HO CHI MINH CITY OPEN UNIVERSITY SPECIAL TRAINING FACULTY SPECIALIZED BUSINESS ADMINISTRATION oOo SUBJECT FUNDAMENTALS OF MANAGEMENT CLASS QT20DB05 GROUP 0123456789 Instructor Thai Thanh Tuan Ho Chi M[.]
HO CHI MINH CITY OPEN UNIVERSITY SPECIAL TRAINING FACULTY SPECIALIZED: BUSINESS ADMINISTRATION oOo SUBJECT: FUNDAMENTALS OF MANAGEMENT CLASS: QT20DB05 GROUP : 0123456789 Instructor: Thai Thanh Tuan Ho Chi Minh City, năm 2021 Danh sách thành viên nhóm: STT HỌ TÊN MSSV Nguyễn Thị Thanh Loan 205401216 Nguyễn Ngọc Thùy Phương ĐẢM NHIỆM - Vai trị quản lý phận kế tốn thu ngân Các cách kiểm soát nhà hàng 205401224 - Vai trò quản lý nhà hàng Điểm mạnh điểm yếu Nguyễn Thị Minh Huyền 205404014 - Vai trò giám sát ca Chiến lược Nguyễn Tuấn Hưng 205401212 - Vai trị phó giám đốc Khó khăn cách giải nhà hàng - Vai trò quản lý phận kinh doanh Nêu hoạt động cụ thể chiến lược Đỗ Phương Trúc Uyên 205701094 Mã Cao Huy 205401211 - - - Vai trò giám đốc nhà hàng Cách tạo high performance cho nhân viên GHI CHÚ Nhóm trưởng Trần Gia Bảo 205401203 - Vai trò phận bếp Cơ hội thách thức CASE STUDY You and your partners have decided to open a large full-service restaurant in your local community; it will be open from a.m to 10 p.m to serve breakfast, lunch, and dinner Each of you is investing $50,000 in the venture, and together you have secured a bank loan for $300,000 to begin operations You and your partners have little experience in managing a restaurant beyond serving meals or eating in restaurants and you now face the task of deciding how you will manage the restaurant and what your respective roles will be 1.Decide what each partner’s managerial role in the restaurant will be For example, who will be responsible for the necessary departments and specific activities? Describe your managerial hierarchy 2.Discuss the most important decisions that must be made about (a) planning, (b) organizing, (c) leading, and (d) controlling to allow you and your partners to use organizational resources effectively 3.For each managerial task, list the issues to solve, and decide which roles will contribute the most to your restaurant’s success I Decide what each partner’s managerial role in the restaurant will be For example, who will be responsible for the necessary departments and specific activities? Describe your managerial hierarchy Mã Cao Huy Giám đốc nhà hàng Nguyễn Tuấn Hưng Phó giám đốc nhà hàng Trần Gia Bảo Quản lý phận bếp Nguyễn Thị Thanh Loan Quản lý phận kế toán/ thu ngân Nguyễn Ngọc Thùy Phương Quản lý nhà hàng Đỗ Phương Trúc Quyên Quản lý phận kinh doanh Nguyễn Thị Minh Huyền Giám sát nhà hàng A MÃ CAO HUY – GIÁM ĐỐC NHÀ HÀNG Điều hành: giám sát chung tất công việc, hoạt động kinh doanh nhân viên Có tiếng nói định vấn đề quan trọng như: Lên chiến lược Kế hoạch Định hướng phát triển Phát sinh đột xuất có tính chất nghiêm trọng phải thông qua đồng ý giám đốc Xây dựng quy trình chuẩn quản lí nhà hàng Quản lí vấn đề: Hành chính, nhân Tài Kinh doanh, tiếp thị Tài sản, hàng hóa nhà hàng B NGUYỄN TUẤN HƯNG – PHÓ GIÁM ĐỐC NHÀ HÀNG - Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh (Đoàn – Tiệc – Khách Vãng Lai) sở định hướng chiến lược công ty theo giai đoạn ngắn hạn, trung hạn dài hạn - Đảm bảo hiệu vận hành kinh doanh, chịu trách nhiệm doanh thu – chi phí kinh doanh hệ thống nhà hàng - Phân tích hiệu kinh doanh định kỳ, đề biện pháp củng cố kinh doanh mang lại hiệu cao - Thực công tác báo cáo định kỳ đột xuất cho cấp - Phối hợp với Bộ phận kinh doanh xây dựng chương trình khuyến kích cầu phát triển hệ thống nhận diện thương hiệu chuỗi nhà hàng - Chịu trách nhiệm doanh thu – chi phí kinh doanh chuỗi Nhà Hàng - Tham gia đào tạo, hướng dẫn, quản lý nhân viên phận kinh doanh - Thu thập thông tin từ thị trường, khách hàng, sản phẩm đối thủ cạnh tranh để có chiến lược Marketing tối ưu - Giải vấn đề lĩnh vực Sale & Marketing phát sinh, điều chỉnh thiếu sót dự báo tình hình thị trường đưa kế hoạch đối phó phù hợp - Phát triển quảng cáo, dịch vụ ẩm thực thông qua công tác nghiên cứu phản ứng khách hàng dịch vụ chuỗi Nhà Hàng Công tác tham mưu: - Tham gia xây dựng thực đơn giá bán thời điểm thích hợp - Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng chất lượng ăn cho hệ thống nhà hàng phù - Tham gia đóng góp ý kiến, xây dựng quy trình làm việc với phận hệ thống nhà hàng nói riêng công ty - Trao đổi thông tin liên hệ, phối hợp với phịng ban triển khai cơng việc hiệu C TRẦN GIA BẢO – QUẢN LÝ BỘ PHẬN BẾP Chế biến thực phẩm chất lượng Sắp xếp bày biện ăn bắt mắt Sử dụng nguyên liệu , nơi cung cấp uy tín Sản phẩm chất lượng thỏa mãn mang lại việc sử dụng thực phẩm lâu dài bên khách hàng Sử dụng nguyên vật liệu cẩn thận hợp lí khơng ảnh hưởng đến ngân sách hay việc thiếu hụt nguyên liệu D NGUYỄN THỊ THÀNH LOAN – QUẢN LÝ BỘ PHẬN KẾ TOÁN/THU NGÂN Giám sát q trình xuất nhập hàng hóa Tiếp nhận, xử lý loại chứng từ xuất nhập hàng hóa vào kho khỏi kho Nhập lưu trữ đầy đủ loại số liệu, hóa đơn vào phần mềm quản lý, kế toán ngày, kịp thời, thời hạn Xác nhận xử lý chứng từ cho đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp theo quy định chung Thông tin, báo cáo lên phận quản lý, máy quản trị phát trường hợp không quy định, vi phạm nguyên tắc kế toán Xây dựng bảng kê khai mua hàng thiếu hóa đơn từ hộ cung cấp cá thể, nông dân kinh doanh Kiểm tra hóa đơn phải kèm với phiếu tốn xác để đảm bảo q trình cân đối đầu với đầu vào Dự toán giá cho sản phẩm, dịch vụ mà đơn vị kinh doanh với hóa đơn, điều chỉnh cho đảm bảo lợi nhuận doanh nghiệp Quản lý giá thành sản phẩm mua vào Bám sát thay đổi điều chỉnh giá từ nhà cung cấp Tiếp nhận báo giá cho vật tư, nguyên vật liệu Có đối chiếu với giá chung thị trường, đảm bảo xác Theo dõi sát số lượng tồn kho, đặt mua Kiểm tra sổ sách tồn kho thường xuyên để nắm số lượng định mức tồn kho Đảm bảo đặt hàng kịp thời, không vượt giới hạn phục vụ nhu cầu sản xuất, kinh doanh Thơng tin, báo cáo với phận có thẩm quyền trường hợp trái quy tắc Quản lý luân chuyển hàng tồn kho Thường xuyên kiểm kê số hàng thực tế tồn kho định kỳ đột xuất với thủ kho Hỗ trợ tốn với đơn vị cung cấp hàng hóa Đối chiếu số lượng giá thành vật tư để giúp đỡ kế toán toán cho đơn vị cung cấp sản phẩm Kiểm sốt loại cơng cụ dụng cụ, tài sản cố định Quản lý, giám sát, ghi chép đầy đủ số lượng, chất lượng, tình trạng sử dụng loại cơng cụ dụng cụ, tài sản cố định doanh nghiệp Đánh giá tài sản hư hỏng, ghi chép số liệu phí tổn Xây dựng lập báo cáo định kỳ Lập báo cáo xuất nhập tồn kho hàng hóa cho phận quản lý định kỳ theo quy định Báo cáo doanh thu, lợi nhuận chi phí hoạt động kinh doanh Lập báo cáo thuế, báo cáo quản trị, báo cáo tài cuối kỳ kế tốn theo năm E NGUYỄN NGỌC THÙY PHƯƠNG – QUẢN LÝ NHÀ HÀNG Tuyển dụng đào tạo nhân viên ⁃ Việc tuyển dụng, đào tạo, giám sát chí sa thải nhân viên hoàn toàn nằm quyền hạn quản lý nhà hàng Kiểm kê tài sản ⁃ vai trò quản lý nhà hàng quan trọng thường tập trung vào đồ dùng bàn ghế, bát đĩa, dụng cụ vệ sinh, Phân công lịch làm việc cho nhân viên ⁃ quản lý cửa hàng phải chịu trách nhiệm phân công nhân viên theo ca làm việc cụ thể Lên kế hoạch kiện ⁃ nhận đặt bàn, xếp khu vực tổ chức kiện phân công nhân viên phục vụ chu đáo Dịch vụ chăm sóc khách hàng ⁃ người quản lý nhà hàng trước hết phải người điềm đạm, thân thiện, giao tiếp hiệu để đảm bảo khách hàng đến với nhà hàng với hài lòng mong muốn tiếp tục quay trở lại Marketing nhà hàng ⁃ tham gia lên ý tưởng marketing nhà hàng, giám sát ngân sách dành cho quảng cáo, chạy quảng cáo trang mạng xã hội Facebook, Zalo, Instagram, lên chương trình khuyến mại cho khách hàng Quản lý sổ sách ⁃ phải xem xét sổ sách đánh giá công việc kinh doanh hàng ngày để đảm bảo số tiền thu chi thực tế hồn tồn trùng khớp với có sổ sách F ĐỖ PHƯƠNG TRÚC QUYÊN – QUẢN LÝ BỘ PHẬN KINH DOANH - Nghiên cứu thị trường +Động thực khách tìm đến nhà hàng + Phân khúc thị trường ăn uống - Xác định thị trường mục tiêu + Lý cần lựa chọn phân khúc + Lựa chọn thị trường mục tiêu - Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh - Tiếp thị, tiếp cận khách hàng - Chăm sóc khách hàng định kì - Thống kê, phân tích,đánh giá hiệu kinh doanh G NGUYỄN THỊ MINH HUYỀN – GIÁM SÁT NHÀ HÀNG Giám sát nhân viên - Phân công ca làm, kiểm tra tác phong làm việc, kỹ phục vụ nhân viên - Theo dõi lên lịch tránh trường hợp bỏ ca, thiếu trách nhiệm ảnh hưởng tiêu cực, hình ảnh xấu đến nhà hàng - Tham gia đào tạo nhân viên - Nhận yêu cầu từ phận phân công công việc cho nhân viên chuyên trách -Theo dõi hoạt động chuẩn bị đầu ca làm việc nhân viên, đánh giá chất lượng công việc thực Quản lý tiêu chuẩn phục vụ - Đảm bảo bước trước phục vụ khách hàng -Giám sát, quy trình phục vụ nhân viên, đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn phục vụ khách sạn, nhà hàng - Hỗ trợ quy trình set-up phục vụ khách hàng Quản lý tài sản, thiết bị nhà hang -Quản lý việc sử dụng hàng hóa, vật tư, tài sản -Tư vấn dự trù kế hoạch mua sắm tài sản -Bổ sung trang thiết bị, dụng cụ nhà hàng Báo cáo, phối hợp với phận khác -Giám sát tình hình tiêu thụ hàng hóa ngày, làm báo cáo định kỳ gửi lên cấp theo quy định -Thường xuyên liên hệ với phận bếp nhằm mang lại thực phẩm, dịch vụ tốt đến cho khách hàng -Trao đổi thông tin phận với nhau, rút kinh nghiệm nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ Giải cố, khiếu nại khách hàng -Tiếp nhận yêu cầu đặc biệt, phản hồi khách phối hợp với phận liên quan giải thỏa đáng để khách hài lòng -Chủ động giải cố xảy trình phục vụ, toán theo nghiệp vụ tiêu chuẩn khách sạn – nhà hàng -Tiến hành xử lý phàn nàn chất lượng dịch vụ để tránh lặp lại lỗi tương tự lưu nội dung vào sổ giám sát -Tiếp nhận thơng tin góp ý triển khai thực thông qua để cải thiện chất lượng phục vụ Quản lý bàn - Theo dõi lượng khách, kiểm tra việc chuẩn bị thực phẩm -Cùng bếp trưởng kiểm tra xác nhận thực đơn hàng ngày -Ghi lại đă ̣t bàn & set up bàn II Discuss the most important decisions that must be made about (a) planning, (b) organizing, (c) leading, and (d) controlling to allow you and your partners to use organizational resources effectively a) Planning Strength Weakness - Large scale with full services (buffet, breakfast, dessert, children's play area) - Have significant investment capital ($350,000 / people) - Since there are members, it's easier to divide the restaurant management - Serve all day, so the restaurant has a diverse menu and quality customer service - The members have little experience in the field of restaurant management - As a new brand, not many people know and love it - Budget grade: Providing the above services will require a lot of capital and investment - Earn enough income to pay for bank loans and restaurant management expenses Opportunity Challenging - Expanding the restaurant scale, opening more branches will attract diners and be convenient for people in other areas - Using express delivery service during the epidemic situation instead of going to the restaurant, everyone can order online or by phone call As the restaurant is affected by covid-19, the establishment of a specialized staff group responsible for order processing and delivery will increase profits and revenu - Using environmentally friendly products because plastic bowls or straws are being rejected by many people The use of environmentally friendly products is an opportunity to enhance the image value of restaurants, increase market share and attract customers - Using technology software to The construction and planning of branch expansion will take a long time and other competitors will also work to expand the market Operating expenses of a restaurant need to be covered such as staff salaries, ground taxes, maintenance costs Especially, the monthly expenses are not fixed but have many variables and if they are not balanced, it is very likely that they will not be able to make a profit for enough revenue Competition from other restaurants, unless constantly improving the quality, our restaurant will not be as good as other restaurants, it is necessary to monitor the activities of competitors and analyze information of new restaurants to know if they are active and what campaign to compete automatically process orders, automate payments, process revenue, calculate and manage expiration dates These innovative changes will help the restaurant in improving customer satisfaction and reducing staffing costs with us The use of social networks became widespread Consumers are receiving more and more information This means that food consumption will vary according to the information posted online Reviewing food or commenting online will affect the brand and reputation of the restaurant From the challenge and opportunity section comes the strategy + Market survey: research, survey and evaluate customer groups, find competitors around the restaurant area from which to find common points of customers and offer suitable services in terms of quality , price + Identify business plans in each period with opportunities and challenges to be able to compete and develop + Use marketing strategies: impressive media and promotion will attract to the restaurant, contribute to increase revenue, maintain a beautiful image of the restaurant + Business strategy orientation: business model, many styles, services with total bill above , loyal customers, party activities on request +From the strength we have What products you trade? Which establishment believes that customers will come to your store? Who is the competitor? +Make menu A menu is a list of dishes or drinks that a restaurant currently has for customers to choose from When planning the menu, it is important to keep children in mind If the customer includes this audience, design dishes with smaller servings to appeal to children Menus tend to get longer and longer and this only confuses customers Arrange items by category, trying to give customers the most choice but with the shortest menu +Good human resource management Service mode greatly affects the image as well as the number of returning customers Bad reviews about the attitude, bad service of the staff will make old customers not come back and new customers will tend to avoid the shops with these bad reviews No matter how good the menu and space are, the poor service will also make your business go down Specific activities after having a strategy Specific activities after having a strategy -Market survey + Customers come to our restaurant because they want to enjoy a variety of food and drink, have the service of organizing parties, festivals, and be served + Focus on many customers of all ages, all walks of life A group of customers with the same needs and characteristics that the restaurant can meet and create an advantage over competitors + There are many potential competitors, so the restaurant must always change its strategy, always improve its quality to be able to compete with competitors + Affordable price + Quality customer service + Determine the business plan in each period Favorable business environment: + Open a service store from am to 10 pm, the service space is spacious and cool following the local environment and customer needs + Serve online and at the restaurant to increase revenue by using technology software to process orders by yourself such as Grab food, Now, Beamin,… The difficult business environment due to the outbreak of Covid 19: + Using express delivery service during an epidemic instead of going to a restaurant, people can order online or by phone But still, have to ensure the quality of service to customers - Building marketing programs to promote the brand +Distributing flyers around the restaurant opening area + Run ads on Facebook, Google, social networking sites, +Invite KOLS to review the restaurant + Invite a Youtuber specializing in food review to advertise the restaurant, To maintain the good image of the restaurant - Business strategy orientation + Business model: Because of the capital spent, limited human resources, and useful members, it is recommended to choose a buffet restaurant model or a Casual Dining restaurant model combined with serving drinks such as coffee in the morning and dessert, + Many styles + Many promotions, discounts, points, gifts, events to attract customers to the restaurant + Care and gratitude for loyal customers, update the classification of potential customers, maintain relationships with close customers -From the strengths and opportunities, the restaurant has to make the most of to bring about high profits and revenue, make the most of available human resources, always monitor competitors to grasp strengths Always improve the quality to meet the needs of customers Change according to the external environment - Menu: + Rich variety of dishes for breakfast, lunch, and dinner In addition, drinks and desserts are also served There are also special dishes for customers who are children The menu must be arranged reasonably and ensure a nutritious diet Using environmentally-friendly eating utensils, contributing to environmental protection to keep the restaurant's image, contributing to bringing a new look to attract customers to the restaurant -Human Resource Management + Because the budget is limited and the investment capital is significant, we will need a small number of employees but a high level of service An employee can 2-3 things at the same time + In addition, the restaurant also has a self-service type for customers to choose from -Evaluate annual business results to have a plan to adjust the business plan most reasonably b) Organizing Mã Cao Huy Giám đốc nhà hàng Nguyễn Tuấn Hưng Phó giám đốc nhà hàng Trần Gia Bảo Quản lý phận bếp Nguyễn Thị Thanh Loan Quản lý phận kế toán/ thu ngân Nguyễn Ngọc Thùy Phương Đỗ Phương Trúc Quyên Quản lý nhà hàng Quản lý phận kinh doanh Nguyễn Thị Minh Huyền Giám sát nhà hàng c) Leading - Recognition of staff efforts: + Reward, incentive policy "staff of the month", small gift or an extra day off + Encourage a positive attitude and dedicated service - Invest in your staff: + Believe in staff development + Opportunities for specialized training + Use more modern equipment - There are special policies for long-term staff: + Cash, increased vacation days, special insurance packages, suitable salary and bonus regimes + Always happy, show respect for them at work - To balance life should create more fun in the working environment: + Build a game or rest area for staff to show interest in work and mental health + Invite them to eat and relax after a tiring day at work + picnic or short outing to improve the collective solidarity of staff + Most importantly, keep your staff happy and positive - Listen to feedback from staff: + Set up a suggestion box right in the restaurant + Meeting their aspirations such as applying for leave or changing shifts appropriately during Tet but still ensuring effective work productivity - Policy on meal cover by shift: +Each shift includes meals to ensure health but maximum efficiency d) Controlling - III Regulation of the time to turn on and off electrical equipment: determine the specific time to start the electrical equipment in the restaurant from 7am-10pm Make a to-do list Staff meeting at the beginning of each shift Allocate work properly to each department Monitor and check all activities during the working process Clean up before closing the restaurant Check everything one last time Also use tools to control Mona restaurant management software Social network management software Cashier software Order software For each managerial task, list the issues to solve, and decide which roles will contribute the most to your restaurant’s success 1) Employee Management and Customer Information Management: a) Difficult: - The restaurant has to hire many employees for each department (order, cashier, kitchen, ) but it is not possible to divide the rights and responsibilities for each employee in different departments - With a large number of employees, the manager sometimes cannot cover all of them - Many employees in the restaurant only work seasonally, in shifts and irregular work schedules - There have been many problems in work arrangement and salary calculation for employees, leading to loss of resources and reduced business efficiency - There are many customers, can not control the time and habits of customers, difficult to retain many loyal customers b) Solution: - Using QR code ordering software to order food directly on smartphones, helps restaurants easily understand customer activities, without missing or making customers wait too long The restaurant will also not need to hire too many employees in the store, saving a significant source of costs Customers can flexibly pay through the Smart Billing software to bring the most convenience and satisfaction to customers Help the restaurant avoid any loss, fraud in employees 2) Management of food raw materials: a) Difficult: - The warehouse of food ingredients in the restaurant has the characteristics of perishable, not long-lasting and difficult to avoid losses b) Solution: - Asking questions: what kind of ingredients and foods to buy that are both quality and price-guaranteed, how much to buy and how each type of food is suitable for use; How to use ingredients and food to ensure the quality of each dish From there, plan and contact fixed suppliers to ensure quality and price 3) Manage invoices, revenue and business status reports: a) Difficult: - Managers are often not always present to be able to maximize the restaurant's bills and revenue Unable to capture restaurant business status or employee performance b) Solution: - We need the help of technology: Restaurant management software is the optimal solution Restaurant owners and managers can quickly grasp the business situation without being present at the restaurant Just by accessing the Management System, managers can know reports, detailed sales revenue, profit and business situation will be updated quickly ... experience in managing a restaurant beyond serving meals or eating in restaurants and you now face the task of deciding how you will manage the restaurant and what your respective roles will be 1 .Decide. .. be 1 .Decide what each partner’s managerial role in the restaurant will be For example, who will be responsible for the necessary departments and specific activities? Describe your managerial hierarchy... effectively 3 .For each managerial task, list the issues to solve, and decide which roles will contribute the most to your restaurant? ??s success I Decide what each partner’s managerial role in the restaurant