UBND TỈNH QUẢNG NINH UBND TỈNH QUẢNG NINH SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Số 382/HD STTTT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Quảng Ninh, ngày 24 tháng 10 năm 2014 HƯỚNG DẪN Quản l[.]
UBND TỈNH QUẢNG NINH SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 382/HD-STTTT Quảng Ninh, ngày 24 tháng 10 năm 2014 HƯỚNG DẪN Quản lý sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Ninh Thực Quyết định số 1961/2014/QĐ-UBND ngày 09/9/2014 UBND tỉnh Quảng Ninh việc quy định quản lý sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Ninh, Sở Thông tin Truyền thông hướng dẫn quan, đơn vị Tỉnh việc quản lý sử dụng thư điện tử: I Quản lý sử dụng thư điện tử: Cấp mới, thay đổi, hủy bỏ, thu hồi hộp thư điện tử 1.1 Lập gửi yêu cầu: Khi cần cấp hộp thư điện tử cho quan, đơn vị cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc đơn vị mình, quan, đơn vị lập yêu cầu cấp hộp thư điện tử Khi có thay đổi tổ chức (sát nhập, giải thể quan) có CBCCVC nghỉ việc, nghỉ hưu, chuyển công tác sang đơn vị, địa phương khác, quan, đơn vị lập yêu cầu thay đổi hay huỷ bỏ hộp thư điện tử Khi có nhu cầu thay đổi tên hộp thư tổ chức (trong trường hợp thay đổi tên thức tổ chức), cấp lại mật hộp thư điện tử đơn vị hay cá nhân, quan, đơn vị lập yêu cầu thay đổi Các yêu cầu cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử thực theo mẫu phụ lục II, thực ký số văn gửi từ hộp thư đơn vị đến đồng thời hộp thư điện tử sttvtt@quangninh.gov.vn Sở Thông tin Truyền thông hộp thư điện tử qnict@quangninh.gov.vn Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông gửi văn giấy 1.2 Thực yêu cầu: Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông – Sở Thông tin Truyền thông tiếp nhận yêu cầu xử lý Thời gian thực vòng 72h kể từ tiếp nhận yêu cầu xử lý Trường hợp cần điều chỉnh, thay đổi khác với yêu cầu ban đầu Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông trực tiếp trao đổi với đơn vị gửi yêu cầu đồng thời báo cáo Sở Thông tin Truyền thông 1.3 Thông báo kết quả: Sau giải yêu cầu quan, đơn vị, Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông báo cáo Sở Thông tin Truyền thông để gửi thông báo kết thực (nếu không thực nêu rõ lý do) đến quan, đơn vị yêu cầu 1.4 Thu hồi hộp thư: Các hộp thư điện tử không sử dụng thời gian 06 tháng kể từ cấp từ lần truy cập sau mà khơng có lý đáng, Sở Thơng tin Truyền thông thực thu hồi Tiêu chuẩn trao đổi thông tin 2.1 Tất thông tin trao đổi qua Hệ thống thư điện tử phải đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn truy cập thông tin theo quy định Bộ Thông tin Truyền thông (hiện Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23/12/2013) 2.2 Các tổ chức, cá nhân sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh phải sử dụng Bộ ký tự mã hóa cho tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể liệu dạng chữ trao đổi qua thư điện tử 2.3 Các văn đính kèm thư điện tử phải định dạng phù hợp với định dạng chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước như: doc; xls; ppt; txt; rft; csv; pdf; ods; odt; odp; htm; jpeg; gif; tiff; png; zip; gz Khơng gửi đính kèm tệp thực thi (có định dạng: com; exe; bat ) Dung lượng lưu trữ liệu thư điện tử 3.1 Dung lượng cấp cho hộp thư điện tử quan, đơn vị cá nhân phụ thuộc vào yêu cầu sử dụng thực tế tổ chức, cá nhân người sử dụng khả đáp ứng Hệ thống thư điện tử giai đoạn, đảm bảo đạt tối thiểu 500Mb/hộp thư Đối với nhu cầu cụ thể tổ chức cá nhân người dùng, quan gửi yêu cầu Sở Thông tin Truyền thông để giải 3.2 Các quan, đơn vị CBCCVC có sử dụng hộp thư điện tử cần phải chủ động việc quản lý liệu thư điện tử để lưu trữ, tra cứu, bảo tồn liệu thơng qua việc sử dụng phần mềm quản lý thư điện tử Microsoft Outlook, Zimbra Desktop, Thunderbird An tồn thơng tin, bảo mật liệu 4.1 Khi quan, đơn vị CBCCVC phát có dấu hiệu truy cập trái phép vào hộp thư điện tử dấu hiệu an tồn thơng tin như: nhận thư điện tử có đính kèm tệp thực thi, phần mềm anti-virus cảnh báo thư có virus, nội dung thư tuyên truyền phản động trái với pháp luật Việt Nam, có dấu hiệu lừa đảo người dùng, thư gửi từ người gửi mạo danh dấu hiệu khác, quan, đơn vị người sử dụng cần thông báo tới đường dây nóng ứng cứu cố an ninh mạng 033.2247777 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông đồng thời gửi thư điện tử văn (dạng mật) tới Sở Thông tin Truyền thông để xử lý kịp thời 4.2 Người sử dụng không sử dụng hộp thư điện tử cấp để trao đổi thông tin trái với quy định pháp luật Việt Nam, không sử dụng trái phép hộp thư điện tử quan, đơn vị cá nhân khác vào mục đích Khơng thực việc làm ảnh hưởng đến hệ thống phát tán tin rác, virut… Khi phát văn bản, tài liệu hộp thư điện tử có nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước phải khẩn trương báo cáo với Thủ trưởng quan, đơn vị để kịp thời khắc phục 4.3 Người sử dụng thực quản lý mật hộp thư điện tử theo hướng dẫn Sở Thông tin Truyền thông sử dụng mật an toàn Khi bị lộ mật phải thực thay đổi bị quên mật phải gửi yêu cầu Sở Thông tin Truyền thông 4.4 Không sử dụng hộp thư miễn phí mà khơng kiểm tra, đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin để trao đổi công việc, tài liệu quan nhà nước mạng Internet 4.5 Không sử dụng hộp thư điện tử công vụ để đăng ký dịch vụ trực tuyến Internet như: đăng ký tài khoản mạng xã hội, website thương mại, diễn đàn v.v… Nguyên tắc chống thư rác (Spam) Nhằm tránh tượng thư rác hay virus lợi dụng phát tán thư, Hệ thống thư điện tử Quảng Ninh thiết lập nguyên tắc gửi – nhận thư sau: - Không chấp nhận 01 tài khoản gửi từ 05 thư khác trở lên vịng phút; - Khơng chấp nhận gửi thư khơng có tiêu đề thư khơng có nội dung; - Khơng chấp nhận thư thư đến có tệp đính kèm 20MB - Thư gửi buộc phải qua giao thức SMTPS (xác thực gửi) - Không phép dùng thư với mật ngầm định (người sử dụng phải đổi mật mặc định lần truy cập đầu tiên) - Mật thư phải lớn ký tự, có số, có ký tự đặc biệt - Mật hết hạn sau 03 tháng, người dùng buộc phải đổi mật theo hạn định 03 tháng/lần để tiếp tục sử dụng hộp thư điện tử - Chậm sau 01 năm sử dụng người dùng phải lưu thư máy trạm nhằm bảo tồn liệu giải phóng lưu trữ cho hệ thống (sử dụng phần mềm quản lý thư điện tử Microsoft Outlook, Zimbra Desktop, Thunderbird với giao thức POP3) Khuyến nghị người dùng không gửi thư tới hệ thống thư khác (ví dụ: gmail, yahoo….) có trường “Gửi tới”, “CC” “BCC” có 10 địa (Nếu muốn gửi thư phân tán đến nhiều người phải lập danh sách phân phối - Group mail) II Tổ chức thực Đề nghị quan, đơn vị quan tâm thực hiện: - Tuyên truyền, quán triệt nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức tăng cường sử dụng thư điện tử công việc thực quy định Quyết định số 1961/2014/QĐ-UBND ngày 09/9/2014 UBND tỉnh Quảng Ninh theo hướng dẫn văn - Rà soát lại hộp thư quan, phịng ban chun mơn, đơn vị trực thuộc cán công chức, viên chức để yêu cầu tạo lập điều chỉnh (Có phụ lục nguyên tắc đặt tên hộp thư điện tử gửi kèm) Sở Thông tin Truyền thông thường xuyên cập nhật tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Ninh Cổng thông tin điện tử thành phần (http://quangninh.gov.vn/stttt), chuyên mục Hướng dẫn nghiệp vụ, Phịng Cơng nghệ thơng tin: - Tài liệu hướng dẫn sử dụng: http://tinyurl.com/nujxaua - Hướng dẫn sử dụng mật an toàn: http://tinyurl.com/pr77tm5 Mọi vướng mắc trình sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Ninh đề nghị liên hệ: Phịng Cơng nghệ thơng tin - Sở Thông tin Truyền thông, ĐT: 033.3638689, Email: phongcntt.sttvtt@quangninh.gov.vn Phòng Quản lý Cổng điện tử - Trung tâm CNTT&TT, ĐT: 033 3533338/ 033 3533366, Email: qnict@quangninh.gov.vn Đường dây nóng 24/7: 033 2247777 Sở Thơng tin Truyền thông đề nghị quan, đơn vị quan tâm, phối hợp thực hiện./ Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - UBND Tỉnh (báo cáo); - Văn phòng Tỉnh ủy; - Văn phịng Đồn ĐBQH HĐND Tỉnh; - Văn phịng UBND tỉnh; - Các Sở, ban, ngành đoàn thể tỉnh; - UBND huyện, thị xã, thành phố; - Lưu: VT, CNTT (đã ký) Mai Vũ Tuấn ... cường sử dụng thư điện tử công việc thực quy định Quyết định số 1961/2014/QĐ -UBND ngày 09/9/2014 UBND tỉnh Quảng Ninh theo hướng dẫn văn - Rà soát lại hộp thư quan, phịng ban chun mơn, đơn vị... Tỉnh (báo cáo); - Văn phòng Tỉnh ủy; - Văn phịng Đồn ĐBQH HĐND Tỉnh; - Văn phòng UBND tỉnh; - Các Sở, ban, ngành đoàn thể tỉnh; - UBND huyện, thị xã, thành phố; - Lưu: VT, CNTT (đã ký) Mai Vũ... sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Ninh đề nghị liên hệ: Phịng Cơng nghệ thông tin - Sở Thông tin Truyền thông, ĐT: 033.3638689, Email: phongcntt.sttvtt@quangninh.gov.vn Phòng Quản lý Cổng