Khái quát chung về công ty xăng dầu thái b×nh
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xăng dầu Thái B×nh
Công ty xăng dầu Thái Bình (tên gọi cũ là Công ty vật t tổng hợp
Thái Bình) là một doanh nghiệp thơng mại trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Công ty chính thức thành lập ngày 26/3/1968 theo quyết định số 46/TVT.QĐ Của Tổng cục vật t bắt nguồn từ kho kim khí Hải Phòng và trạm xăng dầu Hà Nam hợp thành lấy tên là Chi cục vật t tỉnh Thái Bình kinh doanh chủ yếu là mặt hàng kim khí và xăng dầu.
Do yêu cầu của công cuộc khôi phục và phát triển kinh tế, năm
1969, Công ty kinh doanh thêm các mặt hàng: xi măng, than, hoá chất, vật liệu điện, phụ tùng săm lốp ô tô Mạng lới kinh doanh của Công ty bao trùm xuống các huyện Nhng đến năm 1973 kinh doanh xi măng về Bộ xây dựng, kinh doanh than về vật liệu chất đốt thuộc Sở Thơng nghiệp Năm 1978, do yêu cầu phát triển kinh tế theo nghị định 231/HĐBT và nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IV, mỗi huyện trong tỉnh thành là một pháo đài kinh tế, Công ty đã bàn giao 7 trạm vật t về huyện hình thành Công ty vật t huyện thuộc UBND huyện quản lý
Trong thời kỳ bao cấp, chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là mua bán theo chỉ tiêu nhà nớc quy định.Thời kỳ này các đơn vị kinh doanh vật t thực hiện cung ứng nh những thủ kho trung thành
Trong những năm 1980 nhà nớc thực hiện sáp nhập một số ngành vật t, thơng nghiệp, du lịch thành bộ Thơng Mại và du lịch “Hoàn thiện công tácChi cục Vật t tỉnh Thái Bình đợc đổi tên thành “Hoàn thiện công tácCông ty vật t kỹ thuật Thái Bình" rồi "Công ty vật t tổng hợp Thái Bình" Đến năm 2000 đổi tên thành “Hoàn thiện công tácCông ty xăng dầu Thái Bình ".
Từ tháng 10/1994 theo chủ trơng chính sách nhà nớc lập những Tổng công ty chủ đạo trong nền kinh tế xuyên suốt quốc gia, theo quyết định của
Bộ Thơng Mại, phần lớn các Công ty vật t tổng hợp các tỉnh từ trực thuộc
Bộ chuyển về trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và Công ty xăng dầu Thái Bình cũng đợc chuyển về trực thuộc Tổng công ty xăng dầu ViệtNam.
Mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu (Dầu mỡ nhờn, nhựa đờng, hoá chất dung môi…) Tổng công) Tổng công ty trực tiếp làm nhiệm vụ nhập khẩu và tổ chức điều động hàng hoá đến các cảng biển cho các công ty đầu mối Nhiệm vụ chính trong hoạt động kinh doanh của mỗi Công ty là khối lợng xăng dầu bán ra đợc xác định từ nhu cầu thực tế của thị trờng và yêu cầu xăng dầu và tăng số lợng bán ra của từng Công ty. Đối với Công ty vật t tổng hợp mới về trực thuộc Tổng công ty còn tiếp tục kinh doanh tổng hợp một số mặt hàng có từ trớc ngoài xăng dầu nh: kim khí, vật liệu xây dựng,dụng cụ cơ khí, phụ tùng thiết bị
Tuy nhiên tỷ trọng các mặt hàng này không lớn chủ yếu là sử dụng cơ sở vật chất sẵn có từ trớc và lao động sắp xếp đợc vào kinh doanh xăng dÇu.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
Công ty xăng dầu Thái Bình là một doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân đợc nhà nớc ra quyết định thành lập và giao vốn pháp định để tiến hành sản xuất kinh doanh, Công ty có sẵn văn phòng chính tại số 52 phố Hai Bà Trng – thành phố Thái Bình, có quan hệ trực tiếp với khách hàng, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các cơ quan chức năng ở địa phơng nh Cục thuế tỉnh Thái Bình, Cục quản lý vốn và tài sản các doanh nghiệp tại Thái Bình, ngân hàng Ngoại Thơng và một số cơ quan khác Công ty là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty xăng dầu, kinh doanh ngành hàng xăng dầu có tính đặc biệt Do vậy, đặc điểm mang những nét đặc thù của ngành
Với tính chất kinh doanh lu chuyển hàng hóa, đa hàng hoá từ nơi cung cấp đến nơi tiêu dùng, bán buôn, bán lẻ Do đó nhiệm vụ chính của Công ty là kinh doanh các mặt hàng xăng dầu nh: Xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu, dầu mỡ nhờn, gas và các phụ kiện Ngoài ra còn có các mặt hàng nh: kinh doanh kim khí vật liệu xây dựng, vật liệu điện, thiết bị phụ tùng đáp ứng mọi nhu cầu sản xuất kinh doanh và tiêu dùng cho thành phần kinh tế trên địa bàn tỉnh Thái Bình và các tỉnh lân cận.
Kinh doanh các mặt hàng có tính đa dạng là cơ sở để công ty có doanh thu lớn nhng mặt hàng xăng dầu chiếm tỷ trọng cao hơn hẳn cả (từ 85 đến 95%) về doanh số bán ra Ngành hàng xăng dầu là một ngành hàng kinh doanh đặc biệt (kinh doanh có điều kiện) và quan trọng đợc nhà nớc chỉ định các đơn vị nhập khẩu vì trong nớc cha có cơ sở và điều kiện để chế biến dầu thô thành các sản phẩm xăng dầu phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng nên phải nhập khẩu từ nớc ngoài Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là đơn vị chính đợc nhà nớc cấp phép nhập khẩu xăng dầu từ nớc ngoài về phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nớc và tái xuất xăng dầu về một số nơi khác
Các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam trong đó có
Công ty xăng dầu Thái Bình thực hiện nhập xăng dầu theo quy định của
Tổng công ty xăng dầu Việt Nam tại các công ty đầu mối và bán buôn xăng dầu theo địa bàn phân công và bán lẻ tại thị trờng trong tỉnh đợc hởng chiết khấu bán hàng Các vật t hàng hoá khác bán theo giá thoả thuận đợc thị tr- ờng chấp nhận đảm bảo đủ chi phí có thu nhập và có lãi
1.1.3 Quá trình phát triển của Công ty trong những năm gần đây
Công ty xăng dầu Thái Bình hơn 35 năm xây dựng và trởng thành từ ngày đầu cơ sở vật chất, kỹ thuật của Công ty còn hạn chế và lạc hậu, đến nay cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty không ngừng lớn mạnh về mọi mặt Hiện nay, Công ty có một cơ ngơi khang trang, hiện đại, với đội ngũ ngời lao động có tay nghề vững vàng, đội ngũ cán bộ quản lý, sản xuất kinh doanh hầu hết đã đợc đào tạo qua các trờng chuyên nghiệp và đại học.
Công ty xăng dầu Thái Bình là tổ chức kinh doanh có t cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản ở Ngân hàng
Công ty có trụ sở ở số: 52 phố Hai Bà Trng, Thành phố Thái Bình với diện tích mặt bằng 4.500m 2 Một kho sức chứa 1000m 3 , đội vận tải chuyên dùng 10 xe ô tô, một cửa hàng chuyên kinh doanh tổng hợp và hơn 20 cửa hàng chuyên kinh doanh xăng dầu, sản phẩm hoá dầu, Gas tổng diện tích đất: 25.200 m 2 , 78 cột bơm điện tử hiện đại của Nhật Bản
Bảng 1.1: Kết quả kinh doanh của công ty
Chỉ tiêu Đơn vị tÝnh
2 Doanh thu thùc thu Tr® 125 300 198 595 150 008
6.Chi phí bán hàng & QLDN - 1 700 8 806 2 160
7 Lợi nhuận từ HĐ SXKD - 150 75,7 110
11 Tổng số lao động Ngời 156 158 157
12 Thu nhập bình quân Nđ/Ng/Tháng 860 2 395 800
13.các khoản nộp ngân sách Trđ 4754 12 460 4 341
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh
1.2.1 Đặc diểm chức bộ máy quản lý
Tổ chức bộ máy đợc sắp xếp thành bốn phòng ban chuyên môn nghiệp vụ kỹ thuật và hệ thống kinh doanh dịch vụ bao gồm: 1 đội xe vận tải, 1 kho xăng dầu, cửa hàng gas, cửa hàng KKVLXD, và hơn 20 cửa hàng xăng dầu rải rác khắp địa bàn trong tỉnh.
Công ty xăng dầu Thái Bình đợc tổ chức và quản lý một cấp với mô hình trực tuyến chức năng.Trong đó Giám đốc công ty lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp Giúp việc cho Giám đốc có các phó giám đốc và các phòng chức năng đợc tổ chức để đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh và chịu sự lãnh đạo và sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty
1.2.2 Chức năng nhiệm của các bộ phận
Là ngời chịu trách nhiệm hoàn toàn, điều hành chung mọi công việc và hoạt động của Công ty Là chủ tài khoản, lãnh đạo Công ty thông qua các phòng ban chức năng hoặc tới thẳng các kho, đội, cửa hàng, giám đốc công ty chịu trách nhiệm trớc Tổng công ty về tình hình hoạt động của
- Các phó giám đốc: Giúp giám đốc một số phần việc điều hành công ty theo sự phân công và chỉ đạo của giám đốc
+ Một phó giám đốc phụ trách kinh doanh.
+ Một phó giám đốc phụ trách đầu t xây dựng cơ bản và một số lĩnh vực nh: phụ trách thi đua khen thởng, hành chính đời sống, thanh tra bảo vệ quân sự, vệ sinh an toàn và các công việc nội chính của Công ty.
- Phòng kế toán tài chính: (có 8 cán bộ công nhân viên) có chức năng vầ nhiệm vụ:
+Tổ chức thực hiện đúng luật kế toán, thống kê và điều lệ tổ chức kế toán của nhà nớc hiện hành, các quy định về nghiệp vụ của Công ty
+ Quản lý sử dụng vốn tài sản và hoạt đông tài chính trong Công ty đạt hiệu quả và đúng pháp luật.
+ Tổ chức công tác kế toán ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phân tích hoạt động kinh tế tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kế toán giúp lãnh đạo Công ty điều hành hoạt động kinh doanh.
+ Hạch toán phản ánh kết quả kinh doanh, lập kế hoạch tài chính, cuối kỳ tiến hành lập báo cáo quyết toán
+ Thực hiện chức năng kiểm tra giám sát về tài chính đối với tất cả các hoạt động của Công ty, hớng dẫn kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán thống kê tại các đơn vị trực thuộc
- Phòng kinh doanh: (có 6 cán bộ công nhân viên) có chức năng nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện kinh doanh xăng dầu, sản phẩm hoá dầu và các vật t khác của Công ty nh: Đảm bảo nguồn hàng, tìm hiểu nắm bắt thị trờng, nhu cầu khách hàng, tăng cờng tiếp thị, tổ chức bán hàng,giữ và phát triển thị phần, đẩy mạnh sản lợng bán ra Soạn thảo các hợp đồng kinh tế với khách hàng; Cập nhật các dữ liệu từ các chứng từ (Nhập – Xuất) vào máy vi tÝnh
- Quản lý điều hành hớng dẫn các đơn vị trực thuộc kinh doanh và phục vụ kinh doanh đạt hiệu quả cao.
- Phòng tổ chức hành chính: (có 10 cán bộ công nhân viên) có chức năng và nhiệm vụ sau:
- Tổ chức bộ và cán bộ, lao động và tiền lơng, thanh tra bảo vệ, hành chính quản trị, thi đua khen thởng và chính sánh của Nhà nớc, quy định của Tổng công ty về lao động thuộc Công ty quản lý nh:
- Lập kế hoạch lao động và quy hoạch công tác cán bộ; tổ chức công tác đào tạo cho CBCNV; tính toán tiền lơng và các chế độ của ngời lao động; kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện nội quy an toàn lao động, vệ sinh lao động và sử dụng trang bị của ngời lao động…) Tổng công
- Phòng Quản lý kỹ thuật (có 4 cán bộ công nhân viên).
Có chức năng tham mu đề xuất và giúp giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật trên các lĩnh vực: đất đai và các công trình kiến trúc, đầu t xây dựng cơ bản, kỹ thuật xăng dầu, thiết bị máy móc, công nghệ tin học, mạng lới và thông tin liên lạc, kỹ thuật xe máy, kỹ thuật an toàn, sáng kiến cải tiến, bảo vệ môi trờng, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt.
- Các đơn vị trực thuộc công ty:
+ Kho xăng dầu Hoàng Diệu (11 lao động): 1 trởng kho và một kế toán còn lại là thủ kho, bảo vệ Với sức chứa gần 1000 m 3 xăng dầu Nhiệm vụ chính của kho là tiếp nhận xăng dầu từ các tàu vận tải thuỷ để trung chuyển và thực hiện bán buôn, xuất di chuyển nội bộ công ty theo lệnh của phòng kinh doanh.
+ Các cửa hàng xăng dầu số 1,2, 7 thực hiện nhiệm vụ bán lẻ xăng dầu, dầu mỡ nhờn trên địa bàn thành phố Thái Bình, mỗi cửa hàng có từ 6 đến 7 lao động, trong đó, có một cửa hàng trởng còn lại là các nhân viên bán hàng Cửa hàng trởng là ngời chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt động của cửa hàng trớc giám đốc công ty Ngoài nhiệm vụ bán lẻ các cửa hàng còn thực hiện tìm hiểu, nắm bắt thị trờng và thực hiện bán buôn xăng dầu, thu tiền theo chỉ định của Công ty
+ Các cửa hàng số 8, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16,17,18,19,20, 22: thực hiện nhiệm vụ chính là bán lẻ xăng dầu tại các huyện Đông Hng, Quỳnh Phụ, Hng Hà, Kiến Xơng, đồng thời thực hiện tiếp thị tìm hiều thị trờng và tham gia cùng Công ty tổ chức bán buôn xăng dầu cho khách hàng tại các huyện đó Mỗi cửa hàng có từ 3 đến 8 lao động, trong đó có một cửa hàng trởng, còn lại là nhân viên bán hàng
+ Cửa hàng Kim khí- vật liệu xây dựng: là cửa hàng kinh doanh tổng hợp, đây là một mặt hàng mà Công ty đã có truyền thống kinh doanh từ những ngày mới thành lập, Công ty giao cho cửa hàng đợc tự mua, bán, tự chịu trách nhiệm tiêu thụ, hạch toán báo sổ Đợc giao dịch trực tiếp với khách hàng, giới thiệu vật t hàng hoá và thực hiện các nghiệp vụ mua bán. + Cửa hàng Gas trung tâm: có địa điểm tại phờng Lê Hồng Phong Thành phố Thái Bình, là cửa hàng chuyên kinh doanh gas, bếp gas và các phụ kiện gas, cửa hàng có một cửa hàng trởng, 1 kế toán còn lại là các nhân viên bán hàng
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty xăng dầu Thái B×nh
Công ty xăng dầu Thái Bình là một chủ thể hạch toán độc lập đ ợc tổ chức hạch toán kế toán theo đúng quy định của nhà nớc và của Tổng công ty Công ty xăng dầu Thái Bình tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung, là Công ty không có xí nghiệp, chi nhánh trực thuộc Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh ghi chép lu trữ chứng từ, sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo đều đợc thực hiện tại phòng kế toán tài chính của Công ty.
Phòng kế toán tài chính thực hiện phản ánh và báo cáo Giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch lu chuyển hàng hoá bán buôn và bán lẻ, hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến toàn công ty, tổ chức toàn bộ công tác kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các cửa hàng, kho hàng đội trực thuéc.
1.3.2 Cơ cấu bộ máy kế toán
Sơ đồ 1.2: tổ chức bộ máy kế toán
* Trởng phòng kế toán tài chính
Chỉ đạo tổ chức, hớng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính toàn công ty theo luật kế toán nhà nớc, kế toán ngành xăng dầu đã ban hành Lập kế toán tài chính hàng năm, định kỳ, đột xuất theo quy định Ban hành các quy định tạm thời về quản lý, hạch toán kinh doanh, tài sản, chi phí nghiệp vụ kinh doanh và các định mức khoán cho các đơn vị trực thuộc theo điều kiện cụ thể của Công ty trong từng giai đoạn cụ thể. Đề xuất, triển khai các công việc của doanh nghiệp dới góc độ kế toán trởng nhằm đầy mạnh công tác quản lý, thực hiện tốt các chế độ quy định và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty.
* Phó phòng kế toán tài chính:
Thay trởng phòng kế toán khi Trởng phòng đi vắng để giải quyết công việc theo nội dung bàn giao hoặc uỷ quyền Tham gia tổ chức hạch toán kế toán ở phòng
Thực hiện kế toán tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh, và lập báo cáo quyết toán Nghiên cứu đề xuất với trởng phòng những vấn đề cần cải tiến trong công tác kế toán.
Nghiên cứu, tổ chức, hớng dẫn thực hiện áp dụng tin học vào công tác kế toán trên cơ sở hệ thống tin học toàn ngành áp dụng vào Công ty + Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển công nợ nội bộ công ty, kế toán công cụ dụng cụ lao động, các khoản thanh toán với ngân sách nhà nớc, theo dõi chi phí, nghiệp vụ.
- Kế toán nguyên vật liệu, tồn kho hàng hoá, tăng giảm giá hàng tồn kho, tài sản thừa thiếu Tiếp nhận và kiểm tra báo cáo các kho hàng hoá từ các đơn vị trong công ty chuyển lên Từ đó, vào các sổ theo dõi và chuyển cho các bộ phận có liên quan, thực hiện các loại báo cáo kế toán quản trị của công việc trên.
- Kế toán tiêu thụ, công nợ bán hàng toàn ngành xăng dầu: gồm bán buôn, bán lẻ, theo dõi chi tiết công nợ đến từng mã khách hàng, từng cửa hàng, chiết khấu đợc hởng (lãi gộp ngành xăng dầu), phí xăng dầu thu hộ nhà nớc qua giá bán xăng dầu và các khoản giảm trừ vào doanh thu bán hàng
- Kế toán nhập hàng điều động nội bộ ngành các mặt hàng XDC, gas và phụ kiện theo dõi các khoản công nợ nội bộ ngành, thanh toán các khoản cớc phí vận chuyển nhập hàng điều động, bao gồm:
Tự vận chuyển do phơng tiện của Công ty
Theo dõi hàng hóa, thừa thiếu phát sinh từ khâu nhập, điều động, theo dõi các chỉ tiêu nhập hàng.
Theo dõi đối chiếu công nợ nội bộ ngành, công nợ với ngời bán:
- Thủ quỹ: Trực tiếp thu chi tiền mặt.
Thủ quỹ chi phí, giao dịch ngân hàng.Tiếp nhận chứng từ ngân hàng, thờng xuyên nắm số d tài khoản tại các ngân hàng để sử dụng tốt tiền chuyển kịp thời về tài khoản Công ty.
Thủ quỹ thu tiền bán hàng: Nộp kịp thời vào tài khoản công ty tại ngân hàng, thực hiện chế độ báo cáo thu tiền hàng ngày và định kỳ.
1.3.3 Hình thức sổ kế toán tại Công ty xăng dầu Thái Bình
* Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty xăng dầu TháI Bình
- Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty về quy mô tổ chức, trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ, nhân viên phòng kế toán, Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ Mẫu nhật ký chứng từ và bảng kê đợc áp dụng phù hợp với việc thực hiện công tác kế toán trên máy vi tÝnh
- Niên độ kế toán của CTy là 12 tháng bắt đầu từ 01/ 01/N đến 31/12/ N
- Đợn vị tiền tệ sử dụng hiện nay là VNĐ.
- Phơng pháp hạch toán HTK theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
- Phơng pháp đánh giá HTK theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc.
- Cồng ty nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ.
- Công ty tính khấu hao tài sản cố định theo phơng pháp khấu hao tuyến tính (khấu hao theo đờng thẳng).
*Trình tự luân chuyển chuyển chứng từ, phơng pháp ghi sổ và lập báo cáo kế toán
Hình thức kế toán nhật ký chứng từ của Công ty đợc phản ánh qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3: Hình thức sổ kế toán theo ph ơng pháp nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
- Ghi cuối tháng, cuối quý:
Công ty có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ nên việc áp dụng máy vi tính vào quản lý hạch toán kế toán là rất hợp lý và mang lại hiệu quả cao trong công việc Để phù hợp và đơn giản hoá công tác hạch toán kế toán cũng nh việc sử dụng máy vi tính trong doanh nghiệp, Công ty xăng dầu Thái Bình ngoài việc ứng dụng một số phần mềm thông dụng nh Microsoft Word, Microsoft Excel, Công ty còn sử dụng phần mềm kế toán PBM 2006 (Petrolimex Business Management) của Tổng công ty xăng dầu việt nam.
* Hệ thống sổ sách của Công ty gồm:
- Sổ nhật ký chứng từ: Đợc sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo số phát sinh bên có của từng tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với bên nợ các tài khoản khác có liên quan.
- Bảng kê, bảng phân bổ: Dùng để tính toán, tổng hợp, phân loại, hệ thống hoá số liệu phục vụ cho việc ghi sổ nhật ký chứng từ.
- Sổ cái các tài khoản.
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết: (sổ chi tiết chứng từ và sổ chi tiết chi phÝ)
- Bảng cân đối tài khoản.
Báo cáo kế toán của CTy gồm: Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
- Báo cáo tài chính: Đợc lập chủ yếu cung cấp thông tin cho các đối t- ợng bên ngoài đơn vị Báo cáo tài chính gồm các biểu sau:
Bảng cân đối kế toán (Biểu 01 – DN)
Báo cáo kết quả kinh doanh (Biểu 02 – DN)
Thuyết minh báo cáo tài chính (Biểu 09 – DN)
- Báo cáo quản trị: Đợc lập nhằm mục đích chủ yếu cung cấp thông tin cho các nhà quản trị, làm cơ sở để đề ra các giải pháp, các quyết định hữu hiệu đảm bảo cho quá trình hoạt động của đơn vị mang lại hiệu quả cao.
- Báo cáo quản trị của Công ty gồm các biểu sau:
Bảng cân đối kế toán (Biểu 01 – TCty)
Kết quả hoạt động kinh doanh (Biểu 02 – TCty)
Thực trạng công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu thái b×nh
Đặc điểm,hàng hoá, thị trờng tiêu thụ, các phơng thức bán hàng tại Công ty xăng dầu Thái Bình
2.1.1 Đặc điểm,hàng hoá, thị trờng tiêu thụ.
Kinh doanh các mặt hàng có tính đa dạng là cơ sở để Công ty có doanh thu lớn, nhng mặt hàng xăng dầu chiếm tỷ trọng cao hơn (từ 85 đến 95%) về doanh số bán ra Ngành hàng xăng dầu là một ngành hàng kinh doanh đặc biệt (kinh doanh có điều kiện) Xăng dầu là loại sản phẩm hàng hoá đặc biệt: Thể lỏng, dễ bay hơi, dễ cháy nổ và ô nhiễm môi trờng, độc hại Vì vậy, việc quản lý và kinh doanh mặt hàng này rất khó và phức tạp, đòi hỏi phải có trình độ nhất định về chuyên môn, kỹ thuật Đồng thời phải có những phơng tiện, thiết bị chuyên dùng hiện đại đồng bộ và an toàn, cùng với ý thức trách nhiệm cao mới tránh đợc những nguy hiểm rất dễ có thể xảy ra.
* Cơ chế kinh doanh và địa bàn kinh doanh.
Công ty xăng dầu Thái Bình là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, là tổ chức kinh doanh có t cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, hoạt động kinh doanh theo cơ chế quản lý kinh doanh thống nhất của ngành:
- Kinh doanh xăng dầu chính: Gồm các mặt hàng xăng ô tô, Diesel, dầu hoả, mazút Tổng công ty xăng dầu là một trong những đầu mối nhập khẩu chiếm thị phần lớn nhất toàn quốc và duy nhất của ngành, trực tiếp ký hợp đồng nhập khẩu với nớc ngoài và giao cho các đợn vị đầu mối: Công ty xăng dầu B12 (Quảng Ninh), Công ty xăng dầu khu vực V (Đà Nẵng) và Công ty xăng dầu khu vực II (Thành phố Hồ Chí Minh) trực tiếp thực hiện nhập khẩu hàng hoá Các đơn vị tuyến sau mua hàng của các đơn vị đầu mối theo phơng thức nhập điều động nội bộ ngành và tổ chức bán ra tại địa bàn đợc phân công theo khung giá chỉ đạo của ngành và của Nhà nớc.
- Đối với các sản phẩm hoá dầu nh dầu mỡ nhờn, Gas hoá lỏng…) Tổng côngCông ty làm tổng đại lý cho các Công ty: Công ty hoá dầu, Công ty Gas(Petrolimex) là các đơn vị chuyên doanh của ngành theo hình thức “Hoàn thiện công tácĐại lý bao tiêu”.
Văn phòng Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là đầu mối duy nhất chịu trách nhiệm nhập khẩu xăng dầu trong ngành, sau đó bán lại cho các Công ty thành viên tuyến 1 (bao gồm các Công ty thành viên chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục cần thiết nh mở, thanh khoản các tờ khai nhập khẩu…) Tổng công để tiếp nhận hàng nhập khẩu của Tổng Công ty).
Các Công ty tuyến 2 mua hàng của các Công ty tuyến 1 theo giá quy định của Tổng công ty tại từng thời điểm.
Công ty xăng dầu Thái Bình thuộc Công ty tuyến 2 Nguồn hàng xăng dầu chính của Công ty là mua tại chi nhánh xăng dầu Hải Dơng (thuộc Công ty xăng dầu B12 – Quảng Ninh) và Công ty xăng dầu Hà Nam Ninh Hàng đợc vận chuyển bằng đờng bộ, đờng thuỷ về kho của Công ty hoặc bán thẳng cho đại lý.
Các mặt hàng kinh doanh chính của Công ty bao gồm: Xăng dầu các loại và các sản phẩm hoá dầu nh: Gas, dầu mỡ nhờn Ngoài ra đối với hàng hoá kinh doanh tổng hợp, Công ty giao cho cửa hàng KKVLXD, cửa hàng Gas tự mua của ngời cung cấp trên thị trờng.
Trên cơ sở nhu cầu tiêu thụ trên địa bàn, và ớc kế hoạch sản lợng bán ra, hàng tuần, hàng tháng phòng kinh doanh của Công ty lập đơn hàng gửi cho các Công ty tuyến trớc, đồng thời chuẩn bị lập kế hoạch nhập hàng.
Bộ chứng từ nhập hàng bao gồm hoá đơn GTGT, phiếu kiểm nghiệm chất lợng chất lợng hàng hoá, biên bản giao nhận hàng hoá…) Tổng côngCăn cứ vào chứng từ nhập (Hoá đơn cấp I), phòng kinh doanh tiến hành cập nhật dữ liệu vào máy vi tính các thông số, số liệu của chứng từ nh: Số lợng, đơn giá nhập, nhiệt độ, tỷ trọng, mã hàng hoá, mã khách hàng…) Tổng công
2.1.2 Các phơng thức bán hàng
* Phơng thức bán trực tiếp:
Trên cơ sở các hợp đồng mua bán với khách hàng mua với khối lợng lớn, Công ty áp dụng giá bán buôn. Đối với hình thức bán buôn, hoá đơn GTGT đợc phát hành từ phòng kinh doanh (đợc thực hiện trên máy vi tính và lu trữ số liệu trong máy vi tính) trên cơ sở nhu cầu tiêu thụ của khách hàng thông qua các đơn đặt hàng, hoặc giấy giới thiệu của khách hàng Thông thờng, đối với hình thức này, Công ty sẽ giao hàng tại kho của khách hàng bằng phơng tiện vận tải của Công ty, và giá bán là tại nơi giao nhận, trờng hợp đặc biệt nếu khách hàng có nhu cầu nhận hàng thông qua các cửa hàng xăng dầu của Công ty thì Công ty sẽ giao cho cửa hàng thực hiện (Xuất hàng cho khách qua cột bơm, thu tiền và viết hoá đơn cho khách hàng).
Sau khi hàng hoá đợc giao nhận, các chứng từ đợc hoàn thiện đầy đủ tính hợp pháp, hợp lệ quay trở về phòng kế toán, đợc hạch toán vào doanh thu bán hàng và kết thúc quá trình tiêu thụ.
Là phơng thức bán hàng cho các khách hàng theo giá bán lẻ tại cửa hàng của Công ty.
- Đối với mặt hàng xăng dầu chính:
Khi các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có nhu cầu muốn làm đại lý kinh doanh xăng dầu của Công ty, sau khi đáp ứng các nhu cầu về địa điểm, các loại giấy phép đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu thì Công ty sẽ đồng ý tiến hành ký kết hợp đồng mở đại lý.
Công ty tổ chức bán hàng qua các đại lý theo hình thức đại lý bao tiêu tức là tiền thù lao mà đại lý đợc hởng sẽ đợc trừ ngay vào giá bán trên trên hoá đơn bán hàng cho đại lý Các đại lý đợc hỗ trợ cớc vận chuyển đến các điểm bán hàng của đại lý hoặc nếu đại lý có nhu cầu vận chuyển thì Công ty áp dụng giá bán tại kho cấp I (Kho K132- Chi nhánh xăng dầu Hải Dơng) Phơng thức phát hành hoá đơn chứng từ và hạch toán cũng tơng tự nh phơng thức bán buôn.
- Đối với các mặt hàng khác nh: Dầu mỡ nhờn, Gas, KKVLXD…) Tổng côngCông ty áp dụng giá bán buôn tại từng thời điểm tuỳ thuộc vào giá bán của các đơn vị cung ứng nguồn hàng.
Công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công
2.1.1 Hạch toán doanh thu bán hàng:
* Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tiêu thụ hàng hoá Công ty sử dụng các tài khoản sau:
- Doanh thu bán hàng: TK 511 chi tiết:
TK 51111: Doanh thu bán – Xăng dầu
TK 51112: Doanh thu bán – Dầu mỡ nhờn
TK 51115: Doanh thu bán – Gas, bếp Gas và phụ kiện Gas
TK 51118: Doanh thu bán – Hàng hoá khác
- Doanh thu bán hàng bị trả lại: TK 531 chi tiết:
TK 5311: Hàng bán bị trả lại – Xăng dầu
TK 5312: Hàng bán bị trả lại – Dầu mỡ nhờn
TK 5313: Hàng bán bị trả lại – Gas, bếp Gas và phụ kiện Gas
TK 5318: Hàng bán bị trả lại – Hàng hoá khác
- Tài khoản 131: Phải thu khách hàng đợc chi tiết thành:
+ Khách hàng mua tại Công ty TK 1311: Theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.
+ Các cửa hàng bán lẻ của Công ty TK 1312: Theo dõi chi tiết cho từng cửa hàng, kho, đội trực thuộc.
Tr ờng hợp 1 : Bán hàng thu ngay bằng tiền mặt
Hiện nay Công ty có một hệ thống mạng lới các cửa hàng bán lẻ xăng dầu rộng khắp trên địa bàn tỉnh Thái Bình phục vụ cho nhu cầu của khách mua lẻ Các cửa hàng nhập hàng từ cấp I bằng phơng tiện vận tải của Công ty Trực tiếp tổ chức bán hàng, thu tiền và viết hoá đơn GTGT cho khách (nếu khách yêu cầu), đến cuối mỗi ca bán hàng sẽ chốt số máy trên cột bơm để xác định số lợng bán ra của mỗi ca, sau đó trừ đi số lợng của hàng bán đã viết hoá đơn trong ca xác định số lợng còn lại cha viết hoá đơn để gộp lại viết hoá đơn GTGT hoặc kê vào bảng kê 06 GTGT (Mẫu số 6A- đối với bán lẻ xăng dầu; mẫu số 6B - đối với hàng hoá còn lại Hai mẫu bảng kê này Công ty đã đề nghị và đợc Cục thuế tỉnh Thái Bình chấp nhận để thay hoá đơn GTGT) và ghi vào khách vãng lai mua lẻ.
Tại các cửa hàng xăng dầu không tổ chức hạch toán kế toán mà chỉ tập hợp các chứng từ ban đầu, lập bảng kê kèm chứng từ gốc (hoá đơn hoặc bảng kê), định kỳ 2 – 3 ngày chuyển về phòng kinh doanh của Công ty để cập nhật dữ liệu vào máy vi tính.
* Quy trình hạch toán theo kế toán máy:
Vào phân hệ kế toán/Cập nhật số liệu
Máy sẽ tự đa ra kết quả.
Ví dụ: Ngày 02/10/2006 thu tiền bán hàng của CHXD số 3, số tiền là: 15 000 000 đ.
- Kết quả máy tính xử lý cho các sổ kế toán có liên quan:
Sau khi cập nhật số liệu vào máy tính, máy tính sẽ xử lý cho sổ chi tiết TK 1111- tiền mặt Việt Nam, sổ cái TK 1111, sổ chi tiết công nợ:
Mẫu sổ chi tiết tk1111 mẫu sổ CáI tài khoản 1111
Mẫu sổ chi tiết công nợ tk 1312
Chứng từ sử dụng: Đối với bán lẻ trực tiếp (Các cửa hàng xăng dầu, cửa hàng Gas…) Tổng công), Công ty áp dụng hoá đơn GTGT theo mẫu số 01: Mẫu hoá đơn bán hàng (Phô lôc 2.1)
Ngoài các hoá đơn GTGT, chứng từ bán hàng còn có:
Bảng kê bán lẻ xăng dầu Bảng kê bán lẻ hàng hoá khác Báo cáo bán dầu mỡ nhờn,Gas…) Tổng công(bán buôn, bán lẻ) Báo cáo bán hàng hoá khác
Báo cáo bán xăng dầu
Và các chứng từ liên quan đến việc thanh toán tiền mua hàng nh: Phiếu thu tiền mặt, séc chuyển khoản, giấy báo có của ngân hàng…) Tổng công
Ví dụ: Mẫu bảng kê bán lẻ xăng dầu đợc thể hiện nh sau:
Bảng kê bán lẻ xăng dầu Mẫu số 6A/GTGT Ngày 10 tháng 10 m 2007
Tên cơ sở kinh doanh: Công ty xăng dầu Thái Bình Địa chỉ: 52 – Hai Bà Trng – Thành phố Thái Bình – Tỉnh Thái Bình
Họ và tên ngời bán hàng: Phạm Thị Mai Địa chỉ nơi bán hàng: Cửa hàng xăng dầu số 20 – Huyện Thái Thuỵ –
Tên hàng hoá đvt Số lợng đơn giá thanh toán
Thành tiền thanh toán phÝ x¨ng dÇu
Doanh thu cã thuÕ GTGT
Tổng số tiền (bằng chữ): Mời bốn triệu sáu trăm hai mơi ba ngàn năm trăm đồng.
( Ký – Ghi rõ họ tên)
Tr ờng hợp 2 : Bán hàng thanh toán qua ngân hàng
Các cửa hàng thuộc khu vực huyện hàng ngày thu tiền bán lẻ trực tiếp và nộp vào các chi nhánh ngân hàng huyện để chuyển vào tài khoản của Công ty tại ngân hàng Ngoại thơng Thái Bình Khi nhận đợc tiền, ngân hàng báo có cho Công ty, khi nhận đợc báo có của ngân hàng, kế toán cập nhật vào máy tính, hạch toán vào các tài khoản liên quan.
Kích chuột vào menu dữ liệu trong phân hệ kế toán, chọn phần chứng từ tiền gửi ngân hàng – VNĐ, chọn vào chứng từ mới để cập nhật số tiền ngân hàng báo có:
Ví dụ: Ngày 20/10/2007NH Công thơng báo có số tiền của CHXD số 16 nộp là:
- Màn hình giao diệ n : mẫu chứng từ báo có ngân hàng
- Kết quả máy tính xử lý cho các sổ kế toán có liên quan:
Sau khi cập nhật số liệu vào máy tính, máy tính sẽ xử lý cho sổ chi tiết TK 11212- TGNH – Việt Nam, Sổ cái TK 11212, sổ chi tiết công nợ
Mẫu sổ chi tiết TK 11212
Sổ cái TK 11212 sổ chi tiết công nợ TK 1312
Tr ờng hợp 3 : Bán hàng chịu
- Đầu năm (từ 01/01 đến 05/11) Công ty ký kết hợp đồng mua bán với các khách hàng mua buôn, khách hàng là đại lý và trên cơ sở hợp đồng mua bán đã ký với khách hàng để Công ty bán hàng cho khácửa hàng. Chứng từ ban đầu để hạch toán bán hàng là hoá đơn GTGT.
- Hoá đơn, chứng từ ở đây do Công ty tự thiết kế theo mẫu của Bộ Tài chính, tự in ra và đợc Bộ Tài chính phê duyệt và cho phép lu hành hợp pháp trên thị trờng.
- Khi lập hoá đơn GTGT phải ghi đầy đủ các yếu tố quy định: Địa chỉ khách hàng, mã số thuế của khách hàng, tên ngời bán, MST, hình thức thanh toán, loại hàng, giá bán, phí xăng dầu (đối với hàng hoá là xăng dầu), thuế suất thuế GTGT, thuế GTGT, tổng giá thanh toán, phải có chữ ký của ngời viết phiếu, ngời mua, thủ kho, kế toán trởng và thủ trởng đơn vị.
Ví dụ: Mẫu hoá đơn GTGT: Dùng cho bán buôn trực tiếp và bán cho đại lý bán lẻ (Phụ lục 2.2)
Ví dụ: Mẫu bảng kê bán lẻ xăng dầu đợc thể hiện nh sau:
Bảng kê bán lẻ xăng dầu Mẫu số 6A/GTGT Ngày 10 tháng 10 năm2007
Tên cơ sở kinh doanh: Công ty xăng dầu Thái Bình Địa chỉ: 52 – Hai Bà Trng – Thành phố Thái Bình – Tỉnh Thái Bình
Họ và tên ngời bán hàng: Phạm Thị Mai Địa chỉ nơi bán hàng: Cửa hàng xăng dầu số 20 – Huyện Thái Thuỵ –
Tên hàng hoá đvt Số lợng đơn giá thanh toán
Thành tiền thanh toán phÝ x¨ng dÇu
Doanh thu cã thuÕ GTGT
Tổng số tiền (bằng chữ): Mời bốn triệu sáu trăm hai mơi ba ngàn năm trăm đồng.
( Ký – Ghi rõ họ tên)
Tại Công ty hàng hoá luôn đảm bảo chất lợng và không vi phạm hợp đồng kinh tế nên không phát sinh trờng hợp hàng bán bị trả lại.
Công ty xăng dầu Thái Bình không sử dụng TK 532 “Hoàn thiện công tácDoanh thu giảm giá hàng bán” Vì các trờng hợp giảm giá hàng bán cho khách nh:
Khách mua khối lợng lớn hàng hoá trong một khoảng thời gian nhất định thì đợc trừ ngay trên giá bán sau lấy hàng, tức là khi hạch toán phần doanh thu bán hàng sẽ giảm bớt luôn phần thởng cho khách, chứ không hạch toán qua TK 532 “Hoàn thiện công tácDoanh thu giảm giá hàng bán”.
Hệ thống sổ kế toán bán hàng tại Công ty gồm có các sổ sách sau:
Sổ chi tiết công nợ khách hàng
Sổ chi tiết công nợ các cửa hàng
Sổ chi tiết công nợ nội bộ ngành
Bảng kê chi tiết công nợ khách hàng: TK 1311
Bảng kê chi tiết công nợ các cửa hàng: TK 1312
Bảng kê chi tiết công nợ: TK 33621- Thanh toán hàng hoá nội bộ ngành
Báo cáo chi tiết Nhập – Xuất – Tồn kho hàng hoá
Bảng kê chứng từ số 6C ghi nợ TK: 64111, 64112, 64115, 64118, 6272.
Nhật ký chứng từ số 6C ghi có TK: 64111, 64112, 64115, 64118, 6272.
Bảng kê chứng từ số 7B ghi nợ TK: 632111, 632112, 632115, 632118. Nhật ký chứng từ số 7B ghi có TK: 632111, 632112, 632115, 632118.
Bảng kê chứng từ số 8A ghi nợ TK: 51111, 51112, 51115, 51118,
Nhật ký chứng từ số 8A ghi có TK: 51111, 51112, 51115, 51118,
Bảng kê chứng từ số 8B ghi nợ TK: 911111, 911112, 911115, 911118. Nhật ký chứng từ số 8B ghi có TK: 911111, 911112, 911115, 911118.
Sổ cái TK: 511, 156, 632, 641, 911 đợc chi tiết theo từng loại hàng kinh doanh.
* Phơng pháp và trình tự hạch toán:
- Hạch toán doanh thu bán hàng:
Khi hạch toán doanh thu bán hàng sẽ hạch toán thông qua TK131: Phải thu của khách hàng và đợc chi tiết thành 2 TK: 1311, 1312 cho dù khách hàng hoặc cửa hàng đã thanh toán hoặc nộp tiền cho Công ty hay cha Đây là quy định chung cho toàn ngành xăng dầu để làm cơ sở cập nhật dữ liệu vào máy vi tính.
Trong tổng giá thanh toán bao gồm:
Doanh thu bán hàng ThuÕ GTGT ®Çu ra Phí xăng dầu thu hộ nhà nớc.
*Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu ở Công ty:
- Bán hàng theo phơng thức bán buôn: Đối với phơng thức này, chủ yếu Công ty nhận hàng trực tiếp từ kho của xí nghiệp xăng dầu Hải Dơng (Kho K132) hoặc Công ty xăng dầu Hà Nam Ninh (Kho K135) và vận chuyển bán tại kho khách hàng Do đó giá bán là giá bán ghi trên hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh phát hành, giá vốn là giá mua ghi trên hoá đơn tại kho cấp I (Kho K132, kho K135).
Ngày 01/10/2007 Cong ty bán buôn cho Công ty XNK Hơng Sen dầu Diesel : 6730 lít *4045.45đ' 225 879 (Gia cha có thuế GTGTvà thuế x¨ng dÇu).
Thuế GTGT 10% trị giá hàng hoá: 27 225 879 * 10% = 2 722 588 đ PhÝ x¨ng dÇu : 6 730 * 300 ® = 2 019 000 ®
Phơng pháp hạch toán doanh thu bán hàng nh sau:
Nợ TK 1311: 31 697 467 đ (Tổng giá thanh toán) – Chi tiết khách
Cã TK 51111: 27 225 879 ® (Doanh thu x¨ng dÇu)
Có TK 33311: 2 722 588 đ (Thuế GTGT phải nộp)
Cã TK 33392: 2 019 000 ® (PhÝ x¨ng dÇu)
Khi khách hàng trả tiền: Trả bằng tiền mặt
Có TK 1311: 31 697 467 đ - chi tiết khách hàng
- Bán theo phơng thức đại lý:
Nhận xét chung về công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty xăng dầu Thái Bình
Cùng với sự phát triển của đất nớc trong nền kinh tế thị trờng, mục tiêu giữ vững thị trờng và tăng trởng nhanh là trách nhiệm và mong muốn của toàn thể CBCNV trong Công ty Với một lịch sử lâu dài trên 35 năm tr- ởng thành và phát triển Công ty xăng dầu Thái Bình trong những năm vừa qua đã trởng thành và không ngừng lớn mạnh Sự phát triển của Công ty không những thể hiện qua cơ sở vật chất kỹ thuật mà trình độ quản lý kinh tế cũng dợc hoàn thiện và nâng cao Để đạt đợc nh ngày hôm nay là do Công ty đã nhanh chóng, kịp thời nắm bắt đợc tình hình mới, đã tổ chức sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý gọn nhẹ, lựa chọn những ngời có tinh thần trách nhiệm, trình độ nghiệp vụ vững vàng Trong sự thành công đó có một phần không nhỏ của cán bộ kế toán trong Công ty đã cung cấp những thông tin cần thiết để ra quyết định quản lý tối u, đạt đợc hiệu quả cao nhất đem lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp Công ty luôn có các phơng án nghiên cứu, thăm dò, tìm kiếm thị trờng đa ra những mặt hàng kinh doanh mới có chất lợng cao, thiết thực, đa dạng, phong phú phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao của cơ chế thị trờng.
Về lĩnh vực tổ chức quản lý quá trình bán hàng, Công ty cơ bản đã thực hiện tốt việc tổ chức cũng nh quản lý bán hàng, khâu bán hàng của Công ty đợc tổ chức một cách linh hoạt sao cho vừa đơn giản vừa hợp lý, đáp ứng đợc nhu cầu quản lý.
Hệ thống quản lý nói chung và bộ phận kế toán nói riêng trong đó đặc biệt là khâu kế toán tiêu thụ không ngừng đợc hoàn thiện để dáp ứng đ- ợc yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp Các nhân viên phòng kế toán đợc bố trí từng phần hành kế toán hợp lý, thuận tiện trong mối quan hệ với nhau, không có sự đan xen chồng chéo giữa các khâu trong công việc và đảm bảo thực hiện tốt công tác quản lý quá trình bán hàng
Công tác tài chính kế toán của Công ty đã phản ánh đầy đủ, rõ ràng và cung cấp thông tin nhanh, nhạy, kịp thời về tình hình kinh doanh, thị tr- ờng, khách hàng, tình hình tài chính của Công ty Công ty đã vận dụng chế độ kế toán phù hợp với điều kiện kinh doanh cũng nh yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Những thành công tiến bộ của công tác tài chính kế toán góp phần quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán, trong đó có kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đã đem lại nhiều thuận lợi Nhờ có máy vi tính, kế toán giảm bớt đợc nhiều việc ghi chép sổ sách và cũng giảm nhẹ công việc hạch toán Hơn nữa nó cũng tạo điều kiện cho việc kiểm tra giám sát đối chiếu giữa các bộ phận đợc dễ dàng, chỉ cần cập nhật chính xác những dữ liệu ban đầu từ các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ, hợp pháp, phần mềm kế toán sẽ tự động tính toán, phân tích tổng hợp dữ liệu để cung cấp cho cán bộ kế toán hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo tài chính…) Tổng công bất cứ khi nào họ cần.
Nh vậy kế toán tiêu thụ Công ty đã cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý kinh doanh chi tiết về số lợng hàng hoá xuất kho, nhập kho và lợng hàng tồn cuối kỳ, tình hình chi tiết công nợ với khách hàng, xác định thuế, phí xăng dầu và các khoản cần phải nộp ngân sách Nhà nớc.
Công ty phân loại chi tiết doanh thu, giá vốn, chi phí, kết quả kinh doanh theo từng loại hình tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của từng loại hình, từ đó có phơng hớng và chiến lợc kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn.
Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên kế toán của Công ty cũng là những ngời rất nhiệt huyết, có trình độ học vấn và chuyên môn thành thạo, không ngừng tự tìm tòi, nghiên cứu và tự liên hệ để đi học thêm các lớp chuyên sâu về tay nghề để đáp ứng đợc với những biến chuyển về cơ chế chính sách của Nhà nớc và xu hớng phát triển ngày càng nhanh của khoa học công nghệ.
* Về công nợ tại các cửa hàng: Đối với hình thức bán lẻ ở các cửa hàng, thì Công ty đã quy định cụ thể và hợp lý về thời điểm nộp các chứng từ bán hàng và tiền hàng về Công ty, nhng cha có quy định về định mức công nợ tại từng thời điểm cho các cửa hàng thực hiện Do đó việc kiểm soát công nợ các cửa hàng tại từng thời điểm có khó khăn và cha có căn cứ để kiểm soát đối chiếu, tiền thu hồi công nợ chủ yếu đợc nộp vào cuối tháng dẫn đến lợng tiền thu nộp tại quỹ Công ty lớn, có thể làm chậm quá trình thu và nộp tiền về tài khoản tại ngân hàng, do đó tiền tồn quỹ lớn làm ảnh hởng không tốt đến hiệu quả kinh doanh của Công ty.
* Về tài khoản và hạch toán chi phí kinh doanh:
Theo chế độ kế toán áp dụng tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam ( đã đợc Bộ tài chính chấp thuận tại công văn số 7108 TC/CĐKT ngày 27/6/2002) thì hiện tại Tổng Công ty không sử dụng tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp vì quá trình tổ chức kinh doanh đợc thực hiện xuyên suốt từ Tổng công ty tới tất cả các Công ty thành viên Tổng công ty chịu trách nhiệm tạo nguồn hàng và các Công ty chỉ thực hiện nhiệm vụ bán hàng theo khung giá đã quy định của Nhà nớc và của Tổng công ty. Mặt khác đối với các Công ty quá trình tổ chức bán hàng đợc thực hiện chủ yếu bằng hai kênh phân phối gián tiếp và trực tiếp, trong đó việc thực hiện kênh phân phối gián tiếp là bán cho các Tổng đại lý, đại lý chiếm tỷ trọng rất lớn và việc tổ chức thực hiện có sự tham gia rất lớn của cán bộ quản lý doanh nghiệp Mặt khác TK sử dụng 641 – Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp đợc chi tiết theo từng loại hình kinh doanh và 18 khoản mục phí do đó khi có nhu cầu cần phân tích chi phí của bộ phận quản lý doanh nghiệp cũng có thể thực hiện đợc một cách tơng dối.
Vì vậy hiện tại toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty hạch toán chung vào chi phí bán hàng (TK 641) và thực hiện phân bổ ngay cho các loại hình kinh doanh khi ghi sổ kế toán Điều này có thuận lợi là khi hạch toán thì Công ty không phải bóc tách đâu là chi phí quản lý doanh nghiệp, đâu là chi phí bán hàng vì hai khoản mục chi phí này nhiều khi rất khó bóc tách.
Nhng xét về bản chất thì hai loại chi phí này hoàn toàn khác nhau, việc gộp chung chúng lại với nhau có bất tiện là: Khi chi phí kinh doanh trong kỳ tăng lên đột biến thì khó xác định chính xác đợc nguyên nhân là từ bộ phận bán hàng hay từ bộ phận quản lý doanh nghiệp, hoặc sẽ mất nhiều thời gian để lọc và phân tích số liệu vì thế sẽ làm cho việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí khó khăn hơn Mặt khác sẽ không hiệu quả trong việc phân tích đánh giá cơ cấu chi phí kinh doanh trực tiếp, gián tiếp phục vụ cho công tác chỉ đạo kinh doanh, thực hành tiết kiệm nâng cao năng lực cạnh tranh Và việc hạch toán nh vậy phải thực hiện phân bổ chi phí ngay khi phát hành chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết, tiêu thức phân bổ phải căn cứ vào khối lợng tiêu thụ, doanh thu của kỳ trớc dẫn đến khối lợng công việc phân bổ phát sinh nhiều.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty xăng dầu Thái B×nh
3.2.1 Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện:
Kế toán là một bộ phận cấu thành của công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, căn cứ vào các số liệu kế toán cung cấp để các nhà quản lý có thể lập và kiểm tra kế hoạch sản xuất kinh doanh Đồng thời trên cơ sở phân tích các số liệu kế toán mà các nhà quản trị có thể đa ra biện pháp và phơng hớng kinh doanh đạt đợc hiệu quả kinh doanh cao nhất. Đối với một doanh nghiệp thơng mại với chức năng chủ yếu là lu thông hàng hoá mà công tác bán hàng là khâu vận động cuối cùng của hàng hoá nó ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận, kết quả kinh doanh trong một thời kỳ của doanh nghiệp Vì vậy kế toán tiêu thụ chiếm một tỷ trọng lớn trong công tác kế toán của doanh nghiệp thơng mại và quá trình hạch toán của nó cũng rất phức tạp vì dòng vận động của hàng hoá và tiền tệ trong giai đoạn bán hàng luôn luôn biến đổi Chúng đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ các yếu tố của công tác bán hàng nh: giá cả, quá trình thanh toán, thu hồi công nợ và các khoản chi phí có liên quan Điều này giúp cho việc hạch toán kết quả bán hàng đợc chính xác, tiết kiệm đợc chi phí bán hàng, tăng vòng quay vốn, thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nớc…) Tổng công
Ngày nay khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng, nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải cung cấp các thông tin về tình hình tài chính của mình phải kịp thời trung thực và đầy đủ đối với các đối tác làm ăn, ngân hàng và các cơ quan quản lý Nhà nớc Để làm đợc điều đó thì Công ty phải có một mô hình bộ máy kế toán hợp lý, các nhân viên với trình độ chuyên môn giỏi, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán hợp lý…) Tổng côngĐiều đó chính là một đòi hỏi khách quan cho việc hoàn thiện kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ, xác định kết qủa tiêu thụ tại Công ty nói riêng.
