UBND TỈNH QUẢNG NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM UBND TỈNH QUẢNG NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ CÔNG THƯƠNG Độc lập Tự do Hạnh phúc QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN[.]
UBND TỈNH QUẢNG NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ CÔNG THƯƠNG Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ (Ban hành kèm theo Quyết định số: 181/QĐ-SCT ngày 28 tháng năm 2016 Giám đốc Sở Công Thương tỉnh Quảng Nam) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định tổ chức, hoạt động mối quan hệ công tác Bộ phận Tiếp nhận Trả kết với phịng chun mơn, đơn vị thuộc Sở (sau gọi chung phịng chun mơn) để giải hồ sơ công dân, tổ chức doanh nghiệp theo chế cửa Sở Công Thương Quảng Nam Quy chế áp dụng loại hồ sơ thuộc thủ tục hành Sở Công Thương tỉnh Quảng Nam Điều Nguyên tắc hoạt động Bộ phận Tiếp nhận trả kết (Bộ phận TN&TKQ): Các thủ tục hành phải niêm yết công khai, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu theo Quyết định cơng bố thủ tục hành Ủy ban nhân dân tỉnh Việc hướng dẫn, tiếp nhận, thẩm định, giải hồ sơ phải tuân thủ theo quy định pháp luật Khi có nhu cầu giải thủ tục hành chính, cá nhân, tổ chức liên hệ với đầu mối Bộ phận tiếp nhận trả kết Sở Công Thương để nộp hồ sơ nhận kết giải Bảo đảm minh bạch, khách quan công việc tiếp nhận hồ sơ, giải trả kết Bảo đảm giải công việc hạn, nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ thực khơng q lần suốt q trình giải hồ sơ Bảo đảm phối hợp chặt chẽ Bộ phận Tiếp nhận Trả kết phịng chun mơn giải cơng việc cá nhân, tổ chức Việc thu phí, lệ phí cá nhân, tổ chức thực theo quy định pháp luật Không yêu cầu cá nhân, tổ chức cung cấp tài liệu, giấy tờ, thông tin vốn thuộc trách nhiệm xác minh, thu thập quan hành nhà nước văn quan có thẩm quyền tỉnh ban hành, văn quy phạm pháp luật quan có thẩm quyền cấp ban hành Khơng lạm dụng yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp có chứng thực giấy tờ, văn thực thủ tục hành Điều Thời gian tiếp nhận giải hồ sơ Bộ phận tiếp nhận trả kết Tổ chức tiếp nhận giải hồ sơ vào tất ngày làm việc từ thứ hai đến thứ sáu; thời gian làm việc: - Buổi sáng: Từ 07 đến 11 - Buổi chiều: Từ 13 30 phút đến 16 30 phút - Thời gian lại ngày làm việc dùng để xếp, lưu trữ, cập nhật, chuyển hồ sơ tiếp nhận hồ sơ giải từ phịng chun mơn, phận có liên quan chuyển đến Việc tổ chức làm việc vào ngày thứ bảy thực theo quy định Trung ương Ủy ban nhân dân tỉnh Chương II VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ Điều Vị trí Bộ phận tiếp nhận trả kết Bộ phận TN&TKQ đặt Văn phịng Sở Cơng Thương; trực tiếp thực nhiệm vụ, có 03 cơng chức Giám đốc Sở định thành lập Công chức làm việc Bộ phận TN&TKQ chịu quản lý trực tiếp Chánh Văn phòng Sở theo đạo điều hành Giám đốc Sở Điều Chức năng, nhiệm vụ Bộ phận TN&TKQ: Tiếp tổ chức, cá nhân doanh nghiệp Phòng làm việc Bộ phận TN&TKQ có yêu cầu giải TTHC thuộc phạm vi trách nhiệm quyền hạn Sở Trường hợp yêu cầu giải tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp không thuộc phạm vi trách nhiệm quyền hạn Sở hướng dẫn để tổ chức, cá nhân doanh nghiệp đến quan chức có thẩm quyền giải Phối hợp với phịng chun mơn kiểm tra tính pháp lý số lượng hồ sơ đầy đủ theo quy định; viết giấy tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết cho công dân, tổ chức, doanh nghiệp theo thời gian quy định Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định