Đề tài: Quản lý hệ thống sinh viên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI Viện Điện Tử Viễn Thông BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN Môn: Kỹ thuật phần mềm ứng dụng Đề tài: Quản lý hệ thống sinh viên Lời nói đầu           Ngày phát triển mạnh mẽ tin học làm cho máy tính thiếu lĩnh vực đời sống với phát triển công nghệ thơng tin giúp cho việc quản lí hồ sơ, sổ sách quan , trường học trở nên tiện lợi Khác với việc quản lí hồ sơ, sổ sách theo phương pháp thủ công truyền thống, việc quản lí hồ sơ máy tính khắc phục khó khăn yếu quản lí theo phương pháp truyền thống, giảm số lượng người tham gia quản lí, vịng quy trình xử lí, tốc độ việc cập nhật lấy thông tin tăng lên nhiều, thông tin tập trung gọn nhẹ không cồng kềnh, việc tính tốn máy giảm tối thiểu sai sót            Vì ứng dụng tin học cơng tác quản lý mơ hình quản lý mới, đem lại khả công tác quản lý sinh viên trường ĐH-CĐ như: quản lý thông tin sinh viên, quản lý điểm, tạo báo cáo… Sự đời phần mềm quản lý góp phần quan trọng giải vấn đề quản lý nhân lực mà ví dụ cụ thể quản lý sinh viên trường đại học Với trường đại học lớn Đại học Bách Khoa Hà Nội việc quản lý thông tin, xử lý học tập với hàng chục ngàn sinh viên thực nhiều thời gian công sức thiếu phần mềm quản lý Nhưng với phần mềm quản lý cán đào tạo cần vài thao tác đơn giản tìm thông tin mong muốn khoảng thời gian ngắn xác          Bài tốn phân tích thiết kế hệ thống quản lí sinh viên đề tài nhóm sinh viên chúng em, nhằm giúp sinh viên tiến hành khảo sát thực phân tích thiết kế hệ thống có thực, giúp sinh viên nắm vững môn học bước đầu làm quen với cơng việc phân tích thiết kế hệ thống tin học, có hiểu biết công việc 1.Mục tiêu đề tài Với vấn đề cần giải nêu trên, đề tài đời nhằm khắc phục hạn chế thiếu sót cơng tác quản lý sinh viên, để mang lại hiệu công việc Đề tài “Hệ thống quản lý sinh viên” với tiêu chí cụ thể sau: Tiêu chí : xây dựng hệ thống có đầy đủ chức khắc phục khó khăn hệ thống cũ tồn tại, cho giúp đáp ứng yêu cầu nhà quản lý, tránh chồng chéo Tiêu chí 2: Khơng q đơn giản dễ sử dụng, chứa đầy đủ thông tin cần thiết, tránh thao tác rườm rà, dư thừa liệu phải phục vụ tối đa cho mục đích quản lý sinh viên Tiêu chí 3: Các q trình xử lý đảm bảo nhanh chóng, tiện lợi thật xác Cập nhật đầy đủ chức thông tin sinh viên, điểm , thông tin tổng hợp phục vụ cho công việc quản lý theo giai đoạn cụ thể, tránh sai sót gây rắc rối, quyền lợi sinh viên Việc tìm kiếm, báo cáo tiện lợi, dễ dàng chỉnh sửa cần Đảm bảo tin cậy hệ thống, có tính bảo mật tránh truy nhập bất hợp pháp Tiêu chí 4: Đáp ứng tối đa yêu cầu người sử dụng có khả nâng cấp phát sinh yêu cầu Tiêu chí 5: Giao diện đẹp mắt thân thiện với người dùng Có hướng dẫn cài đặt hướng dẫn sử dụng chi tiết, cụ thể, hướng dẫn xử lý xảy số cố xảy II Khảo sát thu thập yêu cầu Thực trạng hệ thống quản lí truyền thống Chu trình quản lí sinh viên hệ thống quản lí truyền thống gồm bước sau:  Bước 1: Thu thập, tổng hợp thông tin