5S2 SEITON (SORTING 整頓 – SẮP XẾP) ĐẶT MỌI THỨ Ở ĐÚNG VỊ TRÍ CỦA NÓ Sakichi Toyoda, ông chủ của hãng Toyota đã rất tâm đắc với một câu nói nổi tiếng của nhà văn Anh Samuel Smile “Đồ vật nào cũng có v. Những ai (hoặc khu vực) cần sử dụng những vật dụng nào? Khi nào cần dùng đến những vật dụng này? Dụng cụ nào được sử dụng thường xuyên nhất? Có cần phân loại vật dụng theo nhóm không? Vị trí để đồ nào sẽ là hợp lý nhất? Một số vị trí có phù hợp với người lao động hơn những vị trí khác không? Một số vị trí có góp phần giảm bớt chuyển động không cần thiết không? Có cần nhiều thùng chứa hơn để giữ đồ đạc ngăn nắp không?
5S2: SEITON (SORTING - 整頓 – SẮP XẾP) : ĐẶT MỌI THỨ Ở ĐÚNG VỊ TRÍ CỦA NĨ Sakichi Toyoda, ông chủ hãng Toyota tâm đắc với câu nói tiếng nhà văn Anh Samuel Smile “Đồ vật có vị trí riêng nó” Đây tinh thần bước thứ hai hệ thống 5S Seition công đoạn để xếp dụng cụ phụ tùng theo trật tự, sau loại bỏ vật dụng không cần thiết Một điều quan trọng khác, tất dụng cụ lao động bày xếp cách công khai khu vực làm việc Điều thuộc nguyên tắc quản lý nhận thức thị giác (visual management) Nó giúp người làm việc xung quanh khu vực dễ nhận biết, dễ lấy, dễ nhớ dễ trả lại dụng cụ mà họ cần Nguyên tắc chung S2 vật dụng cần thiết có vị trí quy định riêng kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng S2 hoạt động cần tuân thủ triệt để Một sàng lọc vật dụng không cần thiết, Toyota xếp cho đội nhóm hợp tác đưa chiến lược phân loại hạng mục lại – cách giải câu hỏi sau: Những (hoặc khu vực) cần sử dụng vật dụng nào? Khi cần dùng đến vật dụng này? Dụng cụ sử dụng thường xuyên nhất? Có cần phân loại vật dụng theo nhóm khơng? Vị trí để đồ hợp lý nhất? Một số vị trí có phù hợp với người lao động vị trí khác khơng? Một số vị trí có góp phần giảm bớt chuyển động khơng cần thiết khơng? Có cần nhiều thùng chứa để giữ đồ đạc ngăn nắp không? Ở giai đoạn này, Toyota xác định cách xếp hợp lý với nguyên tắc xếp sau: Đặt vật hay dụng nơi riêng biệt Đặt vật thường xuyên sử dụng gần kỹ thuật viên Bạn tham khảo thêm vài nguyên tắc xếp khu vực làm việc người Nhật đây: Khu vực trung tâm bàn làm việc nên để trống Lý khu vực bạn sử dụng nhiều Bạn khơng nên để vật cố định làm vướng víu bạn giải cơng việc Bạn nên để máy tính góc trái bàn làm việc (người thuận tay trái ngược lại) Để máy tính theo hướng ngồi thuận giúp bạn dễ dàng thao tác làm việc hơn, đồng thời tránh tình trạng mỏi lưng, cổ thường xuyên diễn với dân văn phịng Đồ dùng sử dụng thường xun để gần phạm vi sải tay để dễ bề tiếp cận, số cịn lại xếp khu vực xa hơn, tránh hạn chế tầm mắt quan sát Mọi đồ vật phải có “địa chỉ” cố định, sau sử dụng xong phải trở vị trí đó, tránh tình trạng dùng đâu đặt Đối với giấy tờ, chứng từ khơng thể số hóa được, đánh dấu chúng màu sắc số để dễ dàng tìm kiếm sử dụng trường hợp cần thiết Chẳng hạn, với hợp đồng bán hàng, bạn để ngăn tủ có gắn nhãn đỏ, phân chia thành tệp lưu trữ có đánh số thứ tự theo doanh thu tháng