Lời nói đầu Trong kỷ 21, sống làm việc khoa học công nghệ tiên tiến, đại với thành tựu thần kỳ xu toàn cầu hoá kinh tế Xu tác động mạnh mẽ, sâu sắc tới hoạt động kinh tế, trị, văn hoá, xà hội quốc gia Cùng với "bủng nổ thông tin" kỷ 21, dẫn đến nhu cầu gia tăng cha thấy thông tin tất lÜnh vùc cđa nỊn kinh tÕ tõ ChÝnh phđ (cÊp trung ơng cấp địa phơng) đến lĩnh vực t nhân Thông tin đóng vài trò đặc biệt quan trọng đến phát triển đất nớc Chúng ta biết rằng, hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng văn phòng đợc coi nh "cổng gác thông tin" quan Nh vậy, vấn đề đặt để thu nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện quan, đơn vị vừa phải tăng cờng đầu t trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thờng xuyên bồi dỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho cán nhân viên văn phòng Qua trình thực tập Ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội (NHNo & PTNT Hà Nội) nh vốn kiến thức đà tích luỹ đợc nhà trờng, em đà chọn đề tài " Thực trạng giải pháp hoàn thiện công tác thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội" Trong trình tìm hiểu, nghiên cứu đề tài này, em đa giải pháp hữu ích nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu hoạt động văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Đề tài em đợc chia ba chơng chính, bao gồm: Chơng I Cơ sở lý luận văn phòng công tác thông tin hoạt động văn phòng Chơng II Thực trạng công tác thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Chơng III Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội CHƯƠNG I sở lý luận văn phòng công tác thông tin hoạt động văn phòng I Lý luận chung công tác thông tin văn phòng Khái niệm, vai trò công tác thông tin Chúng ta đợc chứng kiến chuyển vĩ đại cách mạng khoa học công nghệ lĩnh vực đời sống xà hội Công nghệ thông tin cïng víi c«ng nghƯ sinh häc, c«ng nghƯ vËt liệu Công nghệ lợng Công nghệ vũ trụ công nghệ đại dơng đợc coi tàu vĩ chở văn minh công nghiệp sang kỷ 21, công nghệ thông tin đợc coi nh ngời điều khiển Sự phát triển xa lộ thông tin liên lạc đà thu hẹp khoảng cách quốc gia, vùng đơn vị, tổ chức để tìm kiếm lợi ích cho cho nhân loại Thành công hay thất bại đơn vị ngày tuỳ thuộc lớn vào khả chiếm lĩnh đợc lợi thông tin Nh Lênin đà khẳng định: " Không có thông tin thắng lợi lĩnh vực nào, khoa học, kỹ thuật sản xuất " Trong trình tìm kiếm thông tin lĩnh vực trị, kinh tế, xà hội, an ninh, quốc phòng nhà nghiên cứu đà thống đến khái niệm mang tính khoa học thông tin: " thông tin liệu có ý nghĩa, giúp cho đối tợng tiếp nhận thông tin có đợc định nhằm đạt mục đích mong muốn 2 Hệ thống thông tin Các khái niệm thông tin đà phản ánh đợc chất,đặc trng thông tin mục tiêu sử dụng thông tin Sơ đồ hệ thống thông tin Thông tin vào Thông tin vào Quá trình chuyển đổi Thông tin Thông tin phản hồi Thông tin Hệ thống thông tin thờng xuyên liên tục sở cân đối thông tin đầu vào đầu " Hộp đen" để xử lý thông tin phục vụ hoạt động điều hành quan, đơn vị, văn phòng Hệ thống thông tin quan, đơn vị bao gồm: - Các yếu tố môi trờng tài nguyên Nó đợc coi nh nguồn vô hạn số " Tệp liệu" mà đơn vị cần bảo quản Nguồn liệu mô tả đầy đủ yếu tố môi trờng, tài nguyên, để sở mà quan, đơn vị nghiên cứu lựa chọn liệu nào? phong phú, đa dạng môi trờng lộn xộn, thiếu trật tự nguồn liệu mà đợc xếp đặt tuân theo quy luật định -Hệ thống thu thập thông tin: Mỗi đơn vị có phận chuyên thu thập thông tin theo liệu khác bao gồm thông tin môi trờng thông tin phản hồi - Hệ thống xử lý thông tin: Thông tin đợc cung cấp đà đáp ứng yêu cầu sử dụng mà phải phân tích, đánh giá, phối hợp để có thông tin hữu ích Những hoạt động đợc tập hợp thành hệ thống đồng gọi hƯ thèng xư lý th«ng tin - HƯ thèng lu trữ: Thông tin thu thập đợc sử dụng không hết sử dụng lần, ngời ta cần cất để sử dụng lâu dài cho yêu cầu khác Đồng thời kết chế biến thông tin cần đợc lu trữ để kiểm chứng khả xử lý thông tin định lÃnh đạo đề để trì hoạt động quan - Hệ thống truyền tin: Những thông tin thu thập hay chuyển cần đến phơng tiện truyền dẫn Hệ thống truyền tin đơn vị đại hay thủ công, hữu hình vô hình tuỳ thuộc vào mục đích, yêu cầu cung cấp thông tin trình độ phát triển trang thiết bị kỹ thuật đơn vị thời kỳ Nh vậy, quan đơn vị phải tổ chức hợp lý, khoa học bé phËn trªn cđa hƯ thèng míi cã thĨ phơc vụ tốt hoạt động thông tin đơn vị Phân loại thông tin Do tính chất đa dạng, phong phú thông tin nên phân loại thông tin làm cho công tác thu thập, xử lý, bảo quản sử dụng thông tin gặp nhiều trở ngại Trong thực tế, thông tin đợc sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, tuỳ theo yêu cầu chủ thể tiếp nhận thông tin Nếu không tiếp nhận dẫn đến tình trạng nhầm lẫn thu chuyển phát thông tin, gây lúng túng cho nhà chuyên môn tìm kiếm phơng pháp xử lý, phân tích lu trữ thông tin 3.1 Phân loại thông tin theo kênh tiếp nhận Theo cách phân loại thông tin đợc tiếp nhận tõ hai ngn: - Ngn th«ng tin cã hƯ thèng: nguồn thông tin đa đến cho ngời nhận theo thời gian định trớc với thang số quy ớc chung, mang tính phổ cập Những thông tin thờng báo cáo định kỳ phận quan, cấp dớicho cấp Loại thông tin có đặc trLoại thông tin có đặc tr ng ổn định khoảng thời gian chuyển tải nội dung thông tin Đây loại thông tin phổ biến quan đơn vị dùng để đánh giá kết hoạt động sau kỳ để phục vụ công tác kiểm tra giám sát cấp - Nguồn thông tin không theo định kỳ: thông tin đa đến cho ngời nhận không theo định kỳ, nhằm thông báo kiện diễn không theo quy lt hay n»m ngoµi dù kiÕn cđa ngêi nhËn tin Đặc trng loại thông tin tính bất thờng, nội dung không ổn định, gây lúng túng cho ngời nhận tin Trong hoạt động thờng ngày thông tin thờng cấp chuyển xuống nhằm bổ sung, hoàn thiện kế hoạch đà có hay cách ứng phó mang tính tình hoàn cảnh định Cũng thông tin từ bên dới cố bất thờng nằm dự kiến, cần có đạo kịp thời cấp 3.2 Phân loại thông tin theo tính chất, đặc điểm sử dụng Thông tin đợc chia thành hai loại: - Thông tin tra cứu: thông tin ®a ®Õn cho ngêi tiÕp nhËn nh÷ng néi dung cã tính quy ớc, cứ, kinh nghiệm cho hoạt động điều hành - Thông tin thông báo: loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận xác nhận, hiểu biết định vấn đề đó, để họ chủ động đề xuất biện pháp ứng xử hiệu Loại thông tin mang tính không ổn định, không thống 3.3 Phân loại thông tin theo lĩnh vực hoạt động Theo cách thông tin đợc chia thành: - Thông tin kinh tế: thông tin phản ánh trình hoạt ®éng kinh tÕ vµ ngoµi níc Cịng cã thĨ chia nhỏ thành thông tin kinh tế nghành hoạt động: nông nghiệp, công nghiệp, thơng mại, du lịch Thông tin trị- xà hội: thông tin phản ánh hoạt động tình hình trị xà hội nớc giới Những thông tin tình hình ngày thông tin từ tổng kết trình, kiện, giai đoạn hoạt động Ngoài có: - Thông tin an ninh quốc phòng - Thông tin vỊ m«i trêng Th«ng tin vỊ quan hƯ qc tế Mỗi loại thông tin đợc gắn liền với đặc trng lĩnh vực mà lĩnh vực lại tuân theo quy luật vận hành khác nhau, loại thông tin đợc sử dụng cho mục tiêu hoạt động đơn vị Tuỳ theo yêu cầu thu thập, sử dụng thông tin chủ thể mà loại thông tin lại đợc phân chia theo ngành, theo loại sản phẩm hay loại dịch vụ 3.4 Phân loại thông tin theo thời gian - Thông tin khứ: loại thông tin phản ánh kiện đà xảy đợc dùng làm sở để xây dựng kế hoạch cho tơng lai, đồng thời làm để đánh giá tình hình phát triển thực thể - Thông tin tại: loại thông tin phản ánh trình kết hoạt động thực thể thời điểm cung cấp thông tin Thông tin đợc dùng để phản ánh khả hoạt động thực tế tổ chức hay số lợng, chất lợng hoạt động Thông tin trở thành khứ mà thực thể vận động theo thời gian đà vợt giới hạn quy định - Thông tin tơng lai: thông tin mô tả vấn đề tơng lai Có thông tin đợc dự báo sở thông tin khứ Thông tin tơng lai cho phép chủ thể xác định đợc hớng vận động, thuận lợi hay khó khăn, vấn đề cần giải tơng lại để chủ động điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện tơng lai Tổ chức công tác thông tin 4.1 Yêu cầu tổ chức công tác thông tin Khối lợng thông tin đơn vị phong phú, đa dạng nhiều phức tạp Nếu thông tin không đợc tổ chức hợp lý, khoa học gây trở ngại lớn cho việc quản lý, sử dụng thông tin, chí làm cho hệ thống thông tin ách tắc Để quản lý, khai thác sử dụng có hiệu thông tin, đơn vị cần tiến hành tổ chức công tác thông tin theo yêu cầu chủ yếu sau: - Thông tin ban đầu phải phù hợp: thông tin từ liệu đợc chuyển đến quan đơn vị gọi thông tin ban đầu Những thông tin mà thờng từ nhiều kênh đến, nen ngời tiếp nhận cần biết thông tin sử dụng đợc, phù hợp với yêu cầu thu thập thông tin Để nậng cao hiệu lực thông tin ban đầu , ta cần xử lý lúc thu thập phân loại theo kênh thích hợp - Đảm bảo thông tin thống nhất: tài liệu thông tin phải đợc lập thành kênh, khối hay tệp ữ liệu tuỳ theo mục đích , yêu cầu sử dụng Việc chia thông tin nhân viên trợ giúp , phục vụ kịp thời cho lÃnh đạo có nhu cầu cung cấp thông tin Phân chia thông tin thành khối có tác dụng kiểm soát thông tin nhằm loại bỏ thông tin sai lệch, làm ảnh hởng đến kếy qủa hoạt động quan - Đảm bảo chất lợng thông tin * Chất lợng thông tin đợc phản ánh nhiều tiêu chí khác nh: + Tính xác thông tin: thông tin chất liệu để nhà quản lý phân tích đánh giá tình hình từ đề định ứng xử lĩnh vực hoạt động đơn vị Nếu thông tin sai lệch làm cho kết phân tích không xác từ có kết vội vàng gây hậu xấu đến hoạt động tổ chức +Tính đầy đủ: thông tin muốn phát huy tác dụng nhà quản lý phải đảm bảo đủ lợng Thông tin đầy đủ phải mô tả đợc cách trọn vẹn kiện , trình yếu tố Nếu thiếu loại thông tin làm cho ngời sử dụng thông tin nhậ biết không đầy đủ đối tợng nghiên cứu, dẫn đến hµnh vi øng xư sai lƯch + TÝnh hƯ thống: không cần đủ lợng mà thông tin phải đợc xắp đặt theo hệ thống logic phản ánh đợc đầy đủ đối tợng nghiên cứu Cung cấp thông tin có hệ thống giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí tìm kiếm thông tin + Tính kịp thời: thời đại bùng nổ thông tin yêu cầu tính kịp thời thông tin ngày trở nên xức Có đợc thông tin kịp thời định thắng lợi đơn vị lên đến 50% + Tính đơn giản, dễ hiểu: thông tin đợc cung cấp mà phức tạp dẫn đến tình trạng hiểu sai , làm sai Từ lý nên thông tin chuyển đến ngời sử dụng phải rõ ràng, rành mạch, dƠ hiĨu, dƠ xen, dƠ nhí + TiÕt kiƯm th«ng tin: thông tin đợc khai thac từ liệu khác với trữ lợng khác nhau, nên ngời khai thác phải biết khai thác đến mức đủ số lợng, chất lợng, chủng loại thời hạn thông tin Việc khai thác đủ thông tin theo yêu cầu vừa tránh đợc tốn kếm thời gian, chi phí lại vừa đẩm bảo đợc tính kịp thời, tính khoa học Thông tin khai thác đủ với yêu cầu sử dụng tránh đợc rối loạn gây nhiễu thông tin 4.2 Nhiệm vụ công tác thông tin văn phòng: - Thờng xuyên kịp thời nắm bắt tình hình thực kế hoạch nhà nớc, tình hình chấp hành nghị địng Đảng, văn quy phạm pháp luật nhà nớc, tình hình hoạt động quan có liên quan dịa bàn - Tổ chức công tác thông tin giúp lÃnh đạo xử lý thông tin - Thông tin cho đối tợng biết tình hình chung diễn biến kinh tế văn hoá, xà hội, an ninh, quốc phòng, đối ngoạiLoại thông tin có đặc tr -Đôn đốc quan chuyên môn thực hiệnu chế độ thông tin báo cáo định kỳ theo quy định thời gian có nhận xét, kiến nghị Quy trình hoạt động công tác thông tin - Xây dựng tổ chức nguồn tin: xuất phát từ nhu cầu thông tin để xây dựng tổ chức nguồn tin Đây vấn đề khó, phức tạp liên quan đến nhiều cÊp, nhiỊu ngµnh vµ nhiỊu ngêi hƯ thèng tỉ chức Tuy nhiên, "cửa ải" ban đầu công tác thông tin - Thu thập thông tin: việc thu thập thông tin đợc tiến hành theo nhiều kênh khác nh: + Kênh thông tin theo ngành từ xuống từ dới lên + Kênh thông tin theo ngành cấp, quan phạm vi quốc gia, quốc tế + Kênh thông tin nội quan, đơn vị + Kênh thu thập thông tin qua hệ thống báo cáo + Kênh thông tin qua hội họp, giao ban + Kênh thông tin qua giao tiếp với dân, với sở + Kênh thông tin tra cứu, thông báo, văn pháp lý, quy định nhà nớc trình hoạt động quản lý - Phân tích xử lý thông tin : Đây việc vận dụng sáng tạo óc ngời để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lợng thông tin đà thu nhận đợc Yêu cầu khâu xử lý thông tin tổng hợp để tài liệu, số liệu phản ánh đợc tình hình, xác định chất, tợng chúng Muốn đạt đợc yêu cầu trên, phải tiến hành số thao tác cụ thể nh: + Kiểm tra tính xác, tính hợp lý tài liệu + Hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp phân tích số liêu, tài liệu Mục tiêu trình xử lý thông tin, đa giải pháp, phơng án cho quy định quản lý đợc thực dới hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, cao làm cứ, định hớng để ngời lÃnh đạo quản lý ban hành văn quản lý hoạt động tổ chức Đó tiền đề nội dung mệnh lệnh, định, thị, thông tin quản lý điều hành - Cung cấp, phổ biến thông tin : Thông tin phải đợc phổ biến nhanh chóng, kịp thời đến đối tợng hình thức thích hợp nh truyền đạt hội nghị, hội ý, bàn giao, phổ biến trực tiếp với sở, phổ biến qua nguồn tin đại chúng, báo đài - Bảo quản lu trữ thông tin : Mục đích quy trình kéo dài thời gian sử dụng nguồn tin không để phục vụ cho nhà quản lý định mà cần để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho thông tin khác mà không lần mà nhiều lần Do vậy, tài liệu thông tin phải đợc bảo quản, lu trữ cẩn thận theo phơng pháp khoa học khác nh: lu trữ kiện vào máy tính, vào phim ảnh xếp ngăn nắp trật tự vào cặp, giá, tủ để cần tìm đợc Qua lý luận văn phòng công tác thông tin hoạt động văn phòng, thấy đợc đóng góp trực tiếp thông tin khó đo lờng hết kinh tÕ lÉn x· héi Mét nguyªn lý cã thĨ nhËn thấy khối lợng thông tin khổng lồ cần để vận hành máy quản lý kinh tế Vơi tăng yêu cầu thông tin định việc thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin đà làm cho văn phòng ngày có vị trí quan trọng kinh tế Văn phòng phải gắn liền với hoạt động thông tin văn phòng đợc coi nh " Cổng gác thông tin" quan tất thông tin ®Õn hay ®i ®Ịu ®ỵc thu thËp, xư lý, chun phát văn phòng Từ thông tin tiếp nhận ( bên nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo kênh thích hợp để chuyển tải hay lu trữ Đây hoạt động quan trọng quan, liên quan đến thành bại hoạt động tổ chức nên văn phòng phải tuân theo quy định, nghiêm ngặt văn th - lu trữ thu nhận, xử lý, bảo quản chuyển phát thông tin Nếu thông tin đợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đợc xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý lÃnh đạo có đợc định hữu hiệu, không định họ không hiệu quả, ảnh hởng xấu đến mục tiêu đơn vị Chơng II Chơng II Thực trạng công tác thông tin văn phòng NGÂN HàNG NÔNg NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội A Khái quát chung NGÂN HàNG NÔNG NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội I Vài nét trình hình thành NGÂN HàNG NÔNH NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội Chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội (viết tắt: Chi nhánh NHNo & PNTN Hà Nội) đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trực thuộc NHNo & PHNT Việt Nam đợc thành lập theo định Số 51/QĐ - NHNN ngày 27/6/1998 Thống đốc Ngân hàng Việt Nam Theo định chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội đại diƯn ủ qun cđa NHNo & PHNT ViƯt Nam cã qun tù chđ kinh doanh theo ph©n cÊp cđa ng©n hàng nhà nớc, chịu ràng buộc nghĩa vụ quyền lợi Ngân hàng nhà nớc Trụ sở chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội đặt số 77 Lạc Trung - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội Trong ngày đầu thành lập, Ngân hàng đà gặp phải nhiều khó khăn trình chuyển dịch từ kinh tế theo chÕ tËp trung bao cÊp sang nỊn kinh tÕ thÞ trờng Sau 15 năm hoạt động kinh doanh, Ngân hàng đà đạt đợc thành tựu to lớn, góp phần vào nghiệp chung, xây dựng kinh tế vững mạnh cho thủ đô Hà Nội Trải qua nhiều thử thách Ngân hàng ngày lên khẳng định chỗ đứng hệ thống Ngân hàng Việt Nam II Cơ cấu tổ chức Qua 15 năm hoạt động, với phát triển liên tục, Ngân hàng ý đầu t thêm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp sở vật chất có, trẻ hoá đội ngũ cán bộ, đào tạo nâng cao trình độ cán công nhân viên (CBCNV), mở rộng phòng ban; Hiện NHNo & PHNT Hà Nội hoạt động với phòng ban có 165 CBCNV dới đạo quản lý Giám ®èc, phã Gi¸m ®èc Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Phó giám đốc