1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TRÃI *** BÁO CÁO THU HOẠCH MÔN HỌC KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUỐC TẾ Đề số 3 Giáo viên Ths Trương Thu Hà Họ và tên Lê Thị Ngọc Ánh Số thứ tự theo danh sách[.]
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TRÃI _*** _ BÁO CÁO THU HOẠCH MÔN HỌC KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUỐC TẾ Đề số: Giáo viên: Ths Trương Thu Hà Họ tên: Lê Thị Ngọc Ánh Số thứ tự theo danh sách lớp: Lớp – Khóa học: QTH-K21-HH1 Mã sinh viên: 2111130006 Số điện thoại: 0963814954 Email: lengocanh775203@gmail.com Hà Nội,2023 Mục lục Ý tưởng kế hoạch tổ chức kiện .3 1.1: Tổng quan kiện .3 1.2: Tiêu chuẩn chất lượng kiện 1.3: Phạm vi công việc cần thực 1.4: Thời gian cho công việc 1.5: Dự trù chi phí 1.6: Phân công nhân 1.7: Kế hoạch thuê – mua trang thiết bị sở vật chất .6 1.7.1: Thuê – mua 1.7.2: Đấu thầu .6 1.8: Quản lý thông tin - truyền thông 1.8.1: Truyền thông trước kiện 1.8.2: Truyền thông kiện 1.8.3: Truyền thông sau kiện 1.9: Phân tích rủi ro – kế hoạch dự phịng Phương án phát triển ý tưởng hoàn thiện kế hoạch tổ chức kiện nói khía cạnh quản lý rủi ro 2.1: Rủi ro thời tiết .8 2.2: Rủi ro an ninh .8 2.3: Rủi an toàn vệ sinh 2.4: Rủi ro đầu tư 2.5: Rủi ro người tham gia 2.6: Rủi nhân lực .9 2.7: Rủi ro địa điểm tổ chức kiện .9 Tổng hợp học thu hoạch 10 3.1: Chiêm nghiệm 10 3.2: Cách vận dụng .10 3.3: Đúc rút học 11 Ý tưởng kế hoạch tổ chức kiện: 1.1: Tổng quan kiện: - Tên kiện: “ Chào xuân 2023 giao lưu văn hóa Việt Nam Hàn Quốc ” - Đây kiện giao lưu văn hóa người Việt Nam Hàn Quốc, giới thiệu thêm văn hóa Việt Nam cho thực khách, người Hàn Quốc sinh sống làm việc Hàn Quốc - Sự kiện tổ chức vừa để giới thiệu thêm lối sống, văn hóa, người, ẩm thực, bên cạnh nhằm thu hút vốn đầu tư doanh nghiệp nước cho phát triển nhân lực Việt Nam với Hàn Quốc - Sự kiện tổ chức kết hợp online offline nên có tham gia số sinh viên, giáo viên Hàn Quốc, người sống làm việc Hàn Quốc 1.2: Tiêu chuẩn chất lượng kiện: - Sự kiện có thành công hay không dựa quảng bá kiện Bên cạnh hài lịng người tham dự kiện, trải nghiệm hoạt động kiện đem lại - Đồ ăn, nước uống, ăn phải mang đậm văn hóa ẩm thực Việt Nam Bên cạnh vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm phải đặt lên hàng đầu để tạo ấn tượng tốt cho người tham gia kiện 1.3: Phạm vi công việc cần thực hiện: - Lên ý tưởng kiện, kêu gọi đầu tư từ công ty quan tâm đến kiện trường học - Liên hệ với khoa để xin giúp đỡ - Liên hệ với địa điểm tổ chức kiện, thuê mặt bằng, đấu thầu, kí kết - Truyền thông kiện: Online + Offline - Mời khách mời nước ngoài, người sinh sống làm việc Hàn Quốc Việt Nam - Thuê thiết bị chuyên dụng (mic, loa, bàn, ghế, rạp bán hàng, ), thuê thiết kế sân khấu, thuê ông