Tư vấn pháp luật liên hệ 19006162

Tư vấn pháp luật liên hệ 19006162 Công ty luật Minh Khuê www luatminhkhue vn BỘ TÀI CHÍNH KHO BẠC NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số 1745/KBNN KQ V/v Hướng dẫn thực[.]

Cơng ty luật Minh Kh BỘ TÀI CHÍNH KHO BẠC NHÀ NƯỚC -Số: 1745/KBNN-KQ www.luatminhkhue.vn CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2009 V/v Hướng dẫn thực chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản q Kính gửi: KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Thi hành Quyết định số 61/2002/QĐ - BTC ngày 17/5/2002 Bộ trưởng Bộ Tài việc ban hành chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý hệ thống Kho bạc Nhà nước (KBNN), KBNN hướng dẫn chi tiết số nội dung cụ thể sau: Bố trí chức danh kho quỹ (điểm - Điều 10): 1.1 Tại KBNN bố trí: - Thủ kho - Phụ kho 1.2 Tại KBNN tỉnh, TP trực thuộc Trung ương (sau gọi chung KBNN tỉnh) bố trí: - Thủ kho - Phụ kho (đối với KBNN Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng) - Thủ quỹ - Kiểm ngân Căn vào tình hình hoạt động thực tế đơn vị, bố trí Thủ kho kiêm Thủ quỹ khơng thiết phải bố trí Phụ kho 1.3 Tại KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (sau gọi chung KBNN huyện) Phòng Giao dịch KBNN tỉnh bố trí tối thiểu 02 cán kho quỹ, bố trí 01 chức danh kiêm nhiệm sau: - Đối với KBNN huyện bố trí Thủ kho kiêm Thủ quỹ kiêm Kiểm ngân làm nhiệm vụ chi tiền - Đối với Phịng Giao dịch bố trí Thủ quỹ kiêm Kiểm ngân làm nhiệm vụ chi tiền 1.4 Tại điểm giao dịch trụ sở KBNN: Nếu có từ 02 cán kho quỹ trở lên, bố trí 01 Thủ quỹ Trong trường hợp bố trí 01 Kiểm ngân làm nhiệm vụ thu, chi Kiểm ngân tự chịu trách nhiệm tồn cơng việc giao Việc bố trí chức danh quản lý kho, quỹ phải tuân thủ ngun tắc: Khơng bố trí vợ chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột (kể anh, chị, em ruột vợ chồng) Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng làm Thủ quỹ, Thủ kho tiền Khơng bố trí người có quan hệ vợ, chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột tham gia giữ chìa khố cửa kho tiền; tham gia kiểm kê, kiểm đếm tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá thực nhiệm vụ xe vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá Việc bố trí chức danh Thủ kho, Phụ kho KBNN Tổng Giám đốc KBNN định văn bản; Thủ kho, Phụ kho (nếu có), Thủ quỹ KBNN tỉnh, huyện Giám đốc KBNN tỉnh LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn định văn Trường hợp Thủ kho, Phụ kho (nếu có), Thủ quỹ nghỉ làm việc theo chế độ, công tác, học… Giám đốc đơn vị định người thay tạm thời Uỷ quyền, uỷ nhiệm thành viên tham gia quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý (Điều 11): 2.1 Uỷ quyền: - Trưởng phòng Giao dịch KBNN tỉnh uỷ quyền cho cấp phó thực phần tồn cơng việc quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý phải Giám đốc đơn vị chấp nhận văn Trường hợp khơng có cấp phó, Trưởng phịng Giao dịch KBNN tỉnh học, công tác, nghỉ phép… phép uỷ quyền cho cán nghiệp vụ có đủ điều kiện thực nhiệm vụ, phải Giám đốc đơn vị chấp nhận văn bản, làm việc quan phải nhận lại uỷ quyền - Trưởng phòng kế tốn KBNN quận, Kế tốn trưởng phịng Giao dịch KBNN tỉnh công tác, nghỉ phép, nghỉ đột xuất phép uỷ quyền cho cấp phó (trường hợp khơng có cấp phó uỷ quyền cho cán nghiệp vụ có đủ điều kiện thực nhiệm vụ), phải Giám đốc đơn vị chấp nhận văn bản, làm việc quan phải nhận lại uỷ quyền - Thời gian uỷ quyền: Việc uỷ quyền thực năm (trường hợp đặc biệt phải có ý kiến văn KBNN cấp trên), thời hạn uỷ quyền … ngày, tháng, tháng, tháng… 2.2 Uỷ nhiệm: - Trưởng phòng Giao dịch KBNN tỉnh, Trưởng phòng kế tốn KBNN quận, Kế tốn trưởng phịng Giao dịch KBNN tỉnh người nhận uỷ quyền có việc phải vắng mặt uỷ nhiệm cho cấp phó cán nghiệp vụ có đủ điều kiện thực nhiệm vụ Khi uỷ nhiệm (kể đối tượng theo Quyết định 61/2002/QĐ-BTC), người uỷ nhiệm phải lập văn uỷ nhiệm có chữ ký người uỷ nhiệm, người uỷ nhiệm Lãnh đạo đơn vị duyệt; trường hợp uỷ nhiệm ngày khơng cần chữ ký Lãnh đạo đơn vị - Thời gian uỷ nhiệm: Thời hạn cho lần uỷ nhiệm tối đa không 15 ngày làm việc Các trang thiết bị kho tiền (điểm - Điều 13): 3.1 Hệ thống điện: Kho tiền phải có hệ thống điện riêng, cầu dao đóng ngắt điện phải lắp đặt bên kho Đèn chiếu sáng kho loại đèn chuyên dùng có khả chống nổ, toả nhiệt thấp Phải có hệ thống chiếu sáng dự phịng có cố điện Nghiêm cấm sử dụng đèn dầu phương tiện có lửa phịng đệm kho tiền Việc lắp đặt hệ thống điện kho phải tuân thủ theo quy định kỹ thuật sử dụng điện an toàn 3.2 Hệ thống báo động, báo cháy: Mỗi kho tiền trang bị hệ thống báo động, báo cháy tự động Các đầu báo phải đặt vị trí cần thiết, khơng bị che khuất Tín hiệu từ đầu báo phải truyền tủ trung tâm đặt phòng bảo vệ 3.3 Hệ thống chữa cháy: Trang bị hệ thống chữa cháy tự động bán tự động kho Tại hành lang bảo vệ khu vực kho tiền đặt số bình bọt, bình bột điều khiển tay Phải có hệ LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn thống nước chữa cháy gồm: Bể chứa nước (phải ln ln có đủ nước), hệ thống dẫn nước, vòi chữa cháy máy bơm để đảm bảo chữa cháy có cố xảy 3.4 Các thiết bị chuyên dùng khác kho tiền gồm: Giá kê tiền, tủ lưới, két sắt, tủ sắt, máy hút ẩm, hút bụi, phương tiện chống mối xông, chuột cắn Bảo quản mã dự phòng cửa kho tiền (điểm - Điều 16): Việc bảo quản mã số dự phòng cửa kho tiền người nhận ủy quyền, ủy nhiệm thực sau: - Người nhận ủy quyền, ủy nhiệm quản lý kho tiền tự tay đặt lại mã số ghi mã số lên giấy; đồng thời ghi thêm 01 mã số khác để dự phòng, đưa vào 01 phong bì dán kín, niêm phong gửi bảo quản két Giám đốc đơn vị Việc giao nhận phong bì đựng mã số dự phịng thực văn có chữ ký người giao, người nhận - Khi cần mở niêm phong lấy mã số dự phịng để sử dụng, phải có giấy đề nghị Giám đốc đơn vị chấp thuận (trừ trường hợp khẩn cấp) Cách thức xếp, bảo quản tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý kho (Điều 23): 5.1 Tiền mặt kho xếp theo khu vực riêng biệt, phân biệt rõ tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thơng tiền khơng có giá trị lưu hành 5.2 Từng loại tài sản quý đóng gói, túi niêm phong phải bảo quản két sắt có khố 5.3 Giấy tờ có giá để riêng theo khu vực gian kho kho tiền; loại đóng gói, niêm phong, bảo quản riêng bao, tủ, két sắt Đối với loại tiền mặt, giấy tờ có giá làm thủ tục gửi kho theo bao, hịm niêm phong q trình bảo quản để mất, rách biến dạng niêm phong phải thành lập Hội đồng để kiểm đếm, xác định xác số lượng tài sản bao, hòm niêm phong; xảy thiếu, tài sản phải xác định nguyên nhân quy trách nhiệm người có liên quan trực tiếp gián tiếp, đồng thời báo cáo KBNN cấp Quy trình thu, chi tiền mặt (điểm 2.2 - Điều 27): 6.1 Quy trình thu tiền mặt: Căn vào chứng từ nộp tiền Kế toán chuyển đến bảng kê loại tiền nộp, cán thu tiền phải thực theo quy trình sau: 6.1.1 Kiểm sốt số tiền số với số tiền chữ ghi chứng từ thu với số tiền ghi bảng kê 6.1.2 Nhận toàn số tiền khách hàng nộp lúc, gồm đủ loại tiền theo bó chẵn, thếp lẻ, tờ, miếng 6.1.3 Đưa toàn số tiền nhận qua phương tiện chuyên dùng, đồng thời dùng mắt thường tay để kiểm tra phát tiền giả Sau đếm tiền mặt theo tờ, miếng Đếm loại xong loại đánh dấu theo dõi bảng kê phân loại tiền Cách thức đếm: Đếm bó chẵn, thếp chẵn, thỏi, túi chẵn trước, đếm tờ lẻ, miếng lẻ sau; vừa kiểm đếm, vừa phát tiền lẫn loại, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền mẫu (nếu có) LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn 6.1.4 Kiểm tra lại toàn số tiền kiểm đếm với số tiền bảng kê theo loại tổng số 6.1.5 Cất toàn số tiền kiểm đếm đóng gói xong vào hịm, két 6.1.6 Ghi sổ thu tiền theo số tiền nhận 6.1.7 Ký tên, đóng dấu "đã thu tiền" lên chứng từ thu bảng kê 6.1.8 Chuyển tồn chứng từ thu cho kế tốn; kế tốn ghi sổ, ký tên, đóng dấu trả 01 liên chứng từ thu cho khách hàng Cán thu tiền lưu giữ bảng kê thu tiền Để giảm bớt thời gian giao dịch cho khách hàng, vào điều kiện tình hình cụ thể đơn vị KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh vận dụng phép phận thu tiền sau thu xong tiền trả 01 liên chứng từ cho khách hàng, liên cịn lại trả cho kế tốn Trong trường hợp này, khách hàng yêu cầu chứng từ có chữ ký kế tốn dấu kế tốn (hoặc dấu điểm giao dịch) cán thu tiền chuyển cho kế toán thực theo quy trình nêu Trường hợp cán thu trực tiếp tham gia quy trình thu Ngân sách Nhà nước (NSNN) theo Dự án đại hoá thu, nộp NSNN thực theo quy trình quy định điểm 2.I.PhầnB Quyết định số 1027/QĐ-BTC ngày 19/5/2009 Bộ Tài ban hành quy trình quản lý thu NSNN theo dự án đại hoá thu, nộp NSNN Những điềm cần lưu ý thu tiền mặt: - Mỗi thu tiền mặt từ khách hàng (nhận tiền, kiểm đếm, chọn lọc, đóng bó, niêm phong) 01 cán thu tiền KBNN thực Đối với thu lớn cần nhiều người kiểm đếm người kiểm đếm, người ký tên niêm phong tiền - Về bảng kê phân loại tiền thu: + Đối tượng nộp cá nhân, đơn vị có nghĩa vụ nộp thuế khoản thu khác hàng tháng vào NSNN trụ sở KBNN phải lập bảng kê phân loại tiền thu Trường hợp thu thuế trụ sở KBNN, thu phạt, thu trái phiếu, công trái người nộp tiền lập bảng kê phân loại tiền Cuối ngày giao dịch, cán thu tiền phải lập bảng kê cho số tiền thực nộp vào quỹ + Cán thu tiền hướng dẫn khách hàng tự lập lập hộ khách hàng bảng kê phân loại tiền Bảng kê phân loại tiền thu khách hàng tự lập phải ghi rõ họ tên người nộp tiền, loại tiền, số tiền số, chữ; loại tiền khơng có bảng kê phải gạch bỏ dịng tương ứng; phải có chữ ký khách hàng cán thu tiền Bảng kê phân loại tiền cán thu lập hộ khách hàng phải lập theo quy định nêu phải yêu cầu khách hàng kiểm tra, ký ghi rõ họ tên người nộp tiền + Trường hợp đơn vị nộp tiền có nhiều chứng từ nộp lúc, người nộp cần lập 01 bảng kê phân loại tổng số tiền nộp; cán thu tiền ghi chi tiết vào mặt sau bảng kê: số chứng từ, số tiền thu để thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu - Xử lý bảng kê trường hợp phải trả lại tiền cho khách hàng khách hàng nộp tiền chẵn: LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn + Ghi số tiền số chữ theo chứng từ nộp + Ghi loại tiền khách hàng nộp bảng kê + Ghi âm (-) số tiền trả lại cho khách hàng bảng kê sổ thu tiền - Việc thu đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông thực theo quy định hành Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 6.2 Quy trình chi tiền mặt: Khi chi tiền cho khách hàng, cán chi tiền phải thực theo quy trình sau đây: 6.2.1 Nhận kiểm soát chứng từ chi tiền kế toán chuyển sang đường nội bộ, phải đảm bảo yếu tố sau: - Ngày, tháng, năm; họ tên; địa người lĩnh tiền - Số tiền số, chữ chứng từ bảo đảm khớp - Chứng từ có dấu chữ ký thành phần theo quy định 6.2.2 Lập bảng kê phân loại tiền chi (căn vào tính chất khoản chi, cấu loại tiền có quỹ) Kiểm sốt khớp chứng từ chi bảng kê nội dung: ngày, tháng, năm; họ tên; địa người lĩnh tiền; tổng số tiền Loại tiền khơng có bảng kê phải gạch bỏ dòng tương ứng 6.2.3 Chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê lập 6.2.4 Kiểm lại tiền mặt với số tiền ghi chứng từ chi bảng kê 6.2.5 Ghi sổ chi tiền quầy chi, ký tên chứng từ bảng kê 6.2.6 Đề nghị khách hàng đến nhận tiền theo chứng từ chi 6.2.7 Chi tiền cho khách hàng chứng kiến khách hàng kiểm đếm lại tiền 6.2.8 Đóng dấu "đã chi tiền" lên chứng từ, bảng kê, chuyển trả 01 liên chứng từ cho khách hàng (nếu có), chứng từ lại chuyển cho phận kế toán theo đường nội Bộ phận chi tiền lưu bảng kê chi tiền Những điểm cần lưu ý chi tiền cho khách hàng: - Trước chi tiền yêu cầu khách hàng: + Xuất trình giấy chứng minh thư, kiểm tra họ tên người lĩnh tiền chi tiền + Ghi rõ họ tên ký chứng từ, bảng kê chi tiền - Yêu cầu khách hàng kiểm tra lại tiền, xác nhận nhận đủ tiền trước rời quầy chi - Tiền chi cho khách hàng phải tiền đủ tiêu chuẩn lưu thơng - Trường hợp đơn vị lĩnh tiền có nhiều chứng từ rút tiền mặt lúc, cán chi cần lập 01 bảng kê phân loại tổng số tiền chi, ghi chi tiết vào mặt sau bảng kê: số chứng từ, số tiền chi để thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu Lưu trữ, bảo quản bảng kê: Bảng kê loại tiền thu, chi đóng theo tập riêng Tuỳ vào số lượng chứng từ để đóng bảng kê theo ngày ngày, 10 ngày theo tháng, hết năm đưa vào kho lưu trữ bảo quản 02 năm LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn 6.3 Trình tự xử lý tiền giả, tiền nghi giả: 6.3.1 Đối với tiền giả: - Đối với tiền giả có thơng báo Ngân hàng Nhà nước, thu tiền khách hàng nộp vào KBNN phát có tiền giả phát tiền giả kho quỹ KBNN, cán thu tiền đơn vị có tiền giả phải thu giữ tiền giả, đóng dấu, đục lỗ theo quy định hành Ngân hàng Nhà nước, đồng thời lập Biên thu giữ tiền giả (theo Mẫu số 21) Trường hợp phát từ 05 tờ tiền giả trở lên/món có nghi vấn việc lưu hành tiền giả khách hàng không chấp hành việc lập biên thu giữ phải thông báo cho quan Công an gần biết để có biện pháp xử lý Hàng tháng, KBNN huyện chuyển toàn số tiền giả thu giữ KBNN tỉnh, KBNN tỉnh làm thủ tục nộp vào Ngân hàng Nhà nước tỉnh theo quy định KBNN huyện nộp trực tiếp cho Ngân hàng địa bàn; Biên giao, nhận tiền giả với Ngân hàng thực theo Mẫu số 22 - Đối với loại tiền giả chưa có thơng báo Ngân hàng Nhà nước (tiền giả loại mới), cán phát tiền giả thực việc thu giữ (nhưng khơng đóng dấu, bấm lỗ tiền giả), lập Biên thu giữ (theo Mẫu số 21); thông báo kịp thời cho quan Công an nơi gần nhất; đồng thời thơng báo gửi tồn tiền giả loại thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày phát Ngân hàng Nhà nước tỉnh 6.3.2 Đối với tiền nghi giả: Đối với tiền nghi giả, cán thu tiền lập Biên tạm thu tiền nghi giả (theo Mẫu số 23) Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày tạm thu giữ, đơn vị KBNN gửi tiền nghi giả cho Ngân hàng Nhà nước tỉnh quan Công an địa bàn giám định Kết giám định phải thông báo văn cho khách hàng có tiền nghi giả biết Tồn số tiền giả, tiền nghi giả thu giữ phải làm thủ tục nhập kho ngày Nghiêm cấm hành vi trả lại tiền giả, tiền nghi giả cho khách hàng 6.4 Xử lý trả lại tiền khách hàng nộp thừa: Tiền khách hàng nộp thừa số tiền mặt khách hàng nộp vào quỹ tiền mặt KBNN cán thu tiền kiểm đếm phát lớn số tiền ghi chứng từ nộp tiền bảng kê nộp tiền khách hàng (nếu có) Sau có đầy đủ để xác định xác số tiền khách hàng nộp thừa, cán thu tiền ghi vào Sổ theo dõi trả lại tiền khách hàng nộp thừa; lập Biên trả lại tiền khách hàng nộp thừa (đối với tiền thừa có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên theo Mẫu số 24), sau trả lại số tiền nộp thừa cho khách hàng Đối với tiền thừa quan, đơn vị tập thể có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên, Lãnh đạo đơn vị KBNN phải có cơng văn thơng báo cho Thủ trưởng quan có số tiền nộp thừa biết để rút kinh nghiệm việc quản lý, thu nộp tiền mặt Đóng gói tiền mặt (điểm - Điều 28): 7.1 Đối với tiền Cotton: - Đóng thếp tiền: Cứ 100 tờ tiền cotton mệnh giá đóng thành thếp, buộc vị trí 1/3 chiều dài thếp tiền dây đay nhỏ dây gai quấn băng giấy LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn - Đóng bó tiền: Sắp xếp đủ 10 thếp tiền mệnh giá (không lẫn tiền polymer), đặt thếp có hàng dây buộc phía thếp có hàng dây buộc đối diện, đóng bó dây xe (sợi, đay, gai ) Các loại tiền mệnh giá nhỏ từ 500 đồng trở xuống buộc vòng ngang song song, cách vòng chạy chiều dọc bó tiền (2 ngang, dọc) Các loại tiền có mệnh giá từ 1.000 đồng trở lên, buộc vòng ngang song song cách vòng chạy chiều dọc bó tiền (3 ngang, dọc) Tại điểm giao dây ngang dây dọc phải quấn vịng qua để giữ cho bó tiền chắn, vịng buộc phải ơm chặt bó tiền, buộc thắt nút hai đầu dây với nhau, nút buộc phải nằm mặt tờ giấy lót niêm phong bó tiền Trường hợp dùng băng giấy thay dây để đóng bó tiền cách đóng - Đóng bao tiền cotton: Cứ 20 bó tiền mệnh giá đóng thành bao, xếp bó tiền thành hình khối hộp chữ nhật, dùng sợi dây tốt, buộc (hoặc khâu) miệng túi, thắt chặt, buộc thắt nút 7.2 Đối với tiền polymer: - Đóng thếp tiền: 100 tờ tiền polymer mệnh giá đóng thành thếp, xếp tờ tiền chiều, mặt, quấn thếp băng giấy rộng - cm, loại giấy dai, bền, dán đầu băng giấy băng dính dùng băng giấy chuyên dùng có sẵn keo dán Khi đóng thếp tiền, phải quấn băng giấy vị trí 1/3 tờ bạc phía đối diện với mệnh giá tiền in số - Đóng bó tiền: Sắp xếp đủ 10 thếp tiền đóng thành bó tiền cotton Dùng miếng bìa cứng (dày khoảng 0,5mm), kích thước phù hợp với kích thước loại tiền để chặn giữ mặt bó tiền + Ở mặt dán niêm phong: Đặt tờ lót niêm phong lên bìa cứng, dán giấy niêm phong lên nút buộc bó tiền + Ở mặt khơng dán niêm phong: Đặt miếng bìa cứng có trống định vị khớp với vị trí in mệnh giá tiền số (để nhìn rõ mệnh giá bó tiền) + Đóng bó tiền dây sợi, dây xe, buộc ngang, dọc tiền cotton (hoặc dùng băng giấy), khơng đóng bó tiền q chặt (khơng dùng máy ép tiền q chặt để đóng bó tiền) - Đóng bao tiền: Như tiền cotton 7.3 Đối với tiền kim loại: - Cứ 20 thỏi đóng vào túi, thỏi 50 miếng đóng vào 10 túi nhỏ, túi 100 miếng - Túi vải đóng tiền kim loại: Kích thước 20 cm X 50 cm, vải tốt, dày, màu sáng (có thể dùng vải bạt mỏng, loại bạt không phun sơn) Giao nhận tiền mặt KBNN với Ngân hàng (điểm - Điều 29): Việc giao nhận, kiểm đếm tiền mặt Kho bạc với Ngân hàng phải có thoả thuận văn bản, xác định rõ cách thức kiểm đếm (kiểm đếm theo tờ, miếng; kiểm đếm theo bó tiền đủ 10 thếp nguyên niêm phong), trách nhiệm bên xảy thừa, thiếu Hình thức giao nhận tiền mặt nội đơn vị KBNN (điểm 2.2 - Điều 29): 9.1 Giao nhận tiền mặt Thủ quỹ với phận thu, chi tiền quầy giao dịch: LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn - Thủ quỹ giao tiền mặt cho phận chi tiền theo bó niêm phong, trường hợp giao thếp, tờ lẻ phải kiểm đếm tờ - Cuối ngày làm việc, toàn tiền mặt từ phận thu, phận chi phải giao lại cho Thủ quỹ Việc giao nhận thực theo bó niêm phong; trường hợp giao thếp, tờ lẻ phải kiểm đếm tờ Từng lần giao nhận Thủ quỹ với phận giao dịch, người giao, người nhận phải ký xác nhận Sổ giao nhận tiền mặt Tổng số tiền mặt phận thu nộp cho Thủ quỹ phải toàn số tiền mặt thu ngày ghi chứng từ thu tờ kê phân loại tiền thu Tổng số tiền mặt phận chi nộp lại cho Thủ quỹ phải tổng số tiền phận chi nhận Thủ quỹ trừ số tiền chi theo chứng từ khớp với tờ kê phân loại tiền chi 9.2 Giao nhận tiền mặt kho: - Đối với KBNN (tỉnh, huyện): Cuối ngày làm việc, sau kiểm quỹ, Thủ quỹ phải tự đóng tiền mặt vào bao, hịm niêm phong trước chứng kiến, giám sát Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ kho người uỷ quyền, uỷ nhiệm + Trường hợp bố trí Thủ kho, Thủ quỹ riêng biệt: Thủ quỹ giao bao, hòm niêm phong cho Thủ kho trước chứng kiến, giám sát Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm) Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra niêm phong bao, hòm trước đưa bao, hòm vào kho Đầu sáng ngày làm việc kế tiếp, Thủ kho giao lại số bao, hòm niêm phong ngày hôm trước cho Thủ quỹ trước chứng kiến Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm) + Trường hợp bố trí Thủ kho kiêm Thủ quỹ: Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm) có trách nhiệm giám sát chặt chẽ việc đưa bao, hòm tiền niêm phong vào kho bảo quản, đảm bảo đúng, đủ số lượng bao hịm đóng Đầu sáng ngày làm việc kế tiếp, Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm) tiến hành xuất giao tiền mặt cho Thủ quỹ (Thủ kho) theo bao, hòm nguyên niêm phong - Đối với phòng giao dịch: Cuối ngày làm việc, sau kiểm quỹ, Trưởng phịng Giao dịch, Kế tốn trưởng Thủ quỹ (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm) phải đóng tiền mặt vào bao, hòm ký tên niêm phong bao hòm để Thủ quỹ gửi vào kho KBNN tỉnh bảo quản Việc giao nhận với Ban quản lý kho KBNN tỉnh thực theo bao, hòm nguyên niêm phong Đầu sáng ngày làm việc kế tiếp, Thủ quỹ nhận lại toàn số bao, hịm gửi hơm trước; Trưởng phịng Giao dịch, Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm) kiểm tra niêm phong số bao, hòm nhận giao lại cho Thủ quỹ để thực giao dịch ngày Mỗi lần giao nhận tiền mặt Thủ kho với Thủ quỹ đưa tiền mặt từ quầy giao dịch (hoặc Phòng Giao dịch) vào kho ngược lại, Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm) Thủ kho (Thủ quỹ) phải ký Sổ theo dõi tiền mặt kho 9.3 Trường hợp giao nộp tiền mặt cuối ngày từ điểm thu kho theo niêm phong chưa qua kiểm đếm: LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Thủ quỹ bàn niêm phong bao, túi, hòm tiền mặt chưa kiểm đếm trước chứng kiến Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm), Thủ quỹ Thủ kho Thủ quỹ vào chứng từ nộp bảng kê loại tiền để nhập số tiền Thủ quỹ bàn vào sổ quỹ Thủ quỹ bàn giao toàn số tiền niêm phong cho Thủ kho bảo quản kho trước chứng kiến Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm), Thủ quỹ Thủ kho lập Biên giao nhận tiền thu theo túi niêm phong, thành phần gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm), Thủ quỹ, Thủ kho Thủ quỹ bàn thu tiền Biên lập thành 04 bản: 01 gửi kế toán, 01 giao Thủ quỹ bàn thu tiền, 01 giao Thủ quỹ, 01 Thủ kho lưu Đầu sáng ngày làm việc kế tiếp, Thủ kho giao lại bao, hòm niêm phong cho Thủ quỹ bàn thu tiền để giao nộp cho Thủ quỹ Thủ quỹ có trách nhiệm kiểm đếm tồn số tiền lẻ chưa đủ bó nhận bó niêm phong trước chứng kiến Thủ quỹ bàn, Giám đốc, Kế toán trưởng người uỷ quyền, uỷ nhiệm Sau kiểm nhận xong, Thủ quỹ lập Biên kiểm đếm tiền mặt, thành phần gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng người uỷ quyền, uỷ nhiệm, Thủ quỹ, Thủ quỹ bàn thu tiền Biên lập thành 04 bản: 01 gửi kế toán, 01 giao Thủ quỹ bàn thu tiền, 01 giao Thủ kho, 01 Thủ quỹ lưu 9.4 Giao, nhận tiền mặt thu ngày làm việc thứ hàng tuần: - Đối với ngày giao dịch có số thu tiền mặt từ 50 triệu đồng trở lên, toàn số tiền mặt phải bảo quản kho theo quy định - Đối với ngày giao dịch có số thu tiền mặt 50 triệu đồng không thiết phải bảo quản kho, phải kiểm đếm, đối chiếu với chứng từ thu, lập bảng kê loại tiền thu đưa tiền vào bảo quản két sắt có khóa số niêm phong trụ sở quan (trên niêm phong có chữ ký cán Kế tốn cán Kho quỹ) Đầu làm việc ngày thứ hai, cán Kho quỹ phải nộp lại toàn số tiền thu cho Thủ quỹ trước chứng kiến Giám đốc Kế toán trưởng (hoặc người ủy quyền, ủy nhiệm), Thủ quỹ tiến hành kiểm đếm nhập quỹ theo quy định 10 Giao nhận, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong giấy tờ có giá (điểm 1- Điều 30): Cán nhận giấy tờ có giá phải có giấy giới thiệu Lãnh đạo đơn vị, ghi rõ họ tên, chức vụ, số chứng minh thư Khi nhận, phải kiểm tra kỹ tình trạng nguyên vẹn bao, bó (nếu nhận theo bao, bó nguyên niêm phong), kiểm đếm tờ, sêri (nếu nhận khơng đủ bó); ký nhận vào phiếu xuất kho sau nhận xong 10.1 Nhận giấy tờ có giá từ Nhà in: - KBNN nhận giấy tờ có giá từ Nhà in theo nguyên bao niêm phong Khi nhận phải kiểm tra kỹ niêm phong, tình trạng bao giấy tờ có giá, có sai sót yêu cầu Nhà in xử lý kịp thời - Trong trình xuất giao, kiểm đếm giấy tờ có giá, phát sai sót, Ban quản lý kho lập biên bản, kèm theo niêm phong bao, bó giấy tờ có giá gửi KBNN để thông báo với Nhà in xử lý theo hợp đồng 10.2 Giao nhận kiểm đếm giấy tờ có giá nội đơn vị KBNN - Giao nhận: LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Giao, nhận giấy tờ có giá nội đơn vị KBNN thực theo bao, bó niêm phong Trường hợp khơng đủ bó phải kiểm đếm tờ Nếu phát thừa, thiếu, lẫn loại, sai sêri, hư hỏng bao, bó phải có biên kèm theo tờ niêm phong bao, bó gửi lên KBNN cấp để có sở xử lý Những tờ bị hư hỏng (in sai, rách, hỏng) phải gạch chéo (X) cắt góc (góc bên phải, chiều khoảng cm), bảo quản riêng hịm tơn có khố niêm phong chờ lệnh KBNN - Kiểm đếm: Trước nhập kho phải thành lập Ban kiểm nhận để kiểm đếm số giấy tờ có giá nhận, thành phần gồm: Đối với KBNN Tỉnh: + Giám đốc (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm): Trưởng ban + Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm): Thành viên + Trưởng phòng Kiểm tra, kiểm sốt: Thành viên + Trưởng phịng Kho quỹ: Thành viên + Trưởng phòng HC-TV-QT: Thành viên + Thủ kho, Thủ quỹ: Thành viên Đối với KBNN huyện: + Giám đốc (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm): Trưởng