PMBOK Guide 5th Edition lamviethoan translated 230103 Hướng dẫn về Những kiến thức cốt lõi trong QLDA (ấn bản 5, năm 2013) Tài liệu này đưa ra những hướng dẫn để quản lý các dự án đơn lẻ và định nghĩa[.]
Hướng dẫn Những kiến thức cốt lõi QLDA (ấn 5, năm 2013) Tài liệu đưa hướng dẫn để quản lý dự án đơn lẻ định nghĩa khái niệm liên quan đến QLDA Cuốn sách mơ tả vịng đời QLDA quy trình liên quan vịng đời dự án Lâm Viết Hoan Tháng 01/2023 Mục lục Mục lục MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH MINH HOẠ DANH MỤC BẢNG BIỂU 13 GIỚI THIỆU 15 1.1 1.2 1.2.1 1.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.5 1.5.1 1.5.2 1.6 1.7 1.7.1 1.7.2 1.8 ẢNH HƯỞNG CỦA TỔ CHỨC VÀ VÒNG ĐỜI DỰ ÁN 30 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.3 2.3.1 2.4 2.4.1 2.4.2 MỤC ĐÍCH CỦA PMBOK GUIDE 15 DỰ ÁN LÀ GÌ? 16 Quan hệ Danh mục (Portfolio), Chương trình (Program) Dự án (Project) 17 QLDA LÀ GÌ? 18 QUAN HỆ GIỮA QL DANH MỤC, QL CHƯƠNG TRÌNH, QLDA VÀ QLDA TỔ CHỨC 19 QL Chương trình 21 Quản lý Danh mục 22 Dự án Lập kế hoạch chiến lược 22 Văn phòng QLDA 23 QUAN HỆ GIỮA QLDA, QL VẬN HÀNH (OPERATIONS MANAGEMENT) VÀ CHIẾN LƯỢC TỔ CHỨC 24 QL Vận hành QLDA 24 QLDA Tổ chức 26 GIÁ TRỊ DOANH NGHIỆP 27 VAI TRÒ CỦA NHÀ QLDA 28 Trách nhiệm Năng lực Nhà QLDA 28 Các kỹ xã hội (Interpersonal Skills) Nhà QLDA 29 VỀ TÀI LIỆU NHỮNG KIẾN THỨC CỐT LÕI TRONG QLDA - PMBOK GUIDE 29 ẢNH HƯỞNG CỦA TỔ CHỨC ĐẾN QLDA 30 Văn hoá phong cách Tổ chức 30 Truyền thông Tổ chức 31 Cấu trúc Tổ chức 31 Tài sản Quy trình Tổ chức (Organizational Process Assets) 35 Các yếu tố Môi trường Doanh nghiệp 37 CÁC BÊN LIÊN QUAN TRONG DỰ ÁN (STAKEHOLDER) VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN (PROJECT GOVERNANCE) 38 Các bên liên quan (Project Stakeholders) 38 Quản trị dự án (Project Governance) 41 Thành công dự án 42 NHÓM DỰ ÁN 42 Thành phần Nhóm dự án 43 VÒNG ĐỜI DỰ ÁN 44 Đặc điểm Vòng đời dự án 45 Các giai đoạn dự án 47 CÁC QUY TRÌNH QLDA 52 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 TƯƠNG TÁC QUY TRÌNH QLDA THƯỜNG GẶP 54 CÁC NHÓM QUY TRÌNH QLDA 55 NHÓM QUY TRÌNH KHỞI TẠO DỰ ÁN (INITIATING PROCESS GROUP) 57 NHÓM QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING PROCESS GROUP) 59 NHÓM QUY TRÌNH THỰC THI DỰ ÁN (EXECUTING PROCESS GROUP) 60 NHÓM QUY TRÌNH GIÁM SÁT VÀ KIỂM SỐT DỰ ÁN (MONITORING & CONTROLLING PROCESS GROUP) 60 NHÓM QUY TRÌNH ĐĨNG DỰ ÁN (CLOSING PROCESS GROUP) 61 THÔNG TIN DỰ ÁN 61 VAI TRÒ CỦA CÁC LĨNH VỰC KIẾN THỨC (KNOWLEDGE AREAS) 63 PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) Mục lục QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN 67 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN 101 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 LẬP ĐIỀU LỆ DỰ ÁN (PROJECT CHARTER) 69 Lập Điều lệ Dự án: Dữ liệu đầu vào 71 Lập Điều lệ Dự án: Công cụ Kỹ thuật 73 Lập Điều lệ Dự án: Kết 74 LẬP KẾ HOẠCH QLDA 74 Lập Kế hoạch QLDA: Dữ liệu đầu vào 76 Lập Kế hoạch QLDA: Công cụ Kỹ thuật 77 Lập Kế hoạch QLDA: Kết 77 ĐIỀU HÀNH VÀ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC DỰ ÁN 79 Điều hành Quản lý Công việc Dự án: Dữ liệu đầu vào 81 Điều hành Quản lý Công việc Dự án: Công cụ Kỹ thuật 82 Điều hành Quản lý Công việc Dự án: Kết 83 GIÁM SÁT VÀ KIỂM SỐT CƠNG VIỆC DỰ ÁN 85 Giám sát Kiểm sốt Cơng việc dự án: Dữ liệu đầu vào 87 Giám sát Kiểm sốt Cơng việc dự án: Công cụ Kỹ thuật 89 Giám sát Kiểm sốt Cơng việc dự án: Kết 90 KIỂM SỐT THAY ĐỔI TÍCH HỢP 92 Thực thi Kiểm sốt Thay đổi Tích hợp: Dữ liệu đầu vào 95 Thực thi Kiểm sốt Thay đổi Tích hợp: Cơng cụ Kỹ thuật 96 Thực thi Kiểm sốt Thay đổi Tích hợp: Kết 96 ĐÓNG DỰ ÁN HOẶC GIAI ĐOẠN 97 Đóng Dự án Giai đoạn: Dữ liệu đầu vào 99 Đóng Dự án Giai đoạn: Công cụ Kỹ thuật 99 Đóng Dự án Giai đoạn: Kết 100 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ PHẠM VI 102 Kế hoạch Quản lý Phạm vi: Dữ liệu đầu vào 104 Kế hoạch Quản lý Phạm vi: Công cụ Kỹ thuật 104 Kế hoạch Quản lý Phạm vi: Kết 105 THU THẬP YÊU CẦU 105 Thu thập Yêu cầu: Dữ liệu đầu vào 108 Thu thập Yêu cầu: Công cụ Kỹ thuật 108 Thu thập Yêu cầu: Kết 112 XÁC ĐỊNH PHẠM VI 114 Định nghĩa phạm vi: Dữ liệu đầu vào 115 Định nghĩa phạm vi: Công cụ Kỹ thuật 116 Định nghĩa phạm vi: Kết 117 TẠO CẤU TRÚC PHÂN RÃ CÔNG VIỆC (WBS) 119 Tạo Cấu trúc Phân rã Công việc (WBS): Dữ liệu đầu vào 121 Tạo Cấu trúc Phân rã Công việc (WBS): Công cụ Kỹ thuật 121 Tạo Cấu trúc Phân rã Công việc (WBS): Kết 124 XÁC THỰC PHẠM VI (VALIDATE SCOPE) 125 Xác thực phạm vi: Dữ liệu đầu vào 127 Xác thực phạm vi: Công cụ Kỹ thuật 127 Xác thực phạm vi: Kết 128 KIỂM SOÁT PHẠM VI 128 Kiểm soát phạm vi: Dữ liệu đầu vào 129 Kiểm soát phạm vi: Công cụ Kỹ thuật 130 Kiểm soát phạm vi: Kết 130 QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN (PROJECT TIME MANAGEMENT) 132 6.1 LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ 135 6.1.1 Lập kế hoạch Quản lý Tiến độ: Dữ liệu đầu vào 136 PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) Mục lục 6.1.2 6.1.3 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.5 6.5.1 6.5.2 6.5.3 6.6 6.6.1 6.6.2 6.6.3 6.7 6.7.1 6.7.2 6.7.3 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 