HỆ THỐNG QUẢN LÝ TOÀN DIỆN (TQM)

1 HỆ THỐNG QUẢN LÝ TOÀN DIỆN (TQM) Mô hình quản lý chất lượng toàn diện của Nhật Bản, gọi tắt là TQM cũng được nhiều nước trên thế giới đánh giá là một hệ thống quản lý chất lượng mang lại hiệu quả ca[.]

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TỒN DIỆN (TQM) Mơ hình quản lý chất lượng toàn diện Nhật Bản, gọi tắt TQM nhiều nước giới đánh giá hệ thống quản lý chất lượng mang lại hiệu cao Chính nhờ áp dụng thành cơng TQM mà chất lượng sản phẩm Nhật sau vài thập niên từ yếu nâng lên trình độ cao, có uy tín giới Thành cơng Nhật sau áp dụng TQM khiến cho doanh nghiệp nhiều nước tìm đến TQM áp dụng TQM Sự đời ý tưởng TQM Bước khởi đầu hình thành Hệ thống quản lý chất lượng tồn diện từ kiểm sốt chất lượng tổng hợp-TQC (Total Quality Control) ông Faygenbao xây dựng từ năm 1950 ông làm việc hãng General Electric với tư cách người lãnh đạo hãng chịu trách nhiệm quản lý chất lượng quản lý nghiệp vụ sản xuất TQC định nghĩa "một hệ thống có hiệu để hợp nỗ lực triển khai chất lượng, trì chất lượng cải tiến chất lượng phận khác tổ chức cho sản xuất thực dịch vụ mức kinh tế thoả mãn người tiêu dùng" Fâygenbao khẳng định trách nhiệm người hãng chất lượng sau: Người chịu trách nhiệm chất lượng cán kiểm tra mà người làm sản phẩm, người đứng máy, đội trưởng, khâu giao nhận hàng, cung ứng v.v tuỳ vào trường hợp cụ thể Quá trình phát triển từ hoạt động riêng biệt kiểm sốt chất lượng cơng ty Nhật Bản với đúc kết trao đổi kinh nghiệm quản lý chất lượng hàng năm dẫn tới hình thành phương thức Quản lý chất lượng toàn diện Nhật Bản TQM bước hoàn thiện TQC với ý tưởng sau đây: - Quản lý chất lượng trách nhiệm người, phận cơng ty; - Quản lý chất lượng tồn diện hoạt động tập thể địi hỏi phải có nỗ lực chung người; - Quản lý chất lượng toàn diện đạt hiệu cao người công ty, từ chủ tịch công ty đến công nhân sản xuất, nhân viên cung tiêu tham gia; - Quản lý chất lượng tổng hợp đòi hỏi phải quản lý có hiệu giai đoạn cơng việc sở sử dụng vịng quản lý P-D-C-A ( kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động); - Hoạt động nhóm chất lượng phần cấu thành quản lý chất lượng tổng hợp Nội dung Quản lý chất lượng toàn diện TQM Quản lý chất lượng toàn diện cách tiếp cận quản lý chất lượng công đoạn nhằm nâng cao suất hiệu chung doanh nghiệp hay tổ chức Mặc dù có nhiều quan niệm, triết lý khác nhiều tác giả, nhìn chung người cho TQM lưu tâm đến chất lượng tất hoạt động, hiểu biết, cam kết, hợp tác toàn thể thành viên doanh nghiệp/tổ chức, cấp lãnh đạo Các đặc trưng TQM hoạt động gói gọn vào 12 điều mấu chốt đồng thời trình tự để xây dựng hệ thống TQM: Nhận thức: Phải hiểu rõ khái niệm, nguyên tắc quản lý chung, xác định rõ vai trị, vị trí TQM doanh nghiệp Cam kết: Sự cam kết lãnh đạo, cấp quản lý toàn thể nhân viên việc bền bỉ theo đuổi chương trình mục tiêu chất lượng, biến chúng thành thiêng liêng người nghĩ đến công việc Tổ chức: Đặt người vào chỗ, phân định rõ trách nhiệm người Đo lường: Đánh giá mặt định lượng cải tiến, hoàn thiện chất lượng chi phí hoạt động không chất lượng gây Hoạch định chất lượng: Thiết lập mục tiêu, yêu cầu chất lượng, yêu cầu áp dụng yếu tố hệ thống chất lượng Thiết kế chất lượng: Thiết kế công việc, thiết kế sản phẩm dịch vụ, cầu nối marketing với chức tác nghiệp Hệ thống quản lý chất lượng: Xây dựng sách chất lượng, phương pháp, thủ tục quy trình để quản lý trình hoạt động doanh nghiệp Sử dụng phương pháp thống kê: theo dõi trình vận hành hệ thống chất lượng Tổ chức nhóm chất lượng hạt nhân chủ yếu TQM để cải tiến hồn thiện chất lượng cơng việc, chất lượng sản phẩm Sự hợp tác nhóm hình thành từ lịng tin cậy, tự trao đổi ý kiến từ thông hiểu thành viên mục tiêu, kế hoạch chung doanh nghiệp Đào tạo tập huấn thường xuyên cho thành viên doanh nghiệp nhận thức kỹ thực công việc Lập kế hoạch thực TQM: Trên sở nghiên cứu cẩm nang áp dụng TQM, lập kế hoạch thực theo phần TQM đẻ thích nghi dần, bước tiếp cận tiến tới áp dụng toàn TQM Áp dụng ISO 9000 TQM ? Để áp dụng có kết quả, lựa chọn hệ thống chất lượng, doanh nghiệp cần nắm vững đặc điểm hệ thống, phải xác định rõ mục tiêu yêu cầu chất lượng mà doanh nghiệp cần phấn đấu để lựa chọn mơ hình quản lý chất lượng cho phù hợp với giai đoạn phát triển sản xuất, kinh doanh dịch vụ Theo chuyên gia chất lượng Nhật Bản ISO 9000 mơ hình quản lý chất lượng từ xuống dựa hợp đồng nguyên tắc đề ra, TQM bao gồm hoạt động độc lập từ lên dựa vào trách nhiệm, lòng tin cậy bảo đảm hoạt động nhóm chất lượng ISO 9000 thúc đẩy việc hợp đồng đề qui tắc văn lại nhãng yêú tố xác định mặt số lượng Còn TQM kết hợp sức mạnh người, đơn vị để tiến hành hoạt động cải tiến, hồn thiện liên tục, tích tiểu thành đại tạo nên chuyển biến Các chuyên gia Nhật Bản cho rằng, công ty nên áp dụng mặt mạnh hai hệ thống quản lý chất lượng Đối với công ty lớn áp dụng TQM nên áp dụng làm sống động hoạt động hệ thống chất lượng ISO 9000 Cịn cơng ty nhỏ chưa áp dụng TQM nên áp dụng ISO 9000 sau hồn thiện làm sống động TQM (ST) ISO 2200:2005 CƠNG CỤ KIỂM SỐT TRONG NHÀ MÁY SẢN XUẤT THỰC PHẨM Ngày nay, Hệ thống quản lý an tồn thực phẩm ISO 22000:2005, Hệ thống phân tích mối nguy điểm kiểm sốt tới hạn HACCP có ý nghĩa thiết thực tổ chức, doanh nghiệp chế biến thực phẩm Điểm tương đồng hai hệ thống Trên thực tế, hai hệ thống có điểm tương đồng hướng mục tiêu giúp doanh nghiệp chế biến, sản xuất thực phẩm kiểm sốt mối nguy từ khâu ni trồng, đánh bắt thực phẩm sử dụng người tiêu dùng, nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm ISO 22000 HACCP quy định doanh nghiệp muốn áp dụng phải thực nguyên tắc Ủy ban Codex đưa nhằm xác định việc kiểm soát mối nguy thực phẩm Khi áp dụng ISO 22000 hay HACCP, doanh nghiệp phải đảm bảo thực Chương trình tiên (GMP, SSOP ) nhằm hạn chế mối nguy thực phẩm Chương trình bao gồm yêu cầu thiết kế nhà xưởng, thiết bị; hành vi vệ sinh, vệ sinh cá nhân; vệ sinh nhà xưởng, khử trùng; kiểm sốt trùng; kho tàng v.v Khi áp dụng ISO 22000 hay HACCP, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kiểm soát bao gồm: q trình, thủ tục kiểm sốt, hệ thống văn hỗ trợ v.v Điểm khác biệt lớn ISO 22000 HACCP ISO 22000 qui định thêm yêu cầu hệ thống quản lý với cấu trúc nội dung cụ thể tương tự ISO 9001:2000 ISO 22000 HACCP áp dụng tất doanh nghiệp nằm chuỗi cung cấp thực phẩm, bao gồm sở nuôi trồng, đánh bắt thực phẩm; doanh nghiệp chế biến thực phẩm doanh nghiệp dịch vụ thực phẩm (vận tải, phân phối thương mại) Doanh nghiệp áp dụng HACCP có thiết phải chuyển đổi sang ISO 22000:2005? ISO 22000:2005 tiêu chuẩn tự nguyện, doanh nghiệp buộc phải áp dụng có qui định quan có thẩm quyền bên mua hàng Ở số quốc gia Mỹ, Canada có qui định bắt buộc áp dụng HACCP sản phẩm thịt, thủy sản, nước hoa Hiện nước ta chưa có quy định bắt buộc áp dụng tiêu chuẩn ISO 22000 doanh nghiệp thực phẩm; nhiên tương lai doanh nghiệp áp dụng HACCP phải chuyển đổi sang ISO 22000 trường hợp: Qui định quan có thẩm quyền bắt buộc phải áp dụng ISO 22000; thị trường, khách hàng yêu cầu doanh nghiệp muốn có chứng Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm mà tổ chức chứng nhận cấp theo ISO 22000 Cho dù khơng có quy định bắt buộc áp dụng, xu hướng lựa chọn ISO 22000 doanh nghiệp thực phẩm dần trở thành phổ biến Bởi thân tiêu chuẩn ISO 22000 bao gồm yêu cầu HACCP, ngồi ISO 22000 cịn bao gồm u cầu Hệ thống quản lý, việc lựa chọn ISO 22000 giúp doanh nghiệp kiểm sốt cách tồn diện khía cạnh q trình liên quan đến an tồn vệ sinh thức phẩm Khi muốn chuyển đổi từ HACCP sang ISO 22000 doanh nghiệp cần thực công việc: - Tổ chức đào tạo để cán có liên quan hiểu rõ yêu cầu tiêu chuẩn ISO 22000:2005 - Xác định q trình có liên quan tới Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (dựa hoạt động thực tế doanh nghiệp cộng với yêu cầu ISO 22000) - Thiết lập bổ sung và/hoặc cải tiến trình theo yêu cầu ISO 22000 - Xây dựng hệ thống văn bản, bao gồm: sách an tồn thực phẩm, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu, qui định theo qui định tiêu chuẩn yêu cầu kiểm sốt an tồn thực phẩm - Triển khai thực theo qui định hệ thống tiến hành kiểm tra, giám sát - Đào tạo tổ chức đánh giá nội hệ thống (tương tự ISO 9001:2000) - Thường xuyên cải tiến để nâng cao hiệu lực, hiệu hệ thống Một doanh nghiệp áp dụng HACCP ISO 9001:2000 việc chuyển đổi sang ISO 22000 thuận lợi có kinh nghiệm hệ thống quản lý kiểm soát mối nguy Đối với doanh nghiệp chưa có HACCP mà bắt tay vào xây dựng ISO 22000:2005 từ đầu gặp phải khó khăn khó khăn đáp ứng yêu cầu chương trình tiên (PRPs) thực nguyên tắc HACCP, ví dụ như: Nhà xưởng, máy móc thiết bị chưa đáp ứng quy phạm thực hành sản xuất tốt (GMP) thực hành vệ sinh tốt (SSOP) cần phải có thay đổi đầu tư đáng kể Khó khăn việc xác định xác điểm kiểm sốt tới hạn (CCP); Khó khăn việc thiết lập hệ thống giám sát kiểm soát CCP; Khó khăn việc kiểm sốt mối nguy từ q trình ni trồng, đánh bắt, sơ chế v.v đơn vị cung ứng nguyên liệu Bất doanh nghiệp thực phẩm xây dựng Hệ thống tích hợp Quản lý chất