CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH
Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá tài sản cố định hữu hình
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm
Tài sản cố định (TSCĐ) là một bộ phận không thể thiếu trong doanh nghiệp, nó thường là những tài sản có giá trị lớn và được dự tính đem lại lợi ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (chuẩn mực số 03) và Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì một nguồn lực của doanh nghiệp được coi là TSCĐ phải có đủ 4 tiêu chuẩn sau:
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;
- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy;
- Thời gian sử dụng ước tính trên một năm;
- Có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên.
Tài sản cố định hữu hình (TSCĐHH) là một bộ phận của TSCĐ nếu phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện TSCĐHH là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất,kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐHH.
Tuy có nhiều chủng loại, tính chất đặc điểm khác nhau nhưng khi tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh TSCĐHH đều có những đặc điểm chung sau:
- TSCĐHH là những tư liệu lao động có thời gian sử dụng dài, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, kinh doanh Do vậy cần có vốn đầu tư ban đầu lớn và thời gian thu hồi vốn dài.
- Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh cho đến khi bị hư hỏng, TSCĐHH vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu nhưng từng bộ phận, chi tiết bị hao mòn dần và hư hỏng Năng lực hoạt động của TSCĐHH bị giảm dần trong quá trình sử dụng.
- TSCĐHH bị hao mòn dần trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, giá trị của TSCĐHH sẽ được dịch chuyển dần vào giá trị sản phẩm, dịch vụ mà đơn vị sản xuất ra hoặc vào chi phí sản xuất, kinh doanh của đơn vị thông qua việc tính khấu hao.
Những đặc điểm trên của TSCĐHH có ảnh hưởng rất lớn đến việc tổ chức hạch toán TSCĐ từ khâu tính giá tới khâu kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
TSCĐHH trong một doanh nghiệp rất đa dạng, có sự khác biệt về tính chất kỹ thuật, công dụng, thời gian sử dụng… Vì vậy phân loại TSCĐHH theo những tiêu thức khác nhau là công việc hết sức cần thiết nhằm quản lý thống nhất TSCĐHH trong doanh nghiệp, phục vụ phân tích đánh giá tình hình trang bị, sử dụng TSCĐHH cũng như xác định các chỉ tiêu tổng hợp liên quan đến TSCĐ Phân loại TSCĐHH là một trong những căn cứ để tổ chức kế toán TSCĐ.
Căn cứ vào đặc trưng kỹ thuật thì TSCĐHH được phân thành 5 loại như sau:
- Nhà cửa, vật kiến trúc: là TSCĐ của doanh nghiệp được hình thành sau quá trình thi công xây dựng như: trụ sở làm việc, nhà kho, tháp nước, sân bãi, các công trình trang trí cho nhà cửa, đường sá, đường sắt, cầu tàu, cầu cảng…
- Máy móc, thiết bị: là toàn bộ các loại máy móc, thiết bị dùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như máy móc chuyên dùng, thiết bị công tác, dây chuyền công nghệ…
- Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn: là các loại phương tiện vận tải bao gồm phương tiện vận tải đường sắt, đường bộ, đường thuỷ và các thiết bị truyền dẫn như hệ thống thông tin, hệ thống điện, băng tải…
- Thiết bị, dụng cụ quản lý: là những thiết bị, dụng cụ dùng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như máy vi tính phục vụ quản lý, thiết bị điện tử, dụng cụ đo lường…
- Vườn cây lâu năm, súc vật làm việc và/ hoặc cho sản phẩm: là các vườn cây lâu năm như vườn cà phê, vườn cao su, vườn cây ăn quả…; súc vật làm việc và/ hoặc cho sản phẩm như đàn voi, đàn trâu, đàn bò…
- Các loại TSCĐ khác: là toàn bộ các TSCĐ khác chưa liệt kê vào năm loại trên như tranh ảnh, tác phẩm nghệ thuật…
Theo mục đích và tình hình sử dụng thì TSCĐHH có thể chia thành các loại sau: TSCĐHH dùng cho kinh doanh, TSCĐHH dùng cho mục đích phúc lợi, TSCĐHH hành chính sự nghiệp, TSCĐHH chờ xử lý.
Nếu phân loại theo quyền sở hữu thì TSCĐHH có thể chia thành TSCĐHH tự có và TSCĐHH đi thuê.
Kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình
1.2.1 Tại bộ phận sử dụng
Khi có TSCĐHH mới đưa vào sử dụng, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng giao nhận gồm có đại diện bên giao, đại diện bên nhận và một số uỷ viên để lập Biên bản giao nhận TSCĐ cho từng đối tượng TSCĐ TSCĐ của doanh nghiệp có thể giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau như điều chuyển cho đơn vị khác, đem đi góp vốn liên doanh, nhượng bán, thanh lý…tuỳ theo từng trường hợp giảm TSCĐ mà doanh nghiệp phải lập các chứng từ như: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ…Tại bộ phận sử dụng TSCĐ dùng Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng để theo dõi tình hình biến động TSCĐ tại đơn vị mình Trên cơ sở các chứng từ như: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ và thẻ TSCĐ do phòng kế toán lập bộ phận sử dụng tiến hành ghi tăng, giảm TSCĐ trên sổ TSCĐ của mình.
Phòng kế toán căn cứ vào bộ hồ sơ TSCĐ bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn mua TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật và các chứng từ khác có liên quan để mở thẻ TSCĐ Thẻ TSCĐ dùng để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của doanh nghiệp do kế toán TSCĐ lập và phải được kế toán trưởng ký xác nhận Thẻ TSCĐ bao gồm 4 phần chính:
- Phần phản ánh các chỉ tiêu chung về TSCĐ như: tên, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, nước sản xuất, năm sản xuất…
- Phần phản ánh chỉ tiêu về nguyên giá khi đưa TSCĐ vào sử dụng,nguyên giá sau khi đánh giá lại và giá trị hao mòn luỹ kế qua các năm.
- Phần phản ánh số phụ tùng, dụng cụ đồ nghề kèm theo TSCĐ.
Thẻ TSCĐ được lưu ở phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụngTSCĐ Thẻ TSCĐ được bảo quản tập trung tại hòm thẻ, trong đó chia làm nhiều ngăn để xếp thẻ theo yêu cầu phân loại TSCĐ Mỗi ngăn được dùng để xếp thẻ của một nhóm TSCĐ, chi tiết theo đơn vị sử dụng và số hiệu tài sản.Khi lập xong, thẻ TSCĐ được dùng để ghi vào sổ TSCĐ, sổ này được lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và từng đơn vị sử dụng mỗi nơi một quyển.
Kế toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình
Theo chế độ hiện hành, kế toán TSCĐHH được theo dõi trên tài khoản
211 “TSCĐ hữu hình” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của toàn bộ TSCĐHH của doanh nghiệp theo nguyên giá Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm tăng TSCĐHH theo nguyên giá (mua sắm, xây dựng, cấp phát…).
Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ làm giảm TSCĐHH theo nguyên giá (thanh lý, nhượng bán, điều chuyển…).
Dư Nợ: nguyên giá TSCĐHH hiện có của doanh nghiệp.
Tài khoản 211 được chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2 để theo dõi tình hình biến động của từng loại TSCĐHH như sau:
- TK 2111 “Nhà cửa, vật kiến trúc”
- TK 2112 “Máy móc, thiết bị”
- TK 2113 “Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn”
- TK 2114 “Thiết bị, dụng cụ quản lý”
- TK 2115 “Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm”
- TK 2118 “TSCĐ hữu hình khác”
Ngoài tài khoản 211 “TSCĐ hữu hình”, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như tài khoản 214 “hao mòn tài sản cố định”, tài khoản 111 “Tiền mặt”, tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”, tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”, tài khoản 342 “Nợ dài hạn”…
1.3.2 Kế toán các nghiệp vụ biến động tăng, giảm tài sản cố định hữu hình
1.3.2.1 Kế toán các nghiệp vụ tăng tài sản cố định hữu hình
Trong các doanh nghiệp sản xuất TSCĐHH tăng do nhiều trường hợp như: tăng do mua sắm, xây dựng, nhận vốn góp liên doanh, được biếu tặng, viện trợ…Khi TSCĐHH tăng, kế toán căn cứ vào các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản giao nhận TSCĐ…để ghi vào bên Nợ của tài khoản 211, đồng thời ghi vào bên Có của các tài khoản đối ứng liên quan Kế toán tổng hợp biến động tăng TSCĐHH trong một số trường hợp cụ thể như sau:
* TSCĐHH được mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn chuyên dùng
- Đối với những TSCĐHH mua sắm đưa vào sử dụng không qua lắp đặt thì kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan ghi:
Nợ TK 211: Theo nguyên giá.
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán cho người bán.
- Đối với những TSCĐHH hình thành qua quá trình xây dựng, lắp đặt, chỉnh lý, chạy thử, triển khai thì kế toán phải tập hợp các chi phí phát sinh trong quá trình đó vào TK 241 “Chi phí xây dựng cơ bản dở dang”:
Nợ TK 241: Chi phí mua sắm, xây dựng, nghiên cứu, triển khai.
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
Khi công tác xây dựng, lắp đặt triển khai hoàn thành, kế toán phản ánh tình hình quyết toán chi phí và giá trị tài sản hình thành qua quá trình xây dựng, lắp đặt, triển khai:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐHH được hình thành đưa vào sử dụng.
Nợ TK 155: Giá trị sản phẩm thu được.
Nợ TK 138: Khoản chi sai yêu cầu bồi thường hoặc chờ xử lý.
Có TK 241: Tổng chi phí mua sắm, xây dựng, lắp đặt, triển khai.
- Nếu TSCĐHH dùng cho sản xuất kinh doanh được mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn đầu tư XDCB, quỹ đầu tư phát triển, quỹ phúc lợi, thì khi hoàn thành thủ tục đưa TSCĐ vào sử dụng, kế toán ghi bút toán kết chuyển nguồn;
Nợ TK 414: TSCĐHH được đầu tư bằng quỹ đầu tư phát triển.
Nợ TK 441: TSCĐHH được đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư XDCB.
Nợ TK 431(4312): TSCĐHH được đầu tư bằng quỹ phúc lợi.
Có TK 411: Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh.
- Trường hợp TSCĐHH được mua sắm bằng quỹ phúc lợi phục vụ cho hoạt động văn hoá, phúc lợi thì khi kết chuyển nguồn, kế toán ghi:
Nợ TK 4312: Quỹ phúc lợi.
Có TK 4313: Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ.
* TSCĐHH tăng mà doanh nghiệp không phải trả tiền
Trong các trường hợp Nhà nước cấp cho doanh nghiệp, các bên đối tác góp vốn, thu hồi vốn góp liên doanh, liên kết hoặc doanh nghiệp được biếu tặng, viện trợ bằng TSCĐHH… khi xác định được nguyên giá TSCĐHH kế toán ghi:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐHH.
Có TK 711: Giá trị TSCĐHH được biếu tặng.
Có TK 411: Nhà nước cấp hoặc bên góp vốn.
Có TK 128, 221, 222, 223, 228: Giá thoả thuận TSCĐHH khi thu hồi vốn góp.
Có TK 111, 112, 331…Phí tổn trước khi dùng mà doanh nghiệp phải chịu.
Trường hợp TSCĐHH tăng ở một đơn vị hạch toán phụ thuộc được cấp trên điều chuyển đến, thì kế toán còn phải ghi giá trị hao mòn của tài sản đó vào bên Có TK 214 Còn phí tổn trước khi dùng mà doanh nghiệp phải chi ra thì được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
Có TK 111, 112, 331…Theo giá thanh toán.
* Tăng do đánh giá tài sản cố định
- Phần chênh lệch tăng nguyên giá:
Nợ TK 211: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
Có TK 412: Phần chênh lệch đánh giá tăng TSCĐ.
- Phần chênh lệch tăng hao mòn (nếu có):
Nợ TK 412: Phần chênh lệch đánh giá tăng giá trị hao mòn.
Có TK 214: Ghi tăng giá trị hao mòn.
Khi kiểm kê phát hiện TSCĐHH thừa thì doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân để xử lý ghi sổ phù hợp với từng nguyên nhân Chẳng hạn TSCĐHH thừa là do để ngoài sổ kế toán, thì căn cứ vào hồ sơ ban đầu để ghi tăng TSCĐHH theo một số trường hợp đã trình bày ở trên.
