Phụ Lục 1 HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY TÀI LIỆU HTQLCL (Ban hành kèm theo Quy trình Kiểm soát tài liệu – TCHC QT 01) 1 Định dạng Khổ giấy A4 (21cm x 29,7cm); Kiểu chữ Times New Roman; Cỡ chữ + Tên tài li[.]
Phụ Lục HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY TÀI LIỆU HTQLCL (Ban hành kèm theo Quy trình Kiểm sốt tài liệu – TCHC.QT.01) Định dạng Khổ giấy A4 (21cm x 29,7cm); Kiểu chữ Times New Roman; Cỡ chữ: + Tên tài liệu (cỡ chữ 14), font chữ: in đậm (Bold) + Các mục (cỡ chữ 14), font chữ: in đậm (Bold) và/hoặc in đậm in nghiêng mục nhỏ + Phần nội dung: cỡ chữ 14 + Riêng lưu đồ trình bày cỡ chữ 10-14 cho phù hợp với khung hình, phải thống cỡ chữ lưu đồ; Khoảng cách dòng: 1,5 line; Canh trang: Canh (Justify – Ctrl+J); Định lề: + Trang mặt trước: + Lề trên: Cách mép từ 2-2,5cm; + Lề dưới: Cách mép từ 1,5-2cm; + Lề trái: Cách mép trái từ 2,5-3cm; + Lề phải: Cách mép phải từ 1,5-2cm + Trang mặt sau: Lề trên: Cách mép từ 2-2,5cm; Lề dưới: Cách mép từ 1,5-2cm; Lề trái: Cách mép trái từ 1,5-2cm; Lề phải: Cách mép phải từ 2,5-3cm 2 Cách đánh mã tài liệu 2.1 Mã tài liệu Mã tài liệu đánh sau: AAAA.BB.xy * Trong đó: AAAA: Ký hiệu/từ viết tắt đơn vị biên soạn tài liệu (xem bảng 1.Tên chữ viết tắt đơn vị trực thuộc Trường Đại Học Kinh Tế Tp.Hồ Chí Minh) BB: Ký hiệu loại tài liệu (xem bảng 2.Tên & chữ viết tắt loại tài liệu hệ thống ) xy: Số thứ tự loại tài liệu đơn vị biên soạn, 01 Ví dụ: Tài liệu có ký hiệu: TCHC.QT.01 hiểu Quy trình 01, Phịng Tổ chức – Hành biên soạn 2.2 Mã Biểu mẫu + Biểu mẫu ban hành kèm theo tài liệu: AAAA.BB.xy Trong đó: AAAA: chữ viết tắt tên đơn vị ban hành tài liệu BB: Ký hiệu loại tài liệu xy: số thứ tự biểu mẫu tài liệu 01 Ví dụ: Biểu mẫu có ký hiệu: TCHC.QT.01.01 hiểu biểu mẫu số 01 Quy trình 01, Phịng Tổ chức – Hành biên soạn + Biểu mẫu ban hành độc lập đơn vị: đánh mã sau: AAAA.xy Trong đó: AAAA: chữ viết tắt tên đơn vị ban hành biểu mẫu xy số thứ tự biểu mẫu độc lập đơn vị, 01 Ví dụ: Biểu mẫu có ký hiệu: TCHC.01 hiểu biểu mẫu độc lập số 01 Phòng Tổ chức – Hành biên soạn * Ghi chú: Vị trí Mã hiệu biểu mẫu thể góc phải bên phải trang giấy Bảng 1: Tên & Chữ Viết Tắt Của Các Đơn Vị Trực Thuộc Trường Đại Học Kinh Tế Tp.Hồ Chí Minh STT Tên đơn vị Chữ viết tắt Các phòng, viện chức Phòng Tổ chức - Hành TCHC Phịng Quản lý Đào tạo – Cơng tác sinh viên QLĐT Phịng Quản lý Đào tạo Tại chức ĐTTC Viện Đào tạo Sau đại học VSĐH Phòng Quản lý khoa học - Hợp tác quốc tế QLKH Phịng Cơng tác Chính trị CTCT Phịng Tài - Kế tốn TCKT Phịng Thanh tra THTr Phịng Khảo thí – Đảm bảo chất lượng KTCL 10 Phòng Quản trị - Thiết bị QTTB 11 Phòng Quản lý Giảng đường – Thời khóa biểu QLGĐ 12 Phịng Cơng nghệ thơng tin CNTT Các khoa, viện đào tạo 13 Khoa Kinh tế KITE 14 Khoa Quản trị kinh doanh QTKD 15 Khoa Thương Mại – Du Lịch – Marketing TMDL 16 Khoa Tài cơng TCCG 17 Khoa Tài Chính TCHI 18 Khoa Ngân hang NGHG 19 Khoa Kế Toán – Kiểm Toán KTKT 20 Khoa Toán – Thống kê TTHK 21 Khoa Hệ thống thông tin kinh doanh HTTT 22 Khoa Luật LUAT 23 Khoa Lý luận trị LLCT 24 Viện Đào tạo quốc tế ISB Bảng 1: Tên & Chữ Viết Tắt Của Các Đơn Vị Trực Thuộc Trường Đại Học Kinh Tế Tp.Hồ Chí Minh STT Tên đơn vị Chữ viết tắt Ban chuyên môn 25 Ban Ngoại ngữ NNGU 26 Ban Giáo dục thể chất GDTC Đơn vị tham gia quản lý phục vụ đào tạo 27 Thư Viện THVI 28 Trung Tâm Dịch vụ Kinh tế DVKT 29 Trung tâm quan hệ doanh nghiệp – Hỗ trợ sinh viên QHDN 30 Ban Quản lý Dự án đầu tư xây dựng QLDA 31 Trạm Y tế TYTe Các đơn vị khoa học công nghệ - thơng tin kinh tế 32 Tạp chí Phát triển kinh tế PTKT 33 Viện Nghiên cứu phát triển nguồn nhân lực NCNL 34 Viện Nghiên cứu kinh tế phát triển NCKT 35 Viện Chính Sách Cơng CSCG 36 Trung tâm Nghiên cứu phát triển quản trị NCQT 37 Nhà Xuất Bản Kinh tế TP.Hồ Chí Minh NXB Cơng ty, trung tâm dịch vụ - lao động sản xuất 38 Trung tâm Ngoại ngữ Kinh tế - Thương mại TTNN 39 Trung tâm Nghiên cứu Ứng dụng khoa học kinh tế NCUD 40 Công ty TNHH MTV Sách Kinh tế SKT 41 Công ty TNHH MTV In Kinh tế IKT 42 Trung tâm Nghiên cứu, giảng dạy kế toán phần mềm kế tốn GDKT 43 Cơng ty CP Sài Gòn Kinh tế SGKT Các trung tâm, chương trình, dự án hợp tác quốc tế 44 Chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright FETP 45 Trung tâm Pháp – Việt đào tạo quản lý CFVG Bảng 1: Tên & Chữ Viết Tắt Của Các Đơn Vị Trực Thuộc Trường Đại Học Kinh Tế Tp.Hồ Chí Minh STT Tên đơn vị Chữ viết tắt 46 Chương trình Việt Nam – Hà Lan VNHL 47 Chương trình Việt Nam – New Zealand VNNZ 48 Trung tâm Công nghệ thông tin KOVIT KOVI Các tổ chức trị - xã hội 49 Đảng ĐCS 50 Cơng đồn trường CĐT 51 Đoàn Thanh niên trường ĐTN 52 Hội Sinh viên trường HSV 53 Hội Cựu chiến binh CCB 54 Hội Cựu sinh viên HCSV 55 Ban Chỉ huy quân CHQS 56 Trung đội Dân quân tự vệ DQTV 57 Đội Phòng cháy chữa cháy PCCC Bảng 2: Tên & Chữ Viết Tắt Của Các Tài Liệu Thuộc HTQL Chất Lượng STT Tên Tài Liệu Chữ viết tắt Chính sách CS Sổ tay ST Mục tiêu MT Quy trình, thủ tục QT Hướng dẫn cơng việc HD Quy định QĐ Kế hoạch KH Cách thức trình bày Các tài liệu HTQLCL Trường có hình thức trình bày sau: 3.1 Trang bìa: tên Trường, tên tài liệu, mã hiệu, lần ban hành, ngày hiệu lực, tên chữ ký người soạn, người kiểm tra người phê duyệt Ví dụ: QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã hiệu : TCHC.QT.01 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực : 27/8/2013 Người soạn thảo Họ tên Chữ ký Ngày ký Người kiểm tra Người phê duyệt 3.2 Các trang 3.2.1 Phần đầu (header): Các Tài Liệu trình bày dạng cố định dùng cho tất trang tài liệu Mã hiệu: Lần ban hành: Ngày có hiệu lực: _/ _/ Trang / (TÊN TÀI LIỆU) Nội dung bên gồm ba cột: Cột bên trái Logo Trường …………… Cột ghi loại tên tài liệu (thí dụ: QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU) Cột thứ ba bên phải bao gồm: Mã tài liệu: Ví dụ: TCHC.QT.01: Quy trình số 01 Phịng TC-HC TCHC.HD.07: Hướng dẫn cơng việc số 07 Phịng TC-HC Biểu mẫu: Các biểu mẫu dùng Header trang sau: TRƯỜNG ……… (TÊN BIỂU MẪU) Mã hiệu: Lần ban hành: Ngày hiệu lực: Ghi chú: Việc ban hành biểu mẫu với tài liệu, / hoàn toàn độc lập với loại tài liệu thuộc HTQLCL 3.2.2 Trang thứ nhất: BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI Số TT Ngày sửa đổi Trang