PHÂN TÍCH THIẾT kế hệ THỐNG l05 đề tài hệ THỐNG QUẢN lý CHUỖI QUÁN CAFE

HỌC VIỆN KỸ THUẬT MẬT MÃ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG L05 ĐỀ TÀI HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHUỖI QN CAFE NHĨM 16 Nguyễn Đình Minh Nguyễn Trung Hiếu Nguyễn Thanh Tùng Vũ Hưng Thịnh Ngô Thành Công Mục Lục I GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích xây dựng đề án - Nghiên cứu lý thuyết sơ lược việc phát triển mơ hình hệ thống quản lý chuỗi cafe - Để bên yêu cầu nắm bắt, quản lý dễ dàng tiến trình dự án - Xây dựng hệ thống thông tin quản lý chuỗi cafe dựa theo đề án - Quản lý quy trình xử lý cố trình bán hàng 1.2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Quy trình quản lý việc bán cafe cửa hàng chuỗi - Quản lý thông tin số lượng sản phẩm mua, bán, tồn - Quản lý doanh thu cửa hàng chuỗi 1.3 Từ điển thuật ngữ Thuật ngữ Giải thích II TỔNG QUAN HỆ THỐNG 2.1 Phát biểu tốn -Khảo sát tình hình thực tiễn áp dụng cơng nghệ máy tính vào lĩnh vực hoạt động xã hội đương thời, với mạnh tính cấp thiết ứng dụng tin học việc phát triển ứng dụng tự động lợi để tiết kiệm chi phí, phục vụ nhu cầu sống người - Nhiều người chủ mở quán cách quản lý qn cafe như: khơng kiểm sốt doanh thu, chi phí, nguyên vật liệu Điều khiến cho người chủ qn chí khơng thể kiểm sốt doanh thu, chi phí, nguyên vật liệu tháng Chính việc quản lý dẫn đến thất khơng đáng có, tạo lỗ hổng khiến nhân viên lợi dụng để trục lợi cá nhân gây nhiều phát sinh vấn đề đồng hệ thống -Vậy nên việc phát triển phần mềm quản lý hệ thống nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh cá nhân hay tổ chức khiến việc quản lý trở nên thuận lợi tiết kiệm thời gian giúp công tác quản lý trở nên tối ưu, dễ dàng tiện lợi 2.2 Mục tiêu hệ thống - Để quản lý chuỗi địi hịi hỗ trợ cơng nghệ từ việc xử lý đơn hàng, tồn kho, quản lý nhân viên, chí việc đơn giản gửi mail cho toàn nhân viên hệ thống hiểu thơng điệp, u cầu phải cần tới công nghệ xử lý, việc thiết kế hệ thống thông tin cho chuỗi cửa hang cà phê cần thiết để đảm bảo hệ thống vận hành chặt chẽ với để tạo thành thể thống - Nhu cầu cần thiết để quản lý hệ thống cửa hàng chặt chẽ tạo phần mềm hỗ trợ công tác quản lý nghiệp vụ tính tiền, in hóa đơn, quản lý nhân viên, quản lý hệ thống… - Phần mềm quản lý hình thức quán lý linh hoạt, tiện dụng cho người sử dụng Với phần mềm nhập, xuất, báo cáo phục vụ khách hàng dễ dàng Bên cạnh việc giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho chủ cửa hàng đáp ứng yêu cầu mà người sử dụng đặt 2.3 Phạm vi hệ thống (end users, stakeholders, overall system model) Phần mềm quản lý bao gồm chức năng: bán hàng, quản lý nhân viên, quản lý khách hàng, quản lý kho, quản lý khu vực, quản lý lương, thống kê danh thu, thống kê lương chi trả, thống kê mặt hàng • • • • • • •  - Bán hàng: chức phần mềm, đảm nhiệm vai trò bán hàng, nhận order khách hàng, mở bàn , chuyển bàn, khách hang có nhu cầu, chọn món, tốn, xuất hóa đơn cho khách hàng Quản lý nhân viên: lưu trữ thông tin nhân viên bao gồm tên, giới tính, số điện thoại, mã nhân viên, mã đăng nhập, mật khẩu, địa