tai lieu hay pot

Kỹ năng lập kế hoạch - Cách lập lộ trình đi đến Thành Công Khi được hỏi: “Bạn dự định sau này sẽ làm gì?”, các bạn trẻ thường trả lời: “Tôi sẽ làm chủ một doanh nghiệp, sẽ làm một diễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến…”. Nhưng đa phần các bạn lại chưa hề có một kế hoạch rành mạch để hiện thực hóa dự định đó. Các bạn đang cần kỹ năng lập kế hoạch. Nguyên nhân của việc không chú ý hoặc không thể xác định được kế hoạch cho mình là do các bạn trẻ thiếu mục tiêu hoặc những mục tiêu ấy là mơ hồ. Khi bạn đã đặt mục tiêu dù ngắn hạn hay dài hạn cho mình như sẽ thành một chủ doanh nghiệp, sẽ là một lập trình viên phần mềm, là nhà nghiên cứu khoa học, nhà hoạt động xã hội … để có thể cống hiến, đóng góp được nhiều cho xã hội thì bạn cần phải có một kế hoạch rành mạch từng bước để thực hiện. Một kế hoạch được chuẩn bị kĩ lưỡng và được cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn có những bước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng của các công việc mình làm trên đường thực hiện dự án của mình. I. KẾ HOẠCH LÀ GÌ? Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Khi bạn lập được kế hoạch thì tư duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình. Kỹ năng lập kế hoạch: Khái niệm, ý nghĩa, phương pháp 1. Khái niệm Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. Tất cả những người quản lý đều làm công việc hoạch định. 2. Ý nghĩa - Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý - Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn. - Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức. - Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác. - Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài - Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra. 3. Làm thế nào xác định công việc? Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo? Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc II. CÁCH VIẾT MỘT BẢN KẾ HOẠCH Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, bạn có thể dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố sau: - Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) - Xác định nội dung công việc 1W (what) - Xác định 3W (where, when, who) - Xác định cách thức thực hiện 1H (how) - Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra 2C (control, check) - Xác định nguồn lực thực hiện 5M (man, money, material, machine và method) 1. Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why) Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn cần phải tự hỏi mình là: - Tại sao tôi phải làm công việc này? - Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi? - Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng? Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chín là why với nội dung như trên. Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng. 2. Xác định nội dung công việc (What) - WHAT: (cái gì?) Nội dung công việc đó là gì? - Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó. - Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước. 3. Xác định 3W - WHERE: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau: + Công việc đó thực hiện tại đâu ? + Giao hàng tại địa điểm nào ? + Kiểm tra tại bộ phận nào ? + Thử nghiệm những công đoạn nào ? v.v… - WHEN: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc… + Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc. + Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước. - WHO: (ai?) bao gồm các khía cạnh sau: + Ai làm việc đó + Ai kiểm tra + Ai hỗ trợ + Ai chịu trách nhiệm,… 4. Xác định cách thức thực hiện (How) HOW: (như thế nào?) nó bao gồm các nội dung: - Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)? - Tiêu chuẩn là gì? - Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào? 5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control) Cách thức kiểm soát (CONTROL) sẽ liên quan đến: - Công việc đó có đặc tính gì? - Làm thế nào để đo lường đặc tính đó? - Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào? - Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu. 6. Xác định phương pháp kiểm tra (Check) Phương pháp kiểm tra (CHECK) liên quan đến các nội dung sau: - Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra. - Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?). - Ai tiến hành kiểm tra? - Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu? - Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu. - Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót. 7. Xác định nguồn lực (5M) Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi. Nguồn lực bao gồm các yếu tố: + Man = nguồn nhân lực + Money = Tiền bạc + Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng + Machine = máy móc/công nghệ + Method = phương pháp làm việc - MAN, bao gồm các nội dung: + Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? + Ai hỗ trợ? + Ai kiểm tra? + Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không? - MATERIAL: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố: + Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu + Tiêu chuẩn nhà cung ứng + Xác định phương pháp giao hàng + Thời hạn giao hàng … III. PHÂN LOẠI - Hoạch định chiến lược - Hoạch định tác nghiệp - Hoạch định dự án - Mục tiêu - Hoạch định năm - Hoạch định tháng - Hoạch định tuần 1. Hoạch định chiến lược - Đặc điểm: + Thời hạn: vài năm + Khuôn khổ: rộng + Mục tiêu: ít chi tiết - Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược: + Nhận thức được cơ hội + Xác định các mục tiêu + Phát triển các tiền đề + Xác định các phương án lựa chọn + Đánh giá các phương án + Lựa chọn phương án + Hoạch định các kế hoạch phụ trợ + Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ - Đầu ra của hoạch định chiến lược: + Một bản kế hoạch kinh doanh + Kế hoạch phát triển công ty 2. Hoạch định tác nghiệp - Đặc điểm: + Thời hạn: ngày, tuần, tháng + Khuôn khổ: hẹp + Mục tiêu: chi tiết xác định - Đầu ra của hoạch định tác nghiệp: Hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức như: + Các loại sổ tay, cẩm nang. + Quy trình hoạt động + Các quy định + Hướng dẫn công việc + Các biểu mẫu + Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn. 3. Hoạch định dự án: - Xác định các yêu cầu của dự án - Xác định các quy trình cơ bản - Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án - Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ Gantt 4. Mục tiêu: (Phần này, bạn tham khảo theo kỹ năng quản lý theo mục tiêu) - Phân loại mục tiêu - Điều kiện của mục tiêu - Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu a. Phân loại mục tiêu: - Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân - Mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sau: + Tồn tại và tăng trưởng + Lợi nhuận + Phân bổ các nguồn lực và rủi ro + Năng suất + Vị thế cạnh tranh + Phát triển nguồn lực + Phát triển công nghệ + Trách nhiệm xã hội b. Điều kiện của mục tiêu: Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART - Specific - cụ thể, dễ hiểu + Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai. + Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần. + Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa. - Measurable – đo lường được + Chỉ tiêu này mà không đo lýờng được thì không biết có đạt được hay không? + Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được. - Achievable – vừa sức + Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi. + Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn. - Realistics – thực tế + Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc ). + Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế. - Timebound – có thời hạn + Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn + hời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác. 5. Hoạch định kế hoạch năm Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm: - Từ chiến lược của công ty - Từ các dự án tham gia - Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao - Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận. Nội dung của kế hoạch công tác năm: - Nội dung các mục tiêu công việc - Thời gian thực hiện - Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm). 6. Hoạch định kế hoạch tháng Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng - Các công việc trong kế hoạch năm - Các công việc tháng trước còn tồn tại - Các công việc mới phát sinh do công ty giao Nội dung kế hoạch tháng: - Các công việc quan trọng trong tháng - Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện - Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau) 7. Hoạch định kế hoạch tuần Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần: - Các công việc trong kế hoạch tháng - Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong - Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm. Nội dung kế hoạch tuần: - Các công việc quan trọng trong tuần - Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả). - Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau). Tuy nhiên, không nên quá cứng nhắc trong kế hoạch. Vì thực tế, trong cuộc sống giới trẻ vẫn không đủ dữ liệu để lập kế hoạch. Thậm chí những năng khiếu vẫn chưa hoàn thiện một cách đầy đủ. Vì vậy, kế hoạch của bạn cần phải luôn được cập nhật, bổ sung thêm để phù hợp với điều kiện thực tế. Nguyễn Trọng tổng hợp Lập kế hoạch cho cuộc sống Mỗi sáng thức dậy, bạn có phải đối mặt với câu hỏi: “Hôm nay mình làm gì?”. Và mỗi sinh nhật, bạn có thảng thốt nhận ra: “Trời ơi, mình đang già đi mà sao chưa làm được gì cả?”. Chuyện thứ nhất: cuộc đua một năm Câu chuyện này được ghi từ một tiết giảng có tên “Cuộc đua một năm”. Yêu cầu: mỗi người hãy xác định cho mình ba mục tiêu quan trọng cần phải đạt được trong vòng một năm sắp tới. Bước thứ hai là xếp hạng ba mục tiêu đó. Và đây là phần thực hành lập kế hoạch với mục tiêu xếp hàng đầu của một sinh viên 21 tuổi. Cuối năm ngoái, anh chàng này đã gửi tặng chúng tôi những hình ảnh thú vị của chuyến du hành lên thị xã sương mù với lời đề tặng: “Kết quả của một kế hoạch tốt”. Người bạn này còn tiết lộ việc đã dùng phương pháp này để lập kế hoạch dài hơn trong ba năm, năm năm và mười năm tiếp theo để vươn tới cái đích cuối cùng: “Tôi muốn đứng đâu trong cuộc sống?”. Mục tiêu: Khám phá SaPa Lý do: Đó là ước mơ từ nhỏ Điểm mạnh: Có một người bạn đồng hành tâm đầu ý hợp. Điểm yếu: Hạn chế về thời gian và kinh phí. Khắc phục: Lập kế hoạch chi tiết về chuyến đi (kinh phí, thời gian) và kế hoạch tiết kiệm. Mục tiêu dự phòng: Đi Hội An Chuyện thứ hai: Kế hoạch là một phần cuộc đời tôi Đây là tâm sự của bạn Lê Thành Nam Giải Phóng, chuyên viên quản lý đại lý bảo hiểm của Công ty bảo hiểm nhân thọ Manulife: “Tôi bắt đầu lập kế hoạch từ lúc cảm thấy thời gian của mình không còn nhiều như mình tưởng nữa. Sức lực cũng có hạn, trong khi những điều mà tôi muốn làm cho gia đình và bản thân quá nhiều. Tôi quyết định làm từng thứ một, để nếu không kịp làm tất cả thì những gì đã làm được cũng thật sự hoàn thành. Tôi vào công ty năm 1999 với mức lương 80USD và mong muốn sau hai năm phải là 400USD. Nghe có vẻ hoang tưởng, nhưng tôi biết sáu tháng công ty xét lên lương một lần. Tôi phấn đấu vì mục tiêu lên Lập kế hoạch để mỗi ngày bạn không phải băn khoăn: Hôm nay sẽ lại là một ngày buồn tẻ nữa? Đặt ra mục tiêu ngắn hạn trong kế hoạch và từng bước chinh phục nó. lương mỗi sáu tháng. Và bây giờ toại nguyện. Một kinh nghiệm là nếu bạn muốn làm gì thì cần phải tính toán và điều quan trọng nhất là hãy bắt tay vào làm ngay”. Gọi kế hoạch là “chiếc bản đồ” mà không có nó ta không biết sẽ đi đâu. Phóng đã xác định các yếu tố như thế nào? 1. Thời gian: việc này làm vào thời gian nào trong mỗi ngày, bao lâu thì xong? Nếu không, bao lâu thì bỏ qua kế hoạch này? 2. Cần những gì để hỗ trợ việc thực hiện? 3. Công việc phải khả thi, vừa sức và không hoang tưởng. Có thể biến những mục tiêu lớn lao thành những mục tiêu nhỏ hơn để không bị sức ép quá lớn. 4. Phải làm ngay, vì những kế hoạch dễ dàng bị rơi vào quên lãng và chúng ta không còn hứng thú với việc thực hiện nó nữa. Chuyện thứ ba: Hãy sống chủ động hơn Giáo sư Donald E. Wetmore, chuyên gia về môn quản trị của các trường đại học Mỹ, đưa ra một câu nói nổi tiếng: “Chúng ta không thất bại vì kế hoạch, mà đa phần đều thất bại trong việc lập kế hoạch”. Năm lời khuyên của ông cho một ngày như sau: 1. Lên kế hoạch vào buổi tối. Sẽ rất hiệu quả vì bạn sẽ yên tâm đi ngủ mà không bận tâm về những chuyện của ngày mai nữa. Đặc biệt, giấc ngủ sẽ giúp bạn hiệu chỉnh những sai sót của bản kế hoạch. Hôm sau tỉnh dậy, bạn sẽ thấy nó hay hơn nhiều. 2. Phải viết ra giấy. Khái niệm “năng lượng viết mực” khá thú vị: khi viết sẽ xuất hiện những điều tuyệt diệu mà bạn chưa bao giờ nghĩ đến. 3. Hãy tính đến hai loại công việc: “phải” và “muốn”. Một bên là trách nhiệm, còn một bên là nhu cầu. Tính toán và cân nhắc cho kỹ nhé! 4. Lập một kế hoạch quá tải. Đó là một sự thách thức. Nếu bạn chỉ có một việc trong kế hoạch, thể nào cũng tốn nguyên ngày. Nếu ba việc thì khác, thời gian sẽ chia làm ba. Nhưng nếu bạn ghi ra 12 món thì sao nhỉ? Chỉ có thể làm xong chín món thôi, nhưng dần dà khả năng làm việc của bạn sẽ được nâng cao rõ rệt đấy. 5. Xác định ưu tiên. Đề ra nhiều nhưng bạn phải xác định cái nào là yêu cầu hàng đầu và bức thiết nhất để có thể làm được. Theo Tuổi Trẻ Kỹ năng lập kế hoạch Chúng ta muốn lập kế hoạch hiệu quả nhưng tại sao chúng ta không thể? Chúng ta thường lúng túng với những công việc sự vụ, phát sinh. Chúng ta muốn luôn luôn được chủ động với công việc, nghĩa là ít hoặc không còn việc sự vụ, phát sinh nữa nhưng chúng ta chưa biết cách nào để thực hiện. Một trong những rào cản lớn nhất dẫn đến tình trạng này là do chúng ta chưa biết cách lập kế hoạch một cách hiệu quả. Làm thế nào để phá vỡ rào cản? Với mong muốn cùng nhau phá vỡ tình trạng lúng túng này, chúng tôi đề xuất khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch” với phí tham gia ưu đãi đặc biệt dành cho bạn trẻ. Nhận định của chuyên gia về kỹ năng lập kế hoạch của bạn trẻ: Không riêng gì những bạn trẻ mới bắt đầu đi làm, nhiều cán bộ quản lý của chúng ta ngày nay vẫn còn lúng túng với vô số những việc sự vụ, phát sinh. Một nghịch lý là khi chúng ta càng giải quyết việc sự vụ, thì ta lại thấy càng có nhiều việc sự vụ hơn. Việc lập kế hoạch thường được hiểu là liệt kê những công việc cần làm. Nhưng khi ta đã dành thời gian liệt kê rồi, ta cũng không sao kiểm soát và hoàn thành được chúng đúng tiến độ. Điều đó, khiến chúng ta luôn luôn bị động với công việc. Chúng ta bị quá tải, kém sáng tạo, bị thời gian rượt đuổi cũng từ đó phát sinh. Khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch” giúp ích gì cho bạn trẻ? Khóa học sẽ giúp bạn hiểu được vai trò và tầm quan trọng của việc lập kế hoạch; biết cách lập kế hoạch và kiểm soát kế hoạch một cách hiệu quả để luôn luôn được chủ động với công việc của mình. Mục tiêu khóa học:  Giúp học viên hiểu được vai trò và tầm quan trọng của lập kế hoạch;  Nắm vững và thực hiện được các bước lập kế hoạch;  Biết cách kiểm soát việc thực hiện kế hoạch và xử lý các tính huống phát sinh hiệu quả. Nội dung khóa học: Phần 1: Vai trò và lợi ích của việc lập kế hoạch  Kế hoạch là gì?  