Bài giảng Máy tính căn bản: Chương 4 - Sử dụng Microsoft Word 2007

Nội dung bài giảng Máy tính căn bản: Chương 4 - Sử dụng Microsoft Word 2007 bao gồm: Tạo mới văn bản; Thao tác trên khối văn bản; Định dạng văn bản; Cài đặt Tabs và Indents; Làm việc với Headers và Footers; Sử dụng công cụ định dạng; Thao tác với Đồ họa; Thao tác với Bảng;... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết bài giảng tại đây.

Chương 4: Sử dụng Microsoft Word 2007 Bài Chủ đề 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Tạo văn Thao tác khối văn Định dạng văn Cài đặt Tabs Indents Kiểm tra văn Định dạng văn In văn Làm việc với Headers Footers Sử dụng công cụ định dạng chế Thao tác với Đồ họa Thao tác với Bảng Phổi hợp với người khác 25 26 27 © IIG Vietnam Bài 16: Tạo văn • • • • • • • • • • nhập văn chèn xóa văn di chuyển văn lưu văn lần thứ lưu thay đổi vào văn lưu trước lưu văn với tên khác lưu văn với định dạng khác đóng văn mở nhiều văn di chuyển văn © IIG Vietnam 2 Nhập Chỉnh sửa văn Vị trí trỏ nhập văn Thanh thẳng đứng nhấp nháy hình thể nơi Word chèn ký tự dán nội dung Nhập văn Word tự động chèn văn vào bên phải vị trí trỏ nhập văn bản, di chuyển phần văn có sang phải Xóa văn Để xóa ký tự bên phải, nhấn phím Để xóa ký tự bên trái, nhấn phím Insert / Overtype Nhấn phím để bật chế độ Overtype (chèn ghi đè); nhấn phím lần để bật chế độ Insert (chèn thường) Word Wrap Khi đủ số lượng từ dòng, từ tự động nhảy xuống hàng Khi không muốn Word Wrap, nhấn phím để kết thúc đoạn Dịng trống Để chèn dịng trống, nhấn phím cuối đoạn © IIG Vietnam đầu Nhập Chỉnh sửa văn • • • • Các khái niệm áp dụng cho tất chương trình xử lý văn Khả tạo văn ngắn thư từ ghi nhớ (memos) đến văn dài phức tạp thảo (manuscripts), trang web, sách quảng cáo (brochures) Cung cấp tài liệu chuyên nghiệp cách áp dụng nhiều yếu tố thiết kế, kết hợp thành phần vào phong cách mẫu quán Gây lỗi thiết kế – Nếu bạn thấy khó đọc người khác © IIG Vietnam Hiển thị mã định dạng • Sử dụng biểu tượng (Show/Hide ¶) để hiển thị ẩn ký tự không in – Giúp xác định mục chốn bn ả â IIG Vietnam Hin th bạn ấn phím Hiển thị bạn ấn phím Hiển thị bạn ấn phím Biểu thị cho dịng ngắt trang mềm Biểu thị cho dòng ngắt trang thủ cơng/ ngắt cứng Sử dụng thước kẻ (Ruler) • Giúp xác định vị trí văn – • Mặc định, đơn vị lường thước kẻ inch – • Chiều dài thước kẻ phụ thuộc vào độ phóng to/ thu nhỏ hình Có thể thay đổi thẻ Display nhóm Advanced Word Options Sử dụng cách sau để thị ẩn thước kẻ: – Tại thẻ View, nhóm Show, chọn / bỏ chọn Ruler; Nhấp © IIG –Vietnam chuột vào biểu tượng (View Ruler) nằm Di chuyển vị trí trỏ nhập văn Hướng di chuyển Nhấn phím Hướng di chuyển Ký tự tiếp Dịng Ký tự trước Dịng trước Nhấn phím Từ + Đoạn + Từ trước + Đoạn trước + Đầu dịng Trang hình Cuối dịng Trang hình trước Đầu văn © IIG Vietnam + + Cuối văn Sử dụng Thanh cuộn (Scroll Bar) • • • Thanh cuộn dọc (Vertical scroll bar) dùng để di chuyển góc nhìn văn lên xuống Thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) dùng để di chuyển góc nhìn văn sang trái sang phải Có cách để di chuyển văn sử dụng cuộn: – Dùng chuột để kéo cuộn lên/ xuống, sang trái/ sang phải – Nhấp chuột vào mũi tên đầu hộp cuộn – Kéo hp cun âã IIGNu Vietnam ang nhiu lm vic văn có Lưu văn • • Word mặc định lưu với định dạng docx nằm cuối tên tập tin – Có thể lưu tập tin với định dạng khác – Có thể lưu tài liệu vị trí máy Để lưu tài liệu, sử dụng biện pháp sau: – Nhấp chuột vào Office Button sau bấm Save Save As – Di chuột vào Save As để hiển thị menu với loại tập tin phổ biến để lựa chọn – Tại công cụ Quick Access, nhấp chuột vào biểu tượng (Save) © IIG Vietnam Lưu văn lưu trước • • Khi muốn thay đổi văn lưu trước đó, có hai lựa chọn lưu sau đây: – Lưu nội dung văn với tên tập tin cũ: văn lưu trước thay văn với nội dung thay đổi – Lưu nội dung văn với tên tập tin khác: giữ nguyên văn lưu trước tạo phiên văn trước Để lưu tài liệu với tên khác, dùng lệnh Save As thực đơn lệnh Office Button © IIG Vietnam 10 Tách bảng • • • Đơi lúc cần phải tách bảng thành phần riêng biệt Chọn ô dòng dòng bảng thứ hai, ribbon Table Tools, tab Layout, nhóm Merge, nhấp vào Split Table Bảng tách theo chiều ngang (theo hàng, cột giữ nguyên khơng đổi) © IIG Vietnam 129 Chuyển đoạn văn sang bảng • Để chuyển đoạn văn sang dạng bảng, chọn đoạn văn sau dùng cách sau: – Trên tab Insert, nhóm Tables, nhấp vào Table, nhấp Convert Text to Table; – Trên tab Insert, nhóm Tables, nhấp vào Insert Table Để chuyển từ bảng sang đoạn văn bản, nhấp vào vị trí bảng Sau ribbon Table Tools, tab Layout, nhóm Data, nhp vo â IIGConvert Vietnam 130 to Text ã Sắp xếp thơng tin bảng • • • Có thể xếp thông tin bảng theo thứ tự tăng dần giảm dần Loại liệu định kiểu xếp bảng số lượng cột thông tin Mở lệnh Sort cách chọn ô (hoặc bảng), dùng cách sau: – Ở ribbon Table Tools, tab Layout, nhóm Data, nhấp vào Sort Trên tab Home, nhóm Paragraph, © IIG Vietnam nhấp vào (Sort) – 131 Bài 27: Phổi hợp với người khác • • • • • chia sẻ thông tin với người khác chèn xóa bình luận theo dõi thay đổi văn chấp nhận từ chối thay đổi văn bảo mật văn © IIG Vietnam 132 Chia sẻ thơng tin với người khác • • Làm việc nhóm địi hỏi phải kết hợp nhiều nguồn thơng tin Có thể hiển thị thay đổi ý kiến ​trong tài liệu với tab Review Dùng hình thức đánh dấu rà sốt để thể văn bổ sung, xóa, di chuyển chuyển đổi định dạng • Các thay đổi đánh dấu màu sắc khác theo người thực sửa i bn âã IIG Vietnam cú th in in có đánh dấu133 bình • Thao tác với bình luận (Comments) • Có thể có hình dạng bóng bay, văn cửa sổ tác vụ Reviewing • Có thể ẩn bình luận hình • Có thể ghi âm bình luận lời nói chèn vào văn • • • Để chèn bình luận, tab Review, nhóm Comments, nhấp vào New Comment Để di chuyển đến bình luận trước hay văn bản, tab Review, nhóm Comments, nhấp vào (Bình luận trước đó) (Bình luận sau đó) Để xóa bình luận, dùng cách sau: – Trên tab Review, nhóm Comments, nhấp vào Comment) – Trên tab Review, nhóm Changes, nhấp Reject and Move to Next – Nhấp chuột phải vào bình luận nhấp Delete Comment © IIG Vietnam (Delete 134 Thao tác với bình luận • Để thấy tất bình luận sửa đổi hình riêng, nhãn Review, nhóm Tracking, nhấp vào , sau đó: – Nhấp Reviewing Pane Vertical để mở cửa sổ bên trái hình; © IIG Vietnam 135 Thao tác với bình luận • – Nhấp Reviewing Pane Horizontal để mở cửa sổ phía cuối hình – di chuyển tới tất bình luận đánh dấu khác văn In mục đánh dấu văn với văn thành danh mục riêng – Nhấp Office Button, nhấp Print, Print what, chọn từ tùy chọn tương ứng © IIG Vietnam 136 Theo dõi thay đổi • • • Khi muốn người khác rà soát lại văn mà kiểm soát thay đổi cuối cùng, chuyển văn cho họ có đặt chế dộ theo dõi thay đổi - Track Changes Có thể xem sửa đổi nhiều dạng Văn bạn có vài người rà sốt phân biệt sửa đổi bình luận người khác thông qua mầu sắc đánh dấu khác sửa dổi người – • Chấp nhận từ chối nhóm gợi ý tốt Có thể bảo mật tài liệu bạn mật © IIG Vietnam 137 Theo dõi thay đổi • Để bật Track Changes, dùng cách sau đây: – Trên tab Review, nhóm Tracking, nhấp Track Changes – Nhấn tổ hợp phím + + Để chấp nhận sửa đổi, nhấp chuột vào sửa đổi tab Review, nhóm Changes, nhấp Accept • Để chấp nhận tất sửa đổi văn bản, nhấp vào mũi tên Accept sau nhấp Accept All Changes Shown Accept All Changes in Document â IIG Vietnam ã 138 Theo dừi thay đổi • Để hiển thị tất mục đánh dấu văn bản, tab Review, nhóm Tracking, nhấp – Sử dụng cửa sổ tác vụ Reviewing thấy bóng bình luận gây rối mắt hình – Sửa đổi bình thường khơng có cửa sổ tác vụ Reviewing – Nhấp chuột vào mũi tên nút (Display for Review) để thay đổi dạng hiển thị văn đặt chế độ theo dõi Để xóa mục cửa sổ tác vụ Reviewing, nhấp vào đầu mục nhấp Reject Reject Change/Delete Comment © IIG Vietnam 139 – Bảo mật văn • • Sử dụng Security Options để: – Tránh bị người dùng trái phép mở tài liệu – Kiểm soát việc chia sẻ tài liệu – Đảm bảo tính riêng tư – Tăng cường bảo mật macro để giảm khả bị virus công Sử dụng Protect Document để hạn chế: – Việc đặt định dạng – Hình thức soạn thảo – Người thực soạn thảo © IIG Vietnam 140 Đặt mật cho văn • • Có thể kết hợp sử dụng chữ cái, chữ số, ký tự trắng ký hiệu Thay đổi mật chia sẻ người khác kết thúc làm việc với tài liệu • Ghi lại mật giữ nơi an tồn • Mã (Code) Khóa mã hóa (Encryption Key) – An toàn thêm mật – Xảy cấp độ hệ thống tập tin mức độ ứng dụng – Thông thường, chuyển đổi tài liệu vào mã giải mã có khóa mã hóa khóa – Số ký tự tối đa 39 – Để mã © IIG Vietnam hóa văn bản, nhấn Office Button, 141 Đặt mật cho văn • Mật ‘Chỉnh sửa’ (Modify) ‘Chỉ đọc’ (Read-Only) – Mật để mở có nghĩa phải nhập mật trước mở tập tin – Mật để chỉnh sửa mật phải nhập trước bạn sửa đổi văn – Mật để mở chỉnh sửa có nghĩa phải nhập mật hai lần để mở để sửa đổi văn – Mật cho phép ‘Chỉ đọc’ có nghĩa phải nhập mật trước mở văn bản, sửa đổi phải lưu lại tập tin tên khác – Độ dài tối đa mật kiểu 17 ký tự – Để mã hóa văn bản, nhấp Office Button, Save As, Tools, General Options – Để gỡ bỏ đổi mật khẩu, mở văn đổi xóa bỏ mật lưu © IIG Vietnam 142 Hạn chế truy nhập văn • • Có thể hạn chế định dạng cụ thể chỉnh sửa văn Để thực hiện, tab Review, nhóm Protect, nhấp vào Restrict Editing – Formatting restrictions – – Editing restrictions – – Hạn chế người khác thay đổi định dạng, sử dụng số kiểu định dạng cách nhấp vào Settings Hạn chế người khác sửa đổi văn dừng mức sửa đổi có đánh dấu theo dõi, bình luận, điền vào biểu mẫu, đặt ngoại lệ người có quyền truy nhập văn Start enforcement – Chỉ kích hoạt sau lựa chọn kiểu hạn chế © IIG Vietnam 143 ... lập thiết lập tab trước đánh máy, áp dụng văn hành Sử dụng (Show/Hide ¶) để hiển thị cho lần sử dụng Sử dụng thước kẻ (Ruler) cách nhanh thiết lập điều chỉnh tab Sử dụng hộp thoại Tabs để thiết... điều chỉnh phóng to/ thu nhỏ chỉnh sửa văn sử dụng lệnh Undo, Redo, Repeat sử dụng lệnh Cut, Copy, Paste sử dụng Office Clipboard © IIG Vietnam 17 Chọn khối văn Để Word xác định vị trí phần văn cần... bản, sử dụng cách sau: – Nhấp vào Office Button, chọn Close – Nhấn tổ hợp phím + + Khi đóng văn cuối hình, có nút Office hoạt động © IIG Vietnam 14 14 Mở văn • • Sử dụng cách sau để mở văn bản: