chọn bên phải Việc lựa chọn thành phần hộp chọn nằm phía bên trái hộp thoại sau nhấn vào nút Copy chép thành phần vào kế hoạch liệt kê nằm phía bên phải Ngược lại, việc chọn thành phần hộp chọn nằm bên phải hộp thoại sau nhấn vào nút Copy chép thành phần vào tập tin liệt kê bên trái ( theo mặc định mẫu toàn cục) Bước 6: Trong danh sách thả xuống hộp chọn có nhãn Calender available in nằm bên trái hộp thoại Organizer, chọn Customizing B Kế hoạch xuất danh sách hộp chọn mở Project Như bạn nhìn thấy, kế hoạch Customizing B ( nằm bên trái) khơng có lịch tùy chỉnh Monday-Wednesday kế hoạch Customizing A ( nằm bên phải) có Bước 7: Trong danh sách lịch nằm bên phải hộp thoại, chọn MondayWednesday Chú ý tới biểu tượng hai đầu mũi tên >> nút bấm Copy đổi hướng