Tên Nguyễn Thị Mỹ Ly Lớp 2005QTVG Ngành Quản trị văn phòng MSSV 2005QTVG028 Câu 1 Phân tích những loại hình cơ cấu tổ chức mà bạn biết Tổ chức nhà nước, tập đoàn Vingroup, google,[.]
Tên: Nguyễn Thị Mỹ Ly Lớp: 2005QTVG Ngành: Quản trị văn phòng MSSV: 2005QTVG028 Câu 1: Phân tích những loại hình cơ cấu tổ chức mà bạn biết Tổ chức nhà nước, tập đoàn Vingroup, google, Apple áp dụng loại hình cơ cấu tổ chức nào? Hãy chứng minh? Có loại hình cấu tổ chức mà em biết: Cơ cấu thức: Cịn gọi “ cấu cứng ”, cấu tổ chức phận tổ chức Cơ cấu rõ thuộc quyền phải làm việc với thường xác định rõ ràng trước thành lập tổ chức, vào cấu tổ chức thức mà người lãnh đạo tổ chức lựa chọn, bố trí cán bộ, nhân viên vào phận theo đặc điểm tâm lý, lực sở trường người Cơ cấu phi thức: Đây nhóm nhỏ người tụ họp với có tương hợp tâm lý tổ chức thành lập theo “ chế mềm ” để nhằm thực nhiệm vụ khơng thường xun đó, lại không nằm cấu “ cứng ” Muốn quản lý tốt tổ chức, người lãnh đạo trước hết cần phải hiểu biết cấu thức phi thức tồn tổ chức mình, hoạt động cấu phi thức có ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức phương tiện tích cực tiêu cực Cơ cấu theo trực tuyến: Là kiểu cấu tổ chức có mối quan hệ nhân viên tổ chức thực theo đường thẳng Người thừa hành tiếp nhận thi hành mệnh lệnh từ người phụ trách cấp trực tiếp Người phụ trách chịu trách nhiệm toàn kết hoạt động người quyền + Đặc điểm bản: Mối quan hệ thành viên tổ chức máy thực theo đường thẳng Người thừa hành tiếp nhận thi hành mệnh lệnh từ người phụ trách cấp trực tiếp Người phụ trách chịu trách nhiệm toàn kết hoạt động người quyền + Ưu điểm: • Đảm bảo nguyên tắc tập trung quản lý tạo thống huy máy • Đề cao vai trò, trách nhiệm cá nhân người quản lý trước nhân viên • Tạo điều kiện cho nhân viên cấp thực triệt để quy định quản lý, tránh cho người thừa hành lúc nhận thi hành mệnh lệnh khác nhiều người phụ trách + Nhược điểm: Dễ rơi vào tình trạng độc quyền cửa quyền Khơng tận dụng trí tuệ phận tư vấn thiếu linh hoạt, sáng tạo định Quản trị theo cấu đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức rộng, am hiểu sâu sắc lĩnh vực hoạt động tổ chức + Phạm vi áp dụng: Thường áp dụng cho phận có quy mơ nhỏ Cơ cấu tổ chức chức năng: + Đặc điểm bản: Là loại hình cấu tổ chức, chức quản lý tách riêng phận hay quan đảm nhiệm, nhân viên chức người am hiểu chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ phạm vi quản lý + Ưu điểm: Thực chun mơn hóa chức quản lý, tận dụng trí tuệ chuyên gia giỏi, giảm bớt khối lượng cơng tác quản lý chung tồn quan lãnh đạo + Nhược điểm: Vi phạm nguyên tắc tập chung quản lý người thừa hành nhận hành động lúc nhiều mệnh lệnh Đặc biệt, số đầu mối chức cấp nhiều mệnh lệnh có tính trái ngược gây khó khăn cho việc chấp hành Cơ cấu tổ chức trực tuyến-chức năng: + Đặc điểm bản: Bên cạnh hệ thống huy trực tuyến có phận chức tham mưu giúp việc (các phòng ban, chuyên gia, hội đồng tư vấn) Các phận khơng có quyền mệnh lệnh huy, quan hệ phòng chức đơn vị sản xuất quan hệ tham mưu Các chuyên gia, họ đồng tư vấn, phịng chức có nhiệm vụ nghiên cứu, đề xuất biện pháp tối ưu để giải cơng việc thuộc chun mơn phụ trách Thủ trưởng quan người có quyền định biện pháp áp dụng Những mệnh lệnh thủ trưởng đề truyền đạt từ xuống theo tuyến định theo quan hệ trực tiếp huy + Ưu điểm: Phát huy vai trị chun gia giỏi, định khơng bị chồng chéo lên + Nhược điểm: Nếu xác định rõ trách nhiệm, chức hệ thống phát huy cấu - Tổ chức nhà nước, Tập đoàn VinGroup, Google, Appl áp dụng loại cấu tổ chức thức Các tổ chức áp dụng cấu tổ chức thức cá nhân phận tổ chức có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, chun mơn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp khác nhau, thực hoạt động tổ chức nhằm tiến tới mục tiêu Câu 2: Trình bày các phương pháp lập đề án xây dựng các hình thức khác của tổ chức Phương pháp lập đề án thành lập tổ chức Muốn lập tổ chức mới, phải ý làm nội dung sau: - Cơng tác chuẩn bị có cơng việc sau: + Nghiên cứu chủ trương Đảng, văn pháp quy Nhà nước có liên quan đến việc thành lập tổ chức + Thành lập phận chuẩn bị cho đời tổ chức ( ban vận động, ban trù bị, phân cơng cán có trách nhiệm nghiên cứu thành lập tổ chức mới, v.v) + Điều tra, khảo sát nắm tình hình mặt trị, kinh tế, xã hội, nhân lực, để xác định mục tiêu tổ chức + Viết dự thảo đề án tổ chức Đối với đơn vị sản xuất kinh tế, tập trung làm rõ luận chứng kinh tế kỹ thuật Còn quan hành đơn vị nghiệp đề án tổ chức hoạt động + Tổ chức lấy ý kiến quan, tổ chức, đơn vị có liên quan tổ chức hội thảo khoa học để tham khảo ý kiến nhà khoa học, nhà quản lý có kinh nghiệm + Chuẩn bị đội ngũ cán quản lý, cán chuyên môn nghiệm vụ, công nhân kỹ thuật, v.v… - Xin phép thành lập ( hồ sơ): + Tờ trình xin thành lập tổ chức với văn cần thiết có liên quan đề án tổ chức hoạt động, luận chứng kinh tế - kỹ thuật, văn quan có liên quan quản lý ngành quyền địa phương… + Các tổ chức kinh doanh, sản xuất cần xác định rõ: nguồn vốn, tài khoản ngân hàng, công chứng tài sản, hợp đồng liên doanh,v.v… - Tổ chức thực định tổ chức mới: + Đăng ký dấu, mở tài khoản, thông báo tổ chức cho quan, đơn vị liên quan biết công khai đài, báo ( doanh nghiệp) + Xây dựng sở vật chất, kỹ thuật cho đơn vị + Tiến hành công việc: bố trị cán bộ, tuyển dụng lao động đơn vị, nội quy ( quy định) hoạt động đơn vị, quy định chức trách phận cá nhân tổ chức - Một số nội dung chủ yếu đề án luận chứng kinh tế - kỹ thuật để thành lập tổ chức mới: + Mục đích, ý nghĩa xin thành lập + Những điều kiện, yếu tố cho phép thành lập + Vị trí, tính chất, tên gọi, địa điểm, phương thức hoạt động + Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm tổ chức + Nguồn vốn, thị trường, nguyên liệu, tiêu thụ sản phẩm ( doanh nghiệp) + Cơ sở vật chất kỹ thuật, sở hạ tầng + Quy hoạch công nghệ, tổ chức lao động + Hiệu kinh tế - xã hội tổ chức + Khó khăn, thuận lợi triển khai thực + Kiến nghị với quan thẩm quyền định Phương pháp lập đề án kiện toàn thay đổi cấu tổ chức Trong số trường hợp điều kiện cụ thể, tổ chức cần kiện toàn, xếp loại, thay đổi cấu tổ chức Kiện toàn, thay đổi cấu tổ chức cần xem xét cụ thể loại hình tổ chức, tuỳ theo tính chất nội dung hoạt động mà lựa chọn cách làm, sống phổ biến có hai trường hợp sau: - Củng cố tổ chức, cải tiến phương pháp làm việc, bố trí, xếp lại máy, cán theo yêu cầu để tổ chức hoạt động có hiệu - Chuyển đổi tính chất, nội dung hoạt động tổ chức chuyển hình thức sở hữu, thay đổi quan chủ quản chuyển hướng phương thức hạch tốn Để kiện tồn, xếp lại cấu tổ chức, cần tuân thủ bước tiến hành sau: - Khảo sát, phân tích, đánh giá mặt ưu điểm, khuyết điểm cách khách quan, xác chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, phương hướng hoạt động, cấu máy, cán bộ, quy trình cơng nghệ, sơ sở vật chất kỹ thuật… - Xác định phương án tổ chức lại sát nhập, chuyển hình thức sở hữu; thay đổi tên gọi; thay đổi phương thức hạch tốn; bố trí lại phận sở, mạng lưới, đơn vị trực thuộc; điều khiển lao động Trong đề án thay đổi cấu tổ chức phải nêu rõ thực trạng tổ chức; dự kiến cấu thay đổi hiệu dự kiến cấu tổ chức sau thay đổi - Tổ chức lấy ý kiến quan hội thảo nội dung đề án dự thảo để bổ sung, hoàn chỉnh thêm đề án - Trình cấp có thẩm quyền duyệt định thức - Tổ chức triển khai, xếp lại máy theo phương án duyệt - Sơ kết, tổng kết kinh nghiệm sau kiện toàn tổ chức Một tổ chức hoạt động, nguyên nhân định cần có thay đổi Thay đổi cấu tổ chức diễn ba phương diện: - Thay đổi cấu tổ chức - Thay đổi cơng nghệ - Thay đổi q trình tổ chức Trong ba phương diện thường tập trung vào thay đổi cấu tổ chức, vấn đề thường gặp, thường phải giải ngành, cấp Một tính chất tổ chức tổ chức bảo thủ Một lập ra, tổ chức có đặc tính khơng muốn thích ứng với ngoại cảnh, với thay đổi diễn mơi trường bên ngồi, muốn trì cấu tổ chức mà có Chúng ta thấy rõ nguyên nhân dẫn đến tính chất “ bảo thủ ” tổ chức Một là, thành viên thuộc tổ chức lo ngại thay đổi tổ chức đi, bị ảnh hưởng mặt quyền lợi, vị trí Hai là, tất tổ chức tồn có cấu tổ chức tương đối ổn định, bị thay đổi cấu tổ chức có phải chống lại dự kiến thay đổi…Vì vậy, dự kiến thay đổi cấu tổ chức cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng, chuẩn bị tốt phê duyệt yêu cầu phải có kế hoạch thực có hiệu Do đó, cần phải xử lý tốt tất vấn đề có liên quan đến q trình thay đổi cấu tổ chức, mà nguyên nhân dẫn đến thay đổi cấu tổ chức thường là: - Mục tiêu tổ chức thay đổi; - Quy định cấp liên quan đến cách thức phân công, phân nhiệm quan, phận; - Giảm tăng biên chế tổ chức; - Cơ cấu tổ chức qua thời gian hoạt động không đảm bảo mang lại hiệu quả, mục tiêu tổ chức không đạt được… Phương pháp lập đề án giải thể tổ chức Một tổ chức giải thể gặp rủi ro, khơng tiếp tục hoạt động Khi giải thể cần thực bước sau: - Xây dụng phương án giải thể, nói rõ lý cách xử lý; - Chuẩn bị thủ tục; thành lập ban đạo giải thể hội đồng lý tài sản; - Ra văn pháp lý chấm dứt hoạt động tổ chức phải giải thể ; - Tiến hành xử lý tài sản theo phương án thực hiện; - Ban đạo sơ kết, rút kinh nghiệm, làm báo cáo quan cấp chấm dứt nhiệm vụ Dưới góc độ lý luận tổ chức, q trình kiện tồn hay giải thể tổ chức chia thành ba giai đoạn: - Giai đoạn làm trạng thái tổ chức; - Giai đoạn chuyển sang trạng thái mới; - Giai đoạn ổn định trạng thái Điểm mấu chốt làm để chia ba giai đoạn nhận thức coi tổ chức tồn luôn trạng thái cân bằng, muốn thay đổi cấu tức tác động làm trạng thái cân tồn để thiết lập trạng thái cân khác Câu 3: Hãy phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội thách thức của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh mơ hình phân tích tổ chức mà bạn biết Điểm mạnh: + Đội ngũ cán bộ, công chức ( cán bộ) phận quan trọng hành nhà nước + Đã đào tạo, bồi dưỡng hàng ngàn cán cung cấp cho ngành nội vụ cho xã hội + Được đầu tư nhà nước, Trường ĐHNV Hà Nội + Các hệ sinh viên, học sinh tốt nghiệp Trường không ngừng trưởng thành phát triển Điểm yếu: + Cơ sở vật chất, thiết bị giảng dạy eo hẹp + Mới thành lập năm + Còn hạn chế hoạt động ngoại khoá, học tập thực tế cho sinh viên Cơ hội: + Trường dần hình thành phát triển bước mở rộng liên kết hội nhập quốc tế tạo hội để nâng trình độ đội ngũ cán giảng viên + Nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực ngành Nội Vụ cho nước Thách thức: + Cơ sở đào tạo nên chưa nhiều người biết tới + Sự cạnh tranh với trường đại học khu vực thành phố, nước nước nội dung, phương pháp giảng dạy + Thiếu hụt đội ngũ cán