ban + Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm): Thành viên + Thủ kho, Thủ quỹ: Thành viên Ban kiểm nhận định thêm số cán tham gia kiểm đếm Trước tiến hành kiểm đếm phải xem xét kỹ tình trạng nguyên vẹn bao, bó nhận (niêm phong, tình trạng bao, bó), sau mở bao, bó kiểm đếm số lượng tờ, kiểm tra sê ri, số thứ tự tờ Người kiểm đếm người đóng gói, niêm phong; niêm phong phải có đầy đủ yếu tố: Tên đơn vị, loại giấy tờ có giá; số lượng tờ (nếu bó), số lượng bó, tờ (nếu bao); ngày, tháng, năm niêm phong; họ tên, chữ ký người kiểm đếm, đóng bó niêm phong thành viên Ban kiểm nhận Sau kiểm nhận phải lập 03 liên Biên có chữ ký xác nhận thành viên Ban kiểm nhận + 01 liên đính kèm phiếu nhập kho Kế toán + 01 liên gửi KBNN cấp + 01 liên Thủ kho lưu Đối với Trung tâm khu vực: Thực nhập kho theo bao, bó nguyên niêm phong 10.3 Xuất giấy tờ có giá cho Trung tâm Giao dịch chứng khốn, đại lý phát hành: Trường hợp xuất giấy tờ có giá cho Trung tâm Giao dịch chứng khoán, đại lý phát hành phải tiến hành kiểm đếm tờ trụ sở KBNN Trung tâm Giao dịch chứng khoán, đại lý phát hành (theo thoả thuận hai bên) Sau giao nhận, gửi 01 liên Phiếu xuất kho cho KBNN LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn 10.4 Xuất giấy tờ có giá cho bàn giao dịch: - Xuất kho: Căn đề nghị (bằng văn bản) kế toán làm nhiệm vụ giao dịch bàn giao dịch (từ gọi Kế toán bàn) lãnh đạo duyệt, Kế toán nội lập Phiếu xuất kho ghi rõ số lượng loại giấy tờ có giá Thủ kho Phiếu xuất kho, thực xuất giấy tờ có giá cho Kế tốn bàn - Tại bàn giao dịch: Kế toán bàn giao dịch phải mở Sổ theo dõi tình hình sử dụng theo loại giấy tờ có giá + Đối với loại trái phiếu, công trái biên lai thu phạt: Hết giao dịch ngày, Kế toán bàn, Thủ quỹ bàn phải đối chiếu có kiểm sốt Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm), đảm bảo số giấy tờ có giá cịn lại cuối ngày khớp với số tồn đầu ngày cộng với số nhận ngày (nếu có) trừ số sử dụng ngày; tổng số tiền thu loại mệnh giá phải khớp với số liệu Sổ kế toán Sổ quỹ Sau đối chiếu đảm bảo khớp đúng, Thủ quỹ bàn, Kế toán bàn Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm) phải ký vào Sổ theo dõi tình hình sử dụng giấy tờ có giá, đồng thời kế tốn bàn bỏ tồn số giấy tờ có giá trắng vào hịm tơn có khố niêm phong trước chứng kiến Kế toán trưởng người uỷ quyền, uỷ nhiệm, thủ quỹ bàn làm thủ tục gửi kho Đầu ngày làm việc kế tiếp, kế tốn bàn nhận lại bao, hịm kiểm tra niêm phong trước mở bao, hòm Đối với giấy tờ có giá hư hỏng phát sinh ngày giao dịch, Kế tốn bàn phải gạch chéo (X), cắt góc (góc bên phải, chiều khoảng 3cm), ghi chữ huỷ bỏ làm thủ tục nhập kho ngày + Đối với loại giấy tờ có giá khác: Cán giao quản lý phải tự bảo quản an toàn nơi làm việc chịu trách nhiệm số tài sản giao - Cuối tháng, với việc kiểm kê kho, Hội đồng kiểm kê tiến hành kiểm kê thực tế số giấy tờ có giá bàn giao dịch số tồn kho thực tế; đối chiếu với sổ sách kho quỹ kế toán, đảm bảo số liệu khớp - Cuối đợt phát hành (đối với trái phiếu, công trái) cuối năm (đối với tất loại giấy tờ có giá) kế tốn làm thủ tục nhập kho số giấy tờ có giá cịn lại bàn tiến hành kiểm kê theo quy định 10.5 Giấy tờ có giá hư hỏng, rách nát, hết hạn sử dụng phải quản lý chặt chẽ thực tiêu huỷ theo quy định Quyết định số 538 TC/QĐ/KBNN ngày 01/8/1997 Bộ trưởng Bộ Tài ban hành Quy chế tiêu huỷ ấn đặc biệt rách nát, hư hỏng hết hạn sử dụng KBNN 10.6 Đối với Biên lai thu phạt: Biên lai thu phạt loại giấy tờ có giá, phải bảo quản, quản lý, sử dụng theo quy định Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế hướng dẫn văn 11 Sắp xếp, bảo quản quầy giao dịch (Điều 31): 11.1 Trong làm việc, tồn tiền mặt, giấy tờ có giá phải xếp gọn gàng, ngăn nắp theo loại hòm, két sắt bảo quản nơi làm việc quan Trường hợp phải LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Kh www.luatminhkhue.vn ngồi quầy giao dịch phải niêm phong két khóa két mã số, chìa định vị Tuyệt đối không phép mang tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản q ngồi trụ sở khơng có giấy tờ hợp pháp, hợp lệ Trong nghỉ trưa, toàn tiền mặt, giấy tờ có giá quầy giao dịch trụ sở KBNN phải bảo quản két sắt niêm phong khóa mã số, chìa định vị đưa vào hịm tơn có khóa, niêm phong bảo quản kho tiền; điểm giao dịch trụ sở quan tồn tiền mặt, giấy tờ có giá phải bảo quản két sắt niêm phong, khóa mã số, chìa định vị bố trí cán trực để bảo vệ 11.2 Cán thu, chi tiền mặt giao trách nhiệm quản lý két sắt giao dịch phải có trách nhiệm bảo quản an tồn chìa khố két sắt sử dụng hàng ngày nơi làm việc trụ sở quan; chìa khố két dự phịng làm thủ tục gửi bảo quản kho tiền Cán sử dụng két giao dịch phải tự đặt mã số riêng cho (khơng dùng mã số xuất xưởng) Mỗi lần bàn giao két sắt giao dịch, người bàn giao phải xoá mã số, người nhận bàn giao phải tự cài đặt mã số Tuyệt đối không sử dụng chung mã số 12 Phương tiện vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý (điểm - Điều 32): 12.1 Vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý đơn vị KBNN phải ô tô chuyên dùng Trường hợp sử dụng phương tiện vận chuyển khác như: Tàu hoả, máy bay, xuồng máy người có quyền lệnh điều chuyển phải chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, đảm bảo an tồn tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý 12.2 Vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý từ điểm giao dịch từ Ngân hàng trụ sở KBNN tỉnh, huyện ngược lại, khơng có xe tơ phải vận chuyển phương tiện khác Giám đốc KBNN tỉnh, huyện phải có biện pháp đảm bảo an tồn tài sản trình vận chuyển 13 Sổ nghiệp vụ báo cáo kho, quỹ (Điều 34): 13.1 Các loại sổ nghiệp vụ kho, quỹ: - Đối với kho: + Sổ theo dõi nhập, xuất giấy tờ có giá (mẫu số 01a) + Sổ theo dõi nhập, xuất giấy tờ có giá hỏng (mẫu số 01b) + Sổ theo dõi nhập, xuất tài sản quý (mẫu số 02) + Sổ gửi kho giấy tờ có giá (mẫu số 03) + Sổ theo dõi tiền mặt gửi kho theo bao, hòm niêm phong (mẫu số 04a, 04b) + Sổ theo dõi nhập - xuất tiền giả (mẫu số 