chỉ, số điện thoại… Quản lý kho: lưu thông tin tất hàng hóa theo loại hàng , kiểm tra số lượng hàng , phân loại hàng Thống kê doanh thu : thống kê doanh thu theo ngày, tháng , năm tùy vào nhu cầu người sử dụng , thống kê sản phẩm bán chạy đạt tiêu theo tháng, quý, năm… Quản lý đồ uống: Khách hàng yêu cầu gọi ăn, đồ uống theo nhu cầu nhiệm vụ thu ngân mở bàn, nhập thông tin ghi order tên hàng, số lượng mà nhân viên phục vụ ghi tìm kiếm theo mã theo tên hiển thị danh sách tìm kiếm ăn đồ uống có sẵn Tạo tài khoản, đăng nhập: Tài khoản đăng nhập yêu cầu người dùng nhập tên đăng nhập mật nhập tài khoản hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập thành cơng Nếu sai đứng hình phút chờ đăng nhập lại Thiết lập hóa đơn tốn: Khách hàng muốn toán liên hệ nhân viên hệ thống thống kê số lượng xuất phiếu toán Những bên liên quan Khách hàng: người phục vụ Nhân viên: người cần sử dụng chức bán hàng hệ thống để thực nhiệm vụ Người quản lý: người phép khởi động (Start Up) , kết thúc hệ thống (Shut Down) thời điểm bán hàng đầu cuối, bổ sung sửa đổi liệu mà phần mềm cho phép III NẮM BẮT YÊU CẦU 3.1 Nghiệp vụ nhà quản lý Quản lí nhân viên Cần có phương pháp quản lý nhân viên phù hợp, hiệu quả, phân cơng rõ ràng vị trí nhân viên, đội ngũ nhân viên cần quản lý bao gồm nhân viên: pha chế, phục vụ, thu ngân… Nhân viên cần lưu trữ thông tin họ tên, ngày sinh, giới tính, mã nhân viên Mỗi nhân viên đăng nhập để làm việc thơng qua hệ thống để làm việc Quản lí hàng hóa điều hành quán Giai đoạn đầu vào: – Thu mua hàng hóa: phải tìm đối tác cung cấp hàng hóa uy tín từ đầu có sách giá cả, giao hàng, chứng từ rõ ràng thuận tiện cho kiểm sốt – Thống kê hàng hóa để quản lý: tài sản cố định (tài sản khấu hao lớn), tài sản nhỏ – Phải có kho hàng để dự trữ, bảo quản kiểm soát – Kiểm kê hàng hóa theo hóa đơn nhập hàng nhập vào File quản lý phần mềm quản lý (lưu ý nhập cần phải đơn vị bán: vd nhập kho thùng sting nhập vào File quản lý phải theo đơn vị lon) Giai đoạn vận hành: – Xây dựng File tính cost đồ uống lên giá thành (ví dụ định lượng 1kg café = 35 ly café) – Thực theo quy trình tác nghiệp phục vụ – thu ngân – pha chế Giai đoạn kiểm sốt Kiểm sốt quy trình tác nghiệp: – Dựa bảng mơ tả cơng việc, quy trình tác nghiệp để kiểm soát & đánh giá nhân thực có quy trình đưa khơng – Linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh Kiểm soát thu/chi hàng ngày: – Phân quyền cho việc chi hàng ngày (nên tạo quyền cho thu ngân với khoản chi nhỏ, với khoản chi lớn cấp quản lý): phải có đầy đủ chữ ký – Phần thu gồm doanh thu từ bán hàng & thu khác: kiểm tra dựa thực tế kiểm tra tiền cuối ngày (hoặc cuối ca) & File quản lý phần mềm Nếu chia nhiều ca thu ngân cần tạo file để bàn giao ca cho rõ ràng – Tạo danh mục khoản thu/chi tách biệt để quản lý chi tiết (ví dụ: danh mục chi như: chi lương, chi trái cây, chi café, chi nước ngọt, chi sữa, chi điện/nước …) Kiểm sốt hàng hóa kho hàng: – Định kỳ hàng tuần kiểm kho lần (thường vào sáng thứ hàng tuần) theo mẫu kiểm kho – Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu File quản lý để đánh giá Các bảng báo cáo phân tích cần phải nắm: – Báo cáo doanh thu theo ngày/tháng/năm – Báo cáo chi phí: chi tiết theo danh mục chi phí – Báo cáo thất thốt: đổ vỡ, mát, hàng hóa hỏng – Dựa báo cáo để nắm rõ tỷ trọng với doanh thu nguyên vật liệu, lương nhân sự, khấu hao…, để có phương án kinh doanh hiệu 3.2 Nghiệp vụ nhân viên Bước 1: Order thức uống/món ăn Nhân viên phục vụ order hàng hóa khách hàng yêu cầu lên phiếu order (lưu ý: phiếu order lưu trữ để xử lý có vấn đề sai sót, hay gian lận; phiếu order thơng thường có thơng tin: nhân viên lập phiếu, số bàn gọi món, tên món, số lượng món) Theo quy trình quản lý khép kín này, phiếu order cần liên Bước 2: Nhập phần mềm in phiếu chế biến – Nhân viên phục vụ đem phiếu order đến thu ngân – Thu ngân nhận phiếu order, nhập vào máy tính theo yêu cầu Thu ngân cho in phiếu chế biến – Khi thu ngân cho in phiếu chế biến máy in phận pha chế/nhà bếp in Bước 3: Xuất hàng hóa – Pha chế/bếp nhân phiếu chế biến thực theo phiếu – Pha chế món, xếp để phục vụ thuận tiện đưa số bàn Bước 4: Giao thức uống/món ăn cho khách Nhân viên phục vụ đưa cho khách hàng (lưu ý: nhân viên phục vụ phải kiểm tra xem đầy đủ cơng cụ/hàng hóa kèm với thức uống/món ăn bê giao cho khách hàng) Bước 5: In bill toán thu tiền – Nhân viên phục vụ nhận yêu cầu toán từ khách hàng vào thu ngân yêu cầu in phiếu tính tiền (bill) – Thu ngân in phiếu tính tiền tiền thối (nếu có) – Nhân viên phục vụ kiểm tra xem bill tiền thối xác chưa trước giao cho khách hàng – Nhân viên phục vụ thu tiền trả tiền thối cho khách hàng Lưu ý cách xử lý số trường hợp đặc biệt: • • • • • Khách hàng đổi/trả thức uống Khách hàng gọi thêm thước uống Khách hàng chuyển bàn/chuyển khu vực Khách hàng gộp nhiều bàn lại làm Khách hàng tách bàn thành nhiều bàn 3.3.Mơ hình ca sử dụng 3.3.1.Biểu đồ ca sử dụng mức tổng thể: 3.3.2.Biểu đồ ca sử dụng mức chi tiết: +Danh sách Actor STT Tên Actor Ý nghĩa/Ghi Quản lý Quản lý (Chủ quán) người có quyền cao hệ thống Có quyền truy cập đến chức hệ thống xem doanh thu, quản lý danh mục, quản lý đồ uống, quản lý tài khoản nhân viên, quản lý danh sách bàn Nhân viên Nhân viên người giao trách nhiệm bán hàng hệ thống Màn hình làm việc actor có hình bán hàng Khách hàng Khách hàng người đến mua hàng(đồ uống) +Danh sách Use case 10 5.2.Xác định phần tử thiết kế (Các gói thiết kế ,các lớp thiết kế) Tên lớp Mơ tả Thuộc tính Phương thức Người Chứa thuộc tính đối tượng Người hệ thống • hoTen: tên người dùng • ngaySinh: ngày,tháng, năm sinh • gioiTinh: giới tính Nam Nữ • dienThoai : số điện thoại Đưa thông tin vào sở liệu: • sethoTen(): • setngaySinh(): • setdiaChi(): • setgioiTinh(): • setdienThoai(): Lấy thơng tin từ sở liệu: • gethoTen(): • getngaySinh(): • getdiaChi(): • getgioiTinh(): • getdienThoai(): In thơng tin: • layThongTin(): Lớp thực thể người 44 Tên lớp Mơ tả Thuộc tính Phương thức Nhân viên Chứa thuộc tính đối tượng Nhân viên kế thừa từ lớp Người thuộc tính riêng • maNV: mã nhân viên id để đăng nhập hệ thống • chucVu: Chức vụ mà nhân viên có • passWord: mật đăng nhập hệ thống Đưa thông tin vào sở liệu: • setmaNV(): • setchucVu(): • setpassWord(): Lấy thơng tin từ sở liệu: • getmaNV(): • getchucVu(): • getpassWord(): Các phương thức khác: • xacThucNhanVien(): Kiểm tra id password người đăng nhập Trả giá trị true false Nếu True cho đăng nhập vào hệ thống • thaydoiPassWord(): Sau đăng nhập thành công cho phép người dùng thay đổi password Lớp thực thể Nhân viên 45 Tên lớp Khách hàng Chứa thuộc tính đối tượng Khách hàng kế thừa từ lớp Người thuộc tính riêng • maKH: mã khách hàng Đưa thơng tin vào sở liệu: • setmaKH(): Lấy thơng tin từ sở liệu: • getMaKH(): Lớp thực thể Khách hàng Tên lớp Hóa đơn Chứa thuộc tính lớp Hóa đơn,lưu trữ cập nhật trạng hóa đơn Mơ tả Thuộc tính Phương thức Mơ tả Thuộc tính Phương thức • maHoaDon: mã định danh hóa đơn • soluongHoaDon: số lượng hóa đơn • soTien:Tiền tốn hóa đơn Đưa thông tin vào sở liệu: • setHoaDon(): • setsoluongHoaDon(): • setsoTien(): Lấy thơng tin từ sở liệu: • getHoaDon(): • gettsoluongHoaDon (): • getsoTien(): Các phương thức khác: • TongTien(): tính tổng tiền hóa đơn Lớp thực thể hóa đơn 46 5.3.Thiết kế giao diện 5.3.1.Danh sách hình STT Tên hình Ý nghĩa/Ghi Màn hình đăng nhập Màn hình đăng nhập dùng để đăng nhập vào hệ thống Mỗi người dùng phải có tài khoản riêng để đăng nhập vào hệ thống Người dùng hệ thống Chủ quán Người Quản lý cửa hàng (với vai trò Admin) nhân viên Các thông tin liên quan quản lý chức quản lý tài khoản Admin Màn hình form giao diện Màn hình chương trình, hiển thị Button điều hướng đến hình khác; cho phép nhân viên lập hố đơn theo bàn, chọn món, chuyển bàn, giảm giá (nếu có khuyển mãi) Màn hình thống kê Màn hình thống kê doanh thu giúp cho chủ quán doanh thu thống kê doanh thu bán hàng theo ngày, theo bàn Màn hình cho phép Admin thêm ăn/đồ Màn hình quản lý thức ăn/đồ uống Màn hình quản lý danh mục thức Màn hình cho phép Admin thêm danh mục loại ăn/đồ uống vào kho dự liệu, xoá danh ăn/đồ uống mục thay đổi tên danh mục Màn hình cho phép Admin quản lý bàn ăn, Màn hình quản lý bàn Màn hình quản lý Màn hình cho phép Admin quản lý tài tài khoản khoản phần mềm, thêm, xố tài khoản Màn hình thay đổi thơng tin tài khoản Màn hình thay đổi thơng tin tài khoản cho phép uống vào kho dự liệu, xoá ăn/đồ uống, thay đổi tên cập nhật giá thêm xố bàn sửa đổi số thơng tin bàn người dùng thay đổi tên hiển thị mật tài khoản 47 5.3.2.Mô tả chi tiết hình 5.3.2.1Màn hình đăng nhập v Chi tiết hình: 5.3.2.2.Màn hình v Chi tiết hình: 48 v 5.3.2.3.Màn hình thống kê doanh thu Chi tiết hình: 49 5.3.2.4 Màn hình quản lý thức ăn/đồ uống v Chi tiết hình: v 5.3.2.5 Màn hình quản lý danh mục thức ăn/đồ uống Chi tiết hình: 50 v 5.3.2.6 Màn hình quản lý bàn Chi tiết hình: 51 v 5.3.2.7 Màn hình quản lý tài khoản Chi tiết hình: 52 v 5.3.2.8 Màn hình thay đổi thơng tin cá nhân Chi tiết hình: 53 54 5.4.Thiết kế lớp (VOPC thực hóa Use Case) 5.4.1.Sơ đồ lớp 5.5.Thiết kế data base 55 Các thực thể: DoUong(idDoUong,tenDoUong,idLoaiDoUong,gia) ThongTinHoaDon(idThongTinHoaDon, idHoaDon, chiPhi, idDoUong) ThucDon(idDoUong, idThongTinHoaDon) LoaiDoUong(idLoaiDoUong, tenDoUong) Ban(idBan, tenban, soBan) HoaDon(idHoaDon, ngayLap, idBan, giamGia, tongGia) 56