đồ viết chữ, người hướng dẫn làm bánh, ăn Việt Nam, - Làm - thiết kế thiệp mời, poster, banner gửi thiệp mời đến người tham gia kiện, nhà đầu tư tổ chức kiện - Mua nguyên liệu, vật phẩm, dụng cụ cần thiết cho kiện - Chuẩn bị đội hậu kì, đội an ninh y tế cho kiện 1.4: Thời gian cho công việc: - Công việc dự trù cần lên kế hoạch trước tháng *) Thời gian kiến tổ chức kiện: - Thời gian tổ chức kiện dự kiến vào: Thứ 5, ngày 19 tháng năm 2023 - Địa điểm: Trung tâm hội nghị Quốc Gia *) Các khách mời: - Khách mời dự kiến offline chương trình khoảng 200 người có khoảng 10 người khách mời tham gia online người sinh sống nước hay giáo viên, giảng viên, học sinh sinh viên nước - Các cán giáo viên, sinh viên nhà trường Giáo viên nước trường - Nhà đầu tư kiện - Các anh chị khóa tốt nghiệp - Các em học sinh muốn tìm hiểu trường *) Timeline: Stt Nội dung kiện Thời gian Ổn định chỗ ngồi cho khách mời, hướng dẫn vị trí khách ngồi 8h – 8h30 - Khai mạc trương trình 8h30 – 10h00 - Biểu diễn số tiết mục văn nghệ - Giới thiệu khách mời, nhà đầu tư, giới thiệu trường - Giới thiệu chương trình “Giao lưu văn hóa Việt - Hàn” - Giới thiệu hoạt động trương trình 10h – 11h - Mời người tham gia hoạt động gói bánh, làm bánh - Cho người, đặc biệt khách nước trải nghiệm khung cảnh luộc bánh chưng, bánh tét Việt Nam - Tham gia trò chơi dân gian Việt Nam Hàn Quốc - Nghỉ ngơi tham quan gian hàng bán đồ ăn kiện 11h – 15h - Ăn thử ăn, thức uống truyền thống văn hóa Việt Nam Hàn Quốc - Check in – Chụp ảnh poster, banner chương trình - Tổ chức show thời trang giới thiệu với khách mời trang phục truyền thống Hàn Quốc Việt Nam qua thời kì 15h – 16h45 - Mọi người tham gia mặc thử quần áo truyền thống chương trình - Chụp ảnh với trang phục truyền thống - Xin câu đối đỏ đầu năm 16h45 – 17h15 - Nghe thầy đồ giới thiệu ý nghĩa chữ - Tự làm, trang trí thiệp mừng năm thân 17h15 – 17h45 - Tặng quà cho học sinh khó khăn - Tặng quà cho học sinh giỏi trường - Tặng quà cho nhà đầu tư kiện - Tặng vật phẩm cho người tham gia trị chơi, tham gia gói 17h45 – 18h bánh, làm bánh - Bốc thăm – quay số may mặn tặng số quà ý nghĩa chương trình làm - Cảm ơn người tham gia kiện - Kết thúc chương trình 1.5: Dự trù chi phí: Hạng mục Đơn giá Số lượng Thuê sân 2.500.000 Thuê sân khấu biểu diễn 6.000.000 Trọn Thuê thiết bị âm 5.000.000 hệ thống(theo gói) Thuê thiết bị ánh sáng 3.000.000 hệ thống(theo gói) Rạp hàng Mini 1.500.000 Ơng đồ 2.000.000 người Thuê người dạy làm bánh, gói 500.000 người bánh (trung bình người) Hanbok, áo dài, quàn áo biểu 200.000 – 250.000 diễn (trung bình bộ) Mua đồ ăn, nước uống 8.000.000 Hoa trang trí 1.000.000 Phí in tài liệu, banner, poster 800.000 40 20 lãng Phí dự trù chi tiêu khoảng 75.000.000 *) Bên cạnh hạng mục nêu có nhiều hạng mục khác cần tri trả gồm chi phí dự trù rủi ro 1.6: Phân cơng nhân sự: Stt Vị trí Số lượng Cơng việc Truyền thông 10 Hỗ trợ quay phim, ánh sáng, liên hệ khách mời Lễ tân, tiếp tân 10 Hỗ trợ khách mời, hướng dẫn khách mời Quản lý kiện 3-4 - Điều khuyển kiện diễn suôn sẻ - Đốc thúc kiện, quản lý thời gian kiện An ninh 10 Đảm bảo an ninh, an toàn kiện Văn nghệ, người mẫu 25 Biểu diễn tiết mục văn nghệ tham gia hoạt động biểu diễn thời trang MC Dẫn dắt chương trình, phải biết tiếng Hàn Ban quản lý gian 18 - Thay phiên bán bàng hàng – Bán hàng Y tế - Quản lý an toàn vệ sinh thực phẩm ăn 3-4 - Đảm bảo an tồn cho người tham gia - Phòng ngừa trường hợp xấu xảy với người tham gia kiện 1.7: Kế hoạch thuê – mua trang thiết bị sở vật chất đấu thầu: 1.7.1: Thuê – mua: - Mua ăn, thức uống mang đậm màu sắc văn hóa Việt Nam Hàn Quốc phục vụ cho việc buôn bán sạp hàng - Mua nguyên liệu phục vụ cho hoạt động gói bánh - Mua quà cho khách mời, nhà tổ chức, nhà đầu tư, quà cho người nêu dương kiện - Thuê thiết bị cho chương trình, rạp hàng buôn bán - Thuê ông đồ người hướng dẫn làm bánh - Thuê quần áo, trang phục để phục vụ tiết mục chương trình - Thuê nhân viên bảo an, nhân viên y tế để bảo đảm an toàn khách mời - Thuê truyền thông quảng bá cho kiện 1.7.2: Đấu thầu: - Xin giấy phép, bàn giao sở vật chất nơi diễn buổi lễ - Thực đấu thầu địa điểm trường hợp có bên tham gia muốn thuê ngày 1.8: Quản lý thông tin - truyền thông: 1.8.1: Trước kiện: - Thiết kế thiệp mời, poster, banner ấn tượng để dễ dàng thu hút ý người - Đăng lên trang mạng tiếng Facebook, Instagram, Zalo, Đăng nhóm kiện, đăng lên trang trường, trang khoa - Phát tờ rơi, tạo poster đặc sắc treo địa điểm thu hút - Thuê truyền thơng bên ngồi quảng bá cho kiện - Tạo hiệu ứng thông tin thu hút mời ca sĩ trường biểu diễn kiện có tham gia số khách mời – nhà đầu tư bật - Các cá nhân quản lý kiện tự viết, trang cá nhân 1.8.2: Trong kiện: - Livestream, quay phim kiện đăng lên trang mạng xã hội, đăng video Youtube 1.8.3: Sau kiện: - Gửi lời cảm ơn đến người tham dự kiện - Gửi Mail cảm ơn nhà đầu tư, người nước tham gia kiện, ban tổ chức chương trình, nhà trường, giáo viên cán giúp đỡ cho chương trình - Cut ghép video, tiết mục biểu diễn để đăng lên nên tảng xã hội Facebook, Instagram, Zalo, Tiktok, Youtube, - Đăng khoảnh khắc đáng nhớ lên nên tàng xã hội 1.9: Phân tích rủi ro – kế hoạch dự phịng: - Vượt ngân sách dự trù: nên cắt giảm số hoạt động kiện - Kêu gọi nhà đầu tư, sức ảnh hưởng bị - Lịch trình thời gian tổ chức kiện bị lệch so với thời gian dự kiến trước đó: Cần đầy nhanh tiến độ chương trình, nhắc nhở MC đẩy nhanh trình đọc nhanh - Thiết bị âm thanh, ánh sáng xảy vấn đề trình thực chương trình: cần bảo đảm thiết bị hoạt động tốt trước diễn kiện ngày tiếng trước sư kiện bắt đầu - Người tham gia kiện đến nhiều dự kiến ban đầu - Thời tiết không đẹp mong muốn ( Nắng quá, gió quá, lạnh quá,…) - Xảy tai nạn q trình tổ chức kiện (Có người bị ngã, chảy máu,…): cần đội y tế hỗ trợ xử lý trường hợp Phương án phát triển ý tưởng hoàn thiện kế hoạch tổ chức kiện nói khía cạnh quản lý rủi ro: 2.1: Rủi ro thời tiết: - Về mặt thời tiết, đầu mùa xuân thời tiết hay có thay đổi thất thường nên cần chuẩn bị nhiều phương án phù hợp để đề phòng cho trường hợp xấu xảy - Trước kiện tổ chức cần phải kiểm tra kĩ thời tiết nên tảng dự báo thời tiết từ – ngày để dự liệu trước vấn đề - Nếu trời có mưa: + Mưa nhỏ (mưa phùn nhỏ): Vẫn tổ chức kiện cần phải thuê thêm bạt để tránh khách mời bị ướt + Mưa to: Gửi mail, đăng bài, gửi lời xin lỗi tới khách mời rời thời gian tổ chức kiện xuống để người ý 2.2: Rủi ro an ninh: - An ninh, an tồn kiện tổ chức ln đặt lên hàng đầu - Sự kiện cần có đội hậu cần tham gia vào công việc bảo đảm an ninh để đảm bảo khơng xảy cãi nhau, chen lấn, xô xát, - Đội hậu cần an ninh cần thường xuyên dò xét tất địa điểm kiện để tránh trường hợp không mong muốn xảy ra, kể trường hợp có xảy ăn trộm, móc túi 2.3: Rủi ro an tồn vệ sinh: - Cần có đội kiểm tra nhắc nhở người tham gia kiện vứt rác nơi quy định (đội an ninh làm điều để giảm thiểu chi phí) - Trong trường hợp có người bị đau bụng cần có nhân viên y tế để hỗ trợ kịp thời cho trường hợp - Đội quản lý gian hàng cần phải đảm bảo gian hàng phải luôn sẽ, đảm bảo vệ sinh 2.4: Rủi ro đầu tư: - Việc đầu tư cho kiện ln điều khó giải - Cần có kế hoạch phù hợp, hấp dẫn thu hút để thu hút ý nhà đầu tư - Có thể xin đầu tư từ nhiều nhà đầu tư khác để đảm bảo kinh phí dự trù - Có thể kết hợp với trường học khác để tổ chức kiện mang tính quốc tế - Gửi lời mời đầu tư tới lãnh quán để xin giúp đỡ nhà nước 2.5: Rủi ro người tham gia: - Một chương trình tổ chức cách tốt đẹp không nhờ vào tham gia khách mời người tham gia kiện - Khi kiện có người dự kiến cần điều chỉnh chút vật phẩm chương trình Có thể mời thêm người qua đường vào tham gia kiện không đủ người tham gia - Khi kiện có q nhiều người, cần phải đảm bảo an tồn, an ninh nơi tổ chức kiện cách chặt chẽ Đội hậu cần cần ý thêm nhiều thứ đồ ăn nước uống kiện, ghế ngồi kiện Bổ sung thêm vật phẩm cần thiết cho kiện 2.6: Rủi ro nhân lực: - Những nhân lực giúp đỡ cho kiện có vai trị vơ lớn giúp đỡ kiện thành cơng hồn hảo hay khơng - Luôn cần người người hậu cần dự bị - Luôn đảm bảo đội hậu cần dự bị sẵn sàng làm nhiệm vụ lúc để không ảnh hưởng đến kiện - Bên cạnh nhân lực sẵn sàng có mặt cần bổ sung thêm nhân lực y tế để bảo đảm an toàn người tham gia mặt (Bị đau bụng, ngã chảy máu, có trường hợp xô xát chảy máu,…) 2.7: Rủi ro địa điểm tổ chức kiện: - Địa điểm tổ chức nơi kiện diễn nên cần đảm bảo hoàn hảo nơi - Cần bảo đảm vị trí thuận lợi, dễ tìm để người tham gia nhanh chóng, dễ dàng nhận vị trí - Cần ký hợp đồng kỹ tránh trường hợp xấu xảy - Bảo đảm xung quanh địa điểm tổ chức không xảy vấn đề chung sân tổ chức kiện Tổng hợp học thu được: 3.1: Chiêm nghiệm: - Trong trình học tập mơn Kỹ tổ chức kiện với cô Hà, em thu thập nhiều học việc làm để tổ chức kiện hoàn hảo - Học cách làm việc nhóm để đạt hiệu - Tìm hiểu số trang web hỗ trợ cho việc làm việc, lên ý tưởng cho web Jamboard, - Các thành viên tạo nên “Bông hoa hiệp ước” để cố gắng, nỗ lục học tập lẫn để hồn thành cơng việc giao - Học cách tư thiết kế kiện: tư thiết kế kiện thấu cảm Thấu cảm → Xác định vấn đề → Lên ý tưởng → Tạo mẫu → Kiểm chứng - Cải thiện nhiều kỹ nắm bắt vấn đề, thông tin; đưa ý kiến, cách phản ứng buổi thuyết trình; giúp đỡ trình học tập, thuyết trình; cách lên ý tưởng cho bài; cách sàng lọc vấn đề; cách phát triển cách làm đạt hiệu nhất; - Việc nói chuyện, tiếp xúc với nhiều người lạ, nhiều người khác giúp ích nhiều việc tiếp thu ý tưởng, lên ý tưởng cho - Cách đặt câu hỏi cho hoàn hảo để nắm bắt yêu cầu, yếu tố cần thiết cho học 3.2: Cách vận dụng: - Có thể dụng nhiều thơng qua mơ hình học tập trải nghiệm 3What mơ hình phản hồi 4F - Đây mơ hình khơng áp dụng học mà ta cịn áp mơ hình vào sống để nắm bắt yếu tố khách quan 4F Facts (Sự kiện) – Feeling (Cảm nhận) – Findings (Phát hiện) – Future (Tương lai) + Tổ chức kiện nào? + Sự kiện phải nào? – Sự kiện mang lại cảm xúc nào? + Những yếu tố cần có kiện 10 + Kết thu từ kiện - Các mơ hình khơng áp dụng cho kiện mà áp dụng có nhiều kiện tổ chức khác 3.3: Đúc rút học: Qua trình học tập cho em thấy nhiều ý tưởng thiết kế độc lạ, thú vị, hấp dẫn người Trong trình lên ý tưởng cần lên ý tưởng mà cịn cần phải tìm hiểu đối tượng để tạo lên kiện tốt Cần phải đặt rủi ro khơng xảy cần tạo nhiều trường hợp dự phịng để dễ dàng tránh né rủi ro Cần phải tạo lên ý tưởng logic, hợp lý, chặt chẽ Cần phải đặt số câu hỏi phù hợp đơi những câu hỏi giúp cho ta nhiều trường hợp xấu xảy Cần thận trọng trình làm việc, nghiên cứu tư liệu Nếu tổ chức kiện ln phải đặt yếu tố bảo đảm an toàn lên hết 11 ... quan kiện: - Tên kiện: “ Chào xuân 2023 giao lưu văn hóa Việt Nam Hàn Quốc ” - Đây kiện giao lưu văn hóa người Việt Nam Hàn Quốc, giới thiệu thêm văn hóa Việt Nam cho thực khách, người Hàn Quốc. .. chưng, bánh tét Việt Nam - Tham gia trò chơi dân gian Việt Nam Hàn Quốc - Nghỉ ngơi tham quan gian hàng bán đồ ăn kiện 11h – 15h - Ăn thử ăn, thức uống truyền thống văn hóa Việt Nam Hàn Quốc - Check... việc Hàn Quốc - Sự kiện tổ chức vừa để giới thiệu thêm lối sống, văn hóa, người, ẩm thực, bên cạnh nhằm thu hút vốn đầu tư doanh nghiệp nước cho phát triển nhân lực Việt Nam với Hàn Quốc - Sự kiện