Phan tich va thiet ke he thong thong tin thu tien 177106

Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A Lời nói đầu Nh đà biết việc quản lý thu tiền cửa hàng nhỏ đa phần quản lý cách thủ công Tuy nhiên siêu thị việc quản lý thu tiền thủ công khó khăn, quy mô siêu thị lớn, lợng khách hàng phải phục vơ rÊt cao vËy viƯc ¸p dơng tin häc vào công tác quản lý vấn đề thu tiền siêu thị cần thiết Với mục đích tìm hiểu tiếp cận dần với vấn đề quản lý thực tế đa vài ý kiến sau nghiên cứu đề tài tự chọn em đà chọn đề tài Phân tích thiết kế hệ thống thông tin thu tiền siêu thị Do lực thời gian có hạn nên không khỏi sai sót khiếm khuyết em mong đợc đóng góp ý kiến thầy, cô Em xin trân thành cảm ơn thầy Trơng Văn Tú thầy cô khoa Tin Học Kinh Tế đà tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A PhÇn Giíi thiƯu chung Giíi thiệu chung khung cảnh đề tài Trong thời đại ngày tin học hoá công tác quản lý vấn đề cấp bách nh: công tác quản lý th viện, quản lý nhân lực Vấn đề thu tiền siêu thị cần đợc tin học hoá vì: Giảm đợc thời gian cho khách hàng, không để họ chờ lâu cho công tác tính tiền thủ công Tăng độ xác, giảm thiểu sai sót sảy tính tiền cho khách Dễ dàng kiểm soát đợc lợng hàng hoá bán ra, mua vào, lợng hàng tồn kho Các sổ sách, báo cáo tình hình bán hàng, mua hàng, doanh thu bán hàng, chi phí mua hàng đợc đa lên cho giám đốc siêu thị xác kịp thời Rút ngắn đợc thời gian lên sổ sách, viết báo cáo, kiểm kê hàng hoá Một điều cần lu ý muỗn sử dụng đợc hệ thống thông tin vào việc quản lý công tác thu tiền siêu thị Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A nhân viên thu tiền phải biết kỹ b¶n vỊ tin häc Néi dung thùc hiƯn ThiÕt kế phần mềm có chức năng: 2.1 Đối với chức quản lý thu tiền bán hàng Mục đích - Soạn thảo hoá đơn mua hàng, tính tiền hàng cách nhanh nhất, xác - Viết báo cáo tình bán hàng gửi đến phận kế toán Giám đốc cách nhanh Yêu cầu - Thiết kế Form Hoá đơn bán hàng theo mẫu mặc định hình vào liệu bảng báo giá, hàng hoá tồn kho để tính tiền hàng - Một hoá đơn bao gồm nhiều mặt hàng bán, hoăc khác chủng loại hàng - Báo cáo hàng bán đợc liên kết với hoá đơn bán hàng - Mỗi hoá đơn bán hàng phải ghi rõ thông tin sau: Số hoá đơn, ngày lập hoá đơn, nhân viên lập hoá đơn, mà hàng hoá, tên hàng hoá, số lợng, đơn giá, số tiền toán hoá đơn Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A 2.2 Nội dung thực phần mềm chức quản lý hàng hoá 2.2.1 Nội dung thực tế quản lý kho Nhập kho: hàng hoá đợc nhập từ nhiều nguồn khác với chủng loại đa dạng Khi hàng hoá nhập kho cần phải lập chứng từ với nội dung sau: Số chứng từ, mà hàng, tên hàng, mà loại, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp, ngày nhập, thứ tự hàng mua, cán mua hàng có chữ ký phận có liên quan Xuất kho: Chứng từ xuất kho hoá đơn bán hàng Tồn kho: Bao gồm nội dung sau: Thời điểm(ngày, tháng, năm), tên hàng, mà hàng, mà nhóm, số lợng tồn, đơn giá, thành tiền 2.2.2 Yêu cầu phần mềm quản lý kho - DƠ sư dơng - Tra cøu nhanh - Khai th¸c liệu thuận tiện, xác, hiệu cao Đối với liên kết sản phẩm tồn Cơ sở liên kết liệu nhập, xuất, tồn nên sử dụng mà số theo chữ số liên tiếp (VD: 008823 ) số lợng hàng hoá lớn(khoảng 800 loại) có khoảng 650 loại ổn định( thay đổi tháng) làm nh Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A khắc phục đợc tợng trùng mÃ, nhng để bảo đảm tra cứu nhanh trình nhập, xuất hàng hoá cần tra cứu theo tên hàng hoá sau chọn mà số quản lý(tự đặt) Vd: Khi xuất bán chai dầu gội đầu