Ubnd Tỉnh Sơn La

UBND TỈNH SƠN LA UBND TỈNH SƠN LA SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số 1540/SGDĐT GDTrH V/v hướng dẫn sử dụng sổ điện tử trong trường trung học CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Sơn La,[.]

UBND TỈNH SƠN LA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 1540/SGDĐT-GDTrH V/v hướng dẫn sử dụng sổ điện tử trường trung học Kính gửi: Sơn La, ngày 09 tháng 10 năm 2017 - Phòng giáo dục đào tạo huyện, thành phố; - Các đơn vị trực thuộc Căn Thông tư số 12/2011/TT-BGDĐT ngày 28/3/2011 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Điều lệ trường trung học sở, trường trung học phổ thông trường phổ thơng có nhiều cấp học; Căn Thơng tư số 58/2011/TT-BGDĐT ngày 12/12/2011 Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quy chế đánh giá, xếp loại học sinh trung học sở học sinh trung học phổ thông; Căn Công văn số 6756/BGDĐT-VP ngày 11/10/2012 Bộ Giáo dục Đào tạo việc sử dụng sổ gọi tên, ghi điểm nhà trường; Căn Chỉ thị năm học; Công văn hướng dẫn thực nhiệm vụ giáo dục trung học, hướng dẫn thực nhiệm vụ công nghệ thông tin hàng năm, Sở Giáo dục Đào tạo Sơn La hướng dẫn việc sử dụng sổ điện tử trường trung học từ năm học 2017-2018, cụ thể sau: I MỤC ĐÍCH, U CẦU Đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thông tin quản lý, đạo, điều hành hoạt động trường trung học; đảm bảo kết nối thơng tin thơng suốt, xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý giáo dục Tăng cường điện tử hóa hoạt động quản lý từ tỉnh đến sở đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin, nâng cao suất, hiệu làm việc, giảm thời gian, kinh phí nâng cao tính cơng khai, minh bạch hoạt động quản lý giáo dục Tăng cường sử dụng phần mềm quản lý trường học (quản lý học sinh, giáo viên, sở vật chất ) theo hình thức trực tuyến Phần mềm phải có chức quản lý in sổ điện tử đảm bảo nội dung, mẫu theo quy định Chính thức đưa vào sử dụng sổ điện tử thay cho sổ giấy thông thường nơi có phần mềm quản lý Đến năm 2020, tất trường trung học địa bàn tỉnh sử dụng phần mềm quản lý trường học; sử dụng hồ sơ quản lý chuyên môn in từ phần mềm theo mẫu Bộ Giáo dục Đào tạo hướng dẫn Các cấp quản lý giáo dục bước sử dụng phần mềm quản lý trường học việc tra, kiểm tra, đánh giá, thống kê, tổng hợp báo cáo II ĐỊNH HƯỚNG CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN Đối với đơn vị trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo - Năm học 2017-2018: 100% trường học sử dụng phần mềm quản lý trường học quản lý thông tin, quản lý chuyên môn, quản lý kết học tập học sinh Cho phép đơn vị đăng ký với Sở Giáo dục Đào tạo sử dụng hồ sơ quản lý chuyên môn in từ phần mềm theo mẫu Bộ Giáo dục Đào tạo hướng dẫn Các nhà trường rà soát lại đường truyền mạng phục vụ cho phần mềm quản lý trường học Đề xuất nhà mạng hỗ trợ triển khai miễn phí; hỗ trợ tổ chức tập huấn nghiệp vụ quản lý sử dụng phần mềm - Từ năm học 2018-2019: 100% trường học sử dụng hồ sơ quản lý chuyên môn in từ phần mềm theo mẫu Bộ Giáo dục Đào tạo hướng dẫn Đối với Phòng giáo dục đào tạo - Chỉ đạo trường trung học sở thuộc địa bàn quản lý có đủ điều kiện sở vật chất sử dụng phần mềm quản lý trường học quản lý thông tin, quản lý chuyên môn, quản lý kết học tập học sinh - Rà soát lại trường chưa đảm bảo đường truyền mạng phục vụ cho phần mềm Thực đề xuất nhà mạng hỗ trợ triển khai miễn phí; hỗ trợ tổ chức tập huấn nghiệp vụ quản lý sử dụng phần mềm cho đơn vị trực thuộc - Xây dựng kế hoạch, lộ trình sử dụng phần mềm quản lý trường