05) + Thẻ kho (mẫu số 06) + Sổ bàn giao chìa khoá kho (mẫu số 07) + Sổ theo dõi vào kho (mẫu số 08) - Đối với quầy giao dịch: LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn + Sổ quỹ tiền mặt (mẫu số 09) + Sổ thu (sổ chi) loại tiền (mẫu số 10) + Sổ giao nhận tiền mặt quầy giao dịch (mẫu số 11) + Sổ theo dõi trả lại tiền khách hàng nộp thừa (mẫu số 12) + Sổ theo dõi thu giữ tiền giả (mẫu số 13) + Sổ kiểm quỹ tiền mặt (mẫu số 14) 13.2 Nguyên tắc ghi sổ nghiệp vụ kho, quỹ: - Số liệu ghi vào sổ nghiệp vụ kho, quỹ phải vào chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ quy định cụ thể văn - Đối với chứng từ thu, phiếu nhập, sau nhận xong tiền, tài sản ghi sổ Đối với chứng từ chi, phiếu xuất, sau chuẩn bị xong tiền, tài sản phải ghi sổ trước giao tiền, tài sản - Số liệu sổ nghiệp vụ kho, quỹ phải khớp với số liệu sổ kế toán - Số liệu sổ nghiệp vụ kho, quỹ phải ghi xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, khơng tẩy xố, chữa số, viết đè xé bỏ Nếu số liệu ghi sai sửa chữa theo phương pháp: Gạch nét số sai, cho đọc số sai, ghi số lên bên cạnh ký tên xác nhận việc sửa chữa 13.3 Mở sổ: Các loại sổ nghiệp vụ kho, quỹ sử dụng theo mẫu quy định - Mặt ngồi bìa ghi: + Tên sổ + Tên KBNN + Quyển số: Ghi theo thứ tự 01 năm - Mặt ghi: + Ngày bắt đầu ngày hết sổ + Tổng số trang sổ (không kể bìa) Giám đốc KBNN ký, ghi rõ họ tên đóng dấu xác nhận - Các trang sổ: Phải đánh số thứ tự, hai trang liền kề phải đóng dấu giáp lai 13.4 Căn ghi sổ: Đối với kho: - Sổ theo dõi nhập, xuất giấy tờ có giá (Mẫu số 01a): + Dùng cho Thủ kho ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho giấy tờ có giá hàng ngày Tuỳ theo số lượng loại giấy tờ có giá để mở riêng loại sổ mở ghép số loại vào sổ LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn + Căn ghi sổ: Khi nhập kho phải vào phiếu nhập kho Sau nhập đủ, số lượng, sêri ghi sổ Khi xuất kho phải vào phiếu xuất kho Sau kiểm tra đầy đủ yếu tố ghi chứng từ, Thủ kho tiến hành ghi sổ trước, xuất giấy tờ có giá sau - Sổ theo dõi nhập, xuất giấy tờ có giá hỏng (Mẫu số 01b): + Dùng cho Thủ kho ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho loại giấy tờ có giá bị hư hỏng, rách nát hàng ngày + Căn ghi sổ: Khi nhập kho phải vào phiếu nhập kho giấy tờ có giá hư hỏng, rách nát Sau nhập đủ, số lượng, sêri ghi sổ Khi xuất kho phải vào phiếu xuất kho giấy tờ có giá hư hỏng, rách nát Sau kiểm tra đầy đủ yếu tố ghi chứng từ, Thủ kho tiến hành ghi sổ trước, xuất giấy tờ có giá hỏng sau - Sổ theo dõi nhập, xuất tài sản quý (Mẫu số 02): + Dùng cho Thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn loại tài sản quý Mỗi loại tài sản quý mở sổ Trong sổ mở riêng trang để theo dõi chi tiết cho loại tài sản + Căn vào chứng từ nhập, xuất để phản ánh vào sổ theo dõi, ghi rõ ngày tháng năm, số phiếu xuất, nhập, diễn giải nội dung phát sinh, số lượng bao, bó, trọng lượng nhập, xuất, tồn kho Sau lần xuất, nhập, Thủ kho phải xác định số dư đối chiếu với sổ kế tốn - Sổ gửi kho giấy tờ có giá (Mẫu 03): + Dùng cho Thủ kho phản ánh lần giao nhận giấy tờ có giá theo bao, hịm niêm phong với Kế toán bàn, Thủ quỹ bàn + Căn vào thực tế số lượng bao, hòm giao nhận - Sổ theo dõi tiền mặt giao dịch kho (Mẫu 04a 04b): Mẫu số 04a: + Dùng để phản ánh việc giao nhận tiền mặt kho KBNN tỉnh Phòng Giao dịch dùng cho đơn vị bố trí Thủ kho Thủ quỹ riêng biệt để theo dõi việc giao nhận tiền mặt theo bao, hòm niêm phong Thủ kho Thủ quỹ trước chứng kiến Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm) + Sau lần giao nhận, Thủ kho phản ánh vào Sổ theo dõi tiền mặt giao dịch kho: ngày, tháng; thời gian; số lượng bao, hòm tổng số tiền giao nhận; số lượng bao, hòm tổng số tiền lại; chữ ký người giao, người nhận Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm) Mẫu số 04b: + Dùng cho đơn vị bố trí Thủ kho kiêm Thủ quỹ để theo dõi việc Thủ kho (Thủ quỹ) đưa tiền mặt vào kho lấy tiền mặt giao dịch theo bao, hòm niêm phong trước chứng kiến Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm) + Sau lần đưa tiền mặt vào kho lấy tiền mặt giao dịch, Thủ kho (Thủ quỹ) phản ánh vào Sổ theo dõi tiền mặt giao dịch kho: ngày tháng; thời gian; số lượng bao, hòm tổng số tiền đưa vào, lấy ra; số lượng bao, hòm tổng số tiền lại; chữ ký Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền, uỷ nhiệm) Thủ kho (Thủ quỹ) - Sổ theo dõi nhập xuất tiền giả (Mẫu số 05): LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn + Dùng cho Thủ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn loại tiền giả + Căn vào Phiếu nhập kho, xuất kho tiền giả để ghi sổ - Thẻ kho (Mẫu số 06): + Thẻ kho mở để theo dõi biến động giấy tờ có giá, tài sản quý bảo quản kho Không dùng thẻ kho để theo dõi loại giấy tờ có giá gửi kho theo bao, hòm niêm phong cuối ngày + Thẻ kho dùng tờ rời, loại giấy tờ có giá, tài sản quý theo dõi riêng thẻ kho Thẻ kho đặt loại tài sản để tiện theo dõi, đối chiếu + Căn vào lần xuất nhập thực tế, Thủ kho phản ảnh chi tiết vào thẻ kho - Sổ bàn giao chìa khố kho tiền (Mẫu số 07): + Dùng cho Thủ kho theo dõi việc bàn giao chìa khố kho Thủ kho mở 01 dùng chung cho Ban quản lý kho Sổ bảo quản theo chế độ bảo mật hành + Từng lần bàn giao chìa khố kho đối tượng tham gia quản lý, người giao, người nhận phải trực tiếp ghi vào sổ bàn giao chìa khố: Ngày, tháng, năm; nội dung bàn giao (ghi rõ số lượng, số hiệu chìa khố); chữ ký người giao, người nhận lãnh đạo đơn vị - Sổ theo dõi vào - kho (Mẫu số 08): + Sổ theo dõi vào - kho tiền Thủ kho bảo quản ghi chép + Mỗi lần vào, kho, người phải đăng ký vào Sổ theo dõi vào - kho, ghi rõ nội dung vào sổ ký xác nhận Đối với quầy giao dịch: - Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số 09): + Dùng cho Thủ quỹ ghi chép tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày quỹ tiền mặt theo thứ tự thời gian diễn giải theo nội dung hoạt động kinh tế + Sổ quỹ tiền mặt ghi theo thứ tự chứng từ thu, chi tiền mặt Trường hợp, cuối ngày tiền mặt nhận từ điểm thu, chi nhập quỹ Trung tâm vào bảng kê để thực hạch toán tổng số tiền Cuối ngày phải khoá sổ, xác định tồn quỹ, đối chiếu khớp với số liệu kế toán Giám đốc, Kế toán trưởng người uỷ quyền, uỷ nhiệm Thủ quỹ ký xác nhận tồn quỹ Cộng sổ cuối ngày: Kẻ đường thẳng chạy ngang hết cột (sát dòng ghi chứng từ cuối ngày), sau ghi: Dịng thứ nhất: Cộng ngày, cộng số tiền cột thu, chi ngày Dịng thứ hai: Tồn quỹ hơm trước, số tiền ghi cột thu Dịng thứ ba: Tồn quỹ hơm nay, số tiền ghi cột chi Tồn quỹ hôm Tồn quỹ hôm Tổng số thu Tổng số chi = + trước ngày ngày Dòng thứ tư: Cân đối cột thu cột chi ghi dòng gạch ngang hết sổ Dòng thứ năm: Ghi số tiền tồn quỹ ngày (bằng chữ) LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Họ tên Họ tên Hết ngày, gạch đường thẳng chạy ngang hết cột Họ tên - Sổ thu (sổ chi) loại tiền (Mẫu số 10): + Dùng cho Kiểm ngân phản ánh tình hình thu, chi theo loại tiền + Số liệu ghi chép: Căn vào chứng từ thu tiền, chứng từ chi tiền bảng kê phân loại tiền nộp, lĩnh để ghi chi tiết ngày, tháng, đơn vị nộp, lĩnh, tổng số tiền chi tiết loại tiền mặt + Cuối ngày, cộng sổ thu, sổ chi thu, chi ngày theo loại tiền Cuối tháng, cộng số luỹ kế theo tháng - Sổ giao nhận tiền mặt quầy giao dịch (Mẫu số 11): Dùng cho Thủ quỹ phản ánh lần giao nhận tiền mặt Thủ quỹ với phận thu, chi theo món, chi tiết loại tiền có chữ ký xác nhận người giao người nhận - Sổ theo dõi trả tiền khách hàng nộp thừa (Mẫu số 12): Dùng cho Kiểm ngân ghi chép lần trả lại cho khách hàng nộp tiền thừa Mỗi quầy giao dịch mở 01 sổ để theo dõi việc trả tiền thừa cho khách hàng - Sổ theo dõi thu giữ tiền giả (Mẫu số 13): + Dùng cho Kiểm ngân theo dõi chi tiết tình hình thu giữ tiền giả + Căn vào biên thu giữ tiền giả để ghi sổ - Sổ kiểm quỹ tiền mặt (Mẫu số 14): + Dùng cho Thủ quỹ ghi chép, phản ánh tồn cơng việc kiểm quỹ cuối ngày + Sau kiểm quỹ phải tiến hành đối chiếu số thực tế với số liệu kế toán số liệu sổ quỹ Nếu chênh lệch (không phải tiền lẻ giao dịch) phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân xử lý theo quy định Kết thúc công việc kiểm quỹ, Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ phải ký xác nhận vào Sổ kiểm quỹ 13.5 Bảo quản sổ nghiệp vụ kho, quỹ: Sổ nghiệp vụ kho, quỹ thuộc cán sử dụng, cán chịu trách nhiệm bảo quản nơi làm việc 13.6 Các loại báo cáo kho, quỹ: - Yêu cầu lập báo cáo kho, quỹ: + Lập theo mẫu biểu quy định + Số liệu báo cáo phải kịp thời, xác, khớp với số liệu sổ nghiệp vụ kho quỹ kế toán + Ký ghi rõ họ tên theo thành phần quy định mẫu biểu LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn - Các loại báo cáo kho, quỹ: + Báo cáo thống kê thu, chi loại tiền (Mẫu số 15a 15b): Áp dụng: Mẫu số 15a áp dụng KBNN tỉnh, mẫu số 15b áp dụng KBNN huyện Phòng Giao dịch Thời gian gửi: Mỗi quý lần KBNN huyện Phòng Giao dịch gửi báo cáo KBNN tỉnh quý 01 lần vào trước ngày 05 tháng đầu quý sau KBNN tỉnh tổng hợp số liệu báo cáo đơn vị trực thuộc gửi báo cáo KBNN trước ngày 10 tháng đầu quý sau Căn lập: Số liệu kiểm kê quỹ tiền mặt đầu tháng, cuối tháng số liệu thu, chi tiền mặt Sổ thu (chi) loại tiền + Báo cáo tình hình thu giữ tiền giả (Mẫu số 16): Áp dụng: Đối với KBNN tỉnh, huyện Thời gian gửi: Mỗi tháng lần KBNN huyện gửi báo cáo KBNN tỉnh trước ngày tháng sau KBNN tỉnh tổng hợp số liệu báo cáo đơn vị trực thuộc gửi báo cáo KBNN trước ngày 10 tháng sau Căn lập: Số liệu sổ theo dõi thu giữ tiền giả + Báo cáo trả lại tiền thừa cho khách hàng (Mẫu số 17a, 17b): Áp dụng: Mẫu 17a áp dụng cho KBNN huyện, mẫu 17b áp dụng cho KBNN tỉnh Thời gian gửi: Mỗi quý lần KBNN huyện lập gửi báo cáo KBNN tỉnh chậm vào ngày 05 tháng đầu quý sau KBNN tỉnh tổng hợp báo cáo gửi KBNN chậm vào ngày 10 tháng đầu quý sau Căn lập: Số liệu Sổ theo dõi trả tiền khách hàng nộp thừa + Báo cáo chi tiết tình hình nhập, xuất giấy tờ có giá KBNN giao Trung tâm khu vực quản lý hộ (Mẫu số 18): Áp dụng: Đối với Trung tâm khu vực Thời gian gửi: Cuối đợt phát hành (đối với trái phiếu, công trái) cuối năm (đối với tất loại giấy tờ có giá) Các Trung tâm khu vực gửi báo cáo bạc Nhà nước chậm sau 20 ngày dừng phát hành ngày 20/1 năm sau Căn lập: Căn vào số liệu nhập, xuất trái phiếu, công trái loại giấy tờ có giá khác + Báo cáo chi tiết tình hình sử dụng giấy tờ có giá (Mẫu số 19): Áp dụng: Đối với KBNN tỉnh, huyện LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Thời gian gửi: Cuối đợt phát hành (đối với công trái, trái phiếu) cuối năm (đối với loại giấy tờ có giá khác) KBNN huyện gửi báo cáo KBNN tỉnh chậm sau 10 ngày dừng phát hành ngày 10/1 năm sau KBNN tỉnh tổng hợp số liệu báo cáo đơn vị trực thuộc gửi báo cáo KBNN chậm sau 20 ngày dừng phát hành ngày 20/1 năm sau Căn lập: Căn vào số liệu nhập, xuất kiểm kê loại giấy tờ có giá Lưu ý: Báo cáo riêng theo loại giấy tờ có giá + Báo cáo thống kê phương tiện chuyên dùng kho, quỹ (Mẫu số 20): Áp dụng: KBNN tỉnh Thời gian gửi: Mỗi năm 01 lần KBNN tỉnh gửi báo cáo KBNN vào trước ngày 30/9 hàng năm Báo cáo ghi rõ nhu cầu cần trang bị phương tiện kho, quỹ năm tới để KBNN lập kế hoạch trang bị cho toàn hệ thống Căn lập: Số liệu kết kiểm kê vật tư có đơn vị, sổ theo dõi tài sản kho, quỹ dự kiến nhu cầu trang bị năm tới + Báo cáo kết kiểm tra kho, quỹ: Áp dụng: KBNN tỉnh Thời gian gửi: Mỗi quý 01 lần, chậm vào ngày 10 tháng đầu quý sau Căn lập: Số liệu chi tiết biên kiểm tra kho, quỹ KBNN trực thuộc + Báo cáo sơ kết tổng kết năm hoạt động kho, quỹ: Áp dụng: KBNN tỉnh Thời gian gửi: Báo cáo sơ kết 06 tháng gửi KBNN trước ngày 5/7 Báo cáo tổng kết năm gửi KBNN trước ngày 15/1 năm sau Căn lập: Tình hình hoạt động kho, quỹ đơn vị trực thuộc thể mặt thu, chi tiền mặt, chấp hành chế độ kho, quỹ, thu giữ tiền giả, trả tiền thừa Mẫu loại sổ nghiệp vụ báo cáo kho, quỹ đính kèm công văn 13.7 Thời hạn bảo quản: Các loại hồ sơ, chứng từ, báo cáo, sổ nghiệp vụ kho quỹ lưu giữ 01 năm Phòng Kho quỹ, Phòng Giao dịch (đối với KBNN tỉnh), phận kho quỹ (đối với KBNN huyện), sau giao nộp vào lưu trữ quan bảo quản theo quy định Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 Bộ Tài ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Quyết định số 225/QĐ-KBNN ngày 18/4/2007 Tổng Giám đốc KBNN việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu KBNN tỉnh, huyện Lưu ý: Khi ứng dụng chương trình tin học, loại sổ dùng hình thức sổ tờ rời, trang sổ đánh số thứ tự theo ngày (nếu tài sản kiểm kê hàng ngày), đánh số thứ tự liên tục tháng (nếu tài sản kiểm kê cuối tháng), đánh số thứ tự liên tục 01 năm với loại tài sản khác LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Các loại Sổ quỹ, Sổ kiểm quỹ, Sổ thu tiền, Sổ chi tiền trang sổ máy tính tự động cung cấp, phải có đầy đủ chữ ký theo quy định, đóng dấu xác nhận xác số trang sổ số liệu trang sổ, thay cho việc đánh số trang, đóng dấu giáp lai ký xác nhận tờ bìa trang sổ theo phương pháp ghi chép tay Không sửa chữa số liệu trang sổ hình thức Việc bảo mật thông tin, quản lý sổ sách, đĩa từ ghi lưu số liệu có liên quan sử dụng đưa vào kho lưu trữ theo chế độ hành Cuối tháng, trang sổ đóng thành 01 tập lưu theo chế độ quy định 14 Kiểm kê tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý cuối ngày (Điều 35): 14.1 Đối với tiền mặt: - Khi kết thúc ngày làm việc, Giám đốc (Trưởng phòng Giao dịch), Kế toán trưởng người uỷ quyền, uỷ nhiệm phải thực kiểm kê tồn quỹ tiền mặt thực tế cuối ngày Giám đốc (Trưởng phòng Giao dịch) huy động số cán bộ, nhân viên giúp việc thực kiểm kê - Đối với tiền mặt nguyên niêm phong, thành viên phải trực tiếp xem xét việc đóng bó, niêm phong Đối với tiền mặt chưa đóng bó, niêm phong theo quy định phải kiểm đếm tờ Khi xét thấy cần thiết phải mở số bó tất bó để kiểm đếm tờ Kiểm đếm xong, phải đóng bó, niêm phong quy định - Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kê với số dư sổ quỹ, sổ kế tốn; có chênh lệch tiền mặt thực tế so với sổ sách phải tìm nguyên nhân xử lý theo quy định - Kiểm kê xong, Giám đốc (Trưởng phòng Giao dịch), Kế toán trưởng người ủy quyền, ủy nhiệm Thủ quỹ phải ký Sổ quỹ, Sổ kế toán Sổ kiểm quỹ 14.2 Đối với giấy tờ có giá: Thực theo hướng dẫn điểm 10.4 văn Trong ngày giao dịch, có phát sinh xuất, nhập giấy tờ có giá (có phiếu xuất, nhập kho) cuối ngày, Ban quản lý kho thực việc kiểm kê loại giấy tờ có giá ký xác nhận sổ theo dõi nhập, xuất giấy tờ có giá sổ kế tốn 14.3 Đối với tài sản quý: Thực việc kiểm kê kho cuối ngày giấy tờ có giá (nếu có phát sinh nhập, xuất) 15 Kiểm kê định kỳ kho tiền (Điều 36): 15.1 Kiểm kê hàng tháng: - Nội dung: Kiểm kê toàn tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý - Thời điểm kiểm kê: Tiến hành vào cuối ngày làm việc cuối tất tháng năm 15.2 Kiểm tra kiểm kê định kỳ tháng/1 lần: - Nội dung: Kiểm tra tồn diện cơng tác đảm bảo an toàn kho quỹ kiểm kê toàn tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý - Thời điểm: Thực tháng/01 lần vào thời điểm ngày 01/01 01/7 hàng năm 16 Khen thưởng (điểm 1- Điều 41 ): 16.1 Bộ trưởng Bộ Tài khen thưởng cho cán có thành tích: LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn - Trả lại tiền khách hàng nộp thừa từ 40.000.000đ/món trở lên năm cơng tác, cán có nhiều lần trả lại tiền thừa cho khách hàng tổng số tiền thừa lần trả lại từ 40.000.000đ trở lên; - Phát thu giữ tiền giả từ 20 tờ/01 trở lên có thành tích xuất sắc việc phối hợp với lực lượng Công an bắt giữ tội phạm tiền giả 16.2 Tổng Giám đốc KBNN khen thưởng cho cán có thành tích: - Trả lại tiền khách hàng nộp thừa từ 10.000.000đ đến 40.000.000đ/món; - Phát thu giữ tiền giả từ 05 tờ đến 20 tờ/01 Hồ sơ đề nghị khen thưởng gồm: - Đối với thành tích trả lại tiền khách hàng nộp thừa: + Văn KBNN tỉnh đề nghị Tổng Giám đốc KBNN khen thưởng + Biên trả lại tiền khách hàng nộp thừa + Bản tường trình cán trực tiếp trả lại tiền khách hàng nộp thừa (có xác nhận lãnh đạo KBNN nơi công tác) + Văn gửi cho đơn vị có tiền nộp thừa (đối với trường hợp khách hàng nộp tiền quan, đơn vị tập thể) - Đối với thành tích phát thu giữ tiền giả: + Văn Giám đốc KBNN tỉnh đề nghị khen thưởng cho cá nhân có thành tích phát hiện, thu giữ tiền giả Đối với trường hợp có thành tích xuất sắc phối hợp với lực lượng Công an bắt giữ tội phạm tiền giả phải có xác nhận quan Cơng an văn đề nghị khen thưởng + Biên thu giữ tiền giả + Bản tường trình cán trực tiếp phát thu giữ tiền giả Trong thời hạn 20 ngày làm việc (kể từ ngày phát sinh việc), KBNN tỉnh gửi hồ sơ đề nghị khen thưởng nêu KBNN để xem xét làm thủ tục khen thưởng (hoặc trình Bộ tài khen thưởng) - Giám đốc KBNN tỉnh chịu trách nhiệm kiểm tra tính xác hồ sơ khen thưởng thành tích: trả lại tiền thừa cho khách hàng; phát thu giữ tiền giả 16.3 Căn vào tình hình thực tế đơn vị, Giám đốc KBNN tỉnh chủ động xây dựng chế khen thưởng cho cán bộ, cơng chức thuộc thẩm quyền có thành tích trả lại tiền khách hàng nộp thừa; thành tích phát thu giữ tiền giả mức quy định Bộ trưởng Bộ Tài Tổng Giám đốc KBNN khen 17 Xử lý cá nhân gây thiếu, tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý (Điều 42): - Giao Giám đốc KBNN tỉnh xem xét, xử lý trường hợp thừa, thiếu, tiền mặt có giá trị 50 triệu đồng lỗi sơ suất kiểm đếm, giao nhận, bảo quản Sau xử lý phải có báo cáo kết KBNN Trường hợp thừa, thiếu tiền từ 50 triệu đồng trở lên phải báo cáo KBNN xem xét, giải LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 ... 3.3 Hệ thống chữa cháy: Trang bị hệ thống chữa cháy tự động bán tự động kho Tại hành lang bảo vệ khu vực kho tiền đặt số bình bọt, bình bột điều khiển tay Phải có hệ LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT... ngày), đánh số thứ tự liên tục tháng (nếu tài sản kiểm kê cuối tháng), đánh số thứ tự liên tục 01 năm với loại tài sản khác LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn... ngày ngày Dòng thứ tư: Cân đối cột thu cột chi ghi dòng gạch ngang hết sổ Dòng thứ năm: Ghi số tiền tồn quỹ ngày (bằng chữ) LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn