BÁO cáo bài tập lớn đề tài PHÂN TÍCH và THIẾT kế hệ THỐNG bán lẻ và CHO THUÊ vật LIỆU xây DỰNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -*** - BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN “PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG” Đề tài: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÁN LẺ VÀ CHO THUÊ VẬT LIỆU XÂY DỰNG GVHD: ThS Trần Đình Vương Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hồng Long-92517 Hải Phòng, ngày 07 tháng 04 năm 2022 Lời nói đầu Trong thời đại cách mạng 4.0 tiến tới 5.0, ứng dụng khoa học công nghệ yếu tố định việc bắt kịp xu hướng kinh doanh Nó giúp doanh nghiệp hồn thiện mơ hình, cách thức bán hàng hiệu Công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý giải vấn đề nhanh chóng Hoạt động quản lý doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn việc kiểm sốt hoạt động kinh doanh, nhân viên Do đó, khơng ứng dụng cơng nghệ quản lý doanh nghiệp, trình làm việc trở nên trì trệ phát triển Sử dụng công nghệ hoạt động doanh nghiệp giúp bạn nâng cao lực cạnh tranh vị thị trường Xu đại tối ưu hố ln thiết yếu kinh tế Do đó, khó bứt phá có bước tiến xa kinh doanh không tận dụng công nghệ trình vận hành Trên thực tế, việc ứng dụng công nghệ quản lý doanh nghiệp hạn chế Vậy nên em tiến hành thiết kế phần mềm để quản lý việc bán cho thuê vật liệu xây dựng cho cửa hàng Phần mềm quản lý hệ thống gì? Đây khái niệm nhằm ứng dụng cho phép doanh nghiệp áp dụng công nghệ để quản lý mạng lưới cách hiệu Mạng lưới hiểu theo nghĩa rộng, bao gồm nhiều loại khác như: hệ thống thông tin, hệ thống phân phối, hệ thống điện/ mạng nội bộ, hệ thống sở liệu,… Với phần mềm quản lý đại, nhà quản trị có thể: Tối ưu hố thời gian quản lý công việc kinh doanh, nhân viên, phận, phòng ban Phần mềm giúp nhà quản trị bỏ qua công đoạn không cần thiết, xử lý số liệu phức tạp thiết lập báo cáo cách nhanh chóng, hiệu Xử lý cơng việc trình vận hành doanh nghiệp cách hiệu nhiều để đảm bảo suất làm việc Nó hỗ trợ kiểm sốt tồn thời gian, hiệu suất thực hiện, tiến độ làm việc hệ thống thông tin chi tiết, dễ dàng Nâng cao chất lượng xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt Ngay khơng trực tiếp có mặt công ty, bạn bàn giao nhiệm vụ, họp online với đối tác, nhân viên trực tiếp phần mềm Phần mềm giúp hạn chế tối đa sai sót thơng tin, thất q trình làm việc data khách hàng, lịch hẹn với đối tác, thông tin thời gian làm việc nhân viên Từ giúp doanh nghiệp đánh giá cách khách quan trình hiệu làm việc Nắm bắt xu hướng kinh doanh thị trường hiệu hơn, đưa biện pháp hoạch định kịp thời để giải vấn đề biến động thị trường Xây dựng văn hóa doanh nghiệp có khả chuyên mơn hố cao, đội ngũ nhân chất lượng có sức bền Đồng thời, tạo nhiều hội để tối ưu hố hoạt động liên kết phịng ban Với hữu ích phần mềm quản lý, em mong phần mềm giúp ích cho doanh nghiệp Dù trình độ chun mơn kiến thức kinh nghiệm nhiều hạn chế song em mong nhận đóng góp từ thầy bạn, để đề tài ngày hoàn thiện – đề tài ứng dụng thiết thực Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy Trần Đình Vương giúp em bổ sung thêm kiến thức, kĩ làm đưa lời khuyên để em hoàn thành đề tài CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU BÀI TỐN 1.1 TÊN ĐỀ TÀI: Tìm hiểu nghiệp vụ, phân tích thiết kế hệ thống bán lẻ cho thuê vật liệu xây dựng 1.2 MỤC ĐÍCH Phân tích thiết kế phần mềm quản lí bán cho thuê vật liệu xây dựng cho cửa hàng, đảm bảo yêu cầu sau: - Quản lý danh sách nhà thầu thụ, chuyên môn, lịch sử nhận thầu - Lập báo cáo nghiệm thu chi tiết: thơng tin gói thầu, hợp đồng, chủ đầu tư, danh mục nghiệm thu cụ thể hạng mục Thống kế lưu lại chi tiết lịch sử nghiệm thu để kiểm tra chéo, xác minh cần - Thực lập phiếu đề nghị toán cho nhà thầu mobile app - Theo dõi tiến độ toán với thầu phụ, chủ đầu tư: tổng giá trị HĐ, giá trị toán/ cịn lại phải tốn, tiến độ giải ngân Theo dõi, thống kê đợt toán theo kỳ - Lập phiếu thu/phiếu chi ngân sách gửi quản lý phê duyệt online app di động - Nắm bắt tức thời khoản thu dự án (tạm ứng, toán…) - Kiểm soát chặt chẽ khoản chi dự án đảm bảo dự án hoàn thành khoản ngân sách cho phép - Dự báo số: lãi/lỗ thực tế lãi/lỗ kế hoạch 1.3 ỨNG DỤNG Phục vụ cho việc bán cho thuê vật liệu xây dựng cửa hàng Công việc quản lý việc liên quan đến bán cho thuê hàng, kiểm tra hàng kho, hàng xuất giá thành giá đơn, thống kê doanh thu theo kì Để phục vụ cho việc tổng kết bán hàng đại lý 1.4 ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG Người chủ cửa hàng có tồn quyền sử dụng ứng dụng hệ thống Nhân viên nhập thơng tin hàng hóa,tra cứu thơng tin hàng khách hàng, xử lý số liệu hóa đơn, lập báo cáo thu chi, doanh thu theo tháng 1.5 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Đây bước mở đầu trình phát triển hệ thống Tìm mối trường phát triển hệ thống, tìm hiểu hệ thống cũ mơi trường khách hàng để xem xét ưu nhược điểm hệ thống cũ, hay tài nguyên cửa hàng Nguồn điều tra: Điều tra số cửa hàng bán vật liệu xây dựng - Đặc biệt Cửa Hàng Vật Liệu Xây Dựng - Thép Việt Úc: 201 P Văn Cao, Đằng Giang, Ngơ Quyền, Hải Phịng  Phỏng vấn chủ cửa hàng  Phỏng vấn người làm thuê  Xem sổ ghi nợ, sổ toán, sổ nhập hàng  Quan sát trình nhập hàng bán lẻ vật liệu Hiện trạng:  Doanh nghiệp có nhiều sở, sở 201 P Văn Cao, Đằng Giang, Ngơ Quyền, Hải Phịng sở nằm vị trí trung tâm thành phố Ông chủ sở kiêm kế toán, quản lý bán hàng sổ sách thông tin lưu trữ văn giấy tờ(đơn hàng sổ nợ, sổ tốn, sổ nhập hàng)  Cửa hàng có máy tính  Cơng việc nhập liệu vào sổ sách đơn giản,nhưng khó tra cứu thời gian Nhiều rủi nhập sai hay sổ  Đồng thời có phần mềm quản lý chưa thực hữu ích, cịn nhiều sai sót khâu tính tốn chi phí, vật liệu Do cần phần mềm dễ sử dụng, tiện lợi, độ xác cao Nhu cầu cửa hàng:  Giao diện đơn giản dễ sử dụng  Q trình nhập thơng tin phải đơn giản  Tra cứu nhanh, biết thông tin hàng kho, hiển thị in bảng báo giá mặt hàng  Biết danh sách khách thuê, chủ thuê nhà cung cấp nào, số tiền thê cụ thể…  Chủ cửa hàng chủ hệ thống, thành viên khác tham gia vào hệ thống theo quyền mà chủ cửa hàng cấp CHƯƠNG 2: kHẢO SÁT HỆ THỐNG 2.1 PHÂN TÍCH YÊU CẦU Với bảo mật quản lý người đăng nhập, người sử dụng ( toàn quyền, phân quyền) Nhiệm vụ bản: Chủ cửa hàng đánh giá tình hình kinh doanh cửa hàng thơng qua danh sách hàng nhập, hàng xuất, doanh thu, tiền lãi Với kho hàng: -Thống kê hàng tồn kho +Hàng bán được, hàng tồn kho theo(tháng, quý, năm) +Hàng có kho thời điểm +Hàng bị báo hỏng, lỗi, -Cho phép sửa xóa tìm kiếm hàng kho Với khách hàng: -Quản lý hóa đơn khách -Cập nhật hóa đơn th mua hàng: thêm, xóa, sửa, tìm kiếm Cho phép chọn lựa khách hàng từ danh sách khách hàng ứng với loại hóa đơn tốn +Thống kê hóa đơn mua hàng hóa đơn tốn -Báo giá: cho phép trả báo giá loại mặt hàng -Đơn giá: +Nhập thông tin mặt hàng +Nhập hóa đơn bán hàng cho tất mặt hàng,có thể nhập trực tiếp vào hóa đơn +Thống kê hàng bán theo đơn Với chủ cửa hàng có tồn quyền sử dụng hệ thống Nhân viên quản lý bán hàng: khơng có quyền quản lí user , có tất quyền giao diện 2.2 MƠ TẢ BÀI TỐN Quản lý khách hàng: khách hàng lần liên hệ với cửa hàng thông qua trang web/ số điện thoại trực tiếp qua sở cửa hàng để đặt mua sản phẩm Thông tin khách hàng lưu trữ lại bao gồm: mã khách hàng, tên khách hàng, số điện thoại, địa Trong thời gian thuê mua vật liệu, nhân viên nhập lưu toàn thơng tin khách hàng.Khi cần thiết tìm kiếm, sửa chữa, xóa thơng tin khách hàng Quản lý vật liệu: Nhập thông tin vật liệu nhập vào kho nhân viên cửa hàng nhập, tìm kiếm thơng tin, sửa chữa thơng tin vật liệu, xóa bỏ thơng tin vật liệu mà cửa hàng khơng cịn kinh doanh Thơng tin vật liệu bao gồm : Loại vật liệu, mã vật liệu, tên vật liệu, đơn giá, đơn vị tính Đưa số vật liệu tồn kho chưa thuê mua, số vật liệu bị hư hỏng trình thuê mua giao dịch với khách hàng Cửa hàng thường xuyên nhập thêm vật liệu từ nhà cung cấp Mỗi mặt hàng nhập, nhân viên kiểm cha chất lượng sản phẩm trước nhập vào kho Khi vật liệu đạt yêu cầu tiến hành nhập hàng Nhân viên lập phiếu nhập phiếu có ghi rõ thông tin: mã phiếu nhập, ngày lập, tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại thông tin vật liệu nhập.Ngoài vật liệu hết hạn sử dung, bị hỏng hóc nhân viên xóa, loại bỏ khỏi hệ thống Quan trọng vấn đề tài sở Việc nhập đầu vào nguồn ngun vật liệu cần có phiếu chi để tính tốn mức chi phí cho cân với chi phí khác như: chi phí mặt thuê sở, chi phí nhân cơng,…Cùng với lợi nhuận từ khác hàng lập nên phiếu thu để kiểm sốt thất Khi khách hàng có nhu cầu mua vật liệu xây dựng, nhân viên vào kho kiểm tra vật liệu xem có số lượng có đủ theo yêu cầu mà khách hàng muốn hay không Nếu không đáp ứng yêu cầu khách hàng khơng tiến hành giao dịch Nếu đáp ứng yêu cầu vật liệu khách hàng yêu cầu nhân viên lập phiếu xuất cho khách hàng Thơng tin phiếu xuất gồm có: Mã phiếu xuất, ngày lập, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, đơn giá, thành tiền, tổng toán Phiếu xuất lập thành hai giao cho khách cịn lại lưu lại Khách hàng mua toàn số vật liệu xây dựng thuê giới hạn số lượng định tùy vào số tiền đặt cọc khách hàng, khách hàng thuê nhiều lần, lần có phiếu thuê lập Trên phiếu thuê có thông tin: Mã phiếu thuê, ngày lập, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số ngày thuê, số tiền đặt cọc Khi hết hạn thuê khách hàng trả lại vật liệu xây dựng lập hóa đơn tốn Thơng tin hóa đơn gồm: Mã hóa đơn, mã khách hàng, tên khách hàng, thơng tin vật liệu thuê mua (tên vật liệu, mã vật liệu, loại vật liệu, số lượng vật liệu, tình trạng, đơn giá, số ngày thuê, thành tiền, tổng tiền tốn, ghi chú) Hóa đơn lập thành hai bản, giao cho khách hàng lưu lại, nhân viên đưa vào kho CSDL Khi mua hàng khách hàng thuê thêm vật liệu xây dựng cần, thuê vật liệu xây dựng khách hàng thuê thêm số vật liệu xây dựng khác Nhân viên lập thêm phiếu thuê gồm hai cho khách lưu lại, thông tin lần thuê tiếp nhân viên đưa vào kho CSDL để lưu trữ Trong trường hợp khách hàng muốn đổi trả vật liệu xây dựng mua, nhân viên kiểm tra tình trạng vật liệu hỏng hóc hư hại so với ban đầu thuê, khách hàng thêm khoản tiền hư hại khoản tiền chênh giá hai vật liệu muốn đổi để đổi vật liệu Trong trường hợp khách hàng thuê muốn trả vật liệu sớm dự định số tiền th tính theo thời gian mà phiếu thuê ghi rõ Còn muốn thuê thêm thời gian khách hàng lập thêm phiếu thuê khác nhân viên lập thành hai cho khách hàng lưu lại Khi trả vật liệu: Trong trường hợp vật liệu ngun vẹn khơng thiếu xót so với lúc chưa th tốn phiếu thuê Còn trường hợp vật liệu bị thiếu xót hay bị hư hỏng khơng cịn ngun vẹn trước khách hàng bị sử phạt tài tùy theo mức độ hư hại thiếu xót vật liệu thuê để bồi thường cho cửa hàng Để tiện cho việc theo dõi hoạt động kinh doanh cửa hàng, tháng nhân viên phụ trách thống kê lấy thông tin từ nhân viên khác có nhiệm vụ thống kê lượng vật liệu bán cho thuê, thống kê sản phẩm tồn kho, thống kê tổng doanh theo tháng, quý, năm để chủ cửa hàng có biện pháp điều chỉnh CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 10 3.1 SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG Mô tả chức năng: Đăng nhập: chức đăng nhập cho phép nhân viên,quản lý chủ sở đăng nhập vào hệ thống,thực cơng việc quyền hạncủa Tùy theo chức vụ khác thực hành vi khác hệ thống Người chủ có quyền hạn toàn quyền hệ thống, nhân viên cấp tài khoản riêng Đến ca làm, nhân viên đăng nhập vào hệ thống để quản lý 11 Sơ đồ Sơ đồ phân rã chức Cấu hình hệ thống: Cấu hình hệ thống chủ yếu đề cập đến đặc điểm kỹ thuật hệ thống máy tính định, từ thành phần phần cứng đến phần mềm quy trình khác chạy hệ thống đó.Nó đề cập đến loại kiểu thiết bị cài đặt phần mềm cụ thể nàođang sử dụng để chạy phần khác hệ thống máy tính Theo tiện ích mở rộng, cấu hình hệ thống đề cập đến cài đặt hệ điều hành cụ thể đặt mặc định thủ công chương trình cụ thể hoặcngười dùng Đăng xuất: Khi nhân viên muốn đăng nhập vào tài khoản họ, cần thoát tài khoản người khác hệ thống Hay việc tài khoản để nhân viên khác có quyền truy cập vào hệ thống Phân quyền: Cho phép quản lý quyền hạn cấp độ cá nhân, lựa chọn xác nhân xem, xố, chỉnh sửa Bạn cấp quyền truy cập cho người dùng theo dự án cụ thể Quản lý tài khoản: Khi nhân viên hết ca làm, thời hạn truy cập vào hệ thống kết thúc – Việc đảm bảo tính bảo mât hệ thống Quản lý danh mục vật liệu: Danh sách vật liệu mà cửa hàng có, thơng tin, tình trạng Quản lý danh mục sở: Doanh nghiệp có nhiều sở khác bao phủ nhiều tỉnh thành, khu vực Việc quản lý danh mục sở tránh gây nhầm lẫn thông tin cửa hàng, thuận tiện cho việc phân phối vật liệu Quản lý danh mục chi phí: Để mở sở cần nhiều chi phí: chi phí nguồn hàng, chi phí mặt bằng, chi phí nhân cơng, Quản lý danh mục chi phí giúp người chủ kiểm soát nguồn đầu tư, cân nguồn vốn, tính tốn lợi nhuận, Quản lý danh mục khuyến mãi: Trong năm có chương trình khuyến để kích cầu tiêu thụ, tăng thêm lợi nhuận 12 Quản lý danh mục bảng tính: Cửa hàng cho thuê bán lẻ nên càn có bảng tính khác phù hợp với số lượng vật liệu Chi phí mua lẻ khác với chi phí mua sỉ cho thuê Tùy vào mục đích cửa hàng muốn phát triển mà điều chỉnh bảng tính Quản lý danh mục đơn vị tính: Sử dụng đơn vị tiền tệ việt nam đồng Quản lý danh mục nguồn cung cấp: Thông tin nguồn gốc, xuất sứ mặt hàng, vật liệu Quản lý danh mục khách hàng: Bao gồm thông tin khách hàng bao gồm họ tên, tuổi, giới tính, địa Quản lý phiếu bán lẻ: Khi khách hàng muốn mua lẻ vật liệu ta in phiếu bán lẻ giá tiền vật liệu Quản lý phiếu cho thuê: Khi khách hàng muốn thuê vật liệu ta in phiếu cho thuê bao gồm thời gian cho thuê, giá tiền phải trả giá tiền phải đặt cọc trước Quản lý đổi hàng: Khi khách hàng muốn đổi lại vật liệu khác in thơng tin vật liệu cần đổi vật liệu muốn đổi, thông tin khác vật liệu Quản lý bảo hành: Khi vật liệu khách hàng mua thuê bị lỗi nhà sản xuất mà thời gian bảo hành đổi lại cho khách hàng vật liệu tương tự Quản lý phiếu nhập: Kiểm soát số lượng hàng nhập vào kho Quản lý phiếu xuất: Kiểm soát số lượng hàng xuất khỏi kho Quản lý phiếu kiểm kê: Kiểm soát số lượng mặt hàng bán, cho thuê, số lượng mặt hàng lại Quản lý phiếu báo hỏng, mất: Kiểm soát số lượng mặt hàng bị hỏng, Doanh Thu: Doanh thu cửa hàng ngày, tuần, tháng, năm,… 13 Vật liệu bán: Số lượng vật liệu bán Vật liệu tồn kho: Số lượng vật liệu tồn kho Quản lý phiếu chi: Kiểm soát số tiền cần tiêu Quản lý phiếu thu: Kiểm soát số tiền thu 3.2 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 3.2.1 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC NGỮ CẢNH 14 Mô tả chức năng: - (1): Đơn đặt hàng khách hàng - (2): Hóa đơn - (3): Thơng tin vật liệu - (4): Dữ liệu báo cáo, thống kê - (5): Thông tin đơn đặt hàng - (6): Các điều khoản dịch vụ mua bán cho thuê vật liệu 3.2.2 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH 15 Mô tả chức năng: - (1): Thao tác thêm, sửa, xóa tài khoản đăng nhập, thơng tin người dùng hệ thống - (2): Thông tin tài khoản đăng nhập - (3): Lưu chỉnh sửa, tạo tài khoản vào kho liệu - (4): Thông tin vật liệu bán lẻ cho thuê - (5): Thông tin chi tiết vật liệu - (6): Thông tin bán lẻ, cho thuê vật liệu - (7): Thông tin khách hàng - (8): Thông tin khách hàng mua thuê vật liệu, gửi kho liệu - (9): Khách hàng quản lý tài khoản cá nhân - (10): Dữ liệu vật liệu bán lẻ, cho thuê truyền kho liệu - (11): Thông tin vật liệu mà nhà phân phối sở hữu 16 - (12): Dữ liệu, thông tin danh mục - (13): Thông tin truyền liệu danh mục - (14): Thông tin vật liệu gửi cho nhà phân phối - (15): Thông tin vật liệu bán lẻ, cho thuê - (16): Dữ liệu vật liệu thêm, sửa, xóa, - (17): Dữ liệu vật liệu cập nhật - (18): Thông tin vật liệu bán lẻ, cho thuê truyền cho nhà phân phối - (19): Thông tin vật liệu bán lẻ, cho thuê truyền cho khách hàng - (20): Thông tin khách hàng thêm sửa xóa,… - (21): Thơng tin khách hàng cập nhật - (22): Thông tin khách hàng - (23): Dữ liệu bán lẻ cho thuê tổng hợp thống kê - (24): Báo cáo thống kê hoàn chỉnh gửi cho quản lý - (25): Dữ liệu vật liệu tổng hợp thống kê - (26): Dữ liệu khách hàng tổng hợp thống kê - (27): Người quản lý chỉnh sửa thống kê - (28): Hoàn thiện thống kê 3.2.3 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH 3.3 SƠ ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT 3.3.1 XÁC ĐỊNH THỰC THỂ VÀ CÁC THUỘC TÍNH - Khách hàng: + Họ tên + Tuổi + Giới tính 17 + Địa -Vật liệu: + Mã vật liệu + Tên vật liệu + Tình trạng + Số lượng + Chất lượng -Nhà phân phối: + Tên nhà phân phối + Địa + Số điện thoại -Nhà cung cấp + Tên nhà cung cấp + Địa + Số điện thoại 3.3.2 XÁC ĐỊNH MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC THỰC THỂ - Giữa khách hàng vật liệu: 18 - Giữa vật liệu nhà phân phối: - Giữa nhà phân phối nhà cung cấp: - Giữa nhà phân phối khách hàng: 19 CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG MỤC LỤC MỤC LỤC i DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iii CHƯƠNG GIỚI THIỆU BÀI TOÁN CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO 20 ii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU Hình vẽ Hình 1.1 Sơ đồ thuật tốn Hình 1.2 Q trình nhập liệu 21 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ Ý nghĩa 22