Giáo trình tin học văn phòng (nghề quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ trình độ cao đẳng)

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI TRƯỜNG CAO ĐẲNG LÀO CAI GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHỊNG Trình độ: Cao đẳng Nghề: Quản trị doanh nghiệp vừa nhỏ Mã môn học: MH 28 I Những điểm Microsoft Word 2010 Tối ưu Ribbons Hệ thông menu mơi la Chức Backstage View Chức Paster Preview Chức Text Effect Lưu file dạng PDF XPS tích hợp sẵn Hiển thị thông tin chi tiết file văn Office Button Khả mở rộng hình 10 Chưc chinh sưa file Media chuyên dung 11 10 Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn 12 11 Xử lý ảnh chương trình chuyên nghiệp 12 12 Phát triển chức tìm kiếm 13 13 Tuy chon bao mât manh me 14 II Nội dung 15 Chương 1: Thao tác Word 2010 15 Tạo văn 15 Mở văn tạo sẵn 16 Lưu văn soạn thảo 16 Thao tác với chuột bàn phím 18 Chọn khối thao tác khối 26 Chương 2: Thực định dạng văn 27 Định dạng văn 27 Định dạng cột, tab, Numbering 36 Drop Cap 43 Watermark (nền bảo vệ văn bản) 45 Tạo tiêu đề (Header and Footer) cho văn 46 Đánh số thứ tự cho trang văn 50 Định dạng trang văn 53 Chương 3: Thực chèn đối tượng 58 Chèn kí tự đặc biệt 58 Chèn ClipArt hình ảnh 58 Chèn hiệu chỉnh hình vẽ 59 Chèn hiệu chỉnh lưu đồ 60 Vẽ hiệu chỉnh biểu đồ 61 Lập hiệu chỉnh biểu thức toán học 66 Chương 4: Thao tác với bảng biểu 67 Thao tác tạo hiệu chỉnh bảng 67 Định dạng đường viền cho bảng 70 Chèn cơng thức tốn học vào bảng 72 Chuyển bảng thành văn ngược lại 75 Chương 5: Hỗ trợ xử lý Word 2010 77 Auto Correct Macro 77 Tạo ghi bảo vệ tài liệu Word 83 Tìm kiếm, thay 87 Kiểm tra tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động chỉnh sửa, từ điển mặc định công cụ đếm từ 91 In tài liệu Word 98 Trộn tài liệu (Mail Merge) 102 Chương 6: Các phím tắt Word 112 Các loại phím tắt: 112 Duyệt Ribbon Access Key (phím truy cập) 114 Các phím tắt thơng dụng: 116 Chương 7: Một số mẹo hay Word 2010 118 Các công cụ đồ họa Word 2010 118 Sử dụng Word 2010 để viết Blog 122 Tạo mục lục Word 2010 124 Tạo trang bìa Word 2010 132 Tìm nhanh từ đồng nghĩa Word 132 Gởi file qua Email từ môi trường Word 134 Thủ thuật dùng máy tính Word 135 Thủ thuật tránh in văn ý muốn 137 Mẹo in hình khổ giấy lớn máy in nhỏ 140 11 Tạo nhanh nhiều dòng ngẫu nhiên 142 12 Tạo bảng phím 142 13 Tạo đường kẻ 142 14 Bỏ tính tự động SuperScript 142 15 Copy định dạng bảng tính 143 I Những điểm Microsoft Word 2010 Tối ưu Ribbons Nêu ban vân dung Office 2003 quen thuộc với menu chuân năm phia cưa sổ hay chuân bị cho đổi Office 2010 Với menu theo giao diện Ribbon, chức chia theo tưng tab riêng biệt menu khơng hiên thị tồn kiêu menu cũ Thực Office 2007 đa trang bị kiêu menu Ribbon, nhiên, menu cua Office 2010 ưu đê thuân tiện cho người dung Ngồi ra, ban có thê tao thêm tab đê chứa chức cua riêng Menu Ribbon Word 2010 Có thê chuyên qua menu mới, ban găp it nhiêu khó khăn vê la, nhiên, đa quen thuộc, ban khó mà châp nhân quay trở lai sư dung mâu menu cũ Office 2003 Hệ thông menu mơi la Trước đây, Office 2007 đa tao khác biệt hoàn toàn so vơi Office 2003 phiên ban Office cũ vê măt giao diện, đăc biệt menu cua chương trình giơ đây, Office 2010 lai tao nên câp độ mơi thay đổi vê menu cơng cu cua chương trình Khi lựa chon menu cơng cu, thay sổ xng menu trước đây, toàn cưa sổ Office 2010sẽ thay đổi màu săc cung câp cho bạn chon Save, Open, Close, Preview Và cùng, hệ thong menu mơi cung câp thông tin chi tiêt vê tác gia, kich thước tâp tin, thơng tin vê sưa đổi file Thêm vào cưa sổ cho phép bạn xem trước tài liệu dạng trang in đê chăc chăn văn ban đa trình bày theo đung y bạn Nói đơn gian: Hệ thông menu cua Office 2010 rõ ràng chi tiêt rât nhiêu Chức Backstage View Trong Office 2010, nút bâm thay đổi tab Ribbon, năm bên trái Khi bạn click vào tab này, hình gọi Backstage View lên Trên hình này, danh sách bên trái chưa tác vu, hình bên phai tùy chọn chức tương ưng với tác vu Chức Paster Preview Microsoft đa thu thâp phan hôi cua khách hàng vê phiên ban Office trước phát sô đông dung thương xuyên mât nhiêu thơi gian đê dán đoan văn hoăc hình ảnh vào nội dung soạn thảo cua Nguyên cua tình trang dung khơng biêt trước nội dung dán vào văn trông thê nào, ho phải làm lai nhiêu lân khiên cho chung trông hợp ly phu hợp với định dang cua nội dung soan thảo Và ly tinh Paste Preview đơi Paste Preview cho phép ban xem trước nội dung soan thao trông thê nêu nội dung khác dán vào đó, giúp ban tiêt kiệm thời gian Ngồi tinh cho phép lưu giữ định dang cua nội dung cân dán, kêt hợp định dang hoăc loai bỏ định dang cua nội dung trước dán Chức Text Effect Thay phải tạo đối tượng WordArt để chèn chữ nghệ thuật vào trang văn bản, với Office 2010 công việc đơn giản nhiều người dùng có thêm nhiều lựa chọn với việc trang trí văn Khác với phiên Office 2007 Tính WordArt tích hợp vào Excel Powerpoint cịn với Word 2007 y trước tới Office 2010 khác Với tính Text Effect bạn sử dụng hoàn toàn hiệu ứng đẹp mắt WordArt Excel hay Powerpoint 2007 Word 2010 Thật đơn giản bạn cần lựa chọn đoạn văn cần áp dụng hiệu ứng sau nhấp chuột vào biểu tượng Text Effect công cụ thẻ Menu Home, menu đổ xuống cho phép bạn lựa chọn hiệu ứng cần áp dụng Và bạn hoàn toàn áp dụng hiệu ứng có Text Effect với văn Nếu phải lựa chọn Edit để hiệu chỉnh nội dung cho WordArt người dung chỉnh sửa trực tiếp nội dung văn có hiệu ứng WordArt điều chỉnh mình, nhận thấy hợp lý, click OK hai lần Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục Bạn thực thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of Contents Chẳng hạn thay đổi gạch đứt quãng giữ đề mục số trang (gọi Tab Leader), thay đổi canh dòng (align) số trang Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang dịng Nếu bạn xóa hộp Right align page numbers, số trang di chuyển lại gần đến bảng mục lục tab leaders khơng cịn hiệu lực Nếu bạn muốn xóa bỏ tồn số trang bỏ dấu chọn hộp Show page numbers Tạo trang bìa