Giấu slide
Trong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một slide nào đó – slide
thông tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa chẳng hạn – và chỉ truy cập đến slide này
khi nào cần thiết. Slide được ẩn đi sẽ không được hiện lên trên màn hình trình diễn trừ khi bạn ra
lệnh cho PowerPoint truy cập đến slide đó.
Để ẩn một slide trước tiên bạn hãy chuyển con trỏ chuột về slide bạn muốn giấu đi rồi vào Slide
Show | Hide Slide.
Bạn hãy khi nhớ số thứ tự của slide bị ẩn đi đó để trong quá trình trình diễn bạn có thể dễ dàng
truy cập đến slide ẩn đó bằng cách nhấn phím số thứ tự của slide ẩn và ấn Enter. Nếu bạn có
nhiều slide ẩn và không nằm theo thứ tự nào cả thì bạn có thể dùng phím tắt H để chuyển đến
slide ẩn tiếp theo. Để quay trở lại bài trình diễn, bạn hãy nhắp chuột phải vào màn hình trình diễn
và chọn Go | Previous Viewed. (Lệnh này có thể khác ở những phiên bản PowerPoint khác
nhau).
Hoặc bạn có thể tạo ra một nút bấm chuyển đổi slide trên màn hình trình diễn của bạn bằng cách
vào Slide Show | Action Settings.
Căn chỉnh đối tượng
Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tự động đặt vị trí hay căn chỉnh các đối tượng mà không
cần phải sử dụng đến lưới (grid) hay hướng dẫn (guide). Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử các
sau đây.
Trước tiên bạn hãy lựa chọn tất cả các đối tượng cần căn chỉnh vị trí (lưu ý khi lựa chọn nhiều
đối tượng bạn hãy giữ phím Ctrl). Sau đó bạn chọn nút Draw – nút này nằm ở góc tận cùng bên
tay trái cửa sổ PowerPoint, ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào “Align or Distribute”
sau đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số những mô hình mà PowerPoint
đưa ra.
Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau
Nếu bạn muốn bản trình diễn của mình thêm đa dạng phong phú bằng cách đặt màu nền cho mỗi
slide hoặc một nhóm slide khác nhau. Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử cách sau đây.
Lựa chọn slide hay một nhóm slide bạn muốn đặt màu nền khác với những slide khác, chọn
Format | Slide Background. Trong cửa sổ Slide Background, sau khi bạn đã lựa chọn màu nền
thích hợp, hãy đánh dấu chọn vào ô “Omit background graphics from master” sau đó chọn
Apply. Bạn đã được như ý muốn.
Di chuyển đối tượng chính xác hơn
Nếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng trong một khoảng nhỏ thì nhiều khi không chính
xác và đạt yêu cầu cho lắm. Bạn hãy dùng bàn phím thay thế. Trước tiên hãy lựa chọn đối tượng
bạn muốn di chuyển và dùng các phím mũi tên lên-xuống-sang trái-sang phải để di chuyển đối
tượng của bạn. Mỗi lần di chuyển như vậy đối tượng sẽ di chuyển
Trình diễn từng slide riêng biệt
Trong khi bạn soạn thảo và trình bày từng slide của mình, đôi khi bạn muốn xem trước xem slide
đó hiện trên màn hình trình diễn như thế nào. Nhưng nếu dùng tính năng xem trước của
PowerPoint bạn sẽ lại phải xem tất cả các slide và trên màn hình trình diễn toàn màn hình. Vậy
hãy thử ấn và giữ thêm phím Ctrl mỗi khi bạn chọn View Show | Slide Show. Chỉ riêng slide bạn
đang chỉnh sửa hiện ra trong một cửa sổ nhỏ và rất thuận tiện cho bạn đó. Để tắt màn hình đó bạn
hãy click chuột phải và chọn End Show.
. Sử dụng các mẫu PowerPoint sẵn có của Microsoft để tận dụng các thiết kế chuyên nghiệp (Microsoft
PowerPoint templates)
Các mẫu thiết kế sẵn này ngoài việc có các trang trí đồ họa chuyên nghiệp, nó còn đã được định nghĩa
các font chữ, căn lề, số trang, ngày tháng,….
