Đang tải... (xem toàn văn)
BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI HOÀNG VĂN MẠNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN MÔN TẠI VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngà[.]
BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI HOÀNG VĂN MẠNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUN MƠN TẠI VĂN PHỊNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC HÀ NỘI – NĂM 2021 Luan van BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI HOÀNG VĂN MẠNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN MÔN TẠI VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO ĐỨC THUẬN HÀ NỘI, NĂM 2021 Luan van LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh” cơng trình khoa học nghiêm túc thân tơi nghiên cứu, với hƣớng dẫn khoa học PGS TS Đào Đức Thuận Trong luận văn tơi có tham khảo kết nghiên cứu, viết nhà khoa học, bạn học viên, đồng nghiệp sử dụng thông tin tài liệu nhƣng đƣợc thích Lời cam đoan thật, sai xin hoàn toàn chịu trách nhiệm T n p Mn n t n TÁC GIẢ LUẬN VĂN Hoàng Văn Mạnh Luan van năm 2021 LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thƣ – Lƣu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau Đại học, Trƣờng đại học Nội vụ Hà Nội, đồng chí Lãnh đạo Sở Tài ngun Mơi trƣờng Thành phố Hồ Chí Minh, Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Ban Giám đốc, viên chức ngƣời lao động làm việc Phòng Lƣu trữ, Tổ Lƣu trữ (tại 24 Chi nhánh) hƣớng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện tốt cho tơi q trình khảo sát thực nghiên cứu đề tài Đặc biệt, tác giả xin đƣợc gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Đào Đức Thuận ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn tác giả hoàn thành luận văn TÁC GIẢ LUẬN VĂN Hoàng Văn Mạnh Luan van MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN VÀ TÀI LIỆU ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI 1.1 Khái niệm quản lý 1.1.1 Khái niệm quản lý 1.1.2 Khái niệm đất đai 10 1.1.3 Khái niệm địa .10 1.1.4 Khái niệm hồ sơ, tài liệu địa .11 1.2 Đặc điểm, thành phần hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn Văn phịng đăng ký đất đai nói chung 12 1.2.1 Đặc điểm hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn Văn phòng đăng ký đất đai 12 1.2.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu 12 1.2.3 Yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu……………………………14 1.3 Quá trình hình thành hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) 14 1.3.1 Quá trình hình thành Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn đất đai 14 1.3.2 Quá trình hình thành Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng lý đất đai Thành phố Hồ Chí Minh 15 1.4 Ý nghĩa hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đăng ký đất đai 16 1.4.1 Đối với nghiên cứu lịch sử 16 1.4.2 Đối với nghiên cứu khoa học 16 1.4.3 Đối với công tác quản lý hành 16 1.5 Cơ sở pháp lý quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn tài liệu đất đai .19 1.5.1 Văn luật 19 1.5.2 Văn dƣới luật 20 Tiểu kết Chƣơng 21 Chƣơng THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN MÔN TẠI VĂN PHỊNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .22 Luan van 2.1 Khái quát hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh 22 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 22 2.1.2 Chế độ làm việc quan hệ công tác 24 2.2 Khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố 25 2.2.1 Cơ cấu tổ chức, vị trí chức năng, nhiệm vụ quyền hạn máy quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn 25 2.2.2 Phổ biến, ban hành văn quy định quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn .28 2.2.3 Cơ sơ vật chất phục vụ công tác quản lý, tổ chức khai thác hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn 30 2.2.4 Tổ chức thực nghiệp vụ lƣu trữ hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn 31 2.3 Nhận xét chung công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố 41 2.3.1 Ƣu điểm 41 2.3.2 Hạn chế 42 2.3.3 Nguyên nhân 43 Tiểu kết chƣơng .45 Chƣơng GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN MƠN TẠI VĂN PHỊNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 47 3.1 Nhóm giải pháp hồn thiện quản lý hồ sơ chun mơn Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố 47 3.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn 47 3.1.2 Hoàn thiện hệ thống văn quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn .48 3.1.3 Tăng cƣờng bố trí sở vật chất phục vụ bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn 51 Luan van 3.2 Nhóm giải pháp hồn thiện tổ chức thực chun mơn Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố 52 3.2.1 Nâng cao chất lƣợng thực nghiệp vụ lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn 52 3.2.2 Tăng cƣờng kiểm tra, hƣớng dẫn đa dạng hình thức thi đua khen thƣởng quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn .53 3.2.3 Xây dựng quy trình, thủ tục thực nghiệp vụ bảo quản, tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu chuyên môn (hồ sơ đăng ký) 54 Tiểu kết chƣơng 57 KẾT LUẬN 58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CỦA TÁC GIẢ ĐÃ CÔNG BỐ DANH MỤC PHỤ LỤC Luan van DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT STT 10 11 12 13 14 VIẾT TẮT CCHH GCN QSDĐ HC-TH HĐND KT- XH LT NĐ – CP QĐ – TTg QĐ–UBND TT TTHC TN&MT UBND VPĐKĐĐ VIẾT ĐẦY ĐỦ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN KINH TẾ - XÃ HỘI LƢU TRỮ NGHỊ ĐỊNH – CHÍNH PHỦ QUYẾT ĐỊNH CỦA THỦ TƢỚNG QUYẾT ĐỊNH - ỦY BAN NHÂN DÂN THƠNG TƢ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TÀI NGUN VÀ MƠI TRƢỜNG ỦY BAN NHÂN DÂN VĂN PHỊNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI Luan van MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài nghiên cứu Đất đai tài nguyên quốc gia vô quý giá, tƣ liệu sản xuất đặc biệt, thành phần quan trọng hàng đầu môi trƣờng sống, địa bàn phân bố khu dân cƣ, xây dựng sở kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh quốc phịng Tài nguyên đất đai đất nƣớc đƣợc ghi dấu qua nhiều hệ, nhân dân ta tốn bao công sức, xƣơng máu tạo lập, bảo vệ đƣợc vốn đất đai nhƣ ngày Xét phạm vi quốc gia hay nhìn rộng giới, cho phép khẳng định: Sự hình thành cơng tác lƣu trữ thơng tin lƣu trữ nói chung, công tác lƣu trữ thông tin lƣu trữ quan, tổ chức nói riêng, trƣớc hết quan thuộc máy Nhà nƣớc tất yếu ngƣời sử dụng tài liệu làm phƣơng tiện thông tin chủ yếu để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành Ở nƣớc ta đất nƣớc bƣớc vào thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa, nhu cầu sử dụng thơng tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức, nhà nghiên cứu ngày lớn đa dạng, cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hay quản lý hồ sơ tài liệu chun mơn đặc thù có vai trị quan trọng hết Cơng tác quản lý hồ sơ lƣu trữ nhằm đảm bảo lƣu trữ theo hệ thống thông tin hồ sơ, tài liệu lƣu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Trong hoạt động quản lý quan từ khâu đề chủ trƣơng, sách, xây dựng chƣơng trình kế hoạch cơng tác việc phản ánh tình hình, nêu kiến nghị với cấp giải công việc cụ thể, nói chung phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Vì vậy, thơng tin đầy đủ, xác cập nhật kịp thời hoạt động quản lý quan, tổ chức đạt hiệu cao Mặt khác quản lý tốt hồ sơ, tài liệu lƣu trữ góp phần nâng cao hiệu suất chất lƣợng công tác chuyên môn quan, tổ chức Trong hoạt động quan, tổ chức văn thông tin lƣu trữ chủ yếu để giải công việc nhằm thực chức năng, nhiệm vụ Do hiệu chất lƣợng cơng tác quan nói chung, cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với cơng tác văn thƣ lƣu trữ Nếu khâu công tác văn thƣ làm tốt đảm bảo cho hệ thống thơng tin lƣu trữ đầy đủ, kịp thời xác hoạt động quản lý Ngƣợc lại khâu cơng tác văn Luan van thƣ lƣu trữ không đƣợc xử lý tốt, dẫn đến tình trạng chậm, sai lệch thơng tin nhiều ảnh hƣởng tiêu cực đến hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức Cụ thể quan quản lý đất đai, cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chƣa đƣợc quan tâm so với vai trò giá trị hồ sơ, tài liệu mang lại Tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh, qua khảo sát trực tiếp công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) cịn nhiều hạn chế, bất cập Tại tình trạng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh cịn bị phân tán; hồ sơ, tài liệu cịn bảo quản dạng bó gói, tỉ lệ hồ sơ đƣợc lập theo quy định q ít, tình trạng thất lạc hồ sơ tài liệu cịn phổ biến, cơng cụ tra cứu cịn nhiều hạn chế bất cập lạc hậu.? Câu hỏi đặt cho học viên sau khảo sát lựa chọn đề tài để nghiên cứu là: Tại Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh có hay chƣa biết cách quản lý, hay văn đạo hƣớng dẫn nghiệp vụ chƣa có có nhƣng bị chồng chéo, thiếu tính khả thi, khơng gắn với thực tiễn hay cịn lý khác đó? Vì vậy, vấn đề đặt cho công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ gì? Cần phải ban hành văn đạo hay phải xây dựng văn Hƣớng dẫn chung quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên mơn Quy trình nghiệp vụ chi tiết, cụ thể tính thống Tại văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh khối lƣợng hồ sơ, tài liệu đăng ký loại hình tài liệu chun mơn đặc thù có giá trị hành cao khác với loại hồ sơ, tài liệu khác, cần có quy định cách thức quản lý riêng, thống cho loại hình hồ sơ, tài liệu Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh, đơn vị tồn cách thức quản lý riêng (lối mịn), khơng thống nhất, cần tổ chức hội thảo chuyên đề, cần có quy định cụ thể, hƣớng dẫn nghiệp vụ cho cán lãnh đạo quản lý, viên chức ngƣời lao động làm công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn (hồ sơ đăng ký) đƣợc tốt Xuất phát từ lý đó, tơi chọn vấn đề “Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh” để làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ nói chung quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn đặc thù nói riêng vấn đề thu hút quan Luan van ... tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh - Đề xuất biện pháp có tính khả thi quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn Văn phịng đăng ký đất đai. .. liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) Thành phố Hồ Chí Minh qua thời kỳ - Khảo sát thực trạng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh. .. đăng ký) Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh - Các quy định, hƣớng dẫn, quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh