Số thứ tự Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn TS Nguyến Hà Hữu MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 5 CHƯƠNG 1 6 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 6 1 1 Lý luận chung về công tác văn thư 6 1 1 1 Khái niệm[.]
Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1 Lý luận chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.2.1 Vị trí cơng tác văn thư .6 1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư 1.3 Yêu cầu công tác văn thư .7 1.4 Nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư .7 1.5 Những nghiệp vụ công tác văn thư 1.5.1 Quản lý văn 1.5.2 Quản lý văn đến .10 1.5.3 Tổ chức quản lý văn nội văn mật .10 1.5.3.1 Tổ chức quản lý văn nội .10 1.5.3.2 Tổ chức quản lý văn mật 11 1.5.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu .11 1.5.4.1 Nguyên tắc đóng dấu .11 1.5.4.2 Quản lý sử dụng dấu 12 1.5.5 Lập hồ sơ lưu trữ 13 1.5.5.1 Khái niệm .13 1.5.5.2 Nguyên tắc lập hồ sơ 14 1.5.5.3 Nội dung công tác lập hồ sơ 14 Lu ThÞ chung Líp C§QTVP3 – K3 Luan van Khố luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 1.5.5.4 Nộp hồ sơ lưu trữ 15 1.6 Công tác lưu trữ 16 1.6.1 Khái niệm, ý nghĩa 16 1.6.2 Nội dung công tác lưu trữ .17 1.6.3 Tính chất cơng tác lưu trữ 18 1.6.4 Nghiệp vụ công tác lưu trữ 18 1.6.4.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 18 1.6.4.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 21 1.6.4.3 Khái niệm .21 1.6.4.4 Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 21 1.6.4.5 Các tiêu chuẩn định giá trị tài liệu 22 1.6.5 Bổ xung tài liệu lưu trữ 22 1.6.5.1 khái niệm 22 1.6.5.2 Các nguồn bổ xung tài liệu 23 1.6.6.Thống kê lưu trữ 24 1.6.6.1 Khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ 24 1.6.6.2 Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ 24 1.6.6.3 Nội dung công tác lưu trữ thống kê 25 1.7 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 25 1.7.1 Khái niệm, ý nghĩa 25 1.7.2 Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu 25 1.7.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 25 1.7.3.1 Khái niệm, ý nghĩa bảo quản tài liệu lưu trữ 25 1.7.3.2 Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ 26 SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 1.7.3.3 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ .26 CHƯƠNG 28 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI 28 Khái quát chung UBND huyện Mỹ Đức .28 2.1 Quá trình hình thành phát triển UBND huyện Mỹ Đức 28 2.2 Cơ cấu tổ chức máy UBND huyện Mỹ Đức 29 2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ phòng, ban thuộc UBND huyện Mỹ Đức 30 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng HĐN-UBND huyện Mỹ Đức 33 2.3.Thực trạng công tác tổ chức văn thư-lưu trữ văn phòng UBND huyện Mỹ Đức .36 2.3.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác Văn thư- Lưu trữ 36 2.3.1.1.Hình thức tổ chức cơng tác văn thư- Lưu trữ 36 2.3.1.2 Tình hình cán làm cơng tác Văn thư – lưu trữ 37 2.3.2 Công tác Văn Thư 38 2.3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn 39 2.3.4 Công tác quản lý văn đến văn 42 2.3.4.1 Công tác quản lý giải văn .42 2.3.4.2 Công tác quản lý xử lý văn đến .49 2.3.4.3 Công tác tổ chức quản lý văn mật .53 2.3.4.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu .53 2.3.4.5 Lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ 54 2.3.5 Công tác lưu trữ 55 2.3.5.1 Quản lý công tác lưu trữ 55 SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 2.3.5.2 Cơng tác thu thập, bổ xung chỉnh lý tài liệu lưu trữ 57 2.3.5.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 57 2.3.5.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 57 2.4.Ưu, nhược điểm phận văn thư-lưu trữ văn phòng UBND huỵên Mỹ Đức 58 2.4.1 Công tác văn thư 58 2.4.2 Công tác lưu trữ 60 CHƯƠNG 63 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG HĐND VÀ UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI .63 3.1.Một số nhận xét đánh giá công tác văn phòng UBND huyện Mỹ Đức .63 3.1.1.Về cấu tổ chức 63 3.1.2.Về chức nhiệm vụ 63 3.1.3 Về bố trí văn phịng 63 3.1.4 Về tổ chức cán bộ: 64 3.1.5 Về công tác hậu cần 64 3.1.6 Về công tác thông tin 64 3.2 Một số đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác văn thư- lưu trữ văn phòng UBND huyện Mỹ Đức .65 3.2.1.Đổi nhận thức công tác văn thư- lưư trữ UBND huyện phục vụ yêu cầu cải cách hành .65 3.2.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức xây dựng đội ngũ cán nhân viên .66 3.2.3 Tăng cường sở vật chất phương tiện, trang thiết bị cơng tác văn thư-lưu trữ văn phịng UBND huyện Mỹ Đức 69 3.2.4 Hồn thiện khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư - lưu trữ .71 SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 3.2.4.1 Hồn thiện cơng tác soạn thảo văn bản, ban hành xử lý văn 72 3.2.4.2 Đổi công tác quản lý văn đến, văn văn phòng UBND huyện Mỹ Đức 73 3.2.4.3 Nâng cao công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ lưu trữ, xử lý hồ sơ bị tích đống 75 3.2.5 Ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư-lưu trữ văn phịng UBND huyện .76 3.2.6 Tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra công tác văn thư-lưu trữ 78 KẾT LUẬN 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………79 SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn đổi nâng cao chất lượng quản lý quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội vô quan trọng mà hoạt động cơng tác Văn thư-lưu trữ cần thiết đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, điều hành công việc quan Công tác văn thư-lưu trữ mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung văn phịng nói riêng Vì thế, mà xem phận hoạt động quản lý Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác Văn thư –lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác, thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị Hiện nay, xã hội sống thời kỳ bùng nổ thông tin, kinh tế tri thức đóng vai trị chủ đạo, địi hỏi người cán làm công tác Văn thư phải có chun mơn nghiệp vụ cao mà cịn phải có tinh thần trách nhiệm lớn lao, góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan, thúc đẩy phát triển cơng tác văn thư nói riêng, xã hội nói chung cịn giữ gìn tài liệu có giá trị cho quốc gia Nhận thức rõ tầm quan trọng ngành quản trị văn phịng Trường cao đẳng cơng nghệ Thành Đơ không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên kiến thức bản, đến trường cán văn phịng giỏi chun mơn nghiệp vụ có phẩm chất đạo đức vững vàng Vì thế, cuối khố học nhà trường tổ chức cho học sinh có khoảng thời gian thực tập thực tế quan, nhằm vận dụng kiến thức học trường vào thực tế, nâng cao trình độ chun mơn, để sau học sinh có kiến thức vững vàng đủ tự tin trường làm việc thực tế quan Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tồn thể cán nhân viên văn phịng HĐND UBND huyện Mỹ Đức đặc biệt thầy giáo: Tiến Sỹ Nguyễn Hà Hữu giúp đỡ, bảo tận tình trình thực tập giúp em hồn thành tốt khố luận SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1 Lý luận chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân giúp hoạt động quan đạt hiệu 1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.2.1 Vị trí cơng tác văn thư Công tác văn thư xác định phận máy quản lý nói chung hoạt động quan nói riêng Trong Văn phịng cơng tác văn thư khơng thể thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Như công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý nhà nước quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý 1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng thể số điểm chủ yếu sau: Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, quan, đơn vị nói riêng Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước: hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 1.3 Yêu cầu cơng tác văn thư - Đảm bảo độ xác cao + Nội dung văn phải xác tuyệt đối mặt pháp lý SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ + Dẫn chứng trích yếu văn phải hồn tồn xác + Số liệu phải đầy đủ rõ ràng + Văn ban hành phải có đầy đủ yếu tố thể thức nhà nước quy định + Mẫu trình bày phải theo tiêu chuẩn nhà nước ban hành + Ngồi ra, tính xác phải quán triệt cách đầy đủ khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký chuyển giao văn thể việc thực quy định Nhà nước - Mức độ mật: + Trong nội dung văn đến, văn quan mang nhiều nội dung có liên quan đến vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, bí mật Nhà nước Vì trình tiến hành xây dựng văn giải văn phải đảm bảo giữ gìn bí mật 1.4 Nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư * Công tác văn thư bao gồm nội dung chủ yếu sau: - Soạn thảo văn ban hành văn - Thảo đề cương văn - Duyệt văn trình duyệt văn - Đánh máy, in văn - Ký, đóng dấu ban hành văn - Quản lý giải văn - Đăng ký giải văn đến - Đăng ký giải văn - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan - Quản lý sử dụng dấu quan * Nhiệm vụ công tác văn thư - Nhận bóc bì văn đến - Đóng dấu văn đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký - Phân loại trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn - Chuyển giao theo dõi việc giải quết văn đến phòng ban chức - Đánh máy, rà soát văn bản, in văn tài liệu - Gửi văn - Cấp giấy giới thiệu, sử dụng bảo quản dấu quan 1.5 Những nghiệp vụ công tác văn thư SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 1.5.1 Quản lý văn Văn tất văn quan, tổ chức gửi Là tất loại văn bao gồm văn Quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành ( kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật ) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn Trình tự bước giải văn - Soạn thảo văn Đây khâu quy trình xử lý văn Nó hành phận chun mơn hay người có trách nhiệm biên tập Người soạn thảo cần phải biết nắm vững yêu cầu nội dung, hình thức, thể thức Nhà nước quy định - Thông qua văn Thủ tục thông quan văn yếu tố quan trọng quy trình soạn thảo văn Đối với văn khơng quan trọng thủ trưởng ủy quyền cho cấp ký Việc quy định quy trình thơng qua văn cách khoa học không thúc đẩy việc nâng cao tính trách nhiệm người thực mà cịn giảm bớt thời gian hồn thành văn bản, đảm bảo tính kịp thời, xác định trách nhiệm cụ thể cá nhân vào giai đoạn văn - Tổ chức văn Để văn đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung hình thức văn cần phải đáp ứng đủ yêu cầu sau - Kiểm tra thể thức văn bao gồm: + kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận, chữ ký, đóng dấu văn + Đăng ký văn đi: việc đăng ký nhằm quản lý toàn văn quan gửi đến quan khác + Chuyển văn đi: Sau đăng ký vào sổ đăng ký văn thỡ tiến hành chuyển văn Văn tiến hành chuyển qua bưu điện chuyển trực tiếp, phải vào sổ chuyển văn người ký nhận vào sổ( chuyển trực tiếp ), nhân viên bưu điện đóng dấu bưu điện ( chuyển qua bưu điện ) - Sắp xếp quản lý văn lưu: Trong trình hoạt động, quan ban hành văn phải lưu lại 02 (01 lưu văn thư quan, 01 lưu trực tiếp quan SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ soạn văn ) Nhân viên văn thư có trách nhiệm xếp văn lưu văn phận văn thư cách khoa học, để tra tìm cần thiết Việc xếp văn lưu phải theo thứ tự thời gian theo loại SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van 10 ... Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng HĐN -UBND huyện Mỹ Đức 33 2.3 .Thực trạng công tác tổ chức văn thư- lưu trữ văn phòng UBND huyện Mỹ Đức .36 2.3.1 Tình hình tổ. .. hình tổ chức cán làm cơng tác Văn thư- Lưu trữ 36 2.3.1.1.Hình thức tổ chức công tác văn thư- Lưu trữ 36 2.3.1.2 Tình hình cán làm cơng tác Văn thư – lưu trữ 37 2.3.2 Công tác Văn Thư ... liệu lưu trữ 57 2.3.5.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 57 2.4.Ưu, nhược điểm phận văn thư- lưu trữ văn phòng UBND huỵên Mỹ Đức 58 2.4.1 Công tác văn thư