lượng, Quản lý an toàn thực phẩm Quản lý Phịng thí nghiệm (theo ISO 9000, ISO 22000:2005 ISO/IEC 17025) Tích hợp hệ thống giúp doanh nghiệp hạn chế việc phải thiết lập thêm số trình kiểm soát, hướng dẫn, biểu mẫu riêng cho hệ thống mà các trình, tài liệu có mục đích kiểm sốt quy định tương tự nhau, ví dụ: kiểm sốt tài liệu, kiểm soát hồ sơ, nhân v.v Tương tự ISO 9001:2000 mơ hình quản lý theo hệ thống khác, ISO 22000 có riêng yêu cầu cam kết lãnh đạo việc xây dựng, thực cải tiến thường xuyên hiệu lực Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (điều 5.1 – ISO 22000:2005) Khi bắt đầu triển khai áp dụng, thường lãnh đạo tất doanh nghiệp mong muốn hệ thống xây dựng thành công cấp chứng nhận, nhiên không nắm yêu cầu tiêu chuẩn để lường trước khó khăn chưa lãnh đạo doanh nghiệp trì cam kết Điều xảy việc áp dụng ISO 9000, ISO 14000 Và vậy, số doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ yêu cầu ISO 22000 lãnh đạo khơng trì cam kết để vượt qua khó khăn gặp phải trình xây dựng hệ thống Nguyễn Anh Tuấn (Nguồn vpc.org) CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA VIỆC ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG Việc đảm bảo chất lượng xin chứng ISO 9001 trở thành phong trào nước ta, quan quản lý nhà nước bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (quality management system, QMS) Đây kiện đáng mừng khơng thể trở thành quốc gia công nghệ tiên tiến không đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ Tiếp cận quy trình Tiêu chuẩn ISO 9001 địi hỏi quy trình doanh nghiệp phải xác định mô tả rõ rệt sổ tay chất lượng (Quality Manual) Nguyên tắc tiếp cận quy trình tám nguyên tắc quản lý ISO: “Kết mong muốn đạt hữu hiệu tài nguyên hoạt động quản lý quy trình” Chất lượng sản phẩm tùy thuộc bốn nhân tố thường gọi 4M: Man (nhân lực), Method (phương pháp), Material (nguyên liệu) Machine (thiết bị) Những nhân tố Ishikawa diễn tả biểu đồ hình xương cá Người ta thường dùng biểu đồ Ishikawa để nghiên cứu nguồn gốc sai sót Chỉ cần nhân tố 4M có sai sót sản phẩm khơng có chất lượng Nhưng biểu đồ dùng để nghiên cứu quy trình Để đảm bảo chất lượng sản phẩm phải quy định đặc điểm kỹ thuật nhân tố 4M Nếu đặc điểm khơng xác định thích ứng bố trí kỹ quy trình diễn tiến Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, đặc điểm miêu tả văn gọi “Miêu tả quy trình” Để biểu diễn quy trình, người ta xếp đặt nhân tố 4M cách khác với biểu đồ Ishikawa Đầu sản phẩm xí nghiệp Đầu vào gồm nguyên liệu xí nghiệp mua để sản xuất Những tiềm lực xí nghiệp gồm nhân lực xí nghiệp tuyển đào tạo thiết bị xí nghiệp đầu tư Những hoạt động chuỗi tác động nối tiếp phương pháp sản xuất Chuỗi tác động tiếng Anh gọi “procedure”, dịch sang tiếng Việt “trình tự” sở công trường sản xuất hay “thủ tục” phận hành Một sở sản xuất hay phận hành coi quy trình theo định nghĩa ISO Quy trình lớn chia thành số quy trình nhỏ liên kết với thành mạng Những quy trình nhỏ chia thành số quy trình nhỏ Chứng chất lượng Quy trình thượng lưu thuộc trách nhiệm bên cung cấp sản phẩm quy trình hạ lưu thuộc trách nhiệm bên tiếp nhận Đầu quy trình thượng lưu liên kết với đầu vào quy trình hạ lưu Trước xuất hàng, bên cung cấp kiểm tra chất lượng sản phẩm, nghĩa kiểm tra đầu quy trình thượng lưu Nếu bên tiếp nhận khơng tin cậy chất lượng sản phẩm kiểm tra lại sản phẩm nghiệm thu, nghĩa kiểm tra đầu vào quy trình hạ lưu Như thế, chất lượng sản phẩm kiểm tra hai lần Nếu bên tiếp nhận tin cậy vào chất lượng sản phẩm nghiệm thu khơng cần phải kiểm tra sản phẩm lần thứ hai Như thế, tổng số chi phí, cơng lao thời gian kiểm tra chất lượng chung cho hai bên giảm xuống cịn nửa Nếu quy trình sản xuất chuỗi dài quy trình nhỏ số lượng kiểm tra chia đôi giá thành sản phẩm giảm cách đáng kể Để bên tiếp nhận an tâm kiểm tra chất lượng lần thứ hai bên cung cấp phải đảm bảo chất lượng sản phẩm giao với hệ thống quản lý chất lượng thích nghi Bên tiếp nhận an tâm có chứng bên cung cấp có hệ thống quản lý đủ đảm bảo chất lượng sản phẩm giao Để hai bên tin cậy lẫn nhau, doanh nghiệp áp dụng phương pháp sau đây: (a) Bên cung cấp viết tài liệu gọi sổ tay chất lượng (STCL), miêu tả tất hoạt động sản xuất kiểm tra xí nghiệp (b) Bên tiếp nhận nghiên cứu STCL để xem hoạt động sản xuất kiểm tra bên cung cấp có đủ đảm bảo chất lượng sản phẩm muốn đặt mua hay khơng (c) Nếu thấy STCL bên cung cấp vừa ý đến thăm sở bên cung cấp để kiểm tra xem họ có thực thi viết STCL không (d) Bên tiếp nhận an tâm bên cung cấp thực thi viết STCL Trong thực tế, để tránh trường hợp phải tiếp nhiều đoàn khách hàng đến kiểm tra, chưa kể có trường hợp bên tiếp nhận thiếu kiến thức để định giá hệ thống quản lý chất lượng mình, bên cung cấp nhờ quan độc lập có uy tín kỹ thuật, gọi quan kiểm định chất lượng nghiên cứu STCL kiểm tra việc thực thi STCL Nếu quan kiểm định nhận thấy hoạt động sản xuất kiểm tra miêu tả STCL bên cung cấp đảm bảo chất lượng STCL thực thi cấp chứng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn Thông thường, tiêu chuẩn quy chiếu tiêu chuẩn ISO 9001, gọi tắt chứng ISO 9001 Tiêu chuẩn quy chiếu xí nghiệp cung cấp phụ tùng ô tô tiêu chuẩn ISO/TS 16949, tiêu chuẩn xí nghiệp chế biến thực phẩm tiêu chuẩn ISO 22000 Với chứng phù hợp dựa uy tín quan kiểm định, bên tiếp nhận không cần phải đích thân kiểm định hệ thống quản lý chất lượng bên cung cấp và, thế, tiết kiệm chi phí tương ứng Cải thiện liên tục Những tác động sản xuất kiểm tra xí nghiệp phải hữu hiệu, tối ưu cải thiện liên tục Để thực việc này, người ta dựa mơ hình vịng trịn Deming Vịng trịn Deming cịn gọi bánh xe Deming hay vòng tròn PDCA (Plan Do Check Act, bố trí - thực - kiểm điểm kiểm thảo - hành động) 10 Trước khởi cơng phải biết quy trình có mục đích phải thực Sau làm xong phải kiểm điểm xem làm định chưa, quy trình mang lại lợi ích có tối ưu khơng Sau rút kinh nghiệm cho tương lai Vịng trịn Deming thường hiển thị hình trịn với bốn múi Để nhấn mạnh khâu xác định mục đích, xác định quy trình thực hiện, huấn luyện tập dượt, Ishikawa cắt múi Plan Do làm hai Vì tiếng Anh có từ “check” nên có nhiều người tưởng lầm đảm bảo chất lượng kiểm tra phải tăng cường kiểm tra sản phẩm kiểm tra công việc cấp thi hành để thưởng hay phạt Nhưng từ “check” dịch sang tiếng Việt “kiểm điểm” “kiểm thảo” Mỗi kết thúc dự án hay cơng trình xí nghiệp nước cơng nghiệp thường có buổi kiểm điểm kiểm thảo mà họ gọi “debriefing session” Từ “check” vịng trịn Deming phải hiểu theo nghĩa đó: kiểm điểm kiểm thảo 11 Vòng tròn Deming mơ hình quản lý hữu hiệu để liên tục giảm giá thành cải thiện chất lượng Một kiểm thảo nghiêm chỉnh kết luận trở nên hiển nhiên Dựa nhận xét khâu check, có định thích ứng cho tương lai Nhờ mà sau chu kỳ quay vịng trịn Deming, quy trình sản xuất hay kiểm tra trì hay cải thiện khơng thể thoái lui Một hệ thống quản lý chất lượng giúp xí nghiệp tăng cường khả cạnh tranh Một chứng chất lượng luận chứng tiếp thị mạnh Nhưng chúng không đủ để bảo đảm xí nghiệp thành cơng Mục đích xí nghiệp sinh lợi Để sinh lợi, xí nghiệp phải nghiên cứu kỹ quy trình Để lợi nhuận liên tục gia tăng phải thường xuyên kiểm tra xem quy trình có vận hành hữu hiệu tối ưu hay khơng Đặng Đình Cung (Nguồn: Thời báo Kinh tế Sài Gịn online) CƠNG CỤ ĐỂ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Sử dụng công cụ QC để kiểm sốt sản phẩm lỗi (sản phẩm khơng phù hợp) sản xuất / dịch vụ tìm nguyên nhân để khắc phục công cụ bao gồm: Phiếu kiểm soát (check sheets) Biểu đồ Pareto (Pareto chart) Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram) Biểu đồ nguyên nhân kết (Cause & Effect Diagram) Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram) Biểu đồ kiểm soát (Control Chart) Các loại đồ thị (Graphs) I Phiếu kiểm soát (check sheets) Làm để thu thập số liệu sử dụng chúng cách có hiệu Có nhiều dạng phiếu kiểm tra, tuỳ theo mục đích bạn cần kiểm sốt thơng số thiết kế biểu mẫu cho phù hợp với mục đích cần kiểm sốt 12 II Biểu đồ Pareto Để tìm nguyên nhân cho vấn đề chất lượng sản phẩm (lỗi), giao hàng trễ hẹn, thơng thường dùng biều đổ Pareto để phân tích tìm nguyên nhân III.Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram) 13 IV Biểu đồ nguyên nhân kết (Cause & Effect Diagram) V Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram) 14 VI Biểu đồ kiểm soát (Control Chart) VII Các loại đồ thị (Graphs) Biểu đồ hình cột 15 Biểu đồ hình quạt Biểu đồ đường thẳng gấp khúc 16 17 ... động nhóm chất lượng phần cấu thành quản lý chất lượng tổng hợp Nội dung Quản lý chất lượng toàn diện TQM Quản lý chất lượng toàn diện cách tiếp cận quản lý chất lượng công đoạn nhằm nâng cao... Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000:2005, Hệ thống phân tích mối nguy điểm kiểm sốt tới hạn HACCP có ý nghĩa thiết thực tổ chức, doanh nghiệp chế biến thực phẩm Điểm tương đồng hai hệ. .. nghiệp phải xây dựng hệ thống kiểm soát bao gồm: q trình, thủ tục kiểm sốt, hệ thống văn hỗ trợ v.v Điểm khác biệt lớn ISO 22000 HACCP ISO 22000 qui định thêm yêu cầu hệ thống quản lý với cấu trúc