hướng dẫn để cơng dân, tổ chức doanh nghiệp bổ sung, hồn chỉnh hồ sơ Xử lý chuyển hồ sơ kịp thời đến phịng chun mơn để giải Theo dõi, đôn đốc nhận kết xử lý từ phịng chun mơn thuộc Sở giao trả kết cho công dân, tổ chức theo thời gian ghi giấy tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết Trường hợp trả kết giải hồ sơ theo thời gian quy định ghi phiếu hẹn thơng báo cho công dân, tổ chức, doanh nghiệp biết lý hẹn lại thời gian trả kết Tổ chức thu phí, lệ phí (nếu có), ghi chép đầy đủ thông tin vào Sổ tiếp nhận trả kết thực công tác lưu trữ theo quy định Thực công tác tổng hợp, thống kê số liệu báo cáo theo định kỳ tháng, quý, tháng, năm Điều Diện tích, trang thiết bị Bộ phận TN&TKQ: - Diện tích tối thiều phòng làm việc Bộ phận Tiếp nhận Trả kết quả: 40m2 Sở Cơng Thương bố trí 50% diện tích Bộ phận Tiếp nhận Trả kết để bố trí nơi ngồi chờ cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch, thực TTHC - Bộ phận TN&TKQ trang bị đầy đủ phương tiện làm việc cần thiết, bao gồm: Bàn, ghế để làm việc tiếp khách, ghế ngồi chờ; máy photocoppy, máy vi tính (có nối mạng), máy in, máy điện thoại cố định, máy Fax, máy scan, quạt mát, máy điều hịa nhiệt độ, bảng thơng báo, niêm yết, bàn viết hồ sơ dành cho cá nhân, tổ chức, tủ hồ sơ lưu trữ, Điều Công khai thủ tục hành Bộ phận Tiếp nhận Trả kết Thủ tục hành cơng khai rõ ràng, đầy đủ Bộ phận tiếp nhận trả kết theo hướng dẫn Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07/02/2014 Bộ Tư pháp, gồm thông tin chủ yếu sau: a) Danh mục thủ tục hành thực chế cửa, cửa liên thơng b) Nội dung thủ tục gồm: tên thủ tục hành chính, cấp thẩm quyền giải quyết, thành phần hồ sơ số lượng loại, số hồ sơ phải nộp, thời hạn giải trả kết quả, mức phí lệ phí thực thủ tục, biểu mẫu thủ tục c) Từng thủ tục phải có hướng dẫn cách thức thực kèm theo hồ sơ mẫu điền thông tin để cá nhân, tổ chức tham khảo d) Danh mục thủ tục hành tiếp nhận, giải theo chế cửa, cửa liên thông trực tuyến qua mạng Internet từ mức độ trở lên quy trình, cách thức truy cập, nộp hồ sơ điện tử, nhận kết giải Việc cơng khai thủ tục hành thực đồng thời 03 hình thức, bao gồm: a) Niêm yết bảng niêm yết thủ tục hành (khổ giấy A4, in 01 mặt) b) In thành tài liệu đặt bàn viết hồ sơ (gồm hồ sơ mẫu) c) Niêm yết hình cảm ứng tra cứu thủ tục hành (nếu trang bị) Điều Công khai thông tin đường dây nóng Bộ phận tiếp nhận trả kết Bên cạnh niêm yết nội dung hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực phản ánh, kiến nghị quy định hành theo Thơng tư 05/2014/TT - BTP ngày 07/02/2014 Bộ Tư pháp, Sở Công Thương Quảng Nam cơng khai thơng tin đường dây nóng chế cửa, chế cửa liên thông Bộ phận tiếp nhận trả kết để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, góp ý cá nhân tổ chức, bao gồm: Số điện thoại địa thư điện tử cán bộ, công chức phân công tiếp nhận phản ánh, kiến nghị người đứng đầu quan hành Hình thức cơng khai bao gồm: a) Niêm yết bảng niêm yết Bộ phận tiếp nhận trả kết bàn viết hồ sơ b) In thông tin vào giấy biên nhận hồ sơ hẹn trả kết Điều Cán bộ, công chức Bộ phận tiếp nhận trả kết Công chức làm việc Bộ phận tiếp nhận trả kết Sở Công Thương chịu quản lý, điều hành Chánh Văn phòng Sở Yêu cầu phẩm chất, lực cán bộ, công chức Bộ phận tiếp nhận trả kết quả: a) Có chun mơn, nghiệp vụ phù hợp với u cầu cơng việc b) Có phẩm chất, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm tính chun nghiệp cao c) Có tác phong, thái độ chuẩn mực, giao tiếp tốt với cá nhân, tổ chức Trách nhiệm cán bộ, công chức Bộ phận tiếp nhận trả kết quả: a) Thực nghiêm túc, đầy đủ quy chế hoạt động Bộ phận tiếp nhận trả kết b) Tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực giao dịch hành c) Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực thủ tục hành đầy đủ, rõ ràng, xác đảm bảo cá nhân, tổ chức phải bổ sung hồ sơ lần d) Tiếp nhận hồ sơ hành cá nhân, tổ chức theo quy định đ) Chủ động tham mưu, đề xuất sáng kiến cải tiến việc thực thủ tục hành chính; kịp thời phát hiện, kiến nghị với quan, người có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung, thay đổi hủy bỏ, bãi bỏ quy định thủ tục hành khơng khả thi khơng phù hợp với tình hình thực tế địa phương e) Mặc đồng phục (nếu có) q trình thực thi nhiệm vụ g) Thực quy định khác pháp luật Quyền lợi cán bộ, công chức Bộ phận tiếp nhận trả kết quả: a) Được tập huấn chuyên môn nghiệp vụ kỹ ứng xử, giao tiếp với cá nhân, tổ chức; b) Được hưởng chế độ hỗ trợ theo quy định Chương III MỐI QUAN HỆ PHỐI HỢP Điều 10 Đối với lãnh đạo Sở Bộ phận TN&TKQ chịu lãnh đạo, đạo lãnh đạo Sở thông qua Văn phịng; thường xun báo cáo tình hình kết vướng mắc, phát sinh trình giải công việc để lãnh đạo Sở theo dõi đạo xử lý kịp thời, pháp luật Điều 11 Đối với phịng chun mơn thuộc Sở Bộ phận TN&TKQ có phối hợp chặt chẽ, đồng kịp thời với phịng chun mơn thuộc Sở để theo dõi, đôn đốc thực công việc, kịp thời phát vướng mắc, trở ngại để có hướng xử lý, giải yêu cầu tổ chức, cơng dân doanh nghiệp Trong q trình tiếp nhận hồ sơ, thủ tục vướng mắc, chưa rõ ràng cơng chức làm việc Bộ phận TN&TKQ trao đổi với phịng chun mơn để thống trước nhận hồ sơ Chương IV QUY TRÌNH THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA Điều 12 Quy trình thực thủ tục hành theo chế cửa Nộp tiếp nhận hồ sơ a) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp Bộ phận tiếp nhận trả kết qua đường bưu (ghi rõ nơi nhận Bộ phận tiếp nhận trả kết Sở Công Thương) nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng Internet địa chỉ: congthuong.quangnam.gov.vn (đối với thủ tục công bố thực trực tuyến qua mạng Internet từ mức độ trở lên) b) Công chức Bộ phận tiếp nhận trả kết kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ hồ sơ Trường hợp hồ sơ cá nhân, tổ chức không thuộc thẩm quyền giải Sở Cơng Thương hướng dẫn cụ thể, chu cá nhân, tổ chức đến quan có thẩm quyền giải theo quy định hành Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ hướng dẫn cụ thể Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (mẫu theo Phụ lục I), gửi Phiếu trực tiếp cho cá nhân, tổ chức; gửi qua đường bưu đăng tải Trang/Cổng thông tin điện tử đơn vị (nếu hồ sơ nộp qua đường bưu chính); gửi vào tài khoản trực tuyến địa thư điện tử mà người nộp hồ sơ đăng ký (nếu hồ sơ nộp trực tuyến từ mức độ trở lên) Việc hướng dẫn thực theo nguyên tắc lần, cụ thể, đầy đủ, theo quy định niêm yết công khai c) Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, công chức Bộ phận tiếp nhận trả kết nhập thông tin vào Sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ - trả kết (Phụ lục số I) Phần mềm cửa điện tử (nếu có) d) Đối với hồ sơ theo quy định phải giải trả kết (Đối với Thông báo thực Khuyến mại Thông báo sửa đổi, bổ sung chương trình khuyến mại), khơng phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết quả, công chức Bộ phận Tiếp nhận Trả kết xác nhận hồ sơ cho tổ chức, cá nhân chuyển hồ sơ cho phận chuyên môn * Trường hợp hồ sơ vướng mắc, chưa rõ ràng cần trao đổi ý kiến với phịng chun mơn để hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân Đối với hồ sơ không thuộc trường hợp trên, công chức giao Giấy tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết (theo mẫu Phụ lục số I) có đầy đủ thông tin trực tiếp cho người nộp hồ sơ; gửi qua đường bưu đăng tải lên Cổng/Trang thơng tin điện tử đơn vị (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu chính); gửi vào tài khoản trực tuyến địa thư điện tử mà người nộp hồ sơ đăng ký (nếu hồ sơ nộp trực tuyến từ mức độ trở lên) Luân chuyển hồ sơ a) Sau tiếp nhận hồ sơ giao Giấy tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết cho cá nhân, tổ chức; công chức Bộ phận tiếp nhận trả kết chuyển hồ sơ cho cơng chức phịng chun mơn liên quan buổi làm việc, lập Phiếu kiểm sốt q trình giải hồ sơ kèm theo nhập thông tin Phần mềm cửa điện tử (Mẫu Phiếu kiểm soát trình giải hồ sơ Phụ lục I kèm theo Quy định này) Trường hợp hồ sơ tiếp nhận 30 phút cuối buổi làm việc chuyển hồ sơ cho phịng chun mơn vào đầu buổi làm việc b) Phiếu kiểm sốt q trình giải hồ sơ chuyển theo hồ sơ lưu Bộ phận tiếp nhận trả kết sau trả kết cho cá nhân, tổ chức; c) Tùy vào điều kiện cụ thể, quan quy định việc tạo lập hồ sơ điện tử để lưu chuyển xử lý, giải tồn quy trình nghiệp vụ giải thủ tục hành quan Xử lý, giải hồ sơ Sau tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận trả kết quả, cơng chức phịng chun mơn giải sau: a) Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Cơng chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền định chuyển kết giải hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận trả kết b) Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Cơng chức báo cáo người có thẩm quyền phương án thẩm tra, xác minh tổ chức thực Quá trình thẩm tra, xác minh phải lập thành hồ sơ lưu với hồ sơ lưu quan giải Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: Cơng chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền định chuyển kết giải hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận trả kết Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Cơng chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận trả kết kèm theo thông báo văn nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung thời hạn bổ sung (Mẫu số 05 Phụ lục I) Việc thông báo bổ sung hồ sơ phải thực thời hạn giải hồ sơ theo quy định Thời gian mà quan, tổ chức giải lần đầu tính tổng thời gian giải hồ sơ, trừ trường hợp hồ sơ bổ sung khác với hồ sơ lần đầu cần phải thẩm tra, xác minh lại c) Các hồ sơ quy định Điểm a, b Khoản sau thẩm định không đủ điều kiện giải theo quy định pháp luật, cơng chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ thông báo văn nêu rõ lý không giải hồ sơ Thời hạn thông báo phải thời hạn giải hồ sơ theo quy định d) Các hồ sơ q hạn giải quyết: Cơng chức phịng chun mơn giải hồ sơ phải tham mưu lãnh đạo quan văn xin lỗi cá nhân, tổ chức theo quy định Quyết định số 2031/QĐ-UBND ngày 08/6/2015 Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời Thông báo hẹn lại ngày trả kết (mẫu số 06 Phụ lục I), chuyển cho Bộ phận tiếp nhận trả kết để gửi cho cá nhân, tổ chức e) Nếu hồ sơ công chức làm việc Bộ phận TN&TKQ chuyển đến, Phịng chun mơn kiểm tra khơng theo quy định Phịng chun mơn có quyền trả lại để bổ sung hồ sơ Công chức làm việc Bộ phận TN&TKQ phải