1 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH VÀ VẬN DỤNG ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH TRONG 3 NĂM TỚI CHO BẢN THÂN BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Kỹ năng lập kế ho[.]
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH VÀ VẬN DỤNG ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH TRONG NĂM TỚI CHO BẢN THÂN BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ lập kế hoạch định quản lý Mã phách: Hà Nội - 2021 h LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Chúng ta sống thời kỳ hội nhập phát triển, đòi hỏi phải thích nghi, động Chính thế, việc lập kế hoạch mang đến cho định hướng, chủ động tình Thế có phận khơng nhỏ đặc biệt giới trẻ xem nhẹ việc đặt kế hoạch biết lập kế hoạch quan trọng khơng biết quy trình lập kế hoạch, từ dẫn tới bị động việc thực mục tiêu thân Khi hỏi: “Bạn có dự định cho tương lai làm để thực chúng?” Rất nhiều bạn mơng lung chưa có dự tính cho tương lại dù có mơ hồ, bạn khơng biết xác cần làm Nhận thức tầm quan trọng lập kế hoạch đặc biệt quy trình lập kế hoạch, tác giả chọn đề tài: “Phân tích quy trình lập kế hoạch vận dụng để lập kế hoạch năm tới cho thân” Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục tiêu Phân tích quy trình lập kế hoạch Vận dụng để lập kế hoạch năm thân 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Đưa sở lý thuyết quy trình lập kế hoạch Thực trạng thân Lập kế hoạch năm tới cho thân Phương pháp nghiên cứu Bài tiểu luận có sửu dụng pương pháp nghiên cứu: - Phương pháp điều tra, phân tích - Phương pháp đối chiếu tổng hợp Kết cấu đề tài h Kết cấu đề tài gồm: - Lời mở đầu - Chương 1: Cơ sở lý thuyết lập kế hoạch quy trình lập kế hoạch - Chương 2: Vận dụng lập kế hoạch năm tới cho thân - Kết luận h MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài - 2 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục tiêu 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH - Các khái niệm 1.1 Kế hoạch 1.2 Lập kế hoạch - 1.3 Kỹ lập kế hoạch - 1.4 Phương pháp lập kế hoạch - Vai trò lập kế hoạch - Bản chất, yêu cầu nhân tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch - 10 3.1 Bản chất việc lập kế hoạch 10 3.2 Yêu cầu việc lập kế hoạch - 11 3.3 Các nhân tố ảnh hướng đến việc lập kế hoạch - 12 Quy trình lập kế hoạch - 14 Một số phương pháp lập kế hoạch 17 h 5.1 Phương pháp dự báo hỗ trợ trình lập kế hoạch - 18 5.2 Phương pháp phân tích SWOT 18 5.3 Sơ đồ Gantt - 20 TIỂU KẾT 21 CHƯƠNG 2: VẬN DỤNG LẬP KẾ HOẠCH TRONG NĂM TỚI CHO BẢN THÂN - 21 Lập kế hoạch năm tới cho thân - 21 Bài học kinh nghiệm - 30 TIỂU KẾT 31 TỔNG KẾT 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - 33 h PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH Các khái niệm 1.1 Kế hoạch Có nhiều khái niệm kế hoạch đưa như: Kế hoạch hoạch mô tả mục tiêu cần đạt tổ chức cách thức cần tiến hành để đạt mục tiêu đó, hay kế hoạch là dự định nhà quản lý cho công việc tương lai tổ chức mục tiêu, nội dung, phương pháp quản lý nguồn lực chương trình hố Ở đây, tác giả đưa đến khái niệm kế hoạch: Kế hoạch văn hay ý tưởng thể mục tiêu chung tổ chức mục tiêu phân cấp, với nguồn lực, phương án thời gian đạt mục tiêu Một kế hoạch gồm có nội dung cốt yếu như: - Mục tiêu tổ chức: Là mốc, trạng thái mà chủ thể quản lý mong muốn đạt tương lai xác định - Phương án hành động: Là cách thức chuyển hoá mục tiêu lựa chọn thành kết thực tế với mức độ thành công cao - Nguồn lực cần huy động: Là nhân tố cho phép nhà quản lý sử dụng để cụ thể hoá mục tiêu, phương án hành động thành kết thực tế 1.2 Lập kế hoạch Lập kế hoạch lựa chọn phương án hành động tương lai cho toàn cho phận sở Nó bao gồm lựa chọn mục tiêu sở phận, xác định phương thức để đạt mục tiêu Như kế hoạch cho ta cách tiếp cận hợp lý tới h mục tiêu chọn trước Việc lập kế hoạch đòi hỏi đổi quản lý cách mạnh mẽ Lập kế hoạch định trước xem phải làm gì, làm nào, làm làm Kế hoạch cầu bắc qua khoảng trống để đến Kế hoạch làm cho việc xảy ra, khơng chúng khơng xảy Mặc dầu tiên đốn tương lai xác yếu tố nằm ngồi kiểm sốt phá vỡ kế hoạch tốt có, khơng có kế hoạch, kiện xảy cách ngẫu nhiên Lập kế hoạch q trình địi hỏi có tri thức Nó địi hỏi phải xác định đường lối cách có ý thức đưa định sở mục tiêu, hiểu biết đánh giá thận trọng Lập kế hoạch để trả lời cho câu hỏi: - Xác định mục tiêu: Là gì? - Xây dựng nội dung: Ai thực hiện? - Lựa chọn phương thức: Làm nào? - Thời gian: Khi làm? - Địa điểm: Làm đâu? 1.3 Kỹ lập kế hoạch Kỹ lập kế hoạch kỹ xây dựng mục tiêu, lựa chọn tiến hành chương trình hoạt động tương lai tổ chức xác định nguồn lực, định cách tốt để thực mục tiêu đề 1.4 Phương pháp lập kế hoạch Phương pháp lập kế hoạch việc tổ chức lựa chọn cách thức để thực việc lập kế hoạch, qua tổ chức xác định nguồn lực định cách tốt để thực mục tiêu đề Vai trò lập kế hoạch h - Là sở cho chức khác quản lý Lập kế hoạch chức bốn chức quản lý lập kế hoạch , tổ chức , lãnh đạo kiểm tra Lập kế hoạch chức quan trọng nhà quản lý, liên quan đến việc lựa chọn mục tiêu kế hoạch hành động tương lai, giúp người quản lý xác định phần lại chức khác để đảm bảo đạt mục tiêu Khi công tác lập kế hoạch thực tốt tạo “nền tảng vững chắc” cho chức quản lý khác: tổ chức - xếp phân bổ nguồn lực để đạt mục tiêu nhiệm vụ; nguồn nhân lực lãnh đạo - đạo đảm bảo nhiệm vụ cấp cao; kiểm soát - giám sát thực nhiệm vụ tiến hành can thiệp cần thiết - Giúp ứng phó với bất định thay đổi Sự bất định thay đổi làm cho việc lập kế hoạch trở thành tất yếu Giống nhà hàng hải lấp hành trình lần qn nó, người quản lý kinh doanh lập kế hoạch dừng lại Tương lai chắn, tương lai xa, kết định mà ta cần phải xem xét, chán Một ủy viên quản trị kinh doanh cảm thấy hồn tồn chắn rằng, tháng tới đơn đặt hàng, chi phí sản xuất, suất lao động, sản lượng, dự trữ tiền mặt sẵn có, yếu tố khác môi trường kinh doanh mức xác định Song, đám cháy, bãi công trước, việc hủy bỏ đơn đặt hàng khách hàng chủ yếu làm đảo lộn tất Hơn nữa, lập kế hoạch, cho thời gian dài, người quản lý nắm mơi trường kinh doanh bên bên ngồi tính đắn định Thậm chí tương lai có độ chắn cao, số kế hoạch cần thiết Thứ là, nhà quản lý văn phải tìm cách tốt để đạt mục tiêu Với điều kiện chắn, trước hết vấn đề thuộc tốn h học tính tốn, dựa kiện biết xem tiến trình đem lại kết mong muốn với chi phí thấp Thứ hai là, sau tiến trình xác định, cần phải đưa kế hoạch để cho phận tổ chức biết cần phải đóng góp vào công việc phải làm - Kế hoạch phương án tốt để phối hợp nguồn lực đạt mục tiêu định Việc lập kế hoạch chu đáo đưa phương án tối ưu để thực mục tiêu Nhờ đó, nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực tiết kiệm thời gian, giảm chi phí khơng cần thiết Do tồn cơng việc lập kế hoạch nhằm đạt mục tiêu sở, hoạt động lập kế hoạch ý vào mục tiêu Những kế hoạch xem xét toàn diện thống hoạt động tương tác phận, từ xuất phương án tốt để phối hợp phận, nguồn lực lại với để đạt mục tiêu định - Lập kế hoạch giúp định hướng cho người quản lý nhân viên tổ chức Như nói trên, việc lập kế hoạch hướng đến mục tiêu Chính việc lập kế hoạch giúp người quản lý nhân viên biết mà cần hướng tới gì, phải ln xác định mục tiêu để tránh việc có hành động thừa thãi, tự phát, vô tổ chức dễ dàng chệch hướng mục tiêu - Lập kế hoạch đưa mục tiêu tiêu chuẩn ứng dụng q trình kiểm tra Nói cách khác lập kế hoạch kiểm soát phải kết hợp chặt chẽ với q trình quản lý Nếu khơng có lập kế hoạch, kiểm sốt thiếu tiêu chuẩn mục tiêu cho việc đo lường thứ mà họ làm tốt làm để trở nên tốt Khơng có kiểm sốt, lập kế hoạch thiếu thứ h theo sau, thông qua nhu cầu để đảm bảo thứ thực theo kế hoạch Người quản lý kiểm sốt cơng việc cấp khơng có mục tiêu định dể đo lường Như người lãnh đạo cấp cao nói: “Sau tơi rời khỏi văn phịng lúc năm chiều, tối khơng cịn quan tâm đến việc xảy ngày hơm đó, tơi chẳng thể làm nữa; tơi xem xét việc xảy vào ngày maihoặc ngày năm tới, tơi cịn làm điều vấn đề này” Phải quan điểm cực đoan, nhấn mạnh kiểm tra có hiệu kiểm tra hướng tới tương lai Bản chất, yêu cầu nhân tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch 3.1 Bản chất việc lập kế hoạch - Sự đóng góp việc lập kế hoạch vào việc thực mục đích mục tiêu tổ chức: Mục đích tất kế hoạch kế hoạch phụ trợ cho nhằm hồn thành mục tiêu định sở Nguyên lý xuất phát từ chất sở có tổ chức, cịn tồn để thực mục tiêu chung thơng qua hợp tác kỹ - Sự ưu tiên cho việc lập kế hoạch số nhiệm vụ người quản lý: Trong chức quản lý, việc lập kế hoạch trước thực cơng việc chức cịn lại Mặc dù thực tế chức có mối liên hệ mật thiết với nhau, lập kế hoạch cơng việc mang tính thiết lập mục tiêu cần thiết cho phấn đấu Lập kế hoạch kiểm tra hai công việc tách rời Một việc làm khơng có kế hoạch khơng thể kiểm tra được, kiểm tra giữ cho việc theo kế hoạch 10 h Hình 1.3 Phương pháp phân tích SWOT - Điểm mạnh (Strengths): tác nhân bên doanh nghiệp mang tính tích cực có lợi giúp bạn đạt mục tiêu Đó lợi riêng, bật so sánh với đối thủ cạnh tranh khác - Điểm yếu (Weaknesses): tác nhân bên doanh nghiệp mang tính tiêu cực gây khó khăn việc đạt mục tiêu - Cơ hội (Opportunities): tác nhân bên doanh nghiệp (thị trường kinh doanh, xã hội, phủ, xu hướng tồn cầu, sách, luật pháp,…) mang tính tích cực, có lợi giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu 19 h - Nguy (Threats): tác nhân bên doanh nghiệp (thị trường kinh doanh, xã hội, phủ…) mang tính tiêu cực gây khó khăn việc đạt mục tiêu doanh nghiệp 5.3 Sơ đồ Gantt Năm 1915 Henry Gantt đề phưong pháp lập kế hoạch theo sơ đồ ngang, theo cơng việc dự án thời gian thực công việc biểu diễn ngang Vd: Công việc Trình tự Thời gian ( Tuần ) A - 10 B - C Sau A, B D Sau A, B E - F Sau E Tuần Công việc A B C D E F 20 h 10 11 12 13 14 15