NGHIÊN CỨU – TRAO ĐỔI Thiết kế thử nghiệm phần mềm Hệ thống ghi chép thời gian Viện Khoa học Thống kê TS Phạm Đăng Quyết* Hiện nay, việc quản lý thời gian lao động đơn vị thuộc quan Nhà nước nói chung việc sử dụng Hệ thống ghi chép thời gian làm việc phục vụ công tác quản lý, điều hành tính tốn chi Tổng cục Thống kê nói riêng thực theo qui định chung Nhà nước - Đó “Bảng chấm cơng” Bảng chấm cơng xác định tình trạng làm việc cơng chức, viên chức ngày làm việc tháng để trả lương xét thi đua Bảng phí lao động theo loại sản phẩm, công việc Viện KHTK triển khai nghiên cứu áp dụng Hệ thống ghi chép thời gian cho Viện Khoa học Thống kê Bài viết tập trung giới thiệu số nội dung đề tài nghiên cứu chấm công thiết kế sẵn với cột để ghi họ tên cơng chức, cột cịn lại Bảng Thời gian lao động khái niệm kinh tế trị Marx-Lenin dùng để khoảng thời chấm công ngày tháng Người đứng đầu đơn vị (nhóm, phịng) Tổ trưởng cơng đồn lao động cần phải tiêu tốn để sản xuất hàng hóa điều kiện sản xuất bình phận người đánh dấu (chấm cơng) vào Bảng chấm cơng tình hình làm người đơn vị, cuối tháng nộp Bảng chấm công cho phận kế tốn để hồn thành thủ tục trả lương tháng cho người đơn vị Bảng chấm cơng có hạn chế khơng ghi chép báo cáo thời gian sử dụng cho công việc cụ thể Bảng chấm công không thường với trình độ trang thiết bị trung bình, với trình độ thành thạo trung bình cường độ lao động trung bình xã hội thời điểm Đối với cá nhân ngày có 24 cá nhân phải chọn thời gian để phân bổ cho hoạt động giải trí để làm việc Việc phân bổ sử dụng cho hợp lý quỹ thời gian không hỗ trợ người lãnh đạo, người quản lý điều phối nhân lực quan, mà không cá nhân, tổ chức đặc biệt quan tâm Quản lý thời gian lao động phạm khuyến khích người làm việc có suất hiệu quả; xa nữa, Bảng chấm công không trù học thuyết quản trị học Quản lý thời gian hành động trình lập kế hoạch thực cung cấp thơng tin phục vụ cho việc tính tiêu hao thời gian lao động cho công việc, kiểm sốt có ý thức số lượng thời gian dành cho hoạt động cụ thể, đặc biệt để tăng hiệu quả, sản phẩm cụ thể Việc sử dụng Hệ thống ghi chép thời gian ứng dụng quản lý thời gian cán bộ, suất công chức, viên chức gồm đồng hồ thời gian ứng dụng dựa Trên sở kinh nghiệm số nước, có quan Cơ quan Thống kê Thụy Điển web sử dụng để theo dõi làm việc nhân Hệ thống quản lý thời gian thông thường bao viên Cơ sở cho hệ thống ghi chép thời gian * Viện Khoa học Thống kê SỐ - 2012 3 Thiết kế thử nghiệm phần mềm… Nghiên cứu – Trao đổi nhân viên nhập số làm việc hàng ngày hàng tuần Các làm việc chia theo sản phẩm công việc cụ thể để đo lường chi phí thời cho sản phẩm cụ thể Những thành phần hệ thống ghi chép thời gian bao gồm Bảng danh mục sản phẩm/công việc phần mềm chuyên dụng hệ thống Việc ghi chép công việc thường ngày công cụ hữu dụng để kiểm tra cách sử dụng thời gian Chúng giúp tìm biến đổi lượng, lúc cần nghỉ ngơi lúc hoạt động thật có hiệu Bằng cách phân tích ghi chép đó, xác định nên tốn thời gian bớt phí thời vào chuyện khơng đâu Và biết thời điểm mà tích cực nhất, chọn để làm cơng việc mà thấy quan trọng ngày Bảng danh mục sản phẩm/công việc Viện KHTK xây dựng dựa chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Viện KHTK thiết kế chi tiết theo cấp Cấp xác định bao gồm nhiệm vụ theo chức mà Viện giao thực Sản phẩm/ công việc cấp xác định bao gồm sản phẩm hay công việc cụ thể nhiệm vụ có Danh mục sản phẩm/ cơng việc cấp Sản phẩm/ công việc cấp xác định bao gồm hoạt động hay công việc chi tiết sản phẩm/ cơng việc có Danh mục sản phẩm/ công việc cấp 2, thường hoạt động hay công việc chi tiết việc mà cán thực thông tin thời gian thực thời gian tiêu hao cho thực thi sản phẩm/ công việc ngày cán bộ, viên chức; đồng thời thiết kế báo cáo thời gian tổng hợp hệ thống ghi chép thời gian để cung cấp cho cán viên chức người quản lý nhìn tổng quát việc sử dụng thời gian thực công việc khác Báo cáo tổng hợp đầu giúp người quản lý tiếp cận dễ dàng với kết hao phí thời gian tổng hợp từ hệ thống ghi chép thời gian Từ đó, người quản lý đưa nhận xét, đánh giá hay dựa vào kết để xây dựng kế hoạch công tác cho giai đoạn Để đáp ứng nhu cầu mặt quản lý lãnh đạo yêu cầu cá nhân, báo cáo tổng hợp phân chia thành ba cấp độ: báo cáo thời gian dành cho cá nhân cán bộ, báo cáo thời gian tổng hợp cho lãnh đạo cấp phòng báo cáo thời gian tổng hợp cho lãnh đạo cấp viện Người có quyền truy nhập trích xuất từ hệ thống báo cáo tổng hợp cấp độ (cá nhân, cấp phòng, cấp viện) tùy thuộc vào phân cấp phân quyền phần mềm hệ thống ghi chép thời gian chuyển tải quy trình thực sản phẩm hay công việc cấp tương ứng Dựa Bảng danh mục sản phẩm/ công việc thiết kế đầu vào để khai báo/ đăng ký/ ghi chép liệu đầu vào cho hệ thống ghi chép thời gian Các thông tin đầu vào liên quan tới thông tin cán bộ, viên chức, thông tin sản phẩm/ công Trên sở Danh mục sản phẩm/công việc, báo cáo đầu vào, đầu Báo cáo tổng hợp (đầu ra) Viện KHTK thiết kế phần mềm trực tuyến địa http://iss.gov.vn/ Một số giao diện phần mềm sau: SỐ - 2012 4 Nghiên cứu – Trao đổi Thiết kế thử nghiệm phần mềm… Khi nhấn menu đăng nhập xuất cửa sổ đăng nhập để người sử dụng vào trang cá nhân mình: Mục Khai báo/ ghi chép cho phép cập nhật thời gian theo ngày theo tuần: Trang cá nhân có giao diện sau: Trên trang thể báo cáo thời gian người Mục Báo cáo cho phép lựa chọn báo cáo thời gian chi tiết hay theo người sử dụng, theo sản phẩm/ công việc cấp sản phẩm/ công việc cấp 3, theo ngày sử dụng tuần qua, ngày qua theo sản phẩm/ công việc thực Ngồi cịn có đồng hồ để tính thời gian công việc ngày bắt đầu khởi động Mục Quản trị cho xem thông tin cá nhân, thay đổi mật khẩu, tạo cập nhật sản phẩm/ công việc cấp cấp 3, tạo cập nhật người sử dụng, đơn vị quan SỐ - 2012 5 Thiết kế thử nghiệm phần mềm… Nghiên cứu – Trao đổi Cập nhật cuối tuần: Báo cáo thời gian chi tiết đơn vị Phòng, Trung tâm Hay theo ngày: Báo cáo thời gian chi tiết Viện: Từ liệu khai báo sản phẩm/ công việc ghi chép thời gian theo ngày hay theo tuần, người sử dụng xem báo cáo thời gian chi tiết hay theo người sử dụng, theo sản phẩm/ công việc cấp sản phẩm/ cơng việc cấp 3, theo thời gian, ví dụ sau đây: Báo cáo thời gian chi tiết theo sản phẩm/ công việc: Báo cáo thời gian chi tiết cá nhân: SỐ - 2012 6 Thiết kế thử nghiệm phần mềm… cứu – Trao đổi Nghiên cứu - Trao đổi Hay báo cáo thời gian theo người dùng: phần mềm này, người sử dụng có nhìn tổng quan theo tuần theo ngày làm cho dễ dàng kiểm soát thời gian khai báo cho tuần Phần mềm khai báo thích cho cơng việc ngày Đối với lãnh đạo quan, đơn vị dễ dàng có nhìn tổng quan thời gian khai báo cho sản phẩm hay công việc thời gian khai báo người cụ thể Ngồi cịn có số báo cáo, ví dụ báo cáo thời gian theo tháng, tuần, theo tất sản phẩm/ công việc Báo cáo thời gian theo sản phẩm: v.v… Tất báo cáo triết xuất sang Excel Hệ thống ghi chép thời gian dễ sử dụng người dùng bắt đầu sử dụng phần mềm mà không cần hướng dẫn đặc biệt hệ thống hoạt động Vì phần mềm dựa web nên truy cập người dùng khơng văn phịng Điều cần thiết có trình duyệt đại kết nối internet v.v Phần mềm Hệ thống ghi chép thời gian có cơng hiệu dễ dàng sử dụng để khai báo/ ghi chép thời gian Người sử dụng có khả dễ dàng báo cáo thời gian khác theo sản phẩm công việc khai báo Khi khai báo/ ghi chép thời gian Trên sở kết áp dụng thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian, Viện KHTK tổ chức hội thảo rút kinh nghiệm, bổ sung, hoàn chỉnh Hệ thống ghi chép thời gian cho phù hợp với điều kiện Việt Nam nói chung TCTK nói riêng phổ biến rộng rãi cơng cụ quản lý thời gian lao động Tài liệu tham khảo: Báo cáo kết đề tài: “Nghiên cứu xây dựng áp dụng thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian cho Viện Khoa học Thống kê” năm 2011-2012, Tiến sỹ Phạm Đăng Quyết làm chủ nhiệm SỐ - 2012 7