MÔN học event management công ty GOZ event

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO GIỮA KỲ MÔN HỌC: Event Management Đề tài(/Chủ đề): Giảng viên hướng dẫn: THS LÊ THỊ THÚY PHƯỢNG Nhóm Sinh Viên thực hiện: Cơng ty ( nhóm 9, nhóm 11, nhóm 12) TP NHA TRANG, NGÀY THÁNG NĂM 2021 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN Mục lục: BÁO CÁO GIỮA KỲ MÔN HỌC: EVENT MANAGEMENT DANH SÁCH PHÂN CÔNG LÀM VIỆC NHĨM TÊN NHĨM: Cơng ty MƠN HỌC: Event Management Họ tên sinh STT viên Lưu Trúc Quỳn Nguyễn Thị Huyền Nhi Cao Bảo Nhi Phạm Thị Quỳn Trang Nguyễn Thị An Thơ Lê Thị Thu H Hồ Thị Mỹ Phượng Nguyễn Thị Tường Vy Nguyễn Khán Ly Trương Bích Trâm 10 11 Bùi Nguyễn Phương Kha 12 Quách Thị Lệ Thu 13 Nguyễn Hoài Thương Lương Thị Diễ Lệ 14 Trần Thị Linh 16 Trần Ngọc Trú 17 Trần Thị Huế 18 Lương Phươn Thảo 19 20 Trần Thị Lệ M Phạm Hữu Ho Nam 21 Nguyễn Thị M Dung 22 Võ Thúy Như Quỳnh 23 Hoàng Thị Thương Lê Vũ Uyên 24 25 Nguyễn Thị Phương Ly Lê Thị Thủy 26 PHẦN A THÔNG TIN SỰ KIỆN Công ty “ GOZ Event ”: Tên công ty kết hợp ba chữ đầu cụm : GROWTH OF GEN”Z”, mang ý nghĩa khẳng định phát triển lớn mạnh ngày “Gen Z” xã hội nói chung thị trường kinh tế nói riêng Gen “Z” đại diện cho hệ trẻ nay-một hệ đầy động nhiệt huyết LOGO: -Logo công ty gồm chữ “G-O-Z” xếp chồng lên theo đường xiên từ bên phải lên mũi tên, thể tăng trưởng phát triển không ngừng Công ty chúng tơi ln tích cực việc cập nhập xu hướng chắt lọc thông tin nhiều lĩnh vực, không ngừng cải thiện tiến lên để có chỗ đứng vững ngành tổ chức kiện  Màu sắc: - Chúng lựa chọn Logo màu xanh lam đậm ( Dark Blue) phối hợp với màu vàng neon bật tên công ty với đường viền khung, việc kết hợp hai tone màu nóng-lạnh với mang ý nghĩa tạo nên cân mặt, đặc biệt công việc đời sống xã hội - Màu xanh lam đậm thể thấu hiểu,tính sáng tạo lịng tin cậy Chúng mong muốn lắng nghe nhu cầu khách hàng, dùng sáng tạo mang lại giá trị lợi nhuận cho Quý doanh nghiệp/công ty, đổi lấy tin cậy khách hàng, từ xây dựng thương hiệu cá nhân - Màu vàng biểu trưng nguồn lượng tích cực, kích thích khơi tạo cảm hứng Mặt khác cịn đại diện cho tươi mới, khẳng định nhiệt huyết tuổi trẻ công ty SLOGAN “Do what you love, love what you do” “Bằng nhiệt huyết, mong muốn đóng góp sức trẻ mình, chúng tơi khao khát cảm giác thỏa mãn làm thân u thích u thích chúng tơi làm Chúng tơi khơng ngừng học hỏi trau dồi kiến thức, kinh nghiệm để hồn thiện ngày Và chúng tơi GOZ.” Tên kiện: Sự kiện quảng bá thương hiệu sản phẩm (Là chương trình khuyến mãi, nơi sản phẩm chứng minh cho khách hàng tiềm Mục đích giới thiệu sản phẩm đến gần với khách hàng, trình bày cơng dụng, đặc tính phù hợp sản phẩm