THƯ VIỆN PHÁP LUẬT

THƯ VIỆN PHÁP LUẬT BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số 01/2019/TT BNV Hà Nội, ngày 24 tháng 01 năm 2019 THÔNG TƯ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệ[.]

BỘ NỘI VỤ - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: 01/2019/TT-BNV Hà Nội, ngày 24 tháng 01 năm 2019 THƠNG TƯ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý công việc quan, tổ chức Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Căn Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng năm 2017 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng năm 2018 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số; Căn Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; Theo đề nghị Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Thông tư quy định nội dung sau: a) Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư bao gồm: quản lý văn điện tử đến, quản lý văn điện tử đi, lập nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan; b) Chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Thông tư không quy định quản lý văn có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định pháp luật Điều Đối tượng áp dụng Thông tư áp dụng quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định Luật Doanh nghiệp năm 2014 (sau gọi chung quan, tổ chức) Khuyến khích quan, tổ chức không thuộc Khoản Điều cá nhân áp dụng quy định Thông tư Điều Giải thích từ ngữ Trong Thơng tư này, từ ngữ hiểu sau: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý văn điều hành có chức quản lý hồ sơ điện tử trình xử lý công việc quan, tổ chức (sau gọi chung Hệ thống) Chữ ký số quan, tổ chức chữ ký số tạo lập khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho quan, tổ chức theo quy định pháp luật giao dịch điện tử Chữ ký số người có thẩm quyền chữ ký số tạo lập khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định pháp luật giao dịch điện tử Quản lý văn hồ sơ điện tử việc kiểm soát tác động vào văn bản, hồ sơ điện tử suốt vòng đời văn hồ sơ điện tử, bao gồm: tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn hồ sơ điện tử Dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ văn bản, hồ sơ với văn bản, hồ sơ khác; thông tin chữ ký số văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng đặc tính khác nhằm phục vụ trình quản lý, tìm kiếm lưu trữ văn bản, hồ sơ Di chuyển hồ sơ, tài liệu điện tử trình chuyển hồ sơ, tài liệu điện tử, liệu đặc tả hồ sơ, tài liệu từ hệ thống sang hệ thống khác, bảo đảm tính xác thực, tính tồn vẹn, độ tin cậy khả sử dụng hồ sơ, tài liệu Quản trị Hệ thống việc giám sát, trì hoạt động, bảo đảm an tồn, an ninh kiểm sốt q trình vận hành Hệ thống Cập nhật liệu nhập mới, bổ sung, sửa đổi, hồn thiện trường thơng tin theo u cầu Hệ thống Văn số hóa từ văn giấy văn điện tử tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, xác nội dung, thể thức văn giấy có chữ ký số quan, tổ chức thực số hóa Chương II QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều Nguyên tắc yêu cầu quản lý văn đến Tất văn đến quan, tổ chức phải đăng ký vào Hệ thống Số đến văn đến hệ thống quản lý văn đến quan, tổ chức 3 Xác nhận văn đến địa Xác định chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền giải văn đến quan, tổ chức tiếp nhận văn Giải văn đến kịp thời, thời hạn quy định Điều Tiếp nhận văn điện tử đến Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông Thông báo nhận văn Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày phương tiện điện tử cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn Điều Đăng ký, số hóa văn đến Đăng ký văn điện tử đến a) Trường hợp Bên gửi Bên nhận chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu kết nối, liên thông việc gửi, nhận văn điện tử qua Trục liên thông văn quốc gia, văn thư quan kiểm tra, cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14,15, 16 Phụ lục IV Thông tư này; b) Cấu trúc định dạng trường thông tin theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cấu trúc mã định danh định dạng liệu gói tin phục vụ kết nối hệ thống quản lý văn điều hành quy định Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng năm 2016 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; c) Số đến, thời gian đến lưu Hệ thống Số hóa văn đến từ văn giấy a) Văn thư quan thực số hóa văn đến định dạng giấy, ký số quan tổ chức theo quy định Điểm c Khoản này; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn có định dạng giấy vào Danh mục văn phải số hóa yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động quan, tổ chức quy định; b) Tiêu chuẩn số hóa tài liệu: - Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên 1.4 trở lên; - Ảnh màu; - Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi; - Tỷ lệ số hóa: 100% c) Hình thức chữ ký số quan, tổ chức thực số hóa văn số hóa để xử lý cơng việc Hệ thống: - Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản; - Hình ảnh: Dấu quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png); - Thông tin: Tên quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601) Điều Trình, chuyển giao văn đến Hệ thống Văn thư quan có trách nhiệm trình, chuyển giao văn đến người đứng đầu quan, tổ chức người quan, tổ chức giao trách nhiệm phân phối, đạo giải văn (sau gọi người có thẩm quyền) Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, đạo giải văn đến; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 17, 18, 19 Phụ lục IV Thông tư Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân phối hợp, thời hạn giải văn ý kiến đạo nội dung giải Điều Giải văn đến Hệ thống Khi nhận văn đến Hệ thống, đơn vị, cá nhân giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức giải Cá nhân giao nhiệm vụ giải văn có trách nhiệm xác định số ký hiệu hồ sơ cho văn đến theo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV Thông tư Lưu đồ quản lý văn đến quy định chi tiết Phụ lục I Thông tư Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều Nguyên tắc yêu cầu quản lý văn Tất văn quan, tổ chức phải đăng ký vào Hệ thống Số văn hệ thống quản lý văn quan, tổ chức Xác nhận văn gửi đến địa quan, tổ chức, cá nhân có chức thẩm quyền giải Bảo đảm văn chuyển giao toàn vẹn, an toàn mơi trường mạng Thể thức kỹ thuật trình bày văn điện tử thực theo quy định Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, trừ yếu tố thể thức ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức quy định Điều 12, Điều 13 Thông tư Điều 10 Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản: a) Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn vào Hệ thống; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét; b) Cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 4, 9, 10, 12, 15, 17 Phụ lục V Thông tư Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn xem xét, cho ý kiến chịu trách nhiệm nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn cho ý kiến chịu trách nhiệm nội dung kiểm tra, chuyển dự thảo cho văn thư quan để trình người có thẩm quyền ký ban hành văn Văn thư quan tiếp nhận dự thảo, kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết; chuyển dự thảo định dạng pdf (phiên 1.4 trở lên) trước trình người có thẩm quyền ký ban hành văn Việc cập nhật số văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang văn bản; mã định danh quan, tổ chức nhận văn vào Trường thông tin số 5, 7, 8, 11, 14.1 Phụ lục V Thông tư thực chức Hệ thống Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy định chi tiết Phụ lục II Thông tư Điều 11 Ban hành phát hành văn Ban hành văn điện tử a) Người có thẩm quyền ký ban hành văn ký số văn điện tử theo quy định Điều 12 Thông tư này, chuyển văn thư quan để làm thủ tục phát hành văn b) Văn thư quan: cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn chức Hệ thống; in đóng dấu quan, tổ chức để lưu văn thư 01 số lượng giấy phải phát hành đến đối tượng quy định Khoản Điều này; ký số quan, tổ chức theo quy định Điều 13 Thông tư phát hành văn điện tử c) Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 6, 13, 14.2, 16 Phụ lục V Thông tư Phát hành văn số hóa từ văn giấy Trường hợp quan, tổ chức ban hành văn giấy, văn thư quan thực số hóa văn giấy theo quy định Điểm b Khoản Điều Thông tư này, ký số quan, tổ chức theo quy định Điểm c Khoản Điều Thơng tư phát hành văn số hóa Đối tượng nhận văn giấy a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn điện tử; b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn giấy để thực giao dịch khác theo quy định pháp luật Lưu văn điện tử Hệ thống Lưu đồ ký ban hành, đăng ký phát hành văn quy định chi tiết Phụ lục III Thông tư Điều 12 Hình thức chữ ký số người có thẩm quyền ký ban hành văn Vị trí: vị trí ký người có thẩm quyền ký ban hành văn văn giấy Hình ảnh: chữ ký người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh, định dạng (.png) Điều 13 Hình thức chữ ký số quan, tổ chức ban hành văn Vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký người có thẩm quyền phía bên trái; Hình ảnh: dấu quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png); Thông tin: Tên quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601) Điều 14 Quản lý sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức công tác văn thư Việc quản lý sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức công tác văn thư thực theo quy định Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước Thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức phải giao văn cho văn thư quan quản lý trực tiếp sử dụng Văn thư quan có trách nhiệm a) Khơng giao thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; b) Phải trực tiếp ký số quan, tổ chức vào văn quan, tổ chức ban hành; c) Chỉ ký số quan, tổ chức vào văn quan, tổ chức ban hành sau có chữ ký số người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp số hóa Chương IV LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 15 Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử Bảo đảm yêu cầu chung việc lập quản lý hồ sơ Bảo đảm tính xác thực văn bản, tài liệu hồ sơ Được bảo đảm an toàn Hệ thống Điều 16 Tạo lập hồ sơ điện tử Căn vào Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc xác định số ký hiệu hồ sơ cho văn đi, văn đến tài liệu liên quan khác như: ý kiến đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình nội dung khác liên quan q trình giải cơng việc; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV Trường thông tin số 2.3 Phụ lục V Thông tư Trường hợp phát sinh hồ sơ Danh mục hồ sơ ban hành, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ Hệ thống sau phê duyệt Cá nhân giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 1.3, 2, 3, 4, 5, 6, Phụ lục VI Thông tư Mã hồ sơ gồm: a) Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ Mã định danh quan, tổ chức quy định Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng năm 2016 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cấu trúc mã định danh định dạng liệu gói tin phục vụ kết nối hệ thống quản lý văn điều hành Mã định danh quan, tổ chức mặc định Hệ thống b) Năm hình thành hồ sơ c) Số ký hiệu hồ sơ Năm hình thành hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ xác định theo Danh mục hồ sơ Các thành phần mã hồ sơ phân định dấu chấm Ví dụ 1: 000.06.16.G09.2010.01.TH, Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2010 Trung tâm Tin học, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ Trong đó: 000.06.16.G09 mã định danh Trung tâm Tin học, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ; 2010 năm hình thành hồ sơ; 01.TH số ký hiệu hồ sơ Khi cơng việc hồn thành, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc có trách nhiệm rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ, hồn thiện, kết thúc hồ sơ cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 8, 11 Phụ lục VI Thông tư Việc cập nhật mã định danh quan, tổ chức lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn hồ sơ, tổng số trang hồ sơ vào Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Thông tư thực chức Hệ thống Điều 17 Nộp lưu quản lý hồ sơ điện tử Lưu trữ quan Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử Lưu trữ quan hủy tài liệu điện tử hết giá trị thực theo quy định Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc vào Danh mục hồ sơ quan, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử tài liệu định dạng khác có vào Lưu trữ quan Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” Hệ thống Chương V CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG Điều 18 Nguyên tắc xây dựng Hệ thống Bảo đảm quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức quy định Bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin mạng theo quy định pháp luật hành Bảo đảm phân quyền cho cá nhân truy cập vào Hệ thống Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy tài liệu, liệu lưu hành Hệ thống Điều 19 Yêu cầu chung thiết kế Hệ thống Đáp ứng đầy đủ quy trình kỹ thuật quản lý văn bản, hồ sơ điện tử liệu đặc tả Có khả tích hợp, liên thơng, chia sẻ thông tin, liệu với hệ thống khác Có khả hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống Bảo đảm dễ tiếp cận sử dụng Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn khả truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam Cho phép ký số, kiểm tra chữ ký số theo quy định Thông tư số 41/2017/TTBTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước Trường hợp Hệ thống quản lý văn điều hành sử dụng chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ quản lý hồ sơ điện tử, quan, tổ chức có trách nhiệm nâng cấp, bổ sung chức theo quy định Thông tư Điều 20 Yêu cầu chức Hệ thống Đối với việc tạo lập theo dõi văn a) Cho phép đính kèm tệp tin; b) Cho phép tạo mã định danh văn đi; c) Cho phép tạo mã cho hồ sơ số thứ tự văn hồ sơ; d) Hiển thị mức độ khẩn văn bản; đ) Cho phép tự động cấp số, ngày, tháng, năm cho văn sau văn người có thẩm quyền ký số số đến, ngày, tháng, năm đến cho văn đến theo thứ tự trình tự thời gian năm; e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi nhận văn bản; g) Cho phép tự động cập nhật Trường thông tin số 1, 2.1, 2.2, 3, 11, 13, 14 Phụ lục IV, Trường thông tin số 1, 2.1, 2.2, 3, 5, 7, 11, 14.1 Phụ lục V, Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Thông tư này; h) Thông báo cho văn thư quan có trùng lặp mã định danh văn bản; i) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; k) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn thời hạn; l) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu; m) Cho phép thơng báo có văn mới; n) Cho phép quan, tổ chức gửi văn biết tình trạng nhận văn quan, tổ chức nhận văn Đối với việc kết nối, liên thông a) Bảo đảm kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử mà quan, tổ chức nguồn nộp lưu; b) Có khả hoạt động thiết bị di động thông minh điều kiện bảo đảm an tồn thơng tin; c) Có khả kết nối, liên thơng tích hợp với hệ thống chuyên dụng khác sử dụng quan, tổ chức Đối với an ninh thông tin a) Phân quyền truy cập hồ sơ, văn bản; b) Cảnh báo thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn Hệ thống có xác nhận người có thẩm quyền Đối với việc bảo quản lưu trữ văn bản, hồ sơ a) Lưu văn thơng tin q trình giải công việc gồm: ý kiến đạo, phân phối văn đến người có thẩm quyền; dự thảo văn công chức, viên chức phân cơng soạn thảo; ý kiến góp ý cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến đạo lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày văn người có thẩm quyền; lịch sử truy cập xem văn bản; tác động khác vào văn bản; b) Liên kết văn bản, tài liệu có mã hồ sơ Hệ thống để tạo thành hồ sơ; c) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ quan thông báo danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu; d) Bảo đảm thực nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan; đ) Bảo đảm chuyển giao hồ sơ vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử; e) Cho phép gán văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ mà không cần nhân bản; g) Bảo đảm tồn vẹn, tin cậy, khơng thay đổi văn bản, hồ sơ; h) Bảo đảm khả truy cập sử dụng hồ sơ, văn theo thời hạn bảo quản; i) Bảo đảm khả di chuyển hồ sơ, tài liệu, liệu đặc tả thay đổi định dạng văn có thay đổi cơng nghệ; k) Có khả lưu định kỳ, đột xuất phục hồi liệu gặp cố Đối với tài liệu hết giá trị a) Cho phép tự động thông báo hồ sơ hết thời hạn bảo quản trước 30 ngày; b) Cho phép đánh giá lại giá trị hồ sơ thông báo hết thời hạn bảo quản; xác định lại thời hạn bảo quản hủy tài liệu hết giá trị; c) Khi thực lệnh hủy tài liệu hết giá trị: Hệ thống yêu cầu nhập lý hủy tài liệu; thông báo tài liệu dự kiến hủy gán với hồ sơ khác chưa hết thời hạn bảo quản (nếu có) cho phép giữ lại văn gán vào hồ sơ liên quan chưa hết thời hạn bảo quản; xác nhận lại lệnh hủy; hủy tài liệu sau xác nhận; d) Lưu liệu đặc tả q trình hủy tài liệu; đ) Thơng báo thơng tin tài liệu có định dạng khác thuộc hồ sơ hủy Đối với thống kê, tìm kiếm sử dụng văn bản, hồ sơ a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào hồ sơ, văn bản, tài liệu; b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu người quản lý, quản trị; c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ; d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ tất trường thông tin đầu vào văn bản, hồ sơ nội dung văn bản, tài liệu; đ) Cho phép lựa chọn hiển thị trường thông tin văn bản, hồ sơ kết tìm kiếm; e) Cho phép lưu sử dụng lại yêu cầu tìm kiếm; g) Cho phép hiển thị thứ tự kết tìm kiếm; h) Cho phép kết xuất kết tìm kiếm định dạng tệp văn phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf); i) Cho phép tải in văn bản, tài liệu, liệu đặc tả; k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, liệu đặc tả in từ Hệ thống; l) Lưu lịch sử truy cập sử dụng văn bản, tài liệu Đối với việc quản lý liệu đặc tả a) Lưu yếu tố liệu đặc tả liên quan đến văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản; b) Hiển thị toàn liệu đặc tả văn bản, hồ sơ có yêu cầu người sử dụng cấp quyền; c) Cho phép nhập liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ; d) Lưu liệu đặc tả trình kiểm soát an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống; đ) Lưu cố định liên kết văn bản, hồ sơ với tất yếu tố liệu đặc tả liên quan Điều 21 Yêu cầu quản trị Hệ thống Hệ thống cho phép người giao quản trị Hệ thống thực nhiệm vụ sau: a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác nhau; b) Phân quyền cho người sử dụng theo quy định quan, tổ chức; c) Truy cập vào hồ sơ liệu đặc tả hồ sơ theo quy định quan, tổ chức; d) Thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn có thay đổi quy định quan, tổ chức; đ) Thay đổi quyền truy cập tài khoản cá nhân có thay đổi vị trí cơng tác cá nhân đó; e) Phục hồi thơng tin, liệu đặc tả trường hợp lỗi hệ thống thơng báo kết phục hồi; g) Khóa đóng băng tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả di chuyển, xóa sửa đổi có yêu cầu người có thẩm quyền Cảnh báo xung đột xảy hệ thống Thiết lập kết nối liên thông Điều 22 Thông tin đầu Hệ thống Biểu mẫu thông tin đầu Hệ thống quy định Phụ lục VII Thông tư này, gồm: Sổ đăng ký văn đến Báo cáo tình hình giải văn đến Sổ đăng ký văn Báo cáo tình hình văn Mục lục văn hồ sơ Mục lục hồ sơ Chương VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 23 Hiệu lực thi hành Thơng tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng năm 2019 Điều 24 Tổ chức thực Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thực Thơng tư Trong trình triển khai thực hiện, có vướng mắc đề nghị quan, tổ chức, cá nhân phản ánh Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./ KT BỘ TRƯỞNG Nơi nhận: - Ban Bí thư trung ương Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc CP; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Tịa án nhân dân tối cao; - Kiểm tốn Nhà nước; - Các Tập đồn kinh tế, Tổng cơng ty nhà nước; - Cơ quan TW đoàn thể; - HĐND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Bộ Nội vụ: Bộ trưởng, Thứ trưởng; - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (20b); - Cục Kiểm tra văn QPPL (Bộ Tư pháp); - Công báo; - Cổng Thông tin điện tử Bộ Nội vụ: - Cổng Thông tin điện tử Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; - Lưu: VT, PC THỨ TRƯỞNG Nguyễn Duy Thăng PHỤ LỤC I LƯU ĐỒ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) PHỤ LỤC II LƯU ĐỒ SOẠN THẢO KIỂM TRA THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN (Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) PHỤ LỤC III LƯU ĐỒ KÝ BAN HÀNH, ĐĂNG KÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN (Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) PHỤ LỤC IV THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN* (Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) STT Trường thông tin Tên Kiểu liệu Độ dài (viết tắt tiếng Anh) Mã định danh văn DocCode String 25 Mã hồ sơ FileCode String 40 Organld String 13 2.1 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ 2.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 2.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number Tên loại văn TypeName String 100 Số văn CodeNumber String 11 Ký hiệu văn CodeNotation String 30 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10 OrganName String 200 Trích yếu nội dung Subject String 500 10 Ngôn ngữ Language String 30 11 Số trang văn PageAmount Number 12 Ghi Description String 500 13 Ngày, tháng, năm đến ArrivalDate Date 10 14 Số đến ArrivalNumber Number 10 15 Chức vụ, họ tên người ký Signerlnfo Tên quan, tổ chức ban hành văn 20 3 15.1 Chức vụ người ký văn Position String 100 15.2 Họ tên người ký văn FullName String 50 16 Mức độ khẩn Priority Number 17 Đơn vị người nhận ToPlaces String 18 Ý kiến phân phối, đạo, trạng TraceHeaderList thái xử lý văn 19 Thời hạn giải DueDate 1000 LongText Date 10 PHỤ LỤC V THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI* (Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) STT Trường thông tin Tên Độ Kiểu liệu (viết tắt tiếng Anh) dài Mã định danh văn DocCode Mã hồ sơ FileCode 2.1 Mã định danh quan, tổ chức Organld lập danh mục hồ sơ 2.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog String 25 String 13 Number 2.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20 Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number Tên loại văn TypeName String 100 Số văn CodeNumber String 11 Ký hiệu văn CodeNotation String 30 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10 Tên quan, tổ chức ban hành văn OrganName String 200 Trích yếu nội dung Subject String 500 10 Ngôn ngữ Language String 30 11 Số trang văn PageAmount Number 12 Ghi Description String 500 13 Chức vụ, họ tên người ký Signerlnfo 13.1 Chức vụ người ký văn Position String 100 13.2 Họ tên người ký văn FullName String 50 String 13 String 200 14 Nơi nhận 14.1 To Mã định danh quan, tổ chức OrganId nhận văn 14.2 Tên quan, tổ chức nhận văn OrganName 15 Mức độ khẩn Priority Number 16 Số lượng phát hành IssuedAmount Number 17 Hạn trả lời văn DueDate Date 10 PHỤ LỤC VI THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ* (Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) STT Trường thông tin Mã hồ sơ Tên (viết tắt tiếng Anh) Kiểu liệu Độ dài FileCode Mã định danh 1.1 quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ OrganId String 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 13 20 Tiêu đề hồ sơ Title String 500 Thời hạn bảo quản Maintenance String 30 Chế độ sử dụng Rights String 30 Người lập hồ sơ Creator String 30 Ngôn ngữ Language String 50 Thời gian bắt đầu StartDate Date 10 Thời gian kết thúc EndDate Date 10 Tổng số văn hồ DocTotal sơ Number 4 10 Tổng số trang hồ sơ PageTotal Number 11 Ghi Description String 500 PHỤ LỤC VII THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ (Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) Sổ đăng ký văn đến Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại trích yếu nội Đơn vị Ghi đến đến giả hiệu tháng dung văn người văn năm nhận văn (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Báo cáo tình hình giải văn đến Từ ngày tháng năm đến ngày… tháng năm… Tổng số văn bản: Số lượng văn xử lý: Số lượng văn chưa xử lý: STT Số Tên loại, số, ký hiệu, Đơn vị/ Thời Tình Số, ký hiệu Ghi đến ngày, tháng, năm người nhận hạn giải trạng văn trả tác giả văn giải lời (1) (2) (3) Sổ đăng ký văn (4) (5) (6) (7) (8) Số, ký Ngày Tên loại trích yếu Người Nơi Đơn vị, Số hiệu tháng nội dung văn ký nhận người soạn lượng văn năm văn văn thảo bản bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Ghi (8) Báo cáo tình hình văn Từ ngày …….tháng năm đến ngày… tháng năm Tổng số văn bản: Số, ký Ngày Tên loại trích yếu Người Nơi Đơn vị, Số hiệu tháng nội dung văn ký nhận người soạn lượng văn năm văn thảo bản văn bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Ghi (8) Mục lục văn hồ sơ STT (1) Số ký Ngày Tên loại trích yếu nội dung Số lượng Ghi hiệu văn tháng văn trang năm văn (2) (3) (4) (5) (6) Mục lục hồ sơ Số, ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ (1) (2) Thời gian Thời hạn tài liệu bảo quản (3) (4) Số lượng Ghi trang (5) (6) ... tương ứng với chứng thư số cấp cho quan, tổ chức theo quy định pháp luật giao dịch điện tử Chữ ký số người có thẩm quyền chữ ký số tạo lập khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người... 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ trưởng Bộ Nội... dụng thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức công tác văn thư Việc quản lý sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức công tác văn thư thực theo quy định Thông tư số