sửa đổi 3.2.3 Nội dung tài liệu chất lượng 3.2.3.1 Chính sách chất lượng Mục sửa đổi Nội dung sửa đổi Ghi Chính sách chất lượng trình bày sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾTP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG TP.HCM, ngày ….tháng … năm 20 HIỆU TRƯỞNG 3.2.3.2 Mục tiêu, chương trình chất lượng Mục tiêu chất lượng trình bày sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO(1) TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐƠN VỊ: (2) MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG VÀ CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG NĂM Trách nhiệm STT Mục tiêu chất lượng Chỉ tiêu Chương trình hành động Chính Hỗ trợ Thời hạn hồn thành Bắt đầu Kết thúc Tần suất báo cáo nội TP.HCM, ngày tháng năm 20 TP.HCM, ngày tháng năm 20 TRƯỞNG ĐƠN VỊ(3) HIỆU TRƯỞNG *Ghi chú: Mục tiêu biện pháp thực mục tiêu cụ thể đơn vị khơng có (1); Mục tiêu biện pháp chung tồn trường khơng có (2) (3) Tần suất báo cáo Ban ISO 3.2.3.3 Sổ tay Các nội dung trình bày sổ tay: Bảng theo dõi thay đổi Mục lục Định nghĩa giải thích thuật ngữ, từ viết tắt Giới thiệu UEH Chính sách … Sơ đồ tổ chức tóm tắt chức nhiệm vụ phòng ban, đơn vị sản xuất thuộc UEH Phạm vi HTQLCL; ngoại lệ HTQLCL (nếu có) Mơ hình yếu tố HTQLCL tương tác chúng Viện dẫn tài liệu liên quan đến yếu tố HTQLCL 3.2.3.4 Quy trình Các nội dung trình bày quy trình sau: Các đầu mục Mục đích phạm vi áp dụng 1.1 Mục đích 1.2 Phạm vi áp dụng Tài liệu tham khảo Nội dung Nêu rõ mục đích quy trình nhằm quy định kiểm sốt nội dung hoạt động gì? Nêu rõ quy trình áp dụng đối với: Đối tượng (đối tượng hoạt động/nhóm cơng việc/vị trí cơng việc), đâu (tồn Cơng ty hay cho phòng/ban cụ thể) Trách nhiệm áp dụng: nêu tên đơn vị chịu trách nhiệm áp dụng tài liệu Liệt kê tài liệu mà người dùng sử dụng, tham chiếu đến trình xây dựng quy trình tài liệu tham khảo cần có sẵn nơi áp dụng Nếu khơng có tài liệu tham khảo ghi “Khơng có” Thuật ngữ từ viết tắt Giải thích thuật ngữ từ viết tắt sử dụng quy trình Nếu khơng có định nghĩa ghi “Khơng có” Nội dung tài liệu Hồ sơ Phụ lục Mô tả thứ tự bước thực cơng việc quy trình ( vẽ lưu đồ cần thiết) Diễn giải bước lưu đồ: - Giải thích cách thức thực hiện, - Trách nhiệm thực bước - Viện dẫn tài liệu, biểu mẫu thực bước cơng việc (nếu có) Liệt kê theo dạng bảng tất hồ sơ cần phải lập lưu trữ, mã biểu mẫu áp dụng (nếu có), trách nhiệm lưu trữ, thời gian lưu trữ bảo quản Liệt kê tên gọi, mã hiệu (nếu có) loại biểu mẫu, phụ lục sử dụng quy trình Đính kèm tất biểu mẫu, phụ lục đề cập tài liệu Lưu ý: Nếu mục ‘Tài liệu viện dẫn”, “Hồ sơ”, “Phụ lục” khơng có nội dung ghi “Khơng có” Đối với hướng dẫn đơn giản trình bày nội dung cụ thể không cần vẽ lưu đồ Khi sử dụng Biểu mẫu quy trình khác, phải giữ nguyên mã biểu mẫu quy trình 3.2.3.3 Hướng dẫn cơng việc Nội dung hướng dẫn cơng việc bao gồm hạng mục quy trình (mục đích, phạm vi áp dụng, tài liệu tham khảo…).Hướng dẫn viết nội dung chi tiết biểu mẫu hay thể dạng lưu đồ 3.2.3.4 Văn bản/công văn Về thể thức cách trình bày xem Phụ lục Mẫu chữ chi tiết trình bày thể thức văn