TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN MÔN HỌC QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐỀ TÀI KIỂM SOÁT DỰ ÁN VÀ CÔNG TÁC KIỂM. LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, khi nước ta bắt đầu hội nhập kinh tế quốc tế, diện mạo đất nước không ngừng đổi mới và kinh tế càng tăng trưởng, đời sống người dân không ngừng được cải thiện nâng cao. Cùng với sự hội nhập quốc tế thì đó cũng là sự cạnh tranh không ngừng giữa các doanh nghiệp với nhau. Và để dự án được hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng và cạnh tranh chi phí với đối thủ thì quá trình quản trị, và quan trọng là kiểm soát để dự án thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình. Kiểm soát dự án là quá trình thực hiện xuyên suốt trong cả dự án. Nhằm thực hiện quá trình kiểm soát bám sát thực tế, chủ đề “Kiểm soát dự án và công tác kiểm soát dự án ở Family Mart” sẽ tiếp cận và cung cấp các thông tin nhằm đưa mọi người đến gần với các nội dung kiểm soát và các phương pháp cũng như các thông số dùng để đo lường kết quả nội dung kiểm soát.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN MÔN HỌC: QUẢN TRỊ DỰ ÁN Lớp học phần: 2221101013902 Giảng viên giảng dạy: Nguyễn Thị Hải Bình ĐỀ TÀI: KIỂM SỐT DỰ ÁN VÀ CƠNG TÁC KIỂM SOÁT DỰ ÁN Ở FAMILY MART Cá nhân/Thành viên nhóm gồm: STT HỌ TÊN SV MÃ SỐ SV Dương Ngọc Nghi Võ Hoài Long Võ Hồng Nguyên 2021007894 2021006925 1832000346 TP Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2022 ĐIỂM DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1 Quy trình xác định Stakeholder Hình 1: Tiến độ công việc Family Mart 25 DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng Trang Bảng 2.1: Bảng tổng hợp dự tốn chi phí dự án 21 Bảng 2.2: Bảng so sánh kết thực chi so với dự kiến công việc 29/6/2022 22 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC HÌNH DANH MỤC CÁC BẢNG LỜI MỞ ĐẦU Phần CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Một số khái niệm quản trị dự án vào cơng tác kiểm sốt dự án 1.2 Ý nghĩa công tác kiểm soát dự án bên liên quan 1.3 Các phương pháp kiểm soát dự án 10 1.4 Nội dung kiểm soát dự án 13 Phần KIỂM SOÁT DỰ ÁN 18 2.1 Mô tả Dự án 18 2.2 Kiểm soát dự án .21 Phần KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT 28 3.1 Mặt đạt dự án Family Mart .28 3.2 Mặt chưa đạt dự án Family Mart 28 3.3 Một số đề xuất nhằm cải tiến hệ thống kiểm soát .28 3.4 Kết luận 28 LỜI MỞ ĐẦU Trong năm gần đây, nước ta bắt đầu hội nhập kinh tế quốc tế, diện mạo đất nước không ngừng đổi kinh tế tăng trưởng, đời sống người dân không ngừng cải thiện nâng cao Cùng với hội nhập quốc tế cạnh tranh khơng ngừng doanh nghiệp với Và để dự án hoàn thành tiến độ, chất lượng cạnh tranh chi phí với đối thủ q trình quản trị, quan trọng kiểm soát để dự án thực chức nhiệm vụ Kiểm sốt dự án q trình thực xuyên suốt dự án Nhằm thực trình kiểm sốt bám sát thực tế, chủ đề “Kiểm sốt dự án cơng tác kiểm sốt dự án Family Mart” tiếp cận cung cấp thông tin nhằm đưa người đến gần với nội dung kiểm soát phương pháp thông số dùng để đo lường kết nội dung kiểm soát Bài tiểu luận gồm phần Phần 1: Cơ sở lý thuyết Phần 2: Kiểm soát dự án Phần 3: Kết luận số đề xuất 1.1 Phần CƠ SỞ LÝ THUYẾT Một số khái niệm quản trị dự án vào công tác kiểm soát dự án 1.1.1 Quản trị dự án Quản trị dự án áp dụng cách phù hợp kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực dự án, theo dõi giám sát dự án kết thúc dự án để đạt yêu cầu dự án (Nguồn: Sách quản trị dự án trường Tài Chính – Marketing) Quản trị dự án thường bao gồm: - Xác định yêu cầu (của công ty khách hàng) - Xác định đáp ứng nhu cầu, mối quan tâm, mong đợi chủ thể dự án trình lập kế hoạch thực dự án - Cân đối hài hoà yêu cầu, ràng buộc khác dự án bao gồm: Phạm vi dự án; Chất lượng; Tiến độ; Kinh phí; Nguồn lực; Rủi ro Mỗi dự án cụ thể có u cầu ràng buộc định địi hỏi nhà quản lý dự án cần phải xác định thứ tự ưu tiên yêu cầu Giữa ràng buộc có mối quan hệ với nhau, tức ràng buộc thay đổi kéo theo nhiều ràng buộc khác thay đổi theo Ví dụ thời hạn hoàn thành dự án yêu cầu rút ngắn lại thường kéo theo kinh phí thực dự án phải tăng lên cần phải bổ xung thêm nguồn lực để thực khối lượng công việc khoảng thời gian ngắn Nếu bổ xung thêm kinh phí cho dự án phải chấp nhận thu hẹp phạm vi dự án cách cắt giảm số hạng mục công việc chấp nhận giảm chất lượng đầu (sử dụng nguyên vật liệu có chất lượng thấp thay đổi phương án thi cơng địi hỏi chi phí chất lượng thấp hơn) Các chủ thể dự án có ý kiến khác nhân tố quan trọng tạo thách thức lớn cho dự án Thay đổi yêu cầu dự án làm gia tăng mức độ rủi ro dự án Như đội dự án phải có khả đánh giá tình hình hài hồ yêu cầu khác để thực chuyển giao dự án cách thành công Quản trị dự án ứng dụng kiến thức, kỹ vào hoạt động dự án để đảm bảo dự án đạt mục tiêu, yêu cầu đặt Quản trị dự án nhằm giúp dự án đạt mục tiêu đặt giúp đảm bảo đạt hiệu mong đợi 1.1.2 Khái niệm kiểm soát dự án Kiểm sốt dự án q trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh việc thực nhằm đảm bảo cho mục tiêu, kế hoạch dự án hồn thành có hiệu Kiểm sốt dự án trình kiểm tra, theo dõi dự án mặt tiến độ thời gian, chi phí tiến trình thực nhằm đánh giá thường xuyên mức độ hoàn thành đề xuất biện pháp hành động cần thiết để thực thành công dự án (Nguồn: Sách quản trị dự án trường Tài Chính – Marketing) Mục đích kiểm sốt dự án: - Đảm bảo dự án nằm phạm vi ngân sách phê duyệt - Đảm bảo dự án hoàn thành thời hạn tiến độ đề ra, đảm bảo yêu cầu kế hoạch - Phát kịp thời tình bất thường nảy sinh đề xuất biện pháp giải - Đảm bảo dự án phải đáp ứng yêu cầu chất lượng quy cách kỹ thuật 1.1.2.1 Hệ thống kiểm soát dự án Hệ thống kiểm soát dự án: phần hệ thống quản trị dự án sử dụng để: đảm bảo tiến độ, chi phí, chất lượng cơng việc; thấy sớm vấn đề tiến triển chậm trễ dự án để xử lý vấn đề; dễ dàng trao đổi thơng tin nhóm thành viên dự án; phản ứng nhanh với công việc không phù hợp; tái khẳng định cam kết rút học cho dự án khác Hệ thống kiểm soát dự án bao gồm: Hệ thống kiểm sốt tài chính: Theo dõi quản lý, kiểm sốt tất vấn đề tài dự án Hệ thống kiểm sốt q trình: Liên quan đến việc thực dự án tổ chức, bên liên quan để quản lý dự án có hiệu Hệ thống kiểm sốt hoạt động: Liên quan đến việc ghi chép hoạt động thường ngày dự án đảm bảo chúng thực Mục đích hệ thống kiểm sốt: thu thập báo cáo liệu sau xem xét sai lệch thực tế kế hoạch nhằm phản ánh trạng dự án, đảm bảo thay đổi phù hợp phê chuẩn, đảm bảo chất lượng mức độ báo cáo phải đáng tin cậy, thống phù hợp với cấp nhóm dự án Kiểm soát dự án cần phải thực thường xuyên suốt chu kỳ hoạt động dự án, phải đưa vào kế hoạch dự án, phải hiểu có tham gia tất thành viên dự án 1.1.2.2 Những vấn đề khó khăn kiểm sốt dự án: Chỉ nhấn mạnh đến yếu tố chi phí, bỏ qua tiến độ chất lượng Quy trình kiểm sốt gặp phản đối không đồng ý Thông tin báo cáo khơng xác khơng đầy đủ Thái độ bảo thủ dẫn đến thông tin bị thiên lệch, thành kiến Quan điểm khác nhà quản lý vấn đề tranh cãi Các chế báo cáo thơng tin kế tốn bị sai lệch 1.1.2.3 Một số vấn đề khác kiểm soát Xác định thơng tin cần thu thập: để kiểm sốt tốt nguồn thơng tin đầu vào phải đảm bảo như: Khối lượng công việc, chất lượng, tiến độ, nguồn lực sử dụng, rủi ro làm dự án không thực theo kế hoạch, trễ tiến độ, vượt chi phí, nguồn lực thay đổi, khó khăn xảy Xác định kiểm sốt dự án cho đối tượng nào: đội ngũ quản lý dự án, chủ dự án/ tổ chức mẹ, quan quản lý/ quan chức có liên quan, nhà tài trợ, nhà thầu/nhà tư vấn/nhà cung cấp, quan truyền thông, tổ chức xã hội, địa phương 1.1.2 Đánh giá dự án Đánh giá dự án trình nhận định dự án cách hệ thống khách quan: - Việc thực dự án tổng thể - Tính hiệu tính hợp lý liên tục chiến lược thiết kế dự án theo mục tiêu trước mắt dài hạn - Những ảnh hưởng tính bền vững tương lai kết dự án - Bài học kinh nghiệm cho dự án Mục đích đánh giá dự án: - Để có nhìn tồn diện hệ thống trạng để đưa định quản trị - Để có đánh giá độc lập khách quan việc thực - Để rút học kinh nghiệm cho dự án tương tự - Để đánh giá hiệu nhóm dự án hệ thống kiểm soát dự án 1.1.3 Giám sát dự án Là trình kiểm tra thường xuyên tiến trình dự án suốt thời gian thực dự án giai đoạn vận hành dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm sở cho định quản lý như: - Giám sát cần thiết kiểm soát dự án - Giúp thành viên dự án hiểu tốt mục tiêu dự án - Gia tăng mối quan hệ nhóm cơng tác - Chuẩn bị cho nhóm cơng tác thích nghi với thay đổi dự án - Gia tăng tầm nhìn dự án nhà quản lý cấp cao - Cải thiện mối quan hệ khách hàng 1.2 Ý nghĩa cơng tác kiểm sốt dự án bên liên quan Quản lý bên liên quan dự án (Project Stakeholder Management) bao gồm qui trình cần thiết để: - Xác định người, nhóm, tổ chức mà ảnh hưởng bị ảnh hưởng dự án - Phân tích mong muốn ảnh hưởng bên liên quan lên dự án - Xây dựng chiến lược quản lý phù hợp để bên liên quan tham gia vào dự án hiệu việc định thực dự án - Ngoài việc quản lý bên liên quan tập trung vào việc communicate liên tục với bên để hiểu nhu cầu mong muốn, vấn đề