học cho trường trung học sở thuộc địa bàn quản lý, đảm bảo đến năm học 20202021, có 100% trường trung học sở địa bàn sử dụng hồ sơ quản lý chuyên môn in từ phần mềm theo mẫu Bộ Giáo dục Đào tạo hướng dẫn III MỘT SỐ QUY ĐỊNH TRONG SỬ DỤNG HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Thành lập ban quản trị phần mềm quản lý trường học - Hiệu trưởng nhà trường định thành lập ban quản trị phần mềm gồm tối thiểu 03 thành phần bắt buộc: Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng phụ trách công nghệ thông tin, 01 giáo viên giao phụ trách công nghệ thông tin Các thành phần khác hiệu trưởng nhà trường tự định tùy thuộc đặc thù đơn vị - Khi có thay đổi nhân sự, Hiệu trưởng nhà trường có trách nhiệm ban hành định kiện toàn ban quản trị phần mềm - Ban quản trị có trách nhiệm quản lý phần mềm; triển khai nhiệm vụ có liên quan đến phần mềm tới phận, cá nhân có liên quan Trách nhiệm cá nhân tham gia hệ thống phần mềm a) Trách nhiệm Hiệu trưởng - Ban hành định thành lập ban quản trị phần mềm đơn vị - Quản lý tất tài khoản sử dụng phần mềm đơn vị, kiểm tra, đôn đốc việc thực quy định bảo mật thông tin, tài khoản - Quyết định thời điểm mở, khóa Sổ điểm điện tử, Học bạ điện tử quy định thủ tục, thời gian cập nhật điểm, chỉnh sửa sau khóa sổ - Kiểm tra việc thực quy định cập nhật điểm số thông tin khác giáo viên, học sinh vào sở liệu nhà trường - Xét duyệt chất lượng hai mặt giáo dục học sinh, danh hiệu thi đua, danh sách học sinh phải kiểm tra lại môn học, rèn luyện hạnh kiểm hè Phê duyệt kết đánh giá, xếp loại học sinh sau có đủ thông tin - Quyết định, xác nhận thời điểm, nội dung sửa chữa thơng tin có liên quan đến điểm số xếp loại mặt giáo dục học sinh Không cho phép cá nhân sửa điểm sau ngày 31/5 hàng năm - Có định khen thưởng, kỷ luật thẩm quyền phận, cá nhân b) Trách nhiệm thành viên tham gia hệ thống Tất cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường tham gia phần mềm cần phải có trách nhiệm bảo mật tài khoản sử dụng, không nhờ người khác làm thay công việc mình, thực nhiệm vụ khác theo yêu cầu Hiệu trưởng nhà trường c) Trách nhiệm giáo viên chủ nhiệm - Cập nhật danh sách sơ yếu lý lịch học sinh đầu năm học - Cập nhật kiểm diện học sinh định kì hàng tháng - Cập nhật xếp loại hạnh kiểm, nhận xét học sinh lớp vào cuối học kỳ, năm - Kiểm tra điểm trung bình mơn, xếp loại học lực, danh hiệu cuối học kỳ năm học - Kiểm tra sổ gọi tên ghi điểm lớp; giúp Hiệu trưởng theo dõi việc kiểm tra cho điểm theo quy định - Kiểm tra lại kết đánh giá, xếp loại hạnh kiểm học lực học kỳ, năm học sinh phần mềm Lập danh sách học sinh lên lớp, không lên lớp, học sinh công nhận học sinh giỏi, học sinh tiên tiến; học sinh phải thi lại môn học, học sinh phải rèn luyện hạnh kiểm kỳ nghỉ hè,… - Theo dõi, kiểm tra ký xác nhận nội dung Sổ điểm, Học bạ (bản cứng) in từ phần mềm d) Trách nhiệm giáo viên môn - Thực đầy đủ số lần kiểm tra, cho điểm theo quy chế Bộ Giáo dục Đào tạo Trực tiếp nhập điểm nhận xét học sinh lớp dạy vào phần mềm Đảm bảo xác, sau cho điểm vào sổ cá nhân - Kiểm tra điểm trung bình mơn học theo học kỳ, năm học sinh lớp phụ trách - Thực nhận xét tuần nề nếp học tập mơn trực tiếp giảng dạy (nếu có) - Kịp thời báo cáo với Ban quản trị vấn đề gây cố lỗi cập nhật vấn đề khó khăn khác liên quan đến cơng việc nhập điểm - Kiểm tra tính xác, ký xác nhận nội dung Sổ điểm, Học bạ (bản cứng) in từ phần mềm vào cuối kỳ cuối năm học e) Trách nhiệm người quản trị hệ thống - Phân quyền cho cá nhân, tổ, nhóm, phận sử dụng Sổ điểm, Học bạ, Sổ đăng điện tử Tham mưu cho Hiệu trưởng để đảm bảo điều kiện vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động phần mềm - Quản lý bảo mật liệu, thực khóa/mở sổ điện tử theo yêu cầu Hiệu trưởng - Đề nghị phận phụ trách kỹ thuật đơn vị quản lý phần mềm cập nhật kịp thời quy chế đánh giá, xếp loại kết học tập học sinh có định thay đổi, điều chỉnh - Cập nhật liệu ban đầu vào đầu năm học có thay đổi theo phân công Hiệu trưởng nhà trường - Phân quyền cho Phó hiệu trưởng phụ trách chun mơn; tổ trưởng, tổ phó chun mơn thực khai báo phân công giảng dạy giáo viên học kỳ - Phân quyền hướng dẫn Tổ văn phòng thực in sổ điểm, học bạ, sổ đăng từ phần mềm quản lý - Hướng dẫn, hỗ trợ cán bộ, giáo viên việc sử dụng phần mềm Các quy định khác a) Quy định việc cập nhật điểm sổ điểm điện tử học bạ điện tử - Giáo viên môn trực tiếp nhập điểm vào Sổ điểm điện tử Học bạ điện tử theo định kỳ - Điểm số cập nhật vào Sổ điểm điện tử Học bạ điện tử phải thống với điểm số sổ cá nhân giáo viên - Ban giám hiệu định kỳ kiểm tra tiến độ, tỉ lệ đánh giá điểm kiểm tra vào cuối tháng năm học, có biên kiểm tra lưu trữ hồ sơ quản lý nhà trường Kết kiểm tra lấy làm xếp loại việc thực nhiệm vụ giáo viên tháng/học kỳ - Giáo viên có nguyện vọng điều chỉnh sai sót trình nhập thơng tin, điểm số phần mềm phải phải có đơn đề nghị; Hiệu trưởng phải phê duyệt vào đơn; đơn lưu hồ sơ Ban quản trị; việc sửa chữa lưu vết hệ thống Khi sửa liệu phải có chứng kiến đại diện Ban giám hiệu, Ban quản trị người đề nghị chỉnh sửa số liệu ghi nhận đầy đủ điều chỉnh hồ sơ lưu trữ b) Quy định in ấn, lưu trữ, gửi báo cáo - Tổ văn phòng nhà trường có trách nhiệm in ấn, lưu giữ sổ điểm, học bạ, sổ đăng (bản cứng) in từ phần mềm - Sau kết thúc học kỳ năm học, xét đề nghị Ban quản trị, Hiệu trưởng nhà trường định việc khóa Sổ điểm Học bạ điện tử Tổ văn phịng nhà trường có trách nhiệm in ấn sổ điểm điện tử khổ giấy A4 A3, học bạ điện tử khổ giấy A4, lấy chữ ký xác nhận giáo viên mơn, giáo viên chủ nhiệm, trình hiệu trưởng ký duyệt, đóng dấu giáp lai (có thể in mặt mặt) Các in từ phần mềm ký xác nhận đóng dấu coi thức lưu trữ hồ sơ theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo - Ảnh học sinh trang đầu học bạ: quét đưa vào phần mềm; dán ảnh đóng dấu giáp lai sau in đóng - Thống chung toàn tỉnh đề xuất với nhà mạng điều chỉnh số phần, mục in so với mẫu Bộ Giáo dục Đào tạo cho phù hợp với thực tiễn Cụ thể: + Đối với Sổ gọi tên ghi điểm: bổ sung phần ký xác nhận giáo viên môn trang ghi điểm theo mơn phụ trách; bỏ trang nhận xét Hiệu trưởng sử dụng Sổ gọi tên ghi điểm; thay cho việc nhận xét hàng tháng vào trang cuối Sổ gọi tên ghi điểm truyền thống, Hiệu trưởng tổ chức kiểm tra việc nhập thông tin, liệu hàng tháng giáo viên chủ nhiệm giáo viên môn, lập biên kiểm tra lưu trữ hồ sơ quản lý nhà trường + Đối với Học bạ: bỏ phần “Quá trình học tập” trang đầu Bổ sung đầy đủ thông tin học sinh (Họ tên, Trường, Huyện, Tỉnh, Lớp, Năm học) vào phần đầu trang - Thời gian in loại sổ từ phần mềm: + Đối với Sổ gọi tên ghi điểm: Cuối kỳ I in nội dung phải hoàn thiện học kỳ; Hiệu trưởng, giáo viên chủ nhiệm, giáo viên môn ký xác nhận theo chức nhiệm vụ; tổ văn phịng đóng dấu xác nhận, lưu trữ theo quy định Cuối năm in nội dung lại; Hiệu trưởng, giáo viên chủ nhiệm, giáo viên môn ký xác nhận theo chức nhiệm vụ; tổ văn phòng đóng có đầy đủ trang theo mẫu Bộ Giáo dục Đào tạo đóng dấu giáp lai trang đóng dấu xác nhận, lưu trữ theo quy định + Đối với Học bạ: Cuối năm học in nội dung phải hoàn thiện năm học theo quy định; Hiệu trưởng, giáo viên chủ nhiệm, giáo viên mơn hồn thành việc nhận xét, ký xác nhận theo chức nhiệm vụ; tổ văn phịng đóng dấu, lưu trữ theo quy định Năm học cuối cấp, đóng thành bao gồm tồn học bạ lớp thuộc cấp học theo trình tự thời gian, đóng dấu giáp lai, dấu xác nhận theo quy định 01 trả cho học sinh, 01 lưu trữ nhà trường (nội dung bỏ) + Đối với Sổ đăng bộ: Đầu năm học cập nhật đủ thơng tin học sinh, in, ký, đóng dấu xác nhận, lưu trữ khóa học Năm cuối khóa sau có đầy đủ thơng tin tồn khóa học sinh, in, đóng quyển, đóng dấu giáp lai, dấu xác nhận, lưu trữ theo quy định - Người dùng hệ thống sử dụng chức gửi liệu báo cáo phần mềm lên cấp để tổng hợp c) Lưu trữ liệu, gửi liệu kết học tập học sinh trực tuyến - Kết thúc năm học, nhà trường lưu giữ loại hồ sơ, sổ sách như: Sổ gọi tên ghi điểm, Học bạ, Sổ đăng điện tử in từ phần mềm; Sổ điểm cá nhân; mẫu tổng hợp sửa chữa liệu - Kết thúc học kỳ, cuối năm học nhà trường gửi trực tuyến liệu kết học tập học sinh lên phần mềm thống kê giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo Phòng giáo dục đào tạo tập hợp, lưu trữ liệu gửi báo cáo trực tuyến thông tin đơn vị trực thuộc lên Sở Giáo dục Đào tạo thông qua chức phần mềm quản lý thông tin giáo dục - Các liệu lưu trữ bảo quản theo quy định lưu trữ hồ sơ d) Cấp lại học bạ trường hợp bị học bạ - Những đơn vị quản lý hồ sơ học sinh phần mềm phép cấp học bạ cho người học bị học bạ - Người bị học bạ phải có đơn đề nghị cấp học bạ Các phận, cá nhân có thẩm quyền tổ chức in học bạ từ phần mềm, đóng dấu, ký xác nhận theo quy định, đóng dấu “Bản sao” trang bìa học bạ Đối với trường hợp giáo viên mơn khơng cịn cơng tác nhà trường, khơng thể ký xác nhận vào kết môn học học bạ, tổ trưởng chuyên môn quyền ký thay sở đối chiếu với hồ sơ lưu nhà trường Quá trình cấp học bạ phải lập thành biên có chữ ký xác nhận thành viên có liên quan - Hồ sơ lưu việc cấp học bạ để phục vụ công tác thanh, kiểm tra gồm: Đơn đề nghị cấp học bạ; Biên cấp học bạ e) Khen thưởng, kỷ luật Giám đốc Sở Giáo dục Đào tạo, Trưởng phòng giáo dục đào tạo định xử lý theo thẩm quyền, đề nghị cấp có thẩm quyền định xử lý tổ chức, cá nhân vi phạm; định khen thưởng theo thẩm quyền, đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng tổ chức, cá nhân có thành tích việc thực quy định hướng dẫn f) Điều chỉnh, bổ sung Hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung trình triển khai thực nảy sinh vấn đề khơng cịn phù hợp Sở Giáo dục Đào tạo yêu cầu các Phòng giáo dục đào tạo, các đơn vị trực thuộc khẩn trương triển khai thực hiện từ năm học 2017 - 2018. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần báo cáo về Phòng Giáo dục trung học Sở Giáo dục Đào tạo để giải đáp thống thực hiện./ Nơi nhận: - Như kính gửi; - BGĐ (BC); - Các phịng có liên quan; - Lưu VT, GDTrH KT.GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Nguyễn Duy Hồng ... - Ảnh học sinh trang đầu học bạ: quét đưa vào phần mềm; dán ảnh đóng dấu giáp lai sau in đóng - Thống chung toàn tỉnh đề xuất với nhà mạng điều chỉnh số phần, mục in so với mẫu Bộ Giáo dục Đào... lấy chữ ký xác nhận giáo viên môn, giáo viên chủ nhiệm, trình hiệu trưởng ký duyệt, đóng dấu giáp lai (có thể in mặt mặt) Các in từ phần mềm ký xác nhận đóng dấu coi thức lưu trữ hồ sơ theo quy... bỏ phần “Quá trình học tập” trang đầu Bổ sung đầy đủ thông tin học sinh (Họ tên, Trường, Huyện, Tỉnh, Lớp, Năm học) vào phần đầu trang - Thời gian in loại sổ từ phần mềm: + Đối với Sổ gọi tên