HỆ THỐNG THÔNG TIN Kế toán

PowerPoint Presentation HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁO CÁO CÁC CHU TRÌNH HOẠT ĐỘNG TRONG KỲ KINH DOANH CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI NỘI DUNG Công ty Cổ phần Thương Mại XNK Trường An Giới thiệu chung công ty.

THƠNG TIN KẾ TỐN BÁO CÁO CÁC CHU TRÌNH HOẠT ĐỘNG TRONG KỲ KINH DOANH CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI NỘI DUNG Giới thiệu chung công ty Công ty Cổ phần Thương Mại XNK Trường An Chu trình Doanh thu Chu trình bán hàng Chu trình Chi phí Chu trình Tiền lương Chu trình mua hàng Chu trình tiền lương Chu trình Tạm ứng Chu trình Mua/Bán TSCĐ Chu trình Kê khai Nộp Chu trình kê khai nộp Chu trìnnh tạm ứng Chu trình tốn tạm ứng Chu trình mua TSCĐ Chu trình lý TSCĐ thuế Giá trị gia tăng 01 Giới thiệu chung công ty Cổ phần Thương Mại XNK Trường An CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK TRƯỜNG AN MÃ SỐ THUẾ 0307885204 ĐỊA CHỈ 288/2 Quốc Lộ 1A, Khu phố 1, phường Thới An, quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh QUẢN LÝ BỞI Chi cục thuế quận 12 – huyện Hóc Mơn VỐN ĐIỀU LỆ 3.000.000.000 LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP Cơng ty Cổ phần LOẠI HÌNH KINH DOANH CHÍNH Thương mại 02 CHU TRÌNH DOANH THU Vẽ lưu đồ NHẬN XÉT Đơn hàng duyệt phải di chuyển xuyên suốt trình Thủ quỹ phải lưu phiếu thu, phiếu thu gốc phải lưu Bộ phận kế toán RỦI RO  Lưu đồ dễ xảy sai sót, gian lận khó đối chiếu  Không đối chiếu phiếu thu đơn hàng GIẢI PHÁP  Lập phiếu thu liên liên lưu Bộ phận thủ quỹ  Đơn hàng duyệt xuyên suốt trình lưu Bộ phận kho Mơ tả  Phịng kinh doanh: Khách hàng lập đơn mua hàng gửi phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh nhận kiểm tra  Phòng kế toán: vào đơn hàng duyệt, tiến hành lập hóa đơn bán hàng (VAT) gồm liên.   Bộ phận thu tiền (thủ quỹ): Tiến hành Lập phiếu thu (3 liên) thu tiền khách hàng.  VẼ LƯU ĐỒ CẢI TIẾN Kết luận Ưu điểm:  Lưu đồ giúp hoạt động kinh doanh dễ dàng phát lỗi sai, rủi ro q trình kiểm sốt Tiết kiệm thời gian Nhược điểm:  ‼ Tốn chi phí in ấn ‼ Phải tiến hành nhiều giai đoạn xác định rủi ro ‼ Cần nhiều nhân xử lý ‼ Thực thủ cơng nhiều, chưa đại hóa quy trình làm việc SO SÁNH CHỨNG TỪ GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH CHI PHÍ LÝ THUYẾT THỰC TẾ • Phiếu u cầu hàng hóa dịch vụ: liên • Phiếu u cầu hàng hóa dịch vụ • Đơn đặt hàng: liên • Đơn đặt hàng: liên • Giấy xác nhận đơn đặt hàng • Phiếu nhập kho: liên • Phiếu nhập kho; Báo cáo nhận hàng: liên • Phiếu giao hàng • Hóa đơn bán hàng; Giấy báo trả tiền • Biên lai, biên nhận, Thẻ, vé • Báo cáo nhận hàng: liên • Phiếu giao hàng • Hóa đơn bán hàng • Phiếu chi, Giấy báo nợ, Ủy nhiệm chi, séc • Phiếu chi, Ủy nhiệm chi • Chứng từ ghi nợ • Biên lai, biên nhận • Phiếu xuất kho • Phiếu xuất kho SO SÁNH HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH CHI PHÍ THỰC TẾ LÝ THUYẾT Đặt hàng Đặt hàng - Bộ phận yêu cầu lập liên Phiếu yêu cầu mua hàng - Bộ phận yêu cầu lập liên phiếu yêu cầu mua - Bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán Lập liên đơn đặt hàng Liên gửi nhà cung cấp; Liên gửi phận kế toán; Liên gửi phận yêu cầu; Liên gửi đến phận nhận hàng (kho); Liên lưu phận mua hàng - Bộ phận mua hàng kiểm tra phù hợp tìm kiếm nhà cung cấp Đồng thời in liên đơn đặt hàng cho trưởng BP mua hàng ký duyệt dựa bảng báo giá Liên đơn đặt hàng phiếu yêu cầu lưu phận này; Liên gửi cho nhà cung cấp SO SÁNH HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH CHI PHÍ THỰC TẾ LÝ THUYẾT Nhận hàng Nhận hàng - Bộ phận nhận hàng nhận hàng, nhận liên đơn đặt hàng đối chiếu với phiếu giao hàng, hàng hóa Lập liên phiếu Nhập kho Liên gửi cho phận mua hàng; Liên 2,3 gửi đến phận yêu cầu; Liên lưu phận mua hàng - - Bộ phận yêu cầu đối chiếu liên 2,3 báo cáo nhận hàng chứng từ khác Gửi liên báo cáo nhận hàng đến phận kế toán Bộ phận nhận hàng (hoặc kho) nhận hàng, giấy giao hàng, liên đơn đặt hàng hóa đơn Kiểm tra, đối chiếu lập liên báo cáo nhận hàng Báo cáo nhận hàng gửi cho quản lý kho trưởng phận ký xác nhận Hóa đơn gửi cho phận kế toán Sau quản kho ký xác nhận, giấy giao hàng làm sở lập phiếu nhập kho thành liền, liên lưu ghi vào bảng Xuất-NhậpTồn, liên gửi cho phịng kế tốn lưu trữ; Báo cáo nhận hàng gửi cho phận mua hàng lưu trữ SO SÁNH HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH CHI PHÍ LÝ THUYẾT THỰC TẾ Thanh tốn Thanh tốn • Bộ phận kế tốn nhận Hóa đơn bán hàng, kiểm tra đối chiếu với chứng từ lưu trữ (gồm phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho/báo cáo nhận hàng) Lập chứng từ toán, lưu trữ đến tốn • Kế tốn dựa phiếu nhập kho hóa đơn kiểm tra đối chiếu lập phiếu yêu cầu chi gửi kế toán trưởng kí gửi cho giám đốc • Bộ phận tài vụ: Đến hạn toán nhận chứng từ toán để xét duyệt toán Thanh toán cho nhà cung cấp trả chứng từ toán cho kế tốn lưu trữ lại • Thủ quỹ nhận phiếu yêu cầu chi lập liên phiếu chi gửi cho kế tốn trưởng kí duyệt Thanh tốn gửi liên phiếu chi cho nhà cung cấp Liên lưu phận kế tốn • Giám độc kí phiếu yêu cầu chi gửi cho thủ quỹ SO SÁNH ƯU ĐIỂM GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH CHI PHÍ THỰC TẾ LÝ THUYẾT Ưu điểm: Ưu điểm: • Có nhiều chứng từ để lưu trữ • Chứng từ vừa đủ => Tiết kiệm nhiều chi phí in ấn => Kiểm sốt chặt chẽ • Hoạt động xử lý quy trình: • Tốc độ xử lý, quytrình nhanh chóng • Hoạt động xử lý quy trình: • An tồn thơng tin so sánh • Quy trình kiểm sốt chặt chẽ, tránh nhiều sai sót • Quy trình có nhiều bước hạn chế tối đa sai sót • Rút ngắn quy trình lưu chuyển chứng từ • Tránh thất thất tài sản cơng ty • Các quy trình chứng từ sử dụng quy định pháp luật • Có phận kiểm sốt, kiểm tra • Ghép phận chung nhiệm vụ => Giảm chi phí điều hành SO SÁNH NHƯỢC ĐIỂM GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH CHI PHÍ LÝ THUYẾT • Có nhiều liên chứng từ: => Dư thừa, hao tổn chi phí in ấn • Lưu trữ nhiều chứng từ khơng ký xét duyệt => Khơng có nhiều ý nghĩa, khơng minh bạch • Chia phận nhận hàng thành phận nhận hàng kho => Tốn nhiều chi phí điều hành, hoạt động • Chưa áp dụng khoa học, cơng nghệ => Có thể có sai sót • Nhiều phận, nhiều bước => Tốc độ xử lý chứng từ chậm THỰC TẾ • Vẫn nhiều chứng từ phải in ấn, luân chuyển • Các chứng từ phải làm tay, chưa áp dụng cơng nghệ => Có thể có sai sót • Quy trình hạn chế bước lưu trữ => Có thể có sai sót, chênh lệch chứng từ KẾT LUẬN SO SÁNH GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH CHI PHÍ Thực tế cơng ty nên cần liên phiếu yêu cầu có trưởng phận trưởng phận mua hàng ký xét duyệt liên lưu phận mua hàng liên lưu trữ phận để đối chiếu thông tin hàng hóa số lượng nhận hàng SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG THỰC TẾ LÝ THUYẾT • Bảng chấm cơng • Bảng chấm cơng • Bảng chấm cơng làm thêm • Bảng chấm cơng làm thêm • Bảng tốn tiền lương • Bảng tốn tiền lương • Bảng tốn tiền thưởng • Bảng tốn tiền làm thêm • Phiếu xác nhận sản phẩm cơng việc hồn thành • Bảng tốn tiền làm thêm • Bảng tốn tiền làm thêm • Bảng thánh tốn tiền th ngồi • Hợp đồng giao khốn, Biên lý hợp đồng giao khốn • Bảng kê trích nộp khoản theo lương, Bảng phân bổ tiền lương bảo hiểm xã hội • Bảng trích nộp khoản theo lương SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG THỰC TẾ LÝ THUYẾT • Tài khoản 111, 112, 331, 642, 334, 338 • Tài khoản 111, 112, 331, 642, 334, 338 • Nhật ký chứng từ • Sổ • Bảng kê • Sổ chi tiết • Sổ • Sổ thẻ kế toán chi tiết SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG LÝ THUYẾT • Trưởng phận: Sử dụng hệ thống chấm công tự động xác nhận sản phẩm hồn thành • Phịng nhân sự: kiểm tra xác nhận sản phẩm, kiểm tra xác nhận, lập Báo cáo/bảng tính lương • Kế tốn tiền lương (KTTL): Tính tốn lại bảng tính lương khoản giảm trừ khoản thưởng Lập danh sách tốn qua ngân hàng séc • Kế tốn trưởng (KTT): Đối chiếu so sánh chứng từ vs ngân hàng để đảm bảo toàn nhân viên nhận tiền toán ghi nhận Báo cáo tiền lượng • Giám đốc: ký duyệt bảng lương • Kế toán tiền lương: lập phiếu Ngân hàng: toán lương THỰC TẾ • Bộ phận nhân sự: dựa vào bảng chấm công -> lập bảng lương tổng hợp -> chuyển qua phận kế tốn tiền lương • Bộ phận kế toán tiền lương: Nhận bảng lương tổng hợp -> kế tốn tính tiền cơng -> lập bảng lương đầy đủ-> chuyển bảng lương đầy đủ qua kế toán trưởng • Bộ phận kế tốn trưởng: kiểm tra phê duyệt bảng lương đầy đủ.  • Kế tốn trưởng: chuyển bảng lương đến Giám đốc • Giám đốc: ký duyệt bảng lương • Kế tốn tiền lương: lập Uỷ nhiệm chi • Ngân hàng: nhận phiếu Uỷ nhiệm chi -> toán lương SO SÁNH ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG THỰC TẾ LÝ THUYẾT Ưu điểm: Ưu điểm: • Đảm bảo tính xác số liệu trải qua nhiều gian đoạn kiểm tra • Tiết kiểm thời gian Thanh tốn tiền lương nhanh chóng cho nhân viên • Tiền lương, tiền thưởng tính xác • Tiết kiệm chi phí cho nhân viên phận kiểm tra, đối chiếu chi trình lý thuyết Tiết kiệm nguồn nhân lực • Thanh tốn qua ngân hàng, dễ dàng đối chiếu, giảm thiểu rủi ro gian Nhược điểm: • Việc chấm cơng máy xảy rủi ro lỗi hệ thống • Giảm suất làm việc tăng chi phí lương • Qúa nhiều công đoạn, phận cồng kềnh, tốn thời gian Nhược điểm: • Rủi ro lỗi hệ thống máy chấm cơng Rủi ro thất tiền mặt • Dễ xảy rủi ro số liệu tiền bảng lương • Trả lương sai cho nhân viên SO SÁNH GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG KHUYNH HƯỚNG: Đa số công ty vừa nhỏ thường chọn chu trình ngắn, tiết kiệm thời gian nhân lực mà đảm bảo độ xác SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ BÁO CÁO TÀI CHÍNH LÝ THUYẾT THỰC TẾ • Dựa vào số liếu tổng hợp từ chu trình Hệ thống tiến hành chuyển liệu tự động • Khi nghiệp vụ phát sinh hồn thành kế tốn nhập vào phần mềm kế tốn • Khóa sổ • Đến kì, kế tốn vào phần mềm tổng hợp kết chuyển bút tốn doanh thu, chi phí, kết chuyển lỗ lãi • Lập “Báo cáo kết kinh doanh” dựa liệu doanh thu thu nhập chi phí liên quan • Hệ thống tiến hành lập báo cáo “ bảng cân đối kế toán” lưu chuyển tiền tệ” báo cáo liên quan khác • Lập báo báo tài theo chế độ kế tốn hình phần mềm lập Rồi chuyển cho quan thuế SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ BÁO CÁO TÀI CHÍNH LÝ THUYẾT • Bước 1: Khóa sổ kế tốn sau bút tốn điều chỉnh • Bước 2: Tạo tập tin sổ có chứa số dư tài khoản cho kỳ kế tốn THỰC TẾ • Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK mà doanh nghiệp sử dụng • Bước 2: Chọn tính “Báo cáo tài chính” • Bước 3: Chọn “Niên độ tài chính” • Bước 4: Hồn tất thơng tin giao diện “Nhập tờ khai” • Bước 5: Kết xuất báo cáo CẢM ƠN CÔ VÀ CÁC BẠN ĐÃ LẮNG NGHE ... Lập báo cáo nhận hàng; Gửi VAT cho phận kế toán  Bước 3: Thanh toán  Bộ phận kế toán: Kiểm tra Liên phiếu nhập kho VAT; Lập phiếu yêu cầu chi cho kế toán trưởng ký duyệt  Giám đốc: Nhận phiếu... tài sản - Chuyển hồ sơ chứng từ tài sản Phiếu nhập kho cho Bộ phận kế toán  Bộ phận kế toán: ghi tăng TSCĐ Cải tiến Kết luận Kết luận: đầy đủ chứng từ, kiểm sốt chặt chẽ => tránh phát sinh sai... gồm Kế toán trưởng phối hợp  Ban lý tài sản: lập Hồ sơ lý Tài sảnthanh cố định thông Hồ sơ lý TSCĐ gồm: báo cho Biên họp hội đồng lý TSCĐ phận liên quan + chuyển chứng từ choBộ phận kế toán