Từ những đồi hỏi khách quan trên thì việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đồi hỏi:
- Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm lĩnh vực mà Công ty kinh doanh, bởi vì trên thực tế có những loại hình kinh doanh thì phù hợp với hình thức kế toán này, nhng cũng có những mô hình kinh doanh lại không phù hợp với hình thức kế toán ấy.
- Cần kết hợp giữa bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị trong việc đa ra các phơng hớng hoàn thiện.
- Biện pháp đa ra hoàn thiện phải có tính khả thi, tức là chi phí bỏ ra cho công việc hoàn thiện phải tơng xứng với lợi ích mà chúng đem lại cho doanh nghiệp chứ không phải là phải hoàn thiện với bất cứ giá nào.
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng luật pháp, các chế độ tài chính, chuẩn mực kế toán mà Nhà nớc và Bộ tài chính đã ban hành.
3.2.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty xăng dầu Thái Bình
* Về công nợ tại các cửa hàng
Phơng hớng: Để quản lý và thực hiện tốt hơn quá trình bán hàng tại các cửa hàng, công nợ bán buôn, Công ty nên có quy định cụ thể về định mức công nợ tại từng thời điểm và cuối tháng đối với từng cửa hàng, qua đó sẽ kiểm soát đ- ợc tình hình công nợ và giảm bớt gánh nặng công việc cho phòng kế toán vào cuối tháng, đạt hiệu quả cao hơn trong kinh doanh.
* Về tài khoản và hạch toán chi phí kinh doanh
Công ty nên sử dụng TK 642 để tập hợp và theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp, chỉ thực hiện phân bổ cho các loại hình kinh doanh vào cuối kỳ kế toán theo tiêu thức phân bổ khối lợng hàng tiêu thụ, doanh thu của chính kỳ kế toán đó.
Ví dụ: Phơng pháp hạch toán một số khoản thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Căn cứ bảng trích lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ tháng 10/2007của bộ phận văn phòng Công ty là 16 525 000 đ
- Căn cứ số tiền trích khấu hao nhà làm việc văn phòng Công ty tháng 9/2005 là 24 252 000 đ
- Xuất CCDC phục vụ cho văn phòng Công ty số tiền là 11 200 000 đ Hạch toán :
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Nhìn chung hình thức này không đúng mẫu sổ khi trình bày, nhng cũng đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao Để thuận tiện cho công việc đối chiếu kiểm tra, tổng hợp số liệu ghi vào sổ nhật ký và sổ cái Công ty cần mở thêm một số sổ sách sau:
+ Công ty cần mở thêm sổ doanh thu bán hàng, để theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng của từng cửa hàng, kho hàng, từng loại hàng hoá làm căn cứ tổng hợp số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 8B, 10B và áp dụng để tính tiền lơng trên doanh thu đối với mỗi cửa hàng đợc thuận tiện hơn Mẫu nh sau:
Vptcty xăng dầu việt nam
Cty xăng dầu thái bình
Sổ doanh thu bán hàng
Cửa hàng xăng dầu số 5
Tên hàng hoá §vt Sè lợng Đơn giá
+ Việc theo dõi công nợ tại sổ chi tiết phát sinh công nợ với khách hàng mua hàng chỉ theo dõi tiền hàng không theo dõi đợc lợng hàng Mặt khác cột diễn giải cha chi tiết nh vậy sẽ có khó khăn trong việc đối chiếu với khách hàng Sổ chi tiết theo dõi công nợ với khách hàng phần trích yếu nọi dung cần trích yếu loại hàng, số lợng hàng bán Ví dụ nh sau:
Vptcty xăng dầu việt nam
Cty xăng dầu thái bình
Sổ chi tiết phát sinh công nợ
TKCNợ 1311 Phải thu khách hàng
Chi tiết nợ: 20690072 Công ty thơng mại Việt Hà
D cuèi kú: 3 283 107 Đơn vị tính: VNĐ
Diễn giải Tk đối ứng Số tiền nợ Số tiền có
1320 03/09 Cty TM Việt Hà trả tiền 40 000 000
Lập biểu Kế toán trởng
- Nhận xét đánh giá về hình thức sổ kế toán Công ty đang áp dụng:
Với quy mô kinh doanh xăng dầu trên phạm vi toàn tỉnh Thái Bình các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày với khối lợng chứng từ mua bán lớn, do đó hình thức kế toán phù hợp nhất mà doanh nghiệp đang áp dụng chính là hình thức kế toán nhật ký chứng từ, Công ty thực hiện trên hệ thống máy vi tính đợc nối mạng trong toàn ngành Tuy nhiên mẫu bảng kê, nhật ký, sổ cái, sổ chi phí…) Tổng côngmang những nét đặc thù riêng, trong đó mẫu sổ cái chỉ thể hiện đợc số liệu trong từng khoảng thời gian do yêu cầu ngời sử dụng nh một tháng, một quý, một năm…) Tổng côngchứ không thể hiện đợc số liệu chi tiết của từng tháng trong năm trên một trang sổ Vì vậy muốn rút số liệu chi tiết từng tháng về sổ cái một tài khoản trong năm, kế toán phải rút lần lợt trên 12 trang sổ cái khác nhau, điều này cũng cha đợc thuận tiện trong việc kiểm tra đối chiếu giữa các tháng.
Mẫu sổ chi phí phần phát sinh chi tiết Nợ, Có thờng giống nhau nhng lại thể hiện trên hai trang sổ khác nhau Do đó có thể gộp lại thành một trang sổ Mẫu nh sau:
Vptcty xăng dầu việt nam
Cty xăng dầu thái bình
Chi tiết : Nợ / Có Đơn vị tính: VNĐ
Mã km phí Tên khoản mục phí Thành tiền Nợ Thành tiền có
…) Tổng công…) Tổng công …) Tổng công…) Tổng công …) Tổng công…) Tổng công.
* Về tổ chức công tác kiểm soát, kiểm tra nội bộ:
Công ty có thể thành lập ban kiểm soát nội bộ để kiểm tra, kiểm soát đánh giá một cách khách quan công tác kế toán tại đơn vị mình để từ đó tìm ra những mặt đã làm đợc và những mặt cần phấn đấu khắc phục để cùng nhau giải quyết để công tác kế toán là một công cụ quản lý đắc lực và hiệu quả nhất của các nhà quản lý doanh nghiệp.
* Công ty nên tính giá vốn hàng bán theo phơng pháp bình quân gia quyÒn:
Theo quy định chuẩn mực kế toán số 02: Theo phơng pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
