Làm kinh doanh

1 LÀM KINH DOANH VÕ HIẾU NGHĨA Biên soạn Vào những năm 1960 đến năm 1970, Viện Nghiên cứu Standford, Menlo Park, California đã tiến hành một cuộc khảo sát tại hơn 500 công ty có doanh thu cao nhất do Tạp chí Fortune bình chọn, nhằm mục đích tìm ra nguyên nhân vì sao nhiều công ty thất bại trong việc thực hiện kế hoạch. Nhóm nghiên cứu gồm các nhà kinh tế học Marion Dosher, Ts. Otis Benepe, Albert Humphrey, Robert F. Stewart và Birger Lie đã đưa ra một số các phương pháp và mô hình phân tích khoa học. Tác giả đã biên soạn lại phương pháp chính PDCA để làm kinh doanh và các mô hình phân tích gồm a/ Phân tích PEST; b/ Mô hình Five Forces (hay là Mô hình 5 áp lực cạnh tranh) của Michael Porter; c/ Phân tích SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats) ; d/ Nguyên tắc 5W1H + 2C5M; và e/ Vẽ sơ đồ - Chart. PHƢƠNG PHÁP PDCA (Plan-Do-Check-Act/Adjust) PDCA : Kế hoạch-Làm-Kiểm tra-Hành động/Điều chỉnh (Plan–Do–Check–Act/ Adjust) là một phương pháp quản lý bốn bước được sử dụng trong kinh doanh để kiểm soát và cải tiến liên tục của các quá trình và sản phẩm lặp đi lặp lại. Chữ A có thể hiểu là Act- Hành động, và sau một chu trình có thể hiểu A như là Adjust- Điều chỉnh * Nó còn được gọi là vòng tròn / chu kỳ / bánh xe (Circle/Cycle/Wheel) theo Deming, hay * Chu kỳ / vòng tròn kiểm soát /chu kỳ (Cycle,Control Circle/Cycle) theo Shewhart, hoặc * Kế hoạch - Làm - Nghiên cứu- Hành động (PDSA- Plan–Do–Study–Act ). Ở đây, người ta lại chú trọng nhiều về nghiên cứu hơn là kiểm tra. Một phiên bản của chu trình PDCA này là OPDCA. Được thêm vào chữ "O- observation " là viết tắt của quan sát hoặc như một số phiên bản nói "Nắm bắt được tình trạng hiện tại." Điều này nhấn mạnh vào sự quan sát và tình trạng hiện tại. 2 Các bƣớc trong mỗi chu trình PDCA PLAN- KẾ HOẠCH Thiết lập các mục tiêu và các quy trình cần thiết để cung cấp kết quả phù hợp với các kết quả đầu ra (đích hoặc mục tiêu). Bằng cách thiết lập những kỳ vọng sản lượng, nhu cầu đầy đủ và chính xác của các đặc điểm kỹ thuật cũng là một phần của việc cải thiện mục tiêu. Nên bắt đầu trên một quy mô nhỏ để kiểm tra ảnh hưởng có thể có. DO- THỰC HIỆN - Thực hiện kế hoạch, - chấp hành đúng theo quy trình, - làm ra sản phẩm. - Tạo ra các giải pháp có thể có. - Lựa chọn giải pháp tốt nhất, có thể sử dụng các kỹ thuật như phân tích tác động Impact Analysis khi nghiên cứu chúng. - Thực hiện một dự án thí điểm trên cơ sở quy mô nhỏ, với một nhóm nhỏ, hoặc trong một khu vực địa lý giới hạn, hoặc sử dụng một số thiết kế thử nghiệm khác phù hợp với bản chất của vấn đề, sản phẩm của bạn, hoặc chủ động. - Thu thập dữ liệu cho biểu đồ và phân tích trong hai bước sau là "CHECK" và sau "ACT". CHECK-KIỂM TRA - Nghiên cứu các kết quả thực tế đã được thực hiện và thu thập trong giai đoạn "DO" ở trên, - so sánh với kết quả đã dự kiến (đích hoặc mục tiêu từ giai đoạn "PLAN- KẾ HOẠCH") để xác định bất kỳ sự khác biệt nào đã xảy ra. - Tìm độ lệch trong thực hiện so với kế hoạch và cũng - Tìm kiếm sự thích hợp và đầy đủ của các kế hoạch để cho phép thực hiện, trong giai đoạn "Do-làm". - Dùng Biểu đồ dữ liệu (chart) để xem xu hướng theo một số quy trình PDCA và để chuyển đổi các dữ liệu thu được vào thông tin. - Thông tin là những gì bạn cần cho bước tiếp theo "ACT". 