Chương 12: Kiểm soát dự án

Chương 12 Kiểm soát dự án Chương 12 Kiểm soát dự án Chương 12 Kiểm soát dự án I Các yếu tố làm ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng của dự án Năng lực của đơn vị thi công, khả năng đáp ứng yêu cầu về[.]

Chương 12: Kiểm soát dự án Chương 12: Kiểm soát dự án I Các yếu tố làm ảnh hưởng đến suất chất lượng dự án - Năng lực đơn vị thi công, khả đáp ứng yêu cầu tiến độ đơn vị thi công - Năng lực lãnh đạo đơn vị thi công - Phân tích tài dự án - Năng lực ban quản lý dự án - Năng lực đơn vị thiết kế - Sự hợp tác bên tham gia dự án giai đoạn thi công - Kinh nghiệm đơn vị thi công - Sự tâm dự án bên tham gia - Năng lực chủ nhiệm dự án - Thiết kế đúng, đầy đủ chi tiết, rõ ràng - Dự trù tốt ngân sách cho thi công II.Thu thập, đánh giá trạng Thu thập đánh giá trạng Thu thập trạng là: Dùng phương sách để xác định xem cơng việc (nói riêng) tồn dự án (nói chung) tiến triển Các bước o Thu thập liệu trạng theo định kỳ (1 hai tuần) Công bố cho cán tổ dự án biết Ví dụ o Thu thập liệu trạng từ thành viên tổ dự án Ví dụ o Tránh đưa đánh giá (vội vã) thu thập liệu (Cần phân tích kỹ lưỡng) o Làm tài liệu tổng hợp (tốt tổng hợp từ tài liệu, báo cáo điện tử) Mục đích đánh giá o Làm rõ khác biệt Dự kiến Thực tế o Khác biệt xấu tốt o o III Khác biệt không thiết tốt hay xấu (tuỳ trường hợp cụ thể)  Sai biệt lịch biểu = Ngày bắt đầu kết thúc theo kế hoạch  Ngày bắt đầu kết thúc thực  Sai biệt ngân sách  Sai biệt chi phí = Chi phí ngân sách - Chi phí thực tế Lập kế hoạch phịng ngừa rủi ro 1.Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro (Contingency Planning) o o o o Lập biểu phân tích rủi ro Liệt kê giả thiết Cần ủng hộ người chịu tác động rủi ro Với cố xẩy mà không dự kiến được, cần ghi lại nhật ký 2.Ngăn ngừa (ví dụ) o o Đưa đào tạo bổ sung cho lập trình viên (để giảm rủi ro tiềm năng) Thuê hợp đồng với lập trình viên có nhiều kinh nghiệm (loại bỏ rủi ro tiềm năng) 3.Hướng dẫn hành động ngăn ngừa Bảo đảm chi phí thấp chi phí nguy rủi ro o Bảo đảm chi phí thấp chi phí hành động bất ngờ o Điều đặc biệt quan trọng không xảy hành động bất ngờ Quản lý rủi ro hiệu cần: o Phòng ngừa chữa trị o Đánh giá rủi ro theo thời kỳ suốt vòng đời dự án o Kết hợp chặt chẽ quy trình liên tục xác định rủi ro, phân tích, quản lý rà xét o Không giới hạn kết thúc khơng xác! o Mức hợp lý quản lý rủi ro chuẩn không tốn nỗ lực vô lý o Cần ghi lại nhật ký o Mô tả, thuật lại cố o Tầm quan trọng cố o Tên người giải cố o Thời gian vấn đề hay giải Ngày giải Người chịu trách nhiệm Độ quan trọng Mô tả Lưu ý o o o o o Dự án lớn rủi ro nhiều Việc dự báo rủi ro phụ thuộc vào kinh nghiệm QLDA người PM Kiểm soát rủi ro không nhằm loại bỏ rủi ro, nhằm hạn chế tối thiểu thiệt hại rủi ro Không thể loại trừ triệt để Không phải tập trung để ngăn chặn đề phòng rủi ro tốt, phải trả giá đắt, rủi ro khơng xảy IV Kiểm sốt tài liệu dự án V.Các hoạt động điều chỉnh 1.Các hoạt động điều chỉnh (Correctvie action) o o o Khi việc thực dự án không diễn theo kế hoạch, chất lượng sản phẩm/công việc chưa đạt yêu cầu Khi chi phí cho dự án có nguy tăng lên Khi chất lượng cơng việc/sản phẩm có nguy giảm 2.Ví dụ hoạt động hiệu chỉnh o o o o o o o Phân bổ lại nhiệm vụ quan trọng cho thành viên nhóm nhiều kinh nghiệm Tăng quy mơ nhóm với thành viên/ hợp đồng tạm thời Phân bổ lại thành viên nhóm Cung cấp đào tạo bổ sung công cụ, kỹ thuật Triển khai công cụ tự động Yêu cầu thành viên nhóm làm ngồi Nhiều ca làm việc để tối đa hố việc sử dụng thiết bị 3.Khi việc thực dự án không diễn theo kế hoạch Điều chỉnh lại lịch biểu thời gian o Tìm thêm nhân viên (Chú ý: thời gian làm quen, quan hệ với thành viên) o Mua hay thuê thiết phần mềm tốt o Chú ý: tăng kinh phí, thời gian để anh em học sử dụng o Hợp lý hoá, cải tiến phong cách làm việc o Hạ thấp yêu cầu chất lượng công việc (!!!) Khi việc thực dự án không diễn theo kế hoạch o Tập trung cho công việc đường găng o Làm thêm (không nên kéo dài lâu) o Hạn chế nghỉ phép (!!!) o Khen thưởng/phê bình o Đào tạo, huấn luyện, nâng cấp nhân viên (chú ý thời gian chi phí huấn luyện) o Xem lại cách thức hợp tác , trao đổi thông tin nhóm Khi chi phí cho dự án có nguy tăng lên o Hạ thấp yêu cầu sản phẩm (!!!) o Giảm nhân viên không làm việc đường găng (nguy người giỏi) o Thuê lao động rẻ mạt (!!!) o Dùng thiết bị, vật tư rẻ tiền o Rút bớt thời gian huấn luyện o Xem lại: có cần làm thêm giờ? o Hợp lí hoá nữa: Giảm số họp, giảm phê chuẩn, Khi chất lượng cơng việc/sản phẩm có nguy giảm o Tăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩm o Thuê thêm tư vấn o Tập trung vào khâu trọng yếu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm o Kiểm tra chéo o Huấn luyện, đào tạo, nâng cấp nhân viên (có thể huấn luyện chỗ) o Thưỏng/phạt o VI Kiểm soát thay đổi Kiểm soát thay đổi 2.Quản lý thay đổi kiện - Tại sao? o o o số lý thông thường thất bại dự án: Không nhận thay đổi kiện, Không quản lý hiệu vấn đề 3.Về nguyên tắc Các thành viên tham gia dự án cần khuyến khích tài liệu kiện hay thay đổi đề xuất họ nêu  phản hồi, hành động, tuyên truyền nhanh chóng để giảm rủi ro o Các thành viên nhóm cần hiểu quy trình quản lý thay đổi kiện o Theo dõi toàn diện yêu cầu việc kiểm soát truyền thông  bao gồm tất khoản mục hoàn thiện 10.Ai gây ra/đề nghị thay đổi o Khách hàng o Các quan/đơn vị liên quan o Tổ dự án o Người tài trợ o Chính PM o v.v 11.Định nghĩa thay đổi dự án: o hoạt động thay đổi:  phạm vi  kết bàn giao  kiến trúc  chi phí  lịch trình  dự án 12.Phân loại thay đổi: loại o Thay đổi quan trọng: o Thay đổi nhỏ: o Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: o 12.1.Thay đổi quan trọng: o o o lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, xem quan trọng cho dự án Làm thay đổi kết dự án Ví dụ: Nhà tài trợ tuyên bố cắt giảm ngân sách (gây người tài trợ) Yêu cầu bổ sung thêm số tính phần mềm (gây khách hàng) 12.2.Thay đổi nhỏ: o o o không làm thay đổi kết chung dự án, ảnh hưởng đến thành cơng dự án Ví dụ: Dự án xây nhà: Những phát sinh lặt vặt (từ phía chủ nhà - khách hàng) Dự án làm phần mềm: Yêu cầu làm thêm vài module lập báo cáo (khách hàng đề nghị) 12.3.Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: Đã coi nhẹ bỏ qua điểm đó, phải bổ sung khắc phục o Ví dụ: Dự án xây nhà: Quên chưa dây điện thoại ngầm tường, cần phải lắp thêm hệ thống dây điện (do PM tổ dự án đề nghị) o Dự án xây dựng phần mềm: Quên chưa lên kế hoạch huấn luyện cho người sử dụng trước bàn giao (do khách hàng phát ra) 13.Sự khác rủi ro thay đổi o Rủi ro: Tai hoạ, cố, biến cố dự phòng, lường trước o Thay đổi: Chênh lệch so với kế hoạch ghi tài liệu, thống nhất, cam kết o Không rơi vào phong cách quản lý bị động? => Kiểm soát thay đổi o Kiểm soát thay đổi là: phát hiện, phân tích, đánh giá thực thay đổi liên quan đến mô tả sản phẩm, lịch biểu, ngân sách yêu cầu chất lượng 14.Xem xét tác động thay đổi o ảnh hưởng tới công việc, thời gian o ảnh hưởng tới kinh phí o ảnh hưởng tới người: phải làm thêm việc => phản ứng tiêu cực o ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm dự án 15.Xét xem thay đổi cần ưu tiên thực trước o Lập danh sách thay đổi o Xác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, thấp, khơng cần phải thay đổi o Từ có kế hoạch đáp ứng: người, thời gian, tiền, 16.Thủ tục kiểm soát thay đổi Ghi yêu cầu thay đổi Phân tích yêu cầu thay đổi phân tích tác động Làm rõ yêu cầu thay đổi Lập lịch biểu thực thực Viết rõ lí từ chối Thơng báo cho người yêu cầu thay đổi Nhất trí? o VII Chỉnh sửa lập kế hoạch lại - Lập kế hoạch giai đoạn thứ hai quy trình quản lý dự án khởi đầu cần thiết để hành động Nói chung, việc lập kế hoạch dự án bắt đầu mục tiêu xác định sau cùng, cụ thể bạn hỏi: “Căn vào mục tiêu , cần phải hoàn thành nhiệm vụ nào?” Cụ thể hơn, người lập kế hoạch phải xác định trình tự thời hạn phải hồn tất nhiệm vụ Ví dụ, mục tiêu vòng năm, bạn phải đưa mèo lên mặt trăng mang trở an tồn, kế hoạch sơ bộ, hay nghiên cứu khả thi, phác thảo hình 1-2 Ở đây, người lập kế hoạch tách mục tiêu định thành nhiệm vụ Điều khơng phần quan trọng cần phân biệt khung thời gian dự án với thời hạn mà nhiệm vụ phải hoàn tất, cho mục tiêu tổng thể dự án thực theo lịch trình Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, nhiệm vụ phụ phải xếp khoảng thời gian hợp lý để tiến hành Khi tất nhiệm vụ đưa vào lịch trình tổng thể (với số việc tiến hành theo thứ tự số thực song song), nhà quản lý dự án xác định (1) liệu số cá nhân có bị tải, người khác nhàn rỗi hay không; (2) khoảng thời gian chung cần thiết cho dự án Nếu kết quãng thời gian nhiều lượng thời gian định tuyên bố, bạn phải điều chỉnh lịch trình nguồn lực theo yêu cầu thực tế dự án Sau đó, nhà quản lý dự án thành viên nhóm phân tích nhiệm vụ để xác định có phải tất nhiệm vụ cần thiết liệu xếp lại số nhiệm vụ để đẩy nhanh tiến độ giảm chi phí hay khơng  ... nhỏ: o o o không làm thay đổi kết chung dự án, ảnh hưởng đến thành cơng dự án Ví dụ: Dự án xây nhà: Những phát sinh lặt vặt (từ phía chủ nhà - khách hàng) Dự án làm phần mềm: Yêu cầu làm thêm vài... đó, phải bổ sung khắc phục o Ví dụ: Dự án xây nhà: Quên chưa dây điện thoại ngầm tường, cần phải lắp thêm hệ thống dây điện (do PM tổ dự án đề nghị) o Dự án xây dựng phần mềm: Quên chưa lên kế hoạch... phải trả giá đắt, rủi ro không xảy IV Kiểm soát tài liệu dự án V.Các hoạt động điều chỉnh 1.Các hoạt động điều chỉnh (Correctvie action) o o o Khi việc thực dự án không diễn theo kế hoạch, chất lượng