Tµi liÖu Word, file DOC Híng dÉn sö dông MICROSOFT WORD 6 0 Híng dÉn sö dông MICROSOFT WORD 6 0 Khëi t¹o Microsoft Word Khëi ®éng Microsoft Word B¹n ®ang ë mµn h×nh Windows, muèn më phÇn mÒm Microso[.]
Híng dÉn sư dơng MICROSOFT WORD 6.0 Khëi t¹o Microsoft Word Khởi động Microsoft Word Bạn hình Windows, muốn mở phần mềm Microsoft Word 6.0, bạn kích chuột đúp Icon Winword nhóm Microsoft Office gâ lƯnh tõ dÊu nh¾c cđa DOS: Win Winword Màn hình Microsoft Word Sau bạn khởi động Word, bạn thấy hình Word ra, giới thiệu với bạn theo trình tự từ xuống dới, tên ngang công dụng Thanh tiêu đề (Title bar): Dòng hình nh bạn thấy, ghi rõ tên phần mềm (Microsoft Word) tên văn thời Thanh thực đơn (Menu bar): chứa lệnh Word Nằm dới tiêu đề, bao gồm chín nhóm Thanh công cụ (Tool bar): Mỗi nút công cụ tơng ứng với lệnh menu Bạn chọn nút kích chuột vào nút giúp b¹n thùc hiƯn nhanh lƯnh Trang Híng dÉn sư dơng MICROSOFT WORD 6.0 Thíc (Ruler): N»m díi c¸c nót công cụ, bạn dùng chuột để chỉnh thớc cách dễ dàng Vùng soạn thảo: Vùng trắng phần dành cho bạn soạn thảo văn bản, bạn gõ nội dung văn dấu " " nhấp nháy mời bạn Con trỏ : Bạn phân biệt hai loại trỏ, trỏ text sử dụng bạn gõ văn (luôn có dạng " | " nhấp nháy gọi trỏ thời) trỏ chuột biến dạng thờng xuyên tuỳ vị trí Thanh trạng thái (Status bar): Nằm đáy hình cho bạn thấy vị trí trỏ hình dòng cột nào, trang nào, số section đặc biệt lệnh mà Word thực Các chế độ hiển thị hình Word Winword cho phép nhiều chế độ hiển thị hình phong phú đa dạng để phục vụ cho mục đích công việc khác Thông thờng bạn soạn thảo văn tuý, bạn cần sử dụng chế độ hiển thị Muốn bật tắt chế độ hiển thị này, bạn chọn lệnh menu View bấm trỏ chuột vào nút góc trái cuộn ngang Normal: Chế độ thông thờng Winword Page Layout: Chế độ soạn thảo có vạch ngăn trang giống nh chúng đợc in Print Preview: Xem toàn trang trớc in ra, bạn cã thĨ thu nhá hc phãng to theo ý mn để chỉnh sửa trực tiếp Chế độ đợc thực hiƯn tõ menu File/Print Preview Ouline: ChÕ ®é cho chøc xem chỉnh sửa theo dàn văn Thờng dùng làm tàI liệu lớn Full screen: Chế độ soạn thảo văn chiếm toàn hình Master Document: Chế độ đợc dùng nhiều ngời soạn thảo sách lớn ®ång thêi Trang Híng dÉn sư dơng MICROSOFT WORD 6.0 Các khái niệm Quy ớc giao tiếp Word Microsoft Word cịng gièng nh mäi phÇn mỊm øng dụng chạy Windows, giao tiếp với ngời sử dụng thông qua hộp hội thoại (dialog box) Hình ví dụ điển hình hộp hội thoại, có thành phần nh: Push Button (nút ấn) Bạn sử dụng nút để thi hành hành động đó, thờng đóng hộp hội thoại mở thêm hộp hội thoại chi tiết khác (nếu có dấu " " tiếp sau nhÃn nút - nh nút [Options ] hình bên) List box (hộp danh sách) Microsoft Word hiển thị danh sách cho phép bạn chọn lựa mục đợc hiển thị Muốn vậy, bạn ấn vào mũi tên bên phải hộp để mở rộng danh sách xuống Radio button (phím đài) cho phép bạn chọn mục hiển thị Mục đợc chọn có dấu chấm tròn giữa, giống nh nút cassette, nút đợc ấn thời điểm Trang Hớng dẫn sử dụng MICROSOFT WORD 6.0 Check box (tạm dịch: mục chọn) cho phép bạn chọn lựa trạng thái - có không Khi hộp có dấu "x" nghĩa có, ngợc lại hộp trắng không Text box (hộp gõ văn bản) cho phép bạn gõ giá trị vào hộp, số chuỗi ký tự tuỳ tính chất hộp Up-down box (tạm dịch: hộp tăng giảm) tơng tự nh text box, nhng áp dụng cho số, bạn ấn vào mũi tên bên phải để thay đổi giá trị Tabed Pages (tạm dịch: trang tab), thực chất nhiều hộp hội thoại chồng lên Hình cho thấy hộp Margin hoạt động Từ lúc này, sử dụng tên gọi nh đà giới thiệu với bạn suốt giáo trình Để thao tác hộp thoại, bạn dùng: Phím để di chuyển hộp chức Sử dụng phím kết hợp với phím chữ chữ gạch chân hộp thoại để chọn lựa mở hộp thoại khác Ví dụ hộp thoại bạn muốn mở hộp danh sách Print What, bạn cần nhấn đồng thời Khái niệm Dòng, Đoạn Để hoàn chỉnh cú pháp, ngữ nghĩa nh lấy làm đơn vị xác định cho văn bản, Winword đa khái niệm Dòng (Line), Đoạn (Paragraph) Dòng từ dòng hình Nh bạn hiểu khái niệm dòng hoàn toàn tơng đối, phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh cửa sổ hình, khổ giấy in, lề trái, lề phải v.v Đoạn dòng hay nhiều dòng đợc đánh dấu kết thúc phím Trong suốt trình bạn làm việc với Word, bạn thấy Word sử dụng đoạn làm đơn vị để thao tác Gõ nội dung Văn Thông thờng để soạn thảo văn tiếng Việt, bạn phải biết phần mềm phông tiếng Việt bạn đà đợc cài đặt cha (nếu đà có biểu tợng phông tiếng Việt hình bạn việc kích hoạt nó) Sau sử dụng phông tiếng Việt để gõ nội dung cho văn Bạn ý chọn phông, phông tiếng Việt thờng có chữ "Vn" đầu Trong gõ văn bạn dùng phím sau bàn phím: Backspace: Để xoá chữ nằm bên trái trỏ thời Delete: Để xoá chữ nằm bên phải trỏ thời Trang Hớng dẫn sử dụng MICROSOFT WORD 6.0 Đánh dấu khối văn Trong phần mềm Microsoft Word nh phần mềm ứng dụng khác, thao tác với nội dung văn bạn phải thực việc lựa chọn trớc Bạn tạm gọi việc đánh dấu, bôi đen văn Các cách thực nh sau: Đánh dấu chuột Cách 1: Bạn đa trỏ đến vị trí đầu khối, kích rê chuột đến vị trí cuối khối Cách 2: Sử dụng vùng chọn: Vùng chọn vùng mép trái trang hình (sát mép thớc dọc) Trong vùng chọn trỏ chuột đổi dạng thành Khi đa trỏ chuột vào vùng chọn, bạn có thĨ thùc hiƯn mét c¸c lƯnh chän sau: Chän dòng thời: Kích chuột lần Chọn nhiều dòng liên tiếp: chuột tới dòng cuối muốn chọn Chọn đoạn: Kích chuột dòng đầu tiên, rê Kích đúp chuột dòng Pargraph Chọn nhiều đoạn liên tục: Kích đúp chuột paragraph đầu tiên, giữ rê chuột tới paragraph cuối muốn chọn Chọn văn bản: Kích chuột lần liên tiếp vùng chọn giữ phím kích chuột nơi vùng chọn Chọn khối chữ nhật: Nhấn giữ phím đồng thời kích rê chuột Đánh dấu bàn phím Bạn đa trỏ tới vị trí đầu, nhấn giữ phím dùng phím điều khiển di chuyển trỏ đến vị trí cuối muốn đánh dấu Kỹ thuật cắt, dán, chép Cắt (Cut), Dán (Paste), Sao chép (Copy) kỹ thuật hệ soạn thảo văn đại nh số phần mềm ứng dụng khác Chúng muốn giới thiệu với bạn số khái niệm liên quan Khái niệm khối văn (Block): Khối miền văn liên tục đợc đánh dấu hình Trong thời điểm, bạn đánh dấu khối văn mà Khối văn đợc đánh dấu gọi khối văn thời Khái niệm đệm (Clipboard): Bộ đệm vùng nhớ dùng để lu trữ số liệu tạm thời Cut: Xoá đa khối văn thời vào đệm Copy: Sao chép khối văn thời vào đệm Trang Hớng dẫn sử dụng MICROSOFT WORD 6.0 Paste: Đa nội dung đệm thời vị trí trỏ Các lệnh Cut, Copy, Paste đợc thực thực đơn Edit phím sau: Phím nhanh Chức Ctrl + X Cut Ctrl + C Copy Ctrl + V Paste T×m kiếm Có thể văn bạn có lỗi hay từ đặc biệt cần tìm kiếm bạn tìm để sửa đổi hay kiểm tra Các bớc tiến hành tìm kiếm nh sau: - Thực lệnh Edit/Find gõ xuất hộp thoại Find - Trong hộp thoại bạn gõ chữ cần tìm dòng Find what Nếu muốn tìm theo đặc điểm Character, Paraggaph Styles kích hoạt nút Format (các khái niệm format đợc học kỹ sau) Nếu muốn tìm ký hiệu đặc biệt kích hoạt nút Nếu muốn loại bỏ tất Format đợc định dới hộp Find what kích hoạt nút Formatting - Thực lựa chọn sau cần Search: Hớng tìm ngợc (Up) xuôi (Down) tất (All) Find Whole Word only: Tìm từ riêng biệt Ví dụ: Tìm "is" không tìm "this" Match case: Phân biệt chữ in thờng chữ in hoa Use Pattern Matching: Chọn để sử dụng toán tử tìm đặc biệt Sounds Like: Tìm từ đợc phát âm giống nh từ định tìm nhng đợc đánh vần khác Ví dụ nh "Kathy" "Cathy", "Colour", "Color" - Chọn Find Next để bắt đầu tìm tìm tiếp - Chọn Replace để mở hộp thoại Replace muốn thay từ định tìm - Nếu không muốn tìm chọn nút kích đúp chuột hộp điều khiển Thay - Thực lệnh Edit/Replace gõ Hộp thoại Replace tơng tự nh xuất Tại dòng Find what gõ chữ cần tìm Tại dòng Replace With gõ chữ cần thay - Các lựa chọn ®iỊu kiƯn t×m kiÕm gièng nh ®èi víi lƯnh Find Trang Híng dÉn sư dơng MICROSOFT WORD 6.0 - Xư lý gặp từ cần thay Find Next: Không thay tìm tiếp Replace: Thay tìm tiếp Replace all: Thay tự động hoàn toàn Các thao tác với files văn Trong Winword làm việc với văn bản, tức bạn làm việc với file Lúc bạn đà gõ đợc văn hay làm công việc văn bản, bạn phảI biết thao tác thờng xuyên với file văn Bạn muốn ghi văn thời vào đĩa Bạn cần thực lệnh File/Save kích vào nút công cụ sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S Lệnh bạn nên làm thờng xuyên để lu giữ văn phòng đIện hay cố treo máy * Chú ý: Nếu lần đầu bạn ghi văn vào đĩa lệnh Word đòi hỏi bạn gõ tên file văn vào hộp thoại để đặt tên cho file văn Lệnh File/Save As dùng để đổi tên văn bạn dới tên khác cất file văn vào th mục khác, thùc hiÖn lÖnh Word sÏ xuÊt hiÖn hép héi thoại, bạn gõ tên vào hộp text box File Name, sau bạn phải chọn đờng dẫn tới th mục bạn hộp list box Directories cách kích chuột vào tên th mục cha lần lợt tới th mục Khi bạn muốn soạn thảo văn lúc bạn cần mở file văn hoàn toàn Bạn hÃy kích chuột vào nút công cụ Word mở cho bạn vùng làm việc trắng có tên tiêu đề Document# (# số thự tự tuỳ thuộc số lần bạn mở file văn mới) Bạn muốn mở file văn đà có sẵn đĩa, bạn thực lệnh File/Open Cách khác bạn kích nút công cụ, Word mở hộp thoại Open Bạn tìm tên file văn hộp danh sách File Name, tìm th mục chứa file hộp Directories chọn ổ đĩa hộp Drives Để kết thúc, bạn bấm nót Trang Híng dÉn sư dơng MICROSOFT WORD 6.0 Định dạng tài liệu, văn Định dạng hay gọi trình bày văn Winword thờng đợc bạn thực sau đà gõ toàn nội dung văn bản, bao gồm chủ yếu công việc sau: Định dạng Font kiểu chữ cho khối văn Định dạng cho đoạn văn Định dạng phần văn dới dạng cột Tạo bảng biểu Đặt thông số trang văn Định dạng chữ (Format Character) Bạn định dạng chữ hay trình bày chữ cách trớc tiên chọn chữ, sau thay đổi định dạng nh thay đổi phông chữ, kiểu chữ, kích thớc chữ cách sử dụng nút công cụ định dạng: Bạn chọn phông chữ cần định dạng hộp danh sách Hộp danh sách Size để bạn chọn cỡ chữ mà bạn cần định dạng Kích vào nút để bôi đậm chữ bạn đà đánh dấu Kích vào nút để làm nghiêng chữ bạn đà đánh dấu Kích vào nút để gạch chân đơn chữ bạn đà đánh dấu Bạn sử dụng hộp thoại Font để định dạng chữ với tính phong phú Đầu tiên bạn đánh dấu chữ cần định dạng đặt trỏ text vị trí bắt đầu gõ chữ Bạn thực lệnh Format/Font Xt hiƯn hép héi tho¹i cã nh sau Trang Híng dÉn sư dơng MICROSOFT WORD 6.0 B¹n chän tab Font Trong đó: Font Bạn tìm tên font danh sách phông chữ Font Style Kiểu chữ bạn cần chọn là: Regular (bình thờng), Italic (nghiêng), Bold(đậm), hay Bold Italic (Đậm nghiêng) bạn hÃy kích chuột chọn lựa vào hộp danh sách Size Danh sách kích cỡ chữ cần chọn Underline Bạn sử dụng kiểu gạch chân cho chữ bao gồm kiểu sau: None (không gạch chân), Single (gạch đơn), Word only (gạch chân từ), Double (gạch chân đúp), Dotted (gạch chân nét rời) Effect Các hiệu ứng khác cho bạn chọn lựa: Strikethrought (gạch ngang), Hidden (chữ ẩn), Superscript (chữ dùng làm số trên), Subscript (chữ dùng làm số díi), Small caps (ch÷ hoa nhá), All caps (ch÷ hoa to) Trang Hớng dẫn sử dụng MICROSOFT WORD 6.0 Định dạng cho đoạn văn (Format Paragraph) Khi bạn muốn trình bày thành phần chữ thống nhất, đẹp mắt rõ ràng, bạn định rõ dòng, từ khoảng cách đoạn, dóng hàng chữ, đặt tab, thụt vào đầu dòng Bạn cần hình dung rõ cần trình bày nh Sau đa trỏ đến vị trí đoạn thực lệnh Format/ Paragraph Hộp thoại Format Paragraph xt hiƯn B¹n chän tab Indents and Spacing Trong đó: Identation: Bạn kích chuột vào mũi tên tăng giảm để đặt lề trái phải tạm thời cho đoạn bạn đà đánh dấu Left: Khoảng cách lề trái tạm thời so với lề trái trang giấy Right: Khoảng cách lề phải tạm thời so với lề phải trang giấy Special: Kích vào hộp danh sách để bạn chọn cách tạo dòng đầu thụt vào lề treo Nếu bạn chọn: None _ Không có First line lề treo First Line _ Dòng Paragraph thụt vào so với dòng lại Khoảng cách đợc qui định vị trí hộp By mà bạn chọn Hanging _ Khoảng cách lề treo (dòng lùi so với dòng lại Paragraph) Spacing: Chức cho phép bạn tạo khoảng cách trớc sau đoạn theo ý muốn Before: Khoảng cách đến đoạn (Paragraph) trớc After: Khoảng cách đến ®o¹n (Paragraph) sau Trang