Feather 200 ml(có mà số 008823) việc gọi tên, tức đánh chữ Feather 200 ml ta có đợc mà số 008823 để làm sở cho việc trừ lợng tồn kho xuÊt hµng, vµ céng vµo nhËp hµng Cã ý kiến cho nên sử dụng mà hàng hoá nhà sản xuất để làm sở liên kết, với thực tế hiên sử dụng nhiều hàng hoá mÃ, khó để làm điều Với phần nhập kho Chơng trình phải đảm bảo đợc: - Xem phần hàng nhập, ngày nhập, hàng nhập từ đến - In chøng tõ nhËp hµng hµng ngµy cđa tõng nhµ cung cấp(để duyệt lu trữ) - Tổng hợp chứng tõ nhËp hµng ngµy cđa tõng nhµ cung cÊp, tõng loại sản phẩm Thời gian thực Thời gian thực từ 28/8/2002 đến 25/8/2002 Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A Phần Quá trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin thu tiền bán hàng siêu thị 1E trờng chinh I Quá trình phân tích I.1 Giai đoạn 1: Thiết kế khả thi sơ I.1.1 Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin thu tiền bán hàng siêu thị Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A I.1.2 Cơ quan yêu cầu: Giám đốc siêu thị Vũ Đình Chiến I.1.3 Mô tả dự án: Siêu thị 1E Trờng Chinh đợc thành lập ngày 22/11/2000 vơí khuôn viên rộng 500 m2 nhà tầng rộng 300 m2 đợc đa vào khai thác Có 700 hàng hoá khác đợc chia làm 11 nhóm: - (01) Quần áo - (02) Dầy dép, cặp , túi sách - (03) Đồ trang sức - (04) Đồ chơi trẻ em - (05) Dụng cụ gia đình - (06) Hàng mĩ phẩm - (07) Các loại thực phẩm khô - (08) Các loại thực phẩm tơi sång - (09) §å dïng häc sinh - (10) §å trang trí - (11) Các hàng hoá tạp phẩm khác Sơ đồ bố trí hàng hoá siêu thị Tầng 1: Chứa loại hàng hoá thực phẩm tơi khô (thuộc nhóm hàng 07 08) Tầng 2: Chứa nhóm hàng (03,04,05,06,09,11) Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A Tầng 3: Chứa nhóm hàng(01,02,10) Tầng 4: Là phòng giải trí với nhiều trò chơi điện tử đại Hiện sau thành lập vào hoạt động nhân viên tính tiền dựa vào phần mềm mua lại siêu thị khác, không phù hợp với môi trờng làm việc , thờng xuyên bị mộit số lỗi phơng pháp tính tiền, tính tiền sai, tạo phản ứng không tốt từ phía khách hàng Sơ đồ DFD Khách hàng Hàng đà chọn Hoá đơn thu tiền Phiếu thu tiền 1.0 lập hoá đơn, xử lý thu tiền Phiếu xuất 2.0 Ghi chép vào thẻ kho Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A chi Phiế u nhậ 4.0 Tổng hợp thu, Phiếu chi Giám Đốc Phiếu chi tiền Bc mua hàng HD nhậ p Bc tồn kho Báo cáo thu, chi Bc Bán hàng 3.0 Nhập hàng Nhà cung cấp I.1.4 Giải pháp Tin học hoá khối xử lý Phần cứng: máy PC đợc kết nối thành mạng cục (LAN), máy chủ, máy in Phần mềm: Hệ điều hành Windows ME, MS Office2000 số phần mềm ứng dụng nhỏ khác nh( Font chữ ABC, số trò chơi giải trí nhỏ ) Tổng sỗ kinh phí - máy PC (mỗi máy triệu ) 56 triệu - máy in triệu - Phần mềm 10 triệu - Đào tạo triệu - Quản lý triƯu Tỉng sè chi phÝ ph¶i chi 72 triệu Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A Thời gian thch giai đoạn từ 01/9/2002 đến 08/9/2002 I.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết I.2.1 Đội ngũ cán phân tích: - phân tích viên:(Trần Văn Sung Phạm Đăng Thành) - cán quản lý siêu thị: Nhân viên Phạm Thanh Phơng Xác định phơng pháp thu thập thông tin - Phỏng vấn 1- Giám đốc siêu thị: Vũ Đình Chiến 2- Nhân viên kế toán: Phạm Thu Hơng 3- Nhân viên bán hàng: Nguyễn Thu Trang 4- Nhân viên phụ trách nhập hàng: Phạm Đăng Thịnh 5- Nhân viên quản lý kho: Lê Văn Hạnh 6- Khách hàng mua hàng - Quan sát việc thu tiền bán hàng - Nghiên cứu tài liệu, với tài liệu: 1- Hoá đơn nhập, xuất hàng hoá 2- Phiếu thu, chi tiền 3- Danh mục hàng hoá