SỞ TƯ PHÁP TỈNH QUẢNG NGÃI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH SƠN Số /KL UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Bình Sơn, ngày tháng năm 2022 KẾT LUẬN KIỂM TRA Về việc chấp hành các q[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH SƠN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 61 /KL-UBND Độc lập - Tự - Hạnh phúc Bình Sơn, ngày 17 tháng năm 2022 KẾT LUẬN KIỂM TRA Về việc chấp hành quy định pháp luật công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực UBND xã Bình Hải, huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi Sau xem xét Báo cáo số 95/BC-ĐKT ngày 30/5/2022 Đoàn Kiểm tra kết kiểm tra việc chấp hành quy định pháp luật công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực UBND xã Bình Hải, huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi Chủ tịch UBND huyện kết luận sau: I VỀ CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH Kết thực Sự kiện hộ tịch Từ ngày 01/01/2021 đến ngày 09/5/2022 Đăng ký khai sinh Trong đó: - Đúng hạn - Quá hạn - Đăng ký lại Cấp giấy xác nhận tình trạng nhân Đăng ký kết Đăng ký khai tử Trong đó: - Đúng hạn - Quá hạn - Đăng ký lại Tổng cộng 403 247 81 75 212 120 140 54 86 875 Ghi Kết kiểm tra - Ưu điểm: + Thông tin kiện hộ tịch cá nhân sau đăng ký ghi đầy đủ, kịp thời vào sổ hộ tịch + Hồ sơ đăng ký hộ tịch xếp đầy đủ, gọn gàng theo thứ tự đăng ký - Sai sót + Đăng ký khai sinh: 06 trường hợp UBND xã đăng ký lại khai sinh, hồ sơ vào chứng minh nhân dân hộ không đảm bảo cần yêu cầu công dân viết cam đoan nộp đủ giấy tờ có chịu trách nhiệm, hệ việc cam đoan không thật theo quy định Khoản Điều Thông tư 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 Bộ trưởng Bộ Tư pháp Cụ thể: Hồ sơ số 139, 221, 236, 249, 271/2021; 46/2022 + Tất trường hợp UBND xã đăng ký khai tử cho người chết lâu giấy tờ chứng minh việc chết, khơng tiến hành xác minh kiện chết có khơng trước thực thủ tục đăng ký khai tử không đảm bảo theo quy định Điều 13 Thông tư 04/2020/TT-BTP Bộ trưởng Bộ tư pháp Cụ thể: Hồ sơ số 06, 07, 15, 16, 17, 23, 26, 27, 29, 39/2021; 3,4, 5, 28, 40, 41/2022, … Công tác cập nhật liệu hộ tịch vào sở liệu hộ tịch điện tử Các kiện hộ tịch cá nhân phát sinh từ ngày 01/01/2021 đến thời điểm kiểm tra, sau đăng ký vào sổ hộ tịch cập nhật đầy đủ vào sở liệu hộ tịch điện tử II CÔNG TÁC CHỨNG THỰC Chứng thực hợp đồng giao dịch: 1.1 Kết thực Từ ngày 01/01/2021 đến thời điểm kiểm tra, UBND xã Bình Hải thực chứng thực hợp đồng giao dịch cho 405 trường hợp 1.2 Kết kiểm tra: - Ưu điểm: + UBND xã sử dụng sổ chứng thực, hợp đồng giao dịch theo biểu mẫu Sổ ban hành kèm theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Sổ đóng dấu giáp lai, khóa sổ theo quy định khoản Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP + Hợp đồng, giao dịch, hồ sơ lưu trữ khoa học, thuận tiện cho công tác quản lý, tra cứu, sử dụng sau Phần lớn trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch đảm bảo hồ sơ, thủ tục theo quy định - Sai sót: + Hồ sơ số 07, số 01/2021-SCT/HĐGD chứng thực ngày 25/01/2021, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất hộ bà Lê Thị Hồi, thường trú thôn Thanh Thủy Bình Hải, hồ sơ số 68 số 01/2021SCT/HĐGD, ngày 19/4/2021, số 90 số 01/2021-SCT/HĐGD ngày 12/5/2021, số 108 số 01/2021-SCT/HĐGD ngày 09/6/2021, hồ sơ lưu thiếu Giấy xác nhận thành viên hộ thời điểm cấp giấy lần đầu + Hồ sơ số 22 số 01/2022-SCT/HĐGD ngày 20/01/2022 (hộ ông Phạm Tấn Ngọc), số 06 số 01/2022-SCT/HĐGD ngày 20/01/2022 (hộ ông Đặng Văn Thanh), hồ sơ lưu thiếu Giấy xác nhận thành viên hộ thời điểm cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu Chứng thực sao, chứng thực chữ ký: 2.1 Kết thực Từ ngày 01/01/2021 đến thời điểm kiểm tra, UBND xã Bình Hải thực chứng thực từ cho 11.101 trường hợp, chứng thực chữ ký cho 376 trường hợp 2.2 Kết kiểm tra: Sổ chứng thực sao, chứng thực chữ ký ghi đầy đủ theo quy định Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ III NHẬN XÉT, KẾT LUẬN Ưu điểm Công tác đăng ký, quản lý hộ tịch cơng tác chứng thực UBND xã Bình Hải đạt kết định Về bản, hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực thực theo quy định pháp luật Công tác tuyên truyền, phổ biến văn pháp luật hộ tịch, chứng thực lãnh đạo UBND xã quan tâm, đạo triển khai thực hiện; giải hồ sơ đăng ký hộ tịch, chứng thực kịp thời, trình tự quy định Những sai sót, chưa thực theo quy định pháp luật - Công tác đăng ký, quản lý hộ tịch UBND xã Bình Hải cịn số sai sót, thực chưa theo quy định Luật Hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Thông tư số 04/2020/TT-BTP Bộ trưởng Bộ Tư pháp (đã nêu điểm Mục I Kết luận này) - Công tác chứng thực UBND xã Bình Hải, hồ sơ lưu cịn thiếu giấy tờ chứng minh (đã nêu điểm mục II Kết luận này) IV KIẾN NGHỊ Chủ tịch UBND xã Bình Hải: - Đối với công tác đăng ký, quản lý hộ tịch: + Bổ sung văn cam đoan nộp đủ giấy tờ có thực đăng ký lại khai sinh chịu trách nhiệm, hệ việc cam đoan không thật theo quy định Khoản Điều Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 Bộ trưởng Bộ Tư pháp + Các trường hợp đăng ký khai tử cho người chết lâu: cần tiến hành lập biên xác minh kiện chết có khơng bổ sung hồ sơ theo quy định Điều 13 Thông tư 04/2020/TT-BTP Bộ trưởng Bộ Tư pháp theo hướng dẫn Công văn số 118/UBND-TP ngày 14/01/2022 Chủ tịch UBND huyện + Chủ tịch UBND xã Bình Hải cơng chức tư pháp - hộ tịch cần nghiên cứu, nắm vững quy định Luật Hộ tịch năm 2014, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Thông tư số 04/2020/TT-BTP văn khác có liên quan để giải yêu cầu cơng dân nhanh chóng, xác, quy định pháp luật + Nghiêm túc kiểm điểm, rút kinh nghiệm thiếu sót nêu Mục I Kết luận, kịp thời bổ sung củng cố hồ sơ lưu theo quy định - Đối với công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch + Theo hướng dẫn Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) Công văn số 842/HTQTCT-CT ngày 26/5/2016 việc quán triệt thực số quy định chứng thực; quy định Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐCP, người yêu cầu chứng thực phải hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung, tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch; người thực chứng thực chịu trách nhiệm thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch Quy định khơng có nghĩa người thực chứng thực khơng phải chịu trách nhiệm hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội mà với trách nhiệm cán bộ, công chức bắt buộc phải biết để từ chối chứng thực theo quy định khoản Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP + Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định chung trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch đơn giản để áp dụng cho tất loại hợp đồng, giao dịch khác mà khơng quy định trình tự, thủ tục cụ thể theo đặc thù loại hợp đồng, giao dịch Tuy nhiên, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có quy định ràng buộc quy định pháp luật chuyên ngành Luật Đất đai, Luật Hơn nhân Gia đình, Bộ Luật Dân hỗ trợ tích cực trình tiếp nhận, chứng hợp đồng giao dịch + Để đảm bảo tính xác thực chứng thực loại hợp đồng, giao dịch, hạn chế thấp việc khiếu nại, khiếu kiện, tranh chấp sau, Chủ tịch UBND xã Bình Hải đạo cơng chứng Tư pháp - Hộ tịch rà soát lại hồ sơ (hợp đồng, giao dịch) chứng thực, khẩn trương củng cố hồ sơ lưu UBND xã, trường hợp tài sản tham gia dịch quyền sử dụng đất “hộ gia đình” khơng có Giấy xác nhận quan chức thành viên hộ thời điểm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu; tài sản Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nhà nước giao, nhận chuyển nhượng) đứng tên hai người vợ chồng khơng có giấy đăng ký kết hôn, 01 người đứng giao dịch khơng có Giấy xac nhận tình trạng nhân, không xác thực tài sản chung hay riêng + Nghiêm túc kiểm điểm, rút kinh nghiệm thiếu sót nêu Mục II Kết luận, kịp thời bổ sung củng cố hồ sơ lưu theo quy định Chủ tịch UBND xã thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở công chức tư pháp - hộ tịch thận trọng, không dễ dãi việc thực công tác Cần quán triệt trách nhiệm, hệ pháp lý với vai trò người tiếp nhận chứng thực hợp đồng, giao dịch + Cập nhật thông tin hợp đồng giao dịch chứng thực vào sở liệu theo hướng dẫn Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ngãi Công văn số 97/STPBTTP ngày 08/02/2021 việc triển khai phần mềm Cơ sở liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch; lưu hồ sơ hợp đồng giao dịch chứng thực đảm bảo cho việc tra cứu cần thiết theo quy định Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 Chính phủ (hợp đồng, giao dịch, quan thực chứng thực phải lưu hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ 20 (hai mươi) năm) 5 + Công chức Tư pháp – Hộ tịch tiếp nhận hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch phải thực đầy đủ quy định Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, theo đó, với việc xác nhận lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện bên; thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng, giao dịch , phải xem xét đến nội dung hợp đồng, giao dịch, đặc biệt hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất Với trách nhiệm quan quản lý đất đai địa phương UBND cấp xã cần kiểm tra, xác minh để bảo đảm tính hợp pháp đất đối tượng hợp đồng, giao dịch, nhằm phát huy trách nhiệm, quyền hạn quan quản lý đất đai địa phương theo quy định Luật đất đai, bảo đảm bảo vệ quyền lợi người dân tham gia hợp đồng, giao dịch thực quy định pháp luật, + Từ chối, lập biên vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật phát tài sản đối tượng hợp đồng, giao dịch tài sản bất hợp pháp có tranh chấp, đối tượng hợp đồng, giao dịch khác quan thực chứng thực lập biên vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật theo quy định Điều 21 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 Bộ Tư pháp Giao phịng Tư pháp huyện tăng cường cơng tác kiểm tra định kỳ, đột xuất, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã; phát hiện, chấn chỉnh, khắc phục kịp thời sai sót, góp phần nâng cao chất lượng công tác tư pháp địa phương; đôn đốc việc cập nhật thông tin hợp đồng giao dịch chứng thực vào sở liệu theo hướng dẫn Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ngãi Công văn số 97/STP-BTTP ngày 08/02/2021 Trên kết luận kiểm tra việc chấp hành quy định pháp luật công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực UBND xã Bình Hải, huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi./ Nơi nhận: - CT, PCT UBND huyện; - Phịng Tư pháp huyện; - UBND xã Bình Hải; - VPh: C, PCVP, CV phụ trách, Web; - Lưu: VT KT CHỦ TỊCH PHĨ CHỦ TỊCH Ung Đình Hiền ... phần nâng cao chất lượng công tác tư pháp địa phương; đôn đốc việc cập nhật thông tin hợp đồng giao dịch chứng thực vào sở liệu theo hướng dẫn Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ngãi Công văn số 97/STP-BTTP ngày... tin hợp đồng giao dịch chứng thực vào sở liệu theo hướng dẫn Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ngãi Công văn số 97/STPBTTP ngày 08/02/2021 việc triển khai phần mềm Cơ sở liệu công chứng, chứng thực hợp đồng,... 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 Bộ Tư pháp Giao phòng Tư pháp huyện tăng cường công tác kiểm tra định kỳ, đột xuất, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã; phát hiện,