3 ACT- HÀNH ĐỘNG - Yêu cầu hành động khắc phục cho sự chênh lệch đáng kể giữa kết quả thực tế và kế hoạch. - Phân tích sự khác nhau để xác định nguyên nhân gốc rễ của chúng. - Xác định nơi để áp dụng thay đổi, bao gồm việc cải tiến quy trình hoặc sản phẩm. Khi đã qua bốn bước mà không dẫn đến sự cần thiết phải cải thiện, phạm vi PDCA đã áp dụng có thể được tinh chế để lập kế hoạch và cải thiện với chi tiết hơn trong các vòng quay kế tiếp của chu trình, hoặc là sự quan tâm cần phải được đặt trong một giai đoạn khác nhau của quá trình. Lƣu ý: Một số giảng viên hiện đại bây giờ cũng đề cập đến "A" là "Adjust-điều chỉnh". Điều này giúp học viên hiểu rằng bước thứ 4 thiên nhiều về việc điều chỉnh / sửa chữa các sự khác biệt giữa tình trạng hiện tại và tình trạng trong kế hoạch, thay vì suy nghĩ rằng "A" là ACT-hành động và thực hiện, thực sự đã xảy ra trong bước DO thứ hai. * Các khái niệm về PDCA dựa trên phương pháp khoa học, được phát triển từ công việc của Francis Bacon (Novum Organum, 1620). Phương pháp khoa học có thể được viết là "giả thuyết" - "thử nghiệm" - "đánh giá"- "Hypothesis"–"Experiment"– "Evaluation", hoặc kế hoạch- thực hiện - kiểm tra - Plan, Do, Check. Shewhart mô tả sản xuất phải nằm dưới sự "kiểm soát", kiểm soát theo thống kê như một quá trình ba bước của đặc điểm kỹ thuật, sản xuất và kiểm tra- specification, production, and inspection . Ông cũng liên tưởng đặc điểm này với các phương pháp khoa học : giả thuyết, thử nghiệm và đánh giá- hypothesis, experiment, and evaluation. Shewhart nói rằng thống kê "phải giúp đỡ để thay đổi nhu cầu [hàng hóa] bằng cách hiển thị [các sai biệt lên…], làm thế nào để làm nổi bật lên các phạm vi dung sai và nâng cao chất lượng của hàng hóa". Rõ ràng, Shewhart dự định phân tích để có hành động dựa trên kết luận của sự đánh giá. Theo Deming, trong bài giảng của mình tại Nhật Bản vào đầu những năm 1950, các đại biểu Nhật Bản yêu cầu rút ngắn các bước bây giờ thành: kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động- Plan, Do, Check, Act Deming thích gọi là : kế hoạch, làm, nghiên cứu, hành động- Plan, Do, Study, Act hơn, vì "nghiên cứu" có ý nghĩa trong tiếng Anh gần gũi hơn từ "kiểm tra" và đó cũng là ý định của Shewhart. 4 Một nguyên tắc cơ bản của phương pháp khoa học và PDCA là lặp đi lặp lại - một khi một giả thuyết đã được khẳng định (hoặc phủ nhận), việc thực hiện chu trình một lần nữa sẽ mở rộng kiến thức nhiều hơn nữa. Việc lặp đi lặp lại chu trình PDCA có thể mang chúng ta đến gần mục tiêu hơn, thường là một quá trình hoạt động và đầu ra hoàn hảo hơn. * Bước lập kế hoạch trong chu trình PDCA Lập kế hoạch, là bước đầu tiên và quan trọng bậc nhất trong chu trình PDCA. Hoạch định là tiền đề cho sự thành công hoặc thất bại của toàn bộ chu trình. Một kế hoạch hoàn hảo chưa chắc sẽ đem lại thành công 100% vì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác, nhưng một bản kế hoạch tồi chắc chắn sẽ đem lại thất bại và thiệt hại. Trong nhiều trường hợp, thời gian lập kế hoạch có thể chiếm đến 80% tổng thời gian, thậm chí nhiều hơn, còn thời gian thực hiện chỉ chiếm 20%, thậm chí ít hơn. Các nguyên tắc dùng trong bƣớc PLAN-Lập kế hoạch 1/ Nhận xét và Phân tích tình hình a/ Phân tích PEST Phân tích PEST giúp bạn xác định được các yếu tố bên ngoài có khả năng sẽ là cơ hội tốt hoặc thách thức đối với doanh nghiệp của bạn: P (Politics) - Các yếu tố chính trị và luật pháp có thể tác động tới