QUY TRÌNH CỬ SINH VIÊN CỦA HỌC VIỆN ĐI HỌC TẬP, TRAO ĐỔI Ở NƯỚC NGOÀI (Chương trình cấp đơn vị)

QT_056_HTQT_ QUY TRÌNH CỬ SINH VIÊN CỦA HỌC VIỆN ĐI HỌC TẬP, TRAO ĐỔI Ở NƯỚC NGỒI (Chương trình cấp đơn vị) Người phụ trách: Trần Thị Thanh Phương Lê Thị Thanh Phương Dương Thị Minh Phượng Phụ trách châu Á (trừ Indonesia Phụ trách châu Mĩ, châu Phi Phụ trách châu Âu châu Úc Thái Lan) châu Á (Indonesia Thái Lan) ĐT: 62617543/0977783286; ĐT: 62617543/0988452454; ĐT: 62617549/0989839867; Email: dtmphuong@vnua.edu.vn Email: tttphuong@vnua.edu.vn Email: lttphuong@vnua.edu.vn Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Sáng thứ 3,5 hàng tuần hành chính, phịng 226 228 Nhà HC Thời gian, địa điểm trả hồ sơ: 01 ngày làm việc sau nhận kết từ đơn vị liên quan, phòng 226 228 Nhà Hành Ban HTQT Đơn vị Sinh viên Đơn vị Thơng báo chương trình, mời dự tuyển/đề cử Thu nhận, tổng hợp hồ sơ dự tuyển sinh viên Sơ tuyển/xét tuyển theo quy định chương trình Học viện Báo cáo Giám đốc kết sơ tuyển/xét tuyển (nếu cần) Thông báo kết sơ tuyển/xét tuyển Gửi hồ sơ trúng sơ tuyển cho đối tác/ thông báo đối tác gửi thư mời Thông báo kết xét tuyển đối tác/thư mời Đơn đề nghị học tập, trao đổi nước xác nhận Bản thư mời Dự thảo dịch thư mời Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ hợp lệ Dự thảo Tờ trình cử sinh viên nước ngồi Chuyển văn (Tờ trình hồ sơ sinh viên) đến Ban HTQT Xác nhận dịch thư mời Ký đề nghị phê duyệt Tờ trình Chuyển hồ sơ (bản gốc) đến Văn phòng Học viện (02 ngày làm việc) (02 ngày làm việc) Ban CTCT&CTSV/ Ban QLĐT Văn phòng Học viện Ban HTQT Đơn vị/sinh viên Văn phòng Học viện Kiểm tra thể thức văn Trình Ban giám đốc ký Vào số văn Phát hành văn Trả hồ sơ phê duyệt cho Ban HTQT Trả hồ sơ phê duyệt cho đơn vị Hỗ trợ thủ tục XNC (nếu cần) Chuyển hồ sơ phê duyệt đến: - Ban CTCT&CTST (nếu sinh viên cao đẳng, đại học) - Ban QLĐT (nếu học viên cao học, nghiên cứu sinh) Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ hợp lệ Dự thảo Quyết định cử sinh viên nước Gửi VPHV trình BGĐ phê duyệt Kiểm tra thể thức văn Trình Ban giám đốc ký Vào sổ văn Phát hành văn Trả hồ sơ phê duyệt cho Ban CTCT & CTSV/Ban QLĐT (tối đa 03 ngày làm việc) (01 ngày làm việc) (01 ngày làm việc) (04 ngày làm việc) (tối đa 03 ngày làm việc) Ban CTCT&CTSV/Ban QLĐT Sinh viên Đơn vị/Ban HTQT Gửi Quyết định (bản gốc) cho đơn vị/ sinh viên Gửi Quyết định (bản lưu) cho Ban HTQT Hỗ trợ thủ tục bảo lưu kết học tập (nếu cần) Lưu trữ hồ sơ Quyết định (bản gốc) Thực thủ tục bảo lưu kết học tập (nếu cần) Thực thủ tục xuất nhập cảnh (hộ chiếu, thị thực/visa) Nộp báo cáo kết học tập, trao đổi nước cho đơn vị Ban HTQT sau nước Đơn vị: Soạn thảo tin gửi Tổ thư ký website đăng tin (nếu cần) Lưu trữ hồ sơ cử sinh viên học tập/trao đổi nước Ban HTQT: Lưu trữ hồ sơ cử sinh viên học tập/trao đổi nước (bản sao) (01 ngày làm việc) (02 ngày làm việc) Biểu mẫu liên quan: QT_055_HTQT_BM01_ Biểu mẫu đơn đề nghị học tập, trao đổi nước ngồi QT_055_HTQT_BM02_Biểu mẫu tờ trình cử sinh viên học tập, trao đổi nước