Word 2010 a Thêm trang bìa Word 2010 cung cấp sẵn cho bạn sưu tập trang bìa đẹp mắt Các trang bìa ln chèn vào đầu tài liệu, khơng phụ thuộc vào vị trí trỏ tài liệu - Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn nút Cover Page - Trong menu xuất hiện, bạn nhấn chọn kiểu trang bìa thích Trang bìa áp dụng vào tài liệu bạn sửa đổi nội dung dịng chữ mặc định dịng chữ thích b Xóa trang bìa Để xóa trang bìa, bạn nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page nhóm Pages, sau nhấn Remove Current Cover Page Tìm nhanh từ đồng nghĩa Word Tra từ đồng nghĩa, phản nghĩa: Sử dụng tính Research, bạn cịn tra từ đồng nghĩa từ phản nghĩa - Trong thẻ Review, nhóm Proofing, bạn nhấn nút Thesaurus - Giữ phím Alt nhấn chuột vào từ cần tra Kết hiển thị khung Research bên phải - Để chèn từ đồng nghĩa phản nghĩa vào tài liệu hành, nơi trỏ đứng, bạn đưa chuột vào từ danh sách kết quả, nhấn chuột vào mũi tên bên cạnh từ, chọn Insert - Để tìm tiếp từ đồng nghĩa / phản nghĩa từ danh sách tìm được, bạn nhấn chuột vào từ danh sách kết Ghi chú: Bạn tìm từ đồng nghĩa, phản nghĩa ngơn ngữ khác (ngồi tiếng Anh) cách nhấn chuột vào hộp danh sách bên khung nhập liệu Search for chọn ngơn ngữ, ví dụ tiếng Pháp (French) chẳng hạn Gởi file qua Email từ môi trường Word Dù hay mở hịm thư, chọn chức tạo đính kèm file văn để gửi cho đối tác, bạn thay đổi thói quen cách gửi mơi trường Word Điều kiện máy tính bạn cài Outlook Express Microsoft Express Home Insert Page Layout References Mailings File Review View Save Send Using E-mail Save As Open nJ Close e Attach a copy of this document to an e-mail Allows you to work on one copy of this document, while the e-mail recipients work on another Send as Attachment Info Create an e-mail that contains a link to this document New ■ Keeps the e-mail size small Allows you and your e-mail recipients to work on the same copy of the document Allows e-mail recipients to always seethe latest version Share i\ To send a link to this document, it must be saved to a Web server or a shared folder Recent Help Attach a PDF copy of this document to an e-mail Documents look the same on almost any computer Options IB Exit Send as PDF Preserve fonts, formatting, and images across platforms Contents of PDF documents cannot be easily changed Comply to an industry standard format Attach a XPS copy of this document to an e-mail Documents look the same on almost any computer Preserve fonts, formatting, and images across platforms Contents of XPS documents cannot be easily changed Comply to an industry standard format Khi có hịm thư e-mail máy chủ hỗ trợ (theo giao thức IMAP POP3), bạn dùng Outlook Express, Microsoft Express Hịm thư webmail Google (Gmail) hay Yahoo hỗ trợ giao thức POP3 (nhưng Yahoo dùng tính đóng phí) Các bước thực sau: - Mở tập tin muốn gửi - Vào menu File > Share > Send Using E-mail Chọn tiếp kiểu để gởi email Như nói trên, lệnh thành công Word phát hệ thống e-mail tương thích hoạt động chương trình cài đặt - Lúc giao diện gửi thư với dòng To , CC , Sub ject Nếu không nhớ e-mail người gửi, bạn nhấn vào biểu tượng hình để đọc sổ địa chọn > OK - Biểu tượng có dấu mũi tên màu xanh dấu chấm than giúp bạn đặt e-mail gửi cấp độ ưu tiên (thấp, bình thường, cao) Bạn đính kèm file khác môi trường Word cách nhấn vào biểu tượng kẹp ghim - Sau đó, nhấn vào mục Send a copy Chú ý vào lần gửi thư theo cách này, bạn yêu cầu nhập ID, password domain Lúc này, bạn cần gõ lại khai báo hòm thư Outlook Microsoft Express tạo trước Thủ thuật dùng máy tính Word Mặc dù cơng Microsoft Word soạn thảo văn bản, song cho phép người dùng thực phép tính thơng qua máy tính làm tích hợp với tên gọi Tools Calculate (khá giống với tiện ích Calculator thư mục Accessories hệ điều hành Windows) Để khai thác cơng cụ bí mật Microsoft Word, trước tiên, bạn cần đặt biểu tượng Tools Caculate tab cửa sổ soạn thảo văn cách: Tạo Tab Ribbon: click phải lên Ribbon, chọn Customize the Ribbon: Customize Quick Access Toolbar,,, Show Quick Access Toolbar Belowthe Ribbon Customize the Ribbon,, Minimize the Ribbon Hộp thoại Word Options hiển thị Ch'-""'*.'’ommand' Í.IŨI'J , Customize the Ribbon All Commands Main Tabs I ỹ y I ■ J ‘.I II- I Li y í I ■ ■ Main Tabs Tools AutoCorrect Caps Lock Off + Home :±] Tools AutoCorrect Days Tools AutoCorrect Exceptions Tools AutoCorrect Initial Caps Insert E Pa g e Layo ut E M References E M Mailings E Review Tools AutoCorrect Replace Text Tools AutoCorrect Sentence Caps Tools AutoCorrect Smart Quotes :E E M View +1 I I Developer 1+] [^1 Add-Ins Tools Bui let List Default Tools Bullet? numbers Tools Calculate - ỊVỊ Caculator (Custom) - TinhToan (Custom) Tools Calculate IOOIS create Director; Tools Customize Keyboard Short.,, Tools Gram Settings i— Tools Dumber List Default Tools Options AutoFormat Tools Options AutoFormat As Yo Tools Options File Locations Tools Options Smart Tag Tools Spelling Recheck Document Add > > + Blog Post +1 [^1 Insert ÍEIog Post) +1 ảnh khổ đứng chọn “Portrait”, khổ ngang chọn “Landscape” Ở ô “sheets”, bạn thoải mái lựa chọn số tờ mà bạn cần “The Rasterbator” cắt cho Lưu ý số tờ nhiều ảnh bạn lớn đến mức khổng lồ Nên tính tốn kỹ mặt dán ảnh trước lệnh cho “The Rasterbator” cắt hình Số tờ tối đa mà “The Rasterbator” cắt cho bạn đến 1.000 tấm, đủ sức tạo nên bảng quảng cáo kinh khủng! Bản chương trình “Rasterbator Standalone 1.2” tải miễn phí http://arje.net/files/Rasterbator_Standalone_1.21.zip dạng file nén ZIP có dung lượng 866 KB Khi tải máy xong, bạn việc bung thư mục chứa chương trình vào ổ cứng nhấp đúp vào file Rasterbator.exe để chương trình tự động chạy, khơng 11 Tạo nhanh nhiều dòng ngẫu nhiên Nhằm phục vụ cho việc tạo dòng, trang hay nhiều trang word để kiểm tra việc in ấn dễ dàng Chúng ta nhập vào dịng cơng thức sau: =lorem() mặc định với đoạn, dòng =lorem(số đoạn cần in ra, số dịng đoạn) Bên cạnh bạn dùng lệnh rank với cú pháp tương tự lệnh lorem 12 Tạo bảng phím Bằng kết hợp phím “+” “-”, phím Enter phím Tab bàn phím, dễ dàng nhanh chóng tạo bảng tính Giả sử, bạn cần tạo bảng tính cột có dòng, bạn thực sau: Đầu tiên bạn nhấn + - + - + -+ + sau nhấn Enter cuối dịng Một bảng tính xuất hiện, tiếp theo, bạn đặt trỏ chuột cột cuối nhấn Tab, dòng xuất Độ rộng bảng tính số dấu “-” mà bạn nhấn lúc tạo bảng Tuy nhiên bạn thay đổi độ rộng nhập liệu 13 Tạo đường kẻ Để tạo nhanh đường kẽ ngang trang tài liệu, bạn cần sử dụng đặc biệt có bàn phím Các phím -, =, *, #,~ nhấn tương ứng từ phím loại trở lên tạo đường kẻ đơn, đôi, ba, đường chấm đứt nét đường dzíc dzắc Khi bạn khơng cần phải vào danh mục Ribbon để thực Ví dụ để tạo đường kẽ đôi, bạn cần nhấn === nhấn enter xong 14 Bỏ tính tự động SuperScript Thông thường, bạn gõ vào ngày theo kiểu anh ký tự tương tự 1st, 2nd 7tli Word tự động SuperScript ký tự thành 1st, 2nd, ,7th, Neubạn khơng muốn vậy, sau gõ xong cụm ký tự, bạn nhấn Ctrl +Z để Word bỏ áp dụng thiết đặt cụm ký tự Nếu bạn muốn áp dụng toàn cụm ký tự cho văn bạn vào biểu tượng Office góc - bên trái, sau chọn Word Options Tiếp theo bạn chọn mục Proofing chọn AutoCorrect Options Trong cửa sổ AutoCorrect bạn chọn tab AutoFormat As You Type check bỏ mục chọn Ordials(1st) with superscript hình 15 Copy định dạng bảng tính Bạn vừa định dạng bảng tính có nhiều cần bạn định dạng giống Bạn di chuyển chuột để sử dụng chức Format Painter, điều tốn nhiều thời gian Hãy định dạng ô số ô bạn cần định dạng di chuyển chuột đến vị trí cần chép định dạng, quét khối ô nhấn F4 Thế định dạng thiết đặt 2J Delete ’ Previous *2 Next Comments Nhập vào ghi bạn bong bóng hiển thị khung bên cạnh tài liệu Xóa ghi - Để xóa ghi chú, nhấn chuột phải vào ghi đó, chọn Delete Comment - Để xóa nhanh tất ghi tài liệu, nhấn chuột vào ghi Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn vào mũi tên bên nút Delete chọn Delete All Comments in Document Thay đổi ghi Nếu ghi không hiển thị tài liệu, bạn nhấn nút Show Markup nhóm Tracking thẻ Review, sau đánh dấu chọn Comments Nhấn chuột vào bên bong bóng có ghi cần sửa Sau sửa lại nội dung theo ý bạn Thay đổi tên người ghi Bên cạnh ghi ln có tên người sử dụng Nếu bạn muốn thay đổi tên này, thực sau: Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn chuột vào mũi tên bên nút Track Changes, sau chọn mục Change User Name ... có ảnh chèn vào văn vùng vừa chọn 11 Xử lý ảnh chương trình chuyên nghiệp Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập chế độ hiệu ứng cho đối tượng picture chèn vào văn Chỉ cần... đánh khối văn có dạng cần chép, bấm lần vào nút Format Painter (nếu muốn dán dạng vào đoạn văn khác) bấm kép nút (nếu muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn khác) Tiếp theo, để dán dạng vào đoạn văn cần... Clipboard Dán đoạn văn có Ctrl + V - Đánh dấu chọn đoạn văn - Vào menu Edit chọn Copy Cut - Đặr trỏ vị trí kết chọn Paste Clipboard vào vị trí trỏ text • Xóa khối Chọn đoạn văn cần xóa Nhấn phím