Đồ án tiểu luận quản lý dự án xây dựng phần mềm quản lý sinh viên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ - - TIỂU LUẬN MÔN HỌC QUẢN TRỊ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN Đề tài: QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ SINH VIÊN Lớp: ITS344_202_D01 GVHD: ThS Nguyễn Duy Thanh Nhóm PONN: Nguyễn Huỳnh Thảo Nguyên – 030234180090 Nguyễn Trung Tùy Nhi – 030234180095 Lê Thị Kiều Oanh – 030234180101 Nguyễn Thị Thanh Phương – 030234180104 Trịnh Thị Ngọc Lan – 030233170107 TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2021 PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Thảo Nguyên Tùy Nhi Kiều Oanh Thanh Phương Ngọc Lan Integration C A, R I C I Scope C I A, R I I Time C I I A, R I Cost C A, R I C I Quality A, R I Human Resource I C Communications C I Risk I I Procurement A, R C I I I Stakeholder R C A I I C I I A, R A, R A, R MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU TỔNG QUAN DỰ ÁN Giới thiệu dự án Mục tiêu dự án Phạm vi dự án Tiến trình quản lý dự án NỘI DUNG I QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN Phát triển điều lệ dự án Phát triển kế hoạch 2.1 Tổng quan 2.2 Tổ chức dự án 10 2.3 Kế hoạch quy trình quản lý 10 2.4 Kế hoạch quy trình kỹ thuật 11 2.5 Kế hoạch quy trình hỗ trợ 11 Định hướng quản trị công việc 11 Theo dõi kiểm sốt cơng việc 11 Kiểm sốt thay đổi tích hợp 12 Kết thúc dự án giai đoạn 12 II QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN 12 Kế hoạch quản lý phạm vi 12 Thu thập yêu cầu 13 Xác định phạm vi 14 Phân rã công việc (WBS) 14 Xác nhận phạm vi 17 Kiểm soát phạm vi 17 III QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN 17 Kế hoạch lịch biểu 17 Xác định hoạt động 19 Thứ tự hoạt động 19 Ước lượng nguồn lực 20 Ước lượng thời gian 20 Phát triển lịch biểu 21 Kiểm soát lịch biểu 22 IV QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 22 Kế hoạch chi phí 22 Ước lượng chi phí 23 Xác định ngân sách 23 Kiểm sốt chi phí 24 V QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN 25 Kế hoạch quản lý chất lượng 25 Đảm bảo chất lượng 26 Kiểm soát chất lượng 26 VI QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN 27 Kế hoạch nguồn nhân lực 27 Thiết lập đội dự án 29 Phát triển đội dự án 29 Quản lý đội dự án 29 VII QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN 30 Kế hoạch quản lý truyền thông 30 Quản lý truyền thông 30 Kiểm sốt truyền thơng 31 VIII QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN 32 Kế hoạch rủi ro 32 Xác định rủi ro 32 Phân tích rủi ro (định tính) 33 Kế hoạch đối phó rủi ro 33 Kiểm soát rủi ro 33 IX QUẢN LÝ MUA HÀNG DỰ ÁN 34 Lập kế hoạch quản lý mua hàng 34 Tiến hành mua hàng 34 Kiểm soát mua hàng 35 Kết thúc mua hàng 36 X QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN 36 Xác định bên liên quan 36 Kế hoạch quản lý bên liên quan 37 Quản lý tham gia bên liên quan 38 Kiểm soát bên liên quan 38 KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 DANH MỤC BẢNG 41 DANH MỤC SƠ ĐỒ 42 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, ứng dụng Công nghệ thông tin xã hội ngày rộng rãi, đặc biệt cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý Với lợi ích hiển nhiên Công nghệ thông tin mang lại, công tác quản lý sinh viên kịp thời ứng dụng vào thực tiễn Bài toán “Quản lý sinh viên” nhằm giải đáp ứng cách hiệu nhu cầu mặt quản lý thông tin trường đại học Giúp tiết kiệm thời gian, độ xác, gọn nhẹ tiện lợi nhiều so với việc làm thủ công trước Đồng thời, giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh thất liệu, hệ thống hóa cụ thể thông tin theo nhu cầu người Nhằm áp dụng kiến thức học môn Quản trị dự án hệ thống thông tin bước đầu đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý, nhóm PONN lựa chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên” Việc xây dựng phần mềm quản lý sinh viên nhằm giảm nhẹ công việc quản lý sinh viên trường đại học TỔNG QUAN DỰ ÁN Giới thiệu dự án - Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên - Nhóm thực hiện: PONN - Thời gian thực hiện: tháng từ ngày 21/06/2021 đến ngày 30/10/2021 Mục tiêu dự án Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sinh viên, nhằm hỗ trợ ban lãnh đạo nhà trường nói chung giảng viên nói riêng thực nghiệp vụ đảm bảo tính chuẩn xác qn thơng tin, đạt hiệu suất trình làm việc Hỗ trợ việc chỉnh sửa, cập nhật thông báo diễn tiện lợi nhanh chóng Triển khai thành công phần mềm quản lý sinh viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu khách hàng Đảm bảo bảo mật liệu nhà trường thông tin cá nhân sinh viên, đồng thời có khả chuyển đổi, tích hợp liệu Đảm bảo giảng viên, nhân viên phịng quản lý cơng nghệ thơng tin đọc nắm rõ quy trình, kế hoạch dự án Sẵn sàng có kế hoạch đối phó rủi ro, cố Từ đảm bảo dự án bám sát mục tiêu phạm vi, thời gian chi phí Phạm vi dự án Dự án thực trường Đại học Ngân hàng Tiến trình quản lý dự án - Phần I: Quản lý tích hợp dự án - Phần II: Quản lý phạm vi dự án - Phần III: Quản lý thời gian dự án - Phần IV: Quản lý chi phí dự án - Phần V: Quản lý chất lượng dự án - Phần VI: Quản lý nguồn nhân lực dự án - Phần VII: Quản lý truyền thông dự án - Phần VIII: Quản lý rủi ro dự án - Phần IX: Quản lý mua hàng dự án - Phần X: Quản lý bên liên quan NỘI DUNG I QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN Phát triển điều lệ dự án Tên dự án: Xây dựng Phần mềm Quản Lý Sinh Viên Ngày hiệu lực: 21/06/2021 Ngày bắt đầu: 21/06/2021 Ngày kết thúc: 30/10/2021 Lịch trình chính: - Hồn thành phiên phần mềm vào 16/8/2021 - Hồn thành phiên sản xuất vào 30/10/2021 Thơng tin ngân sách: Phân bổ 120 triệu cho dự án Chi phí dự án thơng tin nội Phần cứng thuê Giám đốc dự án: Nguyễn Duy Thanh, thanhnd@ponn.com Mục tiêu dự án: Phát triển phần mềm quản lý sinh viên cho trường học, giúp việc quản lý thơng tin sinh viên nhanh chóng, dễ dàng từ đạt hiệu cao cơng tác quản lý trường học Mục tiêu hoàn thành phiên phần mềm tháng phiên sản xuất tháng Tiêu chí thành cơng dự án: Phần mềm phải đáp ứng tất thông số kỹ thuật mục tiêu đề ra, kiểm tra kỹ lưỡng hoàn thành hạn CEO phê duyệt dự án với tư vấn từ bên liên quan quan trọng khác Tiếp cận: - Thành lập đội dự án, xác định mục đích, phạm vi, phân chia cơng việc cụ thể cho giai đoạn dự án - Trong vịng tháng hồn thành việc tiếp nhận yêu cầu từ bên liên quan, xác định phạm vi sơ đồ Gantt dự án - Hoàn thành phần cứng dự án trước giai đoạn tiền hoàn thiện phần mềm - Họp tiến độ dự án hàng tuần để kiểm soát dự án dễ dàng - Tiến hành xây dựng, thiết kế dựa yêu cầu, kế hoạch dự án - Kiểm tra, kiểm thử đầu giai đoạn, sản phẩm cuối trước hồn tất VAI TRỊ VÀ TRÁCH NHIỆM Tên Vai trị Vị trí CEO Thơng tin liên hệ Jenny Sponsor jennyy@ponn.com Nguyễn Duy Thanh Project Manager CIO thanhnd@ponn.com Nguyễn Huỳnh Leader Manager tnguyen@ponn.com Nguyễn Trung Tùy Nhi Team Member Tester tuynhi@ponn.com Nguyễn Thị Thanh Phương Team Member Programmer tphuong@ponn.com Lê Thị Kiều Oanh Team Member Designer oanhltk@ponn.com Trịnh Thị Ngọc Lan Team Member Developer ngoclan@ponn.com Thảo Nguyên Chữ ký: (Chữ ký tất bên liên quan trên) Jenny Thanh Phương Duy Thanh Kiều Oanh Thảo Nguyên Ngọc Lan Tùy Nhi Lưu ý: (Từ bên liên quan, có) - “Tơi muốn tham gia nhiều vào dự án Nó điều quan trọng hy vọng người giúp thành cơng.” – Jenny - “Kế hoạch kiểm thử phần mềm hoàn thiện ghi chép đầy đủ Nếu có câu hỏi, đừng ngần ngại liên hệ với tôi.” – Tùy Nhi Bảng Điều lệ dự án cho Phần mềm quản lý sinh viên Phát triển kế hoạch 2.1 Tổng quan - Mục đích: Xây dựng phần mềm giúp việc quản lý thông tin sinh viên trường học dễ dàng, nhanh chóng - Phạm vi dự án: Tập trung vào quản lý thông tin sinh viên (Module tra cứu điểm, Module chứng chỉ/ văn nộp, chức xuất hồ sơ,…) - Mục tiêu: Hoàn thành dự án tiến độ thời gian đặt - Ngân sách: Ngân sách dự kiến xây dựng hệ thống: Ngân sách thực dự án 100,000,000 VNĐ, ngân sách dự trù 20,000,000 VNĐ, tổng ngân sách 120,000,000 VNĐ - Lộ trình thực dự án: + Giai đoạn 1: Thu thập thơng tin, tài liệu có liên quan, tìm hiểu yêu cầu phía sử dụng xây dựng tài liệu đặc tả theo yêu cầu phía người sử dụng + Giai đoạn 2: Lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế mặt chức mô tả khung giao diện, hồn thiện phân tích thiết kế hệ thống, thiết kế giao diện phần mềm nhận ý kiến từ người sử dụng để chỉnh sửa để hoàn thiện giao diện + Giai đoạn 3: Lập trình viết code chức sản phẩm dựa phân tích có, tiến hành test chức thực chỉnh sửa để hoàn thiện + Giai đoạn 4: Thực kiểm thử để test chức sản phẩm tình đặt ra, chỉnh sửa khắc phục lỗi, test giao diện, upload sản phẩm lên host, xây dựng báo cáo hoàn thiện tài liệu hướng dẫn + Giai đoạn 5: Hoàn thành, bàn giao sản phẩm, tài liệu hướng dẫn kết thúc dự án 2.2 Tổ chức dự án - Tổ chức bên - Cơ cấu nội - Vai trò trách nhiệm 2.3 Kế hoạch quy trình quản lý - Các kế hoạch khởi động (lập dự tốn, bố trí nhân sự, thu nhận nguồn lực kế hoạch đào tạo nhân viên dự án) - Kế hoạch làm việc (các hoạt động công việc, lịch trình, nguồn lực phân bổ ngân sách) - Kế hoạch kiểm soát - Kế hoạch quản lý rủi ro - Kế hoạch đóng dự án 10 - Ma trận RACI Responsibility - Trách nhiệm Accountability - Trách nhiệm Consultation - Tư vấn Informed - Thông báo Phương (Programer) Jenny (CEO) Oanh (Designer) Nhi (Tester) Nguyên (Manager) Bộ phận ý tưởng R R C I A Bộ phận thiết kế giao diện C R A C I Bộ phận phát triển giao diện A I C R R Bộ phận kiểm thử hệ thống R I C A R Bộ phận triển khai R C R A C Bộ phận đào tạo, hỗ trợ I A I C R Bảng 10 Ma trận RACI 28 Thiết lập đội dự án Thời gian (tuần) Các phận đội dự án Bộ phận ý tưởng 5 3 2 2 2 4 5 5 5 4 4 4 4 3 3 4 5 4 5 5 5 Bộ phận phát triển giao diện Bộ phận kiểm thử hệ thống 10 11 12 Bộ phận triển khai Bộ phận thiết kế giao diện 3 5 4 3 Bộ phận đào tào, hỗ trợ 5 5 5 4 4 13 14 15 16 Bảng 11 Bảng thiết lập đội dự án Lưu ý: màu ô thể bảng đậm phận làm việc với mật độ nhiều tuần Phát triển đội dự án - Nhiều dự án CNTT có nguồn nhân lực tài riêng biệt, họ cần làm việc theo nhóm để hồn thành hầu hết dự án thành cơng Mục tiêu phát triển nhóm để giúp người làm việc hiệu nhằm cải thiện hiệu suất dự án - Mơ hình Tiến sĩ Bruce Tuckman phát triển nhóm có năm giai đoạn sau: Hình thành (Forming) → Bão tố (Storming) → Ổn định (Norming) → Thực (Performing) → Thay đổi (Adjourning) - Tổ chức thực hoạt động khen thưởng công nhận - Nhân viên khuyến nghị tham gia khóa đào tạo cụ thể để cải thiện phát triển cá nhân nhóm Quản lý đội dự án - Ngồi việc phát triển nhóm dự án, người quản lý dự án phải dẫn dắt nhóm thực hoạt động dự án khác 29 - Sau đánh giá hiệu suất nhóm thơng tin liên quan, người quản lý dự án phải định việc yêu cầu thay đổi dự án - Một số cơng cụ kỹ thuật có sẵn để hỗ trợ quản lý nhóm dự án, bao gồm kỹ giao tiếp cá nhân nhóm - Nhà quản lý phải hiểu chiến lược xung đột quản lý xung đột cách hiệu để phát triển kỹ nhóm, có tính sáng tạo dự án VII QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN Kế hoạch quản lý truyền thông Các bên liên quan Tài liệu Đội ngũ phát triển dự án (Tester, Developer, Project manager), Kế hoạch triển khai dự án, báo cáo họp CIO Developer, Designer Người liên hệ Hàng tuần sau hoàn thành sản phẩm Yêu cầu dự án, Hard copy dự trù ngân sách Project Manager Khi bắt đầu dự án Kế hoạch triển khai dự án Hard copy, Email, Meeting Project Manager Hàng tuần xuyên suốt thời gian thực Hard copy, Email, Meeting Project Manager Hàng tuần Kế hoạch triển khai dự án Email, faceto-face, hard copy Đào tạo hỗ Fax, email Project manager trợ Bảng 12 Bảng kế hoạch truyền thông dự án CIO Tần suất Project Manager Báo cáo dự án Tester, Programmer Định dạng tài liệu Khi dự án kết thúc Quản lý truyền thơng Các hoạt động marketing chính: - OFFLINE: Giảng viên thông tin trực tiếp đến sinh viên thông qua lần sinh hoạt lớp - ONLINE: + Trên mạng xã hội: fanpage nhà trường 30 + Trên website nhà trường - Đưa thông tin phần mềm đến với Giảng viên, cán nhà trường sinh viên cách cơng khai xác - Những khúc mắc giảng viên, cán sinh viên giải trực tiếp thơng qua email Kiểm sốt truyền thơng - Thu thập phân phối thông tin liên lạc cho tất bên liên quan - Xác định nhu cầu truyền thông giao tiếp bên liên quan dự án + Kiểm tra toàn sơ đồ tổ chức để tránh bỏ sót bên liên quan quan trọng - + Yêu cầu thêm thông tin đầu vào từ nhà tài trợ dự án bạn + Đặt câu hỏi mở Theo nguyên tắc chung, thành viên nhóm dự án u cầu thơng tin chi tiết thường xuyên Quản lý cấp cao thường u cầu thơng tin tóm tắt thường xun - Phân tích giá trị việc cung cấp thông tin dự án - Xác định công nghệ truyền thơng thích hợp để sử dụng để truyền đạt thông tin dự án - Đảm bảo kế hoạch quản lý truyền thông: + Mô tả loại thông tin cần thiết cho bên liên quan dự án + Cấu trúc thu thập lưu trữ mơ tả phương pháp mà nhóm dự án sử dụng để thu thập lưu trữ thông tin dự án + Một cấu trúc phân phối mô tả thông tin dự án báo cáo trạng thái, lịch trình liệu biên họp cần cung cấp cho + Các phương pháp sử dụng để phân phối loại thơng tin khác + Cách nhóm thu thập, cập nhật, lưu trữ phổ biến kiến thức + Lịch trình tạo loại thơng tin liên lạc + Phương pháp truy cập thông tin liên lạc theo lịch trình 31 + Cách thức kiến thức lưu trữ chuyển giao cần thiết suốt dự án + Một phương pháp để cập nhật tinh chỉnh kế hoạch quản lý truyền thơng suốt vịng đời dự án - Tích hợp kế hoạch quản lý truyền thông vào kế hoạch tổng thể - Phân phối kế hoạch cho bên liên quan VIII QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN Kế hoạch rủi ro - Lập kế hoạch quản lý rủi ro liên quan đến việc định cách thức tiếp cận lập kế hoạch hoạt động quản lý rủi ro cho dự án Đầu trình kế hoạch quản lý rủi ro - Ngân sách/nguồn tài trợ cho dự án: cần lựa chọn phương án phù hợp với nguồn ngân sách hạn chế sản phẩm đạt hiệu suất cao - Vấn đề liên quan đến nhân lực: thiếu nhân lực có trình độ chun mơn cao - Tiến độ dự án khơng theo kế hoạch giai đoạn golive có khó khăn ảnh hưởng dịch bệnh Covid 19 Xác định rủi ro Quá trình xác định rủi ro bao gồm xác định rủi ro có khả ảnh hưởng đến dự án, lập hồ sơ phân loại kiện rủi ro tiềm ẩn dự án hậu chúng Kết đầu trình bảng ghi rủi ro (risk register), kiện rủi ro (risk event) - Môi trường phát triển dự án (Development Environment) Nhân sự: việc thiếu nhân có chun mơn dự án ảnh hưởng lớn đến tiến độ hiệu suất dự án doanh nghiệp cần + Dành phần chi phí để đào tạo nhân từ ban đầu + Lập chương trình đào tạo riêng cho dự án + Tổ chức buổi trainning cho thành viên đội dự án nâng cao kỹ trình độ kỹ thuật chun mơn - Kỹ thuật phát triển phần mềm (Product Engineering) 32 Kiểm định mức đơn vị (unit test): việc kiểm định hời hợt, thiếu chuẩn xác gây lỗi nghiêm trọng hệ thống Kiểm định mức đơn vị phải lập trình viên (developer) thực trước bàn giao sản phẩm để tích hợp kiểm định mức hệ thống (system test ) Do tính chất việc kiểm định hệ thống địi hỏi thời gian tính chuẩn xác nên cần xếp thời gian hợp lý, giám sát chặt chẽ để không mắc lỗi tiềm ẩn hệ thống thức vào hoạt động Phân tích rủi ro (định tính) Đánh giá khả ảnh hưởng rủi ro biết để xác định tầm quan trọng mức độ xảy Xem xét việc sử dụng công cụ kỹ thuật khác để xếp hạng rủi ro cập nhật thông tin vào bảng ghi rủi ro Việc đánh giá xếp hạng rủi ro nhằm hỗ trợ việc định rủi ro cần xử lý ưu tiên thực xử lý Kế hoạch đối phó rủi ro Khi rủi ro đánh giá ưu tiên áp dụng chiến lược ứng phó để tăng cường hội giảm bớt mối đe dọa để đạt mục tiêu dự án Các chiến lược ứng phó với rủi ro kỳ vọng làm giảm tác động rủi ro bất lợi gia tăng rủi ro tích cực, theo cách hiệu thiết thực Có chiến lược ứng phó với rủi ro tiêu cực: chấp nhận, né tránh, giảm thiểu (giảm khả xảy ra, giảm mức ảnh hưởng) chuyển giao rủi ro Cụ thể dự án: - Khi khách hàng đưa thay đổi không nằm kế hoạch, đội dự án thương lượng với khách hàng đưa định phù hợp mục tiêu dự án - Thực lấy yêu cầu khách hàng hệ thống cách chi tiết, cụ thể nhất, xác định yêu cầu cách rõ ràng - Nhân viên khơng có kinh nghiệm với cơng nghệ kỹ thuật mới, cần thuê tư vấn bên đào tạo tư vấn cho nhân viên dự án việc sử dụng cơng nghệ Kiểm sốt rủi ro Giám sát rủi ro liên quan đến việc giám sát rủi ro xác định , nguồn phát sinh rủi ro dựa số đo lường xu hướng rủi ro, thực kế hoạch 33 ứng phó rủi ro đánh giá hiệu chiến lược rủi ro suốt vòng đời dự án - Đồng thời vào hàng quý, giám đốc dựa án với nhân họp để xác định, đánh giá hiệu quản lý rủi ro toàn dự án , đưa kế hoạch hành động triển khai, đồng thời nhận diện xác định rủi ro phát sinh - Quy trình quản lý rủi ro quy trình khép kín từ nhận diện – đánh giá – ứng phó – giám sát, thực liên tục để kịp thời có kế hoạch quản lý tất rủi ro mà dự án phải đối mặt - Các công cụ kỹ thuật để giám sát rủi ro bao gồm phân tích liệu, kiểm tốn họp IX QUẢN LÝ MUA HÀNG DỰ ÁN Lập kế hoạch quản lý mua hàng - Tuyên bố công việc (SOW) a Phạm vi công việc: Xây dựng hệ thống quản lý sinh viên cần máy chủ Host, máy tính để bàn CPU để kết nối tới Host b Địa điểm làm việc: Văn phòng c Thời gian thực hiện: tuần từ 28/06/2021 đến ngày 05/07/2021 d Lịch trình giao hàng: Giao muộn ngày 09/07/2021 e Tiêu chuẩn áp dụng: Không f Tiêu chí chấp nhận: Sản phẩm mới, bảo hành năm g Yêu cầu đặc biệt: Không Tiến hành mua hàng - Đánh giá gói thầu Đề xuất Tên nhà thầu Công ty cổ phần FPT Công ty Cổ phần Công nghệ Tiên Phát Công ty cổ phần VNG Giá đấu thầu 20.000.000đ 25.000.000đ 30.000.000đ Bảng 13 Danh sách đề xuất nhà thầu 34 Đề xuất Đề xuất Đề xuất Tiêu chí Trọng số Đánh giá Trọng số Đánh giá Trọng số Đánh giá Trọng số Cách tiếp cận kỹ thuật 30% 90 27 80 24 85 25,5 Cách tiếp cận quản lý 25% 85 21,25 75 18,75 85 21,25 Hiệu suất khứ 20% 85 17 75 15 80 16 Giá bán 25% 95 23,75 90 22,5 80 20 Tổng điểm 100% 89 80,25 82,75 Bảng 14 Tờ đánh giá đề xuất - Lựa chọn nhà cung cấp Dựa vào tờ đánh giá đề xuất trên, nhóm phát triển dự án định chọn nhà thầu FPT với hợp đồng 20.000.000đ làm nhà thầu cung cấp thiết bị cho dự án - Ký hợp đồng Sau xem xét hai bên tiến hành ký hợp đồng Kiểm soát mua hàng Hợp đồng với nhà cung cấp - Nội dung: + Hai bên làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý việc lập hợp đồng với + Hai bên có trách nhiệm hồn thành hợp đồng đưa + Nếu bên làm sai so với hợp đồng phải bồi thường với hợp đồng nêu - Đảm bảo thực hợp đồng: + Giá trị đặt cọc đảm bảo thực hợp đồng 10% + Thời gian có hiệu lực kéo dài thiết bị phải bảo hành 35 - Bảo hành: + Nhà thầu phải có trách nhiệm bảo hành theo thời gian bảo hành nhà sản xuất đề ra, tính từ ngày bàn giao sản phẩm Nếu thời gian bảo hành thiết bị bị hỏng, lỗi khơng nhóm nhóm thay miển phí sản phẩm khác Kết thúc mua hàng - Hoàn tất lý hợp đồng - Lưu trữ hợp đồng tài liệu mua hàng X QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN Xác định bên liên quan • Các bên liên quan - Bên trong: + Input (I): Phòng IT + Process (P): Project Manager, Leader Developer, Front-end Developer, Backend Developer, Database Manager + Output (O): Tester, QA, Designer, Programer - Bên ngoài: + Supliers (S): Đối tác + Customer (C): Khách hàng • Bảng ghi bên liên quan Tên Vị trí Trong/ Ngồi Vai trị Thơng tin liên hệ Jenny CEO Trong Sponsor jennyy@ponn.com Nguyễn Duy Thanh CIO Trong Project Manager thanhnd@ponn.com Nguyễn Huỳnh Thảo Nguyên Manager Trong Leader tnguyen@ponn.com Nguyễn Trung Tùy Nhi Tester Trong Team Member tuynhi@ponn.com Nguyễn Thị Thanh Phương Programer Trong Team Member tphuong@ponn.com Lê Thị Kiều Oanh Designer Trong Team Member oanhltk@ponn.com 36 Trịnh Thị Ngọc Lan Developer Trong Team Member ngoclan@ponn.com Kelvin Ngoài Đối tác kelvin@gmail.com Rosie Ngoài Khách hàng roise@gmail.com Bảng 15 Bảng ghi bên liên quan Cao • Phân loại bên liên quan Khách hàng Database Manager Quyền hạn Hài lòng Tester BA Quản lý Đối tác QA PM Developer Thông tin Thấp Giám sát Thấp Quan tâm Cao Sơ đồ Lưới quyền hạn/ quan tâm Kế hoạch quản lý bên liên quan Ủng hộ Dẫn dắt Nguyễn Huỳnh Thảo Nguyên H K Nguyễn Trung Tùy Nhi H, K Lê Thị Kiều Oanh H Các bên liên quan Không nhận thức Chống đối Trung dung Nguyễn Thị Thanh Phương Trịnh Thị Ngọc Lan H H K K Bảng 16 Ma trận bên liên quan 37 Quản lý tham gia bên liên quan - Ma trận quản lý kỳ vọng Thang đo Phạm vi Ưu tiên Chi phí Hướng dẫn Dự án hoàn thành phạm vi, Thường xuyên theo yêu cầu chức dõi, cập nhật tiến khách hàng độ Thời gian Kỳ vọng Dự án hồn thành sớm/ thời gian dự kiến Có kế hoạch hợp lý, phân bổ thời gian hợp lý Dự án đạt với chi phí nằm Tiết kiệm, tối ưu phạm vi ước tính thấp hóa nguồn lực Bảng 17 Ma trận quản lý kỳ vọng - Ghi nhận vấn đề Hiện chưa có vấn đề ghi nhận Kiểm sốt bên liên quan • Các bên liên quan quan trọng dự án: PM, Developer, Database Manager, Designer, Tester, QA, Khách hàng • Phần mềm hỗ trợ bên liên quan: - Phần mềm truyền thông, truyền thông xã hội, phần mềm quản lý dự án, công cụ cộng tác giúp thúc đẩy tham gia bên liên quan - Truyền thông xã hội: + Linkedin với hàng ngàn nhóm quản lý dự án + Twitter, Facebook, Wiki… 38 KẾT LUẬN Dự án “Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên” nhóm hồn thành với kế hoạch xây dựng thời gian – chi phí phạm vi Nhóm chúng em áp dụng kiến thức học từ môn Quản trị dự án hệ thống thông tin lồng ghép 10KA, 47P, IPECC,… vào dự án Về dự án q trình quản lý ln gặp nhiều khó khăn sai lệch phạm vi, trễ tiến độ, mâu thuẫn bên liên quan, truyền thông không tốt,… ảnh hưởng đến hiệu suất thành cơng dự án Q trình thực giả định, quy trình, đề cử thực điều kiện thuận lợi đồng thuận đa số bên liên quan, tạo tính tương tác tốt, hiệu cao Qua dự án “Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên” nhóm, chừng mực định, chúng em hiểu rõ có kinh nghiệm việc quản lý dự án hệ thống thơng tin để tham gia trải nghiệm vào dự án hệ thống thông tin thực tiễn 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO Slide giảng Quản trị dự án Hệ thống thông tin ThS Nguyễn Duy Thanh Cadle, J., & Yeates, D (2008) Project management for information systems (5th ed.) Pearson Chand, S (2019, November 26) From Edureka: https://www.edureka.co/blog/project-communication-management/ ITPM Group (2012) Automated Student Management System (ASMS) University of Colombo School of Computing PMI (2017) A guide to the project management body of knowledge (6th ed.) PMI Schwalbe, K (2019) Information technology project management (9th ed.) Cengage Learning (n.d.) From Wrike: https://www.wrike.com/project-managementguide/faq/what-is-project-communication-management/ (n.d.) From Tutorialspoint: https://www.tutorialspoint.com/management_concepts/project_time_managem ent.htm 40 DANH MỤC BẢNG Bảng Điều lệ dự án cho Phần mềm quản lý sinh viên Bảng Xác định hoạt động 19 Bảng Thứ tự hoạt động 19 Bảng Ước lượng thời gian 21 Bảng Dự tốn chi phí dự án phẩn mềm quản lý sinh viên 23 Bảng Đường sở chi phí dự án phần mềm quản lý sinh viên 24 Bảng Bảng kiểm sốt chi phí 24 Bảng Hoạt động đảm bảo chất lượng 26 Bảng Ma trận phân công trách nhiệm RAM 27 Bảng 10 Ma trận RACI 28 Bảng 11 Bảng thiết lập đội dự án 29 Bảng 12 Bảng kế hoạch truyền thông dự án 30 Bảng 13 Danh sách đề xuất nhà thầu 34 Bảng 14 Tờ đánh giá đề xuất 35 Bảng 15 Bảng ghi bên liên quan 37 Bảng 16 Ma trận bên liên quan 37 Bảng 17 Ma trận quản lý kỳ vọng 38 41 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ Phân rã công việc theo sản phẩm 15 Sơ đồ Sơ đồ phân rã công việc theo giai đoạn 16 Sơ đồ Kế hoạch lịch biểu phần mềm quản lý sinh viên 18 Sơ đồ Sơ đồ phân rã nguồn lực RBS 20 Sơ đồ Sơ đồ Gantt 21 Sơ đồ Sơ đồ kiểm soát lịch biểu 22 Sơ đồ Sơ đồ xương cá vấn đề Người dùng đăng nhập vào hệ thống 26 Sơ đồ Sơ đồ tổ chức thể vị trí, phận cơng việc dự án 27 Sơ đồ Lưới quyền hạn/ quan tâm 37 42 ... trình quản lý dự án - Phần I: Quản lý tích hợp dự án - Phần II: Quản lý phạm vi dự án - Phần III: Quản lý thời gian dự án - Phần IV: Quản lý chi phí dự án - Phần V: Quản lý chất lượng dự án - Phần. .. vực quản lý, nhóm PONN lựa chọn đề tài ? ?Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên? ?? Việc xây dựng phần mềm quản lý sinh viên nhằm giảm nhẹ công việc quản lý sinh viên trường đại học TỔNG QUAN DỰ ÁN. .. VI: Quản lý nguồn nhân lực dự án - Phần VII: Quản lý truyền thông dự án - Phần VIII: Quản lý rủi ro dự án - Phần IX: Quản lý mua hàng dự án - Phần X: Quản lý bên liên quan NỘI DUNG I QUẢN LÝ TÍCH