quản lý kho

Báo cáo thực tập chuyên ngành CHƯƠNG I GIỚI THIỆU ĐỊA ĐIỂM KHẢO SÁT. 1.1. Giới thiệu địa điểm. Địa điểm khảo sát : Cửa hàng máy tính Đức Toàn Địa chỉ: Trực Ninh - Nam Định Cửa hàng là chi nhánh của Tổng công ty phân bán máy tính. Cửa hàng mang tên Đỗ Đức Toàn. Dưới sự quản lý của một số nhân viên ưu tú cửa hàng mang lại cho mọi người nhiều thông tin về các lọai máy tính và linh kiện máy tính. 1.2. Nguyên tắc quản lý của địa điểm khảo sát. Cửa hàng có đầy đủ các loại linh kiện để cung ứng cho các cửa hàng nhỏ và người tiêu dùng. Nhân viên kiểm tra hàng trong kho từng tháng một, họ phải xem xét chất lượng hàng còn trong kho đã quá hạn sử dụng chưa, nếu đã quá hạn thì lập bản báo cáo các loại hàng sau đó thông qua nguời lãnh đạo cửa hàng và trực tiếp huỷ số thuốc ấy. Khi nhập hàng về xem xét chất lượng hàng nhập vào nếu hàng nào đã quá hạn thì không nhập nữa. Sau đó viết phiếu nhập kho. Mỗi tháng cửa hàng lại tổng hợp về việc nhập xuẩt hàng của cửa hàng để gửi lên ban lãnh đạo. Mô tả công việc của cửa hàng  Nhập hàng: Mỗi tháng hoặc mỗi quý cửa hàng sẽ tiến hành kiểm kê hàng trong kho xem loại hàng nào đã hết. Sau đó lập bản dự trù mua hàng nộp lên công ty để mua hàng. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành  Xuất hàng: Khi các cửa hàng nhỏ hay người tiêu dùng có nhu cầu mua linh kiện thì tiến hành làm thủ tục bán hàng.  Báo cáo: Sau tháng làm việc nhân viên cửa hàng có trách nhiệm phải lập bản báo cáo về việc nhập xuất hàng trong tuần đó nộp cho lãnh đạo cửa hàng. Tổng hợp tài liệu của cửa hàng  Bản kiểm kê hàng: Ghi lại các mặt hàng còn trong kho, loại nào đã hết.  Phiếu nhập kho: Ghi tên hàng, chủng loại số lượng, đơn giá, thành tiền, thanh toán.  Sổ nhập xuất : Ghi lại việc nhập xuất hàng, số hàng còn trong kho. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành Chương II Tìm hiểu VISUAL BASIC.NET Visual Basic.net ( VB.NET ) là ngôn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng ( Object Oriented Programming Language ) do microsoft thiết kế lại từ con số không. Visual Basic.net không kế thừa VB6 hay bổ sung, phát triển từ VB6 mà là một ngôn ngữ lập trình hoàn toàn mới trên nên Microsoft’s.net framework. Do đó, nó cũng không phải là VB phiên bản 7. Thật sự, đây là ngôn ngữ lập trình mới và rất lợi hại, không những lập trình trên nền tảng vững chắc theo kiểu mẫu đối tượng như các ngôn ngữ lập trình hùng mạnh khác đã vang danh C++, Java mà còn dễ học, dễ phát triển và còn tạo mọi cơ hội hoàn hảo để giúp ta giải đáp những lập vấn đề khúc mắc của lập trình. Hơn nữa, dù không khó khăn gì khi cần tham khảo, học hỏi hay đào sâu những gì xảy ra bên trong… hậu trường OS, Visual Basic.net giúp ta đối phó với các phức tạp khi lập trình trên nền Windows và do đó, ta chỉ tập trung công sức vào các vấn đề liên quan đến dự án, công việc hay doanh nghiệp mà thôi. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành Chương III KHẢO SÁT HỆ THỐNG 3.1. Giới thiệu về đề tài quản lý kho. Chương trình quản lý kho là một đề tài nóng bỏng ở các cơ quan doanh nghiệp hành chính hiện nay, đề tài này được rất nhiều người quan tâm và xây dựng vì nó có những tính ứng dụng cao trong thực tế. Đây là chương trình có nguồn thông tin dữ liệu đầu vào ra rất lớn, có khả năng bao quát rất phong phú và đa dạng. Ở các nước đang phát triển như hiện nay, khi có cơ sở hạ tầng cũng như phương tiện, thiết bị, con người về công nghệ thông tin nói chung vững mạnh thì ứng dụng tin học vào các vấn đề quản lý, sản xuất, kinh doanh là mục tiêu hàng đầu nói tới “ quản lý kho hàng” là một chương trình quản lý rất lớn giúp cho các nhà lãnh đạo, các thủ quỹ, thủ kho quản lý tốt các thông tin có liên quan tới kho hàng, hàng hóa, hóa đơn nhập – xuất của công ty. Sự thống nhất, chặt chẽ và có hệ thống là cả một vấn đề lớn đòi hỏi các thủ quỹ, thủ kho, kế toán phải có vốn hiểu biết nhiều về hệ thống này. Hiện nay với tiến độ phát triển mạnh mẽ của tin học, yêu cầu của công việc này đòi hỏi ngày càng cao thì hệ thống quản lý kho hàng cũng phải hoàn thiện và phát triển theo. Mặc dù đã có nhiều đề tài nghiên cứu quản lý kho bằng công nghệ thông tin, nhưng với sự phát triển như ngày nay thì không thể lường được trước những thách thức hiện tại và tương lai trong vấn đề này được. 3.1.1. Mục đích nghiên cứu của đề tài. Đề tài này được nghiên cứu trên cơ sở phân tích hiện trạng của vấn đề quản lý, kết hợp với nghiên cứu các vấn đề: - Nhập số liệu. -Xử lý số liệu. - Kết quả báo cáo. 3.1.2. Nội dung thực hiện. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành - Quản lý thông tin về kho hàng: Bao gồm các thông tin cơ bản mà các cơ quan, các công ty yêu cầu như mã kho, tên kho. - Quản lý các thông tin về khách hàng: Mô tả thông tin về khách hàng: Mã khách, tên khách, địa chỉ, số điện thoại. - Quản lý thông tin về hàng: Mô tả thông tin về hàng ( mã hàng, tên hàng, đơn vị tính). - Quản lý thông tin về hóa đơn xuất – nhập: Mô tả thông tin về hóa đơn xuất – nhập (số hóa đơn, mã khách, mã kho, ngày nhập, ngày xuất, người nhập, người xuất). - Quản lý thông tin về hàng nhập: Mô tả thông tin về hàng nhập ( số hóa đơn, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền). - Quản lý thông tin về hàng xuất: Mô tả thông tin về hàng xuất ( số hóa đơn, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền). - Tra cứu thông tin về hàng xuất, hàng nhập theo yêu cầu của khách hàng. - Lập báo cáo về hóa đơn nhập, hóa đơn xuất và các thông tin liên quan. - Lập các báo cáo về tình hình khách, kho, hàng trong kho của công ty, doanh nghiệp. - Xây dựng hệ thống trợ giúp hữu hiệu cho người dùng, đảm bảo tính thân thiện và dễ sử dụng cần có một ứng dụng windows và access điển hình. 3.2. Khảo sát hệ thống. 3.2.1 Đặc điểm của hệ thống. Trong việc quản lý hàng hóa hệ thống phải có các chức năng sau: sắp xếp dữ liệu, cập nhật và điều chỉnh dữ liệu Ngày nay cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật thì công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực có nhiều đóng góp thiết thực nhất, công nghệ thông tin có mặt trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống, đặc biệt công nghệ thông tin cũng là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành Chúng ta dễ dàng thấy được việc đưa tin học vào trong quản lý là một việc làm rất cần thiết của hầu hết các đơn vị kinh doanh Vì tin học sẽ giúp cho các nhà quản lý tiết kiệm được thời, công sức cũng như tiền của. Với những công ty chuyên kinh doanh và cung cấp mặt hàng máy tính cho các cửa hàng máy tính bán nhỏ lẻ, khách hàng mua nhỏ. Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh diễn ra một cách liên tục không bị ngừng trệ thì việc quản lý hàng hóa là hết sức quan trọng. Nhưng quá trình quản lý hàng hóa của công ty vẫn được tiến hành theo hình thức thô sơ đó là các vấn đề nhập xuất hàng hóa thông qua thao tác thủ công gặp nhiều sai sót, hơn thế nữa việc tổng kết hàng hóa sau mỗi tháng, mỗi quý rất khó theo dõi và mất nhiều thời gian trong việc báo cáo thống kê. Hiện nay sự phát triển tin học rộng rãi, công việc đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống tin học trong việc quản lý không còn là vấn đề khó khăn nữa. Vấn đề đặt ra là tính chính xác, tốc độ nhanh, an toàn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý toàn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho các ngành quản lý. Trước những khó khăn bất cập trong công việc quản lý hàng hóa ban giám đốc công ty rất muốn xây dựng một hệ thống quản lý trên máy vi tính với mức độ hoạt động tương đối để có thể khắc phục được những khó khăn trên. Xuất phát từ những khó khăn thuận lợi trên em đã xây dựng hệ thống quản lý hàng cho công ty. Hệ thống quản lý này sẽ giải quyết các khó khăn bất cập mà nhiều công ty trong công tác quản lý hàng hóa gặp phải. Đó là vấn đề theo dõi nhập, xuất hàng, đưa ra các báo cáo, thống kê về tình hình sử dụng hàng hóa từng tháng một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. 3.2.2. Quy trình quản lý hàng . 3.2.2.1. Quy trình quản lý nhập hàng. Khi hàng được mua về thủ kho tiến hành tổng hợp các hoá đơn mua hàng để từ đó cho nhập kho. Khi vật tư được nhập kho phải được ghi nhận bằng phiếu nhập. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành 3.2.2.2. Quy trình quản lý xuất hàng. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phận bán hàng căn cứ vào đơn đặt hàng của khách từ đó đáp ứng đầy đủ và chính xác những mặt hàng mà khách hàng yêu cầu. Khi xuất vật tư được ghi nhận bởi phiếu xuất. Cách tính tổng giá trị hàng xuất: Tổng giá rị = ∑ số lượng xuất * đơn giá. 3.2.2.3. Quá trình tổng hợp tồn. Định kỳ hàng tháng phải báo cáo số lượng hàng tồn trong tháng. Số lượng vật tư tồn được tính theo công thức: SL hàng tồn = SL đầu kỳ + SL nhập trong kỳ - SL xuất trong kỳ. Tại bất kỳ thời điểm nào nếu người có thẩm quyền yêu cầu thì phải báo cáo số lượng tồn của hàng hóa. 3.2.2.4. Thông tin đầu vào, đầu ra và các mẫu biểu hóa đơn. o Thông tin đầu vào:  Các hóa đơn đầu vào.  Các phiếu thu tiền mặt. o Thông tin đầu ra .  Các mẫu báo cáo thu chi, xuất.  Các mẫu báo cáo thống kê tồn kho, thống kê tài sản cố định.  Các phiếu chi tiền mặt. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành Chương IV PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 4.1. Mục đích chính của chương trình. Quản lý hàng theo quá trình xuyên suốt từ khâu nhập hàng, xuất hàng cho đến khâu thống kê báo cáo và đánh giá tình hình tồn kho. Cân đối được lượng hàng tồn kho với kế hoạc sản xuất nhằm đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác phục vụ cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá. Báo cáo thống kê và truy vấn dễ dàng theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữ liệu. 4.2. Phân tích và thiết kế chức năng. Quá trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được các yêu cầu của công việc quản lý. Đó là sơ đồ mô tả dịch các thông tin trong quá trình quản lý. Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vận chuyển từ một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quá trình hay chức năng khác. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển từ một quá trình hay chức một chức năng này sang một quá trình hay chức năng khác trong hệ thống. 4.3. Thiết kế hệ thống. Hệ thống quản lý hàng được thiết kế theo hệ thống mở trên cơ sở dữ liệu thống nhất. Qua khảo sát, phân tích hệ thống ta có thể phân hoạch ra các phần việc cho máy tính phải giải quyết và phần việc trước khi đưa vào máy tính. 4.3.1. Xử lý thủ công. - Vào mã hàng, xuất các thông tin phải qua một số bước trung gian do người nhập số liệu thực hiện, thống nhất tên gọi, bổ sung mã hàng, thống nhất đơn vị tính khi đưa vào máy tính. - Định mức lãi suất cho từng hàng hóa, thống nhất tên gọi chung theo quy định khi đưa vào máy tính. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành - Lập đơn theo nhu cầu mua và giao dịch với các đơn vị cung ứng. 4.3.2. Công viêc tự động xử lý bằng máy tính. - Tự động việc cập nhật thẻ tính toán và theo dõi việc Nhập - Xuất - Tồn hàng hóa. - Có thông tin trả lời nhanh chóng, chính xác mỗi khi lãnh đạo có nhu cầu về thông tin và tình hình biến động hàng hóa. - Cho phép truy nhập tìm kiếm, sửa đổi trên dữ liệu vào và lưu trữ chúng. 4.4. Biểu đồ phân cấp chức năng. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Quản lý kho (1) Quản lý nhập kho (1.1) Kiểm kê hàng (1.2) Nhập hàng (1.3) Lập phiếu nhập (2) Quản lý xuất kho (2.1) Đối chiếu kiểm tra (2.2) Xuất hàng (2.3) Lập phiếu xuất (3) Thống kê báo cáo (3.1) Thống kê nhập (3.2) Thống kê xuất (3.3) Thống kê tồn kho Báo cáo thực tập chuyên ngành 4.5. Biểu đồ luồng dữ liệu. 4.5.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (mức 0). Đơn đặt hàng Phiếu giao Phiếu xuất hàng Tt phản hồi Tiền Hóa đơn tt Biên lai báo cáo Báo cáo GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Hệ thống quản lý kho Nhà cung cấpKhách hàng Lãnh đạo [...]... xuất kho Mã khách hàng Tên khách hàng Mã nhân viên xuất Khóa chính kho 4.6.7 Bảng Khách hàng Trường dữ liệu Kiểu DL Độ Mô tả Ghi chú #Makhach Tenkhach Diachi Text Text Text rộng 10 20 30 Mã khách Tên khách Địa chỉ khách Khóa chính Dienthoai Number 30 Điện thoại khách Kiểu DL Độ Mô tả Ghi chú #Makho Tenkho Truongkho Text Text Text rộng 10 20 30 Mã kho Tên kho Trưởng kho Khóa chính Thukho Text 30 Thủ kho. .. biểu đồ mức đỉnh Đơn đặt hàng (1) Quản lý nhậpkho Phiếu nhập Khách hàng Phiếu xuất Hàng + Hóa đơn Hàng + Nhà cung cấp Phiếu giao hàng Tt phản hồi Hàng (2) Quản lý xuất kho Phiếu xuất Hóa đơn (3) Thống kê báo cáo Báo Cáo y/c báo cáo Lãnh đạo GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành 4.5.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh a Quản lý nhập kho Báo cáo Thông tin yêu cầu Lãnh... ngày nay việc quản lý, điều hành và phát triển một doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của doanh nghiệp.Chính vì vậy,phương pháp thủ công trên giấy tờ không còn phù hợp và hiệu quả Do đó việc áp dụng CNTT vào trong quản lý là điều cần thiết Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành... nhuận cao hơn Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mất nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất,hàng tồn kho Các kế toán viên hạch toán thu chi nhanh chóng,chính xác và hiệu quả hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý Nếu các DN Việt Nam không kịp thời thay đổi thì nguy cơ tụt hậu về nền kinh tế càng lớn Đề tài mà em chọn để nghiên cứu và thực hiện là :" Quản lý kho " Lập trình trên Visual... thông tin phản hồi (1.3) Lập phiếu nhập b quản lý xuất kho Khách hàng y/c mua hàng Sự kiểm kê hàng (2.2) xuất hàng biên lai GVHD: Nguyễn Thị Loan (2.1) Đối chiếu kiểm tra thông tin hàng Tt yêu cầu (2.3) Lập phiếu xuất SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành c Quản lý thống kê báo cáo Ban giám đốc sự y/c báo cáo Phiếu nhập báo cáo (3.3) Thống kê tồn kho thống kê (3.1) Thống kê nhâp yêu cầu... Tồn kho GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành • Báo cáo phiếu nhập • Báo cáo phiếu xuất GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành KẾT LUẬN Qua những phân tích và tìm hiểu về phần mềm trên, em nhận thấy chương trình đã được xây dựng trên cơ sở thực tế, dựa theo yêu cầu cụ thể của nhà quản lý, đáp ứng được yêu cầu của ban quản lý kho. .. kiến quý báu đóng góp về phần mềm “ Quản lý kho ” để phần mềm thêm hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn ! Thái nguyên, ngày tháng 3 năm 2012 Sinh viên thực hiện Ngô Duy Khánh GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành MỤC LỤC Lời mở đầu Chương I Giới thiệu địa điểm khảo sát 1.1 Giới thiệu địa điểm.…………………………………………… 3 1.2 Nguyên tắc quản lý của địa điểm khảo sát…………… … …….3... trình trên Visual Basic.net Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn thị Loan đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo cho em hoàn thành bào cáo thực tập cơ sở này Trong một kho ng thời gian có hạn, trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế nên chương trình quản lý kho hàng này không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thành tốt hơn Em rất mong... điểm.…………………………………………… 3 1.2 Nguyên tắc quản lý của địa điểm khảo sát…………… … …….3 Chương II Tìm hiểu VISUAL BASIC.NET Tìm hiểu Visual Basic.net .4 Chương III Khảo sát hệ thống 3.1 Giới thiệu về đề tài quản lý kho ……………………….… 5 3.2 Khảo sát hệ thống………………………………………….….…7 Chương IV Phân tích thiết kế hệ thống 4.1 Mục đích chính của chương trình………………………… … 9 4.2 Phân tích và thiết kế chức năng…………………………… …... Text Text rộng 10 50 Mã phiếu nhập Tên nhà cung Khóa chính 4.6.2 Bảng Nhập Trường dữ liệu #Maphieunhap Tenncc MaNCC Ngaynhap MaNV Text Date/time Text 30 30 cấp Mã nhà cung cấp Ngày nhập Mã nhân viên nhập kho GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành 4.6.3 Bảng Chi tiết nhập Trường dữ liệu #Maphieunhap #Mahang Soluong Dongia Kiểu DL Text Text Number Number Độ rộng 10 10 . các vấn đề quản lý, sản xuất, kinh doanh là mục tiêu hàng đầu nói tới “ quản lý kho hàng” là một chương trình quản lý rất lớn giúp cho các nhà lãnh đạo, các thủ quỹ, thủ kho quản lý tốt các. Nguyễn Thị Loan SV:Ngô Duy Khánh-60CĐT1 Quản lý kho (1) Quản lý nhập kho (1.1) Kiểm kê hàng (1.2) Nhập hàng (1.3) Lập phiếu nhập (2) Quản lý xuất kho (2.1) Đối chiếu kiểm tra (2.2) Xuất hàng (2.3) Lập. thoại khách 4.6.8. Kho hàng. Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú #Makho Text 10 Mã kho Khóa chính Tenkho Text 20 Tên kho Truongkho Text 30 Trưởng kho Thukho Text 30 Thủ kho GVHD: Nguyễn