Đang tải... (xem toàn văn)
Đề tài Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học A ĐẶT VẤN ĐỀ Trong suốt thời gian dài làm công tác văn thư và lưu trữ Bản thân tôi nhận thức rằng “ Nếu đã nhận một cô[.]
A ĐẶT VẤN ĐỀ: Trong suốt thời gian dài làm công tác văn thư và lưu trữ Bản thân nhận thức rằng: “ Nếu đã nhận một công việc nào đó phù hợp với chuyên môn hay chưa phù hợp với chuyên môn; mà nếu bản thân mình biết khắc phục, vượt khó thì công việc nào dù lớn hay nhỏ thì cũng mang lại hiệu cao Vì vậy, được phân công phụ trách công tác văn thư lưu trữ bản thân lúc đầu rất bỡ ngỡ được sự quan tâm hỗ trợ của lãnh đạo nhà trường và sự giúp đỡ của tập thể nhà trường nên tự tin Công tác văn thư lưu trữ nhiệm vụ nhà trường nhằm lưu trữ, sắp xếp khoa học loại hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng, lưu trữ bao gồm việc bảo quản, sắp xếp tổ chức sử dụng tài liệu thời gian hình thành hoạt động của đơn vị; nó còn thu thập các tài liệu văn của các cấp, các ngành có liên quan đến hoạt động nhà trường, công tác văn thư lưu trữ phải bảo đảm thông tin chính xác văn và cập nhật kịp thời, xác số liệu, tài liệu cho cấp báo cáo Nhà trường cần có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ nhà trường vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu skkn lực, hiệu quản lý nhà trường, không nhiều thời gian, đáp ứng yêu cầu cao công việc người soạn thảo. Vì thế, qua 06 năm làm cơng tác văn thư và lưu trữ bản thân không ngừng học hỏi ở thầy cô đã trước và học hỏi ở đồng nghiệp, học qua báo chí, … để đúc kết kinh nghiệm nên chọn viết sáng kiến kinh nghiệm “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư trường Mầm non” B NỘI DUNG VẤN ĐỀ: I Thực trạng vấn đề: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ: - Những năm trước nhiều trường mầm non vùng sâu, vùng xa nói chung Trường Mầm non Hương Sen nói riêng công tác lưu trữ bảo quản công văn cơng văn đến cịn lỏng lẻo chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư nên hầu hết trường bố trí cán làm cơng tác cịn chậm Do u cầu đổi nhiều mặt hoạt động hành giáo dục Nên từ loại văn đạo, hướng dẫn, thông tư, văn chuyên môn ngày nhiều - Nên năm gần nhận thức việc phải cần có cán văn thư phụ trách bảo quản, xếp loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách… Một skkn cách ngăn nắp có khoa học Nên hầu hết trường có bố trí cán làm cơng tác nhìn chung cán làm cơng tác văn thư chưa nhận thức tầm quan trọng cơng tác văn thư nên số nơi cịn bề bộn làm việc chưa khoa học chưa ngăn nắp gọn gàng Bản thân rút thuận lợi khó khăn sau: Đặc điểm tình hình: - Trường Mầm non Hương Sen đặt ấp 19, xã Phong Thạnh, Thị xã Giá Rai, tỉnh Bạc Liêu, trường vùng sâu Thị xã Giá Rai Gồm có 01 điểm trung tâm 02 điểm lẻ đặt ấp 19A ấp 23 - Tổng số Cán bộ, giáo viên, nhân viên: 28/26 nữ Trong đó: Ban giám hiệu: 3/3 nữ, giáo viên: 18/18 nữ, Nhân viên: 7/5 nữ - Cơ sở vật chất: Có 10 phịng học phục vụ cơng tác giảng dạy 11 phòng chức phục vụ mặt hoạt động nhà trường a Thuận lợi: - Được quan tâm lãnh đạo phòng GD ĐT thị xã Giá Rai; Đảng ủy, Ủy ban nhân dân xã Phong Thạnh Sự đạo, quan tâm sâu sát Ban giám hiệu nhà trường phối hợp chặt chẽ, đoàn kết cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường skkn - Cơ sở vật chất khang trang, đảm bảo trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ nhằm nâng cao công tác chăm sóc giáo dục trẻ nhà trường - Bản thân đào tạo quy cơng tác văn thư lưu trữ, việc thực nhiệm vụ thuận lợi với chun mơn, bênh cạnh có gặp số khó khăn b Khó khăn: - Tuy trường có bố trí cán văn thư làm công tác văn thư, công việc hàng ngày nhiều bề bộn, việc tiếp nhận văn (công văn đến) báo cáo… (công văn đi) cịn chưa khoa học, khó cho việc tìm kiếm cần, có bị thất lạc, bị mất… - Cơ sở vật chất có đảm bảo chưa đáp ứng nhu cầu thực tế công tác văn thư II Các giải pháp thực hiện: - Từ thực tế vừa nêu qua thời gian công tác 06 năm nhà trường nhận thấy, để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ địi hỏi người làm mãn cơng tác cần phải hiểu cơng tác văn thư tồn cơng việc soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quản lý văn theo phạm vi, nhiệm vụ chức đơn vị cách nhanh chóng, xác bí mật skkn Người làm cơng tác phải động, sáng tạo tâm niệm làm tốt cơng tác văn thư hành nhằm giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng, xác, đường lối, chế độ Đồng thời giúp cho việc quản lý, đạo kiểm tra công việc đơn vị chặt chẽ Góp phần tiết kiệm cơng sức, thời gian, nguyên vật liệu làm văn trang thiết bị dùng trình xây dựng ban hành văn Góp phần giữ gìn tài liệu có giá trị lĩnh vực quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài - Để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, người làm công tác văn thư phải cần nắm vững nội dung: + Nhận vào sổ công văn đến + Nghiên cứu theo dõi việc giải công văn đến + Nghiên cứu dự thảo công văn + Thủ trưởng sửa chữa duyệt + Đánh máy công văn + Thủ trưởng xem lại, ký tên đóng dấu + Vào sổ gửi cơng văn skkn + Làm hồ sơ sổ sách ghi chép tài liệu + Làm loại biên + Lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ Giải pháp lưu trữ hồ sơ: - Có nhiều giải pháp lưu trữ hồ sơ khác như: Lưu trữ theo vần, lưu theo số, xếp hồ sơ theo số theo thời gian, xếp hồ sơ theo chủ đề … - Bản thân chọn cách lưu trữ hồ sơ theo “số theo thời gian”, phương pháp nhằm để phân loại hồ sơ thuận tiện, đặc biệt tài liệu đánh số dễ dàng tìm tài liệu có sổ theo dõi số đến số - Đối với lưu trữ văn đến lưu trữ theo số thời gian sau: + Số đến tính ngày 01/01 năm theo năm dương lịch số 01 (đối với số đến số phải có số đứng trước nhằm để hạn chế sai lệch người khác viết thêm vào) Ví dụ: đánh mã số đến văn đến: skkn Ví dụ: Sổ lưu văn đến có số đến: Nơi Số kí Ngày, Trích yếu Người Ghi Ngày Số gởi hiệu tháng nội dung công nhận công đến Đến công công văn công văn đến văn văn văn skkn 01/01/ 01 Phòng 01/KH- 01/01/ Hướng dẫn thi Bùi GDĐT PGD-ĐT 2020 đua khen thưởng Hậu 2020 TX GR Thái năm học 2019 2020 01/01/ 02 2020 Phòng 02/KH- 01/01/ Thực nhiệm Bùi GDĐT PGDĐT 2020 vụ công tác tháng Hậu TX GR Thái 01/2020 Giải pháp xếp hồ sơ khoa học - Chọn tủ hồ sơ: + Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn + Dùng tủ hồ sơ để vào kệ đựng hồ sơ + Sử dụng mẫu giấy ghi để dán lên hồ sơ làm ký hiệu loại hồ sơ giúp tìm dễ dàng - Phân loại hồ sơ: Phân loại có hệ thống dễ dàng cho việc kiểm tra, xếp Nên phân loại theo chủ đề, theo nhóm,… - Sắp xếp hồ sơ khoa học theo thời gian, theo vần (ABC), theo tính chất cơng việc skkn - Lập danh mục hồ sơ cụ thể, xác phải cập nhật thường xuyên - Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ lưu trữ vào vị trí định để cần truy cập nhanh chóng Làm liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng Giải pháp theo dõi văn đến: - Khi có cơng văn chuyển đến tơi người trực tiếp tiếp nhận đăng ký có theo dõi công văn đến từ nguồn (người nhận…).Kiểm tra sơ có phải cơng văn gởi cho đơn vị hay khơng phân loại hồ sơ (ghi vào sổ) Cơng văn đến chia thành số loại sau: loại nguyên tắc, loại công việc, loại tham khảo Sau ghi cơng văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng) Sau vào sổ cơng văn đến theo mẫu: SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐẾN Ngày Số Nơi gởi Số kí Ngày, Trích yếu Người Ghi cơng hiệu tháng nội dung nhận công skkn đến Đến văn công văn công văn công văn văn đến 1… ……… ……… ……… ……… ……… ……… …… 2… ……… ……… ……… ……… ……… ……… …… Giải pháp tổ chức giải công văn Công văn văn bản, báo cáo, thông báo…được nhà trường phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gởi đến quan đơn vị, cá nhân quan - Thủ trưởng đơn vị người chịu trách nhiệm việc ban hành giải công văn nhà trường - Những công văn trước ký gửi phải kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục - Những công văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn - Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn 10 skkn thư phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang phải ký nhận vào sổ - Ngoài ra, quan số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi Do tính đặt thù lập sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ loại giấy tờ, tài liệu,… - Công văn phải lưu hai nơi: Văn thư nơi thảo công văn - Sổ công văn lập thành nhiều sổ đánh số từ 1, mốc thời gian tính theo năm học SỔ THEO DÕI CƠNG VĂN ĐI Số kí hiệu Ngày tháng Trích yếu nội Nơi nhận Người Ghi công văn công văn dung công văn công văn nhận STT …………… ……… ………………… ……… ……… … …………… ……… ………………… ……… ……… … III Kết đạt học kinh nghiệm: Kết đạt được: 11 skkn Qua thời gian thực nhiệm vụ phân công làm cán văn thư trường Mầm Non Hương Sen từ năm 2015 đến nhận thấy: - Trong công việc hàng ngày thân hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mĩ cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy khơng cịn bở ngỡ - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi công việc hàng ngày - Giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học thời gian quy định - Bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Bài học kinh nghiệm: - Để tạo môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu cao cho đơn vị Đòi hỏi trước tiên thân cán văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi Biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao - Công tác văn thư mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… 12 skkn IV Khả ứng dụng: - Được áp dụng cho công tác văn thư lưu trữ trường Mầm non Hương Sen cho trường Mầm non khác thị xã C KẾT LUẬN: Kết ứng dụng: - Trong thời công tác đến ln hồn thành tốt nhiệm vụ phân cơng - Rèn luyện tính chủ động, ngăn nấp, gịn gàn, có trách nhiệm cơng việc - Các loại báo cáo Phòng Giáo dục Đào tạo thị xã Giá Rai kịp thời, thời hạn, thể thưc theo u cầu - Khơng thất loại hồ sơ Kết luận q trình nghiên cứu: - Cơng tác văn thư lưu trữ phát huy hiệu cao công tác quản lý, ý thực vài trị, tầm quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ - Thông qua biện pháp cụ thể đơn vị công tác lưu trữ văn thư đạt kết như: Hồ sơ xếp có trật tự, ngăn nắp, có khoa học thẩm mỹ, dễ tìm kiếm 13 skkn - Cơng tác văn thư, văn phòng mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, xác… - Chính từ thao tác thận trọng tỷ mỹ xếp loại văn cách ngăn nắp có khoa học nên từ năm 2015 đến trường Mầm non Hương Sen ln ln hồn thành tốt nhiệm vụ Riêng thân ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Đề xuất kiến nghị: - Để người làm công tác văn thư, văn phịng an tâm cơng tác, cấp lãnh đạo cần có chế độ hợp lý - Các cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, phịng làm việc nhằm phục vụ tốt cho cơng tác văn thư nhiều tạo điều kiện đủ phương tiện vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ loại hồ sơ nhà trường ngày tốt - Cần mở khóa đào tạo cho cán văn thư, văn phòng cho trường học tập chuyên môn nghiệp vụ Trên kinh nghiệm việc “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư trường Mầm non” mà thân tơi tìm tịi suy nghĩ, đúc 14 skkn kết 06 năm làm công tác Văn thư lưu trữ xây dựng nên Rất mong đóng góp ý kiến Hội đồng Thành thật cám ơn! Phong Thạnh, ngày 26 tháng năm 2020 XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG NGƯỜI VIẾT XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP TRƯỜNG Bùi Thái Hậu XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN, DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP GIẢI PHÁP PHÒNG GIÁO DỤC THỊ XÃ – ĐÀO TẠO 15 skkn 16 skkn ... nghiệm “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư trường Mầm non? ?? B NỘI DUNG VẤN ĐỀ: I Thực trạng vấn đề: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ: - Những năm trước nhiều trường mầm non vùng... Ghi công hiệu tháng nội dung nhận công skkn đến Đến văn công văn công văn công văn văn đến 1… ……… ……… ……… ……… ……… ……… …… 2… ……… ……… ……… ……… ……… ……… …… Giải pháp tổ chức giải công văn Công văn văn... tế công tác văn thư II Các giải pháp thực hiện: - Từ thực tế vừa nêu qua thời gian công tác 06 năm nhà trường nhận thấy, để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi người làm mãn công tác