Luận văn thạc sĩ hiện đại hóa công tác văn phòng tại tỉnh đoàn bắc ninh nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan nhà nước tỉnh bắc ninh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÙI QUANG THỊNH HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỈNH ĐOÀ N NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHỐI HỢP VỚI CƠ QUAN HÀ NH CHÍ NH NHÀ NƯỚC TỈ NH BẮC NINH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2022 e BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÙI QUANG THỊNH HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỈNH ĐOÀ N NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHỐI HỢP VỚI CƠ QUAN HÀ NH CHÍ NH NHÀ NƯỚC TỈ NH BẮC NINH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Nguyễn Quỳnh Nga HÀ NỘI - NĂM 2022 e LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu kết nêu đề tài trung thực, xuất phát từ thực tế nghiên cứu tình hình đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đoàn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh Hà Nội, ngày … tháng … năm 2022 Tác giả Bùi Quang Thịnh e LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Lãnh đạo Học viện Hành Quốc gia hướng dẫn TS Nguyễn Quỳnh Nga, tơi thực đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh” Tôi xin chân thành cám ơn thầy cô Ban Quản lý sau đại học, tồn thể thầy Học viện Hành Quốc gia tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành chương trình học tập có kiến thức, kỹ cần thiết để nghiên cứu, thực luận văn Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành sâu sắc tới TS Nguyễn Quỳnh Nga, người tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn khoa học giúp đỡ suốt thời gian thực luận văn Kính mong nhận ý kiến góp ý, bảo thầy cô, nhà khoa học, bạn bè người quan tâm để luận văn hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2022 Bùi Quang Thịnh e MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu ………………………………………… Tổng quan tình hình nghiên cứu 10 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 13 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 13 Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu 14 Kết cấu luận văn 15 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 16 1.1 Văn phòng 16 1.1.1 Khái niệm văn phòng 17 1.1.2 Chức văn phòng 18 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 21 1.1.4 Ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn phòng 23 1.2 Hiện đại hố cơng tác văn phịng 25 1.2.1 Khái niệm đại hố cơng tác văn phịng 25 1.2.2 Vai trò đại hố cơng tác văn phịng 25 1.2.3 Nội dung đại hố cơng tác văn phịng 27 1.2.4 Các tiêu chí để đánh giá văn phòng đại……………………………… 34 1.2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến đại hố cơng tác văn phòng 35 Tiểu kết Chương 1……………………………………………………………………….39 Chương THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HOÁ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TỈNH ĐỒN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHỐI HỢP VỚI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC NINH 40 2.1 Giới thiệu khái qt Tỉnh đồn Văn phịng Tỉnh đồn Bắc Ninh 40 2.1.1 Tỉnh đoàn Bắc Ninh 40 2.1.2 Văn phịng Tỉnh đồn Bắc Ninh 45 2.1.3 Sự phối hợp Tỉnh đoàn quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh 47 2.2 Khảo sát thực trạng đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan HCNN tỉnh Bắc Ninh 55 2.2.1 Hiện đại hóa nguồn nhân lực văn phòng 55 e 2.2.2 Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ 59 2.2.3 Hiện đại hóa cơng tác tổ chức họp, hội nghị 71 2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng 76 2.3 Đánh giá chung 87 2.3.1 Về đại hóa nguồn nhân lực văn phịng 87 2.3.2 Về đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ 89 2.3.3 Về đại hóa cơng tác tổ chức họp, hội nghị 93 2.3.4 Về ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng 94 Tiểu kết Chương 2…………………………………………………………………… 95 Chương QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TỈNH ĐỒN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHỐI HỢP VỚI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC NINH 96 3.1 Quan điểm đại hố cơng tác Văn phịng Tỉnh đồn Bắc Ninh 96 3.1.1 Nâng cao nhận thức vị trí, vai trò, chức văn phòng 96 3.1.2 Đảm bảo lãnh đạo thống Đảng hiê ̣n đa ̣i hoá công tác văn phòng .97 3.1.3 Hiện đại hoá phải đáp ứng yêu cầu cải cách hành nhà nước……… 98 3.1.4 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực ………………………………100 3.2 Giải pháp tăng cường đại hố cơng tác văn phịng ta ̣i Tỉnh đồn Bắc Ninh nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh .100 3.2.1 Giải pháp thể chế 100 3.2.2 Giải pháp nhận thức 102 3.2.3 Giải pháp nhân lực 104 3.2.4 Giải pháp công tác văn thư – lưu trữ 105 3.2.5 Giải pháp công nghệ 107 3.2.6 Giải pháp tiêu chuẩn quản lý chất lượng 108 3.2.7 Giải pháp tài 111 3.3 Một số kiến nghị……………………………………………………………….….112 3.3.1 Kiến nghị quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh………….…… 112 3.3.2 Kiến nghị Tỉnh đoàn…………………………………………………… 113 Tiểu kết Chương 3……………………………………………………………… ……114 KẾT LUẬN 115 TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………………… 117 PHỤ LỤC………………………………………………………………………………… 120 e DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Cụm từ thay / Chữ viết tắt Cụm từ đầy đủ BTV Ban Thường vụ CNTT Công nghệ thơng tin ĐTBD Đào tạo bồi dưỡng ĐVTN Đồn viên niên HCNN Hành nhà nước HĐH Hiện đại hố KH&CN Khoa học Cơng nghệ LĐQL Lãnh đạo quản lý TNCS Thanh niên Cộng sản TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam TĐBN Tỉnh đoàn Bắc Ninh XHCN Xã hội chủ nghĩa e DANH MỤC BẢNG STT Bảng Bảng 2.1 Nội dung Trang Số lượng văn đến đơn thư TĐBN 63 giai đoạn 2015 - 2019 Bảng 2.2 Số lượng văn TĐBN từ giai đoạn 65 2015 - 2019 Bảng 2.3 Số lượt người khai thác tài liệu TĐBN giai 70 đoạn 2015 - 2019 DANH MỤC BIỂU ĐỒ, HÌNH STT Hình Nội dung Biểu đồ 1.1 Phương thức làm việc chủ yếu với văn phòng Trang 55 Tỉnh Đoàn toàn thể quan Biểu đồ 2.1 Số lượng văn đơn thư đến TĐBN 64 giai đoạn 2015 - 2019 Biểu đồ 2.2 Số lượng văn TĐBN giai đoạn 2015 65 - 2019 Biểu đồ 2.3 Số lượt người khai thác tài liệu TĐBN giai 70 đoạn 2015 - 2019 Biểu đồ 3.1 Sự đánh giá mức độ đại hoá Phần mềm 75 họp trực tuyến TĐBN Biểu đồ 3.2 Sự đánh giá mức độ đại hoá khoá e 76 đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến TĐBN Hình 1.1 Hội nghị trực tuyến TĐBN ngày 22/9/2021 73 Hình 1.2 Tập huấn trực tuyến Trung tâm Dịch vụ 73 việc làm Thanh niên tỉnh ngày 24/9/2021 10 Hình 1.3 Họp trực tuyến TĐBN với Trung ương đoàn ngày 1/8/2021 e 74 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Để tiến kịp với giới, việc nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng u cầu tất yếu thời đại Văn phịng đóng vai trị cầu nối xun suốt tồn q trình vận hành quan, tổ chức Vì vậy, đại hóa văn phịng từ trang thiết bị, nguồn nhân kỹ thuật nghiệp vụ hành tạo tăng tốc cho quan, tổ chức trình hội nhập tồn cầu Cách mạng cơng nghiệp lần thứ tư diễn nhiều nước phát triển Theo ông Klaus Schwab – người sáng lập Chủ tịch điều hành Diễn đàn Kinh tế Thế giới – tốc độ đột phá cách mạng cơng nghiệp 4.0 “khơng có tiền lệ lịch sử” Trên thực tế, cách mạng công nghiệp 4.0 phá vỡ hầu hết ngành công nghiệp quốc gia Và, chiều rộng, chiều sâu thay đổi báo trước chuyển đổi toàn hệ thống sản xuất, quản lý quản trị Thế giới bước sang kỷ nguyên số Việt Nam không ngoại lệ Chính lĩnh vực văn phịng, quan, tổ chức cần tích cực chuẩn bị để nhanh chóng thích ứng với cách mạng Đề tài luận văn lựa chọn xuất phát từ ba lý sau: Thứ nhất, xuất phát từ vai trò quan trọng văn phòng Đây phận thiếu cấu tổ chức quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, cơng ty ngồi nước Văn phịng cửa ngõ quan, tổ chức văn phịng ln có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đến, văn văn nội Hơn nữa, văn phịng phận có chức tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo; tổ chức, điều phối công việc, đảm bảo sở vật chất đồng thời đầu mối thực hoạt động giao dịch liên lạc Hiệu hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu hoạt động chung toàn quan đơn vị e - Đào tạo nguồn nhân lực để chuẩn bị sẵn sàng cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - Bố trí kinh phí cho tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá, cấp chứng cho mua sắm máy móc trang thiết bị cần thiết cho áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 3.2.7 Giải pháp tài Đây coi giải pháp quan trọng mang tính bước ngoặc muốn cơng đại hóa cơng tác văn phịng quan Tỉnh đồn thành cơng Bởi kinh phí nguồn lực vật chất to lớn mà tất quan, tổ chức bắt buộc phải có để vận hành trơn tru mặt hoạt động quan, tổ chức Trong cơng tác văn phịng có nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực như: - Đầu tư kinh phí để trang bị trang thiết bị kỹ thuật cần thiết phục vụ cho đại hóa cơng tác văn phịng: Tại quan Tỉnh đoàn, việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật trước hết cần trọng đầu tư thiết bị tin học với 03 mục tiêu sau: trang bị thêm cho đủ theo nhu cầu làm việc; trang bị để thay thiết bị hư hỏng, hết khấu hao lạc hậu không đáp ứng công nghệ mới; trang bị cho dự án phát triển tin học, triển khai phần mềm Vì vậy, triển khai phần mềm văn phòng điện tử ngành, tiến hành số hóa tài liệu, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm hay việc số hóa tài liệu cần phải đầu tư, trang bị đồng để đảm bảo thực có hiệu máy scan, máy tính tốc độ cao, máy trạm, máy chủ… giúp cho việc giải quyết, xử lý văn nhanh, xác - Bố trí kinh phí tổ chức hội nghị văn thư, lưu trữ bảo vệ bí mật nhà nước quan, hệ thống Tỉnh đoàn - Đầu tư kinh phí cho đồn khảo sát học tập nước cho đoàn học tập văn thư, lưu trữ quan hệ thống Tỉnh đoàn để học tập 111 e kinh nghiệm công tác đại hóa cơng tác văn phịng - Bố trí kinh phí cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào cơng tác văn phịng quan Ngồi cơng tác văn phịng, kinh phí cần bổ sung hoạt động nghiệp vụ như: - Thuê đơn vị dịch vụ lưu trữ chỉnh lý khoa học khối hồ sơ tài liệu tồn đọng chưa thu thập kho lưu trữ - Kinh phí để thực tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan - Kinh phí để số hóa tài liệu văn phịng Với khối lượng cơng việc lớn vậy, địi hỏi phải có quan tâm lãnh đạo Tỉnh đồn, Lãnh đạo văn phịng, đặc biệt việc tạo nguồn kinh phí để trì hoạt động, tiến tới đầu tư đại hóa cơng tác văn phòng, nâng cao hiệu hoạt động văn phịng nói riêng quan Tỉnh đồn nói chung 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Kiến nghị quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh - Các quan hành nhà nước cần xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật cụ thể để điều chỉnh nội dung đại hố cơng tác văn phịng tương lai, đó, cần nhấn mạnh yêu cầu, tiêu chuẩn bắt buộc việc đại hóa cơng tác văn phịng quan HCNN - Các quan có thẩm quyền cần hoàn thiện thể chế để tạo điều kiện cho hoạt động Tỉnh đoàn phối hợp, hỗ trợ quan hành nhà nước Tỉnh đoàn - UBND tỉnh cần hỗ trợ kinh phí cho hoạt động đại hố Tỉnh đồn Văn phịng Tỉnh đồn thơng qua đề án mà Tỉnh đồn trình lên UBND tỉnh để xem xét thực 112 e - Các quan hành nhà nước cần có hỗ trợ định việc bồi dưỡng, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Tỉnh đồn Văn phịng Tỉnh đoàn 3.3.2 Kiến nghị Tỉnh đoàn Bắc Ninh - Đối với hoạt động TĐBN, cần sửa đổi, bổ sung Quy chế hoạt động tinh thần quy định cụ thể chế thông tin, phối hợp Văn phịng Tỉnh đồn với đơn vị, phận khác quan Việc ứng dụng CNTT tiến hành tảng quy trình quy định cách mạch lạc, rõ ràng, khơng chồng chéo Vì vậy, việc hồn thiện văn pháp lý điều chỉnh hoạt động, tiêu chuẩn, quy trình phối hợp, giải cơng việc Văn phịng Tỉnh đoàn điều kiện tiên để tiến hành đổi nâng cao chất lượng công tác đại hóa văn phịng - Thường xun tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức vai trị đại hố cơng tác văn phịng đến tồn thể quan - Nên có đề án, đề xuất lên UBND tỉnh việc đầu tư kinh phí cho cơng tác đại hố văn phịng - Thường xun tổ chức khố tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng cán Văn phịng Tỉnh đồn nói riêng tồn thể cán quan nói chung nhằm nâng cao trình độ, lực tiếp cận với đại hoá - Cần ứng dụng đồng công nghệ thông tin đại hoạt động quan nói chung Văn phịng Tỉnh đồn nói riêng như: hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hệ thống quản lý đoàn viên, hộ thống phát hành văn 113 e Tiểu kết Chương Hiện đại hóa cơng tác văn phòng yêu cầu tất yếu khách quan phát triển Đây vấn đề mẻ, xong để quan, đơn vị nói chung Văn phòng Tin̉ h đoàn Bắ c Ninh nói riêng tồn phát triển chế địi hỏi quan, đơn vị phải xây dựng văn phòng theo chiều hướng mới, người hoạt động văn phịng phải có hàm lượng chất xám cao không đơn lao động tác nghiệp Trên sở quan điểm định hướng, Chương đề xuất bảy nhóm giải pháp nhằm tăng cường đại hố cơng tác văn phịng nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh, bao gồm: (1) Giải pháp thể chế; (2) Giải pháp nhận thức; (3) Giải pháp nhân lực; (4) Giải pháp công tác văn thư – lưu trữ; (5) Giải pháp công nghệ; (6) Giải pháp tiêu chuẩn quản lý chất lượng; (7) Giải pháp tài Trên sở đó, tác giả đề xuất kiến nghị quan hành nhà nước Tỉnh đồn Bắc Ninh 114 e KẾT LUẬN Văn phòng Tỉnh đoàn Bắ c Ninh đóng góp khơng nhỏ việc thực chức năng, nhiệm vụ Tỉnh Đoàn Văn phịng Tỉnh đoàn ngày hồn thiện cấu điều hành hoạt động Với việc tổ chức tốt, văn phịng Tỉnh đoàn hồn thành nhiệm vụ việc giúp lãnh đạo quản lý hành chính, tham mưu, quản trị phục vụ cho việc điều hành công việc, chăm lo sở vật chất, trang thiết bị cho Tỉnh đoàn Bắ c Ninh Để hồn thành tốt khối lượng cơng việc hàng năm, khơng có quan tâm lãnh đạo Tỉnh đồn, lãnh đạo Văn phịng, mà cịn phấn đấu nỗ lực vượt qua khó khăn, ý thức trách nhiệm sáng tạo công việc cán bộ, cơng chức, nhân viên Văn phịng Tỉnh đoàn Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, hoạt động văn phòng Tin̉ h đoàn tồn số bất cập địi hỏi phải có cải tiến, điều chỉnh cho phù hợp góp phần nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng Qua việc phân tích thực trạng cơng tác văn phịng Tin̉ h đoàn, tác giả đưa nhóm giải pháp đại hóa cơng tác văn phịng Tin̉ h đoàn góp phần vào cơng cải cách hành theo hướng đại, đảm bảo tốt quản lý, điều hành lãnh đạo, tác nghiệp cán bộ, công chức, nhân viên thực công vụ, việc bảo quản văn bản, lưu trữ tài liệu, phục vụ công tác tra cứu tìm kiếm nhanh chóng, xác kịp thời, đồng thời tạo tác phong làm việc nhanh nhẹn, công nghiệp, không quan liêu môi trường làm việc khoa học cho tất cán bộ, công chức, nhân viên thực công việc mình, trách nhiệm thực cơng việc cán bộ, công chức, nhân viên nâng cao, giảm thiểu chi phí văn phịng phẩm đơn vị góp phần vào cơng đại hóa văn phịng thực chủ trương Đảng Nhà nước thực cải cách hành nhà nước 115 e Hiện đại hóa cơng tác văn phịng u cầu tất yếu khách quan phát triển Đây vấn đề mẻ, xong để quan, đơn vị nói chung Văn phòng Tin̉ h đoàn Bắ c Ninh nói riêng tồn phát triển chế địi hỏi quan, đơn vị phải xây dựng văn phòng theo chiều hướng mới, người hoạt động văn phịng phải có hàm lượng chất xám cao khơng đơn lao động tác nghiệp Những nhóm giải pháp mà tác giả đề xuất hi vọng giúp ích phần vào việc đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đoàn nhằ m nâng cao hiê ̣u quả phố i hơp̣ với các quan hành chính nhà nước tỉnh Bắ c Ninh thời gian tới 116 e DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Mạnh Cường (2013), Chương trình văn phịng xanh – xu hướng văn phòng đại Việt Nam, Tạp chí Tổ chức nhà nước Nguyễn Hữu Hải (2012), “Giáo trình Hành nhà nước”, Nhà xuất GDVN, Hà Nội Luật An ninh mạng năm 2018 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 Vũ Thị Tố Nga (2019), ‘Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ VKSND tỉnh Sơn La’, Trang tin điện tử VKSND tỉnh Sơn La, truy cập ngày 11/7/2021, từ https://www.vksndtc.gov.vn/tin-tuc/cong-tac-kiemsat/mot-so-giai-phap-nang-cao-hieu-qua-cong-tac-van-th-d10-t7194.htm Nghị số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 Chính phủ Chính phủ điện tử Nghị số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 Chính phủ Một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 – 2020, định hướng đến 2025 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư 10 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 11 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 Chính phủ thực TTHC môi trường điện tử 12 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 Chính phủ quản lý, kết nối chia sẻ liệu số quan nhà nước 13 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ Ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước 117 e 14 Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 quy định việc cung cấp thông tin dịch vụ công trực tuyến trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước 15 Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 đảm bảo an tồn hệ thống thơng tin theo cấp độ 16 Nghị định số 97/2008/NĐ-CP ngày 28/8/2008 Chính phủ quản lý, cung cấp sử dụng dịch vụ Internet thông tin điện tử Internet 17 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số 18 Quy chế Phối hợp công tác UBND tỉnh Bắc Ninh Ban Chấp hành Tỉnh Đoàn Bắc Ninh giai đoạn 2021 – 2026 19 Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 Thủ tướng CP phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” 20 Quyết định số 2323/QĐ-BTTTT ngày 31/12/2019 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông Ban hành Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, phiên 2.0 21 Tỉnh đoàn Bắc Ninh (2016), Báo cáo tổng kết năm, Bắc Ninh 22 Tỉnh đoàn Bắc Ninh (2017), Báo cáo tổng kết năm, Bắc Ninh 23 Tỉnh đoàn Bắc Ninh (2018), Báo cáo tổng kết năm, Bắc Ninh 24 Tỉnh đoàn Bắc Ninh (2019), Báo cáo tổng kết năm, Bắc Ninh 25 Tỉnh đoàn Bắc Ninh (2020), Báo cáo tổng kết năm, Bắc Ninh 26 Tỉnh đoàn Bắc Ninh (2019), Quy định số 9-QĐ/TĐ chức nhiệm vụ quan tỉnh đoàn, Bắc Ninh 27 Tỉnh ủy Bắc Ninh (2020), Quy định số 125-QĐ/TU quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Đồn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh tỉnh Bắc Ninh, Bắc Ninh 28 Lưu Kiếm Thanh (2008), ‘Công tác văn phòng bối cảnh đại 118 e hóa hành nhà nước’, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, Số 11/2008, truy cập ngày 11/7/2021, từ https://tcnn.vn/news/detail/4800/Cong_tac_van_phong_ trong_boi_canh_hien_dai_hoa_nen_hanh_chinh_nha_nuocall.html 29 Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị hành văn phòng Nhà xuất Lao động – Xã hội, Hà Nội 30 Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng Nhà xuất khoa học kỹ thuật, Hà Nội 31 ‘Văn phịng gì? Nhiệm vụ, tổ chức, yếu tố cấu thành’, truy cập ngày 11/7/2021 từ https://lytuong.net/van-phong-la-gi/ 32 Vụ Công nghệ thông tin – Bộ Thông tin Truyền thông (2020), Sách trắng công nghệ thông tin truyền thông Việt Nam; Nhà xuất Công nghệ thông tin, Hà Nội 119 e PHỤ LỤC MẪU PHIẾU KHẢO SÁT Thưa đồng chí! Phiếu khảo sát thực để phục vụ cho đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh”, Học viên Học viện Hành Quốc gia thực Thơng qua ý kiến đồng chí, tác giả có sở thực tiễn đánh giá thực trạng đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh thời gian vừa qua Rất mong nhận đóng góp ý kiến đồng chí Những thơng tin đồng chí cung cấp phục vụ nghiên cứu bảo mật hồn tồn Đồng chí vui lịng đánh dấu X vào ô trống điền thông tin vào chố trống bên cạnh Trân trọng cảm ơn góp ý đồng chí nhiều! Tên đơn vị phận …………………………………………………… Người trả lời (có thể khơng ghi) …………………………………………………… Ngày khảo sát: …………………………………………………… A THÔNG TIN NGƯỜI TRẢ LỜI Câu 1: Giới tính Nam Nữ Câu 2: Tuổi Câu 3: Dân tộc Kinh Khác (ghi rõ)……………… Câu 4: Tôn giáo Không theo tôn giáo Thiên chúa giáo Phật giáo Khác (ghi rõ)……………… Câu 5: Chức vụ ……………………………… Câu 6: Trình độ học vấn Trung học phổ thông Thạc sĩ Trung cấp Tiến sĩ 120 e Cao đẳng, đại học Khác (Ghi rõ) Câu 7: Chuyên ngành đào tạo Câu 8: Trình độ quản lý hành nhà nước (Chỉ tính trường hợp có chứng chỉ) Chuyên viên Chuyên viên cao cấp Chuyên viên Chưa qua bồi dưỡng Câu 9: Số năm công tác Tỉnh đoàn: Dưới năm Từ đến năm Từ năm đến 10 năm Từ 10 đến 20 năm Trên 20 năm B NỘI DUNG KHẢO SÁT Câu 10: Phương thức làm việc chủ yếu đồng chí Văn phịng Tỉnh đồn: Thông qua văn giấy Thông qua văn điện tử Thông qua điện thoại Thông qua giao tiếp trực tiếp Phương thức khác (ghi rõ)…………………………………………… Câu 11: Đồng chí đánh giá mức độ rõ ràng, cụ thể quy trình, thủ tục thực hoạt động Văn phòng Tỉnh đoàn: Rất rõ ràng, cụ thể Rõ ràng, cụ thể Rõ ràng, cụ thể phần Khơng rõ ràng, cụ thể Hồn tồn khơng rõ ràng, cụ thể Câu 12: Đồng chí đánh giá mức độ sử dụng thân ứng dụng sau Văn phịng Tỉnh đồn: TT Nội dung Mức độ sử dụng Không 121 e Hiếm Thỉnh Thường Rất Phần mềm quản lý văn điện tử Phần mềm lưu trữ điện tử Phần mềm họp trực tuyến Các khóa đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến Ứng dụng 9001:2008 thoảng xuyên thường xuyên ISO Câu 13: Đồng chí đánh giá mức độ đại hóa ứng dụng sau Văn phịng Tỉnh đồn Bắc Ninh: TT Nội dung Mức độ đánh giá Hồn tồn khơng đại Phần mềm quản lý văn điện tử Phần mềm lưu trữ điện tử Phần mềm họp trực tuyến Các khóa đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến Không Hiện đại đại phần 122 e Hiện đại Rất đại Ứng dụng 9001:2008 ISO Câu 14: Đồng chí đánh giá hiệu sử dụng ứng dụng sau Văn phịng Tỉnh đồn: TT Nội dung Mức độ hiệu Hồn tồn khơng hiệu Phần mềm quản lý văn điện tử Phần mềm lưu trữ điện tử Phần mềm họp trực tuyến Các khóa đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến Ứng dụng 9001:2008 Không hiệu Hiệu phần Hiệu Rất hiệu ISO Câu 15: Đồng chí đánh giá mức độ phối hợp Văn phịng Tỉnh đồn với quan hành nhà nước địa bàn tỉnh Bắc Ninh việc sử dụng ứng dụng sau: TT Nội dung Mức độ phối hợp Hoàn toàn không phối hợp Phần mềm quản lý văn 123 e Phối hợp không tốt Phối hợp tốt phần Phối hợp tốt Phối hợp tốt điện tử Phần mềm lưu trữ điện tử Phần mềm họp trực tuyến Các khóa đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến Ứng dụng 9001:2008 ISO Câu 16: Đồng chí đánh giá mức độ hạn chế yếu tố ảnh hưởng đến đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn Bắc Ninh: TT Yếu tố Mức độ hạn chế Hồn tồn khơng hạn chế Thể chế, văn quy định đại hóa cơng tác văn phịng Cơ cấu, tổ chức máy Văn phịng Trình độ nhân lực Văn phịng Đầu tư tài chính, trang thiết bị Văn phịng Quy trình, thủ tục làm việc Văn phịng 124 e Khơng Hạn hạn chê chế phần Hạn chế Rất hạn chế Câu 17: Đồng chí có đề xuất, góp ý để tăng cường đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đoàn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh thời gian tới? …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Trân trọng cảm ơn đồng chí! 125 e ... trạng đại hố cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh Chương Giải pháp tăng cường đại hố cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp. .. đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đoàn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan HCNN tỉnh Bắc Ninh 55 2.2.1 Hiện đại hóa nguồn nhân lực văn phòng 55 e 2.2.2 Hiện đại hóa cơng tác văn thư,... HIỆN ĐẠI HỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TỈNH ĐỒN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHỐI HỢP VỚI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC NINH 40 2.1 Giới thiệu khái quát Tỉnh đồn Văn phịng Tỉnh đồn Bắc