(SKKN HAY NHẤT) một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS

Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS MỤC LỤC Nội dung STT Trang A ĐẶT VẤN ĐỀ I LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI Cơ sở lí luận Cơ sở thực tiễn II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU III ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU IV PHẠM VI NGHIÊN CỨU B GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ CỦA NHÀ TRƢỜNG Đặc điểm tình hình chung Thuận lợi Khó khăn II CÁC BIỆN PHÁP ĐƢỢC THỰC HIỆN Biện pháp 1: Biện pháp tham mƣu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo, trình bày văn đầy đủ nội dung, xác, yêu cầu thể thức văn để trình ký phát hành Biện pháp 2: Quản lý văn đến 14 Biện pháp 3: Quản lý văn 18 Biện pháp 4: Quản lý phát văn 21 Biện pháp 5: Quản lý sĩ số học sinh đến - 21 III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC 25 C KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 28 I KẾT LUẬN 28 II KIẾN NGHỊ 28 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS A ĐẶT VẤN ĐỀ I LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI Qua thời gian thực nhiệm vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ nhà trƣờng, nhận thấy: soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trƣớc quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu đƣợc lƣu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho ngƣời soạn thảo văn Trên thực tế, nhà trƣờng rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu cấp cán giáo viên khơng có đầy đủ, kịp thời thơng tin từ tài liệu lƣu trữ nhà trƣờng Trong công tác văn thƣ, lƣu trữ giữ vai trò quan trọng, điều kiện thiếu nhằm giúp cho Hiệu trƣởng thu thập, xử lý thông tin cách đầy đủ, xác đề định quản lý có hiệu quả, góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ nhà trƣờng Công tác văn thƣ, lƣu trữ đảm bảo thực tốt giúp cho lãnh đạo đơn vị thực nhiệm vụ quản lý nhà trƣờng theo quan điểm đƣờng lối Đảng, pháp luật Nhà nƣớc, nâng cao chất lƣợng giáo dục theo mục tiêu ngành đề Do vai trị cơng tác văn thƣ, lƣu trữ hoạt động nhà trƣờng quan trọng, thể điểm sau: + Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tƣ liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ nhiệm vụ hoạt động nhà trƣờng Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trƣờng + Giúp cho cán bộ, viên chức nhà trƣờng nâng cao hiệu suất cơng việc, giải xử lý nhanh chóng đáp ứng đƣợc yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phƣơng tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, viên chức kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lƣợng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành Nhà nƣớc nƣớc ta + Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trƣờng Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động nhà trƣờng, phục vụ việc kiểm định, tra, kiểm tra, LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS giám sát + Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến nhà trƣờng bí mật quốc gia Từ đặc điểm thấy đƣợc quan tâm làm tốt cơng tác văn thƣ, lƣu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động nhà trƣờng đƣợc thông suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành Nhà nƣớc thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan trƣờng học cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thƣ, lƣu trữ để đƣa biện pháp phù hợp nhằm đƣa công tác văn thƣ, lƣu trữ đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trƣờng Chính chọn đề tài “ Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS” Cơ sở lí luận Cơng tác văn thƣ: Bao gồm cơng việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động nhà trƣờng; quản lý sử dụng dấu công tác văn thƣ (Điều chƣơng I Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày tháng năm 2004 quy định chung công tác văn thƣ) Văn thƣ quan cịn có nhiệm vụ: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; - Giúp BGH nhà trƣờng theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; - Tiếp nhận dự thảo văn trình ngƣời có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm; - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lƣu; - Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; - Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đƣờng cho cán bộ, công chức, viên chức; - Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác (Điều 29 chƣơng IV Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày tháng năm 2004 quản lý Nhà nƣớc công tác văn thƣ ) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS Công tác lƣu trữ: Là trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lƣu trữ Công tác lƣu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lƣu trữ, đánh giá tài liệu lƣu trữ, chỉnh lý tài liệu lƣu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lƣu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lƣu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lƣu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Cơ sở thực tiễn Cơng tác văn thƣ, lƣu trữ nhiều năm trƣớc trƣờng học nhìn chung chƣa đƣợc quan tâm mức, chƣa nhận thức đƣợc tầm quan trọng công tác văn thƣ, lƣu trữ Ngƣời ta chƣa thấy đƣợc vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thƣ, lƣu trữ quan, đơn vị trƣờng học chƣa đƣợc bố trí cán cơng chức văn thƣ, lƣu trữ làm công tác này, mà thƣờng giáo viên làm công tác kiêm nhiệm, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu địi hỏi cơng tác văn thƣ, lƣu trữ nghiệp đổi công tác văn thƣ, lƣu trữ Bản thân đƣợc phân công làm nhiệm vụ văn thƣ, lƣu trữ nhà trƣờng, ngày đầu tiếp nhận công tác đơn vị tơi bỡ ngỡ khơng hiểu đƣợc quy trình công tác văn thƣ, lƣu trữ Tiếp nhận hồ sơ lƣu trữ trƣớc không đƣợc xếp theo trật tự nên việc tra cứu tìm kiếm tài liệu cũ vất vả Ý thức đầy đủ đƣợc vai trị tầm quan trọng cơng tác văn thƣ, lƣu trữ nhà trƣờng nên q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao cơng tác văn thƣ, lƣu trữ, góp phần tích cực việc tham mƣu cho lãnh đạo nhà trƣờng hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý quan, đơn vị Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi ngƣời phụ trách cơng tác văn thƣ phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm đƣợc phƣơng pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nƣớc quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lƣu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Trên sở nghiên cứu tài liệu làm sáng tỏ sở lý luận, kết hợp tìm hiểu nghiên cứu thực trạng, tìm ƣu - khuyết điểm - tồn - hạn chế nhằm tìm biện pháp thích hợp, hiệu từ giúp nhân viên văn thƣ, lƣu trữ tháo gỡ khó khăn vƣớng mắc nêu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS III ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện, đối tƣợng, nơi khơng địi hỏi nhân viên văn thƣ, lƣu trữ phải có trình độ tin học cao Khai thác tốt lực nhân viên văn thƣ quản lý, khai thác sử dụng văn đạt hiệu cao Nâng cao đƣợc nhận thức trách nhiệm nhân viên văn thƣ công tác văn thƣ, lƣu trữ Ngƣời làm công tác văn thƣ, lƣu trữ tìm kiếm đƣợc văn lƣu cách thật nhanh chóng, soạn thảo văn yêu cầu, xác, đầy đủ nội dung, thể thức để trình ký Ngƣời làm cơng tác văn thƣ có kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tƣ nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thơng tin hồn thành tốt nhiệm vụ văn thƣ, lƣu trữ IV PHẠM VI NGHIÊN CỨU Thời gian có hạn nên tơi tổ chức thực vận dụng năm (năm 2012, 2013, 2014), thông qua đề tài giúp nhân viên văn thƣ, lƣu trữ trƣờng học hoàn thành tốt nhiệm vụ thời gian sức lực đƣợc sử dụng tiết kiệm B GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ CỦA NHÀ TRƢỜNG Đặc điểm tình hình chung Trong năm gần cải cách thủ tục hành Nhà nƣớc, cơng tác văn thƣ, lƣu trữ trƣờng học đƣợc Phòng Nội vụ Quận, Ban lãnh đạo Phòng Giáo dục Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trƣờng quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hƣớng dẫn: Nghị định 110/2004 NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thƣ; Thông tƣ Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ - Văn phịng Chính phủ hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc việc hƣớng dẫn quản lý văn đi, văn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS đến Thông tƣ 01/2011/TT – BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thơng tƣ 07/2012/TT – BNV, ngày 22 tháng 01 năm 2012 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Công tác văn thƣ, lƣu trữ đƣợc thực cách ngăn nắp có khoa học Thuận lợi Đƣợc quan tâm sâu sắc đạo trực tiếp Phòng Nội vụ Quận Tây Hồ, Phòng Giáo Dục & Đào Tạo Tây Hồ, BGH nhà trƣờng Có phối kết hợp chặt chẽ ban ngành đoàn thể: Hội cha mẹ học sinh nhà trƣờng, Hội khuyến học Hội cựu giáo chức phƣờng Phú Thƣợng, góp phần vào xã hội hố giáo dục xây dựng sở vật chất đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt động khác Sự đoàn kết tập thể CB – GV – NV nhà trƣờng Mỗi cá nhân có ý thức vƣơn lên thực hết tinh thần trách nhiệm mình, đội ngũ giáo viên có chun mơn tốt, nhiệt tình, chuẩn kiến thức, kỹ sƣ phạm có kinh nghiệm cơng tác giảng dạy lâu năm Khó khăn Bản thân nhân viên Thủ quỹ kiêm nhiệm công tác văn thƣ, lƣu trữ, không đƣợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cách bản, nên nghiệp vụ chun mơn cịn hạn chế Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chƣa cao, thời gian đầu phải tiếp cận làm quen với cơng việc nên gặp số khó khăn công tác xử lý vấn đề Mặc dù cố gắng khắc phục, học hỏi qua đợt bồi dƣỡng nghiệp vụ ngắn hạn Quận tổ chức tự tìm hiểu qua Thơng tƣ, Nghị định Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ, học hỏi đơn vị trƣờng bạn rút kinh nghiệm để vƣợt qua hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao Tuy nhiên vấn đề nan giải gây xúc cho ngƣời làm công tác văn thƣ, lƣu trữ trình bày văn đầy đủ nội dung, xác, yêu cầu thể thức văn để trình ký phát hành Số lƣợng văn đến nhiều để tìm văn lƣu cách nhanh chóng vấn đề khơng dễ dàng Chính vấn đề xúc thúc đẩy tơi tìm biện pháp thực cách nhanh chóng, hiệu để hồn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao II CÁC BIỆN PHÁP ĐƢỢC THỰC HIỆN Biện pháp tham mƣu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo, trình bảy văn đầy đủ nội dung, xác, yêu cầu thể thức văn để trình ký phát hành Ngƣời làm cơng tác văn thƣ muốn hồn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao nói chung, tham mƣu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo, trình bảy văn đầy đủ nội dung, xác, yêu cầu thể thức văn để trình ký phát hành nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: - Thƣờng xun học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác nhƣ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thƣ Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ Hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thơng tin hoạt động nhà trƣờng, lĩnh vực mà phụ trách cách thuận lợi - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, phận chuyên trách hoạt động nhà trƣờng - Phải thật nhạy bén, động, sáng tạo công việc, mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mƣu với lãnh đạo nhà trƣờng - Điều đặc biệt phải nắm vững quy trình, bố cục, cách trình bày thể thức kỹ thuật trình bày văn mà muốn soạn thảo phát hành Về thể thức văn bản: tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trƣờng hợp cụ thể số loại văn định Kỹ thuật trình bày văn bản: quy định bao gồm phong chữ trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 khổ giấy văn hành đƣợc trình bày khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm), kiểu trình bày văn hành đƣợc trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4, định lề trang văn ( khổ A4) Lề trên: cách mép từ 20 mm; Lề dƣới: cách mép dƣới từ 20mm; LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS Lề trái: cách mép trái từ 30 mm; Lề phải: cách mép phải từ 20 mm Một số ví dụ, mẫu soạn thảo, trình bảy văn đầy đủ nội dung, xác, yêu cầu thể thức văn Ví dụ Kế hoạch cơng tác văn thƣ, lƣu trữ UBND QUẬN TÂY HỒ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƢỜNG THCS ………… Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: …/KH – THCS… ………… , ngày 15 tháng năm 2014 KẾ HOẠCH Công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2014 Căn Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày 13/03/2014 UBND Quận Tây Hồ công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2014, Trƣờng THCS ………… xây dựng kế hoạch công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2014 nhƣ sau: I MỤC ĐÍCH, U CẦU Mục đích u cầu - Nâng cao nhận thức CB – GV - NV Trƣờng THCS …… hiểu rõ vai trò, tầm quan trọng công tác văn thƣ giá trị tài liệu lƣu trữ; - Thực quản lý lƣu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động nhà trƣờng theo quy định Nhà nƣớc công tác lƣu trữ; - Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ, lƣu trữ; hệ thống, quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ theo hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn hành Yêu cầu Tăng cƣờng công tác quản lý Nhà nƣớc hoạt động công tác văn thƣ, lƣu trữ phịng, ban chun mơn thực quy định pháp luật công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2014 II NỘI DUNG NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ Công tác quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ a Tăng cƣờng công tác tuyên truyền, phổ biến văn pháp luật văn thƣ, lƣu trữ nhằm nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức vai trị, tầm quan trọng cơng tác văn thƣ, lƣu trữ giá trị tài liệu lƣu trữ; LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS b Tổ chức kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ, lƣu trữ nhân viên văn thƣ, lƣu trữ nhà trƣờng; c Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ thông tin hoạt động văn thƣ, công tác lƣu trữ nhằm nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ phục vụ việc khai thác sử dụng hiệu thực lƣu trữ; d Tổ chức kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ, lƣu trữ nhân viên văn thƣ, lƣu trữ nhà trƣờng; - Triển khai thực quy định pháp luật, văn đạo, hƣớng dẫn Trung ƣơng, Thành phố, Quận nhà trƣờng công tác văn thƣ, lƣu trữ; - Ban hành văn văn thƣ, lƣu trữ: Kế hoạch công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2014, Quy chế cơng tác văn thƣ, lƣu trữ; Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; Danh mục hồ sơ nhà trƣờng Tổ chức kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ, lƣu trữ nhân viên văn thƣ, lƣu trữ nhà trƣờng theo quy định Thông tƣ số 07/2012/TT - BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ lƣu hồ sơ, tài liệu lƣu trữ quan; Quy định thời hạn bảo quản tài liệu nhà trƣờng theo quy định Thông tƣ số 13/2011/TT - BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ quy định hành; - Thực nội dung công việc đơn vị nhƣ: * Đối với công tác văn thƣ: + Công tác soạn thảo văn bản; ban hành quản lý văn bản; + Công tác tiếp nhận, quản lý văn đến; + Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan, lƣu trữ lịch sử; + Quản lý sử dụng dấu quan theo quy định pháp luật; * Đối với cơng tác lƣu trữ: + Tình trạng tài liệu lƣu trữ; công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng; việc xác định giá trị tài liệu tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật; + Bảo quản tài liệu lƣu trữ; + Bổ sung trang thiết bị bảo quản tài liệu đảm an tồn tài liệu lƣu trữ Trang thiết bị Phịng cháy chữa cháy, nhiệt kế đo độ ẩm, giá bảo quản tài liệu, nội quy sử dụng tài liệu + Sắp xếp hồ sơ, văn đi, văn đến vào kho lƣu trữ trƣờng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS - Thực chế độ thống kê năm công tác văn thƣ, lƣu trữ theo quy định Hoạt động nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ a Rà soát, sửa đổi, bổ sung ban hành văn hệ thống văn văn thƣ, lƣu trữ nhà trƣờng theo quy định Nhà nƣớc: - Thống quy trình soạn thảo ban hành văn bản; quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn - đến; quy chế quản lý sử dụng dấu theo quy định pháp luật; - Thực tốt quy định quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ b Đảm bảo điểu kiện cở sở vật chất thực công tác văn thƣ, lƣu trữ: - Thƣờng xuyên kiểm tra thực việc bảo trì, sửa chữa trang bị thiết bị, phƣơng tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu Cơng tác tổ chức cán - Kiện tồn đội ngũ, phân cơng cán làm cơng tác văn thƣ, lƣu trữ có trình độ nghiệp vụ phù hợp yêu cầu đơn vị - Tham mƣu đề xuất chế độ phụ cấp cho nhân viên làm công tác văn thƣ, lƣu trữ theo quy định hành Nhà nƣớc - Có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, tập huấn, hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ cho nhân viên văn thƣ nói riêng CB - GV - NV tồn trƣờng nói chung III PHÂN CƠNG TRÁCH NHIỆM - TỔ CHỨC THỰC HIỆN Thủ trƣởng đơn vị - Tăng cƣờng đạo, phân công, giao trách nhiệm cho Cán - Giáo viên - Nhân viên việc lập hồ sơ công việc theo chức đƣợc phân công, thực lƣu trữ văn tổ - khối - Rà sốt, sửa đổi, bổ sung ban hành hệ thống văn văn thƣ, lƣu trữ theo qui định theo số nội dung sau: + Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ; Quy chế, nội qui quản lý sử dụng dấu công tác văn thƣ nhà trƣờng + Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; Quản lý văn - đến + Lập danh mục thực việc lập hồ sơ hành đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lƣu trữ trƣờng theo thời gian qui định Pháp luật + Lập kế hoạch tổ chức thực kế hoạch thu, nộp tài liệu vào lƣu trữ Quận thời hạn, thủ tục 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS - Việc chuyển giao văn phải bảo đảm nhanh chóng, xác, đối tƣợng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn đến CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐẾN Năm: 20… ĐƠN VỊ:……………………… QUYỂN SỐ:… Từ số ……….… … đến số …………… Từ ngày ………… đến ngày ….……… Ngày, tháng chuyển Số đến Đơn vị ngƣời nhận Ký nhận Ghi c) Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Thủ trƣởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Phó Hiệu trƣởng đƣợc giao đạo giải văn đến theo uỷ nhiệm Hiệu trƣởng văn đến thuộc lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách - Căn nội dung văn đến, Thủ trƣởng đơn vị, tổ chức giao cho phận cá nhân giải Bộ phận cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS giải văn đến theo thời hạn đƣợc pháp luật quy định theo quy định quan - Thủ trƣởng đơn vị quan, tổ chức giao cho nhân viên văn thƣ ngƣời đƣợc giao trách nhiệm thực công việc sau: Xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; Phân văn đến cho phận, cá nhân giải quyết; CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN ĐẾN Năm: 20… ĐƠN VỊ:……………………… QUYỂN SỐ:… Số đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Đơn vị ngƣời nhận Thời hạn giải Tiến độ giải Số, ký hiệu văn trả lời Ghi Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến thời hạn quy định văn đến 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS Quản lý văn a) Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn Văn đơn vị trƣờng học thƣờng văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch… đƣợc nhà trƣờng phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ đƣợc gửi đến quan đơn vị, cá nhân quan Hiệu trƣởng ngƣời chịu trách nhiệm việc ban hành giải văn đơn vị Trƣớc phát hành văn bản, văn thƣ kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Tất văn nhà trƣờng đƣợc ghi số theo hệ thống số chung đơn vị văn thƣ thống quản lý, ghi địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn b) Đăng ký văn Các văn đơn vị đƣợc đăng ký vào sổ đăng ký văn CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm: 20… ĐƠN VỊ:……………………… QUYỂN SỐ:… Từ số ……….… … đến số …………… Từ ngày ………… đến ngày ….……… 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Ngƣời ký Nơi nhận văn Đơn vị ngƣời nhận lƣu Số lƣợng Ghi c) Nhân bản, đóng dấu Văn đƣợc nhân theo số lƣợng đƣợc xác định phần Nơi nhận văn thời gian quy định Khi đóng dấu, tơi đảm bảo theo qui định: đóng dấu có chữ kỹ lãnh đạo nhà trƣờng, dấu đƣợc đóng phải xác phải rõ ràng, ngắn, chiều mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Văn phải đƣợc vào sổ chuyển giao văn CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐI Năm: 20… ĐƠN VỊ:……………………… QUYỂN SỐ:… Từ số ……….… … đến số …………… Từ ngày ………… đến ngày ….……… Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS d) Lƣu văn Mỗi văn phải lƣu hai bản: gốc lƣu văn thƣ lƣu hồ sơ theo dõi, giải công việc Bản gốc lƣu văn thƣ phải đƣợc đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lƣu văn thƣ theo quy định pháp luật quy định quan Văn chia thành loại văn bản: văn hành thơng thƣờng văn hành cá biệt, xếp theo tháng năm Văn đƣợc chuyển nhiều cách nhƣng lúc văn thƣ phải vào sổ giao văn đi, ngƣời nhận văn mang phải ký nhận vào sổ Ngồi đơn vị cịn số giấy tờ khác nhƣ: Giấy đƣờng, giấy giới thiệu, giấy xác nhận… phải đƣợc quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ SỬ DỤNG BẢN LƢU Năm: 20… ĐƠN VỊ:……………………… QUYỂN SỐ:… Ngày tháng Họ tên ngƣời sử dụng Số, ký hiệu, ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Hồ sơ số Ký nhận Ngày trả Ngƣời cho phép sử dụng Ghi Quyển số: ….(6)… 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS Quản lý phát văn Nhận văn Phòng GD – ĐT đối chiếu đủ số lƣợng văn nhà trƣờng đăng ký (bằng sao) Và kiểm tra văn học sinh với danh sách cấp tốt nghiệp có với danh sách học sinh sổ liệu sổ Văn đƣợc kiểm tra với sổ cấp tốt nghiệp đƣợc đƣa vào hộp lƣu giữ tốt nghiệp năm học đƣợc để tủ cấp phát Việc trả trƣờng đƣợc tiến hành theo trình tự: - Thông báo lên loa truyền Phƣờng 15 ngày kể từ ngày nhận văn từ cấp - Học sinh đến nhận văn phải xuất trình chứng minh thƣ nhân dân hộ giấy tờ tùy thân - Vào sổ cấp tốt nghiệp đầy đủ nội dung TT Họ Giới Ngày Nơi Dân Lớp Hội Xếp Vào Mã Ngày Ngày Ký tính sinh sinh tộc đồng loại sổ số cấp trả nhận tên xét cấp phôi số Mỗi năm kiểm kê lần: lần sau nhận tháng, lần vào ngày 15 tháng 12 hàng năm để biết số lƣợng tồn Quản lí sĩ số học sinh đến – Hàng năm chuẩn bị cho năm học mới, hè phải thƣờng xuyên cập nhật số học sinh chuyển đi, chuyển đến để báo cáo cho Hiệu trƣởng biết giúp cho việc chuẩn bị phân công lớp học khối cho toàn trƣờng Trong năm học Hiệu trƣởng cần nắm bắt thay đổi sĩ số học sinh hàng tháng có biến động hay khơng để điều cơng tác quản lý nhà trƣờng Để việc báo cáo số liệu học sinh xác tháng khối học với Hiệu trƣởng nhà trƣờng Tôi mở sổ theo dõi sĩ số học sinh hàng tháng theo lớp học sổ theo dõi học sinh đến, Cuối tháng đến hết ngày 25 hàng tháng lập bảng báo cáo sĩ số hàng tháng trình với Ban giám hiệu, Phịng GD & ĐT duyệt Đồng thời hệ thống sổ theo dõi giúp nhà trƣờng theo 21 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS dõi đƣợc tỷ lệ học sinh chuyển trƣờng, lý chuyển trƣờng từ có giải pháp để trì tốt sĩ số học sinh trƣờng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ THEO DÕI SĨ SỐ HỌC SINH Năm: 2015 - 2016 Từ tháng 6/2015 đến cuối tháng 5/2016 SĨ SỐ HỌC SINH THÁNG … NĂM……… Lớp Sĩ số đầu tháng Tổng HS số nữ Sĩ số cuối tháng Tổng HS số nữ Học sinh chuyển Học sinh chuyển đến … … … … … … … Tổng 22 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ THEO DÕI HỌC SINH CHUYỂN ĐẾN Năm: 2015 - 2016 Từ tháng 6/2015 đến cuối tháng 5/2016 HỌC SINH CHUYỂN ĐẾN THÁNG … NĂM …………… TT Họ tên học sinh Năm sinh Lớp cũ Nơi BC lớp Họ tên bố, mẹ Địa nơi Hồ sơ gồm có Ký nộp 23 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ THEO DÕI HỌC SINH CHUYỂN ĐI Năm: 2015 - 2016 Từ tháng 6/2015 đến cuối tháng 5/2016 HỌC SINH CHUYỂN ĐI THÁNG … NĂM …………… TT Họ tên Năm học sinh sinh lớp Họ tên bố, mẹ Địa nơi Hồ sơ Nơi đến Ngày trả h/s gồm có Phụ huynh ký tên 24 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC Qua q trình triển khai thực năm, cơng tác văn thƣ, lƣu trữ trƣờng đạt đƣợc số kết sau: Việc lƣu trữ văn đầy đủ, có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi cơng việc tìm kiếm văn hàng ngày tơi Hình thành đƣợc thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy khơng cịn bỡ ngỡ Góp phần giúp BGH hoàn thành nhiệm vụ, báo cáo nộp thời gian quy định Khơng cịn tình trạng tồn đọng nhiều năm mà học sinh không đến nhận Bản thân ln hồn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao tạo đƣợc môi trƣờng làm việc thoải mái, công việc đạt hiệu cao cho đơn vị Trong năm học (2011 - 2012, 2012 - 2013, 2013 - 2014) qua đợt kiểm tra Phịng GD&ĐT cơng tác văn phòng đƣợc đánh giá: xếp loại tốt Năm 2014 UBND quận Tây Hồ tặng giấy khen có thành tích cơng tác văn thƣ lƣu trữ Nhận thức tập thể CB – GV – NV nhà trƣờng công tác văn thƣ, lƣu trữ nâng lên rõ rệt Mọi hoạt động nhà trƣờng thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trƣơng đƣờng lối Đảng; sách pháp luật Nhà nƣớc, quản lý, điều hành, đạo cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức cá nhân hồn thành tốt nhiệm vụ, cơng tác báo cáo, thống kê nhà trƣờng đƣợc thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp Qua để thấy rằng, văn thƣ, lƣu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đƣa công tác vào nề nếp đạt đƣợc bƣớc tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng ngƣời, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, mà khơng xem nhẹ ngƣời làm công tác văn thƣ, lƣu trữ Tuy nhiên bên cạnh kết đạt đƣợc, nhiều vấn đề lĩnh vực chƣa đƣợc giải thỏa đáng Nó địi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình Nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ, lƣu trữ trở thành nhiệm vụ quan trọng khơng nhà trƣờng mà cịn cấp ngành khác 25 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS Tủ lƣu trữ văn đến – văn 26 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Kẹp lƣu văn đến Kẹp lƣu văn 27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS C KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I KẾT LUẬN Trong nhà trƣờng đƣa kinh nghiệm công tác quản lý, bảo quản hồ sơ sổ sách, cách lƣu trữ văn – văn đến cho tất CB – GV – NV buổi họp hội đồng để đồng chí, đồng nghiệp học hỏi lẫn rút kinh nghiệm quý giá công tác bảo quản lƣu trữ loại hồ sơ sổ sách cho cá nhân, hiệu tốt, tạo đƣợc tính tỷ mỉ, cẩn thận, nhanh gọn tìm kiếm văn Từ kinh nghiệm đƣợc vận dụng cho nhà trƣờng đến có nhiều trƣờng anh em đồng nghiệp tham khảo học hỏi để rút kinh nghiệm, mặt giới thiệu quang cảnh trƣờng lớp, phòng ban, mặt đƣa kinh nghiệm công tác văn thƣ Muốn có cơng việc đạt hiệu quả, đạt thành tích cao địi hỏi trƣớc tiên thân cán văn thƣ phải không ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi Biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao Công tác văn thƣ, lƣu trữ mặt quan đơn vị nên trƣớc tiên ngƣời làm công tác phải nhạy bén, phƣơng pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, xác phải trực tiếp xử lý công việc với thái độ hoà nhã, ân cần siêng Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trƣờng Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ kiểm định, tra, kiểm tra, giám sát đạt kết tốt II KIẾN NGHỊ - Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tƣ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thƣ, lƣu trữ nhà trƣờng ngày tốt - Thƣờng xuyên tổ chức lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thƣ, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thƣ quy, chuyên nghiệp Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thƣ, lƣu trữ Bản thân tơi tìm tịi, suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết nhiều năm làm công tác Văn thƣ, lƣu trữ 28 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Trong q trình tìm tịi học hỏi chắn cịn nhiều thiếu sót, mong đƣợc đóng góp ý kiến Hội đồng khoa học ngành, quý thầy cô, anh, chị, em đồng nghiệp để đề tài ngày đƣợc hoàn thiện Hà Nội, ngày 26 tháng năm 2015 XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƢỞNG ĐƠN VỊ Tôi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung ngƣời khác 29 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS TÀI LIỆU THAM KHẢO TT NỘI DUNG CÁC VĂN BẢN THAM KHẢO Nghị định 110/2004 NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thƣ; Thông tƣ Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ - Văn phịng Chính phủ hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc việc hƣớng dẫn quản lý văn đi, văn đến Thông tƣ 01/2011/TT – BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thông tƣ 07/2012/TT – BNV, ngày 22 tháng 01 năm 2012 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày 13/03/2014 UBND Quận Tây Hồ công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2014, 30 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Tủ lƣu trữ văn đến – văn 26 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu. .. luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC Qua trình triển khai thực năm, công tác văn thƣ, lƣu trữ trƣờng đạt đƣợc số kết... 2004 quản lý Nhà nƣớc công tác văn thƣ ) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Cơng tác