Cách chọn các template này như sau: Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn Format Chọn Slide
Design… Bên phía tay phải của Microsoft PowerPoint 2003 sẽ xuất hiện các mẫu thiết kế sẵn và bạn có
thể chọn bất kỳ mẫu nào hợp với nội dung trình bày của bạn.
Phía dưới cùng của các template này có 2 ô vuông đặc biệt sau (xem hình).
- Additional Design Templates: Đây là chức năng cho phép bạn thêm các template vào thư viện
template sẵn có của PowerPoint. Các template này bạn có thể có từ nguồn download trên mạng internet
hoặc copy từ máy tính khác
- Design Templates on Microsoft Office Online: Chức năng này cho phép bạn tìm và lấy thêm các mẫu
PowerPoint nữa trên website của Microsoft.
Sau khi chọn được một template nào đó để dùng rồi, bạn vẫn có thể chỉnh sửa nó cho hoàn toàn thích
hợp với yêu cầu của mình. Cách làm như sau:
Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn View Chọn Master Chọn Slide Master. Lúc này
PowerPoint sẽ hiện ra các thiết kế gốc của template. Từ đây bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ trong template
này và khi kết thúc, bạn ấn nút Close Master View trên thanh Slide Master View.
Kết quả chỉnh sửa này sẽ được áp dụng cho tất cả các slide hiện có các cho các Slide tạo mới.
2. Sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation)
Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì việc mô tả các quy trình bằng
các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng tốt cho
người xem.
Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý muốn. Bạn trỏ phải
vào đối tượng đó Chọn Custom Animation
Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng
này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên xuống dưới,…).
3. Lưu các font chữ sử dụng trong Slide của bạn đi theo file PowerPoint
Việc này rất hữu ích khi Slide của bạn có soạn thảo bằng các font chữ không phổ biến (TCVN, VNI, font
thư pháp,…), nó giúp bạn khi mang file PowerPoint này đến một máy tính khác trình diễn mà máy này
không có các font đó Slide của bạn vẫn hiển thị được nội dung như mong muốn.
Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, trên menu File của PowerPoint Chọn Save as. Tại hộp thoại Save
as, chọn Tools (bên tay phải, phía trên cùng), Chọn Save Option…
Hộp thoại mới mở ra và phía dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. Sau khi lựa chọn ô này, bạn
tiếp tục chọn một trong hai lựa chọn phía dưới:
- Embeb characters in use only (best for reducing file size): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các
font cần để hiển thị Slide cho bạn, nhưng người dùng không soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các
font đặc biệt này được. Ngược lại nó giúp kích cỡ file PowerPoint nhỏ gọn.
- Embeb all characters (best for editing by others): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để
hiển thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font
chữ này. Ngược lại nó làm kích cỡ file PowerPoint lớn lên khá nhiều.
4. Chèn các đoạn video, ảnh,… vào Slide
Nếu bạn muốn trình diễn một đoạn video trong bài thuyết trình của mình thì nên làm theo cách sau: Từ
menuInsert của PowerPoint Chọn Movies and Sounds Chọn Movie from file Từ đây bạn có thể chọn file
video nào bạn muốn chèn vào Slide.
Cách chèn ảnh, âm thanh vào Slide tương tự như trên.
5. Sử dụng các phím tắt một cách hữu dụng
- Chuyển đổi chữ hoa chữ thường nhanh: Bôi đen những ký tự cần chuyển đổi và nhấn đồng thời
Shift+F3
- Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình đen: Ấn lại phím B Màn hình trở về bình thường.
Tương tự ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại phím W Màn hình trở về bình thường.
- Ấn phím F5 để bắt đầu trình diễn Slide. Muốn trình diễn Slide hiện tại, ấn đồng thời Shift+F5.
- Để quay về Slide đầu tiên: Ấn 1 + Enter
- Để nhảy tới Slide nào đó: Ấn số slide cần nhảy tới + Enter
. này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font chữ này. Ngược lại nó làm kích cỡ file PowerPoint. phiên bản PowerPoint khác nhau). Hoặc bạn có thể tạo ra một nút bấm chuyển đổi slide trên màn hình trình diễn của bạn bằng cách vào Slide Show | Action Settings. Căn chỉnh đối tượng Trong PowerPoint, . tay trái cửa sổ PowerPoint, ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào “Align or Distribute” sau đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số những mô hình mà PowerPoint đưa