Tại sao lập kế hoạch lại cần thiết cho mỗi cá nhân? Phần 2: Quy trình lập kế hoạch  Thu thập thông tin  Xác định mục tiêu theo tiêu chí SMART  Lập phương án  Hành động thực hiện kế hoạch Thời lượng khóa học: 08 giờ Đối tượng nào phù hợp? Khóa học thiết kế dành cho mọi đối tượng nhân viên làm việc tại các doanh nghiệp vừa & nhỏ. Giảng viên: Cô Phạm Thị Kim Thủy, chuyên gia Quản trị nguồn nhân lực, giảng viên bộ môn QTNNL và kỹ năng mềm, chủ nhiệm dự án phát triển “Kỹ năng mềm – Hành trang cuộc sống”. Học phí: học viên được miễn học phí Phí tài liệu & tea break: 149.000 đồng/học viên; Sinh viên: 99.000đồng/học viên. (xuất trình thẻ SV khi đăng ký, hoặc khi vào lớp nếu bạn đăng ký & nộp phí qua mạng). Thời gian học: từ 8h00 đến 17h00 ngày chủ nhật, 27/9/2009. Địa đểm học: Café Vườn Thơ. Số 7 I , Cư xá Phan Đăng Lưu, F.3, Bình Thạnh. (Vào hẻm Khu phố 4, Phan Đăng Lưu, cạnh Điện lực Gia Định, ngã ba Phan Đăng Lưu – Đinh Tiên Hoàng. Đi theo bảng hướng dẫn đầu hẻm). Thông tin chi tiết & đăng ký tham gia: http://kyn angmem.org Hoặc: Ms. Kim Thủy: ptkthuyvn@kynangmem.org Tel: 08. 66714168 – 0903392888. Để có một kế hoạch làm việc hiệu quả Bạn có những mong muốn, những dự định và mục tiêu cho riêng mình, điều đó chỉ ra thiên hướng sử dụng qũy thời gian của mỗi cá nhân. Thời gian của đời người là hữu hạn và mỗi người lại có những đam mê khác nhau, nên cách sử dụng chúng cũng khác nhau. Và mỗi dự định cũng nên có thứ tự ưu tiên nhất định, đó là vì sao mà bạn nên có một lịch trình công việc cụ thể. Một kế hoạch làm việc chính là sự tương thích giữa niềm đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà bạn sở hữu. Lập một lịch trình làm việc là một quá trình bạn sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định. Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, bạn sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình: - Hiểu rõ điều mình thật sự mong muốn đạt được, đương nhiên mơ ước là vô vàn nhưng bạn sẽ phải cân nhắc cái gì là thật sự đáng để hy sinh thời gian vì nó. - Tận dụng hết mọi nguồn thời gian sẵn có: bạn biết đấy, ai cũng có 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần và 3 năm để học cấp 3, nhưng có những người trong 18 năm học đã có thể nói được 2 ngoại ngữ, có người không xong nổi tú tài, ngoài sự chênh lệch về khả năng tiếp thu, sự khác biệt ấy còn phụ thuộc vào cách sử dụng thời gian của mỗi người. Do đó: Nếu bạn thấy mình đã từng bỏ phí thời gian thì hãy học cách sống có kế hoạch ngay từ bây giờ. - Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng mà bạn chắn chắn rằng mình phải đạt được. Một người sống có kế hoạch có thể là một người bận rộn nhưng không bao giờ là một người quay mòng mòng với núi công việc và luôn chép miệng: "Ôi, tôi không có thời gian". - Luôn có những khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ cần giải quyết gấp. Bạn có một kế hoạch, và có thể nó đã được điền kín, nhưng thế không có nghĩa là bạn từ chối đi thăm ông ngoại bị bệnh -> Kế hoạch chỉ đem lại hiệu quả nếu đấy là một kế hoạch linh hoạt. - Giảm khả năng bị stress vì bạn có thể làm chủ cuộc sống của mình một cách hợp lý. Những công cụ để hỗ trợ việc bạn lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên bạn không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi. Dù bạn có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu không bạn lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để… nhớ ra lịch làm việc của mình. Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch: + Đầu tiên bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài chúng ra, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn. + Kế đến, lấp đầy những hoạt động bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá trình này là bạn phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích của bạn. Vâng hôm nay tôi muốn học nấu ăn trước khi làm bài tập hoặc tôi phải đi cắt tóc cái đã trước khi gặp cô bạn mới. Sự ưu tiên ấy phụ thuộc ở chính bạn. Đương nhiên bạn phải ưu tiên bài kiểm tra cuối khóa trong hai ngày tới hơn là một buổi đi dã ngoại cuối tuần. Trong một số trường hợp bạn phải bỏ qua những việc nhỏ để hướng đến những mục tiêu lớn. Và cũng có khi không phải chỉ là sự tương quan giữa những việc lớn và nhỏ, bạn phải hy sinh mơ ước này để đuổi theo một mục tiêu khác. Bạn biết đấy đó vừa là sự khó khăn vừa là nét thú vị của cuộc sống. Luôn có những người phải hy sinh gia đình vì công việc hoặc ngược lại. Và cho dù có một kế hoạch hoàn hảo đi chăng nữa, đôi khi bạn cũng mất mát một đìều gì đấy. Tuy nhiên tôi mong sự mất mát này chỉ là tạm thời vì bạn sẽ lại đặt ra kế hoạch để lấy lại những gì đã mất! + Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn. Bạn đang thực hiện một công việc có tính rủi ro cao, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên. Công việc thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định. Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng. Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc. Nhưng khi bạn đã có kinh nghiệm , hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Một người có trình độ chuyên nghiệp là một người lường trước được càng nhiều càng tốt những khả năng có thể xảy ra, những đều có thể cản trở công việc của mình. Do đó bạn càng hoàn thiện mình bản kế hoạch của bạn càng hoàn hảo hơn. + Ngoài ra lời khuyên cho bạn là nên lập một kế hoạch linh hoạt, tùy từng trường hợp mà có thể bạn phải thay đổi kế hoạch vào giờ chót. Vâng vì bạn đâu phải là một cái máy. Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên đươc kiểm tra về độ logic, đương nhiên tôi không khuyên bạn đổi kế hoạch đến trường hôm nay bởi vì mình mới nổi cái mụn to và xấu quá (!!!) Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là bạn đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời gian của mình. Có một kế hoạch cụ thể bạn vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn. * Cách sắp xếp lịch trình được tóm gọn như sau: - Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân. - Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau. - Luôn dành thời gian cho những sự việc bất ngờ. - Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm đươc những gì đã đề ra. Biên dịch: Kiều Dung - Khánh Như Theo vn8x. [...]... là khi bạn đã lên kế hoạch thì bạn phải tuân thủ nó một cách triệt để Kế hoạch đặt ra vẫn có thể được xem xét lại để hoàn thiện hơn hoặc thay đổi khi cần thiết Kế hoạch không nên cứng nhắc Hoàn cảnh thay đổi, bản thân bạn đã thay đổi, thì kế hoạch của bạn cũng phải thay đổi Nội dung của kế hoạch không quan trọng, bạn hãy có kế hoạch trước đã Có kế hoạch sẽ giúp bạn có đường để thoái lui Khi cuộc sống... dàng hơn; • Nếu sau khi đạt được mục tiêu ban đầu và bạn nhận ra phải thay đổi kế hoạch tiếp theo thì đừng ngại ngần thay đổi nhưng phải cân nhắc cẩn thận; • Nếu trong khi thực hiện kế họach bạn nhận thấy rằng: Nỗ lực của bạn thì rất nhiều so với thành quả bạn đạt được Bạn phải xem lại có nên đặt ra kế hoạch để khắc phục việc đó hay không Nếu bạn thất bại điều đó không quan trọng Quan trọng là bạn đã... điểm yếu của mình rồi mới có những hướng đi đúng đắn hơn Bạn đang cần hai chữ “quyết tâm” Một công việc được thực hiện bởi một người hay bị nản chí tất nhiên sẽ không thể hiệu quả bằng một người có quyết tâm cao độ Teen thì lại hay bỏ ngang công việc khi vì nó khó quá, hay nó chẳng mang lại lợi ích trước mắt nào cả Hương (19 tuổi, quận 3) ngán ngẩm nói: “Tuần nào mình cũng đặt ra hàng đống kế hoạch,... chinh phục mục tiêu đó Bạn còn nhớ câu nói này trong sách Tôi tài giỏi, bạn cũng thế :" Điều quan trọng không phải là bạn có thể trở thành học sinh xuất sắc hay không, quan trọng là bạn có dám làm TẤT CẢ những gì bạn cần để thành học sinh xuất sắc hay không mà thôi." Bạn thấy đó, mục tiêu thôi chưa đủ, phải hiện thực nó bằng những bước đi cụ thể,chính xác và thực tế 5.Trên con đường đi của bạn, sẽ gặp... cuộc đời” Nói nghe thật to lớn nhưng thật ra ai cũng có ước mơ cho tương lai hay một mục đích để vươn tới Kế hoạch chính là công cụ để đạt tới ước mơ đó Thường người ta bắt đầu ước mơ từ lúc nào? Ngay từ nhỏ ta ước mơ theo đuổi một công việc nào đó như muốn trở thành bác sĩ, kỹ sư, và ngày nay ta còn muốn trở thành nhà khoa học hay nhà phi hành vũ trụ… Có người muốn trở thành một chính trị gia, một nhà... một nhà hoạt động xã hội phục vụ người nghèo… Người ta nghĩ đến những nghề nghiệp cụ thể hay có những ước mơ bay bổng Dù còn “mơ mơ màng màng”, ước mơ là sức hút làm cho cá nhân vươn tới, là lực đẩy để ta tiến xa Không ít bạn trẻ có những ước mơ cao đẹp như cải tạo xã hội, phục vụ nhân loại, sống lý tưởng… Ước mơ hay lý tưởng ấy nếu được gia đình và xã hội góp phần hun đúc sẽ như chiếc la bàn để định... đường đời, những biến cố bất ngờ xảy ra là những cơ hội dù xấu hay tốt Chính ta biến đổi nó thành một cơ hội, một vận may mới Trên đường đi tới, ta có thể gặp cơ hội tốt như xin được một học bổng du học, gặp những người thầy giỏi giúp chúng ta tiến bộ Nhưng ta cũng không tránh được các biến cố rủi ro Như anh Trần Bá Thiện trở nên mù lòa do một tai nạn đã trở thành “hiệp sĩ tin học” vì đã khắc phục trở... sao? Vì sao tôi theo đuổi ngành này? Vì cha mẹ thúc ép, vì bạn bè rủ rê? Vì nó đang là thời thượng? Hay vì tôi yêu thích, vì nó thật sự có ý nghĩa cho cuộc đời tôi? WHO: Ai? Ai có liên quan? Trước tiên là tôi? Liệu tôi có đủ năng lực và kiên nhẫn để đeo đuổi mục đích cho đến cùng? Tôi có dễ chán nản và hay bỏ cuộc không? Sức khỏe của tôi có tốt đủ để theo đuổi ngành học không?… Những người có liên quan... gian cần thiết để hoàn tất mỗi công việc vì họ không hề tính đến thời gian trễ nãi khi xếp hàng, bị kẹt xe hay những thứ khác ngoài khả năng dự kiến Hãy cộng thêm thời gian vào những kế hoạch có khả năng bị trễ nãi Thời gian này bao gồm giờ cao điểm, xếp hàng dài trong cửa hàng, thiếu chỗ đậu xe hay thậm chí gặp người nhiều chuyện,v.v Làm như thế sẽ khiến bạn bớt vội vã hơn và đưa bạn vào quỹ đạo Nếu... Hãy ghi cả những thừa nhận của bạn mà bạn không biết là đúng hay sai Ví dụ như: "Tôi đẹp trai", "Tôi có trí nhớ tệ", "Tôi học thuộc lòng rất giỏi" Hãy liệt kê tất cả những điều bạn nghĩ về con người "bí ẩn" của bạn ra giấy 2 Đánh giá và đánh giá Bạn hiểu rõ bản thân mình nhất Bạn hãy xem những nhận xét, những ưu nhược điểm của bạn có đúng hay sai, sai thì sai chỗ nào, có cách nào giải quyết lỗi sai . xét lại để hoàn thiện hơn hoặc thay đổi khi cần thiết. Kế hoạch không nên cứng nhắc. Hoàn cảnh thay đổi, bản thân bạn đã thay đổi, thì kế hoạch của bạn cũng phải thay đổi. Nội dung của kế hoạch. được thực hiện bởi một người hay bị nản chí tất nhiên sẽ không thể hiệu quả bằng một người có quyết tâm cao độ. Teen thì lại hay bỏ ngang công việc khi vì nó khó quá, hay nó chẳng mang lại lợi. không phải là bạn có thể trở thành học sinh xuất sắc hay không, quan trọng là bạn có dám làm TẤT CẢ những gì bạn cần để thành học sinh xuất sắc hay không mà thôi.". Bạn thấy đó, mục tiêu thôi