Tại Cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh phương

Báo cáo thực tập: Tại Cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh phương

Lời mở đầuNgày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các nghành kinh tế: quản lý sản xuất, kinh doanh gần nh đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Máy tính điện tử với việc sử dụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lợng sản xuất hùng mạnh, tiên tiến của thời đại. Mức độ tin học hoá trong quản lý sản xuất, kinh doanh đã là một thớc đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là đảm bảo sống còn trớc sự cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trờng.áp dụng công nghệ thông tin vào các nghành sản xuất, các lĩnh vực cuộc sống đã trở nên tối cần thiết, đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vự quản lý.Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong quản lý kinh doanh rất quan trọng. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đề ra đợc những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm đợc điều đó đòi hỏi phải sử dụng hệ thống máy tính lu trữ, xử lý thông tin một cách khoa học nhanh nhạy với khối lợng thông tin phức tạp, đồ sộ để đa ra những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý.Công tác quản lý vật t đợc coi là một bộ phận quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế. Có thể nói việc sử lý chính xác, tốc độ các thông tin liên quan đến vấn đề này là yêu cầu cực kỳ quan trọng nếu không muốn nói là quan trọng hàng đầu, giúp ngời lãnh đạo có những quyết định đúng đắn kịp thời.Công nghệ thông tin có vai trò to lớn nh vậy song đối chiếu với cách thức quản lý hiện nay cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng tuy đã đợc trang bị hệ thống máy tính hiện đại nhng cha có phần mềm ứng dụng tin học vào công tác quản lý mà mới chỉ dừng lại ở mức khai thác các phần mềm soạn thảo nh: Winword, Excel Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó em mạnh dạn ứng dụng môn học Access vào trong "công tác quản lý vật t tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng".Với thời gian thực tập không dài, với vốn kiến thức tiếp thu đợc còn nhiều hạn chế và cha có kinh nghiệm, chắc chắn báo cáo của em còn nhiều hạn chế và thiếu xót. Vì vậy em kính mong các thầy cô giáo chỉ bảo và giúp đỡ để báo cáo của em đợc hoàn chỉnh hơn.1 Báo cáo gồm 4 phần:Phần I: Phân tích nghiệp vụ quản lý.Phần II: Thiết kế cơ sở dữ liệu.Phần III: Phân tích cơ sở dữ liệu và thiết kế mô hình liên kết hệ thống.Phần IV: Phụ lục. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy cô giáo đã tận tình dạy dỗ, giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập. 2 Phần IPhân tích chungI.Phân tích nghiệp vụTrớc đây khi công nghệ thông tin cha phát triển rộng khắp thì hầu hết các doanh nghiệp đều quản lý hạch toán thống kê theo phơng pháp thủ công.Trong cơ chế thị trờng hiện nay,việc sản xuất kinh doanh rất đa dạng, diễn ra dới nhiều hình thức nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng ngày càng cao. Vì vậy các bộ phận trong doanh nghiệp phải phối hợp nhịp nhàng,việc phản ánh và sử lý các thông tin phải kịp thời và chính xác. Để khắc phục những nhợc của phơng pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về tính chính xác, đầy đủ nhanh chóng cùng với việc phát triển mạng thông tin phát triển rộng khắp thì yêu cầu về một phần mềm quản lý là hết sức bức thiết.Trong giới hạn đề tài này em xin đề cập đến việc thiết kế chơng trình quản lý vật t của một cửa hàng kinh doanh kinh doanh văn phòng phẩm. Đó là cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng. Tổ chức bộ máy quản lý của cửa hàng gồm cửa hàng trởng, cửa hàng phó, kế toán và các nhân viên.Cửa hàng trởng là ngời đứng đầu điều hành hoạt động chung đồng thời chỉ đạo trực tiếp kinh tế của toàn cửa hàng. Kế toán là ngời chỉ đạo toàn diện công tác thống kê thông tin kế toán tổng hợp các nghiệp vụ nhập - xuất vật t phát sinh trong kỳ. Các nhân viên với công việc cụ thể là quản lý các kho vật t của công ty, là ngời nắm vững tình hình cụ thể về số lợng nhập - xuất vật t trong kho của mình quản lý trong kỳ báo cáo.II. Phân tích ngôn ngữ Trong quá trình học tập đợc sự giảng dậy của thầy cô giáo về các môn tin học nói chung và các ngôn ngữ lập trình nói riêng. Em thấy việc áp dụng tin học vào công tác quản lý và giải quyết các bài toán kinh tế là một yêu cầu tất yếu đối với tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng nh các đơn vị kinh tế. Song để chọn lựa đợc một phơng án quản lý có hiệu quả nhất ta phải hiểu rõ nội dung công việc cần làm để lựa chọn công cụ quản lý. Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ để lập trình nh: Microsoft EXCEL, Pascal, Foxpro, Microsoft Access.3 Mỗi ngôn ngữ đều có những u nhợc điểm riêng:1. Ngôn ngữ lập trình Pascal. + Ưu điểm: Cấu trúc chặt chẽ, thích hợp cho việc giảng dậy + Nhợc điểm: Không thiết kế để phục vụ cho việc viết các bài toán CSDL, khả năng in ấn kém .2. Bảng tính EXCEL. + Ưu diểm: Dễ sử dụng, tính toán tốt, hình thức đẹp + Nhợc điểm: Chơng trình lớn không tạo đợc một chơng trình trọn gói độc lập, không mang tính chất của một ngôn ngữ lập trình.3. Ngôn ngữ lập trình Foxpro 2.6+Ưu điểm: Foxpro 2.6 là một hệ thống chơng trình quản lý và khai thác các tệp CSDL đợc xây dựng trên cơ sở FoxBase nhng u việt hơn nhiều. Tất cả các lệnh, các hàm và các tham số của FoxBase và Foxpro Vesion cũ đều có mặt ở Foxpro 2.6. Song ở Foxpro 2.6 đã xuất hiện thêm hàng loạt các hàm, các lệnh và các tham số mới, giải quyết hầu hết các khó khăn mà FoxBase và Foxpro Vesion cũ và các ngôn ngữ khác đã gặp phải.+Nhợc điểm: Ngời lập trình phải viết từng câu lệnh cụ thể.4.Microsoft Access:Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoạt động trong môi trờng Windows, do đó đã kế thừa và phát huy đựơc các chức năng rất mạnh của môi tr-ờng Windows:Cho một giao diện rất đẹp, thân thiện với ngời dùngChạy theo chế độ đa nhiệmCác thao tác về in ấn thuận tiện, nhanh chóngHệ thống phông chữ tiện dụng và đa dạng. Hơn vậy trong Access có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để sản sinh các trơng trình cho hầu hết các bài toán thờng gặp trong quản lý thống kê và kế toán. Với Access ngời lập trình không phải viết từng câu lệnh cụ thể nh trong Pascal hay Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu của công việc cần giải quyết. Nếu với những ngôn ngữ C, Pascal,Foxpro việc tạo những đối tợng đồ họa bằng những chơng trình là một cực hình, tốn công sức thì với Access vấn đề lại ngợc lại, bởi những gì thấy trong khi thiết kế thì sẽ thấy khi chạy chơng trình.Từ những đặc điểm trên đây của hệ quản trị cơ sở sữ liệu Microsoft Access cho ta thấy ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu này vào trong công tác quản lý 4 đặc biệt là công tác quản lý trong doanh nghiệp kinh doanh là rất hợp lý và cần thiết. Do đó để tận dụng kiến thức đã học về môn tin học đồng thời để thực hiện một phần công việc nhỏ của công tác kế toán, em ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Acces để lập chơng trình quản lý vật t tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng.5 Phần IiThiết kế cơ sở dữ liệuI.THIếT Kế CáC BảNG:1.Bảng danh mục vật t : T1 DM VAT TU Bảng này đợc sử dụng để lu giữ các thông tin liên quan đến vật t của cửa hàng. Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:-Mavt-Tenvt-Qcach-Donvi Trong đó trờng Mavt là khoá chính của bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các trờng đợc thể hiện trong bảng sauTên trờng Kiểu Độ rộngý nghĩaMavt Text 5 Mã vật tTenvt Text 15 Tên vật tQcach Text 15 Quy cách vật tDonvi Text 5 Đơn vị tính2.Bảng danh mục kho: T2 DM KHODùng bảng này để lu giữ các thông tin các kho đợc sử dụng trong cửa hàng . Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:- Makho- Tenkho- DckhoTrong đó Makho là khoá chính trong bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các tr-ờng đợc thể hiện trong bảng sau:Tên trờng Kiểu Độ rộngý nghĩaMakho Text 5 Mã khoTenkho Text 20 Tên khoDckho Text 20 Địa chỉ kho3. Bảng khách hàng:T3 KHACH HANG6 Bảng này dùng để lu giữ thông tin về khách hàng giao dịch với cửa hàng. Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:-Makhach-Hoten-Dckhach-DienthoaiTrong bảng Makhach là khoá chính. Thuộc tính và ý nghĩa của các trờng đợc thể hiện trong bảng sau:Tên trờng Kiểu Độ rộngý nghĩaMakhach Text 5 Mã khách hàngHoten Text 30 Tên khách hàngDckhach Text 30 Địa chỉ của khách hàngDienthoai Number Điên thoại của khách hàng4.Bảng danh sách nhân viên: T4 DS NHAN VIENBảng này dùng để lu giữ các thông tin về nhân viên làm việc trong cửa hàng. Bảng đợc xây dựng gồm các trờng sau:- Manv- Tennv- Ngaysinh- Diachi- Luong- GhichuTrong bảng Manv là khoá chính. Thuộc tính và ý nghĩa các trờng đợc thể hiện trong bảng sau:Tên trờng Kiểu Độ rộngý nghĩaManv Text 5 Mã nhân viênTennv Text 30 Tên nhân viênNgaysinh Date/Time Ngày sinh của nhân viênDiachi Text 30 Địa chỉ của nhân viênLuong Number Lơng của công nhân viênGhichu Text 305.Bảng phát sinh: T5 PHAT SINHBảng này để lu giữ các thông tin về các phát sinh nhập xuất vật t của cửa hàng. Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:- Ngay7 - Sohoadon- Loai- Lydo- Manv- Makho- Makhach- Mavt- Soluong- Dongia- ThanhtienTrờng Manv đợc tham chiếu bằng Lookupwinzard với trờng Manv của bảng T4 DS NHAN VIEN. Trờng Makho đợc tham chiếu bằng Lookupwinzard với tr-ờng Makho của bảng T2 DM KHO. Trờng Mavt đợc tham chiếu bằng Lookupwinzard với trờng Mavt của bảng T1DM VAT TU Trờng Makhach đợc tham chiếu bằng Lookupwinzard với trờng Makhach của bảng T3 KHACH HANG.Thuộc tính và ý nghĩa của các trờng đợc thể hiện trong bảng sau:Tên trờng Kiểu Độ rộngý nghĩaNgay Date/time Ngày nhập hoặc xuấtSohoadon Number Số hoá đơnLoai Text Loại nhập hoặc xuấtLydo Text Lý do Manv Text 5 Mã nhân viênMakhach Text 5 Mã khách hàngMakho Text 5 Mã khoMavt Text 5 Mã vật tSoluong Number Số lợngDongia Number Đơn giáThanhtien Number Thành tiềnII . Mô hình liên kết thực thể: 8 PhÇn III9 Phân tích cơ sở dữ liệu và thiết kế mô hình hệ thống:I.Phân tích cơ sở dữ liệu1. Thông tin vào của hệ thống:Dữ liệu đầu vào của chơng trình chủ yếu là chứng từ phát sinh nhập xuất vật t và các bảng danh mục vật t, bảng danh mục khách hàng, bảng danh sách nhân viên, Các dữ liệu này đợc lập đầu tiên và đợc quản lý trên các Table là: Danh mục khách hàng, danh mục vật t, danh mục nhân viên, danh mục kho, danh mục phát sinh với các dữ liệu liên quan bao gồm:Mã khách hàng, Họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoạiMã vật t, tên vật t, đơn vị tính, quy cáchMã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, lơng, ghi chúMã kho, tên kho, địa chỉNgày, số chứng từ, loại, số lợng, đơn giá, thành tiềnDữ liệu đầu vào của chơng trình sẽ đợc ngời dùng nhập/xem/sửa thông qua các form nhập liệu mà nguồn của các form này chính là các Table hay các query tạo từ các Table trên.2.Thông tin ra của hệ thống:Sau khi nhập liệu và tính toán nguồn dữ liệu lấy ra thông qua các Report là bảng kê các phát sinh, bảng kê vật t và bảng tổng hợp nhập xuất tồn.Dữ liệu đa ra nhằm cho ngời sử dụng có thể xem/in các thông tin về phát sinh nhập xuất vật t, bảng kê nhập hoặc bảng kê xuất vật t.10 [...]... trong cửa hàng 4 Form danh mục vật t hàng hoá: Với form này ngời sử dụng có thể nhập mới, xem, sửa danh mục vật t 17 5 Form danh mục nhân viên trong cửa hàng: Form này dùng xem lý lich và hoạt động nghiệp vụ của các nhân viên và tuyển nhân viên mới 6.Form liệt kê danh sách nhân viên nhân viên: Với Form này ngời sử dụng có thể xem danh sách các nhân viên trong cửa hàng 18 7.Form danh sách các khách hàng: ... động của hệ thống KHO phụ KHO phụ KHO chính tại cửa hàng Nhập Khách hàng Xuất Quản lý Kinh doanh 2 Sơ đồ chức năng của hệ thống Nhập vật tƯ Tổng hợp Bán vật TƯ tW 11 tính giá 3 Sơ đồ phân cấp chức năng: Quản lý vật t Danh mục Cập nhật Tra cứu Phát sinh Báo biểu DM vật t Vật t Nhập vật t Bảng kê phát sinh DM KHO Hoạt động kho Xuất vật t Bảng kê vật t DM khách hàng Bảng tổng hợp N-X-T Hoạt động nhân viên... loại khách hàng Chi tiết phát sinh DBF QL hoá đơn Nhập vật tư 15 Mã Vật tư Mã Khách hàng Danh mục Vật tư (tồn) Danh mục khách hàng phần Iv phụ lục I một số Form chính trong chơng trình: 1Form chính điều khiển chơng trình 2Form phát sinh nhập xuất Dùng để nhập và xem các phát sinh nhập xuất vật t: 16 3.Form tình hình nhập xuất của từng kho trong cửa hàng: Dùng form này để kiểm tra các hoạt động tại các... đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Vật t KHách hàng KHO Nhập vật tư Nhân viên Xuất vật tư Quản lý kinh doanh Bảng kê phát sinh Bảng kê vật t Bảng kê nhập xuất tồn 13 5 Sơ đồ luồng dữ liệu các chức năng a Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng nhập vật t: Danh mục kho Mã kho Xác định kho nhập Xác định vật t Mã Vật tư Danh mục Vật tư Xác định khách hàng Mã Khách hàng Danh mục khách hàng Phát sinh DBF QL hoá đơn Nhập vật... hàng 18 7.Form danh sách các khách hàng: Form này dùng để xem danh sách các khách hàng giao dịch với cửa hàng II Một số các report chính: 1 Report bảng kê vật t nhập: 19 2 Report bảng kê các phát sinh từng tháng: 3.Report báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn vật t: 20 Kết luận Sau thời gian tìm hiểu thực tế và thực tập tại phòng máy của trờng, qua thời gian học tập, các thầy, cô giáo trong trờng đã tận tình... hiểu thực tế và thực tập tại phòng máy của trờng, qua thời gian học tập, các thầy, cô giáo trong trờng đã tận tình giúp đỡ chúng em hoàn thành đợc báo cáo thực tập của mình đúng thời gian quy định của phòng đào tạo cũng nh của tổ môn tin học Do thời gian thực hiện báo cáo không dài và khả năng của bản thân còn hạn chế nên kết quả báo cáo còn khiêm tốn và không tránh khỏi những sai sót 21 . một cửa hàng kinh doanh kinh doanh văn phòng phẩm. Đó là cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng. Tổ chức bộ máy quản lý của cửa hàng gồm cửa hàng. t tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng".Với thời gian thực tập không dài, với vốn kiến thức tiếp thu đợc còn nhiều hạn chế và cha có kinh