với khách hàng nhằm bước đầu thuyết phục khách hàng xuống tiền sử dụng sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp) Thời gian: Lúc 17h30-20h thứ năm, ngày 15 tháng 04 năm 2021 Địa điểm: sân ktx trường Đại học Tơn Đức Thắng sở Nha Trang, 22 Nguyễn Đình Chiểu, phường Vĩnh Phước, thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hịa Sản phẩm kiện: Bánh cà phê CÁC SẢN PHẨM TRONG SỰ KIỆN KALE BUTTER CAKE BÁNH MÌ BỘT CHUA LÊN MEN TỰ NHIÊN STICK BREAD CROISSANT 10 Thời gian bắt đầu- STT Kết thúc Nội du 4/4-6/4 Giấy phép tổ 8/4-8/4 kiện Set up địa đ Event Nhiệm vụ 5: Sắp xếp kiện- An ninh- Hậu cần STT Thời gian bắt đầuKết thúc 9/4-14/4 15/4-15/4 Các công v chuẩn bị tr kiện Cơng việc q trình d kiện Cơng việc 15/4-/15/4 kết thúc Hỗ trợ k 14/4-15/4 Nội d 27 7.3 Checklist Checklist 7.4 khâu chuẩn bị cho kiện (1) Thành lập ban tổ chức kiện a Cơ cấu Công Ty: ✔ GOZ Event gổm 26 thành viên chia làm ban chính, quản lí phụ trách ban điều hành (trường ban): ● Ban nội dung ● Ban truyền thông ● Ban hậu cần - lễ tân ✔ Ngồi GOZ Event, khơng thể thiếu phận: ● CEO (Chief Executive Officer) – Người đứng đầu công ty ● Assistant Manager - Trợ lý Giám Đốc b Bảng phân công nhiệm vụ Ban Tổ Chức: Ban CEO (Chief Executive Officer) Lưu Trúc Quỳnh 72001399 Trợ lý Giám Đốc Trương Bích Trâm 72001431 28 Trưởng ban Nội dung Bùi Nguyễn Phương Kha - 72001352 Trưởng ban Truyền thông Quách Thị Lệ Thu 72001417 Trưởng ban Hậu Cần – Lễ tân Hồ Thị Mỹ Phượng 72001396 29 (2) Thành lập ban chuyên môn: Ban nội dung Lên tồn kịch chương trình Kịch Mc Kịch trình chiếu Kết hợp với ban Truyền thông thực kịch video Biên tập lại nội dung/thông tin Danh sách thành viên  Lương Phương Thảo  Bùi Nguyễn Phương Kha  Võ Thúy Như Quỳnh  Hoàng Thị Thương  Nguyễn Thị Mỹ Dung  Phạm Thị Quỳnh Trang  Nguyễn Thị Huyền Nhi Ban hậu cần Lên kế hoạch hậu cần với kế hoạch chi tiết, hướng dẫn cách nhân viên làm việc, setup chương trình cách logic, khoa học Xây dựng đội ngũ nhân viên hậu cần với số lượng chắn đảm bảo hiệu suất làm việc Những người tổ chức hậu cần cần phải có chun mơn, kinh nghiệm biết cách làm việc nhóm, xử lý tình khẩn Kiểm sốt kết hợp hoạt động để tránh sai sót khơng đáng có Lên dự tính tình xấu định hướng cách xử lý Đón tiếp khách mời thành phần tham dự kiện Chi tiêu ngân sách, khoản phí liên quan đến kiện Danh sách thành viên  Trương Bích Trâm 30  Cao Bảo Nhi  Phạm Hữu Hoài Nam  Hồ Thị Mỹ Phượng  Lê Thị Thu Hà  Lê Thị Thủy  Trần Thị Linh  Trần Thị Lệ Mi  Nguyễn Thị Anh Thơ Lễ tân  Nguyễn Thị Tường Vy  Nguyễn Thị Phương Ly  Lê Vũ Uyên Ban kỹ thuật Điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, trình chiếu video sản phẩm, slide kiện Danh sách thành viên  Nguyễn Khánh Ly  Nguyễn Hoài Thương Ban truyền thông Trực tiếp chịu trách nhiệm phần nội dung cho tin bài, hình ảnh, clip Xây dựng chiến lược, lên ý tưởng thông điệp rõ ràng, thông tin cần phải mang tính chất thực tế thiết thực Lên kế hoạch xây dựng chiến lược truyền thông cho liện, event Tạo dựng chuyên mục cho Fanpage, trực giếp làm ảnh cho đăng chuyên mục Fanpage Chịu trách nhiệm thiết kế hồ sơ để kêu gọi nhà tài trợ, chịu trách nhiệm in ấn, kỹ thuật cho chương trình, thiết kế hình ảnh, slide, chỉnhh sửa video clip, hình ảnh, âm thanh, Danh sách thành viên 31  Trần Ngọc Trúc  Quách Thị Lệ Thu  Lương Thị Diễm Lệ  Trần Thị Huế (3) Các thủ tục, văn hành tổ chức kiện: - Tờ trình xin địa điểm - Văn xin hỗ trợ thiết bị - Mẫu biểu danh sách khách mời (4) Các ấn phẩm: - Poster: Poster công cụ giao tiếp hiệu hướng đến đối tượng người xem, khách hàng cụ thể Poster bắt mắt hấp dẫn người xem tham gia vào kiện, tìm mua sử dụng sản phẩm Chính lợi ích đó, Poster sử dụng phổ biến đa dạng nhiều lĩnh vực khác Mẫu Poster GOZ Event lấy ý tưởng từ chủ đề Tropical Vibes (Giai điệu nhiệt đới) với tông màu xanh làm chủ đạo - Backdrop: Đây điểm nhấn cho toàn kiện, nơi người tận dụng chụp ảnh lưu trữ lại Bất kỳ cơng ty muốn hình ảnh, thương hiệu đến với nhiều khách hàng Chính vậy, Backdrop người u thích, chụp hình, hình họ nhận tương tác 32 mạng xã hội Từ thúc đẩy, mở rộng khách hàng cơng ty nâng tầm ảnh hưởng công ty thị trường Backdrop GOZ Event thiết kế dựa nguồn cảm hứng từ khu rừng nhiệt đới, với giai điệu mẹ thiên nhiên Trên xanh Pastel bật lên hình ảnh logo nhà tài trợ đơn vị tổ chức GOZ Event - Thư mời: Thư mời xem mặt kiện người tổ chức kiện Những thư mời không gây ấn tượng với khách mời, mà thể tôn trọng người chủ sở hữu họ Với màu sắc chủ đạo màu xanh xá với đường nét hoa văn tinh tế mẫu thư mời GOZ Event dễ dàng để lại ấn tượng lòng khách mời, phù hợp với chủ đề Tropical Vibes 33 -Thẻ đeo: Một điểm để nhận diện người ban tổ chức thẻ đeo Là nơi quy tụ 26 nhân trẻ trung, nhiệt huyết đầy tài năng, kiện hứa hẹn mang đến màu sắc mẻ đột phá! (5) Địa điểm tổ chức kiện: Trình bày địa điểm: sân kí túc xã trường Đại Học Tôn Đức Thắng sở Nha Trang sức chứa: tối đa 1000 khách/sự kiện  Ưu điểm : Khơng gian : Ngồi trời ,Sân kí túc xá rộng rãi , bị bó hẹp phạm vi cụ thể phù hợp với chủ đề bánh mà GOZ tổ chức , sân kí túc xá bao quanh bốn bên bốn dãy nhà cho sinh viên , với thiết kế kiểu pháp mang lại ngào ấm cúng phù hợp với chủ đề bánh mà GOZ muốn giới thiệu đến khách mời Thuận tiện cho việc tăng giảm quy mô kiện: Là nơi thích hợp để GOZ đưa ý tưởng sáng tạo ,độc đáo không bị giới hạn khơng gian hẹp, bị rơi vào trùng lạp không gian ý tưởng Là trung tâm kí túc xá dễ dàng thu hút bạn sinh viên trường Điều kiện an ninh tốt , có bảo vệ nhà trường đội an ninh ban tổ chức Có bãi để xe rộng rãi  Nhược điểm: Chịu ảnh hưởng yếu tố thời tiết Các điều kiện hỗ trọ khó khăn ỏ hội trường : nguồn điện , khu vực vệ sinh Sơ đồ địa điểm (6) Công tác hậu cần cho tổ chức kiện: 34  Sau định địa điểm tổ chức kiện, concept chủ đề kiện lúc hậu cần thực hố ý tưởng, có vai trị truyền tải chủ đề kiện  Ban hậu cần tổ chức kiện có vai trị vơ quan trọng, ảnh hưởng lớn đến kiện Gồm hoạt động liên quan đến chủ đề chính, từ nhỏ đến lớn trình trước sau kiện diễn  Các công tác hậu cần tổ chức kiện gồm: Lên kế hoạch hậu cần: Với việc lên kế hoạch chi tiết cho công việc hậu cần giúp nhân viên ban dễ dàng thực công việc, kim nam xác định hướng rõ ràng để nhân làm việc logic khoa học tránh gây lộn xộn, bối rối trình chuẩn bị cho kiện Điều đặc biệt quan trọng với người lần đầu tổ chức kiện tụi em, chưa có nhiều kinh nghiệm dễ lạc lõng đống công việc cần phải làm cho việc tổ chức kiện Lên kế hoạch cung ứng dịch vụ: Lên danh sách kiểm tra trang- thiết bị mượn để tổ chức kiện Bảo quản trang thiết bị, kiểm tra lại thiết bị để hoàn trả cho nhà trường Lựa chọn đàm phán với nhà cung ứng dịch vụ: Gửi đơn xin mượn trang- thiết bị từ nhà trường  Phân loại theo dịch vụ tổ chức kiện : Nhà cung ứng địa điểm, ánh sáng, âm thanh: Trường đại học Tôn Đức Thắng sở Nha Trang Nhà cung ứng vật dụng trưng bày: Le Café, T&T Bakery 35 Chuẩn bị nhân Chọn lựa nhân để phù hợp với hoạt động trình diễn kiện như: MC (Master of Ceremonies): dẫn chương trình Ca sĩ, nhóm nhảy: thực tiết mục văn nghệ chương trình Tiếp tân bàn: xác nhận khách mời, ghi nhận đơn hàng,… Lễ tân: đón khách mời, hướng dẫn khách mời,… Chỉnh máy móc, phầm mềm Chuẩn bị dụng cụ: Chuẩn bị nước, khăn giấy lạnh khô cho BTC, thầy khách mời có nhu cầu Chuẩn bị trang thiết bị để bảo quản sẩn phẩm Chuẩn bị dụng cụ tổ chức mini game cho chương trình trở nên sơi động hơn: giấy A4, bút lông, giấy note Chuẩn bị vật dụng trang trí: Bong bóng, Backdrop, đèn, standee, … Trang trí: Phần vô quan trọng công tác hậu cần, định phần thành bại kiện Ở phần trang trí tạo nên khác biệt công ty tổ chức kiện, tạo ấn tượng với khách hàng khách mời tham dự Việc trang trí cho kiện việc thực hố ý tưởng cơng ty, biến ý tưởng thành kiện thực tế Gồm công việc sau: Trang trí sân khấu: với chủ đề “TROPICAL VIBES”, sân khấu lấy màu chủ đạo xanh lá, vàng, trắng Với vật dụng trang trí mang hướng lịch, tươi mát xanh xen phần ấm áp ánh đèn vàng Sắp xếp vị trí trang thiết bị, bố trí vật dụng trang trí theo sơ đồ vẽ Trang trí bàn trưng bày sản phẩm Trang trí bàn tiếp tân 36 Khu check – in, chụp hình Biểu tượng hướng dẫn xung quanh địa điểm tổ chức Sắp xếp bàn ghế cho khách mời Chuẩn bị quà tặng Cho công ty tài trợ, lãnh đạo trường, giảng viên giảng dạy, khách mời tham gia (qua mini game): Chuẩn bị hoa tặng thầy nhà tài trợ: bó Vé xem phim rạp Beta Cinema Ngồi cịn có phần thưởng đặc biệt khác: sản phẩm công ty tài trợ (bánh ngọt, cà phê gói,…) Theo dõi điều chỉnh tiết mục để với kịch bản: Điều chỉnh kỹ thuật phần mềm Chỉnh sửa trình chiếu video sản phẩm, logo cơng ty, tiết mục văn nghệ Theo dõi trình diễn tiết mục văn nghệ khắc phục cố âm thanh, hình ảnh… Dọn dẹp: Dọn dẹp địa điểm tổ chức Kiểm tra trả lại thiết bị, đạo cụ cho nhà cung ứng, tốn khoản cịn lại Dọn dẹp vệ sinh sau kết thúc kiện Như nói cơng tác hậu cần có vai trị vơ lớn trình tổ chức, thực kiện, đòi hỏi nhiều kĩ nhân ban Để kiện diễn sn sẻ ban hậu cần cần có kế hoạch cụ thể logic cho nhân dễ dàng thục cơng tác hậu cần 37 (7) Dự tính cố hướng xử lý kiện: Sự cố nhân lực: Xuất phát từ nhân tham gia tổ chức, gây ảnh hưởng đến tiến độ việc tổ chức kiện, cụ thể ảnh hưởng trực tiếp đến tất khâu chuẩn bị tiến hành event cơng đoạn event hoàn thành tác động người Một kiện diễn thành cơng có tham gia tập thể nhiều người góp cơng sức, giống mắt xích nối liền với nhau, một mắt xích số hỏng quy trình đương nhiên bị gián đoạn Giải pháp:Đầu tiên nhóm tưởng điểm danh thành viên đầu buổi event ,nếu thấy số lượng chưa đủ phải dự trù tìm kiếm số lượng thành viên trước buổi event 30 phút để việc diễn suôn sẻ bảng kế hoạch Sự phân bổ thời gian khơng hợp lý: Điển hình tình trạng thời gian chuẩn bị ý tưởng dài, thời gian triển khai ngắn Hoặc thời gian dự trù cho phần kế hoạch bị lệch nhiều so với thời gian diễn kiện thực tế Giải pháp :Nếu tình trạng thời gian chuẩn bị ý tưởng dài, thời gian triển khai ngắn ta xử lí kéo dài chương trình tiết mục văn nghệ hay trò chơi Còn thời gian bị lệch nhiều so với thời gian diễn kiện thực tế ta rút gọn phần chương khơng có nghĩa lược bỏ chúng Sự cố tài chính: khơng tính tốn chắn số lượng người tham dự dẫn đến lỗ vốn chi phí bỏ cao khách mời tham dự khơng có người tham dự Dẫn đến công ty bị lỗ vốn nặng Giải pháp:Mỗi chi phí cần phải ghi lại thủ quỹ thực Trước tổ chức kiện nên có quỹ dự phịng kiện có pháp sinh mà người thực không lường trước Sự cốvề thiết bị kỹ thuật: Có nhiều trường hợp chương trình chuẩn bị diễn bị hư hỏng trang thiết bị Giair pháp:Cần kiểm tra thật kỹ có thiết bị dự phòng để phòng tránh trường hợp xấu xảy Sự cố thời tiết: thời tiết mưa nắng bất thường nỗi lo lắng đơn vị tổ chức kiện trời Giải pháp :Sẽ không thừa bạn chuẩn bị thêm ô dù, áo mưa, bọc thiết bị,… để phòng trời mưa gió 38 Sự cố phân bố thời gian: phần giới thiệu dài, phần diễn giải ngắn, trao quà gấp gáp,… xảy bạn khơng tính tốn kỹ thời lượng chương trình Với đơn vị khơng chun, tình trạng xảy thường xuaayên khiến chương trình phải chạy đua với thời gian để hoàn thành Giải pháp: Phần quan trọng khung chương trình khơng bỏ qua mà lược bỏ phần khơng thiết phải có khung chương trình Nguy xay chay nơ:Chay nô không phai la điêu ma cung tương tương se xay sư kiên Giải pháp: Đâu tiên, ban cân phai năm đươc moi rui ro vê chay lưa đê co thê liêt kê moi phương an phong tranh Thư hai, đam bao cac thiêt bi phong chông chay nô chuẩn bị khắp nơi nghi ngờ có khả xảy cháy nổ nơi dễ dang tiếp cận sư kiên Chung co thê dâp tăt môt vụ chập cháy nho xay khu sân khấu, hay khu vực nhà bạt nơi diễn hoạt động trải nghiệm nhãn hàng…nó ngăn khoi lan rơng khăp sư kiên Cuôi cung, hay chăc chăn vê viêc ban đa liên vơi đôi phong chay chưa chay khu vưc đê phong trương hơp câp bach ho co thê năm đươc đia hinh va kip thơi tiêp cân An toan thưc phâm:Ban không cân phai trưc tiêp kiêm soat toan bô thưc phâm tai sư kiên, ban phai chăc chăn vê nguôn cung thưc phâm, qua trinh abao quan va chê biên thưc Giải pháp:Tim cac nha cung câp tin va đap ưng nhu câu an toan thưc phâm Hanh vi gây hân thu đông:Nhưng hanh vi bao lưc cung la môt vân đê ma lam sư kiên cân phai tinh toan đên không chi vi ban thân ho, ma đam bao an toan cho toan bô viên nhom Nhưng hanh vi ây co thê đên tư cô đông viên qua khich tai sư kiên hay nguy hiêm nhât la co đo cô y lăp đăt cac thiêt bi vơi cac y đô xâu Giải pháp:Đê co thê đôi vơi tinh huông vây, ban cân phai: – Hoi sư giup đỡ cua môt vai chuyên gia vê cac khu vưc co thê xay nguy hiêm va đưa biên phap an toan phu hơp – Đam bao ban co đu đôi ngu bao vê – an ninh tai sư kiên – Hương dân nhân viên cua ban cân phai lam gi trương hơp xay nguy hiêm (8) Các yếu tố q trình diễn kiện: Không gian thực kiện: Địa điểm tổ chức kiện Âm thanh, ánh sáng 39 Sân khấu Người dẫn chương trình Người dẫn chương trình: cần phải hiểu nắm rõ mục đích, chủ đề, đối tượng khách mời tham gia kiện Cần có thảo luận, thống kịch bản, nội dung, lời nói… nhà tổ chức kiện người dẫn chương trình khơng nên chủ quan dựa vào kinh nghiệm, khả người dẫn chương trình Đạo diễn dàn dựng sân khấu Đạo diễn : cần phải lên kịch bản, có tay kịch mong muốn, đáp ứng yêu cầu đề để phục vụ công việc diễn kiện Các công việc đạo diễn cần làm:    Xử lí k Lên ch Tìm bố Dà n d ng sân kh u c n th c hi n công vi c sau: H ng úng Làm Làm Làm ng cho sân kh u T 'ch c s t, t 'ng t vàcông di n 40