- Riêng mức khấu hao của TSCĐHH trong thời gian quên ghi sổ được tập hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 214: Hao mòn TSCĐ.
- Trường hợp TSCĐHH thừa không thể phát hiện được nguyên nhân, không tìm được chủ sở hữu, kế toán ghi:
Nợ TK 211: Nguyên giá (tính theo giá của TSCĐ mới ở thời điểm hiện tại).
Có TK 214: Giá trị hao mòn (theo đánh giá thực tế).
Có TK 338 (3381): Giá trị còn lại (tài sản thừa chờ xử lý).
1.3.2.2 Kế toán biến động giảm tài sản cố định hữu hình
Trong doanh nghiệp, TSCĐHH giảm do các nguyên nhân như: Giảm do thanh lý, nhượng bán; giảm do góp vốn đầu tư bằng TSCĐHH vào công ty con, công ty liên kết, cơ sở liên doanh đồng kiểm soát, đầu tư dài hạn khác; trả vốn góp đầu tư bằng TSCĐHH…Kế toán căn cứ vào các chứng từ như: Biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ, Biên bản bàn giao TSCĐ…để ghi vào bên Có của tài khoản 211 đối ứng với các tài khoản khác có liên quan Cụ thể, kế toán tổng hợp biến động giảm TSCĐHH trong một số trường hợp như sau:
* Nhượng bán, thanh lý TSCĐHH
Theo quan điểm của kế toán, hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ được coi là hoạt động khác ngoài hoạt động kinh doanh.
- Kế toán ghi giảm các chỉ tiêu giá trị của TSCĐHH và chuyển giá trị còn lại vào chi phí khác.
Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐHH.
Nợ TK 214: Giá trị hao mòn của TSCĐHH.
Có TK 211: Nguyên giá của TSCĐHH.
- Phản ánh thu nhập từ hoạt động thanh lý, nhượng bán như tiền thu về từ nhượng bán TSCĐHH, phế liệu thu hồi nhập kho…
Nợ TK 111, 112, 131: Theo giá thanh toán.
Nợ TK 152: Phế liệu nhập kho.
Nợ TK 138: Tiền bồi thường phải thu.
Có TK 711: Thu nhập khác.
Có TK 3331: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu có).
- Nếu trong quá trình thanh lý, nhượng bán doanh nghiệp phải chi ra một số khoản chi như: chi phí nhân viên làm nhiệm vụ thanh lý, nhượng bán, chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động thanh lý, nhượng bán, chi phí sửa chữa trước lúc nhượng bán… thì kế toán ghi:
Nợ TK 811: Chi phí khác.
Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu có).
Có TK 111, 112, 331, 334, 338…Các yếu tố chi phí.
* Góp vốn đầu tư bằng TSCĐHH vào công ty con, công ty liên kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, đầu tư dài hạn khác
Căn cứ vào giá trị còn lại của TSCĐHH, giá thoả thuận do hội đồng giao nhận vốn xác định Số chênh lệch giá (giảm, tăng) được hạch toán là chi phí và thu nhập khác Riêng cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát chênh lệch tăng giá được phân chia như sau: phần chênh lệch tương ứng với lợi ích của mình trong liên doanh (tỷ lệ quyền biểu quyết) được giữ lại trên TK 3387 (sau đó phân bổ dần vào thu nhập khác theo thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐHH đem đi góp vốn); phần chênh lệch tương ứng với phần lợi ích của các bên khác trong liên doanh được hạch toán vào thu nhập khác phát sinh trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 221, 222, 223, 228: Theo giá thoả thuận.
Nợ TK 214: Theo giá trị hao mòn.
Nợ TK 811: Chênh lệch giảm giá TSCĐHH.
Có TK 211: Nguyên giá TSCĐHH.
Có TK 711: Ứng với phần lợi ích của bên khác trong liên doanh.
Có TK 3387: Ứng với phần lợi ích của mình trong liên doanh.
* Giảm TSCĐHH do thiếu hụt phát hiện qua kiểm kê
Khi kiểm kê phát hiện TSCĐHH thiếu, căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1381): Chờ xử lý.
Nợ TK 138 (1388): Yêu cầu bồi thường.
Nợ TK 214: Giá trị hao mòn.
Có TK 211: Ghi theo nguyên giá.
Trường hợp TSCĐHH thiếu chờ xử lý khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1388): Yêu cầu bồi thường.
Nợ TK 632: Tính vào giá vốn của doanh nghiệp.
Có TK 138 (1381): Giá trị còn lại của TSCĐHH thiếu chờ xử lý.
1.3.3 Kế toán khấu hao tài sản cố định hữu hình
Trong quá trình sử dụng, nhìn chung TSCĐ bị hao mòn dần và đến một thời điểm nào đó thì TSCĐ không còn dùng được nữa Để đảm bảo tái sản xuất TSCĐ, doanh nghiệp phải tiến hành trích khấu hao TSCĐ Khấu hao TSCĐ là việc phân bổ có hệ thống giá trị phải khấu hao của TSCĐ trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03 thì giá trị phải khấu hao của TSCĐ là nguyên giá của TSCĐ ghi trên báo cáo tài chính trừ đi giá trị thanh lý ước tính của tài sản đó Giá trị thanh lý của tài sản là giá trị ước tính thu được khi hết thời gian sử dụng hữu ích của tài sản sau khi trừ đi chi phí thanh lý ước tính.
Trong thực tế doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp trích khấu hao khác nhau, tuy nhiên tại Việt Nam các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng cơ chế tài chính ban hành Theo Quyết định số 206/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính gồm có 3 phương pháp khấu hao: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng; phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh và phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm.
Hàng tháng, căn cứ vào thẻ TSCĐ và các chứng từ có liên quan kế toán tiến hành trích khấu hao để phân bổ cho các đối tượng sử dụng Mức khấu hao trích hàng tháng được xác định theo công thức:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 10
Tổng quan về Công ty Cổ phần LILAMA 10
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần LILAMA 10 tiền thân là Xí nghiệp liên hiệp Lắp máy số 1 Hà Nội, thành lập tháng 12/1960 thuộc Công ty lắp máy, ngày 25/01/1983 chuyển thành Xí nghiệp liên hợp Lắp máy 10 theo quyết định số 101/BXD-TCCB thuộc liên hiệp các xí nghiệp lắp máy (nay là Tổng công ty Lắp máy Việt Nam).
Tháng 1/1996, Xí nghiệp liên hiệp Lắp máy 10 được đổi tên thành Công ty Lắp máy và Xây dựng số 10 theo quyết định số 05/BXD-TCLD ngày 12/01/1996 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng Đây là Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty Lắp máy Việt Nam.
Trong tháng 1 năm 2007, Công ty Lắp máy và Xây dựng số 10 chính thức chuyển hình thức sở hữu, từ Doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần, đăng ký kinh doanh theo Luật doanh nghiệp, được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty Cổ phần số 0103015215 ngày 29/12/2006 Một số thông tin chính về Công ty: Tên Công ty: Công ty Cổ phần LILAMA 10
Trụ sở chính: Số nhà 989 đường Giải Phóng, phường Giáp Bát, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội. Điện thoại: (+84) 04.8649584 Fax: (+84) 04.8649581
Email: info@lilama10.com/lilama10ktkt@vnn.vn
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần LILAMA 10 theo phương thức tổ chức trực tuyến - chức năng Kiểu cơ cấu tổ chức này vừa phát huy năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần LILAMA 10 gồm có: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, các phòng ban và các xí nghiệp trực thuộc, Nhà máy, ban quản lý dự án, văn phòng đại diện, các đội công trình Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của các thành phần trong bộ máy tổ chức quản lý như sau: Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết hoặc người được cổ đông có quyền biểu quyết uỷ quyền.
Hội đồng quản trị: Số thành viên Hội đồng Quản trị (HĐQT) của
Công ty gồm 05 thành viên HĐQT là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty, trừ những thẩm quyền thuộc ĐHĐCĐ.
Ban Kiểm soát: Ban Kiểm soát (BKS) do ĐHĐCĐ bầu ra gồm 03 thành viên để thực hiện giám sát HĐQT, Tổng Giám đốc Công ty trong việc quản lý và điều hành Công ty.
Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước HĐQT và ĐHĐCĐ về điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Các phòng ban và các Xí nghiệp trực thuộc, Nhà máy, Ban quản lý dự án, Văn phòng đại diện, các đội công trình
Nhóm này trực tiếp tiến hành các nghiệp vụ kinh doanh của Công ty.Các phòng nghiệp vụ gồm có các Trưởng, Phó trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của phòng và dưới sự chỉ đạo của Ban TổngGiám đốc.
Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban chức năng như sau:
- Phòng Kinh tế - Kỹ thuật: Phòng Kinh tế - Kỹ thuật có nhiệm vụ lập Dự án tổ chức thi công và bố trí lực lượng cán bộ kỹ thuật cho từng công trình; bóc tách khối lượng thi công, lập tiến độ, biện pháp thi công cho các hạng mục công trình
- Phòng Đầu tư Dự án: Phòng Đầu tư dự án là phòng tham mưu cho Ban Giám đốc triển khai các hoạt động kinh doanh, trực tiếp giao dịch, quan hệ, đàm phán với các chủ dự án để tiến hành các công việc lập định mức, đơn giá dự toán các công trình
- Phòng Tài chính - Kế toán: Phòng Tài chính - Kế toán là bộ phận tham mưu cho Ban Giám đốc về quản lý công tác tài chính kế toán, thống kê theo chế độ hiện hành của Nhà nước Phòng Tài chính - Kế toán có trách nhiệm ghi chép, phản ánh, tính toán các số liệu về tình hình luân chuyển vật tư, tài sản, tiền vốn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị; giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị, thu chi tài chính, thanh toán tiền vốn
- Phòng Tổ chức lao động: Phòng Tổ chức lao động có nhiệm vụ nghiên cứu, lập phương án tổ chức bộ máy quản lý, sản xuất; tổ chức tuyển dụng và đào tạo cán bộ, công nhân
- Phòng Hành chính - Y tế: Phòng Hành chính – Y tế có nhiệm vụ quản lý con dấu, văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng; nắm bắt tình hình sức khoẻ của cán bộ công nhân viên.
- Phòng Vật tư thiết bị: Phòng Vật tư thiết bị chịu trách nhiệm về giao nhận và quyết toán các thiết bị chính, quản lý, mua sắm vật liệu,phương tiện và các công cụ, dụng cụ cung cấp cho các đơn vị trong Công ty thi công các công trình.
TRUNG TÂM TƯVẤN THIẾT KẾ
NHÀ MÁY CHẾ TẠO THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN PLEIKU
Sơ đồ 2.1 : Bộ máy quản lý và tổ chức Công ty Cổ phần LILAMA 10 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH THUỶ ĐIỆN
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KỸ THUẬT
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần
2.3.1 Tại bộ phận sử dụng
Tại bộ phận, xí nghiệp, đơn vị thành viên nơi sử dụng TSCĐHH sẽ có một bộ phận theo dõi tình hình biến động về TSCĐHH Tại đó, nếu muốn mua TSCĐHH phải có sự uỷ quyền của Ban Giám đốc Công ty Tại các bộ phận, xí nghiệp, đơn vị thành viên phải sử dụng sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng theo dõi tình hình biến động TSCĐHH do các tổ, đội công trình quản lý, sử dụng Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu: Số hiệu, ngày tháng chứng từ của nghiệp vụ về TSCĐHH phát sinh, tên, nhãn hiệu, quy cách TSCĐHH, số lượng, đơn giá, thành tiền của TSCĐHH tăng hoặc giảm Mỗi đơn vị sử dụng phải mở một sổ riêng, trong đó ghi tăng, giảm TSCĐHH căn cứ vào các chứng từ tăng giảm TSCĐHH theo thứ tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ
Ví dụ: Ngày 16 tháng 10 năm 2007, đội thi công công trình Nhà máy thuỷ điện Nậm Công nhận bàn giao một máy hàn tự động Mỹ Lincon DC
1000, kế toán ghi sổ chi tiết TSCĐ như sau:
Biểu 2.3: Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng
Ghi tăng tài sản cố định Ghi giảm tài sản cố định
Ghi Chứng từ Tên, nhãn chú hiệu, quy cách TSCĐ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Lý do Số lượng Thành
SH NT SH NT tiền
Máy hàn tự động Mỹ
Cuối mỗi tháng, bộ phận kế toán tại các xí nghiệp, đơn vị sẽ tập hợp các chứng từ, tài liệu có liên quan đến sự biến động TSCĐHH, tình hình sử dụng TSCĐHH và gửi lên phòng Tài chính - Kế toán Căn cứ vào các chứng từ đó, phòng Tài chính - Kế toán sẽ tập hợp số liệu, trích và phân bổ khấu hao cho từng công trình, bộ phận sử dụng.
2.3.2 Tại phòng Tài chính - Kế toán
Phòng Tài chính - Kế toán phối hợp với Ban quản lý máy để quản lý TSCĐHH Ban quản lý máy tổ chức kiểm tra tình trạng kỹ thuật, năng lực hoạt động của TSCĐHH, nghiệm thu và lập biên bản bàn giao đưa vào sử dụng, hồ sơ tăng giảm TSCĐHH Sau đó gửi các chứng từ liên quan về phòng Tài chính - Kế toán Phòng Tài chính - Kế toán tiến hành sao chép cho mỗi đối tượng một bản để lưu vào hồ sơ tài sản riêng và giữ lại bản gốc để làm căn cứ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp Sau đó phòng Tài chính - Kế toán tiến hành đánh số TSCĐHH để theo dõi, quản lý Số hiệu TSCĐHH được mã hoá theo từng loại TSCĐ kết hợp với nguồn hình thành và theo thứ tự thời gian đưa vào sử dụng
Phòng Tài chính - Kế toán sử dụng các sổ sau để thực hiện công tác kế toán chi tiết TSCĐHH: sổ theo dõi TSCĐ, sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ và sổ tổng hợp TSCĐ Sổ tổng hợp TSCĐ được lập cho toàn bộ TSCĐ ở Công ty phân theo nguồn hình thành và chi tiết cho từng nhóm loại Mỗi TSCĐHH được lập một thẻ TSCĐ để theo dõi Thẻ TSCĐ được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ của Công ty Trong suốt quá trình sử dụng thẻ TSCĐ được lưu giữ tại phòng Tài chính - Kế toán Căn cứ để lập thẻ TSCĐ là biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản nghiệm thu TSCĐ và một số tài liệu liên quan khác
Ví dụ: Ngày 18 tháng 4 năm 2007 Công ty đưa xe ôtô chở khách Transinco K51C do Việt Nam sản xuất, trị giá 457.142.857 đồng bàn giao cho đội cơ giới sử dụng, kế toán lập thẻ TSCĐ như sau:
Biểu 2.4: Thẻ tài sản cố định
Công ty Cổ phần LILAMA 10 Mẫu số 02 - TSCĐ
Bộ phận: Phòng Tài chính – Kế toán Ban hành theo QĐ số 1864/1998/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 989 đờng Giải Phóng Hà Nội Ngày 16 tháng 12 năm 1998
Thẻ tài sản cố định
Kế toán trởng ( Ký, Họ Tên)
Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ số , Ngày 06 tháng 04 năm 2007 Tên, ký mã hiệu, quy cách (Cấp hạng TSCĐ ): Xe ôtô khách TRANSINCO K51C
Nớc sản xuất ( Xây dựng): Việt Nam Năm sản xuất : 2007
Bộ phận quản lý, sử dụng: Đội cơ giới Năm đa vào sử dụng: 2007
Công suất thiết kế : 51 chỗ ngồi Đình chỉ sử dụng TSCĐ: Ngày tháng năm
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn
Tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị
Phụ tùng, dụng cụ kèm theo:
TT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lợng Giá trị Đầy đủ dụng cụ đồ nghề tiêu chuẩn kèm theo xe
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số: ngày tháng năm
Hằng năm, kế toán ghi năm sử dụng, giá trị hao mòn và cộng dồn giá trị hao mòn TSCĐ vào thẻ TSCĐ cho đến khi trích khấu hao hết.
Trường hợp TSCĐHH giảm phòng Tài chính - Kế toán sẽ tiến hành huỷ thẻ TSCĐ Tuy đã sử dụng phần mềm kế toán có theo dõi chi tiết về TSCĐ nhưng hiện nay Công ty vẫn chủ yếu theo dõi TSCĐHH bằng phương pháp thủ công.
2.4 Kế toán tổng hợp tình hình biến động tăng, giảm tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần LILAMA 10
2.4.1 Kế toán biến động tăng tài sản cố định hữu hình
TSCĐHH của Công ty Cổ phần LILAMA 10 tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như: tăng do mua sắm, tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành và tăng do đánh giá lại.
2.4.1.1 TSCĐHH tăng do mua sắm
Trường hợp Công ty mua sắm các TSCĐHH có giá trị lớn thì phải sử dụng các chứng từ sau đây: Dự án mua sắm TSCĐHH; Tờ trình xin phê duyệt dự án mua sắm TSCĐHH của phòng Đầu tư - dự án; Tờ trình xin phê duyệt dự án mua sắm TSCĐHH của Tổng Giám đốc trình HĐQT; Quyết định phê duyệt dự án mua sắm TSCĐHH của Chủ tịch HĐQT; Quyết định thành lập tổ mở và chấm thầu của Tổng Giám đốc; Biên bản mở hồ sơ chào hàng; Tờ trình phê duyệt hồ sơ chào hàng cạnh tranh; Biên bản họp xét chọn nhà thầu; Báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu; Tờ trình về việc phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh; Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của HĐQT; Thông báo kết quả chào hàng cạnh tranh; Hợp đồng kinh tế; Biên bản bàn giao hồ sơ TSCĐHH; Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng TSCĐHH; Biên bản giao nhận TSCĐHH; Biên bản thanh lý hợp đồng; Hoá đơn GTGT; Tờ kê hạch toán.
Trường hợp mua sắm các TSCĐHH có giá trị nhỏ thì phòng Đầu tư - Dự án không phải lập dự án mà chỉ lập Tờ trình để trình lên Tổng Giám đốc và không phải mở thầu mà chỉ dựa vào các giấy báo giá của các đơn vị cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh, phòng Đầu tư dự án sẽ lập Dự án mua sắm TSCĐHH trình lên Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc sẽ phê duyệt và trình HĐQT Tổng công ty LILAMA Sau khi được sự phê duyệt kèm theo quyết định phê duyệt của HĐQT Tổng công ty LILAMA, Tổng giám đốc thành lập tổ mở và chấm thầu về gói thầu cung cấp TSCĐHH Nhà thầu trúng thầu là nhà thầu cung cấp
TSCĐHH có chất lượng tốt và giá cạnh tranh nhất Tổ chấm thầu trình kết quả chấm thầu lên Tổng giám đốc, nếu được Tổng giám đốc phê duyệt sẽ tiến hành ký hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp trúng thầu Khi nhà cung cấp giao TSCĐHH, tổ nghiệm thu tiến hành nghiệm thu nếu TSCĐHH đảm bảo các yêu cầu trong hợp đồng thì tiến hành lập biên bản nghiệm thu bàn giao và biên bản giao nhận hồ sơ TSCĐHH Bên bán viết hoá đơn GTGT cho Công ty và 2 bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng khi hợp đồng được thực hiện xong Sau khi nhận TSCĐHH và bàn giao cho bộ phận sử dụng, căn cứ vào Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng và Hoá đơn GTGT, phòng Tài chính - Kế toán lập Tờ kê hạch toán định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các chứng từ được đính với nhau thành một bộ hồ sơ TSCĐHH Kế toán dựa vào bộ hồ sơ này tiến hành ghi sổ, sau khi ghi sổ kế toán lưu trữ và bảo quản bộ hồ sơ theo quy định hiện hành.
Kế toán tổng hợp tăng TSCĐHH do mua sắm sử dụng các tài khoản sau:
TK 211, TK 331 và các TK có liên quan khác.
Các sổ sử dụng trong trường hợp tăng TSCĐHH do mua sắm bao gồm:
Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 211 và Sổ Cái các TK có liên quan.
Ví dụ: Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Công ty Cổ phần LILAMA 10 mua
01 xe Ôtô khách nhãn hiệu Hoàng Trà của Công ty TNHH Hoàng Trà, giá mua chưa thuế GTGT: 357.142.857 đồng, thuế GTGT 5%, tổng giá thanh toán là 375.000.000 đồng Công ty đã thanh toán cho Công ty TNHH Hoàng Trà bằng chuyển khoản Tổ nghiệm thu tiến hành nghiệm thu, chạy thử đảm bảo các thông số kỹ thuật của xe đúng theo thiết kế, đủ điền kiện đưa vào sử dụng.
Căn cứ vào các chứng từ: Hồ sơ mua sắm TSCĐHH, Hợp đồng kinh tế(phụ lục 01), Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng (phụ lục 02),
Biên bản bàn giao cho bộ phận sử dụng (phụ lục 03), Hoá đơn GTGT (biểu 2.5, trang 40), kế toán định khoản như sau:
Có TK 331: 375.000.000 Nhận bàn giao ôtô, Ban quản lý máy tiến hành nộp phí trước bạ tại Chi cục thuế Thành phố Hà Nội và đăng ký biển kiểm soát tại Công an quận Hoàng Mai.
Số phí trước bạ phải nộp là 7.500.000 đồng, kế toán định khoản như sau:
Có TK 1111: 7.500.000 Chi phí làm thủ tục đăng ký xe hết 19.200.000 đồng, kế toán định khoản như sau:
Biểu 2.5: Hoá đơn giá trị gia tăng
Khi định khoản xong, kế toán tiến hành ghi vào Sổ Nhật ký chung:
Biểu 2.6: Sổ Nhật ký chung
CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 10
989 Đường Giải Phóng - Quận Hoàng Mai – Hà Nội
Số trang trước chuyển sang 2.589.662.249 2.589.662.249
Mua ôtô khách Hoàng trà Thuế GTGT 5%
01/03 UN 1142 Thanh toán cho Công ty TNHH
Hoàng Trà (ĐTPT Nam Hà Nội)
04/03 PC 1121 Ô.Vinh TT lệ phí trước bạ xe khách
05/03 PC 1128 Ô.Vinh TT thủ tục đăng ký xe khách Hoàng Trà
Cộng chuyển sang trang sau 4.095.376.588 4.095.376.588
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Dựa vào Sổ Nhật ký chung kế toán tiến hành vào Sổ Cái tài khoản 211 như sau:
Biểu 2.7: Sổ Cái tài khoản 211
CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 10
989 Đường Giải Phóng - Quận Hoàng Mai – Hà Nội
Tài khoản: 211 – Tài sản cố định hữu hình
Số dư nợ đầu kỳ: 85.655.927.221
Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
Mua ôtô khách Hoàng trà
PC 1121 Ô.Vinh TT lệ phí trước bạ xe khách Hoàng Trà 11111 7.500.000
PC 1128 Ô.Vinh TT thủ tục đăng ký xe khách Hoàng Trà 11111 19.200.000
Số dư nợ cuối kỳ:
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.4.1.2 TSCĐHH tăng do công trình đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành
Tại bộ phận sử dụng
Tại bộ phận, xí nghiệp, đơn vị thành viên nơi sử dụng TSCĐHH sẽ có một bộ phận theo dõi tình hình biến động về TSCĐHH Tại đó, nếu muốn mua TSCĐHH phải có sự uỷ quyền của Ban Giám đốc Công ty Tại các bộ phận, xí nghiệp, đơn vị thành viên phải sử dụng sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng theo dõi tình hình biến động TSCĐHH do các tổ, đội công trình quản lý, sử dụng Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu: Số hiệu, ngày tháng chứng từ của nghiệp vụ về TSCĐHH phát sinh, tên, nhãn hiệu, quy cách TSCĐHH, số lượng, đơn giá, thành tiền của TSCĐHH tăng hoặc giảm Mỗi đơn vị sử dụng phải mở một sổ riêng, trong đó ghi tăng, giảm TSCĐHH căn cứ vào các chứng từ tăng giảm TSCĐHH theo thứ tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ
Ví dụ: Ngày 16 tháng 10 năm 2007, đội thi công công trình Nhà máy thuỷ điện Nậm Công nhận bàn giao một máy hàn tự động Mỹ Lincon DC
1000, kế toán ghi sổ chi tiết TSCĐ như sau:
Biểu 2.3: Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng
Ghi tăng tài sản cố định Ghi giảm tài sản cố định
Ghi Chứng từ Tên, nhãn chú hiệu, quy cách TSCĐ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Lý do Số lượng Thành
SH NT SH NT tiền
Máy hàn tự động Mỹ
Cuối mỗi tháng, bộ phận kế toán tại các xí nghiệp, đơn vị sẽ tập hợp các chứng từ, tài liệu có liên quan đến sự biến động TSCĐHH, tình hình sử dụng TSCĐHH và gửi lên phòng Tài chính - Kế toán Căn cứ vào các chứng từ đó, phòng Tài chính - Kế toán sẽ tập hợp số liệu, trích và phân bổ khấu hao cho từng công trình, bộ phận sử dụng.