xảy ra, quản lý mâu thuẫn lợi ích khuyến khích bên liên quan tham gia vào định hoạt động dự án Sự hài lòng bên liên quan nên quản lý mục tiêu dự án Qui trình quản lý bên liên quan bao gồm qui trình sau: - Xác đinh bên liên quan (Stakeholder identify) - Lên kế hoạch quản lý bên liên quan (Plan Stakeholder Management) - Quản lý cam kết/rằng buộc bên liên quan (Manage Stakeholder Engagement) - Kiểm soát cam kết bên liên quan (Control Stakeholder Management) Tất dự án có bên liên quan bị ảnh hưởng dự án bên ảnh hưởng lên dự án theo cách tích cực tiêu cực Trong số Stakeholders có khả giới hạn ảnh hưởng đến project, số khác lại có tầm ảnh hưởng quan trọng tới dự án kết mong muốn Khả Project manager việc xác định quản lý xác Stakeholders theo cách đồng nghĩa với khác biệt thành công thất bại 1.2.1 Xác định Stakeholders Xác định Stakeholders trình việc xác định cá nhân, nhóm, tổ chức mà ảnh hưởng bị ảnh hưởng định, hoạt động đầu dự án Phân tích tài liệu hóa thơng tin thích đáng liên quan đến lợi ích, tham gia, phụ thuộc lẫn nhau, tác động ảnh hưởng tiềm tàng lên thành công dự án - Rà sốt kiểm tra phạm vi thực hiện: Khi thức áp dụng phạm vi phê duyệt dự án, thay đổi tránh khỏi Công tác rà soát kiểm tra phạm vi thực việc quản trị thay đổi phạm vi dự án, tác động lên nhân tố gây thay đổi phạm vi đảm bảo thay đổi thống với toàn thành phần khác dự án theo mục tiêu dự án chiến lược phát triển doanh nghiệp Muốn thay đổi phạm vi phê duyệt phạm vi phải đáp ứng cách xác yêu cầu chủ đầu tư hai bên thống Khơng thể thay đổi phạm vi chưa có thống bên có liên quan Quá trình rà sốt kiểm tra phạm vi thực cần phải phân tích sai lệch Phân tích sai lệnh so sánh kết công việc dự án thiết lập thực tế 1.4.5 Kiểm soát rủi ro Kiểm soát rủi ro dự án hoạt động trình quản dự án Đây trình theo dõi phản ứng với rủi ro, đánh giá phản ứng rủi ro cải hiệu bên liên quan để quản lý rủi ro suốt vịng đời dự án Các cơng cụ kiểm sốt rủi ro dự án - Công cụ định lượng: Công cụ đòi hỏi phải thu thập liệu, phân tích mơ hình hóa rủi ro đánh giá rủi ro từ phía chuyên gia Lợi ích từ công cụ cung cấp thông tin dạng định lượng để hỗ trợ cho việc định nhằm kiểm soát giảm thiểu nguy xảy rủi ro Nhằm phục vụ cho công cụ định lượng, thông tin cần phải thu thâp liệu khứ xác suất xảy tác động rủi ro đến mức độ đạt mục tiêu dự án Nhóm dự án phải xây dựng viễn cảnh xảy rủi ro nhằm kiểm sốt nó thực xảy 16 ... trọng kiểm soát để dự án thực chức nhiệm vụ Kiểm sốt dự án trình thực xuyên suốt dự án Nhằm thực q trình kiểm sốt bám sát thực tế, chủ đề ? ?Kiểm sốt dự án cơng tác kiểm soát dự án Family Mart? ??... pháp kiểm soát dự án 10 1.4 Nội dung kiểm soát dự án 13 Phần KIỂM SOÁT DỰ ÁN 18 2.1 Mô tả Dự án 18 2.2 Kiểm soát dự án .21 Phần KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ... trị dự án vào cơng tác kiểm sốt dự án 1.1.1 Quản trị dự án Quản trị dự án áp dụng cách phù hợp kiến thức, kỹ năng, cơng cụ kỹ thuật vào q trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực dự án,