TRƯỜNG ĐH KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TRƯỜNG ĐH KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 1 TÊN BÀI H CỌ QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGẢ Ị 2 M C TIÊU C A BÀI H C Ụ[.]
TRƯỜNG ĐH KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH TÊN BÀI HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG MỤC TIÊU CỦA BÀI HỌC: Trang bị cho sinh viên kiến thức : - Khái niệm quản trị hành văn phịng, vai trị, ch ức c cơng tác hành văn phịng - Giải tình thường gặp liên quan đến nội dung công tác quản trị hành văn phịng HƯỚNG DẪN HỌC TẬP: 3.1 Thời lượng học: tiết 3.2 Sinh viên học tập online qua hệ thống LMS thời gian quy định Để hoàn thành tốt học sinh viên cần thực nhiệm vụ sau: - Đọc tài liệu “Tài liệu học tập – Tuần 2” - Đọc tài liệu “Bài giảng – Tuần 2” - Trả lời câu hỏi trắc nghiệm, câu hỏi nhận định đúng/ sai gi ải thích, câu hỏi thảo luận sau nội dung học tài liệu “Bài giảng – Tuần 2” - Đặt câu hỏi, trao đổi, thảo luận với giảng viên thông qua email: ttlinh@uneti.edu.vn trực tiếp diễn đàn hệ thống LMS buổi học 3.3 Sinh viên thực sau kết thúc học - Sinh viên làm câu hỏi tập tài li ệu “Câu h ỏi t ập – Tuần 1” - Sinh viên tự nghiên cứu học chủ động đặt câu hỏi, trao đ ổi, th ảo lu ận v ới giảng viên thông qua email: ttlinh@uneti.edu.vn diễn đàn hệ thống LMS 3.4 Tài liệu tham khảo Sinh viên tham khảo tài li ệu sau đ ể c ủng c ố h ọc chu ẩn b ị t ốt cho học hôm sau: TRƯỜNG ĐH KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH Đồng Thị Thanh Phương (2005), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị Hành chánh Văn phòng, NXB Thống kê Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2013), Giáo trình quản trị văn phịng, NXB Kinh tế quốc dân Nguyễn Thị Ngọc An (2009), Giáo trình quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê Một số văn pháp luật: - Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật số: 80/2015/QH13 sửa đổi bổ sung năm 2015 - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính Phủ cơng tác văn thư - Nghị định số 99/2016/NĐ – CP ngày 1/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành NỘI DUNG CHI TIẾT CHƯƠNG NHẬP MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 1.2 Quản trị hành văn phịng 1.2.1 Khái niệm quản trị hành văn phịng Quản trị hành văn phịng lĩnh vực quản trị quan, đơn v ị Ta có khái niệm Quản trị hành văn phịng sau: Quản trị hành văn phịng việc hoạch định, tổ chức, ph ối h ợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin TRƯỜNG ĐH KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH 1.2.2 Vai trò quản trị hành văn phịng Văn phịng phận khơng thể thiếu quan, đơn vị Quản trị văn phịng lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động đ ộc lập vừa có quan hệ mật thiết với lĩnh vực quản trị khác quan, văn phịng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học cơng việc quan chạy đều, quản lý hành thơng suốt có hiệu Như vậy, tổ chức khoa học cơng tác văn phịng có lợi ích sau: - Tạo tiền đề phát triển cho quan đơn vị - Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuy ển t ải thông tin phục vụ hoạt động đơn vị - Tăng khả sử dụng nguồn lực quan, đơn vị - Nâng cao suất lao động quan đơn vị - Tiết kiệm chi phí Tóm lại, hoạt động văn phịng đa dạng, phong phú phức tạp Chất lượng làm việc văn phòng ảnh hưởng đến hiệu hoạt động phận khác toàn thể quan Do đó, quản trị hành văn phịng góp phần quan trọng để quan, đơn vị thực lĩnh vực quản trị khác cách có hiệu nh ằm đạt mục tiêu đề 1.2.3 Chức quản trị hành văn phịng 1.2.3.1 Hoạch định cơng việc hành văn phịng Hoạch định chức giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn phòng Hoạch định triển khai đồng có tâm, trọng điểm cơng tác văn phịng thời gian định Hoạch định tăng tính ch ủ động cơng tác văn phịng nói riêng quan nói chung Nội dung hoạch định quản trị hành văn phịng xây d ựng chương trình kế hoạch cơng tác thường kì quan thân VP - Hoạch định họp quan lãnh đạo quan - Hoạch định chuyến công tác lãnh đạo quan - Hoạch định sở vật chất, phương tiện làm việc quan - Hoạch định kinh phí bảo đảm cho hoạt động quan - Xác định nhu cầu nhân làm công tác văn phòng: sở chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phạm vi hoạt động văn phòng, thủ trưởng văn phòng xây dựng phương án nhu cầu nhân đề nghị cấp có thẩm quyền định 1.2.3.2 Tổ chức cơng việc hành văn phịng TRƯỜNG ĐH KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH - Thiết lập máy văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ giao - Tổ chức thực nhiệm vụ văn phòng để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho hoạt động phận khác quan đơn vị - Phân cơng bố trí cơng việc cụ thể cho phận người vào nhu cầu cơng việc, trình độ chun mơn lực người - Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực - Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực văn phòng 1.2.3.3 Lãnh đạo cơng việc hành văn phịng: Lãnh đạo hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn đạo người khác đ ể đ ạt mục tiêu đề Chánh văn phòng lãnh đạo đội ngũ lao đ ộng văn phòng thực nhiệm vụ văn phòng Để thực vai trò này, chánh văn phịng phải có tiêu chuẩn phương pháp làm việc hiệu 1.2.3.4 Kiểm sốt cơng việc hành văn phịng - Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề mục tiêu, chương trình k ế ho ạch, quy chế làm việc, quy trình cơng tác - Kiểm tra công việc: kiểm tra nghiệp vụ chun mơn c văn phịng có thực theo tiêu chuẩn, thủ tục, kế hoạch đề hay không - Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực quy ch ế làm vi ệc đánh giá lực cán nhân viên văn phòng TRƯỜNG ĐH KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH * Câu hỏi lý thuyết: Bài 1: Trả lời câu hỏi sau Câu 1: Khái niệm quản trị hành văn phịng? Câu 2: Trình bày chức quản trị hành văn phịng? Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời Câu : Quản trị hành văn phịng là: A Hoạch định hoạt động xử lý thông tin B Tổ chức hoạt động cho văn phịng C Kiểm sốt hoạt động xử lý thông tin D Hoạch định, tổ chức, phối hợp, kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin Câu 2: Đâu là chức quản trị hành văn phòng? A Tham mưu, tổng hợp B Tổ chức thực cơng việc văn phịng C Đại diện D Hậu cần *BÀI TẬP ỨNG DỤNG Một cơng ty có trụ sở Hà Nội cần thuê m ột địa điểm t ại thành phố Hồ Chí Minh làm văn phịng làm việc cơng ty thời gian t ới Gi ả s b ạn Trưởng phòng Hành hãy: TRƯỜNG ĐH KINH TẾ KỸ THUẬT CƠNG NGHIỆP KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH Hãy trình bày với Giám đốc yếu tố liên quan đ ến quy ết đ ịnh l ựa ch ọn văn phòng Ban giám đốc đưa yêu cầu địa điểm chọn phải có diện tích kho ảng 120m2, tọa lạc mặt tiền tuyến đường thành phố, địa điểm ph ải có phịng làm việc, có phịng rộng tối thiểu 40m để dùng làm hội trường, có bãi để xe có chi phí th tháng 50 triệu Sau kh ảo sát ban đầu, nhân viên phịng Hành đề xuất địa điểm nh sau: đ ịa ểm th ứ đường Võ Văn Kiệt quận 5, địa điểm thứ đường Lê Duẩn qu ận m ột địa điểm thứ đường Nguyễn Đình Chiểu quận Hãy tư vấn cho giám đốc định chọn địa điểm nào? HƯỚNG DẪN TRẢ LỜI CÂU HỎI LÝ THUYẾT Sinh viên nắm nội dung lý thuyết trước trả lời câu hỏi * Đối với câu hỏi trắc nghiệm: Sinh viên đọc kỹ câu hỏi phương án trả lời, chọn 01 phương án * Đối với câu hỏi nhận định đúng/ sai giải thích: Sinh viên đọc kỹ đ ề bài, đưa nhận định ĐÚNG SAI giải thích ngắn gọn, súc tích * Đối với câu hỏi lý thuyết: Sinh viên trả lời ngắn gọn, đủ ý TRƯỜNG ĐH KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG KẾT BÀI QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Khái niệm Khái niệm quản trị hành văn phịng Vai trị cuả quản trị hành văn phịng Chức quản trị hành văn phịng Hoạch định cơng việc hành văn phịng Tổ chức cơng việc hành văn phịng Lãnh đạo cơng việc hành văn phịng Kiểm sốt cơng việc hành văn phịng