Tại phòng Tài chính - Kế toán
Phòng Tài chính - Kế toán phối hợp với Ban quản lý máy để quản lý TSCĐHH Ban quản lý máy tổ chức kiểm tra tình trạng kỹ thuật, năng lực hoạt động của TSCĐHH, nghiệm thu và lập biên bản bàn giao đưa vào sử dụng, hồ sơ tăng giảm TSCĐHH Sau đó gửi các chứng từ liên quan về phòng Tài chính - Kế toán Phòng Tài chính - Kế toán tiến hành sao chép cho mỗi đối tượng một bản để lưu vào hồ sơ tài sản riêng và giữ lại bản gốc để làm căn cứ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp Sau đó phòng Tài chính - Kế toán tiến hành đánh số TSCĐHH để theo dõi, quản lý Số hiệu TSCĐHH được mã hoá theo từng loại TSCĐ kết hợp với nguồn hình thành và theo thứ tự thời gian đưa vào sử dụng
Phòng Tài chính - Kế toán sử dụng các sổ sau để thực hiện công tác kế toán chi tiết TSCĐHH: sổ theo dõi TSCĐ, sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ và sổ tổng hợp TSCĐ Sổ tổng hợp TSCĐ được lập cho toàn bộ TSCĐ ở Công ty phân theo nguồn hình thành và chi tiết cho từng nhóm loại Mỗi TSCĐHH được lập một thẻ TSCĐ để theo dõi Thẻ TSCĐ được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ của Công ty Trong suốt quá trình sử dụng thẻ TSCĐ được lưu giữ tại phòng Tài chính - Kế toán Căn cứ để lập thẻ TSCĐ là biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản nghiệm thu TSCĐ và một số tài liệu liên quan khác
Ví dụ: Ngày 18 tháng 4 năm 2007 Công ty đưa xe ôtô chở khách Transinco K51C do Việt Nam sản xuất, trị giá 457.142.857 đồng bàn giao cho đội cơ giới sử dụng, kế toán lập thẻ TSCĐ như sau:
Biểu 2.4: Thẻ tài sản cố định
Công ty Cổ phần LILAMA 10 Mẫu số 02 - TSCĐ
Bộ phận: Phòng Tài chính – Kế toán Ban hành theo QĐ số 1864/1998/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 989 đờng Giải Phóng Hà Nội Ngày 16 tháng 12 năm 1998
Thẻ tài sản cố định
Kế toán trởng ( Ký, Họ Tên)
Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ số , Ngày 06 tháng 04 năm 2007 Tên, ký mã hiệu, quy cách (Cấp hạng TSCĐ ): Xe ôtô khách TRANSINCO K51C
Nớc sản xuất ( Xây dựng): Việt Nam Năm sản xuất : 2007
Bộ phận quản lý, sử dụng: Đội cơ giới Năm đa vào sử dụng: 2007
Công suất thiết kế : 51 chỗ ngồi Đình chỉ sử dụng TSCĐ: Ngày tháng năm
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn
Tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị
Phụ tùng, dụng cụ kèm theo:
TT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lợng Giá trị Đầy đủ dụng cụ đồ nghề tiêu chuẩn kèm theo xe
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số: ngày tháng năm
Hằng năm, kế toán ghi năm sử dụng, giá trị hao mòn và cộng dồn giá trị hao mòn TSCĐ vào thẻ TSCĐ cho đến khi trích khấu hao hết.
Trường hợp TSCĐHH giảm phòng Tài chính - Kế toán sẽ tiến hành huỷ thẻ TSCĐ Tuy đã sử dụng phần mềm kế toán có theo dõi chi tiết vềTSCĐ nhưng hiện nay Công ty vẫn chủ yếu theo dõi TSCĐHH bằng phương pháp thủ công.
Kế toán tổng hợp tình hình biến động tăng, giảm tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần LILAMA 10
2.4.1 Kế toán biến động tăng tài sản cố định hữu hình
TSCĐHH của Công ty Cổ phần LILAMA 10 tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như: tăng do mua sắm, tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành và tăng do đánh giá lại.
2.4.1.1 TSCĐHH tăng do mua sắm
Trường hợp Công ty mua sắm các TSCĐHH có giá trị lớn thì phải sử dụng các chứng từ sau đây: Dự án mua sắm TSCĐHH; Tờ trình xin phê duyệt dự án mua sắm TSCĐHH của phòng Đầu tư - dự án; Tờ trình xin phê duyệt dự án mua sắm TSCĐHH của Tổng Giám đốc trình HĐQT; Quyết định phê duyệt dự án mua sắm TSCĐHH của Chủ tịch HĐQT; Quyết định thành lập tổ mở và chấm thầu của Tổng Giám đốc; Biên bản mở hồ sơ chào hàng; Tờ trình phê duyệt hồ sơ chào hàng cạnh tranh; Biên bản họp xét chọn nhà thầu; Báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu; Tờ trình về việc phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh; Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của HĐQT; Thông báo kết quả chào hàng cạnh tranh; Hợp đồng kinh tế; Biên bản bàn giao hồ sơ TSCĐHH; Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng TSCĐHH; Biên bản giao nhận TSCĐHH; Biên bản thanh lý hợp đồng; Hoá đơn GTGT; Tờ kê hạch toán.
Trường hợp mua sắm các TSCĐHH có giá trị nhỏ thì phòng Đầu tư - Dự án không phải lập dự án mà chỉ lập Tờ trình để trình lên Tổng Giám đốc và không phải mở thầu mà chỉ dựa vào các giấy báo giá của các đơn vị cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh, phòng Đầu tư dự án sẽ lập Dự án mua sắm TSCĐHH trình lên Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc sẽ phê duyệt và trình HĐQT Tổng công ty LILAMA Sau khi được sự phê duyệt kèm theo quyết định phê duyệt của HĐQT Tổng công ty LILAMA, Tổng giám đốc thành lập tổ mở và chấm thầu về gói thầu cung cấp TSCĐHH Nhà thầu trúng thầu là nhà thầu cung cấp
TSCĐHH có chất lượng tốt và giá cạnh tranh nhất Tổ chấm thầu trình kết quả chấm thầu lên Tổng giám đốc, nếu được Tổng giám đốc phê duyệt sẽ tiến hành ký hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp trúng thầu Khi nhà cung cấp giao TSCĐHH, tổ nghiệm thu tiến hành nghiệm thu nếu TSCĐHH đảm bảo các yêu cầu trong hợp đồng thì tiến hành lập biên bản nghiệm thu bàn giao và biên bản giao nhận hồ sơ TSCĐHH Bên bán viết hoá đơn GTGT cho Công ty và 2 bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng khi hợp đồng được thực hiện xong Sau khi nhận TSCĐHH và bàn giao cho bộ phận sử dụng, căn cứ vào Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng và Hoá đơn GTGT, phòng Tài chính - Kế toán lập Tờ kê hạch toán định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các chứng từ được đính với nhau thành một bộ hồ sơ TSCĐHH Kế toán dựa vào bộ hồ sơ này tiến hành ghi sổ, sau khi ghi sổ kế toán lưu trữ và bảo quản bộ hồ sơ theo quy định hiện hành.
Kế toán tổng hợp tăng TSCĐHH do mua sắm sử dụng các tài khoản sau:
TK 211, TK 331 và các TK có liên quan khác.
Các sổ sử dụng trong trường hợp tăng TSCĐHH do mua sắm bao gồm:
Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 211 và Sổ Cái các TK có liên quan.
Ví dụ: Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Công ty Cổ phần LILAMA 10 mua
01 xe Ôtô khách nhãn hiệu Hoàng Trà của Công ty TNHH Hoàng Trà, giá mua chưa thuế GTGT: 357.142.857 đồng, thuế GTGT 5%, tổng giá thanh toán là 375.000.000 đồng Công ty đã thanh toán cho Công ty TNHH Hoàng Trà bằng chuyển khoản Tổ nghiệm thu tiến hành nghiệm thu, chạy thử đảm bảo các thông số kỹ thuật của xe đúng theo thiết kế, đủ điền kiện đưa vào sử dụng.
Căn cứ vào các chứng từ: Hồ sơ mua sắm TSCĐHH, Hợp đồng kinh tế(phụ lục 01), Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng (phụ lục 02),
Biên bản bàn giao cho bộ phận sử dụng (phụ lục 03), Hoá đơn GTGT (biểu 2.5, trang 40), kế toán định khoản như sau:
Có TK 331: 375.000.000 Nhận bàn giao ôtô, Ban quản lý máy tiến hành nộp phí trước bạ tại Chi cục thuế Thành phố Hà Nội và đăng ký biển kiểm soát tại Công an quận Hoàng Mai.
Số phí trước bạ phải nộp là 7.500.000 đồng, kế toán định khoản như sau:
Có TK 1111: 7.500.000 Chi phí làm thủ tục đăng ký xe hết 19.200.000 đồng, kế toán định khoản như sau:
Biểu 2.5: Hoá đơn giá trị gia tăng
Khi định khoản xong, kế toán tiến hành ghi vào Sổ Nhật ký chung:
Biểu 2.6: Sổ Nhật ký chung
CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 10
989 Đường Giải Phóng - Quận Hoàng Mai – Hà Nội
Số trang trước chuyển sang 2.589.662.249 2.589.662.249
Mua ôtô khách Hoàng trà Thuế GTGT 5%
01/03 UN 1142 Thanh toán cho Công ty TNHH
Hoàng Trà (ĐTPT Nam Hà Nội)
04/03 PC 1121 Ô.Vinh TT lệ phí trước bạ xe khách
05/03 PC 1128 Ô.Vinh TT thủ tục đăng ký xe khách Hoàng Trà
Cộng chuyển sang trang sau 4.095.376.588 4.095.376.588
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Dựa vào Sổ Nhật ký chung kế toán tiến hành vào Sổ Cái tài khoản 211 như sau:
Biểu 2.7: Sổ Cái tài khoản 211
CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 10
989 Đường Giải Phóng - Quận Hoàng Mai – Hà Nội
Tài khoản: 211 – Tài sản cố định hữu hình
Số dư nợ đầu kỳ: 85.655.927.221
Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
Mua ôtô khách Hoàng trà
PC 1121 Ô.Vinh TT lệ phí trước bạ xe khách Hoàng Trà 11111 7.500.000
PC 1128 Ô.Vinh TT thủ tục đăng ký xe khách Hoàng Trà 11111 19.200.000
Số dư nợ cuối kỳ:
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.4.1.2 TSCĐHH tăng do công trình đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành
TSCĐHH tăng do xây dựng cơ bản ở Công ty chủ yếu là nhà xưởng phục vụ sản xuất và thi công Các chứng từ kế toán sử dụng trong trường hợp này bao gồm: Dự án đầu tư; Tờ trình xin phê duyệt dự án; Quyết định phê duyệt dự án; Hồ sơ thiết kế, bản vẽ thi công cùng với các tài liệu chỉ dẫn kỹ thuật kèm theo; Biên bản nghiệm thu kỹ thuật tổng thể công trình; Biên bản nghiệm thu khối lượng đã hoàn thành; Biên bản bàn giao; Biên bản quyết toán công trình; Tờ kê hạch toán.
Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Căn cứ vào nhu cầu hoạt động sản xuất, kinh doanh phòng Đầu tư - Dự án lập dự án xây dựng nhà xưởng trình lên Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc duyệt và trình lên HĐQT.Sau khi được sự phê duyệt của HĐQT, Tổng Giám đốc ký quyết định thành lập đội công trình thực hiện dự án Công trình thi công hoàn thành Công ty tiến hành nghiệm thu Các nội dung nghiệm thu bao gồm: kiểm tra các kết quả thử nghiệm, đo lường để xác định khối lượng và chất lượng của vật liệu, cấu kiện xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình; sự phù hợp của công việc xây dựng với thiết kế tiêu chuẩn xây dựng và thiết kế kỹ thuật Sau khi nghiệm thu, tổ nghiệm thu tiến hành lập biên bản nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, lập biên bản bàn giao cho đội công trình sử dụng phục vụ thi công và lập biên bản quyết toán công trình. Toàn bộ các chứng từ liên quan được tập trung tại phòng Tài chính - Kế toán. Phòng Tài chính - Kế toán lập tờ kê hạch toán, ghi sổ và lưu các chứng từ theo quy định hiện hành.
Kế toán tổng hợp TSCĐHH tăng do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành sử dụng các tài khoản sau: TK 241 (2412), TK 211 và các tài khoản có liên quan.
Các sổ sử dụng trong trường hợp này gồm có: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 241, Sổ Cái TK 211
Ví dụ: Ngày 15 tháng 7 năm 2007 Công ty xây dựng xong nhà xưởng CNC tại nhà máy chế tạo thiết bị kết cấu thép - đơn vị thành viên của Công ty (công trình khởi công từ tháng 2 năm 2007) với giá trị quyết toán là 298.822.034 đồng Sau khi tiến hành nghiệm thu, tổ nghiệm thu lập biên bản nghiệm thu (phụ lục 04) và bàn giao đưa vào sử dụng Các chứng từ liên quan được gửi về phòng Tài chính - Kế toán.
Biểu 2.8: Quyết toán nhà xưởng CNC quyết toán nhà xởng CNC
TT Nội dung Đơn vị Khối lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
2 Máy trộn bê tông ca 5 77388 386 940
Sau khi kiểm tra các chứng từ liên quan kế toán định khoản như sau:
- Kết chuyển xây dựng cơ bản dở dang nhà CNC lên TSCĐHH:
- Kết chuyển nguồn hình thành TCSĐHH:
Có TK 411: 298.822.034 Sau khi định khoản kế toán tiến hành ghi vào Sổ Nhật ký chung và vào
Sổ Cái tài khoản 211, tài khoản 241 tương tự như trường hợp TSCĐHH tăng do mua sắm.
2.4.1.3 TSCĐHH tăng do đánh giá lại
Chứng từ sử dụng trong trường hợp này gồm có: Quyết định thành lập tổ đánh giá lại TSCĐHH; Quyết định đánh giá lại TSCĐHH; Biên bản đánh giá lại TSCĐHH.
Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Khi có nhu cầu đánh giá lại TSCĐHH, Tổng giám đốc ký quyết định thành lập tổ đánh giá lại TSCĐHH và trình lên HĐQT Tổ đánh giá lại TSCĐHH bao gồm: Tổng Giám đốc, Phó tổng Giám đốc, Trưởng Ban quản lý máy, Kế toán trưởng, Kế toán tài sản cố định Khi có quyết định đánh giá lại TSCĐHH, tổ đánh giá lại tiến hành đánh giá tài sản dựa theo các chỉ tiêu: nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị thực tế của tài sản tương đương trên thị trường Sau khi được sự nhất trí của toàn bộ thành viên trong tổ đánh giá lại TSCĐ, tổ sẽ lập biên bản đánh giá lại TCSĐ nêu rõ nguyên giá, giá trị còn lại theo sổ sách và giá thực tế sau khi đánh giá lại Toàn bộ chứng từ liên quan được tập hợp về phòng Tài chính - Kế toán. Phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ tiến hành ghi sổ và bảo quản chứng từ theo quy định.
Tài khoản sử dụng trong trường hợp đánh giá lại TSCĐHH: TK 211,
Các sổ sử dụng bao gồm Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 211, Sổ Cái TK 412.
Ví dụ: Ngày 25 tháng 01 năm 2006, để chuẩn bị cho công tác cổ phần hoá, Công ty tiến hành đánh giá lại một số TSCĐ trong đó có Contener KH
12 tại Nhà máy xi măng Bút Sơn Theo thẻ TSCĐ, nguyên giá 10.000.000 đồng, giá trị còn lại 0 đồng Theo biên bản đánh giá lại thì giá trị còn lại là 2.056.000 đồng
Biểu 2.9: Biên bản xác định giá trị TSCĐ
Tổng công ty Lắp máy Việt Nam Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Nam ã hội chủ nghĩa Việt Nam
Công ty lắp máy và xây dựng số 10 Độc lập tự do hạnh phúc
Hà nội … tháng … năm 2006 tháng … tháng … năm 2006 năm 2006
Biên bản xác định giá trị TSCĐ
- Căn cứ Nghị định 187/2004/CP của Chính phủ về việc chuyển Nhà nớc thành Công ty cổ phần
- Thực hiện hợp đồng số Ngày giữa Công ty Kiểm toán Thăng Long và Công ty Lắp máy và XD số 10
Chúng tôi gồm: Đại diện cơ quan định giá: Công ty Kiểm toán Thăng Long
1 Ông: Vũ Thành Lê – Kiểm toán viên
2 Bà: Đại diện cơ quan định giá: Công ty Lắp máy và XD số 10
1 Ông Trần Đình Đại – Giám đốc
2 Ông Lê Đức Vinh – Tổ giúp việc cổ phần hoá
Cùng nhau đánh giá và xác định giá trị của các tài sản tại Công ty đến thời điểm31/12/2005.
Nguyên tắc định giá: Chỉ đánh giá những tài sản tiếp tục sau khi chuyển thành Công ty CP.
Theo các căn cứ, nguyên tắc nêu trên, giá trị tài sản đợc xác định nh sau:
I Thiết bị dụng cụ quản lý:
- Địa điểm :Phòng Hành chính – Y tế.
- Giá trị theo sổ sách: 102.672.818 đ
- Giá trị đánh giá lại: 85.000.000 đ
II Các tài sản cđ khác:
-Nớc sản xuất : Việt Nam
- Giá trị theo sổ sách: 10.000.000 đ
- Giá trị đánh giá lại: 12.056.000 đ
Đại diện Doanh nghiệp Đại diện cơ quan định giá
CÔNG TY LẮP MÁY VÀ XÂY DỰNG SỐ 10 CÔNG TY KIỂM TOÁN THĂNG LONG
Dựa vào các chứng từ, kế toán định khoản như sau:
Có TK 412: 2.056.000 Sau đó, kế toán tiến hành vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản 211 tương tự như các trường hợp trên.
2.4.2 Kế toán biến động giảm tài sản cố định hữu hình
TSCĐHH tại Công ty Cổ phần LILAMA 10 giảm chủ yếu do các nguyên nhân như thanh lý và đánh giá lại.
2.4.2.1 TSCĐHH giảm do thanh lý
Kế toán khấu hao tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần
2.5.1 Kế toán chi tiết khấu hao tài sản cố định hữu hình
Hiện nay, Công ty Cổ phần LILAMA 10 đang áp dụng chế độ quản lý sử dụng và trích khấu hao TSCĐ theo quyết định số 206/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 12/12/2003 Việc xác định thời gian sử dụng của TSCĐHH tuân theo những tiêu chuẩn mà Quyết định này đưa ra như tuổi thọ kinh tế, tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ, hiện trạng của TSCĐ Công ty chỉ trích khấu hao các TSCĐHH tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, các TSCĐHH dùng cho mục đích phúc lợi và các TSCĐHH không cần dùng chờ thanh lý thì không trích khấu hao.
Khi đưa TSCĐHH vào sử dụng, kế toán phải đăng ký trích khấu hao TSCĐ với cơ quan thuế Bảng đăng ký khấu hao TSCĐ với cơ quan thuế như sau:
Biểu 2.11: Bảng đăng ký trích khấu hao TSCĐ
BẢNG ĐĂNG KÝ TRÍCH KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH NĂM 2007
Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cổ phần LILAMA 10 Địa chỉ: 989 đường Giải Phóng - quận Hoàng Mai – TP Hà Nội
Mã số thuế: 5400101273 Phòng kiểm tra 2
STT Tên tài sản cố định Nguyên giá
T.gian trích khấu hao(năm)
1 Máy cắt tự động 217.931.840 2.5 Đường thẳng
2 Máy tiện vạn năng 136.000.000 2.5 Đường thẳng
3 Tủ sấy que hàn 56.584.000 2.5 Đường thẳng
4 Cần trục thuỷ lực bánh xích 11.790.000.00
5 Máy hàn một chiều 6 mỏ VDM 48.000.000 3 Đường thẳng
6 Máy thuỷ bình AS2C 20.600.000 3 Đường thẳng
7 Máy tính xách tay 6501B 17.592.200 2.5 Đường thẳng
9 Lập biểu: Kế toán trưởng: Giám đốc: Đặng Thanh Tĩnh Đặng Văn Long Trần Đình Đại
Hằng tháng, căn cứ vào Nhật trình xe máy (phụ lục 07), Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiến hành lập bảng trích và phân bổ khấu hao cho các công trình, bộ phận sử dụng TSCĐ như sau:
Biểu 2.12: Bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ
BẢNG TRÍCH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
- Nguồn vốn ngân sách cấp: 153.527.569
Phân bổ cho các công trình:
Nợ TK 6424 Chi phí quản lý chung: 36.016.225
Có TK 2141 Hao mòn TSCĐ: 1.297.735.688
Kế toán trưởng: Người lập biểu:
2.5.2 Kế toán tổng hợp khấu hao tài sản cố định hữu hình
Chứng từ sử dụng trong kế toán tổng hợp khấu hao TSCĐHH là Bảng phân bổ khấu hao.
Tài khoản sử dụng trong kế toán tổng hợp khấu hao TSCĐHH là TK
Các sổ sử dụng trong kế toán tổng hợp khấu hao TSCĐHH gồm có: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 214, TK 627, TK 642.
Ví dụ: Ngày 31 tháng 12 năm 2007 kế toán tiến hành trích và phân bổ khấu hao TSCĐHH vào chi phí sản xuất, kinh doanh Dựa vào bảng trích và phân bổ khấu hao (biểu 2.14) kế toán vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 214 như sau:
Biểu 2.13: Sổ Nhật ký chung
CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 10
989 Đường Giải Phóng - Quận Hoàng Mai – Hà Nội
Số trang trước chuyển sang
31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 2141
31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 2141
35.469.887 31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007
31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 2141
31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 2141
Cộng chuyển sang trang sau
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.14: Sổ Cái tài khoản 214
CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 10
989 Đường Giải Phóng - Quận Hoàng Mai – Hà Nội
Tài khoản: 214– Hao mòn tài sản cố định
Số dư nợ đầu kỳ: 43.676.210.797
Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 627403 205.698.774 31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 627409 35.469.887 31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 627416 192.564.891 31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 627433 25.643.235 31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 627435 26.574.325
Số dư có cuối kỳ: 58.415.851.428
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.6 Kế toán sửa chữa tài sản cố định hữu hình
Công tác sửa chữa thường xuyên được tiến hành đối với những tài sản hỏng hóc, xuống cấp không nhiều, bảo dưỡng định kỳ máy móc Chi phí sửa chữa không lớn và được tính vào chi phí sản xuất trong kỳ Với những chi phí phát sinh khi sửa chữa thường xuyên được kế toán tập hợp vào chi phí trong kỳ theo từng bộ phận.
Các chứng từ sử dụng trong trường hợp sửa chữa TSCĐ: Biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật; Phiếu đề xuất sửa chữa bảo dưỡng; Biên bản nghiệm thu vật tư phụ tùng; Biên bản nghiệm thu sau sửa chữa bảo dưỡng; Hoá đơn GTGT.
Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: căn cứ vào tình trạng máy móc, bộ phận sử dụng lập Phiếu đề xuất, đề xuất với Ban quản lý máy xin sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị Ban quản lý máy cùng với bộ phận sử dụng lập Biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật của máy móc thiết bị trước khi sửa chữa và lập dự toán chi phí sửa chữa, dự trù các thiết bị vật tư cần cho sửa chữa trình lên Tổng Giám đốc duyệt Các vật tư, phụ tùng xuất để sửa máy phải được kiểm tra kỹ thuật trước khi dùng để sửa chữa Sau khi sửa chữa, Ban quản lý máy cùng với bộ phận sử dụng tiến hành nghiệm thu, lập biên bản nghiệm thu sau sửa chữa, bảo dưỡng Các hoá đơn GTGT về dịch vụ sửa chữa, mua phụ tùng thiết bị cùng với biên bản nghiệm thu được tập hợp gửi về phòng Tài chính - Kế toán Phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra các chứng từ trước ghi sổ kế toán và lưu giữ các chứng từ theo quy định.
Tài khoản sử dụng: TK 642, TK 627, TK 111 và các tài khoản khác có liên quan.
Các sổ sử dụng: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản có liên quan.
Ví dụ: Ngày 10 tháng 01 năm 2008, Ông Hoàng Văn Quyết ở Đội xe công trình Thuỷ điện Sêsan 4 lập Phiếu đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng xe ôtôMekong 04 chỗ biển kiểm soát 29H-8477 gửi Ban quản lý máy Ban quản lý máy kiểm tra và lập Biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật (phụ lục 08) và lập dự trù vật tư, phụ tùng sửa chữa (phụ lục 09) trình lên Tổng Giám đốc duyệt. Sau khi được duyệt, bộ phận sửa chữa mua vật tư, phụ tùng theo dự trù và tiến hành sửa chữa Khi sửa chữa hoàn thành, Ban quản lý máy tiến hành lập biên bản nghiệm thu kỹ thuật sau sửa chữa, bảo dưỡng (phụ lục 10) và đưa vào sử dụng Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng và các chứng từ khác có liên quan kế toán định khoản như sau:
Biểu 2.15: Hoá đơn bán hàng
Sau khi định khoản, kế toán vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các TK liên quan.
2.6.2 Sửa chữa lớn Đối với trường hợp sửa chữa lớn TSCĐHH thì chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ cũng giống như sửa chữa thường xuyên Do sửa chữa lớn có chi phí phát sinh lớn hơn nhiều so với sửa chữa thường xuyên nên chi phí sửa chữa được tập hợp và phân bổ cho nhiều kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán tổng hợp sửa chữa lớn TSCĐHH sử dụng TK 241 (2413) và các tài khoản khác có liên quan.
Các sổ sử dụng trong trường hợp này là Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản 241 và các Sổ Cái tài khoản có liên quan.
Ví dụ: Ngày 21 tháng 03 năm 2007 căn cứ vào đề nghị của lái xe cẩu
Vũ Ngọc Anh (Công trình thuỷ điện Sơn La), Ban quản lý máy kiểm tra và lập biên bản kiểm tra tình trạng trước khi sửa chữa xe cẩu KATO (phụ lục
11), lập dự toán kinh phí sửa chữa và trình lên Tổng Giám đốc Được sự phê duyệt của Tổng Giám đốc, tổ sửa chữa tiến hành sửa chữa Tổng chi phí sửa chữa là 69.424.000 đồng Sau khi sửa chữa xong, Ban quản lý máy tiến hành nghiệm thu và bàn giao xe cẩu Dựa vào biên bản bàn giao, bản quyết toán sửa chữa lớn và các hoá đơn, chứng từ khác có liên quan kế toán định khoản như sau:
Kế toán phân bổ chi phí sửa chữa này vào chi phí sản xuất chung trong
2 năm Định kỳ kế phân bổ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ này vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Kế toán vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các tài khoản có liên quan và lưu giữ các chứng từ theo quy định.
Biểu 2.16: Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
Kế toán chi tiết khấu hao tài sản cố định hữu hình
Hiện nay, Công ty Cổ phần LILAMA 10 đang áp dụng chế độ quản lý sử dụng và trích khấu hao TSCĐ theo quyết định số 206/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 12/12/2003 Việc xác định thời gian sử dụng của TSCĐHH tuân theo những tiêu chuẩn mà Quyết định này đưa ra như tuổi thọ kinh tế, tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ, hiện trạng của TSCĐ Công ty chỉ trích khấu hao các TSCĐHH tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, các TSCĐHH dùng cho mục đích phúc lợi và các TSCĐHH không cần dùng chờ thanh lý thì không trích khấu hao.
Khi đưa TSCĐHH vào sử dụng, kế toán phải đăng ký trích khấu hao TSCĐ với cơ quan thuế Bảng đăng ký khấu hao TSCĐ với cơ quan thuế như sau:
Biểu 2.11: Bảng đăng ký trích khấu hao TSCĐ
BẢNG ĐĂNG KÝ TRÍCH KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH NĂM 2007
Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cổ phần LILAMA 10 Địa chỉ: 989 đường Giải Phóng - quận Hoàng Mai – TP Hà Nội
Mã số thuế: 5400101273 Phòng kiểm tra 2
STT Tên tài sản cố định Nguyên giá
T.gian trích khấu hao(năm)
1 Máy cắt tự động 217.931.840 2.5 Đường thẳng
2 Máy tiện vạn năng 136.000.000 2.5 Đường thẳng
3 Tủ sấy que hàn 56.584.000 2.5 Đường thẳng
4 Cần trục thuỷ lực bánh xích 11.790.000.00
5 Máy hàn một chiều 6 mỏ VDM 48.000.000 3 Đường thẳng
6 Máy thuỷ bình AS2C 20.600.000 3 Đường thẳng
7 Máy tính xách tay 6501B 17.592.200 2.5 Đường thẳng
9 Lập biểu: Kế toán trưởng: Giám đốc: Đặng Thanh Tĩnh Đặng Văn Long Trần Đình Đại
Hằng tháng, căn cứ vào Nhật trình xe máy (phụ lục 07), Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiến hành lập bảng trích và phân bổ khấu hao cho các công trình, bộ phận sử dụng TSCĐ như sau:
Biểu 2.12: Bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ
BẢNG TRÍCH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
- Nguồn vốn ngân sách cấp: 153.527.569
Phân bổ cho các công trình:
Nợ TK 6424 Chi phí quản lý chung: 36.016.225
Có TK 2141 Hao mòn TSCĐ: 1.297.735.688
Kế toán trưởng: Người lập biểu:
Kế toán tổng hợp khấu hao tài sản cố định hữu hình
Chứng từ sử dụng trong kế toán tổng hợp khấu hao TSCĐHH là Bảng phân bổ khấu hao.
Tài khoản sử dụng trong kế toán tổng hợp khấu hao TSCĐHH là TK
Các sổ sử dụng trong kế toán tổng hợp khấu hao TSCĐHH gồm có: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 214, TK 627, TK 642.
Ví dụ: Ngày 31 tháng 12 năm 2007 kế toán tiến hành trích và phân bổ khấu hao TSCĐHH vào chi phí sản xuất, kinh doanh Dựa vào bảng trích và phân bổ khấu hao (biểu 2.14) kế toán vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 214 như sau:
Biểu 2.13: Sổ Nhật ký chung
CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 10
989 Đường Giải Phóng - Quận Hoàng Mai – Hà Nội
Số trang trước chuyển sang
31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 2141
31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 2141
35.469.887 31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007
31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 2141
31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 2141
Cộng chuyển sang trang sau
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.14: Sổ Cái tài khoản 214
CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 10
989 Đường Giải Phóng - Quận Hoàng Mai – Hà Nội
Tài khoản: 214– Hao mòn tài sản cố định
Số dư nợ đầu kỳ: 43.676.210.797
Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 627403 205.698.774 31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 627409 35.469.887 31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 627416 192.564.891 31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 627433 25.643.235 31/12 PKT 404 HT phân bổ KHTSCĐ tháng 12/2007 627435 26.574.325
Số dư có cuối kỳ: 58.415.851.428
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán sửa chữa tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần
Công tác sửa chữa thường xuyên được tiến hành đối với những tài sản hỏng hóc, xuống cấp không nhiều, bảo dưỡng định kỳ máy móc Chi phí sửa chữa không lớn và được tính vào chi phí sản xuất trong kỳ Với những chi phí phát sinh khi sửa chữa thường xuyên được kế toán tập hợp vào chi phí trong kỳ theo từng bộ phận.
Các chứng từ sử dụng trong trường hợp sửa chữa TSCĐ: Biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật; Phiếu đề xuất sửa chữa bảo dưỡng; Biên bản nghiệm thu vật tư phụ tùng; Biên bản nghiệm thu sau sửa chữa bảo dưỡng; Hoá đơn GTGT.
Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: căn cứ vào tình trạng máy móc, bộ phận sử dụng lập Phiếu đề xuất, đề xuất với Ban quản lý máy xin sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị Ban quản lý máy cùng với bộ phận sử dụng lập Biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật của máy móc thiết bị trước khi sửa chữa và lập dự toán chi phí sửa chữa, dự trù các thiết bị vật tư cần cho sửa chữa trình lên Tổng Giám đốc duyệt Các vật tư, phụ tùng xuất để sửa máy phải được kiểm tra kỹ thuật trước khi dùng để sửa chữa Sau khi sửa chữa, Ban quản lý máy cùng với bộ phận sử dụng tiến hành nghiệm thu, lập biên bản nghiệm thu sau sửa chữa, bảo dưỡng Các hoá đơn GTGT về dịch vụ sửa chữa, mua phụ tùng thiết bị cùng với biên bản nghiệm thu được tập hợp gửi về phòng Tài chính - Kế toán Phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra các chứng từ trước ghi sổ kế toán và lưu giữ các chứng từ theo quy định.
Tài khoản sử dụng: TK 642, TK 627, TK 111 và các tài khoản khác có liên quan.
Các sổ sử dụng: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản có liên quan.
Ví dụ: Ngày 10 tháng 01 năm 2008, Ông Hoàng Văn Quyết ở Đội xe công trình Thuỷ điện Sêsan 4 lập Phiếu đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng xe ôtôMekong 04 chỗ biển kiểm soát 29H-8477 gửi Ban quản lý máy Ban quản lý máy kiểm tra và lập Biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật (phụ lục 08) và lập dự trù vật tư, phụ tùng sửa chữa (phụ lục 09) trình lên Tổng Giám đốc duyệt. Sau khi được duyệt, bộ phận sửa chữa mua vật tư, phụ tùng theo dự trù và tiến hành sửa chữa Khi sửa chữa hoàn thành, Ban quản lý máy tiến hành lập biên bản nghiệm thu kỹ thuật sau sửa chữa, bảo dưỡng (phụ lục 10) và đưa vào sử dụng Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng và các chứng từ khác có liên quan kế toán định khoản như sau:
Biểu 2.15: Hoá đơn bán hàng
Sau khi định khoản, kế toán vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các TK liên quan.
2.6.2 Sửa chữa lớn Đối với trường hợp sửa chữa lớn TSCĐHH thì chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ cũng giống như sửa chữa thường xuyên Do sửa chữa lớn có chi phí phát sinh lớn hơn nhiều so với sửa chữa thường xuyên nên chi phí sửa chữa được tập hợp và phân bổ cho nhiều kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán tổng hợp sửa chữa lớn TSCĐHH sử dụng TK 241 (2413) và các tài khoản khác có liên quan.
Các sổ sử dụng trong trường hợp này là Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản 241 và các Sổ Cái tài khoản có liên quan.
Ví dụ: Ngày 21 tháng 03 năm 2007 căn cứ vào đề nghị của lái xe cẩu
Vũ Ngọc Anh (Công trình thuỷ điện Sơn La), Ban quản lý máy kiểm tra và lập biên bản kiểm tra tình trạng trước khi sửa chữa xe cẩu KATO (phụ lục
11), lập dự toán kinh phí sửa chữa và trình lên Tổng Giám đốc Được sự phê duyệt của Tổng Giám đốc, tổ sửa chữa tiến hành sửa chữa Tổng chi phí sửa chữa là 69.424.000 đồng Sau khi sửa chữa xong, Ban quản lý máy tiến hành nghiệm thu và bàn giao xe cẩu Dựa vào biên bản bàn giao, bản quyết toán sửa chữa lớn và các hoá đơn, chứng từ khác có liên quan kế toán định khoản như sau:
Kế toán phân bổ chi phí sửa chữa này vào chi phí sản xuất chung trong
2 năm Định kỳ kế phân bổ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ này vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Kế toán vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các tài khoản có liên quan và lưu giữ các chứng từ theo quy định.
