-1PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ TỔNG QUAN 1.1 Giới thiệu Quản lý hàng hoá doanh nghiệp việc quan trọng có ý nghĩa định tồn phát triển doanh nghiệp Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh đòi hỏi nhà quản lý phải có thơng tin xác, nhanh chóng, nắm bắt thơng tin kịp thời hàng hố vật tư,… từ kế hoạch, định chiến lược kinh doanh hợp lý giúp giảm chí phí, nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp Quản lý hàng hoá đạt hiệu cao giúp doanh nghiệp giảm thất có thêm nhiều hội phát triển hoạt động kinh doanh Quản lý vật tư phần mềm ứng dụng CNTT vào công tác quản lý giúp doanh nghiệp thay cách thức quản lý truyền thống phức tạp, thời gian hiệu thấp Phần mềm xây dựng dựa công nghệ Microsoft Net 2.0 Microsoft SQL 2000, 2005… dựa tiêu chí đơn giản, thân thiện nên khơng u cầu người dùng phải sử dụng thành thạo máy vi tính Quản lý vật tư hỗ trợ phương pháp xuất kho theo nguyên tắc nhập trước xuất trước Sẽ đem lại phương pháp quản lý tiên tiến hỗ trợ nhiều loại hình doanh nghiệp kinh doanh khác Làm việc theo qui trình tự động, có tổ chức, cập nhật, thay đổi thơng tin nhanh chóng Cung cấp thơng tin nhanh chóng, xác kịp thời…đến nhà quản lý kinh doanh Sẽ giúp doanh nghiệp việc quản lý hàng hố với chi phí thấp hiệu cao 1.2 Chức Quản lý vật tư cung cấp số chức sau đây: Hệ thống o Quản lý thêm, sửa, xoá theo dõi người dùng hệ thống sử dụng chương trình o Sao lưu phục hồi liệu gặp có cố xảy ra, bảo đảm hệ thống ổn định an toàn o Thiết lập thơng tin cơng ty o Cho phép người dùng in báo cáo kết xuất liệu dạng tập tin Word, Excel, XML, Acrobat Reader o Chương trình có chạy độc lập hệ thống mạng, internet o Tự cảnh cáo khôi phục liệu thao tác sai lệnh o Hệ thống danh mục giúp người ta chọn lựa nhanh chóng o Hệ thống báo cáo đa dạng giúp người nắm bắt thơng tin xác nhanh chóng Danh mục o Quản lý thêm, sửa, xoá theo dõi nhóm hàng hố, hàng hố, khách hàng, nhà phân phối o Hàng hoá theo dõi như: đơn vị tính, hạn sử dụng, giá bán o Khách hàng - nhà phân phối địa chỉ, số điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, dư nợ… o Nhập số dư ban đầu: cho kho chỉnh sửa lại khoảng thời gian Trang -2nhất định, công nợ phải thu, công nợ phải trả Nghiệp vụ o Quản lý xuất, nhập, tồn: Tạo phiếu xuất với mã sinh tự động, tự động lấy giá bán quy định sửa đổi theo yêu cầu chọn xuất hàng cách nhanh chóng với nhiều hình thức khác bán cho mượn kiểm soát hàng hoá xuất không vượt số lượng kho Ghi nhận nhân viên xuất hàng cho khách hàng Tạo phiếu nhập với mã sinh tự động, theo dõi mặt hàng, số lượng, giá mua, nhân viên nhập hàng, nhà phân phối, ngày nhập hàng, hình thức tốn tiền mặt hay cơng nợ Theo dõi tồn kho, kiểm kê hàng hoá, dự báo hàng hết hạn sử dụng Theo dõi cập nhật hàng cho mượn khách hàng o Quản lý Công nợ: Theo dõi tất công nợ phải thu, phải trả, theo khách hàng, hoá đơn từ đưa kế hoạch thu hồi cơng nợ nhanh chóng xác Thực tốn giải cơng nợ cách nhanh chóng cho khách hàng, hoá đơn o Quản lý hàng hoá bảo hành, bảo trì: theo dõi cập nhật hàng bảo hành bảo trì để có chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý Báo cáo o Bán hàng Báo chi tiết mặt hàng cho khách hàng mượn Báo cáo chi tiết tổng hợp công nợ phải thu theo khách hàng, theo hoá đơn, theo thời gian Báo cáo tổng hợp cơng nợ theo khách hàng, theo hố đơn theo, theo thời gian Báo cáo chi tiết bán hàng theo khách hàng, theo mặt hàng, theo thời gian o Mua hàng Báo cáo chi tiết tổng hợp công nợ phải trả theo nhà phân phối, theo hoá đơn, theo thời gian Báo cáo tổng hợp công nợ theo nhà phân phối, theo hoá đơn theo, theo thời gian Báo cáo chi tiết mua hàng theo nhà phân phối, theo mặt hàng, theo thời gian o Kho hàng Dự báo tồn kho theo nhóm mặt hàng, theo hàng hố nhanh chóng xác, kịp thời cảnh hạn sử dụng hàng hoá Dự báo tồn kho theo nhóm mặt hàng, theo hàng hoá vào thời gian, nhằm giúp nhà quản lý có xem lại ký ứng tồn kho thời gian trước Báo cáo sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Báo cáo Thẻ kho Báo cáo Tổng hợp số lượng xuất nhập tồn Báo cáo tổng hợp tồn kho Trang -3o Doanh thu 1.3 Báo cáo hiệu kinh doanh Báo cáo doanh thu theo nhân viên Báo cáo doanh thu theo mặt hàng Thông tin sản phẩm Hệ điều hành: Windows XP, 2000, 2003,VISTA Cơ sở liệu: SQL Server 2000, 2005 Chạy nền: Microsoft Net Framwork 2.0 Tài khoản đăng nhập lần điều tiên: admin, khơng có mật 2.1 HỆ THỐNG Đổi mật Trước muốn sử dụng chương trình, người dùng phải có tài khoản gồm: Tên đăng nhập Mật để đăng nhập vào sử dụng chương trình Giao diện đăng nhập sau: Người dùng đăng nhập vào sử dụng lần với tài khoản mật sau: o Tài khoản: admin o Mật khẩu: khơng có mật Ngồi người sử dụng chọn “Mở rộng” để quản lý liệu sau: o Tạo sở liệu mới: Trang -4- Người dùng nhập vào tên máy chủ, tài khoản mật hệ quản trị sở liệu SQL Server 2000, tên sở liệu tạo, chọn đường dẫn để lưu sở liệu cuối nhấn “Thực hiện” o Đăng ký sở liệu: Chức dùng đăng ký sở liệu máy chủ khác, người dùng nhập thông tin tên máy chủ, tài khoản mật tên sở liệu máy đó, sau nhấn nút “Thực hiện” o Sao lưu sở liệu: Người dùng cần lưu lại liệu thường xuyên để đề phòng có rủi ro xảy ra, Trang -5đặt tên liệu cần lưu chọn nơi lưu máy tính người dùng sau nhấn “Thực hiện” o Phục hồi sở liệu: Nếu có rủi ro liệu người dùng phục hồi lại liệu gần nhất, chọn vị trí máy người dùng lưu liệu trước sau nhấn phục hồi Chú ý: tất chức liên quan đến quản trị sở liệu điều phải chạy lại chương trình lần để sử dụng Sau đăng nhập vào chương trình, người dùng thay đổi mật cách Hệ thống > Đổi mật sau: o Nhập lại xác mật cũ o Nhập mật mà người dùng muốn thay đổi, sau nhấn nút “Lưu” 2.2 Quản lý người dùng Thực chức năng: Hệ thống > Quản lý người dùng Chức cho phép người dùng: o Xem tất tài khoản có hệ thống Trang - 37 - TÌM KIẾM Phân hệ giúp người dùng tìm kiếm vật tư, khách hàng 6.1 Tìm vật tư Thực chức năng: Tìm kiếm > Vật tư Chức cho phép người dùng tìm kiếm vật tư nhập vào tên vật tư nhấn phím Enter 6.2 Tìm khách hàng Thực chức năng: Tìm kiếm > Khách hàng Chức cho phép người dùng tìm kiếm thơng tin khách hàng theo nhiều trường hợp o Chọn tìm theo nhà phân phối, khách hàng, tất o Sau tìm theo tên, địa hay điện thoại Trang 37 - 38 TRỢ GIÚP 7.1 Hướng dẫn sử dụng Thực chức năng: Trợ giúp > Hướng dẫn sử dụng Người sử dụng xem hướng dẫn cách đọc tài liệu hướng dẫn 7.2 Liên hệ Thực chức năng: Trợ giúp > Liên hệ Liên hệ với công ty có vấn đề xảy 7.3 Đăng ký Thực chức năng: Trợ giúp > Đăng ký Nhập vào số serial công ty cung cấp để đăng ký quyền sử dụng Trang 38