Bỏo cỏo thc SV Lời mở đầu Chúng ta ®ang sèng mét thÕ giíi cã nỊn khoa häc phát triển đại Thế kỷ 20 kỷ công nghệ thông tin nói chung tin học nói riêng Đó thành tựu vĩ đại mà ng-ời đà đạt đ-ợc thiên niên kỷ Tin học giữ vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động toàn nhân loại Nhân loại ứng dụng tin học vào phục vụ cho nghiên cứu khoa học, cho công nghệ sản xuất, phục vụ cho nghành quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh, du lịch, y tế tạo điều kiện cho sản xuất xà hội ngày phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức lao động ng-ời, đ-a mức sống ng-ời ngày cao Việt Nam tin học hoà nhập với giới để bắt kịp, sánh vai với phát triển chung n-ớc năm châu Máy vi tính đà đ-ợc sử dụng rộng rÃi hầu hết lĩnh vực nh- kinh tế, văn hoá xà hội, giáo dục, y tế, quốc phòng Tin học đà giúp cho nhà quản lý điều hành công việc cách có khoa học, xác, nhẹ nhàng, mang lại hiệu cao so với tr-ớc ch-a đ-a máy tính vào Quản lý kho hàng ví dụ điển hình vấn đề quản lý Nếu nh- không đ-ợc tin học hoá việc quản lý vất vả nhiều với khối l-ợng kho hng nhiều loại hàng Hệ thống quản lý từ tr-ớc tới chủ yếu ph-ơng pháp thủ công, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp nên ng-ời quản lý gặp nhiều khó khăn việc nh- nhập, xuất, thống kê tìm kiếm giao dịch Do Khoa CNTT Bỏo cỏo thc SV thông tin cần quản lý phục vụ kinh doanh không tránh khỏi d- thừa không đầy đủ liệu, thêm ph-ơng pháp quản lý theo kiểu thủ công lại tốn thời gian, công sức đòi hỏi nhân lực Chính lẽ mà việc quản lý kho hàng với trợ giúp máy tính, tin học đời việc giảm bớt thời gian công sức cho ng-ời quản lý kinh doanh mà đảm bảo đ-ợc yêu cầu nhanh chóng- xáchiệu Nhận thức đ-ợc vấn đề nêu nên em đà chọn đề tài : Quản Lý kho hàng Làm đề tài báo cáo tốt nghiệp Quyển báo cáo đ-ợc chia làm phần + Phần I: Quản lý kho hàng Microsoft Access + Phần II: Quản lý phòng khạch sạn Microsoft Excel Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Cao Thanh Hà cô giáo Lê Thu Huyền đà tận tình giúp đỡ, bảo cho em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Trong khoảng thời gian có hạn trình độ kinh nghiệm hạn chế nên ch-ơng trình quản lý kho hàng tránh khỏi thiếu sót Kính mong đ-ợc quan tâm bảo thầy cô giáo để báo cáo em đ-ợc hoàn thành tốt Em mong đ-ợc tiếp thu ý kiến đóng góp chân thành, bảo để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức phục vụ tốt cho công tác thực tế sau Khoa CNTT Bỏo cỏo thc SV Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phần I Ch-ơng I Một số vấn đề chung hệ thống thông tin quản lý B-ớc cần thực triển khai đề án tin học hoá phải khảo sát hệ thống Ng-ời ta định nghĩa hệ thống tập hợp phần tử có ràng buộc lẫn để hoạt động nhằm đạt mục đích Hệ thống mà ta xét hệ thống quản lý tức mét Khoa CNTT Báo cáo thực tập SV hÖ thống sống động không chứa