Biểu 2.16: Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
Tổng công ty lắp máy việt nam (lilama corporation)
Công ty cổ phần lilama 10 (LILAMA 10,jsc) Địa chỉ : Số 989 giải phóng – Q.hoàng mai - hà nội Tel : 04.8.649.584 Fax: 04.8.649.581
Email : info@lilama10.comWebsite : www.lilama10.com.vn; www.lilama10.com
Hà Nội, Ngày 21 tháng 03 năm 2007
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ SỬA CHỮA LỚN HOÀN THÀNH
Số:……. Nợ: …… Có:…… Căn cứ vào quuyết định số 165 ngày 12 tháng 02 năm 2007 của Tổng giám đốc
Công ty Cổ phần LILAMA 10.
Chúng tôi gồm: Ông: Võ Minh Hoà Đại diện đơn vị sửa chữa. Ông: Vũ Duy Thêm Đại diện đơn vị có TSCĐ. Đã kiểm nhận việc sửa chữa TSCĐ như sau:
- Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ: Xe cẩu Katô 50 tấn
- Số hiệu: 0035384 Số thẻ TSCĐ: 124152
- Bộ phận sử dụng: Công trình Thuỷ điện Sơn La
- Thời gian sửa chữa từ ngày 01/03/2007 đến ngày 17/03/2007.
Các bộ phận sửa chữa gồm có:
Tên bộ phận sửa chữa Nội dung sửa chữa
Kết quả kiểm tra Động cơ - Lau dầu mỡ
Phần điện Thay ac quy 23.561.000 24.680.000 tốt
Phần cần cẩu - Thay cáp
Kết luận: Công việc sửa chữa đảm bảo đúng chất lượng và thực hiện theo đúng hợp đồng
(Ký, ghi rõ họ tên) ĐƠN VỊ NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên) ĐƠN VỊ GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên)
Phần 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 10
3.1 Đánh giá khái quát thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần LILAMA 10
3.1.1 Về tổ chức công tác kế toán
Phòng Tài chính - Kế toán có tất cả 9 người, với khối lượng công việc nhiều như Công ty Cổ phần LILAMA 10 thì đây chưa phải là nhiều nhưng có trình độ chuyên môn cao (hầu hết nhân viên kế toán đều có trình độ đại học). Đây là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng công tác kế toán Các nhân viên kế toán được phân giao nhiệm vụ từng phần hành kế toán cụ thể tạo cơ sở cho quá trình chuyên môn hoá công tác kế toán và giúp cho từng kế toán viên đi sâu, nâng cao trình độ nghiệp vụ của mình Ngoài ra Công ty luôn mời các chuyên gia, giảng viên, các Công ty tư vấn kế toán về giảng dạy các chuẩn mực kế toán mới ban hành, các thông tư hướng dẫn cũng như các quy chế tài chính mới có liên quan Phòng Tài chính - Kế toán luôn phối hợp với các phòng ban khác tiến hành kiểm tra, đối chiếu TSCĐ trên sổ sách với thực tế đảm bảo trùng khớp số liệu.
Công ty có nhiều Xí nghiệp, công trình nằm rải rác trên cả nước nên việc theo dõi và thu thập thông tin là rất khó khăn Để khắc phục hạn chế đó, Công ty đã trang bị cho phòng Tài chính - Kế toán và những phòng ban khác các máy móc, thiết bị hiện đại như: máy fax, máy in, máy vi tính…nhờ đó việc cập nhật chứng từ và các thông tin kế toán được đảm bảo nhanh chóng, kịp thời Tuy nhiên, phòng Tài chính - Kế toán cũng chưa khai thác hết được hiệu quả của các thiết bị này Hiện nay, trong việc cập nhật thông tin kế toán, phòng Tài chính - Kế toán thường chờ chứng từ gốc về rồi thực hiện việc vào sổ Việc tập hợp chứng từ từ các công trình rất khó khăn và thường phải chờ đến cuối tháng nên công việc thường dồn lại rất nhiều Như vậy sẽ làm giảm hiệu quả công tác kế toán tại Công ty Công ty nên trang bị máy fax, máy vi tính cho các đội công trình để hằng ngày họ gửi nội dung chứng từ hay các bản sao về phòng Tài chính - Kế toán khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó khi chứng từ gốc về thì phòng Tài chính – Kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu Như vậy việc cập nhật chứng từ sẽ dễ dàng, nhanh chóng mà lại có thể cung cấp thông tin thường xuyên phục vụ cho công tác quản lý.
Với tốc độ mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh như hiện nay, nhiệm vụ của kế toán tại Công ty Cổ phần LILAMA 10 trở nên khó khăn hơn Số lượng kế toán viên của Công ty là 9 người như hiện nay rất khó để đáp ứng được khối lượng công việc Là một Công ty Cổ phần và niêm yết cổ phiếu của mình trên thị trường chứng khoán nên các báo cáo tài chính của Công ty có rất nhiều đối tượng quan tâm như các cổ đông, các nhà đầu tư, hơn nữa định kỳ Công ty còn phải nộp báo cáo cho Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước.
Do vậy, các báo cáo tài chính của Công ty phải được lập một cách nhanh nhất và phản ánh trung thực nhất tình hình tài chính của Công ty sau mỗi kỳ kế toán Như thế, đòi hỏi số lượng cũng như chất lượng kế toán viên phải được nâng cao Để đáp ứng yêu cầu thực tiễn, Công ty nên có biện pháp tuyển thêm khoảng 2 đến 4 nhân viên kế toán nữa Bên cạnh đó, có biện pháp đào tạo về nghiệp vụ và tin học nhằm không ngừng nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán.
3.1.2 Về công tác quản lý, sử dụng tài sản cố định hữu hình
Là một Công ty hoạt động trong ngành xây lắp, các TSCĐHH của Công ty Cổ phần LILAMA 10 chủ yếu là xe, máy thi công Các công trình thi công chủ yếu là nhà máy nhiệt điện, thuỷ điện ở vùng sâu, vùng xa nên công tác quản lý TSCĐHH của Công ty cũng gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên, với sự cố gắng nỗ lực của phòng Tài chính - Kế toán cũng như Ban quản lý máy công tác quản lý TSCĐHH luôn được đảm bảo Hiện tượng thiếu, mấtTSCĐHH rất ít xẩy ra. Để có được những thành tựu như hiện nay thì không thể không kể đến những thành công trong công tác quản lý, sử dụng TSCĐHH của lãnh đạo Công ty Định kỳ hàng quý lãnh đạo Công ty thường họp bàn để xây dựng lập kế hoạch chương trình hành động để quản lý, sử dụng TSCĐHH sao cho đạt hiệu quả nhất Công ty cũng chủ động kiến nghị xin ý kiến của Tổng công ty những vấn đề bất cập mà Công ty gặp phải trong quá trình hoạt động mà bản thân Công ty không được toàn quyền quyết định phương án xử lý.
Tại Công ty thì TSCĐHH phục vụ cho hoạt động của phòng, ban, công trường nào thì ở đó khi tiếp nhận TSCĐHH đã sử dụng đúng mục đích, kế hoạch chương trình của Công ty TSCĐHH hoạt động đúng với thông số kỹ thuật, giảm thiểu được khả năng hư hỏng Đồng thời, các phòng, ban, công trường khi sử dụng khi sử dụng TSCĐHH thì phải có trách nhiệm quản lý, nếu xảy ra hư hỏng, mất mát thì phải xác định rõ nguyên nhân để quy trách nhiệm bồi thường vật chất Do tính chất công việc, việc điều chuyển TSCĐHH giữa các công trường thường được thực hiện Ban quản lý máy và phòng Tài chính - Kế toán và các đội công trình liên quan đã tổ chức tốt việc giao nhận tài sản, xác định trách nhiệm cho các đội công trình trong việc quản lý và sử dụng TSCĐHH sau khi tiếp nhận
TSCĐHH được quản lý cả về mặt hiện vật và giá trị, khi cần kiểm tra ban quản lý sẽ đối chiếu số liệu giữa các phòng ban với nhau Định kỳ Công ty tiến hành kiểm tra tình hình TSCĐHH trong toàn Công ty từ trên xuống. Ngoài ra các phòng ban có thể kiểm tra chéo với nhau khi cần thiết Vì vậy, TSCĐHH tại Công ty luôn được quản lý chặt chẽ, các phòng ban, công trường khi sử dụng TSCĐHH đều có tinh thần trách nhiệm cao trong việc bảo quản và sử dụng.
Sửa chữa thường xuyên
Công tác sửa chữa thường xuyên được tiến hành đối với những tài sản hỏng hóc, xuống cấp không nhiều, bảo dưỡng định kỳ máy móc Chi phí sửa chữa không lớn và được tính vào chi phí sản xuất trong kỳ Với những chi phí phát sinh khi sửa chữa thường xuyên được kế toán tập hợp vào chi phí trong kỳ theo từng bộ phận.
Các chứng từ sử dụng trong trường hợp sửa chữa TSCĐ: Biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật; Phiếu đề xuất sửa chữa bảo dưỡng; Biên bản nghiệm thu vật tư phụ tùng; Biên bản nghiệm thu sau sửa chữa bảo dưỡng; Hoá đơn GTGT.
Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: căn cứ vào tình trạng máy móc, bộ phận sử dụng lập Phiếu đề xuất, đề xuất với Ban quản lý máy xin sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị Ban quản lý máy cùng với bộ phận sử dụng lập Biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật của máy móc thiết bị trước khi sửa chữa và lập dự toán chi phí sửa chữa, dự trù các thiết bị vật tư cần cho sửa chữa trình lên Tổng Giám đốc duyệt Các vật tư, phụ tùng xuất để sửa máy phải được kiểm tra kỹ thuật trước khi dùng để sửa chữa Sau khi sửa chữa, Ban quản lý máy cùng với bộ phận sử dụng tiến hành nghiệm thu, lập biên bản nghiệm thu sau sửa chữa, bảo dưỡng Các hoá đơn GTGT về dịch vụ sửa chữa, mua phụ tùng thiết bị cùng với biên bản nghiệm thu được tập hợp gửi về phòng Tài chính - Kế toán Phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra các chứng từ trước ghi sổ kế toán và lưu giữ các chứng từ theo quy định.
Tài khoản sử dụng: TK 642, TK 627, TK 111 và các tài khoản khác có liên quan.
Các sổ sử dụng: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản có liên quan.
Ví dụ: Ngày 10 tháng 01 năm 2008, Ông Hoàng Văn Quyết ở Đội xe công trình Thuỷ điện Sêsan 4 lập Phiếu đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng xe ôtôMekong 04 chỗ biển kiểm soát 29H-8477 gửi Ban quản lý máy Ban quản lý máy kiểm tra và lập Biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật (phụ lục 08) và lập dự trù vật tư, phụ tùng sửa chữa (phụ lục 09) trình lên Tổng Giám đốc duyệt. Sau khi được duyệt, bộ phận sửa chữa mua vật tư, phụ tùng theo dự trù và tiến hành sửa chữa Khi sửa chữa hoàn thành, Ban quản lý máy tiến hành lập biên bản nghiệm thu kỹ thuật sau sửa chữa, bảo dưỡng (phụ lục 10) và đưa vào sử dụng Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng và các chứng từ khác có liên quan kế toán định khoản như sau:
Biểu 2.15: Hoá đơn bán hàng
Sau khi định khoản, kế toán vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các TK liên quan.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 10
Đánh giá khái quát thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công
3.1.1 Về tổ chức công tác kế toán
Phòng Tài chính - Kế toán có tất cả 9 người, với khối lượng công việc nhiều như Công ty Cổ phần LILAMA 10 thì đây chưa phải là nhiều nhưng có trình độ chuyên môn cao (hầu hết nhân viên kế toán đều có trình độ đại học). Đây là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng công tác kế toán Các nhân viên kế toán được phân giao nhiệm vụ từng phần hành kế toán cụ thể tạo cơ sở cho quá trình chuyên môn hoá công tác kế toán và giúp cho từng kế toán viên đi sâu, nâng cao trình độ nghiệp vụ của mình Ngoài ra Công ty luôn mời các chuyên gia, giảng viên, các Công ty tư vấn kế toán về giảng dạy các chuẩn mực kế toán mới ban hành, các thông tư hướng dẫn cũng như các quy chế tài chính mới có liên quan Phòng Tài chính - Kế toán luôn phối hợp với các phòng ban khác tiến hành kiểm tra, đối chiếu TSCĐ trên sổ sách với thực tế đảm bảo trùng khớp số liệu.
Công ty có nhiều Xí nghiệp, công trình nằm rải rác trên cả nước nên việc theo dõi và thu thập thông tin là rất khó khăn Để khắc phục hạn chế đó, Công ty đã trang bị cho phòng Tài chính - Kế toán và những phòng ban khác các máy móc, thiết bị hiện đại như: máy fax, máy in, máy vi tính…nhờ đó việc cập nhật chứng từ và các thông tin kế toán được đảm bảo nhanh chóng, kịp thời Tuy nhiên, phòng Tài chính - Kế toán cũng chưa khai thác hết được hiệu quả của các thiết bị này Hiện nay, trong việc cập nhật thông tin kế toán, phòng Tài chính - Kế toán thường chờ chứng từ gốc về rồi thực hiện việc vào sổ Việc tập hợp chứng từ từ các công trình rất khó khăn và thường phải chờ đến cuối tháng nên công việc thường dồn lại rất nhiều Như vậy sẽ làm giảm hiệu quả công tác kế toán tại Công ty Công ty nên trang bị máy fax, máy vi tính cho các đội công trình để hằng ngày họ gửi nội dung chứng từ hay các bản sao về phòng Tài chính - Kế toán khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó khi chứng từ gốc về thì phòng Tài chính – Kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu Như vậy việc cập nhật chứng từ sẽ dễ dàng, nhanh chóng mà lại có thể cung cấp thông tin thường xuyên phục vụ cho công tác quản lý.
Với tốc độ mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh như hiện nay, nhiệm vụ của kế toán tại Công ty Cổ phần LILAMA 10 trở nên khó khăn hơn Số lượng kế toán viên của Công ty là 9 người như hiện nay rất khó để đáp ứng được khối lượng công việc Là một Công ty Cổ phần và niêm yết cổ phiếu của mình trên thị trường chứng khoán nên các báo cáo tài chính của Công ty có rất nhiều đối tượng quan tâm như các cổ đông, các nhà đầu tư, hơn nữa định kỳ Công ty còn phải nộp báo cáo cho Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước.
Do vậy, các báo cáo tài chính của Công ty phải được lập một cách nhanh nhất và phản ánh trung thực nhất tình hình tài chính của Công ty sau mỗi kỳ kế toán Như thế, đòi hỏi số lượng cũng như chất lượng kế toán viên phải được nâng cao Để đáp ứng yêu cầu thực tiễn, Công ty nên có biện pháp tuyển thêm khoảng 2 đến 4 nhân viên kế toán nữa Bên cạnh đó, có biện pháp đào tạo về nghiệp vụ và tin học nhằm không ngừng nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán.
3.1.2 Về công tác quản lý, sử dụng tài sản cố định hữu hình
Là một Công ty hoạt động trong ngành xây lắp, các TSCĐHH của Công ty Cổ phần LILAMA 10 chủ yếu là xe, máy thi công Các công trình thi công chủ yếu là nhà máy nhiệt điện, thuỷ điện ở vùng sâu, vùng xa nên công tác quản lý TSCĐHH của Công ty cũng gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên, với sự cố gắng nỗ lực của phòng Tài chính - Kế toán cũng như Ban quản lý máy công tác quản lý TSCĐHH luôn được đảm bảo Hiện tượng thiếu, mấtTSCĐHH rất ít xẩy ra. Để có được những thành tựu như hiện nay thì không thể không kể đến những thành công trong công tác quản lý, sử dụng TSCĐHH của lãnh đạo Công ty Định kỳ hàng quý lãnh đạo Công ty thường họp bàn để xây dựng lập kế hoạch chương trình hành động để quản lý, sử dụng TSCĐHH sao cho đạt hiệu quả nhất Công ty cũng chủ động kiến nghị xin ý kiến của Tổng công ty những vấn đề bất cập mà Công ty gặp phải trong quá trình hoạt động mà bản thân Công ty không được toàn quyền quyết định phương án xử lý.
Tại Công ty thì TSCĐHH phục vụ cho hoạt động của phòng, ban, công trường nào thì ở đó khi tiếp nhận TSCĐHH đã sử dụng đúng mục đích, kế hoạch chương trình của Công ty TSCĐHH hoạt động đúng với thông số kỹ thuật, giảm thiểu được khả năng hư hỏng Đồng thời, các phòng, ban, công trường khi sử dụng khi sử dụng TSCĐHH thì phải có trách nhiệm quản lý, nếu xảy ra hư hỏng, mất mát thì phải xác định rõ nguyên nhân để quy trách nhiệm bồi thường vật chất Do tính chất công việc, việc điều chuyển TSCĐHH giữa các công trường thường được thực hiện Ban quản lý máy và phòng Tài chính - Kế toán và các đội công trình liên quan đã tổ chức tốt việc giao nhận tài sản, xác định trách nhiệm cho các đội công trình trong việc quản lý và sử dụng TSCĐHH sau khi tiếp nhận
TSCĐHH được quản lý cả về mặt hiện vật và giá trị, khi cần kiểm tra ban quản lý sẽ đối chiếu số liệu giữa các phòng ban với nhau Định kỳ Công ty tiến hành kiểm tra tình hình TSCĐHH trong toàn Công ty từ trên xuống. Ngoài ra các phòng ban có thể kiểm tra chéo với nhau khi cần thiết Vì vậy, TSCĐHH tại Công ty luôn được quản lý chặt chẽ, các phòng ban, công trường khi sử dụng TSCĐHH đều có tinh thần trách nhiệm cao trong việc bảo quản và sử dụng.
Hiện nay, kế toán đã tiến hành phân loại TSCĐHH theo hai tiêu thức:theo nguồn hình thành và theo đặc trưng kỹ thuật Phân loại TSCĐHH theo nguồn hình thành giúp cho Công ty đánh giá chính xác cơ sở vật chất hiện có trong mối liên hệ với các nguồn đầu tư Còn cách phân loại theo đặc trưng kỹ thuật cho biết tỷ trọng của từng loại TSCĐHH theo tính chất kỹ thuật hiện có của Công ty, nhờ đó nó giúp cho công tác kế toán chi tiết được thực hiện dễ dàng và chính xác hơn Mỗi loại tài sản có đặc tính kỹ thuật khác nhau, có thời gian sử dụng khác nhau nên cách tính khấu hao cũng khác nhau Qua việc phân loại TSCĐHH sẽ giúp cho ban lãnh đạo Công ty có được những quyết định chính xác, kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng TSCĐHH.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, công tác quản lý TSCĐHH của Công ty vẫn có những nhược điểm Số TSCĐHH được xếp vào diện chờ xử lý có giá trị khá lớn là 835.264.125 đồng chiếm gần 1% tổng giá trị TSCĐHH của Công ty Đó là những tài sản đã mua sắm nhưng chưa cần dùng và những tài sản đã khấu hao hết chờ thanh lý Điều này phản ánh việc mua sắm TSCĐHH chưa thực sự hiệu quả và việc thanh lý các TSCĐHH đã khấu hao hết thực hiện còn chậm Như vậy, sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn, làm giảm hiệu quả sản xuất, kinh doanh Để tránh gây lãng phí, ứ đọng vốn Công ty nên đẩy mạnh việc thanh lý những TSCĐHH không cần dùng đồng thời có những biện pháp khuyến khích người mua khi thanh lý các TSCĐHH này để có vốn tái đầu tư vào TSCĐHH Việc lập dự án, tờ trình và thẩm định chúng khi mua sắm TSCĐHH cần được coi trọng hơn nữa nhằm phát huy hiệu quả của tài sản khi mua về tránh những trường hợp TSCĐHH mua về không phù hợp cho sản xuất gây lãng phí.
Do đặc điểm thi công ở nhiều công trình khác nhau, hầu hết là vùng đồi núi, các công trình lại ở xa nhau vì vậy việc điều phối máy móc thi công giữa các công trình gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến tiến độ thi công của các công trình Công ty cần xem xét phương án mua TSCĐHH với phương án thuê tài chính hoặc thuê hoạt động TSCĐHH tại địa bàn thi công xem phương án nào mang lại lợi ích kinh tế hơn nhằm giảm giá thành cho các công trình, nâng cao sức cạnh tranh cho Công ty Công ty nên chú ý phương án thuê hoạt động TSCĐHH ngay tại địa phương thi công công trình, trừ những thiết bị đặc dụng mà địa phương đó không có thì mới điều chuyển của mình đến Như vậy, Công ty sẽ tiết kiệm được khoản đầu tư mua sắm TSCĐHH vừa tiết kiệm được chi phí vận chuyển, lắp đặt khi điều chuyển TSCĐHH từ công trình này đến công trình khác.
3.1.3 Về hệ thống chứng từ
Những chứng từ bắt buộc phải sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 như: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ, thẻ TSCĐ,…đã được Công ty sử dụng đầy đủ Công ty đã thiết kế các mẫu chứng từ này một cách hợp lý, vừa đảm bảo các yếu tố cần có của một bản chứng từ vừa đảm bảo yêu cầu quản lý Ngoài ra, Công ty còn sử dụng thêm các chứng từ nhằm phục vụ cho công tác quản lý TSCĐHH hiệu quả hơn như: Dự án đầu tư mua sắm TSCĐ, tờ trình xin phê duyệt mua sắm TSCĐ, biên bản nghiệm thu kỹ thuật…
Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty được thiết kế phù hợp, chặt chẽ đảm bảo theo đúng chức năng, quyền hạn của các bộ phận có liên quan trong việc đầu tư mua sắm cũng như thanh lý nhượng bán TSCĐHH Công ty đã thực hiện đúng theo những quy định về hệ thống chứng từ tại Quyết định số 15 Các chứng từ của Công ty được lập theo đúng nguyên tắc, có đầy đủ các yếu tố cơ bản bắt buộc của một bản chứng từ Trường hợp tiếp nhận chứng từ lập từ bên ngoài, các nhân viên trong phòng kế toán kiểm tra rất chặt chẽ về nội dung và hình thức trước khi định khoản và ghi sổ Chứng từ không đầy đủ về hình thức và hợp lý về nội dung sẽ bị phòng kế toán trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ để ghi sổ.
Các chứng từ liên quan đến một nghiệp vụ TSCĐHH như mua sắm, thanh lý, nhượng bán,…được tập hợp thành một bộ hồ sơ TSCĐ Sau khi ghi sổ, kế toán phân loại và đánh số thứ tự cho mỗi bộ hồ sơ theo thời gian phát sinh Nhờ vậy, sẽ tạo thuận lợi trong việc tìm kiếm, kiểm tra lại các bộ hồ sơ TSCĐ khi có nhu cầu nhất là trong các cuộc kiểm toán
Bên cạnh những ưu điểm thì hệ thống chứng từ của Công ty còn có một số nhược điểm Bảng tính và phân bổ khấu hao do Công ty thiết kế, không theo mẫu hướng dẫn theo quyết định số 15/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 Bảng tính và phân bổ khấu hao của Công ty không phản ánh số khấu hao trong tháng trước, số khấu hao tăng giảm trong tháng và không phản ánh nguyên giá TSCĐ, tỷ lệ khấu hao của TSCĐ như vậy người xem khó theo dõi, không chỉ rõ được tình hình biến động của số trích khấu hao qua các tháng.
Một số chứng từ phòng Tài chính - Kế toán còn ghi thiếu các chỉ tiêu quan trọng Ví dụ như trong biên bản giao nhận TSCĐHH xe Hoàng Trà ở trường hợp TSCĐHH tăng do mua sắm, lúc bàn giao kế toán đã không ghi chi phí đăng ký xe và thuế trước bạ vào nguyên giá của ôtô Do vậy, bộ phận sử dụng sẽ ghi nhận nguyên giá TSCĐHH là giá mua Như vậy sẽ có sự chênh lệch giữa sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng và Sổ tổng hợp TSCĐ ở phòng Tài chính - Kế toán.
3.1.4 Về hệ thống tài khoản