trực tiếp liên hệ đề nghị công dân, tổ chức doanh nghiệp bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định Trả kết giải hồ sơ Công chức Bộ phận tiếp nhận trả kết cập nhật thông tin vào Sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ - trả kết Phần mềm cửa điện tử (nếu có) trả kết cho cá nhân, tổ chức sau: a) Các hồ sơ giải xong: Trả kết giải hồ sơ cho cá nhân, tổ chức trực tiếp Bộ phận tiếp nhận trả kết qua dịch vụ bưu (nếu cá nhân, tổ chức đăng ký nhận kết qua dịch vụ bưu chính), trả kết trực tuyến qua mạng Internet theo quy định (nếu thủ tục áp dụng trực tuyến mức độ trở lên) b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để đề nghị bổ sung hồ sơ theo thông báo quan, gửi văn xin lỗi đơn vị (nếu lỗi công chức tiếp nhận hồ sơ) Hồ sơ chờ bổ sung lưu Bộ phận tiếp nhận trả kết chuyển lại cho công chức, phận, phịng chun mơn thụ lý trước cá nhân, tổ chức hồn thiện hồ sơ theo thông báo c) Đối với hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo khơng giải hồ sơ khơng đủ điều kiện theo quy định pháp luật; d) Đối với hồ sơ hạn giải quyết: Liên hệ, chuyển văn xin lỗi nêu rõ lý hạn, thời hạn trả kết lần sau cho cá nhân, tổ chức trước thời điểm trả kết ghi Giấy tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết quả; đ) Đối với hồ sơ giải xong trước thời hạn trả kết quả: Thông báo để cá nhân, tổ chức nhận kết quả; e) Trường hợp cá nhân, tổ chức đăng ký nhận kết qua dịch vụ bưu nhận kết trực tuyến qua mạng Internet (dịch vụ công trực tuyến mức độ trở lên), việc tốn phí, lệ phí (nếu có) cước phí thực thơng qua cơng cụ toán trực tuyến, chuyển khoản theo quy định hành pháp luật Chương V KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT Điều 13 Khen thưởng, kỷ luật: Trách nhiệm kết thực chế cửa đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng năm người đứng đầu phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở cán bộ, cơng chức Lãnh đạo phịng, ban, đơn vị trực thuộc cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ thực chế cửa xem xét, khen thưởng hàng năm theo quy định pháp luật thi đua khen thưởng Các phận, đơn vị cá nhân có hành vi vi phạm quy định cản trở việc tổ chức thực chế cửa tùy theo mức độ vi phạm bị xem xét, xử lý theo quy định pháp luật Chương VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 14 Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc, Bộ phận tiếp nhận Trả kết Cán bộ, cơng chức thuộc Sở có trách nhiệm tổ chức thực Quy chế Trong trình thực hiện, có vấn đề phát sinh, chưa hợp lý cần góp ý bổ sung, điều chỉnh Trưởng phịng chun mơn thuộc Sở cán bộ, công chức Sở kịp thời phản ánh với Giám đốc Sở (qua Văn phòng Sở) để xem xét, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./ 10 GIÁM ĐỐC (đã ký) Nguyễn Quang Thử 11 ... nghị quy định hành theo Thông tư 05/2014/TT - BTP ngày 07/02/2014 Bộ Tư pháp, Sở Công Thương Quảng Nam công khai thông tin đường dây nóng chế cửa, chế cửa liên thông Bộ phận tiếp nhận trả kết... lãnh đạo quan văn xin lỗi cá nhân, tổ chức theo quy định Quyết định số 2031/QĐ -UBND ngày 08/6/2015 Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời Thông báo hẹn lại ngày trả kết (mẫu số 06 Phụ lục I), chuyển cho... hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định hướng dẫn để cơng dân, tổ chức doanh nghiệp bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ Xử lý chuyển hồ sơ kịp thời đến phịng chun mơn để giải Theo dõi, đơn đốc nhận kết