thông tin quản lý mà đóng vai trò thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động tổ chức kinh tế xà hội Do cần phải xem xét phân tích yếu tố đặc thù, nét khái quát nh- mục tiêu nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý, từ rút ph-ơng pháp nh- b-ớc thiết kế xây dựng hệ thống thông tin quản lý đ-ợc tin học hoá mang lại kết tốt I Những đặc điểm hệ thống thông tin quản lý Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý tr-ớc tiên hệ thống đ-ợc tổ chức từ xuống d-ới, có chức tổng hợp thông tin giúp lÃnh đạo quản lý thống toàn hệ thống Hệ thống quản lý đ-ợc phân tích thành nhiều cấp Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ xuống d-ới Thông tin đ-ợc tổng hợp từ d-ới lên truyền từ xuống Luồng thông tin vào Trong hệ thống thông tin quản lý có thông tin đầu vào khác - Những thông tin đầu vào cố định thay đổi, thông tin mang tính chất thay đổi lâu dài - Những thông tin mang tính chất thay đổi th-ờng xuyên phải luôn cập nhập vào xử lý - Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, đ-ợc tổng hợp từ thông tin cấp d-ới phải xử lý định kỳ theo thời gian Luång th«ng tin Khoa CNTT Báo cỏo thc SV Thông tin đầu đ-ợc tổng hợp từ thông tin đầu vào phụ thuộc vào nhu cầu quản lý tr-ờng hợp cụ thể Bảng biểu báo cáo thông tin đầu quan trọng đ-ợc tổng hợp phục vụ cho nhu cầu quản lý hệ thống, phản ánh trực tiếp mục đích quản lý hệ thống Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo xác kịp thời Quy trình quản lý Trong quy trình quản lý thủ công, thông tin th-ờng xuyên đ-ợc đ-a vào sổ sách Từ sổ sách thông tin đ-ợc kiết suất để lập bảng biểu, báo cáo cần thiết Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo Do sai sót xảy nhiều công đoạn việc d- thừa thông tin Trong trình quản lý khối l-ợng công việc lớn nên nhiều trọng vào số khâu đối t-ợng quan trọng mà có nhiều thông tin không đ-ợc tổng hợp đầy đủ II Mô hình hệ thống thông tin quản lý Mô hình luân chuyển liệu Mô hình luân chuyển liệu hệ thống quản lý mô tả qua modul sau : - Cập nhật thông tin có tính chất cố định để l-u trữ tra cứu - Cập nhập thông tin có tính chất thay đổi th-ờng xuyên - Lập sổ sách báo cáo Mỗi modul hệ thống cần phải có giải pháp kỹ thuật riêng t-ơng ứng Cập nhật thông tin động Khoa CNTT Bỏo cỏo thc SV Modul loại có chức xử lý thông tin luân chuyển chi tiết tổng hợp L-u ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn số l-ợng cần xử lý th-ờng đ-ợc cập nhật đòi hỏi tốc độ nhanh độ tin cậy cao Khi thiết kế modul cần quan tâm đến yêu cầu sau : - Phải biết rõ thông tin cần lọc từ thông tin động - Giao diện hình phải hợp lý, giảm tối đa thao tác cho ng-ời nhập liệu Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu Thông tin loại cần cập nhật nh-ng không th-ờng xuyên, yêu cầu chủ yếu với loại thông tin phải tổ chức hợp lý để tra cứu loại thông tin cần thiết Lập sổ báo cáo Để thiết kế đ-ợc phần cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ bảng biểu mẫu Thông tin đ-ợc sử dụng việc thuận lợi đà đ-ợc sử lý từ phần tr-ớc nên việc kiểm tra đắn số liệu đ-ợc giảm nhẹ III Các nguyên tắc đảm bảo Xâydựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh việc làm khó khăn, chiếm nhiều thời gian công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý th-ờng dựa số nguyên tắc sau : Nguyên tắc sở thông tin thống ý nghĩa nguyên tắc thể chỗ thông tin đ-ợc tích luỹ th-ờng xuyên cập nhËt §ã Khoa CNTT Báo cáo thực tập SV thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải nhiều toán quản lý thông tin trùng lặp cần đ-ợc loại trừ Do ng-ời ta tổ chức thành mảng thông tin mà tr-ờng hợp trùng lặp không quán thông tin đà đ-ợc loại trừ Chính mảng thông tin tạo thành mô hình thông tin đối t-ợng điều khiển Nguyên tắc linh hoạt thông tin Thực chất nguyên tắc mảng thông tin cần phải có công cụ đặc biệt để tạo mảng làm việc cố định tạm thời dựa sở mảng thông tin đà có trích từ mảng thông tin cần thiết tạo mảng làm việc để sử dụng trực tiếp toán cụ thể Việc tuân theo nguyên tắc thống linh hoạt sở thông tin làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện phát triển sau VI Các b-ớc xây dựng hệ thống quản lý Một cách tổng quát việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tự động hoá th-ờng qua giai đoạn : Nghiên cứu sơ xác lập dự án b-ớc ng-ời ta tiến hành khảo sát hệ thống, phát nh-ợc điểm từ đề suất giải pháp khắc phục, tính khả thi dự án Từ định h-ớng đoạn Phân tích hệ thống Khoa CNTT tìm cần cho hiểu tồn tại, cân nhắc giai Bỏo cỏo thc SV Tiến hành phân tích cách chi tiết hệ thống để xây dựng l-ợc đồ khái niệm Trên sở tiến hành xây dựng l-ợc ®å cho hƯ thèng míi ThiÕt kÕ tỉng thĨ Nhằm xác định vai trò vị trí máy tính hệ thống Phân định rõ phần việc đ-ợc xử lý máy tính, phần việc thđ c«ng ThiÕt kÕ chi tiÕt - ThiÕt kế thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin tr-ớc đ-a vào máy tính - Thiết kế ph-ơng pháp cập nhật xử lý thông tin cho máy tính - Thiết kế ch-ơng trình, giao diện ng-ời sử dụng tệp liệu - Chạy thử ch-ơng trình Cài đặt ch-ơng trình Ch-ơng trình sau chạy thử tốt đ-ợc đ-a vào cài đặt sử dụng Khoa CNTT Bỏo cỏo thc SV Ch-ơng II Tìm hiểu MS- ACCESS I- Tính Access Access đ-ợc dùng để tạo bảng liu, hồ sơ quản lý kho hàng lÃnh vực hành nghiệp, hồ sơ theo dõi kiện kho tàng, sản phẩm xí nghiệp kinh tế, quản lí theo dõi phân loại bệnh nhân bệnh viện, phiếu theo dõi tình trạng học vấn sinh viên Học sinh học đ-ờng, thí dụ nh- bệnh viện, ng-êi sđ dơng cã thĨ lËp mét hå s¬ nhËp viện bệnh nhân để tạo hồ sơ gốc, sau lập thêm bảng phân loại, bệnh lý bệnh nhân chứa liệu nh- ngày nhập viện, ngày xuất thời gian điều trị, chi phí, sau lập riêng bảng báo cáo phiếu theo dõi điều trị hồ sơ bệnh án Riêng xí nghiệp sản xuất, nhân viên theo dõi dùng Access để lập bảng hồ sơ gốc nh- hợp đồng cung cấp, bảng theo dõi vận chuyển hàng hoá, thẻ l-u kho, để lập thêm bảng theo dõi riêng cho thành phần sau lập bảng đối chiếu để theo dõi Access đ-ợc xem ch-ơng trình quản lý, theo dõi nguồn liệu t-ơng đối hoàn chỉnh đa dụng ch-ơng trình phần mềm quản lý khác với vận dụng tất tính mạnh ch-ơng trình nh-: Khả l-u trữ liệu lâu dài Khoa CNTT Bỏo cỏo thc tập SV Cho phÐp truy cËp mét sè l-ỵng lớn thông tin cách hiệu Kiểm tra tính đứng đắn liệu Có ngôn ngữ cấp cao để định nghĩa thao tác liệu II- Hệ quản trị sở liệu Access Dữ liệu thông tin mà ta muốn l-u trữ sử dụng lại Cơ sở liệu tập hợp có tổ chức liệu tập hợp có tổ chức liệu liên quan đến chủ đề hay mục đích Mỗi sở liệu Access đ-ợc l-u trữ file mà tên file có đuôi MDB Cơ sở liệu Access gồm thành phần Table(bảng liệu ) thành phần quan trọng sở liệu Access chứa liệu cần thiết sở liệu Query(bảng truy vấn)- bảng vấn tin: Dùng để tính toán xử lý liệu Table From(mẫu biểu) công cụ tạo mẫu trình bày liệu theo dạng mà ng-ời sử dụng mong muốn để nhập hay sửa cách dễ dàng Report(mẫu báo cáo)- báo biểu công cụ tạo mẫu in báo cáo Macro(lệnh vĩ mô) chứa tập hợp lệnh đ-ợc lựa chọn xếp nhằm tự động hoá công việc Module(đơn thể ch-ơng trình) ph-ơng tiện lập trình Access với ngôn ngữ lập trình Access- Basic(Visual Basic for Access) Khoa CNTT 10 Báo cáo thực tập SV Báo cáo hoá đơn nhập =>Kết Khoa CNTT 112 Báo cáo thực tập SV B¸o c¸o hoá đơn xuất Kết Khoa CNTT 113 Bỏo cỏo thc SV Báo cáo Kho =>Kết Khoa CNTT 114 Báo cáo thực tập SV B¸o cáo Khách Kết Khoa CNTT 115 Bỏo cỏo thc SV Báo cáo tồn kho Kết Khoa CNTT 116 Báo cáo thực tập SV Ch-¬ng VIII Thiết kế Macro Macro Quản lý thông tin Cụ thể nh- sau: Mcrqlthongtin Macro Name Quản lý thông tin Khoa CNTT Action Open Form 117 Form Name Frmqlkho Báo cỏo thc kho hàng Quản lý thông tin khách hàng SV Open Form FrmqlKhach Macro Quản lý hoá đơn Cụ thể nh- sau: Mcrqlhoadon Macro Name Quản lý thông tin HD nhập Quản lý thông tin HD xuất Action Open Form Form Name FrmqlHDnhap Open Form FrmqlHDxuat Macro HÖ thèng Khoa CNTT 118 Báo cáo thực tập Mcrqlhethong Macro Name Quản lý thông tin ng-ời dùng SV Action Open Form Form Name Frmqluser Macro tra cøu Cơ thĨ nh- sau: Mcrtracuu Macro Name Tra cøu th«ng tin mặt hàng Báo cáo hoá đơn nhập Báo cáo hoá đơn Khoa CNTT Action Open Form Form Name Frmtracuu Open Form FrmbaocaoHDnhap Open Form FrmbaocaoHDxuat 119 Báo cáo thực tập SV xuÊt B¸o c¸o tån kho Open Form Macro Tho¸t McrThoat Macro Name Tho¸t khái Access Tho¸t khái DataBase Action Quit Close Macro Menu Main Cơ thĨ nh- Khoa CNTT sau: 120 Frmbaocaotonkho Báo cáo thực tập MenuMain Action AddMenu AddMenu AddMenu AddMenu AddMenu AddMenu KÕt qu¶ Khoa CNTT SV Menu Name HƯ thèng Qu¶n lý thông tin Quản lý Hoá Đơn Quản lý hàng Tra cứu_thống kê Thoát 121 Menu Macro Name Mcrhethong Mcrqlthongtin Mcrqlhd Mcrqlhang Mcrtracuu Mcrthoat Báo cáo thực tập SV KÕt luËn tài liệu tham khảo Qua trình nghiên cứu, thiết kế, cài đặt chạy thử ch-ơng trình, kết cho thấy nh- sau: Ưu điểm: Việc thực nhập liệu sử lý liệu hoàn toàn xác với yêu cầu đề tài đề Ch-ơng trình có nguồn liệu vào lớn, ch-ơng trình đà đáp ứng đ-ợc phần nhỏ nhu cầu ng-ời sử dụng, ch-ơng trình cho phép ng-ời sủ dụng thêm, sửa xoá, thông tin kho hàng, khách hàng, hoá đơn nhập quan hay doanh nghiệp, công ty Nh-ợc điểm: Có nội dung thực tiễn đòi hỏi mà ch-ơng trình ch-a đáp ứng đ-ợc nhu cầu ng-ời sử dụng Do thời gian lực thân nh- kiến thức tích luỹ đ-ợc năm häc vµ qua thêi gian thùc tËp céng víi kinh nghiệm thân hạn chế ch-ơng trình mong đ-ợc giúp đỡ đóng góp thày cô giáo khoa tin, bạn đồng nghiệp để ch-ơng trình ngày hoàn thiên Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Cao Thanh Hà, cô Lê Thu Huyền thầy cô giáo khoa Công Nghệ Thông Tin , bạn lớp TT2A đà nhiệt tình giúp đỡ để em hoàn thành báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm Tài liệu tham khảo; Khoa CNTT 122 ¬n ! Báo cáo thực tập (GS (GS (GS giả: SV Tin học Phạm Văn ất) Tin học Phạm Văn ất) H-ớng dẫn Phạm Văn ất) Phân tích Nguyễn Văn Ba) MicroSoft ExCel 2003 b¶n MicroSoft Access 2003 sư dơng Access 97- 2000 thiết kế thông tin (tác Nhận xét Khoa CNTT 123 Báo cáo thực tập SV Tr-êng trung häc d©n lËp kinh tÕ – kü thuËt hoa l- Bản tổng kết đánh giá thực tập : Nguyễn Thị H-ờng : Cao Thanh Hà Lê Thu Huyền Lớp : TT2A Khãa häc: Thùc tËp Word, Excel, Access Thêi gian thực tập: Từ ngày đến ngày 12/8/2006 Địa điểm thùc tËp : Tr-êng Trung häc DL Kinh tÕ Kü thuật Hoa Lcác công việc trình thực tập : ý thức trình thực tập môn học: Word: Access: excel: Họ tên Thầy h-ớng dẫn Thi Sản phẩm cáo thực mềm kiểm tra kết thúc thực tập: thu đ-ợc trình thực tập: Bài báo tập Execl Access (có kèm theo đĩa đĩa CDROM) Nhận xét thầy cô h-ớng dẫn: Thầy Cao Thanh Hà: Cô Lê Thu Huyền: Xác nhận quan thùc tËp Khoa CNTT 124 Báo cáo thực tập Khoa CNTT SV 125 Báo cáo thực tập SV Môc lục Lời mở đầu .1 Phần I: Microsoft Access .3 Ch¬ng I: Mét sè vấn đề chung hệ thống thông tin quản lý Chương II: Tìm hiểu MS- ACCESS Chương III:Khảo sát đề tài Đề tài : Quản lý kho hàng .9 Chương IV: Hệ thống bảng 13 Chương V: Mô hình Query 21 Chương VI: Hệ thống form 27 Ch¬ng VII: HƯ thèng báo cáo (report 95 Chương VIII: Thiết kÕ Macro 101 PhÇn II: MS- EXCEL .105 I Giíi thiƯu chung vỊ Microsoft excel 105 ii Độ xác phép toán EXCEL 105 iii Giới hạn trị số EXCEl 106 Iv Lỗi EXCEl 107 v Khái niệm tham chiếu ô bảng tính EXCEl 108 iv.Lµm viƯc víi Microsoft Excel 111 Bài toán cụ thể: .115 Đề tài : Quản lý phòng khách sạn 115 I Lý chọn đề tài 115 II Mục đích nghiên cứu đề tài 116 Kết luận tài liệu tham khảo 123 Khoa CNTT 126