HOÀNG THỊ ANH
ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ - BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học
Trang 2HOÀNG THỊ ANH
ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ - BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TSKH NGUYỄN VĂN THÂM
Trang 3Tôi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng công bố trong bất kỳ đề tài, cơng trình nghiên cứu nào khác Những tư liệu tham khảo từ các tài liệu và cơng trình nghiên cứu trước đều đã được chú thích rõ ràng
Tác giả
Trang 4Đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ - Bộ
Khoa học và công nghệ’’ là nội dung tôi chọn để nghiên cứu và làm luận văn tốt
nghiệp sau hai năm theo học chương trình cao học chuyên ngành Lưu trữ học tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm đã giúp đỡ tơi trong suốt q trình nghiên cứu và trực tiếp hướng dẫn tơi hồn thành luận văn này Đồng thời, tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn tới các thầy cô trong Khoa Văn thư và Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau đại học thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, bạn bè đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập và hồn thành luận văn
Trang 5KDCN: Kiểu dáng công nghiệp SC: Sáng chế
SHCN: Sở hữu công nghiệp
SHTT: Sở hữu trí tuệ
Trang 6Bảng 2: Đơn đăng ký giải pháp hữu ích đã nộp từ năm 1989 đến năm 2017
Bảng 3: Đơn đăng ký sáng chế đã nộp từ năm 1981 đến năm 2017
Bảng 4: Đơn đăng ký kiểu dáng công nghiệp đã nộp từ năm 1988 đến năm 2017
Bảng 5: Đơn đăng ký Nhãn hiệu quốc gia đã nộp từ năm 1988 đến năm 2017.
Bảng 6: Đơn đăng ký chỉ dẫn địa lý đã nộp vào Cục Sở hữu trí tuệ từ năm 2001 đến năm 2017
Trang 7Ảnh 1b: Kho lưu trữ 502 nhà AẢnh 2: Hồ sơ đơn sáng chế
Trang 8LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN
PHẦN MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ 7
1.1 Lý luận chung về hoạt động lưu trữ 7
1.1.1 Các khái niệm 7
1.1.2 Nguyên tắc tổ chức hoạt động lưu trữ 9
1.1.3 Nội dung của hoạt động lưu trữ 10
1.1.3.1 Hoạt động quản lý 10
1.1.3.2 Hoat động nghiệp vụ 10
1.2 Lý luận chung về hiệu quả và nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ 13
1.2.1 Khái niệm hiệu quả 13
1.2.2 Khái niệm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ 14
1.2.3 Vai trò nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ 16
1.2.4 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ 16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ 20
2.1 Khái quát về Cục Sở hữu trí tuệ 20
2.1.1 Sự hình thành và phát triển 20
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức 21
2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ: 21
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức (phụ lục) 24
2.1.3 Tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp 24
2.1.3.1 Thành phần tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp 24
2.1.3.2 Qui trình xử lý đơn sở hữu công nghiệp 28
2.1.3.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp 28
2.1.3.4 Giá trị tài liệu lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ 29
Trang 9Sở hữu trí tuệ 30
2.2.2.1 Hoạt động thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 30
2.2.2.2 Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ 31
2.2.2.3 Hoạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ 31
2.2.2.4 Hoạt động thống kê tài liệu lưu trữ 32
2.2.2.5 Hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 32
2.3 Đánh giá về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ 34
2.3.1 Những thành quả đạt được 34
2.3.2 Hạn chế 36
CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ 40
3.1 Hoàn thiện các qui định hoạt động quản lý lưu trữ 40
3.1.1 Hoàn thiện các văn bản quản lý 40
3.1.2 Bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm lưu trữ Tăng cường nhân lực cho nhiệm vụ này 42
3.1.3 Tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ 42
3.1.4 Ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động lưu trữ 43
3.2 Hoàn thiện các hoạt động nghiệp vụ 43
3.2.1 Hoạt động thu thập và bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ 43
3.2.2 Tiếp tục tổ chức chỉnh lý tài liệu hiện có trong các kho của Cục Sở hữu trí tuệ 45
3.2.3 Tổ chức thực hiện, xây dựng bảng thời hạn bảo quản các tài liệu lưu trữ của Cục 45
3.2.4 Tổ chức bảo quản tốt tài liệu 49
3.2.5 Thực hiện thống kê toàn diện các tài liệu hiện có 49
3.2.6 Tổ chức tốt hơn việc khai thác và sử dụng tài liệu 50
KẾT LUẬN 53 PHỤ LỤC
Trang 10PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản vơ cùng q báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng Khối tài liệu này chính là nguồn thơng tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của những tài liệu được hình thành trong hoạt động của con người Do đó, người ta có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người
Hoạt động lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức cơ quan nào từ khi thành lập Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do lĩnh vực hoạt động khác nhau nên có cơ cấu chức năng, nhiệm vụ khác nhau Tuy vậy, đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu Các loại văn bản này đều có nhu cầu được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết cho cơng việc sau này Đây chính là những căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng nhưng việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cũng không kém phần quan trọng Đối với mỗi cơ quan, tổ chức, hoạt động lưu trữ là nhiệm vụ tất yếu, vì đó là tài nguyên thông tin quan trọng của mỗi cơ quan, tổ chức Hoạt động lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin cần thiết phục vụ cho việc lãnh đạo của cơ quan quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức
Muốn hoạt động lưu trữ có hiệu quả các cơ quan cần thực hiện tốt những nội dung của công tác này từ hoạt động quản lý cho đến hoạt động nghiệp vụ để phát huy một cách toàn diện giá trị của tài liệu lưu trữ
Trang 11giá trị từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các lợi ích của xã hội Nói cách khác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là thơng qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu để đưa các giá trị thông tin từ tài liệu lưu trữ vào thực tiễn cuộc sống, nhằm thúc đẩy sự phát triển của xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ đất nước
Bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ luôn là hai mục tiêu lớn của ngành Lưu trữ nói chung Trong những năm trước đây, do điều kiện kinh tế, cơ sở vật chất cịn gặp nhiều khó khăn, các hoạt động lưu trữ chủ yếu tập trung cho việc bảo quản an toàn, xử lý sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ Vì vậy, cơng tác phát huy giá trị tài liệu hầu như chưa được quan tâm thỏa đáng Những năm gần đây, trong xu thế phát triển chung của đất nước cũng như nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng cao của xã hội, địi hỏi cơng tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần phải được đẩy mạnh
Luật Lưu trữ năm 2011 mặc dù khơng giải thích khái niệm “phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, nhưng tại Chương IV: Sử dụng tài liệu lưu trữ đã quy định khá chi tiết cho hoạt động này Cụ thể Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 quy định rõ các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong cơng trình nghiên cứu; Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ
Có thể nói từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời, các hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hay nói rộng hơn là hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã được định hướng một cách có quy củ và đi vào nền nếp Hầu hết các Lưu trữ quốc gia đều đã và đang áp dụng tất cả các hình thức khai thác sử dụng tài liệu theo quy định của Luật, nhằm phát huy tối đa, có hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, thực tế hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức vẫn chưa được chú trọng, quan tâm
Trang 12nước Khối hồ sơ, tài liệu liên quan đến xác lập quyền sở hữu cơng nghiệp và các tài liệu hành chính được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Cục rất lớn nhưng
việc tổ chức lưu trữ ở cơ quan cịn nhiều hạn chế Vì vậy tơi chọn đề tài “Nâng cao
hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ - Bộ Khoa học và cơng nghệ’’
làm luận văn thạc sĩ của mình với hy vọng sẽ góp phần tìm ra các giải pháp thực tế để tổ chức hoạt động lưu trữ của cơ quan tốt hơn
2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
2.1 Ở trong nước
Cho đến thời điểm hiện nay chưa có một cơng trình nghiên cứu khoa học đầy đủ bài bản về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ Mặc dù vậy, trong các báo cáo về công tác lưu trữ hàng tháng, hàng quí, sáu tháng đầu năm, sáu tháng cuối năm và báo cáo tổng kết công tác lưu trữ hàng năm và phương hướng, nhiệm vụ công tác lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ đều có các tổng kết, đánh giá về công tác lưu trữ Tuy nhiên, những tổng kết, đánh giá của các báo cáo này chưa có điều kiện đi sâu đánh giá toàn diện về thực hiện hoạt động lưu trữ
Đây là hướng nghiên cứu phổ biến trong các cơng trình nghiên cứu của các giảng viên, học viên của các Trường Đại học như Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Nội vụ Hà hội, Học viện Hành chính Quốc gia… Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành hoặc các luận án, luận văn, khố luận, một số cơng trình có thể kể ra như sau:
- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Chung, đề tài “Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng TLLT tại Bộ Giáo dục và Đào tạo”
- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Thanh Linh, đề tài “Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ thành phố Đà Nẵng” năm 2013;
Trang 13- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Trần Việt Hà, đề tài “Nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động trưng bày triển lãm TLLT ở Việt Nam” năm 2008;
- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Lệ Thủy, đề tài “Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng” năm 2015;
- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Duy Dịu, đề tài “Nghiên cứu gải pháp nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công thương” năm 2015;
- Luận văn Thạc sỹ của tác giả Hoàng Minh Nhu, đề tài “Nghiên cứu xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình” năm 2014
Nhìn chung, các cơng trình nghiên cứu về hoạt động lưu trữ đều có những đặc thù khác nhau Dù vậy, trên đây là những cơng trình khoa học có giá trị tham khảo đối việc nghiên cứu đề tài luận văn
Thực tế cho thấy, mặt dù việc thực hiện hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ cũng đã được triển khai nhưng vẫn cịn những thiếu sót, hạn chế, nhiều vấn đề khơng cịn phù hợp Để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ như hoạt động thu thập và bổ sung tài liệu, hoạt động chỉnh lý tài liệu, hoạt động xác định giá trị tài liệu, hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ, hoạt động thống kê tài liệu lưu trữ, hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Đó là những vấn đề rất cấp thiết mà đề tài luận văn sẽ tập trung nghiên cứu
2.2 Ở nước ngồi
Ở nước ngồi cũng có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác lưu trữ, nhưng chủ yếu là các vấn đề chung Tác giả chưa thấy đề tài nào liên quan trực tiếp đến nội dung đề cập tới ở luận văn này Mặc dù vậy, tác giả cũng thu nhận được những kiến thức cần thiết để giải quyết các vấn đề do đề tài của mình đặt ra
3 Mục tiêu nghiên cứu
Trang 14Phân tích và đánh giá tình hình hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ (SHTT) gắn với yêu cầu hiện nay
Đề xuất các biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ
4 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu đề ra, đề tài đặt ra các nhiệm vụ nghiên cứu như sau: Thứ nhất, hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tài liệu lưu trữ và hoạt động lưu trữ để làm nền tảng giải quyết các vấn đề do thực tế đặt ra;
Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Sở hữu trí tuệ và các yêu cầu đặt ra cho Cục hiện nay;
Thứ ba, nghiên cứu các tiêu chí cần thiết để đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ;
Thứ tư, phân tích đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ;
Thứ năm, khảo sát thực trạng hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ và đánh giá những ưu điểm, tồn tại về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ;
Thứ năm, xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ
5 Đối tượng nghiên cứu
Luận văn chỉ giới hạn nghiên cứu tài liệu là các hồ sơ đơn sở hữu cơng nghiệp trong q trình hình thành và phát triển của Cục Sở hữu trí tuệ
6 Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề liên quan đến hoạt động lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ từ khi thành lập (năm 1982) cho đến nay
7 Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Trang 15- Phương pháp thống kê và khảo sát thực tế: Được sử dụng để đánh giá cụ thể tình hình tài liệu và kết quả của hoạt động lưu trữ, tìm hiểu ưu điểm và tồn tại những hạn chế
8 Đóng góp của luận văn
Về mặt lý luận:
Góp phần chứng minh ý nghĩa và vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ
Về mặt thực tiễn:
Đánh giá một cách toàn diện về hoạt động lưu trữ để có hướng khắc phục, để hoạt động lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ được hoàn thiện hơn, đáp ứng u cầu cơng việc của Cục Sở hữu trí tuệ
Thông qua việc đề xuất những giải pháp cho hoạt động lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ, tác giả cũng mong muốn kết quả của luận văn được ứng dụng thực tiễn vào hoạt động lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ
9 Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về hoạt động lưu trữ và nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ;
Chương 2: Thực trạng về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ;
Trang 161CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
1.1 Lý luận chung về hoạt động lưu trữ
1.1.1 Các khái niệm
a) Khái niệm tài liệu lưu trữ
Khái niệm ‘‘tài liệu lưu trữ” – một trong những khái niệm làm nền tảng chung cho công tác lưu trữ Hiện có rất nhiều quan niệm khác nhau về thuật ngữ này, ví dụ:
Theo định nghĩa của Hội đồng Lưu trữ quốc tế: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc khơng có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về sự việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”
Trong Luật Liên bang Nga về “Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” thông qua ngày 01 tháng 10 năm 2004 và Hội đồng Liên bang phê chuẩn ngày 13 tháng 4
năm 2004, Trong Luật này tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ là vật mang tin, có những đặc điểm riêng cho phép phân biệt chúng và được lưu giữ vì có giá trị về vật liệu mang tin và thông tin đối với công dân, xã hội và nhà nước
Khái niệm tài liệu lưu trữ của nước ta được hình thành khá sớm và đến nay
đã có một số điểm đổi mới Luật Lưu trữ năm 2011 tại Khoản 2, Điều 3 định nghĩa: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.[1]
Như vậy, khái niệm chung về tài liệu lưu trữ và có ý nghĩa bao hàm nhất, phù hợp với thực tế hiện nay chính là khái niệm tài liệu lưu trữ được thể hiện trong Luật Lưu trữ
Trang 17Trước kia, khi chưa có khái niệm hoạt động lưu trữ thì các nghiên cứu, các giáo trình và các văn bản đều sử dụng cụm từ “công tác lưu trữ“
Vậy khái niệm cơng tác lưu trữ là gì? Có nhiều cách định nghĩa khác nhau Dưới đây là một số các định nghĩa về công tác lưu trữ
Định nghĩa thứ 1: Được trình bày trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS.TS Dương Văn Khảm do Nhà Xuất bản văn hóa thơng tin ấn hành năm 2011: “Công tác lưu trữ là tồn bộ các qui trình quản lí nhà nước và quản lí nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ“ [13] Theo đó nội dung cơng tác lưu trữ bao gồm:
- Xây dựng các văn bản pháp luật, các tiêu chuẩn, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ;
- Tổ chức, hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các qui định của Nhà nước, của ngành về công tác lưu trữ;
- Tổ chức nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác lưu trữ; - Quản lí hợp tác quốc tế trong lưu trữ;
- Thực hiện các qui trình nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho yêu cầu nghiên cứu xã hội cho xã hội
Trong ngành lưu trữ các hoạt động sự nghiệp quan trọng nhất, bao gồm toàn bộ lao động để bảo vệ, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia Ngồi ra, để có các kết quả đó, trong ngành lưu trữ cịn có các hoạt động sự nghiệp khác như đào tạo, nghiên cứu khoa học, công bố giới thiệu tài liệu, sản xuất các thiết bị bảo quản tài liệu
Định nghĩa thứ 2: Được trình bày trong Giáo trình Lý luận và phương pháp cơng tác lưu trữ, chủ biên GVC.TS Chu Thị Hậu do Nhà Xuất bản Lao Động ấn
Trang 18xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác.” [10] Cách định nghĩa này
cịn có thể được phát biểu ở dạng rút gọn như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu
Đến năm 2011, Luật Lưu trữ ra đời, Điều 2 của Luật này ghi: Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ
Từ các định nghĩa trên, quan điểm của tác giả về khái niệm “Hoạt động lưu trữ” mà tác giả thấy đầy đủ nhất đó là Hoạt động lưu trữ bao gồm hoạt động quản
lý và hoạt động nghiệp vụ
Hoạt động quản lý bao gồm: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ; quản lý việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu của cơ quan; lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ và theo dõi việc thực hiện trong thực tế
Hoạt động nghiệp vụ bao gồm: thu thập; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản; thống kê tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1.2 Nguyên tắc tổ chức hoạt động lưu trữ
- Nguyên tắc chính trị: có tính định hướng có tính chất tư tưởng, thông qua sự thống nhất giữa lý luận và thực tiễn, tức là thông qua sự cần thiết của việc dự báo có khoa học về giá trị của tài liệu, coi nguyên tắc này là sự xác định bản chất giai cấp của tài liệu, xác định ý nghĩa của nó từ quan điểm quyền lợi của các giai cấp những người lao động
Trang 19- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: nguyên tắc này đòi hỏi phải phân tích nội dung của tài liệu và các đặc điểm bề ngồi của nó và u cầu khi đánh giá tài liệu phải tính đến cả thành phần, tổ chức, tính chế ước và tính vẹn tồn của chúng Nguyên tắc này đòi hỏi phải nghiên cứu tài liệu trong tổng thể với các tài liệu khác và nguồn sử liệu khác từ quan điểm khác nhau, trong đó ó tính đến việc sử dụng trong tương lai Cần nhấn mạnh mối liên hệ giữa tất cả các mặt của tài liệu Có thể coi đó là sự phát triển logic của nguyên tắc tổng hợp
1.1.3 Nội dung của hoạt động lưu trữ
1.1.3.1 Hoạt động quản lý
- Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; - Quản lý việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu của cơ quan; - Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan; - Lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan và theo dõi việc thực hiện trong thực tế
1.1.3.2 Hoat động nghiệp vụ
a) Hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
Mục đích của việc thu thập: Nhằm bổ sung vào kho những tài liệu có giá trị
lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả
Nguyên tắc thu thập: Không làm phân tán Phông lưu trữ Nếu như tài liệu
của một phông mà để ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác
định giá trị tài liệu…
b) Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Mục đích: Đây là một biện pháp có tính thình tế, để tổ chức sắp xếp hồ sơ,
Trang 20thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản
Yêu cầu: Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời
gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một
số cơng đoạn của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ)
Về mặt lý thuyết, tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử;
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
- Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ c) Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ theo đó, các nhà lưu trữ dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn định để xác định thời hạn bảo
quản cho tài liệu lưu trữ và lựa ra những tài liệu khơng cịn giá trị để tiêu hủy Mục đích:
- Giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ
- Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phơng lưu trữ, tối ưu hóa thành phần phơng lưu trữ, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu - Khắc phục tình trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện
Trang 21chúng ta phải có lập trường chính trị rõ ràng, chú ý đến các điều kiện lịch sử, thời gian, địa điểm mà ở đó tài liệu được sản sinh ra, cũng như phải nắm vững các nguyên tắc, phương pháp ghi tin được dùng trong thời kì mà tài liệu lưu trữ xuất
hiện Phải nhìn tài liệu một cách toàn diện
d) Hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử
dụng chúng
e) Hoạt động thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần, số lượng tài liệu theo các đơn vị thống kê đã qui định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê của cơ
sở lưu trữ
Mục đích: Là để giúp cơ quan, tổ chức và cơ quan quản lý ngành nắm được
số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, để có cơ sở xây dựng kế
hoạch
Thống kê tài liệu lưu trữ nhằm cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và đảm bảo khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi
u cầu của cơng tác thống kê trong lưu trữ là
- Cụ thể và chính xác: Nội dung của thống kê là số liệu phải đúng, cụ thể, chi tiết với thực tế tình hình tài liệu ở trong kho
- Kịp thời và toàn diện: Số liệu thống kê phải được cung cấp đúng thời gian qui định và đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của cơ quan quản lý hoặc là cơ quan sử dụng số liệu thống kê Nếu kịp thời, đầy đủ sẽ phát huy được tác dụng và ngược lại
- Khoa học và có những cơng cụ thống kê thích hợp, dễ sử dụng, đảm bảo tính khoa học, logic, thuận lợi khi cần kết nối, tích hợp…
Nguyên tắc của hoạt động này là: Tập trung, thống nhất và đảm bảo tính kế
Trang 22trong phạm vi cả phông lưu trữ quốc gia; đảm bảo bảo mật số liệu thống kê và công cụ thống kê
f) Hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ phải được tổ chức khai thác để phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết các nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, cho đời sống xã hội nói chung
Mục đích: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công
tác lưu trữ, nhằm đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức của các nhà nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của cơng dân
1.2 Lý luận chung về hiệu quả và nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ
1.2.1 Khái niệm hiệu quả
Có thể nói rằng, một trong những khó khăn lớn nhất đối với lưu trữ Việt Nam chúng ta đó chính là đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ Chúng ta khó có thể nâng cao được hiệu quả hoạt động khi mà chúng ta cịn chưa xác định được chính xác thế nào là hiệu quả cũng như chưa thiết lập được hệ thống các tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động của hoạt động lưu trữ
Dưới góc độ sản xuất kinh doanh, hiệu quả được hiểu một cách tổng quát là sự so sánh giữa các chi phí đầu vào với giá trị của các đầu ra, sự gia tăng tối đa lợi nhuận và tối thiểu hơn chi phí là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra – đầu vào Hiệu quả phản ánh giá trị của các kết quả cao hơn giá trị của các nguồn lực đã chi dùng Hiệu quả kinh doanh là một đại lượng so sánh: Giữa đầu vào và kết quả đầu ra, so sánh giữa chi phí kinh doanh bỏ ra và kết quả kinh doanh thu được Nâng cao hiệu quả kinh doanh được hiểu là làm cho các chỉ tiêu đo lường hiệu quả của doanh nghiệp tăng lên thường xuyên và mức độ đạt được các mục tiêu định tính theo hướng tích cực
Hiệu quả của một hoạt động là kết quả đạt được so với chi phí và thời gian bỏ ra cho hoạt động đó và được khái qt bằng cơng thức sau:
Hiệu quả = Kết quả - Chi phí
Trang 23cầu của một việc làm mang lại Một công việc được coi là hiệu quả khi mà kết quả,
sản phẩm nó tạo ra đạt được như mong muốn của người thực hiện và chi phí bỏ ra khơng q mức cần thiết Hiệu quả còn được hiểu là việc kết hợp và sử dụng các nguồn lực đầu vào bằng một cách thức tốt nhất, tiết kiệm nhất để sản sinh ra kết quả cao hơn
Trong bài viết “Các yếu tố tác động đến hiệu quả quản lý nhà nước ở nước ta hiện nay” của PGS.TS Nguyễn Minh Phương - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
viết trên Tạp chí Tổ chức nhà nước cũng đề cập đến vấn đề hiệu quả quản lý nhà nước [12] Tác giả bài viết cho rằng: Thông thường, hiệu quả được hiểu là hiệu số giữa kết quả và chi phí, tuy nhiên trong thực tế không phải trường hợp nào và ở lĩnh vực nào cũng thực hiện phép trừ một cách đơn giản hoặc kết quả của phép trừ đó có ý nghĩa thực sự Với đặc thù của quản lý nhà nước là được thực hiện bằng quyền lực nhà nước và do cơ quan nhà nước, hiệu quả quản lý nhà nước là kết quả quản lý, điều hành của bộ máy nhà nước nói chung và bộ máy hành chính nhà nước nói riêng đạt được trong sự tương quan với chi phí bỏ ra, các nguồn lực đầu vào, trong mối quan hệ giữa hiệu quả kinh tế với hiệu quả chính trị và hiệu quả xã hội
Bài viết đã đưa ra quan điểm Hiệu quả quản lý nhà nước là kết quả thực hiện các hoạt động gắn liền với chức năng chấp hành và điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước và hoạt động của người thực thi công vụ theo quy định của pháp luật
Hiệu quả có hiệu quả hữu hình và hiệu quả vơ hình
1.2.2 Khái niệm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ
Trang 24Hiện nay, trong hoạt động lưu trữ chưa thấy có một nghiên cứu nào đưa ra các khái niệm về nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ Về bản chất thì việc nâng cao hiệu quả trong hoạt động lưu trữ là phản ánh kết quả thực tế của các hoạt động nghiệp vụ trong lưu trữ có phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan khơng Việc đầu tư cho lưu trữ có mang lại kết quả thiết thực khi sử dụng tài liệu vào cơng việc của cơ quan khơng Đó chính là hiệu quả
Tài liệu lưu trữ mà bất cập với công việc của cơ quan, không dùng đến bất cứ tài liệu nào cho cơng việc thì việc giữ gìn tài liệu là kém hiệu quả Hoặc có tài liệu nhưng tìm khơng thấy khi cần cũng là kém hiệu quả
Chất lượng hay đúng ra phẩm chất là một phạm trù phức tạp và có nhiều định nghĩa khác nhau Có rất nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng
Có quan điểm cho rằng: "Chất lượng là sự phù hợp với nhu cầu"
Nhưng cũng có quan niệm: "Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc tính nhất định"
Và cũng có quan điểm: "Chất lượng là sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất"
Trong mỗi lĩnh vực khác nhau, với mục đích khác nhau nên có nhiều quan điểm về chất lượng khác nhau Tuy nhiên, có một định nghĩa về chất lượng được thừa nhận ở phạm vi quốc tế, đó là định nghĩa của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Theo điều 3.1.1 của Tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định nghĩa chất lượng là: "Mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có"
Chất lượng là khái niệm đặc trưng cho khả năng thoả mãn nhu cầu của khách hàng Vì vậy, sản phẩm hay dịch vụ nào không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì bị coi là kém chất lượng cho dù trình độ cơng nghệ sản xuất ra có hiện đại đến đâu đi nữa Đánh giá chất lượng cao hay thấp phải đứng trên quan điểm người tiêu dùng Cùng một mục đích sử dụng như nhau, sản phẩm nào thoả mãn nhu cầu tiêu dùng cao hơn thì có chất lượng cao hơn
Trang 25bước đầu tiên là thu thập bổ sung, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, công cụ thống kê, công cụ tra cứu, bảo quản tài liệu, cho đến bước cuối cùng là tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, tất cả các nội dung này cần được hoàn chỉnh
Từ việc phân tích các định nghĩa, các quan điểm về hiệu quả, trong phạm vi
luận văn, tác giả đưa ra khái niệm hiệu quả như sau: “Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ là khả năng đưa hoạt động lưu trữ tạo ra những kết quả mong muốn – đó chính là chất lượng”
1.2.3 Vai trị nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ
Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị và được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho sự lãnh đạo, quản lý của một tổ chức Nếu cơng tác lưu trữ làm tốt góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động của một tổ chức, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội thì có nghĩa là công tác lưu trữ đã mang lại hiệu quả Cho nên quan tâm đến công tác lưu trữ là một điều cần thiết để phục vụ cho chính hoạt động của cơ quan
Chính vì ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó của công tác lưu trữ mà ngay từ những ngày đầu giành được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ , coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất nước Đã có nhiều văn bản của Đảng, Nhà nước quy định về công tác lưu trữ được ban hành, tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành lưu trữ từ Trung ương đến địa phương từng bước được nâng cao, hoàn thiện
1.2.4 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ
Trang 26Các hoạt động của hoạt động lưu trữ phải xác định rõ mục tiêu theo hướng ngày càng được lượng hóa Khi đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ, thường sẽ đánh giá đối với các hoạt động như: hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ
Trên cơ sở tham khảo bảng đánh giá xếp loại chất lượng công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ nhà nước, tác giả đề xuất đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ theo Bảng tiêu chí đánh giá như sau:
BẢNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
STT Nội dung tiêu chí Đánh giá
I Hoạt động quản lý
1
Xây dựng và ban hành được những văn bản qui định về công tác lưu trữ chặt chẽ và phù hợp với tình hình thực tế:
- Đã ban hành
- Ban hành nhưng chưa đầy đủ - Chưa ban hành
Tốt Trung bình
Khơng đạt
2
Cơng tác tở chức và cán bộ lưu trữ:
* Tổ chức:
- Có bộ phận lưu trữ trong cơ cấu tổ chức của cơ quan
- Khơng có bộ phận lưu trữ trong cơ cấu tổ chức của cơ quan * Biên chế:
- Bố trí được cán bộ lưu trữ chun trách
- Khơng bố trí được cán bộ lưu trữ chuyên trách * Trình độ chuyên môn
- Được đào tạo về Lưu trữ
- Không được đào tạo về Lưu trữ
* Thực hiện chế độ bảo hộ lao động, phụ cấp trách nhiệm, độc hại, cho cán bộ lưu trữ theo quy định
- Đã thực hiện - Chưa thực hiện Đạt Không đạt Đạt Không đạt Đạt Không đạt Đạt Không đạt 3
Kho lưu trữ và bảo quản tài liệu lưu trữ:
* Kho và thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu
- Đã xây kho lưu trữ độc lập đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật và có đầy đủ các thiết bị bảo quản
- Đã xây dựng kho lưu trữ độc lập nhưng chưa đầy đủ các thiết bị bảo quản
- Chưa xây kho lưu trữ độc lập nhưng bố trí được kho đủ diện tích
Trang 27và các thiết bị bảo quản
- Khơng có kho bảo quản tài liệu
* Chế độ thống kê, kiểm tra, vệ sinh kho tàng và tài liệu - Thường xuyên, định kỳ
- Không thường xuyên, không định kỳ
Không đạt Đạt Không đạt
4
Ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động lưu trữ:
- Đã tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu - Chưa tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu
Đạt Không đạt
II Hoạt động nghiệp vụ
1
Thu thập và bở sung tài liệu vào kho lưu trữ
Các phịng ban, đơn vị chuyên môn, công chức lập nộp hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, đủ số lượng theo danh mục hồ sơ:
- Thực hiện được 85% - 100%- Thực hiện được 70% -< 85% - Thực hiện được 50% - < 70%- Thực hiện được < 50%.Tốt Khá Trung bình Khơng đạt 2
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Chỉnh lý hoàn chỉnh toàn bộ tài liệu thu vào lưu trũ theo đúng quy trình nghiệp vụ;
- Chỉnh lý từ 70% -90% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ;
- Chỉnh lý từ 50% -70% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ
- Chỉnh lý dưới 50% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ
* Tiêu hủy tài liệu
- Tiêu hủy tài liệu đúng thủ tục, quy trình;
- Không tiến hành tiêu hủy tài liệu hoặc tiêu hủy tài liệu khơng đúng thủ tục, quy trình; Tốt Khá Trung bình Khơng đạt Tốt Khơng đạt 3
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Đã ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ cho cơ quan; - Chưa ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ cho cơ quan
Tốt Không đạt 4
Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Đã xây dựng, bố trí kho tàng, trang bị các trang thiết bị, phương tiện cần thiết, thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ
Trang 28an toàn tài liệu lưu trữ;
- Đã xây dựng, bố trí kho tàng, trang bị các trang thiết bị, phương tiện cần thiết, thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ nhưng chưa đầy đủ;
- Chưa xây dựng, bố trí kho tàng, trang bị các trang thiết bị, phương tiện cần thiết, thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ;
Trung bình
Khơng đạt
5
Thống kê tài liệu lưu trữ
Xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm và thống kê tài liệu
- Đã xây dựng - Chưa xây dựng
Tốt Không đạt
6
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
- Có nội quy, quy chế khai thác sử dụng tài liệu
- Khơng có nội quy, quy chế khai thác sử dụng tài liệu
- Có phương tiện và cơng cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu ) - Không có phương tiện và cơng cụ tra cứu ( mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu )
- Có tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu - Không tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu
Tốt Không đạt Tốt Không đạt Tốt Khơng đạt
Đó là những tiêu chí cơ bản để đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ một cơ quan cao hay thấp
Tiểu kết chương 1
Trong Chương 1, tác giả đã đi sâu tìm hiểu về các khái niệm về tài liệu lưu trữ, nâng cao hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ cũng như vai trò của việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, đồng thời tác gải đưa ra những tiêu chí để có thể đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ Đây chính là cơ sở lý luận để tác giả trình bày thực trạng hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ - Bộ Khoa học và công nghệ
Trang 292CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ
2.1 Khái qt về Cục Sở hữu trí tuệ
2.1.1 Sự hình thành và phát triển
Cục Sở hữu trí tuệ là cơ quan trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, thực hiện chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ thống nhất quản lý nhà nước và đảm bảo các hoạt động sự nghiệp chuyên ngành về sở hữu trí tuệ trên phạm vi cả nước
Hoạt động sáng kiến từng bước hình thành và phát triển dẫn đến việc ra đời Phòng Sáng chế phát minh, tổ chức tiền thân của Cục Sở hữu trí tuệ ngày nay
Năm 1959: Ủy ban Khoa học Nhà nước được thành lập trong đó có Phịng Sáng kiến cải tiến kỹ thuật đến năm 1973 phòng này được đổi thành Phòng Sáng chế phát minh
Cục Sáng chế
Ngày 29/7/1982, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 125/HĐBT về việc sửa đổi tổ chức bộ máy của Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước, trong đó có Cục Sáng chế trở thành một đơn vị trực thuộc của Ủy ban Ngày 29/7 từ đó chính thức trở thành ngày thành lập Cục Sáng chế, sau đó là Cục Sở hữu cơng nghiệp và Cục Sở hữu trí tuệ ngày nay
Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động thì Cục Sáng chế có trách nhiệm giúp Chủ nhiệm Ủy ban thực hiện chức năng thống nhất quản lý hoạt động sáng kiến, sáng chế và công tác sở hữu công nghiệp trong cả nước, bảo hộ pháp lý sáng chế và các đối tượng sở hữu cơng nghiệp Cục có 05 phịng chuyên môn, nghiệp vụ Tuy nhiên, trong thời kỳ đầu, Cục chưa thành lập các phòng mà vẫn tiếp tục duy trì các tổ chun mơn
Khi mới thành lập, Cục có 27 cán bộ, được tổ chức thành 02 tổ chuyên môn: Tổ Quản lý và Tổ Thông tin
Trang 30Ngày 22/5/1993, Chính phủ ban hành Nghị định số 22-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường Theo đó, Cục Sáng chế được đổi tên thành Cục Sở hữu cơng nghiệp
Theo đó, Cục đã tổ chức lại các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ, thống nhất các thủ tục xác lập quyền theo nguyên tắc một đầu mối; củng cố các Phịng chun mơn, nghiệp vụ
Về cơ cấu tổ chức, Cục có 7 phịng, 01 trung tâm, 02 bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ và 01 văn phịng quản lý dự án
Cục Sở hữu trí tuệ
Ngày 19/5/2003, Chính phủ ban hành Nghị định số 54/2003/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Khoa học và Công nghệ Theo đó, Cục Sở hữu cơng nghiệp được đổi tên thành Cục Sở hữu trí tuệ
Ngày 25/6/2004, Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ký Quyết định số 14/2004/QĐ-BKHCN ban hành Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Cục Sở hữu trí tuệ
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ
Cục Sở hữu trí tuệ có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ thống nhất quản lý nhà nước về Sở hữu trí tuệ; trực tiếp thực hiện quản lý nhà nước và các hoạt động sự nghiệp về sở hữu công nghiệp theo qui định của pháp luật
Cục SHTT có các nhiệm vụ chính sau:
Trang 31- Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án nêu trên sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc ban hành
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tiến hành các hoạt động tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, nâng cao kiến thức pháp luật về SHTT
- Ban hành theo thẩm quyền các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, văn bản nội bộ, văn bản cá biệt khác thuộc phạm vị quản lý của Cục
- Tổ chức thực hiện xác lập quyền SHCN, đăng ký hơp đồng chuyển giao quyền SHCN và thực hiện các thủ tục khác liên quan đến văn bằng bảo hộ quyền SHCN theo quy định của pháp luật
- Thực hiện theo thẩm quyền hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan thi hành các biện pháp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực SHCN
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng về SHTT; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các cơ quan quản lý, tổ chức và cá nhân hoạt động trong lĩnh vực SHCN
- Quản lý hoạt động đại diện SHCN và hoạt động giám định SHCN trên phạm vi vả nước
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến xác lập SHCN của các cơ quan, tổ chức cá nhân theo qui định của pháp luật
- Thực hiện các biện pháp để triển khai việc quản lý và hỗ trợ thúc đẩy hoạt động sáng kiến trong phạm vi cả nước theo qui định của pháp luật
- Thực hiện hớp tác quốc tế về SHCN theo qui định của pháp luật; xây dựng, tham gia đàm phán để ký kết gia nhập và tổ chức thực hiện các điều ước quốc tế chung về SHTT; đề xuất xử lý các vấn đề tranh chấp quốc gia liên quan đến SHTT
Trang 32kinh doanh; công bố các thông tin liên quan đến quyền SHCN được bảo hộ tại Việt Nam
- Tư vấn về xác lập, bảo vệ, quản lý và phát triển giá trị quyền SHCN theo qui định của pháp luật; hỗ trợ việc áp dụng và chuyển giao sáng chế nhằm thúc đẩy phát triển sản xuất và kinh doanh
- Hướng dẫn kiểm tra hoạt động và việc chấp hành các qui định pháp luật của các hội trong lĩnh vực SHCN theo phân công của Bộ trưởng Bộ Khoa học và công nghệ; đề xuất biện pháp xử lý các vi phạm pháp luật về SHTT với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền; tổ chức lấy ý kiến của hội để hoàn thiện các qui định của pháp luật và phát triển hoạt động SHTT
- Trong phạm vi được ủy quyền, tham gia giải quyết các tranh chấp về SHCN và tranh chấp thương mại liên quan đến SHCN; cung cấp ý kiến chuyên môn phục vụ việc giải quyết các tranh chấp, vi phạm pháp luật về SHCN
- Tổ chức nghiên cứu khoa học, thống kê về SHCN
- Tổng hợp, đánh giá, báo cáo Chính phủ về tình hình hoạt động bảo hộ quyền SHTT, đề xuất các chính sách, biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống SHTT và đảm bảo thống nhất quản lý nhà nước về SHTT
- Quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình đầu tư phát triển chung về SHTT và các dự án đầu tư thuộc Cục SHTT theo qui định của pháp luật
- Quản lý việc thu phí, lệ phí và các khoản thu dịch vụ khác trong hoạt động SHCN theo qui định của pháp luật
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạc cải cách hành chính phù hợp với chương trình, kế hoạch, cải cách hành chính nhà nước của Bộ
- Quản lý về tổ chức, biên chế, công chức, viên chức, người lao động và tài chính, tài sản, hồ sơ, tài liệu của Cục theo qui định của pháp luật và phân cấp của Bộ Khoa học và công nghệ
Trang 332.1.2.2 Cơ cấu tổ chức (phụ lục)
Cục SHTT có 17 đơn vị trực thuộc, trong đó có 15 đơn vị làm việc tại Cơ quan Cục (384-386, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội) và 2 Văn phòng Đại diện của Cục tại thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Đà Nẵng Cơ cấu tổ chức Cục SHTT theo Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Cục SHTT (Ban hành kèm theo Quyết định số 2525/QĐ- BKHCN ngày 04/09/2018 của Bộ trưởng Bộ KH&CN) bao gồm:
- Các đơn vị giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lí nhà nước: Văn phòng Cục; Phòng Kế hoạch – Tài chính; Phịng Tổ chức cán bộ; Phịng Đăng ký; Phòng Pháp chế và Chính sách; Phịng Hợp tác quốc tế; Phòng Thực thi và Giải quyết khiếu nại; Văn phòng Đại diện Cục SHTT tại thành phố Hồ Chí Minh; Văn phòng Đại diện Cục SHTT tại thành phố Đà Nẵng;
- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục: Trung tâm Thẩm định Sáng chế; Trung tâm Thẩm định Kiểu dáng công nghiệp; Trung tâm Thẩm định Nhãn hiệu; Trung tâm Thẩm định Chỉ dẫn địa lí và Nhãn hiệu quốc tế; Trung tâm Thẩm định sau cấp Văn bằng bảo hộ; Trung tâm Thông tin SHCN; Trung tâm Công nghệ thông tin; Trung tâm Nghiên cứu, Đào tạo và Hỗ trợ, Tư vấn
2.1.3 Tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp
2.1.3.1 Thành phần tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp a) Hồ sơ đơn Sáng chế/ giải pháp hữu ích
Sáng chế/ giải pháp hữu ích là sản phẩm, quy trình cơng nghệ, do con người tạo ra chứ khơng phải là những gì (đã tồn tại trong thiên nhiên) được con người phát hiện ra [5]
Thuộc tính cơ bản của sáng chế/ giải pháp hữu ích là đặc tính kỹ thuật bởi vì sáng chế/ giải pháp hữu ích là giải pháp kỹ thuật, tức là biện pháp kỹ thuật giải quyết một vấn đề
Trong hồ sơ đơn Sáng chế bao gồm:
Trang 34sáng chế được bảo hộ), số văn bằng, thông tin về tác giả sáng chế, người nộp đơn và đại diện sở hữu cơng nghiệp (nếu có), dữ liệu kỹ thuật và phân loại (ảnh)
- Bản mô tả: Mô tả chi tiết về sáng chế đến mức mà người có cùng trình đơ trong cùng lĩnh vực có thể thực hiện được sáng chế theo bản mơ tả và hình vẽ Trong thực tế, có những đối tượng ví dụ như trình tự gen đối với sáng chế thuộc lĩnh vực công nghệ sinh học cần phải có các tài liệu hỗ trợ thêm bằng đĩa CD hoặc các phương tiện lưu giữ khác tách biệt với tài liệu sáng chế
Có những bản mô tả của một đơn sáng chế lên tới hàng nghìn trang giấy A4, cho nên một hồ sơ đơn sáng chế rất dày chiếm nhiều diện tích kho tàng lưu trữ Trong một hồ sơ đơn sáng chế, bản mô tả này thường có 03 bản: 01 bản nộp khi chủ đơn đến nộp đơn - bản này sẽ được bổ sung sửa chữa những lỗi chuyên môn cần thiết trong q trình thẩm định đơn; 01 bản hồn chỉnh đã được sửa chữa và được công nhận để được bảo hộ độc quyền và là căn cứ để quyết định cấp bằng độc quyền sáng chế; 01 bản chính kèm theo quyết định cấp văn bằng bảo hộ sáng chế
- Yêu cầu bảo hộ: Xác định phạm vi bảo hộ Nhìn chung, đây được coi là nội dung quan trọng nhất của sáng chế Điều quan trọng là yêu cầu bảo hộ phải được soạn thảo tốt, nêu chính xác các nội dung mới của sáng chế… và được minh họa bằng bản vẽ
- Hình vẽ: Minh họa các chi tiết kỹ thuật của sáng chế
- Báo cáo tra cứu: gồm danh mục các sáng chế, sách, báo, tài liệu hội thảo … có liên quan đến sáng chế đang được xem xét Đây có thể là những thơng tin có ý nghĩa lớn đối với một sáng chế
- Các quyết định, công văn trả lời của cơ quan sáng chế có liên quan đến sáng chế
- Chứng từ nộp phí, lệ phí
- Và các tài liệu có liên quan khác: Tờ khai, giấy ủy quyền, giấy đăng ký kinh doanh…
b) Hồ sơ đơn Kiểu dáng công nghiệp
Trang 35Sản phẩm mang kiểu dáng công nghiệp được hiểu là đồ vật, dụng cụ, thiết bị, phương tiện thuộc mọi lĩnh vực, có kết cấu và chức năng nhất định, được sản xuất và lưu thông độc lập
Trong hồ sơ đơn kiểu dáng công nghiệp bao gồm các tài liệu:
- Trang đầu tiên: Được gián ở ngồi cùng của bìa hồ sơ đó là trang tóm tắt về Kiểu dáng cơng nghiệp, gồm các thông tin về ngày nộp đơn, ngày ưu tiên, ngày cấp bằng (nếu kiểu dáng được bảo hộ), số bằng, thông tin về tác giả, người nộp đơn và đại diện sở hữu cơng nghiệp (nếu có), dữ liệu kỹ thuật và phân loại (ảnh)
- Bản mô tả kiểu dáng công nghiệp
- Bộ ảnh chụp hoặc bộ bản vẽ kiểu dáng cơng nghiệp ít nhất 05 bộ - Chứng từ nộp phí, lệ phí
- Các quyết định, cơng văn trả lời của cơ quan sáng chế có liên quan đến kiểu dáng công nghiệp
- Và các tài liệu có liên quan khác: Tờ khai, giấy ủy quyền, giấy đăng ký kinh doanh…
c) Hồ sơ đơn Nhãn hiệu
Nhãn hiệu là những dấu hiệu của một doanh nghiệp (hoặc tập thể các doanh nghiệp) dùng để phân biệt hàng hóa, dịch vụ của mình với hàng hóa, dịch vụ cùng loại của các doanh nghiệp khác [5]
"Nhãn hiệu" là thuật ngữ để chỉ chung nhãn hiệu hàng hóa và nhãn hiệu dịch vụ
Dấu hiệu dùng làm nhãn hiệu có thể là từ ngữ, hình ảnh hoặc từ ngữ kết hợp với hình ảnh được thể hiện bằng một hoặc nhiều màu sắc
Với chức năng của công cụ marketing - truyền đạt tới người tiêu dùng uy tín của sản phẩm dịch vụ mang nhãn hiệu được hình thành bởi trí tuệ mà doanh nghiệp đầu tư cho sản phẩm dịch vụ đó - nhãn hiệu được pháp luật coi là tài sản trí tuệ của doanh nghiệp
Trong hồ sơ đơn nhãn hiệu bao gồm các tài liệu: - Mẫu nhãn hiệu theo định dạng cụ thể được yêu cầu
Trang 36- Các tài liệu đối chứng có liên quan đến đơn nhãn hiệu - Chứng từ nộp phí, lệ phí
- Các quyết định, công văn trả lời của cơ quan sáng chế có liên quan đến nhãn hiệu
- Và các tài liệu có liên quan khác: Tờ khai, giấy ủy quyền, giấy đăng ký kinh doanh…
d) Một số hồ sơ đơn liên quan đến đơn SHCN sau khi đã được cấp văn bằng bảo hộ:
- Hồ sơ đơn gia hạn: Sau khi đơn được cấp văn bằng bảo hộ, có 2 loại hồ sơ đơn đó là hồ sơ đơn Nhãn hiệu và hồ sơ đơn Kiểu dáng công nghiệp (hồ sơ đơn đã được cấp văn bằng bảo hộ) được phép gia hạn trong một thời gian nhất định bằng việc nộp một khoản phí qui định
Trong hồ sơ này gồm những tài liệu: Tờ khai; giấy ủy quyền, giấy đăng ký kinh doanh, phiếu thẩm định đơn và các loại công văn quyết định liên quan đến hồ sơ đơn
- Hồ sơ đơn sửa bằng: Trong quá trình hoạt động kinh doanh của chủ đơn có sự thay đổi về địa chỉ liên lạc hoặc có sự thay đổi khác thì việc sửa thông tin trong hồ sơ đơn được thực hiện bằng việc này
Trong hồ sơ đơn sửa bằng gồm có các tài liệu: Tờ khai; giấy ủy quyền, giấy đăng ký kinh doanh, phiếu thẩm định đơn và các loại công văn quyết định liên quan đến hồ sơ đơn
- Hồ sơ đơn chuyển nhượng: Là bán hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu trí tuệ là chủ sở hữu bán toàn bộ độc quyền đối với sáng chế được bảo hộ và một người hoặc pháp nhân khác mua các độc quyền đó Các nguyên tắc và đặc điểm tương tự cũng được áp dụng đối với việc chuyển nhượng các đối tượng sở hữu cơng nghiệp khác (ví dụ, nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp
Trang 37Trong một hồ sơ đơn sở hữu cơng nghiệp có rất nhiều tài liệu có liên quan đến hồ sơ đơn đó, mỗi một tài liệu tương ứng với một qui trình xử lý đơn, thậm chí một qui trình có nhiều văn bản khác nhau Qui trình xử lý đơn tác giả sẽ trình bày tại phần
2.1.3.2 Qui trình xử lý đơn sở hữu cơng nghiệp
Bước 1: Nộp đơn
Bước 2: Thẩm định hình thức
Bước 3: Thơng báo kết quả thẩm định hình thức Bước 4: Công bố đơn hợp lệ
Bước 5: Thẩm định nội dung đơn
Bước 6: Thông báo kết quả thẩm định nội dung đơn Bước 7: Yêu cầu nộp lệ phí
Bước 8: Cấp văn bằng bảo hộ, đăng bạ Bước 9: Công bố văn bằng bảo hộ
2.1.3.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp
Hồ sơ, tài liệu của Cục Sở hữu trí tuệ thuộc nhóm tài liệu khoa học - cơng nghệ, có tính chun mơn đặc thù, hồ sơ tài liệu là những mô tả sáng chế, bản vẽ sơ đồ, tài liệu là những dạng ảnh của hồ sơ kiểu dáng cơng nghiệp
Tồn bộ hồ sơ tài liệu là dạng giấy thường khổ A4, chất liệu giấy không được tốt, đặc biệt những tài liệu cũ từ những năm 80 – 90 của Cục đã xuống cấp, giấy bị ố vàng, giòn, mực bị mờ, các trang giấy bị dính vào nhau gây nên tình trạng tài liệu bị xuống cấp trầm trọng
Tài liệu sở hữu công nghiệp dưới dạng hồ sơ đơn, đặc biệt là hồ sơ đơn về sáng chế rất dày (có bản mơ tả sáng chế chiếm đến 1000 trang giấy A4) Số lượng về hồ sơ đơn Nhãn hiệu hàng hóa rất nhiều, hiện tại khoảng hơn 400.000 đơn
Số lượng: Tính đến hết ngày 31/12/2017, Cục SHTT đã tiếp nhận 102.332 đơn các loại, trong đó: [7]
Trang 38quốc tế đăng ký qua hệ thống Madrid; 9 đơn chỉ dẫn địa lý (CDĐL); 2 đơn đăng ký thiết kế bố trí mạch tích hợp bán dẫn; 120 đơn đăng ký quốc tế có nguồn gốc Việt Nam (10 đơn sáng chế, 110 đơn nhãn hiệu);
- 43.455 đơn khác, bao gồm: Sửa đổi đơn: 2.578; chuyển nhượng đơn: 1.116; cấp lại văn bằng bảo hộ (VBBH): 1.741; gia hạn hiệu lực VBBH: 11.739; gia hạn đăng ký quốc tế: 3.862; sửa đổi VBBH: 6.867; duy trì hiệu lực VBBH: 7.141; chuyển nhượng VBBH: 2.546; chuyển giao quyền sử dụng: 611; chấm dứt/huỷ bỏ hiệu lực VBBH: 329; khiếu nại: 1.318; tra cứu: 291; phản đối cấp VBBH: 1.359; các loại đơn khác: 1.957
2.1.3.4 Giá trị tài liệu lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ
Tài liệu lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ là tài liệu lưu trữ khoa học cơng nghệ, có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử được sản sinh trong quá trình hoạt động của Cục về lĩnh vực sở hữu trí tuệ
Tài liệu này có tác dụng hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân triển khai ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn cuộc sống Kết quả của những nghiên cứu khoa học thường đưa đến những sản phẩm mới, những công nghệ mới hoàn hảo hơn, phục vụ con người tốt hơn Chính những tài liệu lưu trữ về nghiên cứu khoa học đưa lại cho con người những tri thức mới, sản xuất ra nhiều của cải vật chất cho xã hội cho nên nó được sử dụng rộng rãi…
2.2 Tình hình thực tế về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ
2.2.1 Về cơng tác quản lý hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ
Xây dựng và ban hành các văn bản qui định, hướng dẫn về công tác lưu trữ là nội dung quan trọng trong quản lý công tác lưu trữ tại một cơ quan, tổ chức Nhiệm vụ này nhằm cụ thể hóa các qui định của Nhà nước về cơng tác lưu trữ và giúp cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất nghiệp vụ lưu trữ trong hoạt động hàng ngày phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức
Trong q trình đó, Cục Sở hữu trí tuệ đã xây dựng và ban hành một số các văn bản sau:
Trang 39Trong bản quy chế này qui định về lưu trữ bao gồm các nội dung: thu thập, phân loại, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đánh giá, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Về trách nhiệm quản lý: Chánh Văn phịng Cục giúp Cục trưởng quản lý, chỉ đạo cơng tác lưu trữ trong phạm vi Cục Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Cục có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo cơng tác lưu trữ tại đơn vị mình quản lý Mọi cán bộ, công chức, viên chức đều có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế này cũng như quy định hiện hành của Bộ Khoa học và công nghệ, và qui định của pháp luật
Trong cơng việc phải tn thủ việc bảo vệ bí mật thông tin theo qui định của Nhà nước
Cục Sở hữu trí tuệ phải thực hiện báo cáo thống kê theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ và báo cáo tổng hợp gửi về Bộ Khoa học và cơng nghệ
Và qui trình quản lý tác nghiệp công tác văn thư và lưu trữ được yêu cầu
theo Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008
2.2.2 Thực trạng về các hoạt động nghiệp vụ trong hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ
2.2.2.1 Hoạt động thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Việc thu thập tài liệu có vai trị quan trọng nhằm bổ sung vào kho những tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của cán bộ, nhân viên trong và ngoài Cục đến khai thác
Trang 40Như trên tác giả đã trình bày đến số lượng hồ sơ tài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ Cục là rất lớn Ngoài các hồ sơ tài liệu đã thống kê phần trên thì cịn có những hồ sơ, tài liệu hiện đang lưu giữ tại các đơn vị như: Hồ sơ tài liệu tổ chức cán bộ, Hồ sơ đơn giải quyết khiếu nại (liên quan đến đơn Sở hữu công nghiệp), và các hồ sơ công việc của các đơn vị
Nói chung, việc thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị chưa được triệt để, vẫn cịn tình trạng hồ sơ tài liệu được lưu trữ tại các đơn vị Nguyên nhân do khối hồ sơ tài liệu về sở hữu công nghiệp là q lớn, khơng đủ diện tích kho tàng để bố trí khoa học, và cũng do nguồn nhân lực khơng đủ để có thể đáp ứng được cơng việc
2.2.2.2 Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Như tác giả đã nói ở trên, tình hình chỉnh lý tài liệu tại Cục Sở hữu trí tuệ vẫn chưa được quan tâm, chỉ tài liệu hành chính từ khi thành lập cho đến hết năm 2007 được chỉnh lý khoảng 30m giá tài liệu (tương đương với 1779 đơn vị bảo quản) Còn lại toàn bộ hồ sơ tài liệu từ trước đến nay chưa được chỉnh lý [8]
Mặc dù đã có qui định tại Quy chế Công tác Văn thư và Lưu trữ nhưng do khối hồ sơ tài liệu sở hữu công nghiệp rất lớn và để được thực hiện việc chỉnh lý cần phải có kinh phí lớn và cần có sự quan tâm sát xao của Lãnh đạo Cục nên nhiệm vụ này còn rất hạn chế
2.2.2.3 Hoạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Tài liệu sản sinh trong q trình hoạt động của Cục có nhiều loại với giá trị khác nhau Tài liệu của Cục là tài liệu khoa học cơng nghệ, vừa có giá trị thực tiễn, vừa có giá trị lịch sử