177 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 Lập kế hoạch Quản lý Tiến độ: Công cụ Kỹ thuật 137 Lập kế hoạch Quản lý Tiến độ: Kết 137 XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC 138 Xác định Công việc: Dữ liệu đầu vào 140 Xác định Công việc: Công cụ Kỹ thuật 140 Xác định Công việc: Kết 141 LẬP TRÌNH TỰ CƠNG VIỆC (SEQUENCE ACTIVITIES) 142 Lập trình tự cơng việc: Dữ liệu đầu vào 143 Lập trình tự cơng việc: Công cụ Kỹ thuật 144 Lập trình tự công việc: Kết 147 ƯỚC TÍNH NGUỒN LỰC CHO CƠNG VIỆC 148 Ước tính Nguồn lực cho Cơng việc: Dữ liệu đầu vào 150 Ước tính Nguồn lực cho Cơng việc: Công cụ Kỹ thuật 151 Ước tính Nguồn lực cho Cơng việc: Kết 152 ƯỚC TÍNH THỜI LƯỢNG CƠNG VIỆC 152 Ước tính thời gian thực công việc: Dữ liệu đầu vào 154 Ước tính thời gian thực công việc: Công cụ Kỹ thuật 155 Ước tính thời gian thực công việc: Kết 158 LẬP TIẾN ĐỘ 158 Lập tiến độ: Dữ liệu đầu vào 160 Lập tiến độ: Công cụ Kỹ thuật 161 Lập tiến độ: Kết 167 KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ 171 Kiểm soát Tiến độ: Dữ liệu đầu vào 173 Kiểm sốt Tiến độ: Cơng cụ Kỹ thuật 173 Kiểm soát Tiến độ: Kết 175 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ 179 Kế hoạch Kiểm sốt Chi phí: Dữ liệu đầu vào 180 Kế hoạch Kiểm soát Chi phí: Cơng cụ Kỹ thuật 181 Kế hoạch Kiểm sốt Chi phí: Kết 181 ƯỚC TÍNH CHI PHÍ 182 Ước tính chi phí: Dữ liệu đầu vào 184 Ước tính chi phí: Cơng cụ Kỹ thuật 186 Ước tính chi phí: Kết 189 XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH 189 Xác định Ngân sách: Dữ liệu đầu vào 191 Xác định Ngân sách: Công cụ Kỹ thuật 192 Xác định Ngân sách: Kết 193 KIỂM SỐT CHI PHÍ 195 Kiểm sốt Chi phí: Dữ liệu đầu vào 197 Kiểm soát Chi phí: Cơng cụ Kỹ thuật 197 Kiểm sốt Chi phí: Kết 205 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN 207 8.1 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 211 8.1.1 Kế hoạch Quản lý Chất lượng: Dữ liệu đầu vào 213 8.1.2 Kế hoạch Quản lý Chất lượng: Công cụ Kỹ thuật 214 8.1.3 Kế hoạch Quản lý Chất lượng: Kết 221 8.2 THỰC HIỆN CÔNG TÁC ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG (QA) 222 8.2.1 Thực công tác Đảm bảo Chất lượng: Dữ liệu đầu vào 224 8.2.2 Thực công tác Đảm bảo Chất lượng: Công cụ Kỹ thuật 225 8.2.3 Thực công tác Đảm bảo Chất lượng: Kết 228 8.3 KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG 229 PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) Mục lục 8.3.1 8.3.2 8.3.3 QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN 235 9.1 9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.2 9.2.1 9.2.2 9.2.3 9.3 9.3.1 9.3.2 9.3.3 9.4 9.4.1 9.4.2 9.4.3 10 Kiểm soát chất lượng: Dữ liệu đầu vào 231 Kiểm soát chất lượng: Công cụ Kỹ thuật 232 Kiểm soát chất lượng: Kết 232 KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ NHÂN LỰC DỰ ÁN 237 Kế hoạch Quản trị Nhân lực Dự án: Dữ liệu đầu vào 238 Kế hoạch Quản trị Nhân lực Dự án: Công cụ Kỹ thuật 239 Kế hoạch Quản trị Nhân lực Dự án: Kết 242 THIẾT LẬP NHÓM DỰ ÁN 244 Thiết lập Đội Dự án: Dữ liệu đầu vào 245 Thiết lập Đội Dự án: Công cụ Kỹ thuật 246 Thiết lập Đội Dự án: Kết 248 PHÁT TRIỂN NHÓM DỰ ÁN 248 Phát triển Đội Dự án: Dữ liệu đầu vào 250 Phát triển Đội Dự án: Công cụ Kỹ thuật 250 Phát triển Đội Dự án: Kết 254 QUẢN LÝ NHÓM DỰ ÁN 255 Quản lý Đội Dự án: Dữ liệu đầu vào 256 Quản lý Đội Dự án: Công cụ Kỹ thuật 257 Quản lý Đội Dự án: Kết 259 QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN 261 10.1 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG 261 10.1.1 Kế hoạch Quản lý Truyền thông: Dữ liệu đầu vào 264 10.1.2 Kế hoạch Quản lý Truyền thông: Công cụ Kỹ thuật 264 10.1.3 Kế hoạch Quản lý Truyền thông: Kết 268 10.2 QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG 268 10.2.1 Quản lý Truyền thông: Dữ liệu đầu vào 270 10.2.2 Quản lý Truyền thông: Công cụ Kỹ thuật 270 10.2.3 Quản lý Truyền thông: Kết 272 10.3 KIỂM SỐT TRUYỀN THƠNG 273 10.3.1 Kiểm sốt Truyền thơng: Dữ liệu đầu vào 274 10.3.2 Kiểm sốt Truyền thơng: Công cụ Kỹ thuật 275 10.3.3 Kiểm sốt Truyền thơng: Kết 276 11 QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN 278 11.1 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ RỦI RO 281 11.1.1 Kế hoạch Quản lý Rủi ro: Dữ liệu đầu vào 282 11.1.2 Kế hoạch Quản lý Rủi ro: Công cụ Kỹ thuật 283 11.1.3 Kế hoạch Quản lý Rủi ro: Kết 284 11.2 NHẬN DIỆN RỦI RO 287 11.2.1 Nhận diện Rủi ro: Dữ liệu đầu vào 289 11.2.2 Nhận diện Rủi ro: Công cụ Kỹ thuật 291 11.2.3 Nhận diện Rủi ro: Kết 294 11.3 THỰC HIỆN PHÂN TÍCH RỦI RO ĐỊNH TÍNH 295 11.3.1 Tiến hành Đánh giá Rủi ro Định tính: Dữ liệu đầu vào 296 11.3.2 Tiến hành Đánh giá Rủi ro Định tính: Cơng cụ Kỹ thuật 297 11.3.3 Tiến hành Đánh giá Rủi ro Định tính: Kết 299 11.4 THỰC HIỆN PHÂN TÍCH RỦI RO ĐỊNH LƯỢNG 300 11.4.1 Tiến hành Đánh giá Rủi ro Định lượng: Dữ liệu đầu vào 301 11.4.2 Tiến hành Đánh giá Rủi ro Định lượng: Công cụ Kỹ thuật 302 11.4.3 Tiến hành Đánh giá Rủi ro Định lượng: Kết 307 11.5 KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ RỦI RO 308 11.5.1 Kế hoạch Ứng phó Rủi ro: Dữ liệu đầu vào 309 PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) Mục lục 11.5.2 Kế hoạch Ứng phó Rủi ro: Cơng cụ Kỹ thuật 310 11.5.3 Kế hoạch Ứng phó Rủi ro: Kết 313 11.6 KIỂM SOÁT RỦI RO 315 11.6.1 Kiểm soát rủi ro: Dữ liệu đầu vào 316 11.6.2 Kiểm sốt rủi ro: Cơng cụ Kỹ thuật 317 11.6.3 Kiểm soát rủi ro: Kết 318 12 QUẢN LÝ MUA SẮM 320 12.1 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ MUA SẮM 323 12.1.1 Kế hoạch Quản lý Mua sắm: Dữ liệu đầu vào 325 12.1.2 Kế hoạch Quản lý Mua sắm: Công cụ Kỹ thuật 329 12.1.3 Kế hoạch Quản lý Mua sắm: Kết 330 12.2 TRIỂN KHAI MUA SẮM 334 12.2.1 Triển khai Mua sắm: Dữ liệu đầu vào 335 12.2.2 Triển khai Mua sắm: Công cụ Kỹ thuật 337 12.2.3 Triển khai Mua sắm: Kết 338 12.3 KIỂM SOÁT MUA SẮM 340 12.3.1 Kiểm soát Mua sắm: Dữ liệu đầu vào 342 12.3.2 Kiểm soát Mua sắm: Công cụ Kỹ thuật 343 12.3.3 Kiểm soát Mua sắm: Kết 344 12.4 KẾT THÚC MUA SẮM 347 12.4.1 Kết thúc Mua sắm: Dữ liệu đầu vào 348 12.4.2 Kết thúc Mua sắm: Công cụ Kỹ thuật 348 12.4.3 Kết thúc Mua sắm: Kết 349 13 QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN TRONG DỰ ÁN 350 13.1 XÁC ĐỊNH CÁC BÊN LIÊN QUAN 352 13.1.1 Xác định Các bên liên quan: Dữ liệu đầu vào 353 13.1.2 Xác định Các bên liên quan: Công cụ Kỹ thuật 354 13.1.3 Xác định Các bên liên quan: Kết 355 13.2 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN 356 13.2.1 Kế hoạch Quản lý Các bên liên quan: Dữ liệu đầu vào 357 13.2.2 Kế hoạch Quản lý Các bên liên quan: Công cụ Kỹ thuật 358 13.2.3 Kế hoạch Quản lý Các bên liên quan: Kết 359 13.3 QUẢN LÝ SỰ THAM GIA (TƯƠNG TÁC) CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN 361 13.3.1 Quản lý Tương tác Các bên liên quan: Dữ liệu đầu vào 362 13.3.2 Quản lý Tương tác Các bên liên quan: Công cụ Kỹ thuật 363 13.3.3 Quản lý Tương tác Các bên liên quan: Kết 363 13.4 KIỂM SOÁT TƯƠNG TÁC CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN 364 13.4.1 Kiểm soát Tương tác Các bên liên quan: Dữ liệu đầu vào 366 13.4.2 Kiểm soát Tương tác Các bên liên quan: Công cụ Kỹ thuật 367 13.4.3 Kiểm soát Tương tác Các bên liên quan: Kết 367 PHỤ CHƯƠNG A1: CHUẨN QLDA 370 A1.1 TIÊU CHUẨN LÀ GÌ? 370 A1.2 KHUNG CHO TIÊU CHUẨN NÀY 370 A1.3 NHÓM QUY TRÌNH QLDA 372 A1.4 NHĨM QUY TRÌNH KHỞI TẠO 374 A1.4.1 Xây dựng Điều lệ Dự án 377 A1.4.2 Xác định bên liên quan 377 A1.5 NHĨM QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH 377 A1.5.1 Xây dựng kế hoạch QLDA 380 A1.5.2 Kế hoạch Quản lý phạm vi 380 A1.5.3 Thu thập yêu cầu 380 A1.5.4 Xác định phạm vi 381 PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) Mục lục A1.5.5 Tạo WBS 381 A1.5.6 Lập Kế hoạch Quản lý Tiến độ 382 A1.5.7 Xác định công việc 382 A1.5.8 Lập trình tự cơng việc 382 A1.5.9 Ước tính Tài nguyên Hoạt động 383 A1.5.10 Ước tính thời lượng công việc 383 A1.5.11 Lập tiến độ 384 A1.5.12 Lập Kế hoạch Quản lý Chi phí 385 A1.5.13 Ước tính chi phí 385 A1.5.14 Xác định Ngân sách 385 A1.5.15 Lập kế hoạch Quản lý chất lượng 386 A1.5.16 Lập kế hoạch Quản lý Nguồn nhân lực 386 A1.5.17 Kế hoạch Quản lý Truyền thông 387 A1.5.18 Lập kế hoạch quản lý rủi ro 387 A1.5.19 Nhận diện rủi ro 388 A1.5.20 Thực phân tích rủi ro định tính 388 A1.5.21 Thực phân tích rủi ro định lượng 389 A1.5.22 Lập kế hoạch ứng phó rủi ro 389 A1.5.23 Kế hoạch quản lý mua sắm 389 A1.5.24 Kế hoạch Quản lý bên liên quan 390 A1.6 NHĨM QUY TRÌNH THỰC THI 391 A1.6.1 Điều hành Quản lý Công việc Dự án 392 A1.6.2 Thực Đảm bảo Chất lượng 392 A1.6.3 Thiết lập nhóm dự án 392 A1.6.4 Phát triển nhóm dự án 393 A1.6.5 Quản lý nhóm dự án 393 A1.6.6 Quản lý truyền thông 394 A1.6.7 Triển khai mua sắm 394 A1.6.8 Quản lý tham gia bên liên quan 395 A1.7 NHĨM QUY TRÌNH GIÁM SÁT VÀ KIỂM SOÁT 396 A1.7.1 Giám sát Kiểm sốt Cơng việc Dự án 397 A1.7.2 Thực Kiểm sốt Thay đổi Tích hợp 398 A1.7.3 Xác thực Phạm vi 398 A1.7.4 Kiểm soát Phạm vi 399 A1.7.5 Kiểm soát tiến độ 399 A1.7.6 Kiểm sốt Chi phí 400 A1.7.7 Kiểm soát chất lượng 400 A1.7.8 Kiểm sốt truyền thơng 401 A1.7.9 Kiểm soát rủi ro 401 A1.7.10 Kiểm soát Mua sắm 401 A1.7.11 Kiểm soát tham gia bên liên quan 402 A1.8 NHĨM QUY TRÌNH ĐĨNG / KẾT THÚC 403 A1.8.1 Kết thúc dự án giai đoạn 403 A1.8.2 Kế thúc Mua sắm 404 PHỤ LỤC X1: NHỮNG THAY ĐỔI Ở ẤN BẢN 405 PHỤ LỤC X2: CÁC BÊN THAM GIA SOẠN ẤN BẢN 405 PHỤ LỤC X3: INTERPERSONAL SKILLS 406 X3.1 LÃNH ĐẠO 406 X3.2 XÂY DỰNG NHÓM 406 X3.3 ĐỘNG VIÊN 407 X3.4 GIAO TIẾP 407 X3.5 TẠO ẢNH HƯỞNG 408 X3.6 RA QUYẾT ĐỊNH 408 PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) Mục lục X3.7 NHẬN THỨC VỀ CHÍNH TRỊ VÀ VĂN HÓA 409 X3.8 ĐÀM PHÁN (NEGOTIATION) 409 X3.9 XÂY DỰNG LÒNG TIN 409 X3.10 QUẢN LÝ XUNG ĐỘT 410 X3.11 HUẤN LUYỆN (COACHING) 410 X3.12 TÀI LIỆU THAM KHẢO 411 TÀI LIỆU THAM KHẢO 412 PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) Danh mục Hình minh hoạ Danh mục Hình minh hoạ Hình 1-1 Tương tác Quản lý Danh mục, Chương trình Dự án 18 Hình 2-1 Tổ chức kiểu Chức (functional) 32 Hình 2-2 Tổ chức kiểu Ma trận yếu (weak matrix) 33 Hình 2-3 Tổ chức kiểu Ma trận cân (balanced matrix) 33 Hình 2-4 Tổ chức kiểu Ma trận mạnh (strong matrix) 34 Hình 2-5 Tổ chức kiểu Dự án (projectized) 34 Hình 2-6 Tổ chức kiểu Tổng hợp (composite) 35 Hình 2-7 Quan hệ bên liên quan Dự án 39 Hình 2-8 Mức chi phí nhân điển hình cấu trúc vịng đời dự án chung 46 Hình 2-9 Tác động thay đổi theo thời gian dự án 46 Hình 2-10 Ví dụ Dự án giai đoạn 47 Hình 2-11 Ví dụ Dự án giai đoạn 48 Hình 2-12 Ví dụ Dự án có giai đoạn chồng chéo 49 Hình 2-13 Ví dụ Vịng đời (kiểu) Dự đoán 50 Hình 3-1 Các Nhóm quy trình QLDA 54 Hình 3-2 Tương tác Quy trình Giai đoạn Dự án 55 Hình 3-3 Tương tác quy trình QLDA 57 Hình 3-4 Ranh giới dự án 58 Hình 3-5 Luồng Dữ liệu, Thơng tin & Báo cáo Dự án 63 Hình 3-6 Chú thích Lưu đồ liệu 64 Hình 4-1 Tổng quan Quản lý Tích hợp Dự án 69 Hình 4-2 Lập Điều lệ Dự án: Dữ liệu đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật, Kết 70 Hình 4-3 Lưu đồ liệu Lập Điều lệ Dự án 70 Hình 4-4 Lập Kế hoạch QLDA: Dữ liệu đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật, Kết 74 Hình 4-5 Lưu đồ Lập Kế hoạch QLDA 75 Hình 4-6 Điều hành & Quản lý Công việc Dự án: Dữ liệu đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật, Kết 80 Hình 4-7 Lưu đồ liệu: Điều hành & Quản lý Công việc Dự án 80 Hình 4-8 Giám sát Kiểm sốt Cơng việc: Dữ liệu đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật, Kết 85 Hình 4-9 Lưu đồ liệu: Giám sát & Kiểm sốt Cơng việc Dự án 86 Hình 4-10 Kiểm sốt Thay đổi Tích hợp: Dữ liệu đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật, Kết 92 Hình 4-11 Lưu đồ liệu Kiểm sốt Thay đổi Tích hợp 93 Hình 4-12 Đóng dự án giai đoạn: Dữ liệu đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật, Kết 97 Hình 4-13 Lưu đồ liệu Đóng dự án giai đoạn 98 Hình 5-1 Tổng quan quản lý phạm vi dự án 102 Hình 5-2 Kế hoạch Quản lý phạm vi: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật Kết 103 Hình 5-3 Lưu đồ liệu Kế hoạch Quản lý phạm vi 103 Hình 5-4 Thu thập yêu cầu: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật Kết 106 Hình 5-5 Lưu đồ Thu thập yêu cầu 106 Hình 5-6 Ví dụ Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu 114 Hình 5-7 Xác định phạm vi: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật Kết 114 Hình 5-8 Xác định lưu đồ liệu phạm vi 115 Hình 5-9 Tạo WBS: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật Kết 119 PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) Danh mục Hình minh hoạ Hình 5-10 Lưu đồ liệu Tạo WBS 120 Hình 5-11.Ví dụ phân rã cơng việc thành gói cơng việc WBS 122 Hình 5-12 Ví dụ WBS tổ chức theo giai đoạn 123 Hình 5-13 Ví dụ WBS với giao phẩm 123 Hình 5-14 Xác thực Phạm vi: Đầu vào, Cơng cụ & Kỹ thuật Kết 126 Hình 5-15 Lưu đồ liệu Xác thực phạm vi 126 Hình 5-16 Phạm vi kiểm sốt: Đầu vào, Cơng cụ & Kỹ thuật Kết 128 Hình 5-17 Lưu đồ liệu Kiểm soát phạm vi 129 Hình 6-1 Tổng quan quản lý thời gian dự án 133 Hình 6-2 Tổng quan lập tiến độ 134 Hình 6-3 Lập kế hoạch Quản lý tiến độ: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật Kết 135 Hình 6-4 Lưu đồ liệu Kế hoạch Quản lý Tiến độ 135 Hình 6-5 Xác định Công việc: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật Kết 139 Hình 6-6 Lưu đồ liệu Xác định công việc 139 Hình 6-7 Các cơng việc theo trình tự: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật Kết 142 Hình 6-8 Lưu đồ liệu Lập trình tự cơng việc 143 Hình 6-9 Phương pháp sơ đồ ưu tiên (PDM) Các loại mối quan hệ 145 Hình 6-10 Ví dụ Lead Lag 147 Hình 6-11 Sơ đồ mạng tiến độ dự án 148 Hình 6-12 Ước tính Tài nguyên Hoạt động: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật Kết 149 Hình 6-13 Lưu đồ liệu Ước tính tài ngun cơng việc 149 Hình 6-14 Ước tính thời lượng cơng việc: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật Kết 153 Hình 6-15 Lưu đồ liệu Ước tính thời lượng cơng việc 153 Hình 6-16 Lập tiến độ: Đầu vào, Cơng cụ & Kỹ thuật Kết 158 Hình 6-17 Lưu đồ liệu Lập tiến độ 159 Hình 6-18 Ví dụ phương pháp đường găng 163 Hình 6-19 Ví dụ phương pháp chuỗi găng 164 Hình 6-20 San lấp nguồn lực 165 Hình 6-21 Ví dụ trình bày tiến độ dự án 169 Hình 6-22 Kiểm sốt tiến độ: Đầu vào, Cơng cụ & Kỹ thuật Kết 171 Hình 6-23 Lưu đồ liệu kiểm soát tiến độ 172 Hình 7-1 Tổng quan Quản lý Chi phí Dự án 178 Hình 7-2 Lập kế hoạch Quản lý chi phí: Đầu vào, Cơng cụ & Kỹ thuật Kết 179 Hình 7-3 Lưu đồ liệu Kế hoạch Quản lý chi phí 179 Hình 7-4 Ước tính chi phí: Đầu vào, Cơng cụ & Kỹ thuật Kết 183 Hình 7-5 Lưu đồ liệu Ước tính chi phí 183 Hình 7-6 Xác định Ngân sách: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật Kết 190 Hình 7-7 Lưu đồ liệu Xác định Ngân sách 190 Hình 7-8 Các thành phần ngân sách dự án 194 Hình 7-9 Đường sở chi phí, chi phí yêu cầu kinh phí 194 Hình 7-10 Kiểm sốt Chi phí: Đầu vào, Cơng cụ & Kỹ thuật Kết 195 Hình 7-11 Lưu đồ liệu kiểm sốt chi phí 196 Hình 7-12 Giá trị thu được, Giá trị kế hoạch Chi phí thực tế 200 PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 10 PHỤ CHƯƠNG A1: CHUẨN QLDA A1.7 Nhóm quy trình giám sát kiểm sốt Hình A1-42 Giám sát Kiểm sốt Cơng việc Dự án: Đầu vào Kết A1.7.2 Thực Kiểm sốt Thay đổi Tích hợp Thực Kiểm sốt Thay đổi Tích hợp quy trình xem xét tất yêu cầu thay đổi; phê duyệt thay đổi quản lý thay đổi giao phẩm, tài sản quy trình tổ chức, tài liệu dự án kế hoạch QLDA; thông tin thay đổi Thực kiểm sốt thay đổi tích hợp xem xét tất yêu cầu thay đổi sửa đổi tài liệu dự án, tài liệu phân phối, đường sở kế hoạch QLDA phê duyệt từ chối thay đổi Lợi ích quy trình cho phép thay đổi lập thành văn dự án xem xét theo cách tích hợp đồng thời giảm rủi ro dự án, thường phát sinh từ thay đổi thực mà không xem xét đến mục tiêu kế hoạch tổng thể dự án Các đầu vào đầu quy trình mơ tả Hình A1-43 Hình A1-43 Thực Kiểm sốt Thay đổi Tích hợp: Đầu vào Kết A1.7.3 Xác thực Phạm vi Xác thực phạm vi quy trình thức hóa việc nghiệm thu sản phẩm hồn thành dự án Lợi ích quy trình mang lại tính khách quan cho quy trình nghiệm thu tăng hội nghiệm thu sản phẩm, dịch vụ cuối kết cách xác nhận giao phẩm Các đầu vào đầu quy trình mơ tả Hình A1-44 PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 398 PHỤ CHƯƠNG A1: CHUẨN QLDA A1.7 Nhóm quy trình giám sát kiểm sốt Hình A1-44 Xác thực phạm vi: Đầu vào đầu A1.7.4 Kiểm soát Phạm vi Kiểm sốt Phạm vi quy trình theo dõi trạng thái dự án phạm vi sản phẩm quản lý thay đổi đường sở phạm vi Lợi ích quy trình cho phép trì đường sở phạm vi suốt dự án Các đầu vào đầu quy trình mơ tả Hình A1-45 Hình A1-45 Phạm vi kiểm sốt: Đầu vào đầu A1.7.5 Kiểm soát tiến độ Kiểm soát tiến độ quy trình theo dõi tình trạng cơng việc dự án để cập nhật tiến độ dự án quản lý thay đổi đường sở tiến độ để đạt kế hoạch Lợi ích quy trình cung cấp phương tiện để nhận sai lệch so với kế hoạch thực hành động khắc phục phịng ngừa, giảm thiểu rủi ro Các đầu vào đầu quy trình mơ tả Hình A1-46 PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 399 PHỤ CHƯƠNG A1: CHUẨN QLDA A1.7 Nhóm quy trình giám sát kiểm sốt Hình A1-46 Kiểm sốt tiến độ: Đầu vào đầu A1.7.6 Kiểm sốt Chi phí Kiểm sốt Chi phí quy trình theo dõi tình trạng dự án để cập nhật chi phí dự án quản lý thay đổi đường sở chi phí Lợi ích quy trình cung cấp phương tiện để nhận khác biệt so với kế hoạch để thực hành động khắc phục giảm thiểu rủi ro Các đầu vào đầu quy trình mơ tả Hình A1-47 Hình A1-47 Chi phí kiểm sốt: Đầu vào Kết A1.7.7 Kiểm soát chất lượng Kiểm soát chất lượng quy trình theo dõi ghi lại kết thực công việc chất lượng để đánh giá công việc đề xuất thay đổi cần thiết Các lợi ích quy trình bao gồm: (1) xác định nguyên nhân gây chất lượng sản phẩm quy trình đề xuất / hành động để loại bỏ chúng; (2) xác nhận giao phẩm công việc dự án đáp ứng yêu cầu định bên liên quan cần thiết để nghiệm thu cuối Các đầu vào đầu quy trình mơ tả Hình A1-48 Hình A1-48 Kiểm sốt chất lượng: Đầu vào đầu PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 400 PHỤ CHƯƠNG A1: CHUẨN QLDA A1.7 Nhóm quy trình giám sát kiểm sốt A1.7.8 Kiểm sốt truyền thơng Kiểm sốt Truyền thơng quy trình giám sát kiểm sốt thơng tin liên lạc tồn vòng đời dự án để đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin bên liên quan dự án Lợi ích quy trình đảm bảo luồng thơng tin tối ưu tất người tham gia truyền thông thời điểm Các đầu vào đầu quy trình mơ tả Hình A1-49 Hình A1-49 Kiểm sốt truyền thơng: Đầu vào Kết A1.7.9 Kiểm soát rủi ro Kiểm soát rủi ro quy trình: - Thực kế hoạch ứng phó rủi ro, - Theo dõi rủi ro xác định, - Giám sát rủi ro tồn đọng, - Xác định rủi ro mới, - Đánh giá hiệu quy trình rủi ro tồn dự án Lợi ích quy trình cải thiện hiệu phương pháp tiếp cận rủi ro suốt vòng đời dự án để liên tục tối ưu hóa phản ứng rủi ro Các đầu vào đầu quy trình mơ tả Hình A1-50 Hình A1-50 Kiểm soát Rủi ro: Đầu vào Kết A1.7.10 Kiểm sốt Mua sắm Kiểm sốt Mua sắm quy trình quản lý mối quan hệ mua sắm, giám sát việc thực hợp đồng thực thay đổi điều chỉnh hợp đồng thích hợp PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 401 PHỤ CHƯƠNG A1: CHUẨN QLDA A1.7 Nhóm quy trình giám sát kiểm sốt Lợi ích quy trình đảm bảo hiệu suất người bán người mua đáp ứng yêu cầu mua sắm theo điều khoản thỏa thuận pháp lý Các đầu vào đầu quy trình mơ tả Hình A1-51 Hình A1-51 Kiểm soát mua sắm: Đầu vào đầu A1.7.11 Kiểm soát tham gia bên liên quan Kiểm soát Sự tham gia bên liên quan quy trình giám sát mối quan hệ tổng thể bên liên quan dự án điều chỉnh chiến lược kế hoạch để thu hút bên liên quan Lợi ích quy trình trì tăng hiệu hiệu lực công việc tham gia bên liên quan dự án phát triển mơi trường thay đổi Các đầu vào đầu quy trình mơ tả Hình A1-52 Hình A1-52 Kiểm sốt tham gia bên liên quan: Đầu vào Kết PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 402 PHỤ CHƯƠNG A1: CHUẨN QLDA A1.8 Nhóm quy trình đóng / kết thúc A1.8 Nhóm quy trình đóng / kết thúc Nhóm quy trình kết thúc bao gồm quy trình thực để kết thúc tất công việc tất Nhóm quy trình QLDA để thức hồn thành dự án, giai đoạn nghĩa vụ theo hợp đồng Nhóm quy trình này, hồn thành, xác minh quy trình xác định hồn thành tất Nhóm Quy trình để kết thúc dự án giai đoạn dự án, thích hợp, thức xác nhận dự án giai đoạn dự án hoàn thành Nhóm Quy trình thức thiết lập việc kết thúc sớm dự án Các dự án bị đóng trước hạn bao gồm, ví dụ: - Các dự án bị dừng, dự án bị hủy bỏ dự án tình trạng nguy cấp - Trong số trường hợp cụ thể, số hợp đồng khơng thể thức kết thúc (ví dụ: yêu cầu bồi thường, điều khoản kết thúc, v.v.) số công việc chuyển giao cho đơn vị tổ chức khác, thủ tục bàn giao cụ thể xếp hồn thiện Khi kết thúc dự án giai đoạn, điều sau xảy ra: - Nhận chấp nhận khách hàng nhà tài trợ để thức kết thúc dự án giai đoạn, - Tiến hành đánh giá cuối dự án cuối giai đoạn, - Ghi lại tác động việc điều chỉnh quy trình nào, - Ghi lại học kinh nghiệm, - Áp dụng cập nhật thích hợp cho nội dung quy trình tổ chức, - Lưu trữ tất tài liệu dự án có liên quan hệ thống thơng tin QLDA (PMIS) để sử dụng liệu lịch sử, - Đóng tất công việc mua sắm để đảm bảo chấm dứt tất thỏa thuận liên quan, - Thực đánh giá thành viên nhóm giải phóng nguồn lực dự án Nhóm Quy trình Kết thúc (Hình A1-53) bao gồm quy trình QLDA sau (Xem Phần A1.8.1 A1.8.2): Hình A1-53 Nhóm quy trình đóng A1.8.1 Kết thúc dự án giai đoạn Kết thúc Dự án Giai đoạn quy trình hồn thành tất cơng việc tất Nhóm Quy trình QLDA để thức hoàn thành dự án giai đoạn PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 403 PHỤ CHƯƠNG A1: CHUẨN QLDA A1.8 Nhóm quy trình đóng / kết thúc Lợi ích quy trình cung cấp học kinh nghiệm, kết thúc thức cơng việc dự án giải phóng nguồn lực tổ chức để theo đuổi nỗ lực Các đầu vào đầu quy trình mơ tả Hình A1-54 Hình A1-54 Đóng dự án giai đoạn: Đầu vào đầu A1.8.2 Kế thúc Mua sắm Kết thúc Mua sắm quy trình hồn thành cơng tác mua sắm Lợi ích quy trình ghi lại thỏa thuận tài liệu liên quan để tham khảo tương lai Các đầu vào đầu quy trình mơ tả Hình A1-55 Hình A1-55 Đóng mua sắm: Đầu vào đầu PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 404 PHỤ LỤC X1: NHỮNG THAY ĐỔI Ở ẤN BẢN A1.8 Nhóm quy trình đóng / kết thúc PHỤ LỤC X1: NHỮNG THAY ĐỔI Ở ẤN BẢN Phần không dịch khơng quan tâm tới ấn trước ấn PHỤ LỤC X2: CÁC BÊN THAM GIA SOẠN ẤN BẢN Phần khơng dịch khơng quan trọng PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 405 PHỤ LỤC X3: INTERPERSONAL SKILLS X3.1 Lãnh đạo PHỤ LỤC X3: INTERPERSONAL SKILLS (kỹ giao tiếp cá nhân / liên cá nhân) GĐDA hoàn thành cơng việc thơng qua nhóm dự án bên liên quan khác Các nhà QLDA hiệu có cân kỹ kỹ thuật, giao tiếp cá nhân kỹ nhận thức giúp họ phân tích tình tương tác cách thích hợp Phụ lục mơ tả kỹ giao tiếp cá nhân quan trọng, chẳng hạn như: - Khả lãnh đạo (leadership) - Xây dựng nhóm (team buiding) - Động viên (motivation) - Liên lạc (communication) - Ảnh hưởng (influencing) - Quyết định (decision making) - Nhận thức trị văn hóa - Đàm phán (negotiation) - Xây dựng niềm tin (trust building) - Quản trị xung đột (conflict management) - Huấn luyện (coaching) Mặc dù có kỹ bổ sung cá nhân mà GĐDA sử dụng, việc sử dụng thích hợp kỹ hỗ trợ GĐDA QLDA cách hiệu X3.1 Lãnh đạo Lãnh đạo liên quan đến việc tập trung nỗ lực nhóm người vào mục tiêu chung cho phép họ làm việc nhóm - Nói chung, lãnh đạo khả hồn thành cơng việc thơng qua người khác - Tơn trọng tin tưởng, thay sợ hãi phục tùng, yếu tố then chốt lãnh đạo hiệu - Mặc dù quan trọng tất giai đoạn dự án, khả lãnh đạo hiệu quan trọng giai đoạn đầu dự án trọng tâm truyền đạt tầm nhìn thúc đẩy truyền cảm hứng cho người tham gia dự án để đạt hiệu suất cao Trong suốt dự án, trưởng nhóm dự án chịu trách nhiệm thiết lập trì tầm nhìn, chiến lược thơng tin liên lạc; nuôi dưỡng niềm tin xây dựng đội ngũ; ảnh hưởng, cố vấn giám sát; đánh giá hiệu suất nhóm dự án X3.2 Xây dựng nhóm Xây dựng nhóm quy trình giúp nhóm cá nhân, bị ràng buộc mục đích chung, làm việc với nhau, người lãnh đạo, bên liên quan bên tổ chức Kết khả lãnh đạo tốt xây dựng nhóm tốt làm việc theo nhóm Các cơng việc xây dựng nhóm bao gồm nhiệm vụ (thiết lập mục tiêu, xác định thương lượng vai trò, trách nhiệm thủ tục) quy trình (hành vi cá nhân với trọng tâm giao tiếp, quản lý xung đột, động lực lãnh đạo) P PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 406 PHỤ LỤC X3: INTERPERSONAL SKILLS X3.3 Động viên - hát triển môi trường nhóm liên quan đến việc xử lý vấn đề nhóm dự án thảo luận vấn đề vấn đề nhóm mà khơng đổ lỗi cho cá nhân - Có thể tăng cường dựng nhóm cách: o Có hỗ trợ lãnh đạo cao nhất; o Khuyến khích cam kết thành viên nhóm; o Treo phần thưởng, cơng nhận đạo đức thích hợp; o Tạo sắc riêng cho đội; o Quản lý xung đột cách hiệu quả; o Thúc đẩy tin tưởng giao tiếp cởi mở thành viên nhóm; o Đứa khả lãnh đạo Trong xây dựng nhóm điều cần thiết quy trình kết thúc dự án, quy trình liên tục Những thay đổi môi trường dự án tránh khỏi - Để quản lý thay đổi cách hiệu quả, cần phải có nỗ lực xây dựng nhóm liên tục đổi - Kết việc xây dựng nhóm bao gồm tin tưởng lẫn nhau, chất lượng trao đổi thông tin cao, định tốt QLDA hiệu X3.3 Động viên Các nhóm dự án bao gồm thành viên nhóm có tảng, kỳ vọng mục tiêu cá nhân đa dạng Thành công chung dự án phụ thuộc vào cam kết nhóm dự án, điều liên quan trực tiếp đến mức độ động lực họ Tạo động lực môi trường dự án liên quan đến việc tạo môi trường để đáp ứng mục tiêu dự án đồng thời mang lại hài lòng tối đa liên quan đến người đánh giá cao Những giá trị bao gồm: - Sự hài lịng công việc, - Công việc đầy thử thách, - Cảm giác hồn thành, - Thành tích phát triển, - Đền bù tài đầy đủ, - Các phần thưởng công nhận khác mà cá nhân cho cần thiết quan trọng X3.4 Giao tiếp Giao tiếp xác định lý lớn nhất cho thành công hay thất bại dự án - Giao tiếp hiệu nhóm dự án GĐDA, thành viên nhóm tất bên liên quan bên ngồi điều cần thiết - Cởi mở giao tiếp cửa ngõ để làm việc theo nhóm đạt hiệu suất cao Nó cải thiện mối quan hệ thành viên nhóm dự án tạo tin tưởng lẫn Để giao tiếp hiệu quả, GĐDA nên biết phong cách giao tiếp bên khác, sắc thái / chuẩn mực văn hóa, mối quan hệ, tính cách bối cảnh chung tình PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 407 PHỤ LỤC X3: INTERPERSONAL SKILLS X3.5 Tạo ảnh hưởng - Nhận thức yếu tố dẫn đến hiểu biết lẫn dẫn đến giao tiếp hiệu - Các GĐDA nên xác định kênh giao tiếp khác nhau, hiểu họ cần cung cấp thơng tin gì, thơng tin họ cần nhận kỹ cá nhân giúp họ giao tiếp hiệu với bên liên quan khác dự án - Thực cơng việc xây dựng nhóm để xác định phong cách giao tiếp thành viên nhóm (ví dụ: thị, hợp tác, logic, thám hiểm, v.v.), cho phép người quản lý lập kế hoạch truyền thông họ với độ nhạy phù hợp với mối quan hệ khác biệt văn hóa Lắng nghe phần quan trọng giao tiếp Các kỹ thuật lắng nghe, chủ động thụ động cung cấp cho người dùng nhìn sâu sắc lĩnh vực vấn đề, chiến lược thương lượng quản lý xung đột, định giải vấn đề X3.5 Tạo ảnh hưởng Tạo ảnh hưởng chiến lược chia sẻ quyền lực dựa vào kỹ cá nhân để khiến người khác hợp tác hướng tới mục tiêu chung Sử dụng nguyên tắc sau ảnh hưởng đến thành viên nhóm: - Hãy làm gương tuân theo cam kết - Làm rõ cách thức đưa định - Sử dụng phong cách linh hoạt cá nhân điều chỉnh phong cách phù hợp với khán giả Vận dụng sức mạnh bạn cách khéo léo thận trọng Hãy nghĩ đến hợp tác lâu dài X3.6 Ra định - Có bốn phong cách định thường nhà QLDA sử dụng: mệnh lệnh, tham vấn, đồng thuận gieo đồng xu (ngẫu nhiên) - Có bốn yếu tố ảnh hưởng đến phong cách định: ràng buộc thời gian, tin tưởng, chất lượng chấp nhận GĐDA đưa định riêng lẻ họ tham gia nhóm dự án vào quy trình định GĐDA nhóm dự án sử dụng mơ hình quy trình định, chẳng hạn mơ hình sáu giai đoạn hiển thị bên - Xác định vấn đề Khám phá đầy đủ, làm rõ xác định vấn đề - Tạo giải pháp cho vấn đề Kéo dài quy trình hình thành ý tưởng cách brainstorm nhiều giải pháp không khuyến khích định sớm - Ý tưởng hành động Xác định tiêu chí đánh giá, đánh giá ưu nhược điểm giải pháp thay thế, lựa chọn giải pháp tốt - Lập kế hoạch Hành động Thu hút người tham gia để đạt chấp nhận cam kết thực giải pháp - Lập kế hoạch Đánh giá Giải pháp Thực phân tích, đánh giá sau thực rút học kinh nghiệm - Đánh giá Kết Quy trình Đánh giá mức độ giải vấn đề mục tiêu dự án đạt (phần mở rộng giai đoạn trước) PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 408 PHỤ LỤC X3: INTERPERSONAL SKILLS X3.7 Nhận thức Chính trị Văn hóa X3.7 Nhận thức Chính trị Văn hóa Chính trị tổ chức điều tránh khỏi môi trường dự án đa dạng tiêu chuẩn, nguồn gốc kỳ vọng người liên quan đến dự án Việc vận dụng trị quyền lực cách khéo léo giúp GĐDA thành công Ngược lại, bỏ qua né tránh trị dự án sử dụng quyền lực không phù hợp dẫn đến khó khăn việc QLDA Ngày nhà QLDA làm việc việc môi trường tồn cầu, nhiều dự án tồn mơi trường đa dạng văn hóa - Bằng cách hiểu tận dụng khác biệt văn hóa, nhóm QLDA có nhiều khả tạo môi trường tin cậy lẫn bầu khơng khí có lợi - Sự khác biệt văn hóa mang tính chất cá nhân doanh nghiệp liên quan đến bên liên quan bên bên - Một cách hiệu để quản lý đa dạng văn hóa thơng qua việc tìm hiểu thành viên khác nhóm sử dụng kế hoạch truyền thông tốt phần kế hoạch dự án tổng thể Văn hóa cấp độ hành vi bao gồm hành vi mong đợi xảy độc lập với địa lý, di sản dân tộc, ngôn ngữ chung khác biệt Văn hóa ảnh hưởng đến tốc độ làm việc, quy trình định thơi thúc hành động khơng có kế hoạch phù hợp Điều dẫn đến xung đột căng thẳng số tổ chức, ảnh hưởng đến hiệu suất nhà QLDA nhóm dự án X3.8 Đàm phán (negotiation) Đàm phán chiến lược trao đổi với bên có lợi ích chung đối nghịch với quan điểm hướng tới thỏa hiệp đạt thỏa thuận Đàm phán phần thiếu QLDA thực tốt làm tăng khả thành công dự án Các kỹ hành vi sau hữu ích việc đàm phán thành cơng: - Phân tích tình hình - Phân biệt mong muốn nhu cầu, họ bạn - Tập trung vào sở thích vấn đề vào vị trí - Địi hỏi cao đề xuất mức thấp (nhưng phải thực tế) - Khi bạn nhượng bộ, hành động thể bạn nhượng thứ có giá trị, đừng nhượng - Cả hai bên nên cảm thấy thể họ thắng Phong cách đàm phán đôi bên có lợi ưa chuộng khơng phải lúc đạt Nếu có thể, đừng để đối phương cảm thấy thể họ bị lợi dụng - Chú ý lắng nghe giao tiếp rõ ràng X3.9 Xây dựng lòng tin Khả xây dựng lịng tin nhóm dự án bên liên quan khác thành phần quan trọng lãnh đạo nhóm hiệu - Niềm tin gắn liền với hợp tác, chia sẻ thông tin giải vấn đề hiệu PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 409 PHỤ LỤC X3: INTERPERSONAL SKILLS X3.10 Quản lý xung đột - Nếu khơng có tin tưởng, khó để thiết lập mối quan hệ tích cực cần thiết bên liên quan khác tham gia vào dự án - Khi lòng tin bị tổn hại, mối quan hệ xấu đi, người rời xa việc hợp tác trở nên khó khăn hơn, khơng muốn nói khơng thể Một số hành động mà GĐDA thực để giúp xây dựng lòng tin: - Tham gia vào giao tiếp cởi mở trực tiếp để giải vấn đề - Thông báo cho tất bên liên quan, đặc biệt việc thực cam kết gặp rủi ro - Dành thời gian tham gia trực tiếp với nhóm đặt câu hỏi khơng q khó để hiểu rõ tình ảnh hưởng đến nhóm - Trực tiếp rõ ràng bạn cần mong đợi - Khơng giấu thơng tin sợ sai, sẵn sàng chia sẻ thông tin bạn sai - Hãy tiếp thu đổi giải vấn đề mối quan tâm cách thẳng thắn - Nhìn xa lợi ích riêng bạn - Thể mối quan tâm thực người khác tránh tham gia vào theo đuổi cơng việc bị coi phương hại đến lợi ích người khác X3.10 Quản lý xung đột Xung đột tránh khỏi môi trường dự án Các yêu cầu bất hợp lý, cạnh tranh nguồn lực, cố giao tiếp nhiều yếu tố khác trở thành nguồn gốc xung đột - Trong môi trường dự án, xung đột dẫn đến kết rối loạn chức Tuy nhiên, quản lý cách chủ động, xung đột thực giúp nhóm đến giải pháp tốt - GĐDA phải có khả xác định nguyên nhân dẫn đến xung đột sau chủ động quản lý xung đột giảm thiểu tác động tiêu cực tiềm ẩn Nhóm dự án sau đưa giải pháp tốt tăng xác suất thành công dự án GĐDA phải phát triển kỹ kinh nghiệm cần thiết để thích ứng hiệu phong cách quản lý xung đột cá nhân họ với tình - Quản lý xung đột môi trường dự án liên quan đến việc xây dựng lòng tin cần thiết để tất bên liên quan cởi mở trung thực, đồng thời tham gia tìm kiếm giải pháp tích cực cho tình tạo xung đột - Các GĐDA cố gắng thiết lập cách tiếp cận hợp tác thành viên nhóm có liên quan để giải triệt để vấn đề - Trong tình khơng thể áp dụng cách tiếp cận hợp tác, GĐDA sau phải chuyển sang phong cách quản lý tích cực khác để xử lý xung đột; ví dụ: đốn, thích nghi, né tránh thỏa hiệp Quản lý xung đột thách thức lớn mà GĐDA phải đối mặt Nó dựa tất kỹ cá nhân khác GĐDA để dẫn dắt nhóm giải thành cơng tình xung đột X3.11 Huấn luyện (coaching) Huấn luyện (coaching) phương tiện để phát triển nhóm dự án lên cấp độ cao lực hiệu suất PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 410 PHỤ LỤC X3: INTERPERSONAL SKILLS X3.12 Tài liệu tham khảo - Huấn luyện giúp người nhận tiềm họ thông qua trao quyền phát triển Huấn luyện sử dụng để hỗ trợ thành viên nhóm phát triển nâng cao kỹ họ xây dựng kỹ cần thiết để giúp dự án thành cơng - Huấn luyện có nhiều hình thức cách tiếp cận - Trong số trường hợp, đào tạo thức khơng thức để nâng cao kỹ kỹ thuật hỗ trợ nỗ lực xây dựng nhóm tạo điều kiện cho tương tác cá nhân quán Huấn luyện sử dụng để giải hiệu suất giúp thành viên nhóm khắc phục khiếm khuyết kỹ họ Huấn luyện khác với tư vấn (counseling) - Tư vấn tập trung vào việc giải tình mà thành viên nhóm “sẽ khơng làm” điều thay “khơng thể làm” - Nếu tình thành viên nhóm khơng thực không đáp ứng kỳ vọng thiếu kỹ năng, kiến thức kinh nghiệm, huấn luyện viên sử dụng để giúp thành viên nhóm phát triển kỹ trở thành “khơng thể làm được” tình thành "có thể làm." Huấn luyện động lực mạnh mẽ cho nhóm Khi nhóm phát triển kỹ năng, khả tự tin họ, mức độ sẵn sàng họ để đảm nhận nhiệm vụ khó khăn địi hỏi cao Điều dẫn đến nhóm làm việc hiệu suất X3.12 Tài liệu tham khảo Covey, S R “Bảy thói quen người có hiệu cao,” A Fireside Book, Simon Schuster, New York, NY Dinsmore, P.C “Yếu tố người QLDA (Phiên sửa đổi),” Hiệp hội quản lý Hoa Kỳ: New York, NY Levin, G Flannes, S “Những kỹ cần thiết người cho GĐDA,” Management Con Concept Inc., Vienna, VA Verma, V K “Tổ chức dự án để thành công,” PMI, Quảng trường Newtown, PA Verma, V K “Kỹ Nhân cho Giám đốc Dự án,” PMI, Newtown Square, PA Verma, V K “Quản lý Nhóm Dự án,” PMI, Quảng trường Newtown, PA PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 411 TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Project Management Institute 2012 PMI Lexicon of Project Management Terms Available from http://www.pmi.org/lexiconterms [2] Project Management Institute PMI Code of Ethics and Professional Conduct Available from http://www.pmi.org/codeofethicsPDF [3] Project Management Institute 2013 The Standard for Program Management – Third Edition Newtown Square, PA: PMI [4] Project Management Institute 2013 The Standard for Portfolio Management – Third Edition Newtown Square, PA: PMI [5] Project Management Institute 2013 Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®) – Third Edition Newtown Square, PA: PMI [6] International Standards Organization 2008 ISO/IEC 15288:2008 Systems and Software Engineering – System Life Cycle Processes Geneva, Switzerland: ISO [7] Project Management Institute 2006 Practice Standard for Work Breakdown Structures (WBS) – Second Edition (Reaffirmed) Newtown Square, PA: PMI [8] Project Management Institute 2011 Practice Standard for Scheduling – Second Edition Newtown Square, PA: PMI [9] Project Management Institute 2011 Practice Standard for Earned Value Management – Second Edition Newtown Square, PA: PMI [10] International Standards Organization 2008 ISO 9000:2008 Quality Management Systems – Fundamentals and Vocabulary Geneva, Switzerland: ISO [11] International Standards Organization 2004 ISO/IEC 2:2004 Standardization and Related Activities– General Vocabulary Geneva, Switzerland: ISO [12] International Standards Organization 2012 ISO 21500:2012 Guidance on Project Management Geneva, Switzerland: ISO PMBOK Guide 5th Edition, 2013 (lưu hành nội bộ) 412