ngành kinh doanh của bạn, ví dụ Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư 2005 E (Economics)- Các yếu tố kinh tế, ví dụ như thay đổi trong giá dầu, hoặc GPD tăng trưởng cao S (Social)- Các yếu tố xã hội như thay đổi về niềm tin hoặc thái độ từ việc tăng thu nhập hoặc tiếp cận với các xu hướng quốc tế T (Technology) - Các yếu tố về kỹ thuật như tăng việc sử dụng Internet hoặc có thêm nhiều thông tin trên mạng về lĩnh vực kinh doanh của bạn. PEST là công cụ phân tích liên quan đến những yếu tố vĩ mô, bên ngoài môi trường kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Thường dùng trong các phân tích chiến lược kinh doanh, chiến lược marketing. sau khi b/ Mô hình Five Forces (hay là Mô hình 5 áp lực cạnh tranh) của Michael Porter Mô hình này được giới thiệu lần đầu trên tạp chí Harvard Business Review năm 1979 với nội dung tìm hiểu yếu tố tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh. Nó được xem là công cụ hữu dụng và hiệu quả để tìm hiểu nguồn gốc lợi nhuận; và quan trọng hơn cả, cung cấp các chiến lược cạnh tranh để doanh nghiệp duy trì hay tăng lợi nhuận. 5 Các thành phần trong Mô hình Five Forces của Michael Porter 5 lực lượng ảnh hưởng đến tổ chức, doanh nghiệp, bao gồm : - nhà cung cấp - khách hàng - sản phẩm thay thế - đối thủ sắp nhảy vào - cạnh tranh hiện tại. 1. Mức độ cạnh tranh giữa các đối thủ (Rivalry among existing competitors), thể hiện qua : - Các rào cản nếu muốn thoát ra khỏi ngành, - Mức độ tập trung của ngành, - Chi phí cố định/giá trị gia tăng, - Tăng trưởng của ngành, - Tình trạng dư thừa công suất, - Khác biệt giữa các sản phẩm, - Chi phí chuyển đổi, - Nhận diện thương hiệu sản phẩm/dịch vụ, - Tính đa dạng của các đối thủ cạnh tranh, - Lợi ích của doanh nghiệp trong ngành. 2. Quyền lực thuận lợi của nhà cung cấp (Bargaining power of suppliers) : Sức ép từ các nhà cung cấp về các vấn đề cung cấp nguyên, vật liệu sản xuất, về giá cả, phương thức thanh toán, vấn đề kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào… thường có ảnh hưởng rất lớn đến việc hoạch định các mục tiêu và chiến lược của công ty. 3. Quyền lực thuận lợi của khách hàng (Bargaining power of buyers), thể hiện qua: - Vị thế mặc cả, - Số lượng mua, - Thông tin mà người mua có được, - Tính đặc trưng của nhãn hiệu hàng hóa, 6 - Tính nhạy cảm đối với giá, - Nguy cơ thâu tóm ngược, - Sự khác biệt hóa sản phẩm, - Mức độ tập trung của khách hàng trong ngành, - Mức độ sẵn có của hàng hóa thay thế, - Động cơ của khách hàng. 4. Nguy cơ thay thế sản phẩm hay dịch vụ (Threats of substitute products or services) - Chi phí chuyển đổi trong sử dụng sản phẩm/dịch vụ, - Xu hướng sử dụng sản phẩm/dịch vụ thay thế của khách hàng, - Tương quan giữa giá cả và chất lượng của các mặt hàng thay thế. 5. Đối thủ tiềm tàng của các đối tác mới- Rào cản gia nhập (Threats of new entrants – Entry barriers) - Các lợi thế chi phí tuyệt đối, - Bí quyết kinh doanh, bản quyền sáng chế, - Khả năng tiếp cận các yếu tố đầu vào, - Chính sách của chính phủ, - Tính kinh tế theo quy mô, - Các yêu cầu về vốn, - Tính đặc trưng của thương hiệu, - Chi phí chuyển đổi, - Khả năng tiếp cận với kênh phân phối, - Khả năng bị trả đũa, - Sản phẩm độc quyền. c/ Phân tích SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats) – Phân tích SWOT là một trong 5 bước hình thành chiến lược sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, bao gồm: * xác lập tôn chỉ của doanh nghiệp, * phân tích SWOT, * xác định mục tiêu chiến lược, * hình thành các mục tiêu và kế hoạch chiến lược, * xác định cơ chế kiểm soát chiến lược. SWOT là tập hợp viết tắt những chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức) - là một mô hình nổi tiếng trong phân tích kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là phân tích cơ bản và quan trọng bậc nhất làm cơ sở cho bất kỳ một hoạch định nào. Nhiều công ty cho rằng chỉ cần tập trung vào mỗi một loại phân tích này cũng đủ để lên kế hoạch chiến lược. Điều này không phải không có lý vì suy cho cùng, các loại phân tích khác cũng chỉ nhằm mục đích là tìm ra những 7 điểm yếu và những thế mạnh của doanh nghiệp, xác định những cơ hội để tận dụng và những mối nguy tiềm tàng để đới phó hoặc né tránh. Điểm mạnh [Strengths] Điểm mạnh (duy trì, xây dựng và làm đòn bẩy), là những tố chất nổi trội xác thực và rõ ràng. Bao gồm: Trình độ chuyên môn Các kỹ năng có liên quan, kinh nghiệm công tác Có nền tảng giáo dục tốt Có mối quan hệ rộng và vững chắc Có trách nhiệm, sự tận tâm và niềm đam mê công việc Có khă năng phản ứng nhạy bén nhanh đối với công việc Điểm yếu [Weaknesses] Điểm yếu như: Những tính cách không phù hợp với công việc, những thói quen làm việc tiêu cực. Thiếu kinh nghiệm công tác hoặc kinh nghiệm không thích hợp. Thiếu sự đào tạo chính quy, bài bản. Hạn chế về các mối quan hệ. Thiếu sự định hướng hay chưa có mục tiêu rõ ràng. Kỹ năng nghề nghiệp chưa cao. Cơ hội [Opportunities] Cơ hội (đánh giá một cách lạc quan), là những sự việc bên ngoài không thể kiểm soát được, chúng có thể là những đòn bẩy tiềm năng mang lại nhiều cơ hội thành công, bao gồm: Các xu hướng triển vọng. Nền kinh tế phát triển bùng nổ. Cơ hội nghề nghiệp mới rộng mở. Một dự án đầy hứa hẹn được giao phó. Học hỏi được những kỹ năng hay kinh nghiệm mới. Sự xuất hiện của công nghệ mới. Những chính sách mới được áp dụng. Thách thức [Threats] Thách thức (các trở ngại), là những yếu tố gây ra các tác động tiêu cực cho sự nghiệp, mức độ ảnh hưởng của chúng còn tùy thuộc vào những hành động ứng biến. Các thách thức hay gặp là: Sự cơ cấu và tổ chức lại ngành nghề. 8 Những áp lực khi thị trường biến động. Một số kỹ năng trở nên lỗi thời. Bạn không sẵn sàng với phát triển của công nghệ. Sự cạnh tranh gay gắt, với công ty cũng như với cá nhân. * d/ Nguyên tắc 5W1H + 2C5M 1 Xác định mục tiêu yêu cầu (Why-Tại sao) Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là: - Tại sao bạn phải làm công việc này? - Nó có ý nghĩa như thế nào với công ty của bạn? - Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng? 2 Xác định nội dung công việc (What-Cái gì) Nội dung công việc đó là gi? Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao. Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước. 3 Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau: - Công việc đó thực hiện tại đâu? - Giao hàng tại địa điểm nào? - Kiểm tra tại bộ phận nào? 4 When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc… - Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc. - Có 4 loại mức độ công việc khác nhau: + Công việc quan trọng và khẩn cấp, + Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, + Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, + Công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước. 5 Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau: - Ai làm việc đó - Ai kiểm tra - Ai hổ trợ. - Ai chịu trách nhiệm… 6 How-1h Kế hoạch như thế nào? Nó bao gồm các nội dung: - Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)? - Tiêu chuẩn là gì? - Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào? Thực ra nguyên tắc thông dụng nhất vẫn là 5W1H, nhưng để phân tích chi tiết hơn chúng ta nên kể thêm 2C+5M. (2C có thể nằm trong H, 5M có thể nằm trong WHO, WHAT và HOW) 9 7 Control -kiểm soát Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến: - Công việc đó có đặc tính gì? - Làm thế nào để đo lường đặc tính đó? - Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào? - Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu 8 check - kiểm tra Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau: - Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra. - Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?). - Ai tiến hành kiểm tra? - Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu? - Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất). - Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót. 9 Xác định nguồn lực (5M) Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, trong khi chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi. Nguồn lực bao gồm các yếu tố: - Man = nguồn nhân lực : - Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? - Ai hỗ trợ? - Ai kiểm tra? - Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không? - Money = Tiền bạc. - Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố: - Xác định tiêu chuẩn NVL - Tiêu chuẩn nhà cung ứng - Xác định phương thức cung cấp dịch vụ - Thời hạn hoàn tất công việc. - Machine = máy móc/công nghệ. - Method = phương pháp làm việc. e/ Vẽ sơ đồ -Chart để minh họa cho kế hoạch Từ kết quả phân tích trên, người lập kế hoạch có thể hình dung được những việc phải làm, bao gồm cả việc thiết lập những mục tiêu thách thức, nhưng khả thi và hoạch địch ra những chiến lược để đạt được mục tiêu đó. 10 Những công cụ thường được dùng trong kỹ thuật phân tích là sơ đồ “xương cá” (fish bone diagram), hay còn được gọi là sơ đồ “nhân quả” (cause and effect diagram); sơ đồ “cây” (tree diagram), bao gồm cả sơ đồ “tại sao” (why-why diagram) và sơ đồ “thế nào” (how- how diagram)… [...]... lập một bản kế hoạch thật khoa học và thật đầy đủ cho dự án của bạn * Đối với cấp quản lý, thông thường hàng năm đều phải lập một Kế hoạch Tổng thể (Master Plan) cho cả năm, bao gồm những dự án lớn phải làm trong năm, thời hạn dự kiến thực hiện, người chịu trách nhiệm chính, người hỗ trợ, nguồn lực cần thiết, ngân sách,… Kế hoạch Tổng thế này là cơ sở cho những Kế họach Hành động (Action Plan) tiếp theo . vực kinh doanh của bạn. PEST là công cụ phân tích liên quan đến những yếu tố vĩ mô, bên ngoài môi trường kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Thường dùng trong các phân tích chiến lược kinh doanh, . doanh nghiệp của bạn: P (Politics) - Các yếu tố chính trị và luật pháp có thể tác động tới ngành kinh doanh của bạn, ví dụ Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư 2005 E (Economics)- Các yếu tố kinh. LÀM KINH DOANH VÕ HIẾU NGHĨA Biên soạn Vào những năm 1960 đến năm 1970, Viện Nghiên cứu Standford, Menlo Park, California đã tiến hành một cuộc khảo sát tại hơn 500 công ty có doanh