sinh viên (ngày sinh, quê quán, số CMTND, hộ khẩu, đối tượng, năm nhập học,…) thông qua hồ sơ lý lịch nhập học sinh viên Từ tiến hành phân chia sinh viên theo lớp, Khoa\Viện  Bước 2: Xây dựng kế hoạch học tập chuẩn cho ngành học, Khoa\Viện khác Kế hoạch học tập bao gồm tất môn cần học cho ngành, số tín yêu cầu khác Bản kế hoạch Hội đồng khoa học Khoa\Viện có trách nhiệm đề xuất Ban Giám hiệu nhà trường định thông qua  Bước 3: Từ kế hoạch học tập chuẩn danh sách lớp sinh viên Khoa\Viện, với danh sách phòng học Trường, phòng Đào tạo Trường xây dựng hệ thống lớp học với thời     gian, địa điểm học; lớp học đánh mã số để phân biệt với Ngồi ra, phịng Đào tạo tiến hành xây dựng hệ thống lớp thi với thời gian, địa điểm cụ thể (cũng phân biệt mã số) tương ứng với lớp học Thời khóa biểu lịch thi phòng Đào tạo chuyển Khoa\Viện, từ Khoa\Viện chuyển tới Bộ mơn; trưởng Bộ môn tiến hành phân công môn học cho giảng viên Bước 4: Nhà trường tiến hành cho sinh viên đăng kí học tập theo hệ thống kế hoạch học tập chuẩn lớp học cho mơn quy định Bước 5: Sau bảng phân công giảng dạy chi tiết Bộ môn gửi lên giáo vụ Khoa tổng hợp để theo dõi quản lý, sau gửi lên cho phịng Đào tạo để lưu trữ giám sát Bước 6: Gần đến cuối học kì, theo kết đăng kí sinh viên số tín học phí học phần quy định mà phòng Đào tạo tính tốn học phí thơng báo cho sinh viên Bước 7: Đến cuối kì học, giảng viên thống kê điểm tổng kết môn học sinh viên Những thông tin Giáo vụ Khoa\ Viện tổng hợp chuyển lên phòng Đào tạo Phịng Đào tạo dựa thơng tin để tiến hành đánh giá, xếp loại xử lý học tập sinh viên Xác định phạm vi đề tài: + Do ta thấy trên, cơng việc quản lí nói chung trường đại học phức tạp, gồm nhiều quy trình, nhiều giai đoạn khác Trong khuôn khổ đề tài này, với vốn kiến thức kĩ hạn hẹp thời gian thực khơng nhiều nên nhóm 5AE chúng em tập trung vào công việc quản lí sinh viên, cụ thể tập trung vào nhiệm vụ bước 1,2,6,7 + Việc mở rộng quản lí sang bước khác để hoàn thiện hệ thống mục tiêu đề tài khác tương lai Những người sử dụng hệ thống: - Phịng Đào tạo: thực cơng việc: + Tổng hợp, cập nhật thơng tin sinh viên tồn trường + Cập nhật thông tin Kế hoạch học tập ngành đào tạo trường, thông tin phân công giảng dạy Bộ môn Khoa\Viện + Xây dựng hệ thống lớp học, lớp thi cho mơn + Cập nhật thơng tin đăng kí học tập sinh viên + Tổng hợp, tính tốn học phí kì sinh viên + Cập nhật thông tin học tập(điểm,…) để tiến hành đánh giá, xếp loại, xử lý học tập sinh viên - Văn phịng Khoa\Viện: thực cơng việc: + Cập nhật danh sách Bộ môn, giảng viên + Cập nhật thơng tin lý lịch, thơng tin đăng kí học tập sinh viên + Xây dựng kế hoạch học tập chuẩn cho chuyên ngành đào tạo + Cập nhật thơng tin Thời khóa biểu, lịch thi + Cập nhật kết học tập sinh viên + Phân khối lượng giảng dạy Bộ mơn cho giảng viên Bộ mơn + Tham gia xây dựng kế hoạch học tập chuẩn cho sinh viên + Cập nhật thông tin giảng dạy giảng viên Bộ mơn - Giảng viên: thực công việc: + Cập nhật thông tin lớp học, lớp thi phụ trách + Cập nhật mơn dạy năm học (tự động trì danh sách cho năm sau khơng có thay đổi gì) +Thống kê khối lượng giảng dạy, thông tin kết học tập sinh viên lớp quản lí Các kịch sử dụng (use cases)  UC1: thu thập, tổng hợp thơng tin sinh viên User: phịng Đào tạo Actor: phịng Đào tạo Input: hồ sơ nhập học sinh viên Output: khung thông tin cá nhân cho sinh viên, xếp lớp sinh viên Mô tả: Chức thu thập, tổng hợp thông tin sinh viên bao gồm chức nhỏ sau: + Bổ sung thông tin sinh viên mới: Khi sinh viên tiến hành nhập học, phịng Đào tạo thu thập thơng tin thơng qua hồ sơ nhập học sinh viên, sau tổng hợp, xếp, lưu trữ + Cập nhật, chỉnh sửa thơng tin sinh viên: q trình học tập sinh viên, phát sinh thay đổi thông tin sinh viên(như: thay đổi hộ khẩu, đối tượng sách, địa chỉ, ) phòng Đào tạo tiến hành chỉnh sửa lại thông tin sinh viên cho phù hợp + Xóa thơng tin sinh viên: sinh viên thơi học bị buộc thơi học hệ thống xóa thông tin sinh viên khỏi danh sách quản lý hệ thống + Tìm kiếm thơng tin sinh viên: phát sinh u cầu tìm kiếm hồ sơ thơng tin sinh viên, phòng Đào tạo tiến hành tra cứu hệ thống lưu trữ xếp theo lớp sinh viên, Khoa\Viện  UC2: cập nhật thông tin lớp học, xây dựng kế hoạch học tập: User: Phịng Đào tạo Actor: Giáo vụ Khoa/Viện Input: Thơng tin lớp sinh viên, lớp học Output: Kế hoạch học tập chuẩn thi, mơn học Mơ tả: - Để có kế hoạch học tập chuẩn trước hết phịng Đào tạo phải cập nhật thông tin lớp sinh viên, lớp học thi, thông tin môn học để xây dựng lên kế hoạch học tập chuẩn - Sau kể hoạch học tập chuẩn gửi cho Giáo vụ Khoa/Viện để phân chia thời khóa biểu khối lượng giảng dạy - Có thể chỉnh sửa (thêm mơn, xóa mơn, thay đổi thông tin lớp học) cần - Sau có kế hoạch học tập chuẩn cho sinh viên đăng kí theo kế hoạch  UC3: cập nhật thông tin kết học tập sinh viên: User: Văn phòng Khoa\Viện Actor: phòng Đào tạo Input: Bảng điểm(gồm điểm Output: thông tin đánh giá, xếp loại, trình, điểm thi, điểm tổng kết) xử lí học tập sinh viên sinh viên theo mã lớp học Mơ tả: + Cuối kì học, Bộ môn, Giáo vụ Khoa\Viện tổng hợp bảng điểm từ giảng viên phụ trách lớp gửi lên phòng Đào tạo + Dựa kết học tập sinh viên, phòng Đào tạo đánh giá, xếp loại, xử lí học tập sinh viên theo qui định Sau phịng Đào tạo cập nhật thông tin vào hồ sơ học tập thông báo cho sinh viên + Cập nhật, chỉnh sửa có sai sót phúc khảo sinh viên III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Ưu nhược điểm hệ thống quản lí sinh viên truyền thống: + Ưu điểm: Vốn đầu tư ban đầu tốn so với quản lí phần mềm khơng phải đầu tư cho hệ thống máy tính, phần mềm quản lí Tuy nhiên lại bộc lộ nhiều yếu cần khắc phục công tác quản lý đạt hiệu cao + Nhược điểm:  Chậm chạp: đối mặt với số lượng sinh viên lớn, đông đến hàng ngàn, với nhiều chuyên ngành, môn học bao gồm hệ đào tạo (chính quy, từ xa, chức; đại học, sau đại học, cao đẳng) hệ thống quản lí thủ cơng truyền thống tỏ chậm chạp, gây nhiều khó khăn cho việc tổ chức, quản lí thơng tin sinh viên Cụ thể thời gian cập nhật thông tin sinh viên lâu, cập nhật thông tin môn học, lớp học nhiều thời gian Đơi cịn làm ảnh hưởng đến việc bố trí thời gian giảng dạy cho giáo viên việc học tập sinh viên  Tìm kiếm, chỉnh sửa khó khăn: Việc tra cứu, chỉnh sửa diễn khó khăn phải hỏi trực tiếp cán quản lí; tra cứu, tìm kiếm hệ thống hồ sơ, giấy tờ đồ sộ Điều làm ảnh hưởng đến thời gian làm việc của cán quản lý  Chồng chéo, dễ sai sót: số cơng việc phải lặp lặp lại nhiều lần gây phiền hà, làm giảm hiệu quản lí, dễ gây sai sót Các giáo viên phải cập nhật điểm thi nhiều sinh viên, việc tính tốn thống kê xử lý học tập sinh viên gây khó khăn cho phịng Đào tạo Văn phịng Khoa gặp khó khăn quản lý sinh viên khoa mình, khoa lớn rắc rối Chính chồng chéo mà khơng thể tránh sai sót cập nhật thông tin sinh viên, thông tin điểm thi, xử lý học tập…  Cồng kềnh: Do phải lưu trữ hệ thông hồ sơ, giấy tờ lớn nên gây nhiều khó khăn cho việc tổ chức lưu trữ Chi phí bảo quản, mở rộng cao Giải pháp Để khắc phục khó khăn ấy, nhóm chúng em vạch giải pháp phần mềm với chu trình thực sau:  Bước 1: Phịng Đào tạo cập nhật thông tin sinh viên vào hệ thống từ sinh viên nhập học đảm bảo đầy đủ thông tin thời gian định Sau phịng Đào tạo dựa vào thơng tin phân khoa để phân chia lớp cho sinh viên gửi cho văn phòng Khoa quản lý  Bước 2: Sau văn phịng Khoa xây dựng kế hoạch học tập chuẩn theo chương trình của Khoa mình rồi gửi lên phòng Đào tạo cho sinh viên đăng kí Văn phịng khoa cập nhật phần đăng kí học tập sinh viên để xây dựng thời khóa biểu có kế hoạch phân chia giảng dạy cho giáo viên Nếu khoa lớn có nhiều mơn việc phân chia giảng dạy trưởng môn phân chia cho giáo viên mơn  Bước 3: Gần cuối mỗi học kì thì phòng Đào tạo xây dựng lịch thi các môn học của từng khoa đảm bảo không bị trùng lịch thi rồi sau đó gửi cho văn phòng Khoa để tiến hành các khâu chuẩn bị trước thi  Bước 4: Đến cuối học kì, giáo viên cập nhật điểm thi sinh viên lớp học để gửi lên văn phòng Khoa phòng Đào tạo, thời gian phúc khảo tìm kiếm chỉnh sửa Từ đó, dựa vào kết tổng kết mà phịng Đào tạo tiến hành xét xử lý học tập in báo cáo Phòng Đào tạo tiến hành tìm kiếm sinh viên đạt học bổng, bị cảnh cáo hay buộc học để in gửi cho văn phòng Khoa tiến hành xử lý thưởng phạt Với giải pháp nêu đa số vấn đề hệ thống quản lý cũ khắc phục, cụ thể sau:  Xử lý nhanh chóng: Các thao tác việc cập nhật, cơng tác nghiệp vụ, tính tốn, tìm kiếm, đưa báo cáo xử lý học tập xử lý triệt để, giảm hao phí thời gian đến mức tối đa so với hệ thống cũ  Đảm bảo tính xác, bảo mật: Các thơng tin lưu trữ máy nhà quản lý nên thất thơng tin tính xác thơng tin đảm bảo Do thao tác tính tốn đểu thực cách tự động hệ thống nên tính xác cao (gần 100%)  Khơng chơng chéo sai sót: Hệ thống xóa công việc phải lặp lặp lại hệ thống cũ đảm bảo đầy đủ cơng việc mà khơng bị thiếu sót Việc thống kê kiểm tra chỉnh sửa tránh sai sót  Khơng cồng kềnh, giảm tải: Hệ thống thay khối lượng lớn hồ sơ sinh viên, giảm nhiều công tác quản lý lưu trữ hồ sơ sinh viên mà đảm bảo xác an tồn Các công tác liên quan đền quản lý giảm tải * Giải pháp phi chức * Để xây dựng phần mềm, nhóm chúng em định xây dựng môi trường Windows, yêu cầu cấu hình phần mềm phụ trợ để chạy chương trình: máy cài đặt hệ điều hành Windows 9x/2K/XP/Vista/7 Do hệ điều hành Windows hệ điều hành sử dụng phần lớn cho hệ thống máy tính trường đại học * Phần mềm xây dựng từ hai công cụ chủ yếu là: Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Office Access 2003 * Microsoft Office Access 2003 chương trình dùng để xây dựng hệ quản trị sở liệu Access hệ quản trị liệu quan hệ (RDMSRelational Database Management System) phù hợp cho toán vừa nhỏ; hiệu cao dễ sử dụng giao diện sử dụng phần mềm gần giống số phần mềm khác MS Office * Ngơn ngữ lập trình sử dụng Microsoft Visual Basic 6.0 Đây ngơn ngữ lập trình dựa mơ hình client-server kết hợp MS Access để mang lại hiệu cao VB sử dụng giao diện đô họa người dùng (GUI-Graphical User Interface) nên tương đối thân thiện dễ sử dụng * Phần mềm sử dụng giao diện tiếng Việt thân thiện giúp tạo thuận lợi cho người sử dụng trình thao tác Các thao tác thực phần mềm đơn giản thuận tiện giúp cán quản lí dễ dàng tiếp cận Mơ hình hóa 3.1 Biểu đồ luồng liệu mức ngữ cảnh (mức 0) Văn phòng khoa (1) Hệ thống quản lý sinh viên (3) Phòng đào tạo (2) Giáo viên Trong luồng liệu: (1): Là thơng tin trao đổi Văn phòng khoa Hệ thống (2): Là thông tin trao đổi Giáo viên với Hệ thống (3): Là thông tin trao đổi Phòng đào tạo Hệ thống 10 4.3 Xác định liên kết Liên kết 1-N Lớp sinh viên Sinh viên: (Trong Lớp sinh viên gồm có nhiều Sinh viên) Lớp sinh viên Có N Sinh viên Liên kết N-N Sinh viên Lớp học thi (Trong Lớp học thi gồm có nhiều Sinh viên Sinh viên đăng ký nhiều Lớp học) Lớp học thi N Học tập N Sinh viên Liên kết 1-N Môn học Lớp học Mỗi lớp học thi giảng dạy Mơn học Mơn học Có N Lớp học thi Liên kết 1-N Cán quản lý Môn học (1 Cán quản lý (Phòng Đào tạo/ Khoa/ Giảng viên) quản lý nhiều Mơn học) Môn học N QL Môn học Cán quản lý Liên kết 1-N Cán quản lý Lớp Sinh viên 18 (1 Cán quản lý (Phòng Đào tạo/ Khoa/ Giảng viên) quản lý nhiều Lớp sinh viên) Môn học N QL Lớp SV Cán quản lý Liên kết 1-N Lớp Sinh viên vá Sinh viên (1 Lớp sinh viên có nhiều Sinh viên) Lớp Sinh viên Có N Sinh viên Liên kết N-N Sinh viên Môn học (1 Sinh viên đăng ký học nhiều Mơn học Mơn học có nhiều Sinh viên đăng ký) Môn học N ĐK Học tập N Sinh viên 4.4 Các ràng buộc liệu + Điểm nhập vào nhận giá trị 0÷10 + Khơng thành phần thuộc tính dung làm khóa bảng liệu để trống + Nếu bảng liệu bao gồm khóa ngoại lai khớp với khóa bảng liệu khác giá trị khóa ngoại lai phải giá trị khóa chinhstreen hang bảng liệu 19 4.5 Sơ đồ thực thể liên kết HKTT Giảng viên Khóa SHSV Mã lớp Học kỳ Phòng học N Lớp học thi Ngày sinh Điểm Điể m … Họ tên N Học tập Sinh viên N N Thời gian Có Tên lớp Có Lớp sinh viên Mã lớp QL Lớp Môn học N QL Môn học 1 Cán quản lý TC học phí Mã mơn học Số TC Tên mơn học Khoa Phịng Đào tạo Giảng